UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN FACULTAD DE INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA DEPARTAMENTO ACADMICO DE SISTEMAS E INFORMTICA

MANUAL

ETAPA 2

DIAGNSTICO DEL PARQUE INFORMTICO

ASIGNATURA: PLANEAMIENTO INFORMTICO

DOCENTE RESPONSABLE: LIC. CARLOS RODRGUEZ GRNDEZ

TARAPOTO, PER 2011

CONTENIDO ETAPA 2 DESARROLLO DE LAS ETAPA 2 DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMTICO FICHA DE REGISTRO DE DATOS DE LA ETAPA 2

ETAPA 2 DE LA METODOLOGA DE PLANEAMIENTO INFORMTICO La metodologa de planeamiento se desarrolla en 5 etapas: Etapa 1: Preparativos Etapa 2: Diagnstico del parque informtico Etapa 3: Plataforma tecnolgica de informatizacin Etapa 4: Priorizacin anual de proyectos Etapa 5: Ejecucin y seguimiento del PDI Cada etapa tiene sus fases y fichas de registro de datos,

respectivamente.

ETAPAS DE PLANEAMIENTO INFORMTICO Etapas Resultados

Acta de intencin de realizar el PDI. Etapa 1 Preparativos Estructura de trabajo Resultados esperados. Condiciones Generales. Formato de recoleccin de la informacin. Sistema de informacin meta.

Diagnstico del parque informtico

Etapa 2 Descripcin de una plataforma tecnolgica Plataforma tecnolgica de informatizacin Criterios de seleccin de la plataforma tecnolgica Plataforma tecnolgica deseada

Etapa 3

Ficha proyecto. Etapa 4 Priorizacin anual de proyectos Criterios para la aprobacin o rechazo de un proyecto. Cuadro de proyectos priorizados. Calendario de proyectos Cuadro de indicadores de seguimiento.

Etapa 5

Ejecucin y seguimiento del PDI

Plan Director de Informtica.

En el siguiente captulo presentamos el desarrollo de cada uno de las etapas.

DESARROLLO DE LA ETAPA 2 DEL PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMTICO

ETAPA 2: DIAGNSTICO DEL PARQUE INFORMTICO Objetivos: Analizar la situacin actual y las necesidades de los usuarios. Definir el sistema de informacin meta. En cuanto al anlisis de la situacin actual se debe considerar los siguientes aspectos: Cules son los procesos definidos en la organizacin?. Cules son los aplicativos que se relacionan con cuales procesos?. Qu problemas existen, que vacos no se ha cubierto?. Cules son los datos que maneja la organizacin y su relacin con los procesos?. Cules se manejan bien y cules no?. Qu redundancias y qu omisiones existen?. Cules son los problemas asociados?. Cul es la relacin entre los procesos y la actual estructura organizativa?. Quines toman decisiones en los procesos, quines participan en forma significativa, quines en forma secundaria?. Con esta informacin se realizan entrevistas a los directivos y jefaturas con varios objetivos: Confirmar o corregir la informacin ya obtenida. Escuchar la opinin del entrevistado. Priorizar los problemas.

Involucrar an ms a los directivos. Con este conocimiento de los problemas estn echadas las bases para

establecer prioridades en el Plan Director de Informtica y para fundamentar los beneficios de las diversas soluciones (proyectos) a modificar o construir. Funcin del Grupo de Proyectos: Dirige las entrevistas ante los responsables de los servicios usuarios. Organiza el funcionamiento de los grupos de trabajo aplicados con el GU y con los especialistas y los expertos. Anima las reuniones necesarias a fin de explicar el legajo de recoleccin. Aporta apoyo tcnico al GU para la recoleccin efectiva de informacin. Somete al CD el balance de la situacin actual y una nota sobre las orientaciones generales.

Funciones del Grupo de Usuarios: Dentro del GU se instalan grupos de trabajo por rea de informacin: Estos expresan sus observaciones sobre: Lo existente; Las mejoras a considerar; Los problemas por resolver y sus prioridades relativas; Las nuevas necesidades. Los grupos de trabajo recolectan efectivamente la informacin e informan directamente los legajos de informacin. Funciones de los Especialistas: Los grupos de trabajo que comprenden a representantes de los servicios especializados de la organizacin y expertos externos son constituidos para realizar los estudios sobre temas como:

Las elecciones tecnolgicas y las normas; La formacin de las herramientas informticas. La arquitectura informtica y de telecomunicaciones; Los medios de desarrollo de las aplicaciones; Estos grupos presentan sus conclusiones bajo la forma de informes de

estudio incluyendo la informacin sobre los costos de adquisicin y mantenimiento; pero manteniendo una apertura a las evoluciones tecnolgicas.

