Formateo de documentos profesionales Word 2007

Objetivo del curso: Adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para la

elaboracin de documentos profesionales, utilizando las herramientas ms avanzadas de W ord, obteniendo el mximo rendimiento del programa. Al finalizar este curso el alumno ser capaz de crear cualquier tipo de documento de texto introduciendo portada, temas, formato a prrafos, estilos de texto, ndices, tablas de contenido, referencias cruzadas, paginado, r evisiones y seguridad.

Contenido del curso: 1. FORMATO DEL DOCUMENTO .......................................................................................... 4

1.1. Los temas.................................................................................................................................. 4 1.2. Diseo de pgina ...................................................................................................................... 4 1.3. La portada ................................................................................................................................ 7 1.4. Cambiar el fondo de pgina ..................................................................................................... 7 1.5. Plantillas ................................................................................................................................... 9

2. FORMATO DE PRRAFO ................................................................................................ 13

2.1. Sangra y espacio .................................................................................................................... 13 2.2. Lneas y saltos de pgina ........................................................................................................ 15 2.3. Relacin entre saltos de pgina y prrafos ............................................................................ 16 2.4. Tabulaciones........................................................................................................................... 17 2.5. Copiar formato ....................................................................................................................... 18

3. SECCIONES ..................................................................................................................... 19
3.1. Saltos de seccin .................................................................................................................... 19 3.2. Eliminar saltos de seccin ...................................................................................................... 20

4. ENCABEZADO Y PIES DE PGINA ................................................................................... 20

4.1. Insertar encabezados y pie de pgina .................................................................................... 20 4.2. Modificar encabezado y pie de pgina .................................................................................. 21 4.3. Primera pgina diferente ....................................................................................................... 23 4.4. Pginas pares e impares diferentes. ...................................................................................... 23

5. ESTILOS .......................................................................................................................... 23
5.1. Aplicar estilos ......................................................................................................................... 23 5.2. Apariencia de los estilos ......................................................................................................... 24 5.3. Crear un estilo ........................................................................................................................ 24 5.4. Inspector de estilo .................................................................................................................. 26 5.5. Borrar un estilo....................................................................................................................... 27

6. ESQUEMAS..................................................................................................................... 27
6.1. Crear un esquema .................................................................................................................. 29 6.1.1. Crear el esquema antes de redactar el texto del documento. ........................................... 29

6.1.2. Crear el esquema despus de tener el documento redactado. .......................................... 29 6.2. Pestaa de Esquema .............................................................................................................. 30

7. NDICE, TABLA DE CONTENIDO Y TABLA DE ILUSTRACIONES ....................................... 31

7.1. ndice ...................................................................................................................................... 32 7.1.1. Marcar entradas .................................................................................................................. 32 7.1.2. Crear un ndice .................................................................................................................... 34 7.2. Tabla de contenido ................................................................................................................. 36 7.2.1. Actualizar la TDC................................................................................................................. 38 7.3. Tabla de ilustraciones............................................................................................................. 39 7.3.1. Generar la tabla de ilustraciones ........................................................................................ 40

8. MARCADORES, REFERENCIAS CRUZADAS Y NOTAS AL PIE ........................................... 40

8.1. Marcadores ............................................................................................................................ 41 8.2. Referencias cruzadas. ............................................................................................................. 42 8.3. Notas al pie y notas al final .................................................................................................... 44

9. COMPARTIR DOCUMENTOS .......................................................................................... 45

9.1. La pestaa Revisar. ................................................................................................................. 46 9.2. Herramienta de resaltado. ..................................................................................................... 47 9.3. Comentarios ........................................................................................................................... 47 9.4. Control de cambios ................................................................................................................ 49 9.5. Aceptar o rechazar cambios. .................................................................................................. 50 9.6. Revisiones............................................................................................................................... 50 9.7. Comparar cambios sobre un documento............................................................................... 51

10.

SEGURIDAD.................................................................................................................. 51

10.1. Aadir contrasea ................................................................................................................ 52 10.2. Restricciones de formato. .................................................................................................... 52 10.3. Restricciones de edicin. ...................................................................................................... 54

1. FORMATO DEL DOCUMENTO

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en s seguir siendo el mismo. La presentacin del documento es importante. No slo por elegancia, sino tambin para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares. Algunas herramientas que nos ayudan a dar cierto diseo son: Aplicar un tema Elegir el tamao de hoja y mrgenes Incluir portada Cambiar el color de pgina

1.1. Los temas Un tema es la aplicacin de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los ttulos sern de un determinado color, con un determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiar su formato por completo con un nico clic. Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaa Diseo de pgina > grupo Temas > opcin Temas. Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones (observa que puedes ver ms bajando la barra de desplazamiento). Adems, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados. La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botn Temas. Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este modo, podramos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero aadirle la combinacin de colores del tema Austin, la combinacin de fuentes del tema Chinchetay los efectos del tema Ejecutivo. Con esta mezcla habramos creado un nuevo tema que podramos conservar para futuros proyectos pulsando el botn Guardar tema actual. 1.2. Diseo de pgina Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un rea en la cual podemos escribir y unos mrgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos mrgenes se definen en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo de herramientas Configurar pgina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Mrgenes, Orientacin, Saltos de pgina, Tamao, Nmeros de lnea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botn Mrgenes, aparecen unos mrgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos mrgenes es correcto para el documento que est realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opcin Mrgenes personalizados. Tambin se puede modificar el tamao de la hoja, en la cual saldr impreso el documento. Al hacer clic en el botn Tamao, se abre una lista de Tamaos predeterminados. Pero, al igual que en los mrgenes, aqu tambin se puede personalizar el tamao de la hoja, haciendo clic en la opcin Ms tamaos de papel.

En el cuadro de dilogo de la pestaa Mrgenes podemos fijar los mrgenes tecleando los cm. deseados en cada campo. Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la pgina y la primera lnea del documento. Inferior: indicaremos la distancia entre la ltima lnea del documento y el borde inferior de la pgina. Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la pgina y el principio de las lneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la pgina y el final de las lneas del documento. Encuadernacin. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las pginas para encuadernar un libro.

Posicin del margen interno. Posicin del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernacin. Orientacin. Aqu indicamos si la pgina tiene orientacin vertical (la ms usual) o horizontal (tambin llamada apaisada). Pginas. Podemos establecer varias pginas, en ese caso tenemos varias opciones: Mrgenes simtricos, Dos pginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrar claramente en que consisten. En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dar una idea bastante aproximada de cmo afectan los cambios que hemos introducido al diseo de la pgina. Si pulsamos el botn Predeterminar, los valores actuales sern los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaa Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y tambin la bandeja de la que tomar el papel la impresora, en caso de que tenga ms de una. En la pestaa Diseo fijaremos la posicin de Encabezados y pies de pgina. Hemos dicho que fuera de los mrgenes no se puede escribir, pero hay una excepcin, los encabezados y pies de pgina se escriben en la zona de los mrgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los mrgenes. Los encabezados y pies de pgina son un texto, generalmente de una o dos lneas, que se repite en todas las pginas, donde se suele indicar cosas como el ttulo del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto siguiente. Si vamos a utilizar encabezados o pies de pgina deberemos ir a la pestaa Diseo y en ese cuadro de dilogo rellenaremos los campos correspondientes: o Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera lnea del encabezado. o Pie de pgina: diremos los cm. que deben quedar entre la ltima lnea del pie de pgina y el borde inferior de la pgina.

