INFORME DE AUDITORA M-14-22 9 de enero de 2014 Municipio de San Juan Operaciones relacionadas con las Recaudaciones, los Ingresos,

las Cuentas Bancarias y los Controles Administrativos (Unidad 4065 - Auditora 13353)

Perodo auditado: 1 de julio de 2007 al 31 de diciembre de 2010

M-14-22 CONTENIDO

Pgina ALCANCE Y METODOLOGA............................................................................................................. 3 CONTENIDO DEL INFORME............................................................................................................... 3 INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 4 COMUNICACIN CON LA GERENCIA............................................................................................. 5 OPININ Y HALLAZGOS ..................................................................................................................... 6 1 - Dficits presupuestarios en los Fondos Operacionales; y cargos por sobregiros, por servicios, por cheques y transacciones electrnicas, pagados sin fondos en cuentas bancarias ....................................................................................................................................... 6 2 - Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaban gestiones de cobro efectivas, y pagos realizados a un contratista sin retener el importe por deuda correspondiente al Impuesto Sobre Ventas y Uso ....................................................................................................... 8 3 - Tarifas cobradas por varios conceptos que no estaban incluidas en la reglamentacin del Centro de Control y Adopcin de Animales del Municipio, y otros conceptos cobrados que no estaban de acuerdo con lo establecido en la reglamentacin ........................... 11 4 - Deficiencias y falta de controles internos sobre las recaudaciones, sobre los sellos para las certificaciones, sobre los inventarios perpetuos de los cheques en blanco, sobre los certificados de patentes y tareas conflictivas realizadas por dos recaudadores ........... 13 5 - Deficiencias relacionadas con los fondos de Caja Menuda asignado al Departamento de Obras Pblicas, con el Fondo Especial de Caja para Atender Situaciones de Emergencia o Desastre y falta de fiscalizacin por parte de la Unidad de Auditora Interna ............................ 18 6 - Cesin para la administracin de un parque a una asociacin sin fines de lucro sin la autorizacin de la Legislatura Municipal y sin formalizar un contrato escrito ........................... 21 COMENTARIO ESPECIAL ................................................................................................................. 23 Apropiaciones y hurtos de fondos municipales, comentados en informes de la Unidad de Auditora Interna del Municipio ................................................................................................. 23 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 24 AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................ 26

M-14-22

ANEJO 1 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERODO AUDITADO .................................................................................................... 27 ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURANTE EL PERODO AUDITADO ......................................................................... 28

M-14-22 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

9 de enero de 2014

Al Gobernador, y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes Realizamos una auditora de las operaciones fiscales relacionadas con las recaudaciones, los ingresos, las cuentas bancarias y los controles administrativos del Municipio de San Juan para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artculo III, Seccin 22 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada.

ALCANCE Y METODOLOGA

La auditora cubri del 1 de julio de 2007 al 31 de diciembre de 2010. En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares; inspecciones fsicas; examen y anlisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada y fuentes externas; pruebas y anlisis de informacin financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos y confirmaciones de cuentas y de otra informacin pertinente.

CONTENIDO DEL INFORME

Este Informe contiene 6 hallazgos y 1 comentario especial sobre el resultado del examen que realizamos de las operaciones relacionadas con las recaudaciones, los ingresos, las cuentas bancarias y los controles administrativos del Municipio. El Informe est disponible en nuestra pgina en Internet: www.ocpr.gov.pr.

M-14-22

INFORMACIN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurdica. Sus operaciones se rigen por la Ley 81-1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, segn enmendada, y por el Reglamento para la Administracin Municipal. Este fue aprobado el 18 de julio de 2008 por el Comisionado de Asuntos Municipales, y comenz a regir el 16 de agosto de 2008. Este sustituye al Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico, del 30 de junio de 1995. Las operaciones objeto de este Informe estuvieron cubiertas por la Ley 81-1991 y por dichos reglamentos. El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin. Es una entidad jurdica con carcter permanente. Adems, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del Gobierno Estatal. El sistema gubernamental del Municipio est compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico. El ANEJO 1 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta por 17 miembros, quienes tambin son electos en dichas elecciones. El ANEJO 2 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Legislatura Municipal que actuaron durante el perodo auditado. El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: ornato, desarrollo de obras pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes, y seguridad. Para ofrecer dichos servicios cuenta con dependencias, tales como: Obras Pblicas, Recreacin y Deportes, Polica y Seguridad Pblica, Oficina Municipal para el Manejo de Emergencias y Administracin de Desastres, y Departamento de Desarrollo Econmico.

M-14-22

El presupuesto del Municipio ascendi a $464,400,000 en el ao fiscal 2007-08, $425,600,000 en el 2008-09 y $432,375,000 en el 2009-10. El Municipio tena preparados sus estados financieros, auditados por contadores pblicos autorizados, correspondientes a los aos fiscales del 2007-08 al 2009-10. Las operaciones correspondientes a dichos aos fiscales reflejaron un dficit de $19,510,961, $18,447,256 y $18,438,846, respectivamente. [Hallazgo 1-a.] El Municipio de San Juan cuenta con una pgina en Internet, a la cual se puede acceder mediante las siguientes direcciones: www.sanjuan.pr y www.sanjuancapital.com. Esta pgina provee informacin acerca de los servicios que presta dicha entidad.

