Marco Conceptual PDF

CURSO TALLER DE GESTION DE EMPRESAS
Basado en el PMBOK 5ta Edicin
Tema 1: MARCO CONCEPTUAL DE LA GESTIN DE PROYECTOS

Expositor: Ing. Jos Salgado, MBA, PMP,
CURSO: TALLER DE GESTIN DE EMPRESAS
Agenda
Leccin 1 : Introduccin Leccin 2 : Fundamentos Leccin 3 : Procesos de la Gerencia de Proyectos
Leccin 1
Introduccin
Objetivos: Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: - Describir los antecedentes de la Gerencia de Proyectos - Describir la importancia de la Gerencia de Proyectos
Introduccin
El problema
Introduccin
El problema
Introduccin
El problema
Introduccin
El problema
Introduccin
El problema
Voy a averiguar lo que necesitan y el resto de ustedes comiencen a programar !!
Introduccin
El problema
Introduccin
El porque de las mejoras
Las razones del incremento en lo xitos fueron varios. Primero, el costo en promedio de un proyecto ha sido cortado en la mitad. Han sido creadas mejores herramientas para monitorear y controlar los progresos, y Gerentes de Proyectos ms competentes, con mejores procesos. El hecho de la existencia de procesos en PM es la clave
Introduccin
Por qu Gerencia de Proyectos?

Los proyectos son inciertos Los proyectos son riesgosos Demoran un tiempo significativo Cuestan mucho dinero Involucran a mucha gente de la organizacin Estn expuestos a cambios inesperados Deben satisfacer a distintos tipos de clientes (stakeholders) Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos
Introduccin
Ventajas para las organizaciones
Mejor control financiero, fsico y de recursos humanos. Mejora de la relaciones con el cliente. Cortos tiempos de desarrollo. Menores costos. Alta calidad y mejora de la confiabilidad. Altos niveles de mrgenes. Mejora de la productividad. Mejora las coordinaciones internas. Mejora del nivel de la moral del trabajador.
Introduccin
Ventajas para las personas
Provee una fuente de futuros lderes para las empresas Genera una alta visibilidad debido a los resultados en los proyectos Mejora las oportunidades de crecimiento tanto personales como profesionales Ayuda a construir una reputacin personal y red de contactos Desarrolla habilidades y experiencias porttiles.
Introduccin
Factores crticos de xito
Otros. Estimaciones fidedignas Metodologa formal Requsitos bsicos estables Infraestuctura informtica estndar Alcance detallado Objetiv os del negocio, claros Gerente de proy ecto ex perimentado Inv olucramiento del usuario Compromiso de la Alta Direccin 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18
Source: Standish Group - Chaos Report
Agenda
Leccin 2
Fundamentos
Objetivos: Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para:
- Describir los conceptos bsicos de la GP - Describir los elementos que componen la GP
Fundamentos
De la idea a la solucin
SOLUCION?
Las organizaciones realizan trabajo. El trabajo involucra operaciones y proyectos
OPERACIONES Permanentes Repetitivas
PROYECTOS Transitorios nicos
El trabajo es planeado, ejecutado y controlado!
Fundamentos
Proyecto y entregables
SOLUCION
tiempo IDEA PROYECTO ENTREGABLES IDEA
Fundamentos
Entregables
SOLUCION
t IDEA PROYECTO ENTREGABLES Satisface determinada necesidad o requerimiento Tiene una vida til IDEA
Fundamentos
Proyecto
SOLUCION
t IDEA PROYECTO Trabajo que se hace para generar entregables Tiene un inicio y un fin Es nico ENTREGABLES Producto Servicio Resultado IDEA
10
Fundamentos
La triple restriccin
Los directores de proyectos se refieren a la triple restriccin, cuando balancean requerimientos contradictorios o en competencia. La nueva direccin de proyectos exige tener en cuenta 6 restricciones
La Triple Restriccin
Riesgo
Alcance
Recursos
Calidad
Tiempo
Costo
Fundamentos
La triple restriccin
Establecer objetivos claros y alcanzables. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las distintas expectativas y preocupaciones de los distintos interesados (stakeholders).
Responsabilidad Profesional
tica
11
Fundamentos
Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Es un proceso de elaboracin gradual
Proyecto: Portal de la empresa

