Aspectos relevantes para a construo e uso de bases de dados bibliotegrficos

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Jayme Leiro Vilan Filho Snia Burnier Instituto Brasileiro de Informao em Cincia e Tecnologia - IBICT SCN Quadra 2 bloco K 70710 Braslia-DF Resumo - A construo e uso de bases de dados bibliogrficos toma possvel ao nosso pas disseminar acervos em nveis comparveis aos pases desenvolvidos. Para que possamos competir e criar bases confiveis, geis e atualizadas, alguns aspectos sobre o tratamento e a gerncia dos dados, o computador (hardware), e os suportes lgicos (software) devem ser observados principalmente no momento da definio das bases e seus servios. Alm disso indispensvel um planejamento e um acompanhamento constante no s da estrutura dos dados como dos produtos e servios gerados a partir de uma base de dados bibliogrficos. Palavras-chave - Base de dados bibliogrficos; da; Computador 1 Introduo A explorao de bases de dados bibliogrficos (BDB) no uma atividade recente, podemos at citar algumas com dcadas de existncia. Entretanto a SUaexpanso s foi possvel com os avanos tecnolgicos, especialmente na informtica, ocorridos nos ltimos vinte anos. Com o desenvolvimento da llcroinformtica e da telemtica, toma-se cada vez mais fcil criar e acessar bases de dados bibliogrficos (BDB's). Alm disso com a crescente baixa nos custos de equipamentos a mquina deixou de ser um fator limitante e passou a ser catalizador do processo de criao de BDB's na maioria dos casos. Entretanto para termos uma BDB no basta um computador rpido e ~om grande capacidade de armazenamento. O computador exerce na socieade Um papel que no significa necessariamente eficincia. Ao automatizar ~m processo ineficiente, este pode continuar ineficiente, ou no, dependeno de como foi feita a automao.
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No decorre; desta dcad~ temos no~ dedicado ~aref~ de criar, manter e explorar BOB s e seus servios em diversas orgamzaoes brasileiras da rea de informao. Durante todo esse perodo notamos um interesse crescente pelas atividades de explorao de BOB's.

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a (mercadO), devem ser sempre revistas e redimensionadas . d . .",os demaIS aspectos esse artigo.

de acordo

o objetivo do artigo traar um quadro dos diversos aspectos enVol_ vidos com as BOB's de modo a orientar novos profissionais interessados nessa tecnologia. Sero abordados de forma direta os aspectos de objetivos e metas, gerncia administrativa, estrutura de dados e recursos de inform_ tica.
No decorrer do artigo falaremos de itens muitas vezes bvios, mas que nem sempre so devidamente considerados nos processos relacionados com BOB's. O que pretendemos mostrar que os sistemas envolvidos Com BOB's dependem de uma srie de fatores que de forma harmnica determ, nam a qualidade da base, seus servios e produtos.

Uma BOB com objetivos claros, mesmo que modestos, possibilita uma Ihor definio de todos os outros aspectos e mostra o grau de organirn~O da entidade. De acordo com o crescimento da base e as mudanas do ZIIercado os objetivos devem ser atualizados para atender uma nova situao ;oiS a explorao de uma base um processo dinmico que necessita de acompanhamento. 3 Gerncia Administrativa Atualmente as instituies esto interessadas em criar bases o mais rpido possvel para no perder o momento da informtica e esquecem ,de levantar todos os passos relevantes na definio e gerao das BOB's. E muito importante ter em mente o que uma base requer: Atividades muito mais complexas que os servios manuais; Profissionais familiarizados com a tecnologia em constante evoluo que saibam selecionar as aplicaes mais apropriadas; Discusses intensivas em grupo para tomada de deciso; Instrumentos normativos internos muito bem documentados; Solues no muito fceis quando a base j possui um grande nmero de registros. Esses itens so de grande importncia para no iniciar mal um trabalhoque pode levar anos para se reestruturar. fundamental que a entidade disponha de tcnicos com conhecimentos da rea especfica da base, cincia da informao e anlise de sistemas. O tcnico com conhecimento da rea especfica da base deve se preocupar Comos fatores ligados ao tipo de dado e ao atendimento do mercado. J o tcnico em informao ser importante na definio da estrutura e preenchimento da base bem como a forma e a operacionalizao dos produtos e servios. O analista de sistemas importante na coordenao dos demais fatores de modo a criar e manter um sistema de informao eficiente dentro das limitaes de equipamento (hardware) e suportes lgicos (software). Sem capacitao tcnica nessas trs reas a base pode estar comprometida deSdea sua criao. A organizao administrativa relacionada com uma BOB em alguns ~SOSo grande fator limitante do crescimento da base e da sua explorao. ~s~ de toda a tecnologia a disposio do homem, a atuao dos tcnicos IndIspenSvel em todas as atividades relacionadas com a BDB. Como a~almente a demanda por tcnicos com experincia supera em muito a c erta, a soluo formar rapidamente esses tcnicos atravs da cooperao om entidades de informao. R.Bibliot 169
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Objetivos e Metas de uma Base

