Vous êtes sur la page 1sur 101

MICROSOFT EXCEL 2010 INTERMEDIO

Elaborado por:

Abril, 2011

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

NDICE
Introduccin Descripcin General del curso Unidad 1. Introduccin a Microsoft Excel intermedio Resumen caractersticas bsicas Interfaz de Usuario Office 2010 Vista backstage de Microsoft Office Dar formato a hojas de clculo y datos Formatos personalizados Unidad 2. Manejo de referencias Tipos de referencias de celdas Como cambiar el tipo de referencia Manejo de referencias 3d Referenciar una celda o un rango mediante referencias 3d Unidad 3. Herramientas complementarias Manejo de series en Excel Creacin de listas personalizadas Asignar nombre a una celda o aun rango de datos Insertar comentarios Opciones de pegado especial Unidad 4. Manejo de funciones lgicas Funcin condicional Si Operadores relacionales Funcin Y( ) Funcin O( ) Funciones lgicas anidadas Unidad 5. Manejo de funciones de bsqueda y referencia Funcin consulta Vertical ConsultaV( ) Funcin consulta horizontal ConsultaH( ) Funcin Elegir Unidad 6. Otras funciones Funciones ES Manejo de la funcin ESERROR() Funcin Contar.si Funcin Sumar.si Funciones para el manejo de fecha y hora Funcin Sumar.Si.Conjunto Funcin Consulta.Si.Conjunto Funcin Promedio.Si Funcin Si.Error Unidad 7. Hipervnculos Hipervnculos en Excel Crear un hipervnculo a un nuevo archivo Crear un hipervnculo a un archivo existente Crear un hipervnculo a una pgina Web Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro

7 9 10 11 13 20 22 23 23 25 27 29 32 33 39 42 43 43

47 48 52 55 56 56 58 59 63 65 66 67 12 69 70 70 71

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

Unidad 8. Manejo de herramientas bsicas de base de datos Bases de datos Ordenar y filtrar Orden Predeterminado Tablas en Excel Esquemas Unidad 9. Auditoria Herramientas de Auditora Unidad 10. Otras herramientas Recuperacin de archivos Vista protegida REFERENCIAS ANEXOS

73 74 76 77 79

86

88 91

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

INTRODUCCIN
Excel es, hoy por hoy, la hoja de clculo ms utilizada en el mercado. Excel permite guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas, adems de poder representar todos estos datos a travs de grficos de distinto tipo, que facilitan su interpretacin. Puede resultar de enorme utilidad para realizar desde las ms simples operaciones, como pueden ser llevar la contabilidad del hogar, registrar la asistencia a cursos, hasta aquellas ms complejas, (como establecer previsiones sobre posibles inversiones, realizar anlisis estadsticos, entre otros. La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos. Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene hojas de clculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre. Microsoft Office Excel 2010 es una potente herramienta que se puede usar para crear y aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualizacin de datos enriquecida y las vistas de tabla dinmica permiten crear, de un modo ms sencillo, grficos de aspecto profesional y fcil uso. El presente manual ha sido creado para ensear a los usuarios, de manera clara y amena, el uso de aplicaciones intermedias en Excel. En el manual se desarrollan en forma concisa y prctica la utilizacin de las herramientas principales de una de las hojas de clculo ms poderosas y populares bajo el ambiente de Windows. Es por ello que est organizado en varios captulos, los cuales van avanzando en su grado de complejidad, permitiendo una consulta rpida sobre un determinado tema. Primeramente, se hace un repaso del Excel Bsico con la finalidad de afianzar conocimientos y nivelar a los participantes. Aqu se tratarn aspectos relacionados con la interfaz grfica, introduccin de datos en la hoja, Formatear la hoja de clculos, Guardar e imprimir la hoja de clculo, entre otros. Adicionalmente la descripcin de los elementos que conforman la interfaz de la herramienta.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

Seguidamente se tratan todos los aspectos relacionados con el formato especial de datos y formato a hojas de clculo, Agregar o quitar la trama de fondo de una hoja, Aplicar un borde alrededor de una pgina, Aplicar o quitar el sombreado de celdas, entre otros. Por otra parte se profundiza en el manejo de FRMULAS Y FUNCIONES, Direccionamiento relativo, absoluto y mixto. Argumentos de las funciones, terminacin automtica de parntesis y mucho ms. As mismo se utilizarn herramientas para el manejo de hipervnculos y finalmente se desarrollaran opciones bsicas en el manejo de bases de datos Durante el desarrollo de cada uno de los temas, se encontraran diversas ilustraciones, las cuales permiten un entendimiento gil de los procedimientos necesarios para ejecutar las tareas. En conclusin, el manual ser un medio de informacin que le acompaar en el trabajo diario con el computador y que permitir al participante desarrollar a fondo sus conocimientos y experimentas con nuevas herramientas que le harn su trabajo ms certero.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

DESCRIPCIN GENERAL DEL CURSO

Denominacin Del Curso: Microsoft Excel 2010 Intermedio Objetivo General: Aplicar conocimientos bsicos de Excel, en el contexto de herramientas intermedias de la misma aplicacin, para conocer a profundidad utilidades y diversos alcances, para el manejo ptimo de la informacin. Objetivos Especficos:

Explicar los conceptos fundamentales de las herramientas aplicadas al


ahorro de tiempo y manejo de elementos que permitan agilizar el trabajo.

Conocer los elementos tericos subyacentes al manejo de frmulas


complejas y funciones aplicadas en diversos casos de estudio.

Utilizar un marco de referencia de trabajo analtico que permita el uso


eficiente de la herramienta como respuesta a las problemticas dentro del entorno de trabajo, aplicando las funciones de las hojas de clculo de Excel.

Aplicar herramientas bsicas para el manejo de base de datos a travs de


la hoja de clculo.

Hacer uso de las bondades de Excel 2010 como herramienta para un


ptimo desempeo en el rea donde se desenvuelva. A Quines Est Dirigido: Participantes de todas las reas con conocimientos de Excel bsico 2010. Duracin: 16 Horas.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

Unidad 1. Introduccin a Microsoft Excel intermedio


Resumen caractersticas bsicas
En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft Office Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que se pueden utilizar para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Es una potente herramienta que se puede usar para crear y aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualizacin de datos enriquecida y las vistas de tabla dinmica permiten crear, de un modo ms sencillo, grficos de aspecto profesional y fcil uso. La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos. Un clculo es una operacin matemtica aplicada a unos datos. Los re clculos son posibles en tanto en cuanto los factores de una operacin no son datos, sino posiciones de los mismos en la hoja de clculo, de tal modo que, al modificar el contenido de esa posicin, tambin sea modificado el clculo al que afecta. Los re clculos no sern posibles, por tanto, cuando los factores de una operacin sean datos y no referencias posicinales. La unidad bsica de la hoja de clculo es una celda. Las celdas se identifican por una referencia que consta de dos partes, la letra de encabezamiento de columna y el nmero de fila. La hoja de clculo se completa introduciendo texto, nmeros y frmulas en las celdas.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de clculo, Office Excel 2010 admite hasta 1 milln de filas y 16.000 columnas por hoja de clculo. Especficamente, la cuadrcula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un 1.500% ms de filas y un 6.300% ms de columnas comparadas con las que haba en Microsoft Office Excel 2003. Para su informacin, ahora las columnas acaban en XFD en lugar de acabar en IV. En lugar de 4000 tipos de formato, ahora puede utilizar un nmero ilimitado en el mismo libro y el nmero de referencias de celda por celda se aumenta de 8000 al que limite la memoria disponible. Para mejorar el rendimiento de Excel se ha aumentado la administracin de memoria de 1 GB de memoria en Microsoft Office a 2 GB en Office Excel 2010. Tambin experimentar una aceleracin de los clculos en hojas de clculo de gran tamao con muchas frmulas gracias a la compatibilidad de Office Excel 2007 con varios procesadores y conjuntos de chips multiproceso. Office Excel 2007 admite asimismo hasta 16 millones de colores. Antes de comenzar con nuevas herramientas es necesario resumir algunos conceptos bsicos Hoja: se denomina as a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas se introducirn los datos. Columna: se nombran de la A a la Z y estn dispuestas en vertical. Despus de la columna Z, se encontrar con la columna AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB.. y as hasta la ltima columna que es la XFD. Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1.048.576 que es la ltima. Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensin XLS con todas las hojas que tuviese el libro. Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejara con el siguiente nombre: A1:A5.

Interfaz de usuario en Office 2010


La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solan estar ocultos tras complejos mens y barras de herramientas ahora son ms fciles de encontrar en las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lgicos de comandos y caractersticas. Muchos cuadros de dilogo han sido reemplazados por galeras desplegables que muestran las opciones disponibles. Adems, se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opcin adecuada. Independientemente de la actividad que est llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan ms tiles para completar dichas tareas correctamente. Al entrar al programa se encuentra una ventana con un ambiente de trabajo propio de la aplicacin como se observa a continuacin, aunque en ciertas ocasiones el ambiente esta adecuado al usuario que maneja continuamente la aplicacin en el ordenador que se est utilizando. Elementos bsicos de la nueva interfaz de usuario de algunos de los productos de la suite Microsoft Office. Los principales programas de Office tienen una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza los mens, barras de herramientas y la mayora de los paneles de tareas de las anteriores versiones, con un solo mecanismo que es sencillo e intuitivo. Esta nueva interfaz ha sido diseada de forma que le ayude a ser ms productivo y que sea ms fcil buscar las caractersticas adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser ms eficaz.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

Esta nueva interfaz ha sido diseada de forma que le ayude a ser ms productivo y que sea ms fcil buscar las caractersticas adecuadas para varias tareas, descubrir la nueva funcionalidad y ser ms eficaz. La Cinta de Opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, se vern las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales se podran aadir a la barra de acceso rpido como se ver posteriormente. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que se encuentre cuando se trabaja con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Por otra parte cuenta con las Fichas Contextuales que no son ms que fichas adicionales que aparecen con determinados conjuntos de comandos que solo son relevantes cuando se editan objetos de un determinado tipo, es por ello que las fichas contextuales aparecen cuando son necesarias, facilitando mucho la bsqueda y el uso de los comandos justos para la operacin que se va a realizar. Por ejemplo, los comandos para editar grficos no son relevantes hasta que aparece un grfico en la hoja de clculo y el usuario est intentando modificarlo. As mismo cuenta con una Barra de Acceso Rpido, a travs de la cual se tiene acceso a comandos de uso continuo, en esta barra estos comandos estn siempre visibles y a la mano permitiendo al usuario personalizarla de acuerdo a sus necesidades. Otro elemento importante es la Vista el cual se encuentran todas las opciones para la administracin de archivos y permite de forma rpida a travs del botn Herramientas de Excel configurar rpidamente la interfaz del rea de trabajo.

Vista Backstage de Microsoft office


La Vista Backstage, una nueva incorporacin en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovacin ms reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una caracterstica complementaria de la cinta de opciones,

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

10

Despus de hacer clic en la pestaa Archivo, podr ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o informacin personal ocultos y configurando opciones. En sntesis, se trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en l. La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft Office y al men Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office. La ficha Archivo es la ficha de color, ubicada en la esquina superior izquierda de los programas de Microsoft Office 2010. Al hacer clic en la pestaa Archivo, se ven muchos de los comandos bsicos que se vean al hacer clic en el botn de Microsoft Office o en el men Archivo en versiones anteriores de Microsoft Office, como Abrir, Guardar e Imprimir. Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este men y, a continuacin, haga clic en cualquiera de las categoras de la lista a la izquierda. En versiones anteriores de Excel, poda definir opciones en el cuadro de dilogo Opciones, que se abra en el men Herramientas. En esta versin, muchas de esas opciones estn disponibles a travs del botn de Microsoft Office, donde estn ms visibles y ms cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.

Dar formato a hojas de clculo y datos


Para modificar el formato de las hojas de clculo se podr usar la primera pestaa Inicio a travs de sus diversas opciones que permiten dar un formato rpido a las celdas y datos que hay en las mismas.

