INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

COORDINACIN GENERAL DE VINCULACIN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

Instituto Politcnico Nacional Coordinacin General de Vinculacin Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Desarrollo de contenido: Ing. Francisco Javier Garca Daza Coordinacin: DFyGE

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

CMO ELABORAR UN PLAN DE NEGOCIOS

El plan de negocios es un documento fundamental para el empresario, tanto para una gran compaa como para una pequea y mediana empresa (pyme). En distintas situaciones de la vida de una empresa se hace necesario mostrar en un documento nico todos los aspectos de un proyecto: para su aprobacin por superiores dentro de la organizacin, para convencer a un inversionista, para respaldar una solicitud de crdito, para presentar una oferta de compraventa, para conseguir una licencia o una franquicia de una compaa local o extranjera, o para interesar a un potencial socio El plan de negocios es algo as como el currculum vitae de un proyecto, y en muchos casos es una exigencia de banqueros, gerentes e inversionistas. La aprobacin de un proyecto no depende slo de una buena idea sino tambin de que se pueda demostrar su factibilidad y presentarla en forma vendedora. Pero el plan de negocios es tambin una herramienta de trabajo, ya que durante su preparacin se evala la factibilidad de la idea, se buscan alternativas y se proponen cursos de accin; una vez concluido, orienta la puesta en marcha. Qu es un plan de negocios? El plan de negocios rene en un documento nico toda la informacin necesaria para evaluar un negocio y los lineamientos generales para ponerlo en marcha. Presentar este plan es fundamental para buscar financiamiento, socios o inversionistas, y sirve como gua para quienes estn al frente de la empresa. En el proceso de realizacin de este documento se interpreta el entorno de la actividad empresarial y se evalan los resultados que se obtendrn al accionar sobre sta de una determinada manera. Se definen las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignacin ptima de recursos para ponerlo en marcha. Segn sea la magnitud del proyecto, la realizacin del plan puede llevar unos das o varios meses, ya que no se trata slo de redactar un documento sino de imaginar y poner a prueba toda una estructura lgica. (Se puede vender esta cantidad a este precio? Con esta estructura se puede responder a esta demanda? Es esta inversin suficiente para este crecimiento proyectado?). Es importante destacar que si bien los aspectos financieros y econmicos son fundamentales, un plan de negocios no debe limitarse slo a planillas de clculo y nmeros. La informacin cuantitativa debe estar sustentada en propuestas estratgicas, comerciales, de operaciones y de recursos humanos. El plan de negocios es un documento que se utiliza para analizar, evaluar y presentar un proyecto comercial. Con l se analizan las alternativas para llevar adelante un negocio, evaluando la factibilidad tcnica (puede hacerse?), econmica (dar los resultados esperados?) y financiera (existen los recursos necesarios?). Se utiliza tambin durante la puesta en marcha para guiar las operaciones. El plan de negocios resume las variables producto o servicio, comercializacin, recursos humanos, costos y resultados, y finanzas. produccin,

Comienza con una sntesis de todo el documento llamada Resumen Ejecutivo. A continuacin presenta una introduccin y luego un cuerpo principal, integrado por captulos o secciones en las que se aborda el proyecto desde distintas perspectivas.

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Es fundamental incluir en el Plan de Negocios los resultados del anlisis y la investigacin del mercado en el que se operar, y un anlisis de fortalezas y debilidades de la empresa y de las amenazas y oportunidades que se presentan en el entorno. Para desarrollar el cuerpo central se parte del anlisis de la competencia, se establecen las oportunidades que existen en el mercado y los rasgos que van a diferenciar el negocio o factores crticos de xito. Luego, el Plan de Negocios se convierte en un "plan de planes": a lo largo de varios captulos se detallan el plan de marketing, el plan de recursos humanos y el plan de produccin. A continuacin, se aborda el proyecto desde distintas pticas. El captulo Recursos e Inversiones describe cules son los recursos necesarios para poner en marcha el proyecto y qu inversiones ser necesario hacer. En el captulo de Factibilidad Tcnica debe demostrarse al destinatario del plan que es posible poner en marcha el proyecto. En el captulo Factibilidad Econmica se muestran los resultados (ganancia o prdida). En el captulo Factibilidad Financiera se analiza el flujo de fondos. Luego, es recomendable incluir un Anlisis de Sensibilidad que permita ver cmo se afecta el flujo de fondos si se producen modificaciones en las principales variables. Caractersticas de un Plan de Negocio Eficaz: Debe contener, ni ms ni menos, todo aquello que un eventual inversor espera conocer. Estructurado: Debe tener una estructura simple y clara que permita ser seguido fcilmente. Comprensible: Debe estar escrito con claridad, con vocabulario preciso y evitando jergas y conceptos muy tcnicos. Las cifras y tablas deben ser simples y de fcil comprensin. Breve: No debe superar, en conjunto, las 30 pginas. Cmodo: Debe ser fcil de leer. Tamao de la letra igual o superior a 11 puntos, interlineado igual o superior a 1,5 y mrgenes iguales o superiores a 2,5 cm.

Los objetivos. Ninguna empresa que pretenda competir en los complejos mercados actuales puede pasar por alto la tarea de imaginar escenarios futuros. El plan de negocios muestra en un documento el o los escenarios ms probables con todas sus variables, para facilitar un anlisis integral y una presentacin a otras partes involucradas en el proyecto (inversionistas, socios, bancos, proveedores, clientes). Las ideas en abstracto pueden ser geniales, pero si no se tiene en claro cmo transformarlas en realidad, pueden no encontrar apoyo, tambalearse frente a los problemas o quedar olvidadas en el tiempo. Los objetivos que justifican la elaboracin de un plan de negocios difieren segn el momento de la vida de la empresa y el tipo de negocio que vaya a planificarse. En general, las razones por las que se decide realizar un plan de negocios son: Tener un documento de presentacin inversionistas, socios o compradores. de un proyecto a potenciales

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Asegurarse de que un negocio tenga sentido financiera y operativamente, antes de su puesta en marcha. Buscar la forma ms eficiente de llevar a cabo un proyecto. Crear un marco que permita identificar y evitar potenciales problemas antes de que ocurran, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos. Prever necesidades de recursos y su asignacin en el tiempo. Evaluar el desempeo de un negocio en marcha. Valuar una empresa para su fusin o venta. Guiar la puesta en marcha de una empresa o negocio.

En las pymes, donde la decisiones suelen estar fuertemente concentradas en pocas personas, la elaboracin de un plan de negocios tiene una ventaja adicional: permite establecer una distancia entre el humor cambiante (o los caprichos) de los empresarios y las decisiones de negocios tomadas sobre la base de informacin y anlisis. Etapa del Objetivo de la Nombre del plan Variable clave ciclo de vida empresa Plan de negocios de un Penetracin de Participacin en el nuevo lanzamiento mercado mercado Start up Plan de negocios de Atraer una pyme o una ROI* de la Pyme una nueva empresa corporacin ROI de la corporacin Penetracin de Participacin en el Plan de negocios de mercado mercado Aumento de monitoreo Crecimiento Productividad rentabilidad Plan de negocios buy Valor actual neto y valor Valuar la empresa out** de la marca Chequeo de mercado Participacin en el Plan de negocios de Aumento de mercado monitoreo Madurez rentabilidad Productividad Plan de negocios buy Valor actual neto Valuar la empresa out y valor de la marca Plan de negocios buy Valor actual neto Declinacin Valuar la empresa out y valor de la marca Antes de empezar. Muchas veces se confunde la idea de un producto con un negocio. Antes de lanzarse a armar un plan es necesario elaborar muy cuidadosamente la idea. La realizacin de un plan de negocios no se limita a una tarea de redaccin. No es un proceso lineal. Por lo tanto, suele resultar necesario volver a analizar cada punto frente a cada avance. Por esto, es recomendable utilizar una computadora que permita ir recolectando la informacin y modificndola, antes de llegar a la versin final. Cada punto debe tener sentido en su relacin con los dems, y debe surgir de un anlisis en profundidad, que suele llevar tiempo.

