1ARQUIVOLOGIA AULA 01 Conceitos Fundamentais (01) - Estrutura a organizao da informao, bem como propiciar mtodos eficazes de armazenamento e disseminao

o da informao. Conceitos Fundamentais de Arquivo o!ia" -O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali e istentes. -!ntes do conceito de arquivo, devem-se con"ecer tr#s conceitos bsicos que integram a rea$ %nformao & ideia ou con"ecimento 'uporte & meio (f)sico, material* no qual a informao registrada (cai em toda a prova+* e .$ papel, cd, dvd, microfilme, etc. ,ocumento & toda informao registrada em um suporte material, suscet)vel de consulta, estudo, prova e pesquisa. Conceitua#$o moderna de arquivo" -!rquivo o con.unto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma no decorrer de suas atividades, arquivadas e conservadas por si e seus sucessores para efeitos futuros/ '0lon 1uc2 3onceito complementar$ -...acumulao ordenada dos documentos em sua maioria te tuais, criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade, e preservados para a consecuo de seus ob.etivos, visando 4 utilidade que podero oferecer no futuro/ 5arilena 6eite 7aes 'egundo a 6ei 8.9:;<;9$ 3onsideram-se arquivos os con.untos de documentos %rodu&idos e rece'idos (esse conceito n$o se se%ara) por 0rgos p=blicos, instituies de carter p=blico e entidades provadas, em decorr#ncia do e erc)cio de atividades espec)ficas, bem como por pessoa f)sica, qua quer que se(a o su%orte da in)orma#$o ou a nature&a dos documentos. AULA 0* Conceitos Fundamentais (0*) Fina idades do Arquivo" 9 & >uarda dos documentos que circulam na instituio? @ & >arantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento. A & !tendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos. 7ermitir o acesso. ( a principal, dentro destas opes*. Obs.$ Buando comparado com ter valor "ist0rico, a principal finalidade dos arquivos servir 4 administrao. Cornar dispon)vel as informaes contidas no acervo documental sob a sua guarda. 7ortanto, o arquivamento no consiste apenas em guardar documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a administrao, servindo de base para a tomada de decises. D7ermitir o acesso D3onservao D>uarda D'ervir 4 administrao

Ainda so're arquivo" 9 & Ele deve ser funcional, para isso deve ser plane.ado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores? @ & Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma? A & Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (te tual, iconogrfico, audiovisual...*? E & !o se produzir um documento no decorrer de uma atividade, pode-se perceber que os documentos de arquivo possuem uma caracter)stica c"amada or!anicidade+ DOs documentos de arquivo so orgFnicos. !teno+ 'ignifica que o documento foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, servindo de prova e uso para pr0pria organizao. ,istin#$o entre arquivo- 'i' ioteca e museu - !rquivos, bibliotecas e museus possuem a mesma finalidade$ guardar, conservar e permitir o acesso aos documentos. - 'eus ob.etivos so diferentes$ !rquivo$ um con.unto de documentos organicamente acumulados e so funcionais. 1iblioteca$ o con.unto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. 7ode ser constitu)da de colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra, doao ou permuta. 5useu$ uma instituio de interesse p=blico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar 4 disposio do p=blico con.untos de peas e ob.etos de valor cultural. Caracter.sticas do documento arquiv.stico" (Codos os documentos devem ter as : caracter)sticas? Cambm pode aparecer como 7G%H3I7%O'* 9 & Im%arcia idade$ os documentos arquiv)sticos so inerentemente verdadeiros, . que so produzidos para desenvolver atividades. /$o asse!urados %e as rotinas %rocessuais de sua cria#$o+ @ & Autenticidade" Est ligada ao processo de criao, manuteno e cust0dia. Os documentos so produtos de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada funo ou consecuo de alguma atividade, e so aut#nticos quando so criados e conservados de acordo com procedimentos regulares. E .$ Hota superfaturada infringe o princ)pio da autenticidade e imparcialidade. Os documentos s$o aut0nticos %orque s$o criados tendo1se em mente a necessidade de a!ir atrav2s de es+ A & 3atura idade$ ,iz respeito 4 maneira como os documentos se acumulam nas administraes, em funo dos seus ob.etivos prticos. Eles no so coletados artificialmente, como os ob.etos de um museu, mas acumulados naturalmente nos escrit0rios em funo dos ob.etivos prticos da administrao. Est de acordo com a organicidade. E & Inter1re acionamento" Os documentos estabelecem relaes no decorrer do andamento das atividades e de acordo com as suas necessidades. 3ada documento est intimamente relacionado com outros. : & Unicidade$ 3ada registro documental assume um lugar =nico na estrutura documental do grupo ao qual pertence. Usado %ara um 4nico o'(etivo+