As mismo se puede hacer clic en el iniciador de cuadros de dilogo que se encuentra en la parte inferior de cada uno de los grupos que conforman esta pestaa y aparecer el siguiente cuadro de dilogo, a travs del cual se podr accesar para modificar el formato requerido.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

11

Formatos de nmero: Puede utilizar los formatos de nmero para cambiar el aspecto de los nmeros, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el nmero. El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas. Formato de nmero General: El formato de nmero General es el formato predeterminado. En la mayora de los casos, los nmeros a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con posiciones decimales y utiliza la notacin cientfica para nmeros grandes. Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuacin, haga clic en la barra de herramientas Formato. Alinear y Girar texto: En esta opcin se podr aplicar diversos estilos de alineacin y ajustar el texto de acuerdo a los requerimientos del usuario. Adicionalmente como los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rtulo de la columna es ms ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

12

anchas o rtulos abreviados, puede girar el texto de tal forma que se adapte a las necesidades de tabla. Agregar bordes, colores y tramas: Para distinguir entre los diferentes tipos de informacin de una hoja de clculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.

Formatos personalizados
Crear o eliminar un formato de nmero personalizado Crear un formato de nmero personalizado 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En la pestaa Inicio, en el Grupo Nmero hacer clic en el iniciador de cuadros de dilogo o en el icono Formato de Celdas, hacer clic en Mas Formatos de Nmero. 3. En la lista Categora, haga clic en una categora que sea similar a la que desea y establezca sus formatos integrados para que sean similares a los que desea. (No se alterar el formato integrado; se crear una copia para personalizarla). 4. En la lista Categora, haga clic en Personalizada. 5. En el cuadro Tipo, modifique los cdigos de formato de nmero para crear el formato que desee. Puede especificar hasta cuatro secciones de cdigos de formato. Los cdigos de formato, separados por caracteres de punto y coma, definen los formatos de los nmeros positivos, nmeros negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si especifica slo dos secciones, la primera se utiliza para los nmeros positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los nmeros negativos. Si slo especifica una seccin, se utilizar para todos los nmeros. Si omite una seccin, incluya el punto y la coma de esa seccin.

Utilice cdigos de formato que describan cmo desea mostrar un nmero, una fecha, una hora, una moneda, un porcentaje, una notacin cientfica, un texto o los espacios.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

13

Mostrar texto y nmeros Para ver el texto y los nmeros de una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas (" ") o ponga delante de un solo carcter una barra invertida (\). Incluya los caracteres en la seccin correspondiente de los cdigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato $0,00" Exceso";$-0,00" Defecto" para mostrar una cuanta positiva como "$125,74 Exceso" y una cuanta negativa como "$-125,74 Defecto." Los siguientes caracteres se muestran sin utilizar comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > y el espacio. Incluir una seccin para escribir texto Si se incluye, la seccin de texto es siempre la ltima en el formato de nmero. Incluya el carcter ( @ ) en la seccin en que desee mostrar el texto escrito en la celda. Si se omite el carcter @ en la seccin de texto, no se ver el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto especficos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" ") , por ejemplo, "facturacin bruta de "@. Si el formato no incluye una seccin de texto, el texto que escriba no se ver afectado por el formato. Agregar espacio Para crear un espacio con el ancho de un carcter en un formato de nmero, incluya un subrayado (_) seguido del carcter. Por ejemplo, si detrs de un subrayado se cierra un parntesis (_)), los nmeros positivos se alinearn correctamente con los nmeros negativos que estn entre parntesis. Repetir caracteres Para repetir el carcter siguiente en el formato y llenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de nmero. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrs de un nmero para llenar una celda. Posiciones decimales y dgitos significativos Para dar formato a las fracciones o los nmeros con decimales, incluya los siguientes dgitos marcadores en una seccin. Si un nmero tiene ms dgitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondear para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay ms dgitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarn los dgitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de nmero (#) a la izquierda del separador decimal, los nmeros menores que la unidad comenzarn por el separador. # muestra nicamente los dgitos significativos y no muestra los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato. ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. Tambin se puede utilizar? para las fracciones que tengan un nmero de dgitos variable.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

14

Para mostrar 1234,59 como 1234,6 ####.# 8,9 como 8,900 #.000 0,631 como 0,6 0.# 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #.0# 44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados ???.??? 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los smbolos de divisin alineados # ???/???

Use este cdigo

Separador de miles Para mostrar una coma como separador de miles o para escalar un nmero por un mltiplo de mil, incluya una coma en el formato de nmero.
Para mostrar 12000 como 12.000 12000 como 12 12200000 como 12,2 #,### #, 0.0,, Use este cdigo

Color Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
COLOR [Negro] [Aguamarina] [Fucsia] [Blanco] [Azul] [Verde] [Rojo] [Amarillo]

Condiciones: Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, ponga la condicin entre corchetes. La condicin consta de un operador de comparacin (operador de comparacin: signo que se utiliza en criterios de comparacin para comparar dos valores. Los operadores son: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que, <> No igual a.) y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los nmeros iguales o inferiores a 100 en color rojo y los nmeros superiores a 100 en color azul. [Rojo][<=100];[Azul][>100]

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

15

Para aplicar formatos condicionales a las celdas, por ejemplo, el sombreado de color que depende del valor de una celda, utilice el comando Formato condicional en el men Formato. Fechas y horas: Das, meses y aos Si utiliza una "m" inmediatamente detrs del cdigo "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del cdigo "ss", Microsoft Excel mostrar los minutos en lugar del mes.
Para mostrar Los meses como 1-12 Los meses como 01-12 Los meses como ene-dic Los meses como enero-diciembre Los meses como la inicial de cada mes Los das como 1-31 Los das como 01-31 Los das como do.-sb Los das como domingo-sbado Los aos como 00-99 Los aos como 1900-9999 M Mm Mmm mmmm mmmmm D Dd Ddd Dddd Aa Aaaa Use este cdigo

Horas, minutos y segundos


Para mostrar Las horas como 0-23 Las horas como 00-23 Los minutos como 0-59 Los minutos como 00-59 Los segundos como 0-59 Los segundos como 00-59 Las horas como 4 a.m. La hora como 4:36 p.m. La hora como 4:36:03 p. El tiempo transcurrido en horas; por ejemplo, 25:02 El tiempo transcurrido en minutos; por ejemplo, 63:46 H Hh M Mm S Ss h a.m./p.m. h:mm a.m./p.m. h:mm:ss a/p [h]:mm [mm]:ss Use este cdigo

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

16

El tiempo transcurrido en segundos Fracciones de segundo

[ss] h:mm:ss.00

a.m. y p.m. Si el formato contiene la indicacin a.m. o p.m., la hora se basar en el formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el medioda y "p.m." o "p" indica las horas desde el medioda hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basar en el formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrs del cdigo "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del cdigo "ss"; de lo contrario, Microsoft Excel mostrar el mes en lugar de mostrar los minutos. Nota Tambin puede utilizar el operador de texto & ("y" comercial) para unir o concatenar dos valores. Eliminar un formato de nmero personalizado 1. En el men Formato, haga clic en Celdas y despus en la ficha Nmero. 2. En la lista Categora, haga clic en Personalizada. 3. En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que desee eliminar. 4. Haga clic en Eliminar. Microsoft Excel aplicar el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya dado formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado. Mostrar signos menos en los nmeros negativos 1. Seleccione las celdas que desee modificar. 2. En el men Formato, haga clic en Celdas y despus en la ficha Nmero. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para nmeros simples, haga clic en Nmero en la lista Categora. Para moneda, haga clic en Moneda en la lista Categora. 4. En el cuadro Nmeros negativos, seleccione el estilo de presentacin para los nmeros negativos. Mostrar nmeros como fechas u horas 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En el men Formato, haga clic en Celdas y despus en la ficha Nmero. 3. En la lista Categora, haga clic en Fecha o en Hora y, a continuacin, haga clic en el formato que desee utilizar.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

17

Nota Si no encuentra lo que est buscando, puede crear un formato de nmero personalizado utilizando cdigos de formato para fechas y horas. Mostrar nmeros como fracciones o porcentajes 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En el men Formato, haga clic en Celdas y despus en la ficha Nmero. 3. Siga uno de estos procedimientos:

Para mostrar nmeros como fracciones, haga clic en Fraccin en la lista Categora y, a continuacin, elija el tipo de fraccin que desee utilizar. Para mostrar nmeros como porcentajes, haga clic en Porcentaje en la lista Categora. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de posiciones decimales que desee mostrar. Para mostrar rpidamente nmeros como porcentajes de 100, haga clic en
Haga esto Si est activada la modificacin de una celda, seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a continuacin, seleccione el texto de la celda. Si est desactivada la modificacin de una celda, seleccione la celda y, a continuacin, seleccione el texto en la barra de frmulas. Haga clic en la celda o presione las teclas de direccin. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima celda.

Acciones a tomar para seleccionar texto.


Para seleccionar Texto de una celda

Una sola celda Un rango de celdas

Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango, mantenga presionada la amplio. tecla MAYS y haga clic en la ltima celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la ltima celda. Todas las celdas de Haga clic en el botn Seleccionar todo. una hoja de clculo Celdas no Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuacin, adyacentes o rangos mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las de celdas dems celdas o rangos. Una fila o columna Haga clic en el ttulo de fila o de columna. completa Filas o columnas Arrastre por encima de los ttulos de fila o columna. Seleccione la adyacentes primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna. Filas o columnas no Seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga adyacentes presionada la tecla CTRL mientras selecciona las otras filas o

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

18

columnas. Ms o menos celdas Mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la ltima que la seleccin celda que desee incluir en la nueva seleccin. El rango activa rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que haga clic se convertir en la nueva seleccin. Cancelar una Haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo. seleccin de celdas

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

19

Unidad 2. Manejo de referencias


Tipos de referencias de celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, y las filas con nmeros. Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A continuacin, se muestran algunos ejemplos de referencias.
Para hacer referencia a La celda en la columna A y la fila 10 El rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20 El rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta la E. Todas las celdas en la fila 5 Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. Todas las celdas en la columna H Todas las celdas desde la columna H hasta la J Utilice A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J

Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeran las filas y columnas de la hoja de clculo. El estilo F1C1 es til para calcular las posiciones de las filas y columnas en macros y puede ser til para mostrar referencias relativas de celdas. En el estilo F1C1, Microsoft Excel indica la ubicacin de una celda mediante la letra "F" seguida del nmero de fila y la letra "C" seguida del nmero de columna. Una frmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la frmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

20

cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar tambin la celda que contiene la frmula. Existen tres tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la frmula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Ejemplo: 1 2 15 =A1 + 2 A B 20 30

Si ahora se copia la celda A2 en B3, como se copia una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2 . Lo que variar es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2 , resultado =B2+2. Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior. Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Suponiendo el ejemplo: 1 2 15 =$A$1 + 2 A B 20 30

Si ahora se copia la celda A2 en B3 , aunque se copie una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2. Referencia Mixta: Se puede hacer una combinacin de ambas referencias, permitiendo que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Suponiendo el ejemplo: A 1 2 15 =$A1 + 2 B 20 30
Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

21

A 1 2 15 =A$1 + 2

B 20 30

Si ahora se copia la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna ms a la derecha la columna cambiar por B en vez de A y el resultado ser =B$1+2 .

Como cambiar el tipo de referencia


Una opcin para cambiar el tipo de referencia una vez sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que ms nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la interseccin de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...). Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...). Otra opcin, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda. Referencias a otras hojas o libros Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Referencia a otras hojas. Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2! A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'! A2, habra que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

22

Referencia a otros libros. Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[presupuesto 2007] Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2007", en la Hoja1 y en la celda B2. Muy importante fijarse bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '. Referencias 3D Una referencia a la misma celda o al mismo rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) en varias hojas se denomina referencia 3D. Una referencia 3D es un mtodo til y cmodo de hacer referencia a varias hojas de clculo que siguen el mismo patrn y a las celdas de cada hoja de clculo que contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo, consolidar los datos presupuestarios de diferentes departamentos de la organizacin. Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignaciones presupuestarias de tres departamentos (Ventas, Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de clculo diferente: =SUM(Ventas:Marketing!B3) Puede incluso agregar otra hoja de clculo y despus moverla al rango al que hace referencia la frmula. Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la hoja de clculo Oficinas, mueva la hoja Oficinas entre las hojas Ventas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo.

