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REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Dotar los Laboratorios de Anatoma I y II con el material propicio para el desarrollo adecuado de las prcticas. El alcance de este procedimiento alcanza la adquisicin de material anatmico para la dotacin de los laboratorios de Anatoma Cadver: Cuerpo muerto. Rubro: Dinero destinado para un fin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD El Decano de la Facultad de Salud de la USC al ver la necesidad INICIO (suscitada por docentes o auxiliares) rganos solicita al DECANO R-LB016 Instituto de Medicina Legal el envo SOLICITUD de este material. MATERIAL En el caso de los cadveres estos son donados por los hospitales. El Instituto de Medicina Legal responde a la Solicitud positivamente RESPUESTA I El Hospital universitario o san juan PROPUESTA de Dios hacen saber la posibilidad de donar cadveres.
REVISIN MATERIAL
FACUTLAD DE SALUD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Un auxiliar del laboratorio debe ir a la institucin y revisar el cadver o los rganos y su documentacin, si es necesario el cuerpo se le notifica por escrito al Director de los Laboratorios para adquirirlo.
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DIRECTOR DE LABORATORIOS
SOLICITUD RUBRO
El Director de Laboratorios procede a solicitar por escrito a Gerencia Administrativa el desembolso del rubro correspondiente al valor del transporte para la adquisicin del material.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SE RECIBE RUBRO
DIRECTOR DE LABORATORIOS
SE CONTRATA EL TRANSPORTE
El Director de Laboratorios recibe el rubro correspondiente y se procede a contratar el transporte que traer a las instalaciones de la Universidad el cuerpo.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB036 R-LB037
REVISIN DE DOCUMENTACIN
FIN
Los auxiliares reciben el cuerpo y lo lleva al laboratorio de Anatoma y revisa la documentacin necesaria del cuerpo, debe tener licencia de inhumacin, copia de la epicrisis con nmero de Historia clnica y serial de notara, el cual ser utilizado para posibles reconocimientos, esta documentacin se archiva. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad. Se debe diligenciar el acta de recepcin de cadveres o de recepcin de rganos
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Mantener en adecuadas condiciones el material anatmico o cadveres para evitar su descomposicin. El alcance de de este procedimiento incluye las actividades a realizar para el mantenimiento de los cadveres sobre todo en lo que se refiere al embalsamado. Cadver: Cuerpo muerto. Embalsamar: Inyectar en los vasos sanguneos, ciertos lquidos para evitar la putrefaccin de un cuerpo muerto. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
3. Definiciones No UNIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SE RECIBE EL CADAVER
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Se hace la limpieza del cadver: Se limpia, se lava con jabn en polvo, lmpido y agua.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Adems de la limpieza del cadver se cortan las uas y se elimina todo tipo de vellosidad
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DISECCIN EN FEMORAL
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
APLICACIN SOLUCIN
ALMACENAMIENTO EN PISCINA
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
El Auxiliar de Anatoma al embalsamar el cuerpo realizar la aplicacin del buferado tomando como base el peso corporal: Por cada 10 Kg se le debe aplicar 1.5 litros de solucin (70%H2O 25% Formaldehdo y 5% de Fenol) Se almacena en la piscina con un N de identificacin (pulsera o tobillera). El N del cadver corresponde con un nmero que se le coloca a los documentos que hace referencia al mismo. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
CDIGO: P-LB003
REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 2
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Dar cristiana sepultura a aquellos cadveres que ya han cumplido su ciclo dentro del laboratorio de anatoma. El alcance de este procedimiento incluye lo referente a la metodologa para la inhumacin de los cadveres que ya deben ser enterrados, ya sea porque han cumplido el tiempo o porque ya no cuentan con las caractersticas necesarias para realizar las prcticas. Inhumacin: Enterrar un cadver. Rubro: Dinero destinado para un fin RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Los auxiliares informan al coordinador cuales y cuantos cadveres se pueden enviar a inhumar.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB017
SOLICITUD DE INHUMACIN
El Coordinador pasa por escrito Director de laboratorios la solicitud inhumacin de los cadveres con respectiva cotizacin, detallando cantidad y sus datos personales.
al de su la
SOLICITUD DE RUBRO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DIRECTOR DE LABORATORIOS
1
El Director de Laboratorios procede a solicitar a Gerencia Administrativa el rubro correspondiente al proceso de inhumacin de los cadveres.
CDIGO: P-LB003
REVISIN: 01 PAGINA: 2 de 2
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENTE ADMINISTRATIVO
ENTREGA DE RUBRO
RECIBE RUBRO
CONTRATACIN DE TRANSPORTE
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
CERTIFICADO DE INHUMACIN
Los cadveres son llevados al cementerio para ser inhumados. Se debe realizar un listado describiendo cada uno de los cadveres enviados al cementerio, archivando dicho documento con el sello de recibido.
A
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Realizar una adecuada limpieza de la piscina de cadveres para mantenerlos en buen estado. Este procedimiento cubre lo relacionado con la limpieza y mantenimiento de la piscina de cadveres. Formol: Disolucin acuosa al 40 por 100 de aldehdo frmico RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD La piscina se lava cada seis meses, pero el auxiliar de laboratorio la revisa peridicamente, si necesita mantenimiento se procede a realizrselo, si no es necesario se hace en la fecha determinada que es cada semestre.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
NO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
VACIAR LA PISCINA
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
LAVADO DE PISCINA
La piscina debe ser lavada con jabn en polvo y un desinfectante lquido (ej. Hipoclorito).
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
LLENADO DE PISCINA
La piscina es llenada en de espacio, de la siguiente manera: de tina de formol (la tina tiene 55 galones) 5 galones de cido fnico y agua. El Auxiliar debe colocar de nuevo los cadveres en la piscina. Este procedimiento debe realizarse entre todos los auxiliares. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DILIGENCIAR FORMATO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB051 FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Mantener en ptimas condiciones los cadveres del laboratorio de anatoma
Este procedimiento incluye la forma de realizar el mantenimiento de los cadveres del laboratorio de anatoma. Hule: Tela pintada al leo y barnizada por un solo lado, que por su impermeabilidad tiene muchos usos. Buferado: Baar el cadver con agua, cido fnico, sal y formol. 4.1 Mantenimiento de cadveres RESPONSABLE FORMATO INICIO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
El mantenimiento de los cadveres se debe hacer tres veces por semana pero se hace un seguimiento peridico para que no vayan a tener hongos.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Para iniciar el mantenimiento de los cadveres se deben destapar. Las sabanas son lavadas con jabn en polvo y lmpido una vez por semana. Los hules son lavadas con solo agua y jabn. Una vez por semana las sabanas se deben colocar a hervir con agua y detergente.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
REVISIN: 02
LAVADO DE CADAVER
Se realizar mantenimiento a los cuerpos con solucin salina 3 veces por semana y segn la necesidad se le aplicar Acido Fnico. Diligenciar Formato de registro de mantenimiento de material anatmico y/o piscina.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB051
DILIGENCIAR FORMATO
Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
FIN 4.2 Mantenimiento de rganos INICIO DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS AUXILIAR LABORATORIO DE ANATOMA
NO MANTENI MIENTO ORGANOS SI MANTENMIENTO CUANDO LO AMERITE
Hay que tener en cuenta que los rganos son guardados en una solucin (agua y formol) y son extrados cada vez que las clases lo requieren. Por lo anterior los rganos son revisados constantemente. El mantenimiento de los rganos se hace cada que estos lo ameriten.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Cuando es necesario realizar limpieza a los rganos se le cambia el agua y formol que son los lquidos en lo que estn contenidos.
CDIGO: P-LB005
REVISIN: 02
PAGINA: 3 de 3
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
LAVADO DE RECIPIENTE
el
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
LAVADO DE ORGANOS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
APLICACIN BUFERADO
Se aplica al rgano el buferado (Agua, cido fnico y sal). Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
DILIGENCIAR FORMATO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB051 FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Registrar el uso del laboratorio de anatoma y su material
Este procedimiento se aplica al control de ingreso por parte de los estudiantes a prcticas de anatoma y uso de material. Material Anatmico: Partes del cuerpo humano que son utilizadas en prcticas para efectuar estudios y disecciones. Dotacin de Bioseguridad: Vestimenta adecuada para manipular material anatmico. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El Auxiliar organiza el material solicitado para la prctica en los mesones correspondientes y hace entrega al docente del material anatmico. Debe diligenciar el formato con el material entregado a estudiantes y docentes, para que quede registro de la prctica. El Auxiliar de Laboratorio de Anatoma es el encargado de verificar que las personas al ingresar tengan su bata, gorro, guantes, tapabocas y dems implementos exigidos y as puedan ingresar a realizar las prcticas y de mantener la disciplina dentro del laboratorio. De la misma manera debe exigir el cumplimiento de las normas generales y de Bioseguridad de la zona de laboratorios primer piso laboratorios de anatoma.
