MANUAL DE OFFICE COMMUNICATOR

MANUAL DE OFFICE COMMUNICATOR Publicacin de la Polica Nacional de Colombia Direccin General - Oficina de Planeacin
Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERN

Presidente de la Repblica

Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR

Ministro de Defensa Nacional

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO

Director General Polica Nacional

Mayor General RAFAEL PARRA GARZN

Subdirector General Polica Nacional Inspector General Polica Nacional Director de Seguridad Ciudadana

Mayor General ORLANDO PEZ BARN Brigadier General JOS ROBERTO LEN RIAO

Contenido

Contenido
PRESENTACIN .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 RESOLUCIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

1
1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

GENERALIDADES
DEFINICIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 FINALIDAD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 MBITO DE APLICACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 ALCANCE LEGAL .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

CONFIGURACIN
CONFIGURACIN INICIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Configuracin de audio y video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Actualizaciones automticas .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 PERSONALIZAR Y PUBLICAR LA INFORMACIN PERSONAL . . . . . . . .19 Agregar y publicar nmeros de telfono .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Controlar el acceso a la informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 Asignar niveles de acceso .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Cambiar manualmente la informacin personal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 ADMINISTRACIN DE CONTACTOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23 Crear un grupo de contactos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Ver los grupos para delegados y el grupo de llamada de equipo .. . . . . . . 25

2.1. 2.1.1. 2.1.2 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.3. 2.3.1. 2.3.2.

MENSAJERA INSTANTNEA
MENSAJERA INSTANTNEA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 AGREGAR EMOTICONES A LOS MENSAJES INSTANTNEOS .. . . . . . 33 Dar formato a los mensajes instantneos: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 Invitar a alguien a una sesin de mensajera instantnea . . . . . . . . . . . . . .34 RECEPCIN DE MENSAJES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 5
Aprobacin:15-10-2010

3.1. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.3.

Manual de Office Communicator

LLAMADAS TELEFNICAS
REALIZAR UNA LLAMADA TELEFNICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 Llamar a nmeros adicionales.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 RESPONDER A UNA LLAMADA TELEFNICA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Controles de llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 REALIZAR Y RECIBIR VIDEOLLAMADAS.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Realizar una videollamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41 Recibir una videollamada.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 USO COMPARTIDO DEL ESCRITORIO.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Ver un escritorio compartido .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 REALIZAR LLAMADAS DE CONFERENCIA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Iniciar una conferencia de mensajera instantnea desde contactos. . . . . .45 Iniciar una conferencia con contactos internos o externos a su organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Realizar una llamada de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 Participar en una llamada de conferencia .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

4.1. 4.1.1. 4.2. 4.2.1. 4.3. 4.3.1. 4.3.2 4.4. 4.4.1 4.5. 4.5.1. 4.5.2. 4.5.3. 4.5.4.

5
5.1. 5.2.

DISPOSITIVOS MVILES (CELULARES)

CONFIGURACIN INICIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 SESIONES DIARIAS.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

GLOSARIO.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 BIBLIOGRAFA.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 ANEXO .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

6
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Contenido

ndice de figuras y tablas

Figura No. 1. Figura No. 2. Figura No. 3. Figura No. 4. Estado de presencia establecido en No molestar. . . . . . . . . . . . . . . .22 Ventana de Office Communicator y lista de contactos.. . . . . . . . . . . 23 Grupo Conversaciones actuales en la lista de contactos . . . . . . . . . .24 Grupos delegados y grupo de llamada de equipo en la lista de contactos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Figura No. 5. La tarjeta de contacto se abre haciendo clic en el Botn Presencia de un contacto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Figura No. 6. Ventana de Office Communicator y lista de contactos.. . . . . . . . . . . 28 Figura No. 7. Ventana de Office Communicator y ventana de conversacin . . . . . .32 Figura No. 8. Insercin de un emoticono en un mensaje instantneo.. . . . . . . . . . 33 Figura No. 9. Alerta de invitacin de mensaje instantneo .. . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Figura No. 10. Botn Llamar en la lista de contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 Figura No. 11. Opciones de llamada de un contacto.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Figura No. 12. Alerta de invitacin a una llamada de audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39 Figura No. 13. Videollamada iniciada en la lista de contactos .. . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Figura No. 14. Alerta de invitacin a una videollamada.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Figura No. 15. Ventana Conversacin con la secuencia de video.. . . . . . . . . . . . . . 42 Figura No. 16. Uso compartido de escritorio .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Figura No. 17. Botn mostrar conversacin en la barra de men de uso compartido deescritorio.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Figura No. 18. Botn detener en la barra de men de uso compartido de escritorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Figura No. 19. Invitacin a una sesin de uso compartido de escritorio desde el punto devista del participante... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Figura No. 20. Alerta de invitacin a una sesin de uso compartido de escritorio .. . . . 45 Figura No. 21. Se selecciona un grupo de contactos para iniciar una conferencia demensajera instantnea.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Figura No. 22. Invitacin a una conferencia de mensajera instantnea .. . . . . . . . . 46 Figura No. 23. Ventana Conversacin durante una llamada de conferencia.. . . . . . 48 Figura No. 24. Alerta de invitacin a una llamada de conferencia.. . . . . . . . . . . . . . 48 Figura No. 25. Vista inicial del telfono. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 Figura No. 26. Vista del inicio del telfono.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Figura No. 27. Vista de la configuracin del usuario .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Figura No. 28. Vista de conexin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Figura No. 29. Vista de la ventana principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52 Figura No. 30. Vista del men .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Figura No. 31. Vista de ventana de chat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Manual de Office Communicator

7
Aprobacin:15-10-2010

Figura No. 32. Vista de ventana de bsqueda.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Figura No. 33. Vista de ventana de aceptacin .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Figura No. 34. Vista de mensaje de chat.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Figura No. 35. Vista de men para invitar .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Figura No. 36. Vista de bsqueda .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53 53 54 54 54

Tablas
Tabla No. 1. Informacin de presencia y niveles de acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . .19 Tabla No. 2. Ejemplo de niveles de acceso y nmeros de telfono .. . . . . . . . . . . 22 Tabla No. 3. Controles de llamada .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

8
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Presentacin

Presentacin
La Polica Nacional, a travs del direccionamiento tecnolgico, integra los diferentes sistemas de informacin y herramientas tecnolgicas para mantener sistemticamente las ventajas comparativas que le permiten crear, alcanzar, sostener, incrementar y mejorar la posicin de liderazgo entre las entidades del sector Gobierno y la sita como referente de las policas de Suramrica y del mundo, entregando un valor agregado de seguridad al servicio de polica, al aumentar la efectividad del mismo a travs de la consulta en lnea a los diferentes sistemas, la transmisin segura y la administracin de la informacin; estas metas han sido alcanzadas gracias a las estrategias de cobertura, movilidad y convergencia que ha implementado el direccionamiento tecnolgico. Las actividades diarias del policial han sido transformadas por los nuevos patrones comportamentales de trabajo asociados a los cambios tecnolgicos, creando nuevas habilidades, conocimientos, recursos y atributos que permiten rendimientos superiores a los que desempeaban anteriormente los servidores pblicos, especficamente los funcionarios de Polica; as mismo, las herramientas tecnolgicas han facilitado el trabajo de los funcionarios que en todo momento requieren de una estrategia efectiva para la mejora continua del servicio. Por otra parte, estas nuevas formas de hacer las cosas han producido cambios en la estructura funcional de la Polica Nacional. La informacin en lnea se ha convertido en materia prima para la toma de decisiones tanto del cliente interno como externo, por cuanto ha fortalecido el despliegue de las polticas, directrices y programas estratgicos del mando institucional y ha facilitado el acercamiento de los policiales a sus familias a travs de herramientas como el Office Communicator, que les permiten tener interaccin e intercomunicacin visual, independiente del sitio remoto de la geografa colombiana en donde se encuentren. En el desarrollo de los diferentes sistemas de informacin se tiene en cuenta las necesidades de los roles que tienen los funcionarios de Polica y de otras instituciones, para el cumplimiento efectivo de su labor, con el fin de que la informacin a la que tengan acceso est disponible en el momento de la consulta, para la toma de decisiones mediatas e inmediatas; es decir que de acuerdo al cargo, rol y funciones de cada usuario se da acceso a la informacin que requiere como insumo para el desarrollo de sus tareas diarias; esta informacin debe ser utilizada para poder solucionar un problema importante, significativo y prioritario de su campo de trabajo. La integracin de sistemas de informacin en las actividades de la organizacin transforma nuestras herramientas tecnolgicas en materia prima para la toma de decisiones, el fortalecimiento de los procedimientos y el liderazgo de nuestro talento humano para asumir los compromisos misionales con el cambio tecnolgico fortalecido en el servicio policial, facilitando el trabajo de los funcionarios que en todo momento

Manual de Office Communicator

requieren de una estrategia efectiva, generando una cultura de cambio tecnolgico para mejorar permanentemente la estructura funcional de la Polica Nacional. En la Polica Nacional contamos con un surtido inventario de sistemas de informacin para el beneficio institucional y de entidades afines, articulados en nuestros programas de desarrollo de software, para contribuir al mejoramiento del Sistema Integral de Gestin de la Calidad y la administracin de la informacin, puesto que facilita en toda la geografa policial las consultas en lnea como solucin a los procesos misionales de las unidades policiales, generando un valor agregado en los resultados operativos y administrativos.