Debido a que la frmula contiene una referencia 3D a un rango de nombres de hojas de clculo, Ventas:Marketing!B3, todas las hojas de clculo del rango se incluyen en el nuevo clculo. Referenciar una celda o un rango mediante referencias 3d Haga clic en la celda en la que desee escribir la funcin. Escriba = (signo igual) y el nombre de la funcin y, a continuacin, escriba un parntesis de apertura.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

23

Haga clic en la ficha de la primera hoja de clculo a la que desea hacer referencia. Mantenga presionada la tecla MAYS y haga clic en la ficha de la ltima hoja de clculo a la que desea hacer referencia. Seleccione la celda o el rango de celdas al que desea hacer referencia. Complete la frmula y, a continuacin, presione ENTRAR. Obtener informacin sobre cmo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de clculo En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de clculo que estn incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la frmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6. Insertar o copiar: Si se insertan o se copian hojas de clculo entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Excel incluir en los clculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado. Eliminar: Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar de los clculos los valores de las mismas. Mover: Si se mueven hojas de clculo situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar de los clculos los valores de dichas hojas. Mover un punto final: Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro, Excel ajustar los clculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas, a menos que se invierta el orden de los extremos en el libro. Si se invierte este orden, la referencia 3D cambia la hoja de clculo del extremo. Por ejemplo, suponga que tiene la referencia Hoja2:Hoja6: Si sita la Hoja2 detrs de la Hoja6 en el libro, la frmula sealar a Hoja3:Hoja6. Si sita la Hoja6 delante de la Hoja2, la frmula se ajustar para sealar a Hoja2:Hoja5. Eliminar un punto final: Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel eliminar de los clculos los valores de dichas hojas.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

24

Unidad 3. Herramientas complementarias


Manejo de series en Excel
Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel crear una serie automtica. 1. Copie los datos: 2. Selecciona el rango:

3. Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo: 4. Suelta el botn del ratn: Observe cmo Excel ha creado una serie automtica de los datos que se han preparado. De esta forma, se podr ahorrar tiempo y trabajo en formar listas de datos numeradas, meses, das, entre otras. Si el objetivo no es realizar una serie automtica sino que, simplemente copie los mismos valores que las celdas iniciales, se deber arrastrar el vrtice de copiado pulsando al mismo tiempo la tecla de Control. Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botn derecho del ratn. Al soltar el botn, Excel mostrar un men con varias opciones. Esta

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

25

opcin ya se comporta de forma automtica en Excel apareciendo un pequeo cuadro desplegable desde el cual se pueden realizar las mismas opciones, como se muestra en la figura siguiente. Copiar celdas: copia el mismo contenido de las celdas Rellenar serie: rellena automticamente una serie de datos. Rellenar formatos slo: rellena slo los formatos de celda tales como negrita, subrayado. Rellenar das/semana/meses: rellena automticamente con los valores de los das de la semana o los meses. Normalmente, estas opciones se utilizaran si slo se hubiese escrito la primera fila. Otra manera de crear series es la siguiente: 1.- Escribir el dato en la celda. 2.- Arrastre hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con el botn derecho del ratn y la opcin Series...

3.- Escriba en la casilla inferior Incremento el nmero 5 y active la casilla Tendencia Geomtrica.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

26

4.- Acepte el cuadro. 5. Excel ha creado una tendencia geomtrica a partir del valor inicial. En el siguiente ejemplo y partiendo del valor 1, la columna A tiene una serie del tipo Geomtrica con un incremento de 5. La columna B tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 5 La columna C tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 1 Tambin se puede acceder a estas opciones a travs de la pestaa Inicio en el grupo Modificar la opcin Series.

Creacin de listas personalizadas


Una lista personalizada es una serie de relleno conformada por un conjunto de datos que se utiliza para rellenar una columna siguiendo una pauta que se repite; por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Se puede crear una serie de relleno partir de elementos existentes listados en una hoja de clculo, o bien crear la lista desde cero. Si especifica el primer valor de una lista personalizada y, a continuacin, rellena hacia abajo o a lo largo de un intervalo de celdas, Excel escribir el resto de elementos de la lista en las celdas seleccionadas. Como por ejemplo, en una columna o fila vaca de una hoja de clculo, en la primera celda, escriba enero. A continuacin, agarre el controlador de relleno

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

27

y arrastre hacia abajo o a lo largo de 11 celdas vacas. Excel reconocer el primer elemento de la lista y rellenar las celdas restantes con los dems valores de la lista, de este modo: Aunque Excel reconoce muchas de las series de relleno automticamente (por ejemplo, horas, fechas, meses y nmeros consecutivos), se pueden especificar listas personalizadas de elementos especficos segn las necesidades del usuario. Para acceder a esta opcin en Excel 2010, se debe hacer clic en el Men Archivo en la seccin Opciones, que se encuentra en la parte inferior del cuadro desplegable y selecciona la opcin Analizadas.

Y se hace clic en el botn Modificar Listas Personalizadas

Crear una serie de relleno personalizada 1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, seleccinela en la hoja de clculo. 2. Siga uno de estos procedimientos: Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en Importar.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

28

Para crear una nueva lista, seleccione Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas y, a continuacin, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Presione ENTRAR tras cada entrada. Una vez terminada la lista, haga clic en Agregar. Una lista personalizada puede contener texto o texto combinado con nmeros. Para crear una lista personalizada que contenga slo nmeros, por ejemplo de 0 a 100, seleccione primero suficientes celdas vacas como para contener la lista. En la pestaa Inicio en la seccin Nmero, haga clic en el en el formato Texto a las celdas vacas y, a continuacin, escriba la lista de nmeros en las celdas a las que haya aplicado el formato. Seleccione la lista y despus imprtela. Cambiar o eliminar una serie de relleno personalizada No es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y das. 1. En el botn de Office en la seccin Opciones de Excel, elija el botn Listas personalizadas. 2. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista deseada. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para modificar la lista, efecte los cambios que considere oportunos en el cuadro Entradas de lista y, a continuacin, haga clic en Agregar. Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar.

Asignar nombre a una celda o aun rango de datos


Existen diversas formas de dar nombre a los rangos de celdas en Excel. Esta tarea muy sencilla de realizar y proporcionar multitud de ventajas. Lo primero que se necesita para 'Definir nombres' es definir un rango, de una o muchas celdas (continuas o dispersas en la hoja). Para dar nombre a ese rango en Excel 2010, se debe hacer clic en la Ficha Frmulas, y posicionarse en la seccin Nombres Definidos.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

29

Se selecciona el icono Asignar nombre a un rango y aparecer el siguiente cuadro de opciones en donde se proceder a asignarle un nombre en particular, el cual no debe contener espacios en blanco.

As cada vez se necesite hacer alusin a un sitio de un libro en particular con tan solo llamar el nombre ya definido se estar llamando el rango de celdas a las cuales se le asigno el mismo. Otra forma de asignarle nombre es dando clic en la opcin Administrador de Nombres, all hay una opcin adicional para poder crear nombres, as como tambin editarlos y eliminarlos cuando se a necesario como muestra la figura.

Si se selecciona nuevamente este rango, en el cuadro de nombres aparecer el nombre asignado como muestra la figura: Cuadro de nombre Otra forma de asignar el nombre es haciendo uso del 'Cuadro de nombres' que se encuentra en la Barra de frmulas:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

30

nicamente se tendr que seleccionar el rango de celdas al que se desee asignar un nombre, y una vez marcado, se ir a este cuadro de nombres y se escribir el nombre elegido Tambin existe una combinacin de teclas que despus de elegido el rango, presionando Ctrl + Mayus F3 llamara el cuadro para asignar el nombre al rango deseado. Hay que mencionar que el nombre que se asignar a los rangos debe cumplir algunas normas 'ortogrficas', ya que no admite determinados caracteres, como por ejemplo espacios en blanco, barras invertidas, asteriscos, entre otros. Excel avisar de este incumplimiento. Siempre se podr accesar a los nombres creados anteriormente, bien sea por el Administrador de Nombres, como se vio anteriormente o por la opcin Utilizar en la Frmula, la cual se encuentra en el Grupo de opciones de Nombres definidos, como muestra la figura. All se podr seleccionar el nombre o la opcin Pegar Nombres, para poder ubicar el que se necesita. Tambin se puede acceder a esta opcin presionando F3. Adicionalmente Excel 2010 presenta la opcin de Aplicar Nombre por medio de la cual al seleccionarla, inmediatamente pega el listado en la hoja de los diferentes nombres creados con antelacin, y sus respectivos rangos asignados, como se muestra a continuacin.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

31

Insertar comentarios
Un comentario en Excel, es una herramienta que se utiliza para agregar informacin adicional al contenido de la tabla. Se pueden insertar comentarios de diversas formas. Primeramente a travs de la Cinta de Opciones en la Ficha Revisar, se encuentra un grupo denominado Comentarios, all se encuentran todos los iconos relacionados con la administracin de comentarios. Otra manera a travs de la cual se puede acceder a los comentarios, es siguiendo los siguientes pasos: 1.- Seleccionar la celda donde se quiere agregar el comentario 2.- Hacer clic encima de la celda con el botn derecho del mouse 3.- Seleccionar la opcin insertar comentario, y all automticamente aparecer un recuadro como muestra la figura. Tambin se podr acceder a el Presionando Mayus + F2. 4.- Ya insertado el comentario para poder modificarlo tambin se debe hacer clic con el botn derecho del mouse y aparecern las opciones para el manejo del mismo. Men para Insertar el Comentario Men Para modificar el comentario

En la pequea ventana que aparece, se escribe el comentario y este aparecer cuando se haga clic sobre la celda. Otro mtodo seria pulsando simultneamente

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

32

Mays. y F2 dentro de la celda deseada y aparecer el comentario para ser utilizado. Configurar el formato del comentario Para ello, se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Posicionar el cursor en una celda que contenga un comentario 2.- Hacer clic derecho en Modificar comentario 3.- Posicionar el cursor en la esquina inferior derecha de la ventana del comentario, hasta que aparezca la pequea cruz o la flecha inclinada. 4.- Hacer clic derecho y selecciona Formato de comentario

En esta ventana se podr, por ejemplo, elegir el color de fondo, el formato y el color del texto, el tamao, entre otros.

Opciones de pegado especial


El pegado especial permite definir diferentes condiciones en el pegado de las celdas. Para conseguir acceder a este pegado especial se puede realizar de de dos maneras diferentes La primera a travs del men contextual. El botn Opciones de pegado est disponible cuando se pegan datos en celdas en Excel. El botn parece justo debajo de la seleccin pegada. Al hacer clic en el botn Opciones de pegado, aparece una lista de opciones que determinan cmo se pegarn los datos en la celda.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

33

El botn Opciones de pegado le ofrece las opciones siguientes: Mantener formato de origen: conserva todo el formato original de la seleccin pegada. Tambin conserva todas las frmulas. Coincidir con formato destino: da formato a los datos pegados de manera que coincida con el formato ya existente en la nueva ubicacin. Formatos de nmeros y valores: el formato slo se conserva para los valores numricos, incluidas las fechas. Adems, slo se pegan los resultados de las frmulas (vea "Slo valores"). Se quita el formato de texto. Mantener ancho de columnas de origen: conserva los anchos de columna, as como todas las frmulas y el formato. Slo formato: pega nicamente el formato, dejando todos los valores y las frmulas fuera del rango pegado. Vincular celdas: vincula las celdas pegadas a su ubicacin original. Por ejemplo, si copia A1 en B1, la celda B1 contendr un vnculo a la ubicacin original con el formato "=A1". Se quitan todas las frmulas y el formato. Usar el Asistente para importar texto: esta opcin est disponible cuando pega texto sin formato desde otro programa, como el Bloc de notas. El Asistente para importar texto le permite especificar cmo dividir el texto pegado en columnas utilizando caracteres delimitadores o longitudes de texto definidas para crear columnas individuales. Tenga en cuenta que el conjunto exacto de opciones disponibles depende de los datos que vaya a pegar. En algunas situaciones, puede ser necesario utilizar una combinacin de las opciones anteriores. Por ejemplo, quizs necesite copiar nicamente el formato y conservar los anchos de columna. Para ello, utilice la funcin Pegado especial de la cinta de opciones.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

34

La segunda forma mediante la opcin Pegar de la Cinta de Opciones. Excel permite realizar un pegado especial ms completo, desde la opcin Pegar de la ficha Inicio.

