ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Conceptos Bsicos e Introduccin.

Qu es el tiempo?
mejor definicin del tiempo es El nmero o la medida del movimiento segn antes y despus
La

En si el tiempo no existe, debido a que es una medida, si no nicamente existen las cosas que son medidas por tal patrn.

PARA USTED: QUE ES EL TIEMPO?

LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA
Una persona es EFICAZ cuando ha cumplido la tarea que se le ha encomendado, ya que tiene que ver con la realizacin y culminacin de metas, dejando de lado EL TIEMPO Y EL COSTO.

Eficiencia, esta palabra implica que se logre una tarea o proyecto con menos recursos y tiempo. La eficiencia denota optimizacin de recursos, ser eficiente es hacerlo mejor con lo mismo.

MATRIZ DE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE

LOS MITOS DEL TIEMPO

El

mito de la actividad La persona que esta mas llena de trabajo, es el mas eficiente mito del Hombre Equipo Cuanto mas alto sea el nivel en que se manejan los asuntos, mejor (Estar en todo)

El

 El

mito de la decisin aplazada Hay que aplazar la decisin hasta haber recopilado todos los datos mito de trabajar contra el tiempo Si el tiempo presiona al individuo: este es mas eficiente

El

mito del las horas trabajadas: Los resultados son directamente proporcionales a las horas invertidas en el trabajo
El

El

mito del ahorro del tiempo Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles

LOS DESPERDICIADORES DE TIEMPO

INTERNOS

Falta de prioridades Falta de Planes Objetivos NO claros Dejar actividades para despus Intentar hacer muchas cosas a la vez Falta de autodisciplina Falta de habilidad y conocimientos

EXTERNOS

Son aquellos elementos o situaciones que son provocados por otras personas o elementos y que impiden que una persona alcance su objetivo. Excesivo flujo de papeles. Telfono. Chat-Facebook-YouTube-Twitter Reuniones.(Innecesarias) Fallas de comunicacin. Polticas y procedimientos. Informacin. (Falta / exceso)

PRACTICA
1.

2.

Elabora dos listas en las cuales identifiques tus propios desperdiciadores de tiempo (Internos y externos) Jerarquiza dicha lista por orden de peligrosidad

Consecuencia de los ladrones

Sntomas de la locura de la urgencia..?

Hablar con la boca llena... Comer en el escritorio... Fast-food Stress Falta de cuidado personal Mala alimentacin Menos horas de sueo Vacaciones de fin de semana... Televisin de infomerciales.... Servicios 7x24.... Telecommuting

La morosidad
La morosidad es la falta de conocimiento de lo urgente, o mejor dicho, no actuar cuando realmente es necesario. Por causa de ella, es que no se pueden cumplir los objetivos o se lograrn ms tarde.

Morosidad
Las principales causas de morosidad son:

Trabajos no placenteros. Trabajos difciles. Indecisin.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente.

Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis.

Morosidad
La morosidad conduce en la mayora de los casos a:

Actividades de ltimo minuto Resultados por debajo de la calidad esperada Fechas tope no cumplidas

Ventas perdidas
Clientes insatisfechos Embotellamiento mental y estrs, tiempo improductivo.

Como uso mi tiempo???

Realiza un autoanlisis del uso del tiempo

Anexo 1 Mi plan de trabajo

I
Hacerme cargo!! Definir Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

Pregunta clave: En qu nivel estoy...?

IIAdonde y por

donde ir! PLAN MACRO

Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero an no tengo objetivos...! Sobrevivo... Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

inconsciencia

III IV

Arrancar!!!!

Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!

Avanzar!!! Verificando y ajustando continuamente el destino y el camino!!

Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!
conciencia

Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!!

Mi plan de trabajo
1.

2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.

Auto anlisis de mi uso del tiempo Elaborar un listado de las actividades Definir objetivos a las actividades Priorizar las actividades Planear las actividades Identificar lo urgente y lo importante (Matriz) Identificar los desperdiciadores de tiempo Elaborar agenda

21

2.- Listado de actividades

Una lista de las actividades de una semana

completa, tomada con incrementos de 15

minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.
1.
2. 3.

Personales
Acadmicas Laborales

www.auladeeconomia.com

3.- Establecer objetivos

Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales.
Deben

ser claros, precisos cuantificables (verificables). Los objetivos son el fin determinado. Son los que permiten alcanzar metas. Constituyen mi plan bsico.

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4.- Priorizar las actividades

Significa

el valor y el orden apropiado de cada evento. Tres pasos para desarrollar una lista de tareas diarias por prioridad.
1. 2. 3.

Lista de que debo hacer hoy. Darle valor o prioridad a cada tarea. Darle un orden numrico a cada tarea

4.- Priorizar las actividades A

B
Valor alto Valor importante
ABSOLUTO (TENGO) BUENO (DEBERIA) CUANDO PUEDA (ME RECUERDE: URGENCIA VS PRIORIDAD

Valor bajo

GUSTARA)

5.- Planear las actividades

Puedo realizar una planificacin eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas. Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea. Anticipo los obstculos a los que me enfrentar. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estn en lnea con mis valores. Sean de tiempo definido. Estn definidas clara y especficamente. Sean completamente mas. Sean realistas.

