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ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

Outils de gestion du temps

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION


SECTEUR NTIC
ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION


SECTEUR NTIC
Outils de gestion du temps

Sommaire

1. Introduction..........................................................................................2
2. Les T.I.C. et le temps :..........................................................................3
3. Agenda papier ou informatique.................................................................3
3.1. L’agenda papier : ............................................................................4
3.1.1. Les bonnes caractéristiques :........................................................4
3.1.2. Les actions :...............................................................................4
3.1.3. Planning journalier :....................................................................5
3.1.4. Répertoire téléphonique :.............................................................5
3.1.5. Pages de notes :.........................................................................5
3.2. L’assistant électronique (Organiser) :..................................................6
3.2.1. Les fonctions de l’assistant :.........................................................6
3.2.2. Saisie des données et fonctions spécifiques:...................................7
4. Les logiciels de gestion (Outlook) : ..........................................................8
4.1. Présentation.....................................................................................8
4.2. Fonctions du logiciel..........................................................................8
4.3. Avantages du logiciel.........................................................................9
4.4. Inconvénients du logiciel :.................................................................9
4.5. Le couplage avec la téléphonie mobile :..............................................9
5. Les Plannings .....................................................................................10
5.1. Les matériels utilisés :.....................................................................10
5.1.1. Les plannings à fiches en T (ou à épaule),.....................................11
5.1.2. Les plannings à gouttières (ou à bandelette),................................11
5.1.3. Les plannings effaçables.............................................................12
5.1.4. Les plannings magnétiques ........................................................12
5.1.5. Les limites................................................................................13
6. Les Documents utiles ...........................................................................13
6.1. La check list ou liste de contrôle........................................................13
6.2. Les post-it......................................................................................13
6.3. L’éphéméride.................................................................................13
6.4. Les imprimés courants :...................................................................14

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 1 - 16
Outils de gestion du temps

1.Introduction
Pour nous aider à maîtriser notre temps ou notre emploi du temps, nous
pouvons nous appuyer sur un certain nombre d’outils à notre disposition.
Ils sont de différentes natures, sur différents supports et peuvent être
utilisés parfois de manière complémentaires.
Ce document passe en revue les différents outils à notre disposition pour
planifier et suivre les ou nos activités.

Assistant
électronique

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 2 - 16
Outils de gestion du temps

2.Les T.I.C. 1 et le temps :


Vous venez d’acheter un assistant numérique dernier cri. Séduit par son
design et ses fonctionnalités, vous êtes persuadé de tenir enfin la
solution à votre problème de gestion du temps ! Jusqu’au moment où, en
essayant de le domestiquer, vous vous rendez compte qu’il n’est qu’un
élément du système, qu’il vous prend un temps fou et qu’il ne répond
que partiellement à vos besoins…

Le mode d’emploi des TIC n’est pas toujours aussi simple qu’on le dit. Il
faut parfois beaucoup de temps pour apprendre à les maîtriser, et
l’apprentissage et le rodage sont de plus en plus chronophages.

Les TIC font réellement gagner du temps lorsqu’elles permettent de


traiter l’information : réalisation de calculs, de recherches, travail à
distance avec partage des données… Rester dans la course du temps,
c’est donc se tenir informé de ce qui se fait sans pour autant s’aliéner aux
technologies.

3.Agenda papier ou informatique


Il convient de trouver l’outil qui vous convient le mieux et de tenir
compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise.

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Technologies de l’Information et de la Communication : informatique, Internet, Messagerie
électronique, Agenda électronique (Palm)…

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 3 - 16
Outils de gestion du temps

3.1. L’agenda papier :

Un agenda constitue une mémoire : il aide à


réfléchir, à prévoir, à fixer le temps utile aux
activités.

L’agenda a l’avantage d’être un bon support pour la prise de rendez-vous


et facile à emporter. Il a l’inconvénient d’être insuffisant pour bien gérer
son temps.

Pour bien organiser son temps, il est essentiel de noter précisément les
événements, les rendez-vous et les engagements à venir. Vous trouverez
plusieurs sortes d’agenda, comparez-les et choisissez le mieux adapté à
vos besoins.