Pode parecer elementar que uma base bibliogrfica tenha objetivos. O que observamos que esses objetivos nem sempre so claros e bem detalhados. Os objetivos so importantes na criao da base e servem de guia para todo trabalho de planejamento e explorao. Podemos classificar os objetivos em dois grupos bsicos: os abrangentes e os especficos. O objetivo abrangente uma descrio em linhas gerais do que se deseja com a base. Tende a ser estvel, ou seja, mais difcil de mudar no decorrer do tempo, e alm disso tem um nvel de abstrao maior, sem deixar de ser claro. J os objetivos especficos so obtidos atravs do detalhamento d?S objetivos abrangentes, estando portanto em concordncia com esses. Sao mais dinmicos, ou seja, mais susceptveis de mudar no decorrer do tempo e estabelecem os produtos e servios da base. Outra tarefa importante estabelecer as metas a serem alcanadas. Consideramos como metas a quantificao dos objetivos especficos no decorrer do tempo em relao a: pblico alvo, tipo de uso, quantidade de acessos, periodicidade, composio de produtos, etc. O estabelecimento de metas muito importante para a determinao do porte de todo sistema bem como a alocao de recursos humanos e ma~e-riais necessrios. Como so muito influenciados por fatores externos ao 515' 168
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Um dos aspectos que no devidamente considerado na operao base a sua administrao. Nesta fase que surgem problemas relacio.! dos com a entrada e correo, qualidade dos dados, orientao e aIocllo de tcnicos e equipamentos, autorizao de acesso a usurios e outros pro. blemas administrativos. Para resolv-Ios necessria a figura do gerente administrativo da BDB, que o responsvel por todos os aspectos de informao relacionados com a base. Alm dos aspectos acima o gerente se encarrega de propor modificao de formatos (formulrios, relatrios, etc.) obter a opinio do usurio final, acompanhar o cumprimento dos objetivos ~ metas, ou seja, far todo o trabalho de coordenao operacional da base. Em relao aos produtos e servios obtidos com a explorao da base deve haver um equilbrio entre a divulgao e a capacidade de atendimento da organizao. Um produto ou servio muito divulgado pode acarretar uma sobrecarga no atendimento que fatalmente levar a atrasos, que se no forem devidamente tratados pode afetar a credibilidade da entidade. Por outro lado a falta de divulgao pode colocar todo o trabalho a perder pois o objetivo final dificilmente ser atendido. Outro fator interessante o formato e o contedo dos produtos impressos. Esse formato deve ser bem detalhado antes da criao da base, pois s podero ser retiradas da base as informaes definidas previamente. De fato podemos observar com uma certa freqncia a mudana no preenchimento ou mesmo na estrutura da base em funo de determinadas caractersticas de um produto. Se essas mudanas forem feitas em base pequenas, ou em incio de operao, as conseqncias no so muito srias, mas se a base j tiver milhares de registros o gerente ter que tomar decises difceis, principalmente se as alteraes no puderem ser feitas automaticamente. A situao pode se complicar caso a modificao implique em alterar o formulrio de entrada, pois certamente muitos estaro preenchidos e tero de ser alterados um a um, ou sero abandonados. A coordenao de todos os aspectos que envolvem os produtos e servios pode ser feita por uma gerncia de produtos, ou dependendo da quantidade e complexidade, pelo prprio gerente da base.

