1.

Inleiding
Wij gaan het hebben vandaag over vergadertechnieken. Onze vorming gaat een uur duren. Eerst gaan we theorie van vergadertechnieken bespreken. Het proces van vergaderen, de rollen tijdens het vergaderen, de verschillende vergaderingen en hun aandachtspunten komen aan bod aan de hand van een prezi presentatie. Dan laten we het aan jullie om de theorie toe te passen in een rollenspel. Onze doelstellingen zijn (). Deze doelstellingen hebben we proberen aan te passen aan jullie wensen. Vraag: Allereerst willen we jullie ervaringen met vergaderen te weten komen. Wat zijn jullie ervaringen bij vergaderingen? (Wat is jullie ervaring bij practicum A en O tijdens de plan van aanpak hebben jullie een vergadering met jullie contactpersoon van jullie bedrijf.) (antwoord studenten) Zoals je ziet zijn er slechte en goede ervaringen. Veel mensen krijgen na verloop van tijd een hekel aan vergaderen. Er wordt te lang vergaderd, te vaak en er komt te weinig uit. Wij willen jullie tonen dat vergaderen zinvol en leuk kan zijn. Misschien vragen jullie zich af waarom voor jullie vergaderen belangrijk zou kunnen zijn? (retorische vraag) Wel, dit is jullie laatste jaar en als jullie binnenkort de arbeidsmarkt betreden zullen jullie zien dat er vaak van jullie verwacht wordt om in een groep samen te werken. Vergaderen is een vaak gehanteerde methode om mensen te informeren, beslissingen te maken, voorstellen af te toetsen en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte is. Regelmatig efficint vergaderen zorgt voor een stijging van de betrokkenheid. Maar wat is vergaderen nu eigenlijk? Vergaderen is een bijeenkomst van 3 of meer mensen met gemeenschappelijke doelstellingen waar interactie en communicatie wordt gehanteerd om dit te bereiken. Dus 2 mensen die in discussie zijn, zijn dus niet aan het vergaderen. Begin slides via Prezi Slide 1 Er zijn een paar belangrijke voorwaarden om te vergaderen. Dit is gebaseerd meer op hoe dat mensen tegenover elkaar moeten staan, de normen en waarden tijdens een vergadering.

2.De voorwaarden bij een goede vergadering

1. De gesprekspartners hechten belang aan relatie en efficintie. Een voorbeeld van belang hechten aan het relationele aspect is het sociale aspect van een vergadering zoals een band creren met je collegas. En bij efficintie bedoelen we dat er in een zo kort mogelijke tijd moet er zo veel mogelijk worden gedaan. Want vergaderen is duur en tijdrovend voor een bedrijf. 2. Er is een basis van vertrouwen: indien er wantrouwen is het moeillijk met elkaar te communiceren. Dit zie je ook vaak bij een vergadering tussen vakbonden en directie. De communicatie loopt vaak mis wegens het gebrek aan vertrouwen in elkaar. 3. Er heerst een gevoel van gelijkwaardigheid: iedereen wordt met respect behandeld, men laat iedereen aan het woord. 4. Niemand probeert te manipuleren: dit spreekt voor zich.

5. De gesprekspartners scheiden problemen van personen: dit zie je vaak een gebrek aan in de communicatie tussen politici, ze maken het onderscheid niet tussen de mens achter de politiek en de politiek zelf. Het komt vaak voordat ze elkaar persoonlijk beginnen aan te vallen zoals opmerkingen over diens priveleven. Of om een concreet voorbeeld te geven in het bedrijfsleven is dat iemand wordt ontslagen omdat het bedrijf geen geld niet meer heeft en dat de ontslagen persoon de directeur persoonlijk verwijt van zijn ontslag. 6. De gesprekspartners streven een win-win-relatie na: openstaan voor een compromis, hier ook een voorbeeld van een vakbondvergadering kan soms eindelijk duren wegens de halsstrarrig vasthouden aan hun eisen. 7. Er is respect voor elkaar en voor elkaars mening. Vraag: Zijn er voorlopig al onduidelijkheden of vragen? (antwoord studenten) Slide 2

