1.

SISTEMA ELETRNICO DE INFORMAES SEI

O SEI foi desenvolvido pelo TRF4, e trazido para a Embrapa por meio de um convnio firmado entre a Empresa e o Ministrio do Planejamento. Com o intuito de modernizar a gesto de documentos, o sistema traz inmeras inovaes e funcionalidades que permitem criar documentos digitais, bem como tramit-los, acompanhar o trmite, entre outras.

2. PRINCIPAIS INOVAES DO SEI

2.1. Enviar documentos para a caixa de cada Setor - Cada setor, formalmente constitudo na DPGU possui uma caixa, no sero mais utilizadas caixas compartilhadas entre diversos Setores. 2.2. Criar documentos dentro do SEI - Todos os documentos produzidos pela DPGU sero criados dentro do SEI, em formato digital e assinados eletronicamente. O uso do papel s ser permitido em algumas excees. 2.3. Protocolar documentos - Possibilita a formalizao de processos pelo prprio usurio, no sendo necessria a autuao no Protocolo- Geral. 2.4. Diversos Setores podem trabalhar ao mesmo tempo em determinado processo O SEI permite que um processo esteja aberto em mais de um setor, sendo que todos podero fazer atualizaes ao mesmo tempo. Diminuindo o tempo de finalizao do processo. 2.5. Acompanhamento de processos enviados - Possibilita acompanhar os andamentos e as atualizaes feitas nos processos enviados a outros setores. 2.6. Enviar processo ou documento por e-mail - Permite enviar processos ou documentos para o e-mail do interessado. O e-mail ficar registrado na rvore do processo. 2.7. Liberar acesso externo -Possibilita a liberao de acesso externo para interessados que no tenham acesso ao SEI. Ser enviado um link que dar acesso s peas do processo, bem como as atualizaes durante o tempo permitido pelo setor. 2.8.

3. Acesso ao Sistema
O acesso ao sistema se dar atravs do endereo eletrnico amarelo.sede.embrapa.br/sei (imagem 1) ou atravs do link embutido no Banner do Sistema situado no campo superior direito da Intranet da Embrapa (imagem 2), ou,

ainda, no campo esquerdo da pgina da Intranet, denominado Sistemas Corporativos (imagem 3). O logon no sistema ser realizado com o login de usurio e senha da rede da Embrapa.

Imagem 1

Imagem 2 e 3

4. Barra de tarefas

o manual Eletrnico do Sistema. Contm uma lista de vdeos com o passo a passo de vrias funcionalidades do SEI.

Permite ocultar ou mostrar o menu lateral esquerdo.

Pesquisa permite ao usurio localizar processos digitando o nmero de protocolo do processo ou do documento.

Informa ao usurio em qual setor ele est logado. Se o usurio tiver permisses em mais de uma unidade, possvel alterar o setor atravs desse boto.

Ao clicar neste cone o sistema remeter o usurio a tela inicial do sistema chamada de Controle de Processos.

Ao clicar neste cone o usurio sair do sistema.

5. Menu Principal

Controle de Processos Permite ao usurio voltar tela inicial do sistema onde se encontram os processos recebidos e os gerados pelo setor. Os processos em vermelho so aqueles que ainda no foram visualizados. Iniciar Processo Possibilita a abertura de processos pblicos por qualquer usurio do sistema. Retorno Programado Permite acompanhar os processos recebidos ou enviados com retorno programado, bem como o tempo restante para devoluo ou em atraso. Pesquisa Possibilita a consulta de documentos/processos disponveis do sistema. Base de Conhecimento Utilizado para registrar as atividades realizadas por cada setor. Textos Padro funcionalidade em que o usurio indica um texto que seja recorrente para posterior reuso por todos que compe a Unidade (um ou vrios pargrafos padro e at mesmo uma frase padro), que o usurio poder aproveitar no momento da elaborao de um documento sobre o processo ou dentro da edio de seu Documento.

