La vostra Impresa è ricca di contenuti.

Per gestirli basta un semplice gesto.

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI
Ma
quali
contenuti?
No, non parliamo di archiviazione...
P er farvi vedere di cosa ci occupiamo vi invitiamo a chiudere
gli occhi. Ora ‘osservate’ tutto quello che avete davanti a voi:
la mail di un cliente a cui dare conferma, la fattura di un forni-
tore da vistare, un preventivo da preparare, oppure l'ordine
che state per emettere, ferie da approvare, …
Se riuscite a vedere tutto questo, significa che siete immersi
in processi "collaborativi".
La vostra attività prevede la modifica di informazioni prodotte
per voi e le vostre azioni avvengono in base alle informazioni
a cui avete attinto.
Spesso sono azioni di routine, che disperdono il vostro tempo
e la vostra attenzione: date conferma di ricezione di un messaggio,
ricordate a qualcuno di darvi qualcosa, fotocopiate un contratto
da inserire nel vostro raccoglitore personale, inoltrate ad altri Se pensate che i Processi Collaborativi rappresentano l'80%
documenti che avete elaborato, … delle informazioni che trattate ogni giorno, spesso veicolate
Informazioni, azioni, ricordi e documenti. Procedure da rispettare da Documenti che nascono in forma eterogenea per formato
e accordi da richiamare. In altre parole flussi da governare. (cartaceo, digitale, messaggi e-mail, fax, comunicazioni verbali... )
per giunta creati o classificati senza regole codificate, vi risulte-
Ecco di cosa parliamo: di soluzioni che governano questi flussi ranno ancora più chiari i nostri servizi: rendere omogenee
con gesti semplici, che facciano risparmiare tempo e impegno e facilmente reperibili tutte le informazioni documentali attraverso
a tutti i livelli della vostra Impresa. la normalizzazione della vostra organizzazione di lavoro.
Insomma, in azienda, qualunque comunicazione o 'passaggio
di conoscenza' avviene attraverso informazioni destrutturate.
Tali informazioni non possono essere trattate da alcun sistema
di ERP che, per sua natura, non supporta il metodo e i processi
attraverso i quali sono state create.
DocFlow lo sa fare. Non imponendo alcun modello precostituito
ma elaborando applicazioni ad hoc create sulla base del vostro
sistema-azienda in essere, con tutte le sue caratteristiche
peculiari e specialistiche.
FAQ:
a cosa
serve
DocFlow?
Più efficienza, più agilità, più controllo.
D ocFlow è un partner innovativo nella gestione dei processi
collaborativi caratterizzati da alto interscambio di conoscenza
e propone soluzioni che migliorano:

• l'Efficienza Operativa con riduzione dei costi, aumento

della profittabilità e della produttività;

• l'Agilità di Business per un vantaggio competitivo più elevato,

per stabilire una leadership di mercato e per una migliore
adattabilità a condizioni sempre più mutevoli;

• la Visibilità e il Controllo per una maggiore mitigazione

del rischio, per una più alta aderenza alle normative
e come supporto ad audit e misurazioni. Raggiungiamo questi risultati grazie a tre semplici (non scontate)
caratteristiche:

Competenza
La specializzazione ci permette di offrire skill di punta nel nostro
settore con una profonda conoscenza della tecnologia,
G R AZ IO N
IN T E E delle applicazioni e delle normative;
E

Continuità
R IBUZION

ORGANIZZAZIONE
CATTURA

GESTIONE Le nostre soluzioni sono progettate per un utilizzo nel lungo

PROCESSI termine: oltre il 50% dei nostri clienti usano le nostre soluzioni
DIST

COMPLIANCE da oltre 6 anni;

CON Partecipazione
SERVAZIONE
Partecipiamo a un ciclo virtuoso di partnership per migliorare
i processi proponendo ai nostri clienti Best Practices selezionate
in diversi settori applicativi.
DocFlow
in tre
parole:
Efficienza
Efficacia
Compliance
‘Cabliamo’ i vostri processi.
I ntrodurre la tecnologia in supporto ai processi collaborativi
significa rendere efficienti i processi people intensive, facilitare
la trasmissione della conoscenza e garantire il rispetto delle regole.

Per raggiungere questi obiettivi DocFlow 'Cabla' i processi,

li rende 'obbligatori': si tratta di un metodo per formalizzare
le esperienze aziendali, per trasferire il know how dai singoli
all'organizzazione e facilitarne la coerenza.