Una vez fijados todos los parmetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los mrgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseo de impresin. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseo de impresin de una pgina con encabezado y pie de pgina. Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona ms oscura que indica el tamao de los mrgenes. Tambin se puede ver como la lnea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la lnea del pie de pgina queda dentro del margen inferior. Desde esta vista tambin se pueden modificar los mrgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona ms oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posicin del margen.

Para el resto de los mrgenes repetir la operacin, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangras que estn tambin en la misma zona. 1.3. La portada En ocasiones el tipo de documentos que realizamos necesitan de una portada: proyectos, memorndums, informes... Word 2007 facilita mucho esta tarea, ya que pone a nuestra disposicin una serie de portadas predefinidas. Para incluir una portada debemos ir a la pestaa Insertar > grupo Pginas > opcin Portada. Se desplegar un men con varios diseos. Haciendo clic en uno de ellos se insertar una nueva pgina al principio del documento con el aspecto elegido. La portada suele incluir cuadros que deben rellenarse con los datos adecuados, como el ttulo, el subttulo, la fecha o el nombre del autor. De entrada, estos campos se muestran con texto entre corchetes: [Escribir el ttulo ...]. Al hacer clic sobre l se muestra un cuadro de edicin, donde hay que indicar el nuevo texto. Ten presente que las portadas, al igual que el resto del documento, se ven influenciadas por el tema aplicado al documento. Es decir, que el aspecto variar ligeramente para adaptarse a los colores y fuentes del tema en cuestin y as dar un aspecto al conjunto ms homogneo.

1.4. Cambiar el fondo de pgina Otro detalle que nos ayudar con los ltimos retoques del documento es cambiar el fondo de las pginas. Por defecto las pginas se muestran blancas, porque es el color ms normal del papel de impresin y por tanto dejarlo as supone un menor gasto de tinta en la impresin. Pero si queremos dar color a las pginas, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo de pgina > grupo Fondo de pgina.

Encontraremos tres herramientas que nos permitirn cambiar el fondo de todas las pginas a la vez. Marca de agua. Normalmente es un texto que se ve al fondo de la pgina, por ejemplo Confidencial o Borrador. Al hacer clic se desplegar el men siguiente que te permitir elegir el que quieras del listado.

Para quitar la marca de agua de un documento debers pulsar la opcin Quitar marca de agua. Color de pgina. Al hacer clic, un men te permite elegir el color en una paleta de colores. Para recuperar el color blanco, elige la opcin Sin color. Y si no encuentras el que quieres en la paleta, pulsa Ms colores.... Tambin puedes crear fondos ms complejos, que no sean simplemente de un color sino que utilicen degradados, texturas y tramas. Bordes de pgina. Al pulsar esta opcin se abre un cuadro de dilogo como el siguiente:

La forma de aplicar el borde es ir escogiendo las opciones de izquierda a derecha. Primero selecciona el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. El cuadro seleccionado es el que est enmarcado en azul. Luego, selecciona el estilo de lnea que quieres aplicar. Si eliges un Estilo de lnea, podrs especificar su color y ancho. En cambio, si escoges un Arte, el borde ser un motivo realizado por una consecuencia de dibujos. Por lo tanto slo podrs establecer un ancho, y en algunos casos el color (cuando el programa lo permita) porque el color y forma son caractersticas propias del dibujo. Por ltimo, elige en la vista previa qu bordes quieres aplicar. De forma predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su lado podrs decidir cules mostrar. Tambin podrs decidir qu mbito de aplicacin tendrn: todo el documento, slo la primera pgina, todas excepto la primera. Estas tres opciones: marca de agua, color de fondo y bordes, son compatibles. Podrs utilizar las tres a la vez en un mismo documento, pero ten en cuenta que la marca de agua suele tener un color muy claro y es posible que no se aprecie con segn qu colores de fondo utilices. 1.5. Plantillas Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina. Una plantilla puede sernos til cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin, el remitente, el asunto, etc. Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx) La principal caracterstica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Para modificar la plantilla, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos acordamos cmo estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla original borrndola, es decir eliminar el archivo .dotx de nuestro disco duro. La prxima vez que abramos Word con un documento nuevo se crear automticamente.

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botn Office abrir el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.

. Se

Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla: - Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin accedemos al sitio web de Microsoft dnde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta pgina Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos. - Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. - Destacado te permite elegir entre las plantillas ms usadas en el ordenador. - Mis plantillas, donde aparecern las que hayamos creado. Asegurarse que est marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de dilogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla. Veremos un documento como el que observas en la siguiente imagen, en el que tendremos que sustituir los nombres genricos de la plantilla como Compaia por el nombre que deseemos, y escribir los datos adecuados en los lugares donde dice Haga clic aqu y escriba....

As conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente.

Ahora slo nos quedara guardarlo como haramos con cualquier otro documento y la plantilla quedara en su estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial. Para modificar plantillas ya existentes, primero hay que abrirla. Seleccionar la categora donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax Profesional. Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, as una vez modificada la plantilla, la guardar como plantilla y no como documento Word.

Haremos clic en Crear y se abrir la plantilla Fax profesional (tendr el diseo que ya vimos en el texto anterior). Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseo que queramos. Por ejemplo, sustituiremos Compaa por el nombre de nuestra organizacin, as ya no tendremos que introducirlo cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra de "Fax", etc. Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos a continuacin.

Observar dos cosas importantes. - Automticamente Word 2007 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios. Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la pestaa General cuando queramos abrir una plantilla. - El campo Guardar como tipo est rellenado con Plantilla de Word. Esto es as porque anteriormente, al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo. Slo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clic en Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla para mandar faxes. Para utilizarla y comprobar como nuestra nueva plantilla, ya aparece para utilizarla normalmente en la opcin Mis Plantillas.

Para crear plantillas a partir de documentos de Word, simplemente se le cambia el tipo de documento al momento de guardarlo. Si modificamos las barras de herramientas, aadiendo o quitando iconos estas modificaciones tambin se guardarn en la plantilla. Las entradas de Autotexto, campos, cuadros de texto y propiedad del documento se insertan en la ficha Insertar > del grupo Texto.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2007. De ah la potencia de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2007.

