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EXCEL 2003 - FONCTIONS DE CALCUL

Les fonctions Excel sont nombreuses et permettent de raliser des calculs simples et complexes. Vous trouvez ainsi des fonctions pour raliser des calculs statistiques, mathmatiques ou encore nanciers. Certaines permettent mme de poser des raisonnements logiques comme la fonction SI. La structure des fonctions de calcul se composent de trois lments : Signe = : Tout calcul excel commence par ce symbole, Nom de la fonction : Le nom de la fonction employ suit le signe gal comme SOMME ou SI, Les paramtres : Aprs avoir nomm la fonction, vous devez ouvrir les parenthses pour fournir les paramtres du calcul (Souvent des cellules) la fonction. Ex: =SOMME(A1:B1).

QUELQUES

FONCTIONS SIMPLES

Certaines fonctions sont incontournables car leur emploi est trivial et elles fournissent des rsultats de synthse forts intressants. Dautres sont plus complexes mais ncessaires pour poser des raisonnements et aller plus loin.

Nom Fonction Exemple


SOMME MOYENNE MAX MIN NB NB.SI

=SOMME(A1:A4) =MOYENNE(A1:A4) =MAX(A1:A4) =MIN(A1:A4) =NB(A1:A4) =NB.SI(A1:A4;valeur)

SI

=SI(A1>10;Reu;Elimin)

Description Calcule la somme des valeurs contenues dans les cellules passes dans les parenthses. Calcule la moyenne des valeurs contenues dans les cellules passes dans les parenthses. Extrait et afche la plus grande des valeurs contenues dans les cellules passes entre parenthses. Extrait et afche la plus petite des valeurs contenues dans les cellules passes entre parenthses. Compte et afche le nombre de cellules contenant une valeur. Compte et afche le nombre de cellules identiques la valeur passe en deuxime argument. Permet de vrier un critre et denvisager lun ou lautre cas selon que le critre est vri ou non. Ainsi dans lexemple, si la valeur de la cellule A1 est suprieure 10, le rsultat de la fonction afche Reu, Elimin sinon.

Comme vous le remarquez, certaines fonctions utilisent du texte dans leurs paramtres soit comme critre soit comme valeur afcher. Dans ce cas, vous devez lencadrer de guillemets pour spcier Excel quil sagit de donnes textuelles et non numriques ou de date.

LA

SOMME AUTOMATIQUE

Avec la fonction Somme automatique, Excel facilite laddition de valeurs qui est lun des calculs les plus frquents . Vous remarquez que ce dans une feuille de calcul Excel. Un bouton lui est ddi sur la barre doutils standard bouton est accompagne sune che permettant daccder rapidement certaines autres fonctions mais aussi lassistant fonction (Autres fonctions...).

Crez un nouveau classeur dans Excel, Ralisez le tableau simple de la gure, Slectionnez la premire cellule de total (B7), Cliquez sur le bouton Somme automatique, La fonction SOMME safche dans la cellule avec entre parenthses, une suggestion de la liste des cellules sommer, ici B2: B6. Si la suggestion nest pas la bonne, il vous suft de cliquer et glisser la souris sur une autre plage de cellules pour changer les paramtres de la fonction. Validez ce calcul en ralisant la combinaison de touches CTRL + ENTREE. La fonction SOMME afche le rsultat du calcul dans la cellule ou elle est crite. Remarque : Notez la prsence des deux points (B2:B6) pour lnumration des cellules sommer dans les parenthses de la fonction SOMME. Cette syntaxe est une partie du langage Excel. Les deux points signient de B2 B6. Concrtement toutes les cellules entre B2 et B6 sont sommes, ce qui simplie lcriture. Lautre symbole pouvant remplacer les deux points est le point virgule (;). Dans ce cas, la somme automatique additionne seulement B2 et B6. Remarque : Gnralement, une saisie est valide par la touche Entre. Mais cette action a pour effet de slectionner la cellule du dessous. Le fait de valider une saisie par la combinaison CTRL + Entre permet de conserver la cellule active. Ainsi, il est moins fastidieux de tirer la poigne dans la foule pour reproduire un calcul.

SOMME

AUTOMATIQUE ET INSTANTANE

Il existe une autre mthode, plus rapide que celle dcrite plus haut pour raliser une somme automatique, lorsque le tableau sy prte. La ligne du total tant vide, Slectionnez ensemble toutes les cellules sommer ainsi que les cellules dans lesquelles doivent apparatre les rsultats, Cliquez sur le bouton Somme automatique, Tous les rsultats safchent instantanment dans les trois cellules du total. Cette technique permet dviter ltape intermdiaire qui consiste valider la plage de slection sommer que suggre Excel.