Insomma, individuiamo i processi di comunicazione e ne agevoliamo

il flusso attraverso il “cablaggio” del processo stesso e tutto
questo avviene collegando le 'knowledge islands', i centri
produttori della conoscenza, trasformando quest'ultima
da tacita in esplicita.
Il primo vantaggio (assolutamente 'gratuito') deriva dal migliora-
mento organizzativo ottenuto dal conseguente 'cablaggio'
di alcune regole

Ecco perché parliamo di:

• Efficienza con un ROI dimostrabile e risultati visibili

nell'arco dei primi 12 mesi;

• Efficacia in termini di aumento della qualità aziendale

derivante da una migliore ed organica fruibilità
della Conoscenza;

• Compliance per la sicurezza delle informazioni

con una sostenibile conformità alle crescenti normative
(responsabilità penale degli amministratori,
conservazione sostitutiva, norme ISO, CNIPA...)
Il
prototipo
incrementale
Partiamo da voi. Procediamo con voi.
S ono finiti da un pezzo i tempi nei quali apportare modifiche
"in corso d'opera" era non solo costoso ma complicato
e laborioso: oggi lo sviluppo di un’applicazione è assolutamente
più semplice ed elastico.

Ecco perché il nostro approccio è quello di raggiungere, dopo

una approfondita analisi dello 'stato di fatto', un primo prototipo
da plasmare, poi, sulle specifiche esigenze dell'azienda cliente.

In un segmento applicativo dove non esistono modelli consolidati

e cultura diffusa, DocFlow propone, quindi, il metodo del “prototipo
incrementale” (con il non trascurabile vantaggio di minimizzare
la resistenza all' innovazione).

Dapprima si procede all'analisi del processo “as is”, confrontandolo

con casi di eccellenza, passando poi alla progettazione
del progetto pilota.

Dopo una profonda analisi dei requisiti con key user e le prime
eventuali modifiche, saremo pronti per l'implementazione
dell'applicazione.

Ma il nostro lavoro non termina qui: DocFlow, infatti, non solo

assiste alla messa in produzione ma offre un continuo tuning
con 'effective care' (vi invitiamo ad approfondire la conoscenza
del nostro metodo nelle prossime due pagine...)
Delivery
a tutti
i costi.

Quelli
più bassi.
Effective Care: la certezza del risultato.
D ocFlow è portatrice di innovazione nei processi collaborativi
partendo da Best practices analoghe, dalla conoscenza
dei processi, delle tecnologie e delle normative specifiche.

Grazie alla sua completa autonomia di sviluppo, implementa

la soluzione adattandola alle esigenze del cliente, assiste
alla sua messa in produzione e al successivo utilizzo partecipando
a tutta la fase di cambiamento, perfino proponendo nuovi
miglioramenti grazie alle esperienze maturate e alle ultime
tecnologie acquisite.

Queste tecniche e procedure per la certezza dei risultati si chiamano

metodo 'Effective Care' che si potrebbe leggere anche così:
“se ve lo promettiamo, lo facciamo”.
Effective Care struttura le Attività in Task, raccolte su 3 Piani distinti:
• Deployment - Stabilire le Regole di Ingaggio
e curare il roll-out delle Soluzioni.
Task propedeutici alla definizione delle regole di ingaggio,
la configurazione e costruzione del modello di Effective Care,
il roll-out delle soluzioni di progetto e la organizzazione
della base di conoscenza necessaria alla erogazione
del servizio nel tempo.

• Operations - Condurre nel tempo le Operazioni.

Task funzionali alla conduzione dell’architettura, nei modi
e tempi prestabiliti.

• Governance - Presidiare l’Efficacia

Task per misurare l’efficacia del sistema, identificare le aree
di miglioramento e proporre le opportune azioni evolutive.
Gli
strumenti
di
DocFlow
Tecnologia Leader. Per Leader.
P er garantire continuità ai suoi clienti, in un mondo dinamico
come quello della tecnologia informatica, DocFlow ha scelto
di adottare gli standard, quando questi siano presenti.

Per questo DocFlow sviluppa le proprie soluzioni usando tecno-

logie di leader mondiali con i quali ha instaurato una relazione
strategica di lungo termine.

Su queste tecnologie DocFlow ha costituito nel tempo

una profonda conoscenza e autonomia, creando una struttura
tecnica fra le più numerose e qualificate in assoluto.

Tre sono le tecnologie fondamentali presenti nelle soluzioni A queste DocFlow aggiunge una specifica competenza nell’inte-
DocFlow : grazione di sistemi che le ha permesso tra l'altro di creare
• ECM (Enterprise Content Management) una interfaccia certificata per integrare SAP con sistemi ECM.
per la gestione dei contenuti
• BPM (Business Process Management ) Tutte le tecnologie accessorie necessarie per gestire i processi
per la gestione dei processi documentali, quali la firma elettronica, marca temporale,
• IMAGING crittografia, content mining, storage management, incrementano
per la gestione dei flussi cartacei il patrimonio di conoscenze di DocFlow.

Il cliente DocFlow può operare con la massima serenità grazie

alla qualificata competenza diretta di un partner che lo accom-
pagna anche in quelle aree dove spesso la conoscenza diventa
rarefatta.
Le
nostre
soluzioni
Gestione Documentale Completa.
L e soluzioni che DocFlow propone sono il risultato di anni
di esperienza, e sono tutte orientate a rendere facilmente
fruibili tutte le informazioni necessarie, dati e documenti.
In molte aree aziendali i processi documentali svolgono un ruolo
fondamentale: ecco dove il nostro intervento dà i migliori risultati.
Per citarle, ecco alcune aree:
Amministrazione Marketing & Vendite
Ciclo Attivo e Passivo Comunicazioni Cliente
Automazione fatture Rassegna stampa
Conservazione sostitutiva Offerte e contratti
Portale documenti Flusso evasione ordini
per clienti/fornitori ...e questa è la Suite delle nostre applicazioni al completo:
Personale
Approvvigionamenti e Organizzazione • DocFlow Improve • DocFlow CRDM
RDA ed Ordine di Acquisto Documenti riservati Piattaforma per la gestione Gestione dei Documenti
Contratti di Appalto del personale di Compliance e Governance della Clientela
Qualificazione fornitori Employee Self-service
• DocFlow Synergy • DocFlow Contract
Area Tecnica e Qualità Compliance e Governance
Gestione dei Documenti Management
Document. Tecnica di Prodotto Affari Societari e Legali
e dei Processi Amministrativi Gestione del ciclo di vita
Documenti di commessa Delibere CDA e bilanci
Documenti ISO 9001 del Contratto
Gestione corrispondenza • DocFlow eProcs
Non conformità Gestione del Protocollo • DocFlow HRDM
ed azioni correttive e Correspondence Tracking Gestione dei Documenti
Gestione materie pericolose della Direzione del Personale
• DocFlow SecureDocs
Uno dei più importanti vantaggi che Docflow offre al cliente Gestione • DocFlow ITDM
è la selezione dell'applicazione più idonea: il punto di partenza dei Documenti Riservati Gestione
avanzato per ogni area applicativa che consente di ottenere dei Documenti e Processi
• DocFlow PLDM
in tempi brevi risultati significativi... di Information Technology
Gestione
dei Documenti di Commessa
Il
successo
non è mai
soltanto
un caso...
... infatti ve ne raccontiamo due.
CASE HISTORY 1: SETTORE ENERGIA
CICLO PASSIVO
I principali fornitori inviano
le fatture in PDF:
33% di carta in meno!
Registrazione contabile
più spedita: 50% di lavoro
in meno.
Processo ‘paperless’ di verifica
e autorizzazione fatture
nel 100% delle sedi
____________________
50% di risparmio
CICLO ATTIVO
In sei mesi fatture inviate
via eMail al 95% dei clienti
100% delle fatture pubblicate
sul portalino clienti
in PDF e XML
Conservazione Sostituiva
di fatture e libri fiscali:
0% stampe
0% archivio”
____________________
25% di risparmio
CASE HISTORY 2: SETTORE EDITORIA
600.000 ordini all’anno, Integrazione nativa
300.000 fatture con Directory aziendale
da inviare in automatico e sistemi ERP e CRM
8 filiali sul territorio, Processo
50 utenti interni e 400 esterni interamente paperless
e conservazione sostitutiva
Assegnazione in automatico
a 6 business unit differenti Ciclo di vita dell’ordine
anche in funzione dei carichi ridotto a pochi giorni ”
4 livelli approvativi su schemi
di workflow dinamici
_____________________________________________
Missione compiuta in pochi mesi
DocFlow
Facts
& Figures
In fondo, è tutta questione di... numeri.
• Inizio attività nel 1995

• Certificata ISO9001: 2000

• Sede a Milano

• Uffici a Torino, Roma e Padova

• 8 Tbyte di dati in linea

• Oltre 300 applicazioni in produzione

• 150 clienti attivi per oltre 25.000 postazioni

• La maggioranza appartiene al segmento “Grande Azienda”

(il 40% dei quali è quotato in Borsa)

• Il 95% ha effettuato almeno un nuovo ordine

• In produzione con oltre il 99% dei progetti avviati

• Il 75% dei clienti ha un contratto di manutenzione attivo

• Di questi il 50% utilizza nostre applicazioni da oltre 4 anni

• Alcuni di questi utilizzano nostre applicazioni da oltre 8 anni

 www.gian-t.biz
DocFlow Italia SpA
Centro Dir. Milanofiori
Strada 4, Palazzo Q8
20089 Rozzano MILANO
Tel 02 57 50 33 66
Fax 02 57 50 33 69

marketing@docflow.it
www.docflow.com

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