Pour se servir d’un agenda, il faut une certaine discipline. Vous devez
d’abord vous habituer à y inscrire tous les rendez-vous et événements
prévus ; Veillez à ce qu’il soit toujours à jour et consultez le
régulièrement pour vérifier vos engagements. Chaque jour planifiez
d’importantes tâches liées à des événements fixés et veillez à les
effectuer dans les délais prévus. N’oubliez pas de réserver du temps pour
les imprévus.

3.1.1. Les bonnes caractéristiques :

1. L’agenda doit être maniable et peu encombrant ;


Il doit permettre de noter toutes les informations nécessaires aux
activités personnelles et professionnelles ;

2. Il comportera les rubriques de base concernant :


• Les actions : une liste journalière des
tâches à effectuer, les priorités, l’objectif ;
• La planification : planning journalier,
hebdomadaire, mensuel, annuel ;
• Les informations courantes : adresses, téléphones ;
• Des pages disponibles pour les notes.

3.1.2. Les actions :


La rubrique « A faire »

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 4 - 16
Outils de gestion du temps

Les tâches à réaliser y sont listées avec indication du degré d’urgence et


du degré d’importance (tâche de type A).

La rubrique « Téléphoner »
Une liste des appels, avec le nom des interlocuteurs accompagné d’un
mot-clé résumant l’objet de l’appel, y figurera. Toute remarque
concernant l’heure d’appel et la disponibilité des interlocuteurs sera
notée.

La rubrique « Objectif »
Y sera inscrit l’objectif de la journée : ce qui doit être réalisé absolument
dans la journée.

3.1.3. Planning journalier :


Les rendez-vous de la journée y sont notés : prendre soin de noter la
durée prévue et éventuellement le temps de déplacement.

Il est alors conseillé de tracer un rectangle pour visualiser au mieux


l’espace-temps réservé à l’activité.

Il est préférable d’écrire au crayon à papier afin de pouvoir procéder par


la suite à des modifications courantes. La page restera ainsi plus lisible.

A côté de l’heure du rendez-vous il est recommandé de noter le nom de


l’interlocuteur et ses coordonnées téléphoniques pour éviter les oublis.

3.1.4. Répertoire téléphonique :


Le répertoire des adresses et téléphones vous permet d’avoir toujours
sous la main les numéros que vous utilisez fréquemment.

3.1.5. Pages de notes :


Ces pages sont très utiles pour écrire rapidement au fur et à mesure que
les choses surviennent : une idées, un thème de projet, une question, un
objectif…

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 5 - 16
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3.2. L’assistant électronique (Organiser) :

Il est de faible encombrement. Les différentes fonctions apparaissent à


l’écran sous forme d’icônes. Il est utilisé avec un stylet et peut être en
communication avec l’ordinateur.

L’assistant électronique permet de :

• planifier facilement,
• de stocker des
informations sur les contacts,
• de prendre des
notes,
• d’effectuer des
calculs simples,
• de suivre les dépenses…

3.2.1. Les fonctions de l’assistant :


1 – Un agenda avec la possibilité :
• de saisir les rendez-vous ; une alarme peut être activée pour
rappeler le rendez-vous ou la réunion importante ;
• d’afficher l’emploi du temps sur la semaine, mettre en évidence
les plages libres et les chevauchements ;
• de créer des rappels pour un événement prévu comme un
anniversaire.

2 – Une liste de tâches qui :


• indique tout ce qu’il y a à faire,
• affecte un niveau de priorité et une date d’échéance,
• trie à partir de ces critères.

3 – Un répertoire des adresses et numéros de téléphone avec la


possibilité :
• d’affecter une catégorie pour un classement,
• d’associer une note à chaque adresse pour entrer des
informations complémentaires.

4 – Une calculatrice pour effectuer des calculs élémentaires et enregistrer


des valeurs.

5 – Un bloc-notes pour saisir des notes ou messages qui pourront être


regroupés par catégories.

6 – Un suivi des dépenses avec enregistrement du montant, de la date,


du mode de paiement, un classement par catégorie et un suivi des
fournisseurs.

