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15/2/2014

BIEN PREPARER SON ASSEMBLEE GENERALE

BIEN PREPARER SON ASSEMBLEE GENERALE Rappels - Loi du 1 juillet 1901 : Article. Art 1 : lassociation est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun dune faon permanente, leurs connaissances ou leur activit dans un but autre que de partager des bnfices . - 3 types dassociations :
Association de fait (non dclare= pas de capacit juridique=pas de subvention publique) Association dclare : possde capacit juridique : insertion au JO sur production du rcpiss de dclaration Association reconnue dutilit publique : dcret du ministre de lIntrieur. Capacit pour recevoir des dons.

- association agre : Voir fiche agrment - lassemble gnrale : Comment organiser l'accueil des adhrents ? - l'accueil des adhrents : une priorit ! - il faut considrer les adhrents comme un public toujours conqurir. - Salle bien installe, bien claire, respect des horaires, veiller ce que tous les participants soient en possession des diffrents rapports. Cset un ensemble de dtails qui rendront votre A.G. agrable et conviviale (viter labsentisme !). Comment animer la runion ? - Russir l'assemble gnrale c'est la foi en faire un moment de dbats, de rflexions et aussi de convivialit. Plus l'A.G. est intressante, plus les adhrents, trop souvent dcris comme des usagers ou des consommateurs, se sentiront concerns. - Evitez la lecture systmatique des rapports, hormis le rapport moral, prfrez des commentaires en mettant en vidence les points forts, les tendances. - Chaque bilan d'activits peut tre prsent par un de ses responsables ou un des adhrents. - Pour garder un caractre attractif, recherchez des prsentations courtes et dynamiques, alliant qualit et technique moderne de communication, (vido, photo, transparents). Y a t-il une dure maximum ne pas dpasser ?
http://www.ddjs-tarn-garonne.jeunesse-sports.gouv.fr/asso/Formalit%E9/prep_ag.htm 1/5

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- Sachez qu'au del de deux heures, l'attention des participants va considrablement diminuer. Il est indispensable de commencer l'heure quel que soit le nombre des absents. C'est la seule solution pour faire changer les habitudes des retardataires. A quel moment donner la parole l'assemble ? - Vous pouvez mnager un temps pour les questions et les dbats ventuels aprs chaque rapport, mais attention au drapage des discussions qui s'ternisent. - Si l'assemble gnrale l'accepte, il est possible de bloquer la discussion sur l'ensemble des rapports. Les participants doivent cependant savoir, ds le dbut de l'assemble, quel moment ils pourront intervenir. Quels documents faut-il distribuer aux adhrents ? - L'assemble gnrale doit retrouver tout son sens, par une relle participation des adhrents, car elle est un gage de la vitalit dmocratique de lassociation. - Bien informs et motivs, les adhrents se sentiront concerns et participeront plus facilement aux travaux de l'assemble. Vous avez intrt donner chaque participant l'ensemble des rapports, (l'idal est de les adresser aux adhrents avant l'A.G. avec la convocation mentionnant lordre du jour). Comment prsenter les comptes ? - Pour aider la comprhension des documents comptables, il est recommand de ne pas donner tous les dtails de chaque compte. On s'efforcera donc de prsenter des documents synthtiques qui montrent l'volution de lassociation et son rsultat par rapport aux prvisions. - Les dtails de ces comptes, doivent tre tenus la disposition des adhrents. Que doit comporter l'ordre du jour ? - L'ordre du jour est fix par le Conseil dAdministration. Certaines associations sont des
associations agres. Elles sont soumises parfois des conditions particulires, parce qu'elles peuvent recevoir des aides publiques. Par exemple, la rglementation de l'agrment peut ne pas permettre la prise de dcisions sur des questions pralablement non inscrites l'ordre du jour. Il s'ensuit que les dcisions prises sur les "questions diverses" en A.G. sont susceptibles d'tre invalides.

