Manual Del Proceso de Viaticos PDF

Manual del Proceso
Gastos por Viajes de Trabajo

PG.: 1 de 1 FECHA: 10/07/2013
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MANUAL DE PROCESO
REVISIN: 25/10/2013 CDIGO: MNPADM001VIAV00
GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO
CONTENIDO DEL MANUAL

CAPITULO I Introduccin del Manual Objetivos y Alcance del Manual CAPITULO II Normas Generales CAPITULO III Procedimiento de Planificacin de Viajes de Trabajo Procedimiento de Solicitud y Asignacin de Viticos Procedimiento de Solicitud de Traslado por Viajes de Trabajo Procedimiento de Uso y Justificacin de Viticos Procedimiento de Reintegro de Viticos CAPITULO IV Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Formulario Recibo de Fondo de Viticos Formulario Justificacin de Gastos de Viaje CAPITULO V Acta de Entrega
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Captulo I
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CAP.: I
MANUAL DE PROCESO
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GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO I. INTRODUCCIN DEL MANUAL La Empresa para el cumplimiento de sus acciones debe apegarse a criterios de rigor y racionalidad en el uso de los recursos materiales, por esta razn requiere la implementacin de lineamientos que unifiquen la ejecucin de procesos que brinden una herramienta de control para elevar la productividad y eficiencia en las actividades que agilizan la operatividad hotelera. Con fundamento en lo anteriormente expuesto la Unidad de Contralora emite el Manual de Proceso de Gastos por Viticos. Este documento permitir a las diferentes unidades de la Empresa que requieran cubrir los gastos por viajes en las que stas incurren durante el cumplimiento de sus funciones, contar con elementos normativos que regulen de manera homognea la solicitud, asignacin, justificacin y reintegro de los fondos, anticipos y pasajes. La aplicacin de este Manual procura uniformar y sistematizar los procedimientos y tarifas nacionales aprobadas en materia de viticos y pasajes as como los documentos a los que debern apegarse los trabajadores del hotel. La revisin total o parcial de este manual se realiza tal como se describe en el procedimiento Control de Documentos contenido en el Manual de la Unidad de Organizacin y Mtodos.
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GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO II. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL El presente manual especifica los lineamientos de carcter normativo, procedimental tanto tcnicos como tericos, as como el basamento legal; que rige sobre los procedimientos de gestin, administrativo - operativos, concernientes a los gastos generados por concepto de viticos, conforme con las directrices emanadas de la Contralora Corporativa y orientadas, a la normalizacin de las actividades involucradas en el mencionado proceso, a fin de garantizar las asignacin y
comprobacin de los fondos necesarios para que los trabajadores cumplan con las actividades asignadas a un lugar distinto al de su centro de trabajo. El Alcance de este manual involucra la documentacin de los procedimientos administrativos y operativos, referidos a los gastos de viticos. Quedando exceptuado cualquier otro tipo de trmite, diferente al ya mencionado. La correcta implementacin de este documento requiere la aplicacin integral de todos los lineamientos planteados en el mismo.
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MANUAL DEL PROCESO
GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO
III. NORMAS DE UTILIZACIN, DIFUSIN Y ACTUALIZACIN DEL MANUAL 1. Este documento es propiedad la Empresa y debe ser utilizado nicamente para el propsito para el cual fue elaborado. 2. El original de este Manual ser resguardado por la Unidad de Organizacin y Mtodos. 3. Este Manual constituir una herramienta de informacin y orientacin para las diferentes Unidades Administrativas, en relacin a la normativa para los procedimientos de viticos. 4. Es de consulta permanente, por lo que Contralora debe darlo a conocer a todos los responsables que necesiten cumplir o hacer cumplir su contenido. 5. Es responsabilidad de la Unidad de Organizacin Mtodos, velar por la actualizacin y vigencia del Manual, siempre y cuando la informacin requerida para ello sea comunicada oportunamente por Contralora. 6. Toda actualizacin sobre el contenido de este Manual tendr implcito un proceso de revisin, el cual se llevar a cabo por cualquiera de las dos razones siguientes: como resultado de una rutina peridica a la que ser sometido todo el manual, o como consecuencia de circunstancias nuevas o cambiantes que se presenten, y que por excepcin deban incluirse inmediatamente en el mismo. 7. Todo proceso de modificacin a este Manual ser solicitado por Contralora y procesado por la unidad de Organizacin y Mtodos. 8. Los cambios referidos a este Manual tendrn vigencia y aplicacin inmediata luego de comunicados por Contralora y procesados por Organizacin y Mtodos. IV. NORMAS GENERALES 1. Se entender como vitico al desembolso de dinero hecho por la Empresa para cubrir los gastos de traslado y sostenimiento de un trabajador a quien se le encomiende el cumplimiento de una actividad fuera de la residencia u oficina habitual, en correspondencia con las funciones que desempee dentro del rea a la que se encuentre adscrito. 2. La Empresa est en la obligacin de proporcionar fondos destinados a cubrir los gastos de viaje en los que incurra un trabajador para desempear actividades que contribuyan al logro de los objetivos requeridos.
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GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO 3. La asignacin de viticos est destinada nicamente a los trabajadores activos de la empresa, con excepcin al personal de outsourcing con quienes se convenga la aceptacin de los costos generados por viajes previamente especificados y convenidos en los contratos celebrados con los proveedores correspondientes. Estos gastos sern cancelados por el trabajador responsable de validar la ejecucin de las actividades realizadas por el outsourcing y su justificacin ser conjunta. 4. Contralora conjuntamente con la Direccin General son los nicos entes facultados para la revisin y actualizacin peridica de las tarifas establecidas por cancelacin de gastos generados por conceptos de viticos. 5. La asignacin de Fondos de Viticos o de Anticipo de Viticos deber ajustarse a las polticas y tarifas establecidas en el presente Manual. 6. El Gerente de Operaciones, el Contralor y el Gerente de Apertura y Operaciones autorizarn el medio de transporte tomando en cuenta la comparacin del costo del tipo de traslado, de la disponibilidad y de la urgencia que motiva la ejecucin del viaje. 7. Los Jefes de las diferentes Unidades Administrativas son los responsables de que el personal a su cargo cumpla con los lineamientos con estricto apego, observancia y aplicacin por lo que deber instruir al personal a su cargo, sobre las normas establecidas en el presente documento para controlar la racionalidad del gasto. 8. Ser responsabilidad de cada trabajador, el uso adecuado de los fondos autorizados y asignados por concepto de viticos durante el desempeo de sus funciones. 9. nicamente debern otorgarse viticos por los das estrictamente necesarios para el desempeo de las actividades. 10. La justificacin del uso de todo fondo o anticipo de viticos es obligatoria. 11. Contralora velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos en ste manual.
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MAPA DEL PROCESO
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GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO V. MAPA DEL PROCESO DE VITICOS
PROCESOS ESTRATGICOS
REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE
VI.
PROCESOS OPERATIVOS
Inicio
PLANIFICACIN DE VIAJES DE TRABAJO SOLICITUD DE VITICOS SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES USO Y JUSTIFICACIN DE VITICOS REINTEGRO DE DINERO PROCESO: REGISTRO CONTABLE DE EGRESOS
FIN
PROCESOS DE SOPORTE
PROVEEDORES EXTERNOS GESTIN DE SISTEMAS GESTIN DE OPERACIONES GESTIN DE ADMINISTRACIN GESTIN DE SEGURIDAD GESTIN DE RRHH
ADMINISTRACIN
SATISFACCIN DEL CLIENTE
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
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PLANIFICACIN DE VIAJES DE TRABAJO

VII. PROCEDIMIENTOS
I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir para garantizar la correcta planificacin de viajes que han sido o que sern propuestos por los responsables de las diferentes unidades de la Empresa destinados al cumplimiento de los objetivos establecidos. TRABAJO II. ALCANCE
PLANIFICACIN DE VIAJES DE
Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en el procedimiento de Planificacin de Viajes de Trabajo.
III. BASE LEGAL No aplica
IV. REFERENCIAS Manual del Procedimiento: Solicitud y Asignacin de Viticos.
V. GLOSARIO
PLANIFICACIN PROGRAMACIN
Es el proceso de establecer objetivos y decidir el mtodo ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin. Idear y ordenar las acciones que se realizarn en el marco de un proyecto. Es una planificacin que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para el logro de un objetivo previamente establecido. Para efectos del presente manual esta clasificacin ser utilizada para dirigirse a los Directores y Gerentes adscritos a la Corporativa de la Empresa.
PROYECTO
CORPORATIVOS
VI. POLTICAS 1. Del Objeto de los Viajes 1.1. Todo viaje a ser realizado debe contribuir con el mejoramiento de la operacin y de la productividad de la Empresa. 1.2. El desempeo de cada viaje debe estar relacionado con las funciones que realiza el trabajador involucrado conjuntamente con los objetivos de la Empresa.
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PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIN DE VIAJES DE TRABAJO 1.3. Los viajes propuestos por concepto de ventas deben atender a la captacin necesaria de nuevos clientes para crecer dentro del mercado hotelero. 1.4. El nmero de personas y la cantidad de viajes a ser realizados por un mismo concepto deben encontrarse dentro del mnimo posible, garantizando siempre el cumplimiento de los objetivos establecidos. 2. De la Aprobacin de Viajes 2.1. El motivo del viaje debe estar previamente planificado y autorizado por el Jefe inmediato, salvo que se trate de actividades derivadas de situaciones urgentes e imprevistas y plenamente justificadas. 2.2. La Empresa, a travs de sus responsables, podr planificar y solicitar a los trabajadores la realizacin de viajes que por su propsito requieran la asistencia de los mismos. Todo viaje que requiera aprobacin deber ser solicitado a travs de un correo electrnico indicando el objetivo, los trabajadores involucrados, la planificacin del contenido y el cronograma del viaje a realizar a fin de que sea analizado y aprobado por los responsables. Nota: En el caso de los trabajadores del rea de Ventas, debern preparar un itinerario del viaje y los diferentes clientes a ser visitados a fin de que sean aprobados los recursos requeridos para la ejecucin del viaje. 2.3. Todo viaje propuesto deber contar con la debida aprobacin de acuerdo a lo siguiente:
PROPUESTO POR DEBE SER APROBADO POR Gerente de Operaciones, Gerente de Apertura y Operaciones Gerente de Operaciones, Gerente Corporativo de Ventas Gerente de Operaciones, Contralor Gerente de Operaciones, Director de RH Gerente de Apertura y Operaciones No requiere aprobacin No aplica
Jefes de Unidades Operativas Jefes de Ventas Jefes de Administracin Jefes de Recursos Humanos Gerente de Operaciones Responsables Corporativos Director General 3. De la Planificacin 3.1.
El responsable de efectuar el viaje deber preparar y presentar un detalle de la programacin a ser desarrollada, a su supervisor inmediato, a fin de que sea debidamente aprobada.
3.2.
Todo viaje debe ser programado con la anticipacin mnima de una (1) semana que permita cubrir aquellas actividades derivadas de su ejecucin, a fin de garantizar:
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PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIN DE VIAJES DE TRABAJO 3.2.1. La negociacin de tarifas de servicio que favorezcan tanto a la Empresa como a los prestatarios del mismo. 3.2.2. La disponibilidad de horarios y reservas que faciliten el traslado de los trabajadores involucrados en el proyecto. 3.2.3. La asignacin oportuna de viticos con el objeto de cubrir los gastos o consumos en los que incurra el trabajador durante el viaje realizado. 3.3. Los viajes deben ser realizados en das laborables salvo en casos previamente justificados, debidamente autorizados por el supervisor inmediato, que por factores externos impidan el cumplimiento. 3.4. 3.5. La fecha de retorno debe ser congruente con el perodo de viaje previamente aprobado. Cuando por razones justificadas se extienda o se reduzca la fecha de la actividad, el trabajador deber notificar las mismas a travs de correo electrnico a su supervisor inmediato con copia, al Gerente de Operaciones. 3.6. La solicitud de viticos y de traslado deber realizarse de acuerdo a lo establecido en el manual del procedimiento Solicitud y Asignacin de Viticos y el manual del procedimiento Solicitud de Traslado por Viaje. 4. De la Notificacin de Viajes 4.1. Toda programacin a ser desarrollada durante el viaje deber ser comunicada a los involucrados a travs de correo electrnico a fin de que conozcan la agenda del (los) da(s) que durar(n) la(s) actividad(es). 4.2. El Corporativo que deba efectuar un viaje deber extender una comunicacin notificando la duracin e itinerario del viaje al Director General con copia al resto de los corporativos a fin de que apoyen su gestin. VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Jefe/Gerente/Corporativo 1.1. 1.2. Evaluar las necesidades que requieran la ejecucin de viajes. Notificar a los trabajadores responsables la informacin sobre el proyecto, el personal involucrado y las fechas estimadas de viaje. 1.3. 1.4. 1.5. Aprobar y /o justificar la elaboracin de viajes de trabajo. Aprobar o corregir la programacin a ser desarrollada por el trabajador durante el viaje. Emitir comunicaciones que sean requeridas sobre el viaje a realizar.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIN DE VIAJES DE TRABAJO 2. Del Trabajador 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Preparar una programacin de actividades relacionadas con el proyecto. Elaborar agenda de trabajo. Notificar al personal involucrado la agenda contemplada. Solicitar la asignacin de viticos y traslado para realizar el viaje.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA Computadora, telfono.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO Ante solicitud del trabajador, del supervisor inmediato o de la Empresa.
X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIN DE VIAJES DE TRABAJO