tJAR , UNlMARC, CCF e mICT. Ao adotar um destes instrumentos fica C ptaisfcil escolher os elementos de dados que iro compor a base. Apesar do formato mICT ser um formato de intercmbio de dados ele podeser u~il.iz.adocomo uma verdadeira gramtica para qualquer entidade queesteja 101clando uma BDB. Os formatos mais completos so aqueles que utilizam campos e subcamposrepeti vos para identificar seus itens de dados que por sua vez tm ta11lanho varivel. O formato adotado deve ser bastante flexvel para atendera todas as necessidades reais da base. Alguns detalhes so bastante significativosno momento da estruturao da base: Deve proporcionar ao catalogador um formato de registro agradvel e que contemple todas as informaes encontradas nos diversos tipos de documento; Deve haver uma anlise profunda e crtica da real necessidade da incluso de cada elemento de dados. aconselhvel individualizar a nvel de campo ou subcampo cada dado prescrito pelas regras de catalogao, como autor: nome, filiao, dados pessoais, etc. Grupar informaes relacionadas usando repetividade de campo, como: vrios autores com suas caractersticas especficas; Usar indicadores, principalmente em campos de alfabetao (ttulo e srie); informaes sobre o tipo de entrada (principal ou secundria) e para as informaes do nome do autor (simples ou composto, entrada direta ou indireta); opcional a escolha da repetividade de campo ou subcampo quando um determinado campo possuir apenas um subcampo; Escolher os campos de busca de acordo com a real necessidade, tendo como parmetro a freqncia de uso; Utilizar tesauros ou vocabulrios controlados; Possibilitar intercmbio de dados pela norma IS02709 ou compatvel (formato mICT). A escolha das regras para a descrio do contedo de um elementode dado deve ser cuidadosa, tendo sempre em mente como desejar trabalhar ~m a informao descrita. Na maioria dos formatos so adotadas as normas a AACR2 segunda edio. A sua utilizao em qualquer dos nveis deve estarde acordo com os produtos. lh Se um dos produtos desejados for ficha catalogrfica o nvel de deta-

4 Aspectos Tcnicos
Uma das tarefas mais gratificantes do rduo trabalho de automatizar dadOS bibliogrficos exatamente o estudo e a definio do formato bibliogrfiCO a ser adotado. Aps a conscientizao de todas as vantagens e desvantage: da criao da base necessrio um estudo minucioso do tipo de docume~do e como ser feito o registro. Todos os esforos devem ser feitos no senU o JJl de adotar formatos bibliogrficos que utilizam normas internacionais co 170

PIe da catalogao, bem como a estrutura do formato, deve ser mais comexo do que o uso apenas para referncia bibliogrfica. A equipe tcnica deve se preocupar muito com os aspectos de normak.Bibr lotecon.Braslia,18(2):
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lizao, pois os problemas no so sentidos no momento do registro d cumento e sim na impresso e recuperao das informaes, o do.

5 Informtica Esse sem nenhuma dvida o aspecto relacionado com BDB que mais evoludo, graas aos avanos da microeletrnica que proporcionam a ano o surgimento de equipamentos mais baratos e potentes. Para tennoa uma idia dessa queda de preo, se considerarmos o custo de aquisio de um PC/XT no Brasil em dlares, entre 1984 e 1988, podemos observar que pelo mesmo valor de 84 podemos adquirir hoje quatro equipamentos sIniJa.. res. Isso significa uma reduo de trs vezes o preo em apenas 4 anos.

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Em decorrncia desse barateamento cada vez maior o nmero de instituies que dispem de equipamentos para manipulao de BDB, no s em micros mas tambm em outros tipos de computadores. Como o nmero de fabricantes grande no mercado nacional, a entidade fica em dvida no momento de fazer a aquisio. A escolha deve ser feita de modo a atender aos objetivos traados para a base, dentro das limitaes tcnicas e financeiras da entidade. Enumeramos alguns critrios a serem considerados: Desempenho - um fator muito importante em BDB principalmente na recuperao de informaes e fonnatao de sadas. Deve ser a maior possvel dentro das limitaes de preo. A velocidade de acesso das unidades de disco e o "clock ", ambos geralmente constam nos folhetos de propaganda, so fortes indicadores de desempenho; Flexibilidade - O equipamento deve permitir expanses que acompanhem o crescimento tanto da base quanto do volume de produtos. Alm disso deve permitir ligao com outros equipamentos e com redes pblicas de comunicao (RENPAC, Transdata, etc.); Assistncia tcnica - Um equipamento que no disponha de ~ razovel assistncia tcnica no local pode inviabilizar a explora~ da base, ou obrigar a entidade a fazer manuteno por conta pria. Fabricantes com uma boa assistncia tcnica so fortes can datos a serem escolhidos; 'ta Compatibilidade - A aquisio de um equipamento que ~ao pertn1 r. a transferncia de informaes para uma parte significativa do cado pode isolar a base em relao ao intercmbio de dado~ de meio magntico. Isso pode tornar invivel uma rede de captaao ti. dados. No caso dos microcomputadores o sistema operacio~al prapC camente define essa compatibilidade e atualmente os mIcro~ dO com sistema operacional MS/DOS, ou compatveis, so o padrO mercado; 9 172 R. Bibliotecon.Brasflia, 18(2): 167 _176,juI./dez.l