Proyecto: Estudio de Factibilidad
Proyecto: Gas de Camisea Proyecto: Tren Elctrico
Proyecto: Implementacin de un ERP
Proyecto: Nueva presentacin Sublime
Fundamentos
Qu es Gerencia de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir con los requerimientos del proyecto.
11 24
Procesos de Seguimiento y control Procesos de Planificacin
2
Procesos de Inicio
2
Procesos de Cierre
Actividad (Trabajo)
Procesos de Ejecucin
Grupos de procesos de la gerencia de proyectos
12
Fundamentos
Gerencia de Proyectos
Procesos de Seguimiento y control Procesos de Planificacin Integracin Alcance Tiempo
Costo Procesos de Inicio Procesos de Cierre Comunicaciones
Calidad
Recursos Humanos
Riesgo
Adquisiciones
Interesados
5 Grupos de procesos De la gerencia de proyectos 10 reas de conocimiento de la Gerencia de proyectos
Fundamentos
Integracin
1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto 2. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto 3. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 4. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 5. Control Integrado de Cambios
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
6. Cerrar el Proyecto
Acta de Constitucin Del Proyecto Enunciado del Alcance Del Proyecto Plan de Gestin Del Proyecto
13
Fundamentos
Alcance
1. 2. 3. 4. 5. 6. Planificacin del Alcance Recopilar los requisitos Definicin del alcance Crear EDT Verificacin del alcance Control del alcance
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Fundamentos
Tiempo
1. 2. 3. 4. 5.
Planificacin del Cronograma Definicin de actividades Establecimiento de la secuencia de las actividades Estimacin de recursos de las actividades Estimacin de la duracin de las actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
6. 7.
14
Fundamentos
Costo
1. 2. 3. 4.
Planificacin del Costo Estimacin de costos Preparacin del presupuesto de costos Control de costos
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Fundamentos
Calidad
1. 2. 3.
Planificacin de la calidad Aseguramiento de la calidad Control de calidad
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
15
Fundamentos
Recursos Humanos
1. 2. 3. 4.
Desarrollar el plan de RRHH Adquirir el equipo del proyecto Desarrollar el equipo del proyecto Dirigir el equipo del proyecto
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Fundamentos
1.
Comunicaciones
Planificacin de las comunicaciones Gestin de las comunicaciones Control de las comunicaciones
2. 3.
Comunicaciones
1. 2. Identificar a los interesados Planificacin de las comunicaciones Distribucin de la informacin Informar el rendimiento Gestionar las expectativas de los interesados
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
3. 4. 5.
16
Fundamentos
Riesgos
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Planificacin de la gestin de riesgos Identificacin de riesgos Anlisis cualitativo de riesgos Anlisis cuantitativo de riesgos Plan de respuesta de riesgos Seguimiento y control de riesgos
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Fundamentos
Adquisiciones
1. 2. 3. 4. Planificar las adquisiciones Efectuar las adquisiciones Administrar Control de las adquisiciones Cerrar las adquisiciones
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
17
Fundamentos
Interesados
1. 2. 3. 4. Identificar a los Interesados Planificacin de la gestin de Interesados Gestionar el compromiso de los Interesados Controlar el compromiso de los Interesados
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Fundamentos Areas de experiencia
Cuerpo de Conocimientos en Gerencia de Proyectos Gua para el PMBOK

reas de Experiencia que necesita el Equipo de Gerencia del Proyecto
Habilidades Interpersonales
Conocimiento, Estndares y Regulaciones de las reas de Aplicacin Entendimiento del ambiente del proyecto
Conocimientos y habilidades de Administracin general
18
Fundamentos
Areas de experiencia
Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos cultural, social, internacional, poltico y entorno fsico La administracin tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de empresas en marcha. Habilidades Interpersonales, Comunicacin efectiva, Influencia en la organizacin, Liderazgo, Motivacin, Negociacin y gestin de conflictos y resolucin de problemas
Fundamentos
Contexto de la Gerencia de Proyectos
PORTAFOLIO PROGRAMA - PROYECTO
Gestin efectiva del trabajo para lograr los objetivos estratgicos del Negocio
Alineados con los objetivos del negocio
Portafolio
Mejor mezcla de inversiones Mejor uso de los recursos
Programa
Proyecto
Programa
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Operaciones
Trabajar en los proyectos correctos y
Subproyecto
Subproyecto
trabajar los proyectos correctamente
19
Fundamentos Contexto de la Gerencia de Proyectos

