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Ani mer une r uni on

> Matriser les phases de


la runion
> Matriser le rle
danimateur
> Matriser la diffusion du
message
> Matriser les phases de la
runion
- Prparer la runion
- Ouvrir la runion
- Matriser le droulement de
la runion
- Clore la runion
> Matriser le rle
danimateur
- Les rles et attitudes de
lanimateur
- Les outils de lanimateur
- Grer les principaux
problmes
> Matriser la diffusion du
message
- La parole est dor
- La technique du voisinage
7.
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7.
Guide mthodologique du travail en commun


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Objectif
Mthodologie - Dmarche
Pr par er l a r uni on
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Prparer une runion, pour en matriser le droulement et atteindre les objectifs fixs.
Notes
1 Dfinir l'objectif, la finalit de la runion
2 Prparer le plan de la runion
> Quels sont les points qui doivent tre passs en revue durant la
runion, quels sont les points qui demanderont le plus d'attention
> Une fois que vous avez dfini les points qui doivent tre traits durant la
runion, vous pouvez ensuite tablir le droulement de la runion (mettez
de prfrence les points les plus importants en dbut de runion et les
moins importants en fin de runion : si le temps prvu pour la runion est
dpass, au moins les points les plus importants auront t discuts)
3 Prvoir le chronomtrage de la runion
4 Choisir les participants
> Selon le sujet de la runion, faites la liste des participants qui, selon
leurs comptences, expriences et intrts, vous semblent importants
d'inviter.
> Idalement le nombre de participants se situera entre 5 et 10.
5 Runir les documents ncessaires et prparer les supports
visuels
6 Choisir un lieu pour la runion
7 Convoquer les participants
> Indiquer avec prcision le lieu et l'heure de la runion, ainsi que l'objec-
tif et l'ordre du jour
8 Le jour j, prparer la salle (chaises, clairage, tableau)
7.1
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNION
Guide mthodologique du travail en commun


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Dans tous les cas, quelques conditions sont indispensables
pour avoir des runions efficaces :
> se runir si c'est le moyen le plus efficace
> ne runir que les personnes comptentes
> tendre un nombre optimum de participants (3 < 8 < 15)
> se runir sur un objectif clair et prcis
> prparer les runions
> avoir recours un animateur
> favoriser la participation active de tous
> avoir une mthode de travail
> prendre des notes et fixer les prochaines chances et ordre du jour
> liminer tout contact avec l'extrieur
> la runion ne doit pas durer plus d'une heure et demie
(ou prvoir des pauses)
7.1
Z oom sur : les conditions pour une runion efficace
3 tapes cls :
introduire
engager et piloter
conclure
3 conditions :
prparation
animation
suivi


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Objectif
Mthodologie - Dmarche
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNION
Ouvr i r l a r uni on
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Scuriser les participants et crer une ambiance dtendue, mais de travail
1 Accueillir les participants
(laisser le temps au groupe de s'installer)
2 Se prsenter
(puis prsenter chaque membre du groupe si ncessaire)
3 Introduire en situant la runion par rapport ce qui est important pour
l'quipe prsente
4 Prsenter le contexte et la synthse de la runion prcdente
5 Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la runion
6 Choisir un secrtaire si ncessaire
7 Dfinir les rgles de fonctionnement
8 Ne pas cacher les difficults de dialogue prsentes au dpart si
ncessaire
7.2
Les mises en train sont des activits rapides utiliser au dbut des
runions. Elles signalent le commencement des activits de l'quipe,
prparant le groupe travailler ensemble.
Exemple
Tour de table et auto-prsentation brve de chaque membre de l'quipe ou pr-
sentation croises.
Z oom sur : la mise en train
Notes
Guide mthodologique du travail en commun
SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.
Joiner, 1992, np.
Ordre
du jour


