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ACCESS 2007

I.AATTOUCHI

ENCGK

2013/2014

Dfinition dAccess
Access est associ aux logiciels de la famille des S.G.B.D.R. (Systme de Gestion de Base de Donnes Relationnelle). Cela permet de grer des volumes importants de donnes, rpartis par nature dans des entits(les clients, les fournisseurs, les produits).

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INTERET DUN SGBDR


Le principe d'un SGBDR est de ne jamais saisir des informations redondantes.

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CINQ TYPES DOBJETS


Des TABLES pour stocker les donnes. Des REQUETES pour rassembler les donnes requises provenant dune ou plusieurs tables. Des FORMULAIRES pour afficher les donnes provenant de tables ou de requtes pour les lire, les modifier ou saisir de nouvelles donnes. Des ETATS pour imprimer les donnes ou les analyses. Des MACROS pour automatiser des tches.
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PRESENTATION GENERALE DES OBJETS

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LES TABLES

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DEFINITION
Une table est un ensemble de donnes relatives un sujet spcifique.
Un champ
Un enregistrement Nom Mr ALLAMI Mme BADRI Prnom AHMED KENZA Adresse 14 RUE 24 PLACE

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Crer et ouvrir une BD (1)

Ouvrir une base de donnes


Fichier/ouvrir Parcourir l arborescence (extension .accdb)

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Crer et ouvrir une BD (2)

Pour crer une BD:


Fichier/nouvelle base de donnes Possibilit d utiliser un modle vide ou un modle existant

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Crer une table (1)

Pour crer une nouvelle table:


Cliquez sur l onglet Crer, puis sur Cration de table

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Crer une table (2)


Entrez le nom du champ. Spcifiez le type de donnes. Une description peut tre ajoute ce champ. Enregistrer la nouvelle.

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Crer une table (3)

Les types de champ :


Texte : 0-255 caractres Mmo : fiches avec prs de 32000 octets Nombre : entiers ou dcimaux sur 1,2, 4 ou 8 octets Date/heure : donnes date et heure Montaire : valeur montaire NumroAuto : incrmentation numrique automatique Oui/non : donnes logiques Objet OLE : image, son, graphique Lien hypertexte : lien vers une ressource Internet
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Crer une table (4)

Exemple

Le champ NumroAuto ne peut exister quune fois

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Crer une table (5)

Notion de cl primaire :
Une cl primaire est un champ ou une combinaison de champs qui dsigne de manire unique chaque enregistrement d'une table.

Pour dfinir une cl primaire:


Slectionnez le champ devant contenir la cl primaire Cliquez sur l icne de la cl primaire dans longlet cration la barre d outil Table.
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Proprits du champ: Format


Paramtrage dun format automatique appliquer aprs la saisie des donnes. Personnalisation pour nimporte quel type de donnes :
@ Caractre de texte (caractre ou espace) requis. & Caractre de texte non requis. < Force tous les caractres en tre en minuscule. >Force tous les caractres en tre en majuscule.

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Proprits du champ: Valeur par dfaut


Permet de mettre une valeur par dfaut Peut tre mise en place grce au gnrateur d expression (clic droit)

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Proprit index- Acclrer la recherche

Un index permet de retrouver rapidement des valeurs frquemment cherches ou tries.

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Proprit- Null interdit

Mettre cette proprit sur oui si vous voulez absolument quun champ soit rempli par une valeur dans tous les renseignements.

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Proprit- Lgende

La lgende permet de mettre un texte cot d un champ (dans les formulaires). Ce texte peut tre quelconque.

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Proprit- Valide Si
Permet un premier contrle de la valeur propose Insrer un test logique au niveau du champ valide si : (exemple: < 40) Possibilit de tests plus volus: comme W*.??? Entre 10 et 50 Le champ message si erreur permet d noncer le message afficher s il y a erreur

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Proprit- Masque de saisie

Permet de prdfinir le mode de saisie dans le champ, il remplace le format. Ce masque peut tre dfinit par lassistant (situ droite de la proprit).

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RELATIONS ENTRE LES TABLES


Le principe d'un SGBDR est de ne jamais saisir des informations redondantes. Si les coordonnes du client ont dj t saisies, lors de l'enregistrement de sa commande, on ne va affecter la commande que le code client qui permettra par le jeu des relations de retrouver toutes ses coordonnes.