Funciones del Comit Directivo: Antes del punto de control Los miembros del CD examinan y ajustan si es necesario: El balance de la situacin actual; La nota sobre las orientaciones generales. Durante el punto de control El CD se pronuncia sobre: Las evoluciones previsibles de los paquetes presupuestales; La poltica de financiamiento de la informtica; Los valores de los indicadores a enfocar como objetivos de los resultados; Los principales directores de los nuevos procedimientos a retener dentro de los sistemas de informacin.

Funciones del Facilitador: La segunda intervencin del Facilitador (experto formador) puede ocurrir desde la realizacin de las primeras entrevistas con los servicios usuarios. Objetivos de la intervencin:

Evocar los objetivos de la etapa 2; Estudiar el legajo de recoleccin establecido por el Grupo de Proyecto; Analizar los resultados de las primeras entrevistas realizadas con una muestra de usuarios;

Modificar posiblemente los legajos de recoleccin; Examinar la primera ficha de presntesis por rea; Examinar los primeros trabajos de los grupos sobre los temas seleccionados;

Reorientar posiblemente estos estudios; Preparar al Grupo de Proyecto para la realizacin de la sntesis.

La tercera intervencin del experto formador puede ocurrir cuando las entrevistas con los usuarios han terminado. Objetivos de la intervencin: Analizar los resultados de la recoleccin, posibles modificaciones y complementos. Analizar los trabajos grupales sobre los temas seleccionados; Elaborar un plan comentado para el expediente Balance y orientaciones generales; Fases 1. Preparar la recoleccin de informacin por los usuarios. 2. Efectuar la recoleccin de informacin. 3. Elaborar una sntesis. Formar un Grupo de Proyecto segn el contenido de la etapa 3;

4. Efectuar el Punto de Control de la etapa. Fase 1: Preparar la recoleccin de informacin por los usuarios. El GP elabora el legajo de la informacin recolectada necesaria para la sntesis Diagnstico del Parque Informtico. Este legajo debe ser simple y debe poder ser informado por las personas que no tienen competencias particulares en informtica. Fase 2: Efectuar la recoleccin de informacin. Algunas entrevistas son realizadas para probar las reacciones de los usuarios ante la utilizacin de este legajo. Generalmente, estas primeras

entrevistas con los servicios usuarios originan la aparicin de dificultades como por ejemplo, la bsqueda de un buen nivel de recoleccin de informacin. Por experiencia, esta fase es la ms difcil para el GP y el GU, sobre todo cuando una organizacin elabora un PDI por primera vez. Fase 3: Elaborar una sntesis. Esta sntesis trata sobre el funcionamiento del sistema de informacin actual y los recursos informticos existentes y sobre las orientaciones generales. Ella conduce a la definicin del sistema de informacin meta de manera muy concreta. Fase 4: Efectuar el Punto de Control de la etapa. Antes del punto de control El CD valida el contenido del balance. Asimismo, debe velar por que todos los usuarios se expresen y estn de acuerdo con la formulacin dada. El CD advierte al GP sobre los riesgos eventuales de estancamiento de la operacin especialmente en funcin al nivel de trama retenido para recolectar informacin. Favorece la expresin de los usuarios y su participacin evitando que se materialicen las posibles decepciones pasadas: el objetivo es llegar a recomendaciones positivas en el balance.

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Los miembros del CD deben recibir el expediente Diagnstico del Parque Informtico antes de la reunin del CD. Durante el punto de control El CD valida el contenido del diagnstico. Asimismo, debe velar por que todos los usuarios se expresen y estn de acuerdo con la formulacin dada. El CD valida la definicin del sistema de informacin meta sabiendo que la bsqueda de los escenarios depender de: una definicin muy fina o precisa altera la facultad de innovacin; una definicin muy imprecisa corre el riesgo de ocasionar una prdida de tiempo, particularmente mediante la definicin de un sistema de informacin meta muy general. El CD examina las orientaciones generales propuestas por el Grupo de Proyecto; particularmente se pronuncia sobre: El sistema de informacin meta; Las prioridades referentes a los diferentes proyectos identificados; Los objetivos cuantitativos y cualitativos en materia de eficacia de los servicios; Las posibles acciones de reorganizacin previas; La duracin provisional global para realizar la informatizacin del sistema de informacin meta; La evolucin previsible de los paquetes presupuestales globales; La poltica de financiamiento de la informtica; Las polticas de los recursos (normas, materiales, software, personal, formacin, etc.) De esta manera, valida las polticas, prioridades y orientaciones a retener. Lanzamiento de la etapa 3.

