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M-MSMC-02
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Introduccin
Colombia Compra Eciente tiene dentro de sus facultades, elaborar y difundir instrumentos y herramientas que faciliten las compras y la contratacin pblica y promover las mejores prcticas, la eciencia, transparencia y competitividad. En cumplimiento de esta funcin ha desarrollado el presente Manual de Modalidad de Seleccin de Mnima Cuanta, cuyo objeto es precisar las caractersticas especiales, procedimiento y naturaleza de esta modalidad de seleccin para hacer ms eciente y efectivo su uso por parte de las Entidades Estatales.
Deniciones
Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayscula inicial deben ser entendidas con el signicado que establece el Decreto 1510 de 2013. Los trminos denidos son utilizados en singular y en plural segn lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los trminos no denidos deben entenderse de acuerdo con su signicado natural y obvio.
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La modalidad de seleccin de mnima cuanta es un procedimiento sencillo y rpido para escoger al contratista en la adquisicin de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuanta de las Entidades Estatales. Esta modalidad de seleccin tiene menos formalidades que las dems y tiene caractersticas especiales. La modalidad de seleccin de mnima cuanta es aplicable a todos los objetos de contratacin cuando el presupuesto ocial del contrato sea inferior o igual a la mnima cuanta de la Entidad Estatal, sin importar la naturaleza del contrato. Las reglas aplicables a la modalidad de seleccin de mnima cuanta son las consagradas en el numeral 5 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, que fue modicado por el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011, y no es posible agregar requisitos, procedimientos o formalidades adicionales.
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La mnima cuanta es el valor equivalente al diez por ciento (10%) de la menor cuanta de una Entidad Estatal. El procedimiento para establecer la menor cuanta est descrito en el literal (b) del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 que sirve de gua para determinar la menor y la mnima cuanta de una Entidad Estatal.
Manual de la Modalidad de Seleccin de Mnima Cuanta
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Igual o mayor a 1.200.000 Entre 850.000 y 1.200.000 Entre 400.000 y 850.000 Entre 120.000 y 400.000 Menos de 120.000
Las Entidades Estatales deben adelantar los Procesos de Contratacin cuyo presupuesto ocial no exceda el valor de su mnima cuanta por la modalidad de seleccin de mnima cuanta.
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Los Documentos del Proceso de la fase de planeacin del Proceso de Contratacin de mnima cuanta son:
A. Estudios previos
Los estudios previos deben contener: La descripcin sucinta de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con la contratacin. La descripcin del objeto a contratar identicado con el cuarto nivel del Clasicador de Bienes y Servicios. Las condiciones tcnicas exigidas. El valor estimado del contrato y su justicacin. El plazo de ejecucin del contrato. El certicado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratacin. De haberse previsto, las garantas exigibles al contratista. Forma de pago, de haberse previsto un plazo por parte de la Entidad Estatal.
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Colombia Compra Eciente recomienda ver el Manual de Anlisis del Sector y el Manual para la Identicacin y Cobertura del Riesgo en http://www.colombiacompra.gov.co/manuales.
B. Invitacin a participar
La invitacin a participar debe contener: La descripcin del objeto a contratar identicado con el cuarto nivel del Clasicador de Bienes y Servicios. Las condiciones tcnicas exigidas. El valor estimado del contrato y su justicacin. La forma de acreditar la capacidad jurdica. La forma de acreditar la experiencia mnima, de haberse exigido. La forma de acreditar el cumplimiento de las condiciones tcnicas. La capacidad nanciera mnima y forma de vericar su cumplimiento cuando no se haga pago contra entrega de la obra, bien o servicio. El Cronograma. El plazo o condiciones del pago a cargo de la Entidad Estatal. La indicacin del requerimiento de garantas, cuando estas son exigidas.
E. Informe de evaluacin
El informe de evaluacin debe indicar si el oferente cumpli con los requisitos habilitantes o de otro tipo establecidos en la invitacin a participar, el valor de su oferta y la fecha y hora de presentacin de la oferta.
Manual de la Modalidad de Seleccin de Mnima Cuanta
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G. Ejecucin
La etapa de ejecucin inicia con la celebracin del contrato1 y se extiende hasta el cumplimiento del objeto contractual. La Entidad Estatal debe ejercer la supervisin del contrato para establecer si se cumplieron a cabalidad las obligaciones pactadas.
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Dado que esta modalidad de seleccin est diseada para obras, bienes y servicios de cuantas pequeas frente al presupuesto de cada Entidad Estatal, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013 han previsto unas caractersticas especiales para este procedimiento:
1.Excepcionalmente la Entidad Estatal puede exigir garantas, caso en el cual la ejecucin inicia con la aprobacin de estas.
