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UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA

FACULTAD DE INGENIERA, CIENCIAS Y ADMINISTRACIN


DEPARTAMENTO DE INGENIERA DE SISTEMAS

Departamento de compras para la empresa OLEOTOP S.A.

ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE TITULO PARA OPTAR AL TTULO DE


INGENIERO CIVIL INDUSTRIAL MENCIN BIOPROCESOS

Profesor Gua: Fernando Gustavo Urra Jara

MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRA


2013

ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE TITULACIN

TTULO: Departamento de compras para la empresa OLEOTOP S.A.


NOMBRE: Mauricio Alejandro Granzotto Echeverra
CARRERA: Ingeniera Civil Industrial mencin Bioprocesos
NIVEL CURSADO: 12

MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRA


Alumno

FERNANDO GUSTAVO URRA JARA


Profesor Gua

XIMENA ELENA DEL CARMEN INOSTROZA HOFFMANN


Directora de Carrera

FERNANDO GUSTAVO URRA JARA


Director de Departamento

ndice de Contenidos
Introduccin......................................................................................................................................1
1.1. Antecedentes del Problema....................................................................................................1
1.2. Objetivos................................................................................................................................2
1.1.1. General............................................................................................................................2
1.1.2. Especficos......................................................................................................................2
Antecedentes Bibliogrficos.............................................................................................................3
Metodologa de Trabajo....................................................................................................................6
Financiamiento.................................................................................................................................8
Bibliografa ......................................................................................................................................9

ndice de Figuras
Figura 3.1 Carta Gantt de actividades propuestas............................................................................7

CAPTULO 1
INTRODUCCIN

Introduccin
Introduccin.

La empresa OLEOTOP S.A. en conjunto con las empresas AVENATOP S.A., SAPROSEM S.A.
y GRANOTOP S.A., conforman el holding Empresas Agrotop. Las races de Agrotop se
remontan a la dcada del 60 comenzando con un rubro netamente enfocada a la produccin y
comercializacin de semillas. Con el pasar de los aos Agrotop comienza a ampliar su rubro
incorporando nuevos productos y servicios, proporcionando a los agricultores asistencia tcnica,
insumos adecuados a la zona de siembra, gentica ptima, estandarizacin y canales de
comercializacin.
Con el deseo y la conviccin de seguir creciendo y aportando al desarrollo de la regin y del pas,
en el ao 2005 se forma la empresa OLEOTOP S.A., dedicada a la produccin y la
comercializacin de aceite de Raps-Canola para consumo humano y animal, para esto se
construy una Planta Industrial con altos estndares internacionales y moderna tecnologa,
ubicada en el parque industrial de la ciudad de Freire.
OLEOTOP S.A. cuenta hoy con una capacidad de almacenaje y proceso para 60.000 ton de raps
anuales, lo que permiti que en al ao 2011 OLEOTOP S.A. alcanzara una facturacin de 25
millones de dlares y proyectara para los siguientes aos ventas por sobre 40 millones de dlares,
siendo la principal planta productora de aceite de raps del pas, que contrata el 45% de la
superficie de siembra de raps en chile.

1.1. Antecedentes del Problema.

En la actualidad la empresa OLEOTOP S.A. no posee un departamento de compras, por ende


carece de un rea especfica dedicada a realizar las actividades de adquisicin de productos o
servicios. Hoy en da la empresa se rige por un sistema de compra descentralizado, es decir cada
departamento, mantencin, operaciones, calidad, proyectos, realizan sus procedimientos de
adquisiciones de forma independiente segn sus propios requerimientos. Bajo el sistema de
compras existente la empresa no logra obtener el control ni el registro necesario que se requiere
en trminos contables ni financieros.
Propuesta de diseo de departamento de compras para la empresa OLEOTOP S.A.
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Introduccin
De acuerdo a lo anterior se detect la oportunidad de estructurar un rea de compras, que
funcione de forma centralizada, con procedimientos y controles comunes aplicables a toda la
empresa, que permita obtener eficiencias en el sistema de adquisicin de productos y servicios ya
que se podra generar un registro y control de la totalidad de los proveedores y productos
disponibles en el mercado, esto conllevara a obtener ahorros en diversos costos, dado que se
podra trabajar de mejor forma con proveedores, trabajar con inventarios adecuados, realizar
compras por volmenes, manejar control de presupuesto por periodos especficos.
Dentro de las funciones del departamento de compras se excluye la actividad destinada a la
adquisicin de materias primas, distintas variedades de raps, debido a que existe un rea agrcola
especializada que se encarga de esta funcin.
El fin concreto de la gestin de compras consistira en cubrir (satisfacer) las necesidades de la
Empresa con elementos exteriores a la misma, maximizando el valor del dinero invertido
(criterio econmico), pero este objetivo de corto plazo (inmediato) debe ser compatible con la
contribucin de Compras en armona con el resto de los Departamentos para lograr los
objetivos de la empresa, bien sean coyunturales (mejora del beneficio) o estratgicos (mejora de
la posicin competitiva). (Martnez, 2007)

