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Sistema Nacional de Contrataciones Estatales

Contratar con el Estado: El otorgamiento de la Buena Pro y los Convenios Marco

Gestin Pblica y Desarrollo(*)
NDICE ANLISIS I. Introduccin. II. Otorgamiento de la Buena Pro. III. El empate. IV. La distribucin de la Buena Pro. V. Notificacin del otorgamiento. VI. Otorgamiento de la Buena Pro a propuestas que exceden el valor referencial. VII. Consentimiento del otorgamiento de la Buena Pro. VIII. Declaracin de desierto. IX. La cancelacion de un proceso de seleccin. X. Los Convenios Marco. XI. Conclusiones. BITCORA INFORMATIVA Exoneraciones en las Contratar con el Estado.
ReSUMen EJecUTiVO

En esta oportunidad, en la primera parte del presente trabajo, explicaremos las principales consideraciones a tener en cuenta para el otorgamiento de la Buena Pro, las cuales son de especial importancia para llevar a cabo cualquier modalidad de contratacin, incluido el Convenio Marco. El Convenio Marco es un mecanismo de compra frecuentemente utilizado en el sector pblico para la adquisicin de bienes y servicios, gracias a su nivel de transparencia, eficacia y eficiencia. Por esta razn, es importante analizar las principales caractersticas de los Convenios Marco, cmo deben utilizarse, las ventajas de su uso y las reglas aplicables al mismo. I. INTRODUCCIN Siguiendo con la temtica de ediciones anteriores, proseguimos con los aspectos que deben ser tomados en cuenta cuando se contrata con el Estado, especialmente en el marco de las modificaciones que se dieron el 20 de Julio del Presente, en esta parte, todo lo concerniente al otorgamiento de la Buena Pro. II. OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO El otorgamiento de la Buena Pro se realizar en acto pblico para todos los procesos de seleccin. Sin embargo, tratndose de ADS Y AMC, el otorgamiento de la Buena Pro podr ser realizado en acto Privado. En la fecha sealada en las bases, el Comit Especial proceder a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de seleccin a travs de un cuadro comparativo, en el que se consignar el orden de prelacin y el puntaje tcnico, econmico y total obtenidos por cada uno de los postores. Una vez que es otorgada la Buena Pro, el Comit Especial est en la obligacin de permitir el acceso de los postores al Expediente de Contratacin, a ms tardar dentro del da siguiente de haberse solicitado por escrito. El acceso a la informacin contenida en un Expediente de Contratacin se regular por lo establecido en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica y su reglamento incluidas las excepciones y limitaciones al ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica all establecidas o en los compromisos internacionales asumidos por el Estado Peruano. III. EL EMPATE En el supuesto que dos o ms propuestas empaten, el otorgamiento de la Buena Pro se efectuar siguiendo este orden: En Adjudicaciones Directas y de Menor Cuanta, a favor de las microempresas y pequeas empresas integradas por personas con discapacidad o a los consorcios formados en su totalidad por estas empresas, siempre que acrediten tener tales condiciones. En Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta, a favor de las microempresas y pequeas empresas o a los consorcios conformados en su totalidad por stas, siempre que acrediten tener tal condicin de acuerdo a lo que est normado en esta materia. A favor del postor que haya obtenido el mejor puntaje econmico, en el caso de bienes u obras; o el mejor puntaje tcnico, tratndose de servicios. A prorrata entre los postores ganadores, de acuerdo con el monto de sus propuestas, siempre que el objeto de la contratacin sea divisible y aquellos manifiesten su voluntad de cumplir la parte correspondiente del contrato. Este criterio no ser de aplicacin para el caso de consultora en general, consultora y ejecucin de obras. A travs de sorteo en el mismo acto. Cuando el otorgamiento de la Buena Pro se desarrolle en acto privado, la aplicacin de los dos ltimos criterios de desempate requiere de la citacin oportuna a los postores que hayan empatado, pudiendo participar el veedor del Sistema Nacional de Control. IV. LA DISTRIBUCIN DE LA BUENA PRO En el caso que el resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado hubiere establecido que el requerimiento de la Entidad no puede ser cubierto por un solo proveedor,

(*) Artculo elaborado por el Equipo de redaccin de Gestin Pblica y Desarrollo.