R-LB032
ENTREGA DE MATERIAL ANATMICO
INGRESO ESTUDIANTES
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
El Auxiliar debe exigir a los practicantes su dotacin de bioseguridad mientras se encuentren dentro del laboratorio, este consiste en uniforme, bata, gorro, guantes, tapa boca.
ENTREGA DE MATERIAL
ESTUDIANTES FIN
Los estudiantes deben entregar el material en perfecto estado. De lo contrario se le notificar al director de programa para tomar medidas. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Ofrecer los primeros auxilios a aquella persona que presente un caso de emergencia dentro de los laboratorios Este procedimiento involucra las actividades necesarias para prestar primeros auxilios en caso de un accidente o emergencia. Primeros auxilios: Prestar ayuda en primera medida a una persona accidentada o en emergencia. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR / AUXILIAR
En caso de presentarse alguna emergencia dentro de los laboratorios, debe ser remitido inmediatamente al servicio medico de la universidad para la respectiva valoracin.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR / AUXILIAR
UTILIZAR BOTIQUIN
En caso de requerirse se darn primeros auxilios con los implementos que existan en el botiqun del almacn 1 y en el laboratorio de anatoma.
VALORACIN
BIENESTAR UNIVERSITARIO
En el servicio Mdico universitario se le prestarn los primeros auxilios y se valorar el nivel de gravedad del accidente. NOTA: En caso de presentarse una evacuacin debe seguirse el procedimiento elaborado por la unidad de Salud Ocupacional.
REVISIN: 02
REVISADO POR: SUPERVISOR DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN LABORATORIOS 1. Objeto Controlar las existencias materiales de laboratorios 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD
Este procedimiento involucra la manera adecuada de realizar el inventario del almacn de partes anatmicas. Inventario: asiento de bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o entidad hecho con orden y precisin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD
El inventario de material anatmico se realiza cada 6 meses. El inventario se inicia haciendo un conteo y verificando las existencias segn planilla.
REGISTRO DE MATERIAL.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
R-LB028
Luego de realizar el conteo, se registran en los formatos el material anatmico los que han sido dados de baja y los que se han adquirido. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Reglamentar el ingreso al laboratorio de anatoma. Especifica todo lo relacionado con el ingreso al laboratorio de anatoma. DGL: Direccin General de Laboratorios RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA
ACTIVIDAD Cualquier persona ajena a la Facultad de Salud y/o USC que desee ingresar al laboratorio de anatoma, deber solicitar un permiso especial a la DGL con previa sustentacin de las actividades a realizar al interior del laboratorio.
INICIO 1 INTERESADO
SOLICITUD INGRESO
SOCIALIZACIN REGLAMENTOS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DIRECTOR
El Director General de Laboratorios da el VoBo de la visita. Nota: si se van a tomar fotos o hacer un video debe solicitar un permiso especial a la DGL que indica las normas que se tienen para realizar este tipo de actividades.
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Socializar a toda la comunidad usuaria de los laboratorios la normatividad que se encuentra vigente. Involucra todo lo necesario para proceder a socializar las normas y reglamentos de los laboratorios. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD
Los reglamentos correspondientes al Departamento de laboratorios sern socializados mediante pagina Web, carteleras, boletines etc.
CUMPLIMIENTO REGLAMENTOS
DOCENTES ESTUDIANTES
Los estudiantes y docentes usuarios de los laboratorios estn en la obligacin de cumplir con toda la normatividad que rige a los laboratorios FIN
REVISIN: 01
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Especificar los parmetros para realizar un corte con sierra Se aplica a todo corte que se realice a cualquier tipo de material anatmico con sierra. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD
FACULTAD DE SALUD
DOCENTE
SOLICITUD DE CORTE
MONTAJE DE SIERRA
El docente le indica al auxiliar que tipo de corte necesita y este procede a realizarlo
ENTREGA DE PIEZA
FIN
El auxiliar le entrega la pieza al docente para que sea utilizada en la prctica. Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Registrar el uso del laboratorio de anatoma y su material en prcticas libres.
Este procedimiento se aplica al control de ingreso por parte de los estudiantes a prcticas libres de anatoma y uso de material. Material Anatmico: Partes del cuerpo humano que son utilizadas en prcticas para efectuar estudios y disecciones. Dotacin de Bioseguridad: Vestimenta adecuada para manipular material anatmico. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
ESTUDIANTE
LLEGADA ESTUDIANTE
El estudiante llega a la hora estipulada por los auxiliares para hacer prctica libre.
VERIFICACIN BIOSEGURIDAD
R-LB032
ENTREGA DE MATERIAL
El auxiliar supervisa la prctica libre y que todos los estudiantes cuenten con la dotacin de bioseguridad (bata, gorro, guantes etc.) y se permite el ingreso al laboratorio El auxiliar facilita el material anatmico solicitado por los estudiantes (rganos y cadveres) para su correspondiente repaso y diligencia formato de prctica libre. El auxiliar controla la disciplina de los estudiantes y recibe el material en las mismas condiciones que fue entregado Nota cada vez que el auxiliar manipula el cadver debe contar con sus implementos de bioseguridad.
DEVOLUCIN DE MATERIAL
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: ASISTENTE LABS. APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN INVESTIGACIN GENERAL LABORATORIOS Ofrecer a toda la comunidad un portafolio adecuado de servicios y obtener rentabilidad de los laboratorios. Involucra los mecanismos de mercadeo de laboratorios y venta de servicios. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El asistente de laboratorios elabora la base de datos de las instituciones educativas oficiales y privadas a las cuales se le puede ofrecer el servicio de laboratorios
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ASISTENTE
ELABORACIN BASE DE DATOS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ASISTENTE
LLAMADAS A INSTITUCIONES
Se procede a llamar a las instituciones para ofrecer los diferentes servicios de los laboratorios.
ENVIO CORRESPONDENCIA
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ASISTENTE
REVISIN: 02
El interesado debe manifestar a la Direccin de Laboratorios, el inters de utilizar un laboratorio determinado. Se debe indicar fecha(s) y hora(s) (horario) en que se van a realizar la(s) prctica(s) como tambin equipos, materiales y nmero de estudiantes.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
NO
Se revisa la solicitud, que materiales y equipos estn solicitando; se confronta el horario sugerido por el interesado con el horario de clases programado del semestre, para verificar la disponibilidad del laboratorio. Si el laboratorio esta DISPONIBLE se procede al arrendamiento, si NO se le sugiere otro horario.
ELABORACIN CONTRATO
DEPARTAMENTO JURIDICO
Con el VoBo del Director de los Laboratorios, se solicita al jefe del Departamento Jurdico de la Universidad, la elaboracin del Contrato de Arrendamiento.
REVISIN: 02
Se envan los datos y documentacin al Departamento Jurdico acompaado de un Memorando Interno para la elaboracin del contrato, especificando el valor, fechas, y nmero de estudiantes.
DEPARTAMENTO JURIDICO
ELABORACIN CONTRATO
El Departamento Jurdico elabora el contrato y lo enva a gerencia Administrativa para su respectiva revisin
GERENCIA ADMINISTRATIVA
REVISIN CONTRATO
10
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ASISTENTE
FIRMA DE CONTRATO
El asistente de laboratorios revisa el contrato y procede a hacerlo firmar el contrato por parte de la institucin interesada (representante legal).
11
RECTORIA
RECTOR
FIRMA RECTOR
12
CLIENTE
13
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COPIA CONTRATO
ASISTENTE FIN
Se guarda una copia del contrato en el archivo junto con el recibo original de pago por el monto de lo pactado en el contrato.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Describir la metodologa para la distribucin de los horarios de prcticas.
Este procedimiento define la manera de realizar la distribucin de los horarios de prcticas en los diferentes laboratorios. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
DIRECCIN DE PROGRAMA
SECRETARIO ACADMICO
PRESENTAR PROGRAMACIN
Los Secretarios Acadmicos hacen llegar a mas tardar quince das antes de iniciar cada semestre la programacin de sus clases prcticas.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR/ SUPERVISOR
DISTRIBUCIN HORARIOS
El Coordinador o supervisor de la zona de laboratorios correspondiente procede a realizar la distribucin segn informacin suministrada por los directores de programa.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR/ SUPERVISOR
R-LB029
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR/ SUPERVISOR
SI
DISPONIBILI DAD
NO
Verifica que no se crucen los horarios de prcticas, si el horario solicitado ya se encuentra ocupado le sugiere al docente o persona encargada de los horarios otro y este en conjunto con el coordinador o supervisor debe establecer el horario mas conveniente.