Mayor General SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Polica Nacional de Colombia

10
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Manual de Office Communicator

Publicacin basada en la

Resolucin No. 03299 del 15 de octubre de 2010,

mediante la cual el Director General expide el

Manual de Office Communicator

Manual de Office Communicator

CAPTULO

GENERALIDADES

1.1. DEFINICIN
El Office Communicator es un programa de mensajera instantnea y a la vez es una herramienta colaborativa de tiempo real que hace parte de las comunicaciones unificadas, cuyo fin es establecer conferencias estructuradas (chats, audioconferencias, videoconferencias e intercambios de archivos) y conectividad con la telefona comercial; este programa busca promover la integracin administrativa y operativa de los policas, a travs de la interaccin de las personas que se encuentran ubicadas en los diferentes y ms apartados sitios de la geografa colombiana, dando cumplimiento a las polticas institucionales de cobertura, movilidad y convergencia.

1.2. FINALIDAD
La finalidad del Office Communicator es facilitar la comunicacin entre los funcionarios de la Polica Nacional de la siguiente manera: Intercomunicar a los funcionarios de la Polica Nacional, mediante una herramienta dinmica, fcil de manejar y accesible desde cualquier unidad. Afianzar la herramienta como el medio de comunicacin ms utilizado a nivel institucional. Mejorar el clima laboral de las unidades del pas, humanizando las comunicaciones remotas. Disminuir los costos administrativos, al permitir realizar reuniones, capacitaciones, instrucciones y actualizaciones a partir de la telepresencia. Disminuir costos de telefona, mensajera y videoconferencias, teniendo en cuenta que se utilizan las redes propias y disponibles del da a da para transmitir estas comunicaciones. Dinamizar el servicio de Polica, al brindarle herramientas de ltima tecnologa que permiten tener una Institucin con los ms altos estndares internacionales. Ubicar a la Polica Nacional de Colombia como institucin policial referente de Latinoamrica.

1.3. MBITO DE APLICACIN

El Office Communicator apoya al servicio de polica en su primer nivel de despliegue en cuanto al direccionamiento tecnolgico, constituyndose en una herramienta de carcter estratgico institucional; ser utilizado por los funcionarios de Polica para dinamizar sus labores diarias; esta herramienta no estar disponible para el uso personal fuera de las instalaciones y las redes institucionales, a excepcin de las agregaduras las cuales utili-

14
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Generalidades

zarn la red de internet. A continuacin se establecen los puntos que cada funcionario debe tener en cuenta para el uso de la herramienta: Usar el manual como herramienta de consulta para el adecuado uso de la aplicacin y para la optimizacin de sus funcionalidades. Sensibilizar a los funcionarios de la Polica en el uso de las herramientas colaborativas. Apoyar al servicio de Polica como medio alterno de interlocucin entre las unidades en el mbito nacional. Soportar el primer nivel de atencin para el usuario, con el fin de optimizar el servicio y los recursos tecnolgicos. Servir como medio de optimizacin de reuniones y divulgacin de la doctrina policial.

1.4. ALCANCE LEGAL

El Office Communicator solo podr ser utilizado cuando se tengan las licencias correspondientes tanto de los computadores como del programa en s; esto con el fin de dar cumplimiento a la Ley de Antipiratera. Se debe dar cumplimiento al Cdigo Penal y al Decreto Ley 1273 correspondiente al uso de plataformas tecnolgicas y delitos informticos. Requiere del cumplimiento de la norma ISO 27001, en cuanto al Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin. Se debe dar estricto cumplimiento a las polticas de seguridad de la informacin y de las directivas y circulares expedidas por la Polica Nacional en cuanto al uso de tecnologas de la informacin.

Nota: ver anexo.

Manual de Office Communicator

15
Aprobacin:15-10-2010

Manual de Office Communicator

CAPTULO

CONFIGURACIN

2.1. CONFIGURACIN INICIAL

El administrador del sistema en cada grupo de telemtica deber configurar Communicator para el usuario. El administrador puede configurar Communicator para que se suba automticamente al iniciar la sesin en Windows, de lo contrario se debe realizar el siguiente procedimiento. Para iniciar Communicator: Haga clic en Inicio, seleccione todos los programas y a continuacin haga clic en Microsoft Office Communicator. En la ventana de Inicio de sesin de Microsoft Office Communicator, escriba sucontrasea y a continuacin hagaclic eniniciar sesin. En la barra de ttulo de Office Communicator, haga clic en el botn Men. Haga clic sucesivamente en herramientas y en opciones, y active iniciar Communicator automticamente al iniciar sesin en Windows. Haga clic en aceptar. Office Communicator se iniciar automticamente la prxima vez que inicie sesin en Windows.

2.1.1.

Configuracin de audio y video

Office Communicator proporciona la opcin configurar audio y video, que detecta y selecciona automticamente sus dispositivos de audio y video preferidos. Los dispositivos de audio y video, como auriculares con micrfono, altavoz, micrfono y cmara web, deben funcionar con Office Communicator sin ningn tipo de configuracin especial. No obstante, es posible que desee ejecutar configurar audio y video para probar y/o ajustar los dispositivos antes de establecer cualquier comunicacin importante con otras personas. Para probar o configurar los dispositivos de audio y video: En la barra de ttulo de Office Communicator haga clic en el botn Men. Seleccione herramientas, haga clic en configurar audio y video y a continuacin, sigalasinstrucciones de configurar audio y video.

2.1.2.

Actualizaciones automticas

Puede configurar Communicator para recibir actualizaciones automticas. De igual forma solicitar que las actualizaciones se produzcan en cuanto estn disponibles, o puede programarlas para una hora concreta del da. La opcin actualizaciones automticas est disponible en la pgina de opciones de alertas.

18
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

2
Para configurar actualizaciones automticas:

Configuracin

En la barra de ttulo de Office Communicator, haga clic en el botn Men, seleccione herramientas y a continuacin, haga clic en opciones. Haga clic en alertas. En actualizaciones automticas, active la casilla actualizar automticamente Communicator cuando estn disponibles versiones ms recientes. En la lista desplegable instalar, seleccione cuando estn disponibles, o seleccione una hora concreta para instalar las actualizaciones.

2.2. PERSONALIZAR Y PUBLICAR LA INFORMACIN PERSONAL

La informacin de presencia incluye un conjunto diverso de atributos que describen su disponibilidad, actividad, informacin de contacto, programacin, ubicacin y notas, tanto personal como fuera de la oficina. La tabla 1 que figura a continuacin proporciona una lista completa de los atributos de presencia de Communicator que pueden estar visibles para los dems. En la parte izquierda de la tabla se muestran los atributos de informacin de presencia, mientras que en la parte derecha se muestra si cada atributo est disponible para un nivel de acceso determinado; los niveles de acceso se abordarn ms adelante en este mismo captulo.
Tabla No. 1. Informacin de presencia y niveles de acceso

Presencia sin conexin Disponibilidad Capacidades Nombre para mostrar Direccin de correo electrnico Ubicacin de reunin Asunto de la reunin Disponibilidad Horario laboral Ubicacin terminal Notas (nota de fuera de la oficina) Notas (personales) ltimo activo

Informacin de presencia

Bloqueado
X

Pblico

Compaa

Equipo

Personal

X X X X X

X X X X

X X X X X X

X X X X

X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

Manual de Office Communicator

19
Aprobacin:15-10-2010

2.2.1.

Agregar y publicar nmeros de telfono

Lo ms recomendable es que agregue sus nmeros de telfono alternativos, como su nmero de celular, a su informacin de presencia. Para agregar y publicar nmeros de telfono alternativos: En la ventana de Office Communicator haga clic en el botn men y a continuacin, haga clic en herramientas. Haga clic en opciones y seleccione la ficha telfonos. Haga clic en el botn del nmero de telfono que desee agregar. En el cuadro de texto nmero de telfono, escriba el nmero que desee agregar y haga clic en aceptar. Utilice el formato de nmero internacional. Escriba el cdigo del pas, seguido del nmero de telfono local. Los nmeros de telfono slo pueden contener los dgitos0123456789. Communicator quitar los parntesis y los caracteres adicionales. Vea la ayuda en pantalla de Communicator para obtener ejemplos. Para poner el nmero a disposicin de otros usuarios como parte de su informacin depresencia, active la casilla publicar este nmero de telfono situada junto alnmero de telfono. Para aceptar los cambios haga clic en aceptar en el cuadro de dilogo opciones. Recuerde que una vez publicados los nmeros de telfono, es importante establecer niveles de acceso para los contactos, con el fin de controlar quin tendr acceso a dichos nmeros. Por ejemplo, sipublica su nmero de telfono celular pero no otorga el nivel de acceso personal o equipo auncontacto que desee que tenga acceso a su nmero, ese contacto no podr ver su nmero detelfono celular. En la siguiente seccin se explica la forma de establecer niveles de acceso.

