DIRECTIVA N -2009-CG/QEA REGULA EL CONTROL GUBERNAMENTAL EN LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA DE OBRAS PBLICAS (ADMINISTRACIN DIRECTA)

1.

OBJETO Mejorar la interrelacin que debe existir entre el control gubernamental y la gestin pblica, mediante aplicacin de criterios tcnicos de control en la Ejecucin Presupuestaria Directa de Obras Pblicas (Administracin Directa) para garantizar la utilizacin eficiente, transparente, proba y oportuna de recursos pblicos.

2.

FINALIDAD Establecer una herramienta tcnica actualizada que permita al Sistema Nacional de Control verificar las operaciones correspondientes al proceso de la Ejecucin Presupuestaria Directa de Obras Pblicas (Administracin Directa) y de la Ejecucin Presupuestaria Indirecta cuando una entidad pblica ejecuta por encargo, mediante convenio, la obra que corresponde a otra entidad pblica.

3.

ALCANCES La presente Directiva es de aplicacin para todas las unidades orgnicas que conforman el Sistema Nacional de Control y adems para aquellas entidades comprendidas en el mbito de aplicacin de la Ley Nro. 27785 - Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica.

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 5.

BASE LEGAL Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de Repblica - Ley N 27785, normas conexas y complementarias. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto - Ley 28411, normas conexas y complementarias. Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica - Ley N 27293 y sus modificatorias Reglamento de Sistema Nacional de Inversin Pblica - D.S. N 102-2007-EF y sus modificatorias. Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica - R.D. N 002-2009EF/6801 y R.D. N 003-2009-EF/68.01. Ley de Contrataciones del Estado - Decreto Legislativo N 1017. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado - Decreto Supremo N 1842008-EF. Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2009 - Ley N 29289. Directivas sobre ejecucin presupuestal MEF. Directivas de Tesorera MEF. Resolucin Directoral N 007-99-EF/76.01, Glosario de Trminos de Gestin Presupuestal del Estado y la Terminologa Bsica de la Administracin Financiera Gubernamental - MEF. R. D. N 003-2009-EF/76.01, Resolucin Directoral que aprueba Clasificador de los Gastos Pblicos para el ao 2009. DISPOSICIONES GENERALES

El control gubernamental, a travs de sus diferentes manifestaciones: control preventivo, control previo y control posterior, evala la gestin pblica, que implica la correcta y transparente ejecucin de los presupuestos asignados a las entidades del Estado, entre

otros, para la ejecucin de obras pblicas, con especial nfasis en la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa, donde los funcionarios de las entidades conducen el proceso y consecuentemente asumen responsabilidades en la bsqueda de reducir los costos, plazos y mantener la seguridad y calidad de las obras pblicas. Las entidades desarrollan proyectos de inversin pblica que involucran procesos de planeamiento, programacin, ejecucin, operacin y mantenimiento de obras, siendo que el tipo de Ejecucin Presupuestaria Directa (Administracin Directa) debe contemplar una adecuada gestin, observando criterios de oportunidad y economa que permitan finalmente obtener resultados eficientes y eficaces. Cuando las entidades pblicas informen a la Contralora General de la Repblica (CGR) su Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y el Presupuesto Institucional Modificado (PIM), adjuntaran tambin informacin sobre las obras por ejecucin presupuestaria directa (administracin directa) que tiene previsto ejecutar en el ejercicio, con copia al rgano de Control Institucional (OCI) que corresponda, segn el detalle presentado en el Anexo I. Asimismo, cuando las entidades pblicas informen a la CGR la Evaluacin Presupuestal Anual, adjuntaran tambin informacin sobre la liquidacin de las obras por Ejecucin Presupuestaria Directa (Administracin Directa) ejecutadas en el ejercicio, con copia al OCI que corresponda, segn el detalle presentado en el Anexo 2. Los convenios que se celebren entre entidades pblicas que se encuentren enmarcadas en la Ejecucin Presupuestaria Indirecta, para encargar la ejecucin de obras, se realizaran por la modalidad de ejecucin presupuestaria directa (Administracin Directa), precisaran la capacidad operativa de que dispone la entidad ejecutora, a fin de asegurar el cumplimiento de las metas previstas, asignando la supervisin de la obra, programando el financiamiento en remesas y la rendicin de cuentas respectiva, sujetndose a la presente directiva. REQUISITOS PARA LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA DE OBRAS PUBLICAS (ADMINISTRACION DIRECTA) Para fines del control gubernamental, y en el marco de una ejecucin tcnica que garantice la correcta, eficiente, eficaz y transparente utilizacin y gestin de los recursos y bienes del Estado, la CGR verificara que tratndose de la Ejecucin Presupuestaria Directa de Obra Pblica (Administracin Directa), las entidades pblicas cumplan, para cada obra, con los siguientes requisitos: 6.1.1 Informes: tcnico, legal y presupuestario favorables de las unidades orgnicas responsables que sustenten la capacidad de la entidad pblica para gestionar la Ejecucin Presupuestaria Directa (Administracin Directa) de la respectiva obra, los cuales contendrn como mnimo lo siguiente: Informe Tcnico.a) Contar con la viabilidad del proyecto de ejecucin de obras, considerando las normas del Sistema Nacional de Inversin pblica y de ser el caso encontrarse autorizado como actividades de mantenimiento peridico. b) Descripcin de la organizacin de la entidad y del soporte tcnico y administrativo del cual dispone, c) Indicacin sobre su efectiva disponibilidad de personal profesional, tcnico y administrativo, con excepcin del residente de obra. d) Indicacin sobre su efectiva disponibilidad de equipos mecnico bsicos, en estado operativo, de su propiedad, que se asignarn a la obra, acompaando ia programacin de la distribucin anual de todos los equipos de la entidad. e) Evaluacin de la complejidad de la obra y su relacin con la propia experiencia operativa de la entidad, f) Documento de descripcin y evaluacin de las ventajas en costos y oportunidad respecto a una ejecucin de obra bajo contrata. 2

