Em busca de uma poltica de descarte nas bibliotecas da UFMG

Jeannette M. Kremer & Paulo da Terra Caldeira

Pesquisa realizada nas bibliotecas da UFMG com o objetivo de verificar a existncia de polticas formais para recebimento de doaes e para descarte de material bibliogrfico/no-bibliogrfico. Verificou-se a inexistncia de polticas formais mas, na prtica, h alguns critrios para aceitao de doaes e para descarte. Os entrevistados apresentaram sugestes para o estabelecimento de uma poltica de descarte e recebimento de materiais.

1 Introduo

questo do descarte de materiais em bibliotecas contempla facetas mltiplas como obsolescncia, freqncia de uso das obras, incidncia de citaes na literatura, administrao de espaos, recebimento de doaes, manuteno de duplicatas, estado de conservao, alm do receio sempre presente de expurgar algo que poder vir a ser til a algum. Com o advento da biblioteca virtual emergiro algumas implicaes no desenvolvimento de colees conforme prev LINE (1993, p.678-679):
A biblioteca virtual ir, claro, afetar as aquisies das bibliotecas tanto quanto, se no mais, o descarte. Provavelmente no haver mais necessidade de se comprar grandes quantidades de materiais, que precisariam ser selecionados, se qualquer material puder ser obtido com custo-eficincia de fontes remotas e, se o material no for adquirido, a questo do seu descarte irrelevante. ...Atualmente, muitos materiais j podem ser obtidos assim; neste sentido a biblioteca virtual j uma realidade e novos desenvolvimentos tecnolgicos e sua aplicao apenas iro acelerar o processo. Entretanto, as bibliotecas continuam a adquirir tudo o que podem, apesar do custo-eficincia da alternativa para a maioria dos materiais. Se e quando mais peridicos e outros materiais estiverem disponveis apenas no formato eletrnico, no haver escolha, mas enquanto existir escolha, os biblIotecrios - e a maioria dos usurios - optaro por ter o material no local.

109
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Obsolescncia uso anterior dos materiais e utilizao do espao de uma biblioteca, continuaro a ser, por longo tempo, importantes fatores no estabelecimento de uma poltica de descarte, cujo objetivo ser sempre o de incrementar a qualidade da coleo e sua acessibilidade.
Professores da Escola de Biblioteconomia da UFMG. E-mail: terra@eb.ufmg.br Com a colaborao dos alunos Adriana Tunes Pimenta, Ana Alves Botelho, Marisa Costa Barbosa, Mnica da Conceio P. Nascimento, Neusa de Andrade Faria, Rogrio Amaro Silva, Silvana Souto Linardi

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

110

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Obsolescncia, termo aplicado a materiais de bibliotecas, segundo LANCASTER (1993, p.109) refere-se ao declnio do uso desses materiais medida que se tornam velhos: as palavras envelhecimento e decadncia tm sido utilizadas como sinnimos. O termo obsolescncia algumas vezes usado como significando meia vida (BURTON & KEBLER, 1960). A meia vida de um item aquele perodo de tempo durante o qual incide sobre ele a metade de seus usos. Entretanto, deve-se enfatizar que o interesse dos bibliotecrios pelo estudo da obsolescncia mais prtico do que terico (LANCASTER, 1993, p.110). O descarte, por sua vez, exige uma avaliao constante dos materiais bibliogrficos/no bibliogrficos. Porm, conforme demonstrado por LlNE (1993, p.675-676) em reviso sobre estudos e critrios relativos obsolescncia e uso de literatura,
h pouca evidncia de que os bibliotecrios tenham tentado usar qualquer abordagem cientfica no descarte; ao contrrio, eles tm empregado quaisquer mtodos rudimentares que possam ser utilizados rapidamente.

Uma dificuldade observada que no se pode estabelecer critrios universais a respeito da questo da obsolescncia e conseqente decadncia do uso de alguma obra. Conforme adverte LlNE (1993, p.672-673),
... a decadncia de uso variar de acordo com a biblioteca. Na realidade, variar conforme a clientela, que no permanecer esttica em uma nica biblioteca; isto no apenas toma perigosa a aplicao em uma biblioteca de dados obtidos em outra, como tambm toma questionvel a aplicao de dados obtidos na mesma biblioteca alguns anos antes. Por exemplo, a mudana de direo de interesses em pesquisa de um departamento, talvez como resultado da chegada de um novo professor, pode rapidamente tomar parte do acervo obsoleto e levar outra parte, antes pouco utilizada, a ser muito demandada.

Vrios autores enfatizam a necessidade da avaliao constante das colees das bibliotecas. Essa avaliao consiste na anlise e seleo de seus documentos, com vistas fixao de prazos para sua manuteno ou descarte. MAYRINK (1984, p.111) considera que uma seleo consciente e planejada diminui o problema do expurgo e controla o crescimento da coleo, evitando maiores preocupaes em relao ao espao e ao mobilirio. No entanto, outros aspectos devem ser considerados quando se procura estabelecer uma poltica de seleo. LIMA & FIGUEIREDO (1984, p. 139) e ANDRADE (1992), consideram que a poltica de seleo deve considerar seus critrios, diretrizes, normas e instrumentos, visando estabelecer aes que serviro de parmetros para a tomada de decises sobre o desenvolvimento ou seleo do acervo, de acordo com os objetivos da instituio e o interesse do usurio. Nas bibliotecas universitrias a comisso de seleo deve ser constituda por bibliotecrios, professores e alunos. Alm disso, SHERA, conforme citado por LIMA & FIGUEIREDO (1984, p. 138), afirma que a aquisio requer conhecimento sobre: os campos de conhecimentos envolvidos, a rea e o comrcio livreiro relevante.
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