3.Processen van vergaderen

Een verdagering kan je opdelen in 4 stukken. De voorbereiding, de inleiding, het vergaderen zelf en de te ondernemen acties. We gaan logischer wijze eerst beginnen met de voorbereiding. Vraag: Wat zou men eerst moeten doen voordat we kunnen beginnen met te vergaderen? Kijk naar de taak practicum a&o om het plan van aanpak te schrijven zijn jullie eerst op bezoek geweest bij het bedrijf. Wat hebben jullie zelf gedaan ter voorbereiding bij het gesprek bij je contactpersoon van de organisatie? (antwoord studenten) 1. Voorbereiding Agendapunten vaststellen: iedereen moet weten welke onderwerpen aan bod komen en wat het uiteindelijke doel is. Voorbeeld bij jullie gesprek met jullie organisatie zouden jullie op voorhand vermelden dat jullie vragen hadden opgesteld om de precieze onderzoeksvraag te weten te komen. Dit zou missshien een andere doelstelling geweest zijn dat het contact persoon had. Zijn doel was misschien enkel informatie over het bedrijf over te brengen of een rondleiding te geven. Kennis van de te bespreken onderwerpen of benoemen van een expert per onderwerp: daarmee bedoelt men dat er wordt verwacht dat iedereen goed op de hoogte is van de materie of dat er iemand aanwezig is op de vergadering de materie kan toelichten. Om terug te komen op het voorbeeld is je contactpersoon tijdens je intakegesprek met het bedrijf bij de taak van a&o de expert over het bedrijf. Hij kan veel informatie verschaffen over het bedrijf zelf. De betrokken partijen op de hoogte stellen van plaats, tijd en duur: zodat zeker iedereen op tijd is en zijn agenda kan aanpassen, men moet zich ook houden aan deze afspraken. Bij de taak a&p is het intakegesprek misscien

heel hard uitgelopen en dat kan al je andere afspraken van die dag in de war brengen. Weten wie aanwezig gaat zijn en wie niet: het aantal is ook belangrijk je wilt niet te veel mensen hebben want dan is de interactie beperkt maar ook niet te weinig want dan is er de kans op onvoldoende know how, je moet minimum wel 3 of meer mensen hebben om van een vergadering te spreken zoals eerder besproken. Zoals je ziet op deze grafiek is 6 personen het meest procuctief.

Het tijdig versturen van de agenda en de bijhorende documentatie: hierbij vermeld je ook het verslag van vorige vergadering, de afspraken tijdens de vergadering, het verloop met de stuctuur, volgorde en timing, de te lezen documentatie of voorbereiding. Verzorgen van een geschikte vargaderruimte met de benodigde faciliteiten: zaal, benodigde apparatuur, eventuele eten en drinken

2. Inleiding

Met het volgende ezelsbruggetje kunt u onthouden wat u absoluut moet zeggen aan het begin van de vergadering. Onthoud dat een voorzitter werkelijk te veel zaken moet doen aan het begin van de vergadering en TROP is te veel:

T R O P

Zeg duidelijk hoeveel tijd de vergadering ongeveer in beslag zal nemen. Zeg uitdrukkelijk welke rollen u verwacht dat de deelnemers spelen en welk uw rol is. Kondig de oogmerken of doelen en de punten van de vergadering aan. Tenslotte moet u nog de procedure opleggen, voorstellen of bespreken.