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de su otorgamiento, sin que los postores hayan ejercido el derecho de interponer el recurso de apelacin. En el caso de Adjudicaciones Directas y de Adjudicaciones de Menor Cuanta, el plazo ser de 5 das hbiles. Para constatar que la Buena Pro qued consentida, en el caso que corresponda interponer un recurso de apelacin ante el Tribunal, la Entidad deber verificar en el detalle del proceso de seleccin registrado en el SEACE, si se interpuso el respectivo recurso impugnativo. En caso que se haya presentado una sola oferta, el consentimiento de la Buena Pro se producir el mismo da de su otorgamiento. Una vez consentido el otorgamiento de la Buena Pro, el Comit Especial remitir el Expediente de Contratacin de la Entidad, el que asumir competencia desde ese momento para ejecutar los actos destinados a la formalizacin del contrato. El consentimiento del otorgamiento la Buena Pro deber ser publicado en el SEACE al da siguiente de producido. VIII. DECLARACIN DE DESIERTO El proceso de seleccin ser declarado desierto cuando no quede ninguna propuesta vlida. En caso no se haya registrado ningn participante, dicha declaracin podr efectuarse culminada la etapa de Registro de Participantes. La publicacin sobre la declaratoria de desierto de un proceso de seleccin deber registrarse en el SEACE, dentro del da siguiente de producida. Cuando un proceso de seleccin es declarado desierto total o parcialmente, el Comit Especial o el rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda, deber emitir informe al Titular de la Entidad o al funcionario a quien haya delegado la facultad de aprobacin del Expediente de Contratacin en el que se justifique y evale las causas que no permitieron la conclusin del proceso, debindose adoptar las medidas correctivas antes de convocar nuevamente. En caso el motivo de declaratoria de desierto est referido al valor referencial o a las caractersticas del objeto contractual, el Comit Especial solicitar informacin al rgano encargado de las contrataciones o al rea usuaria, segn corresponda. La siguiente convocatoria se realizar mediante en proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta, que no se podr realizar de forma electrnica. IX. LA CANCELACIN DE UN PROCESO DE SELECCIN Cuando la entidad decida cancelar total o parcialmente un proceso de seleccin, por causal debidamente motivada, por ejemplo, por razones de fuerza mayor o caso fortuito, cuando desaparezca la necesidad de contratar, o cuando persistiendo la necesidad, el presupuesto asignado tenga que destinarse a propsitos de emergencia declarados expresamente. En ese caso la Entidad o Institucin deber reintegrar el costo de las Bases que hayan sido adquiridas. La formalizacin de la cancelacin del proceso deber realizarse mediante Resolucin o Acuerdo debidamente sustentado, del mismo nivel o superior a aquel que le dio inicio al expediente de contratacin, debindose comunicar dentro del da siguiente y por escrito al Comit Especial, debiendo registrarse la resolucin en el SEACE, adems de enviar, de ser el caso, los correos electrnicos que correspodan. La Resolucin o acuerdo que formaliza la cancelacin del proceso deber ser emitida por el funcionario que aprob el Expediente de Contratacin u otro de igual o superior nivel. En este caso, el plazo del reintegro del pago efectuado como derecho de participacin no podr exceder de los 5, das hbiles posteriores a la notificacin de la cancelacin, siendo suficiente para la devolucin la sola presentacin del comprobante de pago.