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RELATIONS ENTRE LES TABLES


Code client (cl primaire) Code client (cl trangre)

Des informations communes pouvant se trouver sur plusieurs tables, la RELATION permettra dtablir une liaison entre ces enregistrements. Les champs relis doivent avoir le mme Type de donnes (et mme format pour du numrique)
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Dfinir les relations


1/ Fermer toutes les tables 2/ Menu OUTILS DE BASES DE DONNEES RELATIONS 3/ Choisir par double-clique les tables ou requtes voulues et fermer la fentre 4/ Cliquez sur le champ de la table pre et faire glisser la souris vers le champ correspondant dans la table fils.

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Dfinir les relations


5/ Activez loption Appliquer lintgrit rfrentielle dans la mesure ou vous dsirez interdire la saisie dune valeur dans le champ de la cl trangre de la table fils qui na pas encore t saisi dans le champ de la cl primaire de la table pre. 6/ Activez ventuellement les options mettre jour en cascade et /ou Effacer en cascade.

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Dfinir les relations


METTRE A JOUR EN CASCADE Si actif : La modification de la valeur de la cl primaire dans la table pre implique la modification de la cl trangre dans la table fils. Si inactif : Il nest pas possible de modifier le contenu dune cl primaire dans la table pre. EFFACER EN CASCADE Si actif : La suppression dun enregistrement ct table pre implique la suppression de tous les enregistrements ct table fils. Si inactif : La suppression dun enregistrement ct table pre est interdite.
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Interroger les donnes : Les requtes

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Introduction
Dfinition : une requte permet de rpondre des questions l aide de donnes extraites de la base. Elle peut aussi servir mettre jour une table de la base. Exemples de requte:

Quel est le numro de tlphone de Mr allaoui? Quel est le nom du meilleur fournisseur pour un produit donn?

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Introduction
Domaine dutilisation : Tri d enregistrement Regroupement de renseignements prsents dans plusieurs tables Calcul de totaux Requtes bases sur dautres requtes Insertion ou suppression de tuples Crer des tats et des formulaires
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Ma premire requte (1)

Exemple de requte: la requte slection -->Afficher un ou plusieurs champs d une table Requte slection

Feuille de rponse sous Access


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Ma premire requte (2)

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Ex: Gestion Commerciale (1)


Grer une base de donne de Ventes Repose sur trois tables:

Vendeurs: contient tous les vendeurs articles: contient tous les articles Relev: contient les articles vendues

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Ex: Gestion Commerciale (2)


Gestion d une requte avec lassistant requte simple Cliquer sur longlet crer/Assistant requte

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Ex: Gestion Commerciale (3)


Choisir la ou les table(s) contenants les champs Slectionnez les champs qui vous intressent

La requte est gnre automatiquement


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Crer une requte sans assistant (1)


Cliquez sur l onglet Crer Cliquez sur Cration de requte Access propose de slectionner le(s) tables(s) ncessaire(s) pour la requte.

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Crer une requte sans assistant (2)


Marquez la table ou la requte dont dpendra vote requte Cliquez sur ajouter Cliquez ensuite sur fermer aprs avoir transfr les tables

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Crer une requte sans assistant (3)


Slectionnez les champs que vous voulez utiliser Clique droit sur la requte/ Enregistrer Prciser le nom de la requte

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Crer une requte sans assistant (4)


Il est possible de: Dplacer les champs, N afficher que certains champs Supprimer des champs Trier les tuples rsultats

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Dfinir des critres dans les requtes (1)


Exemples: Rechercher tous les articles dont le prix est > 3000. Rechercher tous les articles d libell commenant par P

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Dfinir des critres dans les requtes (2)

Zone Critres

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Dfinir des critres dans les requtes (3)

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Dfinir des critres dans les requtes (4)

Enregistrements ne correspondant pas une valeur: l oprateur PAS Ex: Chercher tous les articles sauf ceux qui commencent par I. Tapez PAS I* dans la zone de critre sous le champ libell

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Dfinir des critres dans les requtes (5)


Enregistrements devant rpondre des critres multiples: utilisation de ET, OU ET: remplit tous les critres noncs OU: Remplit l un ou l autre critre Exemple: Articles vendus entre 2002 et 2003 et dont le Libell commence par une lettre comprise entre L et P

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Dfinir des critres dans les requtes (6)

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Champs calculs dans une requte (1)


Peut tre utile d effectuer des calculs dans les requtes. Ex: THT=prix*Quantit: affiche tous les articles avec le tht Entre Date() ET date() - 10: montre les articles vendus dans les 10 derniers jours.

