Guia de Apoyo Presupuestal para Los Fse

GUA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.
E -
Bogot, D.C, Diciembre de 2012
SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE
SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL DIRECCIN FINANCIERA OFICINA DE PRESUPUESTO VIGENCIA 2012
SECRETARIO DE EDUCACIN DISTRITAL OSCAR GUSTAVO SNCHEZ JARAMILLO
SUBSECRETARIA DE GESTIN INSTITUCIONAL LUZ AMANDA GRANADOS URREA
DIRECTOR FINANCIERO LUIS BILL CESPEDES GARCIA
JEFE OFICINA DE PRESUPUESTO SOCORRO CARDOZO MIRANDA
SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-
GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FSE

( 2012)
CAROLINA MURILLO CORTS

Profesional Especializado
3
Av. Eldorado No. 66 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota.edu.co Informacin: Lnea 195
Agradecimiento especial por apoyo y colaboracin Vigencia 2012:

Luis Bill Cspedes Garca Director Financiero Socorro Cardozo Miranda Jefe Oficina de Presupuesto Mara Cecilia Gaitn Rozo Jefe Oficina de Tesorera y Contabilidad Deyder Mengual P Profesional Especializado Oficina de Tesorera y Contabilidad Vilma Cecilia Ladino Daz Contratista Faustino Rivera Pea Contratista Fabio Ernesto Gonzalez Snchez Contratista Luz Angela Velsquez Colmenares Contratista Mara Isabel Rodriguez Beltrn Contratista Jeniffer Jerez Tarazona Contratista Yolanda Cuellar Gonzlez Profesional Especializado Direccin de Dotaciones Escolares Carlos Fernando Linares Almon Profesional Especializado Direccin de Contratacin
_____________________________________INTRODUCCIN
La presente GUIA se actualiza conforme a la normatividad vigente y presenta a los responsables de la administracin de los recursos del FSE en los colegios oficiales, los procedimientos bsicos presupuestales que se deben tener en cuenta en la celebracin de actos y contratos con recursos pblicos y as alcanzar una gestin de calidad. Es importante entonces que los responsables de estos recursos, conozcan los principios y fundamentos para la programacin, ejecucin y control de los recursos pblicos de forma democrtica, participativa y con la efectiva aplicacin de los principios rectores de la funcin administrativa1 Se desarrollan los conceptos bsicos desde el punto de vista conceptual y legal, los conocimientos que se requieren para la creacin y funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos FSE, la mecnica para el cumplimiento de los procesos del recaudo de los ingresos y la ejecucin del gasto. Desde el enfoque integral de la administracin, se espera que la gerencia de la educacin se base en un proceso de planeacin y de presupuestacin participativa, que en los colegios se refleja en el Proyecto Educativo Institucional PEI el cual se refuerza en los proyectos de inversin. La estructura de la GUIA comprende dos captulos con temas especficos que en un lenguaje sencillo y prctico, entrega los conceptos y fuentes legales de cada uno de ellos. CAPTULO I Formas de administracin de los Fondos de Servicios Educativos, su estructura orgnica, funciones y marco legal.
Artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, 5 imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones.
CAPTULO II En esta parte se presentan los aspectos generales del proceso presupuestal, incluyendo la programacin, presentacin y ejecucin del presupuesto, as como algunas orientaciones para el manejo del flujo de caja y del cierre presupuestal al terminar la vigencia fiscal. Sistema presupuestal - FSE, se desarrolla en tres etapas: programacin, ejecucin y cierre presupuestal. La programacin incluye pautas para la elaboracin, planeacin y programacin del presupuesto de ingresos y gastos hasta su aprobacin, la elaboracin de un flujo de caja y el plan de compras, los procesos de ejecucin incluye las modificaciones presupuestales y del cierre hacen parte las cuentas por pagar, reservas presupuestales y excedentes financieros. Igualmente, se revisaran temas como la caja menor, las medidas de seguridad y el manejo de la tesorera. Es importante dar a conocer que la Secretaria de Educacin del Distrito, impulsa con la comunidad educativa el ejercicio de construccin colectiva de los Presupuestos con los recursos de los Fondos de Servicios Educativos en los Colegios Oficiales del Distrito, como una expresin de gestin pblica que materializa el principio de la participacin efectiva y hace realidad los propsitos democrticos de la poltica de Bogot Humana, que la actual administracin promueve para el sector. El propsito, no slo es hacer una descripcin normativa o procedimental sobre la ejecucin de los recursos de los FSE, sino tambin impulsar la aplicacin de las ms importantes estrategias que se desarrollan para garantizar la transparencia, equidad, eficiencia, legitimidad y la publicidad de la gestin financiera de los colegios, como es el caso del programa de Presupuestos con Participacin en los Colegios Oficiales de Bogot.
Contenido
CAPTULO I. CREACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS FSE

1. 2. CREACIN DE UN FSE ADMINISTACIN DE LOS FSE Esquema General de Organizacin Consejo Directivo Rector Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacenista Contador PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS MARCO LEGAL
3. 4.
CAPTULO II. SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