O desenvolvimento de acervos consiste no estabelecimento de polticas, com vistas ao aprimoramento da coleo. A comisso responsvel pelo desenvolvimento da coleo estabelecer os parmetros a serem adotados com relao aquisio do material, seja atravs de compra, recebimento de doaes ou permuta. Assim sendo, o material a ser aceito pelas bibliotecas deve merecer uma anlise prvia, de modo a evitar o trabalho posterior do bibliotecrio de enviar para outras instituies o que no for de interesse, demandando tempo dos funcionrios, despesas postais ou de transporte. BARBOSA (1985, p. 56), ao analisar o problema das doaes, considera que a seleo dever ser feita antes de sua incorporao ao acervo:
As doaes so de extrema importncia para o desenvolvimento da coleo, porque muitas ofertas so excelentes; no entanto, devem ser estabelecidos critrios para o seu tratamento. A biblioteca deve aceitar todas as doaes de livros, revistas ou de qualquer outro material, mas sua incorporao coleo no deve ser indiscriminada; somente sero incorporados ao acervo os documentos que forem julgados teis, sendo observados os critrios j existentes para a seleo. Deve ficar claro que a biblioteca se reserva o direito de dispor do material oferecido pela forma que lhe parea conveniente.

Doaes de livros e peridicos freqentemente duplicam o acervo de uma biblioteca. Uma deciso ter de ser tomada em relao ao descarte de materiais doados que so considerados indesejveis. As opes para descarte so discutidas por COOPER (1990), com base nas respostas obtidas de 150 bibliotecas da rea de sade nos Estados Unidos. As opes so a destruio de materiais em ms condies fsicas, distribuio a profissionais ou a bibliotecas do pas ou exterior, intercmbio entre bibliotecas, venda, recusa de aceitao de doaes no desejadas. A maioria dos bibliotecrios reclama dos problemas causados pelas doaes indesejadas: falta de local para armazenamento, despesas com pessoal para organizar o intercmbio de materiais com outras bibliotecas e at mesmo despesas com correio. Entretanto, polticas de recebimento de doaes foram encontradas apenas na metade das bibliotecas includas no estudo e, mesmo essas, so bastante vagas, sugerindo geralmente o descarte a critrio do bibliotecrio. Vrios relatos bem sucedidos de experincias de descarte de obras podem ser encontrados na literatura, sendo bons exemplos os de ROY (1990) e de REED & ERICKSON (1993). ROY (1990) descreve um experimento de descarte cooperativo de livros realizado em quatro bibliotecas pblicas rurais em Illinois (USA). Em cada biblioteca foram removidos 10% das obras conforme critrios subjetivos (qualidade) e objetivos (ndice de circulao dos livros durante determinado perodo). O descarte foi definido como ... a identificao e remoo de livros impopulares da coleo da biblioteca. Verificou-se que o uso de um livro no passado o melhor prognstico para seu uso no futuro. Portanto, o tempo que um livro permaneceu parado na estante um critrio conveniente e prtico para identificar com preciso os livros sem interesse para o pblico. Durante
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

111
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

112

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

o experimento, nenhuma biblioteca sofreu diminuio do ndice de circulao de livros e os inconvenientes para os usurios foram mnimos, comprovandose assim o acerto dos critrios adotados. REED & ERICKSON (1993) apresentam uma abordagem sobre descarte de materiais em uma biblioteca universitria, que inclui o uso das obras, verificao da incluso dos ttulos em listas e bibliografias, opinio de bibliotecrios e professores, existncia e acessibilidade das obras em outras bibliotecas. O modelo combina, portanto, critrios quantitativos e qualitativos, evitando a nfase excessiva tanto nos ndices de circulao das obras, quanto na opinio de especialistas. Praticamente todos os bibliotecrios gostam de comprar livros e, quando necessrio fazer descarte, a maioria costuma ficar bastante relutante. Essa reao exacerbada quando um bibliotecrio se v diante do dilema de ter de expurgar da coleo obras de referncia. Este problema abordado por JOSWICK & STIERMAN (1993), na proposta de um modelo para descarte sistemtico de obras de referncia, atravs do trabalho de uma comisso permanente. O modelo prev o estabelecimento de uma poltica de descarte eficaz e o desenvolvimento de uma coleo de referncia menor, mais atualizada e bem mais acessvel aos usurios. A questo do descarte e manuteno de colees de referncia de tamanha importncia nas bibliotecas americanas que mereceu um nmero dedicado ao assunto em The Reference Librarian, editado por PIERCE (1990, p.1). O problema apontado que
As bibliotecas, muitas vezes, negligenciam suas colees de referncia at serem confrontadas com crises de espao ou de verba. Novas obras de referncia so adquiridas com entusiasmo, mas os bibliotecrios abordam com grande cautela a avaliao e o descarte daquilo que j se encontra nas estantes. Em conseqncia, obras mais antigas permanecem na coleo de referncia indefinidamente, apesar do baixo interesse dos usurios e do contedo cada vez mais obsoleto.