Modelos utilizado para aproveitar todo um documento j feito em outro processo que tenha partes muito similares e recorrentes em processos diversos e cotidianos da Unidade. Por exemplo, processos no RH de Requisio de Licena para Capacitao em que os Informes e Despachos so bastante similares em todos os processos. O Despacho de concesso pode ser um modelo e o Despacho de denegao outro. Estas funcionalidades so vinculadas quela Unidade, para que cada Unidade possa melhor organizar seu servio, com a metodologia que agilize o trabalho dirio dos empregados que ali laboram. Cada modelo criado marca qual foi o servidor da Unidade que o criou, fazendo com que todos os servidores da Unidade entrem em acordo sobre os modelos que devam existir no Sistema. Blocos de Assinaturas Utilizado para acompanhar documentos que tenham sido enviados para assinatura ou que tenham sido recebidos para serem assinados. Blocos de Reunio Possibilita disponibilizar processos para conhecimento de usurios de outros setores. Blocos Internos Utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Processos Sobrestados Possibilita o acompanhamento dos processos sobrestados que aguardam alguma providncia para terem continuidade. Acompanhamento Especial Utilizado para acompanhar processos que tenham sido enviados para outros setores, mas que continuam sendo observados pelo setor que tramitou. Estatsticas Possibilita a visualizao das estatsticas da Unidade do usurio em um determinado perodo, tais como: processos gerados, processos com tramitao, processos com andamento fechado na Unidade, processos com andamento aberto na unidade, tempo mdio de tramitao e documentos gerados. Assuntos Arquivamento Utilizado somente pela unidade definida como responsvel pelas atividades de arquivo. Possibilita arquivar os originais em papel dos documentos digitalizados e controlar o local em que foram acondicionados. Desarquivamento Utilizado somente pela unidade definida como responsvel pelas atividades de arquivo. Possibilita desarquivar os originais em papel dos documentos digitalizados e controlar o seu desarquivamento. Localizadores Estabelece o meio de acondicionamento (caixa, pasta, mao) seguido de numerao sequencial e automtica, bem como o lugar (Seo de Arquivo, Sala n x, Protocolo) onde os documentos foram arquivados. Grupos de E-mail Permite a criao de grupos de e-mails para facilitar o envio de correspondncia eletrnica atravs do sistema.

Inspeo Administrativa Permite a visualizao de relatrios do rgo, tais como: processos gerados por rgo, processos gerados por rgo e Unidade, tipos de processos gerados por rgo, processos em tramitao por rgo, processos em tramitao por rgo e Unidade, documentos gerados e recebidos por rgo, documentos gerados e recebidos por rgo e Unidade, tipos de documentos gerados e recebidos por rgo e ltima movimentao de processo no rgo. Administrao Relatrios

6. Controle de Processos
Tela inicial do Sistema que disponibiliza os processos recebidos e gerados pela Unidade. Todos os empregados lotados no Setor/Unidade tm acesso aos processos por ela gerados/recebidos.

cones presentes no Controle de Processos

Enviar Processo Utilizado para tramitar documentos dentro da Embrapa. Para tramitar basta selecionar um processo, clicar nesse cone e preencher os campos.

Atualizar Andamento Utilizado para acrescentar informaes no registradas automaticamente pelo sistema, nos andamentos do processo.

Atribuio de Processos Utilizado para distribuir os processos s pessoas responsveis dentro do setor.

Incluir em Bloco Utilizado para organizar os processos dentro do sistema. Esse cone permite incluir o processo em um Bloco interno ou em um Bloco de Reunio. Os Blocos devem ser criados por cada setor, e funcionam como pasta de organizao.

Sobrestar Processo Utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providncia antes de ter prosseguimento.

Concluir processo nesta unidade - Utilizado como uma espcie de Arquivamento do processo. Ao clicar neste cone o processo desaparecer da tela do Controle de Processos, mas poder ser recuperado na pesquisa.

Anotaes - Utilizado para acrescentar alguma observao quanto ao processo. Ao se inserir alguma anotao no processo aparecer o smbolo para as anotaes com prioridade ou ao lado do nmero do processo na Tela do Controle de Processos. As anotaes ficam visveis apenas no setor que as criou.

Processos com credencial de acesso nesta unidade Utilizado para controlar os processos sigilosos em que o usurio possui credencial. Smbolos especiais

Retorno programado Indica que o processo possui prazo e deve ser devolvido ao setor que tramitou at a data estipulada. Quando o cone fica vermelho, significa que j passou o prazo.

Quando o cone fica amarelo, significa que o processo est dentro do prazo.

Indica que o processo possui alguma anotao. Para visualiz-la basta posicionar o mouse sobre o smbolo.

Indica que um novo documento foi includo no processo.

7. Tramitao de Processos
Em conformidade com a Resoluo xxxx/2014 os documentos no mbito da Embrapa devem ser produzidos, assinados e tramitados digitalmente por meio do SEI. Os documentos originais remetidos Embrapa sero digitalizados, inseridos no SEI e encaminhados ao Setor responsvel para arquivamento.

Receber Processo O recebimento de processo enviado unidade ocorre quando o usurio clica sobre o registro que estar em vermelho. O SEI registra automaticamente no andamento do processo a hora, a unidade e o login do usurio que recebeu o processo.

Os processos marcados de vermelho ainda no foram recebidos na Unidade Enviar processo Esta funcionalidade utilizada para o envio de um ou mais processos, via SEI a outras Unidades, a fim de dar prosseguimento s aes necessrias ao desfecho do pleito.