1. 2. 3. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO PROGRAMACIN PRESUPUESTAL Etapas de la Programacin Preparacin del Proyecto de Presupuesto Factores a tener en cuenta para la preparacin y elaboracin del proyecto de presupuesto Plan de Compras como instrumento de programacin presupuestal Presentacin del Proyecto de Presupuesto Aprobacin del Presupuesto Flujo de Caja como instrumento de programacin y ejecucin presupuestal Envo del presupuesto a la SED
7
4.
EJECUCIN PRESUPUESTAL 4.1 EJECUCIN ACTIVA. 4.2 EJECUCIN PASIVA Modificaciones Presupuestales Certificado de Disponibilidad Presupuestal Proceso Contractual Registro Presupuestal Orden de Pago REGIMEN DE CHEQUES CIERRE PRESUPUESTAL. Cuentas por Pagar Reservas Presupuestales Excedentes Financieros Estado de Tesorera TESORERIA PAGADURA HECHOS CUMPLIDOS PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBRITRALES CAJA MENOR PLIZAS DE MANEJO GENERALIDADES A TENER EN CUENTA UNIFICACIN DE FSE
5. 6.
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
ANEXOS
CAPTULO I
Anexo N 1 Anexo N 2 Modelo de Reglamento Interno del Consejo Directivo Marco Legal
CAPTULO II
Anexo N 3 Anexo N 4 Anexo N 5 Anexo N 6 Anexo N 7 Anexo N 8 Anexo N 9 Anexo N 10 Anexo N 11 Anexo N 12 Anexo N 13 Anexo N 14 Anexo N 15 Anexo N 16 Anexo N 17 Anexo N 18 Anexo N 19 Anexo N 20 Anexo N 21 Formato de Identificacin y seguimiento de los gastos de inversin Acuerdo de aprobacin del presupuesto Modelo de Acuerdo de Adicin Presupuestal Modelo de Acuerdo de Traslado Presupuestal Modelo de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Comprobante de Egreso Acta de Arqueo de cheques Acta de Arqueo de Caja Fuerte Solicitud de autorizacin de apertura de Cuenta Bancaria Modelo de Acta de constitucin de Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales Acta de Fenecimiento Acta de Reporte de Excedentes Financieros Manual de Tesorera Comprobante de Ingreso o de Caja Libro Auxiliar de Bancos Libro de Control de Inversiones Conciliacin Bancaria Hechos Cumplidos Modelo Resolucin de apertura y/o constitucin de la Caja Menor
9
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E
Son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestin presupuestal y de ejecucin de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administracin de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversin distintos a los de personal.
CAPTULO I.
CREACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS FSE
1. CREACIN DE UN FSE
Para que un colegio (nuevo) pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos - FSE, es necesario que previamente cuente con la autorizacin de la SED, tenga unas caractersticas mnimas de organizacin, disponibilidad de recursos para contratar los servicios del contador y presuponer el nombramiento de un auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) nombrado por la SED, que permita la operacin del Fondo con criterios de eficacia y eficiencia. Para crear y organizar FSE se procede de la siguiente forma: a) Resolucin de creacin y funcionamiento del colegio IED, expedida por la SED b) Disponer de los recursos suficientes para contratar los servicios profesionales del Contador. c) Conformar la Asociacin o Consejo de Padres de Familia d) Conformar el Consejo Directivo e) Tener asignado por parte de la SED, el auxiliar administrativo con funciones financieras quien har las veces de pagador y/o tesorero.
11
f)
Tomar la decisin sobre la alternativa de organizacin del FSE por parte del Consejo Directivo del Colegio. Esta decisin debe quedar consignada mediante ACUERDO firmado por el Consejo Directivo.
g) Obtener el RUT (Registro nico Tributario) previa solicitud del NIT (Nmero de Identificacin Tributaria) a nombre del Fondo de Servicios Educativos IED.... mediante su tramitacin ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para lo cual se debe presentar el acto administrativo de funcionamiento del colegio. h) La entidad bancaria a travs de la cual se manejaran los recursos del Fondo de Servicios Educativos - FSE debe estar sujeta a la inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Financiera, registrada en la tesorera de la entidad territorial del Distrito. i) La cuenta bancaria debe tener firma conjunta del Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y para abrirla deben presentar la Resolucin expedida por la SED, mediante la cual acredita al Director o Rector como Ordenador del Gasto y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Debe presentarse adems la Resolucin de creacin y funcionamiento del nuevo colegio, expedida por la SED. Cuando se crea el FSE, deben elaborar el PROYECTO PRESUPUESTAL, soportados en el Memorando de lineamientos presupuestales, en las necesidades del colegio y su PEI.
j)
k) Segn el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo y desagregado a nivel de grupos e tems de ingresos y gastos, constituir pliza de manejo que ampare al Rector o Director, al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y al responsable de la Caja Menor (diferente al rector y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras), siempre y cuando la SED no la haya constituido previamente. l) Enviar a la Direccin Local de Educacin (DILE) la documentacin para inscribir y registrar el FSE, con copia a la Direccin Financiera de la SED, anexando: 1. Acuerdo del Consejo Directivo aprobando la creacin del FSE. 2. Fotocopia del RUT. 3. Nmero de identificacin Tributaria (NIT). 4. Certificacin Bancaria relacionando: nmero de cuenta de ahorros y corriente, identificando nombre del banco, sucursal, nombres del ordenador y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (pagador), direccin y telfono del colegio.
2. ADMINISTRACIN DE LOS FSE

