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La comptabilit des matires

(cas des matriels en service)

Wenceslas Ludovic TOTO

Extrait du Mmoire de DESS soutenu lEcole Normale Suprieure Universit de ianarantsoa!

1.

NOTION GENERALE, CADRE JURIDIQUE ET SITUATION ADMINISTRATIVE


Suivant larticle 55 du Dcret n 2005-003 du 04 janvier 2005, portant rglement gnral sur la compta ilit de le!cution udgtaire des organismes pu lics, " La compta"ilit comprend une compta"ilit selon les "esoins et les caract#res propres c$a%ue or&anisme pu"lic' une compta"ilit anal(ti%ue et une ou plusieurs compta"ilits spciales des mati#res' valeurs et titres #$ %es dernires &compta ilits spciales des matires, valeurs et titres', dnommes " compta ilit des matires et des immeu les# dans l(nstruction )nrale du 22 juillet *+55, comprennent, elles aussi , leur tour, -uatre &04' lments .
-

/a compta ilit, en -uantit et valeurs, des matires et du matriel de toute nature 0ormant lapprovisionnement des magasins & matriels en approvisionnement) 1

/a compta ilit, en -uantit et valeurs, des o jets -ui, , raison de leur a00ectation spciale, ne 0ont pas partie de lapprovisionnement des magasins et sont con0is , un dtenteur -uelcon-ue pour les esoins du service ou pour son usage personnel & matriel en service' 1

Les comptabilits administratives se rapportant au! matires, denres et tous o jets mis en consommation, en cours de trans0ormation ou de con0ection, ainsi -uau! matriau! emplo2s au! constructions$ Sont compris dans cette 4riar2$ ranc3e, tous o jets et matriels dura les, dont le pri! unitaire est in0rieur , cin-uante mille

Le compte valu des proprits immobilires &comptabilit des immeubles'

5ties ou non

5ties appartenant au 6erritoire, au! provinces et au! communes

7n 0ait, ce travail concerne, plus particulirement du second lment -ui nest autre -ue la compta ilit des matriels en service$
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1.1.
1.1.1

Principes fon !"en#!$% Dfinition :

/a compta ilit des matriels en service est un ensem le des rgles applica les , la gestion des o jets et matriels de toute sorte &outillages divers, matriels et mac3ines agricoles, matriels in0ormati-ues, matriels et mo iliers de ureau, matriels de logement, matriels roulants8', utilis par ladministration pu li-ue pour le 0onctionnement de ses services$ 9n entend par ladministration pu li-ue, toutes les (nstitutions de l7tat, tous les :inistres et leurs services dconcentrs, collectivits territoriales, 7ta lissements pu lics8 %ependant, pour ;tre prise en compta ilit des matriels en service, ces o jets sont soumis , une dou le condition .
-

4voir un pri! unitaire strictement suprieur , :)4 50 000,00$ <ar contre, les matriels et o jets dont le pri! unitaire est au dessous de ce seuil, entrera dans la compta ilit administrative, -ui est un lment , part et entire de la compta ilit des matires$

=e pas sceller dans les murs ou sur le sol$ 4utrement dit, les o jets ou matriels -ui sont suscepti les des mouvements de mutation$

1.1.2

Tenue de la comptabilit

)nralement, -uatre &04' principes rgissent la compta ilit des matriels en service$ %es principes sont indissocia les .
- Une )ompta"ilit soumise la priode annuelle * par principe,

le!ercice udgtaire de ladministration pu li-ue stend du * er janvier au 3* dcem re de lanne =$ 7n dautre terme, la gestion compta le se 0ait annuellement$
- Une compta"ilit tenue par service et par "ud&et * tout service

disposant dun

udget propre & udget gnral, autonome ou anne!e'

devra avoir un compte$ 4insi, " c$a%ue livre compta"le est uni%ue par service ou "ranc$e de service et par "ud&et #*$ /a rgularit de ce
* Instruction Gnrale du 22 juillet 1955, sur la comptabilit des matires, art 1, alina !

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compte est sanctionne par la dlivrance dun -uitus annuel manant de la Direction du <atrimoine de l7tat auprs du :inistre des >inances et du ?udget, au niveau central 1 et par la Direction @gionale du ?udget, au niveau e!centri-ue$
- Une ru"ri%ue "ud&taire uni%ue pour tous les services * tant donn

-ue toutes les oprations en compta ilit pu li-ue sont rgies par le <lan %ompta le des 9prations <u li-ues &<%9<', la ru ri-ue de la compta ilit des matriels en service est uni-ue pour lensem le de ladministration pu li-ue$
- )ompta"ilit par nomenclature * l(nstruction gnrale du 22 juillet *+55

