Algunas funciones de Microsoft Office Word 2007

Pestaa Insertar
Dentro de esta pestaa se encuentran todos los objetos que se pueden insertar a un documento adems de los saltos y encabezados y pie de pgina.

Pginas

De estas tres opciones la ms interesante es la de Portada ya que permite insertar una hoja diseada como portada de un documento.

Tablas
Con este grupo se pueden insertar tablas con las dimensiones elegidas en la cuadrcula que se muestra al seleccionar la lista.

Tambin la indicacin de dimensiones de la tabla se puede dar con el siguiente dilogo que aparece con la opcin Insertar Tabla:

Dibujar tabla permite hacer al gusto una tabla utilizando un lpiz y un borrador que se activan y desactivan en la pestaa de Diseo de las Herramientas de tabla. La pestaa de Diseo de las Herramientas de tabla es visible siempre que se est diseando una tabla. Con esta cinta se pueden dar sombras y bordes para el diseo de la tabla sin embargo tambin hay Estilos prediseados para aplicarlos a la tabla seleccionada.

En la pestaa de Diseo de las Herramientas de tabla, adems de los estilos prediseados, se puede personalizar el diseo para la tabla con las opciones de sombreado y bordes as como con las del grupo Dibujar bordes.

Para utilizar Sombreado y Bordes se debe seleccionar previamente la o las celdas que se vern afectadas. En el caso de los Bordes, cuando se selecciona un grupo de celdas, el efecto se lleva a cabo en el rectngulo que forma la seleccin. El tipo de borde a aplicar se disea en Dibujar tipo de lnea, los puntos para sta y el color. grficamente los bordes, se define primero el Dibujar Tabla se aplica en la o las celdas de borrar bordes utilizando el Borrador. bordes, en donde se elige el Tambin si se desea aplicar diseo y posteriormente con la tabla. Tambin se pueden

Texto en tablas

Al texto que se incluye en las tablas se le puede aplicar los formatos fuente y los formatos prrafo que se conocen, pero adems se puede alinearlo dentro de la celda.

Estando el cursor en la tabla con el botn derecho se activa el siguiente men contextual, en donde se encuentra la opcin Alineacin de Celdas y en la cual se puede seleccionar: Alineacin vertical: si se desea el texto en la parte superior, inferior o centrada, como la alineacin horizontal: izquierda, derecha o centro. Otra manera de llegar a esta alineacin es con la opcin del men contextual Propiedades de Tabla. El texto de una celda de la tabla puede tener una direccin horizontal o vertical. El cursor debe de estar en la celda con el texto a modificar de direccin o si se trata de varias celdas deben de estar seleccionadas antes de llamar al men contextual y elegir la opcin Direccin del texto. Esta opcin abre el siguiente dilogo en donde se elige la direccin en la que se desea el texto dentro de la celda.

Ilustraciones
Con este grupo pueden insertarse los objetos que permiten ilustrar un documento, estos son: Imagen (son imgenes que estn guardadas en un dispositivo de almacenamiento), Imgenes prediseadas (que provienen de las colecciones instaladas para Office 2007, incluso del sitio de Microsoft), Formas (son formas previamente prediseadas como cuadrados, crculos, flechas, smbolos para diagrama, etc.), SmartArt (objeto nuevo en Office 2007 para hacer diagramas ms estilizados) y Grficos (de diferentes tipos con datos proporcionados al crearlas o de tablas que estn contenidas en el texto).

SmartArt: Diagramas En alguna ocasin puedes verte en la necesidad de incluir en tu documento algunas instrucciones, pero con un aspecto grfico que d sensacin de profesionalidad en el documento. Imagnate que quieres explicar el funcionamiento de algo y necesitas hacerlo mediante unos pasos grficos (ya sabemos que "una imagen vale siempre ms que mil palabras..."). Precisamente para esto, tienes la herramienta diagramas. stos se incluyen desde SmartArt:

Nuestro diagrama quedara listo y con este excelente aspecto que muestro abajo:

Grficas: Para insertar una grfica se llevan a cabo los siguientes pasos: 1. Si se cuenta con una tabla con los datos a graficar, sta debe seleccionarse, si no iniciar en el paso No. 2. 2. Elegir el tipo de grfico:

3. Si no se cuenta con la tabla con los datos a graficar del paso 1, los datos a mostrar en la grfica deben darse editando la tabla de Excel que aparece al hacer clic en aceptar en el dilogo de Insertar Grfico:

1. Con los datos correctos se puede mejorar el grfico resultante utilizando las Herramientas de Grficos en la pestaa de Diseo y con el men contextual, haciendo clic con el botn derecho sobre el grfico:

5. Para salir de la herramienta para crear grficos de Office 2007, solo se debe hacer clic en el documento y el grfico quedar insertado en el documento.

Vnculos
Hipervnculo: Crea una liga a una pgina Web, una imagen, un archivo, a un lugar del mismo documento o a un correo electrnico. Si queremos que sea un enlace en el mismo documento debemos crear anteriormente un marcador a ese lugar donde queremos que nos lleve.

Marcador: Crea un punto reconocible dentro del documento hacia el cual se puede crear un hipervnculo. Referencia cruzada: se hace referencia a elementos dentro del documento tales como encabezados, ilustraciones, pginas. Estos se actualizan automticamente.

Smbolos
En el caso de utilizar frmulas u otra clase de smbolos stos pueden insertarse en el texto con estas opciones.

OTRAS FUNCIONES
Botn de Office
El botn de Microsoft Office ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y abre el men que se muestra ms abajo. Con el primer grupo de opciones podemos guardar en un dispositivo de almacenamiento permanente nuestros documentos y recuperarlos. Con el segundo grupo podemos imprimirlo, prepararlo, enviarlo a travs del correo electrnico o publicarlo en un blog, en un servidor que administra documentos.

Nuevo: Se puede abrir un documento nuevo en blanco o utilizando alguna de

las plantillas prediseadas que ofrece Word 2007 y que ah se listan.

Abrir: Si se desea trabajar con un documento ya existente en las carpetas del

ordenador, se recuperar con esta opcin.

Guardar: Si se desea guardar el documento actual, se deber seleccionar

Guardar; esta opcin se utiliza para guardar el documento continuamente. Slo en la primera vez que se guarda el documento se le asigna un nombre, despus de hacer modificaciones no es necesario. Esta opcin tambin se lleva a cabo haciendo clic en el icono que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rpido.

Guardar como: Para guardar el documento con el nombre que se desee en

la carpeta seleccionada. Word tiene esta opcin, con la cual tambin se elije el formato en el cual quedar el documento que se encuentra en el rea de trabajo. Es muy importante indicar el formato. Word 2007 tiene un formato que no puede abrirse en versiones anteriores, por lo tanto se puede guardar como: Documento de Word 972003. La extensin del archivo en este caso ser .doc, Word 2007 le da la extensin .docx.

Tambin se puede entrar directamente al dilogo de guardar como haciendo clic en la opcin de Guardar como:

Imprimir: El documento en el rea

de trabajo se puede imprimir con diferentes caractersticas: el nmero de copias, se puede especificar si es todo el documento o slo algunas pginas, la pgina actual o una seleccin del texto del documento. Se pueden elegir cuntas pginas del documento por hoja y el ajuste en el tamao de la hoja. Es til imprimir ms de una pgina por hoja para revisiones de contenido y de esta manera ahorrar papel y tinta.

Preparar: Nos da la capacidad de editar las capacidades del documento o la

metainformacin como propiedades del documento. Inspeccionar el documento para ver informacin adicional como macros, cdigo XLM, etc. Cifrar el documento (encriptrarlo) para su seguridad aadiendo una contrasea o restringiendo permisos, se puede incluir una firma digital, marcar como final (slo para lectura al usuario al que se le enve por lo tanto no puede cambiar su autora).

Enviar: Permite enviar el documento por email o por fax Publicar: Permite convertir y publicar el documento en blog o en un servidor
de administracin de documentos o en un rea de trabajo comn.

Cerrar: Cierra el documento en el rea de trabajo.

Pestaas que aparecen cuando se necesitan

Adems de las pestaas que se tienen por defecto al iniciar Word 2007 hay otras dos clases que aparecen slo cuando se van a utilizar para la tarea que se vaya a llevar a cabo. Cuando queremos hacer algo con una imagen, una tabla, un grfico, basta seleccionarlo, si ya existe, o insertarlo para que stas aparezcan.

El elemento seleccionado en el documento. El nombre del grupo de comandos que corresponden al objeto seleccionado aparece en un color resaltado y la pestaa relacionada con este grupo aparece junto al conjunto de pestaas estndar. La pestaa relacionada con los comandos para trabajar con el elemento seleccionado.

Mens, barras de herramientas y otros elementos conocidos

Adems de las pestaas, los grupos y los comandos, Office Word 2007 utiliza otros elementos que tambin facilitan rutas para realizar tareas. Los elementos siguientes son ms parecidos a los mens y las barras de herramientas que ya conoce de las versiones anteriores de Word.

La barra de Herramientas de acceso rpido se encuentra a la derecha del botn de Microsoft Office y permite el acceso a herramientas utilizadas con ms frecuencia. Esta barra puede personalizarse al elegir las herramientas que se requieran de la lista que se encuentra al final de las que aparecen por default.

Agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rpido

Algunos comandos de Word 2003 estn disponibles en Office Word 2007 slo desde la lista de todos los comandos del cuadro de dilogo Opciones de Word. Para utilizar estos comandos en Office Word 2007, primero agrguelos a la Barra de herramientas de acceso rpido siguiendo estos pasos:

1. En el men del botn de Microsoft Office hacer clic en Opciones de Word.

2. En el men de Opciones de Word de la lista de la izquierda, hacer clic en Personalizar. 3. Del cuadro Comandos disponibles en, hacer clic en Todos los comandos. 4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, seleccione Para todos los documentos (predeterminado) o bien un documento especfico. 5. Hacer clic para seleccionar los comandos que se desea agregar y despus hacer clic en Agregar. 6. Hacer clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en que desee que aparezcan en la Barra de herramientas de acceso rpido. 7. Hacer clic en Aceptar.