LAS COMUNICACIONES

La gente no puede ser manejada con el ltigo. Se la conduce mediante el lenguaje. Pero es sabido que muchas palabras tienen diferente significado, lo que trae como consecuencia interpretaciones equivocadas. Los tcnicos poseen y utilizan un vocabulario preciso que el lego no comprende. La mayor dificultad que se presenta en una empresa o institucin, consiste pues en el problema de la comunicacin mediante el lenguaje, para establecer una perfecta coordinacin entre los diferentes niveles de la lnea vertical y las funciones especiales de la lnea horizontal. Por lo que respecta a la comunicacin entre los niveles de la lnea vertical, cuando se efecta de arriba hacia abajo, es directa y la orden puede ir pasando de uno y otro nivel sin mayor tropiezo ni deformacin, porque se refiere a asuntos concretos, tangibles, referidos a trabajos determinados a propsitos bien determinados. En cambio, las comunicaciones que van haca arriba se relacionan con los estados emocionales, con los sentimientos, las preocupaciones y reclamaciones del personal que no pueden ser observados directamente y que, al subir de escaln en escaln suelen llegar deformadas y falseadas. En resumen, la cuestin de las comunicaciones y su perfecto funcionamiento, sin obstculos e interferencias, es uno de los problemas humanos fundamentales de las grandes organizaciones culturales, industriales y comerciales. Estas son los principales temas para obtener una buena comunicacin: La comunicacin Clases de comunicaciones Interferencias

Formas de superar las interferencias La comunicacin de las relaciones publicas El dilogo permanente Lderes de opinin Comunicaciones discriminadas o personalizadas Prueba de efectividad de la comunicacin Diferencias de la comunicacin de relaciones publicas con los de la publicidad y el periodismo La comunicacin Se puede afirmar que la comunicacin no es un acto, en el sentido de que se trata de algo simple, sino que es un proceso complejo, que posee varias etapas o pasos. Efectivamente, supongamos una comunicacin simple: preguntando al que esta frente a m: Cmo te llamas?. Antes de formular esta pregunta tuvimos que formarnos en la mente la idea de lo que queramos decir. Luego, hallar los vocablos que expresaron nuestro pensamiento. Despus pronunciarlos o escribirlos, llegar a la vista o al odo de nuestro vecino, pasar de sus sentidos a la mente, descodificar el grfico o sonido que le lleg, y, por ltimo, captar o no nuestro mensaje, segn que entendiera o no nuestro idioma. Es conveniente tener presente esta aclaracin previa al entrar al estudio de este tema dentro de nuestra disciplina, pues es preciso recordar las dificultades que en cualquier etapa del referido proceso comunicacional pueden surgir, haciendo fracasar el mejor concebido plan o programa. Tngase presente que la nica forma de relacionarse los seres humanos entre s es a travs de la comunicacin y que, por tanto, no pueden existir buenas relaciones pblicas si no existen

buenas comunicaciones. Clases de comunicaciones Las comunicaciones, en general, pueden ser clasificadas en: Intencionales: Que son aquellas, como su nombre lo indica, que se hacen intencionalmente, sean ellas escritas, verbales, por seales u otros medios, y No intencionales: Que son las que, tambin como su nombre lo sugiere, que no se tuvo la intencin de transmitir, pero, que sin embargo, se emiten. Por ejemplo: la vestimenta, el rubor, el temblor de las manos, el color tostado de la piel, etc. Muchas veces estas comunicaciones no intencionales no se las desea hacer, se las trata de ocultar, pero, a un observador perspicaz no se le pueden escapar y le sirven para obtener datos de su interlocutor conformado o negado lo que intencionalmente ste le est comunicando. De ah su utilidad en la actividad profesional como aseverativas o negativas de lo que se nos comunica intencionalmente. Interferencias Son hechos o barreras que dificultan la comunicacin o que impiden por completo su recepcin. Se las puede clasificar en dos categoras. Interferencias fsicas: Son las originadas en el mundo externo que nos rodea, por ejemplo: el ruido, el corte de energa elctrica, la descompostura del aparato emisor o receptor, etc. y Interferencias psquicas: Son denominadas as porque acontecen en el mundo interno, en la psiquis del individuo, por ejemplo: la antipata que siente el perceptor hacia quien emite; la falta de inters de ste en el tema, etc. En el mbito de las relaciones pblicas las interferencias tienen una gran importancia porque, como ya dijimos, las relaciones entre los seres humanos se establecen por medio de la comunicacin y no existiendo buena comunicacin

