UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DIST

EVIDENCIA DE APREN

LAS AREAS FUNCIONALES D UNIDAD 3 ALUMNO: CARLOS ALBERTO

SEGUNDO CUATRIM

CARRERA: LICENCIATURA EN GESTION Y A

MATERIA: FUNDAMENTOS DE A

ERTA Y A DISTANCIA DE MEXICO

NCIA DE APRENDIZAJE

UNCIONALES DE MI EMPRESA UNIDAD 3

LOS ALBERTO MONTES SILVA

NDO CUATRIMESTRE

EN GESTION Y ADMINISTRACION DE PYMES

AMENTOS DE ADMINISTRACION

AREAS FUNCIONALES

AREA
DIRECCION GENERAL GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS GERENCIA DE MERCADOTECNIA GERENCIA DE CONTABILIDAD GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPLEADOS
1 7 2 3 8

DIRECCION GENERAL (1 DIRECTOR)

TOTAL PERSONAL

21

AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS (1 AUXILIAR) GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS (1 GERENTE) PERSONAL DE LIMPIEZA (2 PERSONAS) EMPLEADAS DE MOSTRADOR (3 EMPLEADAS)

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS (1 GERENTE) GERENCIA DE MERCADOTECNIA (1 GERENTE)

DIRECCION GENERAL (1 DIRECTOR)

GERENCIA DE MERCADOTECNIA (1 GERENTE)

GERENCIA DE CONTABILIDAD (1 GERENTE)

GERENCIA ADMINISTRATIVA (1 GERENTE)

GERENCIA ADMINISTRATIVA (1 GERENTE)

GERENCIA DE CONTABILIDAD (1 GERENTE)

AUXILIAR DE CONTABILIDAD (1 AUXILIAR) FACTURISTA

CONTABILIDAD (1 GERENTE)

FACTURISTA (1 PERSONA)

NCIA DE DOTECNIA RENTE)

AUXILIAR DE MERCADOTECNIA (1 AUXILIAR)

AUXILIAR DE ADMINISTRATIVO (1 AUXILIAR) JEFE DE ALMACEN Y LOGISTICA (1 PERSONA) EJECUTIVOS DE VENTAS (3 EMPLEADOS) AUXILIARES DE ALMACEN (2 PERSONAS)

NCIA TRATIVA ENTE)

DAD

STA

STA

RES DE (2

Desarrollo del proceso administrativo en una empresa

A lo largo de tu unidad has revisado los conceptos ms importantes del Proceso Administrativo en las Organizaciones. En la unidad anterior estableciste el tipo y tamao de empresa que quieres implementar. Ahora, una vez ms, tendrs que ponerte el chaleco de empresario y determinar el proceso administrativo de tu empresa. Para debers desarrollar cuidadosamente los siguientes puntos. Determina la misin, visin, premisas, propsitos, objetivos (generales, tcticos y operacionales), estrategias, polticas (generales, tcticos y operacionales), reglas, programas, presupuesto y procedimiento principal. Elabora el organigrama y determina el nmero de empleados por puesto. En cuanto a la etapa de direccin determina las estrategias de motivacin a emplear, tipos de comunicacin, descripcin del tipo de autoridad y estilo de gerencia. De la etapa de control define los controles a utilizar y las tcnicas de control a emplear. En esta actividad se desarrolla el proceso administrativo de Babys Clothing empresa que se dedica a la venta de artculos para bebs, como son: Ropita en general Mamilas Carriolas Cunas Periqueras Y todo lo referente para consentir a ese pequeo ser MISIN: Ser la mejor empresa dedicada a la venta al menudeo y mayoreo de artculos de bebe. Confiando en cumplir con las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo productos de excelente calidad, vigentes en la moda y a VISIN: Ser el parte aguas como una de las empresas ms prestigiadas dentro de la venta de estos productos. Siendo la referencia de producto al mencionar artculos para beb.

PREMISAS
PREMISAS INTERNAS: Los accidentes: los errores al momento de estibar u apilar las cajas de nuestros productos, puede ocasionar lesiones en los trabajadores del almacn, por lo cual ser recomendable desde un inicio el aplicar protocolos de seguridad, como son uso de cascos, delimitar la estiba mxima por tarima, delimitar zonas para almacenar y zonas de transito. Rotacion de personal: Para evitar la rotacin de personal, primero se debe de ofrecer una remuneracin econmica considerable (dentro de la tabulacin de sueldos). Adems de proporcionar prestaciones extras como vales Mala Comunicacin: Dentro de este rubro, es conveniente el delimitar responsabilidades y actividades a cada uno de los empleados, esto ayudar a la Empresa teniendo personal aplicado a su trabajo y evitara la rtotacion de

