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Rpublique du Cameroun Paix Travail Patrie ---------------

Republic of Cameroon Peace Work Fatherland ---------------

Programme National de Dveloppement Participatif

Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables


Volume 1 : Gestion Administrative

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Edition de Septembre 2009

PNDP

Manuel de procdures administratives, financires et comptables Sommaire

Vol 1

1. INTRODUCTION DU MANUEL.............................................................................. 3 1.1. Prambule________________________________________________________ 3 1.2. Objectifs du manuel _________________________________________________ 3 1.3. Structure du manuel _________________________________________________ 3 1.4. Mise jour du manuel _______________________________________________ 3

2. PRESENTATION DU PNDP................................................................................... 3
2.1. Contexte et justification ______________________________________________ 3 2.2. Objectif du Programme_______________________________________________ 3 2.3. Bnficiaires du Programme___________________________________________ 3 2.4. Prsentation du Programme d'Appui au PNDP_____________________________ 3 2.4.1. Objectifs du Programme dappui au PNDP ...............................................3 2.4.2. Rsultats attendus.................................................................................3 2.4.3. Indicateurs essentiels de performance et d'impact ...................................3 2.5. Description du PGDT_________________________________________________ 3 2.5.1. Appui financier l'intgration de la gestion durable des terres dans le dveloppement local .......................................................................................3 2.5.2. Appui institutionnel la gestion durable des terres...................................3 2.5.3. Gestion, coordination, suivi-valuation et communication..........................3 2.6. Arrangements institutionnels (Gouvernance)______________________________ 3 2.6.1. Principes de gouvernance du Programme ................................................3 2.6.2. Ancrage institutionnel et tutelle du Programme........................................3 2.6.3. Organes de dlibration.........................................................................3 2.6.4. Organes d'excution ..............................................................................3 2.6.5. Structure d'appui (OAL, sectoriels, quipes pluridisciplinaires, prestataires, etc.) ..............................................................................................................3 2.6.6. Rle des autorits administratives...........................................................3 2.6.7. Rle des lus locaux ..............................................................................3 2.6.8. Partenariats intersectoriels .....................................................................3 2.6.9. Relations avec les partenaires au dveloppement (bailleurs) .....................3 2.6.10. Relations avec les autres projets et programmes....................................3 2.6.11. Relations avec les structures de dveloppement.....................................3 2.6.12. Arrangements institutionnels pour la mise en uvre du CGES .................3 2.6.13. Fiches de postes..................................................................................3 2.7. Financement du Programme __________________________________________ 3 2.7.1. Financement du PAPNDP .......................................................................3 2.7.2. Financement du Projet de Gestion des Terres ..........................................3 2.7.3. Financement du Programme (PAPNDP et PGDT) ......................................3 2.8. Systme de gestion de l'information (SGI) du PNDP ________________________ 3 2.8.1. Prsentation gnrale du SGI du PNDP ...................................................3 2.8.2. Spcification du volet "Suivi Comptable et Financier" ................................3 2.8.3. Spcification du volet "Suivi-Evaluation Technique" ..................................3 2.8.4. Spfication du volet "Suivi du Cadre d'Intervention" .................................3

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2.8.5. 2.8.6. 2.8.7. 2.8.8.

Fonds cartographique ............................................................................3 Formulaires, tat et rapports attendus ....................................................3 Procdures de suivi ...............................................................................3 Autres considrations importantes sur le SGI ...........................................3

3. GESTION ADMINISTRATIVE............................................................................... 3 3.1. Organisation administrative ___________________________________________ 3 3.1.1. Organisation spatio-temporelle ...............................................................3 3.1.2. Prsentation des autres intervenants ......................................................3 3.2. Gestion administrative du courrier ______________________________________ 3 3.2.1. Circulation de l'information.....................................................................3 3.2.2. Classement fonctionnel et physique des documents .................................3 3.2.3. Gestion des connaissances au sein du Programme ...................................3 3.2.4. Gestion des archives..............................................................................3 3.2.5. Maquettes de cachets ............................................................................3 3.2.6. Systme de classement des documents caractre financier ....................3 3.3. Gestion des stocks __________________________________________________ 3 3.3.1. Entres en stocks ..................................................................................3 3.3.2. Sorties de stocks ...................................................................................3 3.3.3. Enregistement comptable.......................................................................3 3.3.4. Edition des tats de consommation.........................................................3 3.3.5. Inventaire physique priodique...............................................................3 3.3.6. Cas de suivi des coupons de carburant....................................................3 3.4. Gestion des immobilisations ___________________________________________ 3 3.4.1. Codification des immobilisations .............................................................3 3.4.2. Etiquetage et marquage des immobilisations ...........................................3 3.4.3. Suivi des immobilisations .......................................................................3 3.4.4. Entretien et rparation des immobilisations .............................................3 3.4.5. Assurance.............................................................................................3 3.4.6. Cas spcifique du matriel roulant ..........................................................3 3.4.7.Cas spcifique btiments, matriel informatique, autres quipements .........3 3.5. Gestion des ressources humaines ______________________________________ 3 3.5.1. Recrutement.........................................................................................3 3.5.2. Gestion du dossier du personnel.............................................................3 3.5.3. Mouvements de personnel .....................................................................3 3.5.4. Notation du personnel ...........................................................................3 3.5.5. Paie .....................................................................................................3 3.6. Gestion de missions _________________________________________________ 3 3.6.1. Missions l'intrieur du Cameroun..........................................................3 3.6.2. Missions l'tranger..............................................................................3 3.7. Gestion des Ateliers _________________________________________________ 3 3.7.1. Gnralits ...........................................................................................3 3.7.2. Elaboration des termes de rfrence et du projet de budget de l'atelier .....3 3.7.3. Validation des termes de rfrence et du budget de latelier ....................3 3.7.4. Non - objection .128 3.7.5. Etablissement de la demande d'avance..128 3.7.6. Slection des prestataires ..128

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3.7.7. Mobilisation de la demande d'avance ..128 3.7.8. Tenue de l'atelier et utilisation des fonds ..128 3.7.9. Justification du cot de latelier129 3.7.10. Paiement du solde du cot de latelier ..................................................3 3.8. Gestion des frais mdicaux____________________________________________ 3 3.8.1. Gnralits ...........................................................................................3 3.8.2. Modalits de gestion du cot des frais mdicaux ......................................3 4. PRESENTATION DETAILLE DES TRAVAUX ADMINISTRATIFS...............................3 5. ANNEXES ........................................................................................................... 3 5.1. Manuel de procdures simplifies pour les communauts rurales ____________ 3 5.2. Sommaire du rapport final type _______________________________________ 3 5.3. Indicateurs de rsultat et d'impact_____________________________________ 3 5.4. Conventions types avec les ministres sectoriels__________________________ 3 5.5. Liste du personnel _________________________________________________ 3 5.6. Signatures autorises _______________________________________________ 3 5.7. Plan gographique _________________________________________________ 3 5.8. Modle d'imprims _________________________________________________ 3 5.9. Dossier du personnel /PNCP : pices constitutives ________________________ 3 5.10. Fiche de renseignement _____________________________________________ 3 5.11. Rglement intrieur du PNDP_________________________________________ 3 5.12. Evaluation du personnel _____________________________________________ 3

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1. INTRODUCTION DU MANUEL
Prambule Objectifs du manuel Structure du manuel Mise jour du manuel

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1.1. Prambule
Ce manuel est la formalisation des procdures de gestion et de contrle interne pour ce qui concerne les aspects administratifs, financiers et comptables, mises en place pour la mise en uvre du PNDP. Il est une composante du systme d'information de gestion du Programme. Comme tout systme de contrle interne, il est un arbitrage entre lefficacit et la scurit. Comme outil de gestion, il ne saurait remplacer lintelligence humaine mais stimule cette intelligence. Les utilisateurs du manuel tous les niveaux doivent donc constamment avoir lesprit, quils doivent se servir du manuel pour mieux servir le PNDP.

Le Coordonnateur National du PNDP

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1.2. Objectifs du manuel


Le prsent manuel formalise les principales procdures de gestion administrative, financire et comptable du programme. Il a pour objectifs : fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre administratif, financier et comptable ; dcrire l'organisation administrative, financire, budgtaire et comptable du Programme ; dcrire les procdures d'excution des dpenses dans les conditions garantissant un contrle interne efficace, en formalisant les contrles effectuer et dfinir les responsabilits des intervenants chaque tape du circuit des documents ; dcrire le rle et les tches de l'ensemble du personnel comptable et administratif ; dcrire la mthodologie adopter pour l'atteinte des objectifs des actions engages avec une utilisation optimum de l'ensemble des moyens mis en uvre tels que : o le personnel ; o le matriel ; o les ressources financires. Matriser les actions engages et par consquent comparer les moyens mis en uvre aux rsultats techniques obtenus travers les orientations fixes par le manuel ;

Contribuer la formation du personnel directement engag dans l'excution du programme ainsi que de l'ensemble des bnficiaires de l'intervention afin de faciliter la ralisation des objectifs du programme ; Amliorer la productivit du personnel impliqu dans la gestion du Programme.

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1.3. Structure du manuel

Le prsent manuel comporte cinq volumes : Volume 1 : gestion administrative ; Volume 2 : gestion budgtaire et financire : Volume 3 : passation des marchs ; Volume 4 : organisation et systmes comptables ; Volume 5 : contrle interne & Audit.

Chaque fois que cette prsentation est approprie pour une meilleure comprhension des oprations, chaque volume comporte : une description ; un schma du processus ; les procdures.

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1.4. Mise jour du manuel


Le monde est en permanent changement. Il en est de mme des normes, principes et bonnes pratiques de gestion qui subissent au jour le jour des volutions. Le programme est financ par diffrents bailleurs de fonds (Etat BIP, Etat BFP, Etat PPTE, IDA, Banque Mondiale, FEM, JSDF) dont les directives voluent en permanence. La mise en uvre du Programme peut tre confronte des ralits imprvisibles lors de l'valuation des projets. Dans ce contexte, le manuel doit tre actualis suivant le rythme dvolution des paramtres pris en compte pour son laboration au risque de perdre de son efficacit. Une liste des dtenteurs du manuel sera tenue par le Responsable de l'Audit Interne la Cellule nationale de coordination (CNC) pour permettre une modification de tous les exemplaires chaque mise jour. La mise jour du manuel peut tre motive par : des changements dans la structure ou les activits du Programme suivant les dcisions des autorits de tutelle ; des changements dans la composition des partenaires techniques et financiers, des projets du Programme des amliorations ou simplifications des systmes et procdures existantes pour faire face des situations nouvelles ; des changements rendus ncessaires par l'application des textes et dcrets concernant les lois et rgles comptables en vigueur au CAMEROUN ; des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tches lui incombant.

Le Coordonnateur National de la Cellule Nationale de Coordination assure la responsabilit de lapplication et de la mise jour du manuel de procdures. Cest lui qui assure galement la distribution et la vulgarisation du manuel tant sur le plan interne (personnel) que sur le plan externe (partenaires). De manire pratique, les propositions de modifications sont soumises par le Responsable de l'Audit Interne (RAI) aprs collecte, analyse et mise en harmonie des suggestions de modifications faites par les diffrents intervenants et utilisateurs des procdures. Ces propositions de modifications sont examines et adoptes en Comit ad hoc prsid par le Coordonnateur National ou son reprsentant. Lorsque la dcision de modification de procdures existantes est envisage, le Coordonnateur National met en place un comit regroupant tous les responsables et agents susceptibles d'tre concerns par ces modifications. Ce comit doit dbattre de l'opportunit de la modification propose et des solutions adopter.

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A l'issue des travaux dudit comit, un procs-verbal est tabli indiquant les lments suivants : la procdure existante devant tre modifie ; les raisons pour lesquelles une modification est demande ; les principes de la modification apporter ; la personne charge de rdiger la nouvelle procdure inclure dans le manuel de procdures.

La personne charge de la rdaction de la nouvelle procdure la soumet la Cellule Nationale de Coordination (CNC) qui y apporte les ventuelles modifications qu'il juge ncessaires pour arrter le texte dfinitif. Aprs adoption du texte dfinitif portant sur les modifications apportes au manuel, le Coordonnateur National se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux intresss. La Cellule Nationale de Coordination doit tenir un registre permettant de suivre la mise jour de chaque copie du manuel. La personne charge de la distribution des nouvelles sections du manuel (Responsable de l'Audit Interne ou RAI) note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intresss ainsi que les rfrences correspondantes. Ceux-ci rendent les pages primes correspondantes au moment de la rception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant de la rception des nouvelles sections et de la remise des anciennes. Le responsable de la distribution classe, chronologiquement, une copie des pages primes dans un classeur intitul "Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables Sections Primes".

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2. PRESENTATION DU PNDP

Contexte et justification Objectifs du Programme Bnficiaires du Programme Prsentation du Programme dAppui Description du PGDT Arrangements institutionnels (Gouvernance) Financement du Programme Systme de gestion de linformation

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2.1. Contexte et justification


Le Gouvernement du Cameroun, avec laide de la communaut des bailleurs de fonds multilatraux et bilatraux, a mis en place un Programme dnomm Programme National de Dveloppement Participatif , en abrg PNDP, conu en trois phases de quatre ans chacune. Ce Programme est un important outil de mise en uvre du document de Stratgie pour la Croissance et lEmploi du Cameroun, notamment de laxe dveloppement local de la stratgie du dveloppement du secteur rural. La premire phase du Programme a bnfici, outre des financements dorigine interne (PPTE, BIP), de ceux de la Banque Mondiale, de lAFD dans le cadre de la remise de dette bilatrale avec la France, dun don de la KfW. Ces financements ont contribu la mise en uvre de cette phase dans six rgions (Adamaoua, Centre, Nord, Ouest, Sud et Extrme Nord), les ressources KfW tant exclusivement rserves l Extrme Nord. La clture du Crdit IDA est prvue pour le 30 septembre 2009. Celles des fonds C2D et de la KfW ninterviendront quen 2011. Les critres dclencheurs de phase et les rsultats enregistrs ont t jugs globalement satisfaisants. Le nombre de personnes ayant accs aux services sociaux de base a t sensiblement amlior : (i) 9 900 lves ont accs de meilleures conditions dtude travers la construction 116 salles de classe et la distribution de 6 400 livres dans les coles primaires et secondaires ; (ii) 28 000 personnes environ ont accs de meilleurs soins de sant travers la construction ou la rhabilitation de 16 Centres de sant intgrs y compris des units de maternit ; (iii) 11 500 mnages ont accs de leau potable, suite lamnagement de 262 points deau, portant ainsi le nombre dhabitants par point deau 265 qui se rapproche de la norme sectorielle de 300 ; (iv) 159 km de routes rurales ont t rhabilits, facilitant ainsi laccs aux marchs et aux services sociaux de base en faveur de 206 804 personnes dans 118 villages ; (v) plus de 5 000 mnages supplmentaires ont accs llectricit grce la ralisation de 15 microprojets. Quelques enseignements ont t tirs de la mise en uvre de la premire phase dont les plus saillants sont : (i) la ncessit de renforcer le cadre lgal et rglementaire de la dcentralisation pour amliorer lefficacit et la qualit des services publics autour du PDC et par consquent la maitrise douvrage au niveau local ; (ii) la qualit des microprojets est fortement dpendante, non seulement de la qualit des tudes de faisabilit techniques et environnementales mais aussi des prestataires de services recruts; (iii) la multiplicit des plans de dveloppement locaux rend difficile la mise en cohrence des interventions au niveau communal et inter-communal do la ncessit de promouvoir un plan de dveloppement communal comme outil unique de planification la base ; (iv) Lexprience du transfert des fonds vers les communes sest avre concluante et mrite un ajustement visant responsabiliser davantage les communes ; (v) la ncessit de renforcer les audits priodiques techniques et financiers dtaills pour minimiser les risques de corruption et de mauvaise gouvernance ; (vi) lamlioration de la capacit de gestion socio environnementale par la mise en place de mcanismes de coordination appropris impliquant toutes les parties prenantes (MINEP, MINAS, MINEPAT / PNDP) et le renforcement des effectifs des CRC.

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Au regard de ce qui prcde, le Gouvernement, avec lappui de ses partenaires techniques et financiers a procd linstruction de la deuxime phase du Programme en tenant compte des enseignements tirs de lexprience de la premire phase et des adaptations ncessaires apporter. Cette phase permettra la consolidation des acquis et lexpansion des activits aux quatre autres rgions (Est, Littoral, Nord-Ouest et Sud-ouest). Le crdit 4593-CM sign entre le Gouvernement et la Banque Mondiale sinscrit dans ce contexte. La seconde phase du PNDP va appuyer en particulier les politiques et objectifs du Gouvernement suivants : (a) Stratgie pour la croissance et lemploi. Cette stratgie comprend sept axes prioritaires, dans lesquels le PNDP contribue en particulier (i) la dsignation du secteur rural comme secteur prioritaire pour la diversification et la croissance conomique au Cameroun; (ii) dvelopper les infrastructures socioconomiques de base dune manire durable sur le plan environnemental; (iii) renforcer les ressources humaines, ainsi que le secteur social, et promouvoir lintgration des groupes vulnrables dans lconomie; et (iv) fournir lappui la dcentralisation et son cadre institutionnel et administratif ; (b) Stratgie de Dveloppement Rural. La stratgie de 2003 comprend cinq axes prioritaires : (i) le dveloppement local, (ii) le dveloppement de la production agricole, (iii) lappui institutionnel, (iv) les forts et lenvironnement, et (v) le financement du dveloppement rural, dont les activits de dveloppement local en particulier seront mis en uvre dans le cadre du PNDP ; (c)

La politique de dcentralisation. Elle dcoule de la constitution de 1996 et est


consacre par les lois de 2004 et celles subsquentes sur la dcentralisation ainsi que les dcrets y affrents, notamment ceux portant organisation et fonctionnement des organes de suivi de la mise en uvre de la dcentralisation. Elle vise le transfert des comptences et des ressources aux CTD, et la promotion du dveloppement, de la dmocratie et de la bonne gouvernance au niveau local.

Le prsent manuel dexcution vise prendre en compte les innovations et ajustements oprs au cours de linstruction de la deuxime phase.

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2.2. Objectif du Programme

LObjectif de Dveloppement du Programme (ODP) est le mme que celui de la premire phase du PNDP. A cet effet, le PNDP continuera dappuyer les efforts du Gouvernement en vue damliorer les opportunits et les conditions de vie des populations rurales. Plus spcifiquement, le Programme contribuera : amliorer loffre en services socioconomiques de base vers les communauts, renforcer la dcentralisation en cours, et accrotre laptitude des collectivits territoriales dcentralises assumer les missions de promotion du dveloppement local y compris celle de planification.

PRESENTATION GRAPHIQUE DES ACTIVITES DU PNDP

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2.3. Bnficiaires du Programme


Les principaux bnficiaires sont les communes et leurs communauts appuyes pendant le PNDP I. A cela sajoutent 110 communes des rgions de lEst, du Littoral, du Nord-Ouest et du Sud-Ouest. Les communes en zones rurales constituent le principal groupe cible du Programme. Elles profiteront directement des investissements raliss travers lappui financier au dveloppement local dune part, des activits dappui aux communes dans le cadre du processus progressif de dcentralisation y compris le renforcement de leurs capacits dautre part. Les autres parties prenantes notamment les administrations publiques, les organisations de la socit civile, bnficieront dun renforcement des capacits leur permettant dassurer un appui appropri aux communes pour jouer efficacement leur rle de moteur de dveloppement local.

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2.4. Prsentation du Programme d'Appui au PNDP


2.4.1. Objectifs du Programme dappui au PNDP
Le Programme d'Appui au PNDP comprend trois (03) composantes : Appui au dveloppement local Appui aux communes dans le cadre de la dcentralisation Coordination, gestion, suivi-valuation et communication.

1. Composante 1 : Appui au dveloppement local Objectif La composante 1 vise contribuer lamlioration des conditions socio-conomiques y compris laccroissement de la productivit des ressources naturelles de base et laugmentation des revenus des populations dans les communes appuyes par le PNDP. Pour atteindre ces objectifs, il convient de mettre en place des infrastructures diverses et des investissements socioconomiques. Cette composante va orienter les subventions aux communes pour cofinancer des investissements (microprojets tels quidentifis dans le plan de dveloppement communal), ainsi que les activits prparatoires desdits investissements, y compris llaboration du plan de dveloppement communal.

2. Composante 2 : Appui aux communes dans le cadre de la dcentralisation Objectif Cette composante vise renforcer les capacits de linstitution communale dans le processus de dcentralisation. Elle vise galement apporter une assistance la mise en uvre des activits de renforcement des capacits des communes et dautres acteurs locaux tels que les Organismes dAppui Local (OAL), les quipes pluridisciplinaires des services dconcentrs des ministres sectoriels et les prestataires de services, afin quils puissent promouvoir efficacement le dveloppement local. Deux sous-composantes constituent cette composante : appui Institutionnel au Processus de Dcentralisation ; renforcement des Capacits. (1) Sous-Composante 2.1: Appui institutionnel au processus de dcentralisation Cette sous-composante devra permettre de: (a) amliorer le cadre lgal et rglementaire travers des tudes et activits spcifiques ainsi que la mise en uvre du PNDP aux niveaux communal et intercommunal (b) aider capitaliser les acquis en matire de dcentralisation (en utilisant par exemple les donnes de suivi-valuation (S&E) sur les plans damnagement de lespace communal de manire proactive pour informer le public sur les avantages de la dcentralisation) et (c) amliorer la gestion budgtaire pour accroitre la performance de la fiscalit locale dans la perspective du financement durable de la dcentralisation.

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(2) Sous-composante 2.2: Renforcement des capacits Deux volets constituent cette sous composante :

a. Volet 1 : renforcement des capacits oprationnelles des communes A travers ce volet, plusieurs activits de renforcement des capacits destines spcifiquement aux communes seront mises en uvre, notamment (a) le financement de llaboration dun manuel simplifi de procdures pour lamlioration des capacits de gestion fiduciaire des communes (y compris la passation des marchs, le contrle financier, la production des rapports et les mesures dattnuation de risques de corruption et de mauvaise gouvernance); (b) lorganisation des ateliers et des voyages dtudes ou de partage dexpriences ( lintrieur ou lextrieur du pays) lintention des lus locaux, des reprsentants des communauts la base et des Commissions de Passation des Marchs (CPM) places auprs des communes, et (c) lmulation en matire de bonnes pratiques de mise en uvre des PDC, de bonne gouvernance et de transparence travers lorganisation des comptitions nationales lintention des collectivits territoriales dcentralises. b. Volet 2 : renforcement des capacits des acteurs au niveau local Ce volet a pour objectif de renforcer et damliorer les capacits des acteurs autres que linstitution communale tels que les OAL, les quipes pluridisciplinaires et les prestataires de services pour leur permettre dappuyer efficacement les communes dans le dveloppement local.

3. Composante 3 : Coordination, gestion, suivi-valuation et communication du Programme Objectif Cette composante permet de faciliter (a) la gestion administrative, technique et financire du Programme; (b) la coordination des partenaires institutionnels pour assurer un appui efficace aux communes pour le dveloppement local; (c) les arrangements contractuels efficaces entre les communes, les ministres sectoriels et les prestataires de services (les oprateurs conomiques, les ONG), y compris lacquisition dquipements ncessaires pour mettre en uvre le Programme; (d) le suivi et lvaluation de la performance et des impacts financiers, environnementaux, et sociaux du Programme (y compris le dveloppement doutils de suivi pour mesurer le degr de satisfaction des populations en rapport avec les services fournis par les communes); (e) le dveloppement dactivits de communication pour faire la promotion des objectifs du Programme, des potentialits et des mcanismes de dveloppement au niveau local.

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2.4.2. Rsultats attendus


Conformment lobjectif de dveloppement du Programme, on peut citer comme rsultat attendu, une meilleure couverture des communes en services sociaux, traduite par : une amlioration de laccs des lves aux infrastructures scolaires dans la zone du Programme ; une amlioration de laccs aux formations sanitaires dans la zone du Programme ; une amlioration de laccs leau potable dans la zone du Programme ; une amlioration de laccs des mnages aux marchs et aux services sociaux travers des infrastructures de communication de qualit. Les rsultats par composante sont dcrits dans le chapitre II traitant de lexcution du Programme.

2.4.3. Indicateurs essentiels de performance et d'impact


Les progrs accomplis par rapport aux objectifs de dveloppement seront mesurs grce au suivi dindicateurs dimpact associs : les conditions de vie (amlioration de laccs aux services socio-conomiques et infrastructures de base, cration de mtiers permanents, niveaux de revenus, volution du pourcentage de la population ayant accs leau potable, etc.) ; les capacits locales (qualit de la formulation et de la mise en uvre des plans de dveloppement locaux et/ou de plans de dveloppement communaux labors de manire participative, transparence dans la gestion des communes, etc.) ; les capacits institutionnelles (dfinition dun cadre de rglementation cohrent et adoption dun schma directeur pour lamlioration du processus de dcentralisation.) Les principaux indicateurs de rsultats sont les suivants : pour la fourniture de services : 50 % des communes (environ 130) qui raliseront des microprojets ont augment le taux de couverture de services sociaux dau moins 5 % dans lun au moins des trois secteurs suivants: la sant, lducation et leau potable, (telle que mesur par le nombre dusagers ou points de service au dessus de la situation de base). pour lexpansion du programme: au moins 90 % des communes (99) dans les nouvelles rgions ont labor les plans de dveloppement Communaux (PDC) dune qualit acceptable.

Les principaux indicateurs intermdiaires sont : 325 communes ont bnfici des subventions du programme dont 170 nouvelles communes ; au moins 90 % des communes appuyes par le Programme ont inscrit leurs priorits dinvestissements dans les plans de dveloppement communaux et les budgets ; au moins 100 plans communaux dutilisation et de gestion des terres ont t labors ;

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au moins un audit technique externe au niveau rgional sur lutilisation de subventions et la qualit de la mise en uvre des microprojets a t men chaque six mois dans chaque rgion ; une mise disposition dinformations au public visant faciliter le contrle des citoyens sur la gestion communale a t introduite dans au moins 65 % des communes ( peu prs 190 communes) ; une base de donnes sur la performance des prestataires de services techniques a t dveloppe et rendue accessible au public ; tous les microprojets ont appliqu des mesures dattnuation des risques environnementaux et sociaux exigs et sont fonctionnelles.

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2.5. Description du PGDT

Le projet de la Gestion Durable des Terres (GDT) qui vient en appui au PAPNDP sera mis en uvre travers trois composantes :

2.5.1. Appui financier l'intgration de la gestion durable des terres dans le dveloppement local
Cette composante a pour objectif de cofinancer, la demande des bnficiaires (communauts et communes), des micro-projets sur la gestion durable des terres dans les sites dintervention du projet. De manire spcifique, le projet contribuera au financement de micro-projets ligibles portant notamment sur la protection et la restauration des sols, la rhabilitation des pturages dgrads et des zones dnudes, lamnagement des bas-fonds et forts galeries, la protection des bassins versants, et la conservation de la biodiversit. La mise en uvre de ces activits permettra daccrotre la productivit et de prserver la biodiversit des zones cosystmes fragiles. Ainsi, les micro-projets ligibles se rapportent diffrents domaines couvrant plusieurs activits.

2.5.2. Appui institutionnel la gestion durable des terres


Lobjectif de cette composante est de renforcer le cadre institutionnel au niveau national et les capacits des bnficiaires mieux intgrer les meilleures pratiques de GDT dans les plans de dveloppement local. Cette composante vise galement faciliter le rglement des conflits entre agriculteurs, leveurs, autres utilisateurs des ressources et les chefs traditionnels. Elle compte deux souscomposantes : 1. Appui institutionnel au processus de rforme foncire Le principal objectif de la sous-composante est de dvelopper et renforcer les cadres politiques, rglementaires et institutionnels aux niveaux national et dcentralis pour une meilleure prise en compte des questions de dgradation des terres. Le projet contribuera galement, en collaboration avec les ministres cls concerns, aux efforts de dlimitation des espaces agro-sylvo-pastoraux dans ses zones dintervention, et la prparation et la mise en uvre dau moins 5 plans dutilisation et de gestion des terres au niveau communal la fin du projet. Il appuiera les commissions existantes et les ministres concerns dans loptique de reconnatre les droits coutumiers sur la gestion des terres et promouvoir leur implication dans le processus dutilisation et de tenure des terres.

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2. Renforcement des capacits au niveau local Sous cette sous-composante, le projet se propose de (i) dvelopper les capacits des bnficiaires mieux intgrer les meilleures pratiques de gestion durable des terres dans les plans de dveloppement local; et (ii) de faciliter le rglement des conflits entre agriculteurs, leveurs, autres utilisateurs des ressources et les chefs traditionnels.

2.5.3. Gestion, coordination, suivi-valuation et communication


Sous cette composante, le Projet bnficie du systme de gestion, coordination, suivivaluation et communication dj en place au PAPNDP. Il contribue au renforcement des capacits de la structure de gestion et coordination. Il sassure galement de la mise en cohrence des activits et lharmonisation des approches avec les stratgies sectorielles et les normes et standards nationaux. Le systme de suivi et valuation du PAPNDP existant intgrera les paramtres de dgradation des terres et de la biodiversit et sera complt par lutilisation dun SIG. Les ressources du Projet servent financer : (i) lacquisition de moyens logistiques, quipements et fournitures de bureau (quipements complmentaires pour les systmes informatiss de suivi-valuation), (ii) des ateliers de formation du personnel de la CNC et des CRC, (iii) des services de consultants et les salaires du personnel complmentaire dappui notamment le comptable junior, (v) les cots oprationnels lis lexcution du projet.

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2.6. Arrangements institutionnels (Gouvernance)


Lorganisation institutionnelle est dfinie par Arrt n 229/CAB/PM du 7 Octobre 2009 compltant et modifiant l'Arrt n 002/PM du 9 janvier 2004. Ce dispositif est constitu dorganes de dlibration et dexcution. Il est complt par un groupe thmatique ad hoc (GTA) mis en place auprs du CNOP.

2.6.1. Principes de gouvernance du Programme


Les principes de gouvernance qui rgissent la mise en uvre du PNDP, tant au niveau national qu la base, sont ceux universellement reconnus en matire de gouvernance locale. Ces principes sont notamment :

Limputabilit et le devoir de rendre compte : La redevabilit est lobligation dune


organisation rendre compte diverses parties prenantes des dcisions prises dans le cadre de la mise en uvre de ses activits. Le Programme va promouvoir le contrle des citoyens sur les actions au niveau de la commune travers la participation des populations dans la prparation et lexcution du PDC, lorganisation de forums dchange entre les communes et les citoyens, et lutilisation des questionnaires simples pour apprcier la qualit de services rendus.

La participation : lapproche participative telle que dveloppe par le PNDP va


permettre limplication de toutes les parties prenantes, y compris le personnel des services dconcentrs des ministres sectoriels (au niveau dpartemental) contribuer la prparation des plans de dveloppement communaux et au suivi valuation de la mise en uvre des activits.

Lquit : Le PDC sera prpar comme dans le pass suivant une approche sectorielle et participative et en mettant un accent systmatiquement sur les problmes de genre et des minorits. A cet effet, des indicateurs de performance spcifiques sur ces groupes seront dvelopps.

Linformation du public sur la gestion communale, y compris travers laffichage sur


le tableau daffichage de la commune les rsultats des dlibrations de la commune sur les documents suivants: (a) le plans de dveloppement et les microprojets; (b) le rsum du budget; (c) lattribution de contrats; (d) les calendriers dexcution des microprojets; (e) les rapports technique et financier et suivi de lexcution ; et (f) tats des dpenses des comptes joints.

Les audits ou les oprations de contrle peuvent tre un outil indispensable pour
sassurer quau niveau local les ressources sont utilises de manire approprie. Le risque de corruption dans les microprojets reste substantiel et sera attnu par des audits techniques et financiers priodiques dtaills mener sur un chantillon de communes et microprojets.

La sensibilisation de toutes les parties prenantes et la large diffusion des sanctions prises devront tre dclenches en cas de : (i) financement des activits inligibles,
(ii) expulsion du Programme; (iii) dtournement des fonds ; et (iii) poursuites judiciaires.

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La transparence dans la passation des marchs : Les procdures de passation de


marchs doivent tre mises en uvre dans le respect des rgles de transparence en vigueur afin de prserver le droit de recours des parties lses.

Le respect des principes de justification de la dpense, du reporting, du contrle interne et externe dans la gestion financire : La Gestion financire du projet vise
assurer la conformit avec le budget de dpenses et le respect des procdures (bonne justification pour les dpenses, la production des rapports, contrle interne et externe).

La subsidiarit : Selon ce principe, une comptence doit tre confie lchelon le


plus apte satisfaire les besoins des populations et tout ce qui ne peut tre gr efficacement ce niveau est transfr au niveau appropri.

2.6.2. Ancrage institutionnel et tutelle du Programme


1. Ancrage institutionnel du Programme Le PNDP est un outil daccompagnement de la dcentralisation et a pour but de dfinir et de mettre en uvre des mcanismes visant responsabiliser les Communes en zone rurale, afin de leur donner les moyens dune prise en charge effective de leur dveloppement. Plac sous la tutelle du Ministre en charge de lEconomie, de la Planification et de lAmnagement du Territoire, le Programme comprend : des organes de dlibration et des organes dexcution.

2. Tutelle du Programme Le Ministre de l'Economie, de la Planification et de lAmnagement du Territoire (MINEPAT), tutelle du PNDP, a la responsabilit de la surveillance globale du Programme. A ce titre, il a en charge lharmonisation des approches mthodologiques des plans de dveloppement communaux et leur mise en cohrence avec la planification des investissements aux niveaux rgional et central. En plus, le MINEPAT veille ce que les plans damnagement communaux soient aligns sur les diffrents Schmas Directeur Rgionaux dAmnagement Durable du Territoire (SDRADDT). Plus gnralement, le MINEPAT assurer la supervision gnrale de lexcution du Programme en organisant des runions priodiques avec les partenaires techniques et financiers, CVUC, et les ministres sectoriels sur les problmes thmatiques.

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3. Diagramme des structures de gouvernance

a. Gouvernance du Programme

Organes de dlibration

Organes d'excution

National

CNOP

Cellule Nationale de Coordination

GTA

(CNC)

Rgional CRAP
Cellule Rgionale de Coordination du Projet

(CRC)

Communal Conseil Municipal Prestataires de services, techniciens et consultants en gestion des terres COMES Local

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B- ORGANIGRAMME DE LA CELLULE NATIONALE DE COORDINATION


Coordonnateur National

Responsable de la communication, de la documentation et des relations publique

Auditeur Interne

Assistant en documentation

Coordonateur Technique

Responsable Cellule Administrative et Financire

Responsable Cellule Suivi Evaluation

Responsable Cellule Socio- Environnementale

Responsable Cellule passation de march

Responsable cellule Formation et dveloppement de capacits

Chef Comptable

Comptables-Trsorier

Assistant Administratif

Comptable Matires

Assistant charg du suivi valuation

Assistant socioenvironnemental

Assistant en passation de march

Assistant en formation

Assistants Comptables

Personnel dappui

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C- ORGANIGRAMME DE LA CELLULE REGIONALE DE COORDINATION(CRC)

Coordonnateur Rgional

Responsable du Suivi-valuation

Cadre technique charg des aspects socioenvironnementaux

Comptable Rgional

Cadre technique charg des infrastructures

Responsable formation et dveloppement de capacits

Personnel dappui

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2.6.3. Organes de dlibration


Les organes de dlibration du Programme sont constitus aux niveaux communal et national. 1. Attributions de lorgane de dlibration au niveau communal Au niveau communal, lorgane de dlibration est le conseil municipal qui, par souci defficacit, peut faire appel aux reprsentants des services dconcentrs des ministres sectoriels concerns prsents au niveau dpartemental, ou le cas chant lchelle rgionale, pour former le Conseil municipal largi aux sectoriels, en abrg COMES. Il est charg de : donner un avis technique sur le PDC, y compris la cohrence des microprojets qui y sont contenus avec les politiques sectorielles au niveau de la Commune ; valider les tudes de faisabilit techniques lies aux microprojets issus du PDC, et devant tre soumis au financement, soit du Programme, soit de tout autre partenaire ; superviser et garantir la qualit de la mise en uvre des microprojets approuvs.

A ce titre : il sassure que les microprojets proposs dinvestissement identifies dans le PDC ; sont conformes aux priorits

il vrifie lligibilit des microprojets contenus dans les PDC, par rapport aux critres doctroi des subventions du Programme et oriente, si ncessaire, les demandes de financement de certains microprojets vers dautres sources de financement plus appropries ; il vrifie et valide la qualit des tudes de faisabilit technique, financire, environnementale, sociale et conomique des microprojets ; il organise le contrle de la conformit et de la transparence des procdures ainsi que la qualit des ralisations ; il sassure de la disponibilit de la contribution attendue de la Commune et des dispositions organisationnelles et financires mises en place et/ou prvues en matire dentretien et de maintenance des ouvrages raliser.

Les dcisions du COMES sont consignes dans un document qui tient lieu de procs-verbal (PV) des rsolutions du Conseil municipal. Les reprsentants des services dconcentrs des ministres sectoriels participent au COMES avec voix consultative lors du vote des rsolutions du Conseil municipal. 2. Composition du COMES Le COMES est compos de lensemble des conseillers municipaux, auquel sajoute les personnes ressources ou les reprsentants des services dconcentrs des ministres sectoriels convoqus en raison de leurs comptences sur les sujets lordre du jour.

