5.2 PLANEACIN DE LOGSTICA.

RECURSOS DE LA EMPRESA (ERP) Y LA

Definicin de Sistema Global de Planificacin de recursos (ERP) Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. Esta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de que "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo". Los objetivos principales de los sistemas ERP son: Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias (o redundantes).

Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos (mediante procesos de reingeniera).

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables. Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planeacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares: los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacn, etc.

Adaptables: los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son: Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes. Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario. Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un nico programa (con multiplicidad de libreras, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin. Las metodologas de implantacin de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas. No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente: Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP. Definicin del modelo de negocio y del modelo de gestin. Definicin de la estrategia de implantacin. Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas. Anlisis del cambio organizativo. Entrega de una visin completa de la solucin a implantar. Implantacin del sistema. Controles de Calidad. Auditoria del entorno tcnico y del entorno de desarrollo. Benchmarking de la implantacin.

RAZON FUNDAMENTAL PARA LA IMPLEMENTACION DE ERP La planeacin de los recursos de la empresa (ERP) y los sistemas de ejecucin empresarial son los principales componentes de software de los sistemas de informacin y logstica. El ERP aporta la base de datos y la capacidad de transacciones para iniciar, registrar, vigilar, y generar informes sobre el cliente y los pedidos de reabasto. Los sistemas ERP proporcionan a las empresas regularidad en la informacin, economa de escala e integracin. El diseo de un sistema ERP incluye la base de datos central y los mdulos de la aplicacin para facilitar la administracin de la cadena de suministro, la administracin financiera y la administracin de recursos humanos. El diseo del sistema de la cadena de suministros incluye y los componentes del para la El

planeacin/coordinacin,

operaciones

desempeo

inventario.

componente de planeacin/coordinacin administra los recursos de la empresa y de la cadena de suministro, entre ellos los recursos para la produccin, el almacenamiento y el transporte. El componente de operaciones controla el procesamiento de transacciones para iniciar, administrar, cumplir, y enviar los pedidos del cliente y el reabasto. El desempeo del inventario administra a la empresa y, cada vez ms, los recursos del inventario de la cadena de suministro. Los sistemas de ejecucin empresarial aportan la interfaz entre el ERP y las operaciones diarias con el cliente, el transporte y el almacn. Los sistemas de administracin de las relaciones con el cliente, ofrecen informacin acerca del nivel de actividad de la empresa y el desempeo con los clientes importantes. Los sistemas de administracin de transporte inician los embarques y registran los movimientos para vigilar el desempeo y el costo del transporte de la empresa. Los sistemas de administracin del almacn inician las actividades del almacn, controlan el equipo de manejo de materiales, vigilan el desempeo de la mano de obra y generan informes de los niveles de desempeo del almacn y el costo. Cuando las empresas introdujeron cmputo extensivo dedicado a controlar y vigilar las operaciones y las finanzas a principios de la dcada de los setenta, gran parte de desarrollo se complet con una mnima consideracin de la

integracin. Primero se introdujeron los sistemas financieros y contables, seguidos por algn tipo de sistema de administracin de ventas y pedidos. Cuando se requeran funciones adicionales, se desarrollaban o compraban otras aplicaciones. Estos mdulos agregados solan utilizar procesos inconsistentes, conflicto en suposiciones y datos redundantes. En algunos casos, la empresa desarroll de manera interna sistemas funcionales para adaptarse a los procesos internos de trabajo. Debido a la necesidad de una mayor integracin y para aprovechar la relativamente barata tecnologa de la informacin avanzada, muchas empresas comenzaron a reinvertir en sus sistemas empresariales durante la dcada de los noventa. En este momento, en casi todas, sino es que en todas las empresas de Fortune 1000 se han implementado o estn en el proceso de implementar un sistema ERP. Existe un enorme potencial de crecimiento en el mercado para estos sistemas, principalmente en implementaciones realizadas a empresas medianas y pequeas. Sin tomar en cuenta el tamao de la empresa, tales inversiones se suelen aceptar por tres factores: la uniformidad, las economas de escala y la integracin. Consistencia En pocas pasadas, la mayora de las empresas desarrollaron sistemas a la medida los cuales fueron implementados considerando sus propios