INSRER

UNE FONCTION

La bote de dialogue Insrer une fonction recense toutes les fonctions de calcul, les classe par catgorie, propose un assistant pour les utiliser et offre une aide avec des exemples explicites sur lutilisation de chacune delle. Lorsque vous ne connaissez pas ou peu la fonction, il est donc conseill de faire appel ses services. Crez le petit tableau de la moyenne, Plus grand, Plus petit ci-contre, sous le prcdent tableau,

Slectionnez la premire cellule de la moyenne (B10), Cliquez sur la che associe au bouton Somme automatique, Dans le menu, cliquez sur Autres fonctions..., La bote de dialogue Insrer une fonction apparat. Par dfaut, les fonctions sont classes selon la catgorie Les dernires utilises. Mais il suffit de drouler cette liste et de choisir la catgorie adquate. Si vous navez pas ide de la catgorie de la fonction mais que vous connaissez son nom, vous pouvez choisir la catgorie Tous. Elles seront alors tries par ordre alphabtique croissant. Slectionnez la catgorie Tous, Au clavier, tapez la lettre M, Ainsi vous slectionnez directement la premire des fonctions dont le nom commence par la lettre M. Utilisez la barre de dlement pour faire apparatre les fonctions situes plus bas, jusqu afcher Moyenne, Slectionnez Moyenne dans la liste, Notez la prsence dune brve description de la fonction slectionne en bas de la bote de dialogue, juste sous la liste. De mme, vous remarquez la prsence dun lien Aide sur cette fonction qui propose des exemples judicieux dapplication de la fonction. Il est parfois plus simple de se diriger directement vers cette rubrique pour apprendre utiliser une fonction. Cliquez sur le bouton Ok pour utiliser la fonction Moyenne, Lassistant de la fonction se dclenche. Un bref descriptif explique comment remplir les arguments de la fonction. La fonction moyenne ralise la moyenne des valeurs des cellules slectionnes. Les zones Nombre1 et Nombre2 correspondent aux plages de cellules que vous pouvez slectionner pour les inclure dans le calcul de la moyenne. Ces plages de cellules ne peuvent tre constitues que dune seule cellule. Cliquez dans la zone de saisie Nombre1 pour lactiver, Slectionnez les cellules B2 B6 sur la feuille, Excel crit alors B2:B6 signiant que vous allez raliser la moyenne des cellules allant de B2 B6. Vous pourriez slectionner une autre plage de cellules dans la zone Nombre2, C2 C6 par exemple. La fonction rsultante serait =MOYENNE(B2:B6;C2:C6) selon la syntaxe explique auparavant, signiant que vous ralisez le moyenne des cellules B2 B6 et C2 C6. Dans ce cas, vous constatez lapparition dune nouvelle zone de saisie Nombre3 et ainsi de suite. Dans le cas prsent, nous nous contentons de la moyenne pour le mois de juin (B2:B6). Cliquez sur Ok pour valider le calcul. Le rsultat safche dans la cellule. Lassistant fonction permet donc de ne pas saisir le calcul et de ne pas se soucier de la syntaxe. Tirez la poigne de deux cases sur la droite pour reproduire le calcul.

LES

ASSISTANTS INFO-BULLES

Lorsque vous utilisez des fonctions simples il est quasiment prfrable de se laisser guider par les info-bulles qui safchent en mme temps que vous saisissez la fonction plutt que dutiliser lassistant. Les fonctions Max et Min sutilisent exactement comme la fonction moyenne. Il suft de slectionner en argument la plage de cellule sur laquelle elles doivent extraire la valeur caractristique. Les info-bulles expliquent comment remplir la fonction en cours. Slectionner la cellule B11, Commencez la saisie de la fonction par =MAX(, Vous constatez lapparition de la bulle daide : MAX(nombre1; [nombre2];...). nombre1 et nombre2 pouvant correspondre une cellule ou une plage de cellules. Les trois petits points signient que la liste des arguments aprs le premier est facultatif. Ainsi nous pouvons nous contenter de ne slectionner quune cellule ou une plage de cellule. Slectionnez alors la plage de cellule B2 B6, Fermez la parenthse, Validez le calcul par CTRL + Entre, Il ne vous reste plus qu tirer la poigne de deux cases supplmentaires sur la droite pour reproduire le calcul. La poigne est le petit carr noir situ en bas droite de la cellule. Lorsque vous placez votre curseur sur ce carr, il se transforme en une petite crois noire, signiant que vous pouvez glisser la souris sur dautres cellules pour reproduire le calcul sans le ressaisir. Remarque : Si vous ne fermez pas la parenthse de la fonction, au moment de valider, Excel le fera pour vous.