A principal dificuldade para se proceder ao descarte de obras de referncia o fato de no existirem dados sobre seu uso passado, por no poderem ser emprestadas. BIGGS (1990) descreve diversos mtodos que podero ser utilizados pelos bibliotecrios para avaliar o uso de obras de referncia. ENGELDINGER (1990) descreve um estudo realizado na Unversity of Wisconsin, que ilustra sua opinio de que a maioria das obras colocadas no setor de referncia no suficientemente utilizada para justificar sua localizao. Outros trs artigos podem ser recomendados por oferecerem guias prticos para o expurgo das colees de referncia: MATHEWS & TYCKOSON (1990), VICENT (1990), HARLOE & BARBER (1990). TRUETT (1990, p.67) analisou as polticas e prticas de avaliao e de descarte em colees de referncia adotadas em catorze bibliotecas universitrias e pblicas americanas. Os resultados demonstraram a necessidade de adoo de diretrizes e que o descarte um processo
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

dinmico, cclico e contnuo. Seleo, avaliao e descarte no podem ser separados ou considerados isoladamente. VERGUEIRO (1989, p.76) ressalta que o descarte
representa uma deciso final de anlise da situao de cada item, a definio de que o mesmo j no preenche aquelas condies que justificaram sua aquisio, seja porque as necessidades informacionais da comunidade se modificaram e as que o item, originalmente, buscava atender deixaram de manifestar-se, seja porque as informaes por ele veiculadas, devido a cada vez mais rpida evoluo do conhecimento humano, ficaram desatualizadas e deixaram de apresentar grande contribuio comunidade que a coleo busca servir ou devido ainda a muitos outros fatores....

EVANS, citado por MAYRINK (1984, p.109) considera que o expurgo de material bibliogrfico parte do processo de desenvolvimento de coleo, ao lado do estudo de usurio, seleo, aquisio e avaliao da coleo. Esses trs fatores devem ser norteadores de qualquer processo de seleo. Esse processo, tendo em vista o descarte, deve eliminar livros ou outros materiais que no apresentem interesse para o usurio. A seleo, ao pretender remanejar materiais para depsito ou doao, dever identificar aqueles com menor demanda, decidindo-se por sua transferncia ou encaminhamento para outras instituies. Se a opo for pela transferncia para depsito, dever-se- considerar os custos, o espao fsico, a mudana, o transporte, a alterao dos registros e a repercusso que representar para os usurios, uma vez que essa deciso demandar em mais tempo para se obter o item (FIGUEIREDO, 1985, p.26-27). Os ttulos mais antigos e edies ultrapassadas devero ser mantidos somente naquelas bibliotecas voltadas para pesquisa. Nem sempre as dificuldades em realizar descarte de obras so apenas tcnicas ou profissionais. Conforme mostrado por MORRIS & KAZMIERCZAK (1991), nas bibliotecas universitrias essencial a cooperao do corpo docente que, em algumas reas (principalmente nas cincias humanas), quase impossvel, pois os professores fazem questo de guardar tudo. H ainda casos em que, por falta de relaes pblicas adequadas, os bibliotecrios enfrentam graves controvrsias. DRAKE (1992) relata uma experincia deste tipo, ocorrida durante o trabalho de descarte na biblioteca da Nebraska State Historical Society, onde a opinio pblica mal informada quase impediu sua realizao. Na sua opinio, antes de se iniciar o descarte necessrio: a) estabelecer uma poltica bem definida de desenvolvimento de coleo; b) obter autorizao estatutria para realizar o descarte; e c) prever os grupos que podero criticar o projeto e inform-los a respeito. Segundo BARBOSA (1985, p.56) e FIGUEIREDO (1985, p.29) as razes para a realizao de descarte em bibliotecas podem ser resumidas nos seguintes itens: a) fornecer condies biblioteca para que ela mantenha uma coleo de boa qualidade e de fcil acesso ao usurio;
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

113
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

114

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

b) utilizar, de forma mais eficiente, o espao da biblioteca e os recursos financeiros; c) doar ou intercambiar o material que no seja de seu interesse para outras bibliotecas. Entretanto, embora as razes sejam evidentes, as decises a serem enfrentadas esbarram em dois pontos: a) qualquer que seja o documento, ele poder ser til a determinado usurio, e b) descartado determinado material, algum poder procur-lo. Alm dessas razes, FIGUEIREDO (1985, p.30-31) destaca barreiras que podem contribuir para o adiamento da atividade: a) psicolgicas (durante o curso de biblioteconomia transmitida ao estudante a noo da importncia de se conservar a coleo e que o material poder ser solicitado por algum usurio); b) polticas (eventualmente poder no ser conveniente ou oportuno o desbastamento do acervo); c) tempo (o descarte exige disponibilidade, de vez que uma tarefa minuciosa e trabalhosa); d) legais (livros e revistas so considerados materiais permanentes, no podendo ser descartados em rgos pblicos, sem se proceder ao processo de baixa); e) status (h uma tendncia em se considerar o tamanho do acervo das bibliotecas como sendo um fator de qualidade). MOSTAFA (1981, p.179) em dissertao de mestrado submetida ao IBICT, analisa o problema das colees do ponto de vista de sua adequao aos usurios. O modelo sugerido no difere dos citados anteriormente. baseado em perfis de interesse dos usurios, tamanho da coleo e intensidade de uso em relao ao assunto. Apesar de extensa e da qualidade dos trabalhos, a literatura sobre o tema no apresenta solues, limitando-se geralmente a apenas apontar problemas. Considerando a importncia de todas as questes citadas na literatura, relativas ao desenvolvimento de colees em uma era caracterizada pela exploso bibliogrfica, o presente estudo pretende verificar a existncia de uma poltica formal de descarte nas bibliotecas da UFMG, mostrar os princpios norteadores de sua prtica e oferecer sugestes para a soluo dos problemas apontados.
2 Estudo nas bibliotecas da UFMG

