Visio 2007. Diagramas de flujo.

Nociones bsicas

NOCIONES BSICAS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

MICROSOFT VISIO 2007 1

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1 INTRODU

I!N

Microsoft Visio es un conjunto de software de dibujo vectorial para Microsoft Windows. Las herramientas que lo componen permiten realizar diagramas de oficinas, diagramas de bases de datos, diagramas de flujo... Originalmente apuntaba a ser una aplicaci n para dibujo t!cnico para el campo de "ngenier#a $ %rquitectura, con aditamentos para desarrollar diagramas de negocio. Microsoft incorpora una serie de plantillas con las formas necesarias para construir diagramas de todo tipo. &ara abrir una plantilla de diagrama de flujo en el men' "rc#i$o% se selecciona Nue$o &Diagrama de flujo &Diagrama de flujo bsico. (ambi!n se puede acceder a trav!s de "rc#i$o &'ormas &Diagrama de flujo.

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%parecen de ese modo) La nueva p*gina de dibujo &lantillas desplegables de +ormas b*sicas +ondos ,ordes $ t#tulo...-...

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2 ("RR" D) *)N+
.omo puede apreciarse es pr*cticamente igual que cualquiera de las que conocemos a trav!s de otros programas. Veremos por tanto aquellas que presentan diferencias, $ que ser*n m*s usuales en nuestro caso. "rc#i$o. /imilar a otros men's conocidos, la principal diferencia es la posibilidad de escoger las formas, como se ha visto en la introducci n. )di,ar. &r*cticamente igual a cualquier otro men' de office. Ver. &ermite) %brir ventanas relativas al dibujo, como las siguientes +ormas. .omo se ha visto arriba, recoge las diferentes plantillas de formas que va$amos seleccionando $a sea desde el men' archivo o desde el icono de la barra de herramientas est*ndar. .on el bot n izquierdo se despliega aquella que se est! pulsando. 0l derecho, entre otras cosas, sirve para acoplar o desacoplar las diferentes ventanas complementarias 1esto es, integrarlas o separarlas de la ventana de di*logo2, $ escoger el modo de representaci n de las formas.

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&anor*mica $ zoom. &ermite ampliar la parte del diagrama donde se est! trabajando, para poder actuar con ma$or precisi n. 0sta acci n tambi!n puede realizarse con el puntero mientras se presionan las teclas .(3L4M%56/7 el puntero toma forma de herramienta de aumento. &ara aumentar se presiona el bot n izquierdo, $ para reducir, el derecho. Otra posibilidad para aumentar $ reducir consiste en modificar los porcentajes de la herramienta 89oom:. 0ste puede actuiar sobre una parte en cuesti n o sobre la p*gina completa. ;atos de forma. &ermite ver los datos agregados a una forma a trav!s de la opci n 8;atos: del men' principal 1V!ase &*g. <2. (ama=o $ posici n. /e e>plica en el apartado sobre modificaci n de formas. R) ORD"R- conviene en este men' tener activadas las opciones 3egla, .uadr#cula, ?u#as $ &untos de .one>i n. ,arras de herramientas. /e recomienda tener activadas las siguientes) 0st*ndar. "gual que cualquier otra de office, con herramientas propias) +ormato. 0s la herramienta propia de esta barra. &ermite seleccionar combinaciones de colores predise=adas. 1V. a. p*g. @A2 +ormato de forma. 1V. a. p*g. @A2

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.erramien,as. +uncionalidades para configurar el espacio de trabajo 1forma de la cuadr#cula $ las gu#as2 complementos de Visio... Da,os. &ermite agregar datos de inter!s a las formas. &or defecto, los campos son .oste, ;uraci n $ 3ecursos 1n'mero de personas2. &ueden ser 'tiles para una toma de decisiones, aunque 'nicamente pueden verse en el documento a trav!s del software, nunca en versi n impresa, por lo que su aplicaci n no parece pertinente en nuestro caso. 'orma. 0ntre otras funcionalidades, permite agrupar todas las formas del diagrama, de manera que tenemos un todo compacto. 0sto puede a$udar, por ejemplo, para copiar el diagrama completo en otro documento.

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/ 'OR*"0 (10I "0

&rincipio-fin

"ndican cada fase o #tem del proceso. 0stas son las formas m*s frecuentes en los diagramas de flujo, por ser las que m*s f*cilmente pueden adaptarse a los procesos $
&roceso

procedimientos propios de un entorno administrativo.

;ecisi n

%dem*s de estas formas precisas, pueden utilizarse las anotaciones, para aquellos elementos del proceso que no puedan e>presarse con las anteriores. &or ejemplo,
Da,os

persona encargada, software utilizado, etc.

