INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVO DE GESTIN EN LAS UNIDADES ACADMICAS Y ADMINISTRATIVAS ARCHIVO GENERAL

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1. Objetivo De acuerdo a las Polticas Institucionales, se da a conocer a la comunidad de la Universidad Catlica de Colombia, y a los responsables del manejo de los Archivos, el fundamento terico-prctico, sobre la organizacin de los archivos de gestin, segn la Ley 594 de 14 de julio de 2000, Ley General de Archivo y Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones; lo cual permite ofrecer el servicio de consulta de informacin eficaz en cada una de las Unidades Acadmicas y Administrativas y conservar el patrimonio documental de la Universidad. Definiciones: Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce o como fuente de la historia.1 Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.2 Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados (papel, archivo audiovisual, fotogrfico, flmicos, informticos y sonoros).3 2. Momento de ejecucin: Cada vez que se requiera. 3. Alcance Este instructivo esta orientado a facilitar la organizacin de los Archivos de Gestin de las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Universidad Catlica de Colombia. 4. Acciones Actividades para la organizacin de Archivos de Gestin. Paso 1. Consultar la Tabla de Retencin Documental TRD- de la Unidad Acadmica o Administrativa. Asegrese de tener en sus manos la Tabla de Retencin Documental de su Unidad, aprobada por el Comit de Archivo de la Universidad, ejemplo:

COLOMBIA, Archivo General de la Nacin-AGN-. Ley N 594 Julio 14 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot: A GN, 2000. Pg. 12. 2 Ibd. P. 1. 3 Ibd. P. 6.

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Paso 2. Clasificar los documentos. Separe los documentos de Archivo y los Documentos de Apoyo. a) DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Registro de Informacin producida o recibida por una persona o entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin b) DOCUMENTOS DE APOYO: Aquellos documentos que no se consideran como material de archivo, no son producidos o tramitados por la Unidad y son de consulta personal, como: libros, revistas, peridicos, tarjetas de invitacin, plegables, circulares informativas, documentos personales, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, etc. Para las Comunicaciones, tambin conocidas como correspondencia; no deben conformarse carpetas con correspondencia interna, externa, recibida o enviada, esta debe archivarse en las carpetas del asunto que tenga relacin. Ejemplo: un oficio relacionado con un Control o Informe de un Contrato, debe archivarse en el asunto que corresponda a los datos del Contrato. Paso 3. Confrontar los documentos de las Tabla de Retencin Documental. De acuerdo al PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, proceda a conformar fsicamente las respectivas Series y Subseries, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retencin Documental. 1. Empiece a clasificar los documentos: teniendo en cuenta que el contenido del documento corresponde a la serie o subserie documental registradas en las Tabla de Retencin Documental.

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2. Realice la depuracin: consiste en retirar los documentos que no correspondan a la Serie o Subserie que se est conformando, no archive en las carpetas documentos en borradores que ya fueron presentadas o duplicados, manuscritos no oficiales, recortes de prensa, formatos, papelera, fotocopias de legislacin y cualquier tipo de documento no producido por la unidad, o que no corresponda a sus funciones, sobres de correo cuando no constituyan piezas probatorias, documentos personales, documentos sin firmas y los faxes. Debe ser remitido a la Biblioteca, las monografas o tesis de grado, libros, fotocopias, revistas, peridicos. 3. Limpieza documental: consiste en retirar el material metlico, cintas, ganchos y cualquier otro elemento que pueda producir deterioro a los documentos. Para usar ganchos de cosedora se recomienda usar un rectngulo en papel reciclado para proteger el documento de la oxidacin de este material. 4. Para perforar los documentos, tenga presente que: Los documentos deben estar alineados en la parte superior, NO en el centro. Debe tomar como base o gua una hoja de tamao OFICIO, siempre y cuando se emplee en el expediente este tamao. Utilizar ganchos plsticos en las unidades conservacin (carpetas). Perforar en espacios en blanco, no donde exista informacin. Recuerde que los documentos que originalmente se hayan impreso en papel qumico como el caso de los Fax, deben ser fotocopiados y reemplazados para evitar la prdida de informacin. A los Documentos originales evitar subrayarlos, aplicarles resaltadores, hacerles anotaciones adicionales u otro tipo de marcas ya que alteran los documentos y dificultan obtener imgenes ntidas cuando se microfilman o van a ser fotocopiados. Al iniciar el trmite de los asuntos de la Dependencia los documentos producidos o recibidos deben ser incorporados al expediente correspondiente. Dejar acumular documentos sin archivar puede ocasionar prdida, deterioro fsico y se convierte en un obstculo para la buena marcha de las actividades administrativas; es mejor archivar de manera permanente y no peridica. Paso 4. Ordenar la documentacin. Ordene la documentacin, en orden cronolgico, atendiendo la secuencia lgica de su produccin, de acuerdo al PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Esto quiere decir que se evidencie el desarrollo de los procesos o trmites en el tiempo, en donde el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta, registre la fecha ms antigua y el ltimo refleje la fecha ms reciente. (Acuerdo AGN No. 042 de 2002, artculo. 4, numeral 3). Ejemplo: 12 de enero de 1981; 17 de julio de 1982; 22 de diciembre de 1989; 26 de mayo de 2000; 15 de febrero de 2005; 26 de junio de 2009; 29 de diciembre de 2009.