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Si bien el tiempo invertido puede significar costos, en realidad, se trata de una inversin. Un plan de negocios bien realizado indica qu hacer y cmo hacerlo, lo que permite ahorrar tiempo y evitar contratiempos posteriores. Llega incluso a considerarse un activo en la evaluacin de un negocio, ya que lo convierte en un negocio con "manual de instrucciones", como es el caso de las franquicias. Antes de comenzar su elaboracin, es bueno organizar la informacin disponible, detectar cul es la informacin faltante y determinar cmo se conseguir, adems de pensar si se est en condiciones de realizarlo solo, o si se necesitar la participacin de otras personas o equipos (responsables de reas, abogados, contadores, etc.). Durante la elaboracin del plan debe tenerse en cuenta qu se quiere lograr con l (conseguir dinero?, aprobacin de una idea?, un buen anlisis para uno mismo?), considerando cul es la informacin que le interesa a quien lo recibir y de qu se le intenta convencer, pero cuidando tambin que la visin personal no quite a la informacin presentada el sustento objetivo. En los apartados siguientes del Plan de Negocio se desarrollarn aspectos esenciales de las reas involucradas en el proyecto y se cuantificarn los aspectos ms importantes. Pero antes de perdernos en nmeros, resultados de investigaciones y estadsticas, es muy positivo remarcar los aspectos que consideramos esenciales de nuestro proyecto destacando: los puntos fuertes los aspectos ms atractivos del mismo una argumentacin de su coherencia interna identificacin de los riesgos que puedan surgir

Este ltimo aspecto es muy importante ya que el anlisis de los posibles riesgos demostrar al posible inversor que ha pensado en ellos y que no sern obstculos importantes para el desarrollo del proyecto. Es importante poner ejemplos de posibles riesgos que puedan amenazar el xito de la empresa (por ejemplo, reacciones de la competencia, tecnologa no disponible, etc.) y proponer formas de afrontarlos y minimizar su impacto. Componentes. El plan de negocios recorre todos los aspectos de un proyecto. Los captulos que se desarrollarn en el documento incluyen:

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

INDICE I. II. III. RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIN ANLISIS E INVESTIGACIN DE MERCADO IV. V. VI. VII. Estudio de la competencia Plan de marketing

ESTRATEGIA DEL NEGOCIO TECNOLOGA DE PRODUCCIN ORGANIZACION Y ADMINISTRACION ANALISIS SWOT

VIII. ASPECTOS ECONOMICO-FINANCIEROS X. cuantificacin de inversiones Factibilidad tcnica Factibilidad econmica Factibilidad financiera Anlisis de sensibilidad

CONCLUSIONES ANEXOS.

I. RESUMEN EJECUTIVO Es un breve anlisis de los aspectos ms importantes de un proyecto, que se ubica delante de la presentacin. Es lo primero que lee el receptor del proyecto. Debe describir en pocas palabras el producto o servicio, el mercado, la empresa, los factores de xito del proyecto, los resultados esperados, las necesidades de financiamiento y las conclusiones generales. Un lector que no tuviera un conocimiento exhaustivo del proyecto empresarial debera, despus de la lectura del resumen ejecutivo, disponer de informacin suficiente para poder evaluar de forma preliminar el proyecto.

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Si bien se ubica al comienzo del plan, es conveniente realizarlo al final, despus de haber analizado todos los puntos. Su extensin es clave: no ms de dos pginas, preferentemente slo una. El objetivo de este resumen es captar la atencin del lector y facilitar la comprensin de la informacin que el plan contiene, por lo que se debe prestar especial atencin a su redaccin y presentacin. II. INTRODUCCIN Antes de comenzar el desarrollo se debe contextualizar el plan, describiendo: Cul es el negocio que se desarrollar. Quines realizan la presentacin del plan y para qu. Cmo se origin la idea?. Tiempo transcurrido desde su origen y acciones que se han llevado a cabo. Cmo se han integrado los diferentes miembros del equipo. Principales problemas planteados. Contactos e investigaciones que se han realizado. Si se trata de una empresa en marcha, cul es su misin y su trayectoria. Cul es la fecha de presentacin y si existe un plazo para la aprobacin del plan. Cul es el enfoque con que se prepar el plan.

Se trata de hacer un breve resumen de la evolucin del proyecto desde que se origin la idea hasta que esta se ha concretado y estructurado en el presente Plan de Negocio, resaltando el tiempo que se ha necesitado para madurar la idea hasta alcanzar el grado de desarrollo actual.

III. ANLISIS E INVESTIGACIN DE MERCADO Pocos errores son tan graves como lanzar un producto o servicio sin conocer en profundidad el mercado. La investigacin de mercado se utiliza para conocer la oferta (cules son las empresas o negocios similares y qu beneficios ofrecen) y para conocer la demanda (quines son y qu quieren los consumidores). El plan de negocios refleja algunos sucesos histricos (trayectoria de la empresa, del mercado, del consumo, etc.), pero fundamentalmente describe situaciones posibles en el futuro. En sus resultados se fundamenta gran parte de la informacin de un plan de negocios: cules son las necesidades insatisfechas del mercado, cul es el mercado potencial, qu buscan los consumidores, qu precios estn dispuestos a pagar, cuntos son los clientes que efectivamente comprarn, por qu comprarn, qu otros productos o servicios similares compran actualmente.

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Si bien no en todos los casos es imprescindible contratar una investigacin de mercado extrema, debe buscarse informacin sobre la demanda que responda estas preguntas, sustentando la propuesta del plan de negocios. Fuentes como revistas y diarios especializados, cmaras empresariales, internet, as como consultores o personas que ya estn en el mercado pueden aportar informacin valiosa. Estudio de la competencia Hay lugar en el mercado para el negocio propuesto? Cul es la mejor manera de ocuparlo? En el caso de una empresa que ya est en marcha: Hay futuro para el negocio con la estrategia y la oferta actual o habra que pensar en algo diferente? Estas son las preguntas que deberan ser contestadas en la seccin del plan de negocios que analiza a la competencia. Para ello se hace necesario establecer quines son los competidores, cuntos son (y cuntos podran convertirse en competidores en el futuro) y cules son las ventajas competitivas de cada uno de ellos. Los competidores se agrupan en las siguientes categoras: competidores directos: ofrecen los mismos productos o servicios en el mismo mbito geogrfico. competidores indirectos: ofrecen productos caractersticas pueden sustituir a los propios. o servicios que por sus

competidores potenciales: hoy no ofrecen productos o servicios similares en el mismo mbito geogrfico, pero, por su naturaleza, podrn ofrecerlos en el futuro. Aqu es fundamental tener en cuenta que no se trata slo de empresas locales que podran llegar a ofrecer un producto similar, sino tambin de empresas extranjeras que ya lo hacen en otros pases y que podran ingresar al mercado local.

El plan de negocios debera incluir un benchmarking de la competencia; es decir, una planilla con los competidores ms importantes, cada uno de ellos con una evaluacin en aspectos claves, tales como: marca descripcin de producto/servicio precios estructura procesos recursos humanos costos tecnologa imagen proveedores

CGV-IPN

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios El benchmarking permite establecer cules son los estndares de la industria, cules son las ventajas competitivas de cada empresa, cules las barreras de entrada y cules las barreras de salida. El benchmarking suele realizarse tambin con las empresas que, si bien no participan del mismo mercado, tienen factores de xito similares (atencin, clientes, logstica, imagen, manejo de proveedores, etc). De acuerdo con la evaluacin que se realice, se determina si es factible convivir con la competencia y si es necesario neutralizarla o si algn competidor puede transformarse en socio a travs de fusin o joint ventures o alianzas estratgicas. La variable competencia es una de las menos controlables y una de las ms influyentes en el desarrollo del negocio. Para contemplar diferentes escenarios, pueden elaborarse planes de contingencia. Sin embargo, dado que la cantidad de escenarios posibles es infinita, ningn plan de contingencias ser capaz de contemplar todas las reacciones y estrategias de la competencia. Por ello, el plan de negocios no debe ser esttico sino que debe utilizarse para monitorear la realidad y debe modificarse a la par de los cambios del mundo. Plan de marketing El Plan de marketing es la instrumentacin de la estrategia de marketing. Slo tiene sentido si previamente han sido definidos el posicionamiento de la empresa y el objetivo (target) al que apunta. Una vez establecidas las decisiones estratgicas, el plan de marketing debe producir respuestas convincentes a cuatro preguntas fundamentales: Producto/servicio: Cules son los beneficios que producto/servicio generar para los potenciales clientes? la empresa o el

Precio: A qu precio se va a ofrecer el producto/servicio y cunto influye el precio en la decisin de compra de los potenciales clientes? Distribucin: Cmo y en qu lugar se va a vender el producto/servicio? Comunicacin: De qu manera se va a comunicar el producto/servicio de modo tal que los clientes potenciales se enteren de su existencia y deseen comprarlo?