1.2. Objetivos

1.1.1.

General

Proponer diseo de modelo de departamento de compras para empresa OLEOTOP S.A.


1.1.2.

Especficos

Identificar situacin actual de la empresa en trminos de adquisiciones.

Entregar protocolo nico para actividades de adquisicin.

Proporcionar una herramienta de registro y control de compras y adquisiciones a nivel de


empresa.

Globalizar sistema de compras de la empresa.

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CAPTULO 2
ANTECEDENTES BIBLIOGRFICOS

Antecedentes Bibliogrficos

Antecedentes Bibliogrficos

La existencia de un departamento de compras dentro de las empresas proporciona una gestin


apropiada de las adquisiciones, la que conlleva a una gama de beneficios significativos dentro de
estas mismas, que se reflejan en produccin, aumento de las ganancias producto de la
disminucin de costos, entre otros beneficios.
La importancia de estos procesos es enorme y radica en que cada dlar ahorrado por una correcta
aplicacin en el proceso de compras es un dlar de contribucin directa y neta a las ganancias de
la empresa. (Heinritz, 1962).
Por otra parte, el departamento de compras puede hacer una aportacin muy sealada a la
productividad, por medio de las practicas que observe y cualquier ahorro en el costo de los
servicios y mercancas adquiridas, mejorara la posicin competitiva de la empresa, como por
ejemplo, adquisiciones a bajos precios y buena calidad, redundarn indudablemente en costos
ms bajos, y consecuentemente se obtendrn mayores ganancias para la empresa. (Cruz, 1999).
Diversos son los autores que describen las funciones de un departamento de compras dentro de
las empresas, si bien cada uno lo describe con sus propias palabras, todos reflejan la misma idea,
mencionando los mismos conceptos, precios adecuados, calidad, cumplimiento de plazos,
bsqueda de nuevos proveedores.
A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad
adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado. Dentro del
concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado
que debe formar parte de la propia organizacin de la compaa. (Mercado, 2007)
Abastecimiento es obtener del exterior a la empresa, los materiales, productos y/o servicios que
necesite para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de
calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado.( Martnez ,2007)
El actual procedimiento de compras que se lleva a cabo en la empresa OLEOTOP S.A.,
independiente del rea que est efectuando la adquisicin del producto o servicio, est limitado a
un acotado nmero de proveedores. El procedimiento comienza en el momento que un integrante
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Antecedentes Bibliogrficos

de la empresa, operario, administrativo o gerencia, requiere de un producto o servicio, es esta


