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Metologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos
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Verso 1.0
Presidenta da Repblica
Miriam Belchior
Secretria de Logstica e Tecnologia da Informao
Loreni F. Foresti
Secretria-Adjunta de Logstica e Tecnologia da Informao
Equipe de elaborao Ana Carolina R. Degaspari P. de Castro Fbio Gomes Barros Fbio Lacerda Alves Joyce Lustosa Belga Katia Macarini Goncalves Leandro Oliveira Bahia Raniere Arajo de Campos Tiago Chaves Oliveira Vinicius Eloy dos Reis
Equipe de apoio Alessandro Tomazini Dias Alexandre Molica Eric Fbio de Aguiar Germano Joo Alberto Muniz Gaspar Marcelo Moreira de Oliveira Ricardo Miotto Lovatel Ronaldo Cesar Serafini Abro
Normalizao Bibliogrfica DIBIB/CODIN/CGDAP/SPOA/MP Brasil. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao Metodologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos do SISP / Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao. Braslia : MP, 2013. 44 p.: il. 1. Tecnologia da Informao. 2. Portflio de Projetos. 3. Sistema de Administrao de Recursos de Tecnologia da Informao - SISP. I. Ttulo. CDU 658.011.56
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Histrico do documento
Data 30/08/13 Verso 1.0 Autor Equipe de elaborao Descrio Lanamento da Metodologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos do SISP.
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Sumrio
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PARTE I Conceitos
4. Viso geral 5.Conceitos 6. Tipos de portflio de projetos 7. Benefcios do gerenciamento de portflio de projetos 8. Gerenciamento de Portflio, Programas e Projetos 9. Indicadores de gerenciamento de portflio de projetos 10. Papis e responsabilidades
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1. Introduo
Este documento apresenta a Metodologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos do SISP (MGPP-SISP), que visa auxiliar o Comit de Tecnologia da Informao (CTI) na gesto integrada dos projetos de Tecnologia da Informao (TI), favorecendo o alinhamento aos objetivos estratgicos do rgo e buscando a melhor alocao de recursos, de forma a maximizar seu retorno e minimizar seus riscos. A gesto de portflio de projetos estabelece processos de priorizao e balanceamento, permitindo que os trabalhos de maior valor para a organizao sejam aprovados e desenvolvidos, gerenciando de forma eficiente a concorrncia por recursos escassos frente s demandas. Este documento foi elaborado pelos consultores de governana de tecnologia da informao do Sistema de Administrao dos Recursos de Tecnologia da Informao (SISP), cujo rgo central a Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao (SLTI), do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto (MP). Compete SLTI planejar, coordenar, supervisionar e orientar as atividades do SISP, propondo polticas e diretrizes para rea de TI, no mbito da Administrao Pblica Federal direta, autrquica e fundacional. Esta metodologia um instrumento que rene processos, artefatos e ferramentas. Integra um conjunto de obras relacionadas gesto e governana de TI e um complemento Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP (MGP-SISP). A MGPP-SISP alinha-se ao Guia de Elaborao de PDTI do SISP e ao Guia de Comit de TI do SISP. Adicionalmente, a MGPP-SISP est alinhada Estratgia Geral de Tecnologia da Informao (EGTI) do SISP, trinio 2013-2015, em seus objetivos: 4 Alcanar a efetividade na gesto de TI e 3 - Aperfeioar a governana de TI.
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IV - estimular o uso racional dos recursos de tecnologia da informao, no mbito do Poder Executivo federal, visando melhoria da qualidade e da produtividade do ciclo da informao; V - estimular o desenvolvimento, a padronizao, a integrao, a interoperabilidade, a normalizao dos servios de produo e disseminao de informaes, de forma desconcentrada e descentralizada; VI - propor adaptaes institucionais necessrias ao aperfeioamento dos mecanismos de gesto dos recursos de tecnologia da informao; VII - estimular e promover a formao, o desenvolvimento e o treinamento dos servidores que atuam na rea de tecnologia da informao; e VIII - definir a poltica estratgica de gesto de tecnologia da informao do Poder Executivo federal.