requerimientos y procesos especficos. Esto tambin se aplic a las divisiones internacionales conforme una empresa extenda globalmente los mercados de y las operaciones. Asimismo, las numerosas adquisiciones y fusiones que han ocurrido durante las ltimas tres dcadas produjeron incompatibilidad de sistemas entre las diferentes empresas. El resultado fue que se ofrecan gran variedad de sistemas con procesamiento no uniforme. Un gerente de una empresa multinacional con productos para el cliente,

inform que haba tenido que buscar en 15 diferentes sistemas de computadora para determinar la situacin de las ventas y el inventario para las subsidiarias en Sudamrica! La siguiente tabla muestra una situacin en la cual cada divisin o regin tiene un sistema diferente de finanzas (different financial, FS), recursos humanos (human resource, HR), administracin de pedidos

(order

management,

OM),

administracin

del

almacn

(warehouse

management, WM) y planeacin de materiales (materials planning, MP).

Regin/Divisin A

Regin/Divisin B

Regin/Divisin C

Regin/Divisin D

Finanzas

FS1

FS2

FS3

FS4

Recursos Humanos

HR1

HR2

HR3

HR4

Administracin de pedidos

OM1

OM2

OM3

OM4

Administracin del almacn

WM1

WM2

WM3

WM4

Planeacin materiales

de

MP1

MP2

MP3

MP4

La tabla indica como cada regin o divisin puede tener una plataforma de software o hardware diferente para la cadena de suministros y otras aplicaciones. La regin A ha implementado el sistema financiero 1, mientras que la regin B ha implementado el sistema financiero 2, debido a la capacidad de su moneda. Asimismo, se suelen tomar decisiones de sistemas divergentes para otras regiones o divisiones. La tabla ilustra la situacin en muchas empresas en donde algunos componentes del sistema son comunes en varias divisiones, mientras que otros, como la administracin de pedidos, son nicos para cada divisin. El resultado es informacin inconsistente y conflictiva, as como sistemas diversos con un mantenimiento difcil y de interpretacin compleja, porque los tiempos y los procesos son diferentes para cada uno. De acuerdo con estas situaciones, el primer objetivo del manejo de un ERP es crear un sistema que utilice datos y procesos consistentes para cualquier regin y divisin perteneciente a la empresa, es decir de manera global. En una aplicacin normal, los datos residen en un almacn de datos comn al que se puede acceder de globalmente, adems, los datos se pueden modificar con la

seguridad apropiada y usando controles de distraccin disponibles en diversos idiomas. Las transacciones para iniciar una actividad especfica de la cadena de suministro se implementan mediante suposiciones y tiempos normales. Asimismo, los procesos al ser consistentes, permiten a los clientes globales utilizar el mismo procedimiento de recepcin de pedidos, por ejemplo, sin tomar en cuenta donde se introduce el pedido. Tal perspectiva unificada ofrece a los administradores una visin integrada uniforme de la empresa y la

administracin operativa, al igual que facilidad de uso para los clientes. Economas de escala Cuando las empresas se fusionaron y se expandieron en forma global, la administracin aumento sus demandas para tomar ventaja de las economas de escala mundial mediante una racionalizacin de recursos. Asimismo, los clientes comenzaron a buscar proveedores que pudieran aportar el producto en forma global mediante capacidades e interfaces compatibles para tomar ventajas de las economas de escala. El ERP ofrece a las empresas posibles economas de escala de varias formas. Primero, el emplo de un solo procesador central o una red de procesadores de descentralizados con configuracin comn del hardware que ofrecen un alto potencial para adquisicin y mantenimiento de economas de escala. Segundo, el ERP centralizado ofrece economas de escala significativas en cuanto al manejo de software ya que solo se requiere una cantidad limitada de licencias si todas las divisiones y regiones emplean la misma aplicacin. Aunque el costo de inicial de la licencia de software puede ser sustancial, las cuotas de la misma y el mantenimiento para una sola aplicacin ERP son menores que las diversas copias requeridas para cada divisin o regin. Sin embargo, los verdaderos beneficios de la economa de escala provienen del reducido personal que se requiere para implementar y dar mantenimiento y modificar cada aplicacin. Debido a que el conocimiento se puede transferir de manera limitada a travs de plataformas de hardware y software, la experiencia de las personas comunes no puede utilizarse efectivamente. Aunque existen economas de escala potenciales para expertos en ERP, esto puede no ser