misma persona quien se encarga de gestionar el contacto con el proveedor solicitando la
cotizacin correspondiente, destacar que son escasas las veces que se realiza una comparacin de
ofertas entre proveedores. Posterior a esto y con la recepcin de la correspondiente cotizacin,
esta se presenta a los jefes del rea correspondiente, mantencin, operaciones, calidad, proyectos,
quienes confirman o rechazan la solicitud. Dependiendo del monto a tranzar en la adquisicin
esta debe requerir la autorizacin de integrantes de Gerencia y en ciertos casos requerir la
autorizacin de los Directores Ejecutivos.
En el sistema de compras de una compaa debe existir la evaluacin de proveedores, es
necesario hacer una clasificacin y actualizacin de los perfiles de los proveedores. (Anaya,
2007).
Son diversas las actividades que debe controlar y analizar peridicamente un departamento de
compras. Est obsoleta la idea de asociarlo al sencillo acto de comprar un producto. Hoy en da a
nivel de empresa un departamento de compras tiene la responsabilidad de utilizar de la mejor
forma posible las variables, precios, calidad de los productos o servicios, tiempos de entrega,
garantas, formas de pago, etc. con la finalidad de entregar los elementos necesarios para el
funcionamiento de la empresa.
Se dice que las compras, deben considerarse como una funcin vital, para el xito de cualquier
empresa; para tal fin, toda empresa que se precie de ser moderna, tiene un departamento de
compras sobre el que recaen precisamente estas funciones y cuyo objetivo es el de adquirir las
materias primas y artculos indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedica,
poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlos. (Cruz, 1999).
En resumen, en el estudio bibliogrfico se aprecia que las compras dentro de una empresa es ms
que una sencilla actividad. Rene una variedad de factores que en su conjunto y su adecuada
manipulacin proporcionan cambios significativos.
El funcionamiento de cada empresa es distinto al del resto, esto implica que establecer a nivel
global un modelo de departamento de compras que sea aplicable directamente a las empresas no
sea posible, sin embargo existen conceptos o acciones comunes dentro de las actividades de un
departamento de compras, que son la identificacin de cada necesidad de la empresa y la
seleccin apropiada de los proveedores.
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Antecedentes Bibliogrficos

Aplicando esta idea en la empresa OLEOTOP S.A. Para que estos cambios significativos sean
favorables y no negativos es necesario administrar esta rea de igual forma que el resto de los
departamentos ya existentes, mantencin, operaciones, calidad, proyectos. Un departamento de
compras debiese permitirle a OLEOTOP S.A. administrar de forma apropiada todas las
actividades referentes a adquisicin de productos y servicios.

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CAPTULO 3
METODOLOGA DE TRABAJO

Metodologa de Trabajo

Metodologa de Trabajo

Las actividades necesarias a realizar para la creacin del diseo de departamento de compras
apropiado para la empresa se realizarn en la planta ubicada en el Parque Industrial Los
Pehuenches sin nmero, Freire, y estas estarn asesoradas por el Gerente de Proyectos del
Holding Agrotop, quien por sus aos de experiencia tiene conocimientos sobre el tema.
El desarrollo del tema comenzar con el estudio bibliogrfico de diversos autores, con la
finalidad de obtener informacin clara y profesional referente a departamentos de compras, que
involucren temas desde la descripcin general del concepto hasta su diseo dentro de las
empresas. A pesar de que se ha designado un periodo determinado dedicado a la investigacin
bibliogrfica se trabajar todo el proceso con estudios bibliogrficos a medida que el proceso lo
requiera.
De forma paralela al estudio bibliogrfico se proceder a registrar y analizar los procedimientos
de compra que realiza cada departamento de la empresa. En este registro se apuntarn datos
relevantes, como lo son el tipo de producto o servicio, la frecuencia de adquisicin, proveedores
ms comunes, montos a cancelar.
Con conocimiento del tipo de productos y servicio que demanda la empresa se har bsqueda y
estudio de nuevos proveedores disponibles en el mercado, con la finalidad de disponer de una
base de datos con informacin adecuada para la solicitud de cotizaciones de productos o servicios
requeridos.
Posterior al estudio de proveedores se comenzar una planificacin general del departamento de
compras. Esta planificacin contendr los procedimientos de adquisicin de productos y servicios
adecuados para la empresa. La planificacin de procedimientos contemplar desde el momento
en que se percibe una necesidad en la empresa hasta el pago mismo de esta. Incorporar adems
la formulacin de contratos propios de la empresa, que servirn para pactar acuerdos entre
proveedores y empresa. Estas actividades se realizarn en base a los estudios bibliogrficos y en
conjunto con el personal involucrado en los procesos diarios de compra.
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Metodologa de Trabajo

Avanzado ya en los procedimientos apropiados para la empresa se comenzar a trabajar en el


estudio del software de gestin empresarial que dispone la empresa, SAP Business One. Esto con
la finalidad de poder enlazar todas las actividades que sean posibles al software y as tener un
registro solido.
Las actividades descritas anteriormente se han programado segn tiempos estimados de
ejecucin, comenzando el 14 de Octubre de 2013 hasta el 21 de Febrero de 2014, en la Figura 3.1
se aprecia el detalle de las fechas. Se mencionan 5 actividades generales, las que se sub-dividirn
en varias otras tareas las que podrn variar segn sea la situacin.