Informe Leaal.g) Indicacin de la efectiva disponibilidad del terreno, h) Indicacin que se cuenta con las licencias, permisos, autorizaciones, opiniones favorables, entre otros, emitidas por las entidades competentes, que permitan el inicio y el desarrollo normal de las actividades a ejecutar. Informe Presupuestario.i) Informe que determina la disponibilidad presupuestal para la ejecucin de la obra 6.1.2 Expediente Tcnico, aprobado por el titular de la entidad con una antigedad no mayor de tres aos y con el presupuesto actualizado no mayor de seis meses, documento que estar visado en todas sus pginas por los profesionales responsables de su elaboracin y por los responsables de su revisin, estar conformado al menos por: a) Memoria Descriptiva, b) Especificaciones Tcnicas, por cada partida que conforma el presupuesto, definiendo la naturaleza de los trabajos y el procedimiento constructivo, c) Presupuesto de obra por Contrata. - Anlisis de Costos de Precios Unitarios para obra por contrata sin IGV. - Presupuesto Base para obras por contrata que considere; CD+GGF+GGV+U+IGV - Formula polinmica del presupuesto base de la obra. d) Presupuesto de obra por Ejecucin Presupuestaria Directa (Administracin Directa): - Anlisis de Costo de Precios unitarios para obra por Ejecucin Presupuestaria Directa, con IGV incluido solo en los insumos de materiales y servicios de terceros, la tarifa horaria de los equipos propios solo considerar el costo de operacin. - Desagregado de gastos generales de la oficina de obra. - Presupuesto de obra por Ejecucin por Ejecucin Presupuestaria Directa que considere; CD+GG de Oficina de Obra. - Listado de materiales, equipos, H.M., H.H. - Formula polinmica del presupuesto de obra por administracin directa. e) Analtico (por especfica de gasto y componente presupuestal) formulado en base al listado de insumos y desagregado de gastos generales de oficina de obra, f) Cronograma de Ejecucin o Avance de Obra, el cual deber considerar necesariamente el perodo que corresponda al proceso de adquisiciones de materiales conforme a la legislacin aplicable, - Cronograma de Abastecimiento de Materiales, - Cronograma de utilizacin de equipos y maquinarias

g) Planilla de Metrados, debidamente sustentados, h) Planos de todas las especialidades relacionadas a la respectiva obra pblica, visados por los respectivos profesionales, i) Plan de Mantenimiento en la etapa de operacin, j) De existir normas especificas referidas al proyecto, stas son de aplicacin obligatoria en la elaboracin de los Expedientes Tcnicos. 6.1.3 Certificacin, con carcter de declaracin jurada, emitida por el responsable de la oficina competente de administracin del equipo mecnico de la entidad ejecutora o encargada de la ejecucin, en la que identificara los equipos y maquinarias de la entidad disponibles para la ejecucin de la obra, las mismas que deben estar en estado operativo, acorde a lo previsto en el Expediente Tcnico, efectuando la cuantificacin inicial del aporte en horas-mquina.