COMUNICACIN CON LA GERENCIA

Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron remitidas al entonces Alcalde, Lcdo. Jorge A. Santini Padilla, mediante cartas de nuestros auditores, del 1 de junio y del 12 de septiembre de 2011. El entonces Alcalde no remiti sus comentarios a las cartas a la gerencia remitidas. El borrador de los hallazgos de este Informe se remiti al entonces Alcalde, mediante carta del 25 de febrero de 2013. Para el mismo propsito, se remiti el Hallazgo 3 a la Sra. Elba A. Valls Prez, la entonces Presidenta de la Legislatura Municipal, mediante carta de la misma fecha. El entonces Alcalde, mediante carta del 19 de abril de 2013, nos indic que no poda contestar los hallazgos del borrador de este Informe debido a que no tena acceso a la informacin en el Municipio, y a que las actuaciones y transacciones comentadas no le constan de propio y personal conocimiento, ya que no supervisaba directamente los departamentos ni sus operaciones. La entonces Presidenta de la Legislatura Municipal contest el Hallazgo 3 del borrador por carta del 12 de marzo de 2013. Los comentarios fueron considerados en la redaccin final de este Informe.

M-14-22

OPININ Y HALLAZGOS

Las pruebas efectuadas revelaron que las operaciones objeto de este Informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables, excepto por los hallazgos del 1 al 6 que se comentan a continuacin. Hallazgo 1 - Dficits presupuestarios en los Fondos Operacionales; y cargos por sobregiros, por servicios, por cheques y transacciones electrnicas, pagados sin fondos en cuentas bancarias Situaciones

a.

Para cada ao fiscal, el Alcalde debe preparar el Proyecto de Resolucin del Presupuesto balanceado de ingresos y gastos. Este, entre otras cosas, debe ser presentado ante la Legislatura Municipal e incluir en el mismo los recursos necesarios y suficientes para amortizar el dficit en las operaciones municipales del ao anterior. El Alcalde es responsable de supervisar la ejecucin del presupuesto aprobado, no podr gastar u obligar en un ao fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y de los fondos autorizados por ordenanza o resolucin para dicho ao, ni celebrar contratos, incurrir en obligaciones en exceso de las partidas consignadas en el presupuesto, a menos que esto est expresamente autorizado por ley o por reglamento. De haber un dficit en las operaciones municipales al liquidar cualquier ao fiscal, el Municipio est obligado a incluir en el presupuesto del ao siguiente los recursos necesarios y suficientes para responder por el crdito correspondiente al ao fiscal inmediato anterior. Dicho dficit aparecer identificado como una cuenta de dficit corriente. El examen realizado sobre las operaciones del Municipio revel que este tena un dficit acumulado en los fondos operacionales correspondientes al ao fiscal 2007-08 por $19,510,961, al 2008-09 por $18,447,256 y al 2009-10 por $18,438,846, segn se refleja en los estados financieros auditados por contadores pblicos autorizados. Estos representaron un 4% del presupuesto total del Municipio

M-14-22

7 aprobado para sus gastos de funcionamiento para esos aos fiscales. Una situacin similar se coment en el Informe de Auditora M-04-23 del 12 de diciembre de 2003.

b.

En el Municipio, el Director de Finanzas, o el funcionario en quien este delegue, es responsable de certificar la disponibilidad de fondos antes de dar curso a cualquier orden de bienes o servicios. Cuando se determine que no hay fondos disponibles para la adquisicin, rechazar la orden y as lo har constar. El Director de Finanzas efectuar el pago de compromisos municipales solamente cuando exista crdito, no agotado o comprometido, en presupuesto o transferido legalmente y cuando dicho gasto est debidamente comprobado o justificado por los documentos que presente la parte interesada. Adems, deber conocer en todo momento el balance disponible en la cuenta bancaria correspondiente y no emitir pago alguno que tenga el efecto de sobregirar cualquier fondo o cuenta municipal. Nuestro examen reflej que de enero de 2002 a diciembre de 2010, cuatro bancos depositarios de los fondos del Municipio efectuaron cargos bancarios por $3,869,842 en la Cuenta Corriente ($3,012,463) y en tres cuentas especiales ($857,379). De estos, $3,004,295 fueron cargos por sobregiros, $856,937 por cargos por servicios y $8,610 por cargos por cheques y transacciones electrnicas pagados sin fondos. Los sobregiros en dichas cuentas fluctuaron de $112,953 a $26,855,644.

Criterios La situacin comentada en el apartado a. es contraria a lo establecido en los artculos 7.010 y 7.011(a) y 8.004(b) de la Ley 81-1991. La situacin comentada en el apartado b. es contraria al Captulo IV, Seccin 11 del Reglamento para la Administracin Municipal.

M-14-22

Efectos El operar con dficit en un ao fiscal determinado reduce los recursos disponibles para el ao fiscal siguiente debido a que el importe del mismo tiene que consignarse en el prximo presupuesto con carcter preferente. Por consiguiente, tambin se afectan adversamente los servicios que se deben prestar a la ciudadana. [Apartado a.] Los cargos por sobregiros, servicios y cheques y transacciones electrnicas pagados sin fondo ocasionaron una reduccin de $3,869,842 en los recursos econmicos del Municipio. [Apartado b.] Causas Las situaciones comentadas se atribuyen a que el entonces Alcalde, el ex Director de Gerencia y Presupuesto y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas durante los referidos aos fiscales. Esto en perjuicio del Municipio. Vanse las recomendaciones de la 1 a la 3, y 9. Hallazgo 2 - Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaban gestiones de cobro efectivas, y pagos realizados a un contratista sin retener el importe por deuda correspondiente al Impuesto Sobre Ventas y Uso Situaciones

a.