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3. Attributions de lorgane de dlibration au niveau national Au niveau national, lorgane de dlibration est le Comit National dOrientation et de Pilotage (CNOP). Il est charg de piloter la mise en uvre du PNDP. A ce titre, il dfinit et oriente la conduite du Programme. Plac sous lautorit du Ministre en charge de lEconomie, de la Planification et de lAmnagement du Territoire, le CNOP est prsid par le Secrtaire Gnral dudit Ministre. Il se runit deux fois par an en session ordinaire. En cas de ncessit, le Prsident peut convoquer le Comit en session extraordinaire. Le CNOP est charg de : sassurer initiaux ; que le Programme est excut conformment ses objectifs

examiner et approuver le plan de travail et le budget annuels du Programme prsents par la Cellule Nationale de Coordination ; veiller la cohrence sectorielle des interventions au niveau local et communal ; coordonner la mise en uvre de la stratgie de dveloppement rural dans son axe de dveloppement local ; assurer la cohrence des interventions entre les Communes, les ministres sectoriels les autres institutions publiques, le secteur priv, la socit civile et les partenaires au dveloppement ; sassurer de loptimisation de lutilisation des ressources mises la disposition du Programme ; sassurer de la pertinence de la stratgie de communication mise en uvre au sein du Programme ; valuer les performances du personnel et prendre des dispositions idoines permettant de garantir lexcution normale du Programme ; valuer les rsultats du Programme et en assurer la capitalisation et la diffusion ; examiner et approuver le bilan des activits, les rapports de suivi financier et daudits ainsi que les tats financiers du Programme.

4. Composition du CNOP Le CNOP comprend : Prsident : le Secrtaire Gnral du MINEPAT. Membres : Un reprsentant des services du Premier Ministre ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de lAgriculture et du Dveloppement Rural ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge des Finances ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de lElevage, des Pche et des Industries Animales ;

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Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge des Domaines, de lUrbanisme et de lHabitat ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de lEnvironnement et des Forts ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de lAdministration Territoriale et de la Dcentralisation ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de lEducation de Base, des enseignements secondaires et professionnels ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de la Sant Publique ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de lEau et de lEnergie ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge des Travaux Publics ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge des Affaires Sociales et de la Promotion de la Femme et de la Famille ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge de la Jeunesse et des Sports ; Le Secrtaire Gnral du Ministre en charge des Transports ; Le Directeur Gnral charg de la Planification et de lAmnagement du Territoire ; Un reprsentant de la Caisse Autonome dAmortissement (CAA) ; Un reprsentant du Fonds Spcial dEquipement et dIntervention Intercommunal (FEICOM) ; Le Prsident du Comit Technique de Suivi des Programmes Economiques (CTS) ; Deux (2) Dputs ; Dix (10) reprsentants des Communes raison dun reprsentant par Rgion ; Deux (2) reprsentants de la socit civile.

Les reprsentants des partenaires au dveloppement prennent part aux runions du CNOP en qualit dobservateurs. Le Prsident du CNOP peut faire appel, en tant que de besoin, toute personne en raison de ses comptences. Le Secrtariat du CNOP est assur par la Cellule Nationale de Coordination du Programme. Le CNOP est mis en place par le Ministre en charge de lEconomie, de la Planification et de lAmnagement du Territoire qui en dsigne les membres par voie darrt. 5. Le Comit daudit : Afin de permettre un meilleur suivi des activits de contrle de lexcution du programme, le CNOP met en place une cellule technique qui lui rend compte, cette dernire est appelle le comit daudit. Le comit daudit effectue une surveillance attentive et rgulire du dispositif du contrle interne pour le compte du CNOP. A ce titre, le comit daudit pour exercer ses responsabilits en toute connaissance de cause, reoit la cartographie des risques prpare par le responsable de laudit interne, donne son avis sur lorganisation de son service et de son travail. Il est en consquence destinataire des rapports daudit interne, et trimestriellement dune synthse de ces rapports. Le comit daudit est compos de sept (7) membres nomms par le Prsident du CNOP sur proposition du Coordonnateur National. La composition du comit daudit de mme que ses prrogatives sont dtermines au niveau du volume 5 du prsent manuel.

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2.6.4. Organes d'excution


Les organes de coordination et dexcution du PNDP sont constitus aux niveaux communal, rgional et national. 1. Attributions de lorgane dexcution au niveau communal a. Attributions Au niveau communal, lexcutif municipal assure la mise en uvre du Programme. A ce titre, il est charg de: laborer le Plan de Dveloppement Communal (PDC) en veillant sa cohrence avec les besoins spcifiques de la Commune et de ses communauts et le faire valider par le Conseil municipal ; laborer chaque anne un plan dinvestissement comprenant une liste de microprojets prioritaires manant du PDC inscrire au budget de la Commune avec lensemble des financements attendus; grer les allocations du Programme, conformment aux dispositions prvues dans le Manuel dexcution, le Manuel de procdures administratives, financires, comptables et de passation des marchs et le Manuel de suivi-valuation; soumettre lapprobation et la validation du COMES, pralablement tout financement de microprojet, une tude de faisabilit juge acceptable et un dossier complet suivant le modle prvu dans le Manuel dexcution du Programme ; assurer la matrise douvrage des microprojets manant du PDC avec la participation active des communauts la base ; laborer des rapports trimestriels dactivits sur lexcution du Programme; sassurer de lentretien et de la maintenance des microprojets; raliser un bilan annuel et une autovaluation des activits du Programme au niveau de la Commune.

b. Composition de lorgane dexcution au niveau communal Lorgane dexcution au niveau communal est constitu du Maire et de ses adjoints.

2. Attributions de lorgane dexcution au niveau rgional a. Attributions Au niveau rgional, lorgane dexcution du Programme est la Cellule Rgionale de Coordination du Programme (CRC), qui assure la coordination et le suivi de la mise en uvre

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du PNDP au niveau rgional. A ce titre, sous la supervision du Dlgu Rgional du Ministre en charge de lEconomie, de la planification et de lamnagement du territoire qui il rend compte, le Coordonnateur de la Cellule Rgionale : signe des protocoles daccord de partenariat, des conventions de cofinancement des microprojets, des contrats de prestation de services selon les cas avec lexcutif municipal ou avec les prestataires de service ; vrifie que les contributions des bnficiaires sont mobilises et scurises ; dclenche la procdure de versement des tranches dallocation aux Communes selon les procdures en vigueur ; gre les comptes du Programme ouverts dans les banques commerciales au niveau rgional ; adresse des rapports dactivits et de programmation la Cellule Nationale de Coordination selon les procdures de suivi convenues ; appuie lexcutif municipal dans llaboration des termes de rfrence, la slection et le suivi des prestataires de service pour toutes les sous-traitances lies lexcution du Programme dans la Rgion ; reoit les missions dappui technique, de supervision, daudit et dvaluation ; assure lchange dinformations dveloppement dans la Rgion avec les autres projets/programmes de

assure linformation et la communication sur les activits du PNDP auprs des acteurs locaux et rgionaux ; veille au respect des procdures telles que dfinies dans les Manuels du PNDP ; veille au respect des politiques de sauvegarde socio environnementale applicables au Programme.

b. Composition La CRC comprend : un Coordonnateur Rgional ; un responsable du suivi valuation ; un responsable formation et dveloppement des capacits ; un cadre technique charg des infrastructures ; un cadre technique charg des aspects socio environnementaux ; un comptable ; un personnel dappui. En fonction des ncessits de service, dautres postes de responsabilits peuvent tre crs au sein de la CRC par le Ministre de tutelle. Le personnel de la CRC, dont le profil et les tches sont dfinis dans les Termes de Rfrence joints en annexe , est mis en place selon

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les procdures convenues daccord partie entre le Gouvernement et les partenaires au dveloppement concerns. 3. Organe dexcution au niveau national a. Attributions Au niveau national, la Cellule Nationale de Coordination (CNC), cre auprs du Ministre en charge de lEconomie, de la Planification et de lAmnagement du Territoire (MINEPAT), assure lexcution du Programme National de Dveloppement Participatif (PNDP), sous la supervision du Secrtaire Gnral dudit Ministre. Dans lexercice de ses missions, la Cellule Nationale de Coordination est charge de : assurer la coordination globale et le suivi de la mise en uvre du Programme dans toutes ses composantes ; consolider les plans de travail et les budgets annuels soumettre au Comit(CNOP) ; mettre en place le systme de suivi valuation, son alimentation, son exploitation et lanalyse de ses rsultats ; laborer les rapports techniques et financiers de suivi priodique consolids, les soumettre pour dlibration au Comit et les transmettre aux partenaires techniques et financiers ; assurer la gestion financire du Programme dans son ensemble et la tenue de la comptabilit ; regrouper les documents techniques et financiers lis lexcution du Programme et les transmettre aux diffrents partenaires; mettre en uvre et suivre les procdures de passation des marchs et de dcaissement de chaque bailleur de fonds ; apporter aux Cellules Rgionales du Programme un appui mthodologique et organisationnel, au besoin travers lintervention de prestataires extrieurs qualifis ; organiser la capitalisation des rsultats du Programme ; assurer la communication sur le Programme et lchange dinformations avec les acteurs du secteur rural ; lancer les audits priodiques du Programme ; accueillir les missions dappui technique, de supervision, daudit et dvaluation ; veiller au respect des politiques de sauvegarde socio-environnementales qui sappliquent au PNDP.

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b. Composition La Cellule Nationale de Coordination du Programme est compose de : un Coordonnateur National ; un Coordonnateur Technique ; un responsable administratif et financier ; un auditeur interne ; un responsable du suivi valuation ; un responsable de la formation et du dveloppement des capacits ; un responsable en passation des marchs ; un responsable socio environnemental ; un responsable de la communication, de la documentation et des relations publiques ; un chef comptable; un assistant administratif ; un comptable-matires ; trois comptables ; un assistant charg du suivi valuation ; un assistant en passation des marchs ; un assistant socio environnemental ; un informaticien ; des comptables assistants ; un personnel dappui. En fonction des ncessits de service, dautres postes de responsabilits peuvent tre crs au sein de la CNC par le Ministre de tutelle. Le personnel de la CNC, dont le profil et les tches sont dfinis dans les Termes de Rfrences joints en annexe, est mis en place selon les procdures convenues avec les partenaires au dveloppement concerns.

2.6.5. Structure d'appui prestataires, etc.)

(OAL,

sectoriels,

qupes

pluridisciplinaires,

Dans le cadre de lexcution du PNDP, le recours des prestataires de services est envisag tous les niveaux. Ces prestations seront effectues conformment aux dispositions rglementaires en vigueur et en respect des procdures des bailleurs de fonds. Comme pour le PNDP I, le Programme va fournir un appui financier pour faciliter la mobilisation de lassistance technique ncessaire pour la commune lors du processus de planification. Cet appui sera une partie de lallocation annuelle aux communes. Lassistance technique peut tre fournie par les services dcentraliss de ministres techniques au niveau dpartemental et par les oprateurs privs (Organismes dAppui Local), selon les cas. En particulier, les tudes techniques pralables lies lidentification, la prparation, le montage des microprojets et des requtes de financement, ainsi que les tudes environnementales pralables feront lobjet de contrats spcifiques excuts par des cabinets et bureaux dtudes spcialiss.

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Au titre du PNDP II, peuvent tre considrs comme structures dappui technique : les organismes dappui local (ONG, Associations, GIC, etc.) ; les quipes pluridisciplinaires constitues des reprsentants des ministres sectoriels ; les prestataires de services (bureau dtudes, cabinets dtudes, entreprises, GIE, etc.). Leurs modalits dintervention et de rmunration sont dtermines contractuellement. A ce titre, des contrats-type et des barmes de rmunration ont t prpars pour les prestations les plus courantes notamment celles sollicites par les communes (voir manuel simplifi de mise en uvre du PNDP dans les communes).

2.6.6. Rle des autorits administratives


1. Le Prfet De manire gnrale, le Prfet est le reprsentant de lEtat dans le Dpartement et assure la tutelle des communes. Dans le cadre de la mise en uvre du PNDP, il : facilite limplication effective du personnel technique des services dconcentrs en place dans le Dpartement, particulirement pour le processus de planification (constitution des quipes pluridisciplinaires), le suivi de lexcution des microprojets et lvaluation des rsultats et de limpact ; valide le PDC approuv par le Conseil Municipal et sassure quil est le principal outil de programmation et de la gestion budgtaire ; assure la promotion de lintercommunalit afin de rduire certains cots de mise en uvre du Programme au niveau dune seule commune lorsquil sagit notamment des tudes gotechniques et gophysiques, du contrle des ouvrages, etc. Lintercommunalit peut galement stendre la mise en uvre conjointe des microprojets dont lincidence sur la vie des populations concerne plusieurs communes.

2. Le Sous prfet Dans la mise en uvre quotidienne du PNDP au niveau de la commune, le Sous-prfet, conformment ses attributions, est charg de la supervision, de lanimation, de la coordination et du contrle de lactivit des services publics civils installs dans sa circonscription administratives et ce titre, collabore au ct du maire lexcution harmonieuse du Programme sur le terrain.

2.6.7. Rle des lus locaux


En gnral, les lus locaux (dputs, conseillers municipaux) ont pour responsabilits de veiller la prise en compte et la prservation des intrts des populations bnficiaires. Ce rle sexerce aussi bien lors de la planification participative que pendant la mise en uvre et lentretien des microprojets. Lappui des lus locaux est ncessaire pour la sensibilisation des populations en vue de leur adhsion aux objectifs du PNDP ainsi que pour leur participation la mise en uvre du Programme et au contrle citoyen des investissements initis la base.

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2.6.8. Partenariats intersectoriels


Les ministres sectoriels et leurs reprsentants auront un rle prpondrant dans la mise en uvre du PNDP notamment dans la prservation de la conformit avec les stratgies nationales, le respect des normes et standards nationaux. Comme dans la premire phase, les relations entre le PNDP et chacun des ministres sectoriels sont rgies par une convention. Les sectoriels jouent un rle divers dgrs. A ce titre, ils : 1. Participent au CNOP Ainsi que prsent ci-dessus, les ministres sectoriels sont reprsents au CNOP afin de permettre une bonne cohrence entre les activits du PNDP et celles spcifiques chacun des ministres. 2. Interviennent sur le terrain Lapport principal des ministres sectoriels se fait localement. En effet, leur prsence de terrain grce aux services dconcentrs permet de donner un appui technique ncessaire la cohrence des investissements du PNDP. Aussi ces ministres sont-ils mobiliss pour tre actifs lors du processus de planification et dans le cas o il nexiste pas dorganisme dappui local, ils apportent une assistance adquate pour mettre en oeuvre le processus. Leurs actions se font trois niveaux : a. Vrification de conformit La premire fonction, essentielle, est la vrification de la conformit des PDC et microprojets avec les stratgies sectorielles et les programmes de dveloppement et dinvestissement sectoriels tels qutablis par chaque ministre et les projets rattachs. De mme, les reprsentants locaux des ministres ont la responsabilit de vrifier que les requtes de financement sont conformes aux normes techniques et cahiers des charges tels qutablis par les conventions. b. Fonctionnement et entretien des infrastructures Dans certains cas, le recours aux administrations concernes est systmatique lorsquil sagit notamment de lentretien des pistes et routes rurales, la rhabilitation grande chelle des points deau, le renouvellement des quipements et consommables des centres de sant, la rfection et lentretien du rseau lectrique, etc. c. Appui technique Les sectoriels seront sollicits pour fournir leur appui technique au processus dlaboration des PDC. En effet, il peut arriver que les agents locaux des ministres sectoriels reprsentent le meilleur choix en termes dappui technique llaboration dun PDC ou dun microprojet.

2.6.9. Relations avec les partenaires au dveloppement (bailleurs)


Afin de sassurer que le Programme est mis en uvre conformment aux accords et conventions de financement internationaux, limplication des partenaires au dveloppement

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doit tre de rigueur. A ce titre, la mise en uvre du PNDP prvoit un mcanisme (runions, missions de supervision, valuations priodiques, etc.) permettant aux diffrents bailleurs de procder au suivi, au contrle et lvaluation du Programme en temps rel. En outre, sur une base priodique des rapports seront rgulirement transmis aux partenaires leffet de les informer sur ltat davancement du Programme. Le dispositif institutionnel ainsi que le mode opratoire du PNDP ont t conus pour faciliter les interactions avec les partenaires techniques et financiers tels que la Banque Mondiale, lAFD, la KfW, le FEM, etc.

2.6.10. Relations avec les autres projets et programmes


Lexistence de plusieurs projets et programmes intervenant en milieu rural exige le dveloppement de synergies entre le PNDP et lensemble des acteurs. Dans cette perspective, comme dans la premire phase, des cadres de concertation seront mis en place au niveau de chaque rgion leffet de sassurer (i) de la cohrence des actions ds la prparation des PTBA jusqu leur mise en uvre et (ii) du respect des principes de subsidiarit en vue doptimiser et de rationaliser les interventions. De manire particulire, cette recherche de synergie sera dveloppe avec les projets et programmes tels que le PADDL, le PDUE, le Programme de Dveloppement Secteur Energie, les projets Rumpi, Grassfileds, etc.

2.6.11. Relations avec les structures de dveloppement


1. FEICOM Le Fonds Spcial dEquipement et dIntervention Intercommunale (FEICOM), est un tablissement public camerounais cr par la loi n74/23 du 5 dcembre 1974. Le FEICOM a pour mission dapporter une assistance financire et technique aux collectivits locales dans le but de favoriser leur dveloppement conomique et social, en particulier : lentraide entre les communes par des contributions de solidarit ; le financement des travaux dinvestissement communaux et inter-communaux ; la centralisation et la redistribution des Centimes Additionnels Communaux (CAC) ; la couverture des frais relatifs la formation du personnel communal et du personnel dtat civil. Dans le cadre de la mise en uvre des activits du PNDP durant la phase II, le FEICOM pourrait valablement intervenir diffrents niveaux dont en particulier : dans le financement de la contribution des communes bnficiaires, sous forme davances de trsorerie ; dans le contrle technique et/ou le suivi-valuation des microprojets communaux en liaison avec les structures du PNDP ; dans la formation et le renforcement des capacits oprationnelles des communes ; comme structure relais pour assurer le transit des financements du programme destins aux communes ; pour cela il conviendrait douvrir un guichet particulier dit "guichet PNDP" ; comme structure de co-financement aux cts des autres bailleurs de fonds du PNDP. La convention de collaboration signe entre le FEICOM et le PNDP sera actualise pour intgrer les volutions induite par la mise en uvre de la deuxime phase.

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2. CEFAM Le Centre de formation pour ladministration municipale (CEFAM) cr par dcret n 77/494 du 7 dcembre 1977, a pour mission la formation, le perfectionnement et le recyclage des personnels administratifs et techniques des communes, syndicats des communes et tablissements communaux, des personnels chargs de la tutelle des communes et des responsables de ltat-civil. Dans la continuit de la collaboration dveloppe avec cette structure au cours de la premire phase, le PNDP renouvellera les conventions avec le CEFAM pour la formation des lus municipaux et du personnel des communes en vue damliorer leurs capacits assurer la maitrise douvrage communale. 3. CVUC Lassociation "Communes et villes unies du Cameroun" constitue une opportunit permettant au Programme dinterfrer la fois avec plusieurs communes notamment lorsquil sagit de promouvoir lintercommunalit, le partenariat en vue de dissminer les bonnes pratiques en matire de gouvernance locale, etc. Le PNDP dveloppera une collaboration troite avec cette association pour assurer la prise en compte des questions transversales qui intressent les communes. 4. ARMP LAgence de Rgulation des Marchs Publics savre tre un partenaire incontournable pour la mise en uvre du Programme, notamment en ce qui concerne le renforcement des capacits la matrise douvrage des communes. Les formations engages au cours de la premire phase devront se poursuivre, voire se renforcer au cours de la deuxime phase. A ce titre, il est envisag la gnralisation de la formation sur le processus de passation des marchs ainsi que la systmatisation des valuations des commissions de passation des marchs places auprs des communes. La collaboration avec lARMP sera regie par des conventions particulires. 5. INS La ncessit davoir des valuations dimpact fiables exige un partenariat plus affirm lInstitut National de Statistiques. A ce titre, il est prvu de recourir lexpertise de lINS pour tablir notamment une situation de rfrence base sur des indicateurs socio conomiques, par commune et consolide aux niveaux rgional et national, et mener des valuations priodiques leffet dalimenter le suivi du Document de Stratgie pour la Croissance et lEmploi (DSCE) et partant les Objectifs du Millnaire pour le Dveloppement (OMD). 6. Comit de Pilotage de la stratgie de dveloppement du secteur rural Afin de faciliter la coordination de la mise en uvre de la stratgie de dveloppement du secteur rural, le PNDP communiquera rgulirement les rapports davancement des activits au Secrtariat Permanent du Comit de Pilotage de cette stratgie.

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7. Relation avec dautres missions de dveloppement Dans le souci de cohrence et de capitalisation des acquis dans les actions de dveloppement, le PNDP envisage le renforcement de sa collaboration avec les missions de dveloppement l ou elles existent (MEADEN, MIDENO, SOWEDA, MEAO, MIDIMA). En particulier lexprience dveloppe avec la MEADEN et la MIDIMA dans la partie septentrionale, dans le domaine de la cartographie et de la gestion durable des terres, va se poursuivre et stendre dautres rgions.

2.6.12. Arrangements institutionnels pour la mise en uvre du CGES


Le Spcialiste en Environnement est charg de la mise en uvre du CGES. En collaboration avec les reprsentants dsigns des dpartements ministriels impliqus notamment le MINEP et le MINAS, il devra procder lorganisation des formations des diffrents acteurs impliqus dans la chane de mise en uvre du PNDP aussi bien au niveau national, rgional que communal. Il sera appuy par un Assistant, charg par ailleurs de dvelopper le systme dinformation gographique. 1. Mise en uvre du CGES au niveau rgional Un Cadre charg des aspects socio-environnementaux sera recrut au niveau de chacune des Cellules du Programme. Il veillera la prise en compte des aspects socioenvironnementaux de manire globale. Il devra par ailleurs fournir une formation et une assistance technique aux agents de dveloppement communal, ainsi quaux prestataires impliqus dans le montage et la mise en uvre des microprojets. 2. Mise en uvre du CGES au niveau communal Il est prvu de renforcer les capacits ou de recruter un agent de dveloppement local qui aura pour responsabilits de : remplir le formulaire dexamen socio-environnemental, ventuellement avec lappui dun Consultant, en procdant la consultation ncessaire des parties prenantes y compris les groupes marginaux et les associations de femmes ; assister les communauts bnficiaires notamment les comits de gestion de microprojet dont il est membre, lidentification et la mise en uvre des aspects socio-environnementaux ; veiller lintgration des problmatiques de gestion des ressources naturelles et de genre dans le processus dlaboration du Plan de dveloppement communal ; veiller lintgration des proccupations du genre aussi bien pendant lidentification que pendant la mise en uvre des microprojets ; assurer que les mesures socio-environnementales sont mises en uvre aussi bien pendant lexcution que lexploitation du microprojet.

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2.6.13. Fiches de postes


Programme National de Dveloppement Participatif National Participative Development Program

Cellule Poste

Coordination Nationale Coordonnateur

Termes de rfrence : Reprsente le PNDP Assure la direction, lanimation et la coordination gnrale du programme Assure les relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires Assure les relations avec la tutelle, les administrations publiques, les collectivits territoriales dcentralises, le secteur priv et la socit civile Est ordonnateur des dpenses Assure la mobilisation des contreparties nationales Est responsable de la satisfaction des conditionnalits Veille la mise en uvre de la stratgie de communication institutionnelle Assure la prparation des runions et le secrtariat du Comit de Pilotage du PNDP value annuellement les cadres de la CNC et les coordonateurs rgionaux du programme Veille la promotion des acquis et la capitalisation des rsultats et impacts.

Fiche de taches : T01 : Grer les risques institutionnels T02 : Reprsenter le PNDP aux runions niveau inter ministriel T03 : Signer tous les documents mis sous timbre PNDP T04 : Signer les engagements financiers. T05 : Veiller linscription dans le budget dinvestissement public (BIP) des fonds annuels de contrepartie. T06 : Suivre la mobilisation des fonds de contrepartie et apporter un appui la recherche des financements T07 : Impulser et diriger laction de la Cellule Nationale du PNDP T08 : Noter les personnels cadres de la Cellule Nationale du PNDP et les coordonateurs des cellules rgionales T09 : Signer les dcisions individuelles du personnel (congs, permissions, absences) T09 bis : Prsider et animer les runions hebdomadaires T09 ter : Organiser des missions de suivit et de supervision des CRC T09 qua : Dlguer certaines de ses comptences en cas dempchement.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste

Coordination Nationale Coordonnateur Technique

Termes de rfrence : Assure la coordination des activits techniques du programme Contrle l'excution et la qualit technique des Programmes Techniques et Budgets Annuels (PTBA) Assure la circulation de l'information entre la CNC et les CRC dans les domaines techniques Reprsente le PNDP en cas dempchement du coordinateur national

Fiche de taches : T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19 T20 T20 bis : : : : : : : : : : : : Organiser le projet et lquipe projet au plan technique Harmoniser les politiques des partenaires impliqus dans la mise en uvre du PNDP Grer les risques techniques Adapter linfrastructure aux besoins Approuver les expressions de besoins Rassembler les ressources ncessaires au programme Passer en revue les affectations des tches en vue de leur cohrence Obtenir la production des livrables en conformit avec les commandes Traiter les documents externes reus Organiser des runions priodiques sur les aspects techniques Analyser les besoins en personnel ncessaire au programme Mettre en uvre la gestion des connaissances Exercer les comptences lui dlgues par le coordonateur national en cas dempchement de celui-ci.

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste

Cellule Formation / Dvellopement des capacits Responsable cellule Formation et Dveloppement des Capacits

Termes de rfrence : Est responsable, en troite collaboration avec les diffrents chefs de cellule, de llaboration du plan de formation Met en uvre la composante "renforcement des capacits" consolide et contrle lexcution du programme de formation du PNDP.

Fiche de taches : T21 T21 bis T22 T23 T23 bis T23 ter : : : : : : Etablir le plan et les programmes spcifiques de formation des units de gestion Consolide les projets de plan de formation en vue de leur mise en forme dfinitive Mettre en uvre le plan et les programmes de formation Slectionner les prestataires la base Elaborer en association troite avec les CRP, les programmes spcifiques de formation des cadres des CRP Elaborer des programmes de renforcement des capacits en direction des membres des CPAC, des COMES et CPAR Elaborer des programmes de renforcement des capacits en direction des bnficiaires Suivre llaboration et lactualisation des outils pdagogiques de planification au niveau communal Suivre et valuer les activits de formation et de renforcement des capacits Prparer des curricula pour les diffrents modules de formation identifis Renforcer les partenariats avec les institutions tatiques et de coopration engages dans lappui la dcentralisation et la lutte contre la pauvret Identifier les expriences les mieux russies et organiser des visites dchanges, en vue de partager les bonnes pratiques. Suivre llaboration et lactualisation des outils pdagogiques de planification au niveau communal Consolider les besoins en matriels pdagogiques et supports didactiques Prparer les prsentations relatives au PNDP

T23 quatro : T23 quinto : T23 sexto : T24 : T25 : T26 T27 T28 T29 : : : :

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste

Communication, Documentation et Relations publiques Responsable de la cellule Communication, Documentation et Relations Publiques

Termes de rfrence : Prpare et met en uvre le plan de communication du programme Assure la gestion des organes de communication du programme (journaux, magazines, affiches), etc Identifie et met profit les moyens de communication propres fluidifier la circulation de linformation au sein du programme Assure le suivi de la ralisation des actions de communication confies aux oprateurs privs et aux mdias de communication de masse Conoit et mobilise les supports de communication destins au grand public, aux mdias et visant capitaliser les rsultats du projet et favoriser lappropriation des bnficiaires (documentaires vido) Est responsable de la gestion du site web du PNDP et des autres organes de communication du programme Assure la mise en uvre du plan de communication institutionnelle Constitue un fonds documentaire et veille la prservation et la valorisation des documents produits dans le cadre du PNDP Mne toutes oprations de relations publiques entre le PNDP et ses partenaires Appuie les CRP dans la mise en uvre des plans de communication spcifiques chaque rgion.

Fiche de taches T30 : T31 : T32 : T33 : T34 : T34 bis : T34 ter : T34 quarto :

: Identifier les besoins et les attentes en communication du programme ; Etablir et mettre jour le plan de communication Mettre en oeuvre le plan de communication Adapter les outils de communication au contexte du PNDP Prparer les prsentations relatives au PNDP Assurer larchivage des documents oprationnels Grer la documentation Veiller larchivage et la conservation des documents produits dans le cadre du PNDP (monographies, PDC, PDL)

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Suivi Evaluation Responsable Cellule Suivi-Evaluation

Assure la gestion globale du systme de suivi et dvaluation du projet Assure la dfinition et la conception des outils de collecte des donnes Veille la collecte, la consolidation, lanalyse et lexploitation des donnes Elabore les rapports dactivit Met en place et anime un systme de traitement, dexploitation et de diffusion de linformation sur le fonctionnement, les rsultats et limpact du PNDP en relation avec la CDRP Evalue et met jour le SGI en collaboration avec laudit interne.

Fiche de taches : T35 T36 T37 T38 T39 T40 T41 T42 T43 T44 T45 : : : : : : : : : : : Tenir le tableau de bord Mettre jour la base de donnes ACCESS Analyser et consolider les donnes informatiques du programme Restituer les informations Veiller la formation des responsables de Suivi-Evaluation au niveau rgional et communal Visualiser lavancement du PNDP (carte/expansion gographique) Etablir les rapports dactivits Assurer la sauvegarde des donnes du programme Organiser larchivage lectronique des documents prparer et organiser les missions dvaluation et dtudes dimpact participer aux missions de supervision et suivre la mise en uvre des recommandations Organiser lactivit courrier lectronique Dclencher les enqutes de suivi et organiser chaque anne une enqute de suivit interne Mesurer les carts par rapport aux prvisions Identifier les problmes lis au droulement des activits Proposer des mesures correctrices et alternatives

T46 : T47 : T48 : T49 : T50 :

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste

Cellule Suivi Evaluation Assistant en Suivi Evaluation

Termes de rfrence : Seconde le Responsable Suivi-valuation dans ses missions notamment dans toutes les oprations de saisie et de mise jour de la base de donnes suivi-valuation.

Fiche de taches : Assurer la codification analytique et gographique des activits du programme Assurer la synchronisation des donnes entre la CNC et les CRP, et la diffusion satisfaisante des donnes vers les utilisateurs Assurer la mise en cohrence des donnes de gestion financire avec les ralisations physiques Participer la conception des supports de collecte, danalyse et de diffusion de linformation et sassurer de la collecte des donnes de suivi valuation des communauts vers la CNC en passant par les CRP Signaler les problmes que les donnes de suivi auront mis en vidence et proposer des solutions pour rinvestir dans le programme les leons apprises rdiger et diffuser sous la supervision du responsable suivi-valuation, les rapports priodiques de gestion et de suivi Contribuer lvaluation des besoins en formations ncessaires au renforcement des capacits du personnel impliqu dans le suivi valuation des communauts la CNC via les CRP Participer aux enqutes thmatiques de suivi-valuation raliser Prendre part aux missions de supervision et dvaluation externe Prendre une part active aux ateliers de planification annuelle.

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Nationale de Coordination Spcialiste en Passation de Marchs

Plac sous l'autorit du Coordonnateur National du programme et en troite collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, le Spcialiste en Passation des Marchs est charg de la planification, la programmation, l'acquisition des biens, services et travaux et du suivi des marchs affrents passs dans le cadre du PNDP. Fiche de tches : (a) En ce qui concerne la programmation : Ouvrir et tenir jour un rpertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procdures de prslection en vigueur dans le PNDP Tenir un rpertoire de consultants qualifis au fur et mesure des manifestations d'intrts Ouvrir et tenir jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels Elaborer et tenir jour la liste dtaille et chiffre des acquisitions de biens et de services prvus sur le financement du projet pour toutes les composantes, et finaliser avec les composantes (ou des experts dsigns cet effet) les caractristiques et spcifications techniques Elaborer et tenir jour le plan de passation des marchs suivant un modle jug acceptable par l'IDA et/ou par les autres bailleurs du PNDP comportant : l'estimation prvisionnelle, la procdure de passation de march acceptable selon les termes des accords de crdits, la prparation et l'approbation des appels d'offres, les consultations, l'valuation des offres, l'approbation des propositions d'attribution des marchs, la signature et la notification des marchs, la livraison et la rception des marchs. (b) En ce qui concerne la prparation des documents d'appels d'offres : Elaborer les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions et veiller ce que ces dossiers reoivent les approbations ncessaires des bailleurs de fonds selon les dispositions prvues dans les accords de dons, prts et/ou crdits Prparer et/ou superviser la prparation des dossiers de prslection, d'appels d'offres de travaux et fournitures, et demandes de propositions S'assurer que les dossiers ont reu les approbations ncessaires (au niveau national et auprs des bailleurs de fonds) selon les seuils convenus dans les accords de dons, prts et/ou crdits.

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Nationale de Coordination Spcialiste en passation de march

Plac sous l'autorit du Coordonnateur National du programme et en troite collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, le Spcialiste en Passation des Marchs est charg de la planification, la programmation, l'acquisition des biens, services et travaux et du suivi des marchs affrents passs dans le cadre du PNDP. Fiche de tches : (c) En ce qui concerne la passation des marchs : Assurer la planification, la programmation et lacquisition des biens, services ou travaux Prparer et faire publier les avis gnraux, avis spcifiques et manifestations d'intrts pour recevoir les expressions d'intrts pour les services de consultants, les avis de prslection et les avis spcifiques d'appels d'offres de travaux et de fournitures Assurer en plus des avis ci-dessus la plus large publicit en faisant publier, si ncessaire des avis dans des revues spcialises, dans le Development Business et en les communiquant aux reprsentations diplomatiques installes dans le Pays Veiller l'inscription dans l'ordre du jour des commissions les tapes du processus d'valuation de la passation des marchs (ouvertures des plis, valuations et attributions) Assister automatiquement pour le compte du Programme toutes les sances d'ouverture et d'valuation des offres ainsi qu' toutes les sances d'attribution des marchs Veiller la confidentialit des rapports d'valuation des offres, et s'assurer que ceux-ci reoivent les approbations ncessaires des membres comptents de l'Administration avant de requrir les avis des bailleurs de fonds concerns Prparer les marchs et veiller ce qu'ils soient signs, approuvs, viss et notifis selon le manuel des procdures et dans les meilleurs dlais S'assurer que les soumissionnaires non retenus reoivent les informations ncessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitt aprs la dcision d'attribution des marchs Assurer le suivi de lexcution des marchs Veiller la formation des membres des commissions de passation des marchs placs auprs des Communes sur les procdures et au respect de celles-ci.

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Nationale de Coordination Spcialiste en passation de march

Plac sous l'autorit du Coordonnateur National du programme et en troite collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, le Spcialiste en Passation des Marchs est charg de la planification, la programmation, l'acquisition des biens, services et travaux et du suivi des marchs affrents passs dans le cadre du PNDP Fiche de tches : (d) En ce qui concerne l'excution des marchs : Veiller ce que les engagements sur marchs soient systmatiquement communiqus au gestionnaire et au comptable Veiller ce que les dispositions ncessaires aient t prises pour que l'excution des marchs soit supervise suivant les exigences spcifiques de chaque march Organiser les commissions de rception des fournitures, travaux et prestations, et s'assurer que ces biens et services reus sont conformes aux spcifications des marchs Prendre les mesures ncessaires pour que les biens et services soient livrs et entreposs en sret aux endroits et aux dates prcises conformment aux dispositions des marchs Prendre les mesures appropries pour prvenir les recours contentieux Prparer les rapports semestriels sur la situation des marchs. (e) En ce qui concerne le respect des accords avec les bailleurs de fonds : Veiller ce que les procdures dcrites dans les accords avec les bailleurs soient respectes tous les stades des acquisitions de biens et de services Veiller ce que les montants cumuls des fournitures acquises suivant les diverses procdures ne dpassent pas les plafonds fixs dans les accords de crdit. (f) En ce qui concerne l'utilisation des biens acquis : En collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, le Responsable du Suivi-Evaluation, participer l'laboration et la mise jour des rapports sur l'utilisation et le fonctionnement des quipements mis la disposition des diverses composantes.

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Nationale de Coordination Assistant au Spcialiste en Passation de Marchs

Plac auprs du Spcialiste en Passation des Marchs du PNDP, dans le souci damliorer le systme de traitement, de classement et darchivage des dossiers des marchs, lAssistant en Passation des Marchs exercera au sige du PNDP Yaound, et aura en charge les tches ci-dessous quil excutera lui-mme et/ou avec les ressources disponibles. Fiche de tches : Assure le Classement et larchivage des dossiers des marchs au niveau de la CNC selon le mode et type de classement et archivage exig par la Banque mondiale Suit le classement et larchivage des dossiers de passation des marchs Communautaires et communaux au niveau de la communaut bnficiaire, des communes et de la Cellule Rgionale du PNDP Forme les responsables concerns par le classement des dossiers sur le type et le mode de classement des dossiers des marchs exigs par la banque mondiale Assure la saisie des donnes sur tous les marchs du PNDP Assure la rception des offres, lenregistrement et la dlivrance des accuss de rception aux partenaires Assure ldition et la multiplication des DAO/DC/DP et autres dossiers de la Cellule des marchs et de la Commission Spciale de Passation des Marchs Assure le secrtariat des sous commissions danalyse Assure la saisie des correspondances, des rapports priodiques dactivits, des Procs verbaux de rception des fournitures et prestations, des aides mmoires, des actes des ateliers et sminaires en Passation des Marchs Organise et anime le systme de circulation et de suivi des correspondances et dossiers des marchs au sein de la CNC et des CPP Assiste le SPM dans lamlioration du systme de classement et darchivage des dossiers et documents Assure toute autre tche lui confie par le Spcialiste en Passation des Marchs et compatible avec sa mission;

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Administration Finances Responsable administration finances

Gre les personnels, les matriels et le patrimoine du PNDP Assure la gestion et la consolidation des sous-traitances et partenariats Est responsable de la gestion des comptes spciaux Assure le suivi de la mobilisation des fonds de diverses sources et de lapprovisionnement des comptes spciaux Assure la prparation des budgets Prpare les TDR des audits et arrte les comptes Veille au respect des procdures et des dlais aux niveaux rgional et national.

