ADMINISTRACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN VS ADMINISTRACIN DE SERVICIOS 4.1. CONCEPTOS GENERALES.

DEFINICIN DE SISTEMA Un Sistema es un conjunto de partes que estn integradas con el propsito de lograr un objetivo. Un conjunto de partes. Un sistema tiene ms de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama automvil. Partes integradas. Debe existir una relacin lgica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecnicos y electrnicos, como son las lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administracin de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados.

El propsito de lograr algn objetivo en comn. El sistema se disea para alcanzar uno o ms objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Si definimos al sistema como un conjunto de elementos ntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propsitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza teleolgica por lo tanto un sistema es un plan diseo o mtodo de organizacin cuya finalidad es lograr algn propsito.

Otras dos caractersticas fundamentales de los sistemas son los siguientes: a) Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuacin mayor o menor que la de la suma de sus partes.

b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos.

Un sistema de informacin recoge, procesa, almacena, analiza y difunde informacin para lograr un objetivo especfico.

Adems tambin se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a todos los niveles de la organizacin: nivel inferior, nivel medio y nivel superior. Nivel inferior (operativo): la informacin que se requiere en este nivel, debe difundir con facilidad el estado y actividades actuales dentro de las funciones bsicas del negocio. Con ello se toman decisiones rutinarias, como la cantidad de materias primas requeridas, reabastecimiento de inventario, etc. Nivel medio: Las decisiones que se toman en este nivel requieren de mas tiempo y experiencia. La informacin que se necesita implica la revisin de resmenes y anlisis de datos histricos que permiten planificar y controlar operaciones e implementar polticas que han sido formuladas por la administracin superior. Nivel superior: Se toman decisiones a largo plazo que generalmente son impredecibles y se relacionan con actividades pasadas, presentes y algunas veces futuras, por lo cual se requiere de mayor experiencia y buen juicio. La informacin que se requiere en este nivel debe detallar todas las operaciones de la compaa y sus departamentos, las cuales se encaminan hacia la planificacin estratgica, la asignacin de recursos y la formulacin de polticas.

OBJETIVOS

Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrnsecos y los asignados. Los objetivos intrnsecos son los propsitos que el sistema adquiere con su propia conformacin y que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propsitos muy bsicos, derivados de la forma de interaccin de sus partes.

Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificacin al mismo, para que realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo.

DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN Y ACTIVIDADES BSICAS.

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Un Sistema de Informacin es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusin de datos o informacin en una organizacin.

Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrnico de datos son el sistema de computacin, el sistema de numeracin y el sistema Operativo. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita l sistema de informacin para generar como resultado la informacin que se desea. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN

Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. A continuacin se definirn cada una de estas actividades. Entrada de Informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. As, un Sistema de Control de Clientes podr tener una interfase automtica de entrada con el Sistema de Facturacin, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturacin como entrada al Sistema de Control de Clientes.

Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras. Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesados de los clientes. A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin de Control de Clientes:

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo conceptual ilustrado en la figura 1

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN Algunos de los principales objetivos de los sistemas de informacin, son:

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relacin entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento de tal forma que est disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones en sus empresas.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

La clasificacin de los sistemas de informacin se realiza teniendo en cuenta sus

caractersticas similares. Esta clasificacin permite identificar diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. entre las clasificaciones se encuentran:

1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de lneas estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operacin e incluso para empleados individuales.

2. Por rea funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operacin de la organizacin. Ejemplo: sistema de informacin contable, sistema de informacin de comercializacin, sistema de informacin de recursos humanos. 3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un informe. Ejemplo grficas, tablas, etc. http://fccea.unicauca.edu.co/old/siconceptosbasicos.htm

4.2. ADMINISTRACIN DE SISTEMAS.

http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/administracionsistemasinform acion/

4.3. ADMINISTRACIN DE SERVICIOS DE TI.

Las organizaciones en el mundo entero (tanto pblicas, como privadas) dependen cada vez ms del uso de las Tecnologas de Informacin como un recurso fundamental para lograr los objetivos de negocio corporativo. La administracin de los servicios de tecnologas de informacin, se basa en la filosofa de definir y mantener los niveles requeridos de servicios de tecnologas de informacin proporcionados por las empresas, para lograr una adecuada satisfaccin de los clientes. Las organizaciones actuales hacen inversiones importantes en recursos de tecnologa de informacin para apoyar los procesos de negocio. El valor y uso que la informacin tiene para las organizaciones, determina que todos los procesos relativos a la produccin, administracin y uso de servicios de Tecnologas de Informacin (TI) deban ser ptimamente administrados y controlados para asegurar la calidad de la informacin y el apoyo al cumplimiento de los objetivos del negocio. En las empresas existe una organizacin de TI que genera y provee los servicios de TI y un grupo de clientes internos, es decir, los usuarios y tambin externos que demandan estos servicios y esperan recibirlos con oportunidad y calidad. Las relaciones y comunicacin entre el proveedor de TI y los clientes de TI deben ser canalizadas a travs de un sistema que garantice la optimizacin de los procesos de entrega y soporte de servicios a travs de la llamada Administracin de Servicios de Tecnologas de Informacin. El procesamiento de datos y la generacin de informacin, como resultado de las operaciones y procesos diarios del negocio, requieren la aplicacin de tcnicas y medidas de control mediante un sistema de administracin que garantice la prestacin de los servicios y la reduccin de la vulnerabilidad a amenazas. Por ello se justifica la necesidad de optimizar los recursos de TI en apoyo y alineacin con los objetivos de negocio a travs de procesos efectivos de Administracin de servicios de Tecnologas de Informacin. Las grandes inversiones en la infraestructura de TI y en los activos de informacin de las organizaciones cada vez son ms importantes, lo cual justifica la implantacin de sistemas que aseguren el rendimiento de los procesos basados en servicios de TI para asegurar la reduccin del costo total de propiedad (TCO) y un retorno de la inversin (ROI) razonable. Hasta ahora, solo algunas empresas de alto nivel y tamao han asumido e incorporado a su cultura organizacional y planes de negocio, los procesos de Administracin de Servicios de TI basados en las mejores prcticas de aceptacin internacional. Este nuevo paradigma basado en el servicio debe tener un acercamiento a las empresas de cualquier tamao, las organizaciones deben adoptar y adaptar estas mejores prcticas bajo un enfoque de Calidad de Servicio y oportunidad para el cambio del negocio con la aplicacin de estndares actualizados. Este paradigma se fundamenta en el mejoramiento continuo de la Cultura de Servicio de TI. Los productos y servicios de estos marcos de referencia estn orientados a la implantacin de sistemas consolidados de mejoramiento continuo en la administracin de servicios de tecnologa de informacin en alineacin con los objetivos del negocio, de punta a punta desde las fases de diagnstico y de planeacin hasta la implantacin, monitoreo, supervisin y optimacin.

