UNIDAD I Acerca del PMI El Project Management Institute, PMI, (www.pmi.

org) es la organizacin lder, a nivel mundial, para la profesin de Direccin de Proyectos. Fundada en 1969, maneja un riguroso programa de certificacin considerada entre las mejores pagadas. Es creadora de la Gua de Fundamentos de la Direccin de Proyectos PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la cual proporciona un marco de trabajo de los procesos y directrices para la gestin de proyectos. Qu ventajas tiene estar certificado en Proyectos? La certificacin es el aval para un gerente de proyectos otorgado por el Project Management Institute (PMI). Es una certificacin reconocida mundialmente (180 pases) y requerida por las empresas en el momento de contratar Gerentes de Proyectos. Qu beneficios le representa a las empresas contar con personal certificado? Mejoras en la productividad. Las estadsticas internacionales sustentan que la efectividad de la gestin corporativa de proyectos se remonta por encima del 85% cuando la organizacin cuenta con gerentes de proyectos certificados. Consistencia con estndares reconocidos internacionalmente. Calidad de los recursos humanos en el desarrollo de proyectos. Habilidad para desarrollar programas de formacin internos con personal calificado. Certificaciones del PMI 1.Certified Associate in Project Management (CAPM) 2.PMI Risk Management Professional (PMI-RMP) 3.PMI Scheduling Professional (PMI-SP) 4.Program Management Professional (PgMP) 5.Project Management Professional (PMP) Quienes deben o pueden certificarse? Personas que estn trabajando o han trabajado como Gerente de Proyectos o Miembros de un equipo de proyecto. Personas que trabajarn en proyectos prximamente. Compromiso de trabajo, disciplina y dedicacin (requerido). Elegibilidad CAMP

Elegibilidad PMP

Qu es un proyecto? Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Qu es la direccin de proyectos? Un proceso sistemtico utilizado para iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto para cumplir con los objetivos definidos. Caractersticas de un Proyecto Temporal (Fecha de inicio y Fin). Recursos y presupuesto limitados. nico. Da como resultado un producto o servicio. Orientado a resultados (Objetivo). Ciclo de vida de un Proyecto INICIO PLANIFICACION Y DISEO EJECUCION Y CONTROL CIERRE La Fase de Inicio, es aquella en donde se identifica una oportunidad de mejora. En esta fase se conceptualiza lo que se desea realizar, se formula el proyecto y se definen los aspectos macros. La Fase de Planificacin & Diseo, es aquella en donde se detallan cada uno de los aspectos que permitirn el desarrollo organizado y coordinado del proyecto. En la Fase de Ejecucin & Control, se desarrollan cada una de las actividades establecidas del desarrollo e implementacin del proyecto. Tambin se realizan las pruebas y certificaciones de cada una de las actividades en caso de ser necesario. En la Fase de Cierre, se debe asegurar la puesta en produccin del proyecto, los miembros del equipo deben asegurar cada uno de los aspectos necesarios para el cierre exitoso del proyecto.

Roles en los Proyectos Gerente de Proyecto: Es la persona designada como responsable de dirigir el proyecto desde el inicio hasta el final. Debe mantener el control, medir el desempeo, recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias para lograr los objetivos requeridos. Stakeholders (Patrocinadores): Personas o instancias claves que contribuyen al xito o fracaso del proyecto. Miembros del Equipo: Responsables de realizar una o varias tareas en el Proyecto. Restricciones de un proyecto

Las nueve reas de conocimiento de la Direccin de Proyectos 1.Gestin de la Integracin del Proyecto (Integration) 2.Gestin del Alcance del Proyecto (Scope) 3.Gestin del Tiempo del Proyecto (Time) 4.Gestin de los Costos del Proyecto (Cost) 5.Gestin de la Calidad del Proyecto (Quality) 6.Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto (Human Resource) 7.Gestin de las Comunicaciones del Proyecto (Communications) 8.Gestin de los Riesgos del Proyecto (Risk) 9.Gestin de las Adquisiciones del Proyecto (Procurement)

UNIDAD II Cmo surge un proyecto?

Influencias de la organizacin en la direccin de proyectos El estilo y estructura de la organizacin influyen en la forma en la que los proyectos son ejecutados. El grado de madurez de la direccin de proyectos de una organizacin, as como sus sistemas de direccin de proyectos, tambin pueden influenciar el proyecto.

La organizacin funcional clsica, es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior claramente definido. En el nivel superior, los miembros del personal estn agrupados por especialidades, tales como: produccin, comercializacin, ingeniera y contabilidad. A su vez, las especialidades pueden subdividirse en organizaciones funcionales, como la ingeniera mecnica y la ingeniera elctrica.

