Esteeselprimerdocumentoquela SecretaradePlaneamientodelaUTNsube asupginaweb,amododeaporteal procesodeimplementacindelPlan EstratgicoencadaFR.Enelsesealala necesariaconstruccindedistintostipos deindicadoresparadistintostiposde actividadesquelasinstitucionespblicas llevanadelantecomosonlasde planificacin,gestinycontrol,paraque sirvenlosmismosylasetapasparasu elaboracin .

LaPlanificacin Estratgicayla elaboracinde indicadores

Distintostiposdeindicadores paradistintasactividadesde planificacin,gestiny control
DocumentoN1Octubrede2011

La planificacin estratgica y los indicadores

La planificacin estratgica apoya la toma decisiones en diferentes instituciones pblicas y privadas siendo sus enfoques metodolgicos variados. Las mejores prcticas para el uso de la Planificacin Estratgica en el mbito pblico enfatizan la necesidad de que la tcnica utilizada se apegue a ciertos requisitos, entre las cuales mencionamos: Participacin de los responsables institucionales, que tienen a cargo las distintas reas que la componen y los distintos claustros que a su vez tiene a cargo el gobierno de las instituciones El proceso de planificacin estratgica debe ser la base para la articulacin de los objetivos institucionales con las polticas nacionales, y adems debe facilitar la definicin de los planes operativos y la programacin presupuestaria. En el marco del proceso presupuestario anual, un proceso bsico de PE puede ser abordado de forma adecuada. Para saber si se han cumplido con los objetivos propuestos es necesario que la PE sea la fase previa del control de la gestin. El sistema de control de gestin permite registrar los objetivos, indicadores y metas que cubre todos los niveles de la institucin. Este sistema facilita el monitoreo del y la emisin de los informes respectivos. Establecer los indicadores como fase final de la PE, implica definir cules son indicadores estratgicos y cules sern parte de los indicadores operativos del control de actividades necesarias para la implantacin de los planes, proyectos, etc, y cuales son indicadores de gestin. En el cuadro siguiente podemos ver esta distincin: Cuadro 1: Actividades del proceso de Planificacin Estratgica (PE) e indicadores Niveles institucionales Actividades de Planificacin Estratgica Formulacin del PE Evaluacin y Control Gestin Operativa Tipos de indicadores

Gobierno de la institucin Autoridades de la institucin Personal de la institucin

Indicadores estratgicos Indicadores de control Indicadores de desempeo

Desde la perspectiva de las funciones que puede tener el indicador se pueden sealar dos: una primera funcin descriptiva que consiste en aportar informacin sobre el estado real de una actuacin pblica o programa, por ejemplo el nmero de estudiantes que reciben beca, y por otro lado una funcin valorativa que consiste en aadir a la informacin anterior un juicio de valor basado en antecedentes objetivos sobre si el desempeo en dicho programa o actuacin pblica es o no el adecuado, en este caso nmero de becas entregadas con relacin a los estudiantes carenciados. Esta ltima expresin nos est dando informacin sobre el logro de la actuacin del objetivo de Aumentar el nmero de becas para estudiantes carenciados (suponiendo que este es un objetivo intermedio). En la misma idea anterior, un complemento interesante es el que aporta (Weiss, 1998) al diferenciar el concepto de medicin de variable respecto del concepto indicador. Un indicador es una medicin

ordinal que tiene siempre una direccin o rumbo esperado. Por ejemplo, nmero de desempleados sera una medicin sobre la cual no podemos pronunciarnos sobre si sta es buena o mala por s sola, sin embargo un indicador de esta medicin es la tasa de desempleo, que se calcula como el Nmero de Desempleados/Poblacin Econmicamente Activa. Se espera que este indicador tenga una evolucin hacia la baja. Asimismo ocurre con la medicin de crecimiento econmico, respecto de la tasa de crecimiento, a la que siempre esperamos que tenga una evolucin positiva. En la PE se utilizan los indicadores de desempeo, que son medidas que describen cuan bien se estn desarrollando los objetivos de un programa, un proyecto, la gestin de una institucin. Un indicador establece lo que ser medido a lo largo de varias escalas o dimensiones, sin especificar un nivel determinado de o particular nivel de desarrollo. La definicin anterior implica que el indicador es una parte del problema y los niveles esperados de desempeo o metas a lograr son otra parte.