;ocumento 2re3araci4n Operaci n manual

Las relaciones entre las formas se establecen utilizando los conectores.

2roceso 3aralelo

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ON0TRU

I!N D)6 DI"7R"*"

'ondos% bordes% sombreados... /e incorporan arrastr*ndolos desde las distintas galer#as. /on complementos que contribu$en a la est!tica del diagrama, aunque en nuestro caso te ricamente no son aplicables, $a que el diagrama ir* integrado en el proceso o procedimiento en cuesti n siguiendo el formato normalizado que le corresponda. R) O*)ND"(6)- utilizar como fondo la cuadr#cula $a que es mu$ 'til a la hora de alinear las diferentes formas. Incor3oraci4n de formas /on varias las formas posibles de dibujar las formas del diagrama) a2 0n la galer#a de s#mbolos de la izquierda, seleccionarlas con el bot n derecho, opci n copiar, $ soltar en la p*gina de dibujo, opci n pegar. b2 ;esde la galer#a, arrastrar la forma hasta la p*gina de dibujo. 0s c moda $ recomendable. /e pincha la forma con el bot n izquierdo $ se desplaza.

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c2 ;ibujar una forma con las herramientas de dibujo, como 3ect*ngulo o 0lipse. 0s la que ofrece menos posibilidades d2 .on los conectores autom*ticos. 1V!ase &*g. @B2 Cumerar formas ;esde el men' .erramien,as& om3lemen,os&)8,ras de Visio&Numerar formas% que permite hacerlo de varias maneras) &ara numerar nuevas formas para diagrama de flujo al mismo tiempo que se arrastran a la p*gina de dibujo, en el cuadro de di*logo Cumerar formas, se selecciona la casilla 8.ontinuar numerando formas al colocarlas en la p*gina:.

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Mover una forma a2 .on la herramienta &untero. se selecciona la forma a mover, situ*ndolo en el centro para evitar interferir con los controladores de forma, que pueden cambiar el tama=o de la misma. /e sabe que la forma est* lista para desplazarse cuando el puntero se transforma en una flecha de cuatro puntas b2 .on las teclas de direcci n. Mover m*s de una forma al mismo tiempo &ara seleccionar varias formas simult*neamente se hace clic sobre cada una de ellas mientras se mantiene presionada la tecla M%56/. /i las formas est*n mu$ cerca unas de otras, tambi!n se pueden seleccionar rode*ndolas con el puntero7 alrededor se 8dibuja: una forma que las abarca. ;e este modo, la selecci n se desplaza, con el propio puntero o con las teclas de direcci n. 0ste m!todo de selecci n sirve tambi!n para efectuar simult*neamente sobre todas las formas aquellos cambios que se desee, como tama=o de te>to, color, forma...

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.ambiar el tama=o de la forma /e selecciona la forma que se quiere cambiar con el puntero, $ se sit'a sobre uno de los controladores, seg'n lo que se quiera obtener. Los controladores son los peque=os cuadrados verdes que aparecen en determinados puntos de las formas. .uando el puntero se sit'a sobre uno de ellos, cambia a una flecha de dos puntas, lo que indica que la forma est* lista para cambiar de tama=o. La modificaci n se realiza arrastrando el puntero. /i se quiere especificar un tama=o concreto en una forma, se selecciona $ escoge 8Ver ventana de tama=o $ posici n: en la Opci n Ver de la barra de men'. ?irar una forma &ara girar una forma sobre s# misma, se selecciona haciendo que aparezcan los controladores, como se acaba de e>plicar, s lo que se actuar* sobre el c#rculo, alrededor del cual aparece una flecha. /in dejar de marcar, se mover* el rat n hacia derecha o izquierda seg'n el sentido al que se quiera dirigir la forma. /i contiene te>to, !ste girar* con ella. Los conectores asociados a la forma cambiar*n su aspecto, pero sin perder el enrutamiento

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.ambiar formato 1relleno, l#neas2 Da$ varios modos de modificar el formato) a2 ;esde la opci n formato de la barra de men' (anto aqu# como en los otros m!todos, aparece 8(ema:, que no es sino una serie de dise=os predeterminados 1combinaci n de colores2 que pueden aplicarse tanto a priori como a posteriori. /e despliega la propiedad que se quiere modificar 1te>to, l#nea, a=adir sombreado2, $ dentro de la ventana que se genera, se escoge el aspecto a cambiar.