AULA 05 6i%o o!ias ,ocumentais e /u%ortes F.sicos 6i%os ,ocumentais Buantos aos tipos, os documentos podem ser classificados quanto ao g#nero e espcie. G0nero (como o documento foi registrado*$ 9 & ,ocumentos te tuais$ documentos cu.a informao este.a registrada em forma escrita ou te tual. E .$ relat0rios, certides, contratos, atas. @ & ,ocumentos iconogrficos$ documentos cu.a informao este.a registrada em forma de imagem esttica. E .$ fotografias, negativos, diapositivos (slides*, desen"os e gravuras. Obs.$ Jotografias so usualmente c"amadas de documentos fotogrficos. A & ,ocumentos audiovisuais$ documentos cu.a informao este.a em forma de som ou imagem em movimento. E .$ filmes (registro filmogrfico*, fita cassete (em forma de som*. E & ,ocumentos informticos ou digitais$ documentos que necessitem do computador para que se.am lidos. E .$ arquivo em 57A, arquivo do Kord. : & ,ocumentos 3artogrficos$ representam, de forma reduzida, uma rea geogrfica. E .$ mapas, plantas e perfis (tipo de planta*. Obs.$ tambm so os documentos de su%orte sint2tico. E .$ uma maquete ou globo terrestre. L & ,ocumentos microgrficos$ documentos microfilmados em microformas. E .$ microfilmes e microfic"as (5icrofilmagem a e trema reduo do taman"o, de maneira que fica to pequeno que no poss)vel ver a ol"o nu*. Mm documento pode ser registrado em vrios suportes diferentes. 7s%2cie (Espcie conte=do, refere-se aos !tos !dministrativos & Cem que decorar os e emplos+*$ 9 & !tos Hormativos$ e pedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matrias espec)ficas. E .$ regimento, regulamento, decreto, estatuto, medida provis0ria, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, despac"o decis0rio, lei e edital. @ & !tos enunciativos$ so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando fundamentar uma soluo. E .$ parecer, relat0rio, voto, despac"o interlocut0rio. A & !tos de assentamento$ so os configurados por registros sobre fatos ou ocorr#ncias. E .$ apostila, ata, termo, auto de infrao. E & !tos comprobat0rios$ so os que comprovam assentamentos, decises. E .$ traslado, certido, atestado, c0pia autenticada ou id#ntica. : & !tos de a.uste$ so representados por acordos entre a !dministrao 7=blica Jederal, Estadual ou municipal e outrem. E .$ tratado, conv#nio, contrato. L & !tos de 3orrespond#ncia$ ob.etivam a e ecuo dos atos normativos em sentido amplo. E .$ aviso, of)cio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, e posio de motivos, notificao, telegrama, tele , telefa , alvar, circular. Au a 08 Ava ia#$o de ,ocumentos- Arquivos Correntes e Intermedi9rios (01) C assi)ica#$o dos Arquivos" 1 /e!undo as entidades mantenedoras a* !rquivos 7=blicos$ aqueles mantidos por entidades de carter p=blico, ou ainda por entidades privadas encarregadas da e ecuo de servios p=blicos, se.a na esfera federal, estadual ou municipal. E .$ !rquivo do 'CN, prefeituras e 'enado. b* !rquivos 7rivados$ so mantidos por instituies de carter particular. E .$ !rquivo do 1radesco, das 6o.as !mericanas.

