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AMERICAN INSTITUTE

TEMA :

ORGANIZACIN DE ARCHIVO

DOCENTE

MILAGROS FLORES RIOS


SEMESTRE :

5 Y 6 CICLO INTEGRANTES :

Milca Jaramillo Chuquihuanga Silfredo Salvador Chinchay Norwin Muoz Castro Segundo Aguinaga Pullen Luis Enrrique Fenco Puican

ORGANIZACIN DE ARCHIVO
Es el conjunto coordinado de personas, de medios materiales y de procedimientos y reglas de actuacin, que intervienen en la actividad general de archivar. Para una buena organizacin de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario. La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.

Criterios para Elegir un tipo de Organizacin


Se pueden considerar tres criterios bsicos: Rpido Acceso Economa de Almacenamiento Facilidad de Uso La eleccin de la organizacin determina el rendimiento relativo del sistema para cada una de las tres caractersticas enunciadas. Algunas medidas de rendimiento son: a) Almacenamiento requerido por un registro. b) Tiempo de bsqueda de un registro. c) Tiempo requerido para leer todo el archivo. d) Tiempo requerido para insertar un registro.

e) Tiempo para modificar un registro. Para archivos , existen las siguientes organizaciones: Secuencial Secuencial Indexado Directa (relativa)

Organizacin de Archivos Secuenciales Los registros estn grabados consecutivamente cuando el archivo se crea, y de igual forma deben ser accesados consecutivamente cuando el archivo es procesado o tomado como entrada de datos. Los registros de los archivos de reporte contienen las siguientes partes: a) Registros de Encabezados: Incluye ttulo del reporte, encabezado de pgina y encabezado de grupo para identificar la informacin. b) Registros de Detalle: Incluye toda la

informacin que se desea mostrar o reportar, y es la parte variable. Generalmente se encuentran arregladas en columnas. c) Registros de Pi de Pgina: Incluye pies de pgina de grupos, pginas y reportes (informacin sumaria). Los datos sumarios se utilizan para calcular cortes de control, los cuales corresponden a cambios de algn campo clave.

Archivos Indexados En los archivos indexados pueden verse como un conjunto de registros, los que pueden accesarse mediante una clave. rea Principal

rea de ndices rea Principal En esta rea se almacenan los registros, con los datos, al momento de crear el archivo. El archivo es creado secuencialmente, es decir, se escriben los registros en el archivo primario en una secuencia indicado por el ordenamiento previo de las Claves. Esta rea incluye a todos los campos de cada registro. rea de ndices Esta rea es creada automticamente por el sistema. Esta rea contiene tantos registros como registros existan en el rea Clave de los Registros Puntero al Registro en el rea principal

La "Administracin de Documentos" es una metodologa para regular la produccin, circulacin, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la creacin, mantenimiento, utilizacin y disposicin de los documentos de una organizacin a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Las finalidades del archivo en una organizacin son:


Ser el centro de la informacin y de la documentacin. Proporcionar los mejores servicios al menor coste. Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

Asegurar la conservacin de los documentos.

Fundamentos metodolgicos de un archivo son:

Lgica. Como me piden los documentos. Como necesitamos la informacin. Rigor. Sencillez.

Criterios para un archivo eficaz son: Inequvocos. Explcitos. Objetivos.

Organizacin bsica de un archivo es la siguiente: Existencia de unas normas de archivo o manual. Existencia de un ndice. Instalaciones.

El guin para un manual de archivo de departamento o central sera el siguiente: 1. Introduccin general. 2. Relacin de tipos de documentos ms corrientes. 3. Proceso de llegada del documento al archivo. 4. Normas y sistemas de clasificacin. 5. Tipos y niveles de archivos. 6. Tipos y criterios para documentos.

7. Conservacin de la documentacin en cada nivel. 8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histrico. 9. Normas de eliminacin y conservacin. 10. Normas de retencin o caducidad. 11. Normas de solicitud de documentacin. 12. Normas para prstamos. 13. Medios materiales necesarios. 14. Medios personales necesarios.

Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin. Tenemos diferentes clases de archivo: Centralizado. Descentralizado. Mixto.

Ventajas del archivo centralizado son: Orden y control. Asequible a todos. Economiza duplicados. Economiza espacio y equipo. El procedimiento es uniforme.

Sus inconvenientes: Es esttico. Requiere personal especializado.

Retrasa la informacin. Riguroso en el prstamo.

Ventajas del archivo descentralizado son: Mayor autonoma. Ajuste permanente. Rapidez de acceso. No requiere personal especializado aunque debera de tenerlo. Normas estrictas en cuanto al nmero de copias. Normas para el control y seguimiento de documentos.

Sus inconvenientes son: Puede faltar informacin. Falta de conocimiento del personal. Incremento de las tareas. Bsqueda y control de los documentos difcil.

Ventajas del archivo mixto son: Mayor elasticidad. Pronta localizacin de documentos.

Sus inconvenientes son: Coordinacin efectiva entre las dependencias. El archivo central debe establecer normas.

Ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas: Creacin y clasificacin. Orden y conservacin. Transferencia. Eliminacin

MECANICA DEL ARCHIVO Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes: 1. Inspeccin. 2. Clasificacin. 3. Codificacin. 4. Prearchivo. 5. Archivo. En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categoras. En el ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios. Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes: 1. Archivar sobre la marcha. 2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar. 3. Usar separadores. 4. Colocar informacin reciente en la parte delantera de las carpetas. 5. Sujetar los papeles con grapas. 6. Unir las copias de las respuestas. 7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan. 8. No recargar cajones. 9. Archivar la correspondencia por asuntos. 10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo. 11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.

12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias. 13. Apuntar con lpiz la fecha en que se puede eliminar material. 14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamao. 15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene. 16. Destinar un sitio a cada cosa. Todas las normas establecidas para los mtodos manuales son aplicables a los procedimientos informticos. CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIN. Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y que se encargar de establecer:

Normas para el funcionamiento del archivo. Normas para el control de los documentos. Normas para transferencia de documentos. Normas para eliminacin de archivos.

Tendrn que consensuarse o hacrselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades. El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer que se sigan las normas. Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar informacin. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:

Archivo recordatorio. Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

Formulario de registro de salida. Formulario de comprobante. Hojas de colores. Archivo recordatorio. Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un perodo de transferencia. Se suelen hacer cada ao pero depender del tipo de empresa y del tipo de documentos. Esto implicar decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir. Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar. Se tiene que guardar un ndice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son: 1. Preparar lista de carpetas transferidas. 2. Preparar cajas de transferencia. 3. Sacar un ndice de lo que se transfiere. El ltimo paso en la vida de un documento es la eliminacin o el paso al archivo histrico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar. El archivo de departamento est formado por documentos recientes, en plena vigencia jurdica y administrativa, de consulta continua. El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor vigencia jurdica y administrativa y deben ser tratados por el archivero. El archivo intermedio forma parte del archivo central y est formado por los documentos que tienen menos uso. No se encuentran entradas de ndice.

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:

Estandarizacin de los equipos. La colocacin de los despachos. Tipo de documentos. La durabilidad. La esttica.

Para guardar los documentos tenemos:


Archivos verticales. Archivos horizontales. Archivos de anillas. Carpetas colgantes. Subcarpetas. Guas para el archivo.

Tambin tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes ventajas: 1. La informacin puede ser intercalada. 2. Se puede suprimir informacin. 3. Se puede arreglar la informacin. La microfilmacin es un sistema de conservacin de documentos que permite ahorrar espacios. Sus ventajas son:

Menor capacidad de espacio. Ahorro de tiempo. Mayor seguridad.

Mayor economa.

Sus inconvenientes son:


Es un procedimiento costoso. Hay que utilizar compaas externas. Se necesitan lectores para los documentos. Las pelculas tienen una vida relativa.

Se indican a continuacin distintos tipos de mobiliario y estanteras que pueden utilizarse para el archivo de oficina: Bastidores y mini archivadores de sobremesa:

son tiles como archivo provisional y se utilizan sobre todo como instrumento auxiliar para hacer una primera ordenacin de los documentos: ejem: ordenacin alfabtica de instancias, ordenacin de catlogos, ordenacin de expedientes pendientes de informe, etc. Carritos para carpetas colgantes y de anillas: son archivadores provistos de ruedas que permiten el transporte de los documentos de un puesto de trabajo a otro. Presentan el inconveniente de poca capacidad y del sistema abierto con los problemas de polvo y control del de acceso. Estanteras: permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como manualmente. Si bien son muy adecuadas para instalar libros, no lo son para los documentos de archivo. Una variante til sera la instalacin en las mismas de carpetas colgantes.

Armarios: Pueden ser de varios tipos:

- Compactos sobre rales: tienen la particularidad de aprovechar el espacio disponible notablemente, al permitir el deslizamiento de los mdulos y, por lo tanto, la reduccin del nmero de pasillos a uno solo, aumentando el

espacio en un 80-90% y constituyen la solucin ideal para aquellas oficinas que deban conservar un gran volumen documental.

- Convencionales: se aconsejan los armarios de puertas enrollables o de persianas, por facilitar el acceso sin ocupar mucho espacio, y con la ventaja aadida de que se pueden cerrar al finalizar la jornada de trabajo. Se aconsejan sistemas de armario modulares, ya que permiten el

almacenamiento de distintos formatos y soportes, as como la posibilidad de ir incorporando mdulos de acuerdo con las necesidades.

Archivadores: Consiste en un mdulo formado por dos o ms cajones en donde se colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de trabajo (bucks) o como unidades independientes. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la localizacin de las carpetas. Otro mobiliario: existen mobiliario y elementos auxiliares para la instalacin de otro tipo de materiales: ejem.: planeros (mdulo especial para el archivo de planos, carteles...), archivadores para disquetes y discos compactos, etc. La necesidad de archivar cada vez ms otros tipos de soportes aconseja la progresiva sustitucin de las tradicionales libreras por un mobiliario modular multiusos en el que las diferentes piezas que lo componen pueden adaptarse a los soportes y a los contenedores, permitiendo la extensin de los mdulos de acuerdo con las necesidades de las oficinas