evidente ya que en la actualidad una cantidad relativamente limitada de personas ha desarrollado habilidades y conocimientos extensos. Integracin El beneficio final del ERP es una mejor integracin del sistema desde dentro de la empresa y entre los proveedores y clientes. La integracin interna surge de una base de datos integradas comn y la implementacin de procesos comunes entre las divisiones y las regiones. Los componentes comunes del ERP son la cadena de suministro, las finanzas, los servicios, los recursos humanos y los informes. Tales componentes comunes ofrecen la capacidad para fusionar los procesos y proporcionar a los clientes una interfaz comn y consistente con la empresa. Esa integracin tambin es el resultado de prcticas financieras estndar entre las unidades empresariales. Las interfaces estandarizadas que ofrecen muchos sistemas ERP, tambin facilitan la comunicacin externa con los participantes de la cadena de suministro. Casi todos los analistas industriales creen que un sistema ERP debe considerarse como un costo necesario para hacer negocios. El nmero de implementaciones ERP ha disminuido en las empresas grandes mientras muchas de ellas absorben y refinan lo que ya han implementado. En contraste, las empresas ms pequeas apenas comienzan su inversin e implementacin. Una nueva generacin de sistemas ERP evoluciona para proporcionar una integracin adicional, sobre todo con los clientes. Estos sistemas combinan el ERP tradicional con sistemas de administracin de las relaciones con el cliente (CRM) para integrar mejor los requerimientos de los clientes principales con los planes y operaciones de la cadena de suministro de la empresa. El mejoramiento principal que ofrecen estos avances ERP es la conectividad externa tan importante para la colaboracin de la cadena de suministro. Tambin se vuelve ms comn el acceso a estas aplicaciones integradas mediante el internet, lo cual aporta una interfaz global comn.

DISEO DE UN SISTEMA ERP La siguiente figura ilustra los mdulos principales de un sistema ERP. El ncleo del sistema es la base de datos central o el repositorio donde se conserva toda la informacin para facilitar el acceso a datos comunes y consistentes para todos los mdulos. Alrededor de la base de datos estn los modelos funcionales que inician y coordinan las actividades empresariales. Aunque los beneficios totales del ERP pueden obtenerse mejor cuando se integran todas las funciones en una aplicacin comn, muchas empresas eligen implementar los sistemas mediante un mtodo modular para extender los requerimientos de recursos y minimizar el riesgo, porque una cantidad limitada de funciones de la empresa est en transicin en cualquier momento. La arquitectura de un sistema ERP
Aplicacin de recursos humanos

Proveedores

Aplicaciones financieras Aplicaciones de ventas y servicios

Aplicaciones de generacin de reportes

La base de datos central es el depsito de informacin relacional para todo el sistema ERP. La base de datos central se considera relacional porque vincula la informacin de las cantidades operativas para que exista un mnimo de redundancia en la informacin. Con el tiempo la redundancia en la informacin suele conducir a impresiones porque una referencia a un elemento de los datos cambia en algn momento sin que se haga un cambio equivalente en la otra referencia. Aunque la base de datos central es extensa y puede contener millones de elementos de datos en numerosos archivos, hay ocho puntos que