2. FORMATO DE PRRAFO
Para cambiar las caractersticas de formato de un prrafo, basta con seleccionarlo y modificar las caractersticas que queramos. Los prrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias caractersticas de formato, pudiendo ser diferentes de un prrafo a otro. Otras unidades ms amplias son las secciones, que veremos ms adelante. 2.1. Sangra y espacio Aplicar una sangra a un prrafo es desplazar un poco el prrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el prrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaa Inicio en el grupo Prrafo, segn queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. As desplazamos el prrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botn, pero tambin se puede desplazar otro valor que deseemos. En la cinta de opciones disponemos de las herramientas ms comunes de prrafo, dentro de la pestaa Inicio > grupo Prrafo. Pero si queremos acceder a todas ellas, debemos abrir el cuadro de dilogo pulsando el botn de la esquina inferior del grupo.

Al hacer clic en el inicializador del cuadro de dilogo Prrafo, veremos la pestaa Sangra y espacio. En ella encontramos las opciones para configurar la Alineacin, el Espaciado o el Interlineado, entre otras. El Nivel de esquema lo veremos ms adelante.

Alineacin. En este campo tenemos un botn para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineacin disponibles. Izquierda, centrada, derecha y justificada. o Truco: Si despus de alinear justificado un prrafo, a la ltima lnea del prrafo le

falta un poco para llegar hasta el final de la lnea, colocar el cursor al final de esa lnea y pulsar MAYS + INTRO, esto har que la lnea se reparta homogneamente para que llegue hasta el final, con lo cual el prrafo quedar perfectamente justificado.
Sangra. Podemos fijar los centmetros que queremos que se desplace el prrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando los campos Izquierda y/o Derecho.

Tambin podemos indicar uno de los dos tipos de sangra Especial disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el botn de la derecha.

Primera lnea: desplaza la primera lnea del prrafo un poco a la derecha. Francesa: desplaza todas las lneas del prrafo hacia la derecha excepto la primera lnea. Espaciado. Aqu podemos fijar el espacio vertical que quedar entre el prrafo que hemos seleccionado y el prrafo anterior y posterior. Interlineado. El interlineado es el espacio vertical que separa las lneas, podemos modificarlo mediante la ventana de Interlineado que nos ofrece las siguiente posibilidades: o Sencillo, es el establecido por defecto.

o o

o o o

o o

1,5 lneas. Doble. Dos lneas. Mnimo, al elegir esta opcin podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos deseados pero hasta un valor mnimo para que no se superpongan las lneas. Exacto, como la opcin anterior pero permitiendo la superposicin de las lneas. Mltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un nmero de lneas, incluso con decimales.

2.2. Lneas y saltos de pgina En esta pestaa podemos controlar cmo se comportan los saltos de pgina respecto de los prrafos.

Control de lneas viudas y hurfanas. Si activamos esta casilla impediremos que por un salto de pgina automtico quede la ltima lnea de un prrafo en la primera lnea de una

pgina (lnea viuda). Tambin evitaremos que quede la primera lnea de un prrafo como ltima lnea de una pgina (lnea hurfana). Conservar con el siguiente. Activando esta casilla impediremos que el prrafo seleccionado y el siguiente sean separados por un salto de pgina. Conservar lneas juntas. Al activar esta casilla impediremos que un salto de pgina reparta entre dos pginas el prrafo seleccionado. Salto de pgina anterior. Si activamos esta casilla se insertar un salto de pgina delante del prrafo seleccionado, por lo que el prrafo seleccionado ser el primer prrafo de la pgina. Suprimir nmeros de lnea. Esta casilla activada evitar que aparezcan los nmeros de lnea, si los hubiere, al lado del prrafo seleccionado. No dividir con guiones. As evitaremos que, en el prrafo seleccionado, las palabras sean divididas con guiones al final de la lnea, si es que esta opcin se encuentra activada.

En ambas pestaas dispondremos del botn Establecer como predeterminado, que guardar la configuracin realizada y la utilizar por defecto en cada nuevo prrafo de cada documento. 2.3. Relacin entre saltos de pgin a y prrafos Como sabes, al llegar al final de la pgina se produce un salto de pgina. Esto no supone ningn problema, pero es posible que en un momento dado no quieras que un prrafo quede dividido en dos pginas. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar lneas juntas que se encuentra en el cuadro de dilogo Prrafo > pestaa Lneas y saltos de pgina. En ocasiones nos interesar que Word divida una palabra en dos lneas, o bien que dos palabras no sean separadas en distintas lneas. Por ello, haremos una especial mencin las funciones de guin y espacio de no separacin Por defecto, cuando escribimos en Word el texto se autoajusta y hace saltos de lnea para evitar que una palabra quede dividida. Para que se utilicen los guiones de separacin nos situaremos en la pestaa Diseo de pgina y cambiaremos la opcin Guiones. Aqu puedes ver un ejemplo del resultado si seleccionamos Ninguno, Automtico y Manual:

En el ltimo caso, en Manual, seleccionamos la palabra a separar y vemos que aparece un cuadro de dilogo que nos permite indicar cmo se divide correctamente la palabra, aunque lo normal es que el sistema lo haga bien. Ten presente que los guiones se aplicarn a todo el documento. Si quieres que slo se aplique a una parte del mismo tendrs que utilizar el modo Manual con el texto a modificar previamente seleccionado. Si, por el contrario, lo que queremos es conseguir que dos palabras no se separen en distintas lneas, por la razn que sea, lo que haremos ser pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS +ESPACIO, en vez de separarlas con un espacio simplemente. Si ya estaban escritas debers borrar el espaciado e insertarlo de la forma descrita. Veamos un ejemplo. Hemos aplicado un espacio de no separacin en los lugares marcados, observa la diferencia:

Como las tres palabras son ahora inseparables, y no caben en el espacio de la lnea superior, se sitan juntas en la inferior. Podras pensar que, visto lo visto, insertando un salto de lnea con la tecla INTRO se obtendra el mismo resultado. Y as sera, al menos en apariencia. Pero de esta forma, al auto ajustarse automticamente, no habr ningn salto de lnea si modificamos el texto posteriormente.

Por eso, te recomendamos que utilices siempre la herramienta ms adecuada. 2.4. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulacin TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy tiles las tabulaciones. Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Adems podemos definir la alineacin para cada tabulacin. Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al prrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulacin repetir estos dos pasos: 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineacin de la tabulacin que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irn apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, barra de tabulaciones, sangra de primera lnea y sangra francesa.

2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posicin en la que deseemos establecer la tabulacin y hacer clic, veremos cmo se inserta el icono con la tabulacin seleccionada. Si queremos modificar la posicin de una tabulacin basta colocar el cursor en el icono de esa tabulacin y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posicin.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones: Izquierda en la posicin 0.5 cm Centrada en la posicin 3cm Derecha en la posicin 6 Barra de tabulaciones en la posicin 8 Decimal en la posicin 10

Tambin podemos hacer doble clic sobre una de las marcas de tabulacin de la regla horizontal para que aparezca el cuadro de dilogo de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas.

Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedara una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.