1. Selecione um ou mais processos

2. Clique no cone Enviar Processo

3. Clique na opo selecionar Unidade e escolha uma ou mais Unidades para onde deseja enviar o processo

4. O usurio poder permanecer com o processo aberto tambm em sua unidade. 5. Caso o processo tenha alguma anotao, esta poder ser removida. 6. Um e-mail poder ser enviado unidade destinatria informando que o processo foi enviado. 7. Poder ser selecionada uma data para retorno unidade. 8. Clique no boto enviar para finalizar o procedimento.

8. Cadastramento de Processos
Autuao Iniciar Processo
a designao dada a documentos que se caracterizam pela sucesso de atos coordenados que tramitam pelas unidades organizacionais visando obteno de decises e providncias administrativas. No SEI todos os documentos pertencem a um processo. Antes de inserir ou criar um documento no sistema necessrio que haja um processo para inclu-lo. Qualquer usurio com permisso bsica pode iniciar um processo.

1. Clique na opo Iniciar Processo

2. Escolha o Tipo de Processo. O SEI disponibiliza neste campo os tipos de processos mais utilizados pelo usurio (A). Para ver todos os tipos de processos, clique no boto (B).

3. Escolha o Assunto, dentre os disponibilizados na caixa Classificao por Assuntos ou escolha um, clicando no cone lupa (C). 4. Digite o nome do Interessado. Caso ele j esteja cadastrado, aparecer na lista de opes na caixa abaixo(D); se no estiver, solicite o cadastramento atravs do e-mail sei@embrapa.br. 5. O campo Observaes desta unidade no obrigatrio, mas pode ajudar a localizar o processo na pesquisa. 6. Escolha o Nvel de Acesso. 7. Clique em Salvar para finalizar.

8. Criado o processo, atribudo automaticamente um NUP ao mesmo. O NUP o Nmero nico de Protocolo

9. Depois de iniciado o processo, possvel incluir documentos e realizar outras aes.

Opes do processo

Incluir documentos Permite criar documentos e inserir arquivos digitais (chamados de externos).

Cincia Utilizado para informar que o usurio j est ciente do processo. O smbolo aparecer ao lado do nmero do processo e ao clicar em cima dele possvel ver os setores que j deram cincia.

Consultar/Alterar Processo Permite consultar ou alterar o registro do processo.

Duplicar processos Permite abrir um novo processo com documentos do processo atual, eles tero nmeros de protocolo diferentes e so independentes um do outro.

Enviar correspondncia eletrnica Permite enviar os documentos do processo por e-mail. Tambm possvel anexar outro documento para enviar por email.

Relacionamentos do processo Permite relacionar o processo com outro. Os processos relacionados ficam listados na lateral esquerda. Quando o usurio relaciona um processo a outro, esses no tramitam juntos, mas possvel visualizar os documentos do processo se forem pblicos.

Liberar acesso externo Permite o envio de um e-mail com link que dar acesso aos documentos do processo. O acesso externo somente permitido para interessados no processo.

Acompanhamento

especial

Possibilita

ao

usurio

continuar

acompanhando o processo mesmo que ele seja tramitado para outro setor.

Gerar arquivo do processo Permite gerar um arquivo no formato pdf do processo. O usurio pode escolher quais documentos ele deseja incluir ou no no arquivo.

Excluir possvel excluir um processo criado no setor, desde que ele no tenha sido enviado a outros setores.

Controle de Processos - Ao clicar neste cone o sistema remeter o usurio a tela inicial do sistema chamada de Controle de processos. 9. Incluir documento

O SEI permite a incluso de documentos em diversos formatos (PDF, .doc, .jpeg) no entanto o formado obrigatrio para documentos o PDF, pois este no permite alteraes. O sistema tambm possibilita criar documentos e assin-los

eletronicamente (login e senha) ou com certificao digital.

1. Clique no cone Incluir Documento

2. Escolha o Tipo de documento 3. O tipo Externo utilizado para documentos em meio eletrnico recebidos, tais como PDF, .doc, .png, .jpeg etc), ou recebidos em papel e digitalizados. No caso de documentos eletrnicos, devem ser convertidos para o formato PDF, a menos que o formato original no o permita. Documentos recebidos em papel devero ser obrigatoriamente digitalizados no formato PDF. 4. Aps escolhido o Tipo do Documento, preencher os dados da pgina Gerar Documento. 5. No campo Texto Inicial, marcar a opo Nenhum, para iniciar um Documento. Utilizar as opes Documento Modelo ou Texto Padro conforme a necessidade (ver pgina XX)

O documento assinado eletronicamente poder ser editado desde qyue no trtenha sido visualixasado por outra rea; porm, nesse caso, a assinatura ser cancelada, devendo o documento ser assinado novamente.

10. Retorno programado

11. Pesquisa

12. Base do Conhecimento

13. Textos padro

14. Blocos de Assinatura

15. Blocos Internos

16. Processos Sobrestados

17. Acompanhamento Especial

18. Arquivamento

19. Desarquivamento

20. Bibliografia