6.2 Para fines de control gubernamental, no se permite regularizacin alguna respecto al oportuno cumplimiento de los requisitos enunciados en los numerales precedentes. 7. CONTROL DE LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA (ADMINISTRACION DIRECTA) DE OBRAS PUBLICAS La Contraloria General de la Repblica con fines de control verificar que, en la Ejecucin Presupuestaria Directa de Obras Pblicas (Administracin Directa), se cumplan los procedimientos tcnicos siguientes: Sobre el Residente de Obra 7.1 Toda obra que se ejecute bajo esta modalidad debe contar con un ingeniero residente, quien debe ser profesional ingeniero o arquitecto colegiado y habilitado, sea de planta o contratado por planilla a plazo determinado, as como tener especializacin acorde al tipo de obra a ejecutarse y contar con la experiencia necesaria atendiendo a la complejidad de la misma. 7.2 El Residente de Obra asume la responsabilidad tcnica de dirigir y controlar la obra, por lo que prestar sus servicios en sta, no pudiendo desempearse simultneamente en obra distinta. 7.3 El Residente de Obra ser propuesto por el responsable de la de la entidad, o la que haga sus veces segn sus instrumentos de gestin interna, y ser designado, mediante documento autoritativo por el titular de la entidad; la unidad tcnica de obras mantendr coordinacin permanente con el ingeniero residente, quien iniciar sus funciones por lo menos 15 das antes del inicio de obra, a fin de efectuar la compatibilidad del expediente tcnico con el terreno. 7.4 Las funciones y responsabilidades del Residente de Obra estn definidas, tratndose del personal de planta, en los instrumentos de gestin interna de la respectiva entidad, a las que se integran las funciones que se sealan en el presente numeral, y tratndose de profesionales contratados, las funciones se establecern en el respectivo contrato de servicios; de manera tal que Residente de Obra en general, se encarga de lo siguiente: a) Es el responsable del cumplimiento de metas, especificaciones tcnicas y plazos establecidos en el expediente tcnico y por las actividades administrativas necesarias para ejecutar la obra. b) Requerir el abastecimiento de materiales y equipos en forma oportuna, de acuerdo al cronograma de adquisicin de materiales y a los requerimientos de los trabajos, segn corresponda. Da la conformidad y recepcin de los servicios y materiales. c) Dar conformidad, mediante informes tcnicos, a los servicios contratados, cuando estos hayan sido debidamente autorizados. d) Registrar en el Cuaderno de Obra las incidencias de importancia para la obra (consultas, propuestas, incidentes, avances fsicos/financieros); en el caso de la utilizacin de materiales, mano de obra y equipos mecnicos, el registro debe ser 4

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diario). e) Validar los registros de utilizacin de mano de obra y de equipos planteados por los responsables respectivos, as como velar por el uso eficiente de los equipos asignados. f) Anotar en el Cuaderno de Obra las causales de generacin de modificaciones al expediente tcnico (plazo y presupuesto). g) Precisar la fecha de inicio y trmino de obra y requerir la conformidad del Inspector o del Supervisor, segn corresponda. h) Formula y presenta el expediente tcnico de post construccin. El Residente de Obra es responsable tcnico-administrativo de la obra y en particular del uso de los recursos ingresados a la misma, esto es, mano de obra, maquinarias, equipos y materiales, entre otros, los cuales no debern ser destinados a fin distinto. El residente implementara los mecanismos de control ms idneos y convenientes para comprobar la situacin, estado y uso de los bienes que estn sujetos a su responsabilidad, como partes diarios, sean de movimiento y/o de rendimiento, dejando constancia de ello en el Cuaderno de Obra as como en los informes que debe presentar. El Residente de Obra presentar mensualmente a la entidad, a ms tardar a los quince das del mes siguiente, a travs del responsable de la Oficina de Obras, un informe sobre actividades y avances de la obra, en el cual se indique toda la informacin relevante relacionada con la ejecucin de la obra y a la determinacin de sus costos, tales como: valorizacin del avance fsico de obra, ejecucin del avance financiero, movimientos de almacn de campo, movimientos de maquinarias y equipos, movimientos de materiales e insumos, pruebas tcnicas de calidad y funcionamiento, relacin de problemas, incidencias, consultas y absolucin de consultas, registros fotogrficos, copia de los asientos de Cuaderno de Obra por el perodo correspondiente, entre otros. Sobre la base del indicado informe mensual, el responsable de la Oficina de Obras autoriza los pagos de honorarios correspondientes al ingeniero residente, as como efectuada la revisin, tomar las acciones para solucionar los problemas reportados en el informe. El Residente de Obra cumplir estrictamente con las disposiciones y especificaciones contenidas en el Expediente Tcnico, y justificando cualquier modificacin que advierta como necesaria para fines de una ejecucin satisfactoria, la propondr al responsable de la Oficina de Obras, o la que haga sus veces, segn sus instrumentos de gestin interna. En funcin a la obra encargada, el ingeniero residente elaborara la documentacin (Informes) que sean necesarios para la ejecucin oportuna y satisfactoria de la obra; asimismo, en coordinacin con la administracin de la entidad elaborarn la preliquidacin tcnico-financiera, adjuntando copias fedateadas de los documentos fuentes de sustento de gasto.