RESPONSABLE N ACTIVIDAD DOCUMENTO DE SALIDA
-
CORPORATIVO/GERENTE/ 1. JEFE DE REA
2. 3.
Evala, con base en la actividad a ser realizada, la necesidad de elaborar un viaje de trabajo. Valida de acuerdo al objetivo la aprobacin requerida y solicita al supervisor inmediato que corresponda. Prepara la planificacin inicial del viaje y el itinerario requerido para la ejecucin del mismo. Si viaja el corporativo: Genera agenda del viaje a realizar, la enva al personal involucrado y enva una comunicacin al Director General conjuntamente con todos los Corporativos sobre el viaje a realizar. Notifica al trabajador el viaje a ser realizado, el objetivo del mismo y la planificacin inicial planteada. Recibe Notificacin de viaje y en funcin al objetivo establecido prepara la programacin a ser desarrollada. Elabora y enva por correo electrnico, al supervisor, una programacin de actividades con la agenda a seguir, en caso de ser necesario, para que sea revisada. Recibe y revisa la programacin enviada por el trabajador. Si no es aprobada: sugiere por correo las correcciones u observaciones a fin de que sean aplicadas y solicita nuevamente la programacin
Personal Involucrado Agenda del viaje Bandeja de Salida de Correo electrnico Director General Comunicacin de Viaje Bandeja de Salida de correo electrnico -
3.1.
GERENTE/ JEFE/ SUPERVISOR TRABAJADOR
4.
5.
Correo de planificacin y agenda del Viaje Bandeja de Salida de Correo Correo de correcciones sobre programacin Bandeja de salida de Correo
6. TRABAJADOR 7. 7.1. SUPERVISOR
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PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIN DE VIAJES DE TRABAJO

RESPONSABLE
SUPERVISOR 9. TRABAJADOR 10.
N
8.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
Correo de aprobacin de Programacin Bandeja de Salida de Correo Correo de Notificacin de Agenda Bandeja de Salida de Correo -
Enva al trabajador por correo electrnico la aprobacin de la programacin presentada a ser desarrollada. Recibe aprobacin de la programacin enviada y distribuye, a las personas involucradas, informacin concerniente a estas. Elabora solicitud de viticos a travs del formulario establecido.
XI. REGISTROS DE SALIDA Correo de Programacin de Viaje Bandeja de Salida de Correo Agenda del viaje Bandeja de Salida de Correo electrnico Comunicacin de Viaje Bandeja de Salida de correo electrnico Correo de aprobacin de Programacin Bandeja de Salida de Correo Correo de correcciones sobre programacin Bandeja de Salida de Correo Correo de Notificacin de Agenda Bandeja de Salida de Correo
XII. FORMULARIOS No aplica
XIII. ANEXOS No aplica.
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CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO
CDIGO: FLUADM001VIAV00
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por los trabajadores para solicitar los servicios de traslado y por la Jefatura de Administracin para tramitar dichos requerimientos, con el objeto de garantizar la movilizacin del trabajador dentro del territorio nacional que consiga el cumplimiento de los objetivos establecidos por la Empresa.
II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en el procedimiento de Solicitud de Traslado por Viaje de Trabajo.
III. BASE LEGAL INAC: Condiciones Generales del Transporte Areo. Providencia Administrativa N PRE-CJU-35309. Caracas, 14 de diciembre de 2009.
IV. REFERENCIAS Proceso: Emisin de Pagos. Procedimiento: Planificacin de Viajes de Trabajo. Procedimiento: Solicitud y Asignacin de Viticos.
V. GLOSARIO Empresa turstica dedicada a la intermediacin, organizacin y realizacin de proyectos, planes e itinerarios de viaje, elaboracin y venta de productos tursticos entre sus clientes y determinados proveedores de viajes con el objetivo de poner los bienes y servicios tursticos a disposicin de quienes deseen y puedan utilizarlos. Es un contrato entre la compaa de transporte y el pasajero que tiene un valor monetario real y garantiza la prestacin de servicio de traslado areo de acuerdo al itinerario elegido por el cliente. Corresponde a la descripcin de la ruta (aerolnea, hora de salida y hora de retorno del vuelo) disponible para reservar y ejecutar el viaje. Correo emitido por el trabajador para notificar que est de acuerdo con el itinerario enviado para realizar el viaje.
AGENCIA DE VIAJES
BOLETO AREO
ITINERARIO ITINERARIO, CONFIRMACIN DE
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO Corresponde a un medio de transporte terrestre propiedad de la Empresa que puede ser utilizado por el trabajador previa autorizacin de la Direccin General. Para efectos de este manual corresponde al medio de transporte que es propiedad del trabajador; es decir que no ha sido asignado por la Empresa. Medio utilizado para llevar a una persona de un lugar de origen a uno de destino. Son reservaciones areas, contactadas a travs de una agencia de viajes, que estn aseguradas para que el trabajador pueda realizar el viaje en la fecha y hora confirmada.
VEHCULO OFICIAL VEHCULO PROPIO TRASLADO RESERVA GARANTIZADA
VI. POLTICAS 1. De los Traslados 1.1. Todo trabajador que, por el desempeo de sus funciones, requiera trasladarse a otra regin podr hacerlo a travs de los siguientes medios: 1.1.1. 1.1.2. Areo; o Terrestre 1.1.2.1. 1.1.2.2. 1.1.2.3. 1.1.2.4. 1.2. Taxis Alquiler de Vehculos Uso de Vehculo Propio Uso de Vehculos de la Empresa
El medio de transporte a ser utilizado por el trabajador debe ser previamente aprobado por el Gerente de Operaciones, el Gerente de Apertura y Operaciones o por el Contralor de la Empresa, considerando lo siguiente: 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. El costo de los tipos de transporte disponibles para realizar el viaje. El nmero de trabajadores que van a realizar el viaje. El tipo, la necesidad y/o la premura del proyecto a llevar a cabo.
1.3.
Todo traslado debe ser cancelado por el trabajador con el dinero previamente asignado por concepto de viticos a excepcin de: 1.3.1. 1.3.2. Boletos areos reservados por la unidad de Compras. Traslados convenidos con Compaas de taxi contratadas y canceladas por la Jefatura de Administracin. 1.3.3. Cualquier otra excepcin previamente aprobada o convenida con la Jefatura de Administracin y el Gerente de Operaciones.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO 2. Traslados Areos 2.1. Los pasajes areos podrn ser adquiridos a travs de agencias de viajes o empresas que faciliten la pronta disposicin de estos servicios, con el fin agilizar la ejecucin del viaje y las actividades que motivaron dicho viaje. 2.2. La bsqueda y reserva de boletos areos estar a cargo de la unidad de Compras a travs del Analista de Compras quien se encargar de convenir con la agencia de viajes las condiciones de los boletos areos a reservar de acuerdo a los requerimientos del solicitante. 2.3. 2.4. Empresa no asumir los gastos por la compra de boletos areos que no hayan sido gestionados por la unidad de Compras, a excepcin de las siguientes: 2.4.1. Cuando un trabajador disponga de un fondo fijo de viticos y que por la premura o falta de disponibilidad pueda l directamente hacer la compra del boleto. 2.4.2. 2.4.3. Que haya sido aprobado previamente por la Jefatura de Administracin. Que la aerolnea con la que han sido contratados los servicios presente retrasos en la salida, pero exista otra aerolnea que cuenta con la disponibilidad para salir anticipadamente. 2.5. La solicitud de boletos areos deber realizarse con una (1) semana de anticipacin a travs de un correo electrnico indicando: 2.5.1. 2.5.2. Nombres y apellidos del trabajador. Nmero de Cdula de Identidad. Nota: La Cdula de Identidad deber estar as mismo escaneada y adjunta al correo de solicitud. 2.5.3. 2.5.4. 2.5.5. 2.6. Ruta de viaje a realizar (origen y destino). Aerolnea de preferencia. Horarios de Preferencia (de acuerdo a la actividad a realizar).
El Analista de Compras es el responsable de la solicitud de los boletos ante la Agencia de Viajes seleccionada, indicando los datos del trabajador y las condiciones preferibles del vuelo (itinerario y aerolnea).
2.7.
Toda compra de boletos areos, hecha por la unidad de Compras, debe pasar por el proceso de confirmacin de itinerario a fin de que el trabajador que va a realizar el viaje corrobore aquel que ms se ajuste al proyecto.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO 2.8. Los itinerarios disponibles para la reserva deben ser enviados por el Analista de Compras al trabajador, por lo menos, cuatro (4) horas antes de que dicho trabajador culmine su jornada laboral. 2.9. Las confirmaciones de itinerario deben ser corroboradas o rechazadas a su vez por el trabajador en las seis (6) horas siguientes al envo, ya que, cada itinerario tiene una validez de veinticuatro horas (24) para la emisin de los boletos y posterior a este tiempo dicho itinerario podra no estar disponible. 2.10. Cuando un trabajador no est de acuerdo con el itinerario suministrado deber justificar ante su Jefe Inmediato las razones de la no conformidad y responder el correo de Confirmacin de Itinerario al Analista de Compras solicitando la bsqueda de un nuevo horario de vuelo. 2.11. El trabajador debe garantizar la asistencia al aeropuerto con anticipacin a fin de poder utilizar el servicio adquirido con la aerolnea. 2.12. Todo boleto areo debe ser utilizado por el trabajador de acuerdo a lo expresado en las regulaciones sobre condiciones generales de transporte areo establecidas por el INAC. 2.13. Los boletos areos emitidos y no utilizados slo podrn ser cambiados cuando se presenten las siguientes causas: 2.13.1. Condiciones climticas que impidan o dificulten la realizacin del viaje. 2.13.2. Cambio de fecha de viaje en el ltimo momento por decisin de la Corporativa. 2.13.3. Causas de fuerza mayor (enfermedad, situacin extrema de trfico por contingencia en la va, etc.). 2.14. Los boletos areos no utilizados por el trabajador deben ser notificados a la Jefatura de Administracin, con copia a su supervisor inmediato, en un lapso de tiempo no mayor a tres (3) das calendario posterior a la ejecucin del viaje; a fin de tramitar la restitucin del boleto ante la Agencia de Viajes correspondiente. 2.15. En caso de que se requiera un cambio de boleto areo el trabajador deber solicitarlo a travs de un correo electrnico dirigido a la Jefatura de Administracin, con copia a su supervisor inmediato, indicando: 2.15.1. N de localizador de itinerario que corresponde al boleto emitido. 2.15.2. Motivo del cambio del boleto. 2.15.3. Nueva fecha de uso del boleto. 2.16. Toda factura generada por concepto de recargo por servicio debido al cambio de boletos ser cancelada por la Empresa, siempre que los mismos se encuentren dentro de las
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO causales expresadas en la poltica N 2.12 del presente manual, en caso contrario se har el descuento al trabajador a travs de la nmina quincenal. 2.17. La Jefatura de Administracin deber llevar un control de cambios de boletos y boletos no utilizados a fin de contabilizar la cantidad de casos existentes en el ao. 3. De las Agencias de Viajes 3.1. La Jefatura de Administracin conjuntamente con la Gerencia de Operaciones podr seleccionar una Agencia de Viajes que garantice y gestione la emisin de los boletos areos requeridos, con base en las siguientes caractersticas. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.2. Prestacin de servicio confiable y diligente. Descuentos sobre venta de pasajes. Cesin de crdito para el pago de facturas. Envo de facturas originales con anticipacin para procesar los pagos.
Las solicitudes de servicio hechas a la Agencia de Viajes deben quedar evidenciadas a travs de un correo electrnico as como los seguimientos emitidos sobre dichas solicitudes.
3.3.
El Analista de Compras debe solicitar la facturacin de los servicios emitidos por la Agencia de Viajes de acuerdo a lo siguiente: 3.3.1. Factura al Hotel de Destino, cuando: 3.3.2. El trabajador asignado se traslade para realizar un soporte operativo o administrativo. El motivo del viaje corresponda a una supervisin corporativa.
Factura al Hotel de Origen, cuando: El trabajador deba trasladarse para realizar cursos o inducciones relacionados con su puesto de trabajo.
3.4.
Para que una factura emitida por la Agencia de Viajes sea procesada deber llevar adjunto los correos de solicitud de boletos areos a fin de evidenciar los boletos facturados vs los boletos emitidos.
4. De los Traslados Terrestres 4.1. Uso de Taxi: El trabajador podr utilizar los servicios de taxi para su traslado a otras regiones en caso de que por la distancia, facilidad, necesidad o premura del viaje; el proyecto a realizar as lo requiera.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO 4.2. Todo trabajador podr contratar los servicios de un taxista particular para realizar sus traslados al aeropuerto o solicitar los servicios de la Compaa de Taxis contratada por la Empresa en caso de que exista. 4.3. Dentro de los traslados contados para que el trabajador haga directamente el pago se encuentran: 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. Residencia Aeropuerto Residencia. Aeropuerto Hotel Aeropuerto. Traslados a otras regiones desde el hotel de origen (Previamente autorizado y notificado). 4.4. Vehculo propio: El trabajador podr utilizar su vehculo personal para trasladarse a otras regiones bajo su estricta responsabilidad, previa aprobacin de su supervisor inmediato y el Gerente de Operaciones. 4.5. La Empresa cancelar por el uso del vehculo propio el monto correspondiente a la tarifa actualizada de un pasaje areo ida y vuelta desde el lugar de origen hasta el lugar de destino. Nota: En los casos Caracas Valencia, el monto a ser cancelado no sobrepasar el 50% del costo de la tarifa cobrada por un transporte privado (taxi). 4.6. Renta de Vehculos: El trabajador que, para desempear sus labores en territorio nacional, necesite rentar un automvil; deber obtener previamente la autorizacin segn lo establecido en el punto 1.2 del presente documento. 4.7. La renta de vehculos ser autorizada cuando se justifique, tomando en cuenta: 4.7.1. 4.7.2. 4.7.3. Que sta accin es indispensable para el cumplimiento del proyecto. Que la renta de dicho vehculo sea realizada nicamente por un (1) da. Que sea igual o ms econmico que un traslado ida y vuelta realizado por un taxi.
VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Trabajador 1.1. Solicitar la emisin de boletos areos a travs de correo electrnico, adjuntando los documentos requeridos. 1.2. 1.3. 1.4. Confirmar o declinar los itinerarios enviados por el Analista de Compras. Solicitar la modificacin de boletos areos. Notificar la no utilizacin de boletos areos emitidos.
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PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO 1.5. 1.6. Hacer la compra directa de boletos areos y justificarlos en los gastos. Solicitar el servicio de transporte terrestre a travs de correo electrnico, indicando el tipo de transporte utilizar. 2. Del Analista de Compras 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. Recibir y revisar las solicitudes de boletos areos hechas por un trabajador. Contratar los servicios de una agencia de viajes adecuada a las necesidades de la Empresa. Solicitar la emisin de los boletos areos. Enviar y solicitar la confirmacin de itinerarios. Confirmar la emisin de boletos. Recibir las facturas emitidas por la agencia de viajes y entregarlas al Analista de Cuentas por Pagar. 2.7. Solicitar la modificacin de boletos areos emitidos que no hayan sido utilizados por el trabajador. 3. Del Jefe de Administracin 3.1. 3.2. Recibir, revisar y tramitar las solicitudes de transporte terrestre. Tramitar la restitucin de boletos no utilizados ante la Agencia de Viajes.
4. Del Gerente de Operaciones/ Gerente de Aperturas y Operaciones/ Contralor 4.1. 4.2. Recibir, revisar y aprobar solicitudes de transporte areo o terrestre. Convenir los montos a ser utilizados por concepto de traslados.
5. Del Analista de Cuentas por Pagar: 5.1. 5.2. Recibir, registrar y procesar las facturas emitidas por concepto de boletos areos. Solicitar correos de emisin de boletos electrnicos al Analista de Compras en caso de ser necesario. VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA Computadora, impresora, telfono, correo electrnico.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO Ante solicitud del trabajador previamente aprobado por el Gerente de Operaciones o de la Corporativa.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AREOS
TRABAJADOR
11.
Elabora correo electrnico de solicitud de boletos areos indicando: Fecha del viaje Destino Horario Aerolnea de preferencia Escanea la copia de la cdula de identidad, lo adjunta al correo y lo enva al Analista de Compras con copia a su supervisor inmediato y al Jefe de Administracin. Recibe y revisa la solicitud de boletos areos emitida por el trabajador.
12.
Solicitud de Boleto Areo + Cdula de Identidad Escaneada Bandeja de salida de Correo
ANALISTA DE COMPRAS
13.
13.1. Si la solicitud no est completa: Responde el correo al
trabajador solicitando los datos y/o documentos faltantes.
Notificacin de datos faltantes Bandeja de Salida de Correo Solicitud de Pasajes Areos Bandeja de Salida de Correo Solicitud de Confirmacin de Itinerario Bandeja de Salida de Correo
14.
Reenva el requerimiento a la agencia de viajes para iniciar la bsqueda de pasajes areos. Recibe el(los) itinerario(s) enviado por la agencia de viajes que detalla la disponibilidad para la reserva de los boletos. Reenva el itinerario a travs de correo electrnico al trabajador para que ste sea certificado. Recibe itinerario de vuelo y lo confirma a travs del correo electrnico. Nota: Cuando sean varios itinerarios el trabajador seleccionar el de su preferencia y proceder con la confirmacin.
15.
ANALISTA DE COMPRAS
16.
TRABAJADOR
17.
Confirmacin de Itinerario Bandeja de Salida de Correo
En caso de no estar de acuerdo con el itinerario: Notifica a su supervisor las razones por las cuales no 17.1. confirma el itinerario enviado y responde el correo al Analista de Compras indicando una nueva fecha a fin de que la agencia de viajes realice una nueva bsqueda.
18.
ANALISTA DE COMPRAS
Solicitud de nueva bsqueda de pasajes areos Bandeja de Salida de Correo
19. 20.
Recibe la confirmacin del itinerario del trabajador. Enva correo electrnico a la agencia de viajes indicando el itinerario confirmado a fin de que proceda con la reserva. Recibe notificacin de reserva, nmero de localizador y datos del vuelo de la agencia de viajes.
Solicitud de Reserva de Pasaje Areo Bandeja de Salida de Correo -
ADMINISTRACIN
PG.: 9 de 12 FECHA: 08/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO

RESPONSABLE
ANALISTA DE COMPRAS
N 21.
ACTIVIDAD Enva los datos del vuelo reservado al trabajador conocimiento. para su
DOCUMENTO DE SALIDA
Datos de Reserva de Boleto Areo Bandeja de Salida de Correo -
TRABAJADOR
Trabajador recibe datos de la reserva y el da convenido hace uso del vuelo (Ver Proceso Gastos de viaje, Procedimiento de Solicitud y Asignacin de Viticos). Si el viaje es cancelado temporalmente: Emite un correo al Analista de Compras a fin de que proceda con el cambio de fecha 22.1. del boleto para ser utilizado posteriormente. Nota: Se repite el proceso de bsqueda y confirmacin de boletos areos anteriormente descritos. Si no hace uso del boleto: Emite un correo al Jefe de Administracin notificando que el boleto no ha sido utilizado e indicando: 22. 22.2.
Datos del trabajador N Localizador Aerolnea
Correo de Solicitud de Cambio de Boleto Areo Bandeja de Salida de Correo
Correo de Notificacin de Boleto no Utilizado Bandeja de Salida de Correo
Nota: Posterior a esta notificacin el Jefe de Administracin deber solicitar la restitucin del boleto a la agencia de viajes.
ANALISTA DE COMPRAS
23.
Recibe la factura de los boletos areos emitidos y la enva al Analista de Cuentas por Pagar para que sea emitido el pago (Ver Manual del Proceso: Emisin de Pagos).
Factura de Agencia de Viajes Entrega Fsica a Jefatura de Administracin
XI. REGISTROS DE SALIDA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AREOS Solicitud de Boleto Areo + Cdula de Identidad Escaneada Bandeja de salida de Correo. Notificacin de datos faltantes Bandeja de Salida de Correo. Solicitud de Pasajes Areos Bandeja de Salida de Correo. Solicitud de Confirmacin de Itinerario Bandeja de Salida de Correo. Confirmacin de Itinerario Bandeja de Salida de Correo. Solicitud de nueva bsqueda de pasajes areos Bandeja de Salida de Correo. Solicitud de Reserva de Pasaje Areo Bandeja de Salida de Correo. Datos de Reserva de Boleto Areo Bandeja de Salida de Correo. Correo de Solicitud de Cambio de Boleto Areo Bandeja de Salida de Correo. Correo de Notificacin de Boleto no Utilizado Bandeja de Salida de Correo. Factura de Agencia de Viajes Entrega Fsica a Jefatura de Administracin.
XII. FORMULARIOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AREOS No aplica.
ADMINISTRACIN
PG.: 10 de 12 FECHA: 08/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE TRASLADO POR VIAJES DE TRABAJO XIII. ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PASAJES AREOS No Aplica
XIV. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE TRASLADO TERRESTRE

RESPONSABLE N 1. 2. 2.1. ACTIVIDAD DOCUMENTO DE SALIDA
-
TRABAJADOR
2.2.
2.3.
TRABAJADOR
Evala el viaje a ser realizado y propone al supervisor inmediato el mtodo de viaje terrestre. Elabora correo electrnico solicitando la aprobacin que corresponda para autorizar el tipo de traslado. Si es en Vehculo Propio: Enva un correo notificando el origen y el destino a fin de establecer el monto en base al monto del pasaje. Si es en vehculo alquilado: Enva presupuesto emitido por la Compaa de alquiler que no supere el costo del traslado hecho por un taxi. Si es en taxi: Notifica el costo aproximado de la carrera y si el mismo se realizar ida y vuelta. Si es en taxi de compaa contratada por la Empresa: Solicita la asignacin del servicio a travs de la Jefatura de Administracin.
Nota: Este tipo de traslado no requiere una asignacin directa al trabajador por lo que ste deber consignar un comprobante firmado por el taxista a fin de que la Jefatura de Administracin pueda validar el traslado y cotejarlo contra la factura entregada por la Compaa Contratada.
Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado Bandeja de Salida de Correo Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado + Presupuesto de Alquiler Bandeja de Salida de Correo Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado + Cotizacin de Taxi particular Bandeja de Salida de Correo
2.4.
TRABAJADOR
Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado Bandeja de Salida de Correo
2.5.
Si es en vehculo de la Empresa: Conviene una asignacin con Contralora por los gastos de gasolina y mantenimiento. Recibe aprobacin de los responsables requeridos. En caso de no ser aprobado: considera otro tipo de traslado para efectuar el viaje.
Enva al Jefe de Administracin un correo electrnico solicitando la asignacin del monto aprobado para efectuar el traslado.
Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado Bandeja de Salida de Correo Correo de Aprobacin de Traslado Bandeja de Entrada de Correo Correo de no Aprobacin de Traslado Bandeja de Entrada de Correo
3. 3.1. 4.
Nota: En caso de que el trabajador no disponga de un fondo fijo, deber registrar en la solicitud de Anticipo de Viticos el tipo de transporte y monto aprobado.
JEFE DE ADMINISTRACIN
Correo de Solicitud de Monto Aprobado por Traslado Bandeja de Salida de Correo
4.1.
Recibe y revisa correo de solicitud y aprobacin y solicita al Analista de Cuentas por Pagar o al Cajero Principal la entrega del dinero.
Correo de Solicitud de Emisin de Pago Bandeja de Salida de Correo
ADMINISTRACIN
PG.: 11 de 12 FECHA: 08/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE N 5.
ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR / CAJERO PRINCIPAL
ACTIVIDAD Recibe y revisa solicitud enviada por el Jefe de Administracin y procesa la emisin del monto solicitado. Nota: Si el pago lo hace el Analista de Cuentas por Pagar, se har a travs de transferencia o cheque. (Ver Proceso: Emisin
de Pagos).
DOCUMENTO DE SALIDA
6. 7.
Si el pago lo hace el cajero principal, se har en efectivo.

(Ver procedimiento: Solicitud de Vale de Caja)
-
Entrega el monto al trabajador y recibe comprobantes firmados Desglosa el pago entrega el pago al trabajador y los resguarda
los comprobantes en la carpeta que corresponda: Transferencia: Correo de aprobacin, programacin de pago aprobada en Carpeta Programaciones de Pago por fecha en orden ascendente. Cheque: Correo de aprobacin, Copia 1, Copia 2; en la carpeta Correlativo de Cheques por fecha en orden ascendente. Efectivo: Correo de aprobacin, comprobante de vale de caja firmado; en el movimiento de caja del da.
3.
TRABAJADOR
1. Correo de transferencia bancaria realizada al empleado Bandeja de Salida de correo. 1.1. Correo de aprobacin+ programacin de pago aprobada Carpeta Programaciones de Pago. 2. Cheque + Voucher de recibo original Entrega fsica al Empleado 2.1. Copia 1 + Copia 2 de Voucher + Correo de aprobacin Carpeta Oslo Correlativo de Cheques 3. Efectivo+ Copia de Vale de Caja Entrega Fsica al Empleado
3.1. Vale de Caja+ Soportes de

emisin Movimiento de caja
Recibe el monto y los comprobantes correspondientes y hace uso del monto para efectuar el traslado (Ver Proceso Gastos de viaje, Procedimiento de Solicitud y Asignacin de Viticos).
a.
En caso de no utilizar los fondos: Solicita al Jefe de Administracin el nmero de cuenta bancario para depositar o transferir el monto asignado por el anticipo y le entrega el comprobante de la transaccin para el monto sea registrado y rebajado en el Libro Contable.
Comprobante de Depsito Libro Contable Comprobante de Transferencia Electrnica Libro Contable
XV. REGISTROS DE SALIDA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD TRASLADO TERRESTRE

Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado Bandeja de Salida de Correo. Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado + Presupuesto de Alquiler Bandeja de Salida de Correo. Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado + Cotizacin de Taxi particular Bandeja de Salida de Correo. Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado Bandeja de Salida de Correo. Correo de Solicitud de Aprobacin de Traslado Bandeja de Salida de Correo. Correo de Aprobacin de Traslado Bandeja de Entrada de Correo.
ADMINISTRACIN
PG.: 12 de 12 FECHA: 08/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO

Correo de no Aprobacin de Traslado Bandeja de Entrada de Correo. Correo de Solicitud de Monto Aprobado por Traslado Bandeja de Salida de Correo. Correo de Solicitud de Emisin de Pago Bandeja de Salida de Correo. Cheque + Voucher de recibo original Entrega fsica al Empleado. Copia de Voucher y Soportes de Emisin Carpeta de Efectivo+ Copia de Vale de Caja Entrega Fsica al Empleado. Vale de Caja+ Soportes de emisin Carpeta Oslo Vale de Caja. Comprobante de Depsito Libro Contable. Comprobante de Transferencia Electrnica Libro Contable.
XVI. FORMULARIOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE TRASLADO TERRESTRE No aplica.
XVII. ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE TRASLADO TERRESTRE No Aplica.
ADMINISTRACIN
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO DE GASTOS DE VIAJE