Las matriciales fuertes tienen muchas de las caractersticas de la organizacin orientada a proyectos: pueden tener directores del proyecto dedicados de tiempo completo y una autoridad considerable, y personal administrativo dedicado de tiempo completo.

Organizacin orientada a proyectos, en una organizacin orientada a proyectos, los miembros del equipo estn a menudo colocados en un mismo lugar, la mayor parte de los recursos de la organizacin participa en el trabajo de los proyectos y los directores del proyecto tienen mucha ms independencia y autoridad.

Por qu es importante un caso de negocio? Esta es una herramienta utilizada para la toma de decisiones ya que: Permite determinar y cuantificar los beneficios del proyecto Permite priorizar proyectos a nivel organizacional Asegura que los recursos se utilicen de manera eficiente Permite relacionar los ingresos de un proyecto con sus costos Qu puede contener un Caso De Negocio? 1.Introduccin 2.Beneficios 3.Implicaciones de no implementar la propuesta 4.Alternativas 5.Departamentos afectados 6.Riesgos 7.Anlisis financiero 8.Decisin En la introduccin se presenta la descripcin de la propuesta incluyendo los objetivos Introduccin - Presenta brevemente la descripcin de la propuesta incluyendo los objetivos claves, as como el apoyo a la estrategia de la organizacin. - Los objetivos deben ser especficos y medibles, incluyendo atributos tales como: Accin (incremento / disminucin / eliminacin / mejora / etc.) rea de cambio (gastos / errores / costos / ganancias / documentacin / esfuerzo / tiempo / etc.) Valores y unidades medibles (porcentajes / nmero de personas / nmero de das / etc.). Fecha (fecha limite - "Debe ser completado para el "da" de "mes" de "ao"). Los beneficios describen que oportunidades genera el proyecto Beneficios - Cules son las oportunidades y los beneficios para la empresa?

Implicaciones de no implementar la propuesta

Cules problemas se pueden presentar si el proyecto no es implementado? La propuesta resuelve un problema inmediato o realiza una mejora general?

Alternativas Cules alternativas existen para el desarrollo propuesto? Existen otras maneras potenciales para resolver el problema o los problemas? Han sido estas alternativas exploradas?

El caso de negocio debe mostrar que reas afectadas por el proyecto planteado Departamentos Afectados

Qu personal, procesos y sistemas podran ser afectados por el proyecto propuesto? Habra cambios en el Personal? Sera requerido contratar un nuevo personal o dar nuevamente entrenamiento al personal correspondiente? Habra cambios en la contratacin de un personal (cambio en el horario)?

El caso de negocio debe documentar los riesgos en los cuales puede incurrir el proyecto Riesgos

Cules son riesgos que envuelve implementar la propuesta y cmo seran manejados?

El anlisis financiero permite determinar el impacto econmico de un proyecto Anlisis financiero

Se deben estimar los ingresos y los costos generados por el proyecto para saber si es una buena inversin. Se utiliza un anlisis de flujo de caja para determinar el valor actual de los proyectos.

Valor del Proyecto= Ingresos Costos Seleccin de proveedores y/o soluciones RFP (Request for proposal)o Solicitud de Propuesta Documento de adquisicin que se utiliza para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o servicios para el proyecto. Un buen RFP evita que: a)Se adquiera un servicio o producto distinto al que se requiere. b)El proveedor no cumpla con las expectativas del cliente.

c)Se genere una propuesta con un costo distinto (muy bajo o muy alto) con respecto a lo que realmente se requiere. d)Se pierda tiempo de forma innecesaria en la negociacin con proveedores. e)Se entreguen requerimientos distintos a diversos proveedores. Que contiene un RFP:

Anlisis Comparativo de Suplidores

METODOLOGA PARA CONTRUCCIN DEL ANLISIS FINANCIERO

1. 2. 3.

Estimar los flujos de caja incrementales previstos en el futuro procedentes del proyecto Calcular el valor actual de los flujos de caja previstos en el futuro Comparar el VPN de los beneficios con el VPN de los costos. Si los beneficios son mayores que los costos, vale la pena realizarlo

Como primer paso en la realizacin del anlisis financiero se deben registrar los beneficios que va a generar la implementacin del proyecto Los beneficios pueden ser generados a partir de dos tipos de situaciones:

1. Una reduccin de costos obtenidos o la mitigacin de riesgos dando lugar a costos de fracaso inferiores

2. Un aumento de ingresos, volmenes y mrgenes

Los beneficios que se registran en el flujo incremental deben ser claramente atribuibles a la realizacin del proyecto que se est evaluando. Los beneficios incrementales son los que resultan de una comparacin de los beneficios en el escenario con proyecto y sin proyecto. La diferencia slo se puede atribuir a la ejecucin del proyecto

Los flujos que se registran deben ser atribuibles a la implementacin del proyecto

Ejemplo Suponga que un productor agrcola cultiva 10 hectreas de tierra y define un proyecto que consiste en comprar 7.5 hectreas de una propiedad vecina para ampliar sus tierras cultivables. Los ingresos registrados en la evaluacin financiera del proyecto propuesto se deducen de la diferencia (el incremento) entre lo que ganara cultivando las 17.5 hectreas y lo que ganara si se limita a las 10 hectreas iniciales.