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Champs calculs dans une requte (2)


Il est possible de: Crer des champs calculs
Entrez une valeur dans une cellule de la ligne champ. Access donne un nom par dfaut la cellule que vous pouvez remplacer

Faire

rfrence aux champs de critres

Possibilit d inclure des noms de champs dans des oprations. Les noms apparaissent alors entre crochets.
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Champs calculs dans une requte (3)

Concatner des valeurs de champs.

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Fonctions de regroupement et autres fonctions (1)


Possibilit d utiliser de nombreuses autres fonctions (telles que celles utilises dans un tableur).Ex: Compte: Nombre de valeurs (sans valeurs nulles) Max:Valeur Maximale Moyenne:Valeur Moyenne Somme: Somme des valeurs.
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Fonctions de regroupement et autres fonctions (2)


Crer une requte avec la table voulue Placez les champs ncessaires dans la grille de cration Cliquez sur Dans la cellule opration, slectionnez lopration qui vous intresse. Excutez ensuite la requte.

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Fonctions de regroupement et autres fonctions (3)


Ex: Chiffre daffaire raliser par un vendeur

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Requte paramtre (1)


Convient pour traiter des donnes que vous interrogez frquemment en faisant varier sans cesse leurs paramtres. Mise en place:
Crer une requte regroupant tous les champs ncessaires Dans la ligne critre, mettre le texte qui apparatra lorsquon lancera la requte.

Possibilit de dfinir plusieurs critres (plusieurs entres sur la ligne Critres).


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Requte paramtre (2)

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Crer ou supprimer des tables: requte action (1)

Permet de modifier des donnes en agissant sur un groupe entier d enregistrements de mme nature. Exemple d utilisation: faire passer la TVA de 20 % 19 % sur tous les produits que vous fournissez.

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Crer ou supprimer des tables ou des tuples: requte action (2)


Type de requte pour les tables:
Requte cration de table.

Types de requtes sur les tuples:


Requte mise jour Requte ajout Requte suppression

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Requte Cration de table (1)


Permet de dfinir une nouvelle table. Cration d une table partir de donnes contenues dans d autres tables. La nouvelle table peut recevoir n importe quel champ. Domaines d utilisation: Pratique pour prparer une exportation vers une autre BD Augmente la puissance d un tat dpendant de requtes multi tables.

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Requte Cration de table (2) Mise en place: Crer une requte contenant les champs qui doivent apparatre dans la nouvelle table. Enregistrer cette requte. Vrifier le rsultat de cette requte Basculez de nouveau en mode cration de requte. Faites Requte/ Cration de table. Prciser le nom attribuer la future table
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Requte Suppression (1)


Permet d effacer une quantit denregistrements remplissant la mme condition. Efface toujours des enregistrements entiers. Rem: Pour effacer des champs distincts, utilisez la requte Mise jour. Attention. vitez les suppressions sur plusieurs tables. Le rsultat dpend de la cardinalit des liaisons.

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Requte Suppression (2)


Mise en place: Commencer par crer une requte simple permettant de vrifier que l on va bien effacer les tuples dsirs. Tester cette requte. Revenir en mode cration. Faites Requte/ Suppression. Excutez ensuite la requte. Ouvrez ensuite la table pour vrifier le rsultat.
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Requte Ajout (1)


Permet d ajouter des enregistrements dans une table existante. Mise en place:
Mettre en place une requte slection Convertir la requte slection en une requte ajout. Excutez la requte.

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Requte Mise Jour (1)


Permet de modifier les donnes des tables existantes. Mise en place: Crer une requte slection La transformer en requte Mise jour et excuter.

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Prsentation et saisie des donnes: les formulaires

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Introduction (1)
Utilisation d un formulaire pour: vous aider saisir, modifier, ou consulter les donnes de la base, prsenter les donnes, imprimer les informations. Permet une saisie plus facile quen insrant les donnes dans des tables, surtout lorsque les modifications de champs dont nombreuses.