PLUTT

QUE DE TIRER LA POIGNE...

Dans tous les calculs que nous avons vus jusqualors, nous avons dabord pos la formule sur une cellule pour reproduire ensuite la logique sur les autres cellules en tirant la poigne. Mais une technique mconnue permet de valider en calcul tout en le reproduisant simultanment sur les cellules dsires. Elle consiste premirement slectionner toutes les cellules o doivent apparatre le calcul. Ensuite, il faut raliser le calcul comme sil sagissait de la premire cellule slectionne. Enn, il faut valider par CTRL + Entre. Voyons cela avec le calcul du minimum. Slectionnez les cellules B12 D12, Par dfaut dans une plage slectionne, cest la premire cellule qui est active. Cest ainsi que nous dbutons le calcul. Saisissez la formule =MIN(B2:B6), Il est prfrable de ne pas saisir la plage de cellules mais de la slectionner. Validez ce calcul en enfonant ensemble les touches CTRL et Entre. Vous constatez que le rsultat du calcul est rpercut dans toutes les cellules prslectionnes.

Remarque : La casse des noms de fonction na pas dimportance. Aussi pouvez vous saisir une fonction aussi bien en majuscules quen minuscules. ex : =min(B2:B6) ou =MIN(B2:B6).

ACCS

RAPIDE AUX FONCTIONS COURANTES

Les fonctions les plus simples et les plus courantes bncient dun accs rapide, driv de lassistant fonction. Slectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez raliser le calcul, Cliquez sur la che du bouton Somme automatique, Vous pouvez choisir entre Somme, moyenne, Compteur, Max et Min. Cliquez sur la fonction de votre choix, Et laissez vous guider par linfo-bulle.

LES

OPRATEURS DE CALCUL

Bien sr il existe les fonctions Excel pour raliser des calculs simples ou complexes, mais lutilisation des oprateurs nen demeurent pas moins vrai lorsquil sagit de raliser une addition, soustraction, division, multiplication ou encore un calcul de puissance. Le tableau ci-dessous liste ces oprateurs.

Oprateur
+ * / % ^

Opration Addition Soustraction Multiplication Division Pourcentage Exposant

Exemple A1+A2 A1-A2 A1*A2 A1/A2 55% A1^A2

La gure ci-contre illustre le calcul du nombre 5 lev la puissance 3. Ralisez ce calcul en saisissant des valeurs arbitraires dans des cellules, Remarque, calculs dynamiques : La philosophie des calculs dans Excel consiste ce que toutes les oprations soient bties sur des variables comme cest le cas ici et non sur des constantes. En effet, nous nlevons pas le nombre 5 qui est une constante la puissance 3 qui est une autre constante, mais le nombre contenu dans la cellule B20 lev au nombre contenu dans la cellule C20. Comme les calculs sont dynamiquement lis aux cellules sur lesquels ils sont btis, si nous changeons les valeurs de lune ou lautre cellule, le rsultat change instantanment car il est recalcul. En B20, saisir 8 la place de 5, Validez ce calcul. Vous constatez en effet que le rsultat nest plus 125 mais 512.

PRINCIPE

DE RAISONNEMENT

- FONCTION SI

La fonction SI permet de poser un critre sur une cellule. Si ce critre est vri, elle permet de prendre une direction en afchant un rsultat par exemple, sil nest pas vri, elle permet de prendre une autre direction en afchant un autre rsultat. La construction de la fonction SI nest donc pas aussi simple que les fonctions que nous avons vues jusqualors. Il ne suft pas de slectionner une plage de valeurs aprs avoir ouvert la parenthse. La fonction SI requiert trois paramtres : Tout dabord, le critre vrier. Il sagit souvent dune cellule compare une valeur, Ensuite et en deuxime argument, il faut indiquer quoi faire lorsque le critre est vrai. Il peut sagir dun texte un crire dans la cellule du calcul mais aussi dun calcul raliser, Enn, en troisime et dernier argument, il faut lui indiquer quoi faire lorsque le critre est faux. L aussi, il peut sagir dun texte comme dun calcul. En rsum : =SI(CRITERE; QUOI FAIRE ALORS; QUOI FAIRE SINON). La fonction SI comptant ncessairement trois paramtres compte forcment deux points virgules pour sparer ces paramtres. Sur une feuille vierge, ralisez le tableau prsent par la gure ci-dessus, Le principe est simple. Des moyennes gnrales correspondent des lves. Dans la colonne vide Avis du conseil, il sagit dinscrire dynamiquement si llve passe (Moyenne suprieure ou gale 10) ou sil redouble. Le critre consiste donc comparer la valeur de chaque moyenne gnrale la valeur 10. Slectionnez la premire cellule de la colonne Avis du conseil (C4), Saisissez la fonction suivante : =SI(B4>=10;Passe;Redouble). Sa traduction est simple. Si la moyenne est suprieure ou gale 10 alors la fonction crit le texte Passe sinon elle crit le texte Redouble. Remarque : >= signie suprieur ou gal. <= signie infrieur ou gal. <> signie diffrent de. Validez ce calcul par CTRL + Entre, Tirez la poigne sur toute la colonne Avis du conseil. Vous constatez que tous les rsultats sont instantanment reproduits en sadaptant chaque moyenne du tableau. Bien sr il demeure un inconvnient. La fonction est en effet btie sur des constantes comme le sont la valeur 10 mais aussi les textes Passe et Redouble. Nous verrons comment palier le problme avec les rfrences absolues. De mme, la fonction ne permettant de poser quun seul critre ne permet denvisager que deux cas. Voyons ds maintenant comment il est possible daugmenter le nombre de critres avec la technique dimbrication.