El Director de Finanzas tiene la funcin de evaluar las cuentas por cobrar que tenga el Municipio y certificar al Alcalde cules de estas cuentas son cobrables o incobrables. Es obligacin del Alcalde realizar las gestiones necesarias para el cobro de todas las deudas, y recurrir a todas las medidas que autoriza la ley para cobrar las deudas dentro del mismo ao fiscal en que se registren o hasta la fecha del cobro. A diciembre de 2010, el Municipio tena cuentas por cobrar por $56,596,065, para las cuales no se realizaron gestiones de cobro efectivas. El examen de las gestiones realizadas revel que transcurra mucho tiempo entre las gestiones realizadas para el cobro de las mismas que fluctuaban de 36 a 798 das. En el caso de las patentes no

M-14-22

9 nos remitieron evidencia de las gestiones realizadas en 4 de los 5 casos examinados. A continuacin presentamos el detalle de estas cuentas: CONCEPTO Patentes municipales Impuestos sobre Ventas y Uso Arbitrios de Construccin Cheques devueltos por falta de fondos TOTAL AOS FISCALES Del 2002-03 al 2009-10 Del 2006-07 al 2010-11 2010-11 Del 2008-09 al 2010-11 IMPORTE $51,336,451 4,651,117 570,897

37,600 $56,596,065

b.

La Ley 81-1991 dispone que una de las funciones del Director de Finanzas es supervisar el procesamiento de los desembolsos, y establece que no se efectuarn pagos a ninguna persona natural o jurdica que tenga deudas vencidas por cualquier concepto con el Municipio o deudas con el Gobierno Central sobre las que el Municipio tenga conocimiento. Las cantidades de dicho pago que retenga el Municipio sern aplicadas a la deuda de la persona natural o jurdica a la cual se le haga la retencin. Cuando la deuda es con el Municipio, el Alcalde puede autorizar y conceder a la persona un plan de pagos que facilite el saldo de la deuda, si la situacin del deudor as lo justifica. Se deben cobrar intereses sobre la deuda acumulada a base de la tasa de inters prevaleciente en el mercado para prstamos de consumo, al momento de acordarse el plan de pagos. En julio de 2009 y agosto de 2010, el Municipio formaliz 2 contratos por $624,000 con una compaa para el arrendamiento de 400 espacios de estacionamiento. De agosto de 2009 a mayo de 2011, el Municipio realiz desembolsos, para el pago de dichos contratos, por $572,000. Sin embargo, a junio de 2011, la compaa tena una deuda por $23,122 con el Municipio, por concepto del impuesto sobre ventas y uso. El contratista radicaba las planillas del impuesto sobre

10

M-14-22 ventas y uso, pero no realizaba el pago correspondiente. La deuda acumulada corresponda a los aos fiscales 2009-10 ($15,723) y 2010-11 ($7,399). El Municipio no le retuvo el importe de la deuda de los pagos efectuados al contratista. Criterios La situacin comentada en el apartado a. es contraria a los artculos 6.005(c) y (j), 8.003 y 8.010(d) de la Ley 81-1991. Adems, se aparta de lo establecido en la Ley Nm. 113 del 10 de julio de 1974, Ley de Patentes Municipales, segn enmendada. Tambin es contraria a la Ordenanza 28 del 4 de octubre de 2001, Cdigo de Desarrollo Econmico de San Juan que reglamenta la imposicin y el cobro de las patentes municipales y de los arbitrios de construccin. La situacin comentada en el apartado b. es contraria al Artculo 8.008 de la Ley 81-1991 y al Captulo IV, Seccin 16 del Reglamento para la Administracin Municipal. En la Ordenanza 51, Serie 2005-06, segn enmendada, que establece el impuesto sobre ventas y uso, se dispone que todo comerciante o aquel consumidor que no haya pagado el impuesto municipal al momento de adquirir bienes muebles y ciertos servicios al detal en el Municipio ser responsable del pago del impuesto municipal no ms tarde del vigsimo (20) da del mes siguiente al mes de la venta al detal. Efectos El no cobrar en el ao fiscal correspondiente los recursos mencionados en el apartado a. puede ocasionar la falta de fondos para atender las necesidades del Municipio. Adems, puede propiciar que las cuentas se conviertan en incobrables. Lo comentado en el apartado b. ocasion que se le efectuaran pagos a la compaa que tena deudas con el Municipio, contrario a lo establecido en la Ley. Tampoco se recibieron dichos fondos para atender las necesidades del Municipio.

M-14-22

11

Causas Las situaciones comentadas se atribuyen a que los directores de Finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas ni ejercieron una supervisin efectiva para el cobro de las deudas mencionadas. Vanse las recomendaciones 1, 5.a. y 9. Hallazgo 3 - Tarifas cobradas por varios conceptos que no estaban incluidas en la reglamentacin del Centro de Control y Adopcin de Animales del Municipio, y otros conceptos cobrados que no estaban de acuerdo con lo establecido en la reglamentacin Situaciones

a.

El Director de Finanzas es responsable de supervisar las tareas de recaudaciones, y de tomar las medidas adecuadas para proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad municipal. Adems, debe establecer controles para el recaudo, la custodia y el depsito de los fondos municipales. El 4 de octubre de 2001 la Legislatura Municipal aprob la Ordenanza 25, Serie 2001-02, para adoptar el Cdigo de Salud y Salubridad del Municipio de San Juan; disponer sobre su organizacin y esquema; y para otros fines. En dicho Cdigo se incluye el Reglamento para el Control de Animales del Municipio de San Juan (Reglamento). En el Centro de Control y Adopcin de Animales (Centro) se rinden los servicios establecidos en el Reglamento y se realizan los recaudos por ofrecer dichos servicios. Durante los aos fiscales del 2007-08 al 2009-10, los cobros correspondientes a los servicios veterinarios prestados en el Centro, ascendieron a $262,521, $266,577 y $285,233,

respectivamente. El examen realizado revel que el Reglamento era de carcter general, y no especificaba todos los servicios ofrecidos en el Centro ni las tarifas a ser cobradas, segn se indica:

12

M-14-22

1)

Las tarifas cobradas por concepto de la entrega de animales, adopciones y vacunaciones DHLPP1, FRCCP2 y desparasitante no se establecen en el Reglamento del Centro. No obstante, para el perodo de julio de 2009 a diciembre de 2010, en el Centro se realizaron recaudos por $303,842 por conceptos de entrega de animales ($73,374), adopciones ($23,885), vacunaciones

DHLPP ($192,848) y FRCCP ($4,700), y desparasitante ($9,035).