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Registro nico de Proponentes. Los oferentes en la seleccin de mnima cuanta no estn obligados a acreditar que estn inscritos en el Registro nico de Proponentes RUP ni a presentar el certicado correspondiente. Las Entidades Estatales deben vericar directamente los requisitos habilitantes a que haya lugar2. Contenido mnimo de los estudios y documentos previos, aviso de convocatoria y de los pliegos de condiciones. En la modalidad de seleccin de mnima cuanta no se deben exigir los requisitos previstos de forma general para los estudios y documentos previos, el aviso de convocatoria y los pliegos de condiciones, enumerados en los artculos 20, 21 y 22 del Decreto 1510 de 2013. Incentivos a la industria nacional. Los incentivos a la industria nacional regulados por la Ley 816 de 2003 y por el artculo 151 del Decreto 1510 de 2013 no son aplicables a la modalidad de seleccin de mnima cuanta. Es decir no hay lugar a denir frmulas de puntuacin con ocasin del origen de los bienes y servicios. Convocatoria limitada a Mipymes. En la modalidad de seleccin de mnima cuanta no hay lugar a la solicitud de limitar la convocatoria a Mipymes en los trminos del artculo 12 de la Ley 1150 de 2007, que fue modicado por el artculo 32 de la Ley 1450 de 2011, y del artculo 152 del Decreto 1510 de 2013. Capacidad Residual para contratos de obra pblica. En los Procesos de Contratacin de obra pblica en la modalidad de seleccin de mnima cuanta, la Entidad Estatal no debe establecer Capacidad Residual o K de Contratacin ni requerirla a los oferentes. Formalidades del contrato. En la modalidad de seleccin de mnima cuanta, el acuerdo de voluntades entre la Entidad Estatal y el contratista lo constituyen: (a) la oferta presentada por el proponente; y (b) la comunicacin de la Entidad Estatal en la cual acepta la oferta. Por esta razn los Documentos del Proceso deben ser completos en la denicin de la necesidad de la Entidad Estatal, el objeto del contrato, la cantidad y calidad de los bienes o servicios, las caractersticas tcnicas, garantas de funcionamiento y todas las condiciones necesarias para vericar el cumplimiento de los trminos exigidos por la Entidad Estatal para que el oferente quede obligado con la presentacin de la oferta a satisfacer a cabalidad la necesidad de la Entidad Estatal.
2.Ver recomendaciones para la denicin de requisitos habilitantes en la seccin 4.D del presente Manual.
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C. Garantas
Las Entidades Estatales no estn obligadas a exigir garantas en los Procesos de Contratacin de mnima cuanta. Si la Entidad Estatal decide exigir garantas en los procesos de seleccin de mnima cuanta debe ser una consecuencia del Riesgo del Proceso de Contratacin y del sector econmico al cual pertenecen los posibles oferentes. Colombia Compra Eficiente recomienda ver el Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo en http://www.colombiacompra.gov.co/manuales.
D. Requisitos Habilitantes
En primer trmino es importante tener en cuenta que en los Procesos de Contratacin de mnima cuanta la Entidad Estatal no debe solicitar certicado de RUP. La Entidad Estatal debe vericar directamente la capacidad jurdica, la experiencia y la capacidad nanciera. 1. Capacidad jurdica Las personas jurdicas acreditan su capacidad jurdica con el certicado de existencia y representacin legal expedido por la cmara de comercio de su domicilio, el cual debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) das calendario anteriores a la fecha de presentacin o por la entidad que tenga la competencia para expedir dicho certicado. La Entidad Estatal debe vericar la capacidad jurdica de una persona jurdica revisando los siguientes aspectos: (a) El objeto social de la persona jurdica para efectos de vericar que est autorizada para cumplir con el objeto del contrato. El objeto social es transcrito en los certicados de existencia y representacin legal. (b) La calidad de representante legal de quien suscribe la oferta, lo cual se verica con la inscripcin del representante legal en el certicado de existencia y representacin legal. (c) Las facultades del representante legal de la persona jurdica para presentar la oferta y obligar a la persona jurdica a cumplir con el objeto del contrato, lo cual se verica con la inscripcin del representante legal en el certicado de existencia y representacin legal. (d) La ausencia de inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones de la persona jurdica para contratar con el Estado. Este requisito lo debe vericar la Entidad Estatal con la presentacin de una declaracin de la persona jurdica en la cual esta certique que ni la persona jurdica ni su representante legal estn incursos en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones. Adicionalmente la Entidad Estatal debe consultar los sistemas de informacin de antecedentes judiciales, de la Procuradura General de la Nacin y de la Contralora General de la Repblica.