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b2 ;esde las barras de herramientas forma,o $ forma,o de forma c2 ;esde el bot n derecho del rat n &ara modificar el aspecto de varias formas simult*neamente, seleccionar como se e>plic en el apartado 8Mover formas: $ proceder igual que arriba. %gregar te>to &ara agregar te>to a una forma basta con seleccionarla $ hacer doble clic sobre ella. 0l formato se puede aplicar antes o despu!s de escribirlo, con las herramientas que se han visto en el apartado anterior. % medida que se escribe o se le da formato, Visio ampl#a autom*ticamente la forma de modo que se puede ver el te>to m*s f*cilmente. R) ORD"R- cuando se dejen de utilizar las herramientas te>to, conector, etc., debe volver a hacerse clic sobre el puntero. (ambi!n puede necesitarse escribir un te>to sobre alg'n punto del diagrama que no sea una forma. 0n este caso, se selecciona la herramienta te>to, $ sobre el lugar que se desee se hace doble clic. 0ste te>to puede desplazarse con el puntero donde se quiera. 0l formato se modifica siguiendo los mismos m!todos que para los te>tos insertos en formas, al igual que ocurre con el tama=o del bloque, giros, etc.

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Inser,ar los onec,ores .omo se ha dicho $a, las formas se relacionan entre s# a trav!s de los conectores, formas unidimensionales que en el caso de los diagramas de flujo van indicando la secuencia que siguen en su desarrollo las distintas fases del proceso. %ct'an de modo que cuando se mueve una de las formas conectadas, sigue estando conectada. Da$ varios modos de crear una cone>i n) a2 &ulsando la herramienta conector de la barra est*ndar. b2 %rrastr*ndola desde la galer#a de s#mbolos hasta la p*gina de dibujo. 0n los dos casos, tanto el principio como el fin del conector tendr*n que situarse entre los puntos de cone>i n de las formas a unir, representados por una > azul si se mantiene activada la opci n 8Ver puntos de cone>i n: del Men' 8Ver:, $ que se resaltan mediante un cuadrado rojo al pasar la herramienta conector sobre ellos) c2 Mediante la autocone>i n. 0s una funcionalidad nueva respecto de anteriores versiones de Visio, m*s r*pida que las dos anteriores. /e utiliza desde la barra de men' est*ndar, donde se activa $a sea antes o despu!s de dibujar la forma a conectar. %ctivada la funci n, al desplazar el puntero sobre la forma, se mostrar*n los puntos de cone>i n libres mediante unos tri*ngulos color azul claro)

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Lo fundamental de esta opci n es que no s lo crea el conector sino tambi!n la siguiente forma a conectar, en el lugar donde queremos situarla. 0l procedimiento es el siguiente) @. %ctivar el bot n de autocone>i n A. %rrastramos o creamos una primera forma a conectar E. /ituamos el cursor sobre el punto de cone>i n 1tri*ngulo azul2 desde el que debe partir el conector. B. &icamos sobre !l una sola vez, apareciendo el conector $ una forma igual a la anterior. F. /i queremos que la forma sea diferente, picar sobre la que deseemos en la galer#a $ seguir los pasos E $ B. (ambi!n es posible crear todas las formas $, una vez ubicadas, insertar los conectores, $a sea manual o autom*ticamente. I*2ORT"NT)- no utilizar la herramienta L#nea a modo de conector, $a que carece de las propiedades autom*ticas de este, como es el enrutado autom*tico. Los e>tremos del conector se vuelven de color rojo cuando las formas est*n conectadas. /i uno de los e>tremos del conector contin'a de color verde, intente conectar de nuevo el e>tremo a la forma. %mbos e>tremos deben aparecer en color rojo si desea que ambas formas permanezcan conectadas. .ambiar formato de los conectores L#nea $ colores se pueden modificar con los mismos comandos que hemos visto para las formas b*sicas. 3especto de la forma de los conectores, pueden convertirse de rectas a curvas, o con inclusi n de *ngulo recto, bien desde el bot n derecho del rat n, bien desde la barra de herramientas de 8;ise=o $ enrutamiento:.

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(ras escoger la forma deseada, est* cambiar* al actuar sobre los controladores propios de los conectores .on la opci n 83establecer conector: se vuelve a la forma anterior.

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9 IN0)RT"R )6 DI"7R"*" )N )6 2RO )DI*I)NTO

Gna vez que tenemos el diagrama completo, se seleccionar* el conjunto de formas como se e>plic antes, cuidando que no se escape ninguna de la selecci n. ;espu!s de esto, con la opci n agrupar, activada desde el Men' +ormato o con el bot n derecho del rat n 1+ormaH%grupar2, todos los componentes del diagrama quedan unificados, constitu$endo una sola imagen. ;espu!s de esto, para insertar el diagrama en el proceso o procedimiento, puede optarse por) a2 .opiar $ pegar, simplemente, teniendo en cuenta que el fondo del diagrama aparece gris $ ha$ que ponerlo en blanco.

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b2 ?uardar el archivo en Visio como imagen 8I.jpeg:, e insertarlo en el documento de te>to.

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