Clientes

Aplicaciones de la cadena de suministros

son fundamentales en torno a las operaciones logsticas. 1) el archivo de clientes, 2) el archivo de productos precios, 3) el archivo de proveedores, 4) el archivo de pedidos, 5)el archivo de listas de materiales, 6) el archivo de pedidos de compra, 7) el archivo de inventarios y 8) el archivo de histricos. El archivo de clientes contiene la informacin que describe a los clientes de la empresa. Cada entrada define un cliente, incluyendo nombre, direccin, informacin de facturacin, direcciones para embarque, contactos con la compaa, lista de precios, trminos de venta e instrucciones especiales. Un archivo de cliente comn es til sobre todo cuando varias divisiones de la empresa lo atienden. El archivo de productos precios contiene la informacin que describe los productos y los servicios que ofrece la empresa. Entre las entradas especficas estn el nmero de un producto, la descripcin, las caractersticas fsicas, las fuentes de compra o los lugares de fabricacin, las referencias a productos equivalentes o actualizaciones y los datos comunes de costo. El archivo de productos-precios o los archivos relacionados, contienen informacin acerca de las divisiones en los precios y las cantidades. El archivo de proveedores enlista los proveedores de materiales y servicios de la empresa. Algunas entradas especficas son el nmero de proveedores, el nombre de este, la direccin, la informacin de transporte y recepcin, y las instrucciones de pago. Un archivo de proveedores comn es fundamental para lograr economas de compra a travs de la racionalizacin y la consolidacin de proveedores. El archivo de pedidos contiene la informacin relacionada con todos los pedidos abiertos en alguna etapa de procesamiento o cumplimiento por la empresa. Cada pedido representa una solicitud actual o posible de un cliente para embarcar productos. El archivo de pedidos contiene el nmero de cliente y el nombre, la fecha de recepcin solicitada, y la lista de productos y cantidades que se solicitan. Si el archivo de pedidos aumenta se requiere que incluya condiciones especiales de embarque y empacado para clientes nicos. El sistema tambin debe aceptar pedidos por diferentes medios, entre ellos EDI e internet, al igual que de manera interna.

El archivo de lista de materiales describe como se combinan las materias primas para los productos terminados. Las operaciones logsticas comienzan a utilizar las listas de materiales para facilitar el empacado, la personalizacin y la integracin en las operaciones de un centro de distribucin. El archivo de pedidos de compra ( purchase order, PO) es similar al archivo de pedidos, excepto que contiene el registro de los pedidos de compras que se han realizado a los proveedores. El pedido de compras puede ser para materias primas que apoyen el producto o los suministros necesarios de mantenimiento, reparacin y operacin (MRO) que apoyan las operaciones y la administracin. Los artculos para MRO no se incluyen directamente como productos terminados vendidos por la empresa. La informacin especfica del archivo de pedidos de compras incluye el nmero de pedido de compra, el nombre y el nmero del proveedor, la fecha de solicitud, el lugar para el embarque, el modo de transporte y el transportista, as como una lista de artculos que se van a comprar y la cantidad correspondiente. Otros requerimientos importantes del archivo PO son las especificaciones del producto, los requerimientos de entrega y el precio acordado. El archivo de inventarios registra el inventario fsico o la cantidad de productos que la empresa tiene disponibles en el futuro de acuerdo con los programas actuales de produccin. El archivo tambin documenta el tipo de ubicacin fsica del producto en trminos de disponible para embarcar, daado, cantidad mantenida, o en espera de un cliente importante, y los nmeros de lote para los productos que deben ubicarse. La informacin especfica del archivo de inventario incluye el nmero del producto, la ubicacin en la planta, la ubicacin para su almacenamiento y la cantidad en inventario para cada estado del producto. El archivo de histricos documenta el historial de pedidos y de rdenes de compra de la empresa para facilitar la preparacin de informes administrativos, el presupuesto y el anlisis de decisiones, y para la prediccin. En esencia, este archivo contiene resmenes de los pedidos de los clientes que se han cumplido y las rdenes de compra recibidas. BIBLIOGRAFIA:

Bowersox D. J., Closs D. J. y Cooper M. B. (2007).Administracin y logstica en la cadena de suministros. Mxico, D.F.: Mc Graw Hill, pp.113-117.