importante, inicialmente, apresentar algumas informaes para melhor caracterizar o universo, o problema e os objetivos deste estudo. O sistema de bibliotecas da UFMG, universo deste estudo, tem como
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

responsveis pela adoo de suas polticas o Conselho Diretor, integrado pelo diretor e vice-diretor da Biblioteca Universitria, quatro representantes dos professores da UFMG, dois representantes do corpo discente (um dos cursos de graduao e outro dos cursos de ps-graduao) e um representante dos funcionrios tcnico-administrativos. Compem o sistema as bibliotecas das unidades acadmicas e rgos da administrao da UFMG: a) Unidades acadmicas: Escolas de Arquitetura, Belas Artes, Biblioteconomia, Educao Fsica, Engenharia, Msica, Veterinria; Faculdades de Cincias Econmicas (incluindo o acervo do Centro de Psgraduao e Pesquisas em Administrao - CEPEAD), Direito, Educao, Farmcia, Filosofia e Cincias Humanas, Letras, Medicina, Odontologia; Instituto de Cincias Biolgicas, Instituto de Cincias Exatas (acervos de cincia da computao, estatstica e matemtica), Departamento de Fsica, Departamento de Qumica, e Instituto de Geocincias; b) Escolas de 1 e 2 graus: Centro Pedaggico, Colgio Tcnico, Ncleo de Cincias Agrrias (em Montes Claros, MG) e Teatro Universitrio; c) rgos suplementares: Biblioteca Central e do Museu de Histria Natural; d) Centro de Pesquisa: CEDEPLAR - Centro de Planejamento e Desenvolvimento Regional; e) Centro de Extenso: Carro-biblioteca da Escola de Biblioteconomia. A direo da Biblioteca Universitria da UFMG, no perodo de 1990 a 1994, tinha como uma de suas metas o estabelecimento de uma poltica de seleo de material para o sistema. Nesse sentido foi realizado, em 1991, o Seminrio sobre Descarte de Material Bibliogrfico, tendo, entre outras finalidades, o estabelecimento de uma poltica escrita o que, infelizmente, no ocorreu. Embora no tenha sido possvel estabelecer essa poltica e, tendo em vista a necessidade de depurar as colees e depsitos existentes em algumas bibliotecas, foram adotados alguns critrios, destinados a nortear o descarte na UFMG. Foram verificados os seguintes aspectos: a) duplicatas de material; b) data de publicao da obra; c) desatualizao da obra; d) estado de conservao. As discusses e tentativas de estabelecimento de critrios demonstraram a necessidade de um estudo sobre polticas e prticas vigentes na UFMG, em relao ao descarte e recebimento de doaes. Com essa finalidade, o estudo foi realizado com a colaborao de alunos da disciplina Avaliao de Servios de Informao do Curso de Graduao em Biblioteconomia da UFMG, no segundo semestre de 1993 e pretende fornecer
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

115
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

116

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

subsdios para o estabelecimento de critrios de descarte e recebimento de doaes. Os objetivos especficos do estudo so: a) verificar a existncia de poltica/prtica de descarte de materiais nas bibliotecas; b) verificar a existncia de poltica/prtica de recebimento de doaes nas bibliotecas; c) avaliar as opinies dos chefes das bibliotecas a respeito das polticas ou prticas de descarte e recebimento de doaes de materiais; d) acatar sugestes para estabelecimento de polticas de descarte e recebimento de doaes, como subsdios para uma futura poltica de consenso na Universidade. Para o desenvolvimento da pesquisa foram entrevistados os trinta chefes ou responsveis pelas bibliotecas da UFMG, conforme o roteiro em anexo.
3 A prtica do descarte

A entrevista com os chefes/responsveis pelas bibliotecas da UFMG iniciou-se com o questionamento sobre a existncia de uma poltica formal de descarte de materiais na unidade. A totalidade dos entrevistados informou no existir poltica formal nas suas bibliotecas. Mais da metade (53%) considera eficaz a prtica do descarte na sua biblioteca; um tero (30%) a considera ineficaz e 17% no se manifestou a respeito. Os entrevistados informaram que a comisso (bibliotecrios, professores e especialistas) adota, na prtica, os seguintes procedimentos na realizao da seleo e descarte de materiais: a) seleo de material de interesse para o acervo; b) confronto das obras a serem descartadas com as necessidades dos usurios; c) seleo imediata aps o recebimento das doaes; d) possibilidade de constante avaliao da coleo. Informaram tambm que o enxugamento do acervo visa a otimizao do espao, com reduo de informaes ultrapassadas e de entulho. O material a ser doado acondicionado em caixas, aguardando destinao. Foram apontados como problemas na prtica do descarte: a) inexistncia de uma comisso de seleo (em algumas bibliotecas); b) insegurana do bibliotecrio para desenvolver a atividade; c) falta de disponibilidade de tempo para sua realizao; d) pouco envolvimento de outros segmentos da unidade; e) inexistncia de padres formais para sua realizao; f) demora na deciso de se realizar a atividade.
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