Para ello, una vez que se ha copiado el contenido de alguna celda, desde la ficha Inicio se selecciona la opcin Pegar, haciendo clic sobre el tringulo que aparece bajo esta opcin, se desplegar un panel con todas las posibilidades de pegado. Si no se encuentra all la opcin que se necesita, se proceder a seleccionar la opcin Pegado Especial

DESCRIPCIN OPCIONES DE PEGADO ESPECIAL Icono Descripcin Icono Descripcin

Si se selecciona la opcin Pegado especial se abre el siguiente cuadro de dilogo, con todo el conjunto de opciones que brinda la herramienta.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

35

Las opciones ms interesantes que se encuentran en este cuadro son: Todo: Pega el contenido y el formato de todas las celdas Frmulas: Pega nicamente las frmulas como se han escrito en la barra de frmulas. Valores: Pega los valores como se presentan en las celdas. No copia la frmula, solo los resultados. Formatos: Pega solamente el formato de la celda, no los valores ni las frmulas. Comentarios: Pega los comentarios adjuntos a una celda. Validacin: Pega las reglas de validacin de datos de las celdas copiadas, si es que existen. Todo excepto bordes: Pega el contenido y el formato de las celdas excepto los bordes. Ancho de las columnas: Pega el ancho de columna o de columnas. Formatos de nmeros y frmulas: Pega nicamente las frmulas y todos los formatos de nmero de las celdas seleccionadas. Formatos de nmeros y valores: Pega nicamente los valores y todos los formatos de nmero. En este panel de pegado especial tambin se pueden definir que se realice una operacin de los datos que se estn copiando sobre los datos que residen en el lugar donde se desea hacer el pegado. La operacin puede ser que los valores a copiar se sumen a los que ya existen en el lugar de destino, con lo cual en este caso se acumulan, se pueden restar, se pueden multiplicar o tambin dividir. Aqu se muestra claramente un ejemplo Seleccionar los datos a pegar

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

36

Datos despus de pegados

Otra posibilidad que aporta el panel de pegado especial es el de pegar los valores de forma transpuesta (Transponer), es decir, cambiando lo que son filas por columnas y viceversa. A veces no se tienen ciertos valores colocados de la forma idnea para trabajar. Esta operacin puede resolver y facilitar el trabajo posteriormente. A continuacin se ver un ejemplo de que ocurre al copiar el rango de ventas de enero de la tabla superior a la celda apuntada por la flecha a la derecha de Enero en la tabla inferior, pero transponiendo los valores:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

37

Por ltimo destacar la posibilidad de hacer un pegado especial Con vnculo (Pegar vnculos). Esto copia los valores pero vinculndolos con las celdas de origen, de tal forma que si los datos cambian en el origen, cambiarn tambin en el destino ya que en el destino se ha creado una frmula que los vincula. En este ejemplo se ha copiado el rango de valores de Enero a un lugar de destino con vnculo:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

38

Unidad 4. Manejo de funciones lgicas


Funcin condicional SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Se debe utilizar SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos siguientes. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

39

Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basndose en una cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI. Para entender esto de manera clara, se plantear un ejemplo, se tiene en una planilla con alumnos (Columna A) y sus edades (Columna B). Se quiere agregar una columna donde se informe que ya es mayor de 15 aos (Columna C). Asumiendo que los ttulos de las columnas estn en la Fila 1, en la celda A2 dira "Palmiro Caballasca", en B2 dira "14", y as para abajo. En la Celda C2 se debera ingresar una formula as (recordar que las formulas siempre ingresan con el signo igual (=) para que Excel entienda que es una formula) o llamar la funcin travs de Fx: Manualmente =SI(B2>15;"Mayor de 15";"") En otras palabras se esta indicando que el resultado de C2 depende de si el contenido de B2 es mayor o menor que 15. Si es mayor, mostrara el texto "Mayor de 15", y sino que no muestre nada (""). Ahora solo se copia la frmula para todas las celdas de la Columna C y listo. Ntese que si en la celda B2 dice 15 entonces no muestra "Mayor de 15" puesto que 15 no es mayor que 15, sino que 15 es igual a 15. Si se quiere que diga cuando ya ha cumplido 15, se puede solucionar de dos maneras. La primera es cambiando el 15 por el 14 en la condicin. La segunda es cambiando el Mayor (>) por el Mayor o Igual (>=). Alternativamente se podra querer que en la segunda opcin (el falso) muestre algo, por ejemplo el texto "Menor de 15". Entonces la formula quedara as: =SI(B2>=15;"Mayor de 15";"Menor de 15") Si se hace a travs del asistente para funciones en Excel 2007 se seguirn los siguientes pasos: 1.- Seleccionar la Ficha Frmulas ubicada en la Cinta de Opciones, all se encontrara un Grupo denominado Biblioteca de Funciones, donde las mismas estn organizadas por categoras.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

40

2.- Seleccionar el icono de insertar funcin, o si se conoce la categora a la que pertenece la formula, se ubica dentro de la biblioteca y se selecciona de all directamente la funcin solicitada. Tambin se puede acceder a esta misma pantalla haciendo clic sobre el icono que se encuentra ubicado en la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de opciones:

3.- Seleccionar la categora de las funciones lgicas y posteriormente la funcin Si, y aparecer el siguiente recuadro donde se proceder a llenar cada uno de los argumentos que la componen, basado en la sintaxis de la formula explicada anteriormente, como se muestra a continuacin.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

41

Operadores relacionales
Los operadores relacionales o de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO y se utilizarn dentro de la funcin Si para disear la prueba lgica que compone la misma.
Operador de comparacin = (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (distinto) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

Funcin Y
La funcin Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

42

Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de error #VALOR!

Funcin O
La funcin O devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lgicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos valores se pasarn por alto. Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el valor de error #VALOR! Puede utilizar la frmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una frmula matricial, presione CTRL+MAYS+ENTRAR.

Funciones lgicas anidadas


Una funcin lgica puede ser parte del argumento de otra, para entender el concepto se presenta un ejemplo de asignacin de cdigos a ciertos valores, con las siguientes condiciones:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

43

Dato Menor a 50 ---> Bajo, Mayor a 50 y menor que 100 ---> Medio, Mayor que 100---> Alto El modelo se presenta en la siguiente figura

Para construir una funcin lgica anidada se deben seguir los siguientes pasos, para explicar los mismos se har a travs del siguiente ejemplo. Dada la siguiente tabla, calcular el nuevo precio basado en lo siguiente:

1.- Llamar el asistente para funciones por cualquiera de los mtodos ya conocidos. 2.- Seleccionar la categora de funciones lgicas y all dar clic en la funcin SI

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

44

3.- Aparece el cuadro Argumentos de funcin. Donde se procede como muestra la figura a introducir los datos de la primera condicin planteada.

4.- Para introducir la segunda condicin se hace clic en el cuadro de nombres donde se llama nuevamente la funcin condicional seguros de estar posicionados en el valor falso para que la nueva condicin quede anidada

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

45

5.- automticamente el asistente crea una nueva estructura condicional para agregar la segunda condicin y se procede a concluir el procedimiento ya que la condicin restante se obvia debido a que todos los datos que no cumple las dos condiciones anteriores dan como resultado la respuesta falsa de la segunda condicin como se muestra en la figura.

Es de hacer notar que cada vez que se necesite anidar una nueva condicin se procede a realizar el paso nmero 4 hasta un mximo de 7 condicionales anidadas.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

46

Unidad 5. Manejo de funciones de bsqueda y referencia


Son funciones que sirven para consultar referencias o valores de celdas. Se usan casi siempre de manera interna dentro de otra funcin.

Consulta Vertical (Consultav())


Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. En Versiones anteriores se conoca como BuscarV(). La V de ConsultaV significa "Vertical". Sintaxis: CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado). Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: Es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO (0); VERDADERO (1). De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del men Datos y seleccione la opcin Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente. Indicador_columnas: Es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, ConsultaV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de matriz_buscar_en, ConsultaV devuelve el valor de error #REF!.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

47

Ordenado: Es un valor lgico que especifica si ConsultaV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO (1), devolver una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO(0) , ConsultaV encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A. En Versiones anteriores se conoca como BuscarH(). Observaciones Si ConsultaV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO (1) , utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, ConsultaV devuelve el valor de error #N/A. Si ConsultaV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO (0) , devuelve el valor de error #N/A.

Consulta Horizontal (ConsultaH())


Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. La H de CONSULTAH significa "Horizontal". Sintaxis: ConsultaH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado). Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: Es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, CONSULTAH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

48

Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del men Datos. A continuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y despus en Ascendente. Indicador_filas: Es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #REF!. Ordenado: es un valor lgico que especifica si CONSULTAH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, CONSULTAH encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error #N/A. Observaciones Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #N/A.

Uso de la funcin en Falso. En cualquiera de las dos funciones ConsultaV o ConsultaH, se utiliza FALSO en su ltimo argumento cuando el valor buscado es un dato preciso, especifico. Debido s esto si la funcin no encuentra un dato igual al buscado, la misma arroja el valor de #N/A. Para visualizar mejor este caso se explicara mejor con el siguiente ejemplo: Se tiene una base de datos estructurada relacionada con el inventario de productos de una empresa. (Esa base de datos que servir como matriz de bsqueda, podr encontrarse en la misma hoja, en una hoja diferente o en otro libro ajeno al que se est usando).

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

49

Se necesita hacer una consulta de precios de un producto en particular y para ello se utilizara la funcin ConsultaV (debido a que es una Tabla Vertical), bajo los siguientes pasos. 1.- Seleccionar del asistente para funciones la categora de Funciones de bsqueda y referencia, como muestra la figura:

2.- Aparecer un cuadro de control con los argumentos de la funcin los cuales sern llenados segn los requerimientos como se muestra en la figura

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

50

Uso de la funcin en Verdadero. En cualquiera de las dos funciones ConsultaV o ConsultaH, se utiliza VERDADERO en su ltimo argumento cuando el valor buscado es un dato de coincidencia exacta o aproximada. Debido si esto si la funcin no encuentra un dato igual al buscado, selecciona el valor aproximado ms cercano por debajo del mismo. En caso de que no encuentre alguno, arroja el valor de #N/A. Se necesita conocer el nivel de inventario segn la cantidad de unidades que hay en existencia y para ello se utilizara la funcin ConsultaV (debido a que es una Tabla Vertical), bajo los siguientes pasos. 1.- Seleccionar del asistente para funciones la categora de Funciones de bsqueda y referencia, como en el ejemplo anterior. 2.- Aparecer un cuadro de control con los argumentos de la funcin los cuales sern llenados segn los requerimientos como se muestra en la figura.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

51

Nota: El rango numrico es creado tomando el lmite inferior de cada uno de los rangos que muestra la tabla. Es importante resaltar que en este tipo de casos la tabla debe estar ordenada de menor a mayor para que funcione correctamente.

Funcin Elegir
Utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 29 valores posibles a partir del rango del argumento ndice. Por ejemplo, si valor1 a valor 7 son los das de la semana, ELEGIR devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como argumento nm_ndice . Sintaxis ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...) Nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 29, o bien una frmula o referencia a una celda que contenga un nmero entre 1 y 29. Si nm_ndice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y as sucesivamente. Si nm_ndice es menor que 1 o mayor que el nmero del ltimo valor de la lista, ELEGIR devuelve el valor de error #VALOR! Si nm_ndice es una fraccin, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

52

Valor1, valor2,... son de 1 a 29 argumentos de valores entre los cuales ELEGIR selecciona un valor o una accin que se ejecuta basndose en el argumento nm_ndice. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias a celdas, nombres definidos, frmulas, funciones o texto. Observaciones Si nm_ndice es una matriz, cada valor se evaluar cuando se ejecute ELEGIR. Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, as como valores individuales. Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de ventas de un periodo donde se visualizan los datos de cada venta y se necesita saber en una columna adicional el trimestre al cual pertenece cada venta.