2)

Las tarifas cobradas por concepto de esterilizacin y de vacunacin contra la rabia eran diferentes a las tarifas que se establecan en el Reglamento del Centro. Nuestro examen revel que tanto las tarifas establecidas en la pgina en Internet del Municipio, como las establecidas en la Hoja de Solicitud de Servicios, utilizadas para el cobro de estos servicios, eran diferentes a las que se establecan en el Reglamento. De julio de 2009 a diciembre de 2010, se cobraron $59,166 por concepto de esterilizacin ($37,746) y vacunacin contra la rabia ($21,420).

Criterios Las situaciones comentadas son contrarias a los artculos 3.009(c), 5.005(e) y (m) de la Ley 81-1991, que establece que el Alcalde tendr los deberes y ejercer las funciones y las facultades de promulgar y publicar las reglas y los reglamentos municipales. Adems, que la

Legislatura Municipal ejercer el poder legislativo en el Municipio y tendr las facultades y los deberes sobre los asuntos locales que se le confieren en esta Ley, as como aquellas incidentales y necesarias a las mismas, entre ellas las de autorizar la imposicin de contribuciones sobre la propiedad, las tasas especiales, los arbitrios, las tarifas, los derechos o impuestos dentro de los lmites jurisdiccionales del Municipio sobre materias no incompatibles con la tributacin del Estado con sujecin a la

1 2

Distemper, Hepatitis, Letospirosis, Parvovirus y Parainfluenza (perros) Rinotraqueitis, Clamidia, Calicivirus y Panleucopenia (gatos)

M-14-22

13 Ley. Tambin son contrarias a los artculos 6.005(c) y (f) de la Ley 81-1991, y al Reglamento del Centro. Efectos La ausencia de reglamentacin relacionada con las tarifas de los conceptos mencionados en el apartado a.1) y a la diferencia en precios de las tarifas que se mencionan en el apartado a.2) no permite que se establezca un procedimiento uniforme para el cobro de los servicios ofrecidos por el Municipio. Causas El entonces Alcalde, los directores de Finanzas en funciones y los ex directores del Centro no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron adecuadamente los intereses del Municipio. Vanse las recomendaciones 1, 6 y 9. Hallazgo 4 - Deficiencias y falta de controles internos sobre las recaudaciones, sobre los sellos para las certificaciones, sobre los inventarios perpetuos de los cheques en blanco, sobre los certificados de patentes y tareas conflictivas realizadas por dos recaudadores Situaciones

a.

En la Ley 81-1991 se establece que los directores de unidades administrativas tienen, entre otros, el deber de poner a la disposicin de los auditores internos, de los auditores externos y de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, los libros, los expedientes, los registros, los documentos, los informes y cualquier otra informacin que estos soliciten y sea pertinente para el desempeo de sus funciones, y que el Director de Finanzas debe mantener y custodiar todos los libros, los registros y los documentos relacionados con la actividad de contabilidad y financiera del Municipio. Se determinaron las siguientes deficiencias y faltas de control interno en el proceso de recaudacin:

1)

El Municipio ha establecido en sus registros de contabilidad una cuenta por cobrar denominada Recaudaciones No Entregadas por los Recaudadores. Dicha cuenta por cobrar reflejaba

14

M-14-22 recaudaciones no entregadas por los recaudadores por $16,207 correspondientes a los aos fiscales del 1999-00 al 2010-11. Se determin que las recaudaciones no entregadas por los recaudadores fluctuaban entre $10 y $4,042. A diciembre de 2010, se mantenan en su puesto 40 recaudadores que tenan diferencias y deudas a esa fecha. Adems, se determin que otros 8 recaudadores hicieron entregas en exceso por $841 para las cuales no existan explicaciones. Estas deudas por cobrar las determina el rea de Contabilidad al verificar el cuadre de las recaudaciones que les entregan los recaudadores oficiales. En el Municipio no se realiza una investigacin sobre estas diferencias.

2) No se encontraron ni los funcionarios del Municipio nos

suministraron para examen 20 libros de recibos de recaudacin, Modelo 8CM3, equivalentes a 3,000 recibos emitidos de 2007 a junio de 2009 por $57,433.

3) No se mantenan inventarios perpetuos de los libros de recibos

de recaudaciones en blanco modelos 8CM y 15164. Tampoco se realizaban verificaciones peridicas de la existencia de los libros mencionados.

4) Los recaudadores oficiales no conciliaban los valores recibidos

de los recaudadores auxiliares contra los recibos emitidos por estos, cuando realizaban el recogido de las recaudaciones en las distintas dependencias.

5) Los recaudadores oficiales asignados a realizar el recogido de las

recaudaciones de los recaudadores auxiliares en las distintas dependencias, no cumplan con el requisito de realizarlo diariamente. De febrero de 2008 a diciembre de 2009, los

Los recibos Modelo 8CM son utilizados para el cobro de arbitrios, estacionamiento, arrendamiento, y otros conceptos.
4

Los recibos Modelo 1516 son utilizados para el cobro de patentes municipales.