las Bases debern prever la posibilidad de distribuir la Buena Pro. El Comit Especial otorgar la Buena Pro al postor que hubiera obtenido el mejor puntaje total, en trminos de su propuesta y por la cantidad que hubiese ofertado. El saldo de requerimiento no atendido por el postor ganador ser otorgado a los postores que le sigan, respetando el orden de prelacin, siempre que las propuestas econmicas presentadas no sean superiores al 5% de aquella del postor ganador. En caso las propuestas econmicas superen dicho lmite, para efectos de que pueda otorgarse la buena pro, los postores tendrn opcin de reducir su propuesta para adecuarse a la condicin que se menciona en el prrafo precedente. V. NOTIFICACIN DEL OTORGAMIENTO El otorgamiento de la Buena Pro en acto Pblico se presumir notificado a todos los postores en la misma fecha, oportunidad en la que se entregar copia del acta de otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo, detallando los resultados en cada factor de evaluacin. Dicha presuncin no admite prueba en contrario. Esta informacin se publicar ese mismo da en el SEACE. El otorgamiento de la Buena Pro en acto privado se publicar y se entender notificado a travs del SEACE, el mismo da de su realizacin, bajo responsabilidad del Comit Especial u rgano encargado de conducir el proceso, debiendo incluir el acta de otorgamiento de Buena Pro y el cuadro comparativo, detallando los resultados en cada factor de evaluacin. Adicionalmente, se podr notificar a los correos electrnicos de los postores, de ser el caso. VI. OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO A PROPUESTAS QUE EXCEDEN EL VALOR REFERENCIAL En el caso que prev el artculo 33 de la Ley, para que el Comit Especial otorgue la Buena Pro a propuestas que superen el valor referencial en procesos de seleccin para la ejecucin de obras, hasta el lmite mximo establecido (hasta el 10%), se deber contar con la asignacin suficiente de crditos presupuestarios y la aprobacin del Titular de la Entidad, salvo que el postor que hubiera obtenido el mejor puntaje total acepte reducir su oferta econmica a un monto igual o menor al valor referencial. En los procesos realizados en Acto Pblico, la aceptacin deber efectuarse en dicho acto; en los procesos en acto privado la aceptacin constar en documento escrito. El plazo para otorgar la Buena Pro no exceder de 10 das hbiles contados desde la fecha prevista en el calendario para el otorgamiento de la Buena Pro, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. VII. CONSENTIMIENTO DEL OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO Cuando se hayan presentado dos o ms propuestas, el consentimiento de la Buena Pro se producir en 8 das hbiles de la notificacin