A travs de la funcin ELEGIR se resolver de la siguiente manera: 1.- Seleccionar del asistente para funciones la categora de Funciones de bsqueda y referencia y all la funcin elegir, como en los ejemplos anteriores.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

53

2.- Aparecer un cuadro de control con los argumentos de la funcin los cuales sern llenados segn los requerimientos como se muestra en la figura.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

54

Unidad 6. Otras funciones


Funciones ES
Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lgico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vaca, de lo contrario devuelve FALSO.
SINTAXIS ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESERROR(valor) FUNCIN ESBLANCO ESERR ESERROR DEVUELVE VERDADERO SI Valor se refiere a una celda vaca. Valor se refiere a cualquier valor de error con excepcin de #N/A. Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!). Valor se refiere a un valor lgico. Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no est disponible). Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga presente que esta funcin devuelve VERDADERO incluso si valor se refiere a una celda en blanco.) Valor se refiere a un nmero. Valor se refiere a una referencia. Valor se refiere a texto.

ESLOGICO(valor) ESNOD(valor) ESNOTEXTO(valor)

ESLOGICO ESNOD ESNOTEXTO

ESNUMERO(valor) ESREF(valor) ESTEXTO(valor)

ESNUMERO ESREF ESTEXTO

Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vaca, de error, lgico, de texto, numrico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores. Observaciones

Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayora de las funciones en las que se requiere un nmero, el valor de texto "19" se convierte en el nmero 19. Sin embargo, en la frmula ESNUMERO("19"), "19" no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO. Las funciones ES son tiles en frmulas cuando se desea comprobar el resultado de un clculo. Al combinar esas funciones con la funcin SI, proporcionan un mtodo para localizar errores en frmulas (vea los siguientes ejemplos).

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

55

En la prxima tabla se visualizarn algunos casos de las funciones ES vistas anteriormente, aplicadas a un caso especifico.

Manejo de la funcin ESERROR()


Devuelve el valor lgico VERDADERO si valor hace referencia a cualquier valor de error, como #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!; de lo contrario, devuelve FALSO. Sintaxis: ESERROR(valor)
Argumento valor Descripcin Comentarios El valor que se desea probar. El Los argumentos de valores entre valor puede ser una celda en comillas se tratan como texto; no blanco (vaca), un error, una se convierten nunca. expresin lgica, texto, un nmero, un valor de referencia o un nombre que haga referencia a cualquiera de ellos, que desea probar.

La funcin ESERROR es til en frmulas para probar el resultado de un clculo. Cuando se combina con la funcin SI, proporciona un mtodo para buscar errores en las frmulas (vea los ejemplos siguientes). Para que el siguiente ejemplo resulte ms sencillo de comprender, puede copiar los datos en una hoja en blanco y, a continuacin, escribir la funcin debajo de los datos. No seleccione los encabezados de fila o columna (1, 2, 3...A, B, C...) cuando copie los datos de ejemplo en una hoja en blanco.

Funcin Contar.si
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

56

Sintaxis CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. Observaciones Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basndose en una condicin.

Para hacer que una frmula devuelva uno de dos valores segn una condicin, como una bonificacin por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la funcin de hoja de clculo SI. Para contar celdas que estn vacas o no, use las funciones CONTARA y CONTAR.BLANCO.

Viendo el siguiente ejemplo se podr entender mejor

Frmula =CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") =CONTAR.SI(A2:A5,A4) =CONTAR.SI(A2:A5,A3)+CONTAR.SI( A2:A5,A2) =CONTAR.SI(B2:B5;">55") =CONTAR.SI(B2:B5,"<>"&B4) =CONTAR.SI(B2:B5,">=32")CONTAR.SI(B2:B5,">85")

Descripcin (resultado) Nmero de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2) Nmero de celdas con melocotones en la primera columna anterior (2) Nmero de celdas con naranjas y manzanas en la primera columna anterior (3) Nmero de celdas con un valor superior a 55 en la segunda columna anterior (2) Nmero de celdas con un valor distinto a 75 en la segunda columna anterior (2) Nmero de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 en la segunda columna anterior (3)

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

57

Funcin Sumar.si
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Este tercero es opcional, esto quiere decir que si la condicin est en el mismo rango donde se efecta la suma, no hace falta el tercer parmetro, pero si el criterio est en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parmetro. Observaciones

Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin CONTAR.SI. Para hacer que una frmula devuelva uno de dos valores basados en una condicin, como una bonificacin por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la funcin SI.

Para aclarar mejor el tema, se explicar el siguiente ejemplo:Suponiendo que una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $160.000, para obtener la respuesta se emplea la funcin SUMAR.SI como se muestra en el grfico.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

58

En este caso con dos parmetros alcanza puesto que el criterio est en la rango E2:E5, que el mismo rango donde se efecta la suma con la condicin dada y no hace falta poner =SUMA(E2:E5;">160000";E2:E5). Si en cambio se tiene esta tabla:

Aqu si hace falta el tercer parmetro ya que el rango donde se efecta el criterio (D2:D5) no es el mismo que el rango donde se efecta la suma (E2:E5).

Funciones para el manejo de fecha y hora


Funcin AO: Devuelve el ao correspondiente a una fecha determinada Sintaxis AO(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fechahora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

59

Funcin Da: Devuelve el da del mes correspondiente a una fecha determinada Sintaxis DIA(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l clculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como nmero. Funcin AHORA(): Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora del momento Actual Sintaxis AHORA( ) La funcin AHORA solo cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de calculo

Funcin DIA.LAB: Devuelve una fecha que corresponde a un nmero de das laborables antes o despus de la fecha inicial, segn sea el nmero de das laborables especificado. Sintaxis DIA.LAB(fecha_inicial;dias_lab;festivos) Fecha_inicial: es una fecha que representa la fecha que se inicia el recuento de das laborables. Dias_lab: es l nmero de das laborables (das que no son fines de semana o das festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento dias_lab produce una fecha futura, un numero negativo produce una fecha pasada. Festivos: es una lista opcional con uno o ms fechas que deben excluirse del calendario laboral. Funcin DIAS.LAB: Calcula el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los das laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Sintaxis DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos) Fecha _inicial es una fecha que representa a la fecha final Ficha_final es una fecha que representa a la fecha final Festivos es un rango opcional de una o ms fechas que representan todo tipo de das festivos que se excluyen del calendario laboral, como por ejemplo fiestas nacionales o regionales, etc.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

60

Observaciones Si uno o ms argumentos no es una fecha valida DIAS.LAB. devuelve el valor de error #NUM! Funcin DIASEM: Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento num_de_serie. El da se devuelve como un numero entero segn tipo entre domingo y sbado. Sintaxis DIASEM(num_de_serie;tipo) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Tipo es un numero que determina que tipo de valor debe ser devuelto. Funcin FECHANUMERO: Devuelve l numero de serie de la fecha representada por texto_de_fecha Sintaxis FECHANUMERO(texto_de_fecha) Texto_de_fecha es el texto que devuelve una fecha en un formato de fecha Excel Funcin FIN.MES: Devuelve l numero de serie o fecha segn el formato de celda del ultimo dial del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del numero de mes indicado. Sintaxis FIN.MES(fecha_inicial;meses) Fecha_inicial es la fecha que representa la fecha inicial Meses es l numero de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo el resultado es una fecha futura. Cuando meses es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada Funcin HORA: Devuelve la hora correspondiente al argumento num_de_serie. La hora se expresa como un numero entero, comprendido entre 0(12.00 AM) y 23(11.00 P.M) Sintaxis HORA(num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora empleado por Excel para los clculos de fecha y hora. Funcin HOY: Devuelve el numero de serie de la fecha actual. El numero de serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora Sintaxis HOY( )

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

61

Funcin MES: Devuelve el mes que corresponde a una fecha o numero de serie especificado. El mes se expresa como un numero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis MES(fecha) Fecha puede ser Una fecha escrita como "dd/mm/aa" o similar (siempre entre comillas) Una funcin o formula que devuelva una fecha Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores. Funcin NUM.DE.SEMANA: Devuelve un numero que indica el lugar numrico que ocupa la semana dentro de un ao determinado Sintaxis NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;tipo) Num_de_serie es la fecha dentro de la semana Tipo es el valor 1 o 2 que determina en que da comienza la semana. Funcin AO: Devuelve el ao correspondiente a una fecha determinada Sintaxis AO(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero

Funcin DIA: Devuelve el da del mes correspondiente a una fecha determinada Sintaxis DIA(Num_de_serie) Num_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Excel usa para l calculo de fecha y hora. El argumento num_de_serie puede expresarse en forma de texto, fecha, en lugar de expresarse como numero

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

62

Nuevas Funciones
FUNCION SUMAR.SI.CONJUNTO Desde la versin de Excel 2007 se incorpora la funcin nueva, SUMAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a SUMAR.SI, la cual suma celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que SUMAR.SI.CONJUNTO, suma celdas teniendo en cuenta mltiples criterios. Sintaxis: SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de sumas; criterio_rango1; criterio1; criterio rango2; criterio2..) donde: Rango de sumas: es un argumento obligatorio, en el que se suman una o mas celdas. criterio_rango1: es un argumento requerido que es el primer rango en el que se evala el criterio asociado (criterio1). criterio1: argumento obligatorio que es un criterio asociado a criterio_rango1 en la forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto, que define en cual celda, en el rango de sumas, se adicionar debido al criterio_rango1. Los otros argumentos son opcionales. Se ver un ejemplo donde se consideran 3 criterios: Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla

Se requiere saber la cantidad de unidades Mayores a 5 Vendidas por vendedor y por producto como lo muestra la siguiente tabla:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

63

En respuesta a esta problemtica, se hace uso de la funcin Sumar.Si.Conjunto, la cual permite aplicar las tres condiciones para sumar lo requerido. Es de hacer notar que se pueden aplicar hasta un mximo de 127 criterios. La funcin quedara de la siguiente manera:

Obsrvese que el primer criterio es el rango de unidades que se van a sumar si cumplen con las tres condiciones propuestas. Para dar como resultado un total de 16 unidades que corresponden a Buchanan Steven, del producto Champagne y que son superiores a 5 unidades.
Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

64

FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO Excel 2007 incorpora una funcin nueva, CONTAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a CONTAR.SI, la cual cuenta celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que CONTAR.SI.CONJUNTO, cuenta celdas teniendo en cuenta mltiples criterios. Sintaxis: CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2) donde : rango1: es el rango donde se cuentan las celdas, debido al criterio1, criterio2.. Los primeros dos argumentos son obligatorios. Se ver un ejemplo donde se consideran 3 criterios: Un negocio de venta de vinos cuenta con la siguiente tabla, la cual refleja en cada fila las ventas realizadas durante un periodo de tiempo

Se requiere saber la cantidad de ventas por vendedor y por producto, que sean superiores a 5 unidades como lo muestra la siguiente tabla:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

65

En respuesta a esta problemtica, se hace uso de la funcin Contar.Si.Conjunto, la cual permite aplicar las tres condiciones para contar lo requerido. Es de hacer notar que se pueden aplicar hasta un mximo de 127 criterios. La funcin quedara de la siguiente manera:

Obsrvese que estn especificados cada uno de los criterios. Para dar como resultado un total de 2 ventas que corresponden a Buchanan Steven, del producto Champagne y que son superiores a 5 unidades. FUNCION PROMEDIO.SI De forma similar a la anterior funcin, permite determinar el promedio en un conjunto de datos, dadas ciertas condiciones.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

66

Sintaxis: PROMEDIO.SI(rango, criterio, rango_para_promediar) donde : rango: es el rango donde se buscan las coincidencias Criterio: Argumento que sirve como valor de comparacin para el rango. Rango_para_promediar: Elementos que se van a tomar en cuenta para calcular el promedio. Por ejemplo si se quisiera calcular el stock promedio del producto A que hay en los tres almacenes, se usara la siguiente frmula: =PROMEDIO.SI(C3:C8,G3,D3:D8) Donde: el rango C3:C8 representa el rango donde se buscan las coincidencias con G3 y se suma segn las coincidencia del rango D3:D8, el resultado obtenido sera 4.

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_para_promediar, rango_criterio2, criterio2)

rango_criterio1,

criterio1,

Se emplea de manera similar al anterior, por ejemplo para calcular lo obtenido con PROMEDIO.SI, se usara la siguiente frmula: =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D3:D8,$C$3:$C$8,G3) FUNCIN SI.ERROR(valor, si_es_error) Evalua si valor es un error y si lo es escribe en la celda lo que indica si_es_error. Por ejemplo Si se tenemos los nmeros 9 y 0 en las celdas B3 y C3 respectivamente, lgicamente si hacemos la divisin B3/C3, en la celda E3, resultar un error. Entonces podramos usar tal funcin de la siguiente manera, escribiramos en E3: = SI.ERROR(B3/C3,"Error, divisin entre cero. Corrige").