Algunas recomendaciones para estos cuatro subcaptulos del plan de marketing son: Producto/servicio Realizar una descripcin objetiva del producto/servicio con todas las caractersticas tcnicas, incluyendo una descripcin del empacado. Si se tratara de un servicio, incluir un detalle del proceso u operacin. Realizar una descripcin de los beneficios que el producto/servicio brinda a los consumidores. Marcar las diferencias entre el producto/servicio propuesto y los de la competencia. Incluir planos, dibujos y fotos.

CGV-IPN

10

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Precio Incluir el precio o rango de precios al cual se ofrece o se pretende ofrecer el producto/servicio y su fundamentacin. Incluir un anlisis de sensibilidad para sustentar el rango adoptado y demostrar la elasticidad de la demanda. Hacer referencia a la investigacin de mercado para justificar el rango de precios adoptado. Incluir un anlisis de costos para dejar asentado cul es el punto de equilibrio y la rentabilidad estimada. Si se trata del lanzamiento de un nuevo producto, es importante incluir un anlisis de contribucin marginal. Si se trata de una empresa en marcha, incluir la evolucin de precios del mercado de los ltimos cinco aos. Especificar si la distribucin se har en forma directa o si intermediarios que harn llegar el producto al consumidor final. Determinar cul va a ser el alcance de metropolitana, nacional, regional, internacional). Incluir un mapa del rea de cobertura. Si el esquema de distribucin fuera complejo, incluir un diagrama que esquematice las etapas. Justificar la eleccin de lugar para el establecimiento de oficinas, locales, depsitos, talleres y/o fbricas. Describir el objeto de la comunicacin y el mensaje que se emitir para lograrlo. Determinar los medios de comunicacin que se utilizan o que se utilizarn para promover el producto/servicio (medios masivos, marketing directo, puntos de venta, va pblica, auspicios, boca a boca). Mostrar el plan de comunicaciones para un perodo de al menos un ao. Incluir el anlisis costo-beneficio del plan de comunicaciones. Si se trata de una empresa en marcha, incluir campaas realizadas y resultados obtenidos. la distribucin actuarn

Distribucin

(parroquial,

Comunicacin

IV. ESTRATEGIA DEL NEGOCIO Este captulo del plan de negocios es breve (puede ocupar una sola pgina) pero imprescindible para que el destinatario comprenda el encuadre general del negocio.

CGV-IPN

11

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios La estrategia es necesaria para marcar el rumbo de la empresa. Aun cuando las condiciones del mercado cambien, la empresa sabr cmo proceder si tiene una estrategia bien definida. Basndose en los objetivos delineados en las secciones anteriores del plan, a los recursos y a los estudios del mercado y de la competencia, puede definirse una estrategia que sea la ms adecuada para el negocio en cuestin. Existen algunas herramientas bsicas para el anlisis estratgico. La ms utilizada es la matriz de estrategias genricas de Michael Porter. Segn este anlisis, toda empresa deber optar entre tres estrategias posibles: Liderazgo en costos: consiste en mantenerse competitivo a travs de aventajar a la competencia en materia de costos. La ventaja en costos puede ser reflejada en precios ms bajos o puede ser aprovechada para reinvertir el ingreso adicional en el negocio. Diferenciacin: Esta es la estrategia ms usual cuando se presenta la necesidad de diversificar la oferta de productos o servicios. Consiste en crear un valor sobre el producto ofrecido para que ste sea percibido en el mercado como nico. Puede tratarse de diseo, imagen de marca, tecnologa, servicio al cliente. Enfoque: En la actualidad, sta es la estrategia ms frecuente para la creacin de nuevos negocios. Reconoce que hay una gran cantidad de oportunidades en el mercado para una oferta de productos y servicios especializada. El desarrollo de una estrategia de foco implica la identificacin de un nicho de mercado que an no ha sido explotado. Factores crticos de xito Si bien un negocio es el resultado de una infinidad de variables, siempre pueden identificarse algunos factores que, por el tipo de proyecto o por caractersticas particulares del mercado, determinarn que el negocio funcione. Al incluir los factores crticos de xito en el plan de negocios, se le est diciendo al destinatario: si esto se cumple, el xito est garantizado. A lo largo de los captulos siguientes, el plan de negocios se ocupar de especificar de qu manera operar para que efectivamente se cumplan esos factores crticos. Los potenciales inversores, prestamistas o socios estn interesados en conocer indicadores que les permitan evaluar el desarrollo del negocio una vez en marcha. En este captulo es importante incluir un listado y una descripcin de no ms de 10 factores crticos de xito, y un indicador que permita la medicin de cada uno de ellos. Segn el tipo de negocios, algunos de los factores crticos de xito son: ventas costo promedio de insumos recursos humanos tasa de penetracin tasa de retencin de clientes

CGV-IPN

12

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios tasa de errores de produccin productividad del personal plazo de entrega cantidad de devoluciones logstica imagen

V. TECNOLOGIA DE PRODUCCION Estrategia de produccin En el caso de que el negocio est vinculado a la manufactura, el plan de negocios deber dedicar un captulo a la planificacin de la produccin. Si la empresa piensa expandirse, manteniendo la misma capacidad productiva, este captulo no es necesario. Para un proyecto de empresa o de producto que requiera instalaciones productivas, el plan de negocios deber describir el modo en que stas se obtendrn y cmo ser reclutado el personal de produccin. Un flujo o diagrama de proceso puede ayudar al lector del plan a comprender la forma en que se operar. Los supuestos que se establecen en esta seccin servirn de base para las proyecciones de egresos en el flujo de fondos (que se incluye en el captulo de Factibilidad Financiera). Para que la informacin sea lo ms exacta posible, resulta conveniente pedir presupuestos a posibles proveedores. Uno de los factores ms decisivos para el xito de la estrategia de produccin es la administracin de los tiempos. Es necesario coordinar los tiempos de produccin para adecuarse a la demanda. Para ello se hace imprescindible una programacin de atrs para adelante, mediante la cual la proyeccin de ventas gobierna sobre el proceso de produccin y determina las cantidades a producir, los insumos a comprar y los productos terminados a almacenar. Es importante que esta seccin contenga un anlisis de los proveedores de insumos para la produccin. Seguramente la calidad de los productos ser un factor de xito del negocio y depender en gran medida de la calidad de los insumos. En caso de proyectos industriales donde la maquinaria sea un factor clave de xito, es recomendable presentar una breve descripcin de los equipos y su funcionalidad. Proceso de produccin Con independencia de si se va a producir o comprar ser necesario conocer y aportar alguna informacin sobre el proceso de produccin o de prestacin del servicio requerido.

CGV-IPN

13

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

En este apartado se deber hacer referencia a: al proceso de elaboracin del producto o servicio la tecnologa aplicada la determinacin del coste del producto o servicio

En relacin al proceso de elaboracin del producto o servicio determinando, se deber: describir las actividades requeridas para producir el bien o prestar el servicio organizar las actividades de manera secuencial establecer los tiempos requeridos para llevar a cabo la actividad

Nos ser muy til la utilizacin de diagramas de flujo del proceso de produccin que no es ms que la secuencia de operaciones expresada de forma grfica. Asimismo, ser importante determinar la tecnologa necesaria para elaborar el producto o servicio y especificarla ya que ello nos permitir: Asegurar que el nivel de tecnologa es adecuado al proyecto. Pensar en las alternativas de tecnologa para al considerarla hacer la mejor seleccin.

Deberemos considerar aspectos tales como: Facilidad para adquirir la tecnologa. Condiciones especiales para hacer uso de ella: patentes, acuerdos. Aspectos tcnicos especiales (capacitacin del personal, equipo, instalaciones, etc). Posibilidades de copiado y proteccin de la misma.

En este apartado indicaremos los materiales necesarios, cules pueden ser nuestros proveedores, precios y condiciones que nos ofrecen. Ello nos permitir identificar nuestros costes y distinguir cuales son fijos y cuales son variables y especificar qu criterios se van a utilizar para determinar el coste de un producto o servicio. Por ejemplo si nuestra actividad empresarial se va a desarrollar en un sector donde la innovacin tecnolgica se sucede rpidamente, es evidentemente ms interesante alquilar los medios productivos mediante la formula del "renting", que adquirir los medios productivos.