Procedimiento de Solicitud de Boletos Areos
UNIDAD SOLICITANTE
INICIO
Solicitud Electrnica de Boletos Areos
Recibe notificacin sobre datos requeridos, completa y enva nuevamente
Recibe itinerario enviado por la Agencia de Viajes para aprobacin
Emite correo con resultado de la revisin del itinerario
Recibe boletos electrnicos a y lo utiliza el da de viaje
Proceso: Gastos de Viaje Procedimiento: Solicitud y Asignacin de Viticos
FIN
ANALISTA DE COMPRAS
Notifica por escrito los datos faltantes a fin de que los mismos sean completados No Recibe y revisa los datos contenidos en la solicitud Hace solicitud del boleto a la agencia de viajes contratada de acuerdo a especificaciones
Notifica la falta de disponibilidad y solicita nueva fecha de viaje a la Unidad solicitante No Recibe Itinerario de Agencia de Viajes de acuerdo a especificaciones solicitadas
Enva a la Unidad Solicitante el itinerario para que sea revisado y aprobado Recibe notificacin de la unidad solicitante Confirma a la agencia de viajes la emisin de los boletos Recibe boletos electrnicos y los enva a la unidad solicitante por correo electrnico
Completos?
Si
Disponibilidad?
Si
Aprobado?
Si
No
Enva notificacin a la agencia de viajes y solicita un nuevo itinerario o fecha de salida
ADMINISTRACIN
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento de Solicitud de Traslado Terrestre
A
De acuerdo al tipo de solicitud requerida justifica el tipo de transporte
Vehculo Personal? No Vehculo Alquilado? No Vehculo de Empresa? Si
UNIDAD SOLICITANTE
Enva correo con el costo del traslado a la regin que corresponda Solicita y enva presupuesto de alquiler de vehculo por un da Solicita la autorizacin para el uso del mismo
INICIO
Si
Si
Enva un correo electrnico adjuntando los soportes requeridos y justificando el tipo de transporte a ser utilizado
Solicita el precio del traslado ida y vuelta en taxi
SUPERVISOR/ GTE DE OPERACIONES/ GTE APERTURA Y OPR/ CONTRALOR
Recibe y revisa los datos contenidos en la solicitud
Aprueba
Si
Enva aprobacin por correo electrnico con copia a la Jefatura de Contabilidad
No
Emite correo de no aprobacin y/o sugerencia del tipo de transporte
JEFE DE CONTABILIDAD
Recibe notificacin de traslado va terrestre
Verifica el tipo de transporte y el cargo que genera
Requiere pago adicional? Si
No
Proceso: Gastos de Viaje Procedimiento: Solicitud y Asignacin de Viticos
FIN
Enva la aprobacin y los datos del pago al Analista de Cuentas por Pagar
ANALISTA DE CUENTAS POR PAGAR
Recibe y revisa datos del pago a ser realizado
Registra los datos del pago en el sistema
ADMINISTRACIN
Proceso: Emisin de Pagos
Notifica el pago al solicitante
ADMINISTRACIN
PG.: 1 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por los trabajadores para realizar la solicitud de anticipos o fondos fijos de viticos y por la Jefatura de Administracin para tramitar la emisin del pago a fin de garantizar la disponibilidad de una suma de dinero destinada a la cancelacin de los gastos de traslado y sostenimiento durante la ejecucin de viajes de trabajo propuestos al cumplimiento de actividades inherentes a la Empresa. II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en el procedimiento de Solicitud y Asignacin de Viticos. III. BASE LEGAL No aplica.
IV. REFERENCIAS Proceso: Emisin de Pagos Manual del Procedimiento: Solicitud de Traslado por Viajes de Trabajo. Manual del Procedimiento: Justificacin de Gastos y Viajes.
V. GLOSARIO Cantidad de dinero solicitada por un trabajador para realizar un viaje de trabajo eventual con el objeto de dar cumplimiento a una actividad asignada. Esta asignacin se hace por viaje y ante la justificacin de los gastos el trabajador deber restituir dinero a la Empresa, en caso de no utilizar la totalidad del monto asignado, o la empresa deber reintegrar (previa aprobacin) el monto excedido a dicho trabajador. Reconocimiento y certificacin del dinero asignado al trabajador por concepto de fondo de viticos. Cantidad de dinero asignada de forma permanente a un trabajador por ser clasificado como viajero constante, para cubrir gastos asociados a los viajes de trabajo. Esta asignacin se hace solo una vez y ante la justificacin de los gastos de viaje realizado el fondo es restituido al trabajador para ser nuevamente utilizado.
ANTICIPO DE FONDOS
ARQUEO DE FONDO
FONDO FIJO DE VITICO
ADMINISTRACIN
PG.: 2 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS

HOTEL DESTINO HOTEL ORIGEN TARIFA VIAJERO CONSTANTE VITICO
Para efectos del presente manual, representa el hotel de llegada al que se dirige el trabajador. Para efectos del presente manual, representa el hotel al que est adscrito (en el cual labora) el trabajador. Montos establecidos por la Direccin General que se otorgan por concepto de viticos. Hace referencia al trabajador que, por la ejecucin de actividades y cumplimiento de sus responsabilidades, debe trasladarse fuera de la residencia u oficina habitual donde labora de forma constante o con cierta regularidad. Conjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona, especialmente a un trabajador, para realizar un viaje de trabajo.
VI. POLTICAS 1. De los Viticos 1.1. Todo trabajador que, por el cumplimiento de una actividad delegada, deba viajar y requiera la asignacin de un monto de dinero para cubrir los gastos de dicho viaje podr solicitar: 1.1.1. Un anticipo de viticos: cuando el trabajador que viaja y el motivo del viaje sea eventual. 1.1.2. O un fondo fijo de viticos: cuando el trabajador sea un viajero constante y efecte, para el cumplimiento de actividades asociadas al cargo, viajes con regularidad. 1.2. Los viticos deben ser asignados nicamente al personal que se encuentre en la nmina activa de la Empresa, por ningn motivo debern asignarse viticos a trabajadores que se encuentren disfrutando de un perodo vacacional o cualquier otro tipo de permiso. 1.3. Las aprobaciones de las solicitudes relacionadas con la asignacin de viticos estarn distribuidas, por nivel, de la siguiente forma: SOLICITANTE Gerente de Operaciones Jefe de Departamento Analistas, Operadores, Asistentes 1.4. APROBADO POR Gerente de Apertura y Operaciones Gerente de Operaciones Jefe de Departamento y Gerente de Operaciones
Ningn trabajador deber viajar sin tener disponible el anticipo de viticos; por lo que la Jefatura de Administracin debe garantizar la entrega oportuna del dinero solicitado siempre
ADMINISTRACIN
PG.: 3 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS que el trabajador haya cumplido con los tiempos de notificacin y entrega establecidos en el presente documento. 1.5. Toda asignacin de viticos deber facturarse a nombre del lugar de destino cuando: 1.5.1. 1.5.2. 1.6. El trabajador se traslade para realizar un soporte operativo o administrativo. El motivo del viaje corresponda a una supervisin corporativa.
Toda asignacin de viticos deber facturarse a nombre del lugar de origen cuando: 1.6.1. El trabajador deba trasladarse para realizar cursos o inducciones relacionados con su puesto de trabajo y coordinados por la Corporativa. 1.6.2. El motivo del viaje corresponda a la documentacin de procesos, levantamiento de informacin, implementacin de aplicaciones tecnolgicas, 1.6.3. inducciones, etc.; imputable a todos los hoteles.
1.7.
No se debe otorgar una nueva asignacin de viticos a un trabajador que tenga una justificacin de viaje pendiente por realizar. Salvo aquellas excepciones en las que el empleado tenga continuidad en los viajes realizados.
1.8.
La cancelacin de viticos se realizar a travs de una transferencia bancaria a favor del trabajador, en un plazo mnimo de veinticuatro (24) horas hbiles antes del viaje. Nota: En caso de que el pago no pueda realizarse a travs de una transferencia bancaria se har a travs de un cheque.
2. De los Anticipos de Viticos 2.1. Los anticipos de viticos se deben otorgar por los das estrictamente necesarios para que el trabajador desempee las tareas delegadas. 2.2. El trabajador deber formalizar su requerimiento a travs del formulario Solicitud de Anticipo de Viticos debidamente completado sin que ste presente tachaduras ni enmendaduras y formalmente aprobado de acuerdo a los niveles de autorizacin establecidos en el presente documento. 2.3. Toda Solicitud de Anticipo de Viticos debe contener, de acuerdo al nmero de das y/o noches que dure la actividad a realizar, el detalle y el monto estimado necesario para los siguientes consumos: 2.3.1. Traslados al aeropuerto, si aplica. 2.3.2. Transporte terrestre a otras regiones, de acuerdo al tipo si aplica. 2.3.3. Alimentacin
ADMINISTRACIN
PG.: 4 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS 2.3.4. Alojamiento, si aplica. 2.3.5. Gasolina, estacionamiento; si aplica. 2.3.6. Tarifas aeroportuarias, si aplica. Nota: Cualquier otro consumo adicional podr ser incluido y justificado en el formulario a fin de que sea evaluado por la Jefatura de Administracin para la posterior asignacin. 2.4. Las solicitudes de anticipo de viticos debern ser consignadas a la Jefatura de Administracin con un mnimo de siete (7) das de antelacin, a fin de garantizar el trmite y la entrega del monto de dinero solicitado. 2.5. Toda solicitud de Anticipo debe ser debidamente verificada y aprobada por el Jefe de Administracin antes de ser remitida al Analista de Cuentas por Pagar. 2.6. Todo anticipo de viticos abonado por la Jefatura de Administracin deber estar soportado con una factura o recibo. Nota: Los recibos generados no son deducibles ya que no tienen validez fiscal. 3. De los Fondos Fijos de Viticos 3.1. El fondo fijo de viticos se le otorgar a un trabajador que se encuentre dentro de la clasificacin de Viajero Constante, esta clasificacin se otorgar cuando: 3.1.1. Por su cargo y responsabilidad, el trabajador deba trasladarse constantemente a otras regiones del territorio nacional. 3.1.2. El cargo que desempee el trabajador deba ejecutar actividades de supervisin o consultora en las diferentes sucursales de la Empresa. 3.2. La asignacin de un fondo fijo de viticos a un trabajador debe ser solicitada por el Gerente de Operaciones y/o el Gerente de Apertura y Operaciones a travs de un correo electrnico dirigido a la Unidad de Contralora con copia al Jefe de Administracin del Hotel, indicando: 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.3. Nombre del Trabajador Cargo Unidad Departamental Motivo que justifica la asignacin del fondo fijo de viticos.
Toda solicitud de asignacin de fondo fijo debe ser aprobada por el Contralor de la Empresa a travs de un correo electrnico con copia al Jefe de Administracin del Hotel a fin de que la solicitud sea procesada.
ADMINISTRACIN
PG.: 5 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS 3.4. El monto establecido para el fondo fijo de viticos ser asignado por Contralora conjuntamente con la Direccin General posterior al anlisis de los siguientes componentes: 3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.4. El costo de los traslados de acuerdo a las diferentes regiones del territorio nacional. El costo de la unidad tributaria. El costo de los pasajes areos por regin. El costo de los servicios de alimentacin, por regin, en los que pueda incurrir el trabajador. 3.5. La Unidad de Contralora establece el monto del Fondo Fijo de Viticos en Dos Mil Quinientos Bolvares con 00/100 cts. (Bs. 2.500,00). 3.6. El monto determinado para el fondo fijo de viticos contempla nicamente un viaje ida y vuelta considerando los siguientes consumos: 3.6.1. 3.6.2. Gastos de alimentacin en el aeropuerto ida y vuelta, si aplica. Traslados en taxi: Residencia Aeropuerto, Aeropuerto Hotel, Hotel Aeropuerto, Aeropuerto Residencia. 3.6.3. 3.7. Costo de un boleto areo ida y vuelta en caso de ser necesario.
El trabajador que recibe el fondo fijo deber certificar la aceptacin de las polticas de uso del fondo fijo de viticos, a travs del formulario Recibo del Fondo Fijo de Viticos establecido la Unidad de Contralora.
3.8. 3.9.
El fondo fijo de viticos asignado a un trabajador es intransferible. El trabajador es el nico responsable del uso otorgado al fondo fijo de viticos, por lo que deber garantizar que el mismo se encuentre dentro de las limitaciones establecidas en el Manual de Procedimientos Justificacin de Gastos de Viaje.
3.10. El Contralor de la Empresa o cualquier otra persona debidamente autorizada podr, cuando lo estime conveniente, realizar un arqueo al fondo fijo de viticos asignado al trabajador. 3.11. La Empresa podr descontar del salario del trabajador cualquier faltante del fondo fijo que este adeudare, de acuerdo a lo convenido en la autorizacin otorgada a travs del formulario Recibo del Fondo Fijo de Viticos. 3.12. Todo fondo fijo de viticos utilizado por el trabajador ser restituido, una vez realizada la justificacin de gastos de viaje, a los cinco (5) das hbiles posteriores; esto con base en el Manual de Procedimiento Reintegro por Viticos.
ADMINISTRACIN
PG.: 6 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS 3.13. Todo aumento de fondo fijo de viticos ser notificado por Contralora a travs de correo electrnico al Jefe de Administracin. 3.14. Ante la actualizacin del fondo fijo de viticos el Jefe de Administracin debe solicitar al Analista de Cuentas por Pagar la emisin de una transferencia bancaria o cheque adicional, segn sea el caso, a nombre del (los) trabajador(es) que cuenten dicho fondo fijo con el objeto de ajustarlo al nuevo monto establecido. 3.15. El trabajador deber restituir el fondo fijo de viticos, disponible al momento, a travs de un depsito o una transferencia electrnica al nmero de cuenta bancaria suministrado por la Jefatura de Administracin, ante los siguientes eventos: 3.15.1. Enfermedad y reposo por un tiempo mayor a tres (3) meses. 3.15.2. Solicitud del Contralor de la Empresa. 3.16. El trabajador deber consignar el comprobante del depsito o de la transferencia electrnica al Jefe de Administracin para que ste registre y rebaje en el Libro Contable el monto del fondo fijo entregado. 3.17. Ante la terminacin de la relacin laboral existente entre el trabajador y la Empresa el monto disponible existente en el fondo fijo de viticos ser descontado de la liquidacin del trabajador. 4. Del Resguardo de los Soportes Generados por el Pago de Viticos 4.1. Toda transferencia bancaria generada por concepto de viticos (fondo fijo o anticipo) deber contener como soportes: 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.2. La programacin de pago generada La solicitud de Anticipo de Viticos, si aplica. El correo de aprobacin de asignacin de fondo fijo de viticos, si aplica.
Los soportes generados por transferencias bancarias deben ser resguardados en la carpeta Programaciones de Pago por fecha en orden ascendente.
4.3.
Toda emisin de cheque generada por concepto de viticos deber contener como soportes: 4.3.1. Recibos de Cheque Copia 1 y Copia 2, debidamente firmados por el trabajador con la huella dactilar del pulgar derecho. 4.3.2. 4.3.3. La solicitud de Anticipo de Viticos, si aplica. El correo de aprobacin de asignacin de fondo fijo de viticos, si aplica.
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PG.: 7 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS 4.4. Los soportes generados por emisin de cheques deben ser resguardados en la carpeta Correlativo de Cheques por fecha en orden ascendente.
VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Gerente de Operaciones/ Gerente de Apertura y Operaciones/ Contralor 1.1. Aprobar a travs de la firma las solicitudes de anticipo de viticos elaboradas por el trabajador. 1.2. Elaborar correo y justificar la solicitud de asignacin del fondo fijo de viticos.
2. Del Contralor de la Empresa 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Recibir y verificar las solicitudes recibidas por asignacin de fondo fijo de viticos. Solicitar la asignacin de fondo fijo de viticos a un trabajador. Elaborar correo de aprobacin de asignacin del fondo fijo de viticos. Actualizar y notificar las tarifas actualizadas por concepto de viticos a la Jefatura de Administracin. 2.5. Aprobar montos, transferencias bancarias y emisiones de cheques por concepto de anticipo de viticos o de fondo fijo de viticos. 3. Del Trabajador 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Elaborar la Solicitud de Anticipo de Viticos. Requerir la aprobacin de la solicitud de anticipo a travs de las firmas correspondientes. Entregar la solicitud completada y certificada a la Jefatura de Administracin. Certificar la recepcin de una transferencia bancaria por concepto de asignacin de anticipo o fondo fijo de viticos a travs de un correo electrnico. 3.5. Certificar la recepcin del cheque por concepto de asignacin de anticipo o fondo fijo de viticos a travs de la firma. 3.6. Certificar la recepcin del fondo fijo de viticos a travs del formulario Recibo del Fondo Fijo de Viticos. 3.7. 3.8. Hacer el cobro del cheque emitido por concepto de anticipo de viticos. Garantizar el correcto uso y justificacin del fondo fijo durante los viajes realizados.
4. Del Jefe de Administracin 4.1. 4.2. Recibir la Solicitud de Anticipo de Viticos consignada por el trabajador. Recibir la solicitud aprobada de las asignaciones de fondo fijo de viticos.
ADMINISTRACIN
PG.: 8 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS 4.3. Autorizar y solicitar la emisin de la transferencia bancaria o cheque al Analista de Cuentas por Pagar. 4.4. Recibir los comprobantes de depsito o transferencia bancarias hechas por el trabajador por concepto de devolucin de anticipo de viticos. 4.5. Registrar y rebajar en el Libro Contable las devoluciones de Anticipo de viticos.
5. Del Analista de Cuentas por Pagar 5.1. Recibir y revisar datos de la solicitud de anticipos de viticos o de asignacin de fondo fijo de viticos aprobada. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. Registrar los datos requeridos para la emisin del pago en el sistema administrativo utilizado. Generar el TXT de transferencia. Generar la impresin del cheque, si aplica. Preparar y enviar cheque para solicitar las firmas de emisin. Emitir correo para notificar la ejecucin de transferencia al trabajador. Entregar cheque al trabajador solicitante. Resguardar comprobantes de entrega del cheque. Resguardar comprobantes de ejecucin de transferencia bancaria.
5.10. Recibir y procesar las solicitudes de cheque por concepto de asignacin de fondo fijo de viticos. 5.11. Entregar el cheque al trabajador al que le ha sido asignado el fondo fijo de viticos. 5.12. Solicitar al trabajador la firma 5.13. del formulario Recibo del Fondo Fijo de Viticos. 5.14. Resguardar los soportes generados durante la asignacin del fondo fijo de viticos VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA Computadora, impresora, telfono, correo electrnico.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS Ante solicitud de anticipos de viticos hecha por un trabajador. Ante solicitud de asignacin de fondos de viticos aprobado por Contralora.
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PG.: 9 de 12 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE ANTICIPO DE VITICOS