PORTAFOLIO PROGRAMA - PROYECTO
Gerencia Ejecutiva
Visin Misin
Plan Estratgico Objetivo Estratgico
Gerencia Portafolio
Identificacin
Categorizacin
Evaluacin
Seleccin
Priorizacin
Balanceo
Autorizacin
Gerencia Programa/ Proyecto
Programa Proyecto Autorizado
Gerencia Programa/ Proyecto
Medicin Del Desempeo
Programa Proyecto Terminado
Gerencia Operaciones
Operaciones
Fundamentos
Contexto de la Gerencia de Proyectos
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) Es una unidad organizacional que centraliza y coordina la gerencia de los proyectos dentro de su dominio. La PMO se enfoca en la planificacin, priorizacin y ejecucin coordinada de proyectos y sub-proyectos que estn amarrados a los objetivos estratgicos de negocios de la organizacin del cliente.
Project Office
Soporte a los Proyectos
Consultora y Orientacin
Mtodos y Estndares
Capacitacin
Gerentes de Proyectos
20

Fundamentos Contexto de la Gerencia de Proyectos
Funciones de la oficina de Proyectos
Fundamentos
Ciclo de vida de un Proyectos
Divisin del Proyecto en fases para un mejor control del proyecto Las fases tendrn enlaces apropiados con las operaciones de la organizacin Es una Buena Prctica tener definidos ciclos de vida para gestionar los proyectos de la organizacin
Caractersticas: Costo de los recursos Nivel de Incertidumbre Influencia de los interesados en el producto y costo final (cambios del proyecto)
Niveles de Costo y Personal
Fases Intermedias Fase Inicial Fase Final
Tiempo
21
Fundamentos
Niveles de Costo y Personal
Fases de Diseo Ingeniera Fase Conceptual Fase Prototipo
Proyecto: Nuevo Escarabajo (New Beetle)
Definicin:
Tiempo
Tradicin e innovacin
Qu trabajo tcnico hay que realizar en cada fase? Cundo y Cmo verificar los entregables? Quin esta involucrado en cada fase? Cmo controlar y aprobar cada fase?
Fundamentos
Caractersticas de las Fases del Proyecto: La terminacin y aprobacin de uno o ms entregables caracteriza una fase de un proyecto. Un entregable es un producto de trabajo medible y verificable tal como una especificacin, un estudio de factibilidad, un documento de diseo de detalle, o un prototipo. Entregables: Gerencia del proyecto y producto del proyecto Los entregables, y por esto las fases, son parte de un proceso de secuencia general diseado para asegurar un control apropiado del proyecto, y para lograr el producto o servicio deseado.
Niveles de Costo y Personal Fases de Diseo Ingeniera Fase Conceptual Fase Prototipo
Tiempo
22
Fundamentos
Relaciones entre el Ciclo de Vida del Proyecto y el Ciclo de vida del Producto Ventas
Actualizacin Producto Recursos Entradas Idea Ciclo de vida del Proyecto
Introduccin Inicial Intermedio Final Crecimiento
Madurez Declinacin
Entregables de la gerencia del proyecto
Charter
Requerimientos
Avance Plan Aceptacin Baseline Aprobacin Especificaciones
Entrega al Cliente
Entregable del proyecto
Producto
Fundamentos
Interacciones de los Procesos
Procesos de Seguimiento y control
Fases Intermedias Niveles de Costo y Personal Fase Inicial Fase Final
Procesos de Planificacin
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Tiempo
23
Fundamentos
Los interesados o stakeholders
Los Interesados del proyecto son los individuos y organizaciones que estn activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecucin del proyecto o de la terminacin del proyecto; ellos tambin pueden ejercer una influencia sobre el proyecto y sus resultados. El sponsor ideal Los stakeholders claves en todo proyecto incluyen: Sponsor El gerente del proyecto Cliente / usuario La organizacin ejecutora Influenciadores. El sponsor ideal tiene la bolsa PMO de dinero y el bate de baseball
Fundamentos
Los interesados (stakeholders)
Otros interesados: Los vendedores, contratistas, miembros del equipo y sus familias, agencias de gobierno, medios de comunicacin y ciudadanos particulares..
Los stakeholders del proyecto Camisea

Los stakeholders normalmente tienen objetivos muy distintos o en conflicto
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Fundamentos Los interesados o stakeholders

Anlisis de stakeholders
Stakeholder Funcin Potential Impacto en el Proyecto
Alto
Qu espera el proyecto que el Stakeholder provea