FIN
REVISIN: 02
PROCEDIMIENTO: Prstamo de material y/o equipos para prcticas programadas de laboratorio (primer y segundo piso)
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de material y equipos CMUNO: Software para el control de inventario. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ESTUDIANTES O PROFESORES R-LB018 R-LB019
ACTIVIDAD Para cada prctica de laboratorios, el estudiante o en su defecto el docente, debe diligenciar ante el encargado del almacn de laboratorios del primer piso el formato de solicitud de material, el cual contiene datos como: fecha y hora de la prctica nombre del docente, programa, titulo de la prctica y descripcin y cantidad de material. Este pedido tiene que ser diligenciado antes de 24 horas.
NO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
SI SE ENTREGA MATERIAL 1
NO SE ENTREGA MATERIAL
Revisa el legajador donde se encuentran los formatos diligenciados, observa que prcticas de laboratorio estn por realizarse; procede a montar los elementos y/o equipos que han pedido con anticipacin, si el material no es pedido con veinticuatro (24) horas de anterioridad, no se le puede suministrar.
REVISIN: 02
ESTUDIANTES O DOCENTE
R-LB019
A
El docente al iniciar la prctica firma el formato donde est incluido la cantidad de reactivos que va a utilizar en la prctica, para realizar su posterior descargue en el sistema CMUNO y dicho formato se archiva. Verifica y revisa que los elementos y/o materiales que les fue entregado estn en perfecto estado. Descarga en el formato de pedido el material adicional que le va pidiendo el estudiante. Al trmino de cada prctica, el estudiante se ve en la obligacin de devolver los materiales y/o equipos que le fueron suministrados. Verifica y revisa que los elementos que le fue entregado al estudiante, se encuentren en perfecto estado. Si el equipo se encuentra en ORDEN el auxiliar procede a almacenarlo en su sitio, si NO el estudiante deber diligenciar un formato de deudas. el auxiliar debe revisar los equipos y que el laboratorio haya quedado en completo orden en presencia del docente.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
ESTUDIANTE
DEVOLUCION MATERIAL
EN ORDEN
SI
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
2
GUARDA EL EQUIPO
FIN
REVISIN: 02
FORMATO DEUDAS
ESTUDIANTE
R-LB026
A
El estudiante debe diligenciar el formato de deudas, donde se compromete a reponer o pagar el material y/o equipo, que estando bajo su responsabilidad sufri un dao. Este formato es archivado hasta que el estudiante cancele la deuda.
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Establecer un sistema de mantenimiento preventivo y correctivo para los equipos de laboratorio. Este procedimiento incluye la gestin de mantenimiento de todos los equipos de laboratorio Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que los equipos funcionen correctamente. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO Elaborar el programa de Mantenimiento Preventivo de los equipos, teniendo en cuenta la prestacin de servicios solicitados o proyectados.
CONTRATISTA
ELABORAR PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SOLICITAR REVISIN
R-LB021
Solicitar la Visita de revisin por parte de personal calificado, una vez se acerquen las fechas programadas.
EJECUTAR MANTENIMIENTO
CONTRATISTA 1
REVISIN: 02
CONTRATISTA
IDENTIFICAR REPUESTOS
CONTRATISTA
CONTRATISTA
INSTALACIN DE REPUESTOS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
FORMATO DE MANTENIMIENTO
10
CONTRATISTA
Registrar el mantenimiento realizado en el formato en la hoja de vida de cada equipo manejados por la empresa contratista.
REVISIN: 02
Colocar en funcionamiento el equipo e informar al Coordinador o supervisor para tener en cuenta la programacin de los servicios.
12
CONTRATISTA FIN
La empresa contratista a final del mes entrega a la Direccin General de Laboratorios el informe de mantenimiento realizado o en su defecto la ficha de cada uno de los mismos.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Establecer un sistema de mantenimiento preventivo y correctivo para la estructura fsica de laboratorios. Este procedimiento incluye la gestin de mantenimiento de todos las locaciones de laboratorios Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que las locaciones estn en perfectas condiciones. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
R-LB021
SOLICITUD MANTENIMIENTO
Se solicita el mantenimiento a los laboratorios al departamento de servicios generales, ya sea elctrico, mampostera, hidrulico etc.
MANTENIMIENTO LABORATORIOS
SERVICIOS GENERALES
FIN
Los empleados de servicios generales proceden a realizar el mantenimiento de los laboratorios o las reas donde se requiera. Es deber del Departamento de Servicios generales llevar un reporte de los mantenimientos ejecutados.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Esterilizar los elementos con microbios mediante el uso de autoclave Cubre todo el proceso de estilizacin de elementos con microbios.
Autoclave: Aparato que sirve para esterilizar objetos y sustancias situados en su interior, por medio de vapor y altas temperaturas RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El personal que realizar la esterilizacin deber portar la indumentaria necesaria (proteccin visual, tapabocas, guantes, bata). Se selecciona el material (por lo general medios de cultivo) a descartar.
SELECCIN DE MATERIAL
INTRODUCIR EN AUTOCLAVE
CDIGO: P-LB018
REVISIN: 02
PAGINA: 2 de 2
BOLSA ROJA
RUTA HOSPITALARIA
REVISIN: 03
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar las existencias y estado de equipos y materiales de laboratorios
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Este procedimiento involucra la manera adecuada de realizar el inventario del almacn. Inventario: asiento de bienes y dems cosas pertenecientes a una persona o entidad hecho con orden y precisin. Reactivo: sustancia empleada para descubrir o valorar la presencia de otra, con la que reacciona de forma peculiar. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD El inventario debe realizarse mnimo cada 6 meses, en poca de exmenes finales o INICIO de vacaciones de los estudiantes, el primer paso es realizar el conteo general de materiales y reactivos, estos deben ser COORDINADOR pesados al clculo por un valor CONTEO DE aproximado esto se hace debido a que son LABORATORIOS MATERIALES Y REACTIVOS PRIMER Y reactivos qumicos txicos, combustibles, comburentes, inflamables etc. SEGUNDO PISO Y AUXILIARES El conteo debe ser realizado doble para realizar un paralelo y evitar posibles errores. Se compara con listado emitido por contabilidad que incluye las cantidades existentes a un corte determinado COORDINADOR LABORATORIOS PRIMER Y SEGUNDO PISO Y AUXILIARES
INFORME A 1
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
REVISIN: 03
AUDITORIA INTERNA
ARQUEO POR PARTE DE AUDITORIA
El departamento de Auditoria Interna realiza el arqueo correspondiente a la informacin suministrada y adems hace visitas semestrales para confrontar la informacin que se encuentra en el sistema de CMUNO. El Coordinador solicita a auditoria dar de baja aquellos materiales y reactivos que no sirven, auditoria debe solicitar permiso a Gerencia Administrativa. En caso de ser equipos los que se dan de baja se debe solicitar autorizacin tambin a Auditoria Interna y Gerencia Administrativa para despus pasar a la unidad de activos fijos para sacar esos equipos del sistema.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB040
FIN
REVISIN: 03
PROCEDIMIENTO: Prstamo de material y/o equipos para prcticas de laboratorio Tercer y Cuarto piso.
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: ASISTENTE LAB. DIRECCIN INVESTIGACION Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de material y equipos RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ESTUDIANTES O PROFESORES
ACTIVIDAD Para cada prctica de laboratorios, el estudiante o en su defecto el docente, debe diligenciar ante el encargado del almacn de laboratorios el formato de solicitud de material, el cual contiene datos como: fecha y hora de la prctica nombre del docente, programa, titulo de la prctica y descripcin y cantidad de material.
R-LB018
REVISION FORMATO SI
PEDIDO
NO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
SE ENTREGA MATERIAL
NO SE ENTREGA MATERIAL
Revisa el legajador donde se encuentran los formatos diligenciados, observa que prcticas de laboratorio estn por realizarse; procede a montar los elementos y/o equipos que han pedido con anticipacin,
REVISIN: 03
ESTUDIANTE
Verifica y revisa que los elementos y/o materiales que les fue entregado estn en perfecto estado.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
Descarga en el formato de pedido el material adicional que le va pidiendo el estudiante. Al trmino de cada prctica, el estudiante se ve en la obligacin de devolver los materiales y/o equipos que le fueron administrados.
ESTUDIANTE
DEVOLUCION MATERIAL
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
GUARDA EL EQUIPO
Verifica y revisa que los elementos que le fue entregado al estudiante, se encuentren en perfecto estado. Si el equipo se encuentra en ORDEN el auxiliar procede a almacenarlo en su sitio, si NO el estudiante deber diligenciar un formato de deudas.
REVISIN: 03
FORMATO DEUDAS
ESTUDIANTES
R-LB026
A
El estudiante debe diligenciar el formato de deudas, donde se compromete a reponer o pagar el material y/o equipo, que estando bajo su responsabilidad sufri un dao. Este formato es archivado hasta que el estudiante no cancele la deuda.