CGV-IPN

14

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

Equipos e infraestructura Se debern evaluar las necesidades reales de las infraestructuras necesarias que pueden abarcar los siguientes puntos: Locales y oficinas. Maquinaria y herramientas. Instalaciones. Elementos de transporte. Equipos para el proceso de informacin. Aplicaciones informticas. Mobiliario. Derechos de traspaso/ Patentes y marcas. Depsitos y fianzas. Gastos de constitucin y puesta en funcionamiento. Existencias. Otros.

Las premisas establecidas en el plan determinarn el tipo de equipos e instalaciones necesarias. Por ejemplo, si nuestro posicionamiento, debido al segmento de mercado seleccionado, requiere una fuerte inversin en un determinado tipo de instalaciones, el hecho de no realizar dicha inversin, o realizar una alternativa que suponga un coste menor, puede suponer que nuestro segmento objetivo, no nos contemple como una empresa que puede satisfacer sus necesidades. En el plan se indicar de qu se dispone en el momento inicial, las caractersticas de los equipos requeridos y se cuantificar la inversin requerida as como la poltica de amortizaciones que se seguir. As mismo es importante temporalizar adecuadamente cmo se suceder la poltica de inversiones.

CGV-IPN

15

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios VI. ORGANIZACION Y ADMINISTRACION Para la creacin de una empresa o el lanzamiento de un nuevo producto, el captulo de organizacin debe concentrarse en los siguientes aspectos: Qu estructura tendr la empresa en su punto mximo de expansin (organigrama ptimo)? Qu estructura tendr al inicio y cmo evolucionar la incorporacin de recursos humanos a medida que la empresa crezca (organigrama mnimo requerido)? Qu cantidad de gente se necesitar en el horizonte de planeamiento adoptado (generalmente entre dos y cinco aos)? Qu puestos ocuparn en la empresa, sector o equipo? Cul ser el costo de contratacin y remuneracin?

La conduccin, es decir, la direccin y las personas claves de la Organizacin, son tan importantes para el xito de una empresa, negocio o producto, que se destacan a continuacin: El equipo directivo . Quines dirigirn el proyecto? O, en el caso que se trate de la venta de una empresa, quines son sus actuales directores o socios?, qu equipo directivo estara "comprando" el destinatario del plan de negocios? Para tomar una decisin acerca de un proyecto no solamente hay que tener en cuenta los factores tcnicos, econmicos y de mercado, sino tambin quines son sus cabezas. El equipo humano es de vital importancia en el plan de negocios ya que es un aspecto en el que los potenciales inversores centran su atencin. Una sociedad de capital de riesgo recibe muchos planes de empresa con ideas de productos o servicios innovadores y con grandes estimaciones sobre su posible viabilidad, pero no olvidemos que todo proyecto que se plasma en un plan de negocios se ha de desarrollar por un equipo humano que es quien dirigir el proyecto y determinar el xito o fracaso del mismo. Un excelente proyecto puede fracasar si est en manos de personas inadecuadas. Tratndose de un proyecto para una empresa en marcha (por ejemplo, su venta o fusin, la incorporacin de capital o la solicitud de un prstamo) resulta importante destacar los siguientes datos: Principales accionistas: aqu rige aquello de "dime con quin andas y te dir quin eres". Un potencial socio o prestamista analizar quines son los que invierten en la empresa; querr saber si son personas conocidas, si les va bien en sus otros negocios, si son honestos, si viven en el pas. En la seccin que nombra a los accionistas deben proporcionarse datos y no opiniones. Esos datos deben incluir: nombre y apellido, nacionalidad, lugar de residencia, profesin, actividad, primera fecha de adquisicin de acciones, porcentaje de acciones en su poder, participacin en otras sociedades. Antes de presentar el plan conviene consultar a los accionistas citados acerca de los datos a incluir.

CGV-IPN

16

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Directivos: los directivos son los que toman las grandes decisiones y, especialmente en las pymes, son la cara visible de la organizacin. Sobre ellos, hay que incluir los siguientes datos: nombre y apellido, profesin, nacionalidad, pas de residencia, fecha de incorporacin a la empresa, cargo ejecutivo, si lo tiene; participacin societaria, si la tiene; algunas experiencias laborales previas y otras actividades presentes que ayuden a armar el perfil. Activos humanos: en el caso de la venta de una empresa o de una fusin o alianza estratgica, es importante destacar las destrezas que la empresa ha adquirido con el tiempo, que surgen de las personas que la forman. Aqu conviene nombrar a las personas claves de la organizacin, gerentes y asesores, y destacar su currculum y sus aportes a la empresa. A modo de referencia, nombrar a los auditores y abogados de la empresa. Es recomendable no incluir ms de un tercio por pgina por cada miembro ya que los Curriculums completos se pueden incluir como un anexo al final del Plan de Negocios, enumerando sintticamente aspectos relativos a los siguientes puntos: educacin y preparacin profesional experiencia prctica estancias en el extranjero experiencia directiva habilidades especiales

Es importante que se indiquen las caractersticas especiales de todos los componentes del equipo as como destacar la complementariedad entre ellos. Al posible inversor no le interesa la suma de rendimientos individuales sino que lo que quiere evaluar es si es un equipo completo y si se han evaluado la distribucin de acciones futuras a realizar por cada miembro. Por este motivo tambin se deberan considerar aspectos tales como: Si el equipo ha trabajado conjuntamente con anterioridad. Si la distribucin de funciones es acorde con la experiencia indicada. Si los fundadores conocen sus debilidades y estn dispuestos a superarlas. Si est claro la distribucin de papeles. Si existe un objetivo comn. Si la distribucin de la propiedad est definida.

CGV-IPN

17

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Por parte de los inversores se valorar el conocimiento y experiencia en el mercado objetivo, y especialmente, de sus actores (clientes, proveedores, etc.). La red de contactos se considera un factor fundamental de xito. Se trata de resaltar las experiencias y habilidades del equipo directivo tiles para la realizacin y desarrollo de la idea empresarial. Los aspectos tratados en este apartado deberan ser acordes con los que se van a desarrollar en el captulo de dedicado a Organizacin y Plan de trabajo para una adecuada coherencia del Plan de Negocios. VII. ANLISIS SWOT El anlisis Swot (Strengths, Weakneses, Oportunities, Threatens) o Foda (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) es una herramienta estratgica que se utiliza para conocer la situacin presente de una empresa. Es una estructura conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y las fortalezas y debilidades internas de la organizacin. El propsito fundamental de este anlisis es potenciar las fortalezas de la organizacin para: Aprovechar oportunidades. Contrarrestar amenazas. Corregir debilidades.

Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de la organizacin, en su contexto. Esto implica analizar: Los principales competidores y la posicin competitiva que ocupa la empresa entre ellos. Las tendencias del mercado. El impacto de la globalizacin, los competidores internacionales que ingresan al mercado local y las importaciones y exportaciones. Los factores macroeconmicos tecnolgicos que afectan al sector. sociales, gubernamentales, legales y

Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la organizacin. Deben evaluarse: Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa. Eficiencia e innovacin en las acciones y los procedimientos. Capacidad de satisfacer al cliente.