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FICHA DE REGISTRO DE DATOS (FRD) DE LA ETAPA 2 FRD 2.1.- Formato de recoleccin de la informacin. FRD 2.2.- Sistema de Informacin Meta. [Logo] UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMTICO FRD 2.1. Formato de recoleccin de la informacin. Objetivo: Fecha de Emisin: / / Responsable: Fecha de Aprobacin: / /

Condiciones previas: Ficha de registro de datos de la Etapa I. Plan - tipo: 1) 1.1. La microinformtica Descripcin de los materiales y software Marca, tipo, ao de instalacin Capacidad de la memoria central, modelo de microprocesador Capacidad del disco duro, las unidades de disquete Lista de perifricos Red local servidor dedicado o no, puentes, etc. Sistema de explotacin Software disponibles Tarjetas de telecomunicacin Regulador de corriente Climatizacin

1.2.

Utilizacin Lugar de utilizacin Evaluacin de la utilizacin promedio Tipo de utilizacin (tratamiento de texto/tablero/base de datos/otros)

1.3.

Conjuntos de informacin manejados Designacin Servicio usuario Volumen Soporte

1.4.

Costos comprobados

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1.5.

Opinin de los usuarios Las necesidades son satisfechas? Nuevas aplicaciones? Se ha encontrado dificultades? Evaluacin de la calidad de funcionamiento

2)

Informtica centralizada

2.1. Descripcin de los materiales y software bsicos Marca, tipo, ao de instalacin Capacidad de la memoria central, potencia de la unidad central Capacidad de las memorias de masa, perifricos conectados y caractersticas tcnicas Nmero de terminales Legajos distantes, equipos distantes Infraestructura de telecomunicacin Sistema de explotacin y software bsicos Medio ambiente: regulacin, climatizacin Evaluacin de la calidad de funcionamiento.

2.2. Descripcin de las aplicaciones Objetivo, conjuntos de informacin manejados, resultados, tipo de utilizacin Capacidades de los discos para los tratamientos/para archivar Origen de los programas Condiciones de mantenimiento Documentacin disponible Explotacin Periodicidad

2.3. Costos

3)

Realizaciones en curso Objetivo Servicios implicados Responsables Objetivos perseguidos Caractersticas tcnicas

3.1. Extensiones de las aplicaciones existentes

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Elecciones ya efectuadas Calendario Cargas de desarrollo Recursos materiales, software, redes Presupuesto

3.2.

Estudios de nuevas realizaciones en curso Idem 3.1.

4) 4.1. -

Recursos humanos Efectivos Informticos Estudios, sistemas, explotacin

Usuarios de la informtica Ejecutivos, agentes

4.2.

Utilizacin de las aplicaciones Funcin de los usuarios Relacin con los informticos Dificultades encontradas Necesidades no satisfechas y recomendaciones

4.3.

Utilizacin de las redes Servicios disponibles, periodicidad, tasa de utilizacin Evaluacin de la utilizacin Dificultades y recomendaciones

4.4.

Nivel de competencia actual Evaluacin del nivel de dominio de las herramientas actuales por los usuarios: Microinformtica Informtica centralizada

4.5.

Necesidades de formacin Evaluacin de las necesidades de formacin, de documentacin:

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Herramientas Proyectos en curso

5)

Otras informaciones

Autor(es) y fecha de recoleccin de la informacin

Anexos:

[Logo]

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTN PROCESO DE PLANEAMIENTO INFORMTICO

FRD 2.2.- Sistema de Informacin Meta. Objetivo: Fecha de Emisin: Condiciones previas: Descripcin del sistema de informacin - reas por informatizar, cadenas informticas por reconstruir, proyectos identificados - Prioridades relativas y dependencias entre proyectos - Calendario general de las decisiones y lanzamientos de proyectos en el marco de la estrategia de la organizacin Indicadores para caracterizar el funcionamiento y los valores metas en el horizonte del PDI. Anexos: / / Responsable: Fecha de Aprobacin: / /