IMBRICATIONS

DE FONCTIONS SI

Voici la problmatique. Lorsque la moyenne de llve est suprieure ou gale 10, llve passe. Cela ne change pas. Lorsque sa moyenne est infrieure 9,5, il redouble. Enn, lorsque la moyenne est comprise entre 9,5 et 10, son cas est tudier. Il y a trois cas envisager : Passe, Redouble et tudier. Un seul critre ne suft plus car il peut tre soit vrai soit faux. Nous devons ajouter un critre en imbriquant une seconde fonction SI dans la premire au niveau du dernier argument (Celui qui exprime le Sinon). Traduction concrte : Si la moyenne est >=10, la fonction crit Passe sinon si elle est >= 9,5, la fonction crit tudier, sinon elle crit redouble. Il y a donc deux critres pour trois cas. Vous avez compris la subtilit, lexpression Compris entre na pas de traduction en langage Excel. Tout dpend de lordre des critres. Lorsque vous exprimez, sinon si elle est >= 9,5, signie que le premier critre (>=10) nest pas vrai, donc vous tes infrieur 10. Si en mme temps, vous vriez ce deuxime critre, vous dduisez que vous tes dans lintervalle 9,5 10. Supprimez tous les rsultats de la colonne Avis du conseil, Slectionnez toutes les cellules de cette colonne, Saisissez la formule : =si(B4>=10;Passe;si(B4>=9,5;A tudier;Redouble)), Bien sr il faut fermer deux parenthses puisque vous en ouvrez deux, tant donne que la seconde fonction SI est imbrique dans la premire. Validez le calcul par CTRL + Entre. Vous le rpercutez ainsi sur toutes les cellules de la slection. Bien sr si vous souhaitez encore augmenter le nombre de critres, il vous suft dimbriquer une troisime fonction SI dans la deuxime selon le mme principe et ainsi de suite...

ET, OU...COMMENT

VRIFIER PLUSIEURS

CONDITIONS ENSEMBLES
Les fonctions ET et OU sutilisent de la mme faon et possdent la mme syntaxe. Il suft, dans les parenthses de la fonction, de lister tous les critres vrier en les sparant de points virgules. La fonction ET exige que tous les critres lists soient vrais. Si lun dentre eux est faux, tout le test est faux. La fonction OU en revanche exige que seulement lun des critres lists soit vrai. Si plusieurs critres ou tous sont vris, le test est toujours vrai. Pour que le test choue, il faut que tous les critres soient faux. Voyons la syntaxe : ET(Critre1; Critre2, Critre3; ...) OU(Critre1; Critre2, Critre3; ...)

Voici la problmatique propose pour la mise en pratique de ces fonctions. Ltablissement Evarist exige que ltudiant obtienne une moyenne suprieure 10 en Franais et en Math pour passer en Terminale S. Si lune des deux moyennes est infrieure 10, alors ltudiant doit redoubler. Les deux conditions devant tre vries ensembles et non lune aprs lautre, vous devez cette fois imbriquer une fonction ET dans une fonction SI au niveau de lnumration du critre. En conservant la logique de la fonction SI, si les deux critres sont vris, alors il passe sinon il redouble. Deux cas sont proposs, Paul et Jean. Le premier vrie les deux conditions tandis que le second nen vrie quune. Slectionnez la cellule B8, Saisissez la formule ci-dessous : =SI(ET(B2>10;B4>10);Passage;Redoublement) Validez le calcul par CTRL + Entre. La fonction afche le rsultat Passage puisque les deux critres sont vris (ET(B2>10;B4>10)). Reproduisez cette formule pour lautre tudiant, Jean : =SI(ET(E2>10;E4>10);Passage;Redoublement) Validez par CTRL + Entre. Cette fois le rsultat afche Redoublement puisque seulement lune des deux conditions est vraie. Remplacez la fonction ET par la fonction OU dans les deux calculs. Maintenant les deux rsultats afche Passage puisque dans les deux cas, au moins une des conditions est vrie. Remarque, reprendre la saisie dun calcul : Plusieurs techniques permettent de reprendre la saisie dun calcul dj valid. Vous pouvez par exemple modier le calcul depuis la barre de formule en ayant pralablement slectionn la cellule. Vous pouvez aussi double cliquer sur la cellule. La formule safche et vous pouvez ainsi la modier directement sur la feuille. La touche F2 du clavier permet elle aussi de rendre active la saisie dune cellule qui contient dj des informations. Le saviez-vous ? Le fait denfoncer la touche Suppr du clavier ne supprime que le contenu dune cellule (Textes, formules...) et non sa mise en forme (Couleurs, bordures...).