Sobre el Inspector o Supervisor de Obra 7.9 Toda obra contar con supervisin permanente, funcin que ser desarrollada por profesionales con las mismas calificaciones exigidas para el Ingeniero Residente, sea ste de planta o contratado con cargo al proyecto. El Ingeniero Inspector o Ingeniero Supervisor de Obra asume la responsabilidad tcnica de supervisar y fiscalizar la ejecucin de la obra. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el prrafo final del literal a) del artculo 14 de la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el 2009 y en los aos siguientes el que corresponda. La supervisin se designa por el titular de la entidad mediante documento autoritativo, a propuesta de la unidad de supervisin de dicha entidad, previo al inicio de la obra; el nivel de coordinacin con las unidades tcnicas y de supervisin sern permanentes, debiendo la administracin proveerlos de las facilidades que requieran para cumplir su labor. Las funciones y responsabilidades de la supervisin, tratndose del personal de planta (inspector), se encuentran reguladas en los instrumentos de gestin interna de

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la respectiva entidad, a las que se deben agregar las funciones que se sealan en el presente numeral, y tratndose de contratados (supervisor), se encuentran en el respectivo contrato de servicios; as tenemos que la supervisin de obra se encarga de: a) Responder por la calidad de las actividades tcnicas y administrativas realizadas en la obra, asegurndose que las pruebas de funcionamiento de las instalaciones y de control de calidad de los materiales y trabajos se realicen en las cantidades y oportunidades especificadas en el expediente tcnico y normas tcnicas respectivas. b) Dentro de los 15 das de iniciada la obra, presentar el informe de diagnostico y conformidad del expediente tcnico, el mismo que servir de referencia para identificar la compatibilidad de los estudios con los aspectos reales de la obra c) A travs del Cuaderno de Obra dar conformidad a los procesos constructivos y atender a las consultas del Residente de Obra, as como dar conformidad al programa de ejecucin de obra. d) Validar los registros del Cuaderno de Obra sobre las incidencias de importancia para la obra (consultas, propuestas, incidentes, avances fsicos/financieros, utilizacin de materiales, mano de obra y equipos). e) Validar las anotaciones realizadas por el ingeniero residente, en el Cuaderno de Obra, sobre causales de generacin de modificaciones al expediente tcnico (plazo y presupuesto). f) Al formar parte de equipo tcnico de la entidad, tambin deber contribuir en la eficiencia de la produccin de la obra g) Confirmar la fecha de trmino de obra. h) Dar conformidad al expediente tcnico de post construccin y a la preliquidacin. La supervisin en un plazo de tres das debe revisar y dar conformidad al informe mensual del Residente de Obra, sin perjuicio de presentar mensualmente su propio informe con la misma extensin temtica que el presentado por este ltimo, incorporando cualquier otro aspecto que sea relevante para fines del proceso de control.

Sobre el Cuaderno de Obra Toda obra contar con un Cuaderno de Obra legalizado por Notario Pblico o Juez de Paz, foliado y sellado por la Oficina de Obras de la respectiva entidad, en el cual debe anotarse y registrarse, bajo responsabilidad del Residente de Obra y del Inspector, o del Supervisor segn sea el caso, todas las ocurrencias o incidencias relacionadas a la obra, en particular, calidad y plazos, esto es, lo relacionado a las distintas partidas en ejecucin en los frentes de trabajo, la fecha de inicio y trmino de los trabajos, consultas, rdenes, resultado de las pruebas de control de calidad, diariamente lo relacionado a la presencia del personal por categora, controles de ingreso y disponibilidad de los materiales e insumos, controles sobre la permanencia y uso de los equipos y maquinarias, con expresa indicacin de las horas de uso de estos ltimos, entre otros. El Cuaderno de Obra debe extenderse en original y tres copias. Las copias se desglosan progresivamente para acompaar los informes mensuales que presentaran el Residente de Obra y el Inspector o el Supervisor, segn sea el caso.

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El responsable de la Oficina de Obras o el que haga sus veces, segn los instrumentos de gestin interna de la entidad, debe disponer el archivo de los informes anteriormente indicados, y de sus adjuntos, bajo responsabilidad. El Residente de Obra es responsable del Cuaderno de Obra y de su permanencia en el lugar de obras, el mismo que estar a disposicin del inspector o del supervisor, segn corresponda. El Residente de Obra descarga dicha responsabilidad slo en la oportunidad en que lo entrega a la Comisin de Recepcin y Liquidacin de la Obra.