RESPONSABLE
SOLICITANTE SOLICITANTE
N
24. 25. 26.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Impresin Fsica Jefatura de Administracin Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Entrega Fsica Solicitante - Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Devolucin Fsica Analista de Cuentas por Pagar Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Entrega Fsica
Completa, imprime y firma el formulario de Solicitud de Anticipo de Viticos. Solicita las firmas de aprobacin de acuerdo al nivel de autorizacin requerido. Entrega la Solicitud de Anticipo de Viticos debidamente firmada y aprobada al Jefe de Administracin. Recibe la solicitud y certifica la informacin contenida en la misma. Si la solicitud no se encuentra completa: Devuelve la solicitud al trabajador y notifica sus observaciones a fin de que sean aplicadas por el trabajador. Firma el formulario en seal de aprobacin y lo entrega al Analista de Cuentas por Pagar a fin de que proceda con la emisin del pago. Recibe y revisa la Solicitud de Anticipo de Viticos y registra los datos requeridos para la emisin del pago a travs de transferencia bancaria en el sistema de administracin. (Ver Proceso: Emisin de Pagos). Nota: En caso de que la emisin no pueda realizarse por transferencia, el Analista proceder con la emisin de un cheque a favor del trabajador. Una vez realizada la transferencia elabora correo electrnico en el que notifica la ejecucin del pago al solicitante. Si el pago se realiza a travs de cheque: recibe el cheque debidamente procesado y firmado. Solicita al trabajador el retiro del cheque en la Jefatura de Administracin: Por telfono a travs de una extensin asignada; o Por correo electrnico Solicita la firma de recibo del trabajador sobre los recibos del cheque y desglosa el cheque: Copia Original con el cheque para el trabajador. Copia 1 y Copia 2 con la solicitud de anticipo de viticos en la carpeta Correlativo de Cheques ordenada por fecha en orden ascendente. Recibe correo de certificacin de recepcin por parte del solicitante.
27.
27.1.
28.
29.
Registro de Datos del Pago Sistema de Administracin
30.
30.1.
30.2.
Correo de Solicitud de Retiro de Cheque Bandeja de Salida de Correo Electrnico
30.3.
Cheque + Comprobante de Emisin Entrega Fsica al Trabajador Copia 1+Copia2+ Solicitud de Anticipo Carpeta Correlativo de Cheques -
31.
ADMINISTRACIN
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE N
32.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
Programacin de Pago + Solicitud de Anticipo de Viticos Carpeta Programaciones de Pago
33.
Archiva como soporte de la transferencia bancaria realizada; la programacin de pago aprobada con el correo de aprobacin de fondo fijo de viticos a favor del solicitante y archiva estos documentos en la carpeta Programaciones de Pago por fecha, en orden ascendente. Recibe el monto asignado por anticipo de viticos (Ver
Proceso de Gastos de Viaje, Procedimiento Justificacin de Gastos y Viajes).
SOLICITANTE
XI. REGISTROS DE SALIDA Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Impresin Fsica Jefatura de Administracin Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Entrega Fsica Solicitante - Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Devolucin Fsica Analista de Cuentas por Pagar Formulario Solicitud de Anticipo de Viticos Entrega Fsica Registro de Datos del Pago Sistema de Administracin Correo de Solicitud de Retiro de Cheque Bandeja de Salida de Correo Electrnico Cheque + Comprobante de Emisin Entrega Fsica al Trabajador Copia 1+Copia2+ Solicitud de Anticipo Carpeta Correlativo de Cheques Programacin de Pago + Solicitud de Anticipo de Viticos Carpeta Programaciones de Pago
XII. FORMULARIOS Solicitud de Anticipo de Viticos
ADMINISTRACIN
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y ASIGNACIN DE VITICOS XIV. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIN DE FONDO FIJO DE VITICOS
N
1.
RESPONSABLE
GERENTE DE OPERACIONES/ GERENTE DE APERTURA Y OPERACIONES CONTRALOR
ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
Correo Electrnico Solicitud de Asignacin de Fondo de Viticos Bandeja de Salida del Correo Electrnico Correo Electrnico Aprobacin de Solicitud de Asignacin de Fondo Bandeja de Salida de Correo Electrnico Correo Electrnico No Asignacin de Fondo de Viticos Bandeja de Salida de Correo Electrnico -
2.
Elabora correo electrnico de Solicitud de Asignacin de Fondo Fijo de Viticos. Enva la solicitud a travs de correo electrnico al Contralor de la Empresa para su aprobacin. Recibe y revisa correo de solicitud de asignacin del fondo fijo de viticos a un trabajador. Elabora correo de aprobacin de asignacin de fondo de viticos y lo enva a la Jefatura de Administracin para que sea procesada la solicitud. Si no aprueba la solicitud: notifica al solicitante, a travs de un correo electrnico, las razones por las cuales no procede la asignacin del fondo fijo de viticos. Recibe y revisa aprobacin de asignacin del fondo fijo. Certifica informacin y solicita la emisin del cheque al Analista de Cuentas por Pagar. Recibe correo de aprobacin de fondo fijo de viticos y registra los datos requeridos para la emisin del pago a travs de transferencia bancaria en el sistema de administracin. (Ver Proceso: Emisin de Pagos). Nota: En caso de que la asignacin no pueda realizarse por transferencia, el Analista proceder con la emisin de un cheque a favor del trabajador. Una vez realizada la transferencia elabora un correo electrnico en el notifica la ejecucin del pago al trabajador. Si el pago se realiza a travs de cheque: recibe el cheque debidamente procesado y firmado. Solicita al trabajador el retiro del cheque en la Jefatura de Administracin: Por telfono a travs de una extensin asignada; o Por correo electrnico. Solicita la firma de recibo del trabajador sobre los recibos del cheque y desglosa el cheque: Copia Original con el cheque para el trabajador. Copia 1 y Copia 2 con la solicitud de anticipo de viticos en la carpeta Correlativo de Cheques ordenada por fecha en orden ascendente. Recibe correo de certificacin de transferencia bancaria emitido por el trabajador.
3.
4.
4.1.
5.
6.
7.
8.
8.1.
8.2.
Correo de Solicitud de Retiro de Cheque Bandeja de Salida de Correo Electrnico
8.3.
Cheque + Comprobante de Emisin Entrega Fsica al Trabajador Copia 1+Copia2+ Solicitud de Anticipo Carpeta Correlativo de Cheques
8.4.
ADMINISTRACIN
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO

Programacin de Pago + Correo de Aprobacin de Fondo Fijo de Viticos Carpeta Programaciones de Pago
9.
Archiva como soporte de la transferencia bancaria realizada; la programacin de pago aprobada con el correo de aprobacin de fondo fijo de viticos a favor del trabajador y archiva estos documentos en la carpeta Programaciones de Pago por fecha, en orden ascendente. Recibe el monto asignado por fondo fijo de viticos (Ver
Proceso de Gastos de Viaje, Procedimiento Justificacin de Gastos y Viajes).
TRABAJADOR
10.
XV. REGISTROS DE SALIDA Correo Electrnico Solicitud de Asignacin de Fondo de Viticos Bandeja de Salida del Correo Electrnico Correo Electrnico Aprobacin de Solicitud de Asignacin de Fondo Bandeja de Salida de Correo Electrnico. Correo Electrnico No Asignacin de Fondo de Viticos Bandeja de Salida de Correo Electrnico. Correo de Solicitud de Retiro de Cheque Bandeja de Salida de Correo Electrnico. Cheque + Comprobante de Emisin Entrega Fsica al Trabajador Copia 1+Copia 2+ Solicitud de Anticipo Carpeta Correlativo de Cheques Programacin de Pago + Correo de Aprobacin de Fondo Fijo de Viticos Carpeta Programaciones de Pago XVI. FORMULARIOS Recibo de Fondo Fijo de Viticos.
XVII. ANEXOS No aplica.
ADMINISTRACIN
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE FONDO FIJO DE VITICOS

Procedimiento de Solicitud de Anticipo de Viticos
TRABAJADOR
Solicita las firmas de aprobacin de acuerdo al nivel de autorizacin requerido Proceso: Gastos de Viaje Procedimiento: Justificacin de Gastos y Viaje
INICIO
Completa, imprime y firma el formulario Solicitud de Anticipo de Viticos
Entrega la solicitud en la Jefatura de Administracin para que sea aprobada
Completa o corrige solicitud devuelta por la Jefatura de Administracin
Recibe el pago por concepto de Anticipo de viticos
FIN
Devuelve la solicitud al trabajador y solicita los datos o correcciones requeridas
No
Recibe y revisa formulario recibido
Completo?
Si
Aprueba y entrega la solicitud al Analista de Cuentas por Pagar para que sea procesada
Recibe formulario aprobado y registra en el sistema los datos requeridos para el pago
ADMINISTRACIN:
Transferencia Bancaria?
Si
Elabora y enva correo de notificacin de transferencia bancaria realizada al trabajador
Recibe certificacin de recepcin de transferencia emitida por el trabajador
Adjunta los soportes a la Programacin de Pago y lo archiva en orden ascendente en la carpeta Programaciones de Pago
No
Recibe cheque firmado y solicita al trabajador el retiro del mismo en la Jefatura de Administracin
Solicita firma de recibido del trabajador y desglosa el cheque
Archiva recibo Copia1" y Copia2" del cheque con los soportes de la solicitud en la carpeta Correlativo de Cheques
Entrega el recibo Original conjuntamente con el cheque al trabajador
ADMINISTRACIN
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE FONDO FIJO DE VITICOS

Procedimiento de Solicitud de Fondo Fijo de Viticos
GERENTE OPERACIONES O APERTURA Y OPERACIONES/ TRABAJADOR
INICIO
Elabora correo electrnico de solicitud y justificacin de asignacin de fondo fijo de viticos a un trabajador con los datos de ste
Enva la solicitud al Contralor de la Empresa para la aprobacin
Recibe correo electrnico de no aprobacin de la solicitud
Recibe el pago por concepto de Anticipo de viticos y efecta el viaje
Proceso: Gastos de Viaje Procedimiento: Justificacin de Gastos y Viaje
FIN
CONTRALOR
Emite correo electrnico indicando las razones por las cuales no procede la solciitud
No
Recibe y revisa la solicitud recibida
De acuerdo?
Si
Emite correo de aprobacin y lo enva al Jefe de Administracin para que sea procesado
Recibe correo de aprobacin y certifica la informacin
Enva solicitud aprobada al Analista de Cuentas por pagar a fin de que sea procesado el pago
Correo electrnico de asignacin de fondo fijo de viticos
Recibe formulario aprobado y registra en el sistema los datos requeridos para el pago
ADMINISTRACIN:
Si
No
ADMINISTRACIN
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por los trabajadores para elaborar correctamente la justificacin de los fondos de viticos asignados para la ejecucin de un viaje destinado al cumplimiento de actividades inherentes a la Empresa. II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados, contratados, gerentes y directivos de Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en el procedimiento de Justificacin de Gastos y Viajes. III. BASE LEGAL SENIAT: Nueva Providencia de Facturacin 00071. Gaceta Oficial N 39.795. Caracas 08 de noviembre de 2011. SENIAT: Providencia Administrativa N SNAT/2005/0056-A. Gaceta Oficial N Caracas 27 de enero de 2005. IV. REFERENCIAS Procedimiento: Solicitud y Asignacin de Viticos Procedimiento: Reintegro de Viticos.
V. GLOSARIO
CONSUMO
Accin y efecto de gastar. Es el uso que hace el trabajador de los bienes o servicios asignados por la Empresa con el fin de satisfacer sus necesidades. Es un documento que hace constar la adquisicin y entrega de un bien o servicio, en el cual se especfica la fecha de la operacin, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripcin del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago, entre otros conceptos. Accin de comprobar a travs de documentos probatorios el uso destinado a cubrir los gastos del viaje realizado a travs de un formulario que debe ser completado por el trabajador. El SENIAT es el organismo del estado central venezolano que se encarga de la recoleccin de impuestos. Se asocia a la tarifa que se cobra a un medio de transporte terrestre, fluvial o martimo como derecho de trnsito para utilizar la infraestructura de la respectiva va de comunicacin.
FACTURA
JUSTIFICACIN
SENIAT
TASA
ADMINISTRACIN
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PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES

VITICO
Conjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona, especialmente a un trabajador, para realizar un viaje.
VI. POLTICAS 1. Del Uso de los Fondos 1.1. El uso de los viticos debe estar destinado nicamente al cumplimiento de actividades administrativas, cualquier otro fin sobre esta asignacin debe estar debidamente aprobada por la Corporativa o por la Directiva de la Empresa. 1.2. Los fondos asignados por concepto de viticos debern contemplar los siguientes consumos durante el viaje: 1.2.1. Pasajes, si aplica: 1.2.1.1. Areos; o 1.2.1.2. Terrestres. 1.2.2. Traslados: 1.2.2.1. Residencia Aeropuerto Residencia. 1.2.2.2. Hotel Aeropuerto Hotel. 1.2.2.3. Residencia Destino. 1.2.2.4. Destino Residencia. 1.2.3. 1.2.4. Gastos de alimentacin en el aeropuerto y en el caso Caracas Valencia, si aplica. Gastos de alojamiento durante el tiempo que dure la misin encomendada; siempre que el viaje se lleve a cabo en una de las regiones en las que el trabajador no pueda alojarse en uno de los hoteles de la cadena. 1.2.5. 1.2.6. 1.2.7. 1.2.8. 1.3. Tasas aeroportuarias, si aplica. Gastos de transporte local, si aplica. Cualquier otro gasto que sea requerido y debidamente justificado. Exceso de equipaje, causado como consecuencia de sus actividades profesionales.
Bajo ningn concepto podrn ser reportados como gastos de viaje: 1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. Los seguros de viajes areos. El uso de peluqueras o barberas. La compra de revistas, libros o peridicos. La compra de entradas de cine. El uso de gimnasios.
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PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES 1.3.6. 1.3.7. 1.3.8. 1.3.9. La compra de Caramelos o golosinas. El pago de diversin. La compra de Vestimenta. El consumo de bebidas alcohlicas.
1.3.10. Lavandera. 2. De los Gastos Extraordinarios 2.1. Se entender por gasto extraordinario al todo monto generado por un consumo no contemplado para la ejecucin del viaje, pero necesario para la elaboracin de las actividades proyectadas. 2.2. Se clasificarn como gastos extraordinarios los siguientes consumos: 2.2.1. 2.2.2. Compra de material de trabajo, necesario para llevar a cabo el proyecto programado. Envo de valija a otra regin, facturada como equipaje adicional o sobre peso al momento de realizar el viaje. 2.2.3. 2.3. Cualquier otro gasto, debidamente soportado y justificado.
Los montos generados como gastos extraordinarios sern cancelados por la caja chica de la Empresa, previa solicitud y aprobacin del Jefe de Administracin.
2.4.
Las facturas generadas por compra de materiales debern estar certificadas, a travs del sello hmero, por el Almacn a fin de garantizar que la misma ha sido comprada y se encuentra en buen estado; posteriormente deben ser consignadas a Caja para justificar la entrega de dinero. Nota: Las facturas de compra de materiales que no se encuentren selladas por el almacn no sern aceptadas por caja.
2.5.
Las facturas generadas por adquisicin de servicios deber ser entregada directamente a Caja con un memo explicativo que justifique la utilizacin de los fondos asignados.
3. De los Viajes no Efectuados 3.1. Cuando se haya otorgado un anticipo y el viaje para el cual estaban destinados no se haya llevado a cabo; el trabajador deber depositar o transferir electrnicamente el monto total del anticipo asignado en el nmero de cuenta bancaria suministrado por la Jefatura de Administracin. 3.2. Todo depsito o transferencia electrnica debe ser ejecutada al da hbil siguiente de saber que dicho viaje no se llevara a cabo.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES 3.3. El trabajador deber consignar el comprobante del depsito o de la transferencia electrnica al Jefe de Administracin para que ste registre y rebaje en el Libro Contable el anticipo entregado. 4. De la Justificacin de los Gastos 4.1. Todo consumo realizado por concepto de viticos debe ser justificado por el trabajador a travs del formulario Justificacin de Viticos, en un lapso no mayor a tres (3) das hbiles posteriores al retorno del viaje ante la Jefatura de Administracin. Salvo aquellas excepciones en las que el empleado tenga continuidad en los viajes realizados. 4.2. La justificacin de viticos debe ser elaborada directamente por el trabajador que ha realizado el viaje sin tachaduras, ni enmendaduras, debidamente firmada por ste conjuntamente con su supervisor inmediato y adjuntando los siguientes documentos: 4.2.1. Facturas originales de los gastos en los que ha incurrido el trabajador. 4.2.2. Comprobantes de gastos. 4.3. La Jefatura de Administracin no procesar las justificaciones de gastos que se encuentren incompletas. 4.4. El Analista de Cuentas por Pagar, para certificar los das efectivos de trabajo reportados por el trabajador durante el viaje, verificar que las facturas presentadas para comprobar a los gastos justificados correspondan al viaje autorizado. 4.5. Los montos generados por consumos que no puedan ser demostrados o justificados por el trabajador debern se reintegrados a la Empresa. 4.6. Todo importe que haya sido asignado al trabajador por anticipo de viticos y que no haya sido utilizado por ste, deber reintegrarse al nmero de cuenta bancaria del hotel, suministrada por el Jefe de Administracin. 4.7. Cuando el trabajador no haya consignado la justificacin de viticos, posterior a los tres (3) das de retorno del viaje el Analista de Cuentas por Pagar deber solicitar a travs de un correo electrnico la consignacin de dicha justificacin con copia a su supervisor inmediato, el Jefe del Departamento al que el Trabajador est adscrito y al Gerente de Operaciones. 4.8. Las asignaciones de viticos, tanto fondos como anticipos, que no sean justificadas por el trabajador sern descontadas en su totalidad a travs de la nmina previa solicitud de la Jefatura de Administracin a la Jefatura de Recursos Humanos.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES 5. De las Facturas y Comprobantes a Consignar 5.1. Ninguna factura de consumo debe exceder las 20 UT a fin de evitar la retencin de ISLR segn lo establecido en el Art. 3 de la Providencia Administrativa 0056 establecida por el SENIAT. 5.2. Las facturas a ser consignadas para justificar los gastos deben estar a nombre de la empresa y cumplir con la normativa, providencia N 0071, de facturacin establecida por el SENIAT: 5.2.1. La emisin de facturas debe realizarse a travs de formatos elaborados y formas libres por imprentas, autorizadas por el SENIAT y mediante mquinas fiscales. 5.2.2. En ningn caso las facturas y otros documentos podrn emitirse manualmente sobre formas libres. Nota: Los usuarios obligados a utilizar mquinas fiscales no pueden emplear simultneamente otro medio de emitir facturas y dems requerimientos, exceptuando algunas condiciones como las siguientes: Que la mquina fiscal empleada no sea capaz de imprimir el nombre o razn social y el nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF). 5.2.3. Todo formato deber contener: 5.2.3.1. La denominacin Factura. 5.2.3.2. Numeracin consecutiva y nica. 5.2.3.3. Nombre y Apellido o razn social, domicilio fiscal y nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF). 5.2.3.4. La descripcin de la venta del bien o de la prestacin del servicio, con indicacin de la cantidad y monto. 5.2.3.5. Especificacin del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada segn la alcuota del porcentaje aplicable. 5.2.3.6. Contener la frase sin derecho a crdito fiscal cuando se trate de copia de facturas. 5.2.3.7. Fecha de elaboracin de los formatos o formas libres por la imprenta autorizada constituida por ocho (8) dgitos. 5.3. Para comprobar el uso de los fondos asignados por concepto de Traslado el trabajador deber consignar: 5.3.1. Boletos Areos: Factura emitida a nombre de la Empresa, o del trabajador.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES 5.3.2. 5.3.3. 5.4. Renta de Vehculos: Factura emitida a nombre de la Empresa. Taxis: Facturas a nombre de la Empresa indicando destino y monto pagado
Para comprobar el uso de los fondos asignados por concepto de Alimentacin el trabajador deber consignar: 5.4.1. Factura del establecimiento emitida a nombre de la Empresa.
5.5.
Para comprobar el uso de los fondos asignados por concepto de Estada el trabajador deber consignar: 5.5.1. Factura emitida por el hotel a nombre de la Empresa.
5.6.
La Empresa aceptar comprobantes de gastos para la justificacin de consumos que por su naturaleza no generen la emisin de facturas y se encuentren dentro de las siguientes categoras: 5.6.1. 5.6.2. Pago de Tasa Aeroportuaria, ticket de tasa adherido al boleto de avin. Traslado de taxi con una Compaa contratada, comprobante de traslado firmado por el taxista.
5.7.
La Empresa exonerar la presentacin de facturas o comprobantes de gastos sobre los consumos justificados por el trabajador categoras: 5.7.1. 5.7.2. Envoltura de maletas. Propinas, originadas por la prestacin de servicios relacionados con la Empresa. que se encuentren dentro de las siguientes
6. De la no Justificacin 6.1. Los gastos de viajes no justificados sern notificados, mediante comunicacin escrita, al supervisor del respectivo trabajador, y de no ser argumentados se proceder al descuento por nmina del 100% del monto asignado para el viaje. 6.2. Todo trabajador con justificaciones de gastos pendientes no podr solicitar nuevos anticipos o reintegro de fondos de viticos. 7. De la Justificacin de Viajes 7.1. Todo viaje realizado debe generar un informe que detalle el objetivo de viaje, las actividades realizadas y los objetivos logrados. 7.2. Los informes deben ser enviados a los supervisores de cada unidad a fin de que sean resguardados y presentados en caso de ser requeridos.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES VII. RESPONSABILIDADES 1. Del Trabajador 1.1. Elaborar la justificacin de gastos dentro de los das establecidos a travs del formulario establecido. 1.2. 1.3. Consignar toda la documentacin que sustente la justificacin. Garantizar que los documentos consignados se encuentren dentro de las normativas legales vigentes. 1.4. 1.5. 1.6. Solicitar firma de certificacin del Jefe Inmediato. Entregar la justificacin y sus soportes a la Jefatura de Administracin. Consignar documentos faltantes requeridos por la Jefatura de Administracin.
2. Supervisor Inmediato 2.1. 2.2. Recibir y revisar las justificaciones. Certificar la revisin de la Justificacin de gastos a travs de la firma
3. Jefe de Administracin 3.1. 3.2. 3.3. Recibir y revisar las justificaciones. Entregar al Analista de Cuentas por Pagar para que sean procesadas. Prohibir la emisin de anticipos o reintegro de fondos de viticos.
4. Analista de Cuentas por Pagar 4.1. 4.2. 4.3. Recibir y revisar las justificaciones de gastos. Solicitar informacin adicional requerida. Emitir correo de solicitud de justificacin de viticos, cuando no haya sido consignado por el trabajador. 4.4. Solicitar el descuento del monto de viticos por nmina a Recursos Humanos.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA Computadora, impresora, telfono, correo electrnico.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO Ante utilizacin de fondos o anticipos de viticos por un trabajador.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE JUSTIFICACIN DE GASTOS

RESPONSABLE
TRABAJADOR
N
34.
ACTIVIDAD Efecta el viaje de trabajo y prepara recaudos para ser adjuntados al formulario Justificacin de Gastos de Viaje. Si no elabora la justificacin de gastos: El Analista de Cuentas por Pagar emite correo electrnico solicitando al trabajador la consignacin de la Justificacin de Gastos. Nota: El correo electrnico debe ser enviado con copia al Jefe de Administracin, Jefe del Departamento al cual est adscrito el trabajador y al Gerente de Operaciones. Recibe y revisa solicitud de justificacin de viticos y ejecuta las acciones descritas en la actividad N 2. Si necesita tiempo adicional: Solicita a travs de un correo electrnico, al Jefe de Administracin con copia a su supervisor inmediato, tres (3) das adicionales para elaborar y consignar la Justificacin de Gastos de Viaje pendiente Recibe y evala solicitud de tiempo adicional requerida por el trabajador. Elabora correo de aprobacin de prrroga solicitado por trabajador y lo enva con copia a su supervisor inmediato Si no aprueba: Notifica al trabajador la no aprobacin y solicita a la
DOCUMENTO DE SALIDA
-
34.1.
Correo de Solicitud de Justificacin de Viticos Bandeja de Salida de Correo
TRABAJADOR
34.2.
TRABAJADOR
34.2.1.
Correo de Solicitud de das adicionales Bandeja de Salida de Correo Correo de solicitud de das adicionales Bandeja de Entrada de Correo Correo de Aprobacin de Tiempo Adicional Bandeja de Salida de Correo Correo de No Aprobacin de Das Adicionales Bandeja de Salida de Correo Correo de Aprobacin de Das Adicionales Bandeja de Entrada de Correo -
34.2.2.
34.2.3.
34.2.3.1. Jefatura de Recursos Humanos el descuento por nmina de la
asignacin del fondo o del anticipo.