Preo - Sem dvida um dos fatores que mais pesam na escolha do equipamento, principalmente para pequenos e mdios centros de infonnao. A entidade compradora deve percorrer um grande nmero de fabricantes antes de fazer a escolha, pois as diferenas de preo so surpreendentes. Um micro compatvel com o ruM PC/XT com capacidade para uma base de mdio porte custa aproximadamente 1.000 OTN's (seU88), considerando a seguinte configurao: 512 kbytes de memria, uma unidade de disco flexvel e uma rgida (20Mb), alm de impressora de 136 colunas e 160 CPS; Referncia - talvez seja o critrio mais decisivo na escolha do equipamento, pois uma entidade sem experincia pode no saber avaliar os fatores acima adequadamente. Nesse caso a ajuda de entidades que j atuam na rea de grande importncia. Se uma entidade no recomenda um determinado equipamento, a instituio compradora deve procurar mais informaes sobre esse equipamento antes de compr-lo. Por outro lado deve haver um certo cuidado para avaliar se um equipamento bem recomendado est sendo usado de fato, e se este uso equivalente ao da entidade compradora. Para determinar a quantidade e o porte dos equipamentos necessrios paraalcanar as metas estabelecidas calcule o tamanho aproximado dos arquivosde dados e o volume de dados de entrada e sada. Recomendamos as entidades sem experincia em BDB's que, alm de procurarem referncias com outras instituies, comecem com configuraessuficientes para atender aos objetivos iniciais da base. A expanso da configurao deve ser feita gradativamente na mesma proporo do crescimentoda base e da consolidao dos servios por razes prticas. A primeirarazo econmica, j que o custo relativo do equipamento cada vez menor.A segunda que com uma configurao maior, e quase sempre mais cara,existe maior cobrana de resultados por parte da direo. Alm disso a sobrade capacidade fatalmente vai incentivar o uso do equipamento para Outras atividades no relacionadas com a base, o que pode acabar prejudicandoos servios.

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eq . Como o custo dos computadores ainda alto em relao aos demais p UlPamentos de um centro de informao, so necessrios cuidados para ;olongar a sua vida til principalmente em relao a instalaes eltricas, ti:~ratura ambiente, ausncia de fumaa, poeira ou luz solar direta. A ins~ao ~eve suportar o custo de manuteno do equipamento pois do conate o. nao poder garantir um funcionamento contnuo. Deve ser dada pc;)"nao especial ao profissional que ter contato direto com o computador ""~s o treinamento e a conscientizao desses profissionais representam """'no' nua na manuteno e ganho de desempenho.
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A ausncia de sistemas para a gerncia de BDB's no merc d nal talvez sej~ o maior problema a s~r resolvido. De nada adian~ 0adq~ um timo eqUlpamento sem que ele disponha de um suporte lgic ( 1Iirir re) eficiente. Existem alguns desses sistemas que so bastante sa~is;o~ principalmente para computadores de grande porte. Em geral possu atrioa . . d . em"- recuperadores mas d erxam muito a esejar em relao a controle d ""~ dade dos dados, ferramentas de auxlio ao administrador, formar e ~1laIi. sadas (principalmente impres~as) e interc~bio de dados. Outra c:a~ de tica desses sistemas que muitos foram feitos por entidades pblicas ~ tas vezes restritos a um determinado fabricante e no esto acabados a' nfIllllj.. ~ de produto a ser repassa d o. Em relao a sistemas para computadores de menor porte, eSpecial. mente micros, a oferta menor ainda. Esperamos que nos prximos anos apaream sistemas para BDB de acordo com o crescimento do mercado. A soluo imediata desenvolver ou adaptar sistemas disponveis de modo a atender a aplicao desejada. No entanto essa soluo implica no envolvimento de pessoal especializado tanto na rea de informtica quanto na rea de cincia da informao. A seguir descrevemos caractersticas desejveis a esses sistemas: Estrutura de dados com campos e subcampos repetitivos e de tamanho varivel; Possibilidade de suportar registros grandes, mais de mil caracteres, que contenham textos; Mdulo de manuteno que permita a entrada e alterao pelo prprio tcnico em informao. Alm disso deve possibilitar telas diferentes de acordo com o tipo de documento e fazer crtica automtica; Recuperador de fcil uso que permita buscas por palavra, por campo inteiro, por delimitadores e com adjacncia. Deve permitir ainda um grande nmero de campos de busca e ter recursos para ajudar o usurio (explicaes, exemplos, etc.); Ter um formatador de sadas capaz de emitir tanto relatrios de correo da base quanto produtos impressos; Possuir um modulo de intercmbio de dados que permita a itnpOrtao e a exportao seguindo normas internacionais (IS02709 OU