Control del equipo mecnico 7.17 El control de equipo mecnico asignado se llevara a cabo considerando los siguientes aspectos: a) Relacin de equipo mecnico indicando el hormetro/odmetro desde el inicio de su operacin hasta el final de la obra o trmino de su participacin, as como el estado situacional real de cada una de las unidades. b) Reporte individual de gastos de operacin, mantenimiento y reparacin de las unidades de equipo mecnico. c) Documentos relacionados a la supervisin del equipo mecnico. d) Relacin de reparaciones de envergadura, donde se indicar la unidad, fecha de la reparacin, hormetro/odmetro, descripcin de la reparacin, el costo que demando la misma. e) Relacin de compras de repuestos de alto consumo (llantas, cuchillas, cantoneras, filtros uas etc.) donde se indicar: la unidad, registro, hormetro/odmetro, fecha de adquisicin, descripcin del bien adquirido, nmero de factura y su costo. Corresponde que los Partes Diarios de Equipos propios o alquilados complementariamente y el Reporte Diario del Consumo de Combustible de cada unidad, sern suscritos por el capataz del frente de trabajo, el operador de la maquinaria, el residente, supervisor y mensualmente el responsable del rea de obras aprobara la valorizacin de los equipos y consumo de combustible. Sobre las Valorizaciones de obra 7.18 Las valorizaciones de obra se formularan en funcin de los metrados realmente ejecutados, con los precios unitarios y los gastos generales previstos en el presupuesto de obra por ejecucin presupuestaria directa del Expediente Tcnico. Los metrados de obra ejecutados sern formulados y valorizados por el Residente de Obra el ltimo da de mes y aprobado por el supervisor o inspector a ms tardar a los cinco das hbiles siguientes, para ser adjuntado al informe mensual. La elaboracin como la aplicacin de las frmulas polinmicas se sujetan a lo dispuesto en el Decreto Supremo N 001-79-VC, en lo que resulte aplicable; utilizando los ndices Unificados de Precios de la Construccin - INEI.

Sobre el plazo de ejecucin de la obra 7.19 Para fines del control de la Ejecucin Presupuestaria Directa de Obras Pblicas (Administracin Directa) el plazo de ejecucin se computa desde la fecha en que se materializa la ltima de las siguientes actividades: Entrega el terreno correspondiente Entrega del desembolso para el inicio de la obra de ser el caso. Entrega de las maquinarias, equipos, materiales e insumos respectivos, de acuerdo al Cronograma de Ejecucin de Obra y al cronograma de abastecimiento de materiales, para cuyo efecto el responsable de la Oficina de Obras, o la que haga sus veces segn sus instrumentos de gestin interna, debe coordinar oportunamente con el responsable de la administracin las acciones correspondientes. Todos los plazos relacionados al proceso de ejecucin de las obras, lo cual incluye su

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etapa de liquidacin, se computan por das calendario, 7.21 Toda ampliacin de plazo de la obra ser aprobada por el titular de la entidad, previa sustentacin escrita de los responsables de las oficinas de administracin o de obras si la causal es de su competencia, o la que haga sus veces segn sus instrumentos de gestin interna, y slo estar justificada cuando afecte la ruta crtica y est vigente el plazo de ejecucin, en los casos siguientes: a) Problemas en la efectiva disponibilidad de recursos presupustales, b) Desabastecimiento de los materiales e insumos requeridos por causas ajenas al proceso de adquisicin de la entidad, c) Demoras en la absolucin de consultas o en la aprobacin de mayores metrados o ampliacin de metas (adicionales) que afecten el Cronograma de Ejecucin o Avance de Obra, o d) Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, se debe documentar con fotografas, pruebas de campo, etc. e) De autorizarse ampliaciones de plazo se actualizara el cronograma de obra y se sustentara los gastos generales que resulten necesarios 7.22 Ante atrasos injustificados en la ejecucin de la obra, corresponde a la entidad disponer la determinacin de las responsabilidades exigibles, en su caso, a los profesionales y responsables de las oficinas de administracin y de obras, o la que haga sus veces segn sus instrumentos de gestin interna. Los sealados atrasos deben ser reportados y cuantificados de ser el caso, para ser incorporados en la liquidacin final de la obra. Sobre el control de calidad durante la ejecucin de las obras 7.23 Durante la ejecucin de la obra se realizaran las pruebas tcnicas de control de calidad y funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de cada obra. Las pruebas de control de calidad estn destinadas a verificar que los materiales e insumos son adecuados e idneos, siendo que su utilizacin corresponde a las Especificaciones Tcnicas. Las pruebas de funcionamiento estn destinadas a verificar la funcionalidad durante la ejecucin y al finalizarse la obra. El Expediente Tcnico prever las oportunidades y modalidades de actuacin de las pruebas tcnicas; en caso contrario, el Residente de Obra debe programarlas con la conformidad del Inspector, o del Supervisor segn sea el caso. En los informes mensuales del Residente de Obra y del Inspector, o del Supervisor segn sea el caso, se identificar e indicar los resultados y su respectiva evaluacin en relacin a las pruebas realizadas, acompandose la a dicho efecto la documentacin correspondiente, sin perjuicio de su anotacin y registro oportuno en el Cuaderno de Obra. El responsable de la Oficina de Obras, o la que haga sus veces segn sus instrumentos de gestin interna, cuidar de realizar un riguroso seguimiento a la ejecucin de la obra, si es que el resultado de las pruebas no hubiese sido positivo, bajo responsabilidad, coordinando lo necesario con el Residente de Obra y el Inspector, o el Supervisor segn sea el caso.