2.2.2.

Controlar el acceso a la informacin

Con Communicator se utilizan niveles de acceso para controlar hasta qu punto otros usuarios podrn ver su informacin de presencia. Por ejemplo, es probable que tenga un grupo reducido de compaeros a quienes desee dar acceso a sus nmeros de telfono celular o particular. Para que uncontacto pueda ver estos nmeros de telfono alternativos, es necesario asignarle el nivel de acceso personal o equipo. En general, los niveles de acceso se pueden establecer de tres maneras: El nivel de acceso de un contacto se establece al agregar dicho contacto a la lista de contactos. De forma predeterminada, al agregar un contacto a la lista de contactos, seleotorga el nivel de acceso compaa. A los contactos externos, se les asigna el nivel de acceso pblico de forma predeterminada. Despus de agregar un contacto a la lista de contactos, puede modificar fcilmente sunivel deacceso para aumentar o reducir la cantidad de informacin que pueda ver.

20
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Configuracin

Cuando un contacto lo agrega a su lista, usted recibe una alerta que le permite aceptar o rechazar la solicitud. Desde esta alerta, puede establecer el nivel de acceso del contacto y agregar dicho contacto a su propia lista de contactos.

Para ver los contactos por su nivel de acceso en la ventana de Communicator, haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos y a continuacin, haga clic en niveles de acceso. (Para saber qu informacin de presencia se expone para cada nivel de acceso, consulte la tabla No. 1 anterior). Para cambiar el nivel de acceso de un contacto de la lista de contactos haga clic con el botn secundario en un contacto, haga clic en cambiar nivel de acceso y a continuacin, seleccione el nivel de acceso que desee asignar al contacto. Si tiene aplicada la vista niveles de acceso en la lista de contactos, tambin puede asignar un contacto a un nivel de acceso arrastrando el contacto hasta un grupo de nivel de acceso. Para entender la forma en que los niveles de acceso controlan la informacin que pueden ver los usuarios, consulte Ejemplo de niveles de acceso y nmeros de telfono ms adelante.

2.2.3.

Asignar niveles de acceso

Cuando una persona lo agrega a su lista de contactos, usted recibe una alerta. La alerta le permite agregarlo a su lista de contactos y adems, establecer el nivel de acceso de dicha persona a su propia informacin de presencia, para asignar un nivel de acceso cuando otro usuario lo agrega a su lista de contactos, se realiza el siguiente procedimiento: En la lista desplegable nivel de acceso de esta persona de la ventana de Office Communicator, seleccione un nivel de acceso y haga clic en aceptar, para saber la forma en que los niveles de acceso controlan la informacin que pueden ver los usuarios.

Uno de los aspectos ms importantes de los niveles de acceso es el de controlar la visibilidad de sus nmeros de telfono celular y particular para otros usuarios. Seguramente desear que sus compaeros ms cercanos tengan su nmero de telfono celular, pero no todos los funcionarios. Adems, desear dar su nmero de telfono particular solamente a un grupo reducido de personas. Si desea poner su nmero de telfono a disposicin de un contacto, asgnele el nivel de acceso equipo. Si desea que todos sus nmeros de telfono estn disponibles para un contacto, asgnele el nivel de acceso personal. La tabla No. 2 que figura a continuacin proporciona un ejemplo de cmo afecta la asignacin de niveles de acceso de un contacto a los nmeros de telfono que puede ver.

Manual de Office Communicator

21
Aprobacin:15-10-2010

Tabla No. 2. Ejemplo de niveles de acceso y nmeros de telfono

Si Juan Rodrguez asigna este nivel deacceso a Lola Flores: Personal Equipo Compaa Pblico Bloqueado

Lola podr ver estos nmeros de telfono de Juan en su interfaz de usuario de Communicator:

Telfono del trabajo Telfono celular Telfono particular Otro telfono Telfono del trabajo Telfono celular Telfono del trabajo Ninguno Ninguno

2.2.4.

Cambiar manualmente la informacin personal

Communicator actualiza continuamente su informacin de presencia de acuerdo con diversos factores, entre los que se incluyen: el calendario de Outlook o si est participando en una llamada, una sesin de mensajera instantnea o una conferencia. Noobstante, en ocasiones, es posible que desee cambiar manualmente su estado de presencia. Porejemplo, si est trabajando en un asunto urgente, puede ser conveniente cambiar su estado ano molestar para evitar que le interrumpan. Para establecer su estado en no molestar: En el rea de estado de la ventana de Office Communicator, haga clic en el botn presencia y cambie su estado de presencia a no molestar. Al cambiar el estado de presencia a no molestar, como se muestra a continuacin en la figura No. 1, de forma predeterminada, solo podrn ponerse en contacto con usted las personas a quienes hayaasignado el nivel de acceso equipo.
Figura No. 1. Estado de presencia establecido en No molestar

Por ejemplo, una persona con un nivel de acceso equipo a su informacin de presencia puedeinterrumpirle y ver este estado en su lista de contactos; una persona con un nivel de acceso compaa o inferior para su informacin de presencia nopuede interrumpirle con un mensaje instantneo o una llamada telefnica, ni ver este estado ensulista de contactos. Para obtener ms informacin sobre la forma de establecer niveles de acceso para controlar las interrupciones, vea la ayuda en pantalla de Office Communicator.

22
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

2
2.3. ADMINISTRACIN DE CONTACTOS

Configuracin

Agregar un contacto o un grupo de distribucin a la lista de contactos. La primera vez que utilice Communicator tendr que generar una lista de contactos que se ajuste a sus necesidades. Puede agregar contactos individuales y grupos de distribucin a la lista de contactos, as como crear grupos personalizados. En la figura a continuacin, se muestra la ventana de Office Communicator y se sealan las partes de la interfaz de usuario que se utilizan con ms frecuencia a la hora de administrar los contactos y la lista de contactos.
Figura No. 2. Ventana de Office Communicator y lista de contactos

Para agregar un contacto o un grupo de distribucin a la lista de contactos: En el cuadro buscar de la ventana de Office Communicator, escriba slo el nombre o la direccin de correo electrnico de una persona o de un grupo de distribucin. De forma predeterminada, Communicator muestra todos los usuarios y grupos coincidentes de los servicios de dominio y de la carpeta de contactos de Microsoft Outlook. Arrastre el nombre desde el panel resultado de la bsqueda hasta la lista de contactos. Puede arrastrar nombres individuales a un grupo existente de la lista de contactos. Tambin puede arrastrar un grupo de distribucin a la lista de contactos, pero no puede arrastrar un grupo de distribucin a otro grupo de distribucin existente.

Manual de Office Communicator

23
Aprobacin:15-10-2010

2.3.1.

Crear un grupo de contactos

Puede crear grupos de contactos para organizar las personas de la lista de contactos. Despus decrear un grupo, puede hacer clic con el botn secundario en un nombre de grupo de la lista de contactos y a continuacin comunicarse con el grupo de diversas maneras, por ejemplo, mediante una conferencia de mensajera instantnea o una llamada de conferencia. Para crear un grupo de contactos: En la ventana de Office Communicator haga clic con el botn secundario en unnombre degrupo existente y a continuacin haga clic en crear nuevo grupo. En el cuadro nuevo grupo, escriba el nombre del grupo y presione ENTRAR. Puede arrastrar los contactos existentes de la lista de contactos al grupo, o utilizar lacaracterstica de bsqueda de Communicator para buscar usuarios y agregarlos al grupo. Usar el grupo conversaciones actuales: Cuando tenga una o ms conversaciones de Communicator activas, un nuevo grupo denominado conversaciones actuales aparecer en Communicator en la parte superior de su lista de contactos. Puede utilizar este grupo para examinar rpidamente sus conversaciones activas. Tambin puede navegar rpidamente a una de las conversaciones de la lista haciendo doble clic en ella.
Figura No. 3. Grupo Conversaciones actuales en la lista de contactos

24
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

2
Para navegar a una conversacin:

Configuracin

En la lista de contactos, en el grupo conversaciones actuales, haga doble clic en una conversacin de la lista. Aparecer en primer plano la ventana de conversacin para la conversacin seleccionada.

2.3.2.

Ver los grupos para delegados y el grupo de llamada de equipo

En Communicator puede mostrar un grupo de llamada de equipo o un grupo delegados en su lista de contactos. Estos dos grupos estn determinados por la forma en que haya configurado sus opciones de transferencia de llamadas. Si ha configurado un grupo de llamada de equipo para la caracterstica llamada de equipo, puede mostrar su grupo de llamada de equipo en la lista de contactos. Observe que no puede agregar contactos a estos grupos en la lista de contactos arrastrando y quitando contactos en ellos. Dado que estas caractersticas se deben configurar en sus opciones de desvo de llamadas, si intenta arrastrar un contacto a uno de estos grupos, aparecer un mensaje preguntando si desea abrir el cuadro de dilogo configuracin de desvo de llamadas. Para mostrar el grupo de llamada de equipo y los grupos para delegados haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos y a continuacin, haga clic en lista de contactos, haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos y a continuacin haga clic en los grupos que desee que se muestren. Mostrar delegados. Haga clic en mostrar delegados para ocultar o mostrar una lista de los delegados que haya configurado en sus opciones de desvo de llamadas. Mostrar grupo de llamada de equipo. Haga clic en mostrar grupo de llamada de equipo para ocultar o mostrar una lista de los miembros del grupo de llamada de equipo que haya configurado en sus opciones de desvo de llamadas.