Para el manejo y la utilizacin adecuada de los recursos que se administran a travs de los FSE, se ha establecido previamente el siguiente esquema de los diferentes entes que lo conforman y sus funciones.
ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIN DE LOS FSE
La creacin y puesta en marcha del FSE requiere el compromiso de todos los responsables en la gestin del colegio, a saber: Consejo Directivo. El Consejo Directivo de los colegios oficiales estar integrado por: El Rector, quien lo presidir y convocar ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente; Dos representantes del personal docente, elegidos por mayora de los votantes en una asamblea de docentes; Dos representantes de los padres de familia. La eleccin de representantes de los padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el consejo de Padres. En caso de existir Asociacin de Padres de Familia y cuando el nmero de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del establecimiento educativo, la asamblea de la asociacin elegir uno de los dos representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres elegir solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artculo 9 del decreto 1286 de 2005).
13
Un representante de los estudiantes elegido por el Consejo de Estudiantes, entre los alumnos que se encuentren cursando el ltimo grado de educacin ofrecido por el Colegio; Un representante de los exalumnos, citados mediante oficio por el rector pero elegido por el Consejo Directivo, de ternas presentados por las organizaciones que aglutinen la mayora de ellos o en su defecto, por quien haya ejercido en el ao inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes; Un representante del sector productivo organizados en el mbito local o subsidiariamente de las entidades que auspicien o patrocinen el funcionamiento del colegio. El representante ser citado mediante oficio por el rector y escogido por el Consejo Directivo, de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones;
Dentro de los primeros sesenta das calendario siguientes al de la iniciacin de clases de cada periodo lectivo anual, deber quedar integrado el Consejo Directivo y entrar en ejercicio de sus funciones. Con tal fin, el rector convocar con la debida anticipacin, a los diferentes estamentos para efectuar las elecciones correspondientes. El Consejo Directivo, es quien expide el Reglamento Interno a travs del cual determina su propio funcionamiento (Anexo N 1). Este Consejo Directivo, se rene ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente por convocatoria del Rector(a) y tiene como funciones, las establecidas en el artculo 23 del Decreto 1860 de 1994. Y en relacin con el Fondo de Servicios Educativos, el Consejo Directivo se constituye en el ente gestor y cumple adicionalmente con las funciones contenidas en el artculo 5 del Decreto 4791 de 2008, ellas son: a) Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural; b) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorera, el cual por lo menos determinar la forma de realizacin de los recaudos y de los pagos, segn la normatividad existente en la entidad territorial certificada, as como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorizacin de los pagos; c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, as como tambin los traslados que afecten el mismo; d) Verificar la existencia y presentacin de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nacin; e) Determinar los actos y contratos que requieran su autorizacin expresa; f) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantas para toda contratacin que no supere los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes (s.m.l.m.v)
g) Aprobacin de la contratacin de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley; h) Autorizar al rector o director rural para la utilizacin por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificacin del procedimiento establecido por dicho rgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994;
i)
Aprobar la utilizacin de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realizacin de eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos, o la participacin de los educandos en representacin del establecimiento educativo y fijar la cuanta que se destine para el efecto. Verificar el cumplimiento de la publicacin en lugar visible y de fcil acceso del informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
j)
k) Administrar en coordinacin con el Rector, el Fondo de Servicios Educativos, en los trminos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 y cumplir con las dems funciones establecida en el artculo 23 del Decreto 1860 de 1994. Rector o Director. El rector del colegio, que ser designado por concurso, adems de las funciones sealadas en otras normas, tendr las siguientes: Dirigir la preparacin del Proyecto Educativo Institucional con la participacin de los distintos actores de la comunidad educativa; Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Acadmico de la institucin y coordinar los distintos rganos del Gobierno Escolar; Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar; Formular planes anuales de accin y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecucin; Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contactos interinstitucionales para el logro de las metas educativas; Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la SED; Administrar el personal asignado a la institucin en lo relacionado con las novedades y los permisos; Participar en la definicin de perfiles para la seleccin del personal docente, y en su seleccin definitiva; Distribuir las asignaciones acadmicas, y dems funciones de docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo, de conformidad con las normas sobre la materia; Realizar la evaluacin anual del desempeo de los docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo;
15
Imponer las sanciones disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario de conformidad con las normas vigentes; Proponer ante la SED, a los docentes que sern apoyados para recibir capacitacin; Suministrar informacin oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus requerimientos; Responder por la calidad de la prestacin del servicio en su colegio; Rendir un informe al Consejo Directivo del colegio al menos cada seis meses; Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le asignen, en los trminos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008; Publicar una vez al semestre en lugares pblicos y comunicar por escrito a los padres de familia, los docentes a cargo de cada asignatura, los horarios y la carga docente de cada uno de ellos; Las dems que le asigne el alcalde para la correcta prestacin del servicio educativo;
El Rector como administrador y ordenador del gasto del FSE, cumple con las funciones y responsabilidades que se plasman en el artculo 6 del Decreto 4791 de 2008, estas son: a) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del FSE y presentarlo para aprobacin del Consejo Directivo; b) Elaborar el Flujo de Caja Anual del Fondo estimado mes a mes, hacerle los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecucin por lo menos cada tres meses al Consejo Directivo; c) Elaborar con la justificacin correspondiente los proyectos de adicin presupuestal y los de traslado presupuestales, para aprobacin del Consejo Directivo; d) Celebrar los contratos, suscribir los actos y ordenar los gastos, con cargo a los recursos del Fondo, de acuerdo con el Flujo de Caja y al plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorera; e) Presentar mensualmente el informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos; f) Realizar los reportes de informacin financiera, econmica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contadura General de la Nacin, y efectuar la rendicin de cuentas con la periodicidad establecida en las normas;
g) Suscribir junto con el contador los estados contables y la informacin financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin; h) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el informe de ejecucin presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente;
Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador).

Es el responsable de garantizar la correcta ejecucin de ingresos y gastos. De acuerdo con las funciones sealadas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a travs de la Resolucin 3950 del 7 de octubre de 2008 y atendiendo lo establecido en el artculo quince (15) del Decreto 4791 de 2008, el Auxiliar Administrativo que apoye la gestin financiera deber realizar las siguientes actividades: En presupuesto. a) Elaborar el Flujo de Caja; b) Registrar los compromisos con cargo al presupuesto del colegio; c) Asistir al ordenador de gasto en la preparacin y presentacin ante el Consejo Directivo del presupuesto anual del colegio d) Apoyar al almacenista en la elaboracin del Plan de Compras para visto bueno del Rector ordenador del gasto; e) Registrar y controlar el libro presupuestal; f) Elaborar y certificar las disponibilidades, los registros presupuestales, constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar;
g) Preparar los traslados presupuestales; h) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE; i) j) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y organismos de control los informes financieros; Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto;
k) Evaluar y presentar peridicamente informes de anlisis sobre gestin financiera adelantada en el colegio; En pagadura l) Manejar los libros de tesorera;
m) Liquidar y cancelar las obligaciones contradas por el colegio, haciendo los descuentos por 17 impuestos respectivos;
n) Pagar oportunamente los impuestos recaudados; o) Apoyar al ordenador de gasto en la coordinacin con las entidades bancarias para el manejo de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE; p) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo rentable de los recursos financieros del FSE; q) Preparar los Informes de Ejecucin presupuestal de Ingresos y Egresos para la Secretara de Educacin Distrital. SED y subirlos a la pgina web; En Contratacin r) Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica;
s) Incorporar los pliegos de condiciones a la pgina de contratacin vigente; t) Solicitar documentacin pertinente a la contratacin;
u) Solicitar plizas cuando el contrato lo amerite;
Auxiliar Administrativo con funciones en Almacn,