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

67

Unidad 7. Hipervnculos
Hipervnculos en Excel
Los hipervnculos representan una herramienta que crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un sitio especifico, en una intranet o en internet. Cuando se haga clic encima del hipervnculo, Excel mostrar la ubicacin para la cual fue hecho. Es bueno que un documento posea vnculos (o enlaces, o hiperenlaces) que al ser pulsados lleven a los archivos, hojas o celdas que contienen los datos originales. Pueden crearse varios tipos de hipervnculos en libros, utilizando texto, imgenes o grficos, que vinculan a otras hojas, libros, grficos, pginas Web u otros archivos. Para crear Hipervnculos en Excel 2007, se puede proceder de diversas formas. Primeramente a travs de la cinta de opciones. Para ello se posiciona el mouse donde se quiere crear el Hipervnculo, sea un objeto o celda de la hoja de Excel. Seguidamente se hace clic en la Ficha Insertar, se ubica el grupo denominado Vnculos y se procede a hacer clic encima del icono denominado hipervnculos. A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo que servir para la creacin del hipervnculo.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

68

Otra forma de insertar el Hipervnculo es haciendo clic sobre el botn derecho del mouse, posicionndose con antelacin en el sitio donde se desea crear el mismo y seleccionando la opcin Hipervnculos que aparece en el men contextual. Con cualquiera de los dos procedimientos que se utilice se llega al mismo cuadro de control y se procede a crear el Hipervnculo que se necesita. Existen diversos tipos de Hipervnculos que se pueden crear a continuacin se vern cada uno de ellos.

Crear un hipervnculo a un nuevo archivo


1. Haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que represente al hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual. 2. En Vincular a, haga clic en Crear nuevo documento.

3. Escriba un nombre para el nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento. 4. Para especificar una ubicacin que no sea la ubicacin mostrada en Ruta de acceso completa, haga clic en Cambiar y, a continuacin, seleccione la ubicacin deseada. Haga clic en Aceptar. 5. En Cundo modificar, haga clic en una opcin para especificar si desea abrir el nuevo archivo ahora o ms adelante para modificarlo. 6. Haga clic en Aceptar.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

69

Notas

Si desea cambiar el texto que representa al hipervnculo en el libro original, escriba el nuevo texto en el cuadro Texto. De forma predeterminada, la ruta de acceso al nuevo archivo de destino est asociada a la ubicacin del libro activo. Puede especificar otra ruta de acceso definiendo la direccin base del hipervnculo.

Crear un hipervnculo a un archivo existente


1. Haga clic con el botn secundario del Mouse (ratn) en el texto o grfico que desea utilizar para representar el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual. 2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar un archivo de una lista de archivos utilizados recientemente, haga clic en Archivos recientes y en el archivo con el que desea crear el vnculo. 4. Para seleccionar el archivo de una lista de archivos existentes, haga clic en el botn Archivo bajo Buscar y busque y haga doble clic en el archivo con el que desea crear el vnculo. 5. Para hacer que una sugerencia se muestre al situar el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervnculo a una pgina Web


1. Haga clic con el botn secundario del Mouse (ratn) en el texto o grfico que desea utilizar para representar el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual. 2. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para seleccionar la pgina Web de una lista de pginas Web examinadas recientemente, haga clic en Pginas consultadas y en la pgina Web con la que desea crear el vnculo. Para seleccionar la pgina Web abriendo el explorador y buscando la pgina, haga clic en el botn Pgina Web en Buscar, abra la pgina Web a la que desee vincular y vuelva a Excel sin cerrar el explorador. 4. Para hacer que se muestre una sugerencia al situar el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Sugerencia y escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

70

Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro Para vincular a una ubicacin en el libro actual u otro libro, se puede definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda. 1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de destino en el libro de destino. 2. En el libro de origen, haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que represente al hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual. 3. Siga uno de estos procedimientos: Para vincular a una ubicacin en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a. Para vincular a una ubicacin en otro libro, haga clic en Archivo o pgina Web existente en Vincular a. 4. Si elige Archivo o pgina Web existente en el paso 3, busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a continuacin, haga clic en el botn Marcador en Buscar. 5. Siga uno de estos procedimientos: En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a continuacin, escriba la referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar. En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente a la celda o las celdas a las que desee vincular. Haga clic en Aceptar. 6. Para asignar una sugerencia que se mostrar al situar el puntero del Mouse (ratn) sobre el hipervnculo, haga clic en Sugerencia y, a continuacin, escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro


Para vincular a una ubicacin en el libro actual u otro libro, se puede definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda. 1. Para utilizar un nombre, asigne un nombre a las celdas de destino en el libro de destino. 2. En el libro de origen, haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que represente al hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

71

3. Siga uno de estos procedimientos: Para vincular a una ubicacin en el actual libro, haga clic en Lugar de este documento en Vincular a. Para vincular a una ubicacin en otro libro, haga clic en Archivo o pgina Web existente en Vincular a. 4. Si elige Archivo o pgina Web existente en el paso 3, busque y seleccione el libro al que desee vincular y, a continuacin, haga clic en el botn Marcador en Buscar. 5. Siga uno de estos procedimientos: En la lista en Referencia de celda, haga clic en la hoja a la que desee vincular y, a continuacin, escriba la referencia de celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Haga clic en Aceptar. En la lista en Nombres definidos, haga clic en el nombre que represente a la celda o las celdas a las que desee vincular. Haga clic en Aceptar. 6. Para asignar una sugerencia que se mostrar al situar el puntero del Mouse (ratn) sobre el hipervnculo, haga clic en Sugerencia y, a continuacin, escriba el texto que desee en el cuadro Sugerencia. Haga clic en Aceptar.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

72

Unidad 8. Manejo de herramientas bsicas de base de datos


Bases de Datos
Para comenzar a utilizar las opciones de este men DATOS lo primero que deber tenerse en cuenta es el concepto de BASE DE DATOS. Qu es y para qu sirve exactamente una Base de Datos. En principio se deber indicar que ES UN ARCHIVO (en realidad es un conjunto de archivos) CON UN FORMATO ESPECFICO. Este formato, es el que permite que, este tipo de archivos sea utilizado con tanta frecuencia en la actualidad. Se trata de que, mediante la utilizacin de elementos llamados INDICES, un archivo de informacin, con formato de Base de Datos, permite acceder a dicha informacin, en forma aleatoria, o sea, desde donde sea que se la busque y hacia donde sea que se encuentre, instantneamente. Las Planillas de Clculo, fueron, desde sus inicios, las que originaron, o permitieron concebir, el concepto de Base de datos, y esto est dado, sencillamente, por la ubicacin en que se encuentra la informacin, ya que, las Planillas de Clculo, permiten generar archivos en los cuales, hay FILAS Y COLUMNAS Y, LAS INTERSECCIONES ENTRE ELLAS, SE DENOMINAN CELDAS. Esto a su vez, permite que todos los datos que se encuentren dentro de dichas celdas, pueden relacionarse entre s, es ms, hay planillas de clculo en las cuales, TODOS LOS DATOS ESTN RELACIONADOS, e incluso, de distintas formas. Las Bases de datos utilizan el mismo concepto, pero con la diferencia de que los nombres son distintos: FILA CELDA REGISTRO CAMPO

Una vez conocido este concepto, es posible comenzar a utilizar a Excel, como un excelente generador de archivos con formato de Bases de Datos. Para acceder a las diversas herramientas de base de datos en Excel 2007 se debe hacer clic en la Ficha Datos ubicada en la Cinta de Opciones. All se encontraran todas las herramientas relacionadas con el tema.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

73

Ordenar y Filtrar
La opcin de ordenar, permite a Excel en funcin de una o varias columnas organizar el contenido de una base de datos de forma ascendente o descendente segn sean las necesidades del usuario. Para obtener ptimos resultados, la lista que se ordene deber tener rtulos de columna (nombres identificando cada columna). Para usar esta herramienta se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Hacer clic en una celda de la lista que desee ordenar. 2.- Ir a la Ficha Datos y hacer clic en el icono de Ordenar que se encuentra en el Grupo de opciones Ordenar y Filtrar

Y aparecer el siguiente cuadro de opciones.

Este cuadro contiene unos botones en la parte superior que permiten administrar los niveles de ordenamiento. Ypor cada nivel que se agregue en la parte inferior aparecern desplegadas las opciones para dar los lineamientos del ordenamiento que se necesita. 3.- En los cuadros Ordenar por y Luego por, hacer clic en las columnas que desee ordenar. Por ejemplo, si la lista contiene informacin acerca de las ventas realizadas en un periodo de tiempo, y es necesario organizarlas por Vendedor, producto y MES, en primer lugar, haga clic en agregar nivel y en Ordenar por seleccione la opcin de Vendedor, a continuacin, haga clic nuevamente en
Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

74

Agregar nivel y ahora en el cuadro Luego por, elija Nombre Producto y finalmente se agrega un nuevo nivel y en el Luego por seleccione la opcin de MES y presione el botn de aceptar, como muestra la figura.

4.- Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Excel proceder a ordenar la tabla segn los datos dados. Notas

Si la columna que se especifique en el cuadro Ordenar por tiene elementos duplicados, puede continuarse ordenando los valores especificando otra columna en el primer cuadro Luego por. Si hay elementos duplicados en la segunda columna, puede especificarse una tercera columna para ordenar en el segundo cuadro Luego por. Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Microsoft Excel ordenar los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estn ocultas. Si es una base de datos organizada, con tan solo ubicarse en un dato de la comuna que se desea ordenar y hacer clic en el icono de orden ascendente o descendente, Excel ordena de forma organizada toda la tabla de acuerdo al dato que se necesita.

Adicionalmente en Excel 2007 existe la posibilidad de ordenar segn diversos criterios, en el ejemplo anterior se utiliz la opcin de Valores, pero tambin se pude seleccionar entre las opciones de Color de la celda, Color de la fuente e Icono de la celda, a continuacin de visualizan unos ejemplos.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

75

Color de la celda

Icono de la celda

Orden predeterminado Microsoft Excel utiliza rdenes especficos para organizar los datos segn su valor, no segn su formato. Si se utiliza el orden ascendente, Excel utilizar el siguiente orden (en orden descendente, Microsoft Excel invertir el orden, excepto las celdas en blanco, que siempre se colocarn en ltimo lugar). Nmeros Los nmeros se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo mayor. Orden alfanumrico Si se ordena texto alfanumrico, Excel lo ordenar de izquierda a derecha, carcter por carcter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocar la celda detrs de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11". El texto y el texto que incluye nmeros, se ordenar del siguiente modo:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

76

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B CDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ Los apstrofos (') y guiones (-) se ignoran, con una excepcin: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guin, el texto con el guin se ordenar en ltimo lugar. Valores lgicos En valores lgicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO. Valores de error Todos los valores de error son iguales. Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en ltimo lugar. La funcin Filtrar, a diferencia de la ordenacin, no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Para agregar Filtros, se selecciona la pestaa Datos la opcin Filtro que se encuentra en el Grupo de Opciones denominado Ordenar y Filtrar. Al hacer clic en el icono aparece de forma automtica las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna del rango filtrado, como muestra la figura.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

77

Para filtrar la lista por valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparacin distintos a Es igual a, se debe hacer clic en la flecha de la columna y aparecer el siguiente men de opciones. Aqu aparecen diversas opciones para filtrar los datos de tabla.

A partir de Excel 2007 se pueden visualizar nuevas opciones de filtrado, como lo son los filtros por color

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

78

Notas

Cuando aplica un filtro en una columna, los nicos filtros disponibles en las dems columnas son los valores visibles de la lista filtrada. Puede aplicar un mximo de dos condiciones a una columna utilizando Autofiltro. Para aplicar filtros ms complejos o copiar filas filtradas a otra ubicacin, puede usar filtros avanzados.

Quitar filtros de una lista Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a la columna y despus en Seleccionar Todos. Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el men Datos y haga clic en Mostrar todo. Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione la opcin Borrar que se encuentra en el grupo Ordenar y Filtrar de la Ficha Datos.