Manual de Office Communicator

25
Aprobacin:15-10-2010

Figura No. 4. Grupos delegados y grupo de llamada de equipo en la lista de contactos

Agregar nmeros de telfono como contactos: En Office Communicator puede agregar un nmero de telfono a la lista de contactos aunque el nmero de telfono no est asociado a un miembro de su organizacin; busque el contacto de Outlook y a continuacin agrguelo a la lista; una vez agregado un nmero de telfono a la lista de contactos, puede realizar las mismas acciones que estn disponibles para los contactos ms habituales. Por ejemplo, puede mover elcontacto slo de telfono a un grupo diferente. Tambin puede ver las propiedades del contacto haciendo clic con el botn secundario y seleccionando propiedades. Se abrir una tarjetade contacto de Outlook, donde podr ver o actualizar la informacin del contacto. Los nmeros de telfono como contactos se designan mediante un cono de telfono. Para iniciar una conversacin telefnica con un contacto, solo tiene que hacer doble clic en llamar. Para agregar un nmero de telfono como contacto realice uno de estos procedimientos: Escriba el nmero de telfono en el cuadro de bsqueda y a continuacin haga clic enelnmero de telfono y arrstrelo a uno de los grupos de la lista de contactos. Si ha utilizado recientemente Communicator para llamar al nmero de telfono, encontactos recientes, haga clic en el nmero de telfono y arrstrelo a uno delos grupos de la lista de contactos. Haga clic con el botn secundario en el nmero de telfono, seleccione agregar alalista de contactos y haga clic en un grupo.

26
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

2
Tarjeta de contacto de una persona:

Configuracin

La tarjeta de contacto de una persona proporciona detalles sobre la disponibilidad y actividad de ese contacto. Segn el nivel de acceso que el contacto le haya asignado, podr ver la programacin de dicho contacto y cualquier nota personal que haya escrito. La tarjeta de contacto tambin proporciona un punto de partida para conectarse a l, incluso la posibilidad de iniciar una sesin de mensajera instantnea, llamar al contacto, programar una reunin o escribirle un mensaje de correo electrnico, tal y como se muestra en la figura a continuacin.
Figura No. 5. La tarjeta de contacto se abre haciendo clic en el Botn Presencia de un contacto

Para ver la tarjeta de contacto de una persona: En la lista de contactos de la ventana de Office Communicator, haga clic en el botn presencia situado a la izquierda del nombre del contacto.

Puede abrir la tarjeta de contacto de un usuario en varios lugares de la interfaz de usuario de Office Communicator. Por ejemplo, para ver la tarjeta de contacto de una persona, puede hacer clic en su botn presencia en la lista de contactos, en el panel resultado de la bsqueda o en la ventana conversacin de Communicator. Manera de ver los contactos: Office Communicator proporciona varias vistas que pueden aplicarse a la lista de contactos para ver los contactos organizados de una manera diferente a la vista predeterminada.

Manual de Office Communicator

27
Aprobacin:15-10-2010

Puede utilizar elbotn cambiar la manera de ver los contactos de Communicator para ver los contactos agrupados por niveles deacceso o por contactos con etiqueta. Para cambiar la manera de ver los contactos: Haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos, como se muestra en la figura No. 6 y acontinuacin, seleccione una vista en el men:
Figura No. 6. Ventana de Office Communicator y lista de contactos

Lista de contactos. Esta vista es la vista predeterminada que se muestra aliniciar OfficeCommunicator. Niveles de acceso. Esta vista muestra los contactos agrupados por niveles de acceso. Losniveles de acceso son niveles de permisos que se asignan a los contactos para determinar cmo tendrn acceso a la informacin de presencia del usuario. Ordenar contactos por disponibilidad. En la ventana de Office Communicator, haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos, asegrese de que est seleccionada la vista lista de contactos y haga clic en ordenar contactos pordisponibilidad. Ordenar contactos por su nombre para mostrar. En la ventana de Office Communicator, haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos. Sepuede seleccionar cualquier vista. Haga clic en ordenar contactos por su nombre para mostrar. Mostrar contactos recientes. En la ventana de Office Communicator, haga clic en elbotn cambiar la manera de ver los contactos, asegrese de que estseleccionada

28
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Configuracin

la vista lista de contactos y haga clic en mostrar contactos recientes para ocultar o mostrar una lista de los contactos ms recientes. Mostrar delegados. Haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos, asegrese de que est seleccionada la vista lista de contactos y a continuacin haga clic en mostrar delegados para ocultar o mostrar una lista de los delegados que haya configurado. Mostrar grupo de llamada de equipo. En la ventana de Office Communicator, haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos, asegrese de que la vista lista de contactos est seleccionada y a continuacin haga clic en mostrar grupo de llamada de equipo para ocultar o mostrar una lista de los miembros del grupo.

Para ordenar los contactos de manera predeterminada, Communicator los registra en todos los grupos de la lista de contactos; en primer lugar por disponibilidad y luego alfabticamente. Los contactos disponibles (con los que se puede establecer contacto) tienen el estado de presencia disponible u ocupado; adicionalmente el grupo contactos recientes constituye una excepcin, puesto que se ordenan en sentido descendente, de ms a menos reciente. Para cambiar la manera de ordenar los contactos en la lista de contactos, haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos de la ventana de Office Communicator y luego seleccione ordenar contactos por disponibilidad. Esta opcin agrupa los contactos en los estados ausente, no disponible y desconocido. Para ordenar los contactos alfabticamente por su nombre haga clic en el botn cambiar la manera de ver los contactos de la ventana de Office Communicator y a continuacin, seleccione ordenar contactos por su nombre; esta opcin ordena los contactos alfabticamente dentro de los grupos mostrados.

Manual de Office Communicator

29
Aprobacin:15-10-2010

Manual de Office Communicator

CAPTULO

MENSAJERA INSTANTNEA

3.1. MENSAJERA INSTANTNEA

Iniciar una sesin de mensajera instantnea: La forma ms usual de iniciar una sesin de mensajera instantnea es hacer doble clic enunnombre de contacto de la lista de contactos. Al hacer doble clic en un nombre de contacto, seabrela ventana conversacin, donde puede escribir el mensaje instantneo y ver las respuestas deotros usuarios, tal y como se muestra a continuacin.
Figura No. 7. Ventana de Office Communicator y ventana de conversacin

Para iniciar una sesin de mensajera instantnea con un solo contacto: La mensajera instantnea solamente se admite con contactos de Communicator de la Polica, contactos de mensajera instantnea pblica y contactos asociados externos. En la lista de contactos haga doble clic en el nombre de un contacto, escriba un mensaje y presione ENTRAR. Si el contacto no se encuentra en la lista de contactos, escriba su nombre en el cuadro buscar y haga doble clic en el nombre que aparezca enel cuadro resultado de la bsqueda. Al iniciar una sesin de mensajera instantnea con un grupo realice uno de estos procedimientos: Enve un mensaje instantneo a un grupo de distribucin o de contactos, luego haga clic con el botn secundario en el nombre de grupo, haga clic en enviar un mensaje instantneo opresione ENTRAR, escriba un mensaje y presione ENTRAR.

32
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Manual de Office Communicator Al iniciar una sesin de mensajera instantnea con un grupo realice uno de estos

Mensajera Instantnea

En el caso de mensajes instantneos para varios contactos, mantenga presionada la procedimientos: tecla CTRL para seleccionar los contactos, haga clic con el botn secundario en el ltimo Enve un mensaje instantneo a un grupo de distribucin o de contactos, luego haga contacto, seguidamente haga clic en enviar un mensaje instantneo o presione ENTRAR, clic con el botn secundario en el nombre de grupo, haga clic en enviar un mensaje escriba un mensaje y presione ENTRAR.
instantneo o presione ENTRAR, escriba un mensaje y presione ENTRAR.

3.2. tecla AGREGAR A LOS haga MENSAJES CTRL paraEMOTICONES seleccionar los contactos, clic con el botn secundario en el ltimo contacto, seguidamente haga clic en enviar un mensaje instantneo INSTANTNEOS
Los emoticonos son imgenes grficas que puede utilizar en sus mensajes instantneos para expresar sus sentimientos y emociones, como se ve en la figura No. 8.
Figura No. 8. Insercin de un emoticono en un mensaje instantneo

En el caso de mensajes instantneos para varios contactos, mantenga presionada la

o presione ENTRAR, escriba un mensaje y presione ENTRAR.

3.2 AGREGAR EMOTICONES A LOS MENSAJES INSTANTNEOS

Para instantneos agregar un emoticono a un mensaje instantneo: para expresar sus sentimientos y emociones, como se ve en la figura 9.