TRABAJADOR 34.2.4.
Recibe aprobacin de tiempo adicional y ejecuta las acciones descritas en la actividad N 2 Completa el formulario de Justificacin de Gastos de Viaje y adjunta los comprobantes y facturas requeridas para su certificacin. Entrega el formulario con los comprobantes a su supervisor inmediato a fin de que sea certificada a travs de la firma. Recibe el formulario debidamente firmado por su supervisor inmediato. Entrega justificacin de gastos al Jefe de Administracin para que esta sea procesada. Recibe y revisa justificacin de gastos consignada por el trabajador. Si no est conforme: Solicita a travs de un correo electrnico al trabajador los comprobantes o datos requeridos para completar la entrega.
35.
36. 37.
Formulario de justificacin de Gastos + Comprobantes Entrega Fsica Correo de Solicitud de Comprobantes o Datos Bandeja de Salida de Correo
38. JEFE DE ADMINISTRACIN JEFE DE ADMINISTRACIN
39.
39.1.
ADMINISTRACIN
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES

RESPONSABLE N
39.2.
ACTIVIDAD Recibe del trabajador los soportes o datos requeridos. Si el Trabajador no consigna los Soportes: Solicita el reintegro del dinero al trabajador Anticipo de viticos: Entrega el nmero de cuenta de la Empresa para depositar el (los) monto(s) no justificado(s). Fondo de Viticos: Notifica al Analista de Cuentas por Pagar el (los) monto(s) no justificados para que no sean repuestos al fondo. Recibe comprobantes del reintegro del dinero y rebaja el monto del Libro Contable. Si el Trabajador no hace el reintegro: Solicita a la Jefatura de Recursos Humanos a travs de un correo electrnico el descuento del monto a ser reintegrado a la Empresa por nmina. Verifica el monto asignado por viticos contra el monto utilizado durante el viaje a fin de validar si hay reintegros a favor del trabajador o de la Empresa. Nota: En el caso del Fondo de viticos validar el monto total a ser reintegrado. En caso de haber un reintegro: Valida el tipo de reintegro a ser tramitado y solicita al Analista de Cuentas por Pagar la emisin del pago (Ver Proceso Gastos de Viaje; Procedimiento
DOCUMENTO DE SALIDA
-
39.2.1.
Correo de Notificacin de Montos no reintegrados en el Fondo de Viticos Bandeja de Salida de Correo
39.3.
Registro de Reintegro Libro Contable Correo de Solicitud de Descuento a RH Bandeja de Salida de Correo
39.3.1.
40.
40.1.
Reintegro de Viticos).
41.
Solicita el Registro Contable de los gastos Justificados (Ver:
Unidad de Administracin Proceso de Registro Contable).
XI. REGISTROS DE SALIDA Correo de Solicitud de Justificacin de Viticos Bandeja de Salida de Correo. Correo de Solicitud de das adicionales Bandeja de Salida de Correo. Correo de solicitud de das adicionales Bandeja de Entrada de Correo Correo de Aprobacin de Tiempo Adicional Bandeja de Salida de Correo. Correo de No Aprobacin de Das Adicionales Bandeja de Salida de Correo. Correo de Aprobacin de Das Adicionales Bandeja de Entrada de Correo. Formulario de justificacin de Gastos + Comprobantes Entrega Fsica. Correo de Solicitud de Comprobantes o Datos Bandeja de Salida de Correo. Correo de Notificacin de Montos no reintegrados en el Fondo de Viticos Bandeja de Salida de Correo.
ADMINISTRACIN
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJES Registro de Reintegro Libro Contable. Correo de Solicitud de Descuento a RH Bandeja de Salida de Correo.
XII. FORMULARIOS Justificacin de Gastos de Viaje.
XIII. ANEXOS No Aplica.
ADMINISTRACIN
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJE
PROCESO DE GASTOS DE VIAJES

Procedimiento Justificacin de Gastos de Viaje
P2
TRABAJADOR
INICIO
Efecta el viaje de trabajo y rene los recaudos a ser consignados en la Justificacin de Gastos
Elabora Justificacin?
Si
Elabora Justificacin de Gastos, adjunta comprobantes requeridos
Entrega a su supervisor inmediato solicitando las firmas de aprobacin
Recibe la Justificacin debidamente firmada por su supervisor
Enva al Departamento de Administracin para su certificacin
No P1
Recibe y revisa Justificacin de Gastos
Conforme?
Si
Verifica el monto asignado vs el monto utilizado
Reintegro
Si
Departamento de Administracin Proceso de Gastos de Viaje Procedimiento: Reintegro de Viticos
FIN
No
Solicita al trabajador los documentos o datos requeridos para completar la justificacin
No
Consignados?
Departamento de Contabilidad Proceso: Registro Contable
Si
No
Entrega al trabajador el N de Cuenta para que deposite el monto no justificado Recibe depsito y rebaja el monto del libro contable
Anticipo?
Si
Depositado?
Si
No No
Solicita a la Jefatura de RH el descuento del monto no justificado por nmina
Departamento de Administracin Proceso de Gastos de Viaje Procedimiento: Reintegro de Viticos
Notifica al Analista de Cuentas por Pagar los montos no justificados por el trabajador a fin de que no sean reintegrados al fondo
ADMINISTRACIN
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO
JUSTIFICACIN DE GASTOS Y VIAJE
PROCESO DE GASTOS DE VIAJES

Procedimiento Solicitud de No Justificacin de Gastos de Viaje
P1 Efecta el seguimiento sobre los viticos asignados
Consignado? Si
P2
No
Elabora y enva correo al trabajador solicitando la entrega de la justificacin de viticos
TRABAJADOR
Recibe solicitud de justificacin de viticos
Das adicionales?
No
Prepara los comprobantes a ser consignados con la Justificacin de Gastos
P2
Si
Elabora y enva correo electrnico al Jefe de Administracin solicitando das adicionales para consignar la justificacin
Recibe aprobacin de das adicionales para consignar la Justificacin
Recibe, revisa y analiza correo electrnico de solicitud de das adicionales
Aprueba das adicionales?
Si
Enva aprobacin por tres (3) das adicionales
No Manual de Proceso de RH Procedimiento: Pago de Variaciones de Nmina
Solicita descuento del Fondo o del Anticipo a la Jefatura de Recursos Humanos
FIN
ADMINISTRACIN
PG.: 1 de 5 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
REINTEGROS POR VITICOS I. OBJETIVO Establecer los lineamientos a seguir por la Jefatura de Administracin para garantizar el reintegro de los fondos utilizados por los trabajadores por concepto de viticos.
II. ALCANCE Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los empleados, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan contribuir o participar en el procedimiento de Reintegros por Viticos.
III. BASE LEGAL No Aplica.
IV. REFERENCIAS Procedimiento: Justificacin de Gastos de Viaje
V. GLOSARIO REINTEGRO Restitucin o devolucin de una cantidad de dinero que se debe a favor del Empleado, a favor del fondo de viticos o a favor de la Empresa.
VI. POLTICAS 1. Del Reintegro 1.1. De acuerdo a la justificacin y consumos realizados, todo reintegro obedecer a las siguientes causas: 1.1.1. Reintegro a favor de la empresa: Cuando el monto consumido no exceda al monto asignado para cubrir los gastos de viaje o cuando el anticipo otorgado no haya sido utilizado por cancelacin de dicho viaje. 1.1.2. Reintegro de fondo de viticos: Cuando el trabajador disponga de un fondo de viticos y este deba ser restituido parcial o totalmente. 1.1.3. Reintegro a favor del Trabajador: Cuando el monto consumido por anticipos o fondos de viticos exceda el monto asignado por la Empresa, y ste haya sido cancelado por el trabajador.
ADMINISTRACIN
PG.: 2 de 5 FECHA: 09/07/2013
CAP.: III
PROCEDIMIENTO
REINTEGROS POR VITICOS 2. Del Saldo a Favor del Trabajador 2.1. Toda justificacin de gastos que evidencie un reintegro a favor del trabajador deber activar automticamente el proceso de reintegro previa aprobacin del Jefe de Administracin. 2.2. La Jefatura de Administracin pagar el importe que corresponde al reintegro emitiendo una transferencia a favor del trabajador por el monto que corresponda, de acuerdo al anlisis realizado sobre la justificacin de gastos previamente consignada. 3. Del Saldo a Favor de la Empresa 3.1. Todo dinero consignado al trabajador por concepto de anticipo de viticos que no haya sido utilizado en su totalidad, deber ser reintegrado por el trabajador a la Empresa a travs de un depsito o transferencia electrnica en una de las cuentas suministradas por la Jefatura de Administracin. 3.2. Nota: Los Fondos de Viticos no generan restitucin de saldo a favor de la empresa ya que es un dinero que permanece bajo la custodia del trabajador. 3.3. El trabajador deber entregar el comprobante del depsito o transferencia a la Jefatura de Administracin como constancia de haber realizado la transaccin. 4. Del Reintegro de Fondos de Viticos 4.1. Los fondos de viticos justificados ante la Jefatura de Administracin deben ser repuestos a fin de garantizar su disponibilidad en caso de que el trabajador deba realizar un nuevo viaje. 4.2. Los reintegros de fondos de viticos sern realizados a travs de un cheque o transferencia electrnica, a nombre del trabajador, por el monto a restituir evidenciado en la justificacin de Gastos de Viaje. 4.3. El reintegro de fondo de viticos por transferencias electrnicas ser realizado a la cuenta bancaria que el trabajador indique. 4.4. No se debe reintegrar el fondo de viticos a un trabajador que tenga una justificacin de viaje pendiente por realizar; salvo aquellas excepciones en las que el empleado tenga continuidad en los viajes realizados, previa autorizacin de la Contralora Corporativa. 4.5. Cuando un trabajador tenga continuidad en los viajes, es decir que al culminar un viaje requiera hacer uno nuevo dentro de los siguientes cinco das, y requiera la restitucin del fondo de viticos esta deber hacerse a travs de transferencia electrnica considerando que el tiempo mnimo de aprobacin es de hasta dos das.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
REINTEGROS POR VITICOS VII. RESPONSABILIDADES 3. Del Trabajador 3.1. 3.2. 3.3. Completar y firmar el formulario de justificacin de viticos. Reintegrar el dinero no utilizado a la Empresa. Recibir el reintegro de dinero o la restitucin de fondo de viticos segn aplique.
4. Del Jefe de Administracin 4.1. 4.2. Revisar en las justificaciones de viticos los reintegros evidenciados. Validar, conformar y solicitar al Analista de Cuentas por Pagar los reintegros de dinero a favor del trabajador o del fondo de viticos. 4.3. Consignar al trabajador la informacin necesaria para proceder con la restitucin de dinero a favor de la Empresa. 5. Del Analista de Cuentas por Pagar 5.1. Validar, conformar y tramitar las programaciones de pago o cheques por reintegros de dinero a favor del trabajador. 5.2. Validar, conformar y tramitar las programaciones de pago o cheques por restitucin de fondo fijo de viticos 5.3. 5.4. Notificar la ejecucin de transferencia bancaria. Entregar cheque al trabajador y solicitar firma como constancia de recibido, si aplica.
6. Contralora 6.1. Aprobar el reintegro a favor del trabajador o la restitucin de los fondos fijos de viticos.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA Computadora, impresora, telfono, correo electrnico.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIN DEL PROCEDIMIENTO Ante solicitud de reintegro de fondo de viticos. Ante solicitud de reintegro de dinero por excedente de gastos. Ante reintegro a la Empresa de dinero no utilizado durante el viaje.
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
REINTEGROS POR VITICOS X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
N 42.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
Recibe Justificacin de viticos que requiere reintegro y valida el tipo. Si es a favor de la Empresa: Enva un correo al 42.1. trabajador con copia al supervisor inmediato notificando el nmero de cuenta en la que tendr que realizar el depsito o transferencia Bancaria. Recibe correo electrnico con el nmero de cuenta,
42.1.1 realiza el depsito o transferencia bancaria y enva el
Correo Electrnico de Notificacin de Cuenta Bancaria Bandeja de Salida de Correo Electrnico Correo Electrnico + Comprobante de Transaccin Bandeja de Salida de Correo Electrnico Comprobante de Depsito Libro Contable Comprobante de Transferencia Electrnica Libro Contable
TRABAJADOR
comprobante de la transaccin al Jefe de Administracin.

Recibe comprobante de depsito o transferencia 42.1.2 electrnica enviada por el trabajador y procede a rebajar y registrar el monto correspondiente en el Libro Contable. Si es a favor del trabajador: Verifica y valida en la
42.2. justificacin de gastos de viaje el monto a reintegrar al
trabajador. Si es por restitucin de fondo de viticos: Verifica el monto total gastado por el trabajador que debe ser restituido al fondo de viticos asignado. 42.3. Nota: Si el monto gastado excede el monto asignado por el fondo de viticos, deber solicitar adicionalmente al Analista de Cuentas por Pagar la emisin de una transferencia a favor del trabajador por la diferencia que corresponda.
43.
44.
45.
Entrega al Analista de Cuentas por Pagar la Justificacin de Gastos de Viaje para que procese el reintegro correspondiente. Recibe justificacin de gastos, hace el registro de los datos de la transaccin a realizar en el sistema de administracin y procesa la emisin de la transferencia bancaria (Ver Proceso: Emisin de Pagos). Nota: En caso de que no pueda generarse la transferencia electrnica se deber realizar el pago a travs de un cheque. Genera correo electrnico notificando al trabajador la ejecucin de la transferencia bancaria.
Justificacin de Gastos de Viaje Entrega Fsica al Analista de Cuentas por Pagar
Registro de Datos del Pago Sistema de Administracin
Notificacin de Transferencia Bancaria Bandeja de Salida de Correo
ADMINISTRACIN
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CAP.: III
PROCEDIMIENTO
REINTEGROS POR VITICOS

En caso de que el pago sea con cheque: recibe cheque 45.1. de reintegro y se comunica con el trabajador a fin de que ANALISTA DE retire el mismo por la Jefatura de Administracin o en CUENTAS POR PAGAR Caja Principal, segn sea el caso. Firma los comprobantes del cheque en seal de recibo 45.2. colocando la huella dactilar del pulgar derecho y entrega TRABAJADOR al Analista de Cuentas por Pagar. Recibe los documentos firmados, los desglosa, entrega y resguarda de acuerdo a lo siguiente: Transferencia: Formulario de Justificacin de viticos y programacin de pago; en la carpeta Programaciones de Pago por fecha en orden ANALISTA DE 46. CUENTAS POR PAGAR ascendente. Cheque: Formulario de Justificacin de Viticos, Copia 1, Copia 2 del voucher; en la carpeta Correlativo de Cheques por fecha en orden ascendente. Solicita al Analista Contable el registro de las 47. transacciones generadas (Ver Proceso de Registro Contable). XI. REGISTROS DE SALIDA
-
Programacin de Pago + Justificacin de Gastos de Viaje Carpeta Programaciones de Pago Recibo Original + Cheque Entrega al Trabajador Copia 1, Copia 2 + Justificacin de Gastos de Viaje Carpeta Correlativo de Cheques
Correo Electrnico de Notificacin de Cuenta Bancaria Bandeja de Salida de Correo Electrnico. Correo Electrnico + Comprobante de Transaccin Bandeja de Salida de Correo Electrnico. Comprobante de Depsito Libro Contable. Comprobante de Transferencia Electrnica Libro Contable. Justificacin de Gastos de Viaje Entrega Fsica al Analista de Cuentas por Pagar. Registro de Datos del Pago Sistema de Administracin. Notificacin de Transferencia Bancaria Bandeja de Salida de Correo. Programacin de Pago + Justificacin de Gastos de Viaje Carpeta Programaciones de Pago. Recibo Original + Cheque Entrega al Trabajador. Copia 1, Copia 2 + Justificacin de Gastos de Viaje Carpeta Correlativo de Cheques.
XII. FORMULARIOS No aplica.
ADMINISTRACIN
CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO
REINTEGRO POR VITICOS