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Introduction (2)
Deux mthodes de cration: utilisation des assistants cration directe Un formulaire est cr partir d une ou plusieurs tables ou d une requte. Les saisies effectues sont en partie stockes dans les tables.

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Introduction (3)

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Types de formulaires (1)

De nombreux modles de formulaires automatiques sont fournis par Access Types de formulaires: Formulaire colonne simple Formulaire tabulaire Feuille de donnes

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Types de formulaires (2)

Formulaire graphique

Formulaire principal et sous-formulaire

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Utiliser l assistant formulaire (1)

Cration rapide d un formulaire de type Colonne, table, ou feuille de donnes. Peut tre modifi aprs cration Mise en place Cliquez sur l onglet crer/assistant formulaire

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PERSONNALISER LE FORMULAIRE
Mode formulaire Permet de saisir les donnes, les visualiser.

Pour slectionner lenregistrement En cours

Pour naviguer dans les enregistrements 1er enregistrement prcdent Suivant dernier Nouvel enregistrement Pour une recherche rapide Bouton actif si un filtre est mis en place : Permet dactiver ou dsactiver le filtre choisi

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PERSONNALISER LE FORMULAIRE
Mode page En mode page, pour avoir un aperu du formulaire avec une simulation des donnes.Vous pourrez ainsi le r agencer les champs et dappliquer une mise en forme.

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PERSONNALISER LE FORMULAIRE
Mode cration En mode cration le formulaire peut tre entirement paramtr

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PERSONNALISER LE FORMULAIRE
Mode cration Un formulaire est constitu de sections : Entte de formulaire (haut du formulaire, 1 par formulaire) Entte de page (visible l'impression, 1 par page) Dtail (1 section par enregistrement) Pied de page (visible l'impression, 1 par page) Pied de formulaire (bas du formulaire, 1 par formulaire)

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PERSONNALISER LE FORMULAIRE
Mode cration Un formulaire est constitu de contrles : Ils permettront de saisir des informations de nature diffrente.) 3 Types de contrles : Contrle dpendant : Il sera associ un champ d'une table ou d'une requte Contrle indpendant : Il contiendra du texte, une image fixe ou une valeur non stocke dans la base Contrle calcul : Il contiendra une expression qui pourra combiner un champ et/ou des constantes Pour modifier la nature d'un contrle, il faudra supprimer l'ancien et en reposer un nouveau. La plupart des contrles sont constitus de deux lments : L'tiquette qui pourra tre renomme ou supprime et le contrle qui mettra jour le champ associ.

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PERSONNALISER LE FORMULAIRE
Description des contrles

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PERSONNALISER LE FORMULAIRE
Description des contrles

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TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE


Touches de dplacement

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TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE


Filtre, tr i et recherche

Les caractristiques sont identiques celles prsents dans l'tude des tables. Il faudra cliquer sur le champ dans le formulaire au lieu de slectionner une colonne.

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LES SOUS-FORMULAIRES
Principe des sous- formulaires Le sous-formulaire permet de saisir simultanment des informations dans deux tables lies par une relation de 1 n. (trois maxi) La table situe ct 1 dans la relation sera associe au formulaire principal. Celle situe ct n sera associe au sousformulaire. Ces 2 formulaires seront visibles sous deux noms diffrents, il est judicieux de leur donner le mme nom avec un suffixe pour les diffrencier.
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LES SOUS-FORMULAIRES
Cration formulaire

a) Cration par l'assistant automatique Slectionner la table ou la requte Cliquez sur le bouton qui permettra de gnrer automatiquement un formulaire avec ventuellement un sous-formulaire si une relation pre-fils existe.
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LES SOUS-FORMULAIRES
Cration formulaire

b) Cration en double affichage Slectionner la table ou la requte Cliquez sur le bouton qui permettra de gnrer automatiquement un formulaire avec un double affichage (mode formulaire + mode feuille de donnes).
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LES SOUS-FORMULAIRES
Cration formulaire

c) Cration en mode plusieurs lments Permet dafficher les champs cte cte, un enregistrement par ligne

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LETAT
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INTRODUCTION
Un tat permet de paramtrer un mode d'impression. Il se cre comme un formulaire.