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7.2
Z oom sur : les diffrents types de runions
L'objectif
est le rsultat
concret que je
veux obtenir la
fin de la runion. Il
caractrise le type
de runion et
induit la mthode
de travail.
type de runion comment russir
Informer Information
descendante
> s'appuyer sur des faits
> tenir compte de la culture du groupe
> faciliter la perception
> dgager la logique des informations
> rpondre aux questions
> conclure
Sinformer Information
ascendante
> exprimer clairement ses besoins
d'information
> faire s'exprimer chacun
> approfondir ce qui est dit
> reformuler pour s'assurer d'avoir bien
compris
Trouver des solutions Rsolution de
problmes
> motiver les gens
> respecter la mthode pas pas et
utiliser les outils de rsolution de
problme
> amener chacun faire le vide de ses
a priori
> faire dialoguer
Stimuler des ides Stimulation > adopter des mthodes de stimulation
de la crativit (cf. partie 2 du guide)
> faire s'exprimer les points de vues, les
ides
> rassurer
Aboutir un accord Ngociation > faire s'exprimer les points de vue
> dfinir les buts de chacun
> faire ressortir les points de convergence
/ divergence
> inventer des solutions
Former Formation > s'assurer que chacun possde les pr-
requis
> alterner thorie et pratique
> partir de la ralit
> contrler les acquis


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Objectif
Mthodologie - Dmarche
Matriser le droulement de la runion
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Conduire la runion et les participants vers l'objectif, dans le respect des consignes de dpart (temps, ordre
du jour)
Pour cela l'animateur doit :
1 Donner un temps de parole suffisant pour l'expos
des faits
2 Instaurer des pauses, des temps de silence
3 Rguler la circulation de l'information en donnant
la parole chacun, en grant les consquences de
l'ordre choisi et en respectant l'ordre des demandes
4 Utiliser le jeu du questionnement pour favoriser
les interactions et la participation : utiliser le tour de
table
5 Solliciter les avis des autres, leurs analyses,
inviter prendre la parole
6 Etre et rester l'initiative par le questionnement
(ne pas prendre position sauf sur les rgles de la
runion)
7 Rguler les tensions dues aux divergences,
oppositions, voire conflits : " calmer le jeu "
8 Reformuler pour vrifier si tout le monde a compris
la mme chose
9 Faire le point par rapport au cheminement prvu et
faire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronom-
trage de la runion
7.3
Une runion est un dosage fait 20% de directivit de la part de l'animateur et 80% d'expression des
participants. L'animateur doit alors pouvoir jouer la fois, son rle de cadre car il fixe les rgles du jeu, mais
aussi de tremplin sur lequel les participants peuvent s'appuyer pour intervenir. L'animateur n'intervient pas
sur le fond, le contenu doit venir des participants.
10 Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujet
avec tact, mais fermet
11 Faire des synthses
12 Noter au tableau les points d'accord, de
dsaccord, le chemin parcouru et le chemin
parcourir
13 Ecouter, reformuler, faire rpter
14 Interdire les attaques de personnes
15 Faire clarifier ce qui est dit
16 Proposer une mthode pour examiner une
question :
> travail en sous-groupes,
> recensement des arguments pour, puis des
arguments contre,
> lister avantages et inconvnients d'une solution,
etc
17 Conclure
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNION
Guide mthodologique du travail en commun


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Les
participants
doivent tre :
7.3
Z oom sur : les caractristiques dun groupe
concerns
comptents
motivs
Le pouvoir > un objectif atteindre
> la libert de l'atteindre
La volont > l'envie de l'atteindre et la conscience
de leur interdpendance
(ils doivent tre conscients qu'ils ont plus de
chances de succs unis que seuls)
Linformation > les ressources pour l'atteindre
La technique > une mthode de travail
Pour qu'un groupe existe :
Les
participants
doivent avoir :


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Objectif
Mthodologie - Dmarche
Cl or e l a r uni on
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Conclure et anticiper la suite des discussions, du projet en organisant la
runion suivante alors que tous les participants sont prsents.
A la fin de la runion :
> faire la synthse du cheminement du groupe
et prsenter les conclusions
> prciser ce que la runion va permettre de faire
> rpartir les tches, fixer le planning
> faire l'valuation de la runion la fin de la sance
> remercier les participants pour leur collaboration en valorisant leur
efficacit
Aprs :
> suivre l'application des dcisions
> ne pas parler du comportement des autres, parler de la runion
> procder l'valuation de la runion
7.4
Notes
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNION
Guide mthodologique du travail en commun
Fin...
suivre