vo-ue -ue tous les o jets devraient ;tre classs selon leur nature et suivant leur destination$ 7n se r0rant toujours , ladite instruction, ce classement se 0ait par nomenclature sommaire, et numrot de un , treiAe$ 1.1. Tenue de "e#istres : <uis-uil sagit de la compta ilit, le +ournal est un document indispensa le$ 7nsuite, sajoute le ,rand livre &annuel ou triennal'$ /e premier 0ait 0igurer les di00rents mouvements ou oprations e00ectues au cours de le!ercice &en -uantit et en valeur', et par numro dordre c3ronologi-ue$ 6oute inscription dans le journal doit ;tre accompagne des pices justi0icatives vala les &ordre dentre ou ordre de sortie', tandis -ue le second 0ourni des renseignements gnrau! sur lensem le des matriels e!istants$ /enregistrement des o jets dans le grand livre doit se 0aire o ligatoirement par article, par ordre alp3a ti-ue et par numro de la nomenclature sommaire$ /a dsignation des o jets et matriels est identi-ue , celle du livre journal avec les caractristi-ues 2 a00rents$ %ependant, il est , noter -ue, deu! ou plusieurs o jets de m;me nature et a2ant le m;me pri! unitaire, 0orment un article, m;me si la priode ou date dac-uisition est di00rente$ De m;me, luni-ication des prix est o"li&atoire lors-ue les pri! dans les critures

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des deu! ou plusieurs o jets de m;me nature, et m;me caractristi-ues sont di00rents , la 0in danne$ 40in dviter toute 0orme etBou tentative de 0raude, " le li"ell des articles inscrits sur les livres doit .tre clair et prcis' sans surc$ar&es ni interli&nes / les &ratta&es sont -ormellement interdits! Les ratures ne sont autorises %ue dans les cas derreurs matriels0 #2 1.1.! $es diffrentes sortes d%oprations :

<ar principe, il n2 a -ue deu! t2pes dopration compta le . lentre et la sortie$ 4insi, la compta ilit des matriels en service ne 0ait pas le!ception , ce principe$ 9n parle gnralement de la prise en c$ar&e et de la dc$ar&e$
-

La prise en c$ar&e . comme son nom lindi-ue, est une opration compta le -ui consiste , 0aire porter en criture &1ournal', tout o jet ou matriel nouvellement ac-uis &ac3at ou dotation' etBou nouvellement constat &e!cdent lors du recensement'$ 7lle ncessite invita lement une pice justi0icative, appele " 9rdre d7ntre#, ta lie , partir dune 0acture, en ce -ui concerne les ac3ats e00ectus 1 un tat de cession ou ordre de sortie manant du service ou organisme donateur, en ce -ui concerne les dotations 1 et un procs ver al de recensement, pour les e!cdents constats$

La dc$ar&e est une opration compta le permettant , un service pu lic de se dsengager des o jets ou matriels 0igurs dans ses critures$ 7lle doit ;tre justi0ie par un " 9rdre de sortie #$ /a dc3arge peut se00ectuer pour plusieurs raisons . dlivrance , un service pu lic par dautre service, la perte des o jets ou d0icit constat lors du recensement, et la condamnation des matriels$ /a premire demande une prsentation dun rcpiss portant la prise en c3arge de la partie n0iciaire -ui se justi0ie par son " ordre dentre # 1 la seconde doit ;tre accompagne par un procs ver al constatant la perte des o jets, dCment approuv par lautorit comptente , cet e00et 1 et un procs ver al de condamnation approuv, pour la troisime$

2 (nstruction #nrale du 22 juillet 1955, sur la comptabilit des matires. &rt. !

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?re0, il est considr comme opration en compta ilit des matriels en service, tout mouvement ncessitant un enregistrement dans le livre journal$ De ce 0ait, les pr;ts, les rparations et les remplacements do jets dans les units collectives, ien -uils entrainent des mouvements des o jets et matriels, ne donnent pas lieu , un mouvement compta le &c3apitre 5 de linstruction gnrale du 22 juillet *+55'$ 7n e00et, ces t2pes de mouvements ne sont pas d0initi0s, ils ne sagissent -ue des mouvements temporaires des o jets et matriels

1.&.

C! re r'()e"en#!ire e# r!##!c*e"en# ! "inis#r!#i+e

De rang constitutionnel, le pram ule de la %onstitution de la -uatrime @pu li-ue de :adagascar nonce -ue, " %onsidrant -ue lpanouissement de la personnalit et de lidentit de tout :alagas2 est le 0acteur essentiel du dveloppement dura le et intgr dont les conditions sont, notamment : la bonne gouvernance dans la conduite des affaires publiques, grce la transparence dans la gestion et la responsabilisation des dpositaires de la puissance publique / Dclare . 4rticle +3.- /a %our des comptes assiste le <arlement dans le contrDle de laction du )ouvernement$ 7lle assiste le <arlement et le )ouvernement dans le contrDle de le!cution des lois de 0inances ainsi -ue dans lvaluation des politi-ues pu li-ues$ <ar ses rapports pu lics, elle contri ue , lin0ormation des cito2ens$ Les comptes des Administrations publiques doivent tre rguliers et sincres, et donner une image fidle du rsultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financire .# 7n e00et, tant le rsultat des dpenses pu li-ues, les o jets et matriels mis , la disposition de l4dministration devront ;tre grer convena lement$ Dune manire gnrale, en tant -uun lment de la compta ilit des matires, la compta ilit des matriels en service est rgie par l(nstruction )nrale du 22 juillet *+55$ ?ien -uil e!iste -uel-ues te!tes rglementaires et des mises , jour, ce te!te datant de la 0in de la colonisation,
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con0irm par la circulaire n*3 E04->(=B:6: du :inistre des >inances en date du *+ mai *+E5, reste un te!te de ase et de r0rence dans la gestion des o jets et matriels dans les services pu lics , :adagascar$ /a -uestion est de savoir si devant les di00rentes catgories de l4dministration pu li-ue, lapplication des rgles relatives , la compta ilit des matriels en service est identi-ue$ 1.2.1 'inistres et (er)ices dconcentrs de l%*tat :