* Quanto ao Acesso (quanto ao n.ve de si!i o)" a* Jranqueados$ Buando no " sigilo nen"um. ,ocumentos disponibilizados ao p=blico. E .$ !rquivo Hacional e !rquivo Oist0rico do 5inistrio da Nustia. b* Gestritos$ 7ossui n)vel de sigilo. E .$ ,ocumentos referentes 4 segurana nacional e 4 ordem pol)tica, acessados somente por militares. E .$ !rquivo do 5inistrio da ,efesa. (,ispon)vel ao pessoal da rea* c* 3onfidenciais$ 7ossui alto n)vel de sigilo. E .$ ,ocumentos de posse do 5inistrio das Gelaes E teriores. (Hecessita de um tipo de autorizao, credencial para acesso*. 5 Quanto : e;tens$o ( oca ).sico- quanto a onde o arquivo )ica)" a* 'etoriais$ 'o arquivos originados em um setor determinado da instituio. E .$ !rquivo do ,epartamento 7essoal, da 3oordenadoria Jinanceira, etc. b* 3entrais<>erais$ !rquivos formados por documentos oriundos dos arquivos setoriais. E .$ !rquivo->eral do C'E. (O prefer#ncia por um arquivista*. Obs.$ Hele se respeita o 7rinc)pio da 7roveni#ncia$ os arquivos so organizados de acordo com o local<setor de sua origem. 8 Quanto : nature&a dos documentos" a* Especiais$ !quele que tem sob a sua guarda documentos de tipos diversos & iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais. E .$ fitas, fotografias, 3,s, microfilmes, slides (de acordo com o suporte*. b* Especializados$ O conte=do trata de assuntos espec)ficos, independentemente dos suportes. E .$ !rquivo mdico, arquivo de engen"aria (de acordo com o assunto, conte=do*. < /e!undo os 7st9!ios de 7vo u#$o" D P um dos assuntos mais cobrados em prova+ D 'egue a Ceoria das Cr#s %dades ou 3iclo Qital dos ,ocumentos. (definidas por Qalette*. a) Arquivo de =rimeira Idade ou Corrente$ 3onstitu)do de documentos em curso (consultados frequentemente*. Os documentos tramitam bastante de um setor para o outro, ou se.a, acontece a modalidade emprstimo. 'o indispensveis 4 manuteno das atividades cotidianas da organizao. Os documentos correntes so mantidos no !rquivo 'etorial. ') Arquivo de /e!unda Idade ou Intermedi9rio$ 'o arquivos que dei aram de ser frequentemente consultados, mas ainda podem ser solicitados por quem os produziu ou utilizou. ! perman#ncia desses documentos nesses arquivos transit0ria. Hesses arquivos, a frequ#ncia de consulta ao documento diminui para a administrao. Os documentos ficam esperando que transcorram os prazos administrativo, legal e fiscal, que so contemplados pela tabela de temporalidade. Os documentos intermedirios so mantidos no !rquivo >eral. AULA 0< Ava ia#$o de ,ocumentos- Arquivos Correntes e Intermedi9rios (0*) c) Arquivo de 6erceira Idade ou =ermanente" Esses documentos perderam todo o valor de natureza administrativa, e se conservam em razo de seu valor "ist0rico ou documental e que constituem os meios de con"ecer o passado e sua avaliao. Os documentos so arquivados de forma definitiva. Os documentos permanentes so mantidos em arquivo permanente, como por e emplo o !rquivo Hacional (cada instituio pode ter seu arquivo permanente*. 'o classificados como documentos permanentes$

9 & documentos que revelam a origem e a constituio da instituio? @ & que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo? A & os considerados como normas e regulamentos? E & demais documentos que se caracterizem como "ist0ricos para a instituio. ,enomina#>es mais uti i&adas" (importante+* R7COL@IA736O 6RA3/F7R?3CIA R7COL@IA736O

!rquivo 3orrente 'etorial !tivo 9R %dade

!rquivo %ntermedirio 3entral 'emi-!tivo @R %dade

!rquivo 7ermanente !rquivo Hacional? !rquivo Oist0rico %nativo AR %dade

Obs.$ 'egundo a lei toda instituio deve ter os tr#s arquivos (corrente, intermedirio, permanente*, no entanto, um documento no precisa necessariamente passar pelos tr#s arquivos. Obs.$ P permitida a consulta ao arquivo permanente a toda a populao ( um arquivo franqueado*. 7orm, a consulta s0 pode ser realizada no local. Va ora#$o dos documentos O documento guardado pela instituio enquanto possuir valor para a mesma, e esse valor, quando e istir, apresentar-se- em uma das seguintes formas$ administrativo ou "ist0rico. 9 & Qalor !dministrativo$ c"amado de valor 7rimrio (so as fases 3orrente e %ntermedirio*. Gefere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. @ & Qalor Oist0rico$ c"amado valor 'ecundrio (na fase do arquivo 7ermanente*. P quando o documento perde totalmente seu valor administrativo e passa a ser considerado como fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a pr0pria administrao. Obs.$ !o prescrever administrativamente, o documento poder ser eliminado, quando no apresentar valor secundrio<"ist0rico, ou poder ser recol"ido 4 fase permanente, quando apresentar valor. Mma vez que o valor secundrio<"ist0rico definitivo, podemos concluir que documentos "ist0ricos .amais sero eliminados ou destru)dos. Obs.$ 'e um servidor p=blico destruir ou eliminar um documento do arquivo permanente, este sofrer processo administrativo e responder criminalmente pela ao. Ava ia#$o de ,ocumentos P o %rocesso em que so estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como a destinao final dos documentos da instituio (eliminao ou guarda permanente*. 3ria-se a C!1E6! ,E CE57OG!6%,!,E atravs da 3omisso 7ermanente de !valiao de ,ocumentos. Etapas do processo de !valiao$ 9 & !nlise$ Estudo dos documentos recebidos. @ & 'eleo$ Criagem dos ,ocumentos que devem permanecer no arquivo (seleo dos