* Contribuir a disear los procesos y sistemas * Realizar Testing
Actitudes percibidas y/o riesgos
Estrategia de gestin con el stakeholder
Responsabilidad
* Juan Perez
Operar el sistema Diariamente cuando est en operacin.
* Preocupado por el incremento de carga laboral. * Preocupado acerca de la capacitacin que tendrn
*Involucrarlos como grupos de usuarios claves *Apoyar con recursos adicionales *Comunicar el programa de capacitacin
Gerente de Proyecto
Porqu debemos de realizar un anlisis de interesados? Cundo debemos de realizar este anlisis?
Fundamentos
Influencias de la organizacin
La madurez de la organizacin con respecto a gerencia de proyectos Cultura y estilo Estructura organizacional y La oficina de gerencia de proyectos
25

Fundamentos Influencias de la organizacin
Estructura Organizacional Caractersticas del proyecto
Funcional Matriz dbil Poca o nada. Limitada
Matriz Matriz balanceada Baja a moderada Baja a moderada Mezcla Matri z fuerte Moderada a alta Moderada a alta Gerente del Proyecto A tiempo completo Gerente de Proyecto o Gerente de Programa A tiempo completo
Proyectizada
Autoridad del Gerente de Proyecto Disponibilidad de recursos Quien controla el presupuesto del proyecto Rol del Gerente del Proyecto Cargos comunes para el gerente del proyecto Personal administrativo de la gerencia del proyecto.
Alta a casi total Alta a casi total Gerente del Proyecto A tiempo completo Gerente de Proyecto o Gerente de Programa A tiempo completo
Poca o nada
Limitada
Gerente Funcional A tiempo parcial Coordinador o Lder de proyecto A tiempo parcial
Gerente Funcional A tiempo parcial Coordinador o Lder de proyecto A tiempo parcial
A tiempo completo Gerente de proyecto / responsable de proyecto A tiempo parcial

Ejercicio:
F 1. Ms problemas en la asignacin de recursos 2. Problemas de dualidad (Reportar a mas de un jefe ) 3. Mas fcil la administracin del proyecto 4. Mayor Lealtad al proyecto 5. Necesidad de mayor uso de polticas y procedimientos 6. Mxima utilizacin de recursos escasos 7. Ninguna poca lnea de carrera en gerencia de proyecto 8. Mayor probabilidad de No lugar de trabajo cuando termina el proyecto 9. Mayor comunicacin efectiva 10. Ms complejo para monitorear y controlar 11. Mayor potencial para los conflictos MB P
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Ejercicio:
F 1. Ms problemas en la asignacin de recursos 2. Problemas de dualidad (Reportar a mas de un jefe ) 3. Mas fcil la administracin del proyecto 4. Mayor Lealtad al proyecto 5. Necesidad de mayor uso de polticas y procedimientos 6. Mxima utilizacin de recursos escasos 7. Ninguna poca lnea de carrera en gerencia de proyecto 8. Mayor probabilidad de No lugar de trabajo cuando termina el proyecto 9. Mayor comunicacin efectiva 10. Ms complejo para monitorear y controlar 11. Mayor potencial para los conflictos MB P
X X X X X X X X X X X
Agenda
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Leccin 3
Procesos de la Gerencia de Proyectos
Objetivos: Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: - Describir el enfoque integrador de la GP - Describir los Grupos de Procesos de la GP
Procesos de la Gerencia de Proyectos Elemento bsico

PROCESO
herramientas tcnicas
entradas
Conjunto de acciones o serie de pasos para obtener un resultado partiendo de una situacin determinada
salidas
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Procesos de la Gerencia de Proyectos Tipos de procesos PROCESOS DE GESTION

DE PROYECTOS
herramientas tcnicas
Para describir y organizar el trabajo del proyecto. Son aplicables en los mas de las casos y a la mayora de proyectos PROCESOS ORIENTADOS AL PRODUCTO
entradas
salidas
Para especificar y crear el producto Se superponen, interactan
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos (GP)

GP de Iniciacin, definen y autorizan un proyecto o fase. GP de planificacin, definen y refinan los objetivos y preparan el plan de Gestin del Proyecto con la mejor alternativa de accin para lograr los objetivos y el alcance que el proyecto o fase del proyecto debe realizar. GP de Ejecucin, integra a la gente y otros recursos para llevar a cabo el plan de gerencia del proyecto para un proyecto o una fase. GP de Seguimiento y Control, Mide y supervisa regularmente el avance a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto GP de cierre, formalizan la aceptacin del producto, servicio o resultado y lleva al proyecto, o a una fase, a un final ordenado.
29
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos

PMC
Procesos de Inicio
Procesos de Cierre
Los cinco Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos
Grupos de procesos: Definicin
Grupos de Proceso
30

I
SyC P C E
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos : INICIACIN

Generalmente se realizan fuera del mbito de control del proyecto por los procesos del programa del portafolio Acta de constitucin del proyecto Desarrolla un documento que formalmente autoriza un proyecto o una fase Documenta requerimientos iniciales que satisface las necesidades y expectativas de los stakeholders Identificar Stakeholders Identifica a las personas y entidades que son impactadas por el proyecto Documenta informacin relevante acerca de los intereses, involucramientos e impactos en el xito del proyecto. Permitir manejar las expectativas e influencias respecto a los requerimientos En los proyectos de mltiples fases, este proceso permite validar o afinar las decisiones tomadas durante previas versiones del Acta de Constitucin

I
SyC P C E
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos : PLANIFICACIN

Desarrolla el PLAN DE GESTION DEL PROYECTO (PGP) Identifica, define, refina y madura alcance, tiempo , costo, requerimientos, riesgos, oportunidades, supuestos, restricciones Iterar el PGP El PGP define cmo se ejecutar, supervisar, controlar y cerrar el proyecto El desarrollo del PGP Involucra a los stakeholders Project Plan (PGP) El PGP es impactado por los cambios aprobados El PGP es de elaboracin progresiva basado en los procedimientos establecidos por la organizacin Esta conformado por 20 procesos, el equipo debe decidir : Qu procesos abordar? Quin ser el responsable de realizar qu proceso?
31

I
SyC P C E
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos : EJECUCIN

Completa el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto (PGP) Coordina personas y otros recursos Integra y realiza las actividades del proyecto Aborda el alcance definido (scope statement) e implementa los cambios aprobados Las variaciones en la ejecucin normal harn necesaria cierta replanificacin (posible modificacin del baseline) Mayor parte del presupuesto se invertir en los procesos de este grupo

I
SyC P C E
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos : SEGUIMIENTO Y CONTROL

Observa la ejecucin del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas Mide regularmente para identificar variaciones del rendimiento del proyecto respecto del plan de gestin del proyecto Controla los cambios Recomienda acciones preventivas Influye sobre los factores que podran eludir el control integrado de cambios de tal forma que solamente se implementen los cambios aprobados Recomienda actualizaciones del plan de gestin del proyecto
32

I
SyC P C E
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos : CIERRE
Termina formalmente todas las actividades de un proyecto o fase, Entrega el producto terminado a terceros o cierra un proyecto que ha sido cancelado. Cierre del contrato Completar y aprobar cada contrato Cerrar Proyecto Cierre formal del proyecto fase
Procesos de la Gerencia de Proyectos Grupos de procesos: Interaccin
33
34
Mapa de Procesos PMBOK v5
Gracias por su atencin! Preguntas?
Ing. Jos Salgado, MBA, PMP
35

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Basado en el PMBOK 5ta Edicin

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Source: Standish Group - Chaos Report

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- Describir los conceptos bsicos de la GP - Describir los elementos que componen la GP

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Las organizaciones realizan trabajo. El trabajo involucra operaciones y proyectos

OPERACIONES Permanentes Repetitivas

PROYECTOS Transitorios nicos

El trabajo es planeado, ejecutado y controlado!

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tiempo IDEA PROYECTO ENTREGABLES IDEA

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Proyecto: Portal de la empresa

Proyecto: Gas de Camisea Proyecto: Tren Elctrico

Proyecto: Implementacin de un ERP

Proyecto: Nueva presentacin Sublime

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Procesos de Seguimiento y control Procesos de Planificacin

Grupos de procesos de la gerencia de proyectos

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Costo Procesos de Inicio Procesos de Cierre Comunicaciones

5 Grupos de procesos De la gerencia de proyectos 10 reas de conocimiento de la Gerencia de proyectos

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Planificacin de la calidad Aseguramiento de la calidad Control de calidad

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Fundamentos Areas de experiencia

Cuerpo de Conocimientos en Gerencia de Proyectos Gua para el PMBOK

Conocimientos y habilidades de Administracin general

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Mejor mezcla de inversiones Mejor uso de los recursos

Trabajar en los proyectos correctos y

trabajar los proyectos correctamente

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