UNIVERSIDAD SAN IGNACIO DE LOYOLA

MARKETING

Tarea Virtual N 3 Gerencia de Operaciones y Logstica Diagramas de Flujo de Procesos

Integrantes arpio Gon!ales" Gisella onsuelo # * # * # * # * $%&&'&() $%&%'&&1 $%&&'3&% $%&&'366

ordero +u,o!" -al.ador /o0erto Lope! 2sco0ar" Gloria 2st3er Vas4ue! Dia!" 2ri5a Virginia

ontenido Contenido................................................................................................................................ 2 1.Introduccin...................................................................................................................... 3 2.Definicin.......................................................................................................................... 4 3.Para qu nos sirve los diagramas de flujo ....................................................................4 4.Caracter!sticas del Diagrama de "lujo..............................................................................4 #.$etodolog!a...................................................................................................................... # %.&im'olog!a ....................................................................................................................... ( (.)i*os de Diagrama de flujos.............................................................................................+ ,.Programas que se *ueden utili-ar *ara reali-ar diagramas............................................13 +..jem*los/ ....................................................................................................................... 14 10.Conclusiones................................................................................................................1, 11.P1ginas de 2eferencia/................................................................................................1+

%7 Introducci8n

Los diagramas de flujo son la representacin grafica del flujo secuencia de rutina simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia de los procesos de las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin. Los diagramas de flujo se usan normalmente para seguir la secuencia lgica de las acciones. Son de suma importancia ya que ayudan a designar cualquier representacin grafica de un procedimiento o parte de este; representa el flujo de informacin de un procedimiento. Existen diversos mtodos que se que se pueda usar para los procedimientos de los arreglos estos pueden ser mtodo de Ordenacin !uno de los m"s comunes y #tiles$ y el mtodo de bsqueda (tiene por objeto la localizacin de un elemento dentro de toda la estructura de datos). Tambin encontramos dos tcnicas que utili%a este mtodo de accesos para encontrar elementos& '#squeda secuencial y b#squeda binaria. La b#squeda secuencial es la tcnica m"s simple para buscar un elemento en un arreglo. (onsiste en recorrer el arreglo elemento a elemento e ir comparando con el valor buscado. La b#squeda binaria es el mtodo m"s eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado; comien%a comparando el elemento central con el valor buscado.

&7 De9inici8n

)n diagrama de flujos es una representacin gr"fica de un proceso cada parte del proceso es representado por un s*mbolo estos s*mbolos tienen distinto significado lo cual sirve para describir la etapa del proceso. Estos diagramas ofrecen una descripcin visual de todas las actividades que puede +aber en un proceso determinado mostrando una relacin entre cada actividad. En los ,iagramas de -lujos de Trabajo muc+os de los procesos de trabajo son complicados y complejos por ello es importante representar visualmente cmo las tareas se est"n reali%ando para mejorar la comprensin de los empleados y lograr mayor eficiencia. En estos diagramas se indican quin es el responsable en cada etapa qu documentos necesitan qu recursos y la cantidad de tiempo necesaria a utili%ar en cada etapa. .odemos agregar que estos diagramas es un mtodo de comunicacin m"s efica% y son considerados en la mayor*a de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la reali%acin de cualquier mtodo o sistema. 37 :Para 4u; nos sir.e los diagramas de 9lujo<

Estos diagramas nos sirve para poder tener una visin m"s clara del proceso facilitando la comprensin del mismo a la ve% nos permite poner un l*mite a los procesos y limitar responsabilidades ya que muc+as veces existe la duplicidad de actividades en las empresas si en las empresas existieran diagramas de flujos por cada proceso ser*a todo distinto y las personas podr*an aprovec+ar de mejor manera su tiempo. Son de gran relevancia en toda la organi%acin ya que permite la visuali%acin de las actividades innecesarias y verifica si la distribucin del trabajo est" equilibrada es decir bien distribuida en las personas sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con muc+a +olgura. El usar los diagramas de flujo ayuda a establecer mecanismos de control y medicin de los procesos as* como de los objetivos concretos para las diferentes operaciones. 17 aractersticas del Diagrama de Flujo

De uso3 *ermite facilitar su em*leo. 4

/ / / / /

De destino3 *ermite la correcta identificacin de actividades. De com*rensin e interpretacin3 *ermite sim*lificar su com*rensin. De interaccin3 *ermite el acercamiento 4 coordinacin. De sim'olog!a3 disminu4e la com*lejidad 4 accesi'ilidad. De diagramacin3 se ela'ora con ra*ide- 4 no requiere de recursos sofisticados.