documentos que sero arquivados, devolvidos ao local de origem ou eliminados*. A & !valiao$ Qerificao do valor probat0rio (de prova* ou informativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimento dos prazos de vida dos documentos. AULA 0B Ava ia#$o de ,ocumentos- Arquivos Correntes e Intermedi9rios (05) E & ,estinao Jinal$ E.9 & Eliminao$ ,estruio, doao ou venda de documentos .ulgados destitu)dos de valor para guarda permanente, feita pela 3omisso 7ermanente de !valiao. Obs.$ 3onvm destacar que na eliminao os processos mais indicados so a fragmentao e a reciclagem. O processo de incinerao, por no ser ecologicamente correto e inviabilizar o reaproveitamento do papel, deve ser evitado. 3ritrios que regulam a eliminao de documentos$ a* ,ocumentos cu.os te tos este.am reproduzidos em outro documento de maneira mais completa? b* 30pias cu.os originais este.am preservados? c* ,ocumentos de pura formalidade? d* ,ocumentos que cumpram datas espec)ficas (venceu, venceu*? e* ,ocumentos que se tornem obsoletos. E.@ & Gecol"imento (>uarda 7ermanente*$ P o deslocamento de um documento (que apresenta apenas valor "ist0rico* dos arquivos corrente e intermedirio para o arquivo permanente. =ra&o de Guarda dos ,ocumentos P o per)odo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se 4 determinao do valor do documento de acordo com os seguintes fatores$ 9 & Jrequ#ncia de uso das informaes contidas nos documentos? @ & E ist#ncia de 6eis ou ,ecretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais*? A & E ist#ncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos, ou se.a, documentos de bac2up*? E & Hecessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais*. Obs.$ Buando aparecer prazo de guarda sem especificao, significa a soma dos prazos de guarda das fases corrente e intermediria. ,o contrrio, ser identificado como prazo de guarda da fase corrente, ou da fase intermediria. 6a'e a de 6em%ora idade P o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediria bem como a sua destinao final. ! tabela de temporalidade ser elaborada por uma 3omisso 7ermanente de !valiao de ,ocumentos ( uma comisso interdisciplinar*, e ser aprovada pela autoridade m ima do 0rgo para que possa ser aplicada na instituio. 3ada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o con.unto de documentos e istentes nela. Mma vez conclu)da e aplicada a tabela de temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas 4 3omisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas.

'ries ,ocumentais < !ssunto 7lanos, 7rogramas e 7ro.etos de Crabal"o 6egislao de 7essoal 'indicatos !dmisso Escala de Jrias !posentadoria Jol"a de 7onto Jol"a de 7agamento 'aulo Of)cio (recebido e e pedido* - ,e atividades final)sticas - ,e cumprimentos - ,e mero encamin"amento Observaes$

7razos de >uarda 3orrente : anos Enquanto vigorar : anos :anos S anos : anos : anos : anos ! : anos ES anos ;: anos ES anos ;: anos ,ani %ntermedirio < 3entral ; anos ,estinao final >uarda permanente >uarda permanente >uarda permanente >uarda permanente Eliminao Eliminao Eliminao Eliminao Ce Observao 'istema %nformatizado 5icrofilmar 30pia 5icrofilmar 5icrofilmar !ma+

: anos @ anos : anos

9: anos A anos A anos

7ermanente Eliminao Eliminao

-Ha determinao de prazos de guarda no se usam somente n=meros. E .$ Enquanto vigorar. -'e uma alternativa disser, por e emplo, que no " prazo de guarda ou destinao final para of)cio, ser uma alternativa errada. Os tipos de of)cio esto discriminados, e procede uma classificao para cada um. -,urante o processo de avaliao de documentos, atravs da tabela de temporalidade poss)vel determinar$ 7razo de guarda do documento? Cransfer#ncia do documento? Gecol"imento do documento? Eliminao do documento? >uarda permanente? O C7/=7CUnD considera que 2 %oss.ve determinar mais duas in)orma#>es" Re%rodu#$o de documento (cE%iaCmicro)i ma!em)F Audan#a de su%orte do documento (micro)i ma!em)+