Fiche de tches : T47 T48 T49 T50 T51 T52 T53 T54 T55 T56 T57 T58 : : : : : : : : : : : : Ouvrir et mettre jour les dossiers de personnel Ouvrir et mettre jour le fichier patrimoine Suivre lensemble des marchs et demandes de moyens en cours Mettre en place la comptabilit Prparer le budget Assurer le suivi de lexcution du budget Rdiger les procdures administratives, financires et comptables Actualiser le plan comptable Assurer larchivage des documents administratifs et financiers Grer la trsorerie du programme Arrter les tats financiers Prparer les termes de rfrence des audits

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Administration Finances Chef Comptable

Assiste le RAF dans lexcution et la direction des tches comptables

Fiche de tches : Supervision des travaux comptables de la Cellule Nationale de Coordination (CNC) ; Supervision des travaux comptables des Cellules Rgionales (procder la rvision des informations comptables provenant des rgions et de la CNC) ; Consolidation des comptabilits de CRC ; Prparation des tats financiers du PNDP ; Initier les termes de rfrence des inspections comptables ; Suivre la liquidation des dpenses ordonnes par lordonnateur.

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Administration Finances Cadre Administratif

Assiste le RAF dans lexcution des tches de gestion des ressources et des affaires gnrales.

Fiche de tches : Gestion des ressources humaines Gestion des locaux (entretien, securit, assurances, espaces communs, environnement, logistique : equipement, fournitures et mobilier de bureau) Gestion des services (archivage, voyages, missions, reprographie, standard/accueil, amnagement interne, tlcom.) Gestion des affaires lgales, gestion interface et reprsentation ; de veiller au respect de la lgislation fiscale et sociale ; dassurer la bonne garde des archives du personnel ; de grer les missions et les caisses davance ; de la gestion administrative du parc des vhicules

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Administration Finances Comptable Matires

Assiste le RAF dans lexcution des tches de gestion des ressources et des affaires gnrales. Le Comptable matire assure toutes les oprations de sauvegarde des biens acquits par le Programme.

Fiche de tches : assure la garde des biens du Programme ; rceptionne les biens de toute nature du Programme ; certifie la rception effective des biens et des services faits (travaux) ; prend en charge les biens consomptibles ; tient jour les ordres dentres et sorties, les fiches dtenteurs ou utilisateurs, les fiches de stock, le livre journal et le grand livre de la comptabilit matires ; distribue les consommables aprs approbation du RAF ; est responsable de la gestion du magasin ; Tient linventaire permanent des stocks de fourniture de bureau ;

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Administration Finances Cadre Comptable - Trsorerie

Assiste le RAF dans lexcution de ses taches dans la gestion de la trsorerie.

Fiche de tches : Prpare les demandes de paiement et de retrait de fonds, ainsi que de toute la documentation ncessaire aux dcaissements, conformment aux directives de la Banque Mondiale Elabore mensuellement des tats de rapprochement des comptes bancaires de la CNC et contribue lapurement des suspens Suit et analyse des oprations relatives aux comptes bancaires de la CNC Suit la liquidation des dpenses ordonnes par le Coordonnateur Est en relation avec les banques dont il suit les oprations avec le CNC et en assure le rapprochement avec les livres comptables Contribue la confection des rapports intrimaires de suivi financier Tient des brouillards de suivi des mouvements de trsorerie Elabore des chanciers ainsi que des situations historiques et prvisionnelles de trsorerie et confectionne des rapports y relatifs Assure toute tche qui pourrait lui tre confie par le RAF.

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Programme National de Dveloppement Participatif

National Participative Development Program

Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Nationale de Coordination Spcialiste Socio Environnemental

Assure l'intgration des questions relatives la gestion des ressources naturelles et la durabilit environnementale dans les activits du PNDP Veille optimiser la contribution du Programme la mise en uvre du Plan National de Gestion Environnemental (PNGE).

Fiche de tches : Etablir le systme de formulaire d'examen et d'valuation des aspects socioenvironnementaux des microprojets Superviser la mise en application du systme d'valuation socio-environnemental et donner des conseils techniques aux diffrents niveaux de mise en uvre du programme Assurer l'intgration de la gestion des ressources naturelles dans les rgions et principalement lors de l'laboration des PDL et PDC Identifier les questions relatives la gestion des ressources naturelles et de lenvironnement qui requirent des valuations supplmentaires, notamment les impacts cumuls et les questions transfrontalires Identifier et obtenir des informations sur des questions de politique nationale spcifiques qui affectent le fonctionnement du CGES ou limitent lobtention dune durabilit des ressources naturelles et de lenvironnement au Cameroun et proposer des reformes la CNC et au MINEF Grer la mise en uvre des programmes de formation et de sensibilisation dcrits dans le CGES Identifier des consultants susceptibles de travailler sur les questions de ressources naturelles et gestion environnementale en relation avec toute tche ci-dessus, et superviser leurs activits Maintenir un contact rgulier entre le PNDP et le Ministre !charg de lenvironnement Elaborer lintention de la CNC et du MINEF des rapports priodiques conformes au format prconis dans le CGES.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence : LAuditeur Interne aura pour missions :

Cellule Nationale de Coordination Auditeur Interne

dapprecier lefficacit du fonctionnement du PNDP et recommandations pour amliorer ses rsultats et ses impacts ;

dmettre

des

de mesurer lefficience de la gestion des ressources alloues au PNDP ; dassurer un audit oprationnel sur le fonctionnement du PNDP afin dvaluer lefficacit et lefficience des processus et des procdures mises en place ; dassurer un audit de conformit leffet de sassurer que lexcution du projet est conforme aux termes de laccord de crdits et vrifier la bonne application et le respect des rgles en vigueur, notamment les manuels de procdure, dexcutions, de suivis valuations, des procdures simplifies spcifiques aux communesles procdures de la Banque Mondiale, le code des marchs publiques etc. ; dassurer un audit de performance pour valuer lefficacit et lefficience du PNDP dans latteinte de ses missions fondamentales ; dassurer un audit comptable et financier sur linformation comptable et la gestion financire (rgularit et fiabilit des rapports financiers, gestion des contrats) afin de sassurer de leur conformit au rfrentiel applicable au PNDP.

Fiches de tches : Sous lautorit du Coordonnateur du PNDP auquel il est directement rattach et sans tre limitatif, lauditeur interne dans son mandat devra : laborer un programme complet et pratique des applications de laudit interne ; contrler le respect des budgets et des catgories de biens et services prvues dans laccord de crdit ;

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste

Cellule Nationale de Coordination Auditeur Interne

Fiches de tches (suite) : assister le CN dans la conduite du programme et la mise en uvre efficiente selon les normes dfinies dans les manuels et les bonnes pratiques travers lexamen et lapprciation de la pertinence de lefficacit du systme de contrle interne du programme et la qualit de la performance dans laccomplissement des responsabilits confies ; ce titre, il devra : veiller lapplication et la rvision du Manuel des Procdures, du Manuel dexcution, du Manuel de Suivi Evaluation et du Manuel des Procdures Simplifies spcifiques aux Communes annexes au Manuel dExcution, veiller la conformit : (i) de lapplication de lAccord de Crdit et des clauses financires y affrentes (suivi du budget, des rallocations et des dcaissements) et de lutilisation efficace et efficiente du Crdit et de toutes autres ressources alloues au Programme (fonds de contrepartie et dons.) ; (ii) de la comptabilisation des dpenses et du montage des tats certifis de dpenses ainsi que, la revue des dpenses de toutes les Cellules Rgionales du Projet ; (iii) de la passation des marchs selon les procdures dictes par les bailleurs de fonds, mettre des avis sur (a) ltat davancement des microprojets sur ltendue du territoire, les rapports de suivi financier (aspects financier, de passation des marchs et de suivi physique) (b) lidentification des axes de renforcement des capacits des bnficiaires et actions de coaching ; (c) lactivit des points focaux chargs des questions de lenvironnement au sein de chacune des cellules rgionales, veiller (1) lintgrit des restitutions des systmes dinformation et ltablissement dun plan de contingence adquat (Back up, reconstitution des mdias, etc) ainsi qu lexistence de tout archivage et toutes documentations consquentes ; (2) Au suivi de toute investigation relative aux allgations de fraude et de corruption,

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste

Cellule Nationale de Coordination Auditeur Interne

Fiche de tches (suite) : superviser lorganisation des audits techniques et financiers externes du point de vue du Programme, la revue de lapplication des recommandations des auditeurs externes et des missions de suivi des bailleurs de fonds (IDA, KFW, AFD, GEF..), soccuper (i) de llaboration de la charte et du manuel daudit interne du programme (plan de travail annuel, priodicit des contrles a priori et a posteriori, planning des missions,); (ii) linspection physique de tout le patrimoine du programme tant la CNC que dans les cellules rgionales ; (iii) lidentification et la couverture des zones de risques de toutes les composantes du programme, conseiller par rapport aux processus des campagnes de mobilisation des ressources additionnelles, contribuer, en relation avec la Cellule comptente fonctionnelle, au renforcement de capacits de tous les acteurs sur la base des faiblesses identifies.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Nationale de Coordination Informaticien

Assiste les utilisateurs dans les diverses applications des logiciels ci-dessus cits, assure la maintenance et lentretien rgulier (aspect soft) du parc informatique existant, y compris la maintenance du serveur et la gestion de son contenu. Fiche de tches : Appuyer le rseau et le parc informatique du PNDP Participer llaboration, la configuration, la mise en place oprationnelle des nouvelles technologies et services de communication la Cellule Nationale et les Cellules provinciales du Programme Assurer la maintenance et lentretien rgulier de tous les logiciels soft du PNDP; Assurer la maintenance du serveur et la gestion du contenu Assurer la maintenance des serveurs de fichiers et dimprimantes (ex. nom de lutilisateur et accs, services, procdures de maintenance et de sauvegarde rgulires, systme dimpression en rseau, interconnexion des services fichiers et IP) Assurer lassistance aux utilisateurs des applications de la suite Tomate (Tom Pro, Tom Marchs, Tom Projet, Tec Pro, Tom Conso, Tom Stock, Tom paie) la prparation des donnes de la situation de dpart, linitialisation de leurs bases de donnes et au dmarrage effectif de leurs applications Vrifier la cohrence des tats mis par les logiciels et veiller la correction des erreurs en particulier en ce qui concerne les DRF et les rapports de suivis financier et technique Assurer la scurisation des donnes du serveur du PNDP Grer larchivage lectronique du PNDP dans de conditions de scurit acceptable Renforcer les capacits du personnel du PNDP dans la connaissance des NTIC.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Rtional de Coordination Coordonnateur Rgional

Anime la Cellule Rgionale de Coordination Reprsente le PNDP au niveau provincial, assure les relations du PNDP avec son environnement institutionnel.

Fiche de tches : Assure la direction et la coordination gnrale de lexcution du programme dans la Rgion (prpare et contrle lexcution des programmes annuels techniques et financiers) Assure la centralisation des rapports et programmes dactivits et la communication avec la CNC et les bnficiaires du Programme Assure les relations avec les services dconcentrs de ltat, le secteur priv et la socit civile dans la Rgion Ordonne les dpenses du programme au niveau rgional Assure le contrle de qualit de lexcution technique et financire Effectue le lancement et le pilotage des audits financiers et techniques qui relvent de sa comptence Assure la prparation et lorganisation du sminaire semestriel dinformation et de suivi Garantit la transmission des informations aux autorits administratives pour les besoins de planification Supervise les formations confies aux prestataires Veille au respect des procdures et des dlais Vrifie que les contributions des bnficiaires sont mobilises et scurises Ordonne le rglement des tranches de subvention la rception des demandes des bnficiaires, au fur et mesure de lavancement des travaux, et sur la base de procs-verbaux dment contrls par un responsable technique de la CRC Note le personnel de la cellule rgionale.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Rgionale de Coordination Comptable Rgional

Assiste le Coordonnateur rgional pour tout ce qui a trait la comptabilit

Fiche de tches : Tient les critures de la CRC et archive les pices comptables Prpare les tats financiers au niveau de la Rgion Prpare les demandes de retraits de fonds au niveau Rgional Prpare les audits au niveau rgional Assure la liquidation des dpenses ordonnes par le Coordonnateur rgional ou son adjoint selon le cas et les transferts de fonds pour les investissements communautaires en fonction des demandes provenant des communes et des communauts Supervise la tenue de la caisse davance et les inventaires Excute toute autre tche qui pourrait lui tre confie par le coordinateur rgional

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Rgionale de Coordination Responsable de Suivi-Evaluation

Assure la gestion du systme de suivi-valuation lchelle rgionale et lappui aux agents de dveloppement communaux. Fiche de tches : Collecter, consolider, et traiter les donnes rcollectes dans le cadre de la CRC Mettre jour la base des donnes Exploiter et diffuser linformation sur le fonctionnement et l'impact des activits du PNDP au niveau de la rgion, notamment par la production de rapports priodiques Veiller la formation technique des agents communaux de suivi et valuation Participer aux missions de supervision et du suivi des recommandations.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste

Cellule Rgionale de Coordination Responsable Formation et Dveloppement des Capacits

Termes de rfrence : En troite collaboration avec le coordonnateur rgional, il est particulirement responsable de la composante "renforcement des capacits et des activits de communication" dans la rgion.

Fiche de tches : Consolide et contrle lexcution du programme de formation du PNDP notamment travers le suivi des partenariats et sous-traitances en matire de formation dans la rgion Est responsable de la composante "renforcement des capacits" Identifie, centralise et exploite les besoins des communes en renforcement des capacits Contribue lamlioration le niveau dappropriation des communauts et des communes en matire de transparence et de bonne gouvernance.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Rgionale de Coordination Cadre charg des Infrastructures

Il est charg de la prparation des projets, du suivit et du contrle de leur excution, de la rception des ouvrages raliss.

Fiche de tches : Confirme le choix des microprojets avant leur montage technique Assure la tenue du rpertoire des micro-projets financs ou financer Sassure de la comptence des experts chargs de conduire les tudes de faisabilit en accord avec les responsables des services dconcentrs concerns Donne son avis de conformit technique avant lexamen des projets par le COMES Sassure de la qualit de la mobilisation de la contrepartie des bnficiaires avant le bouclage des projets Dfinit avec les prestataires retenus et les bnficiaires les tapes critiques de ralisation de tous les ouvrages et convient avec eux dun calendrier de suivi/contrle de lexcution Coordonne les interventions des quipes sectorielles de suivi/contrle de lexcution physique des ouvrages Tient une base de donnes sur ltat de mise en uvre des projets en cours et des projets achevs Sassure de la mise en place dun comit de gestion fonctionnel ds le dbut de la mise en uvre de chaque projet Coordonne et suit lactivit de chaque agent technique communal relative au suivi de lexcution des projets Participe au suivi des OAL Prpare la rception technique des ouvrages Suit les projets jusqu la fin de la priode de garantie Prpare et participe la rception dfinitive des ouvrages.

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Nationale de Coordination Cadre charg des Aspects Socio-environnementaux

Il est charg de mettre sur pied des dispositions pour le recrutement et la formation des prestataires de services techniques, de suivre et dexploiter les indicateurs de suivi environnemental et social transmis par le personnel responsable au niveau communal. Fiche de tches : Revue des plans de dveloppement communaux et ltablissement dun portefeuille des microprojets susceptibles dtre ligibles au financement du PNDP; revue de toutes les requtes de financement des microprojets par le PNDP et la vrification des formulaires de surveillance socio-environnementale joints avec les recommandations du reprsentant du MINEP pour ce qui est de la prennit des microprojets sur le plan social et environnemental Assistance aux communes dans le recrutement des prestataires de services techniques qualifis qui devront les assister dans la mise en uvre du processus de "screening" environnemental et social esquiss dans le Cadre de Gestion Environnementale et Social (CGES) Assistance aux communes dans le recrutement des consultants qualifis dans le domaine de lenvironnement dans llaboration des EIA spars pour les microprojets selon les cas Assistance des communes dans le recrutement de spcialistes en affaires sociales qualifis dans le domaine de llaboration et la mise des plans dactions de rinstallation /les plans dindemnisation si cest ncessaire Suivi et valuation du Systme de suivi des indicateurs environnementaux et rapport des rsultats au Spcialiste en Environnement du PNDP au niveau national Suivi de la qualit du travail des prestataires de services techniques Organisation de la formation sur la protection de lenvironnement des membres de la commune comme identifis par le maire Maintien rgulier de la liaison avec les reprsentants dpartementaux et rgionaux des Ministre chargs de lEnvironnement et des Affaires Sociales et des autres services dconcentrs pour sassurer que les potentiels problmes environnementaux et sociaux sont efficacement adresss Collecte de linformation environnementale et sociale pertinente pour la mise en oeuvre des Microprojets du PNDP sur la Base des rsultats de la surveillance environnementale et sociale et les rsultats du suivi environnemental, et de la transmission de cette information au Spcialiste en Environnement du PNDP au niveau national pour incorporation dans les rapports rguliers dactivits du projet Conduite des visites priodiques des Microprojets du PNDP avant, pendant et aprs la mise en oeuvre.

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Cellule Poste Termes de rfrence :

Cellule Rgionale de Coordination Cadre charg des Aspects Socio-environnementaux

Contribuer la mise en uvre du Cadre de Gestion environnementale et sociale du PNDP, le Plan de Dveloppement des Peuples Pygmes (PDPP) et le Plan de Dplacement Involontaire et de Rinstallation (PDIR) Fournir un appui et suivre la mise en uvre des activits du PGDT.

Fiche de tches : Sous la supervision directe du Coordonnateur rgional, le Cadre charg des Aspects SocioEnvironnementaux (CASE) a pour responsabilits de : (a) veiller la prise en compte des aspects socio-environnementaux et gestion de ressources naturelles dans le processus dlaboration du plan de dveloppement, ainsi qu leur mise en uvre ; (b) examiner au pralable tous les microprojets soumis au financement du PNDP, et sassurer que les mesures environnementales appropries ont t intgres et budgtises dans leur conception, notamment en vrifiant que le formulaire socioenvironnemental a t convenablement rempli et utilis ; (c) mettre en place un bon cadre de collaboration avec les responsables dconcentrs des ministres en charge de la gestion des aspects sociaux et environnementaux ; (d) fournir un conseil technique et soccuper de la formation et de la sensibilisation des bnficiaires (communes), des membres des organes de dlibration (Conseil municipal largi aux sectoriels), des OAL ainsi que des diffrents prestataires (Consultants, entrepreneurs) pour la prise en compte des aspects socio-environnementaux ; (e) fournir une assistance technique aux bnficiaires et la CRP sur toutes les questions et microprojets lis la gestion des ressources naturelles ;

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Programme National de Dveloppement Participatif

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Cellule Poste

Cellule Rgionale de Coordination Cadre charg des Aspects Socio-environnementaux (suite)

Termes de rfrence : Idem que ci-dessus

Fiche de tches : (f) assister la commune dans le recrutement de Consultants qualifis, la prise en compte des aspects socio-environnementaux, notamment lutilisation du formulaire dexamen, llaboration des tudes dimpact simplifi, y compris des plans daction et rinstallation (g) veiller au suivi des indicateurs socio-environnementaux du systme de Suivi-valuation aux niveaux communal et rgional, et les documenter dans un rapport soumettre au niveau national ; (h) participer au processus dlaboration, de mise en uvre et de suivi des plans daction du Plan de Dveloppement des Peuples Pygmes; (i) suivre les diffrentes activits (microprojets divers, plan dutilisation et de gestion des terres, contrats-programmes) ainsi que les acteurs impliqus dans la mise en uvre du PGDT dans les rgions concernes ; Suivre la qualit d`excution des prestataires de services dans lexercice de leurs fonctions, travers des sances de travail et des visites priodiques ;

(j)

(k) assurer la liaison et maintenir une concertation permanente avec les Dlgus rgionaux du MINEP et du MINAS, et dautres institutions en vue dune meilleure prise en compte des questions socio-environnementales et de gestion des ressources naturelles dans toutes les interventions du PNDP ; (l) collecter les donnes sociales et environnementales pertinentes sur la base des rsultats du formulaire et des missions de suivi, et les incorporer dans les diffrents rapports davancement ;

(m) Prparer les rapports mensuels, trimestriels et annuels des activits ralises dans sa zone d`intervention

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2.7. Financement du Programme


2.7.1. Financement du PAPNDP
Financement du Projet Calendrier dexcution Cots du Projet et financement PY1 Cots du Projet : Cots dinvestissements: Composante 1 Composante 2 Sous composante 2.1 Sous composante 2.2 Composante 3 Sous composante 3.1.Administration et Coordination Sous composante 3.2. Suivi Evaluation Sous composante 3.3. Communication Total Cots Investissements Cots de Fonctionnement Composante 3 Sous composante 3.1.Administration et Coordination Sous composante 3.2. Suivi Evaluation Sous composante 3.3.Communication Total Cots de Fonctionnement Total Gnral Montage financier: IDA gouvernement, y compris PPTE Bnficiaires Total Financement du Projet 10,31 14,43 1,80 26,54 10,54 14,75 1,84 27,13 10,62 14,87 1,86 27,35 8,54 11,95 1,49 21,98 40,00 56,00 7,00 103,00 20,00 28,00 3,50 51,50 0,96 0,85 0,07 0,04 0,96 26,54 1,22 1,11 0,07 0,04 1,22 27,13 1,26 1,15 0,07 0,04 1,26 27,35 1,30 1,19 0,07 0,04 1,30 21,98 4,75 4,30 0,28 0,16 4,75 94,22 2,37 2,15 0,14 0,08 2,37 51,50 15,76 5,50 2,22 3,29 4,32 3,82 0,32 0,18 25,58 17,40 5,71 2,55 3,16 2,80 2,57 0,17 0,06 25,91 17,97 5,13 1,88 3,26 2,99 2,73 0,19 0,07 26,08 14,45 3,22 2,14 1,07 3,01 2,88 0,08 0,06 20,68 65,57 19,56 8,78 10,78 13,12 11,99 0,76 0,37 89,47 32,78 9,78 4,39 5,39 6,56 6,00 0,38 0,18 49,13 PY2 PY3 PY4 (US$ million) Total (xaf en Mds)
500

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Cots totaux de Financement du projet Investissements Fonctionnement Total financement

Anne 1

Anne 2

Anne 3

Anne 4

En millions de dollars 25.58 0.96 26.54 25.91 1.22 27.13 26.08 1.26 27.35 20.86 1.30 21.98

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2.7.2. Financement du Projet de Gestion des Terres

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2.7.3. Financement du Programme (PAPNDP et PGDT)

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2.8. Systme de gestion de l'information (SGI) du PNDP


La prsentation dtaille du Systme de Gestion de l'Information (SGI) du PNDP est faite dans un document spar, duquel est extrait le rsum articul comme suit : Prsentation gnrale du SGI Spcifications du volet suivi comptable et financier Spcifications du volet suivi valuation technique Spcifications du volet suivi du cadre d'intervention Fond cartographique Formulaires, tats et rapports attendus Procdures de suivi

2.8.1. Prsentation gnrale du SGI du PNDP


Le SGI du PNDP est conu pour grer plusieurs projets, do le recours un systme de logiciels multiprojets susceptible de produire des situations individuelles ou consolides des diffrents projets (PAPNDP, PGDT) du programme. Il est bti autour de trois volets, savoir : (i) Suivi comptable et financier, (ii) Suivi valuation technique, (iii) Suivi du cadre d'intervention. Ce systme est conu pour rendre compte des situations par source de financement, opration, projet ou de manire consolide. Le tableau ci-dessous synthtise l'articulation des trois volets du SGI :

Volet suivi comptable et financier

Volet suivi valuation technique

Volet suivi du cadre dintervention

Responsables du fonctionnement du systme

Niveau

Central :

Responsable

Niveau Central : Responsable (National) du Suivi-Evaluation Niveau Rgional : Responsable (Rgional) du Suivi-Evaluation

Administratif et Financier
Niveau Rgional : Comptable w

Bnficiaires du PNDP Comit National de Pilotage Principaux autres acteurs concerns Cellule Nationale de Coordination du PNDP Partenaires Financiers techniques et/

Bnficiaires du PNDP Bailleurs de fonds

Comit Paritaire Rgional)

(Communal

ou

Autres projets de dveloppement au ou Ensemble des intervenants sur le Cameroun PNDP Ministres sectoriels statistiques et services

Prestataires de services et autres Organisations de la socit civile Ministres sectoriels et structures dconcentres de lEtat.

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Donnes financires et comptables

Partie 1

Politiques sectorielles

Encaissements Dcaissements Engagements

Avancement global des activits, Activits de dveloppement en cours responsabilit, problmes rencontrs et complmentaires au PNDP

Partie 2

Type de donnes gres

Infrastructures de base existantes ou Globaux, par Micro- projets dont la construction est planifie catgories, composantes et (dont ralisations du PNDP) Partie 3 partenaire technique et financier. Indicateurs (i) globaux, (ii) sur la (Budget ; Marchs, contrat, population, (iii) de passage dune phase lautre, et (iv) dimpact socioCommandes, Engagements directs) environnemental Disponibilits Globales, par catgories, composantes et Evaluation par les bnficiaires partenaire technique et financier.

Partie 4 Donnes Nationales de Comptabilit


Avancement du PNDP en terme de couverture territoriale

Statistiques& donnes fiscales (Impts et taxes)

Suivi des Engagements Commandes Contrats Marchs Budget Gestion des ressources humaines Evaluation des personnels du PNDP Suivi des rmunrations.

Rapports & Etats financiers

Rapport de Suivi Financier (selon Rapport mensuel prsentant les TDR Rapport sur le cadre dintervention les spcifications du Financial des intervenants (12 rapports par an) (un rapport tous les ans pour les Management Report) (1 par Rgions concernes par le PNDP) trimestre) Rapport trimestriel : avancement des activits (2 rapports par an en complment du FMR) Rapports daudit (1 par an) Etats financiers Intrimaires (Priodicit mensuelle) Bilan ; Compte de rsultat ; TAFIRE ; Etat annex (intgrant notamment la Balance gnrale) Rapport annuel sur les performances du programme (1/an) Rapport dvaluation Programme dimpact du Rapport semestriel prsentant un tat des lieux complet sur le PNDP (2 rapports par an en complment du FMR et en remplacement du rapport trimestriel)

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Mobilisation des fonds Financement : Des Micro projets

Programmation annuelle : attribution Etat zro lors de lintgration dune des enveloppes par CRP et activits nouvelle Rgion top down + revue aprs 6 mois

Mise jour annuelle aprs rencontre Du Fonctionnement et des Autres Revue avancement technique avec autres projets et institutions chaque paiement (micro projets et oprations du Programme. autres activits) Gestion des Engagements Intgration systmatique des ralisations du PNDP (distinction Budget; Etat zro + chaque anne : (i) entre plans de dveloppement et valuation par les bnficiaires ; ralisations) Marchs; (ii) enqute tat population et impact Contrats/ Conventions; socio-environnemental Commandes; Autres engagements. Procdures Gestion Administrative Courrier Acquisition de biens Gestion des immobilisations Gestion des stocks Gestion du personnel

Gestion Comptables Circuits comptables Schmas comptables types Travaux & Productions Comptables

Un logiciel de suivi comptable et Un logiciel de suivi valuation du Un SIG du commerce (le mme que financier du commerce adapt aux commerce adapt aux besoins du pour le volet suivi valuation spcificits du PNDP PNDP avec une extension utilisant un technique) SGBD pour le suivi des microprojets et des indicateurs Une application spcifique (ou une extension du logiciel prcdent) pour le suivi des contrats et de la SIG du commerce pour lavancement passation des marchs de la couverture du PNDP

2.8.2. Spcification du volet "Suivi Comptable et Financier"


Le logiciel propos est la fois situ dans l'environnement normatif et positif en matire de gestion financire informatise de projet de dveloppement conomique et social. 1. Un logiciel situ dans l'environnement normatif (i.e. respectant les Standards en la matire pour ce genre de Programme). Le logiciel de gestion financire propos repose sur les bases suivantes: Tenir compte des dispositions du Plan comptable applicables au niveau national (le Plan Comptable OHADA en l'occurrence), des normes comptables internationales publies par l'INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS COMMITTEE (IASC) et des directives en matire de comptabilit des dpenses et ressources provenant des

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Outils

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Bailleurs de Fonds, notamment les directives du nouvel outil de gestion financire de la Banque Mondiale (LACI), Intgrer la comptabilit gnrale, auxiliaire et analytique ainsi que de suivi et contrle budgtaires permettant le suivi des comptes Spcial et de Crdit, le suivi des engagements, le suivi analytique et budgtaire par composante, par catgorie et par source de financement, Permettre la production d'informations financires en temps rel et de faon automatise dans les formats requis par la Banque Mondiale et les autres bailleurs de fonds impliqus (notamment l'AFD), particulirement sous forme d'tats trimestriels financiers, d'tats trimestriels de suivi de la performance physique et des engagements d'achats de biens, de services et de travaux ainsi que sous forme d'tats financiers consolids de fin d'exercice (Norme FMR : Financial Monitoring Report), Etre paramtrable avec les donnes de base telles que les composantes et sous composantes, les catgories et autres lignes budgtaires spcifiques un projet donn avec leurs dotations budgtaires respectives ainsi que les plans des achats de biens, services et travaux variant d'un projet un autre, Possder les caractristiques d'un logiciel multi-bailleur de fonds, multidevise, fonctionnant sous Microsoft Windows, et accompagn d'un systme de sauvegarde des donnes.

2.

Un logiciel situ dans l'environnement positif (i.e. adapt aux besoins du Programme) Le logiciel de gestion financire propos intgre les modules et les proprits suivants : Des modules de comptabilit gnrale, auxiliaire, analytique ainsi que de suivi et contrle budgtaires par centres de cots (par composantes dtailles, par sous composantes et par activits) et par catgories de dpenses et par source de financement, Un module de gestion commerciale construit sur les gestions de stocks et des approvisionnements (achats) en biens, services et travaux avec la possibilit de suivre les fournisseurs, Un module de gestion des immobilisations prvoyant la saisie de codes d'identification d'au moins 15 caractres dans un registre et dans un fichier et permettant de faire le rapprochement entre l'inventaire physique annuel et les soldes de la comptabilit, cela exigeant son intgration aux modules de comptabilit, Un module de suivi des approvisionnements et rapprovisionnements en fonds ainsi que des paiements directs faisant le lien avec le budget trimestriel de trsorerie servant de document de base de retrait de fonds du compte de crdit Washington, Un module de gestion du personnel pouvant renseigner sur les aspects administratif et socio professionnel de chaque agent et permettant une gestion de la paie, Un module permettant d'alimenter le suivi de la performance physique pouvant renseigner sur les carts entre les prvisions et les ralisations en rfrence aux indicateurs de performance pr-tablis (en lien avec le suivi valuation du programme - voir ci-aprs),

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Un module de suivi de la passation des marchs (avec ou sans examen pralable des bailleurs de fonds) et des contrats signs par le PNDP et permettant pour chacun d'eux de suivre : (i) l'objet du contrat, (ii) la date de signature et la priode estime pour la prestation, (iii) le montant, (iv) la ou les sources de fonds, (v) la ou les personnes / entreprises contractes, et (vi) les tapes pour le paiement des prestations (description des diffrentes tranches avec possibilit de cocher celles qui ont dj t payes, la somme des paiements tant affiche automatiquement), Un module de suivi des contacts du PNDP qui permette de suivre et partager les coordonnes de l'ensemble des acteurs du PNDP, savoir : o Une case pourra tre coche pour indiquer s'il s'agit des coordonnes d'un individu ou d'une entit (personnalit morale) o Suffixe (M. Mme Mlle) o nom o prnom o titre o socit / administration qui emploie o adresse personnelle et professionnelle o tlphones (professionnel, personnel et mobile) o fax o Email (avec 2 champs au minimum)

Ces fiches seront classables selon plusieurs catgories : (i) agents du PNDP (incluant CNC et CRP), (ii) prestataires de services, (iii) fournisseurs, (iv) bailleurs, (v) bnficiaires, (vi) autres projets de dveloppement, (vii) administration et (viii) autre. Chaque fiche devra appartenir une ou plusieurs catgories. Ce module devra tre partag par l'ensemble des personnels du programme une fois le rseau local install au sein de la CNC. Le logiciel devra enfin permettre l'dition de bulletins individuels et rcapitulatifs mensuels de paie et de suivi des congs pays.

2.8.3. Spcification du volet "Suivi-Evaluation Technique"


Le volet suivi valuation technique se compose de quatre parties : la premire est destine suivre globalement l'ensemble des activits du PNDP, la deuxime est une sorte de zoom qui ajoute des fonctionnalits pour le suivi des microprojets (qui constituent le cur de l'activit du PNDP), la troisime vise suivre plus particulirement par une batterie d'indicateurs la performance et l'impact du programme (il existe 4 types d'indicateurs : globaux, population, impact socio-environnemental, et changement de phase), la quatrime se concentre sur l'avancement de la couverture (en termes d'extension gographique) du programme.

Les parties (i) et (iii) seront dveloppes en adaptant un logiciel du march. La seconde partie sera dveloppe en utilisant soit le progiciel de suivi valuation choisi soit un Systme de Gestion des Bases des Donnes (SGBD) du commerce fonctionnant sous MS Windows.

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La quatrime partie utilisera un Systme d'information Gographique (SIG) aux fonctionnalits simples.

2.8.4. Spfication du volet "Suivi du Cadre d'Intervention"


Le volet suivi du cadre d'intervention sera construit autour d'un logiciel SIG et les donnes qui permettront de le suivre ont donc certaines spcificits. Ainsi, certaines seront rattaches un objet gographique (une surface, une ligne, un point). Un seul et mme SIG sera utilis pour grer l'ensemble des couches et permettra en outre de visualiser chaque couche pardessus un fond cartographique (voir point V ci-aprs). La conception de ce volet sera finalise en troite collaboration avec l'quipe en charge de la conception de l'observatoire du dveloppement rural, afin de ne pas dupliquer les efforts.

2.8.5. Fonds cartographique


Un certain nombre de donnes gres par le SGI sera go-rfrenc. Afin de pouvoir les exploiter dans les meilleures conditions possibles (meilleure interprtation, positionnement plus facile des donnes, plus grande lisibilit...), des lments cartographiques seront disponibles et accessibles en superposition tous les autres types de donnes. Concrtement, les couches de donnes numres ci-dessous devront tre acquises : Un fond de carte au format raster (image satellite ou cartes existantes scannes) l'chelle 1/100.000 ; Une srie de couches thmatiques (au format vecteur), issues de l'interprtation du fond de carte, de cartes existantes, et de compltement terrain

2.8.6. Formulaires, tat et rapports attendus


1. Les formulaires Les formulaires sont les crans de saisie qui permettent d'entrer les donnes dans les diffrents logiciels mis en place. 2. Les tats 2.1. Les tats issus du volet comptable et financier Les diffrents tats financiers qui seront gnrs automatiquement sont au nombre de Douze (12). Il s'agit de : Six (6) tats classiques : Bilan Compta de rsultat Rdig par : Edition du Page 76 sur 244

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Six (6)

Balance gnrale Tableau emplois/ressources Etats de suivi budgtaire (par nature, Composante, Catgorie) Etat de suivi des ralisations de trsorerie (par nature, Composante, Catgorie) tats spcifiques : Tableau des emplois et des ressources du projet, Tableau d'utilisation des fonds par activit du programme, Tableau global d'avancement des activits, Tableau des contrats passs et en cours, Tableau de suivi des dcaissements du crdit IDA et Tableau de suivi des passations de marchs soumises ou non un examen pralable.

2.2. Les tats issus du volet suivi valuation technique Les diffrents tats issus des donnes de suivi valuation (hors micro projets) sont les suivants : Partie 1 du volet suivi valuation : Les termes de rfrence de chaque responsable, La liste dtaille des activits (i.e. le rapport d'activit), Le chronogramme des activits, L'analyse des investissements. Partie 2 du volet suivi valuation Les tableaux synthtiques des indicateurs globaux. Les tableaux et cartes synthtiques des indicateurs sur la population. Les tableaux synthtiques des indicateurs de dclenchement de phase. Les tableaux et cartes synthtiques des indicateurs de suivi de l'impact environnemental et social du PNDP. Partie 3 du volet suivi valuation Les cartes reprsentant l'avancement de la couverture gographique du PNDP

2.3. Les tats issus du volet suivi valuation technique -Volet micro- projets L'oprateur du systme devra tout moment pouvoir slectionner les micro projets qui rpondent certain nombre de critres donns en slectionnant les valeurs qu'il souhaite dans une liste prdfinie (prcisons que pour chacun de ces critres, l'oprateur pourra choisir entre : aucune, une, plusieurs, ou toutes les valeurs disponibles) : Zone gographique (les niveaux suivants seront disponibles : pays, Rgion, commune, village Etat d'avancement (identifi, examin, supervis, achev)

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Fentre d'intervention (quipements ou services publics marchands, activits environnementales ou de GRN, infrastructures collectives de service public) Type d'activit (construction, formation, achat d'quipements, autre) Secteur (Eau, Sant, Education, Transport, Infrastructure et quipements sociaux, Electrification rurale, Infrastructures de dveloppement conomique, Autre)

2.4. Les tats issus du volet suivi du cadre d'intervention Ces tats n'auront rien de plus par rapport aux fonctionnalits apportes par le SIG qui servira d'outil de support. Ainsi, l'utilisateur sera en mesure de visualiser couche par couche l'ensemble des informations traites par le logiciel. En particulier, il pourra superposer les donnes sur le cadre d'intervention, avec celles reprsentant l'avancement du PNDP, ou encore celles prsentant les indicateurs sur la population, permettant ainsi de raliser des analyse croises trs utiles.