Los emoticonos son imgenes grficas que puede utilizar en sus mensajes

En el rea de mensajes de la ventana conversacin, coloque el cursor en el lugar 1DT - MA - 0001 insertar el emoticono. donde desee VER: 0 Aprobacin: 15-10-2010 Haga clic en el botn emoticones y seleccione un icono gestual.
34

3.2.1.

Dar formato a los mensajes instantneos:

Con Communicator puede cambiar la fuente, su tamao y su color, o dar formato al texto con atributos adicionales como negritos, cursivos o subrayados.

Manual de Office Communicator

33
Aprobacin:15-10-2010

Para dar formato al texto de un nico mensaje instantneo: En la ventana de Office Communicator haga doble clic en el nombre de un contacto delalista de contactos para iniciar un mensaje instantneo. En la ventana Conversacin haga clic en el botn cambiar el color del texto, lafuente yotros formatos, a continuacin seleccione las opciones de formato enla ventana emergente de formato. Adicionalmente a dar formato al mensaje instantneo actual, puede tambin establecer cambios de formato permanentes que se apliquen a todos los mensajes instantneos. Para dar formato al texto de todos los mensajes instantneos: En la barra de ttulo de Communicator haga clic en el botn men. En el men herramientas haga clic en opciones. En el cuadro de dilogo opciones, haga clic en la ficha general y a continuacin encambiar fuente. En el cuadro de dilogo cambiar fuente realice los cambios que desee y a continuacin haga clic en aceptar. Vuelva a hacer clic en aceptar para aceptar los cambios y a continuacin cierreelcuadro de dilogo opciones. Los cambios de fuente realizados se aplicarn apartirdeahora, a todos los mensajes instantneos.

3.2.2.

Invitar a alguien a una sesin de mensajera instantnea

Puede iniciar una sesin de mensajera instantnea con una persona y despus darse cuenta de que necesita invitar a otras a la conversacin; para tal efecto puede agregar contactos seleccionndolos en la lista de contactos. Tambin es posible invitar a personas externas a su organizacin envindoles un e-mail de invitacin. Para invitar a alguien a participar en una conversacin en curso: En la ventana de Office Communicator haga doble clic en un contacto. En la ventana conversacin escriba un mensaje y presione ENTRAR. Cuando se inicie la conversacin con el contacto haga clic en el botn invitar delaventana conversacin para agregar las personas que desee. Escriba un nombre en el cuadro buscar o seleccione un contacto en la lista decontactos y haga clic en aceptar.

34
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Mensajera Instantnea

Para invitar a alguien externo a su organizacin por correo electrnico: En la ventana conversacin haga clic en invitar y a continuacin seleccione Invitar por correo electrnico. Se abrir un mensaje de correo electrnico en Microsoft Outlook. Si no tiene Outlook, puede copiar el texto de la invitacin en el programa de correo electrnico que desee. En el mensaje de correo electrnico, escriba la direccin de correo electrnico de la persona y a continuacin, haga clic en enviar. El mensaje de correo electrnico contiene dos vnculos para unirse a la conferencia: uno para Communicator y otro para un explorador web. Si el destinatario no tiene instalado Communicator, puede unirse a la conferencia utilizando un explorador web.

3.3. RECEPCIN DE MENSAJES

Cuando alguien le enve una invitacin de mensaje instantneo recibir una alerta que se mostrar en la parte inferior derecha de la pantalla del equipo, tal y como se indica a continuacin en la figura No. 9.
Figura No. 9. Alerta de invitacin de mensaje instantneo
Panel izquierdo de la invitacin

Rechazar la invitacin

Para aceptar una invitacin de mensaje instantneo: En la alerta de invitacin de mensaje instantneo, haga clic en cualquier lugar del panel izquierdo de dicha invitacin. En la ventana Conversacin, escriba la respuesta en el rea de mensajes y presione ENTRAR.

Para rechazar una invitacin: En la alerta de invitacin de mensaje instantneo, haga clic en el botn cierra la conversacin.

Para responder a un mensaje instantneo con una llamada: En la alerta de invitacin de mensaje instantneo, haga clic en redirigir, a continuacin haga clic en un nombre o un nmero para realizar una llamada.

Manual de Office Communicator

35
Aprobacin:15-10-2010

Para establecer su estado en no molestar hasta el siguiente incremento de hora: En la alerta de invitacin de mensaje instantneo, haga clic en establecer estado no molestar y su estado cambiar a no molestar hasta el siguiente incremento de hora, por ejemplo, si establece su estado de presencia en no molestar a las 11:15 a. m. su estado cambiar a no molestar y volver a establecerse en disponible a las 12:00 del medioda.

36
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Manual de Office Communicator

CAPTULO

LLAMADAS TELEFNICAS

4.1. REALIZAR UNA LLAMADA TELEFNICA

Cada contacto de la lista de contactos tiene un nmero al que puede llamar haciendo clic en elbotn llamar asociado al contacto. De forma predeterminada, este nmero es el nmero detrabajo del contacto, pero puede cambiar en funcin del ltimo nmero utilizado para llamar alcontacto. El botn llamar se muestra a continuacin en la figura No. 10.
Figura No. 10. Botn Llamar en la lista de contactos

Botn llamar para realizar la llamada con un solo clic

Para realizar una llamada de audio con un solo clic: En la lista de contactos, haga clic en el botn llamar situado a la derecha del contacto alquedesea llamar.

4.1.1.

Llamar a nmeros adicionales

Los usuarios de Communicator pueden publicar nmeros de telfono adicionales, como sus nmeros de telfono celular o de telfono particular y otorgarle el nivel de acceso equipo o personal, demodo que pueda ver estos nmeros y utilizarlos para realizar una llamada con unsolo clic. Parallamar a un nmero de telfono adicional, haga clic en la flecha situada junto albotn llamar, como se muestra a continuacin en la figura No. 11.
Figura No. 11. Opciones de llamada de un contacto

38
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

4
Para ver las opciones de llamada de un contacto:

LLamadas Telefnicas

En la lista de contactos, haga clic en la flecha situada a la derecha del botn llamar asociado al contacto. En el men opciones de llamada, haga clic en el nombre o en el nmero al que desea llamar, o haga clic en nuevo nmero, a continuacin escriba el nmero al que desea llamar.

Para efectuar una marcacin a un nmero telefnico: En el cuadro buscar de la ventana de Office Communicator escriba el nmero al que desee llamar. Utilice el formato de nmeros internacional. Escriba el cdigo del pas, seguido del nmero de telfono local. En el panel resultado de la bsqueda, haga clic en el botn llamar situado a la derecha del nmero de telfono que haya escrito, tambin puede presionar la tecla ENTRAR para realizar la llamada.

4.2. RESPONDER A UNA LLAMADA TELEFNICA

Cuando se recibe una llamada de telfono de otro contacto de Communicator, se muestra una alerta de llamada en la esquina inferior derecha de la pantalla del equipo. Desde esta alerta, puede aceptar la llamada, omitirla o redirigirla a otro nmero, como se muestra a continuacin en la figura No. 12.
Figura No. 12. Alerta de invitacin a una llamada de audio

Para responder a una llamada de telfono: Haga clic en el panel izquierdo de la alerta de invitacin a la llamada.

Para omitir una llamada: Haga clic en el botn Omitir llamada en la alerta de invitacin a la llamada.

Para redirigir una llamada: Haga clic en el botn redirige la llamada a otro telfono o a la mensajera instantnea y a continuacin, seleccione una opcin en el men. Puede redirigir una llamada a cualquiera de los nmeros de telfono que haya publicado, como su nmero

Manual de Office Communicator

39
Aprobacin:15-10-2010

de telfono celular, particular o cualquier otro. Si decide redirigir una llamada a un mensaje instantneo, se omitir la llamada y se abrir la ventana conversacin para que pueda enviar un mensaje instantneo al contacto.

4.2.1.

Controles de llamada

Cuando se responde a una llamada telefnica de un contacto de Communicator, se abre la ventana conversacin. La ventana conversacin ofrece varios controles de llamada que pueden usarse para transferir una llamada, dejar una llamada en espera o ajustar el volumen del altavoz o del micrfono. En la Tabla. No. 3, que figura a continuacin, se muestran los controles de llamada y se ofrece una breve descripcin de la funcin de cada uno de ellos.
Tabla No. 3. Controles de llamada

40
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

4
4.3. REALIZAR Y RECIBIR VIDEOLLAMADAS

LLamadas Telefnicas

Puede utilizar Office Communicator para comunicarse con sus contactos utilizando audio y vdeo. Por ejemplo, si tiene una cmara web conectada al equipo puede realizar una videollamada a un contacto. Cuando el contacto responda a la llamada, podr ver sus imgenes de video aunque el contacto no disponga de una cmara web. Si el contacto dispone de una cmara web conectada al equipo, podr ver las imgenes de video de esa persona en la ventana conversacin.

4.3.1.