M-14-22 recaudadores oficiales recogieron las recaudaciones

15 de

18 recaudadores auxiliares por $921,556 con tardanzas que fluctuaron de 1 a 82 das.

6) Los recaudadores auxiliares asignados a la Colectura Municipal

de San Juan no depositaban diariamente los recaudos realizados mediante el mtodo de transacciones electrnicas.

Esto debido a que no realizaban la corrida de las transacciones electrnicas diariamente. Tambin dichos recaudadores

auxiliares depositaron recaudos por $18,365 con tardanzas que fluctuaron de 1 a 9 das.

7) Siete recaudadores expidieron 176 recibos de recaudaciones por

$28,392 sin que se desglosara en los mismos si la cantidad del valor recibido era en efectivo, en cheque, en giro o si se recibi mediante una transaccin electrnica.

8) Los duplicados de 43 recibos por $12,592 estaban escritos con

tinta original y tenan tachaduras y borrones. No se encontr evidencia, ni los funcionarios del Municipio nos suministraron, de que los directores de finanzas realizaran investigaciones relacionadas con dichas situaciones. De estos, 28 recibos por $6,445 eran en efectivo. Las pruebas efectuadas por nuestros auditores, a base de una muestra, no revelaron irregularidades.

9) Diez recaudadores cancelaron 192 recibos sin que se indicaran

en los mismos las razones para su cancelacin.

10) Los cajeros asignados en las instalaciones del San Juan Golf
Academy del Municipio expidieron 763 recibos no oficiales por $8,750 por concepto del uso de las instalaciones sin que se emitieran recibos oficiales de recaudacin, Modelo 8CM. Los recibos que utilizaron no estaban preenumerados, sino que se enumeraban manualmente. Tampoco provean para que se indicara el nombre de la persona que hizo el pago, el mtodo de pago ni el nmero de cajero o de recaudador que hizo el recaudo.

16

M-14-22

11) De septiembre de 2007 a julio de 2008, una empleada municipal

asignada al Colegio Universitario de San Juan realiz recaudaciones recaudador. por $93,010 sin tener nombramiento de

12) No se evidenciaba la devolucin de los libros de recibos que

fueron utilizados por los recaudadores auxiliares. Situaciones similares a las indicadas en el apartado a.1), 5), del 7) al 9) y 11) se comentaron en el Informe deAuditora M-04-23.

b.

El examen de los procedimientos y del control de los sellos, para las certificaciones de deudas de patentes, que emite la Colectura del Municipio revel lo siguiente:

1) No se llevaba un inventario perpetuo ni se hacan verificaciones

peridicas de la existencia de los mismos. Tampoco el programa utilizado en el rea de recaudaciones en la Colectura permita el registro de los sellos vendidos, para poder determinar la cantidad de sellos utilizados en el Municipio por las diferentes certificaciones aprobadas.

2) No estaban anotados todos los sellos para las certificaciones en

el Registro que tienen para este propsito.

3) No se haban decomisado 400 sellos cuyos nmeros de serie

estaban repetidos y haban sido utilizadas entre el 18 de diciembre de 2006 y el 29 de enero de 2007. Sin embargo, en abril de 2010, estos se mantenan guardados en el rea de la bveda junto con los sellos que estaban disponibles para ser utilizados.

4) Dos recaudadores auxiliares del rea de la Colectura no

utilizaban los sellos de las certificaciones en orden numrico.

M-14-22

17

c.

En el Municipio no se mantena un inventario perpetuo de los cheques en blanco, ni de las formas codificadas para la impresin de los mismos. Tampoco se exiga una requisicin escrita para el despacho de los mismos ni se realizaban verificaciones peridicas de su existencia.

d.

Los certificados de patentes no contaban con un nmero impreso que permitiera mantener un control de los mismos.

e.

Los siguientes recaudadores realizaban funciones conflictivas:

1) El Recaudador Auxiliar asignado al Colegio Universitario de

San Juan, adems de realizar sus funciones de recaudador, tambin realizaba las funciones de Pagador Especial.

De septiembre de 2010 a febrero de 2011, realiz recaudaciones por $364,901 mediante la emisin de 2,257 recibos de recaudacin.

2) Una empleada con el puesto de Contador I, tambin ejerca como

Recaudadora Auxiliar. Adems de realizar la funcin de recaudar, realizaba las funciones de cuentas por cobrar, correspondientes a los cheques devueltos por falta de fondos. Dicha empleada cancelaba en el sistema computadorizado los pagos de los contribuyentes que realizaban pagos con cheques sin fondos y eran devueltos por el banco. Adems, realizaba las gestiones de cobro de los mismos. Criterios Las situaciones comentadas en los apartados a.1) y 2), y b.3) son contrarias a los artculos 6.003(f), 6.005(c) a, (d) y (f), 8.010(d), 8.015 y 11.011(a)(7) de la Ley 81-1991. Las situaciones comentadas en los apartados del a. al e. son contrarias al Captulo III, secciones de la 3 a la 5 del Reglamento para la Administracin Municipal que establecen los controles que se deben ejercer para el recaudo, la custodia y el depsito de los fondos pblicos. En el Captulo III, secciones de la 3 a la 5 del Reglamento Revisado sobre