(7 +etodologa

:=u; de0emos de tener en cuenta para reali!ar un diagrama de 9lujo<

0ntes de reali%ar un diagrama de flujo debemos de tener en cuenta algunos puntos los cuales son& / / / / 1dentificar los responsables del proceso as* como las partes interesadas ,efinir que esperamos de este diagrama ,efinir quien lo emplear" y como lo +ar" .reparar la log*stica de la sesin de trabajo )na ve% que tenemos estos puntos claros procedemos a construir el diagrama de flujo.

Desarrollo del Dise,o #2nca0e!ado del Diagrama* Encabe%ado del diagrama de flujo este debe contener la siguiente informacin&

/ / / / / / / /

5om're de la institucin. )!tulo3 o sea diagrama de flujo. Denominacin del *roceso o *rocedimiento. Denominacin del sector res*onsa'le del *rocedimiento. "ec6a de ela'oracin. 5om're del analista que reali- el tra'ajo. 5om'res 4 a'reviaturas de los documentos utili-ados en el *roceso o *rocedimiento 4 de los res*onsa'les. &im'olog!a utili-ada 4 su significado.
Desarrollo de la onstrucci8n #2structura del Diagrama*

Establecer el inicio y final del proceso

1dentificar las actividades principales subprocesos que estn incluidos en el proceso y establecer el orden cronolgico

/ /

1dentificar puntos de decisin (onstruir el diagrama respetando la secuencia cronolgica asignando los s*mbolos correspondientes.

2erificar que el proceso se entienda y que estn incluidas todas las actividades necesarias para que el proceso est completo.

/ /

Las l*neas deben ser verticales u +ori%ontales nunca diagonales. 3o cru%ar las l*neas de flujo empleando los conectores adecuados sin +acer uso excesivo de ellos.

/ /

3o fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores. Solo debe llegar una sola l*nea de flujo a un s*mbolo. .ero pueden llegar muc+as l*neas de flujo a otras l*neas.

Las l*neas de flujo deben de entrar a un s*mbolo por la parte superior y4o i%quierda y salir de l por la parte inferior y4o derec+a.

En el caso de que el diagrama sobrepase una p"gina enumerar y emplear los conectores correspondientes.

Todo texto escrito dentro de un s*mbolo debe ser legible preciso evitando el uso de muc+as palabras.

Todos los s*mbolos tienen una l*nea de entrada y una de salida a excepcin del s*mbolo inicial y final.

/ /

Solo los s*mbolos de decisin pueden y deben tener m"s de una l*nea de flujo de salida. (ada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin de dic+a actividad. o (ada flec+a representa el flujo de una informacin.

Descripci8n Narrati.a / ,escribir los pasos del procedimiento. !quin +ace cmo +ace cu"ndo +ace y dnde +ace cada paso.$

/ /

Las frases deben comen%ar con un verbo en 5era persona singular y tiempo presente. Evitar usos de trminos tcnicos que puedan tener m"s de una interpretacin.

>7 -im0ologa

Terminal: 1ndica el inicio o trmino del flujo del proceso

Actividad: 6epresenta una actividad llevada a cabo en el proceso

Decisin: indica un punto en el flujo en el cual se produce una respuesta Si o 3o

Documento: se refiere cuando en el proceso determinan utili%ar alg#n documento

ultidocumento: Se refiere a un conjunto de documentos por ejemplo un informe mensual

!nspeccin" #irma: empleado cuando se necesita la supervisin de la actividad en donde necesitan un sustento como la firma o visto bueno para acreditar la aprobacin

$onector de proceso: enlace con otro procedimiento en la cual contin#a el proceso

Arc%ivo

anual: Se refleja el arc+ivo de un documento

&ase de datos: empleado para la grabacin de datos

'(nea de )lujo: indica el sentido o secuencia del flujo y es obligatorio utili%ar estas flec+as

)7 Tipos de Diagrama de 9lujos

a$ Flujogramas de primer ni.el o de direcci8n descendente & 7uestra los pasos principales de un proceso y se puede incluir tambin los resultados intermedios de cada paso !el producto o servicio que se produce$ y los sub/pasos correspondientes.