PREMISAS EXTERNAS: Econmicas: el incremento en el costo en materia prima y servicios (luz, gas, predial, gasolina) pueden ser un problema si no se previenen estos gastos. Es conveniente que dentro de la utilidad se tomen en cuenta estos Apertura Comercial: Siempre existir la competencia dentro de cualquier ramo, es por eso que el Departamento de Marketing, tendr la obligacin de generar un proyecto donde se prevenga la competencia, un ejemplo serian algunos servicios integrales, como la entrega en domicilio, la compra por medio de internet, etc. El poder adquisitivo: para la empresa puede provocar disminucin de las ventas ya que al no tener buenos recursos, una venta se puede perder. Tcnicas: La elaboracin de ropa para beb es variada en cuanto a telas. Existen telas que son de una baja calidad en el mercado que se venden por precios debajo de nuestra empresa. Esto puede ser una problemtica constante, para eso se debe de realizar propaganda masiva de nuestro producto especificando el tipo de telas (algodn, lona, nylon, franela, etc.) y el motivo por el cual se ocupan.

PROPOSITOS
Posicionar nuestros productos dentro de varias zonas geogrficas, dando preferencia a la poblacin que tenga una economa media, puesto que ah es donde se originara nuestra principal mercadotecnia. La recomendacin de una persona a otra de nuestro producto, ser nuestro mejor comercial. Que nuestros clientes sean los que recomienden la calidad, servicio y precios que ofrecemos.

OBJETIVOS
GENERALES: Lograr el lanzamiento de Babys Clothing en Noviembre de 2014 (temporada del Buen Fin) con ventas superiores a los $20,000.00 mensuales. TCTICOS: Crear diferentes paquetes de ofertas para que el cliente se anime a llevar no solo una prenda o artculo, sino varios. Con tarjetas de clientes frecuentes, descuentos al mayoreo y medio mayoreo, descuentos y asesora a personas que quieran iniciar un negocio de venta de nuestros productos OPERACIONALES: Coordinar a la perfeccin las dos maquilas que nos darn el servicio para la produccin de la ropa, siempre mantener un stock sano de todos nuestros productos, por medio de inventarios mensuales a detalle y que las unidades mviles tengan bien estructuradas rutas al momento de las entregas a domicilio.

ESTRATEGIAS
Las estrategias que se utilizarn son: Crear y entregar volantes con la fecha y hora del evento de inauguracin Contratar edecanes para el dia del evento que se encarguen de hacer extensa la gama de productos y descuentos que se tiene programada para nuestros clientes Crear el portal en internet para integrar el e-business, con otro esquema de ofertas para los compradores en lnea. Obtener patrocinio de grandes marcas y conseguir promocionales de ellos, esto para generar mini arcones y regalarlos en Hospitales y clnicas del Gobierno. Este tipo de publicidad siempre funciona y poco a poco llegan ms clientes.

REGLAS
Para la venta de los productos al menudeo no se otorgaran das de crdito, nicamente se otorgaran bajo autorizacin de los socios, previo anlisis financiero del cliente. No existirn devoluciones despus de salida la mercanca, el cliente deber de constatar en el momento de la compra, que sus artculos estn en perfectas condiciones, para artculos como cunas, periqueras, carriolas, etc.. la garanta se hara efectiva con el fabricante del producto.

POLITICAS
ESTRATGICAS: Tener a un equipo de trabajo contento y con animo, repercute de manera positiva en el trabajo y sus actividades, es por eso que se tomaran las previsiones necesarias para generar premios de puntualidad, el empleado del mes, das de descanso extras, prestaciones superiores a la ley, oportunidades de crecimiento con cursos (informtica, ventas, logstica, contabilidad, etc..). TCTICA: De acuerdo a las necesidades de la empresa, se capacitara a empleados para poder ejercer varias de las actividades de la organizacin y en un momento dado proponer el ascenso a nuevas reas al personal destacado OPERACIONAL: Cualquier inconveniente que afecte la operacin de la empresa, ya sea en mostrador, portal de internet o almacen, se deber de reportar de inmediato a cualquiera de los socios para que se tomen las medidas

ESTRATEGIAS DE MOTI

Con el afan de generar un ambiente de trabajo sano e incrementar el desempeo de cada uno de los colaboradores, se

