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Lineamientos para la elaboracin de manuales de la calidad

Indice 1. Introduccin 2. Objeto 3. Proceso de elaboracin de un manual de calidad 4. Esquema del contenido de un manual de la calidad 5. Conclusin . !iblio"ra#ia 1. Introduccin La familia de las normas COVENIN-ISO 9000 incluye requisitos ara los sistemas de calidad que se uedan utili!ar ara lograr la inter retaci"n com#n$ el desarrollo$ la im lementaci"n y la a licaci"n de la gesti"n y el aseguramiento de la calidad% adem&s e'igen el desarrollo y la im lementaci"n de un sistema de la calidad documentado$ que incluya la ela(oraci"n de manuales de la calidad. La norma )ene!olana COVENIN * ISO +,0-. /990$ 1esti"n de la Calidad y 2seguramientos de la Calidad. Voca(ulario define un manual de calidad como un documento que enuncia la ol3tica de la calidad y que descri(e el sistema de calidad de una organi!aci"n. Este manual uede estar relacionado con las acti)idades totales de una organi!aci"n o con una arte seleccionada de estas. Es im ortante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos ara desarrollar dic4os manuales de calidad. 2. Objeto El o(5eto de esta norma es suministrar los lineamientos ara la ela(oraci"n$ la re araci"n y el control de manuales de la calidad a5ustados a las necesidades es ec3ficas del usuario. estos manuales refle5ar&n los rocedimientos documentados del sistema de la calidad requeridos or la familia de las normas COVENIN ISO 9000. 6eferencias normati)as Como toda norma esta su5eta a re)isi"n es recomenda(le anali!ar la con)i)encia de usar las ediciones m&s recientes de la norma citada a continuaci"n. Co)enin-iso +,0-./990. 1esti"n de la calidad y aseguramiento de la calidad. Voca(ulario 7efiniciones 8ara los ro "sitos de esta norma se a lican las definiciones dadas en la norma )ene!olana co)enin-iso +,0-./990 7ocumentaci"n de sistema de la calidad Esta norma descri(e una 5erarqu3a t3 ica de la documentaci"n del sistema de la calidad en su ane'o 2. El orden de desarrollo de esta 5erarqu3a en una organi!aci"n indi)idual de ende de las circunstancias de esa organi!aci"n$ ero usualmente comien!a con el desarrollo de la ol3tica y o(5eti)os de la calidad de la organi!aci"n. 8rocedimientos documentados del sistema de la calidad. Los rocedimientos documentados del sistema de la calidad de(en formar la documentaci"n (&sica utili!ada ara la lanificaci"n general y la gesti"n de las acti)idades que tienen im acto so(re la calidad$ tam(i9n de(en cu(rir todos los elementos a lica(les de la norma del sistema de la calidad. 7ic4os rocedimientos de(en descri(ir las res onsa(ilidades$ autoridades e interrelaciones del ersonal que gerencia$ efect#a y )erifica el tra(a5o que afecta a la calidad$ como se de(en efectuar las diferentes acti)idades$ la documentaci"n que se de(e utili!ar y los controles que se de(en a licar. Cada rocedimiento documentado de(e a(arcar una arte del sistema de calidad$ tal como un elemento com leto del sistema de calidad o una arte de este$ o una secuencia de acti)idades interrelacionadas ligadas con m&s de un elemento del sistema de la calidad.