Se servant du udget gnral de l7tat, les dpartements ministriels et leurs services dconcentrs au niveau provincial et rgional a2ant les m;mes procdures udgtaires, appli-uent, par voie de cons-uence, les m;mes rglements, 2 compris pour tout ce -ui concerna la compta ilit des matires$ 1.2.2 7n +ollecti)its Territoriales Dcentralises . ce -ui concerne les collectivits territoriales dcentralises,

on les distingue en deu! catgories .


a! Premire catgorie .

Sont classes dans cette catgorie, les provinces, les rgions et les communes ur aines$ <our cette catgorie, la loi n+5-005 du 2*juin *++5 relative au! udgets des %ollectivits territoriales dcentralises a clairement d0ini dans son article 3 -ue . " Les 2&ions' les Dpartements' )ommunes ur"aines suivent le r&ime de la compta"ilit pu"li%ue' sur la &estion -inanci#re et sur celle des mati#res con-ormment aux lois et r#&lements en vi&ueur #$ <our le cas des communes ur aines, une autre prcision est avance$ " Les compta"ilits des mati#res sont tenues' con-ormment la r&lementation' par un a&ent municipal dsi&n par lordonnateur #3$ /arr;t n3F3GB+E :?><BS) du *4 juin *++E 0i!ant le rgime de la compta ilit des communes rurales, de premire catgorie, stipule -ue . " le!cution des oprations 0inancires des communes rurales de * re catgorie, suit le rgime

D*+"*T n, 2--5.-- du -! jan)ier 2--5, portant r#lement #nral sur la comptabilit de l%e/cution bud#taire des or#anismes publics &rt. 281

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de la compta ilit pu li-ue #$ %e -ui 0ait -ue, les communes rurales de premire catgorie, 0ont partie de cette premire distinction$ 4insi, comme les dpartements ministriels et leurs services dconcentrs, la compta ilit des matires des %6D classes dans la prsente catgorie, est strictement soumise , lappro ation annuelle de reddition des comptes auprs de la Direction du <atrimoine de l7tat ou , la Direction @gionale du ?udget, le cas c3ant$ (l sagit en e00et, du respect des principes de la rpartition des services pu lics et de la dcentralisation, notamment, au! missions prvus dans les dispositions de larticle 20 de la loi n+3-005 du 2E janvier *++4$
"! Deuxime catgorie .

Dans ce paragrap3e 0igure les communes rurales de la deu!ime catgorie$ %ependant, il 0aut prciser -ue cette deu!ime distinction a t 0aite , ase du " :anuel de compta ilit-matires , lusage des communes #, pu li par le :inistre c3arg du ?udget et du Dveloppement des <rovinces 4utonomes, en octo re 200*$ Dans la page *5, paragrap3e 2-**-*, dudit manuel, il a t avance -ue . " 3vant lappro"ation par ses soins' le Maire doit tout da"ord vri-ier cet inventaire #$ 6oute0ois, cette disposition peut engendrer de multiples d ats$ Da ord, est-ce -ue ce manuel a une valeur juridi-ue, comme les di00rents te!tes rglementaires H 700ectivement, la disposition prvue dans larticle +, de larr;t n3F3+B+E :?><BS) du *4 juin *++E stipule -u" 3u 45 dcem"re de c$a%ue anne' le trsorier est c$ar& de prparer le compte -inancier appu( des pi#ces 1usti-icatives! Le compte -inancier est prsent par le maire devant le conseil communal en assem"le &nrale pour appro"ation #$ <eut-;tre, cet article est aussi vala le pour le compte-matires, car, cest aussi, le trsorier lui-m;me -ui assure la compta ilit des matires &art$5'$ 7nsuite, le principe de sparation du pouvoir sera-t-il respect H :;me avec e!amen du conseil communal, le maire, -ui est , la 0ois, ordonnateur en matire, assure lui-m;me lappro ation du compte de la commune$ Iuoi -uil en soit, les dispositions rglementaires en vigueur, vo-ue -ue leur 6 compta"ilits des mati#res sont tenues con-ormment la r&lementation par le receveur ou par un a&ent communal
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dsi&n par lordonnateur #4$ %e -ui impli-ue -ue lapplication de la disposition, prvue dans ce manuel ne sera accepte -ue lors-uelle va de lavant avec les te!tes rglementaires, car les articles de linstruction gnrale du 22 juillet *+55, cits comme r0rence ne mentionnent pas cette distinction, concernant lautorit dappro ation, dautant plus -ue le susdit arr;t nest pas cit en r0rence$ %e -ui 0ait -ue, la procdure de la compta ilit-matires des communes rurales de cette catgorie, voire des collectivits dans son ensem le, devra 0aire lo jet dtudes des autorits gouvernementales$ 1.2. *tablissements 0ublics nationau/ et autres institutions publi1ues :