La generacin de valor se obtiene estimando los ingresos que se generarn o los costos que se ahorrarn Conceptos La estimacin de los beneficios se obtiene calculando los ingresos que se obtendrn o los costos que se van a ahorrar con la implementacin del proyecto. Tiempo Los beneficios se deben proyectar a 5 aos, el primer ao debe tener el detalle por mes. Usando los supuestos macroeconmicos se deben proyectar las cifras para cada ao.

Existen varios cambios que pueden generar beneficios Aumento de productividad: aumento de produccin per cpita Ahorro de tiempo: reduccin de horas de trabajo Mejora de calidad: crecimiento de ingresos, reduccin de tiempo de indisponibilidad Riesgo optimizado: reduccin de costos de fracaso o incidencia en fraude Ahorro de costos directos: reduccin de costos de transaccin Optimizacin de un canal: aumento en ventas de clientes actuales o nuevos Creacin de valor: mayor rentabilidad de las inversiones de negocio Se estiman los costos asociados al desarrollo, implementacin y operacin del proyecto Recursos, gastos e inversiones necesarias para construir, implementar y mantener el sistema, proceso, producto o servicio nuevo.

Los costos incluidos en la evaluacin financiera son los costos marginales; nicamente se registran los que son atribuibles a la realizacin del proyecto, es decir, los que claramente provienen de la ejecucin del mismo. Los costos de inversin tambin se registran como costos incrementales. Los flujos de salida deben ser atribuibles a los costos de inversin y a los costos de funcionamiento de las nuevas adquisiciones Ejemplo Suponga que un fabricante de caramelos pretende mecanizar su planta, con el fin de ampliar su volumen de produccin anual de 100.000 a 1.000.000 de unidades. Los costos de inversin relevantes son los de la adquisicin de la maquinaria, la adaptacin o ampliacin de la planta para que pueda funcionar, las licencias de funcionamiento y de ampliacin o remodelacin de la fbrica, y el entrenamiento del personal para la operacin de la maquinaria.

Para facilitar el desarrollo del flujo de las inversiones requeridas, se identifican 5 rubros Humanos: Se debe hacer una descripcin de las reas que en algn momento se deben involucrar al proyecto y su rol en este Fisicos: Oficinas , etc. Tecnologicos: Computadores, software, etc. Consultorias y Asesorias: Asesoras, consultora requeridas en el desarrollo del proyecto. Otros: Viajes, Capacitacin, Servicios Pblicos, etc. Existen varios cambios que pueden generar flujos de salida Gastos en productos: costos hardware, sistemas, elementos importantes Gastos de cambio organizacional relacionados al rediseo, formacin y adopcin del proyecto Costos de interrupcin relacionados a factores humanos: cada temporal de productividad laboral Costos de mitigacin de riesgos Costos directos de operacin y mantenimiento

Pasos para calcular los costos

Para Calcular el valor actual de los flujos de caja previstos en el futuro Se deben hacer unos supuestos macroeconmicos y otros ligados al proyecto para determinar los flujos futuros

Se deben debe calcular el vpn del proyecto, descontando los flujos futuros con la tasa de descuento

Se debe calcular la tasa interna de retorno, esta proporciona informacin sobre la rentabilidad del proyecto TIR La tasa interna de retorno de una inversin, est definida como el promedio de los rendimientos futuros esperados de dicha inversin. Es un indicador de la rentabilidad de un proyecto: a mayor TIR, mayor rentabilidad. Es la tasa que iguala la suma del valor presente de los gastos con la suma del valor presente de los ingresos previstos LA TIR es la tasa de inters para la cual el Valor Presente Neto (VPN) es igual a cero:

Para Comparar el VPN de los beneficios con el VPN de los costos. Si los beneficios son mayores que los costos, vale la pena realizarlo Para determinar la viabilidad financiera del proyecto se compara el VPN de los ingresos con el VPN de los costos

Project Charter Documento emitido por el patrocinador del proyecto que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, y le confiere al director de proyectos la autoridad para aplicar los recursos de la organizacin a las actividades del proyecto. Tambin conocido como: Acta Constitutiva del Proyecto; Acta de Proyecto; o Ficha del Proyecto Project Charter Elementos que puede contener:

grama/Hitos

UNIDAD III Cinco Grupos de Procesos de Direccin de Proyectos/Planificar- Hacer-Revisar-Actuar (Plan-Do-Check-Act) de Deming.