Realizar una videollamada

Puede agregar video a una sesin de mensajera instantnea o llamada telefnica en curso, o puede iniciar una videollamada desde la ventana de Office Communicator. Para iniciar una videollamada desde la lista de contactos: En la lista de contactos haga clic con el botn secundario en un contacto y haga clic en iniciar una videollamada, como se muestra a continuacin en la figura No. 13. Una vez que se acepte la videollamada, la ventana conversacin se ampliar para mostrar el video.

Figura No. 13. Videollamada iniciada en la lista de contactos

4.3.2.

Recibir una videollamada

Para recibir una llamada de audio y video necesita tener unos altavoces y un micrfono, un auricular con micrfono o un dispositivo de audio USB. Sin embargo, no es necesario que tenga una cmara web para aceptar una videollamada. Si no tiene una cmara web, podr ver las imgenes de video de la persona que realiza la llamada, pero esta persona ver un marcador de posicin de cono de video en lugar de sus imgenes. Para recibir una llamada de audio y video: Haga clic en el panel izquierdo de la alerta de invitacin a la videollamada, como se muestra a continuacin en la figura No. 14.

Manual de Office Communicator

41
Aprobacin:15-10-2010

Figura No. 14. Alerta de invitacin a una videollamada

Al aceptar una invitacin de videollamada, se abre la ventana conversacin de Communicator donde se puede ver la secuencia de video de la persona que realiza la llamada, como se muestra acontinuacin en la figura No. 15.
Figura No. 15. Ventana Conversacin con la secuencia de video

4.4. USO COMPARTIDO DEL ESCRITORIO

Puede iniciar una sesin de uso compartido de escritorio en cualquier momento a lo largo de una conversacin. Como persona que comparte su escritorio, puede ceder el control a los dems participantes, volver a la ventana de conversacin (por ejemplo para continuar una conversacin de mensajera instantnea o iniciar el video) y detener la sesin de uso compartido de escritorio. Para compartir el escritorio durante una conversacin de Communicator: En la ventana conversacin haga clic en el botn compartir, a continuacin hagaclic en compartir escritorio, un marco resaltado aparecer alrededor de suescritorio para indicar que est actualmente visible a otros participantes, como se muestra en la figura No. 16.

42
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

4
Figura No. 16. Uso compartido de escritorio

LLamadas Telefnicas

En las ventanas de conversacin de los participantes, aparecer el mensaje haga clic para aceptar la invitacin a la sesin compartida, junto con una alerta, los dems participantes deben hacer clic en el mensaje para aceptar la invitacin. Cuando est compartiendo su escritorio, puede abrir y mostrar programas, navegar por documentos y desplazarse por un conjunto de diapositivas como hara normalmente.

Para ceder el control a otro participante: Para compartir el control de la sesin de uso compartido de escritorio, en la ventana conversacin, haga clic en la flecha situada al lado de la barra de uso compartido en control, a continuacin realice uno de estos procedimientos: 9 En ceder el control a, haga clic en el nombre del participante a quien desee pasar el control. El participante ver el mensaje se le ha cedido el control. 9 Haga clic en compartir el control con todos los participantes si desea que cualquier participante tome el control. Los dems participantes vern un botn solicitar el control, en el que podrn hacer clic para controlar el mouse y el teclado en su escritorio. 9 Para recuperar el control de la sesin de uso compartido de escritorio, en la ventana conversacin, haga clic en la flecha situada al lado del botn Compartir a continuacin, haga clic en recuperar el control. Para agregar video a la sesin de uso compartido de escritorio: En la barra de men de uso compartido, haga clic en el botn Mostrar conversacin, como se muestra en la figura No. 17, para volver a la ventana de conversacin. 43
Aprobacin:15-10-2010

Manual de Office Communicator

Figura No. 17. Botn mostrar conversacin en la barra de men de uso compartido deescritorio

Botn Mostrar conversacin

En la ventana de conversacin, haga clic en el botn Iniciar videollamada. Para detener el uso compartido de escritorio: Haga clic en la flecha situada al lado del botn Compartir y haga clic en el botn detener enla barra de men de uso compartido situada en la parte superior de la pantalla, como se muestra en la figura No. 18.
Figura No. 18. Botn detener en la barra de men de uso compartido deescritorio
Botn Detener

4.4.1.

Ver un escritorio compartido

Cuando alguien ms inicia una sesin de uso compartido de escritorio, puede aceptar la invitacin para ver el uso compartido de escritorio, cambiar la vista del escritorio compartido y solicitar elcontrol del escritorio compartido. Para aceptar una invitacin a una sesin compartida de escritorio: Cuando un participante inicia el uso compartido de escritorio durante una conversacin, aparece el mensaje haga clic para aceptar la invitacin a la sesin compartida, en su ventana de conversacin, como se muestra en la figura No. 19; si no est actualmente en una conversacin, aparecer una alerta en su escritorio, como se muestra en la figura No. 20.
Figura No. 19. Invitacin a una sesin de uso compartido de escritorio desde elpunto devista del participante0

44
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

4
Figura No. 20. Alerta de invitacin a una sesin de uso compartido de escritorio

LLamadas Telefnicas

Haga clic en el mensaje o en la alerta para empezar a ver el escritorio de la persona que lo comparte.

Para cambiar la vista del escritorio compartido: Utilice los controles de ventana para maximizar la vista del escritorio compartido o cambiar su tamao. Para alternar el tamao del escritorio compartido entre el tamao real y el de ajuste a la ventana, haga clic en el botn tamao real. Para llenar toda la pantalla, haga clic en ajustar a la pantalla. Para el control del escritorio, haga clic en tomar el control.

Para detener el uso compartido de escritorio, haga clic en el botn dejar de compartir escritorio situado encima de la ventana de uso compartido de escritorio.

4.5. REALIZAR LLAMADAS DE CONFERENCIA

4.5.1. Iniciar una conferencia de mensajera instantnea desde contactos

Iniciar una conferencia de mensajera instantnea no programada (ad hoc) constituye, en muchas ocasiones, una forma rpida de tomar decisiones. Puede iniciar una conferencia de mensajera instantnea desde la lista de contactos seleccionando varios contactos, un grupo de distribucin o un grupo de contactos. Tambin puede iniciar una conferencia a partir de una conversacin telefnica o de video entre dos personas simplemente invitando a otra persona. Para iniciar una conferencia de mensajera instantnea no programada en la lista de contactos, realice uno de estos procedimientos: Seleccione varios contactos manteniendo presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los contactos a los que desea invitar a la conferencia, haga clic con el botn secundario en el ltimo contacto y a continuacin haga clic en enviar un mensaje instantneo. Escriba un mensaje a continuacin y presione ENTRAR. Haga clic con el botn secundario en un contacto o en un grupo, como se muestra en la figura No. 21 y a continuacin, haga clic en enviar un mensaje instantneo. Escriba un mensaje en el rea de escritura de mensajes a continuacin y presione ENTRAR. 45
Aprobacin:15-10-2010

Manual de Office Communicator

Figura No. 21. Se selecciona un grupo de contactos para iniciar una conferencia de mensajera instantnea

Grupo seleccionado en la lista de contactos

Cuando el contacto acepta la llamada y se une a la conferencia, se puede ver un indicador telefnico a la derecha del nombre del contacto, como se muestra arriba en la figura No. 21. Al enviar un mensaje instantneo a ms de una persona, los destinatarios del mismo ven una invitacin de conferencia de mensajera instantnea, como se muestra a continuacin en la figura No. 22.
Figura No. 22. Invitacin a una conferencia de mensajera instantnea Panel izquierdo de la invitacin Rechazar la invitacin

4.5.2.

Iniciar una conferencia con contactos internos o externos a su organizacin

En Communicator, puede iniciar una nueva conferencia utilizando la opcin reunirse ahora, que est disponible haciendo clic en el botn men. Si usa esta opcin, no est limitado a invitar a contactos que pertenecen a su organizacin. Tambin puede invitar a contactos externos a una conversacin, envindoles una invitacin por correo electrnico. Para iniciar una conferencia mediante la opcin reunirse ahora: Haga clic en el botn men y luego en reunirse ahora.

Para invitar a alguien perteneciente a la Institucin o a una entidad externa: En la ventana de nueva conversacin, haga clic en invitar, a continuacin seleccione invitar a un contacto. Escriba un nombre en el cuadro de bsqueda buscar o seleccione un contacto en la lista de contactos y haga clic en aceptar.

46
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

LLamadas Telefnicas

Para invitar a alguien externo a su organizacin por correo electrnico: En la ventana de nueva conversacin, haga clic en invitar, a continuacin seleccione invitar por correo electrnico. En el mensaje de correo electrnico de llamada de conferencia, escriba el correo electrnico de la persona y haga clic en enviar. El mensaje de correo electrnico contiene dos vnculos para unirse a la conferencia: uno para Communicator y otro para un explorador web. Si el destinatario no tiene instalado Communicator, puede unirse a la conferencia utilizando un explorador web. Aunque el usuario de explorador web no tiene disponible la funcin de vdeo, s tiene disponibles las funciones de mensajera instantnea, audio y uso compartido de escritorio.

4.5.3.