3. Organizao da obra
Este trabalho foi elaborado com base no Padro para Gerenciamento de Portflio, segunda edio, editado pelo Project Management Institute (PMI) e na experincia do grupo de consultoria em governana de TI do SISP, o qual atua no auxlio implantao de boas prticas de gerenciamento de projetos. Para melhor leitura e organizao da metodologia, a obra composta por um conjunto de processos, fluxos, procedimentos e guias, obedecendo a diviso abaixo. A Parte I Conceitos contm as principais definies relacionadas ao gerenciamento de portflio de projetos. A Parte II Metodologia e Processos contm os grupos de processos do gerenciamento de portflio de projetos, alm dos que compem a MGPP-SISP contendo os seguintes detalhes: objetivo, entrada, descrio das atividades e sada. Alguns processos possuem seus respectivos guias de referncia. A Parte III Guias de Referncia apresenta orientaes com a descrio de alguns processos, artefatos e ferramentas de gerenciamento de portflio de projetos. O objetivo desses aprofundar alguns temas que, por ventura, no foram detalhados nos processos da MGPP-SISP. A Parte IV Artefatos fornece os modelos de documentos utilizados nos processos de gerenciamento de portflio de projetos da MGPP-SISP. Esses esto disponveis em formato aberto no portal do SISP1. Na Parte V Glossrio e Siglas consta a lista de termos e explicaes relevantes sobre gerenciamento de portflio de projetos e algumas siglas utilizadas na metodologia.
PARTE I
Conceitos
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4. Viso geral
As reas de TI dos rgos da Administrao Pblica Federal do Brasil no possuem os recursos necessrios para atender a todas as demandas das reas meio e finalsticas. Os recursos humanos, materiais e financeiros devem, ento, ser empregados nos projetos prioritrios de cada organizao. Durante o processo de formulao de estratgias e planos nas organizaes, como, por exemplo, a elaborao do Plano Estratgico Institucional (PEI) ou do Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI), so definidos objetivos, iniciativas, metas e projetos que direcionam a organizao nos anos seguintes. Por isso, essencial que exista um processo para autorizar a realizao de projetos de TI da instituio coerente com os objetivos estratgicos organizacionais. No entanto, as unidades organizacionais esto em constante mudana, sendo necessrio uma resposta mais rpida da rea de TI. Disto surgem trabalhos inesperados e no programados. Para disciplinar o atendimento a estas demandas intempestivas, necessrio, de maneira minimamente ordenada, planejar e priorizar. Com a finalidade de suprir essa necessidade de direcionamento dos esforos e recursos, a gesto de portflio de projetos estabelece processos de priorizao e balanceamento, permitindo que os trabalhos de maior valor para a organizao sejam aprovados e desenvolvidos, gerenciando de forma eficiente a concorrncia por recursos escassos frente s demandas ilimitadas.
Figura 1: Relacionamento entre Gesto dos Processos, Projetos e Portflio de Projetos Fonte: Traduo de The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI.
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O gerenciamento de portflio de projetos visa assegurar a utilizao racional de recursos nos trabalhos que tenham o maior valor para a organizao, possibilitando que os projetos ou programas mais valiosos sejam tratados prioritariamente e que estejam totalmente integrados com as estratgias organizacionais.
5. Conceitos
De acordo com a MGP-SISP, um portflio uma coleo de projetos, programas e outros trabalhos, em andamento ou planejados, estando eles relacionados de alguma forma ou no, que esto agrupados com o propsito de facilitar o gerenciamento efetivo das aes para atender aos objetivos estratgicos organizacionais. Enquanto os projetos e programas so temporrios, os portflios so contnuos. Uma organizao pode possuir mais de um portflio, cada um tratando de reas ou objetivos especficos. Em ltima instncia, deve haver um portflio abrangente para toda a organizao. O gerenciamento de portflios de projetos refere-se a gesto centralizada de um ou mais portflios, que inclui identificao, priorizao, autorizao, monitoramento e controle de projetos, programas e outros trabalhos relacionados. O gerenciamento de portflios se concentra em garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocao de recursos e que sejam consistentes e integrados s estratgias organizacionais.
Todos os componentes de um portflio exibem certas caractersticas comuns: Representam investimentos feitos, em curso ou planejados; Esto alinhados com as metas e objetivos estratgicos; Tm algumas caractersticas que, tipicamente, os distinguem, o que permite agrup-los para o gerenciamento efetivo; So quantificveis e, portanto, podem ser medidos, classificados e priorizados. 12
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Possibilitar a reduo do nmero de projetos redundantes ou sem alinhamento estratgico; Permitir uma viso clara das interdependncias entre os projetos; Favorecer o envolvimento da alta administrao com a gesto dos projetos. Ressalta-se, ainda, que o gerenciamento de portflio tende a assegurar que a organizao est desempenhando um trabalho alinhado s necessidades, evitando os problemas abaixo listados: Quantidade excessiva de projetos desenvolvidos simultaneamente; Recursos preciosos utilizados em projetos de baixa prioridade; Projetos ou programas sem relao com os planos estratgicos; Seleo de projetos que trazem pouco valor organizao ou com grandes riscos e poucos benefcios.