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CREATION D'UN ETAT AUTOMATIQUE


Slectionner la table ou la requte et cliquez sur le bouton tat pour gnrer un tat automatique. Mode tat et mode aperu Le mode tat permet de visualiser ltat lcran, avec une possibilit de se dplacer par la touche Tabulation. Le mode Aperu permet deffectuer un aperu avant impression.

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CREATION D'UN ETAT AUTOMATIQUE


Mode page Aprs avoir cre ltat, le mode page permet de paramtrer cet tat.

Mode cration Permet de paramtrer chaque lment de ltat

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CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT


Permet de crer un tat tape par tape. Exemple : Crer un rpertoire des informations de nos adhrents avec un regroupement sur la 1re lettre du nom (Les A, B)

Remarque : L'tat peut tre modifi dans sa structure mais ensuite on ne le voit qu'en aperu ou en impression Le mode cration pour personnaliser l'tat.

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CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT


Deux modes d'affichage :

Mode cration : pour modifier la structure

Mode feuille de donnes : pour saisir ou visualiser en mode tableau

Gestion des sauts de page

Clic droit sur Pied de groupe proprits Saut de page : "Aprs chaque section" permet d'imposer un saut de page aprs chaque groupe.

ou Affichage Trier et grouper proprits Section inscable sur le groupe : "Groupe entier"
pour forcer si possible mettre le groupe sur la mme page.

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OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS


Les groupes et tri dans les tats
On peut slectionner des lments de plusieurs tables

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OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS


Type de lecture des table On peut choisir le critre de lecture de ces champs

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OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS


Regroupements On peut effectuer des regroupements sur certains critres.

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MACROS
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Introduction (1)
Les macros permettent d automatiser des actions rptitives. Les macros sont bien adaptes pour:

Travailler simultanment avec plusieurs formulaires ou tats Rechercher des donnes et filtrer des enregistrements Insrer des valeurs dans un contrle Vrifier la validit des donnes Exporter et importer des donnes

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Introduction (2)
Personnaliser l environnement de travail Ragir des situations spcifiques laide de macros

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Les bases de la cration d une macro (1) Chaque macro est enregistre sous un nom qui lui est propre. Il est possible de grouper des macros et de les enregistrer sous un nom de groupe. Exemple: Grouper toutes les macros dun mme formulaire. Elles seront groupes sous le mme nom.

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Les bases de cration d une macro (2)


Mise en place: Cliquer sur longlet crer puis sur le bouton Macros

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Slectionner les actions


Pour slectionner une action: Choisissez l action en cliquant sur le bouton de la liste droulante

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Dfinir les arguments dans la liste


Des arguments diffrents pour chaque action slectionne. Exemple: arguments de l action TrouverEnregistrement

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Utiliser des expressions dans des macros


Possibilit de faire rfrence aux noms de contrles contenus dans les formulaires ou les tats. Il faut en gnral que l objet contenant le contrle soit ouvert. Ajout d une colonne supplmentaire en faisant Affichage/ Condition. Utilisation comme:

Argument comme condition dans la colonne condition


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Travailler sur des formulaires et des tats avec des macros.

Possibilit d insrer des macros dans un formulaire pour:


Grer des tches rptitives Ouvrir d autre formulaires Ragir certains vnements du formulaire.

Exemples:
Mise en place de boutons pour l impression , l ouverture, ou la fermeture d un formulaire Si insertion d un nouvel enregistrement, alors signaler l utilisateur quil modifie la base

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Macro dans des formulaires en raction des vnements (1)

Prsence de nombreux vnements dans les formulaires auxquels on peut associer des macros:
vnements des formulaires:
Sur activation Avant insertion Sur suppression

vnement des contrles de formulaire:


Sur entre Sur absence dans liste
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Macro dans des formulaires en raction des vnements (2)

Affecter une macro existante une proprit vnementielle:


Ouvrez la fentre des proprits du formulaire ou de contrle auquel vous voulez affecter une macro. Passez sous l onglet vnement, puis ouvrez la liste droulante dans la liste correspondant l vnement. Les macros contenues dans la base courante sont affiches dans la liste Slectionnez la macro souhaite.

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