Se usa para obtener un panorama b"sico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. La secuencia de las operaciones va de arriba +acia abajo es una lista ordenada de las actividades de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria.

b$ Flujogramas de segundo ni.el o detallado? 1ndica los pasos o actividades de un proceso incluye adem"s& puntos de decisin periodos de espera insumos y resultados. Se utili%a para examinar "reas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes. La secuencia de las operaciones va de i%quierda a derec+a.

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c$ Flujograma de ejecuci8n o matri! & 6epresenta en forma grafica el proceso en trminos de quien se ocupa de reali%as los pasos.

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Es muy #til para identificar quin proporciona los insumos o servicios a quin as* como aquellas "reas en las que algunas personas pueden estar ocup"ndose de las mismas tareas.

d$ Flujograma Panor@mico? 0barca todos los anteriores puede apreciarse de una sola mirada muc+o m"s r"pido que leyendo un texto lo cual facilita la comprensin pueden reali%ar distintas acciones simultaneas y puede participar m"s de un puesto o departamento que los otros dos tipos de diagrama no lo registra porque son m"s sencillos.

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A7 Programas 4ue se pueden utili!ar para reali!ar diagramas

.ara graficar estos diagramas se puede utili%ar& ,ia8 'i%agi .rocess 7odeler ,ia Smart,ra8 1nspiration (ode 2isual to -lo8c+art E,ra8 -lo8c+art 0utocad

13

67 2jemplos?

+odelos de Diagramas 4ue utili!an algunas empresas

*jemplo +: #irma Auditora En una organi%acin de una -irma auditora +ay un total de 9:;; colaboradores cuatro principales "reas que se dividen en 0uditor*a; (onsultor*a; Legal; 0dministracin. ,entro del "rea administrativa de la -irma por la cantidad de colaboradores que somos existen diversos procesos los cuales se +an plasmado en diagramas el departamento que usualmente utili%a estos diagramas de procesos es el de 6ecursos <umanos. .or cada "rea de 0uditor*a (onsultor*a; Legal y 0dministracin existe un coordinador de 6ecursos <umanos pero muy aparte de ello cada "rea tiene un asistente que filtra la informacin correspondiente a esa "rea como descansos mdicos memos de vacaciones requerimientos de personal etc. 7uc+as veces el +ec+o de tener tanto personal +a +ec+o que las actividades se dupliquen a las finales ya no se sab*a quin estaba encargado de +acer tal actividad o quien era el responsable por ello decidieron plasmar sus procesos en diagramas de flujo. )no de los primeros diagramas necesarios que repartieron fue el de 6equerimiento de .ersonal ya que muc+as veces los gerentes +ac*a requerimientos a 66<< sin previa coordinacin con el Socio de "rea esto provoc que la rentabilidad en los clientes y del "rea aumente debido a que no llevaban un buen control por el desorden provocado es por ello que a+ora se +a implantado el proceso para selecciones de esta manera +ay un mejor control coordinacin y buena definicin de responsabilidades si no cumplen la secuencia de este

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procedimiento simplemente no se reali%a el requerimiento de seleccin y se da por prdida la solicitud.

1#

,r-)ico +: #irma Auditora

*jemplo .: /rea de Tesorer(a (#lujo de 0a1os) El siguiente ejemplo nos muestra un flujo de trabajo de un "rea de Tesorer*a !,iagrama <ori%ontal$. 0ctualmente se +a detectado cuellos de botella en todas las "reas que reportan los pagos a reali%ar a la fec+a se tienen demasiados reclamos por pagos a destiempo. Se +a reali%ado una investigacin de la problem"tica y el =erente +a decidido reestructurar la forma en que los documentos llegan a Tesorer*a. El principal objetivo de elaborar un flujo es informar al personal involucrado el debido proceso de pago a proveedores; la forma correcta en que los documentos de cobran%a deben de llegar al "rea de Tesorer*a para reali%ar el pago en el momento oportuno.

