TUTORIAL DE DIGITALIZAO DIRIGIDO AO USO DO PROCESSO ELETRNICO Introduo

Adaptado do tutorial elaborado pelo colega MAICON FALCO, operador de computador da subseo judiciria de Rio Grande.

Este tutorial visa auxiliar os usurios do Processo Eletrnico com algumas dicas de digitalizao de documentos, de forma a atender os limites de tamanho e formato de arquivo impostos pelo programa. Lembrando que, alm de obedecer o tamanho de arquivo informado no quadro abaixo (restries do Processo Eletrnico), o documento deve ficar legvel.
ATENO: * Arquivos com tamanho superior a 500 KB NO SERO ACEITOS * SOMENTE sero aceitos documentos do formato: PDF

Quando voc vai usar um scanner para digitalizar alguma foto e/ou documento, preciso fazer alguns ajustes iniciais no software que acompanha o equipamento. Este software o programa que gerencia as funes do scanner e pode ser acionado atravs de um editor de imagens, ou diretamente do atalho que o executa. Ele vem com o equipamento que voc comprou e deve ser instalado em seu computador segundo as indicaes de cada fabricante. Cabe ressaltar que a alterao de qualquer uma das definies a seguir afeta o tamanho do arquivo gerado aps a digitalizao. Portanto, para conseguir um documento apropriado para uso no Processo Eletrnico, deve-se proceder os ajustes de forma adequada. Normalmente, so necessrios apenas trs ajustes principais:

1 Ajuste: Resoluo
O scanner "quebra" a imagem e armazena suas formas e cores em pequenos pontos chamados pixels. O valor da resoluo define a quantidade de pontos por polegada (em ingls, dots per inch, ou dpi) a serem capturados. Assim, ao dizer que uma imagem tem 300 dpi, queremos dizer que em cada polegada da imagem h 300 pontos. Quanto maior este nmero, mais definida (e maior) ser a imagem resultante no computador. Em caso de fotos, ou documentos com letras de tamanho comum (procuraes, etc.) uma resoluo de 100 dpi deve ser suficiente; e em casos de documentos cujas letras sejam pequenas, aconselhvel uma definio maior, algo em torno de 150 dpi.

2 Ajuste: Profundidade de cores ou qualidade da cor (1 bit, 8 bits, 16 bits, 24 bits ...)

Basicamente, existem trs opes: colorido, escala de cinza e preto-e-branco, sendo que uma imagem Preto-e-branco ocupa 1 bit para cada pixel; 256 cores ou escala de cinzas ocupa 8 bits para cada pixel; 65.536 cores ocupa 16 bits para cada pixel e 16,8 milhes de cores ou True Color ocupa 24 bits para cada pixel. Quanto maior a profundidade de cores (bits) maior a quantidade de informaes capturada pelo scanner, e portanto, maior a similaridade entre a cpia e o original, no entanto, o arquivo gerado tambm ser maior.

3 Ajuste: Formato do arquivo

O formato em que voc salva seus documentos digitalizados tambm uma deciso importante a ser tomada. Entre os mais comuns esto BMP, JPG, TIF, DOC, XLS e PDF. Cada um desses formatos possui suas vantagens e desvantagens, sendo que a escolha de um ou outro est

diretamente relacionada com a utilizao posterior do arquivo final, pois um mesmo documento ficar com tamanhos diferentes se gravado em formatos diversos. Para uso no Processo Eletrnico, essa escolha deve ser pelo formato PDF com tamanho <= 500KB).

Digitalizao utilizando softwares da Lexmark e HP

Os softwares de escaneamento variam de marca para marca de scanner, porm os ajustes bsicos so os mesmos. Sendo assim as dicas a seguir serviro para todos. A figura abaixo mostra a tela exibida pelo software do scanner acoplado impressora modelo Lexmark T632. Nela, o usurio dever selecionar o tipo de arquivo que ser gerado: PDF, a cor a ser utilizada:Preto e Branco), a resoluo (em DPI) e a qualidade do arquivo final (5% a 95%), alm de dar um nome a esse conjunto de configuraes para uso posterior. Todas essas informaes iro definir a legibilidade e o tamanho do arquivo gerado.

Se o scanner utilizado for da marca HP, mais especificamente o modelo HP ScanJet 8250, o software utilizado ser o HP Director. Nesse caso, basicamente teremos duas opes, digitalizar a partir do Microsoft Word (ou outro programa) ou diretamente pelo software. De qualquer forma, as definies de digitalizao valem para os dois casos.

Digitalizando a partir do Microsoft Word

Abra o seu documento, clique no menu Inserir, escolha a opo Figura e a seguir o item Do scanner ou cmera (figura ao lado). Ser aberta a janela de opes de seu scanner. Siga os passos abaixo:

1 Passo: Escolha a resoluo Qualidade Web pois define um tamanho de arquivo menor. Clique em Insero personalizada:

2 Passo: Clique em Ajuste a qualidade da imagem digitalizada:

3 Passo: Defina as configuraes de resoluo (dpi) e tipo de imagem (colorida, escala de cinza ou preto e branco), lembrando que ambas influenciam no tamanho do arquivo gerado:

4 Passo: De volta a tela anterior, clique em Visualizar, ajuste a rea de digitalizao (movimentando o cursor at uma das laterais da imagem, clique e segure o boto do mouse e v arrastando at marcar com a rea pontilhada a regio que deseja escanear) e clique em Digitalizar:

* Note que o original foi colocado no scanner em uma posio incorreta, deixando o documento de cabea para baixo! Isso deve ser evitado porque alguns detalhes so perdidos quando voc rotaciona a imagem no computador. Alm disso, a visualizao posterior do arquivo torna-se mais trabalhosa. 5 Passo: A imagem no precisa ser salva separadamente. Ela ser inserida diretamente em seu documento, portanto, basta salvar o arquivo no local desejado.

Digitalizando diretamente pelo software HP Director

Ao executar o programa, ser exibida a seguinte tela inicial:

Para configurar as definies de digitalizao de imagem ou documento, basta clicar em Configuraes e depois em Definies para digitalizar imagem ou Definies para digitalizar documento:

As figuras abaixo mostram as telas dessas configuraes com as opes inerentes a cada uma delas:

Aps escolher as definies de digitalizao, basta clicar em Digitalizar imagem ou Digitalizar documento. Ento, ser necessrio ajustar a rea a ser digitalizada e clicar em Aceitar. Note que na figura abaixo a rea de digitalizao dever ser aumentada para cima, caso contrrio o logotipo da empresa no ser digitalizado. Da mesma forma, o lado esquerdo dever ser diminudo para no gerar um arquivo maior sem necessidade. Para redimensionar a rea de digitalizao, basta clicar e arrastar os pequenos quadrados pretos localizados nas diagonais e lados da figura. Digitalizar s a parte do documento que voc precisa poupa trabalho de edio de imagem e diminui o arquivo.

Diferentes configuraes de digitalizao para um mesmo documento

No existe uma frmula previamente definida para digitalizao de documentos, com valores exatos e predeterminados a serem usados, ocorre que cada equipamento vem acompanhado de um programa diferente, com caractersticas diferentes. Alm disso, o uso posterior do arquivo digitalizado muito varivel. A dica a seguinte: procure ler o manual do software do scanner e pratique. Capture diversos documentos, teste as resolues e profundidades de bits e veja o que acontece.