3. Les rapports Les rapports seront diffuss selon le schma suivant : Rapports Mensuel Trimestriel Semestriel Annuel Atelier Atelier Janvier Fvrier Mars Avril Mai Juin Juillet Aot Sept. Oct. Nov. Dc. -

3.1. Contenu du rapport mensuel Le rapport mensuel est un rapport de travail qui ne concerne principalement que les acteurs directs du PNDP. Il comprend les rubriques suivantes : Apprciations gnrales sur l'avancement du PNDP lors du mois prcdent (2 pages au maximum) : Grandes ralisations par composante Tches inacheves ou ajournes Grandes activits en perspective Problmes majeurs rencontrs Solutions et recommandations envisages La liste des tches par responsable (i.e. les termes de rfrence de chaque responsable).

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3.2. Contenu du rapport trimestriel Un rapport trimestriel prsentant l'tat technique et financier du programme sera rdig. Ce format de rapport rpond aux normes FMR de la Banque mondiale. Il sera publi comme lment part entire des rapports de suivi trimestriels et bisannuels. Ce rapport comprend : Un chapitre d'introduction prsentant de faon assez dtaille (4 pages maximum) l'avancement du programme en prcisant pour le trimestre coul : - Les grandes ralisations par composante - Les tches inacheves ou ajournes - Les grandes activits en perspective - Les problmes majeurs rencontrs - Les solutions et recommandations envisages - Le bilan dtaill des activits (i.e. le rapport d'activit) ; - Le tableau de bord des micro-projets accompagn d'analyses ad hoc pertinentes ; - Le tableau des emplois et des ressources du projet pour le trimestre coul ; - Le tableau d'utilisation des fonds par activit du programme pour le trimestre coul ; - Le tableau global d'avancement des activits pour le trimestre coul ; - Le tableau des contrats passs et en cours ; - Le tableau de suivi des dcaissements du crdit IDA. Un chapitre prsentant de faon succincte (2 pages maximum) l'avancement des diffrents marchs en cours de passation ou des diffrents contrats en cours d'excution. Le schma de ce chapitre sera toujours le mme : - Considrations sur les personnels en charge de la passation des marchs au sein du PNDP (formation, recrutement, etc.), - Considrations sur les principaux marchs en cours de passation (avancement, retards, liste restreintes envisages, etc.), - Plaintes ventuelles prsentes par des soumissionnaires, des consultants ou des bnficiaires de contrats, - Amendements ventuels envisager sur certains contrats, - Performances insuffisantes de certaines entreprises ou consultants contracts, et enfin - Points ventuels de dsaccord susceptibles de conduire une rupture de contrat ou des plaintes lgales. Le tableau de suivi des passations de marchs.

3.3. Contenu du rapport semestriel Ces rapports seront diffuss l'occasion de l'atelier annuel de programmation ainsi qu' l'occasion de l'atelier de revue mi-parcours. Ils contiennent :

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Un chapitre d'introduction prsentant de faon assez dtaille (6 pages maximum) l'avancement du programme en prcisant pour le semestre coul : - les grandes ralisations par composante - les tches inacheves ou ajournes - les grandes activits en perspective - les problmes majeurs rencontrs - les solutions et recommandations envisages. Une analyse stratgique du programme en tablissant un diagramme MOFF (Menaces Opportunits Forces et Faiblesses) associ des analyses ad hoc des investissements et une liste des problmes srieux et des recommandations pour chaque (i) composante, (ii) source de financement, et (iii) organe de mise en oeuvre (CNC et CRPs) Le bilan dtaill des activits (i.e. le rapport d'activit) Le tableau de bord des microprojets accompagn d'analyses ad hoc pertinentes Le chronogramme des activits Le tableau des emplois et des ressources du projet pour le trimestre coul Le tableau d'utilisation des fonds par activit du programme pour le trimestre coul Le tableau global d'avancement des activits pour le trimestre coul Le tableau des contrats passs et en cours Le tableau de suivi des dcaissements du crdit IDA Un chapitre prsentant de faon succincte (2 pages maximum) l'avancement des diffrents marchs en cours de passation ou des diffrents contrats en cours d'excution. Le schma de ce chapitre sera toujours le mme : - considrations sur les personnels en charge de la passation des marchs au sein du PNDP (formation, recrutement, etc.), - considrations sur les principaux marchs en cours de passation (avancement, retards, listes restreintes envisages, etc.), - plaintes ventuelles prsentes par des soumissionnaires, des consultants ou des bnficiaires de contrats, - amendements ventuels envisager sur certains contrats, - performances insuffisantes de certaines entreprises ou consultants contracts, et enfin - points ventuels de dsaccord susceptibles de conduire une rupture de contrat ou des plaintes lgales. - Le tableau de suivi des passations de marchs ; - Le tableau des indicateurs globaux ; - Le tableau des indicateurs de dclenchement des phases.

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3.4. Contenu du rapport annuel Une fois par an, en juillet, le rapport semestriel sera accompagn d'une annexe qui prsentera l'ensemble des rsultats des enqutes annuelles sur le terrain. Plus prcisment, cette annexe, qui sera labore sur la base d'enqutes sur le terrain, regroupe : Un chapitre introductif prsentant la situation pour l'anne coule, les volutions passes et les perspectives, ainsi que les problmes majeurs et solutions proposes pour chacun des 4 domaines suivants : - valuation du programme par les bnficiaires, - situation socio-conomique et sanitaire des populations dans les zones d'intervention du programme, (iii) suivi de l'impact social et environnemental du PNDP, et - avancement de la couverture gographique du PNDP. Le rapport des rsultats de l'valuation du PNDP par les bnficiaires Les tableaux et cartes synthtiques prsentant les indicateurs sur la population (pauvret, valuation du PNDP) Les tableaux et cartes synthtiques prsentant les indicateurs de suivi de l'impact socioenvironnemental. Les cartes reprsentant l'avancement de la couverture gographique du PNDP. Une annexe par Rgion prsentant le cadre d'intervention (synthse pour la Rgion avec cartes (i) des infrastructures existantes et planifies, et (ii) des activits de dveloppement dans la Rgion).

2.8.7. Procdures de suivi


Ces procdures sont prvues en matire de : suivi comptable et financier suivi technique suivi du cadre d'intervention

2.8.8. Autres considrations importantes sur le SGI


1. Dispositions gnrales L'ensemble des dveloppements sera effectu sous un environnement MS Windows (la version du systme d'exploitation sera celle mise en place sur les ordinateurs dploys au sein de la CNC et des CRCs).

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Le systme sera mnag de manire rendre compte de manire distincte ou consolide une ou plusieurs oprations ou projets spcifiques et les auditer de la mme faon. Pour la premire anne du programme, seules la CNC et 5 CRCs (sur les 10 en fin de programme) seront oprationnels. Le systme dvelopp ne sera donc mis en place qu'au sein de ces 4 entits, les personnes en charge du suivi comptable et financier, et du suivi valuation au sein de la CNC devant tre en mesure d'installer puis de former les personnels recruts au sein des CRCs complmentaires au fur et mesure qu'elles rejoindront le programme. Le PNDP est un programme encore en cours de mise en uvre, les activits listes dans ces spcifications ainsi que les procdures (nombre de comptes spciaux, catgories de dcaissements, etc.) et les indicateurs (globaux ou de dclenchement de phase) sont susceptibles de changer. Le PNDP est un programme de dveloppement participatif et la communication entre la CNC et les CRCs sera un gage de bon fonctionnement. Il est donc fondamental que l'change de donnes entre ces deux niveaux puisse se drouler de la faon la plus simple et la plus efficace possibles. Etant donn le niveau d'quipement en infrastructures de tlcommunication au Cameroun, il a t retenu que l'change de donnes entre la CNC et les CRCs se fera au moyen de synchronisations rgulires et totalement automatiques (tous les mois par exemple) via le rseau Internet lorsque cela est possible. Les prestataires devront donc s'assurer que les bases de donnes installes dans chacune des CRCs sont synchronises selon un processus simple avec les bases de donnes "mre" installes au sein de la CNC.

2. Procdures de scurit

(1) Gestion des habilitations / profils utilisateurs Chaque utilisateur devra disposer dun compte avec les droits daccs ncessaires sa fonction. Les habilitations devront tre cres lors de lentre du salari selon sa fonction et dsactives lors de sa sortie. Elles devront rgulirement tre revues afin quaucun compte non utilis ne soit encore actif. (2) Gestion des mots de passe Une structure de mot de passe devra tre dfinie au sein du PNDP (nombre de caractres). Le systme devra imposer un changement rgulier des mots de passe aux utilisateurs (par exemple tous les 90 jours). Des notes de sensibilisations seront envoyes rgulirement au personnel concernant la gestion des mots de passe.

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(3) Sauvegarde Les sauvegardes devront tre faites rgulirement sur Bande ou CD-Rom selon la procdure suivante : chaque jour (en fin de journe) de lundi vendredi ; une sauvegarde mensuelle qui sera archive ; une sauvegarde devra imprativement tre faite avant et aprs transfert lectronique de donnes. (4) Utilisation dinternet / messagerie Laccs internet devra tre contrl par un pare-feu (firewall). Le pare-feu aura t pralablement configur. Une charte de lutilisation de linternet devra tre labore, dcrivant les modalits de lutilisation de cet outil. (5) Antivirus Le PNDP devra disposer dun antivirus mis jour en ligne quotidiennement, install sur tous les postes et ne pouvant pas tre dsactiv par lutilisateur. (6) Protection du rseau Le rseau devra tre protg de lextrieur par un pare-feu (firewall), et les accs utilisateurs devront faire lobjet dun suivi. Prcisons que si les responsables de la CNC ont un droit d'accs illimit aux donnes, les responsables au sein des CRPs ne pourront que modifier les donnes qui concernent leur Rgion. Ainsi, deux niveaux de droits d'accs seront dfinis (central et rgional) pour les logiciels mis en place. Par contre, chacun des responsables (comptables ou responsables suivi valuation) aura accs l'ensemble des outputs des systmes (sans pour autant tre en mesure de modifier les donnes). Ainsi, les RSE auront accs aux outputs du systme comptable alors que les comptables auront accs aux outputs du systme de suivi valuation Afin de faciliter la rdaction des rapports, chacun des tats et formulaires prsents dans ces spcifications sera exportable vers Microsoft Word et Excel par simple clic sur un bouton destin cela. Pour information, une partie des outputs des systmes sera destine tre diffuse sur Internet. Cela se fera en utilisant le format PDF ce qui justifie nouveau la ncessit de pouvoir exporter l'ensemble des formulaires et tats vers Microsoft Word ou Excel.

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3. GESTION ADMINISTRATIVE
Organisation administration Gestion administrative du courrier Gestion des stocks Gestion des immobilisations Gestion des ressources humaines Gestion de missions Gestion des ateliers Gestion des frais mdicaux

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3.1. Organisation administrative


La description de l'organisation administrative sera formule autour des points suivants : organisation spatio-temporelle prsentation des intervenants.

3.1.1. Organisation spatio-temporelle


1. Phasage Le Programme, prvu sur 12 ans, est dcoup en 3 phases : Phase I : Initiation La premire phase, ralise de manire satisfaisante, a dfini les approches et mthodes qui ont t mises en uvre dans six des dix rgions : lAdamaoua, le Centre, lExtrme Nord, le Nord, lOuest, et le Sud. Ces rgions ont t choisies par le Gouvernement sur la base des critres suivants : (i) le niveau de pauvret tel que dfini par lenqute de pauvret ECAM-II de 2001, (ii) la continuit des initiatives participatives ont dj t mises en uvre et ont suscit des attentes locales leves, et (iii) la diversit agro-cologique. Dans ces six rgions, le PNDP a renforc lenvergure des prcdents projets de dveloppement participatif local. Par exemple, il a cofinanc la mise en uvre des microprojets dans les communes et les communauts ayant des plans de dveloppement local labors par dautres intervenants tels que le Projet National de Vulgarisation de Recherche Agricole (PNVRA), le Projet dAppui au Dveloppement Communautaire (PADC), etc. Phase II : Expansion La seconde phase va consolider les rsultats de la premire phase et va tendre les activits du programme toutes les rgions du Cameroun. Elle va aussi contribuer la finalisation des principales reformes institutionnelles sur la dcentralisation engage au cours de la premire phase. Phase III : Consolidation La troisime phase devra (a) consolider les acquis de la deuxime phase dans toutes les communes des 10 rgions et (b) poursuivre laccompagnement des communes dans le processus de transfert des ressources concomitamment au transfert des comptences.

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2. Dclencheurs de phases Les critres suivants ont t dfinis avec les partenaires techniques et financiers pour le dclenchement des phases successives : Passage de la Phase 1 la Phase 2 Les dclencheurs spcifiques ayant permis de procder la seconde phase du projet ont t comme suit : 50 % des communauts cibles ont dfini et adopt un plan de dveloppement local et 50 % de ces communauts ont compltement mis en uvre avec succs un microprojet ; 50 % des communes cibles ont dfini et adopt un plan de Dveloppement Communal ; 25 % de ces communes ont compltement mis en uvre avec succs un microprojet ; 10 % des communes cibles ont acquis suffisamment des capacits leur permettant recevoir et grer des fonds ; 25 % de la composante 1 a t dcaiss ; 50 % des communes cibles ont profit des programmes de formations ; les textes lgislatifs sur la dcentralisation ont t labors ; les statuts et organigrammes des communes ont t prpars.

Passage de la Phase 2 la Phase 3 Les dclencheurs de performance pour passer la phase 3 sont les suivants : les projets de lois et autres textes sur la dcentralisation prpars pendant la premire phase du projet ont t adopts et promulgus. Ce sont : la loi sur la fiscalit locale, la loi sur le rgime financier des communes, le texte portant sur lorganigramme type et les profils du personnel des communes ; au moins 90 % des communes appuyes par le projet (292 communes) ont intgr dans leurs budgets, les investissements prioritaires tels que dfinis dans leurs plans de dveloppement communaux ; au moins 80 % des communes sont satisfaites de la qualit des services reus (telle que mesure par les valuations par les bnficiaires et les audits techniques indpendants). la charte de dcentralisation est approuve par le Gouvernement.

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3. Zones dintervention du Programme La couverture gographique du Programme concerne lensemble du Pays. En effet, outre les six premires rgions concernes par la phase I savoir lAdamaoua, le Centre, lExtrme Nord, le Nord, lOuest et le Sud, les activits du PNDP, sont tendues lEst, le Littoral, le Nord-Ouest et le Sud-Ouest. Comme lors de la premire phase, un plan de couverture dtermine anne aprs anne, lordre dentre dans les communes. Ce plan de couverture a t labor suivant des critres pralablement convenus avec les reprsentants des maires, des services techniques locaux et de la socit civile. Ces critres comprennent notamment : le niveau de pauvret, la gouvernance locale, la performance de la commune. Au total, 325 communes sont concernes par les interventions du PNDP II de la manire suivante : 155 communes de la phase I bnficieront dune allocation supplmentaire en vue de consolider le financement des microprojets engag depuis la premire phase ; 60 communes de la premire phase nayant pas encore bnfici des appuis du programme auront loccasion de prparer leur PDC, et disposeront aussi des ressources pour le financement des microprojets ; 110 communes des quatre nouvelles rgions bnficieront des appuis pour llaboration des PDC et leur mise en uvre partielle. Le plan de couverture se trouve dans le Manuel d'Excution en Annexe 1.

3.1.2. Prsentation des autres intervenants


Le PNDP parat comme un instrument important pour atteindre les objectifs gnraux du DSRP, savoir lamlioration des conditions de vie des populations, la lutte contre la pauvret en zones rurales. Sa mise en uvre intresse plusieurs partenaires techniques et financiers. Plusieurs acteurs oeuvrant dans le secteur du dveloppement rural en particulier seront impliqus dans la mise en oeuvre du PNDP. Cette implication des acteurs diffrents niveaux dexcution du Programme saccompagne de la mise en place daccords cadres de collaboration et/ou la signature de conventions de partenariat. 1. Les prestataires de services Dans le cadre de l'excution du PNDP, tous les niveaux le recours des prestataires de services est envisag. Ces prestations seront effectues conformment aux dispositions rglementaires en vigueur et en respect des procdures des bailleurs de fonds. Les prestataires de services comprennent les entreprises, bureaux d'tudes, ONG, Groupes d'Initiatives Communes, Groupements d'Intrt Economique, oprateurs divers, et dans certaines conditions prciser en raison de leur statut, les services techniques de l'tat. Leurs modalits d'intervention et de rmunration sont dtermines contractuellement. A ce titre, des contrats-types et des barmes de rmunration ont t prpars pour les prestations les plus courantes notamment, celles sollicites par les Comits de Concertation

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la base et les Communes. Ils sont disponibles dans le manuel de procdures administratives et financires. 2. Les Organismes d'Appui Local (OAL) Le PNDP sera mis en uvre auprs des bnficiaires travers des Organisations d'Appui Local. Celles-ci sont des structures de droit priv but lucratif (bureaux d'tudes) ou non (Organisation Non Gouvernementales - ONG) qui oprent dans le cadre d'un contrat avec le PNDP. Leurs activits se feront dans le respect du prsent manuel qui est annex au contrat. L'tendue de leur contrat est gographique, c'est--dire qu'il couvre une ou plusieurs communes. Etant donn leur fonction d'accompagnement du processus participatif, leur obligation contractuelle est une obligation de mthodologie, de moyen et de rsultat. 3. Les ralisateurs de microprojets au bnfice des CC et communes Les microprojets seront raliss par des oprateurs privs but lucratif ou non. Les modalits de slection de ces oprateurs et d'tablissement de leur contrat sont prcises dans le manuel de procdures administratives, financires et comptables du PNDP. Les contrats affrents cette prestation de service seront co-signs par les reprsentants habilits de la commune en tant que matre d'ouvrage, de la communaut en tant que bnficiaire et prestataire. 4. Les Ministres sectoriels Les ministres sectoriels et leurs reprsentants auront un rle prpondrant dans la mise en uvre du PNDP notamment dans l'assurance de la prennit des microprojets financs par le PNDP. Les relations entre le PNDP et chacun des ministres sectoriels sont rgies par une convention. Participation au CNOP Les ministres sectoriels seront reprsents au CNOP afin de permettre une bonne cohrence entre les activits du PNDP et celles spcifiques chacun des ministres. Actions sur le terrain L'apport principal des ministres sectoriels se fera localement. En effet, leur prsence sur le terrain grce aux services dconcentrs permettra de donner un appui technique ncessaire la cohrence des investissements du PNDP. Aussi ces ministres seront-ils prsents et actifs dans les CRAC et CRAP. Rdig par : Edition du Page 88 sur 244

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Leurs actions se feront trois niveaux. Vrification de conformit La premire fonction, essentielle, sera la vrification de la conformit des PDL, PDC et microprojets aux stratgies sectorielles et aux programmes de dveloppement et d'investissement sectoriels tels qu'tablis par chaque ministre et les projets rattachs. De mme, les reprsentants locaux des ministres auront la responsabilit de vrifier que les requtes de financement prsentes aux CRAP et CRAC sont conformes aux normes techniques et cahiers des charges tels qu'tablis par les conventions. Fonctionnement et entretien des infrastructures L'Etat camerounais pourra accepter dans certains cas exceptionnels prendre en charge tout ou partie du fonctionnement et/ou de l'entretien des infrastructures construites par le PNDP. Ceci sera rgi par des conventions dtailles entre les bnficiaires, le matre d'ouvrage, le PNDP et le reprsentant dment accrdit du ministre considr. Ces conventions seront un pralable l'excution des microprojets Appui technique Bien que le PNDP ait pour principe de recourir aux oprateurs privs, il pourrait arriver que les agents locaux des ministres sectoriels reprsentent le meilleur choix en termes d'appui technique l'laboration d'un PDL, d'un PDC ou d'un microprojet Les bnficiaires et l'OAL pourraient alors avoir recours ces agents. 5. Les autres projets Dans le cadre de la mise en uvre du dveloppement local, le PNDP constitue le cadre oprationnel des interventions dans cet axe de la stratgie du dveloppement rural. En consquence, afin que les interventions soient synergiques, des plates-formes de concertation seront mises en place afin d'assurer le principe de subsidiarit. Pour le cas spcifique de la lutte contre le VIH/SIDA, le PNDP signera une convention avec le Programme Multisectoriel de Lutte contre le SIDA (PMLS) afin de dfinir des approches consensuelles et d'appuyer les plans d'action de lutte contre le VIH/SIDA au niveau communautaire et communal. Ces plans d'action seront parties intgrantes des Plans de dveloppement local et Communal.

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6. Les partenaires financiers Le PNDP est un programme multi-bailleurs appuy par des financements de plusieurs sources notamment ceux de : lEtat travers les fonds propres des budgets de fonctionnement (BF) et dinvestissement (BIP) et les ressources PPTE ; la banque mondiale 20 millions de dollars destin au PAPNDP ; la coopration franaise (SAC/AFD) travers le C2D 25 millions dEuros ds latteinte du point dachvement ; la coopration Financire Allemande (KfW) 7 millions dEuros ; le feicom 2 milliards sur quatre ans ; le Fonds pour lEnvironnement Mondial : 6millions de dollars destins au PGDT.

7. Socit civile Le projet vise contribuer l'amlioration durable des conditions de vie des populations rurales, en particulier les plus dfavorises. Pour garantir le succs des politiques de dveloppement local travers la mise en uvre des microprojets, la socit civile (petits exploitants et propritaire terriens, secteur priv, ONG et groupes communautaires) sera implique toutes les tapes de la mise en uvre du Programme. Le PNDP accordera une attention particulire au renforcement des capacits des partenaires et leur responsabilisation pour amliorer la qualit de leurs prestations auprs des bnficiaires.

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3.2. Gestion administrative du courrier


3.2.1. Circulation de l'information
1. En ce qui concerne les documents sur support papier ordinaire Tout document entre au PNDP par le secrtariat du coordonnateur National, et est consign dans un registre courrier-arriv. Il lui est affecte un numro d'ordre et appose un cachet ou fiche de ventilation (de distribution, de circulation ou d'aiguillage) du courrier. Le document est ensuite soumis la lecture du Coordonnateur National qui grce au cadre imprim par le tampon du cachet de ventilation le CN va indiquer les destinataires du document et l'action attendue de chacun d'eux (Pour action ou pour information et/ou suivi). Le secrtariat du coordonnateur National consigne sur le registre courrier-arrive les destinataires indiqus puis fait multiplier et distribuer le document travers les chefs de cellules concernes sur dcharge selon le cas en original (pour action) et en photocopie (pour information) par l'agent charg du courrier. Chaque chef de cellule fonctionnelle concerne est responsable de la ventilation et du traitement du document au niveau de sa cellule; il pourra en tant que de besoin y instaurer un cachet de ventilation interne et spcifique. Un suivi des dossiers en cours de traitement interne est effectu au niveau du secrtariat du CN du PNDP et un feed-back est attendu normalement dans les 24 heures sauf autres dlais en fonction de dossiers particuliers. 2. En ce qui concerne les documents sur support lectronique et fax Les messages Fax ou lectroniques entrent normalement dans PNDP par l'adresse de la CNC physiquement et administrativement loge et gre au niveau du secrtariat du coordonnateur national. Cependant si d'autres points de chute existaient (fax ou adresse lectronique d'un responsable), il sera convenu que le secrtariat du CN soit systmatiquement copi du document reu (mise en CC pour les messages lectroniques et reception dune copie du fax en ce qui concerne les messages fax

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Description schmatique TIERS

SECRETARIAT CN

COORDONNATEUR NATIONAL

CELLULES FONCTIONNELLES

3. Courrier dpart a. Description narrative En ce qui concerne les documents sur support papier ordinaire Toute correspondance mise par le PNDP est signe par le CN en dehors des cas rservs pour la signature du MINEPAT, du Prsident du CNOP, ou de dlgation expresse. Quel que soit le signataire, le courrier est prpar au niveau d'une cellule fonctionnelle initiatrice ; son initiateur y met ses initiales ainsi que celles de sa cellule de rattachement. Il appose une fiche de transmission (FT), vise au niveau de ses initiales, tandis que le responsable de la cellule fonctionnelle vise au niveau des initiales de la cellule. Pour ce qui est du courrier sign par le coordonnateur, le chef de cellule concerne le transmet aprs visa au secrtariat du Coordonnateur National. La secrtaire du CN le soumet la revue du CNA pour les dossiers techniques puis la signature du Coordonnateur National. Aprs la signature, le courrier est enregistr et class au secrtariat du Coordonnateur National pour tre ensuite ventil aux destinataires. Pour ce qui est du courrier sign par le MINEPAT et/ou le Prsident CNOP, la secrtaire du CN met une fiche de transmission qui va accompagner le courrier soumettre au visa du CN. Le CN vise la fiche de transmission ainsi que le courrier soumettre la signature du MINEPAT et/ou du Prsident CNOP. La secrtaire du CN assure la transmission du courrier.

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En ce qui concerne les documents sur support lectronique et fax Les messages Fax ou lectroniques sortent normalement du PNDP par le secrtariat du coordonnateur national. Cependant si d'autres points d'mission existent (fax ou adresse lectronique d'un responsable), il sera convenu que le secrtariat du CN soit systmatiquement copi du document mis (mise en CC pour les messages lectroniques ou reception dune copie du fax pour les messages fax). D'une manire gnrale Le courrier dpart doit comprendre autant de copies qu'il y a d'intervenants. A chaque niveau, une copie du document sign est classe dans un chrono courrier dpart avec copie la Cellule initiatrice. Le dlai de traitement de dossier est de 48 heures. A chaque tape, la date d'entre et la date de sortie doivent tre mises en vidence.

b. Description schmatique

Tiers

Secrtariat CN

Coordonnateur National

Cellules Fonctionnelles

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3.2.2. Classement fonctionnel et physique des documents


Il doit tre distingu, en courrier-arrive et dpart : le courrier ordinaire ; le courrier confidentiel (informations bancaires, salariales, relatives aux bailleurs de fonds ; les factures (sauf exception) qui n'ont pas besoin d'tre pralablement prsentes au CN ; les demandes d'emploi et de stages.

Le classement des documents est fait aussi bien au niveau National (CNC) que Rgional (CRP) par le secrtariat du coordonnateur (National ou Rgional) et par chaque responsable fonctionnel (National ou Rgional) pour tous les sujets relevant de lui titre principal. Pour le suivi et la conservation de tous ces types de documents, il est requis l'ouverture de registres et des classements selon les catgories ci-dessus. La composition des documents dans le classement est propre chaque niveau hirarchique et chaque type de cellule fonctionnelle. Des dispositions particulires prciseront la distribution des documents classer. Le classement est fait aussi bien au niveau National (CNC) que Rgional (CRC) par le secrtariat du Coordonnateur et par chaque responsable fonctionnel pour tous les sujets relevant de lui titre principal. La composition des documents dans le classement est propre chaque niveau hirarchique et chaque type de cellule fonctionnelle.

3.2.3. Gestion des connaissances au sein du Programme


La dimension locale du Programme met en relief la ncessit davoir en cours dexcution, de bonnes procdures de gestion des connaissances. Cette activit assurera une bonne circulation de linformation entre les divers acteurs concerns. Par information, on entend toute copie en support papier ou lectronique de: (i) rapports financiers et comptables ; (ii) documents de passation de marchs (iii) rapports techniques davancement et toute documentation y affrente (formulaires de demande de financement, etc.); (iv) liste des contrats; (v) supports de communication (brochures, prospectus, etc.) ; (vi) documents dappui technique et publications (livres, tudes, cartes, etc.) ; etc. Un manuel dexcution simple dcrit les procdures de gestion des connaissances. Dans ce cadre, un site Internet a t cr par le PNDP et son entretien est confi au responsable communication. Il a pour vocation de toucher divers cibles :

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le grand public : le site Internet donne une vue gnrale du secteur rural au Cameroun, et prsentera le Programme et ses ralisations ; les partenaires financiers du Programme : des rapports techniques et financiers sur ltat davancement du Programme seront disponibles, avec une liaison directe tablie avec les performances du Programme et les indicateurs dimpact.

Les partenaires techniques du Programme : Les experts nationaux et internationaux intresss par les aspects techniques du Programme auront accs aux outils dchange dexpriences, savoir : (i) des archives faites de documents techniques classs par secteur (stratgies, tudes, etc.) : (ii) un forum : (iii) un calendrier des vnements lis lexcution du Programme (dbut des tudes, ateliers de planification et de validation, etc.). Cette dernire partie peut tre utilise pour amliorer les activits du Programme. Les organes de gestion du programme en particulier la coordination nationale et les coordinations Rgionales La dimension communication du programme sera prise en charge non seulement par les responsables des cellules et des sections mais plus particulirement le RAF , Le RSE le RFC et en particulier le responsable de communication dont la mission consistera essentiellement veiller (i) la bonne circulation des informations stratgiques au sein du PNDP; (ii) la bonne circulation des informations techniques et financires entre les bnficiaires, les partenaires et les experts ; (iii) une bonne communication avec le public; (iv) lappui apporter aux composantes du programme relatives lappui la dcentralisation et au renforcement des capacits des acteurs. Un plan de formation existe et repose sur (i) une bonne circulation des informations stratgiques au sein du PNDP ; (ii) une bonne circulation des informations techniques et financires avec les bnficiaires (livres, images, films); lappui aux Communes et autorits municipales; et (iii) la communication de masse (tlvision, radio, site Internet). En liaison avec la coordination gnrale et le comit de pilotage informatiques et avec laide de spcialistes en gestion de linformation, les conditions de gestion de la connaissance au sein du PNDP sont progressivement prcises ; ainsi certaines conditions doivent tre respectes, notamment : 1. Organisation des Echanges Etant donn les besoins de communication entre les CRC et la CNC (en interne) dune part et du PNDP en gnral avec ses partenaires (avec lextrieur) dautre part, il a t retenu compte tenu du niveau dquipement en infrastructures de tlcommunication au Cameroun, que lchange de donnes entre la CNC et les CRC se fera au moyen de synchronisations rgulires et totalement automatiques chaque semaine via le rseau Internet lorsque cela est possible et/ou par acheminement de support lectronique divers accompagn de pices justificatives, ce qui permettra la production des DRF toutes les deux semaines et une clture mensuelle des comptes dans de bonnes conditions.

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2. Scurit et sauvegarde des donnes Des procdures devront tre proposes afin que la sauvegarde de lensemble des donnes gres puisse avoir lieu facilement (de faon semi-automatique) au moins une fois par quinzaine au niveau de la CNC sur un support durable (Cd-rom) qui sera archiv. Le recours aux services dune SSII sera ncessaire. Par ailleurs, laccs lensemble des logiciels devra tre protg par un mot de passe connu uniquement des personnes en charge de la mise jour des donnes. 3. Gestion des Droits daccs La gestion des droits daccs sera codifie, le niveau (central et Rgional/diffrentes fonctions), les pouvoirs (lecture ; modification, sauvegarde.) et la qualit (CN/CNA/ADR, Responsables des cellules/sections fonctionnelles, CRC, autres responsables, autres membres du personnel, partenaires) des intervenants. 4. Structuration et installation de formulaires de rapports standards adaptables aux circonstances Afin de faciliter la rdaction des rapports, chacun des tats et formulaires prsents dans ces spcifications sera exportable vers Microsoft Word et Excel par simple clic sur un bouton destin cela. 5. Adoption de lutilisation de fichiers exportables et reconnaissables au sein des units du PNDP (SGI & INTRANET) et de ses partenaires (EXTRANET) Pour information, une partie des outputs des systmes sera destine tre diffuse sur Internet. Cela se fera en utilisant le format PDF ce qui justifie nouveau la ncessit de pouvoir exporter lensemble des formulaires et tats vers Microsoft Word ou Excel.

3.2.4. Gestion des archives


Larchivage de la documentation est un lment sensible et essentiel du systme de gestion de la connaissance en particulier et de la conservation des informations en gnral ; que ces informations soient sous forme hard (papier et autres supports semblables) ou sous forme soft (lectronique ou logicielle). Ces aspects ont par ailleurs t abords dans le prsent manuel de manire sectorielle ou fonctionnelle notamment au niveau de la comptabilit, de la passation des marchs, de la gestion du courrier ; il sagit ici daborder le problme de manire transversale.

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Plusieurs solutions existent, allant dune prise en charge de la solution par lentreprise elle mme jusqu une externalisation plus au moins intgrale. Dans le cadre de la phase 1 du Programme, des solutions internes ont t dveloppes et impliquaient : le choix du mode darchivage par document (hard ou soft) ; le choix et la forme (Hard ou soft) des documents archiver ; le choix du matriel darchivage (bac archives/Cd-rom.) les outils de rangement (Armoire de rangement /ordinateur) la priodicit de larchivage le choix dun local rserv larchivage la dsignation dune personne responsable des sauvegardes non automatiques pour appuyer le comit de pilotage de linformatique.

Dans le cadre de la Phase 2 du Programme, une valuation des solutions actuelles est envisage. Une socit de services et dingnierie (ou conseil) informatique (SSII) sera consulte pour aider la mise en uvre des solutions de scurisation des documents sauvegards ou sauvegarder.

3.2.5. Maquettes de cachets


1. Cachet de distribution

CNC/PNDP le N Visa CN______________________________________________________


Liste de Distribution
CN CA RAF RSE RFC RPM SEC DIR

Types daction : Pour Action (A) Pour Information (I)

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2. Maquette Fiche de transmission externe


CNC/PNDP le _________________________________________________________ N Visa du CN Aller Dates SEC MINEPAT SEC PDT CNOP DPD DPP DECET DAT Visas Dates Retour Visas

Liste de circulation

3. Maquette Fiche de transmission interne CNC/PNDP le N Visa du CN/CNA/RAF/RSE/RFC/RPM Aller Liste de circulation Dates Visas Dates Visas Retour

CN CAN SEC DIR RAF RSE RFC


RPM

Pour le suivi de tous ces documents, il est requis l'ouverture de registres selon les catgories ci-dessus

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3.2.6. Systme de classement des documents caractre financier


1. Pour la CNC a. Au niveau du RAF : Chrono courrier Arrive ; Chrono courrier Dpart ; Chrono courrier par Rgion avec intercalaires (Dpart-Arrive) ; Chrono pour contentieux Assurances (Sige) ; Chrono pour Suivi matriel roulant ; Chrono des Rapports et aide-mmoire ; Chrono des tats de Trsorerie Chrono des tats de Stock Chrono des tats de paie. Chrono de photocopies de chques Chrono copies demande de paiement de la CAA ; Chrono demandes de non-objection des marchs spares par bailleur et par exercice ; Chrono des tats de suivi de consommation de carburant Chrono des demandes d'approvisionnement ; Registre de dcharges du carburant ; Registre de dcharges des chques ; Carnets de bons de sortie ; Chemises des Fiches de stocks ; b. Au niveau du Spcialiste des marchs : Chrono pour avis gnraux, plans de passation et tableaux de suivi des marchs ; Chrono pour non-objections des marchs spars par bailleur et par exercice Chrono pour contrat, lettre-commande et march ; Chrono pour DAO et demande de propositions par exercice ; Chrono pour PV dpouillement, rapport d'valuation et PV d'attribution ; Chrono pour publication. c. Au niveau du Comptable : Chemises sangle pour le classement des Demandes de Paiement. Copies de chque ou les avis de virement doivent tre agrafes sur les Demandes de Paiement et classes suivant l'ordre chronologique ; Chemises sangle pour le classement des Demandes de Retrait de fonds qui sont classes par bailleur, par Rgion et suivant l'ordre chronologique ; Chrono des imputations des Rgions ; Chrono des imputations du Sige ; Chrono des relevs bancaires par bailleur ;

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Chrono des Demandes de Reconstitution des Comptes Spciaux, rcapitulatifs des bailleurs de fonds, paiement directs et ordres de virements des Rgions ; Chrono pour les tats des dcharges en espces ; Chrono des photocopies des factures et ordres d'entres Chrono courrier ; Chrono rapports ; Chemise ordres de missions en instance ; Chemise factures en instance ; d. Dossiers CAA : Compte tenu du fait que les paiements sont effectus par la CAA et du souci d'un meilleur suivi de tous les engagements et de la trsorerie disponible, les documents ci-aprs seront mis en place : 1. 2. Registre de transmission la CAA Registre de suivi des engagements. Il doit ressortir les informations ci-dessous : Date de la Demande de paiement Numro de la Demande de paiement Montant Bnficiaire Objet Bailleur Catgorie de dpenses Composantes Carnet de bons de commandes Chrono des tats de reconstitution des Comptes Auxiliaires ; Chrono des tats de suivi des dpenses par catgorie et par bailleur ; Chrono pour suivi des frais caractre rptitif ; Registre de transmission des Demandes de Retrait de fonds la CAA ; Registre de suivi de la trsorerie des comptes auxiliaires ; Registre de suivi des demandes de retrait de fonds.

3. 4. 5 6. 7. 8. 9.

2. Pour les CRC a. Au niveau du Comptable : Classement des copies des Demandes de Retrait de fonds par bailleur et par ordre croissant dans les chemises sangle sur lesquelles sont ports les numros de ces Demandes de Retrait de fonds. Il est ncessaire de disposer d'un classement pour chaque bailleur.

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Chemise pour fiches de stocks numrotes dans un ordre croissant ; Chrono Courrier Dpart ; Chrono Courrier Arrive ; Chrono pour chaque compte bancaire ; Chrono Contentieux ; Chrono Aides Mmoires et Rapports de Missions.

Tous ces chronos sont subdiviss par des intercalaires. b. Au niveau de l'Assistant-Comptable : Pour le classement des pices justificatives se rfrer au systme gnral de linformation comptable dcrit dans les procdures comptables Les Chquiers, les carnets de bons de carburant et ceux des bons de commande sont classs dans un endroit garantissant leur parfaite scurit. Les talons de chques doivent porter le numro de la Demande de Retrait de fonds correspondante. En tout tat de cause chaque responsable (CN/CNA, RAF ; RSE ; RFC ; SPM ; SQE ; ACOM ; CPTA ; ACPTA) sera copi de tout le courrier ou information le concernant et en gardera copie. Pour les besoin de larchivage une salle sera affecte cet effet et place sous la responsabilit de la secrtaire de direction qui sera encadre par lassistant Communication et supervise par le comit de pilotage informatique du PNDP.