O bibliotecrio o principal responsvel pela atividade de descarte em 22 bibliotecas, seguido por professores (em 17) e por chefes de departamentos (em 4). Quatro entrevistados informaram no contar com a colaborao de professores ou especialistas na realizao de descarte. Na prtica, o descarte de material viabilizado com a participao de uma comisso de trs professores nas diversas bibliotecas, os quais auxiliam os bibliotecrios na seleo do material. Nas bibliotecas de departamentos, comunica-se ao chefe a realizao do descarte. Em outras, costume utilizarse a papeleta de emprstimo com o objetivo de se verificar a freqncia de uso, ou no uso, da obra. So descartados materiais dos quais existe grande nmero de duplicatas, que estejam danificados e sem condies de reparo, desatualizados ou obsoletos; que no sejam da rea ou considerados sem importncia para a biblioteca ou ainda em idiomas no consultados pelos usurios (biblioteca de 1 grau). As categorias de materiais descartados so as duplicatas (9 bibliotecas), material sem uso (6), obsoletos (6), sem condies fsicas de uso (5), desatualizados (4), sem interesse (3), material sem registro (1), selecionados antes de dar entrada no acervo (2), peridicos correntes (1) e material em outros idiomas (1). Duas bibliotecas informaram que no realizam descarte. A prtica adotada em relao s duplicatas de material consiste em fazer doao (10 entrevistados), incluir as duplicatas no acervo (8), envi-las diretamente BICENGE - Central de duplicatas, em Itajub, MG (4), mantlas em depsito (3), separ-las para doao (3), preparar listas de material a ser doado a outras bibliotecas da UFMG, ou para outras universidades (2), enviar material de interesse diretamente Biblioteca Central (2). Um entrevistado informou que sua biblioteca no possui duplicatas e dois afirmaram que mantm duplicatas de peridicos para eventual reposio. Em outras bibliotecas, costuma-se ainda organizar o material por ttulo (1) e por tipo de material (1), considerar o nmero de alunos em relao ao nmero de exemplares, antes de decidir se se far ou no descarte (1). Trs informantes no se pronunciaram a respeito. Vinte e oito entrevistados (93%) afirmaram no haver ocorrido caso de descarte de material importante, que deveria ter sido mantido na coleo. Um chefe afirmou que, algum tempo depois, descobriu haver descartado material til para a biblioteca. A atitude tomada para sanar o problema foi providenciar nova aquisio da obra. Outro afirmou que o material retirado da coleo est organizado em um depsito e que, atualmente, no se faz descarte porque, h mais tempo, houve problemas com obras descartadas, no especificando quais. Analisando os resultados, pode-se afirmar que a maioria dos entrevistados est insatisfeita com a falta de uma poltica formal de descarte de materiais. Em relao s prticas adotadas na realizao do descarte,
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

117
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

118

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

treze entrevistados (44%) afirmaram que h falhas no processo, dez (33%) nada sabiam a respeito e apenas sete (23%) estavam satisfeitos. Alguns informantes ainda fizeram os seguintes comentrios: o descarte formal (2 entrevistados); o livro material permanente (2); deve-se esperar cinco anos antes de se proceder baixa de material (1); e as normas sobre descarte no foram respeitadas (1).
4 Critrios para aceitao de doaes

Uma das principais causas do acmulo de material sem interesse para as bibliotecas e, conseqentemente, o motivo para se fazer descarte dessas obras, o recebimento indiscriminado de doaes. Verificou-se que, mesmo no havendo ainda uma poltica formal a respeito, pelo menos na prtica alguns critrios comeam a se consolidar. So os seguintes os critrios ou prticas para aceitao de doaes de materiais pelas bibliotecas da UFMG: a) material relevante (12 entrevistados); b) material da rea (10); c) material em boas condies fsicas (3); d) material j existente na biblioteca (2); e) material recente (1); f) material publicado aps 1980 (1); g) material importado publicado antes de 1980 (1); h) material nacional publicado antes de 1980 somente se for muito usado (1); i) recebimento de doaes provenientes somente de professor e aluno (1 ). Seis bibliotecrios informaram que submetem as doaes apreciao da comisso de seleo e descarte e um reserva-se o direito de descartar o material que no for de interesse para seus usurios. Apenas trs bibliotecas adotam a prtica de receber tudo que doado. Quando a biblioteca recebe materiais que no so do interesse de seus usurios, so adotados procedimentos que, com algumas variaes, so praticamente os mesmos. Os materiais que no sero utilizados na biblioteca so enviados para: a) outras bibliotecas (9); b) setor de intercmbio da Biblioteca Universitria da UFMG (8); c) bibliotecas da UFMG (5); d) bibliotecas de instituies federais (4); e) bibliotecas da rea (4); f) bibliotecas de instituies estaduais (3); g) bibliotecas particulares (3); h) bibliotecas municipais (2); i) alunos carentes (2);
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