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> Le texte doit tre lisible ! Choisir une taille de typographie suffisamment grosse pour que
le lecteur du fond de la salle n'ait pas plisser les yeux. On dit que la taille moyenne du texte
pour une prsentation doit tre de 14 points. Nous conseillons de choisir des tailles de typo
entre 14 et 16 points, pas plus petit (plus gros pour les titres).
> Eviter le bruit visuel ! Oublier les images de fond, qui gnent la lisibilit du texte. De mme,
choisir une couleur de texte sature sur une couleur de fond non sature. Le texte noir sur
fond blanc reste le plus lisible.
> Eviter les blocs de texte : personne ne les lis part le prsentateur (et lire ce qu'il y a
l'cran est la dernire chose faire pour une prsentation). Fonctionner plutt par points
synthtiss.
> Eviter les polices de caractre dcoratives. Prfrer le verdana, le tahoma, l'arial Les
polices sans empattement sont plus facilement lues l'cran.
> Utiliser des graphiques, des illustrations pour accompagner le texte. Cela a le mrite de
dynamiser et d'allger la prsentation. Faire tout de mme attention ne pas en utiliser
tort et travers.
> Essayer de respecter une mise en page identique pour toute la prsentation. Dfinir des
emplacements fixes pour la hirarchie de contenu (titre, sous-titre, etc.).
> Allger les diapositives. Il vaut mieux utiliser deux diapositives et faire ressortir les infor-
mations importantes, plutt que de surcharger la page et noyer les informations.
> Donner des repres de dure : indiquer par exemple le nombre de diapos et o en est la
prsentation (7/18). a rassure les spectateurs (qui n'ont plus se poser la question " y en
a-t-il encore pour longtemps ?).
> Eviter les transitions proposes par le logiciel. Elles sont souvent inutiles et donnent
l'impression que lon veut montrer quon sait utiliser l'outil, mais n'apportent rien la
prsentation.
> Essayer d'orienter le regard de l'utilisateur sur le point dont on est en train de parler :
faire apparatre les lignes une une, ou un indicateur devant chaque ligne par exemple.
7.4
Z oom sur : llaboration d'une prsentation PowerPoint
Le PowerPoint
est un support
une intervention.
Ce n'est donc pas
lui qui doit faire
l'animation de la
runion, mais bien
le prsentateur.
Celui-ci doit se
rendre
indispensable.
Autrement dit,
toutes les
informations ne
doivent pas figurer
sur le power point.
Le prsentateur
apporte
l'information, le
powerpoint
laccompagne.
http://www.ergologique.com/documents/exppt.ppt


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Objectif
Mthodologie - Dmarche
Les rles et attitudes de lanimateur
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Connatre le rle d'animateur pour ne pas outrepasser ses droits et prrogatives
> L'animateur est le pilote de la runion, son rle est de mettre en
mouvement le groupe vers les objectifs de la runion.
> Il veillera ne pas monopoliser la parole au dtriment des
participants.
> Il fera en sorte de ne pas imposer ses points de vue, mais de les
soumettre aux participants titre de propositions.
L'animateur trois fonctions :
1 Fonction de production (rsultat)
> Rendre le groupe et la runion efficaces.
> Produire des rsultats, c'est--dire des solutions, des dcisions,
des propositions, des informations.
2 Fonction d'organisation (structurer) :
> Favoriser l'expression de tous dans un cadre structur.
> Organiser et mettre en forme l'expression
3 Fonction de gestion (grer les individus et les interactions) :
> Grer la mise en relation d'individus qui vont ragir selon leur
personnalit, leur statut, leur position hirarchique, leur apparte-
nance tel groupe, leur systme de valeur, leur implication plus ou
moins grande dans le sujet de la runion, leurs espoirs
L'animation doit tre la plus participative et interactive possible :
> Participative : en favorisant la participation par le questionnement
> Interactive : en vitant que la communication ne se limite une
interactivit animateur -> participant, mais qu'elle favorise aussi
l'interactivit entre participants.
7.5
Le rle
Notes
L'animateur doit faire preuve :
> d'un dosage appropri de directivit et de
dmarche participative
> d'affirmation de soi et de tonicit
> de convivialit et d'humour pour
positionner la relation
> de srnit face aux incidents ou difficults
ventuelles
> d'coute et d'ouverture aux retours des
participants
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR
Guide mthodologique du travail en commun