1.- Las prestaciones seran superiores a las de la ley, dentro de las cuales se otorgaran vales de despensa mensuales po 2.- Se dara apoyo para aquellos que quieran seguir sus estudios entre semana, asi como se realizaran cursos de inform 3.- Se otorgara un servicio de transporte en un punto estrategico, a cierta hora por la maana y en la tarde los regresar su economia. 4.- Se creara un convenio con alguna cocina economica cercana a la empresa, para que los empleados que asi lo quier

TIPO DE COMUNICAC

Es importante que exista una comunicacin fluida y explicita, para que todos los colaboradores de todos los niveles, c La comunicacin deber de ser de la siguiente manera: Jefe Inmediato y Subordinado

JEFE (EMISOR)

SUBORDINADO (RECEPTOR)

Colaboradores del mismo Rango

EMISOR

RECEPTOR

TIPO DE AUTORID

El tipo de autoridad que se manejara sera por medio de escalafon, dando el derecho a un superior, el externar las orde

Este tipo de Autoridad es la que permitira al Superior, determinar las acciones y mejoras correspondientes para lograr

LINEA DE MANDO

DIRECCION GENERAL

GERENTE DE MKT

GERENTE DE CONTABILIDAD

ESTILO DE GERENC
El estilo que manejar la empresa es el del Lider Participativo o Democrtico.

Este estilo permitira al superior el conocer los puntos de vista de sus subalternos y aplicar en alguna dificultad en la o

Obviamente si la mayoria estan de acuerdo en algun punto y no es el recomendable para la empresa, el superior tendr los cuales no se aceptan esos comentarios.

Aunque este estilo de Gerencia, escucha y toma en cuenta los puntos de vista de los subalternos, es obligacion del Su

CONTROL

Los sistemas de control de una empresa sirven para verificar comportamientos del efectivo, de los procedimientos ad Para el control bsico de la empresa se necesitan seguir estos pasos:

1.- Establecer estndares en la fabricacion de prendas: Se debera de contar con un estricto control de calidad al momento de fabricar las prendas para bebs. Este control se Tomando en cuenta calidd de la tela, calidad de terminados, tallas exactas, almacenamiento de las prendas, limpieza

2.- Tiempos de entrega Las maquilas que nos proporcionan el servicio, deberan de cumplir en tiempo y forma con la entrega del producto ter la empresa. De suscitarse esta demora en tiempo se procedera al cancelar el servicio y contactar con nuevas maquilas

3.- Nivel de satisfaccion Para la empresa es importante la satisfaccion del cliente, por lo que las empleadas en mostrador deberan de sondear a exista alguna molestia por parte de ello, cambiarlo de inmediato, dentro de la posibilidades e invitar al cliente que no calidad de nuestro producto.

TECNICAS DE CONT
Para un eficiente control en los procesos de la empresa es recomendable llevar a cabo las siguientes tecnicas.

AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS La auditoria es una revisin cuidadosa, sistemtica e independiente de las actividades desarrolladas en una empresa o y/o pre-establecidos, si se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos.

Las auditorias pueden ser clasificadas en mltiples ramas: los sistemas deauditoria, auditoria, recursos humanos, aud El profesional de auditoria de los estados financieros o contable estn certificados y debe cumplir estrictas normas p

CONTROLES DE COMPORTAMIENTO

Supervisin directa: Revisar da tras da el trabajo a los empleados y corregirles o premiarles por su trabajo. Evaluacin del rendimiento: Es una evaluacin ms formal del trabajo de los empleados por parte del gerente. S Disciplina: Es tomar medidas disciplinarias cuando un empleado se pase por alto los estndares y normas ya esta

TEGIAS DE MOTIVACION

ada uno de los colaboradores, se tomaran las siguientes estrategia de motivacion:

vales de despensa mensuales por un monto de $500.00 mo se realizaran cursos de informatica y otras materias para aqullas personas que quieran ascender de puesto. maana y en la tarde los regresara al mismo punto, esto con el fin de que el gasto de transporte no impacte

e los empleados que asi lo quieran, paguen la mitad del costo, siendo que la otra mitad la pagara la empresa.

O DE COMUNICACIN

boradores de todos los niveles, conozcan sus funciones y se lleven a cabo las actividades sin ningun problema

Subordinado y Jefe Inmediato

JEFE (RECEPTOR)

SUBORDINADO (EMISOR)

oradores del mismo Rango

RECEPTOR

EMISOR

IPO DE AUTORIDAD
un superior, el externar las ordenes a sus subalternos de acuerdo al Organigrama

ras correspondientes para lograr una estabilidad financiera y operacional dentro de la Empresa

LINEA DE MANDO

RECCION GENERAL

ENTE DE CONTABILIDAD

GERENTE DE R.H.