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de material y equipos RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD
ESTUDIANTE
SOLICITUD
El estudiante de manera verbal o escrita, solicita los materiales y/o equipos que va a utilizar en determinada prctica libre.
REVISA EXISTENCIA
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
DISPONI BILIDAD
Atendiendo la solicitud, el auxiliar revisa la existencia de lo pedido. Se pueden dar dos NO casos: EXISTE 1. Si el material y/o equipo existe en stock y se encuentra disponible, se revisa el estado en que se encuentra, se presta al SI SIN estudiante, exigindole a este el carnet. EXISTENCIA Se registra el prstamo en el formato de prstamo de material. NO
NO SE PRESTA
SI 1
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
R-LB032
FORMATO PRESTAMO
ESTUDIANTE
Al recibir el material y/o equipo el estudiante revisa que lo que le fue entregado se encuentre en perfectas condiciones.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
DEVOLUCION MATERIAL
ESTUDIANTE
Al trmino de cada prctica, el estudiante debe regresar los materiales y/o equipos que le fueron suministrados.
REVISIN: 02
REVISA EL EQUIPO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
NO
EN ORDEN
SI
GUARDA EL EQUIPO
Verifica y revisa que los elementos que le fue entregado al estudiante, se encuentren en perfecto estado. Si el equipo se encuentra en ORDEN el auxiliar procede a almacenarlo en su sitio y devolucin del Carn, si el estudiante deber NO diligenciar un formato de deudas.
FORMATO DEUDAS A
ESTUDIANTE
R-LB026
FIN
El estudiante debe diligenciar el formato de deudas, donde se compromete a reponer o pagar el material y/o equipo, que estando bajo su responsabilidad sufri un dao. Este formato es archivado hasta que el estudiante cancele la deuda.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Prestar un buen servicio de prstamo de laboratorios, mediante organizacin acorde de horarios. Alcanza todo lo relacionado con las solicitudes de reserva de laboratorios por docentes y estudiantes RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El estudiante o docente debe describir que materiales y/o equipos va a utilizar; o tambin puede solicitar la reserva de un laboratorio en especfico diligenciando el formato de reserva de laboratorios. En el caso de que la prctica sea de qumica deber tener una autorizacin del docente.
ESTUDIANTE
R-LB018
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR DE LABORATORIOS
Con el formato diligenciado, se verifica la disponibilidad del laboratorio, si el laboratorio esta disponible se le presta para que trabaje en su prctica libre, si no se le sugiere otro horario. Si la solicitud es de manera escrita tambin se verificara la disponibilidad del laboratorio, confrontndolo con el horario de clases programado. Si el laboratorio esta DISPONIBLE para la fecha de solicitud, queda reservado, si NO se le sugiere otro horario.
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Establecer un sistema de mantenimiento correctivo para los equipos de laboratorio.
Este procedimiento incluye la gestin de mantenimiento correctivo de los equipos de laboratorio Mantenimiento: Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que los equipos funcionen correctamente. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR/ AUXILIAR
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR/ AUXILIAR
R-LB021
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
Solicitar la Visita de Revisin por parte de personal calificado de la empresa o rea de mantenimiento de mantenimiento.
REALIZAR VISITA
CONTRATISTA 1
REVISIN: 02
CONTRATISTA
CONTRATISTA
ISNTALACIN DE REPUESTOS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
CONTRATISTA
Registrar el mantenimiento realizado en el formato en la hoja de vida de cada equipo manejados por la empresa contratista.
REVISIN: 02
AUXILIAR
COLOCAR EN FUNCIONAMIENTO
Colocar en funcionamiento el equipo e informar al coordinador o supervisor para tener en cuenta la programacin de los servicios
10
CONTRATISTA FIN
La empresa contratista a final del mes entrega a la Direccin General de Laboratorios el informe de mantenimiento realizado o en su defecto la ficha de cada uno de los mismos para proceder a solicitar el VoBo para ejecutar cuenta de cobro
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Fiscalizar y controlar el prstamo externo de equipos. Regula las acciones a desarrollar para efectuar prstamo externo de equipo. Activo fijo: Bien con valor monetario de propiedad de una persona o entidad RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD El interesado realizar una nota de solicitud, de prstamo para el activo requerido, justificando su necesidad, con el VoBo del inmediato superior (Decano facultad, director programa, jefe unidad). El Coordinador de la zona de laboratorios correspondiente recibe y revisa la solicitud. Se le da el VoBo, previa consulta con el Director de los Laboratorios que tambin debe dar su VoBo, se debe colocar la fecha de devolucin del activo
UNIDAD SOLICITANTE
INTERESADO
SOLICITUD DEL ACTIVO A
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
UNIDAD SOLICITANTE
INTERESADO
DILIGENCIA FORMATO
Procede a diligenciar el formato nico para el movimiento de activos fijos. Una (1) copia para la dependencia de laboratorios, otra para la parte solicitante y otra para Gerencia Administrativa.
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DIRECTOR LABORATORIOS
VoBo FIRMA LABORATORIOS
Diligenciada la parte de la informacin bsica del activo fijo, el Director con su firma y sello le da el VoBo.
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENTE ADMINISTRATIVO
PAGARE A
Ya con el VoBo, la firma y sello del Director de los Laboratorios, un funcionario de la gerencia Administrativa dar su autorizacin firmando y sellando el formato nico para el movimiento de activos fijos. Ah se le hace firmar un pagare por el valor del activo, en caso de dao o perdida.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Estando el formato diligenciado en su totalidad, con todas las firmas y sellos correspondientes, el coordinador y/o asistente, le har la entrega del activo, al interesado, verificando el estado del activo entregado en presencia del interesado.
REVISIN: 02
PERSONAL DE SERVICIO
PORTERO
Al salir el activo del bloque, el portero debe registrar la salida del activo.
DEVOLUCIN EL EQUIPO
UNIDAD SOLICITANNTE
INTERESADO FIN
El usuario regresa el equipo al finalizar su servicio en cual es recibido por el almacn de los laboratorios despus de revisar su estado y reportarlo a Gerencia para su respectivo trmite de devolucin.
CDIGO: P-LB025
REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 1
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD DIRECCIN LABORATORIOS 1. Objeto Describir las actividades de calibracin de mantenimiento de los equipos 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD
La calibracin de la totalidad de equipos ya sean instrumentos de medida o de aquellos que lo requieran. Calibracin: Ajustar con la mayor exactitud posible, las indicaciones de un instrumento de medida con los valores de la magnitud que ha de medir. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El control de los equipos de medicin se realizar mediante un Plan de Calibracin que atender a las acciones de mantenimiento. El Coordinador debe solicitar por escrito segn ficha de calibracin de cada instrumento a la empresa encargada la calibracin de los equipos. Los instrumentos de medida y dems material de metrologa se conservaran en las condiciones adecuadas para el desarrollo de su funcin. Los instrumentos delicados se guardarn en lugares exentos de polvo y excesiva humedad. La empresa encargada procede a realizar la calibracin. La calibracin realizada debe quedar registrada en la hoja de vida de cada equipo manejada por la empresa encargada del mantenimiento de los equipos.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SOLICITUD CALIBRACIN
CALIBRACIN EQUIPOS
HOJA DE VIDA
CDIGO: P-LB026
REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 2
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DOCUMENTADO POR: GESTIN DE CALIDAD DIRECCIN LABORATORIOS 1. Objeto Usar adecuadamente los compresores de los diferentes laboratorios. 2. Alcance 3. Definiciones No UNIDAD RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO 1 DOCENTE
SOLICITUD DE LABORATORIO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR AUXILIAR
R-LB018
DILIGENCIAR FORMATO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR AUXILIAR
ENCENDER COMPRESOR
REVISIN: 02
COORDINADOR AUXILIAR
PURGA A COMPRESOR
Peridicamente, de acuerdo al uso se le practica una purga de agua al compresor, abrir la llave en la parte inferior del tanque
FIN
CDIGO: P-LB027
REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 2
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: COORDINADOR DIRECCIN LABORATORIOS Desarrollar de la manera correcta la destilacin de agua para los laboratorios. Abarca los pasos necesarios para la obtencin de agua destilada para laboratorio. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR AUXILIAR
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR AUXILIAR
Abrir llave de paso de agua y observar que el nmero de la pantalla del destilador no supere siete.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR AUXILIAR
PROTOCOLO DESTILADOR
REVISIN: 02
COORDINADOR AUXILIAR
LLENADO DE TANQUES.
Se hace el llenado de tanques de agua destilada en cada laboratorio donde hay dispensador de agua destilada.