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Figura 3: Relaes entre as atividades de gesto. Fonte: Traduo de The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI
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Papis
Descrio
Grupo formado por titulares das reas finalsticas e da rea de tecnologia da informao para assegurar que seus membros estejam envolvidos nas questes e decises relevantes de TI, sendo permitida a delegao de competncias, e institudo pela autoridade mxima do rgo ou entidade ; Fornece o apoio poltico e/ou os recursos financeiros para a realizao do projeto. Responsvel, tambm, por definir os critrios de seleo dos projetos de TI e pela priorizao desses no portflio do rgo; Deve possuir uma viso estratgica do rgo e utilizar os instrumentos de planejamento estratgico disponveis, tais como: PEI, PETI, PDTI, EGTI, etc; Responsvel por apoiar a metodologia de portflio de projetos na sua rea de atuao e por direcionar o trabalho do Gerente de portflio de projetos; Deve estar disponvel para a realizao das reunies de acompanhamento peridico do portflio de projetos.
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Papis
Descrio
Reporta-se ao Comit de Tecnologia da Informao (CTI); Faz o papel de interface entre os projetos e as partes interessadas; Participa das reunies estratgicas de portflio de pro jetos de TI do CTI, reforando o alinhamento entre as estratgias e os projetos;
Realiza reunies peridicas com os gerentes de proje tos para verificar o andamento dos projetos do portflio, ajudando a resolver problemas que extrapolam a alada dos gerentes de projeto; Estabelece e mantm infraestrutura e sistemas apropriados para apoiar os processos de gerenciamento de portflio; Coordena a integrao entre os projetos com uma viso geral, atuando diretamente com os gerentes de projetos. Reporta-se ao gerente de portflio quando solicitado; Participa das reunies de desempenho do(s) projeto(s) sob sua responsabilidade;
Gerente de Projetos
Gera informaes de desempenho do projeto; Gerencia o progresso e recursos do projeto, garantin do que os objetivos sero alcanados dentro do tempo, custo e qualidade pr-definidos no escopo. Tabela 1: Papis e responsabilidades
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PARTE II
Metodologia e Processos
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A imagem abaixo ilustra os processos que compem a MGPP-SISP com seus respetivos artefatos.
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Entradas: Instrumentos de planejamento institucional: Plano Plurianual (PPA); Plano Estratgico Institucional (PEI); Plano Estratgico de Tecnologia da Informao (PETI); Estratgia Geral de Tecnologia da Informao (EGTI); Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI). Propostas de novos projetos. Projetos existentes. Descrio das Atividades: Elaborar uma lista atualizada com informaes sobre os projetos e os programas que esto em execuo e sobre as novas propostas de projetos ou programas que podero compor o portflio; Identificar projetos de TI que esto nos planejamentos estratgicos e devero ser desenvolvidos pela rea de TI; Identificar novas propostas de projetos ou programas. Sadas: Lista de Projetos
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2. Selecionar Projetos
Objetivo: Selecionar e categorizar os projetos e programas que comporo o portflio de projetos.
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3. Priorizar Projetos
Objetivo: Priorizar os projetos de acordo com critrios pr-definidos, visando distinguir aqueles com o maior potencial de entrega de valor para a organizao.
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4. Balancear Portflio
Objetivo: Balancear o portflio, autorizando a execuo dos projetos j selecionados e priorizados, observando o equilbrio entre as necessidades da organizao e os recursos limitados.
Entradas: Critrios de Priorizao ; Planilha de Portflio de Projetos; MGP-SISP - Planilha de Riscos; MGP-SISP - Anlise de Viabilidade do Projeto.
Esclarecer as dvidas da alta administrao; Avaliar novas propostas de projetos e programas, confronta ndo-as com o portflio atual; Formalizar as decises tomadas e inform-las s partes interessadas. Atualizar o portflio de projetos da organizao.
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4. Balancear Portflio
Objetivo: Balancear o portflio, autorizando a execuo dos projetos j selecionados e priorizados, observando o equilbrio entre as necessidades da organizao e os recursos limitados.
Sadas: Planilha de Portflio de Projetos atualizada; Relao de projetos suspensos, cancelados ou autorizados; MGP-SISP - Ata de Reunio com as deci s es e suas respectivas justificativas . Guias de Referncia: Guia de Balanceamento de Projetos.
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5. Monitorar Portflio
Objetivo: Monitorar e controlar as atividades necessrias para assegurar que o gerenciamento de portflio de projetos de TI seja realizado, de modo a atingir os objetivos e metas pr-definidos na organizao.
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6. Gerir Portflio
Objetivo: Realizar a gesto do portflio de projetos, garantindo que os recursos esto sendo investidos nos projetos mais importantes para a organizao.