Observa la alineacin de cada tabulacin: la columna de No. est alineada a la izquierda, la de Ciudad al centro y la de Estado a la derecha y la barra de tabulacin vertical. 2.5. Copiar formato En la pestaa Inicio > grupo Portapapeles, tenemos disponible el icono Copiar formato . Este icono permite copiar las caractersticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos. Podemos copiarlo una o varias veces: Una vez. Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en Copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias. Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en Copiar formato , el cursor tomar la forma de brocha, a continuacin hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.

En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o lneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o lneas y el nuevo formato se copiar sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el formato prrafo.

3. SECCIONES
Las secciones son partes de un documento de Word en la que podemos establecer determinadas opciones del formato de pgina. El uso de secciones nos ayuda a formatear los documentos a nuestro gusto ya que nos permite configurar opciones tales como la numeracin, el uso de columnas, el uso de encabezados, etc. 3.1. Saltos de seccin Los saltos de seccin indican cundo acaba un determinado apartado o seccin. Esto permite que los elementos que comnmente se aplican a todo el documento por igual, como el pie de pgina o las tabulaciones, cesen en un determinado punto, para poder configurarlos de forma distinta a continuacin. Puede resultar muy til para aplicar un formato distinto en las pginas de un mismo documento o bien en distintas zonas de la misma pgina. Las posibilidades son muchas, por ejemplo podramos: - Tener una nica columna en la primera mitad de la pgina y dos columnas en la mitad restante. - Aplicar una numeracin de pginas que empezara de nuevo en cada uno de los temas o captulos. - Establecer un tamao de pgina y orientacin distintas en un mismo documento. - Aplicar mrgenes distintos a una pgina en concreto, independientemente de los establecidos en el documento, etc. Para incluir un salto de seccin en el documento, nos situamos en la pestaa Diseo de pgina > grupo Configurar pgina > desplegamos el men Saltos y escogemos cualquiera de las opciones de la categora Saltos de seccin. Observa en la imagen los tipos de saltos y sus definiciones.

3.2. Eliminar saltos de seccin Para eliminar un salto de seccin debemos: - Cambiar a la vista Borrador desde la pestaa Vista. O activar el botn Mostrar todo del grupo Prrafo, pestaa Inicio. - Situar el cursor en la lnea que representa el salto. Puede verse de la siguiente manera:

- Y pulsar la tecla SUPR. Importante: Al eliminar un salto de seccin, Word interpreta que ahora todo forma parte del mismo apartado y por tanto se pierde el formato especfico de la seccin inmediatamente superior al salto para adoptar el de la seccin inferior. Lo veremos ms claro con un ejemplo. La siguiente secuencia de imgenes muestra una misma pgina con dos secciones; la primera con dos columnas y margen estrecho y la segunda de una columna con margen normal. Observamos que si eliminamos la lnea de salto en la vista borrador, la seccin superior adquirir el formato de la inferior y el formato de la pgina ser, por lo tanto, de una nica columna con mrgenes anchos.

4. ENCABEZADO Y PIES DE PGINA

Un encabezado es un texto que se insertar automticamente al principio de cada pgina. Esto es til para escribir textos como, por ejemplo, el ttulo del trabajo que se est escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de pgina tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la pgina, y suele contener los nmeros de pgina. 4.1. Insertar encabezados y pie de pgina Para insertar un encabezado o pie de pgina, se da clic en la pestaa Insertar, en el grupo Encabezado y pie de pgina. Se puede escoger en blanco o hacer clic en el diseo de

encabezado o pie de pgina que desea usar. El encabezado o el pie de pgina se insertan en todas las pginas del documento.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar nmeros de pgina, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuacin. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de pgina finalizaremos haciendo clic en el botn Cerrar encabezado y pie de pgina, a la derecha de la ventana. Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa. E insertar un pi de pgina con los mismos pasos mencionados. Existe una gran cantidad de formatos prediseados asociados a cada ubicacin, estos estn organizados por secciones para facilitarnos la localizacin del formato que buscamos. En la seccin Simple tenemos nmeros simples con diferentes alineaciones. En la seccin Con

formas, los nmeros se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta: . En la seccin Nmero sin formato, tenemos los nmeros de pgina a los cuales se les aplica

algn tipo de formato

. En la seccin Pgina X, el nmero de pgina viene . En la seccin Pagina X de Y, se .

acompaado de la palabra Pgina o Pag, por ejemplo

aade adems el nmero total de pginas del documento, por ejemplo

Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicacin pueden variar de una ubicacin a otra, la ubicacin Final de pgina dispone de ms formatos. Para ver los encabezados y pies de pgina en la pantalla de nuestra computadora tenemos que estar en modo Vista Diseo de Impresin donde se ven en un tono ms claro que el texto normal. 4.2. Modificar encabezado y pie de pgina Para modificarlos vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de pgina o Encabezado) y seleccionamos la opcin Editar. En los encabezados y pies de pgina puede insertar texto o grficos, o bien cambiarlos. Por ejemplo, puede agregar nmeros de pgina, la hora y la fecha, un logotipo de su organizacin, el ttulo del documento, el nombre del archivo o el nombre del autor.

Si desea cambiar un encabezado o pie de pgina que haya insertado, la ficha Encabezados y pies de pgina situada bajo Herramientas para encabezado y pie de pgina proporciona ms opciones para manipular estos elementos.

Al hacer clic en Elementos rpidos del grupo Insertar y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre l. En ocasiones esta opcin ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un slo clic el autor, la pgina y la fecha. En imagen de ese mismo men, se inserta una imagen guardada en el disco duro (foto). Fecha y hora inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione. Una vez insertado el nmero de pgina podemos variar su formato con la opcin Formato del nmero de pgina.

Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuacin.

Al hacer clic sobre el tringulo del campo Formato de nmero se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que ms nos guste. Tenemos dos alternativas para indicar en qu nmero empezar la numeracin de las pginas: o o Continuar desde la seccin anterior (o empezar desde uno, si sta es la primera seccin). Iniciar en el nmero que especifiquemos en la opcin Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en captulos, tambin podemos incluir el nmero del captulo junto con el de la pgina, marcando la casilla Incluir nmero de captulo y seleccionando un formato.

4.3. Primera pgina diferente Puede omitir el nmero de pgina para la pgina de ttulo o introduccin del documento e iniciar la numeracin ms adelante. Para esto en la pestaa de Diseo dentro del pie de pgina, en el grupo Opciones se desactiva la casilla Primera pgina diferente.

4.4. Pginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las pginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el nmero de pgina se imprime a la izquierda en las pginas impares y en las pginas pares imprimirlo a la derecha.

5. ESTILOS
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias caractersticas de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word 2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y prrafo alineado a la izquierda. Pero, adems, se pueden crear estilos personales, con las caractersticas de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente definiendo la estructura del documento. 5.1. Aplicar estilos Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas Estilos. Desde all tambin se puede acceder al cuadro de dilogo Estilos.

Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable disponibles.

para ver todos los estilos

Para acceder al cuadro de dilogo Estilos, hacer clic en el botn inicializador del cuadro de dilogo Estilos , que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas Estilos (pestaa Inicio).

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo Estilos slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos. Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir, sin ningn tipo de formato. Tambin dispones de la opcin desplegar el men que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato. Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto que insertemos partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo. Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el cuadro de verificacin Mostrar vista previa. El botn Inspector de Estilos abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

5.2. Apariencia de los estilos Los estilos dependen del tema aplicado. Si aplicamos un tema distinto al documento, se cambiar automticamente el formato de los estilos. De esta forma, lograremos un cambio radical de la imagen del documento con tan slo un clic. Si pulsamos el botn Cambiar estilos podremos podremos combinar distintas configuraciones de colores y fuentes que estarn definidos en los Temas de que dispongamos.

Para utilizar la seleccin actual de estilos de forma predeterminada, haremos clic en la opcin Establecer como valor predeterminado. 5.3. Crear un estilo

Para crear un estilo de una manera fcil lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento. Es decir, aplicar todas las caractersticas de formato que queremos que formen el nuevo estilo a un trozo del documento. A continuacin hacer clic en el botn Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrir el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato , escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar. El cuadro de dilogo permite cambiar algunas de las caractersticas del formato que tenemos definido hasta ese momento.

Si prefieres crear un estilo nuevo a partir de otro ya existente. Lo ideal es que partamos de un estilo que tenga el nivel jerrquico que nos interesa. Por ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo 1, partiremos de Este mismo. Lo seleccionaremos en la cinta con un clic y desplegaremos el botn Ms de la esquina inferior derecha.

Seleccionamos la opcin Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido... Se abrir una ventana donde podremos darle un nombre al nuevo estilo y al Aceptar vers que se incluye en el listado junto al resto de estilos. Ahora dispones de dos estilos iguales, lo que vamos a hacer es modificar el nuevo estilo. Para ello, hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre l y seleccionamos la opcin Modificar...

Se abrir una ventana donde personalizar los distintos aspectos de formato: fuente, tamao de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin, interlineado, sangra, bordes... La vista previa y el cuadro de resumen de las caractersticas aplicadas te ayudarn a hacerte una idea del resultado final. Como norma general un estilo slo est visible en el documento en que se crea. Si marcamos la casilla Documentos nuevos basados en esta plantilla estar visible en todos los documentos que se creen con esa plantilla. 5.4. Inspector de estilo El botn Inspector de estilo abre un cuadro de dilogo que permite observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del texto.

Lo interesante de esta herramienta es que separa en distintos apartados los estilos y formatos en funcin de su naturaleza. Por ejemplo, en la imagen vemos que se ha aplicado el estilo personalizado Estilo a y adems un formato de prrafo que consiste en un sangrado de1,25cm. Pero no slo esto, sino que tambin se nos indica que, en el texto seleccionado, hay dos caractersticas de formato de nivel de texto que tampoco formaban parte del propio estilo: un tamao de letra de 36pto y un subrayado. En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que tiene cada cuadro a su derecha , podremos borrar un formato o estilo de forma independiente al resto de formatos aplicados. O bien Borrar todo.

Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos estn aplicados, deberemos pulsar el botn Mostrar Formato , que encontraremos desde el propio inspector. De este modo se abrir un nuevo panel que, no slo indicar explcitamente los formatos aplicados de forma manual, sino tambin los que formen parte del propio estilo. El ejemplo que veamos cambiar para mostrar lo siguiente: Ahora apreciamos una vista previa del texto seleccionado en cuestin, acompaada de un conjunto de especificaciones de Fuente, Prrafo e incluso Seccin. Es decir, que situamos el elemento en un contexto y pasamos por alto cmo fue aplicado cada formato, dando ms importancia a ver qu formato es exactamente el que hemos aplicado. Si nos interesa saber qu formatos forman parte del estilo y cules no, es decir, su origen, deberemos marcar la casilla inferior Distinguir origen de estilo. Una de las principales ventajas de utilizar el panel Mostrar formato es que podremos cambiar las caractersticas de una forma sencilla. Si hacemos clic sobre el enlace Fuente, Idioma, Efectos, Estilo de prrafo, Alineacin, Mrgenes o cualquiera de sus caractersticas, se abrir directamente el cuadro de dilogo donde se edita, de forma que no ser necesario conocer a fondo dnde se encuentra cada una de las herramientas de Word para poder modificar un formato ya aplicado, por ejemplo, por otra persona en el documento. Adems, desde aqu podremos a acceder a una opcin muy interesante: comparar el formato de dos textos. Para ello, activamos la casilla Comparar con otra seleccin. Los detalles se ocultarn y deberemos seleccionar otro texto. Ser entonces cuando, en el listado de caractersticas, veremos que nicamente aparecen las diferencias entre uno y otro. 5.5. Borrar un estilo Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen de la derecha. Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecer el formato correspondiente de los prrafos que tuvieran aplicado ese estilo. Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que vienen por defecto con Word.

6. ESQUEMAS

Un esquema es un resumen bien estructurado de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar organizado en niveles, es decir que el documento se pueda dividir en puntos y que en el interior de esos puntos existan puntos secundarios, terciarios, etc. Un ejemplo claro y sencillo es este manual; el curso est dividido en unidades, cada unidad se va dividiendo en puntos secundarios y algunos puntos se subdividen en puntos a tercer nivel. Cuanto ms extenso sea un documento ms interesante es utilizar los esquemas. En un documento corto no es necesario crear un esquema pero un documento largo sin un esquema puede resultar difcil de manejar. Este es un ejemplo de un documento extendido, en vista normal.

Y este es el mismo documento en vista de esquema, ms adelante veremos cmo crearlo.

Antes de ver cmo crear esquemas y trabajar con ellos vamos a definir algunos conceptos que utilizaremos en el resto de la unidad. - Nivel de esquema. El nivel de esquema es una caracterstica de formato que se puede asignar a un prrafo. De forma similar a cmo asignamos una alineacin a un prrafo, tambin podemos asignarle un nivel de esquema. Hay nueve niveles disponibles (Nivel 1 a Nivel 9). Los niveles de esquema se pueden asignar directamente o por medio de los Estilos de Ttulo. - Estilo de ttulo. Un estilo de ttulo es un formato predefinido que se aplica normalmente a un ttulo. Word tiene nueve estilos de ttulo diferentes: Ttulo 1, Ttulo 2, ... , Ttulo 9. Cada estilo tiene sus propias caractersticas de formato (fuente, tamao de letra, etc.) y tambin tiene un nivel de esquema definido. El estilo Ttulo 1 tiene el nivel de esquema 1, el estilo Ttulo 2 tiene el nivel de esquema 2, y as sucesivamente. - Mapa de documento. Si no nos hemos preocupado de asignar Niveles de esquema a nuestro documento, Word dispone de otra forma de crear algo similar a un Esquema. Se trata del Mapa del documento que es un esquema ms rudimentario creado por Word segn unos criterios internos que no podemos modificar. Se muestra en pestaa Vista > grupo Mostrar u ocultar > casilla Mapa del documento.