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Solicitar artculos y materiales necesarios para una operatividad adecuada del departamento. Este procedimiento se aplica a la forma de realizar el pedido de material didctico CMUNO: Software utilizado para el control de inventario RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD El auxiliar le informa al coordinador y/o asistente de los laboratorios la falta de material didctico mediante un memorando o un oficio. Esta solicitud tambin puede ser efectuada por los docentes. En caso de reactivos el coordinador solicita a suministros por CMUNO la creacin de los tems respectivos.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SOLICITUD ESCRITA
RECEPCION SOLICITUD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SOLICITUD
CDIGO: P-LB028
REVISIN: 02 PAGINA: 2 de 2
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ELABORAR SOLICITUD
ALMACEN GENERAL
RECEPCION SOLICIITUD
AUXILIAR
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL DIRECCIN LABORATORIOS LABORATORIOS Establecer los sistemas de evaluacin de la satisfaccin del cliente y proceder a implantar las mejoras consecuentes con los resultados de la evaluacin. Se pretende evaluar la satisfaccin de la totalidad de los clientes para todos los servicios prestados. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El auxiliar entrega al estudiante o docente el formato de evaluacin de satisfaccin del cliente, despus de prestado el servicio. O en su defecto el usuario tomar e formato que desee del dispensador de formatos
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
ENTREGA FORMATO
ESTUDIANTE / DOCENTE
R-LB014
El estudiante diligenciado.
docente
entrega
el
formato
ESTUDIANTE / DOCENTE
SI
NO
REVISIN: 02
ESTUDIANTE / DOCENTE
R-LB042
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
EMPLEADO
ENTREGA FORMATO
El empleado que reciba el formato diligenciado le har entrega al encargado del SGC para que realice el anlisis respectivo
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ANALISIS INFORMACIN
Se procede a realizar un anlisis con la informacin suministrada y la aplicacin de los indicadores correspondientes. Se realizar una retroalimentacin con los directamente involucrados sobre las quejas y reclamos.
REVISIN: 02
El alcance de este procedimiento cubre toda la normatividad que se tiene en cuenta para la asignacin de los lockers. Locker: Espacio destinado para guardar o almacenar objetos. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
PUBLICAR EN CARTELERA
La Direccin General de Laboratorios publica la convocatoria para asignacin de lockers para los estudiantes que hacen uso de los laboratorios.
ESTUDIANTE
SOLICITAR LOCKER
Los estudiantes que tendrn derecho a locker se dirigen a la Direccin General de laboratorios para solicitar su nmero de asignacin.
ESTUDIANTE
LECTURA DE REGLAMENTO
ESTUDIANTE
R-LB044
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB046
APERTURA DE LOCKER
La apertura de un locker que ha sido utilizado sin asignacin o por perdida de llaves, debe ser realizada por un funcionario del Departamento de laboratorios, con diligenciamiento del acta de apertura de locker Los artculos encontrados en los locker sern entregados a la persona que demuestre ser su propietaria o en su defecto se verificar en el formato de asignacin el dueo de los objetos y nicamente a esa persona sern entregados los objetos, siendo diligenciado el acta de entrega de objetos encontrados en locker.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ENTREGA DE OBJETOS
R-LB043 FIN
REVISIN: 02
REVISADO POR: SUPERVISOR ELABORADO POR: ASISTENTE DIRECCIN LABORATORIOS Mantener el inventario de los almacenes mediante la reposicin del material daado.
Este procedimiento abarca todas las actividades que se deben llevar a cabo para efectuar la reposicin de material daado. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD Se diligencia el formato de deudas por parte del estudiante y es verificado por el encargado (Auxiliar) donde se describe la deuda, el material o equipo, la cantidad y datos personales de la persona que incurri en la deuda, debe llevar las firmas del deudor y encargado del prstamo (auxiliar o coordinador)
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR / ESTUDIANTE
R-LB026
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ESTUDIANTE / DOCENTE
El estudiante o docente que haya roto o extraviado un material o equipo del almacn de laboratorios deber comprarlo en las mismas especificaciones o consignar el valor correspondiente.
REVISIN: 02
DEUDOR
El Deudor observa publicada su deuda en la pagina web de los laboratorios. El Estudiante o Docente deber entregar la consignacin original o el material en cuestin en el almacn donde se encontraba el insumo o en la Direccin de Laboratorios adems debe traer una copia de la factura o recibo para sellarla como recibido y que sirva de soporte del pago de la deuda, para ser eliminado del sistema de pendientes. En caso de entregar dicha consignacin o equipo al almacn se informar a la secretaria de Direccin de Laboratorios para bajar a la persona del listado de deudores. El ingeniero de apoyo procede a descargar la deuda del sistema de la Pagina Web.
ENTREGA DE CONSIGNACIN A
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ESTUDIANTE FIN
Luego de que un estudiante no tenga deudas con el departamento se le puede entregar el paz y salvo, de lo contrario debe realizar todo el proceso anterior.
CDIGO: P-LB032
REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 1
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL DIRECCIN LABORATORIOS LABORATORIOS Mantener la seguridad de todas las personas que tienen contacto con desechos y residuos infecciosos. Este procedimiento cumple con la forma de eliminacin de desechos y residuos infecciosos segn normatividad nacional. Desecho infeccioso: Residuo o basura que puede causar una infeccin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD Se tomarn por residuos infecciosos o de riesgo biolgico aquellos que contienen microorganismos tales como bacterias, parsitos, virus, hongos, etc, que puedan producir una enfermedad infecciosa. Cualquier residuos infeccioso que se genere en las prcticas sern depositados en el recipiente asignado para este tipo de desechos Se transporta el material contaminado desde los laboratorios de anatoma, virologa, parasitologa, microbiologa o cualquier otro que genere estos tipos de residuos por personal tcnico que cuente con el equipo de proteccin personal.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
DETERMINACIN DE RESIDUOS
AUXILIAR
DEPOSITO DE RESIDUOS
AUXILIAR
TRANSPORTE DE DESECHOS
ELIMINACIN DESECHOS
Las bolsas rotuladas como riesgo Biolgico o material contaminado ser eliminada por ruta hospitalaria y posteriormente incinerada sin tratamiento previo
CDIGO: P-LB033
REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 1
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Cambiar las balas de gases al terminarse su contenidos Cumple con las normas establecidas para el cambio de las balas de gases. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
CERRAR VALVULAS
AUXILIAR
LLEVAR AL ALMACEN
AUXILIAR
CAMBIO DE BALA
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Controlar el prstamo de material, para ofrecer un ptimo servicio Histolgia: Parte de la anatoma que trata del estudio de los tejidos orgnicos. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
Este procedimiento regula las actividades necesarias para el prstamo de colecciones histolgicas ACTIVIDAD El docente de la materia respectiva asigna una coleccin y un microscopio por estudiante en grupos no mayores de 60 estudiantes. Esas colecciones pueden ser usadas en los laboratorios de histologa, virologa o parasitologa. El auxiliar de laboratorio entrega las colecciones a los estudiantes previamente revisadas.
