Mtodo de Melhorias - Ciclo PDCA

O conceito do Mtodo de Melhorias, conhecido hoje como ciclo PDCA, foi originalmente desenvolvido pelo estatstico Walter A. Shewhart na dcada de 30 nos laboratrios da Bell Laboratories nos Estados Unidos, como sendo um ciclo de controle estatstico do processo, que pode ser repetido continuamente sobre qualquer problema. Contudo, esse mtodo s foi popularizado na dcada de 50 pelo especialista em qualidade W. Edwards Deming, aplicando este mtodo nos conceitos de qualidade em trabalhos no Japo. Este mtodo pode ser definido como um instrumento valioso de controle e melhoria de processos que, tem como princpio, tornar mais claros e geis os processos envolvidos na execuo da gesto, e que para ser eficaz, precisa de domnio de todos os funcionrios de uma organizao, O PDCA aplicado principalmente nas normas de sistemas de gesto e deve ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negcios, independentemente da rea ou departamento (vendas, compras, engenharia, etc...). O conceito do ciclo evoluiu ao longo dos anos vinculando-se tambm com a idia de que, uma organizao qualquer, encarregada de atingir um determinado objetivo, necessita planejar e controlar as atividades a ela relacionadas. Com essa idia, temos o PDCA como um mtodo de gerenciamento de processos que o caminho para se atingir as metas atribudas aos produtos do sistema. Ou seja, no existe a metodologia PDCA sem a definio de uma meta a ser atingida. O mtodo de estudo dividido em 4 passos principais: 1. Plan 2. Do 3. Check 4. Act

Comea pelo planejamento(plan), em seguida a ao ou conjunto de aes planejadas so executadas(do), checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado(check) e toma-se uma ao para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execuo(act). Ao chegar ao fim, repete-se o primeiro processo, e assim por diante. A seguir, especificaremos cada passo detalhadamente:

1.

Etapa PLAN PLANEJAR Refere-se ao planejamento do seu projeto de melhoria, ou seja, quais

so os objetivos, o que j sabemos, o que queremos aprender, e como iremos fazer (quem, o que, quando, onde, como). A etapa de planejamento do ciclo deve conter os seguintes itens: - Descrio do Problema: devemos descrever qual o problema / processo que ser estudado/modificado no presente ciclo. Aqui deve ser descrito o objetivo do trabalho. O que se quer saber/fazer. - Questes que se pretende que sejam respondidas: importante no processo de planejamento, que o grupo faa as perguntas e estabelea quais questes precisamos conhecer e que informaes queremos obter. Ao falarmos de testes a serem feitos, fcil responder a esta etapa, pois em geral, quando pretende-se fazer um teste, mesmo que intuitivamente, as perguntas so formuladas (embora muitas vezes, as perguntas no so feitas formalmente e acaba-se esquecendo de observar as respostas, o que s se

verifica depois de concludo o teste). Quando falamos de implementao de mudana, o que se quer no necessariamente obter uma resposta, mas sim uma melhoria. Neste caso de grande importncia que seja prestada ateno esta etapa, pois aqui que deve ser descrito que resultado desejase obter. bastante comum a conduo de trabalhos em grupos, determinao de causas, estudo de problemas dentre outros que resultem em planos de ao, que depois de implementados no so analisados e comparados aos objetivos iniciais. Nesta etapa, portanto que se registra o que realmente se queria e em que mudana se estava pensando quando o problema foi estudado e os planos propostos. - Predies sobre as questes: ao colocarmos uma questo para ser respondida, principalmente no caso de conduo de testes, muito comum que j se tenha uma idia do resultado, ou seja, comum ter um palpite sobre o resultado que ser obtido. Nesta etapa portanto, deve-se descrever quais so estes palpites. Para isso, utiliza-se dados histricos, a prpria intuio do grupo, etc. - Desenvolvimento do Plano: nesta etapa feito um planejamento mesmo do experimento ou da mudana a ser feita. Deve-se descrever o que ser feito, quando, como ser feito, por quem ser conduzido e onde ser feito. Neste desenvolvimento do plano, se necessrio so criados formulrios coleta dos dados, folha de verificao com itens a serem observados, quem responsvel por observar, etc. 2. Etapa DO FAZER Nesta etapa, as aes so executadas de acordo com os procedimentos do plano de execuo. Faz-se a conduo do plano e anotase as questes observadas. No caso de uma mudana de processo, muitas vezes no possvel que se verifique os resultados instantaneamente, mas no plano j deve ter sido previsto pontos de checagem para coleta de observaes.