duidelijke grenzen stellen aan het onderwerp: het concreet omlijnen van het onderwerp. duid iemand aan om alles op te schrijven (notulist) Bepaal de volgorde van de verschillende agendapunten zeg vooraf wie wat het meeste kennis heeft zodat deze kan leiden tijdens dat agendapunt duidelijkheid over begrippen die aan bod komen Hoofdzaken en bijzaken onderscheiden tijd bepalen methode bepalen: hoe gaat er gediscussieerd worden? 3. Vergaderen zelf Onthaal van de mensen: een verwelkoming Agenda overlopen: de punten die besproken worden, de timing, de stuctuur, de methode die ervoor gehanteerd wordt vb. jan is verantwoordelijke van het personeel gaat het woord nemen om het probleem van de interne sturctuur toe te lichten aan de hand van slides. Dit gaat 20 minuten duren, daarna mag iedereen vragen stellen en gaan we een brainstormsessie houden van 10 minuten waardat iedereen mag aan deelnemen om tot een oplossing te komen. Vervolgens is het een pauze van 5 minuten, versnapperingen zijn beschikbaar Luisteren: iedereen laat elkaar uitspreken, indien iemand een ander niet laat uitspreken moet de voorzitter ingrijpen, vb. Jan, laat Jef uitspreken, als Jef klaar is ben jij aan de beurt. Goede argumenten Iedereen aan bod: de voorzitter moet ervoor zorgen dat iedereen zijn zegje kan doen, dit kan gestructureerd door een per een iedereen afgaan. Gespreksleider het gesprek laten leiden: niet in discussie treden met de voorzitter of gespreksleider Ideen verbinden: vb. ik zie dat Jan nen bbq wil doen voor onze jaarlijkse ouderdag en jef een free podium. Als we nu tegelijkertijd een bbq maken wanneer onze studenten acts doen op het free podium. Vat af en toe samen

4.Opvolging Een verslag opmaken: een verslag van de vergadering wordt meestal door de notulist opgemaakt en naar elke deelnemer van de vergadering zo snel mogelijk bezorgt. Het verslag is overzichtelijk, objectief, accuraat en volledig. Opvolging van de gemaakte afspraken Informeren van de betrokkenen: iedereen die baat had bij de vergadering, ook diegenen die misschien niet aanwezig waren of niet aanwezig konden zijn. Planning van de volgende vergadering Slide 2

Peilen naar gevoelens, meningen en ideen: vb. Jef, wat vind jij van het idee van jan? Een voorzitter moet leiden, aanmoedigen, organiseren en structuur geven aan de vergadering De voorzitter moet regelmatig samenvatten van het gesprek Verschillende meningen bespreken De agendapunten in het oog houden

4.Soorten vergaderingen
Vraag: Welke soorten vergaderingen kennen jullie al? Of hebben jullie toegepast? (antwoord studenten) Brainstormen De deelnemers mogen in deze fase los met elkaar discussiren. Het is belangrijk dat de mensen elkaars ideen niet aanvallen. Het is een creatief proces waarbij (de ideen belangrijker zijn dan de waarde van die ideen) het zelfs verboden is om kritiek te geven op elkaars ideen, elk idee is waardevol en anderen moeten hier op verder bouwen, alleen zo komt men tot een constructieve samenwerking die originele gedachten fabriceert. De voorzitter heeft in deze vergadertechniek een kleine rol. De voorzitter moet enkel ingrijpen indien de deelnemers elkaar beginnen af te branden. Op regelmatige tijden maar niet al te frequent en zeker niet wanneer de deelnemers volop aan het brainstormen zijn moet de voorzitter de belangrijkste ideen samenvatten, waarna hij wacht of er nog meer ideen komen. Deze functie lijkt gemakkelijk , maar is toch wel erg belangrijk, want als de voorzitter niet zorgt voor orde en selectie van ideen kan het al snel een chaotische hoop van kwalitatieve bedenkselen worden. Maar de voorzitter mag ook niet te veel belang hechten aan orde, want daardoor kan hij de groep gidsen naar een bepaald idee en worden er geen nieuwe ideen meer aangebracht. Rol van de voorzitter bij brainstormen Minder dominant aanwezig bewaakt de constructieve sfeer moedigt de deelnemers aan om nog meer ideen te opperen. Hoe stel je nu best een team samen om te brainstormen? Als je allemaal experts neemt, bestaat de kans op sociale inhibitie ( deelnemers durven hun idee niet te zeggen uit schrik voor de reactie van