CGV-IPN

18

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios VIII. ASPECTOS ECONOMICO-FINANCIEROS Cuantificacin de inversiones. Este captulo del plan de negocios debe mostrar cules son los recursos (tcnicos, humanos, econmicos, etc.) necesarios para poner en marcha el proyecto y dnde y cmo se obtendrn, especificando las necesidades de inversin. Los rubros que deben describirse dependen de las particularidades de cada proyecto, pero algunos de los que normalmente forman parte de cualquier proyecto son: Inmuebles Seleccin y contratacin de personal Instalaciones Maquinarias Inscripciones, registros y licencias Capacitacin y entrenamiento Mercaderas Investigaciones de mercado Publicidad y promocin Capital de trabajo

Este ltimo punto es fundamental: el capital de trabajo es el que necesitar la empresa para mantenerse en funcionamiento hasta comenzar a generar ingresos y para cubrir las brechas temporales entre los pagos y las cobranzas. A una descripcin general de qu es cada rubro y cmo se satisfar (compra, alquiler, contratacin de especialistas, etc.) debe agregar cul ser la cantidad total de dinero o monto de la inversin inicial que se necesitar y cul ser el origen del mismo. Las alternativas bsicas de financiamiento son los recursos ajenos, obtenidos a travs de prstamos o inversin, y el capital propio de las personas o empresas que realizan el plan. Si la presentacin del Plan de Negocios se realiza para obtener financiamiento, los inversores o prestamistas estarn interesados en conocer cul es el grado de inversin que realizar quien presenta el proyecto, para evaluar su compromiso. Factibilidad tcnica. En esta etapa debe mostrarse una evaluacin que demuestre que el negocio es posible de poner en prctica y de sostenerse, de acuerdo con lo enunciado en el plan. Se deben proporcionar evidencias de que se ha planificado cuidadosamente, y que se han contemplado los problemas que involucra poner en marcha el proyecto en cuestin y mantenerlo en funcionamiento. La enumeracin de los principales aspectos a resolver y una propuesta de solucin para cada uno de ellos ayuda a demostrar la factibilidad del proyecto. Algunos aspectos que deben ser considerados son los siguientes:

CGV-IPN

19

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Ensayo e investigacin: Se prob el producto/servicio? Cundo? Cmo? Funciona correctamente? Se conocen otras experiencias similares?) Ubicacin: Cmo se decidi o decidir? Cmo se har para estar cerca de los clientes y de los proveedores? Escalas de produccin: Es posible responder a las ventas previstas con la escala seleccionada? Existen posibilidades de ampliacin/reduccin de la capacidad? Proyectos complementarios: Es necesario desarrollar proyectos complementarios para poner en marcha el proyecto en cuestin? Es posible hacerlo? Quin lo har? Cmo lo har? Cundo lo har? Tecnologa: Cmo se obtendr la tecnologa necesaria para el desarrollo? Ya fue probada? Cmo se adecuar el proyecto a los avances tecnolgicos? Personal: Hay en el mercado personal calificado para las funciones que se requieren? Y si no es as, cmo se capacitar al plantel? Materias primas: Es constante el abastecimiento? Est sujeto a cambios en el mercado? Existen proveedores alternativos a los seleccionados?

Factibilidad econmica. Sin ganancias, las empresas no sobreviven. En esta seccin del plan de negocios debe mostrarse que el proyecto presentado es factible econmicamente y sobrevivir. Lo que significa que la inversin que debe realizarse est justificada por la ganancia que generar. En trminos sencillos, la rentabilidad de un proyecto estar determinada por la diferencia entre lo que se compra y lo que se vende, despus de descontar todos los gastos que demandan los procesos internos de la empresa. Para calcular la ganancia que se estima para el proyecto, es necesario trabajar con un esquema que contemple los grandes nmeros: costos y ventas. Ventas. En este punto, el precio del producto/servicio juega un papel fundamental, ya que es determinante del volumen de ventas, por lo que debe explicarse brevemente cmo se le ha definido. El plan debe mostrar estimaciones de ventas (en unidades y en dinero) para un perodo de al menos un ao, justificando cmo se han calculado (investigaciones de mercado, negocios similares, opiniones de especialistas, etc.). Es importante destacar cmo evolucionarn las ventas del producto/servicio a lo largo del tiempo y por qu (venta regular, estacional u ocasional). Costos. Debe presentarse la estructura de costos para el funcionamiento del proyecto analizando los costos fijos y variables. Los costos variables son aquellos que guardan una relacin directamente proporcional con el nivel de produccin; como materia prima, mano de obra directa, fuerza motriz, comisiones, impuestos a la facturacin, etc. Se consideran costos fijos, tambin llamados gastos de estructura, todos los que se mantienen invariables o se modifican solo como consecuencia de cambios en la capacidad productiva de la empresa: costos de edificios, seguros, sueldos de supervisin, sueldos indirectos, gastos de mantenimiento, etc. El objetivo del anlisis de costos y ventas es poder armar un estado de resultados proyectado para el perodo que se est planificando, mostrando las ganancias o

CGV-IPN

20

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios prdidas que el negocio generar una vez puesto en marcha. Este estado de resultados debe permitir detectar en qu momento el negocio comenzar a dar ganancia. El punto de equilibrio, es decir, la cantidad de productos/servicios que deben venderse para que la empresa no gane ni pierda dinero, es otro de los datos que vale la pena incluir en el plan, ya que permite visualizar el lmite entre el rea de prdidas y el rea de ganancias. Otra informacin que puede incluirse es la contribucin marginal: el precio de venta neto de un producto/servicio menos su costo variable. Si bien es cierto que la contribucin marginal no indica la rentabilidad de un producto, es un instrumento orientador para la toma de decisiones y la comprensin del negocio. Factibilidad financiera. La base de este captulo es el flujo de fondos, que sintetiza numricamente todos los aspectos desarrollados a lo largo del plan de negocios. Su preparacin requiere la elaboracin de una lista de todos los ingresos y egresos de fondos que se espera que produzca el proyecto en cuestin, y ordenarlos en forma cronolgica. Una premisa a tener en cuenta es que solamente se deben incluir en el flujo de fondos aquellos ingresos y egresos que estn directamente asociados con el proyecto; es decir, aquellos que no existiran si el proyecto no se realizara. Este es un aspecto a considerar en los casos de proyectos que se implementan en empresas en marcha. En otras palabras, el flujo de fondos de un proyecto est integrado por los ingresos y egresos incrementales que genera el proyecto. Por ejemplo, si se est analizando un proyecto de lanzamiento de un nuevo producto, los costos fijos de la planta manufacturera no se incluirn en el flujo de fondos del proyecto, ya que son costos en los que se incurrira independientemente de que se fabrique o no el nuevo producto. A este tipo de costos (los que existen independientes de la realizacin del proyecto) se les denomina costos hundidos y no se les incorporar al flujo de fondos. Otra premisa fundamental en la elaboracin del flujo de fondos es que se utiliza el criterio de lo percibido para incluir ingresos o egresos que efectivamente se producirn y no se contemplan los conceptos devengados. Dicho en otras palabras, a diferencia de lo que sucede en el balance proyectado, se tienen en cuenta solo los billetes que ingresen o egresen de la caja, y nada ms que eso. El horizonte de planeamiento es el lapso durante el cual el proyecto tendr vigencia y para el cual se construye el flujo de fondos. La determinacin del horizonte de planeamiento de un proyecto indica su comienzo y finalizacin. De ah en ms se supone que los flujos de fondos son marginales y carecen de importancia para la evaluacin del proyecto. Debe explicarse en el plan cul es este horizonte y por qu se ha determinado as. Debe presentarse adems un anlisis del flujo de fondos realizado con una serie de herramientas financieras o criterios de evaluacin de los proyectos de inversin. Algunos indicadores financieros que no deben dejar de incluirse en el plan de negocios son los siguientes: Perodo de recuperacin (payback) Valor actual neto (VAN)

CGV-IPN

21

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Tasa interna de retorno (TIR)

Perodo de recuperacin. Tambin denominado payback, paycash, payout o payoff, indica el tiempo que la empresa tardar en recuperar la inversin, con la ganancia que genera el negocio. Es una cantidad de meses o aos. Puede calcularse en forma simple, sumando los resultados netos al monto de la inversin inicial, hasta llegar a cero. En este caso no se estara considerando el "valor tiempo del dinero", por lo que, si el plazo analizado es extenso, se produce una distorsin de valores (se comparan pesos de un momento con pesos de 12, 24 o 36 meses despus). Por esto, tambin es til calcular el perodo de repago compuesto en el que se incorpora una tasa al flujo de fondos que refleja las diferencias temporales. Valor Actual Neto (VAN). Es el valor de la inversin en el momento cero, descontados todos sus ingresos y egresos a una determinada tasa, que refleja las expectativas de retorno depositadas en el proyecto. Indica un monto en pesos que representa la ganancia que se podra tomar por adelantado al comenzar un proyecto, considerando la "tasa de corte" establecida. Uno de los puntos conflictivos en torno al VAN es la determinacin de la tasa seleccionada y por qu. Esencialmente, hay cuatro opciones: el inters del mercado la tasa de rentabilidad de la empresa una tasa cualquiera elegida por el inversor una tasa que refleje el costo de oportunidad

Tasa Interna de Retorno (TIR). Es la tasa de inters efectiva que da la inversin en el negocio en evaluacin. Es la mxima tasa que es posible pagar por el financiamiento de un proyecto, ya que devolviendo un prstamo con esa tasa, con los ingresos generados, el proyecto no dara ganancia ni prdida. La frmula para calcular este indicador es algo compleja, pero con una calculadora financiera o una planilla de clculo resulta muy simple de obtener: solo se necesita cargar los datos del flujo de fondos, y la frmula financiera que ya est cargada se aplica con solo presionar enter. Si el Plan de Negocios se est presentando para solicitar un prstamo, adems de la informacin ya descrita, es fundamental incluir: monto exacto de los fondos que se solicitan perodo por el que se pide el crdito qu uso especfico se dar al prstamo (capital de trabajo, instalaciones, equipamiento, etc.) un flujo de fondos con el repago del prstamo incluido para que quienes lo evalen puedan ver que el proyecto permite devolver el dinero.