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) e externa (telas e produtos impressos) dos dados. Em funo disso o o de desenvolvimento e a qualificao dos tcnicos deve ser maior. Em ao custo benefcio um sistema flexvel melhor se a instituio deo te' manter vrias bases ou produtos a mdio ou longo prazo. seJa Outro fator importante no desenvolvimento desses sistemas a parti'pao dos tcnicos da rea de informao, pois o uso de mtodos que CI J111tam o acompanhamento do futuro usurio, pode evitar a incluso de :ractersticas que no sero usadas, tanto por falta de pessoal capacitado quantopor serem desnecessrias.

6 Concluso A explorao de bases de dados bibliogrficos tem crescido e vai continuar crescendo nos prximos anos num ritmo cada vez maior. No Brasil j existemtcnicos capacitados a desenvolver projetos de nvel internacional, tanto em relao aos aspectos computacionais quanto aos de cincia da informao. No entanto o nmero pequeno e essa tecnologia deve ser mais difundida atravs de cooperao com instituies detentoras desse conhecimento.

o grande desafio para os prximos anos na rea de BDB ser o desenvolvimento de sistemas genricos e portveis que atendam as especificaes desejadas pelo mercado. Esses sistemas s so viveis economicamente atravs da cooperao entre as entidades do ramo da informao pois os custos so muito altos dada a complexidade das BDB's. Infelizmente ainda no existe no Brasil um nmero suficiente de tcnicos capacitados para atender a atual demanda, no s em relao aos aspectos computacionais, mastambm em relao a cincia da informao.
. Criar, manter e explorar BDB's pode parecer fcil para os leigos em mfonnao, mas a medida que o trabalho se desenvolve surgem problemas ~e difcil soluo. Muitas vezes a dificuldade tamanha que a base desatlVadae o equipamento repassado para outra rea da organizao. Para evitar frustraes, organizaes sem tradio em manipular BDB's devem procurar auxlio de organizaes com experincia, alm de traar objetivos modestos a curto prazo. A medida que o sistema for se conSolidando a gerncia deve traar objetivos e metas mais arrojadas, procurando aumentar o volume de recursos materiais e humanos. Quanto ao modo de implementao no existem modelos prontos para serem seguidos pois so muitas as variveis a serem consideradas. O impor~ante que a organizao esteja atenta aos aspectos tratados no artigo lemrando que o sucesso da base depende da harmonia de diversos fatores. 175 R.S'b'
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Em relao aos critrios acima o sistema deve ser flexvel a ponto de permitir formatos especficos por base e produto, pois geralmente aps a primeira base surgem outras com caractersticas diferentes. Sistemas flexveis so mais difceis de desenvolver devido a sua mai~ complexidade principalmente na organizao e formatao interna (arqUl174
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7 Referncias Bibliogrficas 1. CAROLINO, Carlos. Indstria vive momento de preos elevados de So Paulo', So Paulo, 14 Setembro 1988. Caderno Info' Gl. . 2. INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAO EM CINCIA TECNOLOGIA. Formato IBlcr; formato de intercmbio bibli" co e catalogrfico. Braslia, IBICT, 1987. 400p. 3. McCARTHY, Cavan. Bases de dados; vantagens, desvantagens e pectivas latino-americanas. In: Congresso Latino-Americano de blioteconomia e Documentao, 1, Salvador, 1980. Anais ... Salvador. FEBAB, 1980; p.593-618.

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