26

6.- Elaborar agenda

1. 2. 3. 4.

Traerla siempre conmigo. Utilizar un solo sistema. Eliminar notas sueltas. Mantener la vista en la agenda.

Se tienen que vivir 24 horas de tiempo diario para obtener: Salud, riqueza, placer, dinero, satisfaccin y evolucin. El uso correcto del tiempo es un asunto importante.

DR. MIRA CACEM.

6.- Elaborar agenda

Objetivo Accin a realizar II. Agenda del da:
8: 9: 10: 11: 12: 13: 14: 15: 16: 17: 18: 19:

III. Pendientes con compaeros de trabajo o clientes internos:

IV. Pendientes con el Jefe:

V. Pendientes con clientes o proveedores:

Qu es time management?
I
II III
Actitud

Establecer

Tomar iniciativa!!

proactiva-preventiva

Recordarlos!

estrategia personal, misin y visin personal Perseverancia, disciplina Superar miedos, desarrollar autoconfianza Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes

objetivos -planear

Hacerse cargo!!!
Tener objetivos Encararlos!!!

No

postergarlos!

Revisin

de actividades eficiencia!

IV

Incrementar

CAMBIO DE HABITOS!!

Llevarlos a cabo bien!

Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo...

me quejo... tiempo

2001
Accionar Proactivo-Preventivo

2010

me cuestiono...

analizo...

planifico...

hago...

disfruto... tiempo

Reflexin para un mejor TM

Time Management en una frase:

Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas esas actividades en el tiempo disponible..!
Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo har..
Benjamin Franklin

Actividades de cambio Simplifique su vida personal..!

Evite aparatos sofisticados... Evite todo producto que exija demasiados cuidados... Evite muchedumbres... Evite colas... Haga trmites por telfono o internet... Limite sus pertenencias (laborales, escolares) a las mnimas necesarias...

Mantenga un buen estado fsico y mental

Incluya momentos de relajacin en el da Practique deporte... Tenga actividades variadas Camine mucho Duerma las horas necesarias, no duerma de ms... Tome MUCHO lquido... Lvese la cara frecuentemente.... Elimine el alcohol... Coma liviano... Siempre... Desarrolle alguna actividad artstica Capactese continuamente Evite el burn-out

Actividades de cambio Automotvese

Desarrolle actitud positiva Evite a las personas crticas Evite criticar Trate siempre de hablar de lo bueno del mundo Auto-prmiese al completar tareas Ayude a otros... Imagnese en la situacin deseada... Todo cambio comienza con un pensamiento....!!!

Actividades de cambio Sea siempre puntual y exija puntualidad..!!

Genrese una imagen de puntualidad..!

Empiece cumpliendo... Para luego exigir...

Si todos saben que Ud. es puntual.... Se comportarn puntuales con Ud...!! Genrese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le har perder tiempo sin sentirse culpables...

Elimine hbitos que provocan derroche de tiempo!!!!

Volver

a dormirse despus de despertarse... Chateo en internet... Juegos de PC... Charlas de caf.... Charlas telefnicas sin objeto... Excesiva TV, programas sin valor agregado Chusmero...... Manas.... Otros..?

Elija a las personas interactuar..!!!!!

con

que

desea

Las relaciones no son obligatorias..!

Si tengo una relacin con alguien a quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!!

No pierda tiempo con gente no-compatible..!!

Busque afinidad en la gente que lo rodea... Busque buenas influencias...!

Relacinese con gente que comparta sus objetivos..!!!!

Haga contactos y arme equipo!

Aprenda a comunicarse eficazmente

Establezca objetivos para sus contactos Mejore su forma de expresarse Mejore su imagen Aprenda a adaptar su comunicacin a las otras personas!! Utilice redundancia para eliminar malos entendidos NUNCA asuma... Aprenda a preguntar Aprenda a escuchar No prejuzgue! Verifique siempre sus comunicaciones!!

Evite conflictos interpersonales..!!!

Contrlese... No

agreda a nadie... Trate bien a todos... No critique... Sea amable... Salude y agradezca... Siempre y en todo lugar Evite cualquier tipo de contienda legal... Evale costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!

Aprenda a decir NO!!!

Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable...

Te agradezco mucho la invitacin... Pero lamentablemente no podr ir...

Gracias.... Pero NO....

NO GRACIAS !!!

Aprecio mucho tu invitacin pero....

Es increble la cantidad de tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!

Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......

Aprenda a reclamar!!!

Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... Le ruego me disculpe...... Pero creo que a este plato le falta..... Puede ser..? Disclpeme que lo interrumpa.... Seor, podra Ud.. por favor aclararme este..... Tengo un problema seor... Podra Ud ser tan amable de ayudarme..,? Armar escndalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!! Nunca de entrada....!!