DOCENTE / AUXILIAR
ASIGNAR COLECCIN
AUXILIAR
ENTREGA COLECCIONES
AUXILIAR
R-LB033
DEVOLVER COLECCIN
ESTUDIANTE 1
REVISIN: 02
AUXILIAR
COLECCIN COMPLETA SI NO
FORMATO DE DEUDAS
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Conservar la seguridad de los usuarios de reactivos en los laboratorios
Este procedimiento cubre todos los protocolos que se deben seguir al momento de presentarse un derrame de reactivos slidos. Reactivo: Sustancia empleada para descubrir y valorar la presencia de otra, con la que reacciona de forma peculiar. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD En caso de presentarse un derrame de reactivos slidos se debe medir el riesgo y proceder a revisar INICIO DOCENTE / las fichas de seguridad del reactivo derramado, en ESTUDIANTE / caso de mximo riesgo se debe evacuar. ANALIZAR AUXILIAR Quien realice la limpieza debe tener elementos de SITUACIN proteccin apropiada que depender del material derramado, cantidad, y concentracin al aire. AUXILIAR
BARRER Y EMPACAR
AUXILIAR
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ELIMINACIN DE DESECHOS
AUXILIAR FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Conservar la seguridad de los usuarios de reactivos en los laboratorios
Este procedimiento cubre todos los protocolos que se deben seguir al momento de presentarse un derrame de reactivos lquidos. Reactivo: Sustancia empleada para descubrir y valorar la presencia de otra, con la que reacciona de forma peculiar. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD En caso de presentarse un derrame de reactivos lquidos se debe medir el riesgo y proceder a INICIO revisar las fichas de seguridad del reactivo DOCENTE / derramado, en caso de mximo riesgo se debe SOLICITAR COLABORACIN evacuar. ESTUDIANTE A AUXILIAR Quien realice la limpieza debe tener elementos de proteccin apropiada que depender del material derramado, cantidad, y concentracin al aire. DOCENTE / ESTUDIANTE / AUXILIAR DOCENTE / ESTUDIANTE / AUXILIAR
USO DE IMPLEMENTOS APROPIADOS
LIMPIEZA DE DERRAME
Para la limpieza de derrames de reactivos lquidos se usan mantas absorbentes para todo tipo de lquidos o una tira absorbente desechable de cidos custicos y solventes o se usa el producto llamado chemizol (polvo absorbente). Los elementos utilizados para la limpieza son empacados en una bolsa de desechos y es trasladado a un lugar seguro.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
EMPACAR DESECHOS
AUXILIAR 1
REVISIN: 02
La bolsa se ubica en la zona de recoleccin para ser recogido por la empresa especializada
ELIMINACIN
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR FIN
REVISIN: 01
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Conservar la seguridad de los usuarios de elementos corto punzantes en los laboratorios Aplica para el desecho de todo elemento corto punzante que sea usado en los laboratorios. Guardin: envase de plstico en el cual son depositados los elementos corto punzantes. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
ROTULACIN GUARDIANES
Todo guardin debe ser rotulado con una etiqueta que contiene datos como el nombre de la institucin, el origen, los tiempos de reposicin y recoleccin y el responsable
AUXILIAR
UBICACIN GUARDIANES
El guardin es ubicado en la base en el laboratorio correspondiente Toda persona que utilice elementos corto punzantes debe depositarlos en un guardin. Los guardianes sern recolectados cuando estn llenos al lmite permitido o al cumplirse su tiempo de recoleccin y debe ser reemplazado por uno nuevo
TODOS
AUXILIAR
RECOLECCIN DE GUARDIANES
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
Se lleva al guardin hasta la zona de recoleccin para ser eliminado por ruta hospitalaria.
FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Mantener bien dotados y en buen estado todos los laboratorios de la universidad
Este procedimiento aplica para diligenciar el formato de informacin general de cada laboratorio incluyendo necesidades. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN
Anualmente el coordinador o supervisor junto con los auxiliares levantan la informacin para diligenciar la ficha tcnica.
FICHA TCNICA
R-LB020
Se diligencia la ficha tcnica con la informacin correspondiente es impresa y colgada en la pagina web
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SOLUCIN NECESIDADES
El asistente o encargado de laboratorios realiza los trmites pertinentes para solucionar las necesidades presentadas
FIN
REVISIN: 01
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Mantener actualizados los reglamentos de los laboratorios acorde a la normatividad de las instituciones reguladoras nacionales. Este procedimiento registra la forma de realizar la actualizacin de los reglamentos teniendo en cuenta la normatividad nacional. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ASISTENTE
REVISIN REGLAMENTOS
El asistente de laboratorios realizar una revisin anual de los reglamentos de los laboratorios.
ASISTENTE
MODIFICACIN REGLAMENTOS
Segn los cambios en la normatividad por los diferentes entes gubernamentales se deben modificar los reglamentos.
ASISTENTE
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SOCIALIZACIN A COMUNIDAD
ASISTENTE FIN
Una vez verificados por el director dichos reglamentos deben ser socializados a toda la comunidad usuaria de los departamentos.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Mantener al da el inventario de reactivos del almacn del primer piso. Cubre la manera de mantener el stock general de inventarios del almacn del primer piso. Stock: Cantidad de mercanca que se tiene en depsito. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
El Coordinador de la zona de laboratorios del primer y segundo piso maneja un stock de inventario de los reactivos de uso mas frecuente.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SOLICITUD DE REACTIVOS
FIN
Un mes antes de que termine cada semestre se realiza el pedido a almacn general de los reactivos requeridos para el semestre entrante. Los reactivos de uso de menor frecuencia se solicitan anualmente. Nota: En caso de necesitar un material en especial el Decano de la Facultad solicitante debe hacer la peticin antes de iniciar el semestre.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR DIRECCIN LABORATORIOS Prestar un ptimo servicio a estudiantes y docentes en los laboratorios de investigacin ASIST. LAB. INV.: Asistente laboratorios de investigacin RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO
Este procedimiento se maneja cuando se hace apertura de los laboratorios de investigacin para estudiantes y docentes. ACTIVIDAD En el transcurso del semestre el Ingeniero de Apoyo recibe por parte de los docentes investigadores el listado de personas autorizadas a ingresar a dichos laboratorios tanto docentes como estudiantes. Adems se reciben solicitudes por parte de los Directores de Programa para realizar trabajos de investigacin o trabajos de grado. La solicitud es avalada por el Director General de Laboratorios Todo estudiante debe estar en oficio de autorizacin ya sea por Director de Investigaciones y Directores de programa. Para el ingreso al Laboratorio de Redes y Telemtica se debe diligenciar el formato R-LB023
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB023
FORMATO DE INGRESO
INGRESO DE ESTUDIANTES
ESTUDIANTE FIN
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR GENERAL DIRECCIN LABORATORIOS LABORATORIOS Promocionar los servicios de laboratorios de la USC a la comunidad acadmica de la ciudad de cali. Este procedimiento aplica para realizar la promocin de los laboratorios a los estudiantes de ltimo grado de los colegios de la ciudad. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE MERCADEO
ASISTENTE
INFORMACIN DE VISITAS
Cada que se programen visitas, el asistente de Mercadeo avisar con anticipacin la fecha, hora y numero de estudiantes que visitaran los laboratorios
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
REVISIN PROGRAMACIN
El coordinador de primer piso y el asistente de lab. De investigacin revisan la programacin para determinar los espacios a visitar.
ENVIO CORRESPONDENCIA
DEPARTAMENTO DE MERCADEO
ASISTENTE 1
Se enva un correo electrnico a decanos de las facultades de ingeniera, salud y educacin para que determinen el docente que prestar el servicio de presentacin de los laboratorios donde exista el vaco.
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB035 FIN
Se diligencia formato de visitas de colegios para corroborar laboratorios visitados y expuestos a los estudiantes.
CDIGO: P-LB043
REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 3
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Este documento define los pasos a seguir para establecer y mantener el Sistema de Aseguramiento Metrolgico. Este documento aplica a todos los equipos, instrumentos, patrones y accesorios utilizados en los laboratorios de la USC. Aseguramiento Metrolgico: es el conjunto de actividades programadas sistemticamente, que son llevadas a cabo de forma eficiente para garantizar que las mediciones y los equipos y sistemas de operacin sean adecuados. Metrologa: Ciencia de la medicin. (Nota: la Metrologa incluye aspectos tericos y prcticos relacionados con las mediciones, cualquiera que sea su incertidumbre y el campo de la ciencia o de la tecnologa en que se aplique. Patrn (patrn de medicin): Medida materializada, instrumento de medicin, material de referencia o sistema de medicin destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o uno o ms valores de una magnitud que sirva como referencia. Calibracin: Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especficas, la relacin entre los valores de las magnitudes que indique un instrumento o un sistema de medicin o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia y los valores correspondientes determinados por medio de los patrones. Ajuste de un instrumento de medicin: Operacin de ubicar un instrumento de medicin en un estado de funcionamiento adecuado para su uso. (Nota: el ajuste puede ser automtico, semiautomtico o manual.) Trazabilidad: Propiedad del resultado de una medicin o del valor de un patrn, en virtud de la cual ese resultado se puede relacionar con referencias estipuladas, generalmente patrones nacionales o internacionales, a travs de una cadena ininterrumpida de comparaciones que tengan todas incertidumbres determinadas. Incertidumbre de la medicin: Parmetro, asociado con el resultado de una medicin, que caracteriza a la dispersin de los valores que, en forma razonable, se le podran atribuir a la magnitud por medir. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
3. Definiciones
No
UNIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB038
Cada laboratorio debe realizar una lista de los quipos de medicin y patronamiento que posee. Para esto se debe diligenciar el formato.
