Procedimientos de compras

1. OBJETIVO Describir las actividades del proceso de compras. 2. ALCANCE Se aplica a las compras de los tems consignados, segn los requerimientos. 3. RESPONSABILIDAD 3.1 El Encargado de Compras asegura la aplicacin efectiva y correcta ejecucin del presente procedimiento. 3.2 El Encargado de Compras es responsable de la gestin de las garantas cuando sea necesario. 3.3 Se debe tener en cuenta la distribucin de funciones de los Encargados de Compras en el desarrollo del presente procedimiento. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 orma !nternacional !S" #$$%&'$$( )equisito *.+& Compras. 4.2 Clasificacin de tems a comprar 4.3 iveles de aprobacin de requerimiento 5. DEFINICIONES 5.1 Requerimie !" Documento interno generado en el Sistema ,etsys para solicitar la compra de materiales y otros artculos -ver cartilla .C)/0D1/+$% Clasificacin de 2tems34. C"!i#$%i& 'Pr" F"rm$ Documento, remitido por el proveedor, que indica, las caractersticas y5o especificaciones del producto ofertado, precio, condiciones de pago, tiempo de entrega, garanta, etc. Or(e (e %"m)r$ Documento que especifica las condiciones de compra del producto. Or(e (e *er+i%i" Documento que especifica las condiciones del servicio a reali6ar, C"m)r$ (e %$m)" Compras reali6adas en el local del proveedor

5.2

5.3 5.4 5.5

,. DISPOSICIONES ESPEC-FICAS ,.1 7oda necesidad de compra, para ejecutarse debe tener el requerimiento de compra ingresado en el sistema, este requerimiento debe ser aprobado por los lderes correspondientes y validado por el personal de almac8n tomando como referencia cartilla C)/0D1/+$% .Clasificacin de tems . 9os requerimientos solicitados de nuevos tems deben incluir las especificaciones t8cnicas necesarias o muestra representativa. De no contarse con especificaciones t8cnicas y5o muestra representativa, el usuario debe solicitar una coti6acin va e/mail previo al requerimiento a Compras -tiempo : das tiles4, en esta coti6acin se verificaran las especificaciones necesarias para describir el material en el requerimiento de tratarse de una materia ;rima , !nsumo ,
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Procedimientos de compras
repuesto y5o componente de una maquina y5 o equipo se solicitar< al almac8n la creacin del cdigo de acuerdo a la C)/0D1/%$$ . omenclatura para la codificacin de artculos3 ,.4 En caso que el requerimiento a solicitar corresponda a un proyecto o mejora, el solicitante deber< colocar el centro de costo de la mejora antes de emitir requerimientos de compra. Coordinadores, Encargados y 9deres autori6ados para ingresar requerimientos deben tener presente la poltica de pagos de la empresa.-;agos a ;roveedores das =iernes de >&$$ pm a :&$$ pm 4 Compras verificar< las especificaciones -ES/0SE/$$% ?@Especificaciones de 1ateria ;rima@@4 de los materiales del 1); , donde se detalla las caractersticas de los materiales, rangos de valores permitidos as como la documentacin requerida para la validacin y aceptacin de los productos por parte de la empresa , todo cambio de versin ser< comunicado a Compras. 9os requerimientos del programa mensual -local e importado4 deben estar claramente identificados en el sistema y ser<n atendidos por Compras segn 9ead 7ime establecido, el usuario deber< tener presente al momento de reali6ar su requerimiento. . Es responsabilidad de los usuarios verificar el flujo de aprobacin y validacin de los requerimientos generados -ver cartilla C)/0D1/+$' iveles de 0probacin3 -de las <reas4. 9os requerimientos de compra de nuevos materiales ser<n atendidos por Compras en un pla6o no mayor a $+ das tiles -1ateriales de ndole comercial, f<cil ubicacin en el mercado4 De tratarse de materiales especficos, fabricacin, Servicios y materiales importados - o programa 1ensual4, la fecAa colocada por el usuario ser< slo referencial, Compras coordinar< fecAa de entrega con el proveedor y comunicar< al usuario va correo. ;ara los requerimientos de caractersticas Brgentes, el usuario registra el requerimiento, fecAa requerida, adicionalmente debe ingresar la prioridad de Brgencia, para lo cual indicar< la palabra .B)CE 7E3, enviar< un e/mail a Compras comunicando el requerimiento Brgente generado. Compras atender< de forma inmediata el requerimiento, dentro de las '+ Aoras de generado el pedido a fin de evitar o minimi6ar la parali6acin del proceso productivo. Si por naturale6a del requerimiento no ser< atendido dentro de las '+ Aoras, Compras coordinar< va correo con el usuario detalles de la entrega. El Bsuario, coordinar< con Compras la prioridad del )equerimiento B)CE 7E, evaluaran el sobrecosto a generarse en la compra y5o gastos adicionales. Compras solicitara conformidad del sobrecosto al usuario solicitante va correo con copia a 0dministracin. El usuario por ningn motivo utili6ar< el tipo de codificacin ."tros3 para materiales que proyecten tener un consumo regular de al menos una ve6 por aDo o tratarse de un materia ;rima, !nsumo, repuesto, accesorio de alguna maquina y5o equipo. ;ara reali6ar un requerimiento de servicios codificacin correspondiente a Servicios. en el sistema se utili6ar< la

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En un requerimiento de Cargo Directo con codificacin ."tros3 de materiales no se debe incluir requerimientos de Servicios, ni requerimientos de tems con cdigo.