Es el responsable del manejo de bienes devolutivos y de consumo. De acuerdo con las funciones sealadas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a travs de la Resolucin 3950 del 7 de octubre de 2008 y como apoyo a la gestin, el Auxiliar Administrativo que apoye el rea de almacn deber realizar las siguientes actividades:
a) Elaborar el Plan de Compras, atendiendo los requerimientos y proyectos presentados para el desarrollo de
una educacin con calidad.
b) Recibir a satisfaccin los elementos de acuerdo con lo establecido en las rdenes de compra o contratos, suscritos por el ordenar del gasto. c) Registrar el ingreso de los bienes al almacn y su respectivo anotacin en krdex d) Atender las necesidades de los elementos bsicos para el normal de desarrollo de las funciones de los docentes y administrativos, tanto de elementos devolutivos, Consumo Controlado y de Consumo Consumo. e) Mantener actualizado el krdex , registrando en los centros de costo los elementos despachados f) Realizar la toma fsica de inventario de los elementos en servicio y los ubicados en bodega del almacn, como mnimo una vez al ao o todos los que considere necesario, para su respectivo control y seguimiento, atendiendo lo establecido en la resolucin 001/2001 de la Secretara de Hacienda del Distrito.
g) Velar por la seguridad de los elementos en bodega, los cuales deben estar ubicados en estantera, cumpliendo con las normas de almacenaje. h) Controlar los inventarios por dependencias, identificando los responsables de su manejo. i) j) Realizar el proceso de traslado de bienes entre dependencias segn la necesidad del colegio. Mantener plaquetizado los bienes muebles y equipos del F.S.E. y exigir a la S.E.D la actualizacin de las mismas para identificar los bienes de acuerdo a lo establecido en la resolucin 001/2001 de la Secretara de Hacienda.
k) Preparar la documentacin requerida para dar de baja a los bienes inservibles e innecesarios para el colegio, para presentar al Consejo Directivo con el fin de avalar el proceso de baja del inventario desde el punto de vista fsico y de los registros contables. l) Mantener actualizado y comunicar el resultado del levantamiento fsico de los inventarios de bienes pertenecientes a la S.E.D.
m) Consultar los precios del mercado para el inicio del proceso de los estudios Previos del proceso de contratacin. n) Elaborar balance mensual de entradas y salidas de acuerdo con los movimientos realizados y hacer entrega de la informacin al contador del colegio para su respectivo registro contable. o) Elaborar y presentar informes mensuales, semestrales y anuales o cuando le sean requeridos, siendo de gran importancia al cierre de la vigencia fiscal p) Realizar las funciones de seguimiento al proceso de mantenimiento del colegio q) Atender el aula de audiovisuales r) Desempear las dems funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.
Contador
Con el fin de apoyar los Consejos Directivos, Ordenadores del Gasto y Auxiliares Administrativos con funciones financieras en el manejo y administracin de los recursos de los FSE, a continuacin se relacionan actividades que se recomiendan deben tener como mnimo el contrato de prestacin de servicios contables: a) Elaborar Comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones financieras y patrimoniales del Colegio, particularmente de sus ingresos, de sus egresos, de cuentas de almacn, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorera y presupuesto (cuentas cero) y de ajustes contables; b) Imprimir libros auxiliares de contabilidad todos los meses; c) Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de ingresos, de egresos, de almacn, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorera y presupuesto (cuentas cero), de ajustes contables interrelacionados con las diferentes reas como Pagadura, Almacn e Inventarios;
19
d) Generar en medio impreso mensualmente los Libros Oficiales de Contabilidad Diario y Mayor, debidamente foliados, prenumerados, rubricados y respaldados con acta de apertura suscrita por el ordenador del gasto; e) Elaborar mensualmente la relacin de cuentas por pagar del Colegio y reportarlo oportunamente en el formato oficial a la SED; f) Elaborar y remitir oportunamente en los formatos oficiales a la SED de manera trimestral el balance general; el estado de actividad financiera econmica y social; el estado de cambios en el patrimonio, las cuentas recprocas y semestralmente las notas a los estados contables;
g) Certificar los Estados Contables y firmarlos anteponiendo el nmero de matrcula profesional; h) Aplicar mensualmente indicadores financieros que orienten la medicin de la gestin financiera del Fondo de Servicio Educativo, presentar los resultados obtenidos al ordenador del gasto para su evaluacin y toma de decisiones; i)
j)
Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Contables para aprobacin; Publicar mensualmente en un lugar del Colegio, visible y pblico, los Estados para efectos del control social;
k) Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentacin oportuna a la Contralora de Bogot D.C., de acuerdo a las normas vigentes; l) Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y canceladas mensualmente por el Colegio, de acuerdo a la normatividad tributaria vigente;
m) Asesorar al Colegio en cuanto al cumplimiento de las normas tributarias y preparar para su presentacin oportuna, conjuntamente con las dems reas competentes del Colegio, los medios magnticos que exijan las autoridades tributarias; n) Hacer las Conciliaciones Bancarias mensualmente de manera oportuna dentro de los primeros diez das del mes siguiente, aclarando inmediatamente las partidas conciliatorias con los registros y documentos soportes internos y/o con las Entidades Bancarias, exigiendo a travs del Ordenador del Gasto los reintegros a que haya lugar; o) Velar por la adecuada existencia del Control Interno Contable, realizando mensualmente al Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento; p) Velar para que los Colegios manejen sus recursos en las cuentas bancarias autorizadas e incluidas en el ranking financiero determinado por el comit de riesgos de la Direccin del Tesoro Distrital y tengan implementado las seguridades fsicas y amparos que cubran los riesgos potenciales de prdidas de recursos; q) Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estn respaldadas adems de las exigencias tributarias y contables entre otras con las siguientes condiciones normativas de carcter presupuestal vigentes; r) Efectuar semanalmente la contabilizacin de los comprobantes pendientes, con el fin de efectuar el cruce de saldos con las reas de presupuesto, tesorera, almacn e inventarios
s) Cumplimiento de las normas ticas, normas tcnicas e inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley y aplicar el Rgimen Contable Pblico, Catalogo de Cuentas vigente y reglamentos expedidos por el Contador General de la Nacin, Secretara de Hacienda Distrital y Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y Organismos de Control;
3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE

Los FSE realizan tres grandes grupos de actividades: a) Proyeccin y recaudo de ingresos. b) Proyeccin y ejecucin de gastos. c) Rendicin de cuentas y control e informes sobre la gestin realizada. Las dos primeras acciones conllevan la elaboracin y ejecucin del presupuesto anual del FSE. Esto tambin implica la organizacin de registros presupuestales y contables. Y la ltima, justifica mediante informes, la destinacin de los recursos. a) Proyeccin y recaudo de ingresos: Consiste en la identificacin y el recaudo de los ingresos que sustentan el Fondo. Esto conlleva a la estimacin de los ingresos, la elaboracin del presupuesto de ingresos y el recaudo de stos que a su vez origina la elaboracin de registros contables. b) Proyeccin y ejecucin de gastos: Para esto, es necesario captar los ingresos y distribuirlos de acuerdo con las prioridades de gasto del colegio y su destinacin especfica. La estimacin de los gastos que efectuar el Fondo est en funcin de la disponibilidad de ingresos y de las prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las necesidades del Colegio. c) Rendicin de Cuentas e informes sobre la gestin realizada: Los FSE reciben recursos pblicos. Por lo tanto, la proyeccin y ejecucin de sus ingresos as como la proyeccin y ejecucin de sus gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas legales vigentes y dentro de un conjunto de principios tcnicos, financieros y contables confiables. Esto implica ceirse a las normas establecidas en cuanto a presentacin de informes y a los controles ejercidos por la Contralora Distrital, la Personera de Bogot, entre otros que as lo requieren, e incluye la presentacin de informes a la SED.
4. MARCO LEGAL
Las citas de las normas que se relacionan con los FSE, se efectan de manera enunciativa, pues la normatividad aplicable tambin incluye disposiciones de carcter penal, fiscal, civil, que para este caso no estarn expuestas. (Anexo N 2)
21
CAPTULO II.
Se define el sistema presupuestal como el conjunto de actividades relacionadas con el proceso presupuestal, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados plasmados en el Presupuesto del Colegio. El objetivo final de este sistema es la satisfaccin de las necesidades de la comunidad educativa, a travs de una serie de bienes y servicios. Estos resultados se obtienen mediante la coordinacin de los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programacin y ejecucin, utilizando las herramientas financieras que conforman el sistema.
1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES.
Los principios del Sistema Presupuestal son: Unidad de Caja: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atender el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio, salvo las excepciones contempladas en la Ley. Nota. Para los FSE, el principio de Unidad de Caja ser aplicable a los recursos propios de libre destinacin, diferentes a los recursos de transferencias y a los recursos con destinacin especfica. Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los ingresos y gastos que el colegio espera realizar durante la vigencia fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podr autorizar gastos que no figuren en el presupuesto aprobado.
Anualidad: la realizacin y el efectivo control del programa financiero en el presupuesto, requiere de un perodo determinado. El ao fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de Diciembre del mismo ao. Despus del 31 de diciembre no se podrn asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del ao fiscal que se cierra en esa fecha. Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Los ingresos y recursos del presupuesto general de los FSE son inembargables. El Rector(a) Ordenador(a) del Gasto que reciba una orden de embargo de los recursos del FSE, est obligado a solicitar constancia sobre la naturaleza y origen de dichos recursos a la Secretara Distrital de Hacienda Direccin Distrital de Presupuesto, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo de la respectiva orden, para efectos de que la Oficina Asesora Jurdica de la SED tramite ante la autoridad competente el respectivo desembargo. Planificacin: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento de las metas establecidas en el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito. Programacin integral: posibilita la existencia de los recursos necesarios para la realizacin de proyectos. Especializacin: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto deben referirse a los objetivos del colegio. Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrn incluirse ingresos, contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estn autorizados previamente por la Ley, Resolucin y/o Consejo Directivo, ni podrn incluirse partidas que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la administracin y la inversin.
23
2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

La estructura del presupuesto se presenta en el siguiente cuadro:
CDIGO
21 212 21204 2120402 212040201 21204020101 21204020102 21204020103 2120402010301 2120402010302 21204020104 2120402010401 2120402010402 2120402010403 2120402010404 2120403 212040301 21204030101 21204030102 2120404 212040401 212040402 212040403 212040404 21299 22 221 222 223 224 22401 2240101 2240102 2240103 2240104 2240105 2240106 2240107 24 241 24102 243 245 246 247
CONCEPTO PRESUPUESTO DE INGRESOS

INGRESOS OPERACIONALES No Tributarios Rentas Contractuales Venta de Servicios Derechos Educativos Derechos Acadmicos Cobros Complementarios Cobros Periodicos Pensiones Alimentarias Servicio de Transportes Otros Cobros Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Reposicin de carn Reposicin de agenda o del manual de convivencia Comercializacion de Mercancias Venta de Bienes Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentacin Venta de Productos Manufacturados Otras Rentas Contractuales Arrendamiento de Bienes y Servicios Prestacion de Servicios Cursos de Extensin a la Comunidad Asesorias y Estudios Tcnicos Impartidos Otros Ingresos NO Tributarios TRANSFERENCIAS Nacin Departamento Entidades Distritales Administracin Central Secretaria de Educacin del Distrito Fondos de Reposicin Ampliacin de Jornada Vitrina Pedaggica Gratuidad Total Escuela - Ciudad - Escuela tiles Escolares Otras Transferencias SED RECURSOS DE CAPITAL Recursos del Balance Cancelacin de Reservas Rendimientos por Operaciones Financieras Excedentes Financieros Donaciones Otros Recursos de Capital TOTAL INGRESOS
VALOR
0 0 0 0 0
0 0
0 0
0 0
CDIGO
31 311 31102 3110202 3110203 311020301 3110204 311020401 311020402 3110299 312 31201 3120102 3120104 312010401 312010402 312010403 31202 3120202 3120203 3120204 312020401 312020402 312020403 312020404 312020405 312020406 3120205 312020501 312020502 3120206 312020601 3120207 3120208 312020801 312020802 312020803 312020804 312020805 312020806 3120301 3120302 3120303 3120304 3120305 312030501 312030502 3120306 3120399 315 33 331
CONCEPTO PRESUPUESTO DE GASTOS