LA

CONCATNATION

La concatnation est une opration qui consiste assembler les chanes de caractres, les mettre bout bout. Elle permet dassembler des textes, mais aussi et pourquoi pas, un texte un rsultat de calcul pour rendre plus explicite la valeur de synthse fournie, par exemple. Loprateur de concatnation dans Excel est le ET COMMERCIAL (ou esperluette, touche 1 du clavier), soit &. Commencez par raliser le petit tableau de la gure, Slectionnez la premire cellule de la colonne Nom complet soit D7, Saisissez la formule suivante : =C7 & B7 Nous concatnons ainsi le prnom et le nom. Validez ce calcul par CTRL + Entre. Le rsultat obtenu est bien celui du prnom suivi du nom dans la mme cellule. Cependant, il manque un espace pour les sparer. Concrtement nous devons concatner le prnom avec un espace que nous devons concatner avec le nom. Lespace doit tre crit entre guillemets dans une formule. Slectionnez la cellule du rsultat (D7), Enfoncez F2 pour activer la saisie, Modiez la formule comme suit : =C7 & & B7 Validez le calcul par CTRL + Entre, Reproduisez la formule en tirant la poigne. Le rsultat est parfait puisque cette fois le prnom et le nom sont spars dun espace.

RSULTAT

STATISTIQUE ET CONCATNATION

La fonction NB.SI est particulirement intressante car elle permet de compter, sur une plage de cellules donnes, le nombre cellule vriant le critre dni. Elle requiert donc deux paramtres : La plage de cellule sur laquelle dnombre et le critre. Elle fournit un rsultat numrique brute quil est souvent plus facile dinterprter en le concatnant avec un texte dexplication. Rcuprer le tableau que vous avez ralis sur les fonctions SI imbriques, Ou bien, Refaites le. Objectif : Afcher dans la cellule du total, le nombre dadmissions. Vous devez donc compter, laide de la fonction NB.SI, le nombre de notes suprieures 10 dans la colonne Moyenne gnrale.

Slectionnez la cellule du total (B15), Saisissez la formule suivante : =nb.si(B4:B12;>10) Le premier argument est donc la plage de cellules sur laquelle vous devez compter les cellules correspondant au critre. Le second argument est donc le critre lui-mme. Notez que ce dernier est plac entre guillemets. Validez par CTRL + Entre. Le rsultat afche 6. Certes il y a 6 admissions mais ce rsultat nest pas trs vocateur pour lutilisateur non averti. Il convient donc de le concatner avec le texte admissions par exemple. Slectionnez de nouveau la cellule du calcul (B15), Enfoncez F2 pour activer sa saisie, Puis, modiez la formule comme suit : =NB.SI(B4:B12;>10) & admission(s) Noubliez pas lespace avant le texte admission(s) dans les guillemets, an de sparer le texte du rsultat numrique. Validez par CTRL + Entre. Cette fois le rsultat est explicite pour quiconque puisquil afche 6 admission(s). Bien sr le texte est invariant. Le rsultat numrique lui varie en fonction du tableau puisquil est issu dun calcul. Modiez la valeur 9,6 de Anne en 12, Puis validez. En effet, le rsultat devient instantanment 7 admission(s).

LA

RECHERCHE DINFORMATIONS

Excel propose notamment deux fonctions trs puissantes pour extraire de linformation de bases de donnes selon critre. Il sagit des fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH. La premire permet de rechercher verticalement tandis que la seconde permet de rechercher horizontalement. RechercheV est plus souvent utilise dans la mesure ou la majorit des tableaux sont prsents sous forme de colonnes et non de lignes. Crez un nouveau classeur, Nommez la feuille Base, Ralisez le tableau de la gure. Ce tableau sert de base de donnes duquel vous allez extraire de linformation sur une autre feuille laide de la fonction RechercheV.