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7.5
Mthodologie - Dmarche (suite)
Le regard
> Accepter d'tre " sous le regard " des participants : oser faire face ce regard, ne pas fuir.
> Regarder alternativement chaque membre du groupe : le regard est un moyen " d'adresser la parole ", car ne
pas regarder un ou plusieurs membres de groupe revient les ignorer, et terme les dsintresser du dbat.
> Le regard est un moyen d'avoir le retour des participants : ractions non-verbales des interlocuteurs
(hochement de tte d'approbation, sourire, attention du regard, froncements de sourcils, etc.)
Les attitudes
La dynamique corporelle
> Dplacements : ne pas rester statique, alterner stationnements et dplacements.
> Rythme : la prcipitation est souvent synonyme de malaise, timidit. Une relative lenteur matrise
cre de l'assurance et la communique.
> Proxmique : prenez la bonne distance et faites plutt vos interventions debout, ce qui vous
permettra de vous dplacer et de crer un ascendant sur les participants.
> Gestes : " librez vos gestes " : ils renforcent le message mis en lui donnant une dimension
visuelle et sont un lment supplmentaire de la dynamique corporelle.
> Prendre un point d'appui, de prfrence mobile (feutre par exemple) : cela rassure, prserve la
dynamique gestuelle (dplacements + gestes) et vite de rechercher inconsciemment des points
d'appui fixes comme les mains dans les poches, la table ou le dossier de la chaise, et d'y rester coll.
Enonciation
> Veiller bien prononcer et articuler : lintervenant est mieux entendu et compris des interlocuteurs.
> Volume : parler plus fort que ne le ncessite la distance des interlocuteurs : convaincre et s'imposer comme
pilote passe aussi par plus d'intensit dans la voix.
> Dbit : ne pas avoir un dbit trop rapide et mnager des pauses. L'oral la diffrence de l'crit, offre toute
libert pour mnager des pauses dans la chane parle.
En effet, les pauses ont le mrite de :
- permettre de reprendre son souffle
- d'anticiper ce qu'on va dire
- permettre aux auditeurs d'intgrer ce qui est dit
- de crer un effet d'attente et de maintenir l'attention des auditeurs
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR


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Objectif
Mthodologie - Dmarche
Faciliter la comprhension du message par le public grce des outils simples.
1 Utiliser la panoplie des diffrents types de questions
> questions fermes : pour obtenir une rponse simple
rponse Oui / Non
ou
rponse quantitative
> questions ouvertes : rponses ouvertes amenant au dialogue
questions choix multiples pour laisser aux deux parties
une part de pouvoir dans la prise de dcision
2 Utiliser les diffrentes manires d'adresser des questions
> questions diriges, adresses un participant
> questions non diriges, la cantonade
> questions en relais, s'appuyant sur l'intervention d'un participant
7.6
Le questionnement
Exemple
> question ferme
" tes vous d'accord avec ? "
" quelle date le projet a-t-il commenc ? "
> question ouverte
" que pensez-vous de cette solution ? "
> question choix multiple
" quelle date vous convient le mieux : le 12,
le 15 ou le 19 ? "
> questions diriges
" untel, que penses-tu de ? "
> questions non diriges
" est-ce que quelqu'un souhaite ajouter
quelque chose ce sujet ? "
> questions en relais
" que pensez-vous de ce que vient de dire
untel ? "
> Reformuler c'est redire en d'autres termes que ceux de son
interlocuteur, d'une manire plus concise et/ou explicite, ce qu'on lui
a entendu dire.
> On peut reformuler soi-mme, en tant qu'animateur, ou bien faire
reformuler un participant.
3 types de reformulation :
> reformulation - vrification : vrifier le sens de ce qui a t dit
> reformulation - clarification : claircir ce qui apparaissait confus
dans une intervention
> reformulation - mergence : faire apparatre :
- ce qui vient d'tre sous-entendu
- ce que vient de dire le comportement non-verbal
d'un participant
La reformulation
Exemple
> reformulation - vrification
" est-ce que tu veux dire que ? "
> reformulation - clarification
" si j'ai bien compris, tu veux dire que ?
> reformulation - mergence
" tu as l'air de douter de "
" untel, tu n'es pas d'accord ? "
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR
Guide mthodologique du travail en commun
*** Niveau de difficult
Quantit de matriel requis
Les out i l s de l ani mat eur
mat r i el ncessai r e :
t abl eau ou paper- boar d
***
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7.6
Mthodologie - Dmarche (suite)
L'outil visuel permet de focaliser l'attention, de mmoriser plus facilement et d'aider convaincre (permet de
toucher un public plus large : les auditifs par le son de la voix et les visuels par les supports projets ou affichs
en appui au discours)
Que noter ?
> le plan ou la mthode de travail
> les phrases importantes de la runion ou d'une explication
> les rsums / synthses intermdiaires
> les questions importantes qui vous ont t poses et auxquelles vous ne souhaitez pas rpondre
immdiatement (les points en rserve)
> les schmas
> les ides (lors d'un brainstorming par exemple)
> les conclusions, les dcisions
Les auxiliaires visuels de l'animation
Exemple
Les principaux outils votre disposition sont :
> Le tableau
Tableau blanc ou papier
> L'animateur peut y noter les mots-cls au fur et mesure du droulement
de la runion.
> Le tableau peut servir de support des hypothses ou dmonstrations des
participants.
> Il sert de mmoire au groupe : accessible en permanence, en particulier le
tableau papier, il permet notamment de faciliter les synthses partielles
intermdiaires et la synthse finale.
> Les transparents ou diaporamas PowerPoint
On les rservera la prsentation de documents, tableaux, courbes,
schmas complexes ou pour reprendre le plan de l'intervention.
> Les documents papiers
On fera en sorte de les diffuser pralablement la runion afin que la lectu-
re ne vienne pas distraire les participants et parasiter le droulement de la
runion.
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR


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Objectif
Mthodologie - Dmarche
Les 6 problmes les + frquents
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Pour apprendre garder le contrle de sa runion, il faut
apprendre faire face aux multiples situations auxquelles
peut conduire le travail en groupe.
Patauger, c'est perdre trop de temps, remettre en cause les
dcisions ou conclusions par peur de ne pas avoir envisag
tous les risques.
> Si ce type de problme arrive au dpart,
c'est vraisemblablement que l'quipe n'a pas une ide claire
de son travail. Des problmes au dmarrage peuvent
indiquer galement que les membres du groupe ne sont pas
encore assez l'aise les uns avec les autres pour entamer
de vritables discussions et prendre de vritables dcisions.
> Patauger lors des dcisions
peut indiquer que le travail du groupe n'est pas le produit d'un
consensus, mais que quelques membres hsitent dire
qu'ils ne sont pas d'accord avec les conclusions du groupe.
> Patauger la fin d'une phase du projet
signifie parfois que le groupe n'a pas de plan prcis et ne
connat pas les prochaines dmarches suivre.
> Patauger la fin du projet
indique d'habitude que les membres de l'quipe se sont trs
bien entendus et hsitent se sparer, ou bien qu'ils hsitent
peut-tre exposer leur travail la critique des autres.
7.7
Patauger
Mthodologie
6 problmes frquents* :
> Patauger
> Les participants agressifs
> Les participants dominateurs
> Les participants hsitants
> Les hors sujets
> La perte d'attention
1 Obliger le groupe regarder d'un il
critique la faon dont le projet fonctionne.
2 Utiliser la mthode du cycle PDCA (ou roue
de Deming) :
P - Plan - Planifier
D - Do - Faire
C - Check - Etudier le rsultat
A - Act - Agir
Planifier
Qu'avons-nous appris jusqu'ici ?
Que devons-nous faire ensuite ?
De quelles connaissances ou moyens l'quipe
aura-t-elle besoin la prochaine tape ?
> Etablir un objectif d'amlioration
> Dfinir le plan d'actions
(possibilit d'utiliser la mthode QQOQCCP fiche
6.3)
Faire
Faire les efforts ncessaires pour que les
prochaines tapes du projet suivent la stratgie
dfinie.
Etudier le rsultat
Qu'est-ce qui a march ou au contraire n'a pas
fonctionn ? De quoi avons-nous manqu ?
Agir
(Adopter ou abandonner la modification ou refaire le
cycle) Faire discuter l'quipe sur la faon
d'incorporer les dcisions prises et les
amliorations apportes.
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR
Guide mthodologique du travail en commun
* SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.
Joiner, 1992, np.