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3.3. Gestion des stocks


Les stocks dans les activits du Programme comprennent notamment : les fournitures de bureau ; les fournitures informatiques ; etc.

La gestion des stocks est de la responsabilit du RAF. Cette gestion obit aux rgles dcrites ci-aprs.

3.3.1. Entres en stocks


Chaque entre en stock est constate sur un procs verbal ou tout autre document pouvant en tenir lieu par une commission de rception comprenant notamment : le Comptable ou son reprsentant ; le Comptable-Matire ou son reprsentant ; le Chef de l'unit de passation des marchs ; un reprsentant de la cellule bnficiaire (ventuellement).

La commission vrifie la rgularit de la livraison et dresse un procs verbal qui arrte les quantits rceptionnes et fait toute observation qu'elle juge utile. La livraison est enregistre, sur la base du bon de commande et/ou des factures de livraison la rception des achats, sur un bon d'entre (BE) tabli en double BE2, puis sur une fiche de stock : le BE2 reste la souche ; le BE1 est transmis la comptabilit.

3.3.2. Sorties de stocks


Toute sortie de fournitures du stock se fait sur la base d'une demande de biens et services (DBS) tablie en deux exemplaires DBS2 et signe par le responsable de la Cellule utilisatrice et le RAF National pour la CNC, le Comptable Rgional pour le CRC. La DBS comprend : Le nom de la section utilisatrice ; Le numro de la demande ; La date ; Les rfrences des articles ; La quantit ; Les signatures, du chef de la Cellule utilisatrice et du RAF National ou le Comptable Rgional suivant le cas.

Cette demande est servie par le Comptable matire par l'mission d'un bon de sortie (BS) tabli en trois exemplaires BS3. Ce bon est enregistr sur la fiche de stock intresse Rdig par : Edition du Page 102 sur 244

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La BS3 reste la souche La BS2 reste au niveau du Comptable matire La BS1 est transmise la comptabilit

Le Comptable-Matire tient pour le suivi des mouvements (Entres et Sorties(consommations)) un registre de matires d'une part et un autre pour les bons de carburant dans lequel margent systmatiquement tous les bnficiaires des biens et bons de carburant sortis.

3.3.3. Enregistement comptable


Le Comptable saisit les mouvements de stocks sur la base des BE ainsi que des BS servis. Cette saisie donne lieu une imputation des consommations et une criture de prise en charge de cette consommation au niveau du logiciel de comptabilit gnrale et analytique. A la fin de chaque mois, le comptable tablit un tat de consommation de fournitures pour le mois en quantit et en valeur, par section.

3.3.4. Edition des tats de consommation


Chaque fin du mois, la comptabilit dite un tat de consommation des fournitures en quantit et en valeur par cellule ou par centre d'activit.

3.3.5. Inventaire physique priodique


Un inventaire physique des stocks est effectu la fin de chaque mois par le Comptable matire et le comptable. L'inventaire physique donne lieu sous la supervision du RAF (National ou Rgional selon la structure concerne) l'tablissement de la situation d'inventaire signe conjointement par les participants l'inventaire et la mise jour des fiches de stock. Toute diffrence entre le stock physique et le stock thorique doit tre mentionne sur la fiche de stock, explique et corrige. Un inventaire annuel est effectu au 31 dcembre de chaque anne et le rsultat de cet inventaire permet d'tablir les rgularisations comptables de fin d'exercice en vue de l'tablissement des tats financiers. Cet inventaire permet de rapprocher la situation physique des fiches de stock tenues par Le Comptable-Matire et la situation comptable tenue par Le Comptable. Ce rapprochement est matrialis sur la situation d'inventaire et sur les fiches de stock.

Toute diffrence entre stock physique et stock comptable doit tre mentionne et explique sur la fiche d'inventaire et fera l'objet d'une note adresse au Coordonnateur.

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3.3.6. Cas de suivi des coupons de carburant


S'agissant particulirement des coupons de carburant, ils sont achets sur la base d'un bon de commande, rceptionns et distribus mensuelle par le RAF de la CNC et les CRC en fonction de leurs besoins prvisionnels et du budget approuv. Chaque vhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, entretien et sa consommation en carburant. son

Le CN et chaque chef de Cellule fonctionnelle nationale reoivent une dotation mensuelle conformment aux prvisions budgtaires. De mme le CRC et chaque chef d'unit fonctionnelle rgionale reoivent une dotation mensuelle arrte par la CNC. Toutes les autres sorties de carburant doivent tre autorises par le CN. Tous les coupons de carburant doivent tre enregistrs et dchargs par les utilisateurs. En cas de dplacement, le chauffeur ou l'utilisateur inscrit sur le livret de bord du vhicule : la date ; l'objet du dplacement ; la quantit de carburant prise ; le kilomtrage au dpart. Au retour du dplacement, le chauffeur : inscrit le kilomtrage l'arrive ; signe le carnet et le remet dans le vhicule. chaque mois, le RAF ; prpare un relev par vhicule indiquant le kilomtrage parcouru et la consommation de carburant du mois ; signale les consommations excessives au CN.

Le RAF veille la matrise des dpenses de carburant et procde l'inventaire des coupons chaque mois ; un registre est tenu au niveau de la CAF et des CRC cet effet Tout cart constat doit tre justifi.

3.4. Gestion des immobilisations


Les immobilisations du Programme comprennent notamment : Le matriel de bureau Rdig par : Edition du Page 104 sur 244

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Le matriel informatique ; Le matriel bureautique ; Le mobilier de bureau ; Le matriel & mobilier de logement du personnel Le matriel automobile Les autres matriels de transport ; Les quipements divers.

La gestion de ces immobilisations est assure par le RAF. Toute immobilisation du Programme doit tre codifie; tiquete; suivie (administrativement, comptablement, physiquement) et entretenue. Elle doit notamment tre inventories et enregistres dans le module immobilisation du logiciel comptable et la prise en compte d'une immobilisation dans ce fichier se fait sur la base d'une fiche d'immobilisation tablie par le comptable. Les informations inscrire sur la fiche sont : la nature de l'immobilisation ; la dsignation ; la famille ; l'affectation ; la date de rception ; la valeur d'acquisition ; la source de financement ; le Fournisseur les rpartitions ou modifications importantes subies par l'immobilisation. Chaque immobilisation est identifie dans le fichier par un numro d'immatriculation unique. Le numro d'immatriculation et le label PNDP-CNC OU PNDP-CRC-RGION X sont inscrits sur l'immobilisation.

3.4.1. Codification des immobilisations


La codification des immobilisations est effectue suivant le schma ci-aprs: Par rapport au plan comptable : A : CHARGES IMMOBILISEES B : IMMOBILISATIONS CORPORELLES C : TERRAINS D : BATIMENTS/INTAL TECH&AGENCEMENTS E : MATERIELS EA MATERIEL ET OUTILLAGE INDUSTRIEL ET COMMERCIAL EAA Matriel industriel EAB Outillage industriel EAC Matriel commercial EAD Outillage commercial EB MATERIEL ET OUTILLAGE AGRICOLE EBA Matriel agricole EBB Outillage agricole

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MATERIEL D'emballage rcuprable et identifiable MATERIEL ET MOBILIER EDA Matriel de bureau EDB Matriel informatique EDC Matriel Bureautique EDD Mobilier de bureau EDE Matriel et mobilier des immeubles de rapport EDF Matriel et mobilier des logements du personnel EE MATERIEL DE TRANSPORT EEA Matriel automobile EEB Matriel ferroviaire EEC Matriel fluvial, lagunaire EED Matriel naval EEE Matriel arien EEF Matriel hippomobile EEG Autres (vlo, mobylette, moto) EF IMMOBILISATIONS ANIMALES ET AGRICOLES EFA Cheptel, animaux de trait EFB Cheptel, animaux reproducteurs EFC Animaux de garde EFD Plantations agricoles EFE Autres EG AGENCEMENTS ET AMENAGEMENTS DU MATERIEL EH AUTRES MATERIELS EHA Collections et uvres d'art EI MATERIEL EN COURS EIA Matriel et outillage industriel et commercial EIB Matriel et outillage agricole EIC Matriel d'emballage rcuprable et identifiable EID Matriel et mobilier de bureau EIE Matriel de transport EIF Immobilisation et amnagements du matriel EIG Autres matriel F : AVANCES/ACOMPTES VERSES SUR IMMOBILISATIONS G : TITRES DE PARTICIPATIONS H : AUTRES IMMOBILISATIONS FINANCIERES Par rapport l'identit de l'immobilisation EDD Mobilier de bureau EDD-bur Bureau EDD-tab Table EDD-cha Chaise EDD-arm Armoire Par rapport la date d'entre de l'immobilisation EDD-arm/jj/mm/aa Armoire entre dans le patrimoine le jj/mm/aa Par rapport au numro d'ordre de l'immobilisation EDD-arm/jj/mm/aa-xxxx Armoire entre dans le patrimoine le jj/mm/aa et de rang xxxx EDDarm/jj/mm/aa-xxxx Rdig par : Edition du Page 106 sur 244

EC ED

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3.4.2. Etiquetage et marquage des immobilisations


Toute immobilisation doit tre tiquete. Le code attribu l'immobilisation est inscrit sur une tiquette et coll sur l'immobilisation ou directement inscrite sur celle-ci l'encre indlbile.

3.4.3. Suivi des immobilisations


Il comprend : l'enregistrement des mouvements d'immobilisations l'inventaire physique la rcapitulation des immobilisations les formalits administratives des immobilisations 1. Enregistremenet des mouvements des immobilisations a. En Acquisition A la rception du bordereau de livraison ou de la facture, chaque immobilisation fait l'objet d'ouverture d'une fiche d'immobilisation qui retrace les tapes de la vie de l'immobilisation durant sa dure de dtention par le PNDP. b. En sortie Si toute sortie ne doit tre constate que sur la base de procs verbaux, il est impratif de noter que la dcision de mettre au rebut ou de sortir une immobilisation relve uniquement de la responsabilit du MINEPAT sur proposition du CN. Les modalits de la synchronisation des traitements comptables d'une part et administratifs d'autre part, seront prciser avec les choix en matire de logiciels comptable et de gestion des immobilisations. 2. Inventaire physique A la clture de chaque exercice, le comptable de chaque structure d'excution (CNC et CRC) conduit sous la supervision du R.A.F. un inventaire physique de toutes les immobilisations y relatives. Cet inventaire fait l'objet d'un procs-verbal dment sign par tous les membres de l'quipe charge de la ralisation des inventaires.

Le comptable national assure, sous la supervision du R.A.F. national la consolidation de l'inventaire au niveau global.

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Les procs-verbaux d'inventaire accompagns des commentaires du RAF sont transmis au CN au plus tard 15 jours aprs la clture de l'exercice. En vue d'une ralisation idoine des inventaires, un dispositif matriel d'tiquetage et de comptage utilisant les avances extraordinaires dans les applications relatives aux codes barres serait utile coupler avec les logiciels de gestion des immobilisations (et de stocks)

3. Rcapitulatif des immobilisations A la fin de chaque exercice, chaque comptable (CNC et CRC) tablit le tableau rcapitulatif des immobilisations dont il assure la gestion. Toute immobilisation acquise au cours de l'exercice et des exercices antrieurs doit figurer dans le tableau d'immobilisations. Toute sortie d'immobilisation au cours de l'exercice doit tre formellement constate et donner lieu aux critures y relatives ainsi qu'aux ajustements ncessaires des fichiers et du tableau des immobilisations. Toutes les immobilisations inscrites dans le tableau d'immobilisations doivent tre justifies par les copies des factures d'acquisition dont les originaux sont conservs par la comptabilit. Le comptable du CNC tient un tat consolid des immobilisations du CNC et celles des CRC.

4. Formalits administratives des immobilisations Les formalits administratives de mise en service pour des immobilisations qui le ncessitent sont effectues sous la responsabilit du RAF. L'affectation des vhicules est prise par note de service par le CN en fonction des responsabilits et des ncessits de services.

3.4.4. Entretien et rparation des immobilisations


1. Responsabilit et priodicit des entretiens Chaque utilisateur est le premier responsable de l'entretien des immobilisations mises sa disposition. Le RAF doit veiller ce que tous les matriels du CNC soient maintenus dans de bonnes conditions d'entretien et de maintenance. Cette responsabilit est assure par les comptables au niveau des CRC. Chaque matriel doit subir un entretien priodique suivant un intervalle d'utilisation consign dans le cahier historique par matriel.

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Le RAF fixe les intervalles d'entretien en veillant respecter les exigences spcifies par le fournisseur ou dfaut en prenant soin de l'avis d'un spcialiste. Cette responsabilit incombe aux comptables au niveau des CRC.

2. Excution de l'entretien L'entretien des matriels est effectu suivant une des modalits ci-aprs : contrat de maintenance auprs du fournisseur ou d'un spcialiste reconnu ; consultation de 3 prestataires pour des entretiens ponctuels non contractualiss. chaque opration d'entretien doit tre inscrite sur la fiche historique du matriel. Le RAF National ou Rgional suivant le cas, doit : vrifier en permanence la bonne tenue des fiches historiques de matriel ; vrifier la bonne excution des exigences d'entretien ; prendre les mesures ncessaires pour faire excuter convenablement les oprations d'entretien.

3. Rparation des immobilisations Chaque utilisateur qui constate une panne ou une dfaillance d'un matriel doit la signaler au comptable. Tout accident survenu la suite de l'utilisation d'un matriel doit tre signal par crit au RAF national ou rgional selon qu'il s'agit de la CNC ou de la CRC. Chaque panne ou accident signal est enregistr dans la fiche historique du matriel. Les pannes doivent toujours tre rpares : soit par le fournisseur du matriel, si le matriel est sous contrat ; soit par un spcialiste reconnu, slectionn sur la base d'une consultation de 3 prestataires.

3.4.5. Assurance
Toutes les immobilisations du Programme doivent tre assures auprs d'une compagnie d'assurance de bonne rputation travers des polices cibles.

3.4.6. Cas spcifique du matriel roulant


1. Suivi administratif Les vhicules doivent porter le nom du Programme et tre utiliss uniquement dans le cadre des activits du PNDP. Chaque vhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, entretien et sa consommation en carburant. Rdig par : Edition du son

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Le R.A.F. veille l'entretien rgulier et prventif des vhicules. Toute panne ou tout dysfonctionnement constat sur le vhicule doit tre port sa connaissance par l'utilisateur (responsables des Cellules, chauffeurs, responsables des units Rgionales). Tous les mois, le comptable relve le kilomtrage ainsi que les consommations de carburant partir des livrets de bord des vhicules tenus par le chauffeur et du registre des stocks de carburant. Le RAF veille au respect des dates de renouvellement des polices d'assurance et visites techniques. Une copie des pices (assurance, carte grise, etc...) des vhicules est conserve par le comptable dans un dossier tenu pour chaque vhicule. 2. Entretien et rparation du matriel roulant Les entretiens des vhicules sont effectus : aux stations services pour les vidanges et le graissage ; chez les concessionnaires pour les oprations particulires ncessitant l'intervention de spcialistes ou auprs d'un garage agr. chaque entretien d'un vhicule (vidange, changement de filtre, pices dtaches, pneumatique), le chauffeur du vhicule remplit la fiche d'entretien du livre de bord du vhicule en inscrivant : la date ; la nature des travaux raliss ; son nom et sa signature. 3. Mise en jeu de lassurance du matriel roulant Lassureur a prcis dentre de jeu que le PNDP bnficie dune assurance tout risque et ceci concerne donc tout sinistre pouvant survenir tord ou raison quil soit corporel ou matriel. 1er cas : Sinistre corporel Faire appel des officiers de police judiciaire(Gendarmes ou policiers) pour matrialiser le sinistre travers un procs verbal de constat ; Prvenir lassureur Faire si possible des photos du vhicule et de laccident qui seront jointes au procs verbal de laccident Ne jamais dplacer le vhicule de lendroit du sinistre Pour ce qui est des accidents avec des blesss dans le vhicule, faire un certificat mdical ds ladmission des blesss lhpital et la fin de tous les soins. Garder prcieusement toutes les factures, ordonnances, tickets de caisses relatifs au traitement (sassurer que tout ceci est au nom du bless et celui du PNDP).

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2me cas : Sinistre matriel (a) Choc matriel Faire appel des officiers de police judiciaire pour matrialiser le sinistre Faire des photos du sinistre en faisant ressortir le N matricule du vhicule et le choc Prvenir lassureur Ne jamais dplacer le vhicule de lendroit du sinistre et viter les arrangements lamiable

(b) Bris de glace Faire appel un huissier pour matrialiser le sinistre Faire des photos du sinistre en faisant ressortir le N matricule du vhicule et le choc (dbris de glace) Prvenir lassureur Ne jamais dplacer le vhicule de lendroit Pour les dpenses rembourser, faire un devis dans un garage PNDP et lenvoyer lassureur dans les 48h

3me cas : Vol Avoir les 02 cls du vhicule Faire le procs verbal du vol quil soit par braquage ou non Prvenir lassureur dans les meilleurs dlais

3.4.7. Cas spcifique quipements


1. Suivi administratif

btiments,

matriel

informatique,

autres

Sagissant des btiments bien que ntant pas la proprit du programme, ils doivent tre rpertoris, scuriss, entretenus et maintenus en bon tat Le matriel informatique doit porter le nom du Programme et tre utiliss uniquement dans le cadre des activits du PNDP. Le R.A.F. veille avec le concours de chefs de cellules l'entretien rgulier et prventif de ce matriel. Toute panne ou tout dysfonctionnement constat doit tre port sa connaissance par l'utilisateur (responsables des Cellules, chauffeurs, responsables des units Rgionales). Le RAF veille au respect des dates de renouvellement des polices d'assurance.

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2. Entretien et rparation des btiments du matriel informatique et des autres quipements. Sagissant des btiments, lentretien courant est assur par un agent dentretien recrut par le programme. Pour les amnagements et les rparations, il est fait recours aux procdures en vigueur pour lidentification et la description des prestations (tudes prliminaires ou de faisabilit) dune part et le recrutement du prestataire dautre part. Les entretiens du matriel informatique et des autres quipements sont effectus par des socits rgulirement agres suivant un contrat de maintenance en bonne et due forme. Une fiche d'entretien est tenue pour chaque matriel. 3. Mise en jeu de lassurance Responsabilit civile a. Il est noter que lassurance couvre les btiments et les quipements du PNDP dans les cas suivants : b. En toute destruction par le feu qui proviendrait de ce btiment ainsi que les dommages causs aux voisins de ce fait toute destruction dappareil lectrique par le foudre, les variations lectriques, tempte tout choc des vhicules et appareil ariens sur le btiment ainsi que toute explosion et chute de la foudre les honoraires dexperts. ce qui concerne la responsabilit civile exploitation, il sagit : du dommage corporel, matriel et immatriel caus un tiers du dommage caus par les eaux de la dfense-recours du vol par prpos.

Pour bnficier de cette police, il faudrait que le tiers soit toute personne autre que lassur loccasion de leurs activits communes ou avec leurs associs. Sont exclus les assistants, les sous-traitants, aides professionnelles prohibes par la loi. c. Pour ce qui est du vol par prpos, il faut : la dclaration de vol, la plainte et une attestation de dpt de la plainte une attestation de non retrouvaille du bien. Pour ce qui est des biens lectriques, il faudrait : quils aient t au pralable munis dun rgulateur de tension ; que la Sonel ait t saisie ; que lassur soit en possession des factures des appareils endommags ; quun devis soit produit pour la rparation desdits appareils.

d.

Toute dclaration doit tre faite dans un dlai de 7 jours par crit accompagn dun PV dlivr par un huissier pour constater le dommage.

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Si le montant du dommage est infrieur la franchise, il nest pas pay ; et sil est suprieur, lassureur le rembourse concurrence de 90%, la franchise tant de 10 %.

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3.5. Gestion des ressources humaines


Cette procdure s'applique tout le personnel en service au Programme l'exception de la gestion des carrires des fonctionnaires affects au Programme. Il existe quatre (04) catgories de personnel en service au Programme : le personnel fonctionnaire dtach/ recrut au Programme ; le personnel cadre recrut par le Programme ; le personnel d'appui non-cadre recrut par le Programme ; le personnel fonctionnaire dtach/ affect au Programme par le ministre des finance.

3.5.1. Recrutement
Pour tout recrutement et notamment celui des cadres de la CNC, les dispositions de l'Accord de Crdit sign entre la Rpublique du Cameroun et la Banque Mondiale prvalent sur les dispositions nationales. Aussi, le CN veillera-t-il recueillir au pralable l'avis de nonobjection de la Banque Mondiale avant tout recrutement d'un contractuel. A l'issue des oprations de slection, l'engagement du personnel ne sera effectif qu'aprs l'approbation de la Banque Mondiale et dcision : du MINEPAT pour les cadres ; du CN pour les non-cadres aprs approbation du MINEPAT.

Le dossier de recrutement comprend les pices suivantes : une demande d'emploi ou la dcision de dtachement ; une fiche de renseignement fournie par le Programme ; un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois ; un extrait d'acte de naissance ou toute autre pice d'tat civil ; un certificat de nationalit ; un certificat mdical d'aptitude la fonction, dlivr par un mdecin agr par le Programme ; les certificats et attestations de travail dlivrs par les anciens employeurs ; la photocopie lgalise des diplmes ou attestations ; deux photos d'identit le contrat de travail ;

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Le personnel recrut au PNDP doit, avant sa prise de service, signer un contrat de travail dure dtermine portant les mentions et les obligations suivantes : la dsignation du poste de travail ; la dure des engagements contractuels ; la dure de la priode d'essai ; la description des tches ou la dfinition des fonctions ; les modalits de paiement et les lments de rmunration les dispositions relatives aux congs annuels, la scurit sociale les obligations du travailleur ; les modalits de rglement des conflits.

Chaque dossier individuel de l'employ est class dans une chemise qui indique le nom et le numro de matricule de l'employ. Le contrat est sign par chacune des parties. Une copie du contrat est remise l'intress, l'original revtu de la mention "lu et approuv" est class la CNC.

3.5.2. Gestion du dossier du personnel


1. Composition du dossier du personnel Le dossier individuel du personnel comprend en plus du dossier constitutif au moment du recrutement (voir dossier constitutif du personnel recrut) : Le numro matricule du personnel fonctionnaire Le numro matricule CNPS ; les notes disciplinaires et autres notes de service concernant l'employ (dcisions de congs, certificats de reprise de service, permissions d'absence) ; Le dossier du personnel est rgulirement mis jour en y incorporant tous les lments nouveaux concernant l'employ.

2. Tenue des dossiers du personnel Le traitement et la tenue des dossiers du personnel sont assurs par le RAF qui effectue les oprations suivantes : ouverture des dossiers individuels ; mise jour ; classement. L'ensemble des dossiers est conserv dans un mobilier de rangement ferm cl, accs limit et install au bureau du RAF qui assure la conservation des informations relatives au personnel.

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3.5.3. Mouvements de personnel

1. Congs Aprs une dure effective de travail de onze mois, un droit aux congs est acquis selon la rglementation du droit de travail en vigueur au Cameroun. Chaque membre du personnel doit formuler par crit le plus tt possible une demande de cong qu'il soumet son suprieur hirarchique. La demande est ensuite transmise au CN pour dcision. Sur la base d'une proposition de planning des congs tablie en dbut d'anne et continuellement mise jour par le RAF charg de la gestion du personnel, en tenant compte des impratifs du service et des sollicitations du personnel, arrte le planning et prend le moment venu la dcision mettant en cong du personnel. Notification L'employ ne sera mis effectivement en congs qu'aprs une notification de congs signe par le CN. Reprise de service A la fin des congs, l'employ doit reprendre imprativement le service aux dates et heure indiques sur sa notification. Un certificat de reprise de service est tabli cet effet. L'original est remis au personnel et la copie est classe dans son dossier. 2. Absences Aucune absence injustifie de plus de huit heures n'est admise et doit tre sanctionne le cas chant. Toute absence doit tre justifie et autorise d'avance par le suprieur hirarchique. Pour cela, une autorisation d'absence doit tre remplie cet effet et signe par le chef de Cellule fonctionnelle Section, ou le CN selon les cas. 3. Maladies En cas de maladie, un certificat mdical tabli par un mdecin agr par le Programme doit tre dpos au Programme au plus tard dans les 48 heures suivant la dclaration de la maladie.

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4. Rupture du contrat de travail a. Expiration du contrat Les contrats dure dtermine prennent fin l'arrive du terme convenu au moment de la conclusion. Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les dispositions prvues dans l'Accord de Crdit et le rapport d'valuation. b. Le licenciement Il intervient sur l'initiative de l'employeur et doit tre notifi par crit; deux cas peuvent se prsenter : le licenciement ordinaire ; le licenciement ordinaire pour faute lourde. Licenciement ordinaire Les droits de licenciement pour les contractuels sont calculs conformment aux dispositions de la Convention Gnrale du Travail au Cameroun lorsque le licenciement est du fait du Programme. Licenciement pour faute lourde La faute lourde est " une faute excessivement grave qui rend inconcevable le maintien du travailleur au sein de l'entreprise qui en subit les consquences ". C'est le cas notamment quand il y a injures, menaces, voies de fait dment constates l'encontre de sa hirarchie ; absences rptes et prolonges injustifies dment constates ; flagrants dlits de vol de matriels Il n'y a pas de paiement ni d'indemnits ni de pravis. c. La rsiliation La rsiliation du contrat peut intervenir pour des raisons diverses au cours de la priode d'essai: la partie qui prend l'initiative de la rupture, doit aviser le cocontractant par une lettre prcisant les motifs de la rupture et conformment aux clauses de rsiliation du contrat. d. La dmission ou l'abandon de poste Toute absence non justifie d'une dure de 10 jours est assimile un abandon de poste. Le personnel a la possibilit de donner sa dmission sous rserve du respect de l'obligation du pravis. Lorsqu'un personnel dmissionne de son emploi sans respect du pravis ou abandonne son poste de travail, le Programme se rserve le droit de rclamer l'intress l'indemnit compensatrice de pravis ou de l'assigner en justice pour rparation du prjudice qui rsulterait de cette dmission ou de cet abandon de poste. Rdig par : Edition du Page 117 sur 244

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e.

Le dcs de l'employ

En cas de dcs d'un personnel, le salaire de prsence, et les indemnits de toutes natures acquises la date du dcs reviennent de plein droit ses ayants droits. Au moment de son dpart du Programme, le personnel doit remettre au Programme tous les biens et matriels mis sa disposition. En tout tat de cause, le personnel ne sera libre de tout engagement vis--vis du Programme qu'au moment o il lui sera remis son certificat de travail et aura reu son solde de tout compte. 5. La gestion disciplinaire Les problmes de discipline sont grs par les lois et rglements en vigueur en matire de droit de travail dhygine et scurit et les solutions sont codifies dans le rglement intrieur, les manuels des procdures administratives, comptables et financires ou dans toute note de service en matire de discipline. Les fautes professionnelles imputables au personnel peuvent donner lieu aux sanctions ciaprs : 01 Observations crites 02 Avertissement 03 Blme avec inscription au dossier 04 Mise pied de 01 08 jours 05 Licenciement Toute sanction doit tre prcde, mme si des mesures conservatoires peuvent simposer dans les cas de flagrants dlits, dune demande dexplication (DE) et pour les cas de demande de sanction dune dure suprieure 03 jours (trois) de mise pied le dossier de demande de la sanction doit passer par le conseil de discipline. Le conseil de discipline est mis en place par le Coordonnateur National (CN) et comprend : dans le cas du personnel cadre et Agents de Matrise : - Le CNA : Prsident - Le RAF rapporteur - LAuditeur interne - Un reprsentant de la catgorie concerne (Cadre ou Agent de Matrise selon le cas) ; Dans le cas des personnels non Cadres/Agents de Matrise : - Le RAF : Prsident - Le Secrtaire CN : Rapporteur - L'Auditeur Interne - Un reprsentant de la catgorie non Cadres/Agents de Matrise.

Les demandes (DE) dexplications sont prises :

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en ce qui concerne le personnel Cadre et Agent de Matrise, par le suprieur hirarchique direct (n+1) ou plus lev (n+2) ; dans ce dernier cas le suprieur hirarchique direct est copi ; En ce qui concerne le personnel dappui (non Cadre/Agent de Matrise) par le RAF ou tout autre responsable (Cadre /Agent de Matrise) directement concern, dans le ce cas le RAF est copi ; Toutes les demandes dexplications crites seront copies au RAF, responsable de la gestion du personnel.

Les rponses aux demandes dexplication sont faites lexpditeur de la Demande dExplication (DE) avec copie aux personnes explicitement copies (suprieur hirarchique n+2 ou RAF). Lexpditeur de la DE, aprs exploitation de la rponse la DE, adresse sa proposition de sanction au CN avec copie aux personnes copies dans la Demande dExplication. Si la demande de sanction est suprieure 03 (trois) jours de mise pied, le CN transmet le dossier au Conseil de discipline pour avis. Sinon le CN transmet sa dcision au RAF pour mise en forme et retour pour signature puis pour notification. Aprs avis du Conseil, le CN prend une dcision et transmet au RAF pour mise en forme et retour pour signature puis pour notification.

3.5.4. Notation du personnel ou valuation priodique du personnel


1. Gnralits Le personnel du programme sera valu et not par le CN sur la base de critres d'assiduit, de performance et de discipline. A cet effet, cette valuation sera boucle par un entretien annuel. Au niveau Rgional, lvaluation et la notification sont faites par le Coordonnateur Rgional. Cette notation est valide par le CN. 2. Type dvaluation du personnel Le personnel de programme sera valu et not dans le cadre dune valuation priodique et au moins une fois par an (valuation annuelle). Deux systmes de notification vont se superposer, le systme de ladministration pour les fonctionnaires et le systme propre au programme qui va concerner les non fonctionnaires. 3. Modalits dvaluation du personnel Lvaluation et la notation du personnel sont faites laide des fiches de notation priodique. Lvaluation du personnel prend en compte au moins les critres suivants : assiduit au travail et prsence effective sur les lieux de travail ; ponctualit ; attitude lgard de lautorit ; Rdig par : Edition du Page 119 sur 244

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respect des Directives et du rglement intrieur ; qualit du travail, rendement dans laccomplissement des tches qui lui sont attribues ; comportement au travail ; La fiche dvaluation du personnel est classe dans le dossier de lintress. Une fiche d'valuation figure en Annexe 5.12

3.5.5. Paie
La procdure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires du personnel recrut au Programme et les indemnits des fonctionnaires en dtachement. Le salaire donne lieu l'tablissement d'un bulletin de paie. Au PNDP, la gestion des salaires sera centralise. Le salaire brut est le salaire vers chaque membre de personnel en liaison avec son contrat de travail, il comprend : le salaire net (Vers Chaque membre du personnel) ; les retenues (Vers divers Organismes) ; les retenues concernent diverses retenues sur salaires la source : la CNPS ; les Impts du personnel concern...

Le salaire brut s'analyse galement en : le Salaire de base ; les accessoires de Salaires ; Le Salaire de base comprend : salaire indiciaire (Fonctionnaire) ou catgoriel chelonn ; plus heures supplmentaires (Forfait pour les cadres) ; les accessoires de Salaires. On distingue : les avantages en nature : Nourriture, chauffage, logement eau, lectricit, logement qui sont offerts gratuitement aux travailleurs et viennent donc augmenter la valeur relle de leurs revenus ; les primes diverses : - primes - primes - primes - primes - primes : Ce sont des complments de rmunrations consentis pour des raisons d'anciennet de rendement d'assiduit de salissure d'anciennet ;

les indemnits : ce sont des versements destins compenser les frais supports par les salaris l'occasion de lexercice de leurs fonctions : - Indemnit de transports - Indemnit de reprsentation

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Indemnit de rsidence

En plus du salaire Brut, l'employeur supporte des charges additionnelles sur le salaire dites charges patronales (CNPS, Contribution Taxes d'apprentissage ...) Les bailleurs de fonds trangers ne financent pas les impts. Les indemnits accordes aux fonctionnaires en dtachement sont fixes par arrt du MINEPAT. Les salaires sont pays la fin du mois. Le paiement est constat par un bulletin individuel de paie, qui est rdig de manire faire apparatre clairement les diffrents lments de la rmunration, la catgorie professionnelle, la nature exacte de l'emploi occup. Le paiement est effectu par virement ou par chque bancaire, et exceptionnellement par espces pour les salaires du personnel d'appui. La procdure comprend les oprations suivantes : prparation de la paie ; calcul et dition des bulletins ; contrle des tats de salaires prparation des chques, ordres de virement et de paiement ; signature des tats, des chques, des ordres de paiement et de virement ; remise des chques aux bnficiaires. 1. Prparation de la paie L'agent administratif/RAF national rassemble les lments fixes et variables du salaire du mois, notamment le nombre de jours ouvrs, et les sommes prlever du salaire s'il y a lieu. Il prpare ensuite les tats de salaire du mois. 2. Calcul et dition des bulletins de paie L'agent administratif : saisit les lments de paie ; dite le livre de paie du mois ; prpare les tats d'margement pour les personnels pays en espces ; transmet les bulletins, livre de paie et les tats au comptable pour contrle et visa.

3. Contrle des tats de salaires Le R.A.F. : Vrifie le visa du comptable sur les tats de salaires en tenant compte des donnes variables de la priode et de l'tat des salaires du mois prcdent ; Vise les tats de salaires et appose la premire signature sur les ordres de paiement transmettre la CAA.

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4. Signature des tats de salaires et de L'OP par le CN Le CN : vrifie la cohrence des tats de salaires et signe ; appose la deuxime signature sur les ordres de paiement adresser la CAA. 5. Les tats de salaires et les ordres de paiement sont ensuite transmis la CAA La CAA procde la signature des chques et des ordres de virement des salaires. 6. Les tats de salaires et les ordres de paiement signs sont retourns par la CAA pour tre remis aux intresss. La CAA remet son correspondant au PNDP les chques et ordres de virement des salaires pour mise disposition.

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3.6. Gestion de missions


Tous les ordres de mission du personnel de la CNC sont signs par le CN l'exception de son propre ordre de mission qui est sign par le MINEPAT. Les ordres de mission du personnel des CRC sont signs des coordonnateurs des CRC. Les ordres de mission du CRC sont signs par le dlgu Rgional du MINEPAT. Les frais de mission comprennent : les perdiems ; les bons de carburant pour le transport et le page ; les taux journaliers pays aux personnels du PNDP font l'objet d'un barme approuv par la Banque Mondiale.

La quantit de carburant mettre la disposition de l'quipe de mission est fonction de la distance parcourir et de la consommation du vhicule. L'ordre de mission est vis au dpart et l'arrive. Au plus tard 3 jours aprs le retour de la mission, le chef de mission rdige un rapport de mission qu'il signe et dpose avec l'ordre de mission vis au secrtariat de la CNC pour les missions autorises par le CN, et au Secrtariat des CRC pour les missions autorises par les Coordonnateurs des CRC.

3.6.1. Missions l'intrieur du Cameroun


Les principales tapes de la procdure sont les suivantes : laboration des termes de rfrence (TDR) de la mission ; tablissement de l'ordre de mission ; signature de l'ordre de mission ; tablissement de la fiche de financire (tat des frais) mission ; fourniture de carburant et des fonds ; remise des fonds et/ou des bons de carburant ; rdaction et dpt du rapport de mission ; confirmation des conditions dfinitives de la mission ; paiement du solde sur frais de mission. et paiement des frais de

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1. Elaboration des termes de rfrence (TDR) de la mission Les termes de rfrence (TDR) de la mission sont labors par l'initiateur de la mission ; ceux-ci prcisent : l'objet de la mission ; la composition le lieu les moyens de transport la dure ; limputation budgtaire ; le budget. Les termes de rfrence (TDR) de la mission sont ensuite transmis au CN qui juge de l'opportunit de la mission. En cas d'accord, il transmet les TDR au RAF pour l'organisation de la mission.

2. Etablissement de l'ordre de mission L'intress prpare les ordres de mission de son quipe. Il les transmet au RAF pour contrle budgtaire et au CN pour signature. L'ordre de mission doit prciser : n de l'ordre de mission ; nom, prnom et fonction de l'intress ; lieu de naissance ; dates de dpart et de retour ; motif ; ligne budgtaire n du vhicule ; nom du chauffeur ; quantit de carburant prvu.

3. Signature de l'ordre de mission Le CN : s'assure de la matrialisation du contrle effectu par le RAF ; signe l'ordre de mission ; transmet l'ordre de mission au RAF pour tablissement de la fiche Financire.

4. Etablissement de la fiche de financire et paiement des frais de mission L'intress initie une fiche Financire et une demande d'avance et les transmet accompagnes de l'ordre de mission au comptable pour vrification. Le comptable : vrifie que l'ordre de mission est sign par le CN ;

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vrifie que les taux pratiqus et la dure de la mission sont respectivement conformes au barme et l'ordre de mission ; transmet au RAF et Financire pour visa et au CN pour signature.

5. Signatures de la fiche Financire et de la demande d'avance Le CN signe : - La fiche Financire et - La demande d'avance

6. Remise des fonds et/ou des bons de carburant Rdaction, remise du rapport de mission et justification des frais Le caissier : remet les bons de carburant l'intress ou au chauffeur ; fait marger le bnficiaire dans le registre "carburant" ; remet les fonds hauteur de 70 % ; fait marger le bnficiaire sur la demande d'avance ; garde une copie de l'ordre de mission comme pice justificative.

7. Rdaction et dpt du rapport de mission L'intress, de retour de mission : rdige son rapport de mission ; signe le rapport ; remplit la partie " retour " de la fiche Financire de mission ; dpose le rapport et l'ordre de mission vis, accompagn de l'tat des frais au niveau du secrtariat CN.