Remarque, prxe zro pour les cellules numriques : Dans le cas des cellules numriques, lorsque vous dbutez la saisie par un zro, vous constatez quExcel le masque. En effet, le tableur Excel manipulant des nombres estime linformation inutile. Mais dans le cas des codes postaux, ce comportement savre gnant. Ainsi pour un code postal comme 07500, dbutez la saisie par une apostrophe ( touche 4 du clavier), 07500. Vous conservez ainsi le zro en prxe et lapostrophe napparat pas dans la cellule. Dailleurs, par le biais dune balise active, Excel vous informe que la donne numrique est dornavant stocke sous forme de texte. Sur une nouvelle feuille du mme classeur, ralisez la petite che illustre ci-dessous, Nommez cette feuille, che. Principe : Vous saisissez un nom issue de la base de donne en cellule C3. Lorsque vous validez, vous obtenez instantanment les informations correspondant ce nom, comme le prnom et la ville grce la fonction RechercheV. La fonction RechercheV requiert quatre paramtres. Tout dabord il faut lui fournir llment rechercher pour extraire linformation. Ici, il sagit du nom dont la recherche fournira le prnom et la ville. Appelons de paramtre el_recherche. Ensuite, il faut lui fournir la plage de cellule correspondant la base de donnes contenant ces informations. Ici, il sagit du tableau de la feuille Base. Appelons ce paramtre tableau. Ensuite, il faut lui indiquer en numrique, le numro de colonne o se trouve linformation extraire. Ici le prnom est en colonne 2 e la ville en colonne 4. Appelons ce paramtre num_colonne. Enn, le dernier paramtre indique si la fonction doit tenter de se rapprocher du rsultat lorsquelle ne trouve pas. Il admet deux valeurs, VRAI ou FAUX. Appelons ce paramtre, test. En rsum, la fonction RechercheV scrit ainsi : =RechercheV(el_recherche, tableau, num_colonne, test) Slectionnez la cellule du prnom (C6), Commencez la saisie de la formule comme suit : =recherchev(C4; Vous dsignez ainsi la cellule du nom ( slectionner) comme lment de recherche. Aprs le point virgule, vient le tableau dans lequel doit seffectuer la recherche. Durant la saisie de la formule, activer la feuille Base, Puis, slectionnez le tableau entier, lignes den-ttes comprises : =recherchev(C4;base!A1:D16 Le tableau ainsi slectionn scrit sous forme de plage de cellule prcd du nom de la feuille (Base!) sur laquelle il se trouve. Ajoutez un deuxime point virgule pour passer au troisime argument, Saisissez le chiffre 2 suivi dun point virgule : =recherchev(C4;base!A1:D16;2; En effet, vous cherchez extraire le prnom qui se trouve dans la colonne 2 du tableau. Enn terminez la saisie de la formule en saisissant le texte faux et en fermant la parenthse, Validez cette formule par CTRL + Entre. =recherchev(C4;base!A1:D16;2;faux)

Vous terminez par la valeur Faux car la fonction ne doit pas tenter de se rapprocher du rsultat si elle ne trouve pas. Le rsultat obtenu est une erreur de calcul #N/A ! Bien sr, comme la cellule du nom est vide, vous ne fournissez aucun lment de recherche la fonction, par consquent le rsultat retourn est indisponible. Slectionnez la cellule du nom (C4), Saisissez un nom de la base, par exemple Douch, Validez la saisie. Instantanment, linformation correspondante (Le prnom) est retourne par la fonction RechercheV et safche en C6. Bien entendu, si vous changez de nom, le prnom correspondant est rpercut dans la cellule du prnom. Reproduisez cette formule pour rcuprer la ville. Dsormais, le fait de changer le nom adapte automatiquement les Prnom et Ville correspondant, recherchs dans la base de donnes. Nanmoins ce stade, comme vous lavez constat prcdemment, si vous supprimez le contenu de la cellule du nom, vous obtenez deux messages derreur disgracieux en lieu et place du prnom et de la ville. Bien quaucune information ne soit prsente dans la cellule du nom, la fonction RechercheV tente deffectuer la recherche. Comme elle ny parvient pas, elle retourne #N/A. La fonction SI est un excellent moyen de contourner le problme pour indiquer que si la cellule est vide, aucune recherche ne doit tre effectue. Dans le cas contraire, la recherche doit tre ralise. Il sagit donc dimbriquer la fonction RechercheV dans la fonction SI comme suit : =SI(C4=;;RECHERCHEV(C4;base!A1:D16;2;FAUX)) Traduction : Si la cellule du nom est vide (SI(C4=;), alors il ne faut rien faire (;), sinon la fonction RechercheV doit rechercher le nom pour retourner le prnom (RECHERCHEV(C4;base!A1:D16;2;FAUX)). Lastuce permet de dsigner une cellule vide dans le cas du test mais aussi dans le cas de la saisie. Ds lors, si le nom est absent, la formule, intelligente, ne ralise aucune recherche et ne produit aucune erreur. Remarque, comment afcher les formules dans les cellules la place des rsultats ? Il suft de drouler le menu Outils et de cliquer sur Options. Dans la bote de dialogue Options, vous devez slectionner longlet Afchage et cocher la case Formules. Bien sr pour ne plus voir les formules et retrouver les rsultats de calculs, il suft de dcocher cette case.