18

M-14-22 Normas Bsicas se incluan disposiciones similares. Cnsono con esto, y como norma de sana administracin, se deben mantener inventarios perpetuos de los recibos de las recaudaciones, de los sellos de colectura, y de los cheques en blanco, y hacer verificaciones peridicas sobre la existencia de los mismos. Adems, se debe mantener una segregacin adecuada de las tareas que realizan los funcionarios y los empleados municipales. En el Manual de Procedimientos para Recaudadores Auxiliares del Municipio de San Juan, aprobado el 17 de febrero de 1998, se establecen los procedimientos para promover el buen manejo y la custodia de los fondos pblicos, cobrados por los recaudadores auxiliares del Municipio. Efectos Las situaciones comentadas propician la comisin de errores e irregularidades con los fondos del Municipio y dificultan que, de estas cometerse, se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Adems, la situacin comentada en el apartado a.1) puede propiciar que dichas cuentas por cobrar por $16,207 se conviertan en incobrables. Causas Los directores de finanzas en funciones no supervisaron adecuadamente las operaciones relacionadas con las recaudaciones y con los procesos mencionados. Vanse las recomendaciones 1, y 5.a., de la b.1) a la 5) y c. Hallazgo 5 - Deficiencias relacionadas con el Fondo de Caja Menuda asignado al Departamento de Obras Pblicas, con el Fondo Especial de Caja para Atender Situaciones de Emergencia o Desastre y falta de fiscalizacin por parte de la Unidad de Auditora Interna Situaciones

a.

La Legislatura Municipal, mediante la Ordenanza 83 del 4 de abril de 2002, autoriz la creacin de un Fondo de Caja Menuda para cada unidad administrativa que lo solicite. Esto, para el pago de cantidades mnimas en la adquisicin de artculos, materiales o servicios de necesidad inmediata, y para establecer un Fondo Especial de Caja para atender situaciones de emergencia o desastres por $7,000.

M-14-22

19 Tambin mediante la Ordenanza 30 del 5 de marzo de 2008 se autoriz establecer y administrar un fondo de caja menuda para el Departamento de Obras Pblicas, Ingeniera y Construccin por $3,000. A la fecha de nuestro examen existan 21 fondos de caja menuda distribuidos en los diferentes departamentos del municipio. El examen que realizamos de las transacciones efectuadas en tres fondos de caja menuda revel las siguientes deficiencias:

1) En 11 comprobantes de desembolso por $17,054, emitidos de

junio de 2009 a diciembre de 2010 del fondo de caja del Departamento de Obras Pblicas, se encontraron 39 facturas por $2,949 de un proveedor que no indicaban las fechas de las compras y en 13 ocasiones el nmero de referencia impreso en las facturas se repeta para justificar diferentes compras.

2) El 30 de agosto de 2010, sin la aprobacin de la

Legislatura Municipal, el Fondo Especial de Caja para Atender Situaciones de Emergencia o Desastres se aument de $7,000 a $12,000, por instrucciones del Subdirector Ejecutivo del rea de Servicios Generales. La Legislatura Municipal nos emiti una certificacin el 10 de febrero de 2011, en la cual indica que la Legislatura Municipal no haba aprobado dicho aumento.

3) La Oficina de Auditora Interna no realizaba intervenciones

peridicas de los fondos mencionados para verificar el buen uso de los mismos.

4) De agosto de 2007 a diciembre de 2008, se autorizaron para pago

7 comprobantes de desembolso por $12,467 para reponer los balances de 5 fondos de caja. Tres comprobantes por $2,440 carecan de la firma del Director de Finanzas y en 4 comprobantes por $10,027 faltaba la firma de los directores de Departamentos o representantes autorizados del Alcalde.

20

M-14-22

Criterios Las situaciones comentadas en el apartado a.1), 2) y 4) son contrarias al Captulo IV, Seccin 26 del Reglamento para la Administracin Municipal donde se establecen los controles y las normas para administrar un fondo de caja menuda. Dentro de estas normas se dispone que el fondo se crear y se mantendr por la cantidad autorizada y slo podr ser modificada previa autorizacin de la Legislatura Municipal. En el Captulo IV, Seccin 24 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se inclua una disposicin similar. En la Ordenanza 83 del 4 de abril de 2002 se autoriza el uso de un fondo de caja menuda para cada unidad administrativa que lo solicite, y se establece la cantidad mxima del mismo y de cada pago. En el Procedimiento para el Manejo de Caja Menuda y Fondos Especiales, aprobado el 9 de septiembre de 2007, se establecen los controles para el pago en efectivo de cantidades mnimas en la adquisicin de artculos, materiales y servicios de necesidad inmediata. La situacin comentada en el apartado a.3) es contraria al Artculo 6.004(a) de la Ley 81-1991 y al Procedimiento para el Manejo de Caja Menuda del Municipio. Efectos Las situaciones comentadas propician la comisin de irregularidades con los fondos del Municipio. Adems, evitan que, de estas ocurrir, se puedan descubrir a tiempo para fijar responsabilidades. Causas Con relacin al apartado a.1), 2) y 4), atribuimos las situaciones a que los directores de Finanzas en funciones no protegieron los intereses del Municipio y se apartaron de las normas de sana de administracin y de control interno establecidas. Adems, con relacin al apartado a.2), el Subdirector Ejecutivo del rea de Servicios Generales no cumpli con las disposiciones citadas.

M-14-22

21

Atribuimos la situacin del apartado a.3) a que el Director de Auditora Interna no cumpli con su deber. Vanse las recomendaciones 1, 5.b.6) y 7. Hallazgo 6 - Cesin para la administracin de un parque a una asociacin sin fines de lucro sin la autorizacin de la Legislatura Municipal y sin formalizar un contrato escrito Situacin

a.