8. Confirmation des conditions dfinitives de la mission. Le CN marque son accord de paiement du montant payer et transmet le dossier au RAF pour paiement

9. Paiement du solde sur frais de mission Le RAF transmet, aprs visa, le dossier la caisse qui tablit un OP (Ordre de paiement ou pice de caisse dpenses) en quatre exemplaires (OP4) pour solder la mission ainsi que l'avance en compte. L'OP est ventile comme suit : OP1 va la comptabilit ; OP2 va l'intress ; Rdig par : Edition du Page 125 sur 244

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OP3 va la Paie (RAF) ; OP4 reste la souche.

3.6.2. Missions l'tranger


Les missions l'extrieur du Cameroun sont essentiellement finances par les ressources du bailleur de fonds concern (IDA /Coopration franaise/ Autres bailleurs de fonds). Elles comprennent les tapes suivantes : le budget et les TDR de la mission sont transmis la Banque Mondiale pour l'obtention de l'avis de non-objection ; transmission de l'OP et des pices justificatives (Avis de non-objection, ordre de mission, ...) pour signature au CN ; le dossier complet est ensuite transmis la CAA pour paiement.

1. Le budget et les TDR de la mission sont transmis la Banque Mondiale pour l'obtention de l'avis de non-objection. En cas de non-approbation du bailleur de fonds concern (IDA /Coopration Franaise / autres bailleurs de fonds) : l'intress est inform le dossier est class. En cas d'approbation du bailleur de fonds concern (IDA/Coopration franaise/ Autres bailleurs de fonds), l'avis de non-objection est transmis par le CN, au RAF qui va se charger de rcuprer tous les lments constitutifs du dossier et soumettre le dossier complet au CN pour signature, savoir ordre de mission sign par 'intress et vis par la hirarchie ; la demande d'avance pour mission ; la non-Objection ; la fiche technique de la mission ; limputation budgtaire ; le budget.

2. Transmission de l'OP et des pices justificatives (Avis de non-objection, ordre de mission, ...) pour signature au CN.

3. Le dossier complet est ensuite transmis la CAA pour paiement Les frais de mission sont pays avant le dpart en mission. La Caisse Autonome d'Amortissement tablit un chque ou fait une mise disposition des fonds au nom de l'intress, au vu de l'OP sign par le CN.

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3.7. Gestion des ateliers

3.7.1 Gnralits
Les ateliers sont les activits du programme organises dans un cadre formel, concourant au renforcement des capacits travers lchange dinformations professionnelles. La mise en uvre de latelier est caractrise par les tapes suivantes : Elaboration des termes de rfrence et du projet de budget de latelier ; Validation des termes de rfrence et du budget de latelier ; Non-objection ; Etablissement de la demande davance ; Mobilisation de la demande davance ; Slection des prestataires ; Tenue de latelier et utilisation des fonds ; Justification du cot de latelier ; Paiement du solde du cot de latelier. Tout atelier doit pouvoir tre justifi dans les sept jours suivant sa date de clture et les reliquats transmis la Caisse Autonome dAmortissement (CAA) ou pays aux intresss.

3.7.2 Elaboration des termes de rfrence et du projet de budget de latelier


Les termes de rfrence (TDR) de latelier sont labors par le responsable technique de ladite activit. Il sagit en gnral du responsable du renforcement des capacits ; mais avec le soutien dun autre responsable dactivit spcifique concern telle que la comptabilit, la passation des marchs, les aspects environnementaux, . Les termes de rfrence accompagns dun budget dtaill, sont transmis au coordonnateur national laide dune fiche de suivi qui est mise cet effet.

3.7.3 Validation des termes de rfrence et du budget de latelier


Le coordonnateur national fait examiner les termes de rfrence et le budget par le coordonnateur technique et par le RAF pour en vrifier respectivement la faisabilit technique et financire, et les valide ensuite.

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3.7.4 Non-objecton
Le coordonnateur national sollicite dans les cas prvus, aprs avis du spcialiste en passation des marchs, la non objection auprs du bailleur de fonds extrieur et/ou de lEtat travers une demande initie et suivie par le responsable des renforcements des capacits.

3.7.5 Etablissement de la demande davance


Sur la base des termes de rfrence valids par le coordonnateur national et le cas chant non object, la CAF initie la demande davance y relative lordre dun responsable financier de la CAF travers la procdure de mise disposition.

3.7.6 Slection des prestataires


En relation avec les Cellules formation et renforcement des capacits, la passation des marchs et la CAF, une commission ad hoc comprenant les reprsentants des cellules susvises slectionne le nom de lhtel et les fournisseurs des fournitures de latelier.

3.7.7 Mobilisation de la demande davance


Sur la base du dossier complet de latelier (fiche de suivi, TDR, budget, non objection des bailleurs de fonds) valid et transmis par le coordonnateur national au RAF, la CAF initie une demande davance auprs de la CAA pour financer lenveloppe budgtaire sollicite. Cette demande est signe du coordonnateur national et transmise la CAA pour mobilisation des fonds. Les fonds mobiliss sont remis au responsable financier de latelier charge pour lui de rcuprer les justificatifs des dpenses engages en accord avec le responsable technique de latelier qui en est lordonnateur et au vu des prvisions budgtaires. A ce stade, toutes les parties prenantes (responsable technique, responsable financier, comptabilit, CNC) doivent avoir une copie du dossier, loriginal tant entre les mains du responsable financier.

3.7.8 Tenue de latelier et utilisation des fonds


Dans le cadre de latelier les fonds sont dtenus par le responsable financier, mais toute sortie de fonds est dment ordonne par le responsable technique de latelier et constate par le bnficiaire sur support adquat conserv par le responsable technique. Au terme de latelier, le responsable technique doit produire un compte rendu de son droulement complt par le compte rendu financier du responsable financier ; le responsable technique doit contresigner le compte rendu financier avant de lannexer au compte rendu technique quil remet au coordonnateur national.

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3.7.9 Justification du cot de latelier


La justification gnrale de latelier se fait par le responsable technique auprs du coordonnateur national sur la base de la fiche de suivi de latelier accompagne des comptes rendus technique et financier et de toutes les pices justificatives de la dpense rcupres par le responsable financier de latelier. Les comptes rendus et les pices justificatives sont remis la CAF pour la liquidation des dpenses engages qui consiste en la dtermination de leur montant et au coordonnateur national pour lapprobation du cot des activits.

3.7.10 Paiement du solde du cot de latelier


Aux montants sortis doivent correspondre des pices justificatives juges valides les fonds correspondant aux sorties sur justificatifs doivent tre produits. Aprs validation des dpenses de latelier par le coordonnateur national, les soldes dus sont pays et/ou les soldes non justifis sont reverss aussi bien dans la relation PNDP/participants que dans la relation PNDP/CAA. En dfinitive, le PNDP doit justifier lavance reue de la CAA pour la mise en uvre de latelier.

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3.8. Gestion des frais mdicaux


3.8.1. Gnralits
Le PNDP participe la prise en charge du suivi mdical du personnel du programme, cela se traduit par la participation au financement des frais mdicaux des employs et de leur famille. Cette participation passe par la souscription d'une police d'assurance maladie. Le PNDP souscrit une police d'assurance maladie avec une compagnie de bonne rputation pour un montant tournant autour de 20% de la masse salariale verse au personnel. Le personnel pourra se faire rembourser ses frais mdicaux (factures de pharmacie /Factures d'hospitalisation/Factures de consultation....) hauteur de 100 % Pour le CN et son adjoint 80 % pour les cadres 70 % pour le Reste du personnel En tout tat de cause, pour garder la matrise de ce genre de charges, il sera pratiqu un plafond par employ gal un pourcentage de 20% de sa masse salariale annuelle.

3.8.2. Modalits de gestion du cot des frais mdicaux


La gestion des frais mdicaux se fait au travers dune police dassurance maladie Deux (02) cas de figures existent notamment : le remboursement des frais engags par lassur ; la prise en charge par lassureur. 1er cas : Remboursement des frais engags par l'assur La procdure est la suivante : Se faire tablir la dclaration de la maladie par un mdecin dans un centre hospitalier public ou priv. (a) Dans un tablissement public : Exiger le billet de session Faire porter la nature de linfection au verso de la fiche de dclaration (code ou non) Faire signer cette fiche par le mdecin Sassurer que mention y est faite des frais pays et de la dlivrance dune ordonnance Exiger que lordonnance dlivre soit confirme par la signature du mdecin Eviter de payer tout autre frais au mdecin directement (frais non remboursables).

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(b) Dans un tablissement priv Exiger pour tout paiement un reu avec en-tte de la clinique et la signature du mdecin nommment dsign avec localisation prcise. Au niveau de la pharmacie, 3 possibilits sont offertes : le ticket-facture informatis indiquant les noms des produits et les cots avec en-tte de la pharmacie ; la facture manuelle avec en-tte de la pharmacie et le ticket de caisse ; en cas de problme dans la pharmacie (coupure de courant), attestation dachat avec en-tte.

Pour ce qui est des examens, joindre le reu de paiement sign du mdecin dans le cas des examens dans les tablissements privs ou publics et sassurer que len-tte y est dans le cas des examens raliss par un grand laboratoire : coller les vignettes des produits sur les factures ; joindre le rapport mdical remis sous pli ferm lassureur ;

Dans le cas dune hospitalisation. Lassur devra prvenir lassureur au plus tard dans les 48h qui suivent ladmission. Faire remplir le rapport mdical par le mdecin et le remettre lassureur sous pli ferm. IL faut prciser si une ordonnance est renouveler et veiller ce que la mention soit porte sur lordonnance. Le dlai de production du dossier est de 30 jours compter de la date de la 1re consultation. Dans le cas des urgences, exiger la mention "URGENT" sur lordonnance si celle ci nest pas signe par le mdecin il en est de mme pour la maternit sil sagit de la sage femme. Pour les consultations de nuit, exiger du mdecin la mention de lheure sur le reu. Dans le cas o les soins seraient reus par lassur dans un centre spcialis par des personnes autres que le mdecin, exiger sa signature la fin pour confirmer les soins La rubrique consommable nest pas rembourse 2me cas : Prise en charge par l'assureur Dans le cas dune hospitalisation retirer auprs du mdecin le certificat dhospitalisation et ladresser lassureur le plutt possible accompagn dune demande de prise en charge ; joindre la facture dtaille, chiffre et contresigne par lassur.

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Pour ce qui est de la prise en charge sans hospitalisation (dpenses de plus de 30 000) demander une facture pro forma et ladresser le plutt lassureur accompagn dune demande de prise en charge. Pour ce qui est de la consultation et des soins des yeux, ils doivent tre faits par un ophtamologue. Pour les soins dentaires, les malformations non prises en charge pour les adultes sont prises en charge pour les enfants ns dans le contrat. La maternit nest pas une allocation mais peut couvrir les diffrents frais lis ltat de la femme (consultation, visites, radio, chographie) et voir hospitalisation et frais accouchement. Pour les frais ltranger, tout est pareil qu'au Cameroun mais cest le tarif de la scurit sociale du pays qui est applique et ceci pour les assurs en cong ou en mission pour une dure maximale de 30 jours. Lvacuation sanitaire nest pas couverte.

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4. PRESENTATION DETAILLEE DES TRAVAUX ADMINISTRATIFS

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Procdures administratives

Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Recruter le personnel du projet Objectifs : Doter le projet du personnel ncessaire Evnement gnrateur Tches raliser : 1 Dfinir, par texte particulier, lorganisation de la Cellule charge de la conduite des activits du projet et de sa gestion (accord avec la Banque Mondiale, autres textes) Composition de lquipe : principaux membres - un coordonnateur - un coordonnateur adjoint - responsable de lUnit Focale FEM - responsable administratif et financier - comptables national et rgionaux - spcialiste en passation de marchs - responsable de lenvironnement - coordonnateurs rgionnaux - responsables du Suivi-Evaluation - responsables formation communication - cadres techniques chargs des communes - cadres techniques chargs des communauts personnel de soutien - un comptable assistant - un assistant en passation de marchs - secrtaires - agents administratifs - chauffeurs - agent dentretien Mettre jour ou rdiger les termes de rfrences et projets de contrats relatifs chaque poste de travail Confirmer la nomination des membres du personnel relevant de ce mode de slection Procder au test de recrutement dans les conditions dfinis par les accords de financement Entre en vigueur ou besoin exprim Responsable Ministre

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Procdures administratives Section : 3.5 gestion des ressources humaines Opration : Rmunrer le personnel Objectifs : Compensation du travail du personnel du projet Evnement gnrateur : Travail accompli dans les conditions du contrat Tches raliser : 1 Attribuer les rmunrations au personnel du projet conformment aux dispositions des contrats de travail ou conventions rgissant lemploi de chaque membre du personnel Responsable coordonnateur du projet

Elaborer mensuellement la paie du Personnel. A cet effet, tablir : Chef Comptable - la feuille de paie faisant ressortir pour tout le personnel, les salaires de base, les heures supplmentaires, les indemnits, toutes les retenues sur salaires opres, les salaires nets payer et charges patronales. - Les bulletins de paie - Les dclarations (trimestrielles) CNPS,IRPP,FIR, et Pension Vieillesse Etablir les ordres de virement ou demandes de paiement des salaires : - au personnel, sur la base des montants indiqus sur chaque dclaration. - la CNPS, et au TRESOR, sur la base des montants indiqus sur chaque dclaration. Soumettre ces pices de rglement au visa du Responsable Administratif et Financier (RAF) puis la signature du Coordonnateur ou de tout autre responsable habilet. Viser les pices de rglement de la paie dans le cas ou lquation suivante est vrifie : Montant brut des salaires (salaires+indemnits+autres frais et primes) + montant total des charges patronales = sommes retenues la source + somme des dcaissements Signer les ordres de virement ou demandes de paiement des salaires

-"-

-"-

RAF

6 7

Coordonnateur

Transmettre les ordres de virement ou demandes de paiement signs la CAA Chef Comptable pour excution. Rcuprer de la CAA les chques ou les mises disposition et les remettre aux bnficiaires contre dcharge Comptabiliser dans le journal des OD, la paie mensuelle et la liquidation trimestrielle des dclarations fiscales et sociales. Classer aprs comptabilisation : - les documents originaux de la paie, dans le chrono de la paie - les copies des documents, dans le chrono des OD -"-

Comptable junior

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Procdures administratives Opration : Sanctionner le personnel

Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Objectifs : Grer les situations fautives, actes fautifs

Tches raliser :

Responsable

Emission de demande dexplication

Comptable junior -"-"-"-"-

2 3 4 5

Envoie lintress et copie au suprieur hirarchique avec copie au RAF Rponse de lintress lattention du demandeur de la DE avec copie au RAF Proposition de sanction adresse au CN Session du conseil de discipline et proposition de sanction suprieure trois jours Tenue du conseil de discipline Notification au CN de la proposition de sanction Notification dcision par le CN lintress ave copie au RAF.

6 7 8

-"-"-"-

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Administrer la participation du personnel aux sminaires et stages Objectifs : Participer aux sminaires, stages/formation Evnement gnrateur : Notification de la formation, du stage ou dun sminaire Tches raliser : 1 Responsable

Exprimer, par crit au coordonnateur et au RAF, les besoins en formations, Responsables de stages et sminaires. la coordination Ces besoins devront dune part, correspondre ceux identifis dans ltude nationale et de sur les besoins en formation du projet et dautre part, tre intgrs dans le niveaux programme de travail et le budget annuel approuvs. rgionaux Cette demande devra comprendre les lments suivants : le budget correspondant : frais dinscription frais de transport y compris les frais de visa et daroport perdiem ou frais de mission servis la dure de la formation le lieu de la formation lensemble des dpenses engager dans ce cadre, est imput en totalit sur la ligne budgtaire formation ou stage RAF

Etablir une demande pour obtention de la non objection de lIDA ; la soumettre la signature du Coordonnateur Transmettre, par crit au Task manager du projet, la demande pour obtention de la non objection signe ainsi que le budget correspondant Adresser une copie de la demande au chef comptable pour information

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-"-

Responsable formation Coordonnateur

Saisir lorganisme de formation pour confirmation de participation suite lobtention de la non objection de l'IDA Une fois obtenue, transmettre une copie de la non-objection de l'IDA au RAF et au chef comptable Etablir lordre de mission au nom du bnficiaire. Celui-ci devra indiquer les dates de dpart et de retour

RAF

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Administrer la participation du personnel aux sminaires et stages Objectifs : Participer aux sminaires, stages/formation Evnement gnrateur : Notification de la formation, du stage ou dun sminaire Tches raliser : 8 Faire signer lordre de mission par le coordonnateur sur la base de la non objection de la Banque Mondiale Etablir une demande de paiement adresser la CAA La photocopie de lordre de mission dment sign, la facture pro forma du titre de transport et une copie de la non objection de la Banque Mondiale devront tre jointes la demande de paiement Transmettre aprs signature la demande de paiement la CAA Excuter les dcaissements conformment au budget approuv suivant les termes de la non objection de la Banque Effectuer toute remise de fonds et titre de voyage au bnficiaire, contre dcharge. Etablir la fin de la mission ou du sminaire, un tat rcapitulatif des dpenses relles, appuyes de toutes pices justificatives Adresser au plus tard dix (10) jours aprs la fin de la formation la cellule des ressources humaines, une copie du rapport de fin de formation. Transmettre au plus tard cinq (5) jours aprs la date de rception du rapport de fin de formation, une copie au RAF et au coordinateur du projet Procder lencaissement ou au paiement du solde par rapport dune part au dcaissement davance, dautre part au budget pralablement approuv par la Banque (non-objection) Faire dcaisser, en cas de complment payer, aprs approbation du coordonnateur. Encaisser, en cas dexcution, contre dlivrance dun reu au personnel concern Responsable RAF

-"-

10 11

-"CAA

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RAF

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-"personnel bnficiaire responsable formation RAF

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : organisation des sminaires - ateliers Objectifs : amliorer la capacit des professionnels et des institutions actives Evnement gnrateur : Dcision de la tenue du sminaire atelier Tches raliser : Responsable

Elaborer les termes de rfrences (TDR) du sminaire- ateliers projet en faisant ressortir : - les objectifs atteindre - lapproche mthodique - le lieu - la dure - la liste des participants et leurs fonctions - le programme du sminaire du projet Etablir une demande pour obtention de la non objection de lIDA, la soumettre la signature du coordonnateur Soumettre au Task Manager du projet, la demande signe et les TDR correspondants Dsigner un billeteur Ad Hoc, suite lobtention de la non objection IDA Adresser une demande de dblocage des fonds au coordonnateur pour signature ainsi quune copie de la non objection reue Adresser la demande de dcaissement et les pices justificatives la CAA pour dcaissement Excuter le dcaissement conformment au budget approuv suivant les termes et la non-objection de la Banque. Il convient dviter dans la mesure du possible que le billeteur manipule en une seule fois, des sommes assez importantes.

Responsables formation

-"-

RAF

-"-"-

5 6

-"-

CAA

8 9

Effectuer toute remise de fonds au billeteur, contre dcharge Transmettre au plus tard dix (10) jours aprs la fin du sminaire toutes les pices justificatives des dpenses engages, au chef comptable

RAF -"-

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Permettre la participation du personnel aux missions Objectifs : Raliser les missions Evnement gnrateur : Notification de la mission Tches raliser : 1 Etablir une demande de mission, et la faire approuver par le responsable habilit Cette demande doit indiquer : - lexpos des motifs de la mission - les objectifs - les rsultats attendus - le lien avec le Projet - la priode et le lieu de la mission soumettre, la demande lapprobation : - du Task Manager du Projet, pour les missions ltranger, aprs lavoir prsent la signature du coordonnateur - du coordonnateur, pour les missions intrieures 3 Etablir lordre de mission au nom du bnficiaire : - pour les missions extrieures, aprs rception de la non objection IDA et soumettre la signature du coordonnateur - pour les missions intrieures, aprs signature de la demande par le coordonnateur 4 Etablir une demande de paiement, adresser la CAA aprs signature du coordonnateur La photocopie de lordre de mission dment sign, la facture pro-forma du titre de transport et une copie de la non objection de la Banque Mondiale devront tre jointes la demande de paiement 5 Excuter le dcaissement conformment au budget approuv suivant les termes de la non objection de la Banque Mondiale Effectuer toute remise de fonds au bnficiaire, contre dcharge Etablir la fin de la mission, un tat rcapitulatif des dpenses relles, appuyes de toute pice justificative Adresser au plus tard dix (10) jours aprs la fin de la mission au responsable concern, le rapport de fin de mission RAF RAF Responsable Personnel du projet

2 Responsable Concern/RAF

CAA

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RAF Personnel bnficiaire -"-

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Permettre la participation du personnel aux missions Objectifs : Raliser les missions (suite) Evnement gnrateur : Notification de la mission Tches raliser : 9 Transmettre au plus tard cinq (5) jours aprs la date de rception du rapport de fin de mission, une copie au coordonnateur et au RAF Transmettre au plus tard cinq jours aprs la date de retour de mission les pices justificatives au RAF Procder lencaissement ou au paiement du solde par rapport dune part au dcaissement davance, dautre part au budget pralablement approuv par la Banque (non-objection) Faire dcaisser, en cas de complment payer, aprs approbation du coordonnateur Encaisser, en cas dexcution contre dlivrance dun reu au personnel Responsable Responsable concern Personnel bnficiaire RAF

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Accorder des congs au personnel du projet Objectifs : Permettre au personnel du projet de jouir de son droit de conges Evnement Gnrateur : demande de congs par le personnel Tches raliser : 1 Notifier, par crit, le responsable hirarchique au moins un mois lavance la priode de ses congs Juger en collaboration avec les autres responsables concerns ; le choix de la priode des congs en fonction des activits du projet La priode de congs pourra, ventuellement, tre dcoupe pour permettre la mise en congs de lemploy et le fonctionnement normal du projet Autoriser au pralable toute demande de congs ou de prolongation de cong et la transmettre au RAF et au coordonnateur pour excution Effectuer les formalits de mise en cong suivantes : - prparation de lattestation de mise en cong prcisant le bnficiaire et les dates de dbut et fin des congs - calcul et dcaissement de tous les droits prvus par le code de travail Prsenter au coordonnateur, pour approbation lattestation de cong et pour signature, les pices de dcaissement correspondantes. Transmettre les pices de rglement signes la CAA pour dcaissement Responsable Personnel bnficiaire Responsable concern

-"-

-"-

RAF

-"-"-"Chef comptable

7 8

Remettre au personnel bnficiaire de cong, contre dcharge, lattestation Comptable junior et les chques ou ordres de paiement correspondants Dclarer les droits de congs et reverser les retenues sur salaire et les charges patronales calcules auprs du trsor et de la CNPS. Comptabiliser dans les comptes du projet, les droits de congs, les charges connexes et leurs paiements correspondants. Classer aprs comptabilisation : - les documents originaux, dans le chrono de la paie - les copies des documents, dans le chrono des OD -"-

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Accorder des permissions dabsence au personnel Objectifs : Autoriser les absences du personnel Evnement gnrateur : demande de permission dabsence du personnel du projet Tches raliser : Responsable

Adresser, par crit au responsable hirarchique, la demande de permission

Personnel du projet Responsable concern -"-

Juger en collaboration avec les autres responsables concerns, la permission dabsence Autoriser au pralable toute permission dabsence et la transmettre au secrtariat de la coordination et au RAF pour classement dans le dossier du personnel Classer dans le dossier du personnel, la demande dabsence munie de laccord du responsable de lagence concerne

RAF

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Section : 3.5 gestion des ressources humaines

Opration : Evaluer le personnel du Projet Objectifs : Mesurer les performances du personnel Evnement gnrateur : Fin de chaque exercice Tches raliser : Responsable

Prparer et mettre jour un formulaire dvaluation du personnel

Coordonnateur Responsables diffrents niveaux

Evaluer le personnel en prenant en compte au moins les critres suivants : - assiduit au travail et prsence effective sur les lieux de travail - ponctualit - attitude lgard de lautorit - respect des Directives et des termes des accords - qualit du travail, rendement dans laccomplissement des tches qui lui sont attribues - comportement au travail Recueillir, par crit sur le formulaire, lavis et la signature du personnel valu classer lvaluation du personnel dans le dossier de lintress

Responsables diffrents niveaux

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Section : 3.2 Travaux de Secrtariat du projet

Opration : Saisir les diffrents documents ou correspondances du projet Objectifs : Archiver les copies des documents ou correspondance mise par le projet Evnement gnrateur : Rception du manuscrit du document saisir Tches raliser : 1 Saisir dans le logiciel appropri (WORD,EXCEL, etc.) le manuscrit du courrier reu Transmettre pour premire correction le manuscrit et la premire dition la personne qui a initi le courrier Transmettre pour signature, au coordonnateur, ventuellement effectu les dernires corrections aprs avoir Responsable Secrtariat coordination -"-

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Reproduire la correspondance en nombre de copies ncessaires pour son dispatching interne Inscrire la correspondance dans le registre courrier dpart (annexe2) deux registres seront ouverts - un premier pour les envois des correspondances et documents destins aux tiers (1) - un second pour les envois des fax (2) Affecter un numro courrier-dpart au courrier Transmettre une copie chaque destinataire interne avec inscription dans le registre de transmission interne transmettre une copie au destinataire externe avec inscription dans le registre courrier-dpart (1) classer une copie du courrier dans un chrono ouvert cet effet (classement chronologique et numrique) il sera ouvert un chrono par type de registre

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Procdures administratives

Section : 3.2 Travaux de Secrtariat du projet

Opration : Rceptionner le courrier "arrive" au projet Objectifs : exploiter et archiver les documents et correspondances reus par le projet Evnement gnrateur : Rception courrier/ document Tches raliser : 1 Apposer le cachet courrier arrive sur le courrier ou document, et inscrire la date et le numro denregistrement dans les cases appropries Enregistrer dans le registre courrier arrive tout courrier ou document adress au projet (annexe 2) Deux registres seront ouverts : - un premier pour les rceptions des correspondances et documents (1) - un second pour les rceptions des fax (2) Transmettre le courrier ou le document au coordonnateur du projet pour informations et instructions Photocopier le courrier ou document en nombre suffisant au cas ou un dispatching est demand Procder au dispatching des copies ( laide du registre de transmission interne) ou au classement selon les instructions du coordonnateur portes sur la correspondance Classer loriginal de la correspondance dans un chrono ou dossier ouvert cet effet (classement chronologique et numrique) ; il sera ouvert un chrono par type de registre, et par nature du courrier. Responsable Secrtariat

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Procdures administratives

Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : Crer le dossier dune immobilisation Objectifs : Assurer le suivi de chaque immobilisation Evnement gnrateur : acquisition dune immobilisation Tches raliser : Responsable

Crer un dossier par commande et un sous dossier par immobilisation dans le cadre des acquisitions des quipements du Projet

RAF

Ouvrir une fiche didentification pour chaque immobilisation (Matriels ou Equipements) acquis par le projet (annexe 13) Les copies de tous les documents relatifs chaque immobilisation (bon de commande, bon de livraison, facture dachat et dentretien, contrat dentretien) seront classes dans ce dossier.

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Procdures Administratives Opration :

Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements) Rfrencer limmobilisation

Objectifs : Dterminer lidentifiant de limmobilisation Evnement gnrateur Copie procs verbal de rception de limmobilisation Tches raliser : 1 Dfinir la rfrence (affectation dun code interne) de chaque immobilisation acquise sur les fonds du projet, structure de la manire suivante : Dsignation Nature Site Niveau-site Salle N ordre Exemple: Nature Ordinateur ORD 2 site coordination RAF niveau-site n de ltage ET salle N6 06 N ordre 1er ordinateurs/2 -"dbut 1 4 9 11 13 fin 3 8 10 12 15 longueur type 3 alphabtique 5 alphabtique 2 alphabtique 2 numrique 3 alphanumrique Responsable comptable

Mettre jour sur EXCEL, la date de chaque acquisition, la base de donnes (fichier des immobilisations) relative la situation des immobilisations acquises sur fonds du projet Saisir les donnes suivantes : Rfrence interne, code comptable, nature, date dacquisition (livraison), cot dacquisition, codification technique, rfrence facture fournisseur, rfrence du rglement, dsignation de lquipement, composante bnficiaire, usages autres caractristiques. Editer la fin de chaque trimestre la situation des immobilisations, cet tat devra indiquer la date de la dernire mise jour Transmettre une copie coordonnateur du projet de ldition de la situation trimestrielle, au

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Classer une copie de ldition de la situation des immobilisations dans un chrono ouvert cet effet

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Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : Marquer limmobilisation Objectifs : Marquer limmobilisation Evnement gnrateur : Affectation du code interne de limmobilisation Tches raliser : Responsable

Imprimer sur deux tiquettes, le code interne de limmobilisation indiqu dans le fichier des immobilisations

Comptable

Vrifier que le code inscrit sur les deux tiquettes dites est conforme au code indiqu dans le fichier des immobilisations

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Apposer physiquement correspondante

une

tiquette

dite

sur

limmobilisation

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Apposer la seconde tiquette sur le dossier de limmobilisation

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Ranger le dossier de limmobilisation

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Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : Transfrer limmobilisation Objectifs : une immobilisation part dun endroit vers un autre Accord, par crit, du coordonnateur Responsable Comptable

Evnement gnrateur Tches raliser : 1

Complter une fiche de transfert d'immobilisations et la faire signer par le nouveau responsable de l'immobilisation Identifier limmobilisation transfrer dans le fichier des immobilisations Identifier la nouvelle localisation de limmobilisation transfrer Affecter un nouveau code interne limmobilisation correspondante Mettre jour le fichier des immobilisations : - saisir le nouveau code interne la place de lancien, la date de transfert, la nouvelle localisation - imprimer sur deux tiquettes, le nouveau code interne de limmobilisation indique dans le fichier des immobilisations Les tiquettes relatives aux transferts seront dune couleur diffrente vrifier que le nouveau code inscrit sur les deux tiquettes dites est conforme au code indiqu dans le fichier des immobilisations Apposer physiquement la nouvelle tiquette dite sur limmobilisation correspondante, en dessous de la prcdente. Mettre jour le dossier de limmobilisation : - classer laccord de transfert du responsable de lagence dexcution - apposer la nouvelle tiquette sur le dossier, en dessous de la prcdente Classer le dossier de limmobilisation

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Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : Assurer limmobilisation Objectifs : Couvrir limmobilisation contre la survenance de certain risque Evnement gnrateur Tches raliser : 1 Identifier les immobilisations, gnralement exposes aux risques, assurer Souscrire une police dassurance approprie par immobilisation (vhicule) ou nature dimmobilisation (ordinateurs, autres machines lectriques) Mettre jour le fichier des immobilisations : renseigner pour chaque immobilisation assure, les risques couverts et le numro de la police dassurance, mettre jour les dossiers de limmobilisation : classer dans le dossier, une copie de la police dassurance qui couvre limmobilisation Classer le dossier de limmobilisation Rception de limmobilisation Responsable Comptable Coordonnateur RAF

Chef comptable

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Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : Assurer lentretien de limmobilisation Objectifs : garantir le fonctionnement normal et rgulier dune immobilisation Evnement gnrateur : acquisition de limmobilisation Tches raliser : Responsable

Identifier les immobilisations ncessitant un entretien rgulier

Comptable

Slectionner le(s) consultant(s) devant assurer leur maintenance

Responsable passation marchs/RAF Coordonnateur

Conclure un contrat de maintenance avec le (s) consultant (s) slectionn (s)

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Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : inventorier les immobilisations acquises sur les fonds du projet Objectifs : dresser une situation qualitative et quantitative du patrimoine du projet Evnement gnrateur : fin de mois de juin, fin de mois de dcembre Tches raliser : 1 Prparer et soumettre lapprobation du coordonnateur une note informant tous les responsables des sites o sont localiss les quipements acquis sur les fonds du projet de la ralisation des inventaires Cette note devra indiquer : - le planning des inventaires (date/site) - toute autre indication susceptible de permettre un meilleur droulement de linventaire physique Etablir sur EXCEL un tat vierge dit registre dinventaire permettant linscription des rfrences, dsignation, localisation et tat des immobilisations inventories Parcourir tous les site o sont localiss les biens du Projet, en compagnie des responsables de chacun des sites Identifier sur chaque site immobilisations du projet Relever les rfrences, Immobilisations laide des tiquettes, toutes les Responsable RAF

RAF

RAF / Comptable

-"-

dsignations,

localisation

et

tat

des

-"-

Faire signer aux intervenants dans linventaire, de procs verbal de comptage du site.

chaque site,

le

RAF/ Comptable Responsable concern

Analyser les rsultats de linventaire : rapprocher les rsultats des comptages avec les donnes inscrites dans le fichier des immobilisations du projet

Comptable

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Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : analyser les rsultats de linventaire Objectifs : armoniser les rsultats de linventaire avec les donnes du fichier des immobilisations Evnement gnrateur : fin de linventaire Tches raliser : 1 2 3 Saisir sur EXCEL le code interne des immobilisations inventories Transfrer sur EXCEL, les donnes relatives au fichier des immobilisations Trier la saisie de linventaire et le fichier immobilisation selon la cl du code interne Rapprocher les rsultats du tri saisie-inventaire avec celui du tri fichier des immobilisations Pointer le code interne des immobilisations inventories avec celles inscrites dans le fichier des immobilisations Relever - les immobilisations figurant dans le fichier et non inventories (a) - les immobilisation inventories et non inscrites dans le fichier (b) - les immobilisations inventories et prsentant un dfaut (c) diter les tats correspondants procder aux investigations et corrections ncessaires des carts entre (a) et (b) Vrifier que le montant total TTC des immobilisations inscrites dans le fichier par code comptable est gal celui indiqu par le grand- livre des comptes correspondants. Lgalit montant total TTC des immobilisations selon le fichier= montant TTC des immobilisations selon comptabilit doit toujours tre vrifie. Transmettre lextrait du fichier dimmobilisations relatif ltat (c) au RAF pour visa et proposition de dcisions Transmission du rapport dinventaire et suggestions au coordonnateur pour diffusion et dcisions Responsable Comptable -"-"-

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RAF

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Section : 3.4 Gestion des immobilisations (Matriel et autre quipements)

Opration : reformer les immobilisations Objectifs : constater la mise au rebut ou la sortie dune immobilisation Evnement gnrateur : procs verbal de la reforme Tches raliser : 1 Identifier les immobilisations objet de la reforme Au cours du fonctionnement du projet, la reforme des immobilisations concerne exclusivement celles mises hors services, les cessions dimmobilisations sont interdites. A la fin du projet, toutes les immobilisations en tat de fonctionnement seront transmises officiellement au Ministre. Un procs verbal global de transfert sera tabli. 2 Etablir le procs verbal de mise hors service Ce procs verbal indiquera les immobilisations mises hors service, la date de lopration, le motif de la rforme et sa destination. Il sera sign par le responsable concern, le consultant en charge de lentretien et de la rparation dudit matriel, le RAF et le coordonnateur 3 Mettre jour le fichier des immobilisations : saisir la date, le motif et la destination de la reforme -"-"Responsable RAF

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Section : 3.4 Gestion des (Matriel et autre quipements)

immobilisations

Opration : grer les vhicules du Projet Objectifs : Utiliser judicieusement les vhicules du Projet Evnement gnrateur : acquisition dun vhicule Tches raliser : 1 Etablir un original et un duplicata (ou photocopies certifies conformes) des pices du vhicule (carte grise, assurance, vignette) Le vhicule roulera en permanence avec le duplicata des pices Conserver, la coordination, loriginal des pices dans le dossier du vhicule Etablir un registre des entres et sorties de bons de carburant indiquant la date dopration, les rfrences de la facture, les quantits et valeurs des bons sortis, vhicule bnficiaire des bons, la dcharge de lutilisateur des bons sortis, les quantits et valeurs des bons en stocks aprs chaque sortie Responsable RAF

Secrtariat coordination -"-

Affecter les bons de carburant acquis sur les fonds du projet exclusivement au fonctionnement des vhicules du Projet Renouveler les approvisionnements de chaque vhicule en carburant ncessaire pour le plein du rservoir suivant le mode de rationnement retenu Relever pour chaque vhicule loccasion de chaque approvisionnement en carburant, le kilomtrage indiqu sur le tableau de bord Remonter le kilomtrage indiqu sur le tableau de bord et la quantit du carburant remise au RAF loccasion de chaque approvisionnement Etablir pour chaque vhicule un carnet de bord ou sont considrs les dates dopration, la nature, le montant et fournisseur dentretien, la nature, le montant et le fournisseur des rparations, les rfrences, les quantits en litre et la valeur des bons consomms Evaluer chaque remise de bons et chaque plein de rservoir, la consommation moyenne de carburant au kilomtrage

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Chauffeur

Comptable

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Section : 3.4 Gestion des (Matriel et autre quipements)

immobilisations

Opration : grer les vhicules du projet Objectifs : utiliser judicieusement les vhicules du projet Evnement gnrateur : acquisition dun vhicule Tches raliser : Responsable

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Vrifier la cohrence des relevs du kilomtrage chaque approvisionnement en carburant par rapprochement avec la relve la remise des bons

Comptable

11

Calculer, par vhicule, la consommation moyenne de carburant au kilomtrage

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Noter les ventuelles observations et / ou anomalies relatives aux consommations de carburant, entretien et /ou rparation de vhicule

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Informer, par crit le responsable de lagence dexcution, des anomalies ou observations pour prise de dcisions

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Section : 3.3 Gestion des stocks

Opration : entre des matires et fournitures diverses en stocks Objectifs : suivre en quantit et en valeur, les entres en stocks Evnement gnrateur : rception des matires et fournitures gres en stocks Tches raliser : Responsable :

Grer distinctement les matires et fournitures en stocks Comptable matire N.B : les bons de carburants seront grs la coordination par le chef comptable

Etablir par matire ou fourniture, de mme nature et mme rfrence gre en stocks, une fiche rcapitulant les dates, tous les mouvements en stock initial, entre, sortie et stock final

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Inscrire sur la fiche, sur la base du procs verbal de rception (ou copie du bon de livraison) la date et les quantits entres en stocks

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Classer la fiche de stocks

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Apposer le cachet SAISIE sur la copie du procs verbal ou du bon de livraison, aprs enregistrement

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Classer le procs verbal ou le bon de livraison muni de la mention SAISIE dans le chrono appropri