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La Entidad Estatal debe vericar la capacidad jurdica de las personas naturales de la siguiente manera: (a) La mayora de edad, la cual es acreditada con la cdula de ciudadana, para los nacionales colombianos, y con la cdula de extranjera o el pasaporte para los extranjeros. La simple presentacin de este documento sirve para acreditar la capacidad jurdica. b) La ausencia de limitaciones a la capacidad jurdica de las personas naturales. Este requisito lo debe vericar la Entidad Estatal con la presentacin de una declaracin de la persona natural en la cual certique que tiene plena capacidad y que no est incursa en inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones y adicionalmente la Entidad Estatal debe consultar los sistemas de informacin de antecedentes judiciales, de la Procuradura General de la Nacin y de la Contralora General de la Repblica. 2. Experiencia Las Entidades Estatales no estn obligadas a establecer un requisito habilitante de experiencia en los Procesos de Contratacin de mnima cuanta. Si la Entidad Estatal decide establecer un requisito habilitante de experiencia, este debe ser una consecuencia del Riesgo del Proceso de Contratacin, de las caractersticas del sector y del objeto del contrato, y debe referirse a la experiencia del oferente en las actividades objeto del Proceso de Contratacin. Si la Entidad Estatal establece requisitos habilitantes de experiencia, debe solicitar copias de contratos o certicados expedidos por terceros que hayan recibido del oferente los bienes, obras o servicios objeto del Proceso de Contratacin. 3. Capacidad nanciera La Entidad Estatal puede exigir una capacidad nanciera mnima en los Procesos de Contratacin de mnima cuanta cuando paga antes de la entrega a satisfaccin de los bienes, obras o servicios. Colombia Compra Eciente recomienda ver el Manual para determinar y vericar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratacin en http://www.colombiacompra.gov.co/manuales.
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En los siguientes casos existe un conicto de normas contenidas en el artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 dado que concurre la modalidad de seleccin de mnima cuanta con otras modalidades de seleccin. En estos casos es necesario acudir a los principios generales establecidos en la Ley 80 de 1993 para decidir cul modalidad de seleccin debe utilizarse puesto que el artculo 23 de la Ley 80 de 1993 establece que las actuaciones en el Proceso de Contratacin deben desarrollarse con arreglo a los principios de transparencia, economa y responsabilidad, y la ley y la jurisprudencia constitucional frente al conicto en la aplicacin de normas de la misma jerarqua establece que prevalece la disposicin de carcter especial sobre la de carcter general3.
3. Ley 57 de 1887; Sentencia C-005-96 de la Corte Constitucional de enero 18 de 1996, M.P. Jos Gregorio Hernndez Galindo, Sentencia C-576-04 de junio 8 de 2004, M.P. Jaime Araujo Rentera, entre otros fallos. 4. Numeral 1 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 5. Pargrafo 5 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y artculo 46 del Decreto 1510 de 2013. 6. Numeral 1 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993 y artculo 5 de la Ley 1150 de 2007.
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La adquisicin al amparo de un Acuerdo Marco de Precios es la norma particular para la adquisicin de Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes; en consecuencia, cuando existe un Acuerdo Marco de Precios para la adquisicin de este tipo de bienes y servicios, la Entidad Estatal debe adquirirlos al amparo de este. Es importante tener en cuenta que el Acuerdo Marco de Precios es el resultado de una licitacin pblica y a travs de este, el Estado busca economas de escala al actuar como un solo comprador. Las Entidades Estatales participan en los Acuerdos Marco de Precios a travs de la colocacin de rdenes de compra. Para el efecto deben diligenciar un estudio previo resumido en la Tienda Virtual del Estado colombiano y colocar la orden de compra al Proveedor que ofrezca las mejores condiciones segn lo determine cada Acuerdo Marco de Precios. Por lo anterior, Colombia Compra Eciente considera que frente al conicto de la aplicacin de la modalidad de seleccin abreviada por la existencia de un Acuerdo Marco de Precios y la modalidad de seleccin de mnima cuanta , se debe decidir a favor de la adquisicin al amparo del Acuerdo Marco de Precios. De esta manera, la Entidad Estatal honra los principios de transparencia, economa y responsabilidad en los trminos de los artculos 24, 25 y 26 de la Ley 80 de 1993.
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El pargrafo 1 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, como fue adicionado por la Ley 1474 de 2011, estableci que las Entidades Estatales pueden hacer adquisiciones de mnima cuanta en gran almacn, las cuales estn reglamentadas por el artculo 86 del Decreto 1510 de 2013. Colombia Compra Eciente recomienda ver la opcin de compras en gran almacn en la Tienda Virtual del Estado colombiano en www.colombiacompra.gov.co.
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