Suivant larticle 2 de loi n+G-03* du 20 janvier *+++, les ta lissements pu lics sont classs en deu! catgories . les 7ta lissements pu lics , caractres industriels et commercial &7<(%' et les 7ta lissements pu lic , caractre administrati0 &7<4'$ ?ien -ue les dispositions de larticle 32*, alina 2 du dcret n ++-335, paru dans le journal o00iciel du 30$0G$++, p$*+40 relatives , a compta ilit des matires des 7ta lissements pu lics nationau! sont plus ou moins 0loues, celles de la circulaire n0*$:>?BS)B)?BD<7BS: du *4 juillet 20*0, par contre, stipulent clairement -ue " les ta"lissement pu"lics 7E89)' E830:' les collectivits dcentralises doivent respecter' outre la procdure de leur compta"ilit -inanci#re' toutes les dispositions relatives la &estionde la compta"ilit des mati#res 79nstruction &nrale' dcrets' circulaires' dcisions0: #$ %elles-ci supposent -ue ces ta lissements, comme lensem le des services pu lics, sont soumis , la reddition de comptes de matriels en service , c3a-ue 0in de!ercice$ 7n somme, -uel-ue soit leur nature et leur statut, et m;me si la procdure de leur compta ilit 0inancire est di00rente, lensem le de l4dministration pu li-ue dispose des m;mes rglements en matires de la gestion des matriels en service$ Seules, les communes rurales &, partir de la deu!ime catgorie' -ui 0ont le!ception$

D * + " * T 2, 2--5.-- por#!n# r,()e"en# ('n'r!) s$r )! co"p#!-i)i#' e ).e%'c$#ion -$ ('#!ire es or(!nis"es p$-)ics, Ar#ic)e /&/

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1./.

S0s#,"e e con#r1)e

/es critures compta les et les inventaires p32si-ues des matriels dans un service, collectivit ou ta lissement devraient rester en concordance$ <our garantir cette concordance, la mise en place dun s2stme de contrDle est indispensa le$ 1. .1 +ontr3le interne 2
a! Contrle priodique des matriels .

7n se r0rant , larticle 23E de linstruction gnrale du 22 juillet *+55, " les mati#res' denres et o"1ets doivent .tre recenss c$a%ue anne #$ %ette disposition a t aussi, ren0orc par la circulaire n0* :>?BS)BD)?BD<7BS: du *4 juillet 20*0, en a00irmant -ue " le recensement &nral des mati#res et o"1et est o"li&atoire! #, , partir de le!ercice 20*0$ 7n 0ait, le recensement est un mo2en permettant , c3a-ue service de contrDler p32si-uement les matriels et, leur concordance avec les critures compta les$ De plus, le contrDle priodi-ue a aussi pour o jet de contrDler la concordance entre les dpenses engages et les prises en c3arge dans la compta ilit des matriels en service$
"! Contrle contextuel .

%omme son nom lindi-ue, le contrDle conte!tuel se00ectue dans un conte!te ien d0ini$ Da ord, il est e00ectu dans les conditions prvues par larticle *5 de la susdite instruction$ %elui-ci stipule -ue " dans le cas de mutation de compta"les' la remise et la prise de service donnent lieu en principe' un recensement &nral des mati#res et o"1ets #$ :ais, , noter -ue cette opration nest o ligatoire$ 7lle se00ectue , la demande du compta le entrant$ Dans le cas oJ ce dernier na pas pu procder , ce recensement, dans un dlai de -uinAe jours aprs la date de sa prise de service, " il sera considr comme a(ant reconnu la concordance entre lexistant et les critures # et, son prdcesseur sera ac-uitt de droit de toute responsa ilit 2 a00rente$ 7nsuite, ce t2pe de contrDle pourra se 0aire , la

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demande du c3e0 de service ou du compta le dpositaire pour -uel-ue moti0 -ue ce soit &incendie, c2clone, vol, doute8'$ %es contrDles consistent surtout , la comparaison de le!istant rel et les critures$ 7n cas de di00rence &e!cdent etBou d0icit', un procs ver al de recensement sera ta li, con0ormment , la rglementation en vigueur$ Seuls, les articles -ui prsentent de di00rences seront ports dans le procs ver al de recensement$ 1. .2 4rification e/terne et contr3le r#lementaire :

9n entend par " vri0ication e!terne et contrDle rglementaire #, lensem le de toute action e!erce par l(nspection )nrale de l7tat, le %ontrDle >inancier ou du service c3arg des matriels auprs du :inistre du ?udget, con0ormment , la rglementation en vigueur$ /a vri0ication et contrDle e!terne pourra aussi ;tre priodi-ues

ou conte!tuels$ <riodi-ue, dans le sens oJ c3a-ue service est soumis , la reddition de compte -ui devra ;tre approuve, par le service c3arg des matriels au sein du :inistre du ?udget, aprs visa du %ontrDle >inancier &circulaire n0*:>?BS)BD)?BD<7BS: du *4 juillet 20*0'$ 6andis -ue, le contrDle conte!tuel est e!erc gnralement par les services dinspection$

1.3.