Procedimiento de Reintegro de Viticos
A
Enva correo electrnico al trabajador notificando el nmero de cuenta para que realice el depsito
INICIO
JEFE DE CONTABILIDAD
Recibe y revisa justificacin de viticos que presenta reintegro y valida el tipo de reintegro
A favor de la Empresa?
Si
Recibe comprobante de transferencia bancaria o depsito realizado
Solicita el registro contable de la transaccin de reintegro
Proceso: Registro Contable
FIN
No Verifica el monto consumido por el trabajador y que debe ser restituido al fondo fijo de viticos Valida los datos del trabajador para proceder con la restitucin del fondo
Restitucin del Fondo Fijo?
Si
Reintegro al Trabajador?
No
Si Valida el monto a ser reintegrado y los datos del trabajador para realizar el reintegro Valida y verifica los datos del trabajador para proceder con el reintegro
Aprueba la emisin del pago a travs del a firma y entrega el formulario de justificacin de viticos al Analista de Cuentas por Pagar
No
ANALISTA CUENTAS POR PAGAR
Recibe formulario de Justificacin de viticos y revisa el tipo de reintegro y el beneficiario a recibir el pago
Registra los datos del pago en el sistema de administracin
Registra los datos del pago en el sistema de administracin
ADMINISTRACIN:
Si
No
ADMINISTRACIN
Captulo IV
ADMINISTRACIN
PG.: 1 de 3 FECHA: 09/07/2013
CAP.: IV
FORMULARIO
REVISIN: 25/10/2013 CDIGO: FORADM002VIAV00
SOLICITUD DE ANTICIPO DE VITICOS
ADMINISTRACIN
PG.: 2 de 3
CAP.: IV
CREACIN: 28/08/2010 REVISIN: 16/09/2013 CDIGO: ILLADM002VIAV00
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FORMULARIO: SOLICITUD DE ANTICIPO DE VITICOS I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORADM001VIAV00 Solicitud de Anticipo de Viticos Completar la informacin desde el computador directamente Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Dos (2): 1 Administracin, 1 Solicitante Activar la emisin del cheque por concepto de viticos y evidenciar la aprobacin de la solicitud a travs de los responsables.
Cdigo del Formulario Ttulo del Formulario Elaboracin Papel N de Copias Objetivo II.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS
Fecha de Elaboracin
Ingrese la fecha en la que elabora el documento A. Seccin Datos del Trabajador (Solicitante) Nombres y Apellidos Indique el nombre completo del solicitante Cdula de Identidad Indique el nmero de cdula de identidad del solicitante Cargo del Trabajador Indique el cargo desempeado actualmente por el solicitante Unidad o Departamento Ingrese nombre de la unidad o departamento a la que est adscrito el solicitante Correo Electrnico Indique una direccin de correo electrnico N Telfono Indique un nmero de telfono de contacto Direccin de Habitacin Ingrese la direccin de habitacin del solicitante B. Seccin Datos del Viaje Indique la ciudad a la que se dirige, en caso de existir ms de un destino incluir Destino del Viaje el resto en el campo Observaciones. Fecha de Salida Indique la fecha de salida (da, mes y ao) Fecha de Retorno Indique la fecha de regreso (da, mes, ao) Cantidad de Noches Este campo reflejar de forma automtica la cantidad de noches de viaje Forma de traslado Marque la casilla de seleccin indicando si el traslado ser terrestre o areo Propsito del Viaje Indique brevemente el motivo del viaje Observaciones Utilice este campo en caso de que requiera notificar algn detalle importante C. Seccin Gastos a Incurrir en el Viaje De acuerdo a la planificacin realizada detalle en esta seccin los consumos y monto estimado q Indique el tipo de consumo que contemplados durante el viaje (Alimentacin, Conceptos transporte, taxi de traslado, hospedaje, etc.) Indique la cantidad contemplada de acuerdo al consumo. Cantidad Ejemplo: Consumo: Hospedaje (Noches) Cantidad: 2 Monto Unitario Indique el costo unitario del consumo Esta columna mostrar el clculo de la cantidad de consumos por el monto Monto Total unitario.
ADMINISTRACIN
PG.: 3 de 3
CAP.: IV
FORMULARIO: SOLICITUD DE ANTICIPO DE VITICOS Ejemplo: Hospedaje (noches) Cantidad: 2 Monto Unitario: 1.100,00 Monto Total: 2.200,00 Utilice este campo en caso de justificar la razn para la asignacin del monto o Observaciones cualquier otro detalle que le parezca importante reflejar en base al consumo enunciado. Este campo indicar la suma de todos los consumos indicados por el solicitante Total a ser asignado en base al monto total calculado. D. Seccin Firmas de Aprobacin Solicitado por Firma, nombre y fecha del trabajador solicitante Autorizado por Firma, nombre y fecha del supervisor inmediato Aprobado por Firma, nombre y fecha del Gerente de Operaciones Procesado por Firma, nombre y fecha del Jefe de Administracin E. Seccin Autorizacin Esta seccin contiene el consentimiento del empleado para que en caso de no justificar los gastos por concepto de viticos la Empresa descuente la totalidad del monto de su salario, los campos se completan automticamente con la informacin generada en el formulario, por lo que el empleado deber certificar la autorizacin con su firma.
ADMINISTRACIN
PG.: 1 de 2 FECHA: 28/08/2013
CAP.: IV
FORMULARIO
RECIBO DE FONDO FIJO DE VITICOS
ADMINISTRACIN
PG.: 2 de 2
CAP.: IV
FORMULARIO: RECIBO DE FONDO FIJO DE VITICOS I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORADM002VIAV10 Recibo de Fondo Fijo de Viticos Completar la informacin desde el computador directamente Bond blanco, base 20, tamao carta, normal. Dos (2): 1 Administracin, 1 Solicitante Evidenciar la entrega del fondo de viticos, autorizar el descuento de deudas de su cuenta nmina y la aceptacin de polticas del uso del fondo.
Cdigo del Formulario Ttulo del Formulario Elaboracin Papel N de Copias Objetivo II.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS Ingrese la fecha en la que elabora el documento A. Seccin Datos del Trabajador (Solicitante) Indique el nombre completo del solicitante Indique la cantidad en letras Ingrese la cantidad en nmeros B. Seccin Firmas de Aprobacin Nombre y firma del trabajador Firma del Contralor o en su defecto del Jefe de Administracin
Fecha de Elaboracin
Yo, Monto de (Bs.00,00) Recibido por Autorizado por
ADMINISTRACIN
PG.: 1 de 3 FECHA: 23/09/2013
CAP.: IV
FORMULARIO
JUSTIFICACIN DE GASTOS DE VIAJE
ADMINISTRACIN
PG.: 2 de 3
CAP.: IV
FORMULARIO: JUSTIFICACIN DE GASTOS DE VIAJE I. IDENTIFICACIN DEL FORMULARIO FORADM003VIAV10 Justificacin de Gastos de Viaje Completar la informacin desde directamente desde el computador Bond blanco, base 20, tamao carta, normal Dos (2): 1 Administracin, 1 Solicitante Justificar el uso del dinero asignado para cancelar los consumos realizados durante el viaje de trabajo y activar los reintegros a favor del trabajador, de la Empresa o la restitucin del fondo fijo de viticos.
Cdigo de Formulario Ttulo del Formulario Elaboracin Papel N de Copias Objetivo
II.
DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS
Ingrese la fecha en la que elabora el documento A. Seccin Datos del Trabajador (Solicitante) Nombres y Apellidos Indique el nombre completo del solicitante Cdula de Identidad Indique el nmero de cdula de identidad del solicitante Cargo del Trabajador Indique el cargo desempeado actualmente por el solicitante Unidad o Departamento Ingrese nombre de la unidad o departamento a la que est adscrito el solicitante B. Seccin Datos del Viaje Efectuado Destino del Viaje Indique la zona de origen y zona de destino del viaje. Ej.: Caracas - Porlamar Fecha de Salida Indique la fecha en la que se realiz el viaje Fecha de Retorno Indique la fecha en la que regres del viaje Cantidad de Das Indique la cantidad de das que dur el viaje Cantidad de Noches Indique la cantidad de noches que dur el viaje Propsito del Viaje Describa brevemente el motivo que origin el viaje y el mismo fue concretado C. Seccin Gastos Generados Durante el Viaje N Este es un campo fijo no modificable, que corresponde al nmero de tem Proveedor Ingrese el proveedor donde se realiz el consumo N RIF Indique el nmero de RIF del proveedor donde se realiz el consumo Indique el tipo de concepto que corresponde al consumo (transporte, alimentacin, Concepto tasas, propinas, etc.) Ej.: Transporte de domicilio al Aeropuerto. N Factura Ingrese el nmero de factura generada por el proveedor durante el consumo Monto Ingrese el monto total que fue generado por el consumo realizado Campo fijo y no modificable que contiene la suma de todos los consumos Total registrados. Este campo est habilitado para ingresar cualquier tipo de explicacin adicional requerida sobre uno de los consumos realizados, por lo que haga referencia al tem Observaciones y coloque la notificacin que requiera.
Fecha de Elaboracin
ADMINISTRACIN
PG.: 3 de 3
CAP.: IV
FORMULARIO: JUSTIFICACIN DE GASTOS DE VIAJE Ej.: N1: Este consumo corresponde a un almuerzo conjuntamente el Gerente de Apertura y Operaciones y el Gerente de Operaciones de Valencia que gener una sola factura y fue cancelada con el anticipo o fondo fijo asignado. D. Seccin Gastos a Incurrir en el Viaje Seleccione de la lista la opcin que corresponda al tipo de asignacin: Fondo Fijo de Viticos o Anticipo de Viticos. Indique el monto asignado en el caso de anticipos y disponible en el caso de fondo fijo de viticos. Campo fijo no modificable que muestra el monto total de consumos realizados Campo fijo no modificable que calcula el monto asignado vs los gastos incurridos Campo fijo no modificable que calcula el monto a ser restituido al fondo fijo de viticos, si aplica. Campo fijo no modificable que calcula el monto a ser reintegrado al trabajador por anticipo o por fondo fijo en caso de haberlo agotado. Campo Fijo no modificable que calcula el monto a ser reintegrado a la Empresa; nicamente cuando un anticipo de viticos no se haya consumido totalmente. E. Seccin Datos para el Reintegro al Trabajador Campo fijo no modificable que en caso de reintegro muestra datos del trabajador Campo fijo no modificable que en caso de reintegro muestra datos del trabajador Indique el tipo de cuenta bancaria para hacer la transferencia Ingrese los veinte (20) dgitos que integran el nmero de cuenta F. Seccin Autorizacin
Tipo de Asignacin Monto Asignado Gastos Incurridos Diferencia Restitucin de Fondo Fijo Reintegro al Trabajador Reintegro a la Empresa Nombres y Apellidos Cdula de Identidad Tipo de Cuenta N Cuenta Bancaria
Esta seccin contiene la firma del solicitante (el trabajador) adems de la firma de su supervisor inmediato en seal de revisin y aprobacin; el resto de campos se activaran de acuerdo a las acciones a realizar en caso de reintegro y emisin de pagos a favor del trabajador, si aplica.
ADMINISTRACIN
PG.: 1 de 73 FECHA: 28/10/2013
CAP.: V
ACTA DE ENTREGA
REVISIN: 28/10/2013 CDIGO: ACTADM001VIAV00
REVISIN Y APROBACIN Este documento se elabor bajo los trminos expuestos a continuacin: Unidad Tipo de Documento Cdigo del Documento Nombre del Documento Cantidad de Pginas Revisado y Validado por Elaborado por Administracin Manual de Procesos PROADM001VIAV00 Proceso de Gastos de Viaje Setenta y Cuatro (74) Antonio Cruz (Contralora)/Oldrich Henriquez (Apertura y Operaciones) Paola Puentes
La Unidad de Organizacin y Mtodos es el ente responsable de la elaboracin, diseo y documentacin del Manual de Procesos Gastos de Viaje. La Unidad de Organizacin y Mtodos conjuntamente con la unidad de Contralora, son los entes organizativos responsables de la implementacin de todo lineamiento descrito en el presente documento. En tal sentido, auditarn peridicamente el cumplimiento de lo establecido en el mismo. La unidad de Contralora es el ente responsable de informar a la unidad de Organizacin y Mtodos todos los cambios que sean requeridos sobre el presente manual. En caso de modificaciones y/o variaciones de lo expuesto en este Manual de Procesos, la unidad de Organizacin y Mtodos, se responsabilizar en actualizar oportunamente los documentos y enviarlos a la unidad de Contralora, encargada de la custodia, cambio y/o sustitucin. El Contralor conjuntamente con el Gerente de Apertura y Operaciones son los responsables de la aprobacin y ejectese de lo contenido en el presente documento. Las obligaciones sealadas con anterioridad, quedan registradas mediante la firma de los responsables:
ELABORADO POR CERTIFICADO POR APROBADO POR
Paola Puentes Organizacin y Mtodos Fecha: 28/10/2013
Oldrich Henriquez Apertura y Operaciones Fecha: 28/10/2013
Antonio Cruz Contralora Fecha: 28/10/2013
ADMINISTRACIN

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Manual del Proceso

Gastos por Viajes de Trabajo

PG.: 1 de 1 FECHA: 10/07/2013

REVISIN: 25/10/2013 CDIGO: MNPADM001VIAV00

GASTOS POR VIAJES DE TRABAJO

CONTENIDO DEL MANUAL

PG.: 1 de 2 FECHA: 10/07/2013 REVISIN: 25/10/2013

PG.: 2 de 2 FECHA: 10/07/2013 REVISIN: 25/10/2013

PG.: 1 de 2 FECHA: 10/07/2013