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Los anexos que conformen un grupo documental, se ordenan cronolgicamente. La Ordenacin Numrica, debe realizarse en forma ascendente, donde el primer nmero corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservacin. Ejemplo, los cdigos de los estudiantes, los nmeros de las cdulas de ciudadana, etc. LAS HISTORIAS LABORALES, deben ordenarse segn los criterios descritos en la Circular No. 004 DE 2003 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin. Nota importante: Documentos Histricos. NO se perforan, NO se grapan, se archivan en carpetas de cuatro aletas y NO se eliminan los originales. Paso 5. Guarde los documentos. Guarde los documentos en cada expediente utilizando una carpeta para cada Serie o Subserie, recuerde que son de tapa separada y con gancho legajador plstico, cada carpeta tiene como capacidad de almacenamiento entre 200 y 250 folios (hojas). En caso de que se requiera ms de una carpeta para un expediente, puede abrir las que sean necesarias. Ejemplo: 1 de 2; 3 de 8; 5 de 5. Paso 6. Foliacin. Realice la foliacin de los documentos, en el orden en que van llegando, enumerando los folios en el extremo superior derecho, con un lpiz de mina negra y blanda (HB), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento ms antiguo hasta el ms reciente. La foliacin debe ser consecutiva de 1 a Zn independientemente del nmero de carpetas, por Ejemplo. Carpeta 1 Folio 1-200, Carpeta 2 Folio 201-400. Este proceso se realiza al transferir al Archivo Central. Paso 7. Identificacin de carpetas. Una vez ordenada la documentacin, identifique cada una de las carpetas en la tapa externa, en la esquina superior derecha diligenciando la informacin del rtulo con los siguientes datos: 1. 2. ENTIDAD PRODUCTORA: Universidad Catlica de Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA O ACADMICA: Nombre de la Unidad Administrativa o Acadmica de mayor jerarqua de la cual depende la seccin productora de la documentacin. OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la Unidad Administrativa o Acadmica que produce y conserva la documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones. CDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: Nmero de Centro de costos de la oficina productora. CDIGO SERIE Y SUBSERIE: Es asignado a cada Serie en la Tabla de Retencin Documental correspondiente. NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: Nombre de la Serie sealada en la Tabla de Retencin Documental, segn corresponda.

3. 4. 5. 6.

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7.

FECHAS EXTREMAS: Fecha inicial y fecha final de cada unidad descrita en formato, (da, mes y ao), cuando no sea posible identificar una fecha se anotar la sigla s. f. que quiere decir sin fecha. NMERO DE FOLIOS: Nmero total de folios que integra la carpeta; si el expediente esta contenido en ms de una unidad documental (carpeta), la foliacin debe realizarse en forma consecutiva. NMERO DE CAJA: Cuando las carpetas estn organizadas las vamos a almacenar en cajas de archivo X 200, a la carpeta se le coloca el nmero de la caja en la cual queda almacenado. NMERO DE CARPETA: El nmero de la carpeta que conforma el expediente, en caso de utilizar mas de una carpeta se proceder as: Ejemplo 1 de 5; este nmero se conoce como correlativo. CADA CARPETA DENTRO DE CADA SERIE: Debe identificarse individualmente de acuerdo con cada asunto especfico, precedido del respectivo cdigo de la Unidad Acadmica o Administrativa, de la Serie documental y Subserie segn el caso. Ejemplo: ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD CATLICA DE COLOMBIA UNIDAD ADMINISTRATIVA: SECRETARA GENERAL UNIDAD PRODUCTORA: ARCHIVO GENERAL CDIGO DE LA UNIDAD PRODUCTORA: 107 CDIGO SERIE: 310 CDIGO SUBSERIE: 03 FECHA INICIAL: FECHA FINAL: FOLIOS: CAJA: 3 CARPETA: 4 10/02/2008 21/12/2009 80

8.

9.

10.

11.

Paso 8. Ubicacin en los archivadores. Las carpetas en los archivadores se archivan en orden alfabtico por nombres de series, de izquierda a derecha, iniciando siempre por el espacio superior de cada estante, o archivador. Para identificar cada una de las Series y Subseries documentales dentro de las respectivas gavetas del archivador, son necesarias las guas separadoras.