Re

i#ion es co"p#es e fin .!nn'e e# p'n!)is!#ion

/a reddition des comptes se d0init comme tant un rapport annuel de la situation compta le dun service donn, prsentant la situation initiale, les oprations e00ectues au cours de lanne, ainsi -ue la situation en 0in de!ercice, dress par le dpositaire compta le$ %e rapport sera prsent dans un document, appel " tat apprciati0 #$ /tat apprciati0, accompagn des pices justi0icatives dentres et de sorties &ordre dentre, ordre de sortie' sera dress en deu! e!emplaires, dont un servira de c3emise$
1.3.1

&pprobation des comptes . inancier

Suivant la rglementation en vigueur " aucun Titre dEn&a&ement

se rapportant aux ac$ats de matriels et de mo"iliers sur toutes les ru"ri%ues de -onctionnement et;ou dinvestissement ne pourra .tre dlivr par
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le )ontr<le

inancier sil na pas t produit lappui de la demande

den&a&ement' le quitus dapprobation du compte mati#re dau moins 7N=>: ?5. 7n dautre terme, lappro ation des comptes matires est o ligatoire pour tout service pu lic, sous rserve du non dlivrance daucun titre dengagement 0inancier, relati0 , lac-uisition des matriels$ /appro ation des comptes matires et la dlivrance du -uitus 2 a00rent, relvent e!clusivement de la comptence de la Direction du <atrimoine de l7tat, au niveau central 1 et de la Direction @gionale du ?udget, au niveau rgional$ %ependant, cette disposition ne concerne pas les collectivits territoriales dcentralises et -uel-ues institutions autonomes -ui sont dispenses du 67> dans leur procdure 0inancire$
1.3.&

Dossier de reddition des comptes :

<our ;tre vala le, les dossiers de reddition des comptes devront contenir .
-

Ktat apprciati0 avec les pices justi0icative &ordre dentre, ordre de sorties etBou 0actures' 1 /a 0ic3e dinventaire des mo iliers et o jets 1 /e procs ver al de recensement 1 Dcision portant nomination du dpositaire compta le 1 >ic3e de la %entralisation %ompta le &>%%' 1 %opie du dernier -uitus 1 =ote de prsentation etB ou te!te portant cration &si esoin sera' 1 4utres actes juges ncessaires selon les cas &procs ver al de condamnation, procs ver al constatant la perte des o jets et matriels, dcision portant nomination des mem res de commissions diverses, dagent recenseur8'

&.

LES PRINCIPAU4 ACTEURS EN COMPTA5ILITE DES MATERIELS EN SERVICE

Circ$)!ire n6773 8 M95:SG:DG5:DES5:SAIDM $ &3 'ce"-re &717, p./;

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Dans un cas gnral, on considre cin- principau! acteurs en compta ilit des matriels en service, ceu!-ci sont . lordonnateur en matire, le dpositaire compta le, les dtenteurs e00ecti0s, les commissions et les agents de contrDle$

&.1.

L.or onn!#e$r en "!#i,re

/ordonnateur en matire est une -ualit lie , la 0onction$ <rincipalement, ce sont les directeurs et les c3e0s de service, -ui agit en -ualit de lordonnateur principal en matire$ 7n se r0rant , la circulaire n0*:>?BS)BD)?BD<7BS: du *4 juillet 20*0, il sagit du )estionnaire d4ctivits &)4%'$ 6oute0ois, " il peut ventuellement dl&uer sa si&natures un -onctionnaire relevant de c$a%ue SO3' exer@ant alors les -onctions dordonnateur dl&u en mati#re #$
&.1.1

&ttributions de l%ordonnateur en matire . toujours larticle F de linstruction ci-dessus, dentre lordonnateur ou de sortie

Suivant en

matires

ordonne

tous

les mouvements

des matriels et o jets, 0ait procder , des recensements gnrau! ou partiels &contrDle interne'$ Sur ce, il devra ;tre linitiateur et lordonnateur de toutes les oprations &ordre dentre et ordre de sortie, recensement, revalorisation8' dans son domaine$ %eci d ute, en principe, ds la prparation du udget prvisionnel, en identi0iant les esoins en o jets et matriels ncessaires pour le 0onctionnement de son service 1 et de les soumettre , lordonnateur secondaire -ui se c3argera de la procdure dengagement selon les rglements 2 a00rents$ (l nomme par voie de dcision le dpositaire compta le, procde , linstitution des commissions, con0ormment au! dispositions de linstruction gnrale dans son article 5F, en ce -ui concerne la commission ordinaire des recettes, et de larticle *3G, pour celle de remises$ (l se c3arge de la rpartition et de lemploi des o jets et matriels relevant de son service, et veille , la reddition des comptes$

&.1.&

"esponsabilit de l%ordonnateur en matire :