La tendencia de la Administracin de Servicios de TI se basa en la promocin y soporte de la aplicacin de las mejores prcticas, marcos referenciales y estndares de aceptacin internacional. La administracin de servicios de tecnologas de la informacin es una disciplina basada en procesos, enfocada en alinear los servicios que ofrece la tecnologa de informacin, con las necesidades de las empresas, poniendo nfasis en los beneficios que puede percibir el cliente final. Propone cambiar el paradigma de la administracin de TI, por una coleccin de componentes enfocados en servicios, usando distintos marcos de trabajo que se basan en las mejores prcticas (eso que ya ha sido probado y aplicado en otras empresas). Los proveedores de los servicios de TI no pueden seguir manteniendo su enfoque en la tecnologa, ahora tienen que considerar la calidad de los servicios que proveen y enfocarse en las relaciones con los clientes.[] Usualmente la administracin de servicios de TI involucra el uso de proveedores yservicios compartidos. Es extremadamente importante mantener una base de conocimiento amplia dentro de la organizacin para que stas prcticas sean exitosas. Los objetivos de una buena administracin de servicios de TI debern ser: Proporcionar una adecuada administracin de la calidad. Aumentar la eficiencia en el uso de recursos de TI . Alinear los procesos de negocio y la infraestructura de TI. Reducir los riesgos asociados a los Servicios de TI. Apoyar a generar negocio. Resea del Dr. Ralf Eder Lange El Dr. Ralf Eder Lange es Doctor en Administracin y est actualmente adscrito al Departamento de Tecnologas de Informacin y Computacin del Tecnolgico de Monterrey, Campus Estado de Mxico. Imparte cursos a nivel Licenciatura y Maestra en el rea de Tecnologas de la Informacin. Ha ocupado varios puestos en el ITESM Campus Estado de Mxico, como Analista de Sistemas, Diseador de Sistemas, Jefe de Operaciones y Director del Centro de Cmputo, Director de los Programas de Graduados en Ciencias Computacionales, Director del Centro de Investigacin en Informtica, Director del Programa de Sistemas de Informacin y, Director de Departamento. En febrero de 2010 se reincorpor como profesor de planta. Ha sido asesor acadmico en ms de 40 tesis de maestra y sinodal en muchas ms. Es miembro fundador de la Asociacin de Sistemas de Informacin de Amrica Latina y el Caribe (LACAIS). Ha sido miembro de la Association for Information Systems. Fue miembro del comit organizador de la Americas Conference on Information Systems (AMCIS) que se celebr en el puerto de Acapulco en agosto de 2006.

rbitro evaluador en mltiples conferencias, incluyendo la Conferencia Latinoamericana de Informtica (CLEI), AMCIS y la Information Resource Management Association Conference (IRMA). Miembro ACM SIG-MIS. Miembro del Consejo Editorial de la Revista Information Week Mxico desde 1998 hasta 2004. Miembro del Consejo Editorial de la Revista Software Guru, Mxico desde febrero de 2005. Se ha desarrollado como consultor en el rea de Sistemas de Informacin en varias empresas mexicanas implementando y dando mantenimiento a sistemas de informacin, as como entrenamiento a personal en el rea informtica. Ha estado a cargo y realizado Convenios de Vinculacin Academia-Empresa a partir de 1990 hasta la fecha y ha estado a cargo del Programa de Formacin en Recursos Humanos en colaboracin con a industria desde 1991. http://extensionacademica.wordpress.com/2012/06/06/la-administracion-de-servicios-detecnologias-de-la-informacion-como-una-disciplina-de-operacion-en-la-empresa/

4.4. Comparativo administracin de sistemas vs administracin de servicios de TI.

Administracin de los sistemas. Enfoque tecnolgico Conocimiento tcnico Orientado a usuarios Poco enfoque al negocio Alto conocimiento tcnico

Filosofa: Automatizar todo Documentar todo Comunicar tanto como sea posible Conocer sus recursos Conocer sus usuarios Conocer el negocio La seguridad no puede ser una ocurrencia posterior Planifique Espere lo inesperado

Administracin de servicios. Enfoque orientado al negocio y al servicio en lugar de un enfoque centrado en la tecnologa Los servicios de TI conforman la base del modelo de negocio en su totalidad, en estos casos TI no brinda soporte al negocio, es el negocio.

La organizacin y servicios de TI. Concentrarse en la calidad de los servicios Que estn alineados a los objetivos de la organizacin Gestin basada en procesos.