j) bibliotecas do interior (2); k) BICENGE (1); I) devolve e sugere outras bibliotecas (1); m) devolve e agradece (1). Dois chefes recebem material sem interesse para a biblioteca e outros dois afirmam no haver material nas suas bibliotecas para doao. A procedncia das doaes de materiais para as bibliotecas pode ser subdividida nas seguintes categorias: a) Pessoais * professores (23) * alunos (15) * pesquisadores/especialistas (6) * professores aposentados (5) * professores falecidos (2) * funcionrios (2) * pais (2) * professores visitantes (1) * profissionais da rea (1) * outros (3) b) Institucionais * rgos governamentais (10) * instituies (10) * bibliotecas (5) * editoras (5) * consulados (1) * embaixadas (1) * laboratrios (1) * cooperativas (1) c) Outras procedncias, incluindo a substituio de pagamento de multa por livro (2) A metade dos entrevistados considerou que existem falhas na prtica de recebimento de doaes. Entretanto, 23% acreditam que no h e 27% nada sabem a respeito. Foram apontados os seguintes problemas na poltica/prtica de descarte de material: a) aguarda-se o prazo de cinco anos para se proceder baixa do material (1); b) deveria haver uma central nica de descarte (1); c) deveria haver entrosamento entre as chefias das bibliotecas (1); d) existiam normas que no foram utilizadas (1); e) a poltica/prtica ruim (1); f) no souberam responder questo (6);
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

119
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

120

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

g) deixaram em branco a questo (2); h) no souberam especificar (9). Dois bibliotecrios afirmaram que a legislao, ao considerar o livro como material permanente, dificulta o processo de descarte. Catorze bibliotecrios afirmaram no existir uma poltica de descarte na UFMG. A metade dos entrevistados informou que existem falhas na prtica de recebimento de doaes. Entretanto, 23% acreditam que no h e 27% nada sabem a respeito. Entre as falhas apontadas destacam-se: a) recebem tudo que doado (2), recebem tudo e depois avaliam (2), recebem tudo, sendo as doaes posteriormente analisadas pelo Conselho (2); b) no h poltica para recebimento de doaes (12); c) no h colaborao do professor na avaliao do material (1); d) no h como evitar doaes pessoais (1); e) difcil dizer que o material no serve (1); f) a seleo no feita no local de doao do material (1); g) os critrios so informais (1); h) geralmente o doador no assina o impresso de doao (1); i) h muita burocracia (1); j) o inventrio controlar os termos de doaes para melhor avaliao do material (1); k)constitui uma agressividade a biblioteca no aceitar material relevante de instituies doadoras (1)
5 Sugestes para estabelecimento de uma poltica

Os entrevistados contriburam com elevado nmero de sugestes para o estabelecimento de uma poltica de descarte e de recebimento de doaes de materiais para as bibliotecas da UFMG. Verifica-se claramente o desejo de que seja concretizada, com urgncia, uma poltica formal de descarte na Universidade. As sugestes apresentadas podem ser classificadas nas seguintes categorias: a) comisso coordenadora Estabelecer uma comisso coordenadora da poltica de descarte para o sistema de bibliotecas da UFMG; instituir uma comisso de bibliotecrios, professores e especialistas para procederem avaliao do material; instituir uma comisso responsvel pela prtica do descarte e de recebimento de doaes em todas as bibliotecas; estabelecer um maior entrosamento entre os professores e a biblioteca; b) poltica formal Elaborar uma poltica formal na qual sejam respeitadas as especificidades de cada biblioteca; estabelecer uma poltica de comum acordo com todas as
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

bibliotecas; estabelecer a poltica de descarte atravs da Biblioteca Universitria; determinar a poltica com a participao das bibliotecas setoriais; estabelecer uma poltica para os materiais danificados; determinar a poltica com a participao das bibliotecas setoriais; considerar que a fuso de bibliotecas influir na questo do descarte e no recebimento de doaes; estabelecer critrios definidos para evitar falhas futuras; c) seleo de materiais Proceder a uma seleo exaustiva quando do recebimento de doaes; rever a seleo feita pela unidade; d) descarte de materiais Estabelecer uma tabela de temporalidade; avaliar o uso da coleo; verificar o valor histrico ou raro da obra; manter no acervo apenas o que ser utilizado; verificar se o material de interesse da rea; descartar material obsoleto; descartar material sem uso, em mau estado de conservao e duplicatas; divulgar a poltica de descarte para os usurios, estabelecer maior comunicao entre as bibliotecas em relao ao descarte; e) recebimento de doaes Determinar que a seleo do material recebido seja realizada no local da doao; priorizar os tipos e reas afins para enviar as duplicatas; proceder a uma avaliao do material recebido por doao; caso no seja do interesse das bibliotecas, devolv-lo doador ou encaminh-lo a outras instituies, mesmo incorrendo em perda de tempo e recursos financeiros para se desfazer dele; exigir documento do doador autorizando descarte de material sem interesse; receber doao de materiais relevantes para a coleo e, se eles j constarem do acervo, manter apenas aqueles muito consultados ou que completem a coleo; listar o material a ser doado, de modo que a biblioteca decida sobre o que vai lhe interessar; permitir que a biblioteca recebedora d o destino que lhe convier aos materiais recebidos. As demais sugestes apresentadas fogem ao estabelecimento de uma poltica, inserindo-se mais nas rotinas a serem implantadas: a) estabelecer local especial para armazenamento dos materiais para descarte ou permuta; b) comercializar o material inservvel, revertendo os recursos para as bibliotecas; c) considerar as dificuldades das bibliotecas de pequeno porte (falta de pessoal para desenvolver a atividade); d) envidar esforos no sentido de alterar a legislao que considera o livro como material permanente.
6 Concluses e recomendaes