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7.7
Mthodologie - Dmarche (suite)
Les participants agressifs exercent une influence excessive dans un groupe, souvent parce qu'ils sont d'un rang
plus lev dans l'entreprise ou parce qu'ils ont une connaissance technique profonde. Le rle de l'animateur est
donc de faire en sorte de trouver le juste milieu entre la prsence de spcialistes et d'experts utiles au groupe et
la possible domination exerce par ces derniers.
Les participants agressifs
Mthodologie
Plusieurs profils possibles :
* Le leader qui veut toute la place
> ne pas le fixer quand il parle et regarder les ractions des autres
> reformuler et relancer la parole dans le groupe de prfrence des personnes qui parlent peu
> ne pas lui donner la parole en premier
* Un opposant
> le laisser s'exprimer
> reprendre ce qui est intressant relever et en faire un constat
> demander aux autres comment ils voient le problme
Plus gnralement :
> renforcer le sentiment qu'il n'existe pas de domaine sacr.
Les membres de l'quipe ont le droit d'explorer tout domaine ayant rapport avec le projet, sans
remettre en cause la rpartition des tches, mais pour comprendre tous les enjeux lis au projet.
> parler au spcialiste et lui demander en temps qu'expert de faire une formation simple
l'ensemble du groupe, pour partager sa connaissance, et faciliter le dialogue.
Les participants dominateurs aiment bien s'entendre parler, et donnent rarement la chance aux autres de
contribuer. Ils dominent la runion par des interventions prolonges, des anecdotes hors sujet. Leurs
conversations empchent alors le groupe de progresser car les autres membres se dcouragent et trouvent des
prtextes pour manquer des runions.
Les participants dominateurs
Mthodologie
* Un participant bavard
> reformulation " si j'ai bien compris " et synthse
> poser une question dirige un autre participant
> rappeler l'horaire et l'expression galitaire de chacun
Plus gnralement :
> structurer la discussion autour de questions cls afin
d'encourager une participation gale.
(cf. fiches outils d'aide la prise de dcision de 5.1 5.8)
> incorporer l'galit de participation dans la grille
d'valuation de la runion.
Notes
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR


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7.7
Mthodologie - Dmarche (suite)
Chacun de nous a un besoin diffrent de faire partie d'un groupe (l'instinct de la " tribue contre l'instinct du solitaire)
et un niveau diffrent d'aisance pour parler dans un groupe (l'extraverti contre l'introverti). Nous n'avons ni tort, ni
raison d'tre socitaire ou solitaire, extraverti ou introverti ce ne sont que des diffrences avec lesquelles il faut
savoir conjuguer. En effet, les problmes se dveloppent dans un groupe lorsqu'il n'y a pas d'activits incorpo-
res qui encouragent les introvertis participer et les extravertis couter.
Les participants hsitants
Mthodologie
Plusieurs possibilits :
* Silence prolong d'un participant
> solliciter la participation par une question, un regard,
jouer le rle d'aiguilleur
" Est-ce que quelqu'un a des ides sur ce sujet ? "
(le dire en regardant le participant peu locace)
> utiliser le questionnement, questions diriges et fermes
dans un premier temps pour ne pas crer de stress chez
les personnes sollicites
* Silence du groupe
> ne pas rompre le silence si celui-ci est un silence actif
> relancer la question si le silence est vide
> lorsque c'est possible, diviser le travail en tches et en
rapports individuels
> si le silence est hostile rpondre qu'on ressent de
l'hostilit et demander quelle en est la cause. Si le groupe
ne veut pas rpondre, ne pas forcer.
Gnralement, l'garement et les hors sujets s'installent lorsque les membres de l'quipe perdent de vue
l'objectif de la runion ou veulent viter un sujet controvers. Dans les deux cas, l'animateur est responsable de
faire revenir la conversation l'ordre du jour.
Les hors-sujets
Mthodologie
* Face un hors sujet :
> recentrer en rappelant l'objectif et l'tape inscrite au tableau
> rediriger la conversation vers le sujet
" Nous nous sommes gars du sujet qui concernait __. Les derniers commentaires avant notre
digression taient __. "
> utiliser l'ordre du jour avec des estimations de temps pour chaque rubrique pour indiquer que
l'quipe sort du cadre
> afficher les rubriques ou sujets voquer pour que tous les membres puissent les regarder tout au
long de la discussion et se reprer dans la runion
> demander le lien entre ce qui est dit et ce qui est au programme
> noter au tableau le sujet de la dispersion pour une sance ultrieure
* Les aparts :
> rappeler les rgles de fonctionnement du groupe
> se rapprocher physiquement du sous groupe qui parle.
> inviter les bavards partager avec le groupe ce qu'ils sont en train d'voquer en leur donnant la
parole. Si cela n'a aucun rapport avec l'objet de la runion, ils prfreront s'abstenir.
Notes
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR


I
A
A
T

2
0
0
5
7.7
Mthodologie - Dmarche (suite)
Quelques moyens trs simples de maintenir tous les participants attentifs ce qui est prsent ou dbattu en
runion, malgr le temps qui passe.
La perte d'attention
Mthodologie
* Le regard
> Le regard permet de capter l'attention, d'adresser la
parole.
> On s'efforcera d'tablir le contact dans la communication
en regardant successivement et alternativement
l'ensemble des membres du groupe sans en " ignorer "
aucun (cf. fiche 7.5)
* Les moyens qui vitent la monotonie
> Varier les canaux de communication (parole, auxiliaires
visuels et locuteurs : animateur / participants)
> Varier l'intensit et le rythme de la parole, utiliser
judicieusement les pauses au fil de l'intervention
(cf. fiche 7.5)
> Se dplacer et matriser ses gestes
* Les moyens qui vitent la distraction
> Auxiliaires visuels qui " focalisent " le regard des
participants
> Eviter la distribution de documents au dbut de la
runion, ce qui entrane la dispersion des participants
(travailler plutt chaque fois que possible, sur des diaporamas ou
des transparents reproduisant les documents)
Notes
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR


I
A
A
T

2
0
0
5
*** Niveau de difficult
Quantit de matriel requis
Objectif
Mthodologie - Dmarche
La par ol e est d' or
mat r i el ncessai r e :
f i ches car t onnes ( 5 par per sonne)
chr onomt r e
***
M

T
H
O
D
E
Inviter les participants changer leurs points de vue tout en respectant le cadre fix pour la runion, notam-
ment le temps. En effet, chaque participant ne disposant que de 5 minutes de temps de parole, si les rgles
du jeu sont bien respectes, la runion peut tre parfaitement orchestre faisant place des questions de fond.
Notes 1 Au dbut de la runion, chaque participant reoit un carnet de
5 " bons de parole " son nom, chaque bon lui donnant droit une
minute de temps de parole, non morcelable.
2 Le dbat s'engage sur un thme dfini par l'animateur, pendant
30 minutes. Les participants peuvent s'exprimer aprs avoir donn
leur bon un secrtaire, qui dclenche le chronomtre, afin de
veiller au respect du temps de parole.
3 Le secrtaire peut galement crire sur le bon des
commentaires sur le contenu et/ou la pertinence de l'intervention
du participant. Chacun peut utiliser un bon sans prendre la parole,
afin de permettre un temps de rflexion.
4 Ensuite on peut analyser les interventions de chacun et les
diffrents arguments du dbat en reprenant chronologiquement les
diffrents bons de parole.
7.8
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGE
Guide mthodologique du travail en commun