no pueden existir buenas relaciones pblicas. De lo dicho se deduce que el relacionista pblico debe poner su mxima atencin para prevenir la aparicin de interferencias y, en caso de que ocurran, tratar de superarlas a la brevedad posible. Formas de superar las interferencias I. La repeticin: Consiste en lanzar varias veces el mismo mensaje en la misma forma. Es muy utilizada en la publicidad con el propsito de grabar en la mente del perceptor el mensaje lanzado o para el caso de que no recibiera el primero, pueda recibir los sucesivos. La reiteracin: Es repetir varias veces el mismo mensaje, pero, en diferente forma. Tambin la observamos en la publicidad. Cada cierto tiempo y para no hastiar al pblico se cambia el mensaje, pero, manteniendo la idea. La utilizacin de varios canales: Esta tcnica radica en tratar de llegar al o a los destinatarios de la comunicacin utilizando diversos medios. Por ejemplo haciendo uso no solamente del peridico, porque podra no leerlo, sino, adems, los servicios de Internet (e-mail, chat; etc.), el correo, la radio y la televisin. Alguno de estos medios llegar el receptor. Aislar el mensaje: Es el procedimiento por medio del cual el emisor busca la manera de que nivel de su mensaje supere el de los dems, a fin de que el suyo pueda llegar con claridad al perceptor. As, si durante el desarrollo de una clase existiera mucho ruido afuera, el profesor (emisor), mandara cerrar las puertas y ventanas para que su mensaje supere el nivel de los de afuera. Este es el motivo por el cual en el campo publicitario se intenta siempre presentar el anuncio en la forma ms impactante y llamativa posible, porque de no ser as, se caera dentro del nivel medio de los otros mensajes, perdindose entre los dems de la "tanda" sus impactos. La comunicacin de las relaciones publicas Las Relaciones Pblicas, han nacido como una necesidad de la vida de relacin, para comunicarnos unos con otros.

La comunicacin es fundamental en la existencia de la comunidad moderna porque hace nacer en ella la comprensin solidaria, la aceptacin y el consentimiento. Es as como las Relaciones Pblicas constituyen una actividad por medio de la cual, las empresas, las organizaciones y los individuos, en igual forma los organismos gubernamentales buscan la comprensin y la colaboracin de la comunidad a la que pertenecen. Relaciones Pblicas, es el esfuerzo consciente para estimular a las personas o influir en ellas por medio de las comunicaciones, para que juzguen favorablemente una organizacin, la respeten, la apoyen y le presten ayuda en los momentos de confusin. En otras palabras son actividades de una Industria, Asociacin. Corporacin, Profesin, Gobierno u otra organizacin, para promover y sostener sanas y productivas relaciones con personas tales como consumidores, empleados o comerciantes y con el pblico en general, para as adaptarse al medio ambiente en beneficio de la sociedad. El dilogo permanente En la comunicacin de Relaciones Pblicas an cuando fuere debidamente redactada, se utilizaran los canales adecuados para que surta los efectos deseados. Para que la comunicacin a que nos referimos, cumpla a cabalidad su misin, debe recibirse del pblico al cual se dirige. En una palabra, la comunicacin de relaciones pblicas debe ser siempre dialogada o bilateral. Pero, he aqu que el pblico al que se enva la comunicacin puede ser numeroso y hasta contar con miles de integrantes. Es entonces cuando podr formularse la pregunta de como mantener un dialogo con cada una de las personas que lo conforman. La respuesta a esa interrogante es que el dialogo debe establecerse con los lderes de opinin de dicho pblico. Lderes de opinin Se denominan lideres de opinin a aquellas personas que influyen sobre el modo de pensar y de actuar de los miembros de su grupo. Ejemplos clsicos de

lderes de opinin son el dirigente poltico de una comunidad con referencia a sus correligionarios, el director de una organizacin, el sacerdote etc., Es por medio de ellos que se puede dialogar con el pblico, por ms numerosos que sean sus integrantes. Cuando el liderazgo de opinin es ejercido por un grupo y no por una persona se llama elite. Ej. Conferencia Episcopal. De modo que la conversacin o dialogo con el pblico se puede realizar a travs, o por medio de sus respectivos lderes o elites de opinin. Comunicaciones discriminadas o personalizadas El mensaje de RRPP debe ser elaborado teniendo en cuenta el inters y el nivel cultural del pblico al cual va dirigido, porque en caso contrario, para muchos puede resultar pueril y para otros sumamente elevados. A esta sintonizacin del mensaje con el inters y con el nivel cultural del pblico al cual va dirigido, es a lo que se denomina mensaje personalizado. Diferencia con la personal: El mensaje personal tiene como destinatario a una persona o a un grupo muy reducido de personas a quienes se hace llegar el mensaje directamente. En tanto que el mensaje personalizado, puede ir dirigido a un gran nmero de personas que constituyen un pblico siempre atendiendo al inters particular de ese pblico y a su nivel cultural. Prueba de efectividad de la comunicacin La manera cierta de saber si nuestra comunicacin es bien comprendida es por medio de la respuesta recibida. Ntese que se dice por medio de la respuesta y no con la respuesta. Es decir, que para saber si la comunicacin fue correcta, esta debe cerrar el crculo emisor - perceptor - emisor - No basta obtener una respuesta, pues ella puede estar desvinculada con la comunicacin que

lanzamos (lo cual nos pruebe que no fue bien comprendida) sino que por medio de la retroalimentacin que a su vez nos llega podremos constatar la eficacia de la comunicacin que hemos emitido. Diferencias de la comunicacin de relaciones publicas con los de la publicidad y el periodismo Tanto las RRPP, como la publicidad y el periodismo, utilizan la comunicacin para el cumplimiento de sus objetivos, pero la de Relaciones Pblicas tiene algunas caractersticas que la diferencia de otras As: La comunicacin de Relaciones Publicas es dialogada, en tanto que las del periodismo son unilaterales. El Periodista da a conocer la noticia o el Publicitario trata de destacar un producto o servicio con elevar el ndice de venta del mismo, mas no pretenden ambos recibir una comunicacin de respuesta, que es fundamental en su proceso comunicacional. El mensaje de Relaciones Pblicas es personalizado, vale decir es elaborado especialmente para un determinado pblico teniendo en cuenta el inters y el nivel cultural de los integrantes del mismo. En tanto que el Periodismo o en Publicidad los mensajes son indiscriminados, igual para todos. La misma noticia o anuncio la ven o leen todos sin distingo. La comunicacin de Relaciones Publicas no puede ser pensada para un periodo determinado. Es indefinido en el tiempo, dado que su intencin es dialogar con el pblico a objeto de hacerse apreciar por los mismos y llegar a concordar intereses para beneficio de ambas partes. Sin embargo, la comunicacin periodstica o publicitaria puede ser programada para un lapso determinado.

BARRERAS DE LA COMUNICACION
BARRERAS DE LA COMUNICACION pueden presentarse ciertos obstculos que la dificultan y que es necesario detectar para evitarlos y lograr una comunicacin eficiente; a dichos obstculos se les denomina como barreras de comunicacin y se clasifican en:
Durante el proceso de comunicacin

A) SEMANTICAS.- es la parte de la lingistica que se encarga de estudiar el significado de las palabras; muchas de ellas tienen ofiicialmente varios significados.El emisor puede emplear las palabras con dterminados significados, pero el receptor, por diversos factores, puede interpretarlas de manera distinta o no entenderlas, lo cual

influye

en una deformacin o deficiencia del mensaje.

B)

BARRERAS FISICAS.- son las circunstacias que se presentan no en las

personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicacin: ruidos, iluminacin, distancia, falla o defiiciencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: telfono, micrfono, grabadora, televisin, etc.

C) FISIOLOGICAS.- son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz dbil, pronunciacin defectuosa) o del receptor ( sordera, problemas visuales, etc) que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicacin.

D)

PSICOLOGICAS.- Representan la situacin psicolgica particular del

emisor o receptor de la informacin, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, segn sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformacin puede deberse tambin a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegra) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que est escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee. En el aspecto administrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeacin, supuestos no aclarados, distorsiones semnticas,expresin deficiente,

prdida en la

transmisin y mala retencin, escuchar mal y evaluacin prematura, comunicacin

impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o sobrecarga de informacin.

BARRERAS ADMINISTRATIVASLa estructura y el funcionamiento de la

organizacin da lugar a problemas. BARRERAS PERSONALES: Son las interferencias que parten de las caractersticas del individuo, de su percepcin, de sus emociones, de sus valores, de sus deficiencias sensoriales y de sus malos hbitos de escucha o de observacin. Son el ruido mental que limita nuestra concentracin y vuelve muy selectiva nuestra percepcin e interpretacin. BARRERAS FSICAS: Son interferencias que ocurren en el ambiente fsico donde se desarrolla la comunicacin. BARRERAS SEMNTICAS: Son aquellas que tienen que ver con el significado que se le da a una palabra que tiene varios significados. EL FILTRADO.- Es la manipulacin de informacin por parte del emisor, de modo que sea vista de manera ms favorable por el receptor. LA PERCEPCIN SELECTIVA.- Contrariamente al anterior, esta barrera mental se encuentra en el receptor y consiste en captar slo aquello que se quiere o slo lo que conviene al receptor.
LAS EMOCIONES.- Conviene hablar aparte de esta barrera personal, porque el estado

de nimo tanto del que emite, como del que recibe, es una

interferencia muy

poderosa que influye generalmente en la forma que se transmite un mensaje (las

emociones afectan el tono de voz, los movimientos, la gesticulacin), y tambin influyen en la forma como se interpreta un mensaje. EL LENGUAJE.- La edad, la educacin, el nivel cultural y muchas veces la capacidad o nivel de inteligencia de las personas, son variables que influyen en el lenguaje que

utilizan y que son capaces de comprender. IMPERSONAL/AUTOMTICO.- Intercambio de frases familiares o auto-mticas. (Cmo est, Buenos das, etc.) IMPERSONAL/BASADO EN HECHOS.-Informar datos. IMPERSONAL/PERSONAL.- Informar o comunicar las ideas Pensamientos o juicios de uno. PERSONAL.- Comunicar sentimientos y pensamientos personales BARRERAS A LA COMUNICACIN Barreras personales: provienen de las emociones, los valores y los malos hbitos de escuchar. Las emociones actan como filtros en la comunicacin. Se escucha y se ve lo que emocionalmente sintonizamos. La comunicacin, entonces, no se puede separar de nuestra personalidad. Bar

reras fsicas: ocurren en el ambiente. Ruidos, distancia entre las personas,

interferencias fsicas de otro tipo. Control ambiental: es modificar las condiciones fsicas de modo de predisponer al receptor e influir en sus sentimientos y comportamiento.
Barreras semnticas: relacionadas con el significado. Surgen de la limitacin de los

smbolos a travs de los cuales nos comunicamos. Los smbolos suelen tener ms de un significado y debemos elegir uno de ellos. Interpretacin de smbolos---inferencia basada en nuestras suposiciones y no en hechos.

RUIDOS Y BARRERAS EN LA COMUNICACION

RUIDOS Y BARRERA EN LA COMUNICACION.

El ruido es cualquier factor que perturba, interfiere, o crea una situacin confusa en la comunicacin. Puede ser interno (cuando el receptor no est prestando atencin), o externo (cuando el mensaje es distorsionado por otros sonidos del ambiente. Puede presentarse en cualquier etapa del proceso de comunicacin. Las instrucciones poco claras sobre cmo realizar una actividad pueden hacer que los empleados "oigan" instrucciones diferentes o incorrectas. Dado que el ruido puede interferir con la comprensin, los dirigentes deben tratar de que no rebase el nivel que permita una buena comunicacin. El malestar fsico, el hambre, el dolor o fatiga,

tambin pueden considerarse una forma de ruido y pueden impedir una comunicacin satisfactoria. El problema empeora con un mensaje excesivamente complejo o poco claro

Las barreras son factores de diferente naturaleza que crean dificultades para lograr una comunicacin exitosa. Entre las principales barreras que identifican los especialistas se encuentran las siguientes:

Percepciones diferentes. Las personas que tienen diferentes conocimientos y experiencias perciben el mismo fenmeno de distintas maneras. Diferencias culturales y de lenguaje. Para que un mensaje sea comunicado como es debido, las palabras utilizadas deben tener el mismo significado para el emisor y para el receptor, cosa que no siempre sucede, por diferencias culturales, o de otro tipo. Emociones. El temor, la inseguridad, el afecto, o cualquier tipo de emociones o sentimientos influyen en la interpretacin de un mensaje y pueden distorsionar su sentido original. Relaciones interpersonales. El nivel de las relaciones que existan entre emisor y receptor (confianza, desconfianza, prejuicios) pueden afectar la efectividad de la comunicacin. Prejuicios, de percepcin y atribucin. Los estereotipos que tengan los participantes en el proceso de comunicacin ("los abogados slo dicen no se puede", "los contadores son unos esquemticos") afecta el nivel de comprensin de mensajes y conductas. Filtracin o manipulacin. La informacin puede "manejarse" para que sea vista por el receptor de manera ms favorable. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo qu l cree que quiere oir, est "filtrando" la informacin. Los intereses personales y las percepciones diferentes de lo que es importante para cada cual estn presentes en la filtracin

Como se afirm anteriormente, los ruidos y barreras pueden encontrarse en cualquier. Un resumen de esto puede verse en el siguiente esquema. Ruidos y barreras

En el emisor - Falta de claridad - Ausencia de empata con el receptor - Asumir actitudes que bloquean - Inoportuno

En la transmisin - Ruidos en el ambiente - Interferencias - Contexto - Intermediarios - Canal inadecuado

En el receptor - Falta de atencin - Percepcin errnea - Evaluacin prematura - Falta de empatacon el emisor

Para superar las barreras en las comunicaciones, se recomienda entre otras cosas, lo siguiente:

Enviar mensajes claros, comprensibles, que se adecuen a las posibilidades del receptor. Utilizar expresiones que "faciliten " la comunicacin y evitar las que la "obstruyen". Mantener la congruencia entre el lenguaje verbal y el no verbal. Asumir una actitud de empata con el interlocutor. "Ponerse" en el lugar del otro. Escuchar con atencin. (Escucha activa) Aclarar las diferencias en las percepciones. Utilizar la retroalimentacin, para verificar la comprensin adecuada. Eliminar o evitar los ruidos o interferencias. Evitar los prejuicios, tratar de dejarlos a un lado. Controlar las emociones que puedan perjudicar las comunicaciones.

En otro aspecto como las interferencias en la comunicacin podemos encontrar con claridad una disminucin del rendimiento de las personas tanto en el trabajo como en su casa y con amistades lo que puede provocar un aumento de la produccin de errores con posibilidad de causar grandes destrozos y en ocasiones prdida de vidas referentes al trabajo por una mala comunicacin.