- Tabla de contenidos. Una tabla de contenido tambin puede tener ciertas similitudes con un esquema. Una tabla de contenidos es una lista de los puntos de un documento con el nmero de pgina donde se encuentra dicho punto. Adems tiene la funcionalidad de poder acceder directamente al punto en cuestin presionando la tecla CTRL y haciendo clic sobre el punto. Tambin tiene la capacidad de actualizarse de forma automtica. La tabla de contenido se explicar con profundidad en el tema 7. 6.1. Crear un esquema A la hora de plantearse crear un documento que va a contener un esquema disponemos de 2 estrategias: 6.1.1. Crear el esquema antes de redactar el texto del documento. As podremos utilizar el esquema como gua e ir redactando el texto de cada punto en el orden que deseemos. Para aplicar este mtodo: - Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visin esquema. Desde la pestaa Vista Esquema o desde botn Esquema de la barra de estado .

- Escribimos el primer ttulo o punto de nuestro documento y veremos cmo Word le asigna Ttulo 1 y Nivel de esquema 1. Seguimos redactando los siguientes ttulos o puntos de nuestro documento asignndoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones de la pestaa de la siguiente forma: Despus de escribir un titulo pulsamos la tecla Intro y podremos escribir el siguiente ttulo con el mismo nivel de esquema en el que estbamos, si queremos bajar un nivel pulsamos el botn ,y si queremos subir un nivel

pulsamos el botn . Tambin puedes utilizar el resto de los botones de la pestaa Esquema que tienes explicados en el siguiente punto. - Una vez est creado el esquema, para introducir el texto normal del documento en el desplegable Nivel de esquema , hay que seleccionar Texto independiente.

6.1.2. Crear el esquema despus de tener el documento redactado. Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastar asignarles el nivel correspondiente (nivel 1, nivel 2, etc)., si no es as tendremos que ver cmo estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para convertirlos en el nivel que les corresponda. Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas: - Utilizando los estilos de ttulos predefinidos que nos ofrece Word, Titulo 1, Titulo2... Ttulo 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen un nivel asociado que se corresponde con el nmero del ttulo, es decir el Ttulo 1 tiene el Nivel de esquema 1 y as sucesivamente.

Para aplicar un estilo de ttulo debemos: Seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el ttulo. Acceder a la barra de formato y en estilo escoger el ttulo que corresponda.

- La segunda opcin es definirnos nuestros propios estilos de ttulos y asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente. En el tema anterior puedes repasar cmo definir un estilo, para asignar un nivel de esquema al estilo hay que situarse en el cuadro de dilogo Nuevo estilo y pulsar en el botn de la parte inferior izquierda que dice Formato, se abrir un desplegable, elegir Prrafo, y aparecer un cuadro de dilogo como el que ves en esta imagen.

En la parte superior del cuadro est la opcin Nivel de esquema, donde podemos elegir el nivel que deseemos. - Tambin podramos aplicar un nivel de esquema a un punto de nuestro documento directamente, es decir, sin definir un estilo nuevo. Bastara seleccionar el texto y aplicarle formato Prrafo para llegar a este cuadro de dilogo y elegir el Nivel de esquema deseado. Aunque lo ms aconsejable es definir un estilo nuevo y aplicarlo cuando lo necesitemos.

6.2. Pestaa de Esquema Supongamos que hemos redactado el documento y hemos aplicado a los ttulos correspondientes los niveles adecuados. Para ver el esquema creado debemos acceder a la pestaa Vista y cambiar la vista a Esquema. Veremos nicamente los ttulos del documento con la sangra adecuada a su nivel de esquema. Adems de ver el texto esquematizado nos aparece la pestaa Esquema que vemos en la imagen de abajo.

A continuacin detallamos la funcionalidad de cada botn de la barra de esquema de forma esquemtica y en el punto siguiente explicaremos algunos botones ms detalladamente:

Aumentar de nivel a nivel 1. Sube el ttulo seleccionado al nivel ms alto (nivel 1). Aumentar nivel. Sube el ttulo seleccionado un nivel ms alto del que tenga en ese momento. Nivel de esquema. Nos dice el nivel de esquema del texto seleccionado, entre 1 y 9. Si no queremos asignar ningn nivel elegiremos "Texto independiente", que es el nivel que debe tener el texto normal de un documento. Disminuir nivel. Baja el ttulo seleccionado un nivel menor del que tenga en ese momento. Disminuir a texto. Baja el ttulo seleccionado al nivel ms bajo (nivel texto independiente). Subir. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea arriba. Bajar. Traslada el ttulo seleccionado y todo lo que l incluye una lnea abajo. Expandir. Situado sobre un ttulo contrado, muestra el texto que incluye en su nivel. Contraer. Situado sobre un ttulo expandido, oculta el texto que incluye en su nivel. . Podemos elegir que niveles deseamos ver. Si seleccionamos todos los niveles mostrar el documento al completo. . Si tenemos el documento expandido completamente al pulsar sobre este botn nos mostrar nicamente la primera lnea de los prrafos. . Por defecto est activada. Sirve para ver el texto con el formato que tengamos definido.

. Muestra / oculta la siguiente serie de botones utilizados para crear Documentos maestros.

7. NDICE, TABLA DE CONTENIDO Y TABLA DE ILUSTRACIONES

Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico.

Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento. Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos. En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los lectores.

7.1. ndice Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla.

7.1.1. Marcar entradas Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice. - De forma automtica: Para crear una entrada de marcas automticamente debemos crearnos un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice. El nuevo documento debe tener una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice. En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es "Captulo 2. Tipos de vehculos" en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si escribiramos "capitulo 2. Tipos de vehculos" no sera correcto ya que la "c" est en minscula y la "i" no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase. En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice. Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo 2 una sub entrada llamada "Vehculos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Captulo 2. Tipos de vehculos:Vehculos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2.

Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice. Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal. Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo. Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automticamente. Abrimos el documento a marcar. Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice . Aparece el dilogo de ndice.

Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el archivo donde tenemos el listado y pulsamos Abrir. El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en nuestro texto. Una vez tenemos el texto marcado, slo hace falte crear el ndice como veremos a continuacin. - De forma manual: Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos: o Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas a insertar una marca. Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada o presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X. Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice, si habamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estar ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecern debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene trminos estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento. Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y cursiva. o o Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado. Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo. Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo de Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas. Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.

7.1.2. Crear un ndice Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automticamente podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos: - Situarnos en el lugar donde lo queramos insertar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento. - Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.

- Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha. En formatos podemos seleccionar el estilo que tendr el ndice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se generar el ndice. Un ejemplo de cmo sera un ndice lo tenemos en la imagen de abajo.

Desde el dilogo de ndice podemos acceder a modificar el estilo del ndice presionando sobre el botn Modificar nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles. Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar...