Anlisis de sensibilidad. En todo proyecto se trabaja con algunos factores sobre los que se tiene poder de decisin (variables controlables), y otros sobre los que solo se pueden realizar estimaciones (variables no controlables). Algunas de las variables controlables incorporadas al plan son:

CGV-IPN

22

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Precio Producto Logstica Promocin Competencia Consumidores Entorno econmico, poltico, legal, etc.

Las principales variables no controlables en un proyecto son:

El flujo de fondos refleja, en consecuencia, una cantidad de supuestos sobre el comportamiento de las variables. El anlisis de sensibilidad es una tcnica que permite evaluar el impacto de las modificaciones de los valores de las variables ms importantes sobre los beneficios y, consecuentemente, sobre la tasa de retorno. Los resultados de este tipo de anlisis suelen incluirse en el Plan de Negocios, ya que, saber cules son las variables ms sensibles, es decir, las que ms afectan los resultados del proyecto en caso de modificarse, es til para tomar decisiones. IX. CONCLUSIONES. A diferencia del resumen ejecutivo, que es una sntesis de los temas abordados en el plan de negocios, las conclusiones contienen un factor subjetivo, porque su autor realiza una interpretacin de los hechos. Este es el lugar apropiado para convencer al destinatario del plan de negocios de realizar aquello que se espera de l (comprar, aprobar, invertir, etc). Utilizando los datos ms significativos de la propuesta (por ejemplo, la clientela, los recursos humanos, el crecimiento sostenido o el mercado potencial), las conclusiones no deben extenderse y deben motivar a la accin. Al escribir las conclusiones, tener en cuenta: El destinatario del plan de negocios: cmo es su forma de actuar, qu considera fundamental, qu considera trivial, cules son sus intereses, qu gana si acepta la propuesta, qu pierde si la deja de lado. Los hechos concretos: si las conclusiones son vagas, mejor no incluirlas. Las conclusiones deben ser claras, sintticas y enrgicas. Prrafos cortos con hiptesis sustentadas en hechos concretos. El momento de lucirse: es probable que el destinatario del plan no se detenga a leer los detalles de cada captulo. Pero s prestar atencin a las conclusiones. No hay que dejar pasar esta oportunidad. Es como estar en el escenario: es preciso actuar. Puede resultar efectivo, segn el caso, apartar las conclusiones del libro o carpeta que contiene el cuerpo principal del plan de negocios y presentarlas en forma separada.

CGV-IPN

23

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios ANEXOS. Los anexos se ubican despus de las conclusiones e incluyen datos de soporte. En lo posible, conviene evitar los anexos, a menos que sean indispensables. Todo lo que pueda ser incluido en el cuerpo principal debe figurar ah. Sin embargo, a veces resultan oportunos para agregar informacin a quien desee profundizar lo expuesto en el cuerpo principal. No anexar: 1. Resultados de investigaciones de mercado. 2. Indices econmico-financieros (incluir en el captulo respectivo). 3. Fotografas de productos o instalaciones (incluir en el captulo de produccin o marketing). 4. Organigramas (incluir en el captulo Recursos Humanos). Anexar (cuando sea necesario): 5. Informes de auditoras. 6. Contratos. 7. Currculos (si son extensos). 8. Folletos o catlogos de muestra.

Recomendaciones para la presentacin escrita del Plan de Negocios. Es imprescindible que la presentacin del plan de negocios sea cuidadosa y atractiva, ya que es la imagen del proyecto frente al potencial socio o inversor. Una presentacin realizada con computadora es la mejor forma de lograr este objetivo, adems de facilitar los cambios a medida que se elabora el plan. Algunos puntos a tener en cuenta para la redaccin y presentacin del Plan de Negocios: No debe ser un volumen de enciclopedia. Una extensin de 25 a 35 pginas, incluyendo los anexos, es adecuada. Es aconsejable encuadernar el plan en una carpeta, preferiblemente con tapa transparente para incluir una cartula de presentacin. Se recomienda la utilizacin de mrgenes amplios, ya que ayudan a no saturar de informacin cada pgina y permiten al lector hacer anotaciones durante la lectura. Incluir un ndice para facilitar al lector la bsqueda de los captulos o secciones del plan. Comenzar cada seccin en una nueva pgina, ya que mejora la presentacin y facilita la bsqueda de temas. Utilizar ilustraciones y grficos, pero sin abusar de este recurso. Los grficos ayudan a la mejor comprensin de la informacin, pero en exceso pueden dificultar la lectura del plan. En todos los casos, hay que asegurarse de explicar claramente la informacin que se utiliza en cada grfico, incluyendo referencias y epgrafes. Las hojas que se utilicen para la presentacin deben llevar membrete. Por un lado, es bueno reforzar la presencia del emisor en cada pgina. Por el otro, esto permite identificar las hojas si stas se desprendieran de la carpeta.

CGV-IPN

24

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Es necesario "explicitar" todos los supuestos sobre los que basa el anlisis. Esto puede hacerse en el texto principal, cada vez que corresponda, o al inicio de cada captulo en forma de listado. El plan debe ser consistente. Los captulos deben guardar coherencia entre s. Por ejemplo, si en la seccin de Estrategia se menciona como factor crtico de xito la rapidez de respuesta, la investigacin de mercado deber demostrar que ste es un factor determinante para la compra, y el captulo de Recursos Humanos deber mostrar cunta gente habr que contratar para asegurar la rapidez de respuesta.

Recomendaciones para la presentacin oral del Plan de Negocios. La mejor manera de vender una propuesta es una presentacin oral con soporte multimeditico. El Plan de Negocios, en palabras de su autor, es ms convincente y permite el agregado de informacin en caso de ser requerido. Para la presentacin oral vale la pena tener en cuenta los siguientes puntos: Evale previamente a la presentacin quines formarn su audiencia, qu grado de inters tendrn en el proyecto y cunto tiempo tendr disponible para exponer. Estas variables son claves para la organizacin de una presentacin eficaz. En la mayora de los casos, quien hace la presentacin es uno de los interesados en que el proyecto sea aceptado, o incluso es quien lo llevar adelante. La audiencia evaluar a la persona e incluir esa evaluacin como factor de decisin. Por esa razn, es importante tener como objetivo cautivar a la audiencia, mostrando conocimiento, entusiasmo y confianza. Adems, el expositor debe ser capaz de responder correctamente las preguntas que le harn. Es recomendable hacer un ensayo con socios o colaboradores y pedirles que se pongan en postura crtica. La presentacin debe durar el tiempo justo: el suficiente para exponer todo lo importante sin aburrir a la audiencia. Evale la atencin a medida que habla. Si ve que la gente est cansada, acorte su discurso. Es preferible hablar menos y dejar que los interesados pregunten. Para hacer su presentacin en el tiempo que considera justo, establezca una duracin estimada y annciela: "Voy a exponer el plan para la creacin de una empresa sin antecedentes en el pas. La presentacin durar 45 minutos. Luego dedicar el tiempo que deseen para contestar preguntas". Maneje la presentacin de acuerdo con el pblico. Si hay participacin, utilcela para introducir los temas (no se altere porque cambi el orden de los temas; despus puede recapitular). Si no hay participacin, mantenga un ritmo andante. El pblico aprecia este ritmo mucho ms que el largo. Si hay desacuerdo, no intente la defensa inmediata. Escuche y encuentre el momento oportuno para refutarlo con datos concretos. Tambin puede ser que no tenga usted una respuesta. En ese caso, dgalo: "Es una excelente pregunta. Tendr que investigar para darle una respuesta apropiada". Al igual que las conclusiones del plan escrito, los ltimos cinco minutos de la presentacin son claves. Es el momento para utilizar la pasin y poner las cartas sobre la mesa. Aqu puede ser subjetivo y utilizar frases como "estoy convencido(a) de que esta empresa va a ser un xito", o "tengo absoluta certeza de que podr llevar adelante este proyecto".