1%

Es importante mencionar que no todos los flujos necesitan la misma informacin por ejemplo en este flujo no se +a detallado los usuarios ni los cargos simplemente la labor de las personas solicitantes lo que +ace falta es definir los tiempos en que se pasa de uno a otro proceso.

2jemplo 3 ? Proceso de Importaci8n

En el siguiente diagrama de flujo se describe el proceso de importacin de una empresa >0'(? el cual empie%a desde la puesta de la @rden de (ompra a su .roveedor en el exterior y la interrelacin que existe con su @perador Log*stico !0gente de (arga y 0gente de 0duana$ para que se realice el proceso de importacin al .er# y entrega final en los almacenes del importador.

1(

,urante todo el proceso de 1mportacin existen diferentes actores o "reas responsables de atender ciertas tareas o subprocesos tales como 6ecojo 6ecepcin y Transporte 1nternacional de la (arga que son responsabilidades del 0gente de (arga asi como La revisin de documentos 3umeracin y ,espac+o de la mercanc*a arribada a territorio nacional que est"n encargadas al agente de aduana.
Diagrama de Flujo de la Operaci8n de Importaci8n de I+PO/TBDO/ BC
Pro.eedor de I+PO/TBDO/ en Origen Operador Logstico Freig3t ForDader E Bgente de arga Bgencia de Bduanas Finan!as I+PO/TBDO/ BC
Inicio del Proceso

@rden de (ompra Proceso de Btenci8n de Orden de ompra de Importador (oordinacin con .roveedor de 1mportador 6ecojo de documentos de la 0erol*nea 4 3aviera

3@

OE om pra Lista< S1

=u*a 0rea '4L

Endose de =u*a 0rea 4 'ill of Loading

2ntrega de la carga a 9reig3t ForDarder Origen

6ecojo de (arga del .roveedor

6evisin de documentos de 0duanas

=u*a 4 'l Endosado

Factura" Pac5ing" 2tc7

Emisin del Aare+ouse

3@

6equiere S1

.roceso de ,igitali%acin de ,ocumentos !1maging$

6econocimiento .revio

(ompleta 1nformacin para ,)0

.roceso de Embarque de (arga !0rea o 7ar*tima$

1nforme del .revio !fotos$

6evisin de -ormato ' y ',02

Transmisin del 7anifiesto a la 0duana

1nf ormacin S1

3@

(oordinacin de .ago
3@ 0poyo @BC S1 S1 0poyo de 3@

=u*a 0rea 4 'ill of loading -actura Etc.

Liquidacin del ,espac+o Emisin de -ormatos ' y ,'02

.ago de los ,erec+os de 0duana

.ago de los ,erec+os de 0duana

(orrecin de acuerdo a observaciones de (liente

,)0 (ancelada

,)0 (ancelada

3umeracin de

Liquidacin 1mpuestos 0duanas

Tr"mite de 0duanas Levante de 0duanas =iros de (+eques Transferencias (artas de (rdito Etc

.ago de (olaterales a Terceros !0lmacn etc$

(+eques Transf. para retiro. 6ecepcin de (arga en 0lmacn (liente

6etiro de la (arga

-ile de ,ocs y -acturas de Terceros

-acturacin del Servicio

-actura del Servicio

6egistro en el Sistema S0.

(uenta (orriente de (liente 1mportador

Fin del Proceso

%'7

onclusiones

Las ventajas de implementar los diagramas de flujo incluyen la comprensin el conocimiento la comunicacin un an"lisis efica% y la documentacin apropiada. 6epresentar visualmente el flujo de trabajo permite a los empleados responsabilidades en el trabajo. entender mejor los procesos y sus

1,

,iseDar un diagrama de flujo puede ser un proceso extenso por lo que se requiere investigar bien las funciones de las "reas a fin de no cru%ar informacin pero la parte m"s complicada es implementarlo respetar el cumplimiento del flujo para lograr los beneficios esperados. Los diagramas permiten definir los l*mites de un proceso. 0 veces estos l*mites no son tan evidentes y causan desorden la idea es dar un correcto uso del diagrama !graficado$ para que sea entendible tanto para el cliente interno como externo. %%7 P@ginas de /e9erencia?

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6tt*/77'i'lio3.url.edu.gt78i'ros7org9em*resas7(.*df *rocedimiento 4 *rocesos. :::.altavista.com :::.google.com

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