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Sobre otros aspectos vinculados a la ejecucin de las obras 7.27 Todas las contrataciones y adquisiciones necesarias o relacionadas a la ejecucin de la obra se efectan por intermedio de la Oficina de Administracin en base al requerimiento formulado por la respectiva entidad, de conformidad con el rgimen legal aplicable. Las adquisiciones y contrataciones que se, realicen en la Ejecucin Presupuestaria Directa de Obras Pblicas (Administracin Directa) se realizaran en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado. En el lugar de la obra se instalar un almacn de campo, bajo responsabilidad del Residente de Obra, quien implementar los mecanismos de control ms idneos y convenientes para impedir sustracciones, prdidas o situaciones

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similares. En su informe mensual, el Residente de Obra debe dar cuenta del estado y movimientos del almacn de campo. El responsable de la Oficina de Administracin de la entidad debe llevar, de manera paralela, un estricto control logstico de todos los materiales e insumos que sean entregados al almacn de campo. El responsable de la Oficina de Obras, o la que haga sus veces segn sus instrumentos de gestin interna, conciliar la informacin proporcionada por el Residente de Obras en su informe mensual, en lo que corresponda, con el responsable de la Oficina de Administracin. El responsable de la Oficina de Obras, implementar de manera inmediata las acciones correctivas que correspondan, o iniciar las acciones necesarias para determinar cualquier responsabilidad. La Oficina de Administracin de la entidad llevar el control econmicofinanciero de la respectiva obra; para cuyo efecto emplear los registros contables auxiliares que correspondan por cada obra y que permitan determinar su costo final, registrando cada gasto segn las respectivas especficas de la ejecucin presupuestal, gastos que debern estar debidamente sustentados, as como el sustento del incremento de costos de los insumos ocurrido en el momento de la adquisicin de ser el caso, los cuales sern concordantes con la estructura del presupuesto analtico. La Oficina de Administracin coordinar estrechamente con la Oficina de Obras, respecto a este control econmico- financiero, elaborando reportes mensuales de ejecuciones analticas presupustales por partidas especficas de gasto de los costos directos separadamente de los gastos generales, que proporcionara en los doce primeros das del mes siguiente al Residente de Obra para la formulacin del informe mensual y la preliquidacin. Para fines de contabilizar el costo por mano de obra empleada, ms all de la naturaleza del vnculo que se mantenga con la entidad, debe considerarse el rgimen laboral que corresponda a los Gobiernos Nacional, Regionales y Locales, considerando ubicacin geogrfica, debidamente sustentado y que considere los rendimientos de la zona, los cuales deben ser concordantes con lo que se consigne en el Expediente Tcnico. Concluida la obra, de existir sobrantes de materiales y herramientas operativas se devolvern al almacn central de la entidad, el costo de las mismas se descontar al gasto total de la obra en la liquidacin financiera. Las herramientas y madera en condiciones de operatividad debern usarse en las siguientes obras que ejecute la entidad.

Sobre las modificaciones del presupuesto de la obra Toda modificacin del presupuesto de la obra, por incrementos o deductivos, al margen de su monto, debe ser aprobada mediante documento autoritativo por el titular de la entidad, previa sustentacin escrita de los responsables de las Oficinas de Obras y de Presupuesto, sea por incremento o reduccin de metas y/o metrados, que resulten indispensables para alcanzar el objetivo contemplado en el Expediente Tcnico aprobado. En el caso que el incremento supere el 20% del monto aprobado en la viabilidad tendr que tomarse en cuento lo dispuesto en el artculo 26 de la Directiva General del SNIP - N.0012009-EF/68.01 Los incrementos del presupuesto de obra slo proceden en los casos siguientes: a) Por errores del expediente tcnico, siempre y cuando no deriven de errores en los rendimientos de mano de obra o equipos. b) Por situaciones imprevisibles generadas posteriormente a la autorizacin del titular de la entidad para la Ejecucin Presupuestaria Directa (Administracin directa) de la respectiva obra pblica. 7.34 Son de aplicacin a las obras ejecutadas por administracin presupuestaria directa, las siguientes consideraciones: a) El Residente de Obra mediante Cuaderno de Obra solicitar los incrementos, deductivos, modificaciones de especificaciones tcnicas. Asimismo proporcionar

toda la informacin que permita una evaluacin tcnico-legal y presupuestal, que posibilite la conformidad por el Inspector o el Supervisor, segn corresponda y, posteriormente la aprobacin por la entidad. b) El Residente de Obra debe tipificar la causal sustentatoria. c) El Residente de Obra sustentar tcnicamente la necesidad de ejecucin de las modificaciones y la viabilidad de las soluciones tcnicas adoptadas y los gastos generales necesarios, cuando se plantee modificaciones sustanciales se debe solicitar la opinin del proyectista. 8. RGIMEN DE ENTREGA Y LIQUIDACIN