AULA 0G Arquivos =ermanentes e =rotoco o (01) Arquivos %ermanentes e os instrumentos de %esquisa Ho arquivo permanente, ficam os documentos de valor "ist0rico cu.a guarda definitiva foi indicada no processo de avaliao. Os documentos presentes nos arquivos correntes e intermedirios permitem acesso apenas aos seus 0rgos produtores. Em contrapartida, os arquivos de terceira idade, ou permanentes, so de acesso p=blico, por e cel#ncia. 6ogo, esses documentos s0 podem ser consultados no local, ou se.a, no " mais qualquer modalidade de emprstimo. Mma vez que os documentos do arquivo permanente so de acesso p=blico, cabe aos arquivistas, bibliotecrios e demais profissionais da informao tornar esse acervo um atrativo para a populao. 7ara que o arquivo permanente cumpra de forma plena a funo de atender ao p=blico, preciso proceder a descrio dos documentos, que pode resultar em diferentes instrumentos de pesquisa. ! descrio de documentos realizada com fundamento na Horma >eral %nternacional de ,escrio !rquiv)stica (%sad*, que estabelece diretrizes para a preparao de descries arquiv)sticas. ! %sad se adqua a cada pa)s em que for implementada. %nstrumentos de 7esquisa de um !rquivo 7ermanente$ Os instrumentos de pesquisa so as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a funo de orientar a consulta e de determinar com e atido quais so e onde esto os documentos. Os instrumentos podem ser guias, inventrios, catlogos, repert0rio e )ndice. >uia (todos os autores* %nventrio (5onteiro 6obato* 3atlogo (3orrespond#ncias 7essoais* 3atlogo 'eletivo ou Gepert0rio (3orrespond#ncia ao pai*

>uia$ Hormalmente o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido por um arquivo, pois permite um mapeamento panorFmico do acervo e oferece uma viso geral do con.unto de fundos e colees. 7ossui uma fic"a tcnica, e o panorama dos arquivos. %nventrio$ identifica as unidades de arquivamento ou de uma de suas divises. !o contrrio do guia, os inventrios devem abordar os con.untos documentais. 3omo os inventrios se referem aos con.untos documentais classificados, t#m, ao contrrio do guia, uma vida mais =til e mais longa. O's+" Quanto aos n.veis de c assi)ica#$oCordena#$o de documentos (monta!em do arquivo)- o invent9rio 2 um instrumento que antecede o !uia+ =ara consu tas e %esquisas- o %rimeiro instrumento uti i&ado 2 o !uia+ 3atlogo$ P um instrumento cotado para a localizao espec)fica de unidades documentais. Ele dar continuidade 4 descrio inciada com o inventrio, com a diferena de que agora o catlogo deter-

se- em cada documento. O catlogo um instrumento de descrio documental de ordem geral que apresenta a informao por ordem alfabtica. 3atlogo 'eletivo ou Gepert0rio$ ,escreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. Hndice" P outra forma de consulta. (onomstico? geogrfico? e por assunto, ou se.a, ideogrfico* e lista cronol0gica & 6istagem ordenada de nomes de pessoas, de locais, de assuntos ou matrias ou ainda de datas, que permite aceder rapidamente 4 informao contida numa unidade arquiv)stica. Cabela de equival#ncia$ 5ostra a equival#ncia entre as antigas notaes e as novas adotadas. ! tabela a seguir resume a relao entre cada tipo de instrumento de pesquisa e o n)vel da descrio (6O7E', @TT@, p. @:*$ %nstrumento >uia %nventrio 3atlogos 'eletivos, Indices H)vel %nstituio Jundos, >rupos, 3olees Mnidades documentais selecionadas 1ase de ,escrio 3on.untos documentais amplos 'ries !ssunto, recorte temtico

AULA 0I Arquivos =ermanentes e =rotoco o (0*) =rotoco o P um departamento com atividades, atribuies e funes bem definidas. P o con.unto de operaes visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no 0rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo o acesso 4 informao. ! atividade de protocolo t)pica (mas no e clusiva* da fase corrente. O protocolo realiza as seguintes atividades$ 9 & Gecebimento$ P o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual*. @ & Gegistro$ O registro tem quatro elementos necessrios e obrigat0rios. a* H=mero 7rogressivo? b* ,ata de recebimento ou de sa)da? c* Gemetente ou destinatrio? d* Gegesto, ou se.a, breve resumo do conte=do da correspond#ncia. A & 3lassificao (Buanto ao n)vel de sigilo*$ Mma vez recebidos os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares*, devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encamin"ados a seus destinatrios. O %rotoco o n$o re!istra documento %essoa ou si!i oso- nem Jtra'a KaL com documentos secretos ou u tra1 secretos (%e a %revis$o e!a de necessitarem de %ortador no %rimeiro caso- e %ortador e esco ta armada no se!undo)+ ,ocumentos particulares ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados* devero ser encamin"ados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados, pois t#m acesso restrito. !penas os destinatrios podero abrir estes documentos. E & E pedio e ,istribuio$ P a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. 3"ama-se ,istribuio quando interna, e E pedio quando direcionada a outra instituio. : & 3ontrole da Cramitao e 5ovimentao$ 3onsiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuper-los com rapidez quando necessrio, bem como identificar os poss)veis atrasos na sua tramitao. Cal movimentao realizada por meio de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fic"as de protocolo*.