de anderen). Als je dan weer allemaal verschillende soorten mensen neemt, bestaat de kans dat er zoveel ideen naar voren komen dat je je eigen idee vergeet. Basisidee: scheppend, quantity breeds quality 10 voorwaarden: 1. Focus niet op 1 oplossing. Zorg voor een hoop oplossingen en selecteer pas achteraf de geschikste oplossing 2. Creativiteit en humor gaan samen, maar wel zonder de anderen aan te vallen 3. Werk in teams. De ene wordt genspireerd door de andere door het aanstekelijk effect

4. Zorg voor voldoende pauzes en afleiding 5. Ga niet uit van kan-niet, maar focus op hoe het wel kan 6. Bekijk het probleem vanuit verschillende hoeken, want dit leidt ook tot verschillende oplossingen 7. Fouten zijn kansen om uit te leren! 8. Neem niet zomaar dingen aan, stel ze in vraag. Is het echt wel zo dat linkshandigen creatiever zijn? 9. Visualiseer het probleem. Zoek naar vergelijkingen of voorbeelden 10. Zorg dat er afwisseling is en dat ze niet altijd in dezelfde richting denken (vb enkel verderwerken op n visie) Probleemoplossende vergadering Hier is er sprake van een probleem, waarbij mensen reeds een oordeel hebben, maar ze komen niet overeen en er moet dus onderhaldeld worden. Het ideale scenario is dan een win-win situatie creren. Onderhandelen doet iedereen, zelfs in dagdagelijkse bezigheden. Als je naar je ouders gaat om te vragen of je zaterdag op stap mag, heb je voor het gesprek al een gedacht over het resultaat van dat gesprek. Je denkt bv dat je om 12 u thuis zal moeten zijn. Door het gesprek met hen hoop je een beter resultaat te bereiken en hoop je bv dat je pas om 1u thuis zal moeten zijn. Belangrijk om in het achterhoofd te houden is dat beide partijen belang hebben bij een mogelijke deal (want ze willen een goede relatie behouden), maar toch zullen ze beiden proberen hun eigen situatie te verbeteren en daarom is het belangrijk om te streven naar een gemeenschappelijk belang,

zodat iedereen het gevoel heeft erbij te winnen. Je moet dus kiezen voor het beste alternatief voor beiden en niet alleen voor jezelf. Denk aan wat je had bereikt zonder de onderhandelingen en kijk dan wat je hebt bereikt met de onderhandelingen en benadruk deze meerwaarden en neem afstand van je eigen standpunt, verplaats je eens in de ander. Zo wordt alles helderder en aanvaardbaarder voor beide partijen. Belangrijk is wel van je beste alternatief niet te snel te onthullen, want dan kan het als chantage over komen en zal de tegenpartij zich in het nauw gedreven voelen. En vergeet ook niet dat de ander ook een beste alternatief heeft en dat zijn grenzen dus al vast liggen.

Rol van voorzitter bij onderhandelen Eerst passieve controleur: komt iedereen aan het woord? Gaat een woordenwisseling escaleren? Nadien benadrukken van het gezamenlijk belang en samenvatten van overeenkomsten om tot een uiteindelijk besluit te komen. Van een redelijke afzijdige rol wordt zijn rol dus steeds actiever en sturender. Beslissingsvergadering
Er moet informatie uitgewisseld worden. Het doel van de vergadering is een beslissing te nemen, bijvoorbeeld samen beslissen welke maatregelen er genomen moeten worden om het elektriciteitsverbruik in de keuken te verminderen. Door het feit dat er op het einde van de vergadering een beslissing MOET genomen worden, staan de deelnemers vaak onder stress en heerst er een bedrukkende sfeer.

Bij beslissingsvergaderingen zijn er verschillede beslissingsprocedures die je kunt hanteren. Wordt er een stemming gehouden of is het alleen de baas die beslist? vraag: Welke methodes hebben jullie al gehanteerd om een beslissing te maken? Kan je eens een voorbeeld geven (antwoord studenten) Passieve aanvaarding: de beslissing wordt goedgekeurd als er geen tegenreactie komt. Unanieme beslissing: iedereen moet akkoord gaan met de voorgestelde oplossingen, werkwijze, In die zin heeft elke deelnemer een veto-recht. Vraag: Wanneer gaat deze beslissingsprocedure gehanteerd worden? En waarom? (antwoord studenten) Om een concreet voorbeeld te geven de 5 permanente leden van de veiligheidsraad van de verenigde naties hebbeneen unaniem vetorect. Veto betekent eigenlijk in het latijn ik verbied. Deze methode wordt gehanteerd ibij belangrijke beslissingen.. Beslissing bij consensus: nadat alle meningen uitvoerig aan bod gekomen zijn wordt voor iedereen een aanvaardbare tussenoplossing gekozen. Iedereen verzoent zich met de mogelijke gevolgen van een dergelijke oplossing. Meerderheidsbeslissing: een vooraf bepaalde meerderheid (50pc, 2/3) dient gehaald te worden om tot een besluit te komen. Dit kan aan de hand van een stemming (handopsteking, mondeling of schriftelijk) Delegatie naar een persoon of subgroep: De beslissing wordt gedelegeerd naar een kleinere groep, dit kan bv. Technische aangelegenheden. Deze subgroep dient dan wel duidelijk mandaat krijgen. Autoritaire beslissing: een keze wordt voorgesteld zonder inspraak of tegenspraak. Dit kan bij hoge

deskundigheid van de beslissingnemer of bij gebrek aan tijd. Loten: men laat het lot beslissen als bv. Alle opties evenwaardig zijn voor iedereen Beslissingsvergadering is bedoeld voor mensen van wie men deskundige opmerkingen verwacht m.b.t. hun specifieke taak of ervaring. Het is zeer effectief wanneer het aantal deelnemers zeer klein is, en er enkel deskundigen aanwezig zijn. De deelnemers moeten vooraf goed ingelicht zijn, zodat een degelijke voorbereiding mogelijk is informatievergadering (verstrekken of inwinnen) Een informatievergadering kan worden gehanteerd door de leiding van het bedrijf om het personeel op de hoogte te brengen van beslissingen die genomen zijn m.b.t. bedrijfsactiviteiten die voor het personeel van belang zijn of om medewerkers te brengen tot een bepaald gedrag of een mening die het bedrijf bij hen graag zou zien. Het heeft als doel het standpunt van het bedrijf duidelijk te maken en de medewerkers proberen ertoe te brengen om hetzelfde standpunt aan te nemen. Het is geslaagd wanneer de medewerkers hun belangen gaan identificeren met die van de onderneming. Het mislukt als ze niet goed wordt voorbereid, of als ze het eigenbelang niet onderstreept. Soms dient deze vergadering ook om meningen van medewerkers naar voor te brengen zodat de directie hiervan op de hoogte wordt gebracht (= bottom-up) Slide 3

5.Rollen tijdens de vergadering

Voorzitter Notulist Deelnemers

Taken van de voorzitter tijdens de vergadering vergadering openen (welkom, agendapunten) Doel/tijd aangeven een structuur voorstellen Structuur themabespreking vasthouden sfeer bewaken vergadering sluiten (besluiten samenvatten) Taken van de voorzitter na de vergadering eventueel verslag doornemen met notulist Taken van de notulist tijdens de vergadering plaats, datum, namen aanwezigen/afwezigen, doel noteren notulen indelen in blokjes (bijv. agendapunten) samenvatting inleiding voorzitter geven standpunten met motivering noteren besluiten met motivering noteren datum en tijd volgende vergadering vermelden

Taken van de notulist na de vergadering zo snel mogelijk verslag schrijven verslag bestaat uit kop met gegevens, samenvatting bespreking met/zonder namen Taken van de deelnemers tijdens de vergadering constructief deelnemen aan tijd een structuur houden aangegeven door de voorzitter andere deelnemers stimuleren tot deelname Taken van de deelnemers na de vergadering notulen nalezen en afspraken nakomen Rollenspel Jullie gaan zo dadelijk in groepjes zitten en gaan 1 soort vergadering die we hebben besproken uitvoeren. Hierbij gaat iemand van ons jullie begelieden per groep. Later volgt een klassikale bepsreking. Evaluatievragen: Wat ging goed? Wat ging fout? Wie nam de leiding? Wie nam het actiefst deel? Wie nam het minst acitef deel? Wie werkte tegen? Deed niet mee? Werden er notas genomen? Hoe verliep de opstelling? Hoe kan het beter?. Slide 4 en filmpje https://www.youtube.com/watch?v=La0ZRY3HFDk (bij 3min36 beginnen)

6.Tips and Tricks!

Meest voorkomende fouten Geen agenda opstellen Te laat beginnen Te veel mensen Het belangrijkste punt op het einde van de vergadering zetten Niet ingrijpen tijdens conflicten De zwijgzamen laten zwijgen Iedereen door elkaar laten praten Geen beslissingen nemen Geen verslag maken Niets voorbereiden Monoloog van de voorzitter Geen visuele middelen hanteren Onderlinge gesprekken voeren. afdwaling misplaatse opmerkingen geen goede afspraken slechte voorbereiding

 Tips

onderhuidse conflicten vergadermoeheid (pauze) te laat

Is er vooraf goed nagedacht of een vergadering wel nodig is? Zijn er andere methoden die misschien efficinter zijn? Zijn de juiste mensen aanwezig ? Heeft de aanwezigheid van elk lid wel een toegevoegde waarde ? Wordt erover gewaakt dat niet steeds dezelfde personen in vergaderingen betrokken worden ? Worden lastige leden ten onrechte gelimineerd ? Wordt de groepssamenstelling niet af en toe herzien ? Grootte van de groep : een groep van 4 tot 6 werkt prima, elk bijkomend lid verzwaart de vergadering. Voor informatieve vergaderingen kan men naar grotere groepen streven maar : hoe groter de groep hoe meer men zal moeten structureren en hoe kleiner de kans op tweerichtingscommunicatie. Mogelijke signalen dat er iets fout loopt met de groepssamenstelling : te laat komen van een aantal groepsleden wegblijven (zonder verwittigen) weinig tussenkomsten, passiviteit, gebrek aan enthousiasme niet vooruit geraken, blijven steken, afdwalen steeds op anderen beroep moeten doen

Is het onderwerp goed gekend en goed omschreven ? Weten de leden waarover het gaat en kennen zij het onderwerp en de bijdrage die van hen verwacht wordt als ze uitgenodigd worden ? Wordt de kennis van onderwerp bij het begin van de vergadering getoetst ? Hebben de gebruikte termen voor allen dezelfde betekenis ? Wordt dit tijdig op elkaar afgestemd ? de vergadering is goed voorbereid: Improvisatie en effectiviteit gaan moeilijk samen. Wat kan/moet vooraf voorbereid worden en door wie ?

vaststellen van noodzaak + vastleggen van doel (voorzitter = V) samenstellen van de groep (V) samenstellen en opsturen van de agenda (V + leden = L) teksten/gegevens/voorstellen vooraf doornemen (V) is de vergaderzaal geschikt, gereserveerd, in orde ? (V) hoe kan visuele ondersteuning nuttig gebruikt worden ? (V) waarover zullen we het hebben in welke volgorde ? (V) kent iedereen de sleutelbegrippen ? uitleggen ? (V) welke vragen/moeilijkheden kunnen zich voordoen ? (V) is er voldoende tijd beschikbaar ? (V) is er voldoende betrokkenheid bij alle leden ? (V) welke vragen wil ik stellen ? (V + L) wat verwachten andere groepsleden van mij ? (V + L) Een goede voorbereiding hangt wel af van een tijdige uitnodiging!

Mogelijke problemen en hoe ze op te lossen

Iedereen spreekt tegelijkertijd. Wat te doen?

Schrijf het onderwerp van de vergadering ergens op waar het gedurende de hele vergadering zichtbaar is voor iedereen. En wijs hen hierop als de debatten te heftig worden Aanvaard dat de deelnemers er behoefte aan hebben zich een beetje af te reageren. Laat hen even begaan en breng hen dan terug op het goede pad door hen te wijzen op het oogmerk van de vergadering, het gebrek aan tijd en vat samen wat er al gezegd werd. Onderbreek personen die "spreken over iets anders" door hen te vragen zich te beperken tot het onderwerp van de vergadering. Zeg dat de tijd verstrijkt en welke de gevolgen zijn als de vergadering niets oplevert. Herinner aan het doel, benadruk hoever u al bent geraakt, vat samen wat er nog moet gebeuren en leg de verschillende stappen vast. Als er met een mening niet direct rekening gehouden kan worden, zeg dan wanneer dat wel zal gebeuren (in een andere vergadering, in een verslag of later in de vergadering enz.).

Niemand zegt iets. Wat te doen? U hoeft de stiltes niet te snel te verbreken of systematisch alle onderonsjes te onderbreken. Het feit dat de voorzitter geen onderonsjes en stiltes toestaat, is vaak het grootste probleem. U kunt beter 30 seconden wachten voor u ingrijpt. Het is beter uitdrukkelijk te zeggen wat er aan de hand is, in plaats van te proberen "de orde te handhaven binnen de groep". Als u de indruk hebt dat niemand zich interesseert voor wat u voorstelt... gooi het dan in de groep.

Het is ruzie. ... Hoe conflicten beheren? Conflicten zijn het resultaat van tegengestelde belangen, maar worden ook zeer vaak verergerd door een gebrek aan luisterbereidheid van de partijen. Als de mensen beter naar elkaar luisteren en hun uiteenlopende standpunten anders formuleren, zal het in bepaalde gevallen gebeuren dat ze achteraf niet meer begrijpen hoe het conflict is kunnen ontstaan. In een vergadering moet de voorzitter de procedure sturen om de gemeenschappelijke doelstellingen te bereiken. U moet herinneren aan het oogmerk van de vergadering telkens als dat nodig is. Als andere problemen de vergadering verstoren, kunt u het probleem op tafel gooien. Zeg wat er aan de hand is met de relaties tussen de deelnemers en waar men zich bevindt in het conflict. U kunt eraan toevoegen dat de huidige impasse ongunstig is voor een interessante oplossing van het conflict en voorstellen over te gaan tot het bedenken van alternatieve oplossingen. Alle partijen in het conflict hebben een deel van de waarheid in pacht. Een doeltreffend voorzitter probeert in dat geval een samenvatting te maken van de verschillende argumenten en belangen die de protagonisten verdedigen. Het is beter de standpunten waarover men het oneens is, niet te herhalen.

U kunt ook een pauze inlassen "zodat iedereen weer even kan afkoelen". Praat individueel met de deelnemers buiten de vergaderingen, zodat u ze op de hoogte kunt brengen in rustige omstandigheden.

Vraag: Is alles duidelijk? Heeft er iemand nog vragen?