121
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

A anlise dos resultados aponta para concluses previsveis uma vez que, informalmente, sabia-se que as bibliotecas da UFMG no possuem
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

122

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

polticas formais para recebimento de doaes e descarte de materiais. A pesquisa confirmou a sua inexistncia, chamando a ateno para os seguintes pontos: a) o descarte informal de materiais constitui uma atividade conjunta de bibliotecrios, chefes de departamentos e professores; b) a prtica informal do descarte de materiais envolve poucas aes dos responsveis e desenvolvida considerando-se vrios critrios, de modo a torn-la uma atividade consciente. Os critrios mais citados com relao s duplicatas foram obsolescncia e as condies fsicas do material; c) a maioria dos informantes nunca descartou material que fosse considerado importante para a biblioteca; d) so desconhecidas as falhas na prtica do descarte visto que, na falta de uma poltica formal, cada biblioteca, informalmente, adota critrios que julga adequados a sua realidade; e) as doaes advm, em sua maioria, de professores, alunos e instituies; f) o material aceito atravs de doaes submetido a diversas avaliaes, sendo a mais relevante a anlise de seu contedo; g) a maioria das duplicatas so incorporadas ao acervo; as demais so doadas ou descartadas; h) o material recebido que no de interesse das bibliotecas devolvido ao doador ou encaminhado a outras instituies, incorrendo em perda de tempo e recursos financeiros para se desfazer dele; i) parecem existir poucas falhas em relao ao recebimento de doaes, embora sejam enfrentadas, s vezes, situaes constrangedoras quando so ofertados materiais sem interesse para os usurios; j) percebe-se, pelo nmero de sugestes apresentadas, que a maioria dos entrevistados aguarda uma poltica formal para descarte e recebimento de doaes, de modo a possibilitar futuramente um desempenho mais eficaz. Constatou-se que a prtica do descarte de materiais eficaz e traz vantagens. As desvantagens podero ser corrigidas com o estabelecimento de uma poltica formal de desenvolvimento de colees que privilegie questes fundamentais, como os critrios de avaliao de colees, de obsolescncia de obras e de recebimento de doaes. Considerando-se as solues apontadas na literatura e as opinies dos entrevistados neste estudo, recomendvel: a) a formao de uma comisso em cada biblioteca, constituda por bibliotecrios e especialistas da rea, responsvel pela poltica de desenvolvimento do acervo; b) aps a elaborao da poltica, o estabelecimento de vnculos com as bibliotecas com relao ao descarte de seus acervos; c) o respeito pela individualidade de cada biblioteca, deixando o poder
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

de deciso sobre o recebimento de doaes e descarte aos seus responsveis; d) o estabelecimento de critrios para o recebimento das doaes que devero ser acatados pelos doadores. Dentre eles destacam-se: comprometimento, por parte dos doadores, em assinar o documento de doao; encaminhamento de listagem dos materiais a serem doados para uma seleo prvia e aceitao pela instituio. Caber ao responsvel pela biblioteca recebedora da doao decidir sobre o destino dos materiais considerados sem interesse ou em duplicata; e) a realizao de estudo com o objetivo de verificar a obsolescncia e o estado de conservao dos materiais das bibliotecas, visando ao descarte. O problema do descarte de materiais nas bibliotecas da UFMG deve ser considerado questo prioritria e ser enfrentado o mais rpido possvel. Atualmente, verificam-se atitudes isoladas que dificultam as atividades dos bibliotecrios e o desempenho das bibliotecas. Atrelado idia de que a biblioteca tm que guardar todo o material de sua coleo, o ato de descartar torna-se uma tarefa delicada, mas que poder ser minimizada com o estabelecimento de uma poltica no nvel do sistema de bibliotecas. Essa poltica, necessariamente, teria que ser o resultado de um consenso entre os profissionais envolvidos, para poder ser efetivamente implantada e respeitada. Espera-se que as sugestes includas neste trabalho abram as perspectivas para o incio de um debate que h muito vem sendo protelado. O impedimento para o estabelecimento de uma poltica, tanto na UFMG quanto em qualquer outra instituio no Brasil ou no exterior, parece ser algo mais sutil, pois esta uma questo obscura e movedia, onde os bibliotecrios preferem no se comprometer diante das provveis crticas dos usurios. Entretanto, conforme demonstrado na literatura, esse problema ter de ser encarado algum dia, quando a coleo de itens inteis tiver alcanado uma proporo insuportvel para a biblioteca.

123
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

The quest for a library collection weeding policy at the Universidade Federal de Minas Gerais The objective of this study is to verify the existence of formal policies for acceptance of donations and weeding of bibliographic and nonbibliographic materials at UFMG. No formal library policies were found but, in practice, there are some criteria for acceptance of donations and for weeding. The respondents presented some valuable suggestions for the establishment of library policies at the University.