Obs.$ Ho " 7rotocolo no arquivo permanente. !teno+ O's+" O %rotoco o n$o 2 res%onsa'i idade do arquivo corrente+ O %rotoco o 2 um de%artamento que tem )un#>es %rE%rias- que serve mais- tra'a Ka mais %ara o arquivo corrente+ AULA 0M C assi)ica#$o dos ,ocumentos Introdu#$o aos A2todos de Arquivamentos C assi)ica#$o e Arquivamento E istem vrias formas de se organizarem os documentos. !ntes de determinar qual o sistema mais adequado, preciso con"ecer a documentao a ser tratada. O mel"or mtodo de arquivamento depender e clusivamente das caracter)sticas dos recursos em questo e da estrutura da instituio. ! classificao consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organizao no e erc)cio de suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para a sua recuperao. Obs.$ 3lassificao no arquivo significa ordenamento. Os instrumentos utilizados no processo de classificao so$ 9 & O 7lano de 3lassificao$ utilizado para arquivos correntes e intermedirios. @ & Buadro de !rran.o$ utilizado para arquivos permanentes. !mbos so representados "ierarquicamente, atravs da diviso dos con.untos de elementos em n)veis e sub-n)veis (classes, sub-classes, grupos, sub-grupos, sries, sub-sries, dossi#s.* !teno+ 3lassificao pode ser considerada como o con.unto de mtodos utilizados por uma instituio para o arquivamento de seus documentos, e %ara o C7/=7CUnD, pode tambm representar o mtodo ideogrfico que classifica os documentos por assunto. !rquivamento o con.unto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de arquivamento corresponder 4 forma que os documentos sero armazenados, visando 4 sua localizao futura. -E istem dois grandes sistemas de arquivamento$ direto e indireto. 'istema ,ireto$ aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se ac"a guardado. P uma caracter)stica dos mtodos que organizam documentos por nome (alfabtico, ideogrfico, geogrfico, dicionrio e enciclopdico*. 'istema %ndireto$ aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um )ndice ou um c0digo. P uma caracter)sticas dos mtodos que organizam os documentos por um n=mero (numrico simples, numrico cronol0gico, numrico d)gito-terminal , decimal e duple *. -E istem alguns mtodos mais comuns para organizar arquivos ou fic"rios$ a* 5todo alfabtico$ organiza a partir de nomes. b* 5todo numrico$ numrico simples$ organiza por um n=mero relativo ao documento. E .? cronol0gico organizado por data. c* 5todo geogrfico$ pelo local de produo<proced#ncia. !s mel"ores ordenaes geogrficas so$ i & Home do estado, cidade e correspondente$ quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabtica em relao 4s demais cidades, que devero estar dispostas ap0s as capitais

Estado !mazonas !mazonas

3idade 5anaus (capital* %tacoatiara

3orrespondente !lmeida, Noo de 'antos, !ntUnio N.

ii & Home da cidade, estado e correspondente$ quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa orem alfabtica por cidades, no "avendo destaque para as capitais. 3idade 3ampos %tacoatiara 6orena 5anaus Estado Gio de Naneiro !mazonas 'o 7aulo !mazonas 3orrespondente !lmeida, Noo de 'antos, !ntUnio N. 1arros, ,aniela 7equeno, 'aulo

iii & 3orrespond#ncia com outros pa)ses$ alfabeta-se em primeiro lugar o pa)s, seguido da capital e do correspondente. !s demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, ap0s as respectivas capitais dos pa)ses a que se referem. 7a)s Jrana Jrana 7ortugal 7ortugal 3idade 7aris 6orena 6isboa 3oimbra 3orrespondente MHE'3O Qandim, Goger 7ereira, Nos !lbuquerque, 'antiago Jerreira, 5aria

7ortugal 7orto Obs.$ Ho " ordenamento algum para os estados. d* 5todo ideogrfico$ pelo assunto do documento. AULA 10 Gest$o de ,ocumentos e Automa#$o

Gerenciamento da in)orma#$o e a Gest$o de ,ocumentos ! 6ei nV 8.9:;<9;;9, em seu WAV, define >esto de ,ocumentos como o con.unto de procedimentos e operaes tcnicas referentes 4s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando 4 sua eliminao ou recol"imento para guarda permanente. ! >esto de ,ocumentos atingida por meio de plane.amento, organizao, controle, coordenao dos recursos "umanos, do espao f)sico e dos equipamentos, com o ob.etivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. A !est$o de documentos tem os se!uintes o'(etivos" 9 & assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos? @ & garantir que a informao governamental este.a dispon)vel quando e onde se.a necessria ao governo e aos cidados? A & assegurar a eliminao dos documentos que no ten"am valor administrativo, fiscal, legal ou