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X. LOS CONVENIOS MARCO 10.1 Definicin y Aplicacin El Convenio Marco es la modalidad por la cual se selecciona a aquellos proveedores con los que las entidades estatales debern contratar los bienes y servicios que requieran y que son ofertados a travs del Catlogo Electrnico de Convenios Marco. La definicin de los bienes y servicios a contratar mediante esta modalidad, la conduccin de los procesos de seleccin, la suscripcin de los acuerdos correspondientes y la administracin de los Convenios Marco, estarn a cargo de la Central de Compras Pblicas - Per Compras. El catlogo Electrnico de Convenios Marco est a cargo del OSCE. Es publicado y difundido a travs del SEACE y contiene las fichas caractersticas de los Bienes y Servicios en las que son ofertados bajo la modalidad de Convenio Marco. Dichas fichas incluyen los proveedores adjudicatarios, precios, lugares de entrega y dems condiciones de la contratacin. La Contratacin de un bien o servicio utilizando el Catlogo Electrnico de Convenios Marcos resulta obligatoria desde el da siguiente a la publicacin de las fichas respectivas del SEACE, excepto en las reas geogrficas que no cuenten con cobertura ofertada por los proveedores incorporados al Catlogo Electrnico, en cuyo caso deber solicitar al OSCE la autorizacin para contratar sin sujetarse a los alcances del citado Catlogo. Las entidades domiciliadas en dichas reas geogrficas autorizadas a no utilizar el Catlogo Electrnico, debern programar sus necesidades y realizar el proceso de seleccin que corresponda de acuerdo a lo establecido en la normatividad general. En las bases se podrn establecer montos de transacciones mnimos a partir de los cuales los proveedores debern atender a las entidades. Las entidades podrn emplear otro mecanismo de contratacin, en caso existan condiciones ms ventajosas que sean objetivas, demostrables y sustanciales para la entidad, para lo cual debern obtener la autorizacin del OSCE antes de efectuar la contratacin. En caso que, con anterioridad a la publicacin de las fichas, las Entidades hayan convocado un proceso de seleccin sobre los mismos bienes y servicios, debern continuar con dicho proceso. En caso que el proceso de seleccin convocado sea declarado nulo por vicios en los actos preparatorios, o sea declarado desierto, la contratacin ulterior deber efectuarse por CONVENIO MARCO. 10.2 Reglas para la realizacin y ejecucin de los Convenios Marco Los convenios marco para la contratacin de bienes y servicios sern iniciados por la Central de compras - PERU COMPRAS de oficio o a sugerencia de una o ms Entidades, o de los gremios legalmente constitui dos, previa evaluacin de su factibilidad, oportunidad, utilidad y conveniencia. Los Convenios Marco se desarrollarn a travs de las fases de actos preparatorios, de seleccin, de catalogacin y de ejecucin contractual, rigindose por lo previsto en la ley y en la directiva correspondiente, siendo de aplicacin supletoria lo dispuesto en la ley y en el reglamento. Las fases de actos preparatorios, de seleccin y catalogacin, sern producidos por la Central de PER COMPRAS y la de ejecucin contractual por cada entidad. El desarrollo de las fases de seleccin y de ejecucin contractual de los Convenios Marco sern publicados y difundidos a travs del SEACE. Cada Convenio Marco se regir en orden de prelacin por las Bases Integradas, los trminos del Acuerdo del Convenio Marco suscrito, la correspondiente orden de compra o de servicio. La Central de Compras Pblicas - PERU COMPRAS no asumir responsabilidad alguna en caso que un determinado bien o servicio incluido en el catlogo no sea objeto de contratacin por parte de las Entidades, ni por la falta de pago al proveedor adjudicatario por parte de las entidades. Los proveedores adjudicatarios debern mantener las condiciones ofertadas en virtud a las cuales suscribieron el respectivo Acuerdo de Convenio Marco; no obstante tienen la posibilidad de registrar o proponer mejoras en dichas condiciones, de acuerdo al procedimiento que seale la Directiva. Los proveedores adjudicatarios podrn solicitar a PERU COMPRAS el reajuste de sus precios en un determinado Convenio Marco cuando tal posibilidad est contemplada expresamente en las Bases y segn los criterios establecidos en ellas. Las Entidades tienen la obligacin de registrar en el SEACE las rdenes de compras o de servicio que se hubieran generado en el empleo de esta modalidad.

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otorgamiento de la Buena Pro, se sujetan a las reglas especiales sealadas en la Directiva de Convenio Marco y en las Bases de cada proceso de Seleccin. La Buena Pro ser otorgada a los proveedores que cumplan con las condiciones que se establecen en las Bases. Una vez que quede consentida la adjudicacin de la Buena Pro, los proveedores adjudicatarios procedern a suscribir el correspondiente Convenio Marco mediante el cual stos solo adquieren derecho de incluir sus productos en el Catlogo Electrnico de Convenios Marco. Las controversias que surjan en la seleccin darn a lugar a la interposicin del recurso de apelacin ante el tribunal. Cuando no exista ms de un proveedor que oferte cobertura en determinada rea geogrfica previo informe que as lo justifique, ser necesario realizar una convocatoria adicional del proceso de seleccin aplicable a las reas geogrficas comprometidas sin afectar la continuacin del proceso original, la suscripcin de los acuerdos, la catalogacin de los tems adjudicados y la obligatoriedad de contratar a travs del catlogo electrnico.