STILO DE GERENCIA

licar en alguna dificultad en la operacin, las acciones que mas convegan a la empresa

ara la empresa, el superior tendra la facultad para revocar ese punto de vista, exponiendo los puntos de vista por

ubalternos, es obligacion del Superior el tomar la mejor decision para el bien de la Organizacin

CONTROL

ectivo, de los procedimientos administrativos, de la tica organizacional, la calidad del servicio.

ndas para bebs. Este control se puede llevar a cabo desde las maquiladoras que nos proporcionan el servicio miento de las prendas, limpieza al momento de entregar las prendas por parte de la maquila, etc.

a con la entrega del producto terminado, puesto que de atrasarse en las entregas, generarian gastos administrativos a y contactar con nuevas maquilas que acepten nuestras condiciones de entrega.

mostrador deberan de sondear a los clientes con el afan de conocer las impresiones de la clientela, y en caso de que dades e invitar al cliente que no deje de comprar con nosotros, comprometiendonos a mejorar nuestro servicio o

CNICAS DE CONTROL

o las siguientes tecnicas.

desarrolladas en una empresa o industria en particular, cuyo objetivo es determinar si se ajusta a los planes previstos,

uditoria, recursos humanos, auditoria de calidad,auditoria de estados financieros,auditoria, legal, contabilidad, etc. debe cumplir estrictas normas profesionales.

premiarles por su trabajo. leados por parte del gerente. Se llevan acabo evaluaciones ms sistemticas del rendimiento. os estndares y normas ya establecidos.

er de puesto.

a la empresa.

gun problema

ntos de vista por

n el servicio

os administrativos a

la, y en caso de que uestro servicio o

a los planes previstos,

contabilidad, etc.

BABYS CL

DEPARTAMENTO DE

PROGRAMA DE ACTIVIDA

ACTIVIDAD 1 REALIZAR ESTUDIO DE MERCADO 2 UBICACIN DE TIENDA / MOSTRADOR 3 UBICACIN DE BODEGA 4 PUBLICIDAD DE APERTURA 5 ESTUDIO DE CALIDAD DE PRODUCTO 6 PARTICIPACION EN EXPO BEBE 7 PUBLICIDAD DE PATROCINADORES 8 DISTRIBUCION DE PROMOCIONALES 9 CONTRATACION EDECANES 10 ESTUDIO DE OFERTAS Y DESCUENTOS

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

ELABORO

ABRAHAM GARCIA LOPEZ Gerente de Mercadotecnia

BABYS CLOTHING

AMENTO DE MERCADOTECNIA

AMA DE ACTIVIDADES PARA APERTURA

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

AUTORIZO

CARLOS A. MONTES SILVA Director General

BABY

DEPARTAMEN

PRESUPU

1 2 3 4 5 6 7 8 9

EQUIPO MOSTRADOR PARA TIENDA ANAQUELES DE METAL BOTADEROS VENTILADOR DE TECHO CAJA REGISTRADORA COMPUTADORA SOFTWARE DE ADMINISTRACION JUGUETES VARIOS BOLSAS CON AGARRADERA NOTAS DE REMISION ANAQUELES GRANDES DE METAL TARIMAS DIABLO SENCILLO CAJAS DE CARTON GRANDES SERVICIO DE LUZ (BIMESTRAL) SERVICIO DE AGUA TELEFONO E INTERNET RENTA DE LOCAL Y ALMACEN PUBLICIDAD (MENSUAL) PAPELERIA EN GENERAL COMPRAS INICIO OPERACIONES PAGOS SERVICIOS TOTAL ELABORO

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

PRECIO UNITARIO 4,500.00 800.00 1,000.00 400.00 5,000.00 4,500.00 3,000.00 2,500.00 4.00 0.20 6,000.00 200.00 1,200.00 15.00 2,000.00 300.00 500.00 3,800.00 1,500.00 400.00 67,350.00 8,500.00 75,850.00

CANTIDAD 2 10 3 1 1 2 1 1 500 5,000 3 15 1 150 1 1 1 1 1 1

ABRAHAM GARCIA LOPEZ Gerente de Contabilidad

BABYS CLOTHING
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
PRESUPUESTO DE COMPRAS

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

TOTAL 9,000.00 8,000.00 3,000.00 400.00 5,000.00 9,000.00 3,000.00 2,500.00 2,000.00 1,000.00 18,000.00 3,000.00 1,200.00 2,250.00 2,000.00 300.00 500.00 3,800.00 1,500.00 400.00