Realizar una llamada de conferencia

Puede iniciar una llamada de conferencia telefnica desde la lista de contactos seleccionando varios contactos o un grupo. Para iniciar una llamada de conferencia, a la lista de contactos, realice uno de estos procedimientos: 1. Seleccione varios contactos: Manteniendo presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los contactos a los que desea invitar a la conferencia, a continuacin inicie una llamada de conferencia. Haga clic con el botn secundario en un grupo de contactos y a continuacin, seleccione iniciar una llamada de conferencia.

2. Haga clic en una de las siguientes opciones: Iniciar conferencia. Haga clic en Communicator para iniciar la conferencia desde su equipo o dispositivo telefnico USB predeterminado (auricular con micrfono o altavoces y micrfono). Iniciar conferencia llamndome al, haga clic en un nmero de telfono para que Communicator llame a dicho nmero y le permita participar en la conferencia cuando responda al telfono. Tenga en cuenta que tambin puede escribir un nuevo nmero de telfono y participar desde la conferencia.

Manual de Office Communicator

47
Aprobacin:15-10-2010

Figura No. 23. Ventana Conversacin durante una llamada de conferencia

Mostrar rea de mensajes instantneos

Agregar Video

Invitar

Hacer clic en mostrar rea de mensajes instantneos, para enviar un mensaje instantneo a los participantes de la conferencia. Hacer clic en invitar para agregar otras personas a la conferencia.

Durante una llamada de conferencia puede hacer clic en iniciar llamada de videoconferencia, para agregar sus imgenes de video a la conferencia (siempre y cuando disponga de una cmara web conectada al equipo).

4.5.4.

Participar en una llamada de conferencia

Cuando se realiza una llamada de conferencia, los destinatarios de la llamada ven una invitacin a llamada de conferencia, como se muestra a continuacin en la figura No. 24.
Figura No. 24. Alerta de invitacin a una llamada de conferencia Panel izquierdo de la invitacin Rechazar la invitacin

Para participar en una llamada de conferencia: Haga clic en el panel izquierdo de la alerta de invitacin a la conferencia.

Para participar en una llamada de conferencia desde otro telfono: Para participar en una llamada de conferencia desde un telfono que no sea su telfono predeterminado, haga clic en unirse desde en la alerta de invitacin a la llamada de conferencia, a continuacin seleccione el telfono desde el que desee participar en la conferencia. Communicator llamar al nmero de telfono y cuando responda a la llamada, le permitir participar en la conferencia desde ese nmero.

48
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Manual de Office Communicator

CAPTULO

DISPOSITIVOS MVILES (CELULARES)

5.1. CONFIGURACIN INICIAL

Normalmente el administrador del sistema se encargar de configurar Communicator Mobile paraelusuario e instalar los certificados de seguridad. El administrador puede configurar Communicator para que se inicie automticamente al acceder al icono de Office Communicator.
Figura No. 25. Vista inicial del telfono

1. En Inicio haga clic en el cono Communicator Mobile.

Figura No. 26. Vista del inicio del telfono

2. La primera vez que inicia sesin solicitar que acepte las polticas de seguridad del Communicator Mobile; para lo cual se debe aceptar, en los accesos posteriores este requerimiento no aparecer. 3. En el campo direccin inicio de sesin digite la cuenta de Office Communicator, ej.: carlos.munozri@policia.gov.co.

50
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Dispositivos Mviles (Celulares)

4. En el campo de nombre de usuario digite el nombre de usuario nuevamente adicionando el dominio en el que se encuentra este usuario, ej.: en el dominio DIPON: carlos.munozri@dipon.policia.gov.co, posteriormente digite la contrasea del usuario y habilite la opcin de recordar contrasea. Luego se debe obturar listo.
Figura No. 27. Vista de la configuracin del usuario

5. Luego obture iniciar sesin y aparece la ventana de navegacin en donde se encontrar el mismo ambiente del usado en el computador.
Figura No. 28. Vista de conexin

Office Communicator Mobile sincronizar toda la informacin de su cuenta del computador. Nota: Se iniciar automticamente la prxima vez que inicie sesin en Windows.

Manual de Office Communicator

51
Aprobacin:15-10-2010

5.2. SESIONES DIARIAS

Haga clic en inicio. Busque el cono de Communicator Mobile. Luego aparecer la ventana principal con los contactos de su cuenta.
Figura No. 29. Vista de la ventana principal

Seleccione men y en el campo buscar o agregar, escriba un nombre del contacto a quien desee enviar un mensaje para luego seleccionar buscar o agregar.
Figura No. 30. Vista del men

Una vez encuentre el usuario seleccione enviar mi estado y a continuacin escriba el mensaje, cuando finalice seleccione enviar.

52
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

5
Figura No. 31. Vista de ventana de chat

Dispositivos Mviles (Celulares)

Si desea invitar a un tercero seleccione invitar, desplegando el men y luego bsquelo en la lista de contactos.

Figura No. 32. Vista de ventana de bsqueda

Responder mensajes: Si un usuario lo agrega a su grupo de contactos aparecer una solicitud de aceptacin.

Figura No. 33. Vista de ventana de aceptacin

Manual de Office Communicator

53
Aprobacin:15-10-2010

 Cuando alguien le enve un mensaje aparecer en su pantalla el aviso mensaje instantneo y posteriormente se visualizar el mensaje y la hora.
Figura No. 34. Vista de mensaje de chat

A continuacin podr iniciar el chat escribiendo sus mensajes; tambin tiene la opcin de invitar a otros usuarios seleccionando men y luego acceda a invitar.
Figura No. 35. Vista de men para invitar

Para invitar a un usuario, seleccinelo de la lista de sus contactos y luego seleccione buscar.
Figura No. 36. Vista de bsqueda

Nota: el equipo dispone de las mismas opciones que las utilizadas en un computador de escritorio, tales como enviar correo electrnico, llamar, cerrar conversacin, etc.

54
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Glosario

GLOSARIO
Chat: Hace referencia a una conversacin escrita instantnea sostenida entre dos o ms personas a travs de internet. Comunicaciones unificadas: Corresponde a la unificacin de herramientas tecnolgicas (correo electrnico, fax, voz y datos), para facilitar y agilizar las comunicaciones a nivel institucional. Cursor: Es un indicador usado para mostrar posiciones en dispositivos de visualizacin. Emoticono: Dibujo animado que expresa lo que el usuario quiere evidenciar, frente a cualquier tipo de emociones. Interfaz: Conexin entre dos ordenadores para facilitar comunicacin entre ellas. Mensajera instantnea: Es la forma de comunicacin en tiempo y forma real entre dos a ms personas a manera de texto, el cual se enva a travs de dispositivos que usa la internet. Navegar: Es la operacin realizada cuando se utiliza un navegador en el Internet para consultar pginas. Plataforma: Es un sistema estandarizado, que permite realizar diferentes actividades informticas. Videoconferencia: Comunicacin en tiempo real sostenida entre un grupo de personas, con audio y video, y que permite interactuar entre los mismos.

Manual de Office Communicator

55
Aprobacin:15-10-2010

BIBLIOGRAFA
Diccionario de la Real Academia Espaola. Gua de usuario final de Office Communicator 2007 R2. Microsoft. 2007. Manual de Office Communicator 2007 R2. Microsoft. 2007.

CIBERGRAFA
http://office.microsoft.com/es-es/help/HA102037153082.aspx http://hosting.intermedia.net/support/kb/default.asp?id=1375 http://www.microsoft.com/communicationsserver/en/us/default.aspx

56
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Manual de Office Communicator

ANEXO

Anexo

REFERENTE LEGAL
El Office Communicator slo podr ser utilizado cuando se tengan las licencias correspondientes de los programas instalados en los computadores, con el fin de dar cumplimiento a la ley de antipiratera.

LEYES
99 Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 99 Ley 603 de 2000, por medio de la cual se modifica el Art. 47 de la Ley 222 de 1995, informacin sobre el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor. De acuerdo con el Instructivo No. 005 del 9 de enero de 2001 OGESI-925, todos los equipos de cmputo de la Polica Nacional deben tener los programas con la debida licencia, para dar cumplimiento a la Ley 603 por lo cual las direcciones, oficinas asesoras, comandos y seccionales de formacin deben abstenerse de comprar microcomputadores sin las licencias respectivas del software y deben asegurarse de que se entreguen las licencias de cada uno de los programas, incluyendo los preinstalados; la licencia o acuerdo de licenciamiento establece normalmente que de un programa de computador, solamente puede hacerse una copia de seguridad o backup y que cualquier copia del programa adicional es una copia ilegal. Se debe dar cumplimiento al Cdigo Penal y al Decreto Ley 1273 del 2009 correspondiente al uso de plataformas tecnolgicas y delitos informticos.