REVISIN: 01
CODIFICAR
Cada instrumento, equipo y patrn de medicin deben ser codificados como lo indica el procedimiento P-LB044. Dicho cdigo quedara escrito en el formato. Cada laboratorio, para cada equipo de medicin y patrones, que afecten los resultados de las mediciones o calibraciones, debe realizar los estudios de medicin del sistema. Segn aplique se debe calcular: Incertidumbre de medicin, repetibilidad y reproducibilidad. Los resultados del Informe se consignarn en el formato . (Ficha Tcnica de Equipos.) A todo equipo o patrn nuevo se le debe realizar dichas pruebas. Cada laboratorio, para cada equipo, patrn o material de referencia si es el caso, deber establecer los periodos de calibracin del mismo. Esta frecuencia debe quedar registrada en el formato (Hoja de calibracin y mantenimiento.) Una vez establecida la frecuencia de calibracin, se realizan las calibraciones pertinentes de acuerdo al mtodo establecido; en su respectivo instructivo, si la calibracin es interna o segn los protocolos de calibracin de la institucin que preste el servicio. Dichos resultados quedarn consignados en el formato. Si el equipo no cumple con los errores Permitidos, debe retirarse del servicio, identificndolo con el letrero visible Fuera de Servicio
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB027
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB025
REALIZAR CALIBRACIONES
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
REVISIN: 01
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB021
SOLICITUD MANTENIMIENTO
FIN
El auxiliar debe tener presente el equipo que se halla Fuera de Servicio para que lo tenga en cuenta en la programacin de los servicios y realice el respectivo anlisis de los servicios prestados anteriormente con este equipo y si ha afectado las mediciones o ensayos efectuados. Informar al Coordinador o Supervisor para que ejecute las labores de contratacin del Servicio de Mantenimiento Correctivo del equipo en cuestin.
REVISIN: 02
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Este documento define las caractersticas del cdigo, cmo se debe identificar cada equipo de medicin, patrn y /o material de referencia; y cmo debe realizarse dicha identificacin. Este documento aplica a todos los equipos, patrones y materiales de referencia utilizados en los laboratorios Patrn (patrn de medicin): Medida materializada, instrumento de medicin, material de referencia o sistema de medicin destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o uno o mas valores de una magnitud que sirva como referencia. Ejemplos: Un patrn de masa de 1 Kg; Una resistencia patrn de 100 ; Un ampermetro patrn; Un patrn de frecuencia atmica de cesio; un electrodo patrn de hidrgeno; una solucin de referencia de cortisol en el suero humano, que tenga una concentracin certificada. Equipo de medicin: Dispositivo destinado a efectuar mediciones, solo o en conjunto con uno o varios dispositivos adicionales. Los siguientes trminos son equivalentes y utilizados para describir los elementos utilizados en las mediciones: Elemento, Componente, Parte, Transductor de medicin, Dispositivo de medicin, Medida materializada, Instrumento de medicin, Cadena de medicin, Sistema de medicin, Instalacin de medicin. Medida materializada: Dispositivo destinado a reproducir o suministrar, en forma permanente durante su uso, uno o mas valores conocidos de una magnitud dada, Ejemplo: una pesa marcada. Material de referencia: Material o sustancia en que uno o ms de sus valores caractersticos son suficientemente homogneos y bien establecidos para usarlos en la calibracin de un equipo , la evaluacin de un mtodo de medicin o la asignacin de valores a los materiales. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO El personal de la empresa contratista de mantenimiento es responsable de la instalacin de etiquetas de identificacin de los equipos asegurados por el sistema metrolgico. Las etiquetas de identificacin deben colocarse en un lugar visible del equipo y deben elaborarse en un material durable.
3. Definiciones
No
UNIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
INSTALACIN DE ETIQUETAS
REVISIN: 02
En caso de presentar fallas, colocar la etiqueta que lo identifique como equipo fuera de servicio. * VER ETIQUETA AL FINAL DE ESTE PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
R-LB027
del
equipo
REPORTAR DAO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
R-LB021 FIN
Reportar el dao al Coordinador o Supervisor para solicitar mantenimiento o en su defecto el auxiliar se encuentra autorizado a solicitar el mantenimiento.
CDIGO: P-LB045
REVISIN: 02 PAGINA: 1 de 2
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Prestar un ptimo servicio a la comunidad universitaria mediante la buena administracin de espacios fsicos. Este procedimiento aplica para todo espacio que vaya a ser creado en los laboratorios para cualquier fin. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD El director de programa debe solicitar el espacio por escrito con la respectiva justificacin, presupuesto, responsables y tipo de utilizacin del espacio con VoBo del Decano de la facultad correspondiente a la Direccin General de Laboratorios. El Director General de Laboratorios recibe la solicitud y es enviado al Director General de Investigaciones para su autorizacin. Al recibir la autorizacin del Director de Investigaciones el Director General de Laboratorios emite una respuesta, la cual contiene el formato de asignacin de espacios y creacin de laboratorios.
DIRECTOR DE PROGRAMA
SOLICITUD POR ESCRITO
DIRECTOR DE LABORATORIOS
DIRECTOR DE LABORATORIOS
RESPUESTA DIRECTOR
DIRECTOR DE PROGRAMA
R-LB039
En caso de que la respuesta sea positiva, el Director de programa se encarga de diligenciar el formato.
A
REVISIN: 02
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ENTREGA DE ESPACIO
Se realiza la entrega del espacio por parte de la direccin de laboratorios a la direccin de programa.
REVISIN: 02
Este procedimiento muestra la manera de asignar un laboratorio ya sea para prctica de docencia o libre. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
DOCENTE ESTUDIANTE
SOLICITUD DOCENTE
El docente o estudiante debe solicitar el laboratorio por lo menos con 24 horas de anticipacin con sus respectivos materiales.
DOCENTE ESTUDIANTE
R-LB018
DILIGENCIA FORMATO A
Antes de ingresar al laboratorio el docente debe hacerse responsable del espacio mediante el diligenciamiento del formato correspondiente
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AUXILIAR
APERTURA LABORATORIO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ENTREGA LABORATORIO
AUXILIAR FIN
El docente debe entregar el laboratorio y el auxiliar debe revisar las condiciones en que ha sido devuelto
CDIGO: P-LB052
REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 3
Recibir, recopilar, analizar las diferentes quejas y reclamos suministrados por el cliente en cuanto a la percepcin del servicio con el fin de subsanar las diferentes insatisfacciones o irregularidades surgidas de la prestacin o adquisicin de un bien o servicio. El siguiente procedimiento aplica para todas las quejas, reclamos y sugerencias recibidas por los usuarios del Departamento de Laboratorios. Quejas: Es u n comentario que demuestra inconformidad en la prestacin de un servicio prestado. Reclamos: Es un comentario acompaado de la exigencia de pedir restitucin por la prestacin del servicio, cuando la calidad se asocia a la Calidad del mismo. Sugerencia: Es un comentario bien intencionado con el fin de retroalimentar un proceso
RESPONSABLE
FORMATO
FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
CLIENTE
R-LB014
DILIGENCIAR FORMATO
Diligenciar registro
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
EMPLEADO LABORATORIOS
RECEPCIN DE REGISTRO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
EMPLEADO LABORATORIOS
CDIGO: P-LB052
REVISIN: 01 PAGINA: 2 de 3
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOSE
SUPERVISOR DE LABORATORIOS
RECEPCIN DE REGISTRO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SUPERVISOR DE LABORATORIOS
LLAMADO A USUARIO
Llama al cliente para escuchar, queja ,reclamo o sugerencia y le anuncia que su caso en esta en estudio
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SUPERVISOR DE LABORATORIOS
ACCION
EVALUACIN Y ANALISIS
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
CDIGO: P-LB052
REVISIN: 01 PAGINA: 3 de 3
R-LB013
RESPUESTA
10
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SUPERVISOR DE LABORATORIOS
RECEPCIN DE RESPUESTA
12
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
CDIGO: P-LB054
REVISIN: 03 PAGINA: 1 de 2
Cubre todo el proceder necesario para recibir o entregar una donacin en el Departamento de Laboratorios
Donacin: Liberalidad de alguien que transmite gratuitamente algo que le pertenece a favor de otra persona que lo acepta RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
DONANTE
MANIFIESTO DE DONACIN
El donante informa su intencin de efectuar la donacin al departamento de laboratorios, realizando la descripcin del material a ser donado.
REVISIN DE MATERIAL
R-LB030
DILIGENCIAR FORMATO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Quien recibe la donacin solicita el Visto Bueno de Auditoria Interna si es el caso de reactivos y si la donacin es un activo fijo se solicita VoBo de la unidad de Activos Fijos y para la inclusin en sistema de activos.
REVISIN: 03
1
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS ASISTENTE / COORDINADOR / SUPERVISOR
ETIQUETAR En caso de que se convierta en un activo se solicita el nmero de inventario al Departamento de Compras y Suministros.
FIN
CDIGO: P-LB056
ELABORADO POR: ASISTENTE REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DIRECCIN LABORATORIOS GENERAL LABORATORIOS Mantener actualizada la informacin correspondiente a los mantenimientos ejecutados a los equipos de laboratorio. Aplica para la solicitud de toda la informacin correspondiente a la ejecucin de planes de mantenimiento de los equipos.
