MONROE PUBLIC  SCHOOLS 

2010‐2011 FINANCIAL FORECAST
ORIGINALLY PRESENTED TO BOE COMMITTEES ON AUGUST 18TH 
UPDATED FOR TOWN COUNCIL PRESENTATION ON SEPTEMBER 29TH
Meeting Goals

ƒ Provide helicopter overview of financial 
needs for 10‐11 fiscal year
ƒ Create early awareness of pressure points of 
budgeting process
ƒ Highlight need‐based priorities of district
ƒ Gain input from BOE regarding its priorities
ƒ Lay foundation for 10‐11 budget 
development
Assumptions
ƒ Wages across the district will increase per 
contractual obligations
ƒ Health insurance costs will increase a 
minimum of 10‐12% [Revised to 15% in Sept.]
ƒ Major drivers of budget will continue to 
increase: transportation, energy
ƒ Negotiation of MEA contract begins next 
summer
ƒ NEASC site visit in fall 2010
ƒ Enrollment decrease negligible [63 students]
Assumptions cont.‐
ƒ True‐up on medical benefits budgeting; 
establishment of separate accounts: 1) 
medical fund balance and 2) medical reserve 
account
ƒ Medical costs have been supplanted during 
09‐10 with 427K end‐of‐year unexpended 
funds that must be in operating budget for 
10‐11
ƒ Salary costs have been supplanted during 09‐
10 with 230K liquidated oil funds that must be 
in operating budget in 10‐11
Risks
ƒ Reduced state funding
ƒ Unanticipated special education costs
ƒ Aging facilities
ƒ Pending litigation
ƒ Health costs will trend higher than initially 
projected
ƒ No funds allocated in operating budget 09‐10 
for technology
Priorities of District
ƒ Provide additional intervention resources for 
special education students preK‐12
ƒ Provide additional intervention resources for 
students in grades 5‐8
ƒ Provide increased world language opportunities 
to students at Jockey Hollow
ƒ Restore curriculum coordinators to full‐time
ƒ Monitor class sizes at MHS with increase of 50 
students grades 9‐12
ƒ Increase professional development for staff
ƒ Maintain implementation plan for technology
Past Topics for Cost Savings and 
Efficiencies
ƒ Co‐curricular activities, including athletics
ƒ Alternative Education
ƒ Technology
ƒ Professional Development
ƒ Maintenance
ƒ Staffing Reductions
The Big Picture
New Information Since August
 Projected Increases to Key Factors 
of the 10‐11 Budget

ƒ Health insurance trending close to 15% = 300K
ƒ Bond payment to Town due for 09‐10 and 10‐11 = 225K
ƒ Reduction in excess cost grant reimbursement = 100K
ƒ Transportation to increase approximately 3% = 100K
ƒ Preliminary energy cost estimate indicates small increases

ƒ Additional key factors total = 725K 
The Updated Big Picture
 Unique Conditions for BOE Budget 
Development for 10‐11
1. Previous funds available to BOE for unforeseen expenses are gone.
à Excess Cost Grant – 700k reverted to Town from BOE fall ‘08
à Oil Credit – liquidated 230K in spring ’09 to offset 09‐10 expenditures
à No more Oxford revenues – students graduated June ’09

2. “Reserves” in self‐insurance fund depleted by series of extraordinary 
health claims.

3. Using funds not in operating budget from Town provides a one‐year 
remedy, but second‐year full increase to the budget – using end of year 
unexpended funds to offset medical by 427k.

4. Delaying payments provides a one‐year remedy, but second‐year full 
increase to the budget by 225K – two years of bond payments for 
technology due in 10‐11 budget.
à There are no monies allocated in the current 09‐10 budget for system‐wide 
technology purchases/upgrades.

5.      Significant reductions in staff during 09‐10 budget process have already 
begun to impact core programs in the district.
The Start of a Conversation…