Esquemas
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos ms importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. En Excel, los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene informacin similar, y no contiene filas ni columnas en blanco. Los esquemas permiten expandir o contraer la apariencia de una hoja de clculo, de forma que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle. Un esquema en Excel puede contar con varios niveles de filas u columnas que se pueden colocar en cualquier parte de la hoja de clculo.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

79

Los smbolos necesarios para contraer o expandir los niveles de un esquema son el ms (+) y el menos (-), los cuales se presentan en unas barras especiales en la parte superior izquierda de la hoja de calculo. Antes de crear un esquema se deben tener en cuenta algunos aspectos.

Asegurarse de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos deben tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si se quiere ver las ventas realizadas por la matriz principal adems de sus sucursales. Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estn juntas. Es decir que no se debe mezclar informacin. En una hoja solo se puede incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, se deben copiar los datos a otra hoja.

Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente ordenar los datos de modo que las filas que deban agruparse estn juntas. En la ilustracin anterior, el rango se ha ordenado por regin y luego por mes, de modo que las filas detalladas de marzo y abril de la regin Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la regin Oeste estn tambin juntas. Se den incluir filas de resumen, bien encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Para obtener los mejores resultados, las filas de resumen debern contener frmulas que hagan referencia a las celdas de cada una de las filas de detalle. Tambin puede trazar el esquema cuando las filas de resumen contengan texto descriptivo u otros datos. Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegrese de que el rango tenga rtulos en la primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas de detalle. La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automticamente el esquema: Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. Existen dos formas de crear un esquema en Excel: 1.- Manual 2.- Automtica

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

80

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Existen unos requisitos previos para que Excel pueda crear automticamente el esquema: Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas se proceder a definir el esquema manualmente. Una base de datos estructurada para el uso de la herramienta es la que se observa en la figura siguiente En este ejemplo se puede hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado adecuadamente para ello. Como ya se tiene los datos se proceder a realizar el esquema. Para ello se posiciona el cursor sobre una celda cualquiera y se selecciona la opcin agrupar del grupo esquema que se encuentra el la ficha Datos de la Cinta de Opciones.

Automticamente, Excel genera los niveles del esquema como se puede ver a continuacin:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

81

En la imagen anterior se puede ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las. Adems, se ve en la esquina superior izquierda unos nmeros que indican cuntos niveles tiene el esquema. Mostrar u ocultar datos en un esquema Un esquema puede tener un mximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustracin, la fila de todas las ventas, que contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar slo las filas de un nivel determinado, puede hacer clic en el nmero del nivel que desee ver.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

82

Tablas en Excel
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto se podrn componer como mnimo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda. Entre las operaciones ms interesantes que se pueden realizar con las listas se tienen: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas. En Excel 2010, se puede utilizar la nueva interfaz de usuario para crear, aplicar formato y expandir rpidamente una tabla de Excel (que en Excel 2003 se denominaba lista de Excel) con el fin de organizar los datos de la hoja de clculo para que sea ms fcil trabajar en ella. La funcionalidad nueva o mejorada de las tablas incluye las siguientes funciones. Filas de encabezado de tabla Las filas de encabezado de tabla se pueden activar y desactivar. Cuando se muestran los encabezados de la tabla, stos permanecen visibles con los datos de las columnas de la tabla y reemplazan a los encabezados de la hoja de clculo al desplazarse por una tabla larga. Columnas calculadas Este tipo de columnas utiliza una sola frmula ajustada a cada fila. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales para que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Lo nico que se debe hacer es especificar una frmula una vez: no es necesario utilizar los comandos Rellenar ni Copiar. Autofiltrado automtico Autofiltro est activado de manera predeterminada en una tabla para habilitar la ordenacin y el filtrado eficaces de los datos de la tabla.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

83

Referencias estructuradas Este tipo de referencia le permite utilizar nombres de encabezado de columnas de tablas en frmulas en lugar de referencias de celda como A1 o F1C1. Filas de totales Ahora puede utilizar frmulas personalizadas y entradas de texto en las filas de totales. Estilos de tabla Puede aplicar un estilo de tabla para agregar rpidamente a las tablas un formato profesional y con la calidad de un diseador. Si se habilita un estilo de filas alternas en una tabla, Excel mantendr la regla de alternar estilos mediante acciones que habran interrumpido este diseo tradicionalmente, por ejemplo, filtrar, ocultar filas o reorganizar manualmente filas y columnas. Para crear una tabla se deben seguir los siguientes pasos: 1.- Primeramente seleccionar el ara que se quiere incluir en la tabla 2.- Seleccionar de la pestaa Insertar, el Grupo Tablas y posteriormente el icono Tablas que se encuentra dentro de el, como muestra la figura:

3.- Aparecer un cuadro de control donde podr seleccionar el rango de los datos si no lo hizo antes

4.- Al cerrarse el cuadro de dilogo, se podr ver que en la Cinta de Opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

84

Ntese que todos los datos tomaron un formato en particular propio de tabla.

Con los datos de una tabla se pueden usar una diversidad de funciones las cuales se resumen a continuacin:
Funcin BDCONTAR(datos;campo;criterios) BDCONTARA(datos;campo;criterios) BDMAX(datos;campo;criterios) BDMIN(datos;campo;criterios) BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) BDSUMA(datos;campo;criterios) BDEXTRAER(datos;campo;criterios) BDVAR(datos;campo;criterios) BDVARP(datos;campo;criterios) BDDESVEST(datos;campo;criterios) BDDESVESTP(datos;campo;criterios) Descripcin Cuenta las celdas que contienen un nmero Cuenta las celdas que contienen un valor Obtiene el valor mximo Obtiene el valor mnimo Obtiene el producto de los valores indicados Obtiene el promedio de los valores indicados Obtiene la suma de los valores indicados Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de seleccin Calcula la varianza sobre una muestra de valores Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

85

Unidad 9. Auditoria
Herramientas de Auditora
Excel ofrece una serie de herramientas de auditoras de frmulas que pueden ser de gran utilidad.

Para acceder a estas herramientas se debe seleccionar la pestaa Formulas el grupo Auditoria de Formulas donde aparece una serie de opciones como se puede ver a continuacin.

Icono

Descripcin
Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores. Dibuja unas flechas indicando dnde estn las celdas involucradas en la frmula. Dibuja flechas indicando a qu frmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna frmula. Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes. Abre el cuadro de dilogo de Evaluar frmula para que pueda ver la frmula y los resultados de la frmula de la celda activa. Muestra la ventana de inspeccin para hacer un seguimiento del valor de las celdas.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

86

Ejemplo donde se pueden observar algunos casos donde se aplicaron Herramientas de Auditoria

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

87

OTRAS HERRAMIENTAS
Recuperacin de archivos
Recuperar versiones no guardadas en Office 2010 Esta herramienta funciona para recuperar un archivo de Microsoft Excel 2010 si se cierra sin guardar o si se quiere revisar o volver a una versin anterior de un archivo en el que se encuentra trabajando. Al igual que lo que sucede en versiones anteriores de Office, habilitar Autorrecuperacin guardar versiones mientras trabaja en el archivo en el intervalo que seleccione. Ahora, se puede elegir mantener la ltima versin de autoguardado de un archivo en caso de que se cierre accidentalmente sin guardar, por lo que puede restablecerlo la prxima vez que abra el archivo. Adems, mientras trabaja en el archivo, puede obtener acceso a un listado de los archivos de autoguardado desde la Vista Backstage de Microsoft Office. Debe tener habilitadas las opciones Guardar informacin de Autorrecuperacin... y Conservar la ltima versin autoguardada cuando se cierra sin guardar para que estas caractersticas funcionen. Al cerrar sin guardar, si cierra el archivo sin guardar, se guarda temporalmente una versin de l de modo que se pueda recuperar al volver a abrirlo. Nuevos Archivos Si est trabajando en un archivo creado recientemente o en un archivo temporal de Excel, tales como datos adjuntos de correo electrnico en Outlook y a continuacin, lo cierra sin guardar, siga estos pasos para abrir el ltimo borrador autoguardado: 1. Abrir las aplicaciones de Office 2010 que estaba usando. 2. Haga clic en la pestaa Archivo. 3. Haga clic en Reciente. 4. Haga clic en Recuperar libros no guardados. 5. Se abrir la carpeta de borradores guardados en una ventana nueva. Seleccione el archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. 6. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Guardar como para guardar el archivo en su equipo. Tambin puede obtener acceso a estos archivos mediante estos pasos: 1. Abra la aplicacin de Office 2010 que estaba usando.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

88

2. Abra un nuevo archivo o cualquier archivo existente. 3. Haga clic en la pestaa Archivo. 4. Haga clic en Informacin. 5. Haga clic en Administrar versiones. 6. Haga clic en Recuperar libros no guardados

7. Ver la lista de los archivos no guardados .Seleccione el archivo y haga clic en abrir Abrir. 8. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Guardar como para guardar el archivo en su equipo. Tambin puede desplazarse a una de las siguientes ubicaciones de archivo para abrir el archivo, dependiendo de su sistema operativo: Windows 7/Widows Vista C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFile s Windows XP C:\Documents and Settings\Nombre_De_Usuario\Local Settings\Application Data\Microsoft\Office\Unsaved Files No se pueden cambiar estas ubicaciones de archivo. Los archivos de esta carpeta se mantendrn durante los cuatro das despus de la creacin. Archivos previamente guardados Si est trabajando en un archivo que se ha guardado anteriormente y lo cierra sin guardar las modificaciones actuales, siga estos pasos para abrir el ltimo borrador autoguardado: 1. Abra el archivo en el que estaba trabajando. 2. Haga clic en la pestaa Archivo. 3. Haga clic en Informacin.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

89

4. En Versiones, haga clic en la versin etiquetada (cuando se cerr sin guardar). 5. En la barra de empresa en la parte superior del archivo, haga clic en Restablecer para sobrescribir toda versin guardada previamente con la ltima versin autoguardada de su archivo. Tambin puede desplazarse a una de las siguientes ubicaciones de archivo para abrir el archivo, dependiendo de su sistema operativo: Windows 7/Widows Vista C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Microsoft\Nombre_De_Aplicacin Windows XP C:\Users\Nombre_De_Usuario\Application Data\Roaming\Microsoft\Nombre_De_Aplicacin Tambin puede desplazarse a C:\Users\Nombre_De_Usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Nombre_D e_Aplicacin para abrir el archivo. Para obtener informacin sobre cmo cambiar esta ubicacin de archivo, vea el tema sobre cmo guardar y recuperar archivos de Office automticamente. Se mantendrn los archivos de esta carpeta durante los cuatro das despus de la creacin o hasta la prxima vez que modifique el archivo, lo que suceda antes. Trabajar con versiones de archivos autoguardados Abrir y ver versiones anteriores de su archivo actual Para ver las versiones autoguardadas de su archivo actual, siga estos pasos: 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. Haga clic en Informacin. Las versiones autoguardadas del archivo actual se enumeran en Versiones.

3. Haga clic en cualquier versin de la lista para abrirla.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

90

Restablezca las versiones anteriores de su archivo actual Para reemplazar el archivo actual con una versin anterior, siga estos pasos: 1. Siga los pasos 1 a 3 descritos en el tema sobre cmo abrir y ver versiones anteriores de su actual archivo. 2. En la barra de empresa en la parte superior del documento, haga clic en Restablecer. 3. Haga clic en Aceptar para sobrescribir el documento actual con la versin anterior autoguardada.