10.3 Reglas especiales del proceso de Seleccin 1. La elaboracin de las Bases y desarrollo del proceso de seleccin para la generacin de un Convenio Marco estar a cargo de la dependencia u rgano especializado de Per Compras. 2. La absolucin de consultas y de observaciones se efectuar en un plazo mximo de diez (10) das hbiles en cada caso, contados desde el vencimiento del plazo para su recepcin. 3. Los observantes tienen la opcin de que las Bases y los actuados del proceso sean elevados al OSCE. 4. Los proveedores estn facultados a presentar ms de una propuesta para cada tem del proceso de seleccin siempre que las Bases as lo hayan previsto y de acuerdo a la Directiva que regula el Convenio Marco. 5. Las etapas de presentacin, calificacin y evaluacin de propuestas y

10.4 Contratacin de Bienes y Servicios por Convenio Marco Cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo Electrnico de Convenio Marco y verificar si la Entidad se encuentra dentro del alcance geogrfico de aplicacin del Convenio Marco comprometido. Si el Catlogo contiene el bien o servicio con las condiciones requeridas y la Entidad se encuentra dentro del alcance geogrfico de aplicacin del Convenio Marco, el rgano encargado de las contrataciones estar obligado a contratarlos de los proveedores adjudicatarios, previa verificacin de la disponibilidad de recursos de acuerdo a lo que seala la Directiva de Convenio Marco. Como excepcin y previa aprobacin por escrito del OSCE, las entidades que no tengan acceso a internet en su localidad no se encuentran obligadas a contratar a travs de Convenio Marco, debiendo emplear el mecanismo de contratacin que corresponda. La contratacin a travs del Catlogo Electrnico de Convenios Marco puede realizarse de acuerdo a los requerimientos peridicos de cada entidad, sin que dichas operaciones sean consideradas como fraccionamiento. 10.5 Responsabilidad de Pago Las entidades que contraten a travs de la modalidad de seleccin de Convenio Marco son responsables del pago al proveedor adjudicatario el mismo que se debe hacer efectivo en el plazo de 20 das calendario de otorgada la conformidad de las prestaciones no existiendo responsabilidad por parte de PERU COMPRAS.

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ciones ms convenientes, pudiendo darlo por finalizado anticipadamente en caso las condiciones ofertadas no sean las ms beneficiosas. La facultad de disponer de la renovacin o la revisin del Convenio Marco corresponde a PER COMPRAS, de acuerdo a lo establecido en la Directiva de Convenios Marco que apruebe el OSCE. Un proveedor ser excluido del Catlogo Electrnico de Convenios Marco en los siguientes casos: 1. Est impedido para contratar con el Estado, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo N 10 de la Ley de Contrataciones. 2. Est inhabilitado temporal o definitivamente para contratar con el Estado. 3. No cuente con inscripcin vigente en el Registro Nacional de Proveedores. En estos casos, la exclusin se refiere a todos los Convenios Marco vigentes con el proveedor adjudicatario.

Un proveedor Adjudicatario podr abstenerse de recibir las rdenes de compras o de servicio, cuando la Entidad tenga retraso en el pago de deudas derivadas de cualquier tipo de obligacin con dicho proveedor. En las contrataciones derivadas de la utilizacin del Catlogo Electrnico de Convenio Marco, no es posible disponer la entrega de adelantos.