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS PERSONALES SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Jornales Honorarios Honorarios Entidad Remuneracin Servicios Tcnicos Sistematizacin de Boletines de Rendimiento Escolar Otras Remuneraciones Servicios Tcnicos Otros Gastos de Personal GASTOS GENERALES Adquisicin de Bienes Gastos de computador Materiales y suministros Material Didctico tiles Escolares Otros Materiales y Suministros Adquisicin de Servicios Viticos y gastos de viaje Gastos de transporte y comunicacin Impresos y publicaciones Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Carn Agenda Agenda y Manual de Convivencia Otros Impresos y Publicaciones Mantenimiento Reparaciones Mantenimiento de la entidad Mantenimiento de Mobiliario y Equipo Seguros Seguros de la entidad Suministro de Alimentos Servicios pblicos Energa Agua Telfono Gas Telefona Mvil e Internet Otros Sentencias judiciales Impuestos, Tasas y Multas Intereses y Comisiones Sostenimiento de Plantas y Animales Actividades Cientficas Deportivas y Culturales Salidas Pedaggicas Otras Actividades Cientificas.Deportivas y Culturales Inscripcin y partic. en competencias deport., culturales y cientficas Otros Gastos Generales PASIVOS EXIGIBLES FUNCIONAMIENTO INVERSIN DIRECTA
VALOR
0 0
0 0
0 0
25
331 331 331 331 33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 334
BOGOT HUMANA EJE PLAN DE DESARROLLO Programa Plan Sectorial Proyectos SED No. 1 Vitrina Pedaggica No. 2. Escuela Ciudad Escuela No. 3, Medio Ambiente y Prevencin de Desatres No. 4.Aprovechamiento del Tiempo Libre No. 5.Educacin Sexual No. 6.Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes No 7. Formacion de Valores No. 8. Formacin Tcnica y para el Trabajo No. 9. Fomento de la Cultura No. 10. Investigacin y Estudios No. 11. Otros Proyectos PASIVOS EXIGIBLES INVERSIN TOTAL GASTOS
ARTICULO 2o:
El presente Acuerdo rige a partir del 1 de enero de 201X.
COMUNQUESE Y CMPLASE #REF! ______________________________________________________ RECTOR - DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO RECTOR - DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO
1er REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 2o REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 1er REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 2o REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 1 (UN) REPRESENTANTE ESTUDIANTES 1 (UN) REPRESENTANTE EXALUMNOS 1 (UN) REPRESENTANTE SECTORES PRODUCTIVOS
DEFINICIN CDIGOS PRESUPUESTALES