para pesquisa cient)fica? E & assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao? : & contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores "ist0rico e cient)fico. Fases (ateno+* !s tr#s fases bsicas da gesto de documentos so$ %rodu#$o- uti i&a#$o e destina#$o+ 1N Fase =rodu#$o Gefere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades espec)ficas de um 0rgo ou setor. Hessa fase, deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e automao. Gecomenda-se, nessa fase, evitar a reproduo desnecessria de documentos, pois o ac=mulo desordenado de papis implicar maior dificuldade de controle das informaes no arquivo. *N Fase Uti i&a#$o Gefere-se ao flu o percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como a sua guarda, ap0s cessar seu trFmite. Essa fase envolve mtodos de controle relacionados 4s atividades de protocolo e 4s tcnicas espec)ficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. O arquivamento tambm ser controlado nesta etapa. ,esenvolve-se tambm a gesto de arquivos correntes e intermedirios, e a implantao de sistemas de arquivos e de recuperao da informao. Obs.$ Mtilizar trFmite, arquivamento, ordenao, protocolo... 5N Fase Ava ia#$o e ,estina#$o Envolve as atividades de anlise, seleo e fi ao de prazos de guarda dos documentos, ou se.a, implica decidir quais documentos eram eliminados e quais sero preservados permanentemente (7rocesso de avaliao de documentos*. 7ode ser dito que acontece simultaneamente com a segunda fase. ,ia!nEstico Cambm pode aparecer em prova que a gesto de documentos realiza diagn0stico. P a anlise detal"ada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de forma a identificar as fal"as ou lacunas e istentes, permitindo a adoo de medidas que visem aumentar a efici#ncia do mesmo. P feito geralmente por um arquivista, ou se.a, pelo arquivo intermedirio. O diagn0stico proporciona informaes como$ 9 & instalaes f)sicas (infiltrao, goteira, poeira, etc.*? @ & condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade, etc.*? A & condies gerais de armazenamento? E & estado de conservao dos documentos? : & espao f)sico ocupado? L & volume documental? S & controle de emprstimos (frequ#ncia de consulta*? 8 & recursos "umanos (n=mero de pessoas, n)vel de escolaridade, formao profissional*? ; & acesso 4 informao?

9T & g#nero dos documentos (escritos ou te tuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos*? 99 & classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados*? 9@ & tipos de acondicionamento (pastas, cai as, envelopes, amarrados, etc.*. Automa#$o a% icada aos arquivos" =o .ticas- = ane(amento e 62cnicas ,entre as modernas tcnicas de informatizao de arquivos, podemos destacar o Kor2floX e o >E, ->erenciamento EletrUnico de ,ocumentos/. Canto os documentos -tradicionais/ (papel* quanto os digitalizados so abarcados por legislao. ! gesto arquiv)stica de documentos digitais, segundo o 3onsel"o Hacional de !rquivos dever prever$ 9 & ! implantao de um sistema eletrUnico de gesto arquiv)stica de documentos (>E,*? @ & Gequisitos funcionais (recursos "umanos, pessoas*? A & Gequisitos no-funcionais (suporte material, computadores*? E & Aetadados & 5etadado um sumrio de informaes sobre a forma e o conte=do de um recurso eletrUnico*. O 3onarq estabelece a seguinte composio de metadados$ 9 & %dentificao e conte to documental? @ & 'egurana (sigilo, criptografia, assinatura digital, etc.*? A & 3onte to tecnol0gico? E & 6ocalizao f)sica do documento (nesse conte to, surgem o sistema de >er#ncia EletrUnica de ,ocumentos (>E,* e flu os de trabal"os automatizados (Kor2floX*? Obs.$ O >overno incentiva e apoia a implementao e manuteno de sistema eletrUnico de gerenciamento de arquivos, apesar do alto custo. G7," P um con.unto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Cais documentos podem ser das mais variadas origens e m)dias, como papel, microfilme, som, imagem e at mesmo arquivos na forma digital. ! implantao do >E, no assegura 4 instituio a eliminao completa de seus arquivos em suporte papel, pois muitos documentos devem ter seus originais arquivados para fins de prova documental ou mesmo pelo seu valor "ist0rico. OorP oQ" P um sistema que permite dizer e atamente onde est cada documento que tramita dentro da sua organizao. 3onsiste em um gerenciamento eletrUnico de qualquer processo de informao de uma empresa, gerando aos usurios rotinas e aes predefinias, de forma organizada e com monitoramento automtico do flu o de documentos por meio dos diferentes departamentos da organizao. O Kor2floX garante maior produtividade, segurana e controle total de poss)veis gargalos operacionais. AULA 11 =reserva#$o- Conserva#$o e Restaura#$o de ,ocumentos O que mais agride os documentos a poluio atmosfrica. Ho entanto, os maiores danos so ocasionados por acidentes e maus tratos. Em toda prova que propuser a troca de metal (clipes, "astes em arquivos de pastas suspensas* por papel e plstico, a alternativa estar correta. Conceito de Conserva#$o e Restaura#$o ,entro de um arquivo, uma biblioteca ou museu, duas sees devem ser enfocadas$ a conservao e