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Section : 3.3 Gestion des stocks

Opration : sorties les matires et fournitures diverses en stocks Objectifs : suivre en quantit et en valeur, les sorties de stocks Evnement gnrateur : Besoin quelconque de matires et fournitures stockes Tches raliser : 1 Crer un formulaire "BON DE SORTIE" imprim et pr numrot (du carnet souche auto- carbon) ; chaque formulaire sera tabli en quatre exemplaires dont trois dtacher. Ce carnet est gr par le secrtariat de la coordination Prsenter la nature et quantits des besoins, de matires et fournitures, au secrtariat de lagence dexcution Responsable RAF

Personnel projet Secrtariat coordination -"-

Consulter le stock thorique sur la fiche de stock pour sassurer de la disponibilit des besoins Remplir le carnet, en fonction des disponibilits, en indiquant notamment : - la date de sortie - la nature et quantits du bien sorti

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Faire signer le bon de sortie par le responsable habilit et remettre le Personnel projet carnet au demandeur comptable matire Se prsenter chez le comptable matire muni du carnet avec le bon de sortie vis Servir les qualits et quantits de matires et fournitures mentionnes et viser le bon de sortie Faire dcharger le bon de sortie par le bnficiaire des matires et fournitures Dtacher et conserver le premier exemplaire (original) du bon de sortie Remettre les matires et fournitures ainsi que le deuxime exemplaire du bon de sortie au bnficiaire -"-

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Section : 3.3 Gestion des stocks

Opration : sorties les matires et fournitures diverses en stocks Objectifs : suivre en quantit et en valeur, les sorties de stocks Evnement gnrateur : Besoin quelconque de matires et fournitures stockes Tches raliser : 11 Responsable

Enregistrer sur les fiches manuelles correspondantes, les sorties de Comptable matire stocks en quantits effectues (sur la base de loriginal du bon de sortie) et dterminer (sur la mme fiche) le stock aprs sortie Apposer le cachet SAISIE sur le bon de sortie enregistr Classer, le bon de sortie munie de la mention SAISIE dans le chrono appropri Renvoyer au secrtariat de la coordination, le carnet muni du troisime exemplaire et de la souche du bon de sortie servi Ranger le carnet, en fin de mois, le troisime exemplaire et la souche du bon de sortie y sont bien prsents Dtacher du carnet, en fin de mois, le troisime exemplaire de tous les bons de sortie tablis sur la priode Transmettre au RAF, au plus tard dix (10) jours aprs la fin du mois, les copies des bons de livraison, tous les bons de sortie ainsi que les copies de toutes fiches de stocks mouvements au cours de la priode -"-"-

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Secrtaire coordination -"-

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Responsables dexcution

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Section : 3.3 Gestion des stocks

Opration : inventorier les matires et fournitures, du projet, gres en stocks Objectifs : dresser une situation qualitative et quantitative des stocks du projet Evnement gnrateur : fin de trimestre Tches raliser : 1 Prparer et soumettre lapprobation du Coordonnateur, une note informant tous les responsables des agences des lieux o sont localiss les stocks acquis sur les fonds du projet, de la ralisation des inventaires. Cette note devra indiquer : - le planning des inventaires (dates / sites) - toute autre indication susceptible de permettre un meilleur droulement de linventaire physique Etablir une liste des rfrences en stocks (fiches dinventaires) Responsable RAF

Comptable matires / comptable/ RAF

Procder au comptage des quantits en stocks dans le magasin la fin de chaque trimestre (31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 dcembre ou aux dates les plus rapproches de celles-ci) Procder au comptage des quantits de bons de carburant dans le coffrefort et tablir un procs verbal de comptage

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RAF Participants linventaire Comptable -"-

Renseigner les fiches dinventaire au fur et mesure du droulement des comptages Rapprocher, la fin du comptage, les quantits thoriques sur fiches manuelles avec celles inventories. Ressortir tous les carts ventuels et procder ventuellement un nouveau comptage des rfrences prsentant des anomalies Procder aux corrections ncessaires aprs le nouveau comptage

Participants linventaire -"-

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Procdures Administratives

Section : 3.3 Gestion des stocks

Opration : inventorier les matires et fournitures, du projet, gres en stocks Objectifs : dresser une situation qualitative et quantitative des stocks du projet Evnement gnrateur : fin de trimestre Tches raliser : Responsable

Signer la fin du rapprochement et des corrections, les procs verbaux de comptages physiques Transmettre une copie des procs verbaux de comptage au RAF Etablir une note de synthse, sur les oprations dinventaire, lattention du coordonnateur et des responsables dexcution Adresser cette note de synthse ainsi que les copies des procs verbaux de comptage et la copie des rfrences en stocks au coordinateur pour diffusion Classer dans un chrono appropri, la liasse : - la note de synthse labore - les copies des procs verbaux de comptage

Participants linventaire Comptable Chef comptable

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Procdures administratives

Section : 3.3 Gestion des stocks

Opration : Traduire dans les comptes du projet, tous les mouvements de stocks Objectifs : enregistrer tous les mouvements de stocks Evnement gnrateur : Tches raliser : rception des pices relatives au mouvement de stocks Responsable

Vrifier que toutes les agences dexcution grant des stocks ont bien transmis, au plus tard dix (10) jours aprs la fin du mois, les copies des fiches de stocks mouvements au cours de la priode ainsi que les copies des bons de livraison et de sortie justifiant les dits mouvements Vrifier la cohrence de chaque fiche de stocks avec les pices justificatives des mouvements reus Valoriser : - les entres au cot dachat - les sorties au cot moyen pondr (CMUP) comptabiliser les sorties de stocks de manire retrouver en stocks finals, les quantits inventories classer dans un chrono appropri, aprs exploitation, tous les documents reus

Chef comptable

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5. ANNEXES

Manuel de procdures simplifies pour les communauts rurales Sommaire du rapport final type Indicateurs de rsultat et dimpact Conventions types avec les ministres sectoriels Liste du personnel Signatures autorises Plan gographique Modles d'imprims Dossiers du personnel / PNCP : pices constitutives Fiche de renseignement Rglement intrieur du PNDP Evaluation du personnel Indicateurs de performance du personnel financiers

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5.1.

Manuel de procdures simplifies pour les communauts rurales

Le prsent manuel simplifi est articul autour des points suivants : processus de slection au financement processus de contractualisation avec les prestataires gestion des fonds du Projet rglement des factures organisation et systme comptable. I- PROCESSUS DE SELECTION AU FINANCEMENT

Constitution de la requte
LAssemble Gnrale de la Communaut (AGC) approuve lide de projet labor par le Comit de Concertation (CC) la base. Cette ide se rapporte un micro projet issu du plan de dveloppement local. Cette ide fait lobjet dune tude de faisabilit et de viabilit sommaire avec lappui dune OAL. Au terme de cette tude, il est constitu un dossier de demande de financement (fiche didentification du projet, Plan de dveloppement local). Celui ci est accompagn dune lettre (requte) qui est envoy au CPAC.

Enregistrement de la requte
Le secrtariat du CPAC enregistre le dossier avec un code spcifique.

Approbation de la requte
Le dossier est soumis un sous-comit danalyse technique et financire en fonction de la nature des requtes puis une session ordinaire du CPAC/CPAP sur convocation de son par son Prsident ; Le CPAC transmet le dossier complet approuv du microprojet la Cellule Rgionale du Programme (CRC) ; Ce dossier comprend : deux exemplaires du procs verbal de runions ; une copie de la fiche didentification du projet ; une copie de la requte ; des factures pro forma ou un devis estimatif prvisionnel des dpenses ; le relev bancaire/postal confirmant la constitution de la contribution.

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Signature de la convention de financement


La CRP tablit et signe avec la commune de ressort et la communaut concerne selon le cas une convention de cofinancement ou une convention de cofinancement et de prestation prcisant les modalits de financement et de ralisation du microprojet et en particulier : Le montant du financement Les modalits de dcaissement Les modalits de ralisation du microprojet la passation des marchs Lentretien du futur microprojet etc.

Sur la base de la convention de financement et de lattestation de la constitution de lapport de la communaut, le PNDP par le biais respectivement de la CNC et de la CRCordonne le transfert des fonds vers le compte conjoint Communaut/Commune. Ensuite le transfert des fonds du compte conjoint Communaut/Commune en faveur du compte bancaire du Prestataire est fractionn et les ressources sont vires dans les conditions suivantes : 1re tranche : Avance de 20% du montant du financement Signature de la convention de financement ; Ralisation des apports (Hors apport en main duvre faire lors de lexcution du microprojet). 2e tranche : Acompte de 50 % du montant du financement Relev des dpenses ; Vrification par des prestataires publics ou privs, agrs. 3e tranche de 20 % du montant du financement PV de rception ; Evaluation par des prestataires publics ou privs, agrs. 4e tranche de 10% du montant de financement (et correspondant la retenue de garantie) est dcaisser aprs le PV de rception dfinitive. PV de rception dfinitive.

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II- PROCESSUS DE CONTRACTUALISATION AVEC LES PRESTATAIRES Les passations des marchs au niveau des communauts seront effectues conformment la procdure des marchs publics au Cameroun et aux directives pour la passation des marchs et le dcaissement simplifi pour les investissements communautaires tablis par la Rgion Afrique de la Banque Mondiale en fvrier 1998 dont une adaptation est propose en annexe sous forme de manuel simplifi. La CNC et chaque CRC par dlgation seront charges de veiller au respect de ces directives, et des examens posteriori de micro-projets slectionns sur une base alatoire seront rgulirement effectus par la Banque et des consultants indpendants recruts par la CNC. Si le montant est infrieur 5 millions, la communaut bnficiaire est responsable de la passation des marchs de petits matriels et fournitures commands dans le cadre de lexcution de son micro-projet issu dun plan de dveloppement lexception des fournitures procures en nature par le Programme. Si le montant est suprieur 5 millions, la commission communale de passation des marchs intervient. Il convient de distinguer deux tapes : Slection des fournisseurs Passation de la commande (signature du contrat) Slection des fournisseurs La liste des fournisseurs tablie par la CRP et agrs par la CNC au dmarrage du projet et mise jour chaque anne est mise la disposition des communauts leur demande. Cette liste peut tre complte sur dcision des reprsentants habilits de la communaut, par dautres fournisseurs dont la rputation et la notorit sont tablies au niveau de la localit. La consultation consiste obtenir sous plis ferm au moins trois factures Proforma ou devis de trois fournisseurs diffrents. Pour chaque achat dun montant suprieur 100 000 FCFA, la communaut consulte au moins trois fournisseurs rpertoris dans la liste. Dans le cas o il nexisterait pas dans la localit plus dun fournisseur de larticle commander, la communaut consulte les fournisseurs dans une aire gographique plus tendue de manire obtenir au moins trois offres pour chaque consultation. Les plis sont ouverts lors dune session du comit de concertation la base de la communaut, aux jours et heures annoncs, en prsence des soumissionnaires qui le dsirent. Rdig par : Edition du Page 169 sur 244

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Les prix sont lus haute voix la crmonie douverture des plis. Les offres sont analyses et values par le comit de concertation la base au comple de la communaut. Le march ou la commande est pass au soumissionnaire le moins disant remplissant les critres de slections (prix, dlais de livraison, spcificits techniques, ) Passation de la commande (signature du contrat) Le bon de commande est tabli en quatre exemplaires par le Trsorier de la communaut sur un formulaire standard qui indique notamment la dsignation des articles commands, les quantits, le prix unitaire, le lieu et le dlai de livraison, ainsi que le nom du fournisseur. Le bon de commande est vis par le Trsorier et sign par le Prsident ; il est ventil comme suit : Un exemplaire est remis au fournisseur ; Un exemplaire pour la communaut (CC) ; Un exemplaire est remis la CRC ; Une copie conserve par le Chef de poste comptable ou Receveur municipal pour vrification de la conformit au moment de la livraison et classement. III- GESTION DES FONDS DU PROGRAMME Pour tre ligible au financement du programme, le Comit de Concertation doit tre titulaire conjointement avec la Commune dun compte bancaire. La contribution du Comit de Concertation est dpose dans ce compte qui doit tre distinct du compte de fonctionnement habituel du Comit de Concertation. Ce compte est spcifique en ce sens quun compte correspond un micro projet financ par un seul bailleur de fonds. Les retraits de fonds du compte du Comit de Concertation pour le paiement des prestations sont effectus sur la base dune signature conjointe : du Prsident du Comit de Concertation ; de Chef de poste comptable (le Receveur Municipal notamment) ; du Coordonnateur Rgional.

Le Trsorier du Comit de concertation tient deux livres : un livre de Banque o il consigne tous les mouvements effectus dans le compte. Il attribue chronologiquement un n chaque pice comptable et reporte le mme numro dans le livre de banque. Toutes les pices de banque sont classes chronologiquement dans le chrono banque . un livre de caisse o il consigne toutes les transactions en espces. Un numro dordre est attribu chaque pice de caisse par ordre chronologique et le mme numro report dans le livre de caisse. La squence numrique des pices recette est diffrente de la squence numrique des pices dpenses.

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A la fin des travaux, le Comit de Concertation adresse la CRP un PV de rception des travaux accompagn dun tat rcapitulatif des oprations financires et des pices justificatives y affrentes. La CRC procde la photocopie des documents et conserve les originaux pour les besoins daudit alors que les copies sont conserves au niveau du Comit de Concertation.

IV- REGLEMENT DES FACTURES Le compte bancaire ouvert conjointement par la commune et le Comit de Concertation est exclusivement rserv la gestion des fonds reus du programme pour le financement du microprojet subvention du don et de la communaut au titre de sa contribution financire pour la ralisation des travaux. Le relev de compte doit tre joint au dossier de demande de financement ou dfaut, produit la CRC avant la signature du contrat (convention de financement et de ralisation de louvrage). La contribution financire du village peut servir payer lavance de dmarrage. Les autres paiements sont effectus par dcomptes successifs au fur et mesure de lavancement des travaux. Le reu est tabli en quatre (4) exemplaires et ventil comme suit : 1 exemplaire conserv par le CC ; 1 exemplaire adress au receveur municipal ; 1 exemplaire adress la CRC ; 1 exemplaire remis au fournisseur.

V- ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES La comptabilit tenue au niveau des Comits de Concertation est une comptabilit de trsorerie partie simple. Afin de garantir un contrle interne efficace, la comptabilit du fonds est tenue par le trsorier adjoint qui doit tre dsign sur la base de son aptitude suivre la formation qui sera dispense aux comptables des Comits de Concertation en matire de tenue des livres comptables. La fonction principale du trsorier dont la dsignation est une marque de confiance de la part des membres du Comit de Concertation, consiste excuter les dpenses approuves par le Comit de Concertation et ordonnes par le Prsident. A ce titre, il contresigne toutes les pices de dpenses. Le trsorier adjoint travaille sous son autorit et tient les livres comptables suivants :

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Livre de banque : Ce livre enregistre de manire chronologique toutes les oprations de banque ; Chaque opration porte un numro dordre qui permet : de retrouver la pice justificative correspondante dans le chrono banque. Livre de caisse : Ce livre enregistre de manire chronologique toutes les oprations effectues en espces. Il est dbit exclusivement des approvisionnements de caisse effectus partir du compte banque. Tout retrait despces la banque doit tre pralablement enregistr dans le livre de caisse. Chaque opration porte un numro dordre qui permet de retrouver la pice justificative correspondante dans le chrono caisse. Registre des factures : Le Trsorier enregistre dans ce livre toutes les factures reues par ordre chronologique. Les mentions suivantes sont indiques pour chaque facture : Date ; Nom du fournisseur ; Nature des biens ou services fournis ; Montant ; Rfrences du paiement. Registre des achats : Le Trsorier enregistre tous les achats dans un livre qui tient lieu de livre de stock. Il mentionne notamment : La date de la livraison ; La dsignation des biens livrs ; La quantit ; Le nom et la signature du fournisseur ; Le nom et la signature du rceptionnaire ; Les rfrences de la facture. Registre des contrats : Le Trsorier tient un registre o il mentionne tous les contrats passs avec les fournisseurs ainsi que les modalits de paiement. Rdig par : Edition du Page 172 sur 244

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Chaque fiche descriptive dun contrat est accompagne dun tat rcapitulatif o sont consigns tous les rglements effectus au profit du fournisseur. Le comit de Concertation ou les quipes dappui de la CRP peuvent tout moment consulter les livres comptables pour toute vrification quils jugent ncessaire. Pour ce faire, les livres comptables doivent tre mis jour rgulirement.

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5.2.

Sommaire du rapport final type

( laborer par le Comit de Gestion, Matre de lOuvrage Dlgu, avec lappui du Matre duvre ventuel) Historique du Microprojet Description du Microprojet Les activits entreprises, problmes et solutions: Au niveau institutionnel Au niveau technique Bilan de la contribution des Bnficiaires Bilan financier du projet Evaluation des relations des bnficiaires avec: CNC/CRC Tcheron ou Entreprise Matre duvre Fournisseurs Elaboration de la mobilisation et participation des Bnficiaires Indicateurs de ralisation et, ventuellement, dimpact et de viabilit

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5.3.

Indicateurs de rsultat et d'impact

2 Indicateurs globaux Emplois crs: Nombre de personnes-jour temporaires cres durant la ralisation du microprojet communautaire ; Revenus distribus correspondant aux personnes-jour cres ; Emplois permanents crs aprs la mise en service du projet communautaire. Impact: Degr de satisfaction des bnficiaires sur la ralisation, les service rendus, lorganisation et la gestion du microprojet communautaire.

2 Indicateurs spcifiques Indicateurs dimpact ( partir de la rception provisoire)

Type de projet c

Indicateurs de ralisation

Indicateurs de viabilit

Ecoles

- Nombre de salles de classe - Nombre dlves - Nombre de personnel enseignant disponible construites inscrits chaque rentre scolaire - Taux de scolarisation - Surface totale en m2 de dans la zone concerne lcole construite - Taux de russite aux examens - Nombre de salles construites

- Nombre de consulta- Nombre de personnel - Surface totale en m2 du tions mdicales par an Centres de mdical disponible centre de soins sant (CSB) - Nombre daccouche- Nombre de population dans ments par an la zone de captage - Nombre de bornes fontaines et points deau

- Nombre de maladies - Association des bnfiAdductions - Profondeur des puits lies linsalubrit de ciaires oprationnelle deau leau durant une assurant la gestion et - Longueur en m/l des (AEP), anne (diarrhique, lentretien de linfrasrseaux Et Puits pidermique) tructure - Nombre dhabitants desservis par lAEP/puits

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Type de Indicateurs de ralisation projet c


- Nombre de pavillons, hangars et aires de vente Marchs, abattoirs - Surface totale en m2 des pavillons, hangars et aires de vente - Nombre installs de vendeurs

Indicateurs dimpact ( partir de la rception Indicateurs de viabilit provisoire)

- Nombre de jours de march dans la semaine

Pistes rurales et ouvrages

des la - Nombre moyen de - Association bnficiaires vhicules motoriss oprationnelle assurant empruntant la route - Longueur en m/l de ponts et la gestion et lentretien rurale par semaine radiers construits de linfrastructure - Longueur en Km de chausse rhabilite

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5.4.

Conventions types avec les ministres sectoriels

Des conventions de partenariat avec les ministres sectoriels, notamment les ministres de la sant, lagriculture, lducation etc. ont t prpares et sont disponibles. Ces conventions font partie intgrante du prsent manuel.

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5.5.

Liste du personnel
Code Fonct Date de recrutement

Noms et prnoms

Fonction

Affectation

Corps dorigine

N Matricule

N CNPS

N Contribuable

CNC
1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 13 14 15 16 17 18 20 21 22 Mme Nga Marie Madeleine M. M. Elimbi Ndoumbe Emmanuel M. Boyogueno Alphonse M. Ekeme Isaac M. Dzokou Clestin M. Chgue Sylvestre M. Boub Matcha Charles Nkami Nkwetchoua Georges Ndjanmou Bieda Thophile Mme OKOBALEMBA Edith Crscence M. M. Ekani Pierre M. Nnengue Andr M. Belibi Pie Emmanuel M. Biloa Lvis M. Mbkeli Germain M. Kehegam Raymond Mme. Obono Olomo Ccile Coordonnateur National Coordonnateur Technique Responsable administratif et financier Responsable. suivi-valuation Responsable formation et communication Responsable Communication, Documentation Chef Comptable Spcialiste passation des marchs Spcialiste en environnement Assist. Responsable suivi-valuation Secrtaire Assist.de Dir. Assistant Comptable Agent de courrier Chauffeur Chauffeur Chauffeur Chauffeur Chauffeur Agent dentretien CN CNA RAF RSE RFC ACOM CPTN SPM SEE ARSE SADCN ACPTN AGL CH01 CH02 CH03 CH04 CH05 AGE CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC CNC 01-janv-02 01-avr-03 01-avr-03 01-janv-02 01-avr-03 01-avr-03 01-avr-03 15-dc-03 01-mars-05 01-mars-05 01-nov-03 01-oct-03 01-juin-03 01-juin-03 01-aot-03 01-juil-05 01-juil-05 01-juil-05 01-oct-03 Fonct/Ing Agro Fonct/Ing Agro Cadre/Priv Fonct/Ing Agro Fonct/Ing Agro Fonct/Ing Agro Cadre/Priv Fonct/Ing Agro Fonct/Ing socio env Fonct/Ing stat Matrise/Priv Matrise/Priv Employ Employ Employ Employ Employ Employ Employ P016200354726K 885529-8 P037400332961T P097100326169J 551655 R 540298 Q 551439 N 555359 M 547157 I 149758 U 538688 I 541414-9

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CRC CENTRE
23 M. Coordonnateur Rgional Centre CP/C CRP/C 01-juin-04 Cadre/Priv P055300011M

24

M.

Responsable Suivie Evaluation

RSE/C

CRP/C

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

543946 L

25

Responsable Formation et Communication

RFC/C

CRP/C

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

540313 J

26

M.

Cadre technique charg de Communauts

CCts/C

CRP/C

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

359214 W

27

M.

Cadre technique charg des Communes

CCnes/C

CRP/C

01-juin-04

Cadre/Priv

28

Mr MABAYA Lonard

Comptable CRC Centre

CPT/C

CRP/C

01-juin-04

Matrise/Priv

P097400349783N

29

Mme Atsama Marie Franoise

Secrtaire CRC Centre

SCP

CRP/C

01-juil-05

Employ

30

M. Foumena Essindi

Chauffeur

CH01

CRP/C

01-juil-05

Employ

31

Enyegue Salomon

Chauffeur

CH02

CRP/C

01-juil-05

Employ

32

M. Engonga Joseph

Agent dentretien

AGE

CRP/C

01-juil-05

Employ

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CRC OUEST
33 M Coordonnateur Rgional Ouest CP/O CRP/O 01-juin-04 Fonct/Ing Agro 104116P P095000325007

34

M. Mfourifoum Mama

Responsable Suivie Evaluation

RFC/O

CRP/O

01-juin-04

Cadre/Priv

850531-5

P05710032001X

35

M. Wabo Alphonse

Responsable Formation et Communication

RSE/O

CRP/O

01-juin-04

Cadre/Priv

0297068-9

P015600325002K

36

M. Ongon Thomas

Cadre technique charg de Communauts

CCts/O

CRP/O

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

508851-7

P116100325005W

37

Mme ONDJAA ne

Cadre technique charg des Communes

Ccnes/O

CRP/O

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

555108-S

P076500324998F

38

Mme MODJO Flora Nathalie

Comptable CRC Ouest

CPT/OU

CRP/O

01-juin-04

Matrise/priv

P107800325000W

39

Mme Petnkeu Mbanodu Elvyr Celis

Secrtaire CRP Ouest

SCP

CRP/O

01-juil-05

Employ

40

M. Moghom Thierry C.

Chauffeur

CH01

CRP/O

01-juil-05

Employ

41

M. Nguendji Placide

Chauffeur

CH02

CRP/O

01-juil-05

Employ

42

M. Kami Romo Baudelaire

Agent dentretien

AGE

CRP/O

01-juil-05

Employ

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CRC NORD
43 M. Ousmala Mohamadou Coordonnateur Rgional Nord CP/N CRP/N 01-juin-04 Cadre/Priv 572826R P016400354712S

44

M. Eyike Clestin

Responsable Suivie Evaluation

RSE/N

CRP/N

01-juin-04

Cadre/Priv

P086900354050Q

45

M. Tekela Casimir

Responsable Formation et Communication

RFC/N

CRP/N

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

529476W

P03630083929Y

46

M. Degem Antoine

Cadre technique charg des Communes

CCnes/N

CRP/N

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

175045M

P046100028560R

47

M. Moussa Siray

Cadre technique charg de Communauts

CCts/N

CRP/N

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

534030S

P016100354714L

48

M. Nga Menguene Lopold

Comptable CRC Nord

CPT/N

CRP/N

01-juin-04

Matrise/priv

P016100056539Q

49

Mme Oumarou Aminatou

Secrtaire CRC Nord

SCP

CRP/N

01-juil-05

Employ

50

M. Nnang Nnang Raoul

Chauffeur

CH01

CRP/N

01-juil-05

Employ

51

M. Oussoumanou Makano

Chauffeur

CH02

CRP/N

01-juil-05

Employ

52

Kodji Daniel

Agent dentretien

AGE

CRP/N

01-juil-05

Employ

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CRC SUD
49 M. Coordonnateur Rgional Sud CP/S CRP/S 01-juin-04 Fonct/Ing 551690-C P036700326173J

50

M. Fogue Victor

Responsable Suivie Evaluation

RSE /S

CRP/S

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

524126-L

P116000326172W

Salla Mabaly

51

Mvundi

Responsable Formation et Communication

RFC/S

CRP/S

01-avr-05

Fonct/Ing Agro

538988-K

P066200325205Z

52

M. Penda Mbassi Peguy

Cadre technique charg de Communauts

CCnes /S

CRP/S

01-juin-04

Fonct/Ing Agro

551751-R

P056700326168D

53

Mlle Ngo Samnick Lionelle

Cadre technique charg des Communes

Ccts /S

CRP/S

01-juin-04

Cadre/Priv

P017400326170U

54

M.

Comptable CRC Sud

CPT/S

CRP/S

01-juin-04

Marise/ priv

P047200326171T

54

Mme Mimbe Solange Yvonne Epse Oyono

Secrtaire CRC Sud

SCP

CRP/S

01-juil-05

Employ

55

M. Zogo Enama Robert

Chauffeur

CH01

CRP/S

01-juil-05

Employ

56

Nwind Biya Olivier Mme Mamga Kamkuimo Germaine Epse Tagne

Chauffeur

CH02

CRP/S

01-juil-05

Employ

57

Agent dentretien

AGE

CRP/S

01-juil-05

Employ

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CRC ADAMAOUA
58 MAADJOU NANA Coordonnateur Rgional Adamaoua CP/S CRP/S 01-mars-05 Cadre/Priv

59

MEGOUO Boniface

Responsable Suivie Evaluation

RSE /S

CRP/S

01-mars-05

Fonct/Ing Agro

551405-M

P016400185897P

60

OUMAROU SALI Bernard

Responsable Formation et Communication

RFC/S

CRP/S

01-mars-05

Fonct/Ing Agro

544131-T

P036600333414D

61

Mlle TITI NWEL Rosalie Jeanne

Cadre technique charg de Communauts

CCnes /S

CRP/S

01-mars-05

Cadre/Priv

P067400354725Q

62

Mlle HAWAHOU MOUSSA

Cadre technique charg des Communes

CCts /S

CRP/S

01-mars-05

Cadre/Priv

567504-H

63

Mlle EYONG Marie Mathilde

Comptable CRC Adamaoua

CPT/S

CRP/S

01-mars-05

Cadre/Priv

N321-1007601-6

P077600354335J

64

Mme Mariamou Epse Yaya

Secrtaire CRC Sud

SCP

CRP/S

01-juil-05

Employ

65

M. YADJA TCHIWOU Alain Marcel

Chauffeur

CH01

CRP/S

01-juil-05

Employ

66

M. Edimo Motassi

Agent dentretien

AGE

CRP/S

01-juil-05

Employ

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CRC EST
67 Coordonnateur Rgional EST CP/S CRC/E

68

Responsable Suivie Evaluation

RSE /S

CRC/E

69

Responsable Formation et Communication

RFC/S

CRC/E

70

Cadre technique charg de Communauts

CCnes /S

CRC/E

71

Cadre technique charg des Communes

CCts /S

CRC/E

72

Comptable CRC EST

CPT/S

CRC/E

73

Secrtaire CRC EST

SCP

CRC/E

74

Chauffeur

CH01

CRC/E

75

Agent dentretien

AGE

CRC/E

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CRC SUD-OUEST
58 Coordonnateur Rgional Sud-Ouest CP/S CRC/SO

59

Responsable Suivie Evaluation

RSE /S

CRC/SO

60

Responsable Formation et Communication

RFC/S

CRC/SO

61

Cadre technique charg de Communauts

CCnes /S

CRC/SO

62

Cadre technique charg des Communes

CCts /S

CRC/SO

63

Comptable CRC Sud-Ouest

CPT/S

CRC/SO

64

Secrtaire CRC Sud-Ouest

SCP

CRC/SO

65

Chauffeur

CH01

CRC/SO

66

Agent dentretien

AGE

CRC/SO

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Vol 1 Section 5

CRC NORD OUEST


58 Coordonnateur Rgional Adamaoua CP/S CRC/NO

59

Responsable Suivie Evaluation

RSE /S

CRC/NO

60

Responsable Formation et Communication

RFC/S

CRC/NO

61

Cadre technique charg de Communauts

CCnes /S

CRC/NO

62

Cadre technique charg des Communes

CCts /S

CRC/NO

63

Comptable CRC Adamaoua

CPT/S

CRC/NO

64

Secrtaire CRC Sud

SCP

CRC/NO

65

Chauffeur

CH01

CRC/NO

66

Agent dentretien

AGE

CRC/NO

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5.6.

Signatures autorises

Type de Documents Marchs

Signature Autorise Mme NGA/CN

Visa Autoris M.ELIMBI/RAF

Observations Mise en forme document par M. BOUBE/SPM En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA

Lettre Commande

Mme NGA/CN

M.ELIMBI/RAF

Mise en forme document par M. BOUBE/SPM En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA

Bon de Commande

Mme NGA/CN

M.ELIMBI/RAF

Mise en forme document par M. CHEGUE /Comptable En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA

Demande de paiement

Mme NGA/CN

M.ELIMBI/RAF

Mise en forme document par M. CHEGUE /Comptable En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA

Demande de Retrait de Fonds (DRF)

Mme NGA/CN

M.ELIMBI/RAF

Mise en forme document par M. CHEGUE /Comptable En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA

Demande de Paiement Direct (DPD)

Mme NGA/CN

M.ELIMBI/RAF

Mise en forme document par M. CHEGUE /Comptable En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA

Demande dachats de Biens et Services

Mme NGA/CN

M.ELIMBI/RAF

Mise en forme document par M. CHEGUE /Comptable En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA

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Type de Signature Documents Autorise Demande de Biens et Services M.ELIMBI/RAF

Visa Autoris

Observations

M.Chef de la Cellule qui demande

Contrle solde thorique comptable M. CHEGUE /Comptable Contrle physique par le Comptable matire Mme NGANDJON/CM En cas dabsence du RAF et sur dlgation, signature par M. CHEGUE/CPTN

Ordres de mission

Mme NGA/CN

M.ELIMBI/RAF

Mise en forme document par M. CHEGUE /Comptable En cas dabsence du CN et sur dlgation, signature par M. GWETH/CNA et M. ELIMBI/RAF

PV de rception des biens et services

Prsident et Comptable membres de la matire commission de rception

Mise en forme document par M. BOUBE/SPM

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5.7.
Code
AD

Plan gographique
Libell
ADAMAOUA AD1 AD101 AD10100 AD102 AD10200 AD2 AD201 AD20100 AD202 AD20200 AD203 AD20300 AD204 AD20400 AD3 AD301 AD30100 AD302 AD30200 AD303 AD30300 AD4 AD401 AD40100 AD402 DJEREM Ngaoundal Ngaoundal Tibati Tibati FARO ET DEO Galim Tignre Galim Tignre Kontcha Kontcha Mayo Baleo Mayo Baleo Tignre Tignre MAYO BANYO Bankim Bankim Banyo Banyo Mayo Darle Mayo Darl MBERE Dir Dir Djohong

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AD40200 AD403 AD40300 AD404 AD40400 AD5 AD501 AD50100 AD502 AD50200 AD503 AD50300 ADA ADA00 ADA0000 CE CE0 CE001 CE00100 CE1 CE101 CE10100 CE102 CE10200 CE103 CE10300 CE104 CE10400 CE105 CE10500 CENTRE

Djohong Meiganga Meiganga Ngaoui Ngaoui VINA Belel Belel Mbe Mbe Ngaoundr Ngaoundr Montants ventiller Adamaoua Montants ventiller Adamaoua Montants ventiller Adamaoua

MFOUNDI Yaounde 2 Yaounde 2 Rural HAUTE SANAGA Bibey Bibey Lembe Yezoum Lebem Yezoum Mbandjock Mbandjock Minta Minta Nanga Eboko Nanga Eboko

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CE106 CE10600 CE107 CE10700 CE2 CE201 CE20100 CE202 CE20200 CE203 CE20300 CE204 CE20400 CE205 CE20500 CE206 CE20600 CE207 CE20700 CE208 CE20800 CE209 CE20900 CE3 CE301 CE30100 CE302 CE30200 CE303 CE30300

Nkoteng Nkoteng Nsem Nsem LEKIE Batsenga batsenga Ebebda Ebebda Elig Mfomo Elig Mfomo Evodoula Evodoula Lobo Lobo Monatl Monatl Obala Obala Okola Okola Sa'a Sa'a MBAM ET INOUBOU Bafia Bafia Bokito Bokito Deuk Deuk

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CE304 CE30400 CE305 CE30500 CE306 CE30600 CE307 CE30700 CE4 CE401 CE40100 CE402 CE40200 CE403 CE40300 CE404 CE40400 CE405 CE40500 CE5 CE501 CE50100 CE502 CE50200 CE503 CE50300 CE504 CE50400 CE505 CE50500

Maknn Maknn Ndikiminiki Ndikiminiki Nitoukou Nitoukou Ombessa Ombessa MBAM ET KIM Mbagassina Mbagassina Ngamb Tikar Ngamb Tikar Ngoro Ngoro Ntui Ntui Yoko Yoko MEFOU ET AFAMBA Afanloum Afanloum Awa Awa Edzendouan Edzendouan Esse Esse Mfou Mfou

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CE506 CE50600 CE507 CE50700 CE508 CE50800 CE6 CE601 CE60100 CE602 CE60200 CE603 CE60300 CE604 CE60400 CE7 CE701 CE70100 CE702 CE70200 CE703 CE70300 CE704 CE70400 CE705 CE70500 CE70501 CE70502 CE70503 CE70504

Nkol Afamba Nkol Afama Olanguena Olanguena Soa Soa MEFOU ET AKONO Akono Akono Bikok Bikok Mbankomo Mbankomo Ngoumou Ngoumou NYONG ET MFOUMOU Akonolinga Akonolinga Ayos Ayos Endom Endom Kobdombo Kobdombo Mengang Mengang Ekok Edou Atong Ebolakounou

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CE70505 CE70506 CE70507 CE70508 CE8 CE801 CE80100 CE802 CE80200 CE803 CE80300 CE804 CE80400 CE805 CE80500 CE9 CE901 CE90100 CE902 CE90200 CE903 CE90300 CE904 CE90400 CE905 CE90500 CE906 CE90600 CE907 CE90700

Mengouh Mengos Obok Mimbang NYONG ET SO'O Akoman Akoman Dzeng Dzeng Mengueme Mengueme Ngomedzap Ngomedzap Nkolmetet Nkolmetet NYONG EKELLE Biyouha Biyouha Bondjok Bondjok Bot Makak Bot Makak Dibang Dibang makak Makak Matomb Matomb Messondo Messondo

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CE908 CE90800 CE909 CE90900 CEA CEA00 CEA0000 CN CNA CNA00 CNA0000 EN EN1 EN101 EN10100 EN102 EN10200 EN103 EN104 EN10400 EN105 EN10500 EN106 EN10600 EN107 EN10700 EN2 EN201 EN20100 EN202 EXTREMEEXTREME-NORD

Ngog Mapubi Ngog Mapubi Nguibassal Nguibassal Montants ventiller Centre Montants ventiller Centre Montants ventiller Centre CNC Gographique CNC Gographique CNC Gographique Montant ventiler

DIAMARE Bogo Bogo Dargala Dargala Gazawa Maroua Maroua Meri Meri Ndoukoula Ndouloula Pette Pette LOGONE ET CHARI Blangoua Blangoua Fotokol

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EN20200 EN203 EN20300 EN204 EN20400 EN205 EN20500 EN206 EN20600 EN207 EN20700 EN208 EN20800 EN209 EN20900 EN3 EN301 EN30100 EN302 EN30200 EN303 EN30300 EN304 EN30400 EN305 EN30500 EN306 EN30600 EN307 EN30700

Fotokol Goulfey Goulfey Hile Alifa Hile Alifa koussri koussri Logone Birni Logone Birni Makary Makary Waza Waza Zina Zina MAYO DANAY Datcheka Datcheka Gobo Gobo Gueme Gueme Gere Gere Ka-Ka Ka-Ka kalfou Kalfou Kar-Hay Kar-Hay

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EN308 EN30800 EN309 EN30900 EN310 EN31000 EN311 EN31100 EN4 EN401 EN40100 EN402 EN40200 EN403 EN40300 EN404 EN40400 EN405 EN40500 EN406 EN40600 EN407 EN40700 EN5 EN501 EN50100 EN502 EN50200 EN503 EN50300

Maga Maga Tchatibali Tchatibali Wina Wina Yagoua Yagoua MAYO KANI Dziguilao Dziguilao Guidiguis Guidiguis Kal Kal Mindif Mindif Moulvoudaye Moulvoudaye Moutourwa Moutourwa Touloum Touloum MAYO SAVA Kolofata Kolofata Mora Mora Tokombr Tokoumbr