Sobre la recepcin de la obra Para fines del ejercicio del control gubernamental en la Ejecucin Presupuestaria Directa, se verificar el cumplimiento de los siguientes aspectos: 8.1 Al menos quince (15) das antes de la terminacin de la obra, mediante anotacin en el Cuaderno de Obra, el Residente de Obra solicita la designacin de una Comisin de Recepcin y Liquidacin de la Obra, solicitud que ser confirmada por el Inspector, o Supervisor segn sea el caso y emitir el informe correspondiente a la Oficina de Obras, tambin sealar en el Cuaderno de Obra la fecha de termino real de la obra. 8.2 El titular de la entidad designa nominalmente a los miembros titulares y suplentes de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de la Obra, mediante documento autoritativo, en el caso de convenio entre entidades del Estado le corresponder a la entidad financiadora designar entre su personal la Comisin de Recepcin y de Liquidacin. 8.3 La Comisin de Recepcin y Liquidacin de la Obra estar conformada por tres (3) miembros: Un ingeniero representante de la Oficina de Obras, o la que haga sus veces segn sus instrumentos de gestin interna, quien la presidir, un representante de la Oficina de Administracin y el Inspector o el Supervisor, segn corresponda, como asesor. Pudiendo designar suplentes. Es indelegable el ejercicio del encargo recibido. 8.4 Terminada la obra, la Comisin de Recepcin y Liquidacin Obra dispondr de un plazo mximo de (10) das para verificar el cumplimiento del expediente tcnico y modificaciones aprobadas y, en general, su buen funcionamiento, de ser el caso. La verificacin se realizar necesariamente con presencia del Residente de Obra quien presentara el Expediente Tcnico, los metrados finales de obra, planos de replanteo y pruebas de control de calidad efectuadas. De encontrarse observaciones, se suscribir un Acta de Observaciones, procediendo el Residente de Obra a la subsanacin de las observaciones dentro del plazo establecido en el acta, el cual no podr exceder de la dcima parte del plazo de ejecucin de la obra. Producida la subsanacin y dentro del plazo establecido para ello, el Residente de Obra solicitar una nueva verificacin, no siendo procedente que la Comisin formule observaciones distintas a las sealadas inicialmente. De ser conforme lo ejecutado, se suscribir un Acta de Recepcin, en la que se dejar constancia de la entrega por parte del Residente de Obra de la documentacin siguiente: Expediente Tcnico, Cuaderno de Obra, Memoria Descriptiva Final, Metrados Finales, proyecto de Declaracin de Fbrica (de ser el caso), Planos Finales de Replanteo o Post-Construccin, panel fotogrfico, Informe de Control de Calidad, Bitcora de Utilizacin de Maquinarias y Equipos, pre-liquidacin tcnicafinanciera y dems documentos que correspondan y que a criterio de la Comisin sean necesarios para fines de la liquidacin y posterior saneamiento legal. Sobre la liquidacin de la obra 8.5 Dentro de los sesenta (60) das siguientes de la suscripcin del Acta de Recepcin, los miembros de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de la Obra, luego de la evaluacin y validacin de los documentos proporcionados, presentarn al titular de