a restaurao. 3onservao um conceito amplo, e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos tr#s ideias$ preservao, proteo e manuteno. O principal ob.etivo da conservao, portanto, o de estender a vida =til dos materiais, dando a eles o tratamento correto. 7ara isso, necessrio permanente fiscalizao das condies ambientais, do manuseio e do armazenamento. ! "igienizao corresponde 4 limpeza da superf)cie, isto , a retirada da poeira e de outros res)duos estran"os aos documentos, por meio de tcnicas apropriadas, em intervalos regulares de tempo ('EG%7%EGG%, p.AA*. Gestaurao tem por ob.etivo revitalizar a concepo original, ou se.a, a legibilidade do ob.eto. (ateno+* Obs.$ ! banca 3E'7E<Mn1 considera que a restaurao fase da conservao. A!entes e;teriores que dani)icam os documentos" !gentes f)sicos$ 6uminosidade & ! luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos? Cemperatura & Cemperaturas demasiado altas ou bai as aceleram a degradao do papel, que encontra sua temperatura ideal na casa apro imada dos @@V? Mmidade & O e cesso de umidade, bem como o clima muito seco, contribuem para a acelerao do processo de envel"ecimento do documento? !gentes qu)micos$ !cidez do papel & Os papis brasileiros apresentam um )ndice de acidez elevado (pO : em mdia* e, portanto, uma perman#ncia duvidosa? 7oluio atmosfrica & uma das principais causas da degradao qu)mica, representada normalmente pela poeira e fumaa? Cintas & a pr0pria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para a sua deteriorao? !gentes 1iol0gicos$ %nsetos & que atacam os documentos causando sua deteriorao. E .$ baratas, traas, brocas ou carunc"os? 5icro-organismos & fungos? Goedores? Oomem & danifica pelo pr0prio uso? !gentes ambientais$ Qentilao? 7oeira? Oumanos & a banca 3E'7E<Mn1 considera o "omem como agente ambiental e biol0gico (ateno+*? Restaura#$o de ,ocumentos Entende-se por restaurao de documentos a aplicao de tcnicas que permitam recuperar o estado f)sico do documento, de modo a eliminar, ou pelo menos minimizar, o desgaste provocado pelos in=meros fatores de deteriorao e istentes. 7rincipais tcnicas$ 9 & ,esinfestao (combate a insetos*$ O mais eficiente a fumigao, que consiste em introduzir os documentos numa cFmara especial para este fim, onde se faz o vcuo e se aplicam produtos qu)micos por um prazo de E8 a S@ "oras, destruindo completamente os insetos? @ & 6impeza$ Jase posterior 4 fumigao?

A & !lisamento$ 3onsiste em colocar os documentos em bande.as de ao, e pondo-as 4 ao do ar com forte porcentagem de umidade, durante uma "ora, em uma cFmara de umidificao. Em seguida, so passados a ferro, fol"a por fol"a, em mquinas eltricas? Obs.$ Os mtodos a seguir aplicam-se principalmente a documentos "ist0ricos. E & 1an"o de gelatina$ 3onsiste em mergul"ar o documento em ban"o de gelatina ou cola, o que aumenta sua resist#ncia? : & Cecido? L & 'il2ing? S & 6aminao? 8 & 6aminao 5anual? ; & Encapsulao. AULA 1* Aicro)i ma!em ! microfilmagem garantida por lei. ! primeira e mais importante razo para .ustificar o uso do microfilme a economia de espao. ! adoo de microfilme e igir da instituio equipamentos que permitam ler tais documentos, c"amados leitoras de microfilmes ou leitoras de microfic"as que, em alguns casos, permitem a gerao de uma c0pia em papel do documento microfilmado. Essa reduo de espao garantida pelo va or e!a do microfilme, que significa que ele possui o mesmo valor do documento original em papel. 7ara organizar o arquivo de microfilmes, " arquivos pr0prios. 7ara permitir a localizao dos documentos, cada rolo dever conter um )ndice. 7or fora das gavetas, so marcados os c0digos dos rolos que elas abrigam, tornando muito mais fcil a consulta. Haturalmente, dever "aver, .unto do arquivo, um aparel"o de leitura de microfilmes. P poss)vel eliminar documentos microfilmados nas fases corrente e intermediria, mas ao microfilmar um documento do arquivo permanente, tanto original quanto microfilme devem ser mantidos, pois no " eliminao de documentos no arquivo permanente. Dene).cios %ara o uso da micro)i ma!em Qalidade legal? reduo sens)vel de espao? acesso fcil e rpido? garantia da confidencialidade das informaes, . que a ol"o nu imposs)vel visualizar qualquer informao.