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Procedimientos de compras
,.15 ,.1, 9os requerimientos solo pueden modificarse antes de ser aprobados y5o validado. Si el usuario requiere de alguna modificacin y5o anulacin del requerimiento ya validado, comunicar< a almac8n y a compras va e/mail de la modificacin y5o anulacin respectiva. Compras anulara va e/mail los requerimientos que no se pueden atender por no encontrarse en el mercado y5o no se encontr otra alternativa, previa coordinacin con el usuario quien autori6ara dicAa anulacin. 0dministracin verificar< en el sistema la emisin de rdenes de compra y5o servicios al contado y cr8dito para la programacin de pagos respectiva. Cuando se presenten modificaciones o cambios al programa de produccin que podran alterar el abastecimiento, el Coordinador de "peraciones debe informar en forma inmediata va correo electrnico, a compras el adelanto, postergacin, incremento o reduccin de las necesidades en un pla6o no mayor de '+ Aoras. ;ara toda compra los documentos sustentatorios se entregar<n a 0dministracin con el sello de vigilancia, sello de almac8n, el registro de parte de entrada o recepcin en el documento y visto bueno del solicitante -conformidad de la inspeccin t8cnica4 de tratarse de materiales especficos como m<Eimo a las +( Aoras de recibidos. 9os requerimientos de repuestos deben de solicitarse por grupo de compra con el objetivo de mejorar la negociacin de compras. ;ara los desvos generados en t8rminos de calidad de material y5o servicios, entregas fuera de fecAa no coordinadas que Aayan generado paradas en el proceso productivo, , deber<n ser registrados en una S0C -Solicitud de 0ccin Correctiva4. Esta S0C deber< ser enviada al coordinador de administracin, mediante un reclamo a compras, el cual deber< ser completado dentro del mes de generado. ;ara los !FG, el lder de 0lmac8n coordinar< con compras la entrega de los documentos necesarios para el transporte y traslado del material a planta. -Certificados de Bsuario y Cua de )emisin4. segn fecAa de entrega del programa mensual de compras. Se reali6ar< el seguimiento de los productos no conformes mediante )egistro -)C/0SE/$%'4 considerar que los reclamos correspondientes ser<n atendidos en un pla6o no mayor a %: das para tems de procedencia local y de >$ das para tems de procedencia importada.

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2. DESARROLLO

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Procedimientos de compras
2.1 RE6UERIMIENTO Solicitante )C/0D1/+$* Solicitar requerimiento a trav8s del sistema ,etsys ingresando los cdigos y5o la descripcin detallada *.%.% de los artculos, -men 1ovimientos, opcin Solicitud 5 )equerimiento7. a4 =erificar los requerimientos pendientes de aprobacin -men ;rocesos opcin )equerimientos pendientes4. Evaluar y aprobar el requerimiento. De ser necesario remitir a Compras la informacin complementaria va e/mail -diseDos, detalles de la negociacin, etc4. b4 Bna ve6 aprobado el requerimiento, el Encargado de 0lmac8n procede a validar el requerimiento 2.2 COTI8ACI9N

Coordinador

)C/0D1/+$*

*.%.'

Encargado de 0lmac8n

)C/0D1/+$*

Siempre que la compra sea de un producto o servicio crtico, el proveedor debe estar evaluado y seleccionado, en caso de no ser as, se evaluar< *.'.% despu8s de la primera compra. ;ara calificar un producto o servicio como crtico se consideran aspectos de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional. Cenerar la solicitud de coti6acin -men 1ovimientos opcin Coti6aciones 5 Solicitud de *.'.> coti6acin4 consignando el nmero de requerimiento de compra para los tems que no est8n incluidos en la lista de precios. *.'.+ 2.3 Evaluar y aprobar las coti6aciones -tanto para compra de bienes o servicios4. ORDEN DE COMPRA

Encargado de Compras

)C/0D1/+$'

Encargado de Compras

)C/0D1/+$(

Encargado de Compras

)C/0D1/+$(

Se reali6a la compra teniendo en cuenta b<sicamente los siguientes aspectos& 9ista de ;roveedores de ;roductos o Servicios Crticos. Disponibilidad de los mismos dentro del pla6o. *.>.% ;recio y forma de pago -verificar facturas anteriores y coti6aciones4. Si no eEisten proveedores seleccionados para el producto o servicio, se aplica lo definido en el !nstructivo Seleccin y Evaluacin de ;roveedores -IN:ADM:4554