RFRENCES

RELATIVES

- RFRENCES

ABSOLUES

Vous allez tudier le principe de ces rfrences au travers dun cas concret. Crez un nouveau classeur Excel, Ralisez le tableau propos par la gure. Il sagit darticles dont les prix unitaires sont rfrencs dans la deuxime colonne. Une certaine quantit de chacun de ces articles a t vendue comme lexprime la colonne Qts. Il sagit maintenant de calculer le montant hors taxe (MontantHT) ainsi que le montant TTC (MontantTTC) en considrant la TVA 19,6%. Le calcul du montant hors taxe est une simple multiplication du prix unitaire par la quantit vendue. Slectionnez les cellules de la colonne MontantHT (D4 D8), Ralisez le calcul : =B4*C4, Validez par CTRL + Entre. Tous les montants hors taxe sont instantanment reproduits dans la colonne. Sans le savoir vous venez dexploiter les rfrences relatives, comme vous le faites intuitivement depuis le dbut. Cest le mode de fonctionnement dExcel. Vous posez un calcul sur la ligne 4 (en D4) en multipliant deux cellules de cette mme ligne. Lorsque vous validez par CTRL + Entre ou que vous tirez la poigne, vous demandez Excel de reproduire le calcul sur les lignes du dessous (5, 6, 7 et 8). Sur la ligne 5 par exemple, Excel ne multiplie plus les cellules de la ligne 4 mais les cellules de la ligne 5 (B5*C5). Cest pourquoi on dit que les rfrences du calcul sont relatives. Si le calcul bouge, change de ligne, alors les rfrences changent elles aussi en suivant la mme logique, une ligne plus bas et ainsi de suite...Cette remarque est vraie si vous changez de colonne. Dans la majorit des cas, les rfrences relatives sont adaptes au contexte du calcul comme dans cet exemple. Mais dans dautres circonstances, comme nous allons le voir avec le calcul du TTC, ce comportement dExcel est gnant et vous devez palier le problme pour ne pas avoir reproduire maintes fois le calcul. Slectionnez les cellules de la colonne MontantTTC (E4 E8), Ralisez le calcul : =D4*(1+E1), Validez par CTRL + Entre. Le calcul du TTC consiste en effet ajouter les charges (HT*TVA) au montant hors taxe de dpart (HT) => HT*(1 + TVA). Le calcul produit un rsultat cohrent dans la mesure ou le TTC est bien suprieur au HT. Tirez la poigne du calcul sur toute la colonne. Cette fois, comme vous le constatez, rien ne va plus. Certains TTC sont identiques au HT, dautres sont exorbitants et dautres encore conduisent un message derreur (#VALEUR!). La raison est de ces fameuses rfrences relatives qui nont pas lieu dtre ici. En effet le premier calcul met en jeu le HT (D4) et la TVA (E1). Lorsque vous tirez la poigne une ligne plus bas, Excel choisit donc les cellules une ligne plus, soit D5 pour le nouveau montant HT ce qui est logique, et E2 pour la TVA. Or la cellule E2 est vide. En effet, le taux de TVA est inscrit dans une cellule unique et le calcul bien quincrment sur les autres lignes doit toujours faire rfrence cette mme cellule E1. Pour palier le problme nous devons donc exploiter les rfrences absolues.