La Vista Protegida
Los archivos procedentes de Internet y de otras ubicaciones potencialmente no seguras pueden contener virus, gusanos u otros tipos de malware que pueden daar su equipo. Para ayudar a proteger su equipo, los archivos de estas ubicaciones potencialmente no seguras se abren en la Vista protegida. Mediante el uso de la Vista protegida, puede leer un archivo e inspeccionar su contenido mientras reduce los riesgos potenciales. La Vista protegida es un modo de slo lectura en el que la mayora de las funciones de edicin estn deshabilitadas. Existen varias razones para que un archivo se abra en la Vista protegida: El archivo se abri desde una ubicacin de Internet. Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo procede de una ubicacin de Internet y podra no ser seguro. Haga clic para obtener ms detalles, se debe a que el archivo se est abriendo desde Internet. Los archivos procedentes de Internet pueden llevar incrustados virus y otro contenido perjudicial. Se recomienda que slo modifique el documento si confa en su contenido. Como se observa en la siguiente figura:

El archivo se recibi como datos adjuntos de Outlook 2010 y la poltica del equipo ha definido al remitente como no seguro Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo procede de datos adjuntos de correo electrnico y podra no ser seguro. Haga clic para obtener ms detalles, se debe a que el archivo fue enviado por un remitente potencialmente no seguro. La imagen siguiente es un ejemplo:

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

91

El archivo se abri desde una ubicacin no segura Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo se abri desde una ubicacin potencialmente no segura. Haga clic para obtener ms detalles, se debe a que el archivo se abri desde una carpeta no segura. Un ejemplo de ubicacin no segura es la carpeta Archivos temporales de Internet. La imagen siguiente es un ejemplo:

El archivo est bloqueado por el bloqueo de archivos Qu es el bloqueo de archivos? Las siguientes imgenes son ejemplos:

La edicin no est permitida.

La edicin est permitida. Error en la validacin de archivos Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Office detect un problema con este archivo. Si lo edita, puede daar el equipo. Haga clic para obtener ms detalles , se debe a que el archivo no super la validacin de archivo. La imagen siguiente es un ejemplo:

El archivo se abri en la Vista protegida mediante la opcin Abrir en Vista protegida Cuando se encuentre con el mensaje en la Vista protegida que afirma que Este archivo se abri en Vista protegida. Haga clic para obtener ms detalles, se debe a que eligi abrir el archivo en la Vista protegida. Para ello, use la opcin Abrir en Vista protegida: 1. 2. 3. 4. Haga clic en la pestaa Archivo. En la vista Backstage de Microsoft Office, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en la flecha del botn Abrir. En la lista, seleccione Abrir en Vista protegida.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

92

La imagen siguiente es un ejemplo de la Vista protegida que aparece al seleccionar Abrir en Vista protegida. Los administradores del sistema pueden ampliar la lista de ubicaciones potencialmente no seguras para incluir carpetas adicionales que tambin consideren no seguras.

Como se debe salir de la Vista Protegida Si debe leer el archivo, pero no tiene que editarlo, puede permanecer en la Vista protegida. Si sabe que el archivo procede de una fuente de confianza y desea editarlo, guardarlo o imprimirlo, puede salir de la Vista protegida. Al salir de la Vista protegida, el archivo se convierte en un documento confiable. En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar edicin, si se muestra el botn. En caso contrario, use las instrucciones siguientes para salir de la Vista protegida. Cuando se desee salir de la vista protegida y editar cuando aparece la barra de mensajes roja, se debe hacer lo siguiente: 1. 2. Haga clic en la pestaa Archivo. Aparecer la vista Backstage. Haga clic en Editar de todos modos.

El botn Editar de todos modos aparece en la vista Backstage, lo que indica que el riesgo aumentar si habilita la edicin de este modo. Se recomienda precaucin y certeza de que conoce el origen del archivo y es de confianza. Vea Problema detectado en un archivo para obtener ms informacin.

Explicacin de la configuracin de la Vista protegida

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

93

Las siguientes opciones aparecen en el rea de la Vista protegida del Centro de confianza: Habilitar la Vista protegida en los archivos que provienen de Internet Internet se considera una ubicacin no segura debido a la infinidad de oportunidades que ofrece para el desarrollo de conductas malintencionadas. Habilitar la Vista protegida en archivos que provienen de ubicaciones potencialmente no seguras Esta opcin hace referencia a las carpetas de su equipo o red que se consideran no seguras, como la carpeta temporal de Internet. Los administradores de sistema pueden asignar otras carpetas como ubicaciones potencialmente no seguras Habilitar la Vista protegida en los datos adjuntos de Outlook Los datos adjuntos de los correos electrnicos pueden proceder de fuentes desconocidas o poco confiables. Habilitar el modo Prevencin de ejecucin de datos Para obtener ms informacin, consulte el tema sobre razones por las que se bloquea mi complemento. El sistema DEP se encuentra disponible en versiones de Office 2010 de 32 64 bits. En la versin de 32 bits, puede ver o modificar algunas opciones del Centro de confianza. En la versin de 64 bits, el Centro de confianza no tiene opciones. El Centro de confianza incluye opciones para la barra de mensajes. En la vista Backstage, en Ayuda, haga clic en Opciones. Haga clic en Centro de confianza y, a continuacin, en Configuracin del Centro de confianza. Haga clic en Barra de mensajes y realice las selecciones que desee. Las opciones de la barra de mensajes afectan a todos los programas de Office. Al modificar las opciones de la barra de mensajes en el Centro de confianza, no se modifica la barra de mensajes de la Vista protegida. Se recomienda no modificar la configuracin de la barra de mensajes y consultar al administrador del sistema para obtener ms informacin sobre la forma en que esta configuracin puede proteger a la organizacin contra los ataques de virus informticos.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

94

REFRENCIAS
Bsqueda y referencia http://www.jorgesanchez.net/ofimatica/manuales/funcExcel.pdf Caractersticas y ventajas de Excel 2010 http://office.microsoft.com/es-es/excel/caracteristicas-y-ventajas-de-excel-2010HA101806958.aspx Crear series en Excel http://www.mailxmail.com/curso-basico-excel/creacion-series-excel Gonzalo Hctor Fernndez Pcia Bs. As www.lawebdelprogramador.com Argentina Microsoft Excel 2003

Manual de Microsoft Excel 2003. www.manualespdf.es/manual-excel-2003 Patric Conrad, Administracin de Datos con Excel, EDITORIAL MICROSOFT PRESS, AO 1996. REED, Jacobson. (1999). Microsoft Excel / VisualBasic Paso a Paso. Madrid: Editorial Mc Graw Hill.

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

95

ANEXOS

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

96

Tabla de diferencias entre Excel 2003 y Excel 2007


La siguiente tabla muestra una lista de las principales diferencias entre Excel 2003 y Excel 2007, muchas de las cuales ya fueron mencionadas anteriormente, las cosas que se mencionan como dificultad han sido compiladas desde foros en internet.
Ttulo Nmero mximo de filas Excel 2003 65536 Excel 2007 SP1 1.048.576 Comentarios Pocos usuarios necesitan tanta cantidad de filas o columnas. Sin embargo es casi o la nica alternativa disponible en este momento para ello, ya que OpenOffice tiene la misma limitacin que Excel 2003. Para tener acceso a esta mejora en los documentos de Excel 2003 deben guardarse previamente como Excel 2007. Ambas versiones son muy rpidas pero Excel 2007 es ms veloz. En algunos casos la diferencia puede resultar insignificante. La mejora ms importante de velocidad en Excel 2007 son clculos iterativos y la ventaja de que Excel 2007 aprovecha ms de un procesador cuando la PC es Dual Core

256 Nmero mximo de Columnas

16384

Rpido Velocidad de clculo

Rpido+

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

97

Ttulo

Excel 2003

Excel 2007 SP1

Comentarios o Quad Core.

Rpido

Variable

Velocidad en macros

Algunas macros son hasta 20 veces ms lentas en Excel 2007, especialmente las de macros de grficos o que realizan una gran cantidad de manipulacin de datos y cambios en varias celdas. Las macros sencillas son ejecutadas tan rpido como en Excel 2003 El manejo de tablas en Excel 2007 se ha mejorado notablemente, con una amplia galera de formatos y estilos. Las cabeceras de columna permanecen siempre visibles, tal como cuando de "inmovilizaban paneles". Las funciones de rellenos automtico tambin han mejorado y le permiten expandir las tablas con mucha facilidad.

El manejo de listas fue introducido en Excel 2003 Listas y tablas

Las listas ahora se llaman tablas y una gran cantidad de mejoras le permiten manejarlas muy fcilmente

Escritura de formulas

La misma barra de formulas desde Excel 97. Los parntesis son coloreados para asistir en la escritura. Se proveen algunas sugerencias cuando hay errores en la escritura o balanceo de trminos. Se refrescan extremadamente rpido, parece instantneo.

La barra de frmulas tiene tamao flexible y el completado automtico lo ayuda en la escritura desde el principio

Ambos resaltan las celdas referenciadas al editar una frmula. Excel sigue sin tener un acercamiento al wysiwyg (what you see is what you get) para la escritura de frmulas algebraicas; quedara para una versin futura.

Refresco de grficos

Puede ser extremadame nte lento.

Hubo un numeroso grupo de usuarios que ha reportado problemas de lentitud al actualizar los datos de los grficos en Excel 2007. SP1 ha resuelto un poco ese problema pero los usuarios siguen reportndolo. As que el problema persiste. Para planillas pequeas no se nota la diferencia. En cambio para planillas grandes y complejas la diferencia es

Abriendo y cerrando archivos

Rpido

No tan rpido

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

98

Ttulo

Excel 2003

Excel 2007 SP1 notoria.

Comentarios

Limitado a tres pruebas Formato condicional

Se admite mayor cantidad de pruebas.

La mejora es muy til ya que 3 formatos condicionales para una celda resultaba escaso en muchas oportunidades. Ha habido reportes de lentitud en Excel 2007 al utilizar este tipo de condicionamientos. Con Excel 2003 puedes eliminar botones que no utilizas y crearte los propios incluyendo macros. En Excel 2007 no puedes modificar las listas de opciones (cintas). Solo puedes agregar botones a la barra de acceso rpido.

Configuracin de barras de herramientas

Muy configurables.

Configuracin limitada.

Paletas de colores Patrones de formato en grficos y celdas.

Colores limitados Muchas opciones

Ilimitados colores Los patrones ya no estn disponibles. Hay algunas utilidades gratuitas que devuelven la funcionalidad de los patrones a Excel 2007, que, despus de instaladas, devuelven la funcionalidad de Excel 2003. Para muchos la interfaz de Excel 2007 y otros la odian. Para los usuarios viejos, cuesta un tiempo acostumbrarse. Es muy diferente.

Interfaz con el usuario

Menues y Botones

Cintas con botones y menues desplegables de texto.

Grabacin de macros Sin problemas Macros y proteccin de libros Problemas importantes En Excel 2007, si colocas contrasea a tu libro y este contiene macros, no hay manera de habilitarlas. Una opcin es colocar las macros en un archivo del tipo "personal" o en un complemento ("add-In") y accederlas desde all. Muy estable, pocos reportes de colgadas o problemas para guardar o abrir documentos. Hubo reportes de usuario con problemas para abrir o guardar archivos. El producto Excel en general, es muy complejo con muchsimas funciones, que ms de una vez nos ha hecho pensar "Cmo lo hace?". Excel 2003 es el resultado de muchos aos de desarrollo, mejoras y arreglo de fallas. Excel 2007 parece haber sido re-escrito desde cero, por lo tanto

Estabilidad

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

99

Ttulo

Excel 2003

Excel 2007 SP1

Comentarios ha de "pagar" un tiempo de fallas hasta que tenga un nivel de estabilidad similar a Excel 2003.

Estndar Exportar o guardar como archivos DBF

No disponible

Esta funcionalidad ya no est disponible en Excel 2007. Digamos que ".DBF" es algo muy pero muy viejo, pero quienes tuvieran todava interfaces activas tendrn problemas.

UNA LISTA DE FUNCIONES QUE CAMBIARON CON RESPECTO A EXCEL 2007 FUNCIN ANTERIOR BUSCARH BUSCARV NUEVA FUNCIN CONSULTARH CONSULTARV DESCRIPCIN Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda. Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo. Convierte un nmero de un sistema de medida a otro. Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto. un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de minsculas) Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posicin que se especifique una fecha con formato de texto en un valor

CARACTER CONVERTIR DERECHA, DERECHAB ENCONTRAR, ENCONTRARB EXTRAE

CAR CONVERT DERECHA ENCONTRAR MED

FECHANUMERO VALFECHA

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

100

HALLAR, HALLARB IZQUIERDA, IZQUIERDAB LARGO, LARGOB REEMPLAZAR, REEMPLAZARB RESIDUO SI.ERROR

HALLAR IZQUIERDA LARGO REEMPLAZAR RESTO SIERROR

de nmero de serie. Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de minsculas). Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto. Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto Reemplaza caracteres de texto Devuelve el resto de la divisin Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula

Prohibida la reproduccin total o parcial de este material sin la autorizacin expresa de FUNDAMETAL

101