A quel moment faut-il faire appel candidature au Conseil dadministration ? Si les statuts ne le prcisent pas et dfaut de rglement intrieur, c'est le CA qui dcidera de la procdure et des dlais. Nous vous conseillons de procder l'appel candidature en mme temps que l'envoi ou l'affichage de l'invitation l'assemble (2 3 semaines avant l'A.G.).
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Quelques questions se poser au pralable : 1 Travail de prparation de lAG Vous semble-t-il que lAG a t prpar dans le respect des textes ? Le Prsident sest-il assur : de la prsence des registres, (CA et AG), des statuts ? du rglement intrieur (ventuellement) ? de l'accueil des personnalits et adhrents prsents, de donner lecture des excuss ? d'ouvrir l'assemble gnrale et den rappeler les buts ? d'organiser la dsignation par l'assemble d'un bureau de vote de trois personnes ?

2 Droulement de lAG Lordre du jour est-il respect ? - Le rapport moral : c'est le document essentiel de l'assemble gnrale. Il contient les rsultats et
analyses de l'activit gnrale de la saison coule. Il prcise les orientations et perspectives pour l'anne venir.

Comment est-il prsent ? (Support papier/est-il lu ?en mme temps/prsentation tableau ?) Pendant que lassemble le parcours y-t-il des commentaires ? Des questions ? Des dbats ?

Le vote du rapport moral : aprs discussion, le rapport moral est soumis au vote, bulletin secret si le
conseil d'administration l'a dcid ou si une personne en fait la demande (en fonction de vos statuts). Les adhrents absents l'assemble gnrale peuvent participer aux diffrents votes s'ils ont donn mandat un autre adhrent. La procuration doit tre jointe la convocation.

- Le rapport d'activits Pour les petites associations, il peut tre inclus au rapport moral sous rserve
de prsenter les objectifs de l'anne venir.

- Le rapport financier
-

Le compte de rsultat : il prsente la situation de l'exercice coul en charges et en


produits. Le dficit ou excdent sera port au bilan selon la proposition du trsorier et la dcision de l'assemble gnrale : dotation aux provisions pour investissement, pour projet d'action, affectation aux rserves ou intgration au fonds associatif.

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Le trsorier prsente son analyse l'assemble et explique les grandes lignes de la ralisation de l'exercice.

Analyse des comptes : quels sont les revenus de lassociation, ses charges principales ? Y a t il des points dlicats ? Des zones dincomprhension ? Le compte est-il quilibr ? Y-t-il des contradictions avec les contenus des rapports moral et dactivit ?

- Le bilan : il reprsente la photographie de la situation patrimoniale de l'association la fin de


l'exercice et particulirement de la situation financire. Il tient compte des acquis des annes prcdentes et du rsultat de l'anne coule.

- Le rapport des commissaires ou des vrificateurs aux comptes : les vrificateurs ou


commissaires aux comptes donnent lecture de leur rapport. Leur mission est de contrler la rgularit de la gestion et de proposer le quitus (avis favorable dans la gestion et la tenue de la comptabilit) au trsorier.

- Le projet de budget : expression comptable des orientations du rapport moral, le projet de budget
est prsent l'assemble. Analyse du budget : quels sont les revenus de lassociation, ses charges principales ? Y a t il des points dlicats ? Des zones dincomprhension ? Le budget est-il quilibr ? Y-t-il des contradictions avec les contenus des rapports moral et dactivit ?

- La cotisation annuelle : le conseil d'administration propose l'assemble le montant de l'adhsion


pour l'exercice venir. Aprs dbat et ventuelle modification, la cotisation est soumise au vote de l'assemble.

- Election au conseil d'administration : le renouvellement porte statutairement les membres lus


du conseil d'administration, arrivs au terme de leur mandat. S'il y a lieu, l'assemble peut remplacer des membres qui ont dmissionn en cours d'anne.

4 Clture de la runion et suite. La conclusion : le prsident invite les partenaires de l'association, municipalit, reprsentants des
ministres, de la fdration prendre la parole, puis il clt l'assemble gnrale et invite les participants au pot de l'amiti.

- Le suivi : . Dclarer le changement au Conseil dadministration et au bureau : cette formalit est faire la prfecture dans les 3 mois suivant l'A.G. . Rdiger le procs-verbal de l'Assemble Gnrale Voir fiche comment rdiger le procs verbal dassemble gnrale
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