I
A
A
T

2
0
0
5
La CNDP est charge de veiller au respect de la participation du
public au processus d'laboration des projets d'amnagement ou
d'quipement d'intrt national, ds lors qu'ils prsentent de forts
enjeux socio-conomiques, ou ont des impacts significatifs sur
l'environnement ou l'amnagement du territoire.
> Les runions publiques qui fondent le caractre du dbat
- Runions publiques gnrales
Reprsentation public qui ncessite un objet, droulement,
rgles de conduite par le prsident
- Auditions publiques
Donner au public la possibilit de faire entendre ses points
de vue et de poser ses questions
- Runions publiques de proximit
Faciliter l'expression de toutes les opinions et susciter les
changes constructifs
-Tables rondes thmatiques publiques
Aborder de manire progressive et ordonne les grands t
hmes du dbat.
> Les runions d'appui qui enrichissent le dbat
- Confrences d'acteur(s)
Permettre aux experts de s'exprimer de manire
approfondie
- Runions restreintes de reprsentants du public
Auditionner sous engagement de discrtion et en tmoi
gnant en public du compte rendu fait par la CNDP sur une
controverse qui met en jeu des informations que le matre
d'ouvrage doit garder secrtes.
- Ateliers pdagogiques
Enrichir le dbat en permettant aux acteurs de dvelopper
leurs connaissances sur un sujet spcifique ne prtant pas
controverse.
> Le mailing
> Les stands
> Les prsentoirs
> L'affichage
> La diffusion itinrante en centre-ville
> Le Short Messaging (SMS)
> L'e-mailing
7.8
Z oom sur : La Commission Nationale du Dbat public
Missions - Rles
Outils
Les instruments du dbat public
Les outils d'information
CNDP - Le catalogue des instruments Cahier 3


I
A
A
T

2
0
0
5
*** Niveau de difficult
Quantit de matriel requis
Objectif
Mthodologie - Dmarche
Techni que du voi si nage
mat r i el ncessai r e :
t abl eau ou paper- boar d
***
M

T
H
O
D
E
Pour changer et sensibiliser les membres du groupe l'importance du message que l'on peut vhiculer en
interne, mais aussi en externe. Permet de mettre en vidence que chaque membre de l'quipe est le porte-
parole de l'entreprise et qu'il faut tre vigilant quant aux informations que l'on diffuse.
Notes 1 Chaque participant se compte tour de rle " un " ou " deux ".
2 Les " deux " sont invits interroger ou interviewer les " uns "
qui sont leur droite pendant 10 minutes.
3 Les " deux " transmettent aux " uns " qui sont leur gauche ce
qu'ils ont recueilli auprs des " uns " leur droite.
4 Les " uns " vont inscrire au tableau les messages que leur ont
transmis les " deux " pendant que ceux-ci changent ou
compltent.
5 Il y a ensuite une discussion collective sur les messages.
7.9
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGE
Guide mthodologique du travail en commun


I
A
A
T

2
0
0
5
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGE
Exemple
7.9
Etape 1
Etape 4
Etape 3
Etape 2
Les 2 interrogent les 1 leur droite sur la description de loffre de produits et services de leur
entreprise
Les 1 exposent leur vision de loffre de leur entreprise
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
Les 2 exposent aux 1 leur gauche ce que les 1 leur droite leur ont expliqu
Les 1 coutent
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
Les 1 font la liste des missions cites par les 2
Les 2 explicitent ce quils ont exprim aux 1
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
Conclusion / Dbat :
Si de fortes divergences apparaissent, sinterroger sur la clart des missions et/ ou de lorganisation
de la structure, et au del, sur limportance que ces diffrences peuvent avoir dans le discours
auprs des clients par exemple.


I
A
A
T

2
0
0
5