)C/0D1/+$# Encargado de Compras )C/0D1/+%$ )C/0D1/+$%

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Procedimientos de compras
Emitir, aprobar, segn escalas de autori6acin, y enviar la orden de compra -"C4 y5o orden de servicio -"S4 al proveedor. Confirmar por tel8fono la recepcin de la "C 5 "S y la fecAa de atencin de lo solicitado. *.>.' Entregar factura y5o 9ista de Empaque de las !mportaciones previo a la fecAa esperada de recepcin al 9der del 0lmac8n. El sistema notifica la emisin de la orden de compra o servicio administracin y almac8n. Entregar los documentos sustentatorios y el *.>.> material adquirido al contado en campo al 9der de 0lmac8n. )egistrar las compras en el sistema y entregar al Encargado de Compras 5 Coordinador de *.>.+ 0dministracin como m<Eimo luego de '+ Aoras de recepcionado el material. Evidenciar la "C 5 "S al Coordinador de 0dministracin con el documento sustentatorios. ;ara toda compra -eEcepto las de campo4 se *.>.: entregaran los documentos sustentatorios -con el sello de vigilancia, almac8n y visto bueno del solicitante o personal que este designe4 como m<Eimo a las +( Aoras de recibidos. 2.4 EJECUCI9N DE IMPORTACIONES Encargado de Compras

Encargado de Compras

)C/0D1/+$# )C/0D1/+%$

Encargado de Compras

Encargado de 0lmac8n

Encargado de 0lmac8n

)C/0D1/+$:

Solicitar al proveedor de seguros el envo del *.+.% certificado de pli6a de seguros previo al embarque de la mercadera. *.+.' Coordinar va correo con agente de carga con la siguiente informacin& H de pedido, condicin de pago, medio de transporte, caracterstica del producto, contacto y datos del proveedor.

Encargado de Compras

Enviar va faE al agente de aduanas la siguiente documentacin& Gactura pro forma, importe de *.+.> flete, Certificado de ;li6a de Seguros, solicitando coti6acin de los derecAos y gastos de importacin. *.+.+ )ecibir y aprobar proforma de la agencia de aduanas, por los derecAos que se originan por la nacionali6acin y enviar a 0dministracin

Encargado de Compras Encargado de Compras

!ndicar al Encargado de Compras la forma de financiamiento de los derecAos de aduana *.+.: consign<ndolo en el programa mensual de importaciones de la carpeta Seguimiento/ES0.

Coordinador de 0dministracin

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Procedimientos de compras
Coordinar con 0gente de 0duanas la entrega de la siguiente documentacin& !nvoice -original4, ;acJing list -original4, Kill of *.+.I lading -original y copia4 endosado por el )epresentante 9egal, Certificado de ;li6a de Seguros -original4 endosado por el )epresentante 9egal, Caractersticas de la mercadera -a solicitud del agente de aduanas4. Solicitar al agente de aduanas la siguiente documentacin como m<Eimo * das tiles despu8s de la recepcin de importacin& Gactura del ;roveedor -!nvoice4 Kill of lading ;acJing list

Encargado de Compras

*.+.*

Encargado de Compras

*.+.(

0rcAivar en el file respectivo y entregar al Coordinador de 0dministracin toda la documentacin de cada importacin al da siguiente de recepcin de los documentos entregados por la agencia de aduana. En caso se Aaga el pago de impuesto a fin de mes, solicitar por faE la liquidacin DB0S a la agencia de aduana y entregar al Coordinador de 0dministracin. VERIFICACI9N DEL PRODUCTO COMPRADO

Encargado de Compras

*.+.# 2.5

Encargado de Compras

*.:.%

9a verificacin del producto comprado se reali6a con una !nspeccin en la recepcin& se constata el producto, la cantidad, el estado, y cumplimiento de especificaciones de acuerdo a la orden de compra& las cuales se registran en las 9der de 0lmac8n facturas o remisiones de los productos comprados, Encargado de o las rdenes de compra donde con un visto bueno Control de Calidad se especifica el recibo a satisfaccin de los productos o servicios o se anotan las no conformidades encontradas y se enva Aacia Compras para la negociacin respectiva con el ;roveedor. Se informa de las no conformidades recAa6os al usuario, para informar pla6os de la nueva compra a reali6ar INDICADORES )eali6ar el c<lculo, seguimiento y an<lisis de los indicadores de gestin de compras C)/0D1/%$: Encargado de Compras Encargado de Compras

)C/0SE/$$I

*.:.' 2., *.I.%

)C/0SE/$$I

3. RESUMEN DE RE;ISTROS ;ENERADOS

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Procedimientos de compras
C9DI;O )C/0D1/+$% )C/0D1/+$' )C/0D1/+$: )C/0D1/+$* )C/0D1/+$( )C/0D1/+$# )C/0D1/+%$ )C/0SE/$%' NOMBRE DEL RE;ISTRO 9ista de proveedores 0probados Evaluacin y revaluacin de proveedores Cargo de Entrega de Documentos )equerimiento Solicitud de Coti6acin "rden de Compra "rden de Servicio !nforme mensual de tratamiento de ; C de 1; e !nsumos RESPONSABLE DEL CONTROL Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras

4. CONTROL DE CAMBIOS
FEC<A N= REVISI9N SECCI9N DEL DOCUMENTO DESCRIPCI9N

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