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 6 - 16
Outils de gestion du temps

Toutes ces informations sont enregistrées. Elles peuvent être


sauvegardées sur un ordinateur. Un logiciel installé sur l’ordinateur
facilite la mise à jour sur l’ordinateur des informations saisies sur
l’assistant, ou la mise à jour de l’assistant avec les informations saisies
sur l’ordinateur.

3.2.2. Saisie des données et fonctions spécifiques:

Saisie de données :

Les données peuvent être saisies :


 à l’aide du stylet et du clavier : un clavier est affiché à l’écran et les
touches sont activées par l’action du stylet
sur l’écran,
 grâce au stylet, sur l’écran, avec un système
d’écriture simplifiée.
 A l’aide du clavier de l’ordinateur. Les
données sont saisies sur l’ordinateur et
importer sur l’assistant (logiciel de
synchronisation).

Fonction Recherche :

Des recherches à partir d’un mot peuvent être effectuées (fonction


loupe).

Nouvelles applications :

Des applications peuvent être chargées sur l’organiser afin d’en


compléter l’utilisation.

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 7 - 16
Outils de gestion du temps

4.Les logiciels de gestion


(Outlook) :

4.1. Présentation

Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des
gestionnaires d’informations personnelles et du courrier électronique. Ils
proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des
tâches et des notes.

4.2. Fonctions du logiciel

Le calendrier
Les rendez-vous peuvent être planifiés ainsi que les réunions ou les
événements. Pour les rendez-vous ou les réunions, le temps peut être
bloqué sur le calendrier. L’événement peut durer un ou plusieurs jours. Il
apparaît dans le calendrier sous la forme de titres.

La création de tâches
Personnelles ou professionnelles, les tâches peuvent avoir lieu une seule
fois ou se répéter de manière régulière : rapport à rédiger, réunion
mensuelle et sa préparation…

Le carnet d’adresses
Le dossier « Contacts » est un carnet d’adresses. Il s’utilise pour stocker
les adresses de messagerie, les différents numéros de téléphone et tout
autre type d’informations.

Ces numéros peuvent être triés, groupés ou filtrer en fonction d’une


partie du nom ou de l’adresse.

Grâce au modem, l’ordinateur peut : composer le numéro de téléphone


de votre contact, chronométrer l’appel et en laisser une trace dans le
journal.

Les notes
Les notes dans le logiciel sont équivalentes à des notes autocollantes.
Elles permettent de rédiger des idées, des appels, des questions…

Une note peut rester affichée pendant que vous travaillez sur votre
ordinateur.

La boîte de réception
Elle affiche les messages électroniques reçus et permet l’envoi de
courrier. Il est possible de gérer des messages : les déplacer, les
transférer, les marquer ou créer une règle, par exemple une règle pour

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 8 - 16
Outils de gestion du temps

informer de l’arrivée d’un message important. On peut y créer des


dossiers distincts pour stocker les messages selon leur expéditeur et
construire une règle pour stocker directement le message reçu dans le
dossier concerné.

Un dossier « brouillon » enregistre les messages non envoyés qui


peuvent alors être récupérés, complétés et envoyés ultérieurement.

Le journal
Le journal peut enregistrer des informations telles que : les messages
électroniques, les demandes de réunions, de tâches et les réponses, les
annulations de réunion, les interactions avec des contacts importants,
des documents, des activités…

4.3. Avantages du logiciel

Le logiciel de gestion de temps comme Outlook présente des avantages


certains :

Les ordinateurs étant en réseau, il est possible de mettre en commun les


informations. Ainsi, pour la mise en place d’une réunion, vous pouvez
fixer l’heure, la durée de la réunion, la liste des participants et grâce au
logiciel et à la communication en réseau, vous recevez de manière
automatique des mails vous indiquant la disponibilité ou pas des
participants. Bien sûr ceci fonctionne très bien à condition que chacun ait
mis à jour son planning.

Autre avantage : la facilité d’utilisation. Ce logiciel reprend en effet un


affichage commun : vous retrouvez une présentation familière des
icônes.