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Se debe realizar una distribucin secuencial de las gavetas de cada archivador o de las bandejas de estantera, enumerando de uno (1) hasta el final, de arriba hacia abajo. Los medios de almacenamiento de documentacin deben ser solamente en carpetas. No se debe utilizar AZ o Folder, ocupan mucho mas espacio y la documentacin no se encuentra protegida. Paso 9. Inventario documental. Una vez organizadas las carpetas y foliadas debidamente, proceda a levantar el inventario documental, diligenciando el Formato nico de Inventario Documental, de esta manera tendr control sobre los documentos de su archivo y adelantar el trabajo para la fecha en que se realice la transferencias de los documentos al Archivo Central, este formato lo puede bajar de la pgina Web del Archivo General de la Universidad. Paso 10. Mantenimiento de los muebles de archivo. Los archivadores son muebles para la conservacin, seguridad y buen manejo de los documentos; no se deben guardar implementos de oficina, cafetera, equipos, impresoras, alimentos, arreglos navideos, objetos personales, etc. La limpieza del mobiliario de archivo y los documentos se debe realizar a diario, para evitar la acumulacin de polvo o bacterias y permitir una adecuada conservacin de los documentos. 5. RESPONSABLES DE LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN: Secretarios Acadmicos y Directores o Jefes de de Unidades Acadmicas y Administrativas. 6. MANEJO DE LA INFORMACIN EN MEDIO ELECTRNICO. Paso 1. Organizacin del archivo electrnico. Los archivos electrnicos deben estar organizados de acuerdo a la Tabla de Retencin Documental con sus respectivas Series, subseries y tipos documentales. Estos son algunos de los trminos de referencia: Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.4 Carpeta o Expediente electrnico: Es el expediente que se utiliza para organizar los archivos por categoras, Series y subseries. Documento Electrnico de Archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. 5
4

COLOMBIA, Archivo General de la Nacin AGN - . Acuerdo No 060 Octubre 30 de 2001: Por el cual se establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas. Bogot: AGN, 2001. Pg. 7
5

Ibd. P. 2.

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Mensaje de datos: Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares.6 Ejemplo de la organizacin del archivo electrnico: C:\ ACTAS\ Actas de Asamblea General\Actas de Asamblea General 2008\Anexo Acta

Serie

Subserie

Tipos Documentales

Paso 2. Identificacin del archivo electrnico. El nombre del archivo electrnico es de suma importancia para la localizacin y el acceso a la informacin, este debe ser breve, descriptivo y distintivo; al momento de nombrarlos no se debe colocar caracteres particulares como guiones u otros smbolos. Paso 3. Rotulacin de los discos. Cada disco debe identificarse igual que la rotulacin para los archivos en formato papel o fsicos. Ejemplo:
Universidad Catlica de Colombia Facultad de Psicologa Informes de Gestin.

I semestre 2008. CD 1 de 2

Paso 4. Inventario Electrnico. Realizar el inventario electrnico con una breve descripcin del contenido de cada carpeta electrnica, teniendo una lista de los archivos electrnicos que se custodian en la Unidad.
6

COLOMBIA, Gobierno Nacional. Ley N 527 Agosto 18 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Bogot: Republica de Colomb ia Gobierno Nacional, 1999. Pg. 7.

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Paso 5. Manejo y Conservacin de los medios electrnicos. Se debe proteger la informacin almacena en estos tipos de medios (correo electrnico, CD-ROM o lector, CD-RW o Regrabable, DVD, Memoria USB, Discos duros externos. Etc.). Para esto es necesario: a) Los mensajes que llegan por correo electrnico, adems de ser almacenados en el buzn del correo electrnico Institucional, se deben guardar y mantener en la carpeta electrnica correspondiente de la Serie, Subserie o tipo documental, de ser necesario segn su valor. b) Cambiar peridicamente la contrasea del correo Institucional. c) Depurar la informacin del correo electrnico, que no sea de importancia o no tenga ningn valor para la Unidad entorno a sus funciones, evitando el saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que se va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam. d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnticos. e) No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en los discos. f) En el Disco duro del equipo de escritorio o porttil se debe mantener la informacin que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para el desarrollo de las funciones en cada Unidad, evitando la saturacin de informacin en los equipos. g) Las memorias USB y Discos duros externos deben ser analizadas cada vez que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que detecte y elimine los virus. Paso 6. Back-up o copias de seguridad. Realizar una migracin peridica de la informacin importante a medios electrnicos como los mencionados anteriormente, evita la posible perdida irreparable de la informacin por cualquier situacin no prevista. Esta Copia de respaldo se debe mantener en reas fuera de la Unidad donde se producen.