El usuario es quien determinar& la cantidad de rocedimientos documentados$ el )olumen de cada uno y la naturale!a de su formato$ de endiendo de la com le5idad de las instalaciones$ la organi!aci"n y la naturale!a de la em resa. Si los rocedimientos son organi!ados en la misma estructura y formato$ los usuarios odr&n familiari!arse con el enfoque consistente a licado a cada requisito y as3 4a(r& m&s osi(ilidad de lograr el cum limiento sistem&tico de la norma. :anuales de la Calidad. El manual de calidad de(e referirse a rocedimientos documentados del sistema de la calidad destinados a lanificar y gerenciar el con5unto de acti)idades que afectan la calidad dentro de una organi!aci"n. Este manual de(e igualmente cu(rir todos los elementos a lica(les de la norma del sistema de calidad requerida ara una organi!aci"n. ;am(i9n de(en ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos rocedimientos documentados relati)os al sistema de la calidad que no son tratados en la norma seleccionada ara el sistema de la calidad ero que son necesarios ara el control adecuado de las acti)idades. Los manuales de la calidad son ela(orados y utili!ados or una organi!aci"n ara. Comunicar la ol3tica de la calidad$ los rocedimientos y los requisitos de la organi!aci"n. 7escri(ir e im lementar un sistema de la calidad efica!. Suministrar control adecuado de las r&cticas y facilitar las acti)idades de aseguramiento. Suministrar las (ases documentales ara las auditorias. 2diestrar al ersonal en los requisitos del sistema de la calidad. 8resentar el sistema de la calidad ara ro "sitos e'ternos. or e5em lo$ demostrar la conformidad con las normas COVENIN-ISO 900/$ 900- o 900<. 7emostrar que el sistema de la calidad cum le con los requisitos de la calidad e'igidos en situaciones contractuales. 2unque no 4ay estructura ni formato requerido ara los manuales de la calidad$ e'isten m9todos ara asegurar que el tema este orientado y u(icado adecuadamente% uno de 9stos ser3a fundamentar las secciones del manual de la calidad con los elementos de la norma que rige el sistema. Otro enfoque ace ta(le ser3a la estructuraci"n del manual ara refle5ar la naturale!a de la organi!aci"n. =n manual de calidad uede. Ser una com ilaci"n de los rocedimientos documentados. Ser una serie de rocedimientos documentados ara a licaciones es ec3ficas. Ser m&s de un documento o ni)el. ;ener un n#cleo com#n con a 9ndices a ro iados. ;ener 4oras numerosas deri)aciones osi(les (asadas en las necesidades organi!acionales. La a licaci"n m&s com#n de un manual de calidad es em leado ara ro "sitos tanto de gesti"n de la calidad como de aseguramiento de la calidad. Sin em(argo cuando la organi!aci"n considere que es necesaria una distinci"n en su contenido o uso$ es esencial que los manuales que descri(an el mismo sistema de la calidad no sean contradictorios. 3. Proceso de elaboracin de un manual de calidad 6es onsa(le en cuanto a la Ela(oraci"n. El roceso en cuanto a la ela(oraci"n con la asignaci"n de la tarea de coordinaci"n a un organismo delegado com etente. Las acti)idades reales de redacci"n y trascri ci"n de(en ser e5ecutadas y controladas or dic4o organismo o or )arias unidades funcionales indi)iduales$ seg#n sea a ro iado. El uso de referencias y documentos e'istentes uede acotar significati)amente el tiem o de ela(oraci"n del manual de la calidad$ as3 como tam(i9n ayudar a identificar aquellas &reas en las cuales e'istan deficiencias en el sistema de la calidad que de(a ser contem lados y corregidas. =so de 6eferencias. Siem re que sea a ro iado se de(e incor orar la referencia a normas o documentos que e'isten y est9n dis oni(les ara el usuario del manual de la calidad. E'actitud y 2decuaci"n. El organismo com etente delegado de(e asegurar que el esquema del manual de la calidad sea e'acto y com leto$ y que la continuidad y el contenido del mismo sean adecuados.