RESPONSABLE
FORMATO
FLUJOGRAMA INICIO
ACTIVIDAD En los primeros cinco das de cada mes la empresa contratista encargada del mantenimiento de los equipos debe entregar a la DGL el informe mensual de cumplimiento de mantenimiento del mes inmediatamente anterior. El supervisor de laboratorios revisar el informe que debe contener todos los indicadores de mantenimiento y todos los mantenimientos ejecutados en el mes, luego se da VoBo por parte del supervisor. Se procede a dar el VoBo por parte del Director para la ejecucin del pago mensual por concepto de mantenimiento. Al finalizar el semestre el coordinador o supervisor deben dar un informe de concepto de la empresa de mantenimiento a la Direccin de Laboratorios.
ENTREGA INFORME
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
SUPERVISOR LABORATORIOS
REVISIN DE INFORME
VoBo DIRECTOR
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
CDIGO: P-LB065
REVISIN: 02
PAGINA: 1 de 4
3. Definiciones
No
UNIDAD
ELABORADO POR: GESTIN DE LA REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DE CALIDAD LABORATORIOS LABORATORIOS Este documento tiene como propsito describir el trmite para el mantenimiento o reparacin de todos los activos que pertenezcan a la Universidad Santiago de Cali y que requieran de reparacin externa La aplicacin cubre todos los activos de la universidad que necesiten reparacin externa e involucra a la gerencia administrativa, servicios generales, auditoria interna y las reas responsables. Activo fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de una dependencia, oficina o centro de costos y no esta disponible para la venta. Registro: inclusin en el aplicativo contable AF-1 para el control fsico y en el aplicativo CG-1 con su respectivo valor en pesos. Sistema AF-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos en forma individual desde su valor de costo, sus adiciones, su ubicacin, sus depreciaciones, sus valorizaciones y las bajas por desuso, venta, transferencia etc. Sistema CG-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos a nivel de grupos de activos como terrenos, propiedad raz, construcciones, maquinaria y equipo en montaje, maquinaria y equipo, vehculos, muebles y enseres, equipos de computo, sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones, retiros, depreciaciones, valorizaciones y dems conceptos propios de la contabilidad. Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la situacin en que se encuentran para prestar un adecuado servicio. Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no estn siendo utilizados. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO Solicitan a suministros la cotizacin de la reparacin del equipo.
1
DEPENDENCIA
REVISIN: 02
SUMINISTROS
ASISTENTE
GERENCIA ADMINISTRATIVA
ASISTENTE
SUMINISTROS
ASISTENTE
SUMINISTROS
ASISTENTE
2
CDIGO: P-LB065
REVISIN: 02
PAGINA: 3 de 4
DEPENDENCIA
Recibe formato nico para el movimiento de activos y entrega el activo para mantenimiento.
SUMINISTROS
ASISTENTE
Recibe el equipo, entrega una copia del formato a la empresa de reparacin y el activo fijo correspondiente
EMPRESA REPARACION
10
SUMINISTROS
ASISTENTE
11
SUMINISTROS
ASISTENTE
3
REVISIN: 02
12
GERENCIA ADMINISTRATIVA
ASISTENTE FIN
REVISIN: 02
3. Definiciones
No
UNIDAD
ELABORADO POR: GESTIN DE LA REVISADO POR: SUPERVISOR APROBADO POR: DIRECTOR DE CALIDAD LABORATORIOS LABORATORIOS Este documento tiene como propsito describir el trmite para el mantenimiento o reparacin de todos los activos internos que pertenezcan a la Universidad Santiago de Cali. La aplicacin cubre todos los activos de la universidad e involucra a la gerencia administrativa, servicios generales, auditoria interna y las reas responsables. Activo fijo: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de una dependencia, oficina o centro de costos y no esta disponible para la venta. Registro: inclusin en el aplicativo contable AF-1 para el control fsico y en el aplicativo CG-1 con su respectivo valor en pesos. Sistema AF-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos en forma individual desde su valor de costo, sus adiciones, su ubicacin, sus depreciaciones, sus valorizaciones y las bajas por desuso, venta, transferencia etc. Sistema CG-1: Aplicativo contable que registra los activos fijos a nivel de grupos de activos como terrenos, propiedad raz, construcciones, maquinaria y equipo en montaje, maquinaria y equipo, vehculos, muebles y enseres, equipos de computo, sus respectivos movimientos en cuanto a adiciones, retiros, depreciaciones, valorizaciones y dems conceptos propios de la contabilidad. Estado de los activos: Es el nivel de eficiencia con que operan los activos o la situacin en que se encuentran para prestar un adecuado servicio. Activos en desuso: Aquellos activos que pueden encontrarse en buen estado pero que ya fueron reemplazados por otros y que en el momento del inventario no estn siendo utilizados. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA ACTIVIDAD INICIO
AREA
Diligencia el formato nico para movimiento de activos describiendo el activo que sale para mantenimiento.
1
REVISIN: 02
SERVICIOS GENERALES
OPERARIO
DEPENDENCIA
Esta pendiente de la devolucin del activo reparado, el estado en que llegue. Adems firma la copia del formato en seal de conformidad.
DEPENDENCIA Si
No
DEPENDENCIA FIN
del
formato
en
seal
de
DEPENDENCIA
2
REVISIN: 02
ACTIVOS FIJOS
Inicia investigacin para saber cuales fueron las causas de la inconformidad, con ayuda de auditoria.
CDIGO: P-LB094
REVISIN: 01
PAGINA: 1 de2
Localizar, ubicar y manejar los diferentes tipos de reactivos existentes en le almacn de laboratorios primer piso.
Mantener stock de reactivos qumicos para cubrir las necesidades acadmicas en las prcticas de laboratorio. Reactivo qumico: Producto qumico que se agrega a un sistema para provocar una reaccin qumica. Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de un siniestro. RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA INICIO ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
INVENTARIO
El Coordinador de laboratorios y los auxiliares al finalizar cada semestre realizan inventario de reactivos qumicos en existencia De acuerdo a la existencia en stock de reactivos qumicos el coordinador de laboratorios y auxiliares actualizan el manual de reactivos qumicos, indispensable como material de apoyo y consulta tanto de auxiliares, docentes, y estudiantes; en este manual encontramos nombre del reactivo, ubicacin (segn grupo funcional), No identificacin, cantidad, referencia CMUNO, e ndice de riesgo.
ACTUALIZACIN MANUAL
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
REVISIN: 01
SOLICITUD
El docente y/o estudiante solicita al auxiliar de laboratorios los reactivos que va a utilizar en cada una des sus prcticas y firma como constancia de consumo y auxiliar de laboratorio firma como soporte de entrega.
SOLICITUD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
Cada fin de mes el coordinador de laboratorios realiza el ingreso de consumo de reactivos por medio del sistema contable CMUNO el cual se imprime y archiva como constancia.
CDIGO: P-LB095
REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 2
Realizar seguimiento oportuno y confiable a las actividades emprendidas en el Dpto de Laboratorios. Aplica para toda aquella actividad que sea emprendida por el Dpto de Laboratorios y requiera una respuesta o solucin.
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
ACTIVIDAD
Toda actividad que sea emprendida desde el Departamento de Laboratorios hacia el interior o exterior de la universidad debe tener un seguimiento personalizado. Al realizar el oficio de la actividad donde quede pendiente alguna respuesta, se deber diligenciar el formato para su seguimiento. El formato es diligenciado cada vez que se averige sobre la situacin de la actividad y se anota la fase en la que va la actividad hasta que sea ejecutada o cancelada.
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
R-LB053
FORMATO DE SEGUIMIENTO
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
AVERIGUACIN ACTIVIDAD
FIN
CDIGO: P-LB096
REVISIN: 01 PAGINA: 1 de 2
Controlar la periodicidad de mantenimiento de las trampas de slidos de laboratorios. Aplica para todo lo referente a mantenimiento de trampas de slidos de los laboratorios ya sean internas, externas o de slidos suspendidos totales. Trmpa de slidos: Se disea para separar los slidos de las aguas residuales que van al alcantarillado. T.S. : Trampa de Slidos de laboratorio T.S.S.T. : Trampa de slidos suspendidos totales T.S.E.: Trampa de slidos externas RESPONSABLE FORMATO FLUJOGRAMA
INICIIO
3. Definiciones
No
UNIDAD
ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR AUXILIARES
CRONOGRAMA MATTO
SERVICIOS GENERALES
EMPLEADO
AVERIGUACIN ACTIVIDAD
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
COORDINADOR AUXILIARES
R-LB054 R-LB055
MANT. TRAMPAS
Iniciando el ao el coordinador de laboratorios enva a Servicios Generales el cronograma de mantenimiento de las trampas de slidos. T. S. : Quincenal T.S.S.T: Mensual T.S.E: Semestral El funcionario de servicios generales cumple segn cronograma con el mantenimiento y se ejecuta. Se diligencia Formato donde queda el registro de la ejecucin del mantenimiento de las trampas.
FIN