Para qu se utilizan los indicadores?

En el mbito pblico el tema de la evaluacin cobra una importancia mayor en la medida que a diferencia del sector privado los parmetros para identificar el cumplimiento de resultados requiere construir medidas explicitas de lo que se considera un buen desempeo. Las instituciones pblicas enfrentan un conjunto de dificultades para precisar e identificar qu es lo que debe producirse, los usuarios y los parmetros con los cuales se juzgar el buen o mal desempeo. Entre las dificultades ms relevantes se mencionan: Ambigedad de los objetivos que tienen que cumplir las instituciones pblicas. Escasa precisin de los productos relevantes o estratgicos (aquellos que son los necesarios para cumplir con la misin institucional). No existe claridad de quines deben responder por los resultados. No se establecen las consecuencias del buen o mal desempeo, haciendo que la evaluacin muchas veces sea un ejercicio de poca utilidad. Sin embargo los beneficios de la evaluacin a travs de indicadores de desempeo o de gestin son mltiples, entre ellos: Apoya el proceso de planificacin (definicin de objetivos y metas) y de formulacin de polticas de mediano y largo plazo. Posibilita la deteccin de procesos o reas de la institucin en las cuales existen problemas de gestin. Posibilita a partir del anlisis de la informacin entre el desempeo efectuado y el programado, realizar ajustes en los procesos internos y readecuar cursos de accin eliminando inconsistencias entre el quehacer de la institucin y sus objetivos prioritarios. Aun cuando no es posible establecer una relacin automtica entre resultados obtenidos y la asignacin de presupuesto, contar con indicadores de desempeo sienta las bases para una asignacin ms fundamentada de los recursos pblicos. Establece mayores niveles de transparencia respecto del uso de los recursos pblicos y sienta las bases para un mayor compromiso con los resultados por parte de los directivos y los niveles medios de la direccin. Apoya la introduccin de sistemas de reconocimientos al buen desempeo, tanto institucionales como grupales e individuales.

Algunos requisitos para desempeo o gestin

la

construccin

de

Indicadores

de

En el proceso de construccin de los indicadores en general y de desempeo en particular no existe un procedimiento tipo o una metodologa estndar, sin embargo se recomienda tener en cuenta una serie de pasos y requisitos que aseguren la coherencia del conjunto de indicadores que se construyan. El proceso de construccin de indicadores de desempeo lleva de manera implcita la implementacin de un sistema de control de gestin y de informacin para la gestin que permita hacer el seguimiento de las metas. Un requisito previo para la construccin de los indicadores y del sistema de control de gestin, es trabajar previamente sobre las definiciones estratgicas de la institucin (por ejemplo en la UTN la aprobacin el Plan Estratgico en al ao 2010, implic un trabajo previo de discusin de esta visin estratgica). Lo anterior implica abordar un proceso de definicin y/o validacin de misin (principalmente cuando es la primera vez que se desarrolla el sistema de indicadores), de identificacin de los productos, los objetivos y las metas, cuyo cumplimiento ser medido y evaluado a partir del instrumental desarrollado con los indicadores. A continuacin se describen los pasos sugeridos para avanzar en una construccin integrada de indicadores de desempeo o gestin, los cuales consideran adems las fases que le dan sentido al proceso que es la evaluacin y la comunicacin de los desempeos logrados. Cuadro 2: Algunos pasos y requerimientos para la construccin de indicadores 1-Establecer las definiciones estratgicas como referente para la medicin 2- Establecer las reas de desempeo relevantes a medir 3- Formular el indicador y describir la frmula de clculo si es de tipo cuantitativo 4- Recopilar los datos 5- Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medicin 6- Sealar la fuente de los datos 7- Establecer referentes comparativos y establecer juicios 8- Comunicar e informar el desempeo logrado

En la actual implementacin de los Planes Estratgicos de las FR de la UTN, la aprobacin del Plan Estratgico de la universidad ha servido para cumplimentar las tres primeras etapas, las cuales igual pueden ser revisadas y reformuladas por la FR, siendo las etapas siguientes las que se pueden comenzar a trabajar como parte de la implementacin del PE de FR, y servirn para la alimentacin a futuro de un sistema de control de gestin.