7.2. Tabla de contenido Una tabla de contenido (TDC) est formada por los ttulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurra con los ndices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: - Marcar los ttulos (niveles) que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos. Hay 3 formas para hacerlo: o o Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word. Estilos que incluyen niveles de esquema. Crear el documento en vista esquema. Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los ttulos del documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo de ttulo apropiado. Crear estilos de ttulos personalizados. Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.

- Generar la tabla de contenido. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias > grupo Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de ellos se generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el estilo que tiene predefinido. Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opcin Insertar tabla de contenido..., donde aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado. Adems podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina. Si pulsamos sobre el botn Opciones... nos aparece un dilogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto

son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Ttulo 3, Titulo 4, etc. Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer. Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar. Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el men Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras. Una tabla de contenido quedara de la siguiente manera:

7.2.1. Actualizar la TDC Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda. Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC: - Desde la pestaa Referencias disponemos del botn .

- Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente donde tenemos la opcin Actualizar campos. Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar solo los nmeros de pgina o toda la tabla.

7.3. Tabla de ilustraciones Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones, grficos o de tablas. Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de contenidos primero debemos marcar las entradas y despus generar la tabla. De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar las entradas a la tabla de ilustraciones: - Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word. Para utilizar esta opcin debemos seleccionar nuestra ilustracin, ya sea tabla, imagen, grfico, etc. y acceder a la pestaa Referencias y pulsar el botn Insertar ttulo. Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen, como podemos ver el ttulo se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a cualquier otro tipo de elemento (ecuacin, figura, ilustracin).

Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc y seleccionar Ttulo, Word lo detecta automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rotulo adecuado. La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o por debajo de la seleccin. Adems vemos una serie de botones: o o Nuevo rtulo... Este botn sirve para modificar el Ttulo de la ilustracin. Numeracin... Este botn nos abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.

- Autottulo... Este botn sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado tipo. Por ejemplo podemos hacer que se generen automticamente los ttulos de las imgenes de mapa de bits (*.bmp) que vayamos incluyendo en el documento.

7.3.1. Generar la tabla de ilustraciones Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos colocar el puntero donde queremos insertar la tabla, acceder a la pestaa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de ilustraciones. Se abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones.

Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervnculos en lugar de nmeros de pgina. En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de tabla vamos a crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc) en la imagen que vemos arriba vemos que esta seleccionada la opcin de Tabla, puesto que vamos a crear una tabla de ilustraciones de tablas.

Si pulsamos sobre Opciones... nos aparece el dilogo que vemos en la imagen donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo de ilustraciones personalizado que hayamos creado. La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos manualmente podramos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad de identificadores de tabla. La opcin de Modificar... sirve para modificar el estilo de la tabla que generemos.

8. MARCADORES, REFERENCIAS CRUZADAS Y NOTAS AL PIE

En este tema aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas, y para hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final. Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles de utilizar. Al redactar un documento, Cuntas veces nos hemos encontrado con que estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustara que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo. Por ejemplo, " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la pgina donde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos el riesgo que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las referencias cruzadas, como vamos a ver a continuacin. 8.1. Marcadores Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms sofisticada y elegante. Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos: - Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto. - Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5. Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen derecha. Donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Podemos ordenar los Posicin. marcadores por Nombre o por

Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar. El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el marcador. Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin Marcadores ocultos. Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el mne Archivo y hacer clic en el botn Opciones de Word. Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista de opciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores. Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores que hemos incluido. Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I. En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente solo debemos pulsar sobre Ir a. 8.2. Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola. En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn").

Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior. Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada. Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.

En el desplegable Tipo erigiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los marcadores que hayamos creado previamente. Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.

Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo. Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ... En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En la imagen puedes ver los tipos disponibles. El cuadro despegable Referencia a indica que texto va a aparecer en el documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer el nombre que dimos al marcador cuando lo creamos.

Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptndose al Tipo seleccionado. Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que ademas hayamos creado un ttulo tipo Tabla.

8.3. Notas al pie y notas al final Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quien es el autor de esa cita. En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1. Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento. Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. - Accedemos a la pestaa Referencias. Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no tendremos que realizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie. Aparece el dilogo que vemos en la imagen.

Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin. Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre como subndice. Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo... Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.

9. COMPARTIR DOCUMENTOS
Hoy da es muy frecuente el trabajo en equipo, un documento puede ir pasando por diferentes manos hasta llegar a estar terminado. Esto suele ocurrir, sobre todo, entre alumnos y asesores, en empresa grandes y tambin en ambientes de teletrabajo, a menudo en el mundo editorial, escritores, periodistas, etc.

Pensando en estas formas de trabajar Word ofrece la posibilidad de redactar un documento y poderlo compartir con diversos usuarios. Los diferentes usuarios pueden realizar cambios sobre el documento y dejar comentarios, posteriormente se puede consultar quien hizo ese comentario o quien ha realizado cambios sobre el documento original. Tambin existe la herramienta Resaltado que es como si marcsemos texto con un rotulador. Por ltimo, veremos como manejar diferentes versiones de un mismo documento. En la siguiente imagen vemos un documento que nos puede dar una idea del aspecto que tienen las diferentes herramientas de las que dispone Word para facilitar la comparticin de documentos.

Los comentarios sirven para aclarar alguna frase o palabras dentro del documento, al insertar un comentario nos resalta la palabra y dibuja un globo a la derecha del documento con el comentario en su interior.

La herramienta de resaltado nos permite subrayar el texto del documento al igual que subrayamos el papel ordinario con un fluorescente. Con el control de cambios activado podemos ver fcilmente mediante globos informativos los diferentes cambios producidos en el documento. En las imgenes de la derecha podemos ver algunos ejemplos de avisos de cambios efectuados en el documento, el primero es un cambio de formato, nos dice que el texto a utilizado la herramienta de resaltar. La siguiente imagen el texto tachado es texto eliminado. Y la tercera imagen nos indica que el texto que est subrayado ha sido aadido por el corrector o la persona que ha hecho los comentarios. 9.1. La pestaa Revisar.

La barra de revisin nos permite manejar las opciones ms usuales relativas a compartir documentos, en la siguiente imagen puedes ver su aspecto.

La revisin de cambios no se activar si no hacemos clic en el botn Control de cambios. A partir de ese momento podrs resaltar texto, insertar comentarios y guardar un histrico de los cambios realizados.

La pestaa de revisin tiene los botones agrupados por tipo de herramienta, segn muestran las siguientes imgenes:

9.2. Herramienta de resaltado. Dentro de la pestaa de Inicio tenemos la herramienta para resaltar 9.3. Comentarios Los comentarios son una herramienta muy til cuando compartes un documento con varias personas, sino deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostillar algn concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas que comparten el texto. Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaa Revisar y hacer clic en el botn Nuevo comentario

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una lnea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario. El comentario nos ofrece informacin del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor ( AC--> Arturo Contreras) y el nmero de comentarios que ha realizado este autor, a continuacin muestra el texto del comentario. Para ver los comentarios deberemos desplegar la opcin Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vera como vemos en la imagen de abajo.

Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin por ejemplo en el centro nos muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un regln ms abajo muestra el comentario. Veamos el resto de botones de la barra de revisin que hacen referencia a comentarios. Comentario anterior. Nos lleva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos. Comentario siguiente. Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos. Elimina el comentario seleccionado. En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese. Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos marcar o desmarcar la opcin que pone Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico, si la opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo contrario no se vern.

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse. En el men Control de cambios, podemos acceder a la opcin Cambiar opciones de seguimiento, abrir un cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone Globos existe la opcin Orientacin del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automtico. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel. Conservar. Deja el documento conforme est y lo imprime segn lo vemos. Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos. Adems de esto en el dilogo de Imprimir debemos tener la precaucin de en la opcin Imprimir tener seleccionada la opcin Documento con marcas.

9.4. Control de cambios El control de cambios sirve para que Word almacene los cambios realizados por cada uno de los miembros de un equipo de trabajo en un documento, como por ejemplo (inserciones, modificaciones de formato o texto eliminado). Por cada miembro del equipo que realice algn cambio Word le asigna un color diferente, as se puede identificar a cada miembro del equipo por un color

Para activar el control de cambios debemos pulsar el botn de la pestaa Revisar antes de hacer ningn cambio sobre el documento. Otra forma de activar el control de cambios es pulsando Ctrl + Mays + E. Si lo activamos cada cambio que se efecte en el documento se almacenar y posteriormente podremos comparar el documento original con el documento final tras los cambios. El primer cuadro despegable sirve para indicar como queremos ver el documento. Marcas mostradas finales. Muestra el documento final con las marcas informando de los cambios realizados. Final. Muestra el documento sin marcas, como quedara si se aceptan los cambios. Marcas mostradas originales. Muestra el documento original y las marcas de los cambios que se han realizado. Original. Muestra el documento original sin marcas.

Una buena opcin es trabajar en vista Final porque as evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un globo indicando el cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el documento cargado de globos. En el men Mostrar marcas podemos indicar qu elementos de revisin mostrar u ocultar. Si pulsamos sobre Panel de revisiones nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del documento principal, los cambios de encabezado y pie de pgina, cambios de cuadros de texto, cambios de cuadro de texto de encabezado y pie de pgina , cambios de pie de pgina y cambios de notas al final. 9.5. Aceptar o rechazar cambios. Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo y ha activado el control de cambios, despus otro componente puede revisar el documento con las herramientas de navegacin de cambios y aceptar o rechazar los cambios efectuados. Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras: - Manualmente con los botones: Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al anterior cambio. Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar propuesto. - O automticamente: Deplegando la opcin Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta opcin sirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.

para aplicar el cambio

9.6. Revisiones Desde el men que tenemos en el botn Mostrar marcas de la pestaa Revisar podemos escoger que tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas (utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato. Dentro del submen Revisores nos aparece una lista despegable con los componentes (revisores) que han modificado en documento con el color asignado a cada uno. Si seleccionamos Todos los revisores se marcan todos los revisores disponibles y veremos las marcas aplicadas por todos los revisores, pero si nicamente queremos ver los cambios aplicados por un revisor dejaremos seleccionado solamente ese revisor.

En el submen Globos disponemos de tres opciones para indicar cuando queremos que se muestren los globos. Mostrar revisiones en globos. Indica que siempre que existan globos que se muestren. Mostrar todas las revisiones en lnea . El caso contrario que aunque existan globos que no se muestren, aunque s se mostrarn como tachados, subrayados, etc... Mostrar slo comentarios y formato en los globos. Mostrar solo los globos pertenecientes a formatos o comentarios, el resto se mostrar en lnea.

9.7. Comparar cambios sobre un documento. Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento original sea modificado sin que antes se active la propiedad de control de cambios. Esto quiere decir que en el documento se guardarn los cambios efectuados pero no habr ningn registro sobre los cambios efectuados, por tanto no podremos revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia del documento original y lo podamos cotejar (comparar). Para comparar el documento original con el documento modificado y ver los cambios realizados debemos seguir los siguientes pasos: - Abrir el documento original. - Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar, seleccionar la opcin Comparar... Aparece el documentos. dilogo Comparar y combinar

- Debemos seleccionar el otro documento, es decir el documento con los ltimos cambios y pulsar Aceptar. Nos muestra un nuevo documento basado en el documento final y con las marcas de los cambios producidos con respecto al documento original. Si hacemos clic en el botn Ms para ver ms opciones nos encontraremos con una muy interesante que nos ofrece tres formas distintas de combinar los documentos. o o o Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento. Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original. Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de los cambios producidos.

10.

SEGURIDAD

Hoy da existe bastante concienciacin de tener un sistema de seguridad instalado en nuestra computadora, con antivirus, cortafuegos, anti-spyware, etc. Y ms an si tenemos contratado un acceso a internet, ya que sabemos el peligro que tenemos con los virus. Tambin es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documento en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden disponer del documento. En Word tambin existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir los siguientes niveles de seguridad: - Aadir contrasea a un documento. - Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento. - Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica. - Proteger el documento contra virus de macros. - Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento. 10.1. Aadir contrasea Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignndole una contrasea para que nicamente la persona que conozca esa contrasea puede abrir, modificar, etc., el documento. Accediendo por el Botn Office - Preparar - Cifrar documento podemos ver este cuadro de dilogo desde el que introduciremos la contrasea.

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que volvamos a repetir la contrasea. 10.2. Restricciones de formato. Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento. Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato. Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar, desplegar la opcin Proteger documento y seleccionar Restringir formato y edicin. Se abrir el panel que ves:

La primera opcin Restricciones de formato permite proteger el documento sobre modificaciones de formateo. Pulsando sobre Configuracin... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos seleccionar que tipo de formateos restringimos. Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos, si quitamos la seleccin, esos estilos sern los que NO se permiten hacer sobre el documento. Disponemos de 3 botones. Todo. Marca estilos. todos los

Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de word. Ninguno. No deja marcado ningn estilo. Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar. En el panel Proteger documento el tercer paso es comenzar a aplicar, se activa

el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para que posteriormente podamos desactivar esta restriccin. Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre el botn Suspender la proteccin que aparecer, nos aparece un dilogo donde debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar. 10.3. Restricciones de edicin. Con esta restriccin podemos determinar que tipo de edicin permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a ver a continuacin. Al seleccionar la segunda opcin Admitir slo este tipo de edicin en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edicin. Podemos seleccionar que tipo de ediciones sobre el documento queremos habilitar. Podemos seleccionar entre la lista que vemos en la imagen. Y en excepciones podemos seleccionar que usuarios pueden realizar modificaciones. Cambios realizados. Esta opcin permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados sern resaltados. Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir comentarios sobre el documento. Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir en las reas de los formularios. Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn cambio, equivale a slo lectura.