8roceso de a ro(aci"n$ emisi"n y control del manual de la calidad 6e)isi"n y 2 ro(aci"n >inal. 2ntes de que el manual sea emitido$ el documento de(e ser re)isado or indi)iduos res onsa(les ara asegurar la claridad$ la e'actitud$ la adecuaci"n y la estructura a ro iada. La emisi"n de este manual de(e ser a ro(ado or la gerencia res onsa(le de su im lementaci"n y cada co ia de este de(e lle)ar una e)idencia de su autori!aci"n. 7istri(uci"n del :anual. El m9todo de distri(uci"n del manual de(e ro orcionar la seguridad de que todos los usuarios tengan acceso a ro iado al documento. La distri(uci"n uede ser facilitada mediante la codificaci"n de co ias. Incor oraci"n de Cam(ios. Se de(e dise?ar un m9todo ara ro)eer la ro uesta$ ela(oraci"n$ re)isi"n$ control e incor oraci"n de cam(ios en el manual. 2l rocesar cam(ios se de(e a licar el mismo roceso de re)isi"n y a ro(aci"n utili!ado al desarrollar el manual (&sico. Control de la Emisi"n y de los Cam(ios. El control de la emisi"n y de los cam(ios del documento es esencial ara asegurar que el contenido del manual est& autori!ado adecuadamente. Se ueden considerar diferentes m9todos ara facilitar el roceso f3sico de la reali!aci"n de los cam(ios. En cuanto a la actuali!aci"n de cada manual se de(e utili!ar un m9todo ara tener la seguridad de que cada oseedor del manual reci(a los cam(ios y los incluya en su co ia. Co ias no Controladas. Se de(e identificar claramente como co ias no controladas todos aquellos manuales distri(uidos como ro "sitos de ro uestas$ uso fuera del sitio or arte del cliente y otra distri(uci"n del manual en donde no se re)ea el control de los cam(ios. 4. Esquema del contenido de un manual de la calidad a@ El t3tulo$ el alcance y el cam o de a licaci"n. (@ La ta(la de Contenido. c@ Las aginas introductorias acerca de la organi!aci"n y del manual d@ La ol3tica y los o(5eti)os de la calidad. e@ 7escri ci"n de la estructura de la organi!aci"n$ las res onsa(ilidades y autoridades. f@ 7escri ci"n de los elementos del sistema de la calidad. g@ 7efiniciones$ si es a ro iado 4@ 1u3a ara el manual de la calidad$ si es a ro iado. i@ 2 9ndice$ si es a ro iado. Es im ortante mencionar que el orden del contenido del manual de la calidad uede ser cam(iado de acuerdo con las necesidades del usuario. Aue incluir en un manual de la calidad ;3tulo$ 2lcance y Cam o de 2 licaci"n. El t3tulo y el alcance del manual de la calidad de(en definir la organi!aci"n a la cual se a lica el manual. En esta secci"n tam(i9n se de(en definir la a licaci"n de los elementos del sistema de la calidad. ;am(i9n es con)eniente utili!ar denegaciones or e5em lo$ que as ectos no cum le un manual de la calidad y en que situaciones no de(er3a ser a licado. Esta informaci"n uede ser locali!ado en la &gina del t3tulo. ;a(la de Contenido. Esta de(e resentar los t3tulos de las secciones incluidas y como se ueden encontrar. La numeraci"n de las secciones$ su(secciones$ &ginas$ figuras$ ilustraciones$ diagramas$ ta(las$ etc.$ de(e ser clara y l"gica. 8&ginas Introductorias.

)as &ginas introductoriaB de un manual de la calidad de(en suministrar informaci"n general acerca de la organi!aci"n y del manual de la calidCd. La informaci"n acerca de la organi!acinn de(e ser su nom(re$ si;io$ u(icaci"n y los Iedios de comunicaci"n% tam(i9n se uede adicionar informaci"n acerca de su l3nea de negocio y una (re)e descri ci"n de s=s antecedentes$ su 4istoria$ su tama?o. En cuanto a la informaci"n acerca del manual de la calidad de(e incluir la edici"n actual$ la fec4a de edici"n$ una (rDue descri ci"n de c"mo se re)isa y se mantiene actuali!ado el manual de calidad$ una (re)e descri ci"n de los rocedimientos documentados utili!ados ara identificar el estado y ara controlar la distri(uci"n del manual y tam(i9n de(e incluir e)idencia de a ro(aci"n or aquellos res onsa(les de autori!ar el contenido del manual de calidad. 