CGV-IPN

25

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

Herramientas para la presentacin. Existen numerosos recursos de presentacin para acompaar la exposicin oral que permiten un despliegue multimedia que ayudar a impactar a la audiencia. El documento escrito: la versin escrita del plan de negocios puede ser entregada al comienzo o al final de la presentacin oral. Debe asegurarse de tener suficientes copias para todos los presentes. El documento puede consistir en una carpeta (hay muchas opciones en el mercado; utilice una moderna) o puede estar encuadernado con anillado o con binder. Diapositivas: las diapositivas son una forma clsica y efectiva de realizar una presentacin visual. Las imgenes son de calidad fotogrfica. La regulacin de tiempos se logra mediante control remoto. Retroproyector con transparencias: es una alternativa a las diapositivas, que se ha generalizado por la facilidad para producir las transparencias con una computadora personal y una impresora a inyeccin de tinta. Las imgenes son de menor calidad, pero este sistema tiene la ventaja de que se puede escribir sobre las transparencias. Proyecciones multimedia: es la ltima tendencia en presentaciones. Permite la ampliacin de imgenes de la computadora y, adems, incorpora animacin y sonido. Las presentaciones pueden contratarse a especialistas o prepararse con la ayuda de un software de presentaciones. Video: algunas imgenes, como paisajes, animacin, instalaciones y procesos productivos, se entienden mejor con video. Un televisor y un video son suficientes, aunque si la audiencia supera las 25 personas, quiz sea necesario alquilar varios monitores o un videowall. El video debera ser utilizado como soporte para lograr mayor comprensin por parte de la audiencia. Sin embargo, resulta muy difcil que el video mantenga el hilo de la conferencia del modo en que s lo hacen las proyecciones, diapositivas o presentacin computadorizada. Pizarrones, pizarras o rotafolios: siempre es bueno tener a mano un lugar para escribir. Las presentaciones en computadora o proyectadas son efectivas pero dejan poco lugar para lo espontneo. Un lugar para graficar pensamientos, hiptesis y relaciones no est de ms.

Preguntas gua. Para qu se armar el plan de negocios? Quines lo elaborarn? Cules son los plazos? Cul es el punto de partida? Cules son los supuestos? Cules son los productos o servicios? Cules son las fortalezas que permitirn tener xito en este negocio? Cules son las debilidades que se deben corregir?

CGV-IPN

26

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Cmo se corregirn? Cules son los factores que pueden poner en peligro el proyecto (amenazas)? Cmo se neutralizarn o enfrentarn? Cules son las oportunidades que pueden favorecer el negocio? Cmo se har para aprovecharlas y para aumentar la probabilidad de que se presenten? Qu se conoce sobre la demanda? Quines son los consumidores? Qu buscan? Cmo se van a satisfacer sus necesidades? Cuntos son los consumidores potenciales? Y cuntos los que realmente comprarn? Qu fuentes permiten llegar a estas conclusiones? Qu recursos (fsicos, econmicos, humanos, tecnolgicos, etc.) se necesitan para emprender este proyecto? Dnde y cmo se obtendrn? Cules son los desembolsos necesarios para poner en marcha el proyecto? Cmo se financiarn? Cul es el monto de la inversin inicial? Se ha hecho un estudio que garantice que el proyecto es viable tcnicamente? Cules son los principales problemas a solucionar durante la puesta en marcha y una vez que el proyecto est funcionando? Cules son y cmo se han establecido los precios de los productos/servicios? Cules son los costos fijos que debern afrontarse? Cules son los costos variables del proyecto? Cul es el punto de equilibrio, o sea, el punto en el que la empresa no ganara ni perdera? En qu momento el proyecto comenzar a generar ganancias? Cmo se distribuyen los ingresos y egresos a lo largo del tiempo? Qu sealan los indicadores financieros? Cul es el perodo de recuperacin de la inversin? Cul es la tasa interna de retorno (TIR)? Cul es el valor actual neto (VAN) del proyecto? Cmo se modifican los resultados al variar los principales supuestos sobre los que se basa el flujo de fondos?

CGV-IPN

27

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios El proyecto de nuevo negocio, licencia o franquicia contempla el management? Si es as, quines son los mnager del proyecto? El proyecto de venta de empresa, fusin o alianza incluye el detalle de quines son sus actuales directores, accionistas, gerentes y garantes? Cules son las conclusiones que se derivan de lo expuesto en el plan de negocios? Las conclusiones presentadas tienen sustento en el plan? Qu acciones espera que tomen quienes leen el plan? Cmo se orienta al lector, desde las conclusiones, a tomar este curso de accin? Qu informacin adicional es necesaria para comprender el proyecto y tomar la determinacin que se espera? Qu anexos ilustran o dan ms atractivo al proyecto presentado? Cmo se presentar el plan? Se realizar una presentacin oral para complementar el documento escrito? El orador est preparado para desempear un buen papel en la presentacin y para responder preguntas incisivas? Qu recursos de presentacin se utilizarn?

Glosario. Plan de negocios: documento empresarial que refleja el anlisis y la evaluacin de un proyecto. Resumen ejecutivo: (Executive summary): sntesis de un proyecto que se presenta en las primeras pginas de un plan. Anlisis Swot: (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threatens Analysis) anlisis estratgico con el que se detectan fortalezas y debilidades de una empresa, y amenazas y oportunidades que existen en su contexto competitivo. Benchmarking: Proceso de identificacin de las mejores prcticas con respecto a productos y procesos, tanto en la misma industria como fuera de ella, con el objetivo de utilizarlas como gua y punto de referencia para mejorar las prcticas de la propia organizacin. Ventaja competitiva: ventaja sobre los competidores ganada para ofrecer a los consumidores un mayor valor, ya sea a travs de menores precios, mejor servicio o mayores beneficios. Barreras de entrada: ventajas que posee una empresa (marca, bajos costos, desarrollo tecnolgico, personal capacitado, etc.) que impiden o dificultan el ingreso de competidores. Barreras de salida: Impedimentos para el abandono de un negocio por altos costos que ello implica.

CGV-IPN

28

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios Posicionamiento: Proceso de ubicar los productos y las marcas en la mente de los consumidores. Target: Literalmente, el blanco, es decir, hacia dnde se apunta. En marketing se utiliza para denominar al grupo de consumidores al que la empresa se dirige. Costos fijos: Aquellos que se mantienen invariables, en el mismo nivel, independientemente del volumen producido o las ventas realizadas, dada una determinada escala de produccin. Costos variables: Aquellos que varan en funcin del volumen de ventas o de produccin. Tasa interna de retorno (TIR): Tasa implcita que iguala el valor de los flujos de entrada y salida de una inversin, a la fecha inicial de la misma; es decir, que es la tasa que produce un valor neto (VAN) igual a cero. Anlisis de sensibilidad: Tcnica que permite evaluar el impacto de las variaciones de los factores ms importantes sobre los beneficios y, consecuentemente, sobre la tasa de retorno

CGV-IPN

29

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

GUIA DE TRABAJO PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE NEGOCIOS Como ya se tiene definido que tipo de microempresa se desea iniciar, ahora se procede a la planeacin de la misma, para este fin se plantearn los siguientes elementos: 3 3 3 3 3 3 3 3 Introduccin Cul sera la misin y la visin de su empresa. Los objetivos El aspecto mercado El aspecto tcnico El aspecto financiero El aspecto organizacional El aspecto legal

Lo que estn a punto de lograr es la elaboracin del plan de negocios, ste te va a servir para: Definir y agrupar todos los elementos de realizacin del proyecto. Demostrar la viabilidad del mercado, de la parte tcnica y de la parte financiera, as como la atractividad del proyecto. Sealar las formas de satisfacer las reglamentaciones requerimientos legales, as como los de propiedad industrial. y

Comunicar a alguien que est interesado en el proyecto, el mismo emprendedor, probables accionistas, organismos financieros y bancarios. Proporcionar confianza al emprendedor y a los accionistas, mediante el conocimiento y prevencin de riesgos y la programacin de las acciones requeridas para la puesta en marcha. As como se hizo la recomendacin al hacer el anlisis FODA, al elaborar el plan de negocios debemos ser honestos y realistas; recabar datos de diversas fuentes, de ser posible, documentarlos y organizarlos; si se tiene la oportunidad, buscar la opinin de diferentes especialistas; atender con igual rigor cada uno de los aspectos del plan de negocios.