El Municipio puede contratar con cualquier agencia pblica y con cualquier persona natural o jurdica, para el desarrollo, la administracin y la operacin conjunta, coordinada o delegada de instalaciones para brindar servicios pblicos y para la construccin, la reparacin y el mantenimiento de instalaciones municipales. Tales actividades incluyen la contratacin de proyectos conjuntos con entidades pblicas o privadas, con o sin fines de lucro, para la construccin y el desarrollo de viviendas de inters social, el desarrollo y la operacin de programas o instalaciones municipales y cualesquiera otras donde el Municipio requiera la participacin de personas naturales o jurdicas externas para la viabilidad de los proyectos y los programas. La formalizacin de la contratacin requiere la aprobacin previa de la Legislatura Municipal. Nuestro examen revel que el Municipio de San Juan cedi la administracin del parque de bisbol Santiago Iglesias Pantn a una asociacin sin fines de lucro de la comunidad, sin la autorizacin de la Legislatura Municipal, y sin que mediara un contrato escrito. De enero a mayo de 2011, la asociacin gener ingresos por $7,085 correspondientes al arrendamiento de dicho parque, los cuales fueron depositados en una cuenta bancaria perteneciente a dicha entidad. Durante el perodo mencionado la asociacin desembols $1,076 correspondientes al mantenimiento de las reas verdes, donativos y rembolsos de gastos. La informacin generada de los ingresos y los desembolsos no era confiable, ya que la asociacin no llevaba libros de contabilidad.

22

M-14-22

Criterios La situacin comentada es contraria al Artculo 2.001(r) de la Ley 81-1991. Adems, es contraria a la opinin del 19 de marzo de 1999, en el caso Fernndez & Gutirrez, Inc. v. Municipio de San Juan, 147 D.P.R. 824 (1999), en la que el Tribunal Supremo de Puerto Rico dictamin que es requisito formular los acuerdos mediante contratos escritos y que los mismos se formalicen antes de la prestacin de los servicios. Cnsono con esto, y como norma de sana administracin y de control interno, se deben formalizar acuerdos escritos con las entidades para que se establezcan claramente las obligaciones de ambas partes y el uso especfico que se le dar a las propiedades municipales que se les ceden. Efectos La situacin comentada impidi que la Legislatura Municipal ejerciera sus facultades legislativas, entre ellas, considerar la legalidad, la necesidad y la razonabilidad de la transaccin y que se dejaran de recibir ingresos por el arrendamiento del parque. Adems, la ausencia de contratos puede ser perjudicial para el Municipio, ya que no hay un documento legal que obligue a la asociacin y que, a su vez, proteja los intereses del Municipio, entre otros, la responsabilidad pblica, en caso de que ocurra alguna eventualidad. Causas El entonces Alcalde y la ex Directora de Recreacin y Deportes no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron adecuadamente los intereses del Municipio. Vanse las recomendaciones 1, 8 y 9.

M-14-22

23

COMENTARIO ESPECIAL

En esta seccin se comentan situaciones que no necesariamente implican violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las operaciones de la entidad auditada. Tambin se incluyen situaciones que no estn directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las cuales pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que afectan al erario. Apropiaciones y hurtos de fondos municipales, comentados en informes de la Unidad de Auditora Interna del Municipio Situaciones De septiembre de 2007 a octubre de 2009, la Unidad de Auditora Interna del Municipio emiti cuatro informes sobre apropiaciones y hurtos de fondos municipales por $90,421 ocurridos en las dependencias municipales para el perodo de junio de 2006 a noviembre de 2007. A continuacin presentamos los hallazgos ms relevantes de dichos informes: 1) En mayo de 2007, una empleada municipal que realizaba funciones de recepcionista de la Oficina de Servicios al Ciudadano no entreg $850 por concepto de un donativo otorgado a un residente del Municipio. A diciembre de 2010, dichos fondos no se haban reintegrado al Municipio. 2) De abril de 2006 a febrero de 2007, se dejaron de depositar $13,121 por recaudos realizados en el Centro Ms Salud Javier Antn. Esto, debido a que los recaudadores auxiliares recogieron los sobres de los recaudos y no los contaron en presencia de los recaudadores del Centro. Al llegar a la Oficina de Colectura del Municipio y realizar el conteo, se percataron de que dichos sobres estaban vacos. Los recaudadores auxiliares de que la Oficina de Colectura del Municipio no siguieron el debido proceso establecido para el recibo de los recaudos. Al 30 de abril de 2011, no se haban recuperado $12,396 de dichos fondos.

24

M-14-22

3) De noviembre de 2005 a junio de 2007, ocho recaudadores del estacionamiento La Puntilla no entregaron $75,202 por concepto del pago de los boletos de estacionamiento. A diciembre de 2010, dichos fondos no se haban reintegrado al Municipio. 4) De junio a diciembre de 2008, dos empleadas del Departamento de Recreacin y Deportes y Desarrollo Juvenil del Municipio recaudaron $1,248 por el arrendamiento de instalaciones deportivas con recibos no oficiales. No se encontr evidencia de que dichos fondos fueran depositados en las cuentas del Municipio. Una situacin similar se coment en el Informe de

Auditora M-04-23. Vase la Recomendacin 4.

RECOMENDACIONES

Al Comisionado de Asuntos Municipales 1. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del

Boletn Administrativo 1998-16 aprobado el 13 de junio de 1998 por el Gobernador. [Hallazgos del 1 al 6] 2. Ver que el Municipio tome las medidas administrativas necesarias para amortizar el dficit presupuestario en los Fondos Operacionales y eliminar los sobregiros en las cuentas bancarias. [Hallazgo 1] A la Alcaldesa 3. Tomar las medidas administrativas necesarias para desarrollar un plan de austeridad para eliminar el dficit presupuestario en los Fondos Operacionales [Hallazgo 1] 4. Recobrar de los empleados concernientes los $89,696 por apropiaciones y hurtos de fondos municipales. y los sobregiros en las cuentas bancarias.