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/ordonnateur en matire est " pcuniairement responsa"le des dlivrances non prvues par les r#&lements %uil aurait autorises #$ (l est galement responsa le de toutes les in0ormations transmises , lordonnateur secondaire, notamment, en ce -ui concerne la certi0ication des services 0aits$

&.&.
&.&.1

Les co"p#!-)es 'posi#!ires e# )es '#en#e$rs effec#ifs


$e dpositaire comptable :

/e dpositaire compta le est un 0onctionnaire c3arg " de la &arde' de la conservation et de lentretien du matriel en service ainsi %ue de la r&ularit des critures le concernant E #$ (l est nomm au niveau de S94 par dcision de lordonnateur en matire &c0$ circulaire n0*:>?BS)BD)?BD<7BS: du *4 juillet 20*0' /a responsa ilit du dpositaire compta le prend e00et , partir de la prise en c3arge des o jets et matriels -uil certi0ie la rception, etBou , partir de son entre en 0onction, en cas de mutation des compta les$ Dans ce dernier cas, un dlai de *5 jours lui est accord pour vri0ier la concordance entre les critures et les e!istants rels$ /es rsultats de cette vri0ication &-ui se 0ait gnralement par le iais dun recensement gnral ou partiel' sont prsents dans un " <rocs-ver al de mutation compta le &modle n*3'#$ <asser ce dlai, si le dpositaire compta le entrant na pas demand cette opration de vri0ication &recensement', il devient automati-uement responsa le des o jets et matriels inscrits dans les critures de son prdcesseur$ /e dpositaire compta le tient, prend soins et met , jour les documents compta les, tels -ue le grand livre et le livre journal$ Sur ordre de lordonnateur en matire, il procde au! mouvements dentres et de sorties des matriels$ 6outes les correspondances relatives , ces oprations se 0ont toujours et e!clusivement par crit$ 7n ce -ui concerne les mouvements dentres, le dpositaire compta le reLoit de lordonnateur en matire " un ordre dentre # -ui lui ordonne la prise en c3arge$ %et ordre dentre prcise e!actement la dsignation des o jets et matriels 0aisant
E Ins#r$c#ion G'n'r!)e
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o jet de la prise en c3arge, la -uantit, la valeur unitaire, la valeur de c3acun des articles, la valeur totale de lopration, ainsi -ue la r0rence de la pice justi0icative correspondante$ /a copie de cette pice justi0icative est adresse en m;me temps -ue lordre dentre, au dpositaire compta le . 0acture pour les ac3ats, 0ic3e de cession, ordre de sorties manant du service donateur, pour les dotations ou dlivrances, procs ver al de recensement, pour les e!cdents87n ce -ui concerne les ac3ats, les instructions donnes par la Direction @gionale du ?udget insistent pour -ue toutes les 0actures relatives au! ac3ats des matriels soient certi0ies par le dpositaire compta le &pour prise en c3arge dans le journal de la compta ilit des matriels en service'$ (l en est de m;me, pour les ordres dentres$ <our ;tre valide, les ordres dentre devront 0aire apparaMtre la dclaration de prise en c3arge du dpositaire compta le$ 7n principe, un ordre dentre, est rev;tu de deu! signatures$ %omme la prise en c3arge, la dc3arge est de natures di00rentes$ <ar voie de cons-uence, les ordres de sorties sont ta lis pour de multiples raisons$ /e rDle et la responsa ilit du dpositaire compta le varient selon le cas$ Da ord, on parle des sorties volontaires des o jets et matriels sur les-uelles 0igurent, le c3angement de classi0ication et de valeur 1 dlivrance par un dpositaire compta le , dautres dpositaires compta les &donation, au terme courant', sorties pour destruction, dmolition, vente suite , une condamnation8 Dans ces situations, les missions du dpositaire compta le consistent uni-uement , la mise en Nuvre de la procdure administrative classi-ue, , lintrieur du service m;me 1 et dans le cas c3ant, entre deu! organismes concerns &service donateur et n0iciaire, service pu lic et 0ournisseur'$ De lautre cot, il e!iste des sorties involontaires opre par un service pu lic$ %e sont des dc3arges -ui ncessitent selon le cas, une procdure spci0i-ue, ou une intervention judiciaire 7le cas c$ant: . d0icit constat lors du recensement, perte des o jets et matriels84ussi, la responsa ilit du dpositaire compta le, ne sera pas uni-uement dordre pro0essionnel, elle pourra ;tre pnale$ %ependant, dans le cas oJ le &ou les' matriel &s' en -uestion a t mise , la disposition de tiers, pour son usage personnel ou pour le esoin de

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service, la responsa ilit revient au dtenteur du matriel, appel " dtenteur e00ecti0 #$
&.&.&

$es dtenteurs effectifs :