CGV-IPN

30

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

Introduccin: 1.- Como naci la idea del proyecto:

2.- Describe el perfil del o de los emprendedores:

3.- Describe, brevemente, el producto o servicio:

4.- Por qu escogiste este producto o servicio:

5.- Descripcin, breve, del producto o servicio en el mercado:

Describe la misin de la empresa:

Describe la visin de la empresa:

Describe sus objetivos:

A corto plazo:

A mediano plazo:

CGV-IPN

31

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

Aspecto mercado: 1.- Identifica el tipo de clientela a la cual va dirigido tu producto o servicio:

2.- Identifica que rea geogrfica va a atacar como mercado:

3.- Qu necesidad va a satisfacer tu producto o servicio:

4.- Haz una identificacin de la demanda actual:

5.- Haz una identificacin de la oferta actual:

Debes considerar los posibles competidores extranjeros. 6.- Cul sera el precio de tu producto o servicio:

Haz un anlisis de los precios de venta de la competencia. Se recomienda elaborar una matriz donde se puedan analizar la mayor cantidad de competidores con todas las caractersticas posibles. 7.- En qu te basaste para llegar a ese precio:

8.- Cules seran tus canales de distribucin de tu producto o servicio:

9.- Utilizaras intermediarios o comercializadores: _____s respuesta es s, descrbelos:

_____no. Si tu

CGV-IPN

32

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

10.-Cmo sera tu publicidad para vender tu producto o servicio:

11.-Cul sera la marca de tu producto o servicio:

12.-Cul sera la presentacin de tu producto o servicio:

13.-Cul sera el logotipo del producto o servicio:

14.- Dibuja el logotipo con la marca y todas las leyendas que llevara en la presentacin:

15. - Haz pensado en que tu producto o servicio lo debes proteger a travs de patente, registro de modelo industrial, derechos de autor: ______s ______no

16. -Cul sera el personal necesario para el rea de ventas, y descrbelas por puesto:

Existe una parte importante, en el aspecto mercado, que es el trabajo de campo a conciencia; lo recomendable es elaborar una encuesta para conocer todo lo relacionado al producto o servicio que se desea vender. Esta encuesta es aplicada a una muestra de la poblacin que se localice en la zona geogrfica donde se haya pensado localizar la empresa. Para conocer a que muestra de la poblacin se le va aplicar la encuesta, debemos tener un censo de esa zona. Se debe ser muy cuidadoso para plantear cules seran las preguntas que se deben hacer; para tal trabajo existen algunos especialistas en la materia de mercadotecnia; para el caso de una microempresa, qu es lo que nos ocupa; se puede elaborar la encuesta y aplicarla uno mismo, preguntando directamente a la persona.

CGV-IPN

33

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

17. - Elabora tu presupuesto de ventas:

18. - Piensa en cmo estructurar la oferta de servicio al cliente:

Aspecto tcnico: 1. - haz una especificacin precisa del producto o servicio:

Al estar describiendo con precisin el producto o servicio, quin est leyendo este documento debe comprender con claridad su funcionamiento, naturaleza y utilidad y sobre todo el beneficio que se obtendr. Tener conciencia si es un producto nuevo o algo ya existente con alguna innovacin, si es de esta manera, puntualiza que ventajas ofrecen el producto o servicio contra los ya existentes. 2. - Tienes fabricada una muestra (prototipo) del producto o servicio que vas a vender: _____s ______no.

3.- En caso de que tu respuesta haya sido positiva, describe el estado en que se encuentra:

4.- Haz una descripcin del proceso que vas a utilizar para la elaboracin de tu producto o servicio:

5.- Si fuera necesario, elabora un diagrama de flujo:

CGV-IPN

34

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

6.-Haz una relacin del equipo que vas a utilizar para la elaboracin de tu producto o servicio que vas a vender, indicando su costo de adquisicin:

7.- Describe su capacidad instalada (la cantidad de piezas por fabricar o la cantidad de servicio por ofrecer):

8.- Cul seria tu necesidad de mano de obra para la fabricacin, indicando lo que le costara a la empresa:

9.- Dnde estara localizado tu proyecto:

10.-Haz una descripcin de cmo sera tu planta o locales de trabajo:

11.- Quines seran tus proveedores:

12.- Haz un anlisis de tus costos de produccin: materia prima, materiales auxiliares directos, mano de obra.

13.- Elabora tu procedimiento de produccin (describir como elaboraras tu producto o servicio):

CGV-IPN

35

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

14.- Si tu proyecto consistiera en la fabricacin de algn producto, cmo impactara al medio ambiente:

15.- Describe cmo tu proyecto tendra un impacto social (empleos generados por ejemplo):

16.- Piensa en las normas de calidad que debers considerar para tu producto o servicio:

Aspecto financiero: 1.- Cules seran las necesidades de capital de inversin:

De capital de trabajo: De Inversin Fija: Total: 2.- Dnde obtendras el capital para iniciar tu empresa:

Si vas a iniciar tu empresa con algn socio se deben aclarar desde el principio los derechos y obligaciones de cada uno de los socios. Los derechos son los privilegios de que gozarn y las obligaciones son las reglas a cumplir, los compromisos que tendrn. 3.- Elabora tu presupuesto de ingresos (cunto vas a vender):

CGV-IPN

36

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

4.- Elabora tu presupuesto de egresos (cuanto vas a gastar):

5.- Cual ser tu utilidad bruta: ventas costo de lo vendido = utilidad bruta

Como recomendacin, debes tener un libro de diario (se vende en cualquier papelera), ah anotars todo lo que vendes y todo lo que gastas por da. 6.- Describe cules sern los impuestos por pagar: S.H.C.P I.M.S.S. I.V.A. INFONAVIT. S.A.R. 7.- Desde el punto de vista financiero, debes visualizar la empresa dentro 3 o 5 aos.

Aspecto organizacional: 1.- Elabora tu organigrama:

2.- Define los perfiles de cada uno de los puestos (qu caractersticas debe tener cada una de las personas que se describen en el organigrama).

CGV-IPN

37

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

Aspecto legal: Debers recopilar toda la informacin necesaria para establecer legalmente su nueva empresa. Tambin sabrs cules son los compromisos y obligaciones que tendrs como nuevo comerciante. De carcter mercantil: Debes reflexionar en cmo has de registrar legalmente la empresa; como persona fsica o como persona moral. Debers tener mucho cuidado en los contratos que se firmen, de arrendamiento por ejemplo. Tambin se te sugiere inscribirte en alguna cmara de comercio de la localidad, ante la Secretaria de Economa. Debers hacer los trmites para el registro de marca y logotipo (si as fuera el caso).

De carcter fiscal: solicitars la inscripcin en el registro federal de contribuyentes, con ello obtienes Registro Federal de Contribuyente; mandar a hacer las facturas con todos los requisitos dispuestos por la SHCP; Debers conservar todos los comprobantes de gastos que vayas realizando en la empresa, exigiendo a quien los expida los mismos requisitos fiscales que tu empresa cumple; es muy recomendable llevar un registro de los ingresos diarios; y como una recomendacin muy especial, pagar tus impuestos puntualmente.

De carcter sanitario: Debers observar las normas que establece la Secretara de Salud, relacionadas con la empresa que deseas iniciar.

De carcter administrativo gubernamental: Solicitar la autorizacin o permiso por el uso de suelo.

CGV-IPN

38

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial

Cmo elaborar un plan de negocios

De carcter laboral: Si dentro de la planeacin es necesaria la contratacin de personal, debes contemplar la formulacin de contratos laborales; la inscripcin de los trabajadores al IMSS, INFONAVIT y el pago de las cuotas del SAR.

CGV-IPN

39

Coordinacin de Formacin y Gestin Empresarial