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

124

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Referncias bibliogrficas ANDRADE, Diva Carraro de. Critrios para aquisio de livros: o caso das cincias sociais e humanidades. R. Esc. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, v.21, n.1, p.40-55, jan./jun. 1992. BARBOSA, Josefa Pereira. Polticas de seleo em bibliotecas pblicas: uma questo prioritria. Cad. Bibliotecon., Recife, n.9, p.49-60, dez. 1985. BIGGS, Mary. Discovering how information seekers seek: methods of measuring reference collection use. The Reference Librarian, New York, n.29, p.103-177, 1990. BURTON, R. E., KEBLER, R. W. The half-life of some scientific and technical literatures. American Documentation, v.11, n.l, p.18 -11, Jan. 1960. COOPER, Ellen R. Options for the disposal of unwanted donations. Bull. Med. Library Assoc., Chicago, v.78, n.4, p.388-394, Oct.1990. DRAKE, Cindy Steinhoff. The weeding of a historical society library. Special Libraries, v.83, n.2, p.86-91, Spring 1992. ENGELDINGER, Engene A. Use as a criteria for the weeding of reference collections: a review and case study. The Reference Librarian, New York, n.29, p.119-128, 1990. FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Metodologias para avaliaes de colees; incluindo procedimentos para reviso, descarte e armazenamento. Braslia: IBICT, 1985. 54p. HARLOE, Bart, BARBER, Helen M. Managing the reference collection: the practice of pruning. The Reference Librarian, New York, n.29, p.159-173, 1990. JOSWICK, Katheen E., STIERMAN, John P. Systematic reference weeding: a workable model. Collection Management, Binghamton, v.18, n1/2, p.103115, 1993. LANCASTER, F. W. If you want to evaluate your library... 2.ed. Champaign: University of Illinois Graduate School of Library and Information Science, 1993. 352p.

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

LIMA, Regina Clia Montenegro, FIGUEIREDO, Nice Menezes de Seleo e aquisio: da viso clssica moderna aplicao de tcnicas bibliomtricas Ci. Inf., Braslia, V. 13, n.2, p.137 - 50, jul./dez. 1984. UNE, Maurice B. Changes in the use of literature with time - obsolecence revisited. Library Trends, Champaign, v.41, n.4, p.665-683, Spring 1993. MATHEWS, Eleanor, TYCKOSON, David A. A program for the systematic weeding of the reference collection. The Reference Librarian, New York, n.29, p.129-143, 1990. MAYRINK, Paulo Tarcsio. Expurgo de publicaes em bibliotecas especializadas. R. Esc. Bibliotecon. UFMG, Belo Horizonte, v. 13, n.1, p.108-122, mar. 1984. MORRIS, Leslie R., KAZMIERCZAK, Carol M. Building a history collection and keeping it lean. Collection Management, Binghamton, v.14, n.1/2, p.163166,1991. MOSTAFA, S. P. Poltica de aquisio e descarte: metodologia de apoio para as bibliotecas. R. Bras. Bibliotecon. Doc., So Paulo, v.14, n.3/4, p.179187, jul./dez. 1981. PIERCE, Sydney J. Introduction. The Reference Librarian, New York, n.29, p.1-8, 1990. REED, Lawrence L., ERICKSON, Rodney. Weeding: a quantitative and qualitative approach. Library Acquisitions: Practice & Theory, Tarrytown, v. 17. n.2, p.175-181, 1993. ROY, Loriene. Weeding without tears: objective and subjective criteria used in identifying books to be weeded in public library collections. Collection Management, Binghamton, v.12, n.1/2, p.83-93, 1990. TRUETT, Carol. Weeding and evaluating the reference collection: a study of policies and practices in academic and public libraries. The Reference Librarian, New York, n.29, p.53-68, 1990. VERGUEIRO, Waldomiro. Desenvolvimento de colees. So Paulo: Polis, 1989. 95p. VICENT, Steven F. Lets get rid of it: a reference librarians battle cry. The Reference Librarian, New York, n.29, p.145-157, 1990.
Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997

125
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

126
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

ANEXO
ROTEIRO DE ENTREVISTA
BIBLIOTECA _________________________________________________________________ INFORMANTE __________________________________ CARGO ______________________ 1. Existe, de maneira formal, uma poltica de descarte de materiais bibliogrficos/nobibliogrficos nesta biblioteca ? (Caso afirmativo, solicitar uma cpia) 2. Voc acha que a poltica/prtica de descarte de sua biblioteca eficaz ? Indique as suas vantagens e desvantagens. 3. Quem o responsvel pelo descarte de materiais nesta biblioteca ? 4. Como realizado na prtica o descarte de materiais nesta biblioteca ? Quais so os critrios adotados ? 5 Qual a poltica/prtica adotada em relao s duplicatas de material ? 6. J ocorreu algum caso de descarte de material importante para a biblioteca ? Qual a atitude tomada ? 7. Quais so os critrios para aceitao de doaes de materiais nesta biblioteca ? 8. Qual o destino dos materiais recebidos por doaes que no podem ser utilizados nesta biblioteca ? 9. Qual a procedncia das doaes de materiais nesta biblioteca ? 10. Existem falhas na poltica/prtica de descarte de materiais nas bibliotecas da UFMG ? Quais so ? 11. Existem falhas na poltica/prtica de recebimento de doaes nas bibliotecas da UFMG ? Quais so ? 12. Voc tem sugestes em relao a uma poltica de descarte e de recebimento de doaes de materiais para as bibliotecas da UFMG ?

127
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Perspect. cienc. inf., Belo Horizonte, v. 2, n. 1, p. 109 - 127, jan./jun.1997