Effacez les rsultats de la colonne MontantTTC, Slectionnez de nouveau toutes les cellules (E4 E8), Commencez saisir le calcul comme prcdemment sans fermer la parenthse : =D4*(1+E1 Vous venez de slectionnez le taux de TVA (E1). Il sagit maintenant dindiquer Excel que cette rfrence est absolue, quelle ne doit pas changer lorsque vous rpercutez le calcul sur les cellules du dessous. Pour ce faire, Enfoncez la touche F4 du clavier, Vous constatez que deux $ encadrent dsormais la rfrence E1 ($E$1) signiant que cette cellule est ge dans le calcul (absolue). Fermez la parenthse, Validez par CTRL + Entre. Cette fois les rsultats sont cohrents dans la mesure ou le taux de TVA est exploit dans chacun des calculs. Remarque, deux dollars ($) pour deux degrs de liberts : Lorsque vous enfoncez la touche F4 du clavier, deux dollars encadrent la rfrence de cellule, un dollar devant le E et un dollar devant le 1 ($E$1). Le dollar devant le E bloque la cellule en colonne dans le calcul, si vous tirez la poigne droite par exemple. Le dollar devant le 1 bloque la cellule en ligne dans le calcul, si vous tirez la poigne vers le bas comme cest le cas ici. Dans cet exemple, nous aurions pu nous contenter de ger seulement la ligne donc. Si vous enfoncez de nouveau la touche F4 (en saisie de formule), vous constatez quil ne subsiste plus quun dollar devant la rfrence de ligne (E$1). Si vous continuez denfoncer la touche F4, le dollar se positionne devant la rfrence de colonne ($E1). Et si vous enfoncez une dernire fois la touche F4, les dollars disparaissent rendant les deux degrs de libert la cellule (ligne et colonne).

EN

VRAC
CIRCULAIRE

RFRENCE

Nous venons de voir les rfrences relatives et absolues. Mais que sont donc les rfrences circulaires. Les rfrences circulaires ne constituent pas une technique de calcul mais rsultent dune erreur lorsque vous incluez la cellule sur laquelle est pose la formule dans le calcul. Elle ne peut livrer aucun rsultat puisquelle attend sa propre valeur pour calculer. Il sagit dune fonction qui se mord la queue. On parle alors de rfrence circulaire. Dans lexemple de la gure, la moyenne inclue la cellule o le calcul est pos (D9). Cest pourquoi aucun rsultat nest fourni. Ds validation, une aide ainsi que la barre doutils Rfrence circulaire safchent. Pour palier le problme, il suft de corriger la formule de la moyenne en excluant la cellule D9 du calcul. Vous pouvez cliquer sur le bouton Reprer les antcdents de la barre doutils Rfrence circulaire de manire afcher les cellules incluses dans le calcul et isoler celle qui est incrimine.

LA FONCTION ROMAIN
Cette fonction est anecdotique. Cependant, titre dastuce, il est intressant de lutiliser pour constater quelle permet de transcrire un nombre arabe en nombre romain. Cette fonction ROMAIN nattend quun seul paramtre, la cellule du nombre transcrire. Crez un nouveau classeur Excel, Saisissez quelques nombres de A1 A6 par exemple, Slectionnez les cellules de B1 B6, Puis, saisissez la formule =ROMAIN(A1), Validez par CTRL + Entre pour reproduire le calcul. Vous obtenez ainsi toutes les transcriptions romaines des nombres saisis.

LA FONCTION ESTNUM
La fonction ESTNUM permet de raliser un test logique. Elle nattend quun paramtre, la cellule tester. Elle renvoie VRAI si son contenu est numrique et FAUX dans le cas contraire. Utilise conjointement avec une fonction SI pour raliser un critre, elle savre fort utile. Saisissez quelques nombres et textes de A1 A6 par exemple, Slectionnez les cellules de B1 B6, Puis, saisissez la formule =ESTNUM(A1), Validez par CTRL + Entre pour reproduire le calcul. Le rsultat est illustr par la gure.

LA FONCTION ESTVIDE
La fonction ESTVIDE est elle aussi une fonction logique. De la mme manire, elle nattend quun paramtre, la cellule tester. Elle renvoie VRAI si son contenu est vide et FAUX dans le cas contraire. Son utilisation conjointe avec la fonction SI en guise de test est elle aussi pertinente. De A1 A6, Saisissez tantt des informations et tantt laissez la cellule vide, Slectionnez les cellules de B1 B6, Puis, saisissez la formule =ESTVIDE(A1), Validez par CTRL + Entre pour reproduire le calcul. Le rsultat est illustr par la gure.

LES FONCTIONS GAUCHE ET DROITE


Ces deux fonctions manipulent des chanes de caractres. Elles fonctionnent de la mme manire. Elles permettent dextraire une partie dune chane soit en partant de la droite, soit en partant de la gauche. Elles demandent deux paramtres, la cellule contenant le texte et la longueur sur laquelle le texte doit tre extrait. Dans lexemple illustr ci-dessus, en B1 est crit =GAUCHE(A1;3), car seulement les trois premiers caractres en partant de la gauche sont extraits (bon). En B2 est crit =DROITE(A2;4), car seulement les quatre derniers caractres en partant de la droite sont extraits (jour).

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