INGRESOS. CDIGO 2 INGRESOS OPERACIONALES. CDIGO 21
Son los ingresos que los colegios a travs de su FSE reciben ordinariamente, en funcin de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados.
Rentas Contractuales. Cdigo 21204 Corresponde a Servicios, Comercializacin de Mercancas y Otras Rentas Contractuales. Se presupuesta dentro de estos conceptos todo lo que se estime que vaya a recaudar efectivamente durante el ao, independiente de la vigencia en que se haya causado. Venta de Servicios. Cdigo 2120402 Comprenden los conceptos de Derechos Educativos Derechos Educativos. Cdigo 212040201 Comprenden los Servicios Complementarios, Cobros Peridicos y Otros Cobros Derechos Acadmicos. Cdigo 21204020101 Hace referencia a matrcula y pensin. Servicios Complementarios. Cdigo 21204020102 Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar, agenda, manual de convivencia, carn, material didctico, mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedaggicas. Cobros Peridicos. Cdigo 21204020103 Hace referencia a las posibles sumas que pagaran los padres de familia, acudientes o alumnos que voluntariamente lo hayan aceptado, por los servicios de transporte escolar y alimentacin, cuando fueran suministrados directamente por el Colegio y no por la SED. Otros Cobros. Cdigo 21204020104 Corresponden a las sumas que deben cancelar espordicamente los padres de familia, acudientes, alumnos o estudiantes, por bienes o servicios especficos como: la reposicin del carn, reposicin de la agenda o manual de convivencia. El Consejo Directivo determinara el valor a cobrar por cada concepto, de acuerdo a los parmetros establecidos por la SED.
27
Derechos de Grado. Cdigo 2120402010401 Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. Las escuelas normales superiores, podran relacionar ingresos por este concepto de los estudiantes matriculados en grados 12 y 13 Certificaciones y Constancias. Cdigo 2120402010402 Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. Por este rubro los colegios pueden proyectar ingresos provenientes de las diferentes solicitudes de certificados y constancias de los ex alumnos. Como tal se har efectivo su cobro cuando los mismos sean solicitados por los ex alumnos. Reposicin de carn. Cdigo 2120402010403 Ingresos espordicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno por la nueva expedicin del carn. Reposicin de Agenda y/o Manual de Convivencia. Cdigo 2120402010404 Ingresos espordicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer la agenda o el manual de convivencia. Comercializacin de Mercancas. Cdigo 2120403 Productos de proyectos de estudio y experimentacin, productos manufacturados. Venta de Bienes. Cdigo 212040301 Son los bienes producidos directamente por el colegio, por ejemplo: productos agrcolas, de artesanas, de reciclaje, entre otros. Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentacin. Cdigo 21204030101 Productos que son el resultado de proyectos de estudio y experimentacin realizados dentro del proceso educativo, por ejemplo: perfumes, aromatizantes, esencias naturales, removedores, cremas para manos y cuerpo, entre otros. Venta de Productos Manufacturados. Cdigo 21204030102 Son los productos elaborados por los alumnos de forma manual o mediante el uso de mquinas Otras Rentas Contractuales. Cdigo 2120404 Ingresos derivados del objeto para el cual ha sido creado el colegio, no incluidos en ninguna de las categoras anteriores. Arrendamiento de Bienes y Servicios. Cdigo 212040401 Corresponde al canon de arrendamiento de los espacios del colegio. En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotacin de bienes de manera permanente, debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobacin de la entidad territorial. Cuando la explotacin del bien sea eventual debe contar con la autorizacin previa del consejo directivo y quien lo usa deber restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado.
Cursos de Extensin a la Comunidad. Cdigo 212040403 Ingresos derivados del pago que hacen miembros de la comunidad o asociaciones comunitarias con el fin de ser capacitados mediante cursos que les permitan ampliar sus conocimientos en temas de su inters. Asesoras y Estudios Tcnicos Impartidos. Cdigo 212040404 Ingresos ocasionados en el pago que realizan los alumnos, padres de familia y dems personal vinculado al colegio por estudios especializados que les sean ofrecidos. Otros Ingresos NO Tributarios. Cdigo 21299 Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente.
TRANSFERENCIAS. CDIGO 22
Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades pblicas. Su carcter de Aportes se caracteriza por la recepcin de recursos sin que por la misma exista contraprestacin alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolucin segn el caso). Nacin. Cdigo 221 Son los aportes recibidos del Gobierno Nacional no destinados a la capitalizacin de los colegios, como los ingresos que por concepto de Gratuidad, transfiere el Ministerio de Educacin Nacional MEN, directamente a los colegios a travs de los FSE. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversin, distintos a los de personal. La gratuidad educativa se financiar con los recursos de la participacin para educacin del Sistema General de Participaciones por concepto de calidad. Departamento. Cdigo 222 Son los aportes recibidos de los departamentos y sus entidades descentralizadas, no destinados a la capitalizacin de los colegios. Entidades Distritales. Cdigo 223 Son los aportes recibidos de las Entidades Distritales como son los Fondos de Desarrollo Local o Entidades Descentralizadas. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realizacin de Programas Especiales.
29
Administracin Central. Cdigo 224 Son los aportes recibidos de la Administracin Central Distrital. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realizacin de Programas Especiales entregados por la Secretara de Educacin Distrital SED (GRATUIDAD TOTAL, Escuela Ciudad Escuela, Proyectos de Inversin, Otras Transferencias SED). Secretara de Educacin del Distrito. Cdigo 22401 Son los recursos transferidos por la SED determinados mediante acto administrativo. Fondo de Reposicin. Cdigo 2240101 Se origin por el desmonte gradual de matrcula y pensin en los grados de 0 a 9 Vitrina pedaggica. Cdigo 2240103 Se origin por la asignacin de recursos del Gobierno Distrital a colegios oficiales mediante la SED, para cubrir gastos de textos pedaggicos de consulta y de uso de los estudiantes y profesores, segn lo estableciera la Resolucin de la SED. Gratuidad Total. Cdigo 2240104 Son recursos que la Secretara de Educacin Distrital SED, transfiere a los colegios oficiales para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raz de la Gratuidad Total. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversin, distintos a los de personal y en beneficio de los estudiantes de preescolar, bsica primaria, bsica secundaria y media, como a los estudiantes de los ciclos I, II, III, IV, V, VI de educacin para adultos. Derechos Acadmicos. Es matrcula y pensin. Cobros Complementarios. Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar, agenda, manual de convivencia, material Didctico, carn, mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedaggicas. Escuela Ciudad Escuela. Cdigo 2240105 Recursos que gira la SED a los colegios en cumplimiento al apoyo de estmulos pedaggicos. Otras Transferencias SED. Cdigo 2240107 Aportes que transfiere la SED para la realizacin de Programas Especiales.
RECURSOS DE CAPITAL. Cdigo 24
Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance, recursos del crdito, rendimientos de operaciones financieras; venta de activos (muebles e inmuebles), cancelacin de reservas, donaciones y excedentes financieros generados en la vigencia anterior.
Recursos del Balance. Cdigo 241 Son los ingresos provenientes de la liquidacin del ejercicio fiscal del ao inmediatamente anterior. Cancelacin de Reservas. Cdigo 24102. Obedece a recursos obtenidos por la cancelacin de las reservas presupuestales en los siguientes casos: Por la anulacin de la reserva constituida en la vigencia inmediatamente anterior para su incorporacin y ejecucin dentro de la vigencia actual. Por la anulacin de la reserva que fenece presupuestalmente por no haber sido ejecutada durante la vigencia siguiente a la de su constitucin, pero donde el contrato an se encuentra vigente.
Rendimientos por Operaciones Financieras. Cdigo 243 Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses, dividendos y correccin monetaria resultado de la colocacin de recursos en cuentas bancarias, ahorros y ttulos valores (CDTs). Excedentes Financieros. Cdigo 245 Corresponde a los recursos lquidos en Tesorera que al cierre de la vigencia fiscal no respaldan compromisos y obligaciones presupuestales legalmente adquiridos. Donaciones. Cdigo 246 Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carcter nacional o internacional sin contraprestacin. Los recursos de asistencia o cooperacin internacional de carcter no reembolsables, se incorporan al presupuesto como donaciones de capital, previa certificacin de su recaudo expedido por el rgano receptor. Su ejecucin se realizar de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos que los originen y estarn sometidos a la vigilancia de la Contralora Distrital. Su incorporacin al presupuesto se realizar mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo. Otros Recursos de Capital. Cdigo 247 Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente
31
GASTOS. CDIGO 3 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. CDIGO 31

Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, tcnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales.
SERVICIOS PERSONALES. CDIGO 311
Apropiacin destinada al pago del personal que se vincula en forma ocasional para una gestin especfica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta como: a) Contrato de prestacin de servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurdicas, b) Contrato de prestacin de servicios no profesionales celebrados con personas naturales y jurdicas, sea de carcter tcnico o predominantemente materiales y no calificadas, c) Los contratos para la ejecucin de trabajos artsticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
Jornales. Cdigo 3110202 Apropiacin para atender los pagos de los trabajadores vinculados por contrato de trabajo, que desarrollen labores manuales, diferentes a las educativas, pagadera por perodos no mayores de una semana, para el desempeo de actividades netamente transitorias que no puedan atenderse con cargo a la planta de personal. Honorarios Entidad. Cdigo 311020301 Por este rubro se debern cubrir los servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurdicas para desarrollar actividades de carcter profesional, diferentes a las educativas, con quien est en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia. Estos contratos se realizan de manera transitoria y espordica de conformidad con el rgimen legal vigente. Remuneracin Servicios Tcnicos. Cdigo 3110204 Por este rubro se debern cubrir los contratos de prestacin de servicios celebrados con personas naturales o jurdicas para desarrollar labores no profesionales, sea de carcter tcnico o predominantemente materiales y no calificadas para actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento del colegio, diferentes a las educativas, que no sean las ordinarias del establecimiento, y que no sean atendidos por personal de planta. Sistematizacin de boletines de rendimiento escolar. Cdigo 311020401 Pago a personas naturales o jurdicas que prestan el servicio tcnico de sistematizacin de los boletines de rendimiento escolar al colegio. Los colegios que tengan acceso a alguna plataforma de apoyo escolar dispuesta por la SED a travs de la pgina web, pueden obtener los boletines de rendimiento a travs de la misma, de lo contrario podrn contratar con persona natural o jurdica, la elaboracin de los boletines. Los contratos debern estar sujetos al rgimen contractual vigente y a lo establecido en el artculo 13 de la Ley 715 de 2001. Otras remuneraciones servicios tcnicos. Cdigo 311020402 Corresponde al pago que el colegio realiza a personas naturales o jurdicas por la prestacin de un servicio tcnico distinto al de sistematizacin de boletines de rendimiento escolar. No se puede contratar servicios de mensajera, ni auxiliares para apoyar procesos administrativos.
Otros gastos de personal. Cdigo 3110299 Corresponde a los gastos de personal que no estn calificados dentro de las definiciones anteriores y se encuentran autorizados por norma legal vigente.
GASTOS GENERALES. CDIGO 312
Este concepto rene las erogaciones por la adquisicin de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la entidad.
Adquisicin de Bienes. Cdigo 31201 Gastos de Computador. Cdigo 3120102 Gasto por concepto de mantenimiento de equipos de computacin hardware y software, de procedimiento electrnico de datos de grabacin e impresin, contratos cuyo objeto sea facilitar el funcionamiento de sistemas de cmputo, siempre y cuando el mismo no sea asumido por la SED. Adquisicin de medios magnticos de almacenamiento de informacin, suministro para impresin, firma electrnica, certificados digitales y cinta para cdigo de barras. En ningn caso incluye adquisicin de equipos de cmputo, equipos de impresin y comunicaciones y contratacin de personal temporal. Materiales y Suministros. Cdigo 3120104 Apropiacin destinada para la adquisicin de bienes tales como papelera, tiles de escritorio, diademas telefnicas o inalmbricas, insumos para proyectos de produccin experimental, agrcola o comercial, elementos de aseo, cafetera y alimentos, elementos de botiqun de acuerdo a lo reglamentado por la Secretara de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas. Elementos para la conservacin de bienes muebles, material fotogrfico, material necesario para artes grficas y microfilmacin; adquisicin de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolucin. Por este rubro no se pueden adquirir equipos Material didctico. Cdigo 312010401 Corresponde a las ayudas didcticas o medios que facilitan el proceso pedaggico, calificados adems como elementos de uso fungible en concordancia con lo definido en el prrafo primero del artculo 45 del Decreto 1860 de 1994 Gastos de dotacin personal del alumno tales como: los cuadernos y similares, los lpices y dems instrumentos de escritura, las guas educativas, guas de lectura, ejercicios o pautas de experimentacin, los medios magnticos de almacenamiento de informacin, las carpetas o sistemas de archivos, los instrumentos o materiales artsticos o deportivos y en general, los materiales que por uso fungible se consideren como dotacin personal del alumno mas no como materiales de carcter propio de cada alumno. Otros materiales y suministros. Cdigo 312010403 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente.
33
Adquisicin de Servicios. Cdigo 31202 Viticos y Gastos de Viaje. Cdigo 3120202 Rubro para atender los gastos de transporte, hospedaje y manutencin de los estudiantes cuando sean aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la institucin. Por este rubro no se puede atender el pago de viticos del personal vinculado por honorarios, remuneracin servicios tcnicos y del personal supernumerario. No se podr imputar a este rubro los gastos correspondientes a la movilizacin dentro del permetro urbano de la ciudad, ni viticos y gastos de viajes a contratistas. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrn incluir los gastos del docente acompaante, siempre y cuando la comisin otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de viticos. Gastos de Transporte y Comunicacin. Cdigo 3120203 Apropiacin destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto de comunicacin, servicio de mensajera, correo postal, teles, fax y telgrafo, los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar administrativo con funciones de tesorera, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento). Impresos y Publicaciones. Cdigo 3120204 Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseo, diagramacin, divulgacin y edicin de libros, cartillas, videos y memorias; edicin de formas, fotocopias, encuadernacin, empastes, sellos, avisos, formularios, fotografas, renovacin derecho cdigo de barras, enmarcacin de foto mosaicos, impresin de pendones as como las publicaciones en la gaceta oficial. Derechos de Grado. Cdigo 312020401 Este concepto de gasto, es asumido con recursos de gratuidad y corresponde a gastos asociados a la elaboracin y caligrafa de los diplomas, el acta de grado y la ceremonia de graduacin (maestro de ceremonia, alquiler de aula mltiple, teatro o lugar de ceremonias si la misma se amerita) y el alquiler de togas y birretes, estos dos ltimos, siempre y cuando se cuente con recursos disponibles. Los colegios que no cuenten con aula mltiple, teatro o lugar de ceremonias, coordinarn con el respectivo Director Local de Educacin, el lugar de la ceremonia de graduacin, el cual no puede generar costo alguno pero si el compromiso de entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido. El Director Local de Educacin organizar con los rectores de los colegios que cuenten con estos espacios el cronograma de eventos. Si al gestionar ante el Director Local de Educacin el sitio de la ceremonia, el mismo no se logre o no sea posible, el rector(a) Ordenador(a) del gasto puede con los recursos aprobados para el rubro de Derechos de Grado, alquilar el lugar de la ceremonia, sin que su alquiler implique cobro adicional a los padres de familia. Certificaciones y Constancias. Cdigo 312020402 Corresponde a los gastos inherentes a la elaboracin de certificaciones y constancias. Carn. Cdigo 312020403 Corresponde a los gastos inherentes a la elaboracin del carn para los estudiantes conforme a la normatividad vigente.
Agenda. Cