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FORMATION SUR LA GESTION DE PROJET & MS PROJECT

Prsentation se tat o rapide ap de


Jamal Achiq Consultant - Formateur sur le management de projet, MS Project, et EPM Certifications:

Management de projet : PRINCE2, Praticien MS Project: MCTS MCTS - MS Project 2010, Managing Projects Projects MS Project Server: MCTS - MS Project Server 2007, Managing Projects

Formation: ENSAE de Paris, et MBA (CASS University, Londres) Exprience: management de projet, formation et conseil, banque, assurance Coordonnes:

jamal.achiq@promact.ma 0522 87 4000/ 0669 777 615


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Contenu Co te u de la formation o at o ( (1) )


V densemble Vue d bl sur l la gestion i de d projet j avec MS Project P j 2007 2007:


Dfinitions relatives aux projets Phases du management de projet Domaines de connaissances du management de projet Rle de MS Project en tant quoutil daide la gestion de projet

Cration et paramtrage dun projet Planification de projet avec MS Project 2007


S i i et Saisie t hi hirarchisation hi ti d des t tches h Ordonnancement des tches Accs aux informations sur les p parties Table et Ecran

Contenu Co te u de la formation o at o ( (2) )


E d Entre des ressources Affectation des ressources Planification des cots Dfinition de dates spcifiques pour le projet Chemin critique du projet et marges des tches Analyse de lutilisation des ressources Dfinition de la planification initiale

Droulement oule e t de la formation o at o

Simulation de la gestion dun projet avec MS Project Exercices pratiques Approche interactive: questions / rponses Documentation Horaire:

9h30 11h15 11h30 13h15 14H15 -16h00

Vue densemble sur la gestion de projet avec MS Project 2007

Vue densemble sur la gestion de projet avec MS P Project j t 2007


Dfinitions relatives aux projets Phases du management de projet D Domaines i d de connaissances i d du management g td de projet j t Rle de MS Project en tant quoutil daide la gestion de p j projet

Dfinition t o dun du p projet ojet


Une dfinition: Un projet est une squence dactivits uniques, et relies entre elles:

Dont le but est datteindre d atteindre un objectif dtermin. dtermin raliser lintrieur dun cadre temporel (dlai), Dans la limite dun budget En respectant des spcifications prcises (primtre, qualit).

Dfi iti selon Dfinition l le l PMI (Project (P j t Management M t Institute): I tit t ) Un projet est une entreprise temporaire mise en uvre en vue de crer un produit, un service, ou un rsultat unique.

Programme og a e et Portefeuille o te eu lle de p projets ojets


Programme (Dfinition du PMI): Un programme est un groupe de projets connexes dont le management est coordonn afin d'en tirer des bnfices et une matrise qui ne seraient pas possibles en les traitant isolment. isolment
Les projets dun mme programme ont un certain lien entre eux; par exemple:

Objectifs complmentaires chance commune

Portefe ille (Dfinition du Portefeuille d PMI):


Un portefeuille est un ensemble de projets ou de programmes (ainsi que d'autres travaux) qui sont regroups pour faciliter leur management dans la poursuite d d'objectifs objectifs stratgiques de l l'entreprise entreprise. Les projets ou programmes du portefeuille ne sont pas ncessairement interdpendants ni en relation directe
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Quest-ce que le management de projet?


Dfinition selon le PMI (Project Management Institute): Le management de projet est lapplication de connaissances, comptences, outils et techniques aux activits dun projet afin den d en respecter les exigences Les processus de management de projet sont groups en : initiation, planification, excution, surveillance et matrise, et clture. Autre dfinition (Wysocki) L management Le td de projet: j t Consiste planifier, organiser, suivre et matriser tous les aspects d'un projet, Pour atteindre les objectifs en respectant les cots, les dlais et les spcifications prdfinies (paramtres du projet)

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Phases du management g de p projet j

Planification initiale

Excution

Initiation

Replanification p f

Surveillance & matrise i

Clture

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Charte du projet: Un modle (Ph (Phase dinitiation) di iti ti )


N du projet N Nom du projet Chef de projet Contexte du projet: Description de lopportunit ou du problme / Justification du projet : Objectifs dimpact But: Rsultat final du projet (livrable final) : Objectif de ralisation Exigences du produit (ou service, rsultat): normes, spcifications, caractristiques et fonctionnalits du produit qui rsultera du projet Estimations de cots : 1res estimations sommaires de cots Estimations de dlais: 1res estimations sommaires de dlais Organisation du projet:
Client: destinataire du rsultat du projet Sponsor ou promoteur du projet: personne ayant un pouvoir de dcision dcision, et la capacit de dbloquer des situations qui dpassent le chef de projet Chef de projet: responsable de la ralisation des objectifs du projet quipe du projet: membres dj identifis Autres parties prenantes: Parties ayant un intrt dans la ralisation du projet. Parties affectes par, ou ayant une influence sur, sur le projet

Hypothses, contraintes et risques : Approche de management de projet: mthodes, outils, processus, canevas utiliser pour le management g du projet p j 12

Importance dune bonne planification (Impact sur les cots, cots les dlais dlais, et le volume de travail)
Une bonne planification permet: permet Danticiper et de traiter les problmes et les risques Afin que le projet soit ralis dans le respect des contraintes
Difficults

Mauvaise planification Bonne planification l f

Dure du projet
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tapes tapes de la pla planification cat o d dun u p projet ojet


Dfinition du contenu du projet p j (nonc du contenu) Structure de dcoupage p g du projet p j (SDP) ( ) Estimations des d dures Ordonnancement d tches des t h Estimation des cots Optimisation du planning Validation du planning Diff i du Diffusion d planning l i et enregistrement i d dune rfrence f
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Estimation des ressources

Ordonnancement des tches: Dfi iti Dfinition

Ordonnancement (squencement, jalonnement):


Description des dpendances logiques entre les tches Seules les dpendances p obligatoires g sont p prises en compte p Les choix personnels ou les contraintes particulires (Ex: non disponibilit des ressources) ne sont pas pris en considration

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Ordonnancement des tches: E Exemple l


Mthodes Mth d : La plus utilise: mthode des antcdents (activits sur nuds)
A D

Dbut B

C E

Fin

Rsultat: Diagramme en rseau du projet: MPM / PERT (Program Evaluation and Review Technique)
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Les es 4 types de l liens e se entre t e les tc tches es

Fin Dbut

Dbut Dbut

Fin Fin

Dbut Fin

Les liens peuvent comprendre des retards ou avances :


Absolus (Exemple: + ou 5 jours) Relatifs ( (Exemple: p + ou 25%) )


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Ordonnancement des tches Utili ti Utilisations


P Parmi i les l utilisations: ili i
1 1. 2. 3 3.

Vue gnrale sur les interdpendances des activits du projet Calcul de la dure et de la date de fin du projet Calcul des dates de dbut et de fin de chaque tche (utile pour les affectations de ressources) Calcul des marges des tches Dtermination du chemin et des tches critiques

4. 5.

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Exemple: 3 Marges 3M
D Tt ID D Tard (MARGE) F Tt Dure F Tard
Marge Totale= F Tard F Tt Marge libre = Min(D Tt des successeurs) F Tt (tche) 1

2 B 2 1 A 1 0 1 1 1 2 C 3 1 0

4 3 4

5 D 5 0

9 5 9 10 F 10 0 12 3 12

3 2 4

4 E 8 4

5 2 9
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Marges Ma ges des tc tches es


M Marge dune d tche t h ( (ou marge t totale): t l )

Retard maximum quon peut tolrer sur sa date de fin au plus tt sans retarder la fin du projet Marge= fin au plus tard fin au plus tt volue avec les mises jour du projet

Marge libre dune tche:


Retard maximum quon qu on peut tolrer sur sa date de fin au plus tt sans retarder la date de dbut au plus tt de lun de ses successeurs Marge libre = dbut au plus tt (successeurs) fin au plus tt (tche) volue avec les mises jour du projet

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Chemin C e c critique t que du p projet ojet


Ch i critique Chemin ii (C (Critical i i l Path): P h)

Chemin le plus long du projet Srie d dactivits activits qui dtermine la dure du projet Srie dactivits dont la marge est nulle Srie d dactivits activits dont le dbut au plus tt et le dbut au plus tard sont les mmes

Tches critiques:

Tches du chemin critique Exigent une attention particulire, car tout retard sur lune delles repousse la date de fin de projet

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Relation elat o : Dure u e / Travail ava l


R l i f Relation fondamentale: d l

Travail = Dure * Nombre dunits de ressources


Units de mesure:

Dure: J (Jour ouvr) Travail: JH ou HJ (Jour Homme)

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Dmarche de surveillance & matrise L processus d Le de r-estimation ti ti


Planning de rfrence
Tche T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19 T20
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

ralisations estimations reste faire

Mesure des carts

Nouvelles prvisions
Tche T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19 T20
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

Plan dactions
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Planning mis jour

Informations suivre dans les rapports


Variables cls suivre: % dachvement des activits et du projet Dlais dexcutions (dures) D t Dates Travail des ressources humaines Utilisation des ressources matrielles C Cots Types dinformations inclure dans les rapports: Planifi Ralis Restant Rvis; ou MAJ cart

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Types de rapports
Types selon la priode couverte: Rapport de la priode en cours

Concerne la priode la plus rcente Fournit des informations sur lexcution du projet pendant cette priode Contient des informations sur lexcution de projet depuis le dbut Permet dinformer sur lvolution du projet depuis son dmarrage

Rapport cumulatif

Types selon le niveau de dtail des informations Rapports dtaills: destins essentiellement lquipe du projet Rapports synthtiques

Rsum sur lensemble des variables cls Utiliss comme tableau de bord pour la Direction

Forme du rapport Tableau graphique


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Exemple de rapport synthtique (St ti ti (Statistiques sur l le projet) j t)


Planifi % dachvement Date dbut Date fin Dures Cots Travail des ressources Ralis Restant Rvis (Ralis) cart (planifi rvis)

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Exemple de rapport des dlais

Livrables

Date de fin Planifie

Date de fin relle

cart rel (planifi rel)

Date de fin rvise

cart anticip (planifi rvis)

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Exemple de rapport des cots

Activit

Budget (Cot de revient planifi)

Ralis (cot engag)

Restant

Cot total prvu (ralis + restant)

cart (budget cot total)

Prix de vente

Marge (prix de vente cot total)

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Exemple de rapport de cots (MS Project)

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Outil graphique de suivi: Di Diagramme de d Gantt G tt C Comparatif tif

N Nom de la tche Mars 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 17 18 CONSTRUCTION Db t d Dbut des t travaux Terrassement Assainissement Gros uvres Fondations El i Elvations Dalles & poutres Murs & cloisons Enduit GO achevs El Electricit i i Menuiserie Plomberie Peinture Peinture externe P i Peinture i interne Rception 0% 0% 14/09 0% 0% 0% 0% 100% 17% 0% 0% 0% 24/08 03/04 100% 100% 27% Avril Mai Juin Juillet Aot Septembre 27%

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Domaines de connaissance du management de projet j t (selon ( l PMI)


Intgration (approche intgre intgre, management gnral gnral, coordination) Base Contenu (primtre) Cots Dlais Accompagnement Qualit Ressources humaines Risques q Communications Approvisionnements

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Importance dune approche intgre ( t i (systmique) )

Lignorance des effets et feed-backs long terme, peut conduire des consquences i tt d inattendues
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Acteurs cteu s d dun u p projet ojet

Comit de Pilotage (yc Client ou Sponsor) Bureau de projet (Project Office) Direction de Projet

Chef de Projet

Participants internes

Participants externes (Sous-traitant, partenaire)

quipe de projet

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Exigences ge ces du management a age e t de p projet ojet

Dirigeants/ Managers

Priorisation du portefeuille de projets Suivi de lavancement et de la performance

Chefs de projets

Satisfaction des exigences de qualit, de cots, et de dlais Coordination entre les diffrents acteurs du projet Amlioration du management et de la performance des projets

Participants

Ralisation et suivi des tches affectes Collaboration avec les autres acteurs du projet

La complexit croissante des projets, et les exigences de leur gestion ncessitent lutilisation doutils daide appropris
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Rle de MS Project en tant quoutil d id l daide la gestion ti d de projet j t


Outil de gestion Aide la gestion des dlais Aide la gestion des cots Aide la gestion des ressources Aide la gestion des achats Outil danalyse et daide la prise de dcision Aide lanalyse de la performance Aide lanalyse de scnarios Outil de communication O Aide la gestion de la communication

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Gestion des dlais laide l id d de MS P Project j t


Calculer automatiquement les dates de dbut et de fin des tches et du projet Quelles sont les dates de fin du projet et de chacune de ses tches? Quelle est la date limite de dmarrage du projet (pour respecter l chance)? lchance)? Identifier rapidement le chemin critique Quelles sont les tches critiques quil faut surveiller troitement? Calculer les marges des tches Quelles sont les tches qui peuvent tre retardes (et de combien) sans repousser lchance du projet? Vrifier si le projet se droule dans respect des dlais Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning? Avertir en cas de risque de dpassement des chances Quelles sont les tches ou les phases qui risquent de dpasser leur chance? Mesurer et analyser les carts de dures: planification / ralisation Quelle est le niveau de lavance ou du retard par rapport au planning, et quelle en est la consquence sur la suite du projet?
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Gestion des cots l laide id d de MS P Project j t


Calculer C l l l le cot d des tches h et d de l lensemble bl d du projet j Quel est le cot estim (budget) du projet? Tracer automatiquement la courbe des cots cumuls (courbe en S) Quelle est la rpartition, dans le temps, des cots du projet? Vrifier si le projet se droule dans respect du budget Quelles sont les tches dont le cot rel dpasse le budget? Mesurer les cots de ralisation et les comparer ceux planifis Quel est le pourcentage du budget dpens ce jour? Quel est le niveau de dpassement ou dconomie par rapport au cot planifi?

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Gestion des ressources l laide id d de MS P Project j t


C l l le Calculer l niveau i de d disponibilit di ibilit et t d dutilisation tili ti d des ressources


Quelle est la disponibilit des ressources au cours des 6 ou 12 prochains mois, en tenant compte de leurs engagements dans lensemble des projets de lentreprise? Quel est le taux dutilisation des ressources? Q Les ressources disponibles peuvent-elles raliser le projet dans le respect des contraintes? Quel ressource (ou Q ( type yp de ressource) ) est indisponible, p , et q quand lest-elle? Les ressources affectes au projet sont-elles sur-utilises; quand le sont-elles, et quel degr?


Vrifier si les ressources disponibles sont suffisantes pour raliser le projet


Identifier les sur-utilisations des ressources


Re-planifier automatiquement le projet pour rsoudre les sur-utilsations Suivre le travail des ressources par tches et par priode de temps (feuille de temps) )

Quel est le volume de travail, par jour (semaine, mois), pass par chaque ressource sur chacune des tches?

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Gestion de la communication l laide id d de MS P Project j t


Imprimer et utiliser des graphiques pour communiquer des vues densemble du projet Imprimer et communiquer des rapports et des tableaux sur le projet Concevoir des affichages personnaliss pour rpondre des besoins spcifiques de communications Diffuser efficacement linformation aux acteurs du projet (en particulier, laide de la solution EPM: Project Server et Web Access)

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Gestion des achats l laide id d de MS P Project j t


tablir des prvisions dacquisition de biens et services


Quand aura aura-t-on t on besoin dacqurir d acqurir des biens ou services services, en quelles quantits, et quel en sera le cot? Quand aura-t-on besoin de la location de matriel ou outillage, et combien cela cotera-t-il?

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Simulation et analyse de scnarios l laide aide de MS Project


Comparer plusieurs C l i scnarios i d de ralisation li ti d du projet j t pour en choisir h i i le plus appropri:


Quels sont les cots et les dlais correspondant aux diffrents scnarios envisags? Quel est le scnario qui minimise la dure du projet? (Choix si le dlai de livraison est prioritaire) p ) Quel est le scnario qui minimise le cot du projet? (Choix si le cot de ralisation est prioritaire) Quelles actions effectuer pour viter le risque de retard? (Ex. ajouter j t d des ressources, rengocier i l les dl dlais) i ) Quelles actions effectuer pour viter un dpassement du budget? (Ex. remplacer des ressources chres par dautres moins coteuses)

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Analyse de la performance du projet l laide aide de MS Project


Calculer des indicateurs de performance du projet: Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning, et de combien lest-il? Le projet est est-t-il t il en dpassement par rapport au cot budgt, et de combien lest-il? Effectuer des p projections j de cot ( ( lachvement du p projet) j ) en tenant compte de la performance constate Si la suite du projet se droule selon la performance passe, quelle serait le cot lachvement du projet? Reprsenter graphiquement les carts de cots et de dlais au cours de la ralisation du projet En E quelles ll priodes i d l le projet j t tait-il t it il le l plus l en cart t par rapport t au planning?

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Famille a lle Project oject


Outil de pilotage de projet autonome (monoposte): Microsoft Office Project Standard (Ou Microsoft Office Project ( j Professionnel) )

Solution EPM: Entreprise Project Management


Mi Microsoft f Office Offi Project P j Professionnel P f i l Microsoft Office Project Server Microsoft Office PWA

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