10.6 Vigencia y Renovacin del Convenio Marco El plazo de vigencia de cada Convenio Marco ser especificado en las Bases del Proceso, no pudiendo ser mayor a un ao, y podr ser renovado de forma sucesiva por perodos menores o iguales, siempre que dichos perodos en conjunto, incluyendo el plazo original no excedan los tres aos. En caso se decida renovar la vigencia de un Convenio Marco, se deber implementar un procedimiento de incorporacin de nuevos proveedores al Catlogo Electrnico vigente, siendo que dicha incorporacin debe hacerse efectiva antes de la entrada en vigencia de la renovacin. Sin embargo, PERU COMPRAS, podr revisar los trminos de un determinado Convenio con la finalidad de obtener condi-

10.7 Causales de Exclusin de las Fichas o del Proveedor del Catlogo Electrnico de Convenios Marco Las fichas de Convenio Marco sern excluidas del Catlogo Electrnico de Convenios Marco en los siguientes casos: 1. Vencimiento del plazo de vigencia del Acuerdo de Convenio Marco. 2. Solicitud justificada del proveedor adjudicatario, aprobada por PERU COMPRAS. 3. Efecto de la revisin del Convenio Marco. 4. Incumplimiento Injustificado del proveedor adjudicatario de sus obligaciones contractuales derivadas de rdenes de compra, de servicios o contratos, segn corresponda, que d lugar a la resolucin del contrato de manera consentida o arbitralmente firme.

XI. CONCLUSIONES Como se ha podido apreciar a lo largo del artculo, en esta pieza nos hemos detenido un poco para ver de manera ms cercanas algunas de las modalidades que existen para contratar con el Estado, en este caso los Convenios Marco. Aunque este tipo especial de contratacin no se ha extendido a muchos bienes y servicios se ha iniciado el proceso para que se puedan adquirir tiles de oficina y lo que es papelera en general, aunque poco a poco vemos que se est avanzando en mejorar los procesos y procedimientos para poder contratar con el Estado y eso es algo que debe, en lo personal, aplaudirse.

Bitcora Informativa
EXONERACIONES EN LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO Existen supuestos que justifican que una entidad del Estado se exonere del desarrollo de un proceso de seleccin para adquirir o contratar bienes, servicios y/u obras. Sobre el particular, la normativa vigente establece las siguientes causales para la procedencia de una exoneracin: a) Contratacin entre entidades, b) situacin de emergencia, c) situacin de desabastecimiento inminente, d) secreto, secreto militar o por razones de orden interno, e) proveedor nico de bienes y servicios que no admiten sustitutos y, f) servicios personalsimos. Para el perodo enero - setiembre de 2010 se observa un aumento en el monto exonerado respecto de lo registrado en similar perodo del ao 2009. Esto se debe a que en los meses de marzo, junio, julio, agosto y setiembre de 2010 el monto exonerado super al registrado en similares meses de 2009, debido entre otras a una exoneracin bajo la causal de contratacin entre entidades para la adquisicin de combustible (marzo) y una exoneracin realizada en el marco del Decreto de Urgencia N 004-2009, que cre el Programa Nacional de Recuperacin de las Instituciones Educativas Pblicas Emblemticas y Centenarias. En setiembre el aumento se debi a una exoneracin de la Autoridad Portuaria Nacional para el mejoramiento y ampliacin de la boca de entrada del terminal portuario del Callao por valor de S/. 194.7 millones.
Comparativo del monto exonerado total (en millones de S/.) Enero - Diciembre de 2009 Vs. Enero - Setiembre de 2010

* En setiembre el aumento se debi a una exoneracin de la Autoridad Portuaria Nacional para el mejoramiento y ampliacin de la boca de entrada del terminal portuario del Callao por valor de S/. 194.7 millones.

Comparativo del N de exoneraciones totales Enero - Diciembre de 2009 Vs. Enero - Setiembre de 2010

___________ Fuente: SEACE Elaboracin: Subdireccin de Estudios Econmicos y de Mercado

* Nota: Tanto el nmero de procesos como el monto adjudicado pueden sufrir variaciones respecto a lo registrado mes a mes. Estas cifras pueden verse incrementadas (Conforme se van adjudicando los contratos) o pueden disminuir (debido a la cancelacin o nulidad de los procedimientos de exoneracin

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