Procesos de Planificacin Se definen y refinan los objetivos y establecen el alcance total del esfuerzo y se desarrolla la lnea de accin para alcanzar dichos objetivos. La planeacin del proyecto debe contestar estas preguntas 1 Qu hay que hacer? Objetivo, alcance 2 Cundo y Cunto? Cronograma y Presupuesto 3 Cmo se har? Modalidades de Ejecucin 4 Quin lo har? Roles y responsabilidades 5 Cun bueno debe ser? Nivel de calidad 6 Qu desempeo se requiere? Especificaciones sobre rendimiento

El objetivo del proyecto debe ser SMART S SPECIFIC (Especfico) M MEASURABLE (Medible) A ACHIEVABLE (Alcanzable) R REALIST (Realista) T TIME LIMITED (Tiempo definido) Definicin del Alcance Recopilar requisitos: Los requisitos es lo que los interesados necesitan de un proyecto o producto. Los requisitos de alto nivel del proyecto ya debern estar definidos en el acta de constitucin del proyecto. Esto involucra recolectar informacin mas especifica de los interesados. Cmo recopilo los requisitos? 1.Entrevistas 2.Grupo de opinin 3.Lluvia de ideas 4.Tcnica Delphi 5.Mapas mentales 6.Encuestas 7.Prototipos Plan de Gestin de los Requisitos Una vez que tengo todos los requisitos. Qu voy a hacer para analizar, priorizar, gestionar y dar seguimiento a los cambios que requiere? Matriz de Rastreabilidad de Requisitos: Ayuda a darle seguimiento a los requisitos durante la vida del proyecto para asegurar que se realicen. Alcance del Producto: El alcance del producto, o dicho de otro modo, los requisitos relacionados con el producto del proyecto. Responde a la pregunta: Qu resultado final se desea?. El Alcance del producto puede ser suministrado como un resultado de un proyecto anterior para determinar requisitos, o puede ser creado como parte del proyecto. Ejemplo: En un proyecto para construir una nueva terminal de trenes, el alcance del producto podra ser construir una nueva terminal de trenes nueva que cumpla con estas especificaciones tcnicas. Alcance del Proyecto: Es el trabajo que el proyecto har para entregar el alcance del producto. En el ejemplo anterior, el alcance del proyecto es el trabajo que se debe realizar para entregar la terminal de trenes. Incluyendo actividades de planificacin, coordinacin y gestin, etc. Gestin del Alcance: 1.Como voy a realizar el alcance? 2.Qu herramientas debo utilizar para planificar la forma en que se cumplir con el alcance en este proyecto? 3.Qu factores ambientales de la empresas entran en juego? Estructura de desglose de trabajo (EDT): Work Breakdown Structure (WBS) Es una descomposicin jerrquica, concebida en funcin de los entregables del alcance del proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del proyecto.

Nivel de detalle Para saber si conviene o no seguir dividiendo un elemento debemos seguir 3 reglas: Regla de las 80 horas Ninguna actividad que produzca un entregable debe superar las 80 horas Periodo de informacin Consiste en el periodo de tiempo establecido para ir generando informes generales del proyecto. Ninguna actividad debe superar este perodo. Si tiene sentido Utilizar el sentido comn para saber si merece la pena no seguir subdividiendo. Estructura de desglose de trabajo (EDT): Construccin de una casa

Observaciones para crear una (EDT): 1.La EDT se crea con ayuda del equipo. 2.Debe finalizarse el primer nivel antes del desglose aun ms. 3.Cada nivel de la EDT es una pieza ms pequea del nivel de arriba. 4.La EDT incluye nicamente entregables. 5.Concluyen en los paquetes de trabajos (nivel inferior de las EDT). Beneficios de una (EDT): 1.Ayuda a prevenir que el trabajo se salga de las manos. 2.Facilita la comunicacin y la cooperacin entre el equipo del proyecto con otros interesados. 3.Ayuda a prevenir cambios. 4.Proporciona una base para estimar el personal, los costos y el tiempo. 5.Ayuda a las personas a entender los detalles del proyecto.

Diccionario de la (EDT): Imaginemos que el paquete de trabajo de una EDT. Generalmente toma la forma de una a tres palabras, tales como diseo de caso o cdigo del modulo xyz. El asignar tan breve descripcin a un miembro del equipo permite demasiada variacin de lo que puede necesitarse. El diccionario de la EDT proporciona una descripcin del trabajo que se debe hacer para cada paquete de trabajo de la EDT y ayuda a asegurarse de que el trabajo resultante coincida mejor con lo que se necesita.

Beneficios WBS - Top 20

Pasos para crear un valioso WBS