3. Etapa CHECK VERIFICAR Na etapa CHECK, verifica-se se os resultados foram bons, se a forma de conduo foi boa ou se houve efeitos secundrios adversos. Devemos verificar o que foi aprendido durante a execuo do plano e aqui tambm que se compara os resultados com as predies feitas durante o planejamento e que se verifica se os objetivos plano foram alcanados. A partir do aprendizado e das respostas obtidas na implementao do plano, outras perguntas podero ser formuladas para o processo / problema em questo. importante que se faa um pequeno resumo dos pontos principais do conhecimento adquirido para que no se perca o foco e para que no futuro, ao consultar os registros passados, os pontos secundrios no sejam confundidos com os principais. 4. Etapa ACT AGIR Nesta etapa feita a anlise crtica do ciclo e estabelece-se um plano de ao para implementao de aes que devam ser tomadas aps as concluses obtidas com o estudo do ciclo. No caso de mudanas feitas na etapa FAZER, aqui o que teremos so aes para iniciar uma nova melhoria, ou para desfazer a mudana, etc. Se os resultados forem conforme planejados, avalias-se a forma de desenvolvimento e se o mtodo de execuo foi adequado continuidade. Se os resultados forem diferentes dos planejados, elimina-se o fenmeno como uma medida emergencial, verificando-se o porqu de ter ficado assim e elucidam-se as causas para a sua eliminao.

Ciclo DST - PDCA

Atualmente existem empresas que acrescentaram mais 3 passos. O D(draw desenhar), o S(see ver) e o T (think pensar), antes do P (plan planejar), de modo a controlar o trabalho como DST-PDCA. Em primeiro lugar, desenhado um sonho/pensamento do tipo gostaria de fazer isso, gostaria qe fosse assim. A realidade bem analisada e ento, pensado no que se deve fazer. 1. Etapa DRAW DESENHAR Nesta etapa desenha-se como voc gostaria que fosse o processo pois em todo trabalho h um pensamento da forma que gostaramos de fazer, um toque pessoal sempre aumenta a produtividade. Em primeiro lugar, isso desenhado. O contedo do desenho pode ser a forma que deve ser ou a

forma que gostaramos que fosse. preciso , que antes de qualquer coisa, ter bem claro em mente o que se quer fazer. 2. Etapa SEE VER Aqui, focamos na relao forma pensada e desenhada. Devemos ver bem como est a realidade para que tenhamos uma boa noo dos fatos. A realidade deve ser vista corretamente com o uso de 6W2H, visando a importncia dos fatos, uso de dados, comparao com outros casos, anlise de tendncias passadas etc. 3. Etapa THINK PENSAR Da diferena entre a forma que gostaria que fosse e a realidade,

devemos pensar em como podemos concretizar a idia final. De uma forma mais especfica, devemos pensar onde colocamos o foco, o que mudar, o que solucionar, o que concretizar, o que manter/melhorar. O resultado, a forma que surge, podem ser os problemas ou as medidas. Para uma nova atividade ou quando se quer fazer uma grande melhoria, roda-se o DST-PDCA para se conduzir o trabalho para uma boa direo. Ento, dada manuteno /continuao com atividades dirias.

Normalmente, nas empresas os trabalhos foram padronizados as partir de experincias passadas ou um mtodo considerado bom, oriundo do knowhow (instrues de trabalho e manuais de atividades). Isso porque as atividades dirias tem como objetivo manter a situao padronizada, executar o trabalho conforme definido, fazer a checagem dos resultados e verificar que no tenham ocorrido problemas. No caso de fazer uma melhoria porque surgiu uma boa idia dentro das atividades dirias, no se pode modificar sozinho os mtodos operacionais por achar que uma melhoria vlida. Antes de passar execuo, recomendado fazer todo o estudo para ver se a operao resultar em bons resultados. E o ciclo DST-PDCA a ferramenta certa para essa situao.

Bibliografia: Mtodo PDCA. Acesso em: http://pt.shvoong.com/businessmanagement/1655117-mtodo-pdca/#ixzz1gvmVyGpV . Disponvel em: 15/12/2011 Gesto da Qualidade. Ciclo PDCA. Acesso em: http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da-Qualidade/ciclopdca-plan-do-check-act-planejar-fazer-verificar-agir.html. Disponvel em: 15/12/2011 Ciclo PDCA. Acesso em: http://www.datalyzer.com.br/site/suporte/administrador/info/arquivos/info80/80 .html Disponvel em: 17/12/2011 Ciclo PDCA, um instrumento para melhoria contnua. Acesso em:

http://pmies.org.br/v2/centraladm/artigos/arquivos/20-09_Ciclo_PDCA__Um_instrumento_para_melhoria_continua.pdf Disponvel em: 17/12/2011 PDCA: Plan, Do, Check, Action. Acesso em:

http://www.infoescola.com/administracao_/pdca-plan-do-check-action/ Disponvel em: 18/12/2011