Figura 3.1 Carta Gantt de actividades propuestas.

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CAPTULO 4
FINANCIAMIENTO

Financiamiento

Financiamiento
Situacin Actual
Si bien las actividades relacionadas a adquisicin tanto de productos como servicios y
contratacin se realizan en la empresa desde sus inicios y con bastante frecuencia, no se ha
definido un rea especifica que se dedique a la coordinacin y control de las actividades que
conlleva el proceso de adquisiciones, comenzando desde la deteccin temprana de una necesidad
hasta el pago mismo de estas y mucho menos el registro y control presupuestario.
La situacin actual de la empresa en trminos de adquisiciones presenta dos enfoques de bastante
relevancia y que precisan de una solucin.

Para visualizar el tipo de productos y/o servicios que precisa la empresa en su rutina diaria se ha
comenzado por agrupar los pedidos segn la funcin que aportarn, en conjunto con personal de
la empresa se ha determinado crear 4 familias, Calidad, Inversiones, Mantencin y Operaciones,
estas a su vez han sido divididas en sub familias.
Actualmente las familias que despiertan mayor inquietud son Mantencin y Operaciones, esto se
debe porque en Operaciones la ausencia o retraso de los productos y/o servicios provoca
deficiencias en el proceso productivo, ya sea desde las primeras actividades de elaboracin hasta
el despacho de los productos que comercializa la empresa. Si bien en el periodo comprendido
para la ejecucin de la prctica profesional controlada no se registr carencia de algn producto
y/o servicio que afecte el normal funcionamiento de la lnea productiva. Lo que si ocurre de
forma notoria es la urgencia con la que se requieren de productos y/o servicios.

El financiamiento de las actividades necesarias para el desarrollo del tema ser efectuado
directamente por OLEOTOP S.A.

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Financiamiento

Situacin actual de la empresa


La empresa actualmente no maneja un inventario de los productos que requiere
diariamente.
De acuerdo al historial de compras registradas en los meses de Octubre y Noviembre de
2013 se distinguen tres tipos de productos. En primer lugar tenemos los Consumibles, que
hacen referencia a todos aquellos productos que estn relacionados de forma directa al
proceso de produccin, sacos, pallets, royos de papel film. En segundo lugar tenemos
Artculos varios, dentro de esta categora se encuentran los artculos de oficina adems de
los utensilios de aseo e higiene. Finalmente se encuentra la categora Repuestos, estos son
productos destinados a la reparacin o recambio de piezas y/o equipos a medida que su
funcionamiento no es el esperado.
La primera categora, Consumibles, presenta un nivel de compra peridico que tiene
directa relacin con las ventas de productos terminados de OLEOTOP S.A.. Si bien se
realizan compras por volmenes grandes estas no superan la demanda mensual, en
promedio estos productos se solicitan dos veces por mes.

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Bibliografa

Bibliografa

Chase R., Aquilano N., Jacobs R. (2009). Administracin de Operaciones: Produccin y Cadena
de Suministros. 12 Ed., McGraw-Hill Interamericana. Mxico.
Cruz L. (1999). Compras: Principios generales, 2 Ed., Compaa Editorial Continental,
Mxico.
Mercado S. (2006). Compras Principios y Aplicaciones. 4 Ed., Limusa S.A., Mxico.
Cruz L. (2007). Compras: Un Enfoque Estratgico.1 Ed., McGraw-Hill Interamericana.
Mxico.
Errasti A. (2012). Gestin de Compras en la Empresa. 1 Ed., Ediciones Pirmide. Espaa.
Martnez E. (2007). Gestin de compras: Negociacin y estrategias de aprovisionamiento, 4
Ed., FC editorial, Espaa.
Heinritz S. (1962).Las compras: Principios y Aplicaciones.1 Ed., Ediciones Omega. Espaa.
Anaya J. (2007). Logstica Integral: La gestin Operativa de la empresa. 3 Ed., ESIC editorial,
Madrid.

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