Auditoria administrativa Mtodo Vctor Rubio Ragazzoni y Jos Hernndez Fuentes En el ao de 1995, Vctor Manuel Rubio Ragazzoni y Jorge

e Hernndez Fuentes presentan en forma de gua prctica a la Auditoria Administrativa, la cual sirve para normar el criterio de actuacin, demostrando ambos que dicho trabajo ha sido probado en el terreno prctico, estando conscientes de su carcter prctico y no obstante, con el tiempo estos autores consideran que su obra podr ser enriquecida con los requerimientos y avances en funcin a las pocas actuales .El autor aporta la parte tctica de la auditora, porque su metodologa la detalla paso a paso, para que una persona que no tenga experiencia en realizarla tenga una gua prctica para llevar a cabo auditorias. Con su metodologa puedes llevar a cabo la auditora en cualquier organizacin. Para que mediante su anlisis y dictamen verifique la efectividad con que se realizan las funciones de una empresa. El proceso de auditora administrativa requiere, de cuatro etapas: ETAPAS
1 PLANEA CIN

a. b. c. d. e.

Definicin del estudio a desarrollar. Diagnstico administrativo. Elaboracin del programa de diagnstico. Aprobacin del programa. Desarrollo del diagnstico. f. Definicin del objetivo. g. Alcance especifico de la auditoria. h. Determinacin del personal necesario. i. Programacin del tiempo estimado. j. Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar. k. Aprobacin del programa de auditora Entrevista con los responsables. Aplicacin de tcnicas de auditoria administrativa. Captacin de documentacin necesaria. Revisin, complementacin y depuracin de la informacin captada. e. Captacin de opiniones y sugerencias. a. b. c. d.

EXAMEN

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EVALUACIN

a. Anlisis y evaluacin de la informacin captada. b. Jerarquizacin de observaciones. c. Planteamiento de las recomendaciones. d. Discusin de las observaciones.

PRESENTACIN

a. Elaboracin del informe final. b. Presentacin del informe final al director general y subdirector de auditora. c. Presentacin del informe final a los responsables de la unidad auditada.

Metodologa Consiste en evaluar el fundamento de la administracin, mediante la localizacin de irregularidades o anomalas, y el planteamiento, de posibles alternativas de solucin. La funcin de la auditoria administrativa consiste en realizar el anlisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa para verificar que se ajusten a los objetivos y polticas establecidas, as como para comprobar la utilizacin racional de los recursos tcnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal en el desarrollo operacional, y evaluar las medidas de control que aseguran los resultados esperados. La parte medular del este mtodo, est en cumplir el programa de trabajo determinado, ya que ste ordena lgicamente las actividades a realizar durante el periodo, con fechas y tiempo destinado a cada actividad. Tener un programa de trabajo muy bien estructurado, le permitir al auditor llevar una secuencia en su labor, y as sabr sus avances y pendientes por hacer, y a la vez evaluar su desempeo al comparar el programa con los avances, ya sea personales o del grupo de auditores, y hacer ajustes necesarios para cumplir las metas propuestas. Ya que se est formulando el plan de trabajo, debes considerar los imponderables que sucedan, como falta de personal, de medios de trabajo, incapacidades, fechas, compromisos comerciales, etc. Para eso se recomienda hacer el plan de trabajo con las personas afectadas directa o indirectamente, claro, teniendo otras consideraciones como la oportunidad de la auditora.

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 Mtodo de calidad total Basada en un principio cientfico y con un enfoque de seguimiento del proceso de control, se tiene el mtodo de control de calidad total, establecido por Deming, quien dio a conocer el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar, o PDCA en ingls).

PARTES PLANEAR

SIGNIFICADO Hacer planes Determinar metas y objetivos Definir mtodos

HACER

Capacitar Ejecutar el plan

VERIFICAR

Comparar contra lo planeado

ACTUAR

Corregir o eliminar problemas Emprender acciones para lograr las metas

Para llegar a la implementacin de un mtodo de control total de la calidad, se requiere de un diagnstico, el cul debe ser efectuado por un tercero, ajeno a la organizacin para evitar los

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prejuicios y que pueda hacer la comparacin ante estndares prestablecidos y conocidos por el auditor, y as sea l quin de los avances en la implementacin del sistema de calidad. Para que la auditora de calidad sea exitosa, el auditor debe poner nfasis en los hechos, es decir, debe dejar a un lado todas las cuestiones subjetivas, debe identificar las reas de mejora y tomar conciencia de las relaciones humanas. Los estndares prestablecidos contra los que deber hacer la comparacin el auditor pueden ser: Polticas escritas Objetivos establecidos en programas o contratos. Especificaciones de calidad de los clientes y/o de la compaa. Especificaciones y manuales gubernamentales. Estndares de calidad de la compaa y la industria. Guas publicadas para conducir auditoras de calidad (ISO 9000). Instrucciones de calidad por departamento. Literatura general sobre auditoras.

Objetivos de ISO 9001 1. Responsabilidad de la direccin. 2. Principios del sistema de calidad. 3. Auditoras internas del sistema de calidad. 4. Consideraciones sobre los costos de calidad. 5. Calidad en relacin con el mercado (revisin del contrato). 6. Calidad en especificacin y diseo. 7. Calidad en adquisiciones (control de adquisiciones). 8. Calidad en la produccin (control del proceso). 9. Control de produccin (control del proceso). 10. Control y rastreabilidad de materiales y componentes, identificacin. 11. Control del estado de verificacin (estado de la inspeccin y prueba). 12. Verificacin del producto (inspeccin y prueba). 13. Control del equipo de inspeccin, medicin y prueba. 14. No conformidades (control de producto no conforme). 15. Acciones correctivas. 16. Manejo y funciones posteriores a la produccin (manejo, almacenamiento, empaque, embarque y entrega). 17. Servicio posterior a la venta 18. Documentacin y registros de calidad (control de documentos). 19. Registros de calidad. 20. Personal (capacitacin y adiestramiento). 21. Uso de mtodos estadsticos. 22. Productos suministrados por el cliente

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Tipos de auditoria de calidad. Auditora externa. Existen distintas categoras de auditora de calidad realizadas por personas externas a la organizacin que se audita. Algunas de stas son: - Auditoria de calidad del proveedor por el comprador. - Auditoria de calidad por consultores. - Auditoria de calidad con el propsito de certificacin. - Auditoria de calidad para obtener algn premio (premio Deming, premio Malcolm Baldrige, en Mxico se tiene el Premio Nacional de Calidad y otros estatales). Auditora interna. Existen 4 tipos de auditoras de calidad que se hacen internamente en las organizaciones. stas son: Auditora realizada por el presidente de la empresa. Auditora realizada por el jefe de la unidad (gerente o jefe de rea o de sucursal). Auditora realizada por el personal de control de calidad. Auditoria mutua de control de calidad.

Tarea: Ensayo comparativo de los mtodos de auditora vistos. Entrega individual y como conclusin del mismo un mtodo propuesto.

Fuentes:
Nava Hernndez, Noe. Mtodos de la Auditoria Administrativa. Universidad del Valle Grijalva. En http://es.scribd.com/doc/126858338/Trabajo-METODOS-DE-LA-AUDITORIA-ADMIISTRATIVA-docx

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