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EN6 EN601 EN60100 EN602 EN60200 EN603 EN60300 EN604 EN60400 EN605 EN60500 EN606 EN60600 EN607 EN60700 ES ES1 ES101 ES10100 ES102 ES10200 ES103 ES10300 ES104 ES10400 ES2 ES201 ES20100 ES202 ES20200 EST

MAYO TSANAGA Bourrha Bourrha Hina Hina Koza Koza Mogode Mogode Mokolo Mokolo Mozogo Mozogo Soulede-Roua Soulede-Roua

BOUBA ET NGOKO Gari Gombo Gari Gombo Moloundou Moloundou salapoumbe Salapoumbe Yokadouma Yokadouma HAUT NYONG Abong-Mbang Abong-Mbang Angossas Angossas

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ES203 ES20300 ES204 ES20400 ES205 ES20500 ES206 ES20600 ES207 ES20700 ES208 ES20800 ES209 ES20900 ES210 ES21000 ES211 ES21100 ES212 ES21200 ES213 ES21300 ES214 ES21400 ES3 ES301 ES30100 ES302 ES30200 ES303

Atok Atok Dimako Dimako Doumaintang Doumaintang Doume Doume Lomi Lomi Mboma Mboma Messamena Messamena Messok Massok Mindourou Mindourou Ngoyla Ngoyla Nguelemendouga Nguelemendouga Somalomo Somalomo KADEY Batouri Batouri Kentzou Kentzou Kette

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ES30300 ES304 ES30400 ES305 ES30500 ES306 ES30600 ES307 ES30700 ES4 ES401 ES40100 ES402 ES40200 ES403 ES40300 ES404 ES40400 ES405 ES40500 ES406 ES40600 LT LT1 LT101 LT10100 LT102 LT10200 LT103 LT10300 LITTORAL

Kette Mbang Mbang Ndelele Ndelele Nguelebok Nguelebok Ouli Ouli LOM ET DJEREM Blabo Blabo Bertoua Bertoua Betare Oya Betare-Oya Diang Diang Garoua Boula Garoua Boula Ngoura Ngoura

MOUNGO Bar Bar Bonalea Bonalea Dibombari Dibombari

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LT104 LT10400 LT105 LT10500 LT106 LT10600 LT107 LT10700 LT108 LT10800 LT109 LT10900 LT110 LT11000 LT111 LT11100 LT2 LT201 LT20100 LT202 LT20200 LT203 LT20300 LT204 LT20400 LT3 LT301 LT30100 LT302 LT30200

Ebone Ebone Loum Loum Manjo Manjo Mbanga Mbanga Melong Melong Mombo Mombo Nkongsamba Nkongsamba Penja Penja NKAM Ndobian Ndobian Nkondjock Nkondjock Yabassi Yabassi Yingui Yingui SANAGA MARITIME Dizangue Dizangue Eda Eda

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LT303 LT30300 LT304 LT30400 LT305 LT30500 LT306 LT30600 LT307 LT30700 LT308 LT30800 LT4 LT401 LT40100 NO NO1 NO101 NO10100 NO102 NO10200 NO103 NO10300 NO104 NO10400 NO105 NO10500 NO106 NO10600 NO107 NORD

Massock Massock Mouanko Mouanko Ndom Ndom Ngambe Ngambe Nyanon Nyanon Pouma Pouma WOURI Manoka Manoka

BENOUE Bascho Bascho Bibmi Bibmi Dembo Dembo Garoua Garoua Gashiga Gashiga Lagdo Lagdo Ngong

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NO10700 NO108 NO10800 NO109 NO10900 NO2 NO201 NO20100 NO202 NO20200 NO3 NO301 NO30100 NO302 NO30200 NO303 NO30300 NO4 NO401 NO40100 NO402 NO40200 NO403 NO40300 NO404 NO40400 NOA NOA00 NOA0000

Ngong Pitoa Pitoa Touroua Touroua FARO Bka Bka Poli Poli MAYO LOUTI Figuil Figuil Guider Guider Mayo Oulo Mayo Oulo MAYO REY Madingring Madingring Rey Bouba Rey Bouba Tchollir Tchollir Touboro Touboro Montants ventiller Nord Montants ventiller Nord Montants ventiller Nord

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NW NW1 NW101 NW10100 NW102 NW10200 NW103 NW10300 NW104 NW10400 NW2 NW201 NW20100 NW202 NW20200 NW203 NW20300 NW204 NW20400 NW205 NW20500 NW3 NW301 NW30100 NW302 NW30200 NW303 NW30300 NW304 NW30400 NW305

NORDNORD-OUEST BOYO Belo Belo Fonfuka Foufuka Fundong Fundong Njinikom Njinikom BUI Elak Oku Elak Oku Jakiri Jakiri Kumbo Kumbo Mbiame Mbiame Nkor Nkor DON GA MANTUNG Ako Ako Misaje Misaje Ndu Ndu Nkambe Nkambe Nwa

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NW30500 NW4 NW401 NW40100 NW402 NW40200 NW403 NW40300 NW404 NW40400 NW5 NW501 NW50100 NW502 NW50200 NW503 NW50300 NW504 NW50400 NW6 NW601 NW60100 NW602 NW60200 NW603 NW60300 NW604 NW60400 NW605 NW60500

Nwa MENCHUM Benakuma Benakuma Furu Awa Furu Awa Wum Wum Zhoa Zhoa MEZAM Bafut Bafut Bali Bali Santa Santa Tubah Tubah MOMO Andek Andek Batibo Batibo Mbengwui Mbengwui Njikwa Njikwa Widikum Boffe Widikum Boffe

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NW7 NW701 NW70100 NW702 NW70200 NW703 NW70300 OU OU1 OU101 OU10100 OU102 OU10200 OU103 OU10300 OU104 OU10400 OU2 OU201 OU20100 OU202 OU20200 OU203 OU20300 OU204 OU20400 OU205 OU20500 OU206 OU20600 OUEST

NGOKETUNJIA Babessi Babessi Balikumbat Balikumbat Ndop Ndop

BAMBOUTOS Babadjou Babadjou Batcham Batcham Galim Galim Mbouda Mbouda HAUT NKAM Bafang Bafang BaKou Bakou Bana Bana Bandja Bandja Banwa Banwa Kkem Kkem

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OU3 OU301 OU30100 OU302 OU30200 OU303 OU30300 OU304 OU30400 OU4 OU401 OU40100 OU402 OU40200 OU5 OU501 OU50100 OU502 OU50200 OU503 OU50300 OU504 OU50400 OU505 OU50500 OU6 OU601 OU60100 OU602 OU60200

HAUTS PLATEAUX Baham Baham Bamendjou Bamendjou Bangou Bangou Bati Bati KOUNG KHI Demdeng Demdeng Poumougne Poumougne MENOUA Dschang Dschang Fokou Fokou Nkongzem (Nkong-N) Nkongzem (Nkong-N) Penka Michel Penka Michel Santchou Santchou MIFI Bafoussam Bafoussam Kongso Kongso

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OU603 OU60300 OU7 OU701 OU70100 OU702 OU70200 OU703 OU70300 OU704 OU70400 OU8 OU801 OU80100 OU802 OU80200 OU80201 OU80202 OU80203 OU803 OU80300 OU804 OU80400 OU805 OU80500 OU80502 OU80504 OU80505 OU80506 OU80507

Laf Baleng Laf Baleng NDE Bangangt Bangangt Bassamba Bassamba Bazou Bazou Tonga Tonga NOUN Bangourain Bangourain Foumban Foumban Makouemeka Kouffen Foyet Foumbot Foumbot Kouoptamo kouoptamo Koutaba koutaba Koundja Mamevouo kouti kounchakap-Njimonoun Njiyit

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OU80508 OU80509 OU806 OU80600 OU807 OU80700 OU808 OU80800 OUA OUA00 OUA0000 SU SU1 SU101 SU10100 SU102 SU10200 SU103 SU10300 SU104 SU10400 SU105 SU10500 SU106 SU10600 SU107 SU10700 SU2 SU201 SU20100 SUD

Mapar Koupa Menk Magba Magda Malantouen Malantouen Massangam Massangam Montants ventiller Ouest Montants ventiller Ouest Montants ventiller Ouest

DJA ET LOBO Bengbis Bengbis Djoum Djoum Meyomessala Meyomessala Mintom Mintom Oveng Oveng Sangmlima Sangmlima Zoetl Zoetl MVILA Biwong Ban Biwong Ban

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SU202 SU20200 SU203 SU20300 SU204 SU20400 SU205 SU20500 SU3 SU301 SU30100 SU302 SU30200 SU303 SU30300 SU304 SU30400 SU305 SU30500 SU306 SU30600 SU307 SU30700 SU4 SU401 SU40100 SU402 SU40200 SU403 SU40300

Ebolowa Ebolowa Mengong Mengong Mvangane Mvangane Ngoulemakong Ngoulemakong OCEAN Akom II Akom II Bipindi Bipindi Campo Campo Kribi Kribi Lolodorf Lolodorf Mvengu Mvengu Nit Nit VALLEE DU NTEM Ambam Ambam Ma'an Ma'an Olamz Olamz

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SUA SUA00 SUA0000 SW SW1 SW101 SW10100 SW102 SW10200 SW103 SW10300 SW104 SW10400 SW2 SW201 SW20100 SW202 SW20200 SW203 SW20300 SW3 SW301 SW30100 SW302 SW30200 SW303 SW30300 SW4 SW401 SW40100 SUDSUDOUEST

Montants ventiler Sud Montants ventiller Sud Montants ventiller Sud

FAKO Bua Bua Idenau Idenau Muyuka Muyuka Tiko Tiko KOUPE ET MANENGOUMBA Bangem Bangem Nguti Nguti Tombel Tombel LEBIALEM Alou Alou Menji Menji Wabane Wabane MANYU Akwaya Akwaya

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SW402 SW40200 SW403 SW40300 SW404 SW40400 SW5 SW501 SW50100 SW6 SW601 SW60100 SW602 SW60200 SW603 SW60300 SW604 SW60400 SW605 SW60500 SW606 SW60600 SW607 SW60700 SW608 SW60800 SW609 SW60900

Eyumojock Eyumodjock Mamf Mamf Tinto Tinto MEME Mbonge Mbonge NDIAN Bamusso Bamusso Dikome Balue Dikome Balue Ekondo Titi Ekondo Titi Idaboto Idaboto Isangele Isangele Kombo Abedimo Kombo Abedimo Kombo Itindi Kombo Itindi Mundemba Mundemba Toko Toko

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ZZ ZZA ZZA00 ZZA0001 ZZB ZZB00 ZZB0002 ZZC ZZC00 ZZC0003 ZZD ZZD00 ZZD0004 ZZE ZZE00 ZZE0005 ZZF ZZF00 ZZF0006 ZZG ZZG00 ZZG0007 ZZH ZZH00 ZZH0008 ZZI ZZI00 ZZI0009 ZZJ ZZJ00 ZZJ0010 ZZK ZZK00 ZZK0011

STRUCTURE PNDP CNC CNC CNC CRP ADAMAOUA CRP Adamaoua CRP Adamaoua CRP CENTRE CRP Centre CRP Centre CRP EST CRP Est CRP Est CRP EXTREME NORD CRP Extrme Nord CRP Extrme Nord CRP LITTORAL CRP Littoral CRP Littoral CRP NORD CRP Nord CRP Nord CRP NORD-OUEST CRP Nord-Ouest CRP Nord Ouest CRP OUEST CRP Ouest CRP Ouest CRP SUD CRP Sud CRP Sud CRP SUD-OUEST CRP Sud-Ouest CRP Sud Ouest

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5.8.

Modle d'imprims

Les mmes modles dimprims seront utiliss aussi bien pour le PAPNDP dans le cadre du crdit IDA ou pour le PGDT dans le cadre du financement FEM que pour tout autre projet dans le cadre du PNDP. MAQUETTES DE CACHETS

PN D P
CN C
Y aound M ontant EnChiffres EnLettres

Pice de Caisse Rcettes Exercice ____________________

R f.Pice Justificative

C om pte C rdit

Libell explicatif de l'opration D ate de l'opration C aissier V isas C om ptable D ate de com ptabilisation

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Cachet de distribution CNC/PNDP le _________________________________ N Visa CN Liste de Distribution CN CA RAF RSE RFC RPM SEC DIR Types daction Pour Action (A) Pour Information (I)

Maquette Fiche de transmission externe CNC/PNDP le __________________________________ N Visa du CN Liste De circulation SEC MINEPAT SEC PDT CNOP DPD DPP DECET DAT Aller Dates Visas Retour Dates Visas

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Maquette Fiche de transmission interne CNC/PNDP le N Visa du CN/CNA/RAF/RSE/RFC/RPM Liste De circulation Dates CN CAN SEC DIR RAF RSE RFC RPM Visas Dates Visas Aller Retour

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PNDP CNC YAOUNDE

Commande

N Date

Rfrence

Libells

Quantit

Pu

Remise

Montant

Observations

Visa Raf Date:

Signature Coordonateur national Date:

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PNDP CNC YAOUNDE Service Rfrence Libells

Bon d'entre

N Date

Section Quantit Destination

Visa Demandeur

Date

Date

Visa Resp.Service demandeur

PNDP CNC YAOUNDE Service Rfrence Libells

Bon de sortie

Section Quantit Destination

Visa Demandeur

Date

Date

Visa Resp.Service demandeur

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PNDP CNP YAOUNDE

Facture

N Date

Rfrence

Dsignation

Unit

Quantit

Pu

Montant

Montant h/tva Tva Tx 1 Tx 2 Tx 3 18,70%

Total Tva Net payer Visa Raf Date: Visa Coordonnateur Date:

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Visa Demandeur

Date

Date

Visa Resp.Service demandeur

PNDP CNP YAOUNDE Dsignation

Fiche de stock

N Date

Fournisseur

Date

Rfrence

Entre

Sortie

Stock

Observations

Visa Secrtariat Date: Date:

Visa comptable

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PNDP CNC YAOUNDE Nom & Prnoms : Position : NMatricule : M on en Chiffres ta nt glo bal en Lettres

Demande de mobilisation de fonds N Exercice ____________________

Dvise: Taux du jour Contre-valeur en Fcfa

Objet

Ventilations Budgtaires Nd'Ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Imputation Libelles Montants

Visa Raf Date: Date:

Visa Coordonnateur

Visa Bailleur de fonds Date:

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PNDP CNC YAOUNDE

Ordre de virement N Exercice ____________________ Yaound, le Banque

Veuillez virer

par le dbit de notre compte dans vos livres N

la somme de

en Chiffres F CFA en Lettres

au crdit du compte N

log la

Objet

Visa Comptable Date: Date:

Visa Raf

Visa Coordonnateur Date:

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PNDP CNP

Demande d'avance N Exercice ____________________

Nom & Prnoms Position NMatricule Service Objet

Montant en Chiffres
en Lettres

Visa Responsable Fonction Date:

Visa Raf Date:

Visa Coordonnateur Date:

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PNDP
CNC
YAOUNDE

Note de frais N Exercice ____________________

Nom & Prnoms Position NMatricule Service Rf.Dde d'Avance Rf. Pices justificatives Commentaires N Date

Visa Raf Date:

Visa Coordonnateur Date:

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CNC
YAOUNDE Partie Administrative Nom & Prnoms: Position : NMatricule : Service: Resp. de la fonction : Objet: Lieux de Dures

Ordre de Mission Exercice ____________________

N Date

Codes

Imputation budgtaire Total

Priode

Moyen de transport Visa Interrss Date: Visa Responsable Fonction Date: Visa Coordonnateur Date:

Partie Financire

Dde d'Avce

Rf.

Note/Frais

Rf.

Prvision Perdiem Logement Restauration Transport Carburant Tlphone Taxi en ville Divers Autres lments recus: billets d'avion Bons carburant Autres Visa Raf Date:

Avances

Ralisation

Mises jour

Solde

Imputations comptables

Visa Coordonnateur Date:

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PNDP CNC YAOUNDE Nom & Prnoms : Position : NMatricule :

Demande de mobilisation de fonds N Exercice ____________________

Montant global

en Chiffres

Dvise: Taux du jour Contre-valeur en Fcfa

en Lettres

Objet

Ventilations Budgtaires Nd'Ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Imputation Libelles Montants

Visa Raf Date: Date:

Visa Coordonnateur

Visa Bailleur de fonds Date:

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PNDP CNC YAOUNDE Ventilations Comptables N de Compte Dbits Crdits

Fiche d'im putation N Exercice ____________________

Nd'Ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Libelles

Montants Dbits Crdits

Ventilations Budgtaires 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ventilations Analytiques 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Visa d'im putation Visa de contrle Date: Date: Initiales Initiales

Visa de saisie Date: Initiales

Visa de contrle Date: Initiales

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PNDP CNC YAOUNDE Nom & Prnoms : Position : NMatricule : A l'attention de

Avis d'approvisionnement N Exercice ____________________

Veuillez Noter que votre structure a fait l'objet d'un approvisionnement de M en Chiffres on ta en Lettres nt

S/Rf.OV N Objet

votre appel de fonds N Ventilations Budgtaires Nd'Ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Imputation Libelles

du

Montants

Visa Raf Date:

Visa Coordonnateur Date:

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PNDP CPC

Appel de fonds N Exercice ____________________

Nom & Prnoms : Position : NMatricule :

M en Chiffres on ta en Lettres nt

Objet

Ventilations Budgtaires Nd'Ordre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Imputation Libelles Montants

Visa
Coordonnateur Provincial

Visa
Raf

Visa
Coordonnateur national

Date:

Date:

Date:

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5.9. Dossier du personnel /PNCP: pices constitutives

1. Une demande d'emploi ou la dcision de dtachement 2. Une fiche de renseignement fourni par le Programme 3. Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois 4. Un extrait dacte de naissance ou toute autre pice d'tat civil 5. Un certificat de nationalit 6. Un certificat mdical d'aptitude la fonction dlivr par un mdecin agr par le
Programme

7. Les certificats et attestations de travail dlivrs par les anciens employeurs 8. La photocopie lgalise des diplmes ou attestations 9. deux photos d'identit 10. Le contrat de travail 11. Le N Matricule du personnel fonctionnaire 12. Le numro matricule CNPS.

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5.10. Fiche de renseignement

NOMS : PRENOMS : DATE ET LIEU DE NAISSANCE : ../../... SEXE : SITUATION MATRIMONIALE : Masculin Mari (e) ; Fminin ; Clibataire

NOMBRE DENFANTS A CHARGE : STATUT : Personnel fonctionnaire Personnel consultant priv Personnel dappui

TYPE DE CONTRAT : DUREE DU CONTRAT : NOMBRE DE RENOUVELLEMENT : POSTE ACTUEL : DIPLOME LE PLUS ELEVE :

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5.11. Rglement intrieur du PNDP


CHAMP DAPPLICATION Le prsent rglement intrieur sapplique aux personnels en service au Programme National de Dveloppement Participatif (PNDP). Tout agent engag au PNDP quelque catgorie professionnelle quil appartienne, est tenu de se conformer au prsent rglement intrieur. Il existe quatre (04) catgories de personnel en service au Programme : Le personnel fonctionnaire dtach/ recrut au Programme ; Le personnel cadre recrut par le Programme ; Le personnel d'appui non-cadre recrut par le Programme Le personnel fonctionnaire dtach/ affect au Programme par le ministre des finances.

Article I : EMBAUCHE Pour tout recrutement les dispositions des Accords signs entre la Rpublique du Cameroun et les diffrents bailleurs de fonds prvalent sur les dispositions nationales. Aussi, le CN veillera-t-il recueillir au pralable l'avis de non-objection des diffrents bailleurs de fonds avant tout recrutement d'un contractuel. A l'issue des oprations de slection, l'engagement du personnel ne sera effectif qu'aprs l'approbation des diffrents bailleurs de fonds concerns et dcision : Du MINEPAT pour les cadres Du CN pour les non-cadres aprs approbation du MINEPAT Par del les aspects ci-avant spcifiques aux Programmes, les dispositions ci-aprs doivent tre respectes : A) Lembauche au PNDP est soumise aux dispositions lgales et rglementaires en matire du travail et de la Prvoyance Sociale. B) Toute modification intervenant dans la situation personnelle ou familiale, changement dadresse, etc du salari postrieurement son engagement, devra faire lobjet dune dclaration. C) Tout salari sera soumis une visite mdicale loccasion de lembauche et aux diffrentes visites prescrites par la suite par le Mdecin du travail. Article II : PERIODE DESSAI Tout engagement dfinitif est prcd dune priode dessai dont la dure maximale est fixe conformment aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur. Pour le PNDP, les dures suivantes sont applicables : Rdig par : Edition du Page 232 sur 244

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Cadres : Agents de matrise dappui : Autres agents dappui :

Trois mois Deux mois Un mois

Cette priode dessai peut tre renouvele une fois. Article III : MODALITES DE LA PAIE A) La paie seffectue conformment aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur. B) Les agents non prsents le jour de la paie pourront toucher leur salaire le premier jour de leur retour sur les lieux du travail et aux heures douverture, la paie par procuration tant admise pour des cas de force majeure. C) Toute rclamation au sujet de la paie doit tre prsente lors de la remise de celle-ci. D) La dlivrance du bulletin de paie est obligatoire et lagent ne doit connatre que cette pice. Article IV : DUREE DU TRAVAIL La dure du travail est fixe 40 heures par semaine conformment aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur, sauf en ce qui concerne les gardiens, veilleurs de nuit, sentinelles, domestiques pour lesquels dautres dispositions sont prvues. Horaire : Les heures dentre et de sortie sont fixes comme suit : De Lundi Vendredi : - Matins : 8 H - 12H30 - Pauses : 12 H 30 13 H 30 - Aprs-midis : 13 H 30 17H 00 Ces horaires peuvent tre amnags en fonction des ncessits de services. Article V : RETARDS ET ABSENCES Lhoraire doit tre strictement respect. Tout agent se trouvant dans limpossibilit de se rendre son lieu de travail doit en aviser la coordination nationale ou son Chef hirarchique dans un dlai de 48 heures et prciser le motif et la dure de labsence. Article VI : HEURES SUPPLEMENTAIRES Les heures supplmentaires devront tre effectues notamment si la bonne marche du Programme lexige. Elles seront accomplies et rmunres conformment aux dispositions lgales et rglementaires en vigueur.

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Forfait dheures supplmentaires Un forfait dheures supplmentaires pourra tre octroy certains employs dont les chefs hirarchiques sont dans limpossibilit de contrler les horaires. Ce forfait couvre toutes les heures supplmentaires effectues par les intresss. Article VII : REPOS HEBDOMADAIRE Le repos hebdomadaire est en principe fix pour les agents au Dimanche. Toutefois et conformment la lgislation en vigueur, il peut tre donn un autre jour suivant le programme de travail. Article VIII : ORGANISATION DU TRAVAIL Les agents doivent se trouver leurs postes de travail aux heures fixes pour le dbut et la fin de travail. Aucun prparatif de dpart ne sera tolr avant la fin du travail. Les retardataires doivent se prsenter immdiatement devant leurs chefs hirarchiques et leur faire connatre le motif de leur retard. Article IX : ENTRETIEN DU MATERIEL, DU MOBILIER ET DES OUTILS DE TRAVAIL Il est dress un inventaire des biens du programme confi tout membre du personnel. Cet inventaire dress par la hirarchie sera sign par les deux parties et consolid au niveau de chaque cellule fonctionnelle et de la CAF. Tout agent est personnellement responsable du matriel et des outils qui lui sont confis. Toute perte donnera lieu lune des sanctions prvues par la rglementation. Toute disparition des biens (Matriel, Mobilier ou outils immdiatement signale la hirarchie. de travail) devra tre

Les agents doivent maintenir en tat de propret et de parfait fonctionnement et/ou dutilisation les biens (outils, mobilier et matriel) mis leur disposition et signaler immdiatement au chef de cellule tout mauvais fonctionnement et/ou tout dgt constats, faute de quoi ils pourront tre sanctionns. En cas de dpart du Programme un inventaire contradictoire sera fait et le manquant sera retenu automatiquement sur la prime de dpart sans prjudice des ventuelles poursuites judiciaires. Article X : LES BIENS DU PROGRAMME Les biens appartenant au Programme ne peuvent faire lobjet sans lautorisation du Coordonnateur National dactes de commerce ou de toute transaction quelque titre que ce soit pour des fins personnelles ou devant procurer un bnfice quelconque aux utilisateurs de ces biens.

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Article XI : PRESSE Toute information de quelle nature quelle soit concernant les activits du Programme ne doit tre communique la presse sous forme darticle, de photo, de rapports ou dinterview sans lautorisation crite pralable du Coordonnateur National. Article XII : PANNEAUX DAFFICHAGE Les tableaux daffichage sont mis la disposition des agents aux endroits jugs utiles par la Coordination Nationale. Aucune autre note ne devra y tre affiche sous peine de sanctions disciplinaires sans laccord pralable de la Coordination Nationale. Article XIII : CONSOMMATION DES BOISSONS ALCOOLISEES La consommation et ou la dtention des boissons alcoolises est strictement interdite sur les lieux et aux heures de travail. Article XIV : MODIFICATION DES CONDITIONS DE SERVICE La Coordination Nationale informera au pralable chaque agent de toute modification intervenue dans ses conditions de travail. Ces modifications peuvent concerner le changement dquipe, les mutations entre sections ainsi que les affectations dans les cellules fonctionnelles et Rgionales. Les lettres individuelles seront adresses aux personnes concernes, mais dans tous les cas, une note de service approprie suivra et sera porte au tableau daffichage. Article XV : SECURITE DES HOMMES En vue de lidentification du personnel du Programme tant au niveau national quau niveau Rgional une carte professionnelle sera institue. Article XVI : EFFETS PERSONNELS La Coordination Nationale dcline toute responsabilit en ce qui concerne la disparition des effets personnels des agents que ce soit dans les bureaux que lors des missions. Article XVII : SECURITE DES BIENS Le Personnel directement responsables de la scurit des biens du Programme ne doit pas quitter leur lieu de travail ou abandonner lesdits biens sans stre au pralable assur quil est effectivement remplac et que tous les bureaux abritant ces biens sont en scurit. Lorsquun doute subsiste quant la scurit des biens, les personnes concernes doivent immdiatement avertir la hirarchie qui prendra les mesures ncessaires.

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Article XVIII : RECEPTION AUX HEURES DE SERVICE Hormis le personnel cadre, les rceptions sur le lieu et pendant les heures de travail sont strictement interdites sauf en cas durgence qui seront soumis lautorisation pralable du chef de la cellule concerne et ou de la CAF. Ces rceptions se feront dans une salle spcifique de rception ou la gurite selon le cas. Il est galement demand au caissier, sous peine de sanction disciplinaire, de ne jamais faire entrer dans ses bureaux des personnes trangres la Caisse ou non autorises. Article XIX : ACCES DANS LES BUREAUX En dehors du personnel autoris, il est formellement interdit aux agents du PNDP de faire entrer dans les bureaux de la CNC ou des CRP des personnes trangres au Programme sans autorisation de la hirarchie sauf pour des motifs de service. Article XX : UTILISATION DES VEHICULES Il est strictement interdit de conduire le vhicule du Programme sans lautorisation de la hirarchie. Le transport des passagers est galement interdit, sauf en cas de force majeure. Tout utilisateur dun vhicule du Programme devra en cas de fonctionnement dfectueux dun organe dudit vhicule, en avertir immdiatement la hirarchie qui prendra des dispositions ncessaires pour faire procder sa remise en bon tat. Les chauffeurs sont tenus de conduire les vhicules du Programme avec le maximum de soins. Sauf cas daffectation expresse un responsable donn, les vhicules du Programme sont sous les responsabilits des chauffeurs et en principe un vhicule donn est affect un chauffeur particulier. Article XXI : ACCIDENT DE VEHICULE Tout accident de vhicule quelque soit son degr de gravit doit tre signal la hirarchie dans les meilleurs dlais. Les chauffeurs obtiendront toutes les instructions ncessaires ltablissement de leurs dclarations daccident auprs du service comptent. Article XXII : INFRACTION AU CODE DE LA ROUTE Les chauffeurs de vhicule devront toujours se munir de leurs pices (carte didentit, permis de conduite, diffrentes pices de vhicule, etc.).

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Ils sont invits se conformer au code de la route et au respect de tous les panneaux. Le fait pour un conducteur dy contrevenir peut entraner des sanctions disciplinaires son encontre. Ils devront rpondre aux appels de la police et se soumettre aux contrles de celle-ci. En cas de contravention, le chauffeur est tenu dinformer immdiatement la hirarchie. Toutefois, le Programme ne sera pas responsable des amendes infliges aux chauffeurs par suite dinfractions au code de la route. Article XXIII : VESTIAIRES et PARKING Il est interdit de dposer les vtements ailleurs que dans les vestiaires prvus cet effet. Le stationnement des vhicules deux ou quatre roues est galement interdit ailleurs que sur les emplacements ou dans les garages prvus cet effet. Le Programme dcline toute responsabilit en cas de vol, disparition ou dtrioration des effets ou objets appartenant au personnel disposs ailleurs que dans les endroits prvus cet effet. Article XXIV : OBLIGATIONS DU PERSONNEL En dehors des obligations prvues dans les prcdents articles, les agents sont tenus, sous peine de sanctions : dexercer les fonctions qui leur sont confies avec intelligence, assiduit et fidlit ; dobserver une discrtion absolue sur tout ce qui a trait aux oprations effectues par le Programme quelle que soit la nature de ces oprations. de se conformer strictement aux instructions quils reoivent ainsi quau rglement de scurit. De signaler toutes les maladies contagieuses, plaies, blessures ou accidents de travail aux chefs hirarchiques. Il est de plus en particulier formellement interdit aux agents (numration non limitative) : de manger pendant les heures de travail (sauf pendant la pause autorise) ; de fumer dans les zones interdites; de lire les journaux et les livres nayant aucun rapport avec le service pendant les heures de travail ; dentrer dans les bureaux en tat divresse ; de faire sa correspondance personnelle pendant les heures de travail ; de dormir sur les lieux et pendant les heures de travail ; de quitter son poste et de sortir des bureaux aux heures de travail et sans autorisation pralable ; de faire un travail autre que celui qui est demand par la hirarchie et de modifier les conditions dexcution de ces travaux ; dutiliser des fins personnelles les articles de bureaux, les imprims, les formules, Edition du Page 237 sur 244

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les livres ou les papiers du Programme ; de faire des qutes, vendre des billets de tombola, faire circuler les listes de souscription (sauf pour les deuils des employs et les activits socio-culturelles et sportives) et de distribuer toutes espces de journaux, de brochures sans autorisation de la Coordination Nationale ; dexercer toute pression sur le personnel pour faire obstacle la libert syndicale ; de favoriser ou de susciter tout acte de nature troubler la bonne marche du travail ; de tenir des propos contraires aux bonnes murs ; de manquer de respect la hirarchie ; de lacrer ou de dtruire les affiches apposes dans les conditions dcrites larticle XII ; dintroduire dans les bureaux des marchandises autres que les boissons Hyginiques soit pour les vendre, soit pour les entreposer. de faire des runions dans les locaux du Programme (CNC et CRP), dy tenir des conciliabules et de sy livrer des discussions politiques ; de causer du dsordre dune faon quelconque ; de faire une dclaration mensongre verbale ou crite.

Article XXV : LE REGIME DISCIPLINAIRE Les fautes professionnelles releves contre le personnel du PNDP peuvent donner lieu aux sanctions suivantes : observation crite ; avertissement ; blme avec inscription au dossier ; mise pied dun 8 jours ; licenciement. Article XXVI : LE CONSEIL DE DISCIPLINE Le Conseil de discipline donne son avis uniquement pour le cas de licenciement ou dune mise pied excdent 3 jours. La composition et son mode de v cbxcfonctionnement sont dtermins par un texte particulier. Article XXVII : LICENCIEMENT SANS PREAVIS, NI INDEMNITE. Le licenciement sans pravis, ni indemnit pourra tre prononc contre tout agent en cas de faute lourde aprs avis du Conseil de Discipline dans les cas suivants : insubordination caractrise ou manque de respect envers les hirarchies ; vol, fraude ou abus de confiance ; vol de matriel ou de produits appartenant au Programme; vol au prjudice des autres salaris ; voies de fait envers quiconque sur les lieux et pendant les heures de travail ; Rdig par : Edition du Page 238 sur 244

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absence non justifie, rpte et prolonge ; fait demporter et de conserver par-devers soi, mme temporairement les documents du Programme sans autorisation pralable de la Coordonnatrice ; dtournement dobjets, doutils, dinstruments ou du matriel du Programme ; dtrioration volontaire du matriel, de loutillage du Programme ; refus dexcuter un travail ; refus dobissance ; refus de mutation ; rixe ou scandale sur les lieux de travail ; fait de fumer dans les zones interdites et aprs plusieurs rappels lordre ; usage des stupfiants sur le lieu de travail ; violation du secret professionnel ; faux, usage de faux et falsification.

Article XXVIII : HYGIENE ET SECURITE Le personnel doit se conformer aux principes gnraux dhygine. Il doit notamment se prsenter son poste muni de sa carte professionnelle. Les locaux du Programme et notamment les annexes tels que les lieux daisance, les vestiaires, les douches, etc. doivent tre parfaitement entretenus. Le personnel doit sabstenir de tout acte susceptible de porter prjudice la scurit de la Programme. Il doit galement respecter, sous peine de sanction, les instructions qui lui sont donnes par ses chefs hirarchiques cet effet. Tout accident mme de peu dimportance survenu au cours du travail doit tre signal par lintress son chef hirarchique sans dlai. Il doit mettre obligatoirement les gants, le masque ou les lunettes de protection pour certain poste de travail.

Article XXIX : APPLICATION DU REGLEMENT Les Chefs de cellules fonctionnelles et Rgionales, les Chefs de sections fonctionnelles, les Cadres, sont chargs, chacun en ce qui le concerne, de lapplication du prsent rglement intrieur et doivent signaler leur hirarchie toutes infractions celui-ci.

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Article XXX : DISPOSITIONS FINALES Conformment la lgislation en vigueur, le prsent rglement intrieur a t soumis pour avis aux dlgus du personnel du Programme national de dveloppement participatif et vis par lInspecteur du Travail. Il entre en vigueur au lendemain de son affichage dans les locaux du Programme.

Fait Yaound le __________

POUR LE PERSONNEL

POUR LE PNDP

Les Dlgus

Le Coordonnateur National

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5.12. Evaluation du personnel

1. Objectifs de la procdure Evaluer chaque employ cadre ou non dans son rendement par rapport la fonction quil exerce au sein de lentreprise. Fournir un outil lemploy pour laider samliorer lui-mme et lui permettre de sajuster son travail.

A cet effet il est attribu au moins une fois par an au personnel de lentreprise une note suivie dune apprciation gnrale exprimant sa valeur professionnelle, sa manire de servir, son rendement et ses qualits personnelles. Lvaluation est faite par le suprieur hirarchique du personnel laide dune fiche dvaluation (Cf. modle ci-aprs). Le rsultat doit tre comment et valid par le Directeur Gnral ou le coordonateur national. La fiche dvaluation commente et valide est conserve dans le dossier individuel du personnel, et le rsultat final lui est communiqu et surtout discut avec le concern.

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2. Fiche d'valuation du personnel Priode : Nom et prnoms : Fonction : Anciennet : Poste(s) occups(s) prcdemment :

CRITERES DEVALUATION

EXC

BI

MO

MED

REMARQUES

I. COMPORTEMENT SOCIAL CONTACT INTERPERSONNEL ET PROFESSIONNEL lintress dmontre-t-il une attitude de collaboration : - avec ses collgues de travail - envers ses suprieurs RESPECT DE LA DISCIPLINE Apprcier son rendement vis--vis rglements au sein de lentreprise.

des

ASSIDUITE ET PONCTUALITE Apprcier la prsence effective et productive (rendement), la disponibilit au travail et ventuellement le taux dabsentisme. Mettre laccent sur les retards rpts pour cause de mauvaise foi vidente ou de ngligence. Dans lexcution des travaux.

MOTIVATION ET ENTHOUSIASME Apprcier lintrt et lenthousiasme manifest par lindividu dans son travail et dans ce quil fait en gnral.

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CRITERES DEVALUATION

EXC

BI

MO

MED

REMARQUES

II. VALEUR PROFESSIONNELLE CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES PRATIQUES Lindividu matrise-t-il les connaissances spcifiques relies ses tches ? Evaluer ses capacits dtecter les problmes et formuler des solutions pratiques. Evaluer ses capacits comprendre et assimiler rapidement les nouvelles instructions.

RENDEMENT ET ORGANISATION DU TRAVAIL Valeur du travail Evaluer son habilit fournir un travail de qualit (soin, prcision, fiabilit, rigueur) ; Excute-t-il les directives (ordres) mises de manire satisfaisante ?

Respect des chanciers et des dlais Evaluer la capacit de lintress accomplir le travail requis dans les dlais

Expression crite et orale Lintress sexprime-t-il clairement ? Evaluer sa facult faire comprendre ses ides.

Persvrance et tnacit Evaluer lintress pour ses capacits un travail soutenu, son aptitude faire face efficacement des situations exigeant des qualits de persvrance et de tnacit.

III. SENS DE RESPONSABILITE

CONSCIENCE PROFESSIONNELLES Evaluer le degr de conscience professionnelle dont i fait preuve dans laccomplissement de son travail.

ESPRIT DINITIATIVE Evaluer ltat desprit constructif de lintress, son sens de linitiative, le degr de confiance en soi.

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IV. CONCLUSIONS Indiquer les amliorations apportes aux points faibles discuts lors de la dernire valuation _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Recommandations gnrales _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Remarques de l'intress _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

Commentaires du Coordonnateur National _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________

J'ai pris connaissance de l'valuation ci-dessus (date et signature de l'valu) Date et signature de l'valuateur Date et signature du Coordonnateur National

Note obtenue /20

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