Entradas: Planilha de Portflio de Projetos; MGP-SISP - Relatrio de Acompanhamento do Projeto; Relatrio de Desempenho do Portflio; MGP-SISP - Planilha de Riscos.
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Entradas: Instrumentos de planejamento: Plano Plurianual (PPA); Plano Estratgico Institucional (PEI); Plano Estratgico de Tecnologia da Informao (PETI); Estratgia Geral de Tecnologia da Informao (EGTI); Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI).
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PARTE III
Guias de Referncia
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PARTE IV
Artefatos
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PARTE V
Glossrio e Siglas
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GLOSSRIO
Nome Descrio
Alinhamento Estratgico
a ao de orientao ou ligao entre o planejamento estratgico de negcio e o planejamento estratgico de tecnologia da informao, ou projetos correspondentes, considerando a proximidade direta de contribuio e sinergia entre eles.
Balanceamento de Projetos
um processo de organizao dos projetos priorizados em categorias estabelecidas e, tambm, de ajuste para obter um equilbrio entre a necessidade de desenvolver os projetos e as limitaes dos recursos, dentro do perfil de risco desejado pela organizao.
Gerenciamento de Projetos
a aplicao de conhecimentos, habilidades e tcnicas s atividades de um projeto, a fim de atingir seus objetivos.
Gerente de Projetos
Pessoa, designada pela organizao, responsvel pelo gerenciamento do projeto para atingir os objetivos definidos.
Partes Interessadas
Pessoas e organizaes, tais como: pblico, clientes, patrocinadores e organizaes executoras, que estejam ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados de forma positiva ou negativa pela execuo ou trmino do projeto, ou que exeram influncia sobre o projeto e suas entregas.
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Nome
Descrio
Guia publicado pelo Project Management Institute (PMI), contendo um conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, incluindo prticas tradicionais comprovadas e amplamente aplicadas. Descreve habilidades, ferramentas e tcnicas utilizadas para o gerenciamento de projetos. a ao de classificar e selecionar projetos de acordo com critrios especficos, que podem estar relacionados proximidade com as estratgias da organizao, aos riscos envolvidos, aos benefcios gerados, etc.
PMBOK
Priorizao de Projetos
Processos
Um processo um conjunto de aes e atividades inter-relacionadas, que so executadas para alcanar um produto, resultado ou servio pr-definido. Cada processo caracterizado por suas entradas, as ferramentas e as tcnicas que podem ser aplicadas e as sadas resultantes.
Programa
Um grupo de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obteno de benefcios e controle, que no estariam disponveis se eles fossem gerenciados individualmente.
Risco
Um evento ou condio incerta que, se ocorrer, provocar um efeito positivo ou negativo. Tabela 3: Glossrio
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SIGLAS
Sigla
EGTI IN MGP-SISP MGPP-SISP MP PDTI PEI PMBOK
Descrio
Estratgia de Geral de Tecnologia da Informao. Instruo Normativa. Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP. Metodologia de Gerenciamento de Portflio de Projetos do SISP. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Plano Diretor de Tecnologia da Informao. Plano Estratgico Institucional. Project Management Body of Knowledge , Guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos. Project Management Institute, Instituto de Gerenciamento de Projetos. Plano Plurianual. Sistema de Administrao de Recursos de Tecnologia da Informao. Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao. Tecnologia da Informao. Tecnologia da Informao e Comunicao. Tabela 4: Siglas
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Lista de Figuras
Figura 1: Relacionamento entre Gesto dos Processos, Projetos e Portflio de Projetos Figura 2: Relao entre projetos, programa e portflio Figura 3: Relaes entre as atividades de gesto Figura 4: Processos da MGPP-SISP Figura 5: Processos da MGPP-SISP com artefatos
Lista de Tabelas
Tabela 1: Papis e responsabilidades Tabela 2: Artefatos do gerenciamento de portflio de projetos Tabela 3: Glossrio Tabela 4: Siglas
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BRASIL. Guia de Comit de Tecnologia da Informao do SISP. Braslia: Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao, 2013b. Disponvel em: <http://www.sisp.gov.br/guiacomiteti/wiki/download/file/GuiaComiteTI>. Acesso em: 05 mar. 2013. BRASIL. Guia de Elaborao de Plano Diretor de Tecnologia da Informao do SISP. Braslia: Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao, 2012b. Disponvel em: <http://www.sisp.gov.br/guiapdti/wiki/download/file/ Guia_de_Elabora%c3%a7%c3%a3o_de_PDTI_v1.0_-_versao_digital_com_capa.pdf>. Acesso em: 04 mar. 2013.
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