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la entidad la liquidacin tcnica y financiera de la obra para fines de su aprobacin. Los documentos que sustentan la liquidacin estar conformada por: a) Resolucin que aprueba la Liquidacin tcnica financiera. b) Informe final de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra. c) Resolucin de Designacin de la Comisin de Recepcin y Liquidacin. d) Acta de Recepcin de obra. e) Memoria descriptiva final del Proyecto f) Valorizaciones de obra. g) Cuaderno de Obra. h) Declaracin de viabilidad. i) Expediente Tcnico y Resolucin de aprobacin. j) Informes mensuales del Residente de Obra y del Supervisor, k) Registros fotogrficos. I) Presupuesto analtico inicial. m) Expedientes de modificaciones presupustales, resoluciones de aprobacin, n) Metas fsicas alcanzadas. o) Relacin de ensayos de calidad adjuntando los resultados, p) Comunicaciones cursadas. q) Resolucin de nombramiento y contratos del ingeniero residente e supervisor. r) Cuadros comparativos de los rendimientos reales, tanto de mano de obra como de maquinarias, gastos incurridos en compra de materiales, consumo de combustible en las maquinarias y los diferentes insumos relacionados directamente e indirectamente con la construccin de la obra; contra los consignados en el Expediente Tcnico, en donde se debe constatar una semejanza con pequeas desviaciones tolerables, de esta manera se verificar si el sustento en la evaluacin de la complejidad de la obra y su relacin con la propia experiencia operativa de la entidad se encuentra actualizada en su banco de datos. De igual forma, se deber evaluar los cronogramas de Ejecucin, Abastecimiento de Materiales y Utilizacin de Equipos y Maquinarias entre lo real y lo programado. 8.7 La inversin ejecutada ser desagregada en los rubros siguientes: a) Costos directos; materiales, mano de obra y equipos. b) Costos indirectos de obra Se verificar para fines de control, que los documentos contables que respaldan los gastos efectuados sean los siguientes: copia fedateada de los comprobantes de pago autorizados por SUNAT, planilla de personal obrero y tcnico. Se ajuntarn los documentos de; almacn (rdenes de compra o servicios, binkelr, entre otros, constancias de ESSALUD, ONP, AFP de no tener deudas, partes diarios de equipo y consumo de combustible, resoluciones e informes de transferencia de materiales o inventario de saldos en almacn. Los gastos debern ser reportados en el auxiliar estndar del proyecto, presupuesto analtico de cierre y evaluacin presupuestal. As como el sustento del incremento de costos de los insumos ocurrido en el momento de la adquisicin de ser el caso. 8.8 En la sealada liquidacin tambin se deben enunciar y analizar todas aquellas situaciones que se relacionan finalmente al clculo del valor final del proyecto, la determinacin de los costos relacionados a los gastos generales incurridos por la propia entidad considerado la infraestructura, organizacin, costos de posesin del equipos propio, personal y dems aspectos de su organizacin afectados y/o puestos al servicio del proceso seguido para la ejecucin de la respectiva obra, al cual se le debe agregar los gastos del expediente tcnico y de supervisin, lo que permite determinar su valor final y si la gestin y administracin de los correspondientes recursos se realiz de manera racional y eficiente y eficaz, formulando documento que confirme el beneficio obtenido al optar la presente modalidad. 8.9 La Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, informar bajo responsabilidad a la Oficina de Obra de la Entidad, la culminacin a satisfaccin de la liquidacin de obra. Informar bajo responsabilidad, a la Oficina de Planificacin o la que haga sus veces, sobre la relacin de liquidaciones de obra, para que se incorpore en los informes de evaluacin presupuestaria anual que debe alcanzarse a la Contralora General de la 8.6 11

8.10

Repblica. La obra concluida, respecto de la cual se ha procedido a la entrega de la documentacin relacionada conforme al numeral 8.3, y que ha sido objeto de liquidacin mediante acto resolutivo, ser motivo de entrega o transferencia por parte de la administracin de la entidad al sector o dependencia correspondiente para su uso, conservacin, mantenimiento y administracin, lo que se har constar en Acta. Para estos efectos la entidad entregar toda la informacin sobre la obra que sea pertinente.

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DIRECTIVA N -2009-CG/QEA REGULA EL CONTROL GUBERNAMENTAL EN LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA DE OBRAS PBLICAS (ADMINISTRACIN DIRECTA) ANEXO I RELACIN DE OBRAS PBLICAS SUJETAS AL RGIMEN DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA (ADMINISTRACIN DIRECTA)

Informacin general 1. 2. Indicacin de la entidad Ejercicio presupuestal

Informacin particular 1. Cdigo SNIP de ser el caso 2. Denominacin 3. Finalidad 4. Ubicacin geogrfica 5. Meta fsica de obra programada 6. Fecha programada de ejecucin 7. Meta financiera de obra programada (Respecto a la inversin total o de la etapa, segn sea el caso) 8. Referencia al acto de aprobacin del Expediente Tcnico

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DIRECTIVA N -2009-CG/QEA REGULA EL CONTROL GUBERNAMENTAL EN LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA DE OBRAS PBLICAS (ADMINISTRACIN DIRECTA) ANEXO II RELACIN DE LIQUIDACIONES DE OBRAS PBLICAS SUJETAS AL RGIMEN DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA DIRECTA (ADMINISTRACIN DIRECTA)

Informacin general 1. 2. Indicacin de la entidad Ejercicio presupuestal

Informacin particular 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Cdigo SNIP, de ser el caso Denominacin Finalidad Ubicacin geogrfica Meta fsica de obra programada o modificada Meta fsica de obra ejecutada Perodo de ejecucin Meta financiera de obra ejecutada (Respecto a la inversin total o de la etapa, segn sea el caso) Valor total del proyecto (definido en el artculo 8.8) Referencia al acto de aprobacin de la Liquidacin Tcnica Financiera

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