[Comentario Especial] 5. Ejercer una supervisin eficaz del desempeo del Director de Finanzas para asegurarse de que:

M-14-22

25

a.

Agilice el cobro de las cuentas por cobrar que se indican en los hallazgos 2-a. y 4-a.1).

b.

Corrija las deficiencias relacionadas con: 1) la falta de controles en las recaudaciones

[Hallazgo 4-a. del 2) al 12)] 2) el control sobre los sellos para la certificaciones de deudas de patentes [Hallazgo 4-b.] 3) el inventario perpetuo de los cheques en blanco [Hallazgo 4-c.] 4) 5) los certificados de patentes [Hallazgo 4-d.] las tareas conflictivas que realiza el Contador I y el Recaudador Auxiliar [Hallazgo 4-e.] 6) las deficiencias relacionadas con el manejo del Fondo de Caja Menuda. [Hallazgo 5] c. Localice los libros de los duplicados de recibos de recaudaciones que se indican en el Hallazgo 4-a.2) y remita los mismos al Auditor Interno para que este los examine, le determine su correccin y le rinda un informe al respecto. Adems, establezca un sistema de archivo adecuado. 6. Preparar un proyecto de ordenanza y presentarlo a la

Legislatura Municipal para reglamentar todos los servicios que se ofrecen y las tarifas a ser cobradas por el Centro de Control y Adopcin de Animales del Municipio de San Juan. [Hallazgo 3] 7. Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones de la Unidad de Auditora Interna para asegurarse de que esta cumpla con los deberes y las oblicaciones que le imponen en la Ley 81-1991 y en el Procedimiento para el Manejo de Caja Menuda y Fondos Especiales aprobado por el Municipio. [Hallazgo 5-a.3)]

26

M-14-22

8.

Obtener previamente la autorizacin de la Legislatura Municipal para

la cesin de la administracin del parque, y otorgar contratos escritos

para dicha cesin. [Hallazgo 6l

A la Presidenta de la Legislatura Municipal

9.

Informar a la Legislatura Municipal las situaciones que se comentan

en los hallazgos del

I al 3 y 6, de modo que se tomen las medidas

y
establecer un plan de seguimiento para

correctivas que procedan,

que esas situaciones se atiendan prontamente.

AGRADECIMIENTO A los funcionarios y a los empleados del Municipio

de San Juan, les

agradecemos la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditora.

Cl*;ct-r-d- ArZaA/
Por:

M-14-22

27 ANEJO 1 MUNICIPIO DE SAN JUAN FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERODO AUDITADO5

NOMBRE Lcdo. Jorge A. Santini Padilla Sra. Lourdes Rovira Rizek Ing. Miguel A. Cordero Lpez CPA Francisco J. Pea Montaez Sr. Fernando Aguiar Carrasquillo CPA Francisco J. Pea Montaez CPA Mara V. Len Freire Lcdo. Jos A. Alicea Rivera Sr. Manuel R. Pieiro Caballero Sr. Ramn Ocasio Navarro Sr. Wilfredo Torres Pinto Sr. Carlos Acevedo Caballero Alcalde

CARGO O PUESTO

PERODO DESDE 1 jul. 07 16 ene. 09 1 jul. 07 1 mar. 10 1 ene. 08 1 dic. 07 1 jul. 07 1 jul. 07 1 jul. 07 1 ene. 08 1 jul. 07 1 jul. 07 HASTA 31 dic. 10 31 dic. 10 7 ene. 09 31 dic. 10 28 feb. 10 31 dic. 07 30 nov. 07 31 dic. 10 31 dic. 10 31 dic. 10 17 sep. 07 31 dic. 10

Directora Ejecutiva Director Ejecutivo Director de Finanzas Interino Director de Finanzas Directora de Finanzas Secretario Municipal Director de Gerencia y Presupuesto Director de Auditora Interna6 Director Oficina para el Manejo de Emergencias y Administracin de Desastres Directora de Recreacin y Deportes

Sra. Mara E. Batista Santaella

1 jul. 07

31 dic. 10

5 6

No se incluyen interinatos menores de 30 das. El puesto estuvo vacante del 18 de septiembre de 2007 al 1 de enero de 2008.

28

M-14-22 ANEJO 2 MUNICIPIO DE SAN JUAN FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURANTE EL PERODO AUDITADO7

NOMBRE Sra. Elba A. Valls Prez Sra. Carmen M. Quinez de Jess

CARGO O PUESTO Presidenta Secretaria

PERODO DESDE 1 jul. 07 1 jul. 07 HASTA 31 dic. 10 31 dic. 10

No se incluyen interinatos menores de 30 das.

MISIN

Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos pblicos, con independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados. Promover el uso efectivo, econmico, eficiente y tico de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.

PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIN PBLICA DE EXCELENCIA QUERELLAS

La Oficina del Contralor, a travs de los aos, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administracin pblica. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra pgina en Internet.

Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos pblicos pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por telfono al (787) 754-3030, extensin 1106, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). Tambin se pueden presentar mediante el correo electrnico Querellas@ocpr.gov.pr o mediante la pgina en Internet de la Oficina. En los informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditoras. En nuestra pgina en Internet se incluye informacin sobre el contenido de dichos hallazgos. La manera ms rpida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la pgina en Internet de la Oficina. Tambin se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030, extensin 3400.

INFORMACIN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORA

INFORMACIN DE CONTACTO

Direccin fsica: 105 Avenida Ponce de Len Hato Rey, Puerto Rico Telfono: (787) 754-3030 Fax: (787) 751-6768 Direccin postal: PO Box 366069 San Juan, Puerto Rico 00936-6069

Internet: www.ocpr.gov.pr Correo electrnico: ocpr@ocpr.gov.pr