DESCRIPCION MOSTRADORES PRINCIPALES PARA EL STOCK DE TIENDA PARA ROPA EN LIQUIDACION PARA TIENDA PARA EL COBRO A CLIENTES PARA EL REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS Y CONTROL EN ALMACEN PARA EL REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS Y CONTROL EN ALMACEN PARA DIVERSION DE CLIENTES MIENTRAS COMPRAN PARA LA ENTREGA DE MERCANCIA PARA LA VENTA DE PRODUCTO PARA EL STOCK DE BODEGA PARA ESTIBAR CAJAS CON PROUCTO TERMINADO PARA MOVER TARIMAS PARA ALMACENAR PRODUCTO TERMINADO

AUTORIZO

CARLOS A. MONTES SILVA Director General

BABYS CLOTH

RECURSOS HUMA

PLANTILLA A CONTRA

1 2 3 4 5 6 7 8 9

EQUIPO DIRECTOR GENERAL GERENTE RECURSOS HUMANOS AUXILIAR RECURSOS HUMANOS GERENTE CONTABILIDAD AUXILIAR CONTABILIDAD GERENTE ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO GERENTE MARKETING AUXILIAR MARKETING EJECUTIVO DE VENTAS FACTURACION EMPLEADAS DE MOSTRADOR JEFE DE ALMACEN Y LOGISTICA EMPLEADOS DE ALMACEN ENCARGADA DE LIMPIEZA

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

SUELDO 10,000.00 8,000.00 6,000.00 8,000.00 6,000.00 8,000.00 6,000.00 8,000.00 6,000.00 6,000.00 6,000.00 5,000.00 7,000.00 6,000.00 4,000.00

CANTIDAD 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 3 1 2 2

PERSONAS A CONTRATAR PAGO DE NOMINA MENSUAL ELABORO

21 132,000.00

Gerente de Recursos Humanos

ABYS CLOTHING
PLANTILLA A CONTRATAR

RECURSOS HUMANOS

TOTAL NOMINA $ 10,000.00 $ 8,000.00 $ 6,000.00 $ 8,000.00 $ 6,000.00 $ 8,000.00 $ 6,000.00 $ 8,000.00 $ 6,000.00 $ 18,000.00 $ 6,000.00 $ 15,000.00 $ 7,000.00 $ 12,000.00 $ 8,000.00

TIPO DE NOMINA MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL MENSUAL

AUTORIZO

CARLOS A. MONTES SILVA Director General

BABYS CLOTH

DIAGRAMA DE F

PROCEDIMIENTO DE V

VISITA DE NUESTRO CLIENTE

CLIENTE REALIZA SU PEDIDO

SE REVISA STOCK DE TIENDA Y DE ALMACEN

DISPONIBLE (PROCEDE LA VENTA)

SE ENSEA PRODUCTO AL CLIENTE Y SE MENCIONA

CLIENTE REVISA SU PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

EL CLIENTE ACEPTA PRECIO Y PAGA PRODUCTO

SE ENTREGA PRODUCTO VS PAGO

SE ENTREGA FACTURA O NOTA DE REMISION

VENTA CONSUMADA (FIN DEL PROCESO)

ELABORO

ABRAHAM GARCIA LOPEZ Gerente de Mercadotecnia

ABYS CLOTHING

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO DE VENTAS

CLIENTE REALIZA OTRO PEDIDO NO TENEMOS EN EXISTENCIA

CLIENTE SE RETIRA (FIN DEL PROCESO)

NO ACEPTA PRECIO

AUTORIZO

CARLOS A. MONTES SILVA Director General

Direccion General Clothin

Gerencia de Recursos Humanos (1)
Auxiliar de Recursos Humanos (1) Encargada de Limpieza (2) Empleadas de Mostrador (3)

Gerencia de Mercadotecnia (1)

Auxiliar de Mercadotecnia (1)

El tipo de Organigrama que se esta ocupando es del tipo anidado.

Dentro de cada Gerencia se esncuentra el personal a cargo y en algunos casos existe todavia un tercer nivel d El numero entre parentesis corresponde al numero de personas a las que se les asignaran esas actividades

General Clothing (1)

Gerencia de Contabilidad (1)
Auxiliar de Contabilidad (1) Facturista (1)

Babys
Gerencia Administrativa (1)
Auxiliar Administrativo (1) Jefe de Almacen y Logistica (1) Auxiliares de Almacen (2) Ejecutivos de Ventas (3)

Gerencia de ercadotecnia (1)

xiliar de Mercadotecnia

casos existe todavia un tercer nivel de subordinados.

e se les asignaran esas actividades

ativo (1)

http://www.auditoriaadministrativa.com/ http://html.rincondelvago.com/control-administrativo_1.html