4.4. Inconvénients du logiciel :

Les éléments de votre gestion sont disponibles sur votre ordinateur. Si


c’est un poste fixe, vous disposez régulièrement de ces informations
seulement si vous êtes sédentaire. Toutefois, si vous avez à vous
déplacer, vous pouvez imprimer la liste des tâches ou des documents
dont vous avez besoin.

4.5. Le couplage avec la téléphonie mobile :


Aujourd’hui, de nouveaux outils sont apparus sur le marché qui
permettent d’étendre la portée de nos agendas électroniques et
organisers à notre fonctionnement nomade. Nous pouvons citer la
technologie Blackberry ou Iphone, qui permettent dans leur dernière
version de synchroniser nos agendas et nos courriers en permanence et
en couplage avec la téléphonie mobile.

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 9 - 16
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5. Les Plannings
Le planning mensuel est l’ossature de l’emploi du temps sur le mois. Il
permet d’afficher les projets et leurs délais et ainsi favorise
l’anticipation : réunions, déplacements, journées de formation,
conférences…

Le planning de l’année facilite la projection sur l’année.

En règle générale, un planning est un tableau qui sert à visualiser :

 l’organisation d’un travail ou d’une activité,


 le déroulement d’une tâche ou d’une activité dans le temps.

On y visualise des prévisions, on y suit le déroulement d’un travail


ou d’une activité, il permet d’effectuer des contrôles. Cependant il doit
donc être mis à jour régulièrement.

5.1. Les matériels utilisés :


Un planning peut être établi sur une simple feuille de papier. Mais il est
souvent difficile d’y apporter des modifications. Aussi, l’entreprise peut-
elle acheter dans le commerce des matériels qui permettent une
manipulation plus aisée et plus rapide.

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Les 4 types de plannings les plus répandus sont :

5.1.1. Les plannings à fiches en T (ou à épaule),

5.1.2. Les plannings à gouttières (ou à bandelette),

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5.1.3. Les plannings effaçables

5.1.4. Les plannings magnétiques

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5.1.5. Les limites

Toutefois, dès que la situation est complexe à planifier (charges de


travail des machines dans les ateliers, opérations à réaliser pour une
construction importante, gestion de projet informatique, etc.) les
entreprise utilisent des logiciels spécialisés dont Microsoft Projet est un
exemple.Cependant les plannings traditionnels subsistent pour de
nombreuses applications simples (réservation de salles dans une
entreprise, de chambres dans un hôtel, emplois du temps, etc.).

6.Les Documents utiles


6.1. La check list ou liste de contrôle

Liste des tâches à effectuer dans l’ordre des priorités,


cette liste permet au fur et à mesure de leur
réalisation d’annoter les tâches. On utilisera des
couleurs pour regrouper les différentes tâches en
catégorie ou visualiser leur importance (rouge).

Un rapide coup d’œil permet de vérifier si toutes les


tâches ont été réalisées ou si un oubli a été fait.

6.2. Les post-it

Petite note de couleur, autocollante et


repositionnable, le post-it a conquis nos bureaux. Il
est un mémo appréciable, tant pour noter un appel
téléphonique à passer, une idée, une tâche
importante à ne pas oublier, ou localiser l’endroit
d’une signature à apposer.
Très pratique, il ne faut cependant pas qu’il
envahisse l’espace de travail.

6.3. L’éphéméride
Posé en évidence sur le bureau, il permet de noter
rapidement numéros de téléphones, tâches
urgentes, rendez-vous et rappels divers.

C’est un bloc de feuilles de taille standardisée,


datées, reliées par deux anneaux. Pour une
utilisation optimale, la date du jour doit être
apparente.
Nota : ne rien porter de confidentiel sur l’éphéméride ; posé sur le
bureau il reste à la portée de tous les regards.

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6.4. Les imprimés courants :

Que ce soit la fiche message ou le


bordereau d’envoi de document,
l’utilisation des imprimés dans l’entreprise
est un facteur de gain de temps. Vous
devez, dès que cela est possible, créer des
imprimés avec l’aide de la bureautique de
façon à simplifier la gestion de certaines
tâches.

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OFPPT @ 23068320.doc juillet 08 14 - 16