9n considre comme " dtenteur e--ecti- #, tout 0onctionnaire ou agent de l7tat, -ui soit par leur statut, soit par leur 0onction, possde , sa disposition des o jets ou matriels appartenant , un service pu lic$ /es dtenteurs e00ecti0s deviennent aussi responsa les des matriels -ui sont mis , leur disposition$ 4insi, par e!emple, les 3auts 0onctionnaires de l7tat, logs dans des logements de 0onction, -uips des ameu lements, matriels et mo iliers de logement, matriels de cuisines sont devenus dtenteurs e00ecti0s de ces matriels$ (l en est de m;me pour les 0onctionnaires a2ant des v3icules administrati0s, des ordinateurs porta les , leur disposition, les c3e0s dateliers -ui disposent des outillages, , d0aut de magasin ou pour organisation propre du service8 7n ce -ui concerne les matriels installs dans les logements, le dpositaire compta le ta lit une 0ic3e dinventaire en trois e!emplaires, suivant le modle n2E$ /a premire copie servira dune pice compta le du dpositaire compta le, la seconde sera garde par le dtenteur, et la troisime sera adresse au c3e0 du service responsa le du logement ou lameu lement, dans un dlai de -uinAe jours$ %ette 0ic3e devra mentionner ladresse de limmeu le et le logement oJ se trouvent le mo ilier, le pri! unitaire et le pri! total des articles, la provenance et ltat de ces articles$ 6andis -ue pour les autres matriels, il sera ta li une 0ic3e dinventaire des matriels remis , un dtenteur e00ecti0, modle n25$ /e grade, la 0onction et ladresse e!acte du dtenteur e00ecti0$ %es inventaires sont numrots et inscrits sur un carnet tenu par le dpositaire compta le$

&./.

Les co""issions

(l e!iste en principe, trois t2pes de commissions en compta ilit des matires$ %es commissions sont aussi vala les pour la compta ilit des matriels en service$ 7lles devront ;tre institues dans c3a-ue service$ (l sagit de la

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commission ordinaire de recette, la commission ordinaire de remises et la commission de rception!


&./.1

$a commission ordinaire de recette :

7n se r0rant , larticle 5F de linstruction gnrale du 22 juillet *+55, sur la compta ilit des matires, linstitution de cette commission relve de la comptence du gestionnaire dactivit dont il nomme les mem res$ /a commission est compose de trois 0onctionnaires, issus de nimporte -uel service$ 6oute0ois, " en cas dimpossi"ilit' elle peut .tre rduite deux et m.me un mem"re #$ %ependant, " le dpositaire compta"le' ne peut' en aucun cas -aire partie de la commission nomme pour examiner le matriel ou les o"1ets %uil doit prendre en c$ar&e # &art$5G'$ /attri ution de cette commission est occasionnelle$ 7lle ne se runit -ue " pour la rception des ac$ats e--ectus sur marc$ #$ /es o servations et les dcisions de cette commission sont portes en criture dans un procs-ver al &modle n*4, en anne!e'
&./.&

$a commission ordinaire des remises :

/a commission des remises est une commission institue dans c3a-ue service, et comme celle des recettes, " elle est compose, si possi le, de trois 0onctionnaires #$ 9n entend par " remise #, la restitution , titre d0initi0 ou en vue de remplacement, des o jets et matriels, jugs inutiles et sans emploi par le dpositaire compta le$
&././

+ommission de rception

4 la di00rence de la commission ordinaire de recette -ui ne se runit -ue pour les ac3ats e00ectus, cette commission se c3arge de toute rception des o jets et matriels en de3ors des ac3ats . excdent constats lors dun recensement' dotation' ou cession 8

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&.3.

Les !(en#s e con#r1)e

/ors de son intervention dans une sance de 0ormation en novem re 200G, un 3aut 0onctionnaire de l7tatF, a vo-u -uatre catgories dagents de contrDle$ (l sagit dagent recenseur, les commissions diverses, les vri0icateurs de la direction du patrimoine de l7tat etBou de ses services dconcentrs et les organes de contrDle de l7tat, tels -ue le %ontrDle >inancier, l(nspection )nrale de l7tat8 <ourtant, en se r0rant , linstruction gnrale du 22 juillet *+55, il e!iste trois catgories dorganes de surveillance et de contrDle &4rt$2E0 , 2E2'$ Da ord, la surveillance et le contrDle permanent e!erc par les c3e0s de service ou ordonnateurs en matires &contrDle interne', ensuite le contrDle de l4dministration 6erritoriale ou <rovinciale -ui est actuellement assur par la Direction du <atrimoine de l7tat et ses services dconcentrs, celui du %ontrDle >inancier et de l(nspection )nrale de l7tat, et en0in, les autres contrDles conte!tuels etBou temporaires et indpendamment du contrDle normal$ 7n ralit, ces deu! points ne sont pas contradictoires$ 9n peut les concilier, en disant -ue les -uatre organes cits par ce $aut -onctionnaire nest -uun largissement des deu! organes stipuls dans larticle 2E0 et 2E* de linstruction gnrale$
&.3.1

$a sur)eillance et le contr3le permanent 5contr3le interne6

(l sagit dune surveillance et contrDle des matriels au niveau de c3a-ue service$ /ordonnateur en matire etBou c3e0 de service 6 veillent la r&ularit de toutes les critures %ui s( rapportent # &art$E0 de l() du 22B0FB55', dune 0aLon priodi-ue &trimestrielle, semestrielle8'$ /o jet de ce contrDle est la mise , jour des critures par rapport au! ralits p32si-ues des o jets et matriels$