8ol3tica y O(5eti)os de la Calidad. En esta secci"n del manual de calidad se de(e formular la ol3tica y los o(5eti)os de la calidad de la organi!aci"n. 2qu3 se resenta el com romiso de la organi!aci"n con res ecto a la calidad. E7ic4a secci"n taimen de(e incluir como se logra que todos los em leados cono!can y entiendan la ol3tica de la calidad y como es im lantada y mantenida en todos los ni)eles. 7escri ci"n de la Organi!aci"n$ las 6es onsa(ilidades y las 2utoridades. Esta secci"n suministra una descri ci"n de la estructura de la organi!aci"n de alto ni)el. ;am(i9n uede incluir un organigrama de la organi!aci"n que indique la res onsa(ilidad$ la autoridad y la estructura de interrelaciones. Igualmente su(-secciones dentro de esta secci"n de(en suministrar detalles de las res onsa(ilidades$ las autoridades y la 5erarqu3a de todas las funciones que dirigen$ desem e?an y )erifican tra(a5os que afectan la calidad. Elementos del Sistema de Calidad. En el resto del manual se de(en descri(ir todos los elementos a lica(les del sistema de la calidad. Esto se uede 4acer incluyendo rocedimientos documentados del sistema de la calidad. Como los sistemas de calidad y los manuales de calidad son #nicos ara cada organi!aci"n no se uede definir un formato$ un esquema$ un contenido$ ni un m9todo de resentaci"n #nicos ara la descri ci"n de los elementos del sistema de la calidad. Las normas de la familia COVENIN-ISO 9000 o la norma utili!ada or la organi!aci"n$ suministran los requisitos ara los elementos de los sistemas de la calidad. Luego de seleccionar la norma a utili!ar$ la organi!aci"n de(e determinar los elementos del sistema de calidad que sean a lica(les$ y (asados en los requisitos de dic4a norma la organi!aci"n definir& como intenta a licar$ alcan!ar y controlar cada uno de los elementos seleccionados. En la determinaci"n del enfoque de la organi!aci"n de(e considerarse. La naturale!a del negocio$ la mano de o(ra y los recursos. La im ortancia asignada a la documentaci"n del sistema de la calidad y al aseguramiento de la calidad. Las distinciones entre ol3ticas$ rocedimientos e instructi)os de tra(a5o. El medio seleccionado ara el manual. El manual resultante de(e refle5ar los m9todos y los medios ro ios de la organi!aci"n ara satisfacer los requisitos formulados en la norma de la calidad seleccionada y sus elementos del sistema de la calidad. 7efiniciones. Esta secci"n de(e u(icarse inmediatamente des u9s del alcance y del cam o de a licaci"n. 7ic4a secci"n de(e contener las definiciones de los t9rminos y conce tos que se utilicen #nicamente dentro del manual de la calidad. Las definiciones de(en suministrar una com rensi"n com leta$ uniforme e inequ3)oca del contenido del manual de la calidad. Es recomenda(le el uso de referencias como or e5em lo la norma COVENIN-ISO +,0-. 1u3a ara el :anual de la Calidad. =na gu3a uede suministrar una descri ci"n de la organi!aci"n del manual de la calidad y un (re)e resumen de cada una de sus secciones.

Con la ayuda de esta secci"n los lectores que est&n interesados solo en ciertas artes del manual de(er3an ser ca aces de identificar$ que arte del manual uede contener la informaci"n que est& (uscando. 2 9ndice ara la Informaci"n de 2 oyo. 8or #ltimo uede ser incluido un a 9ndice que contenga informaci"n de a oyo al manual de la calidad. 5. Conclusin La norma COVENIN-ISO /00/< es una gu3a que define en forma clara los asos a seguir ara la ela(oraci"n de manuales de la calidad relacionados con normas de sistemas de la calidad distintas de las de la familia COVENIN-ISO 9000. Cualquier manual de calidad ela(orado seg#n la norma COVENIN-ISO /00/< de(e identificar o referenciar los rocedimientos y sistemas de la calidad documentados y cu(rir (re)emente todos los requisitos a lica(les de la norma del sistema de la calidad seleccionada or la organi!aci"n. . !iblio"ra#ia COVENIN-ISO /00/<./990. Lineamientos ara la Ela(oraci"n de :anuales de la Calidad ;ra(a5o en)iado or. Auero Castro$ 2na Fesenia anissimaG4otmail.com