99 Ley 1015 de 2006, Por medio de la cual se expide el Rgimen Disciplinario para la Polica Nacional, Diario Oficial No. 46.175 de 7 de febrero de 2006. 99 Ley 1266 de 31 diciembre de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales del hbeas data y se regula el manejo de la informacin contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial y de servicios y la proveniente de terceros pases y se dictan otras disposiciones. 99 Ley 1273 de 2009, por medio de la cual se modifica el Cdigo Penal, se crea un nuevo bien jurdico tutelado denominado de la proteccin de la informacin y de los datos y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, entre otras disposiciones. El Congreso de Colombia decreta: Artculo 1. Adicinese el Cdigo Penal con un Ttulo VII BIS denominado de la proteccin de la informacin y de los datos, del siguiente tenor: Captulo primero: de los atentados contra la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos y de los sistemas informticos. 59
Aprobacin:15-10-2010

Manual de Office Communicator

DECRETOS
Decreto No. 3851 del 2 de noviembre de 2006, por el cual se organiza un sistema de aseguramiento de la calidad, almacenamiento y consulta de la informacin bsica colombiana y se dictan otras disposiciones. Decreto No. 4222 del 23 de noviembre de 2006, por el cual se modifica la estructura de la Polica Nacional, y en el Artculo 2 se enuncian las funciones del Director General de la Polica, en el Numeral 6 menciona el fomento de la participacin ciudadana y en el Artculo 8 le da facultades para expedir normas internas, entre ellas manuales.

INSTRUCTIVO
Instructivo No. 050 del 04 de agosto de 2009. Implementacin de mecanismos de proteccin de la informacin de la Polica Nacional y restricciones de los servicios comerciales de mensajera instantnea y redes sociales.

OTRAS REGLAMENTACIONES
Requiere del cumplimiento de la norma ISO 27001, en cuanto al Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin. 99 La informacin es un activo vital para el xito y la continuidad en el mercado de cualquier organizacin. El aseguramiento de dicha informacin y de los sistemas que la procesan es un objetivo de primer nivel para la organizacin. 99 Para la adecuada gestin de la seguridad de la informacin, es necesario implantar un sistema que aborde esta tarea de una forma metdica, documentada y basada en unos objetivos claros de seguridad y una evaluacin de los riesgos a los que est sometida la informacin de la organizacin. 99 ISO/IEC 27000 es un conjunto de estndares desarrollados o en fase de desarrollo por ISO (International Organization for Standardization) e IEC (International Electrotechnical Commission), que proporcionan un marco de gestin de la seguridad de la informacin utilizable por cualquier tipo de organizacin, pblica o privada, grande o pequea. 99 Se debe dar estricto cumplimiento a las polticas de seguridad de la informacin y de las directivas y circulares expedidas por la Polica Nacional en cuanto al uso de tecnologas de la informacin.

NECESIDAD Y JUSTIFICACIN DEL OFFICE COMMUNICATOR

Las licencias para aplicaciones en red y comunicaciones unificadas a implementarse en la Polica Nacional abarcarn servicios de colaboracin en tiempo real (Real Time Collaboration RTC), servicios dedicados para la conectividad de personas en tiempo real, como mensajera instantnea (IM), colaboracin de audio/video, conferencias, mensajera institucional e intranet.

60
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Anexo

La plataforma podr facilitar las comunicaciones inteligentes en tiempo real y colaboracin donde los usuarios de la Polica Nacional encontrarn una herramienta de trabajo que optimizar las tareas diarias, permitiendo enlaces con unidades remotas como agregaduras, territorios nacionales, escuadrones mviles, entre otras, que en la actualidad no cuentan con medios de comunicacin con las noticias de la Institucin. Las unidades sern ms eficientes y productivas sin importar desde dnde trabajen graciasal acceso universal para los empleados, cualquier combinacin de Internet, red telefnica pblica, o red inalmbrica puede ser ajustada para disponer de la misma configuracin que en la oficina. El objetivo es la creacin de un entorno de trabajo donde compartir ideas y decisiones se realiza rpidamente y puede suponer un aumento vertiginoso de la competitividad de la Polica. La implementacin de este sistema contribuir a la disminucin de costos concerniente a desplazamientos del personal para capacitaciones, disminucin de papelera, tner, combustible, mejorando los niveles de seguridad de la informacin. El uso y el alcance de la solucin estn definidos en las especificaciones tcnicas mnimas. La Polica Nacional requiere las licencias para aplicaciones en red por las siguientes consideraciones: Para los comandos de departamento, grupos operativos, secciones de vigilancia y reas administrativas, se requieren 10.000 licencias con el fin de tener una comunicacin constante con las dems unidades, poder enviar y recibir informacin en el menor tiempo posible, estar conectados con toda la informacin que maneja la red de la institucin va web. Es de resaltar que actualmente se requiere: Incrementar el servicio de mensajera electrnica en las unidades policiales donde se cuenta con correo electrnico. Contar con las herramientas de procesador de texto, hoja de clculo y presentacin de diapositivas en conferencia va web, para que estas herramientas estn disponibles para el usuario. Contar con actualizaciones automticas, sin que se generen adquisiciones individuales de licencias para todas las actividades a desarrollar por la Polica Nacional, adaptndose estas aplicaciones a las necesidades de la Institucin.

REVISIN JURDICA MICROSOFT

La Decisin Andina 351 de 1993, Art. 4 Literal L, manifiesta expresamente que el software es una obra protegida por el derecho de autor. A su vez, el Art. 8 y la Ley 23 de 1982, Art. 10, establecen claramente que se presume autor salvo prueba en contrario, la persona cuyo nombre, seudnimo u otro signo que la identifique, aparezca indicado en la obra.

Manual de Office Communicator

61
Aprobacin:15-10-2010

Uno de los derechos patrimoniales que otorga la decisin 351 de 1993, Art.13, Literal c, es la distribucin pblica de ejemplares o copias de la obra mediante la venta, arrendamiento o alquiler; as las cosas Microsoft Corp es el titular del software como Windows, Office, Office Comunicator, etc., y es la misma ley la que le faculta, a travs de los derechos patrimoniales de autor, a vender sus obras como ya lo referenciamos. Este manual es realizado y distribuido de acuerdo conla experiencia y conocimiento que la Polica Nacional tiene del producto Office Communicator, cuya titularidad recae sobre Microsoft Corporation. Este Manual no es un documento oficial emitido por Microsoft Corporation y no compromete de manera alguna a dicha compaa. Este Manual ha sido elaborado exclusivamente para uso interno de la Polica Nacional de Colombia.

CONTRATO N PNDIRAF 06-2-100-81-09 CON LAS FORMALIDADES PLENAS

En general este documento desarrolla algunos parmetros preestablecidos en la gua de introduccin a Microsoft Office Communicator 2007 R2, cuya plataforma podr facilitar las comunicaciones inteligentes en tiempo real, donde los usuarios de la Polica Nacional encontrarn una herramienta de trabajo que optimizar las tareas diarias con el fin de ser una Institucin ms eficiente y productiva sin importar desde dnde trabajen, gracias al acceso universal para los empleados. Cualquier combinacin de Internet, red telefnica pblica, o red inalmbrica puede ser ajustada para disponer de la misma configuracin que en la oficina. La normatividad relacionada en el proyecto se encuentra vigente y tiene aplicacin directa con las tareas que deben desarrollar las unidades policiales a nivel nacional, herramienta fundamental cuya implementacin contribuir a la disminucin de costos concerniente a desplazamiento de personal para capacitaciones, de papelera, tner, combustible, etc, mejorando los niveles de seguridad de la informacin. El uso y el alcance de la solucin estn definidos en las especificaciones tcnicas mnimas. De conformidad con la Ley 397 de 1997, por la cual se desarrollan los Artculos 70, 71 y 72 y dems artculos concordantes con la Constitucin Poltica, sera oportuno precisar el contenido de su Artculo 33, el cual hace referencia a los derechos de autor. Los derechos de autor y conexos morales y patrimoniales de autores, actores, directores y dramaturgos, se consideran de carcter inalienable por las implicaciones que estos tienen para la seguridad social del artista. As las cosas, y comoquiera que el manual de Office Communicator se desarroll con base en el original de Microsoft Office Communicator 2007 R2, se inform a los representantes en Colombia de la empresa creadora; adicionalmente, se realiz el desglose y desarrollo de acuerdo al uso y jerga institucional como herramienta para un mejor entendimiento del sistema.

62
1 DT - MA - 0001 VER:0

Manual de Office Communicator

Direccin y conceptualizacin

Brigadier General JANIO LEN RIAO Jefe Oficina de Planeacin Coronel LEN GUILLERMO BARN CALDERN Jefe Comunicaciones Estratgicas Teniente Coronel JAIRO GORDILLO ROJAS Jefe Oficina de Telemtica Teniente Coronel GUSTAVO FRANCO GMEZ Jefe Grupo Doctrina y Servicio de Polica

Elaboracin y redaccin

Teniente Coronel JAMES GUSTAVO ARANA REYES Jefe rea Administracin de la Informacin Patrullero LEYSON OSWALDO LARGO MENDOZA Analista de Informacin

Colaboradores y aportes
Oficina de Planeacin Mayor MARA FERNANDA LANDNEZ CUBILLOS Intendente DORA LIBIA HENAO Grupo Doctrina y Servicio de Polica Microsoft Corporation

Diagramacin e impresin

Imprenta Nacional de Colombia Bogot, D. C., Colombia, 2010

Manual de Office Communicator

63
Aprobacin:15-10-2010