Je!n 9r' 'ric MAMINJOAR> , Inspec#e$r .E#!#

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&.3.&

$e contr3le de l%administration e/terne au ser)ice

%est le contrDle e00ectu par lautorit de vri0ication et dappro ation des comptes , la clDture de!ercice$ 7n e00et, 6 la -in de la priode annuelle' c$a%ue dpositaire compta"le dresse' dapr#s les livres et pi#ces 1usti-icatives' un tat apprciati- 7mod#le nAB: prsentant par numro de la nomenclature sommaire le montant de c$a%ue opration c$ar&e et dc$ar&e # &art$2E* de l()', la rcapitulation -ui prcise les e!istants au d ut de lanne, la valeur totale des entres et de sorties, ainsi -ue le reli-uat en 0in danne, en vue de la dlivrance dun -uitus dappro ation$ :ais ce contrDle touc3e aussi la vri0ication des oprations circonstancielles en vu de leur appro ation ou visa, comme par e!emple, le cas de la condamnation des matriels, procs ver al constatant la perte des matriels, le recensement8
&.3./

$es autres contr3les

(l sagit dun contrDle e00ectu sur instruction spciale du c3e0 de province, du c3e0 de rgion ou de leurs dlgus, en vu de vri0ier " toutes les pi#ces de la compta"ilit 70: et porte ses investi&ations dans toutes les parties du service # &art$2E2 de l()', lors-uils jugent ncessaire$ <ourtant, dans la prati-ue, celui-ci, nest plus le cas$ %e -ui e!pli-ue davantage limportance de la rvision des te!tes -ui rglementent la compta ilit des matires$

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Sources Textes -ondamentaux . )onstitution du 5C novem"re >D5D Loi Or&ani%ue nA >DDE=DDC du >F 1uillet >DDE sur les lois de inances / Loi nA >DD4=D55 du D4 septem"re >DD4 8ortant Statut ,nral des onctionnaires / Dcret nA >DD4=55GH du 5C dcem"re>DD4 8ortant )ode de Dontolo&ie de lI3dministration et de Jonne )onduite des 3&ents de lIEtat' Dcret nA>DDG=DD4 du E 1anvier >DDG portant r#&lement &nral sur la compta"ilit de lexcution "ud&taire des or&anismes pu"lics! Dcret nA>DDC=EEE du >5 mai >DDC -ixant les r#&les de &estion "ud&taire' -inanci#re et compta"le des 2&ions! 3rr.t NA4C4H;BF MJ 8;S, du 5E 1uillet 5BBF' -ixant le r&ime de la compta"ilit des communes rurales de premi#re cat&orie 3rr.t NA4C4B;BF MJ 8;S, du 5E 1uillet 5BBF' -ixant le r&ime de la compta"ilit des communes rurales de deuxi#me cat&orie Textes spci-i%ues relati-s la compta"ilit des mati#res actuellement en vi&ueur * 9nstruction ,nrale du >> 1uillet 5BGG sur la )ompta"ilit des Mati#res et des 9mmeu"les Mada&ascar et Dpendance/ 7+!O de 5BGG pa&e 5CFG: / Dcret nAF5=>E> du >F mai 5BF5 -ixant le montant et les conditions dattri"ution des indemnits de responsa"ilit alloues aux -onctionnaires des cadres et a&ents de lKtat c$ar&s dune &estion de derniers ou de mati#res 7+!O M 5BF5pa&e BE>: modi-i par les dcrets nAF5=FGE du C dcem"re5BF5 7+!O!p >>>B: et FF=DHE du 5G -vrier 5BFF 7+!O 5BFF p GDE: / 3rr.t interministriel nA DCE;>DDG du >5 1anvier >DDG -ixant les modalits dapplication du dcret nA >DDE =G5G du E mars >DDE / 3rr.t nA F5G4=B4 du >F novem"re 5BB4 portant application du dcret nAB4=HBE r#&lementant lutilisation des v$icules administrati-s 7+!O!2!M du >H -vrier 5BBE pa&e CD5: / 3rr.t nA>5=GE4;>DDC=M J du 55 dcem"re >DDC portant constitution des commissions de rception pour les marc$s pu"lics de travaux' de -ournitures et de prestations intellectuelles / )irculaire nA EFD=M J;S,;D,D;4;SEM3 du G avril 5BBE relative la reddition des comptes des mati#res/ )irculaire nAEBH=MD,;S,;D,8JD;4;MM!5 du >5 1uillet 5BBC sur lamlioration de &estion des mati#res/

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)irculaire nA 5EH=ME J;S,;D,D8;DL;SM du B mars >DDG sur lamlioration de &estion des mati#res/ )irculaire nA D5 M J;S,;D,J;D8E;SM du 5E 1uillet >D5D Note circulaire nAD> 8M;)3J;)T;D3 du 55mars >DDG sur la &estion des "iens et %uipements! Lettre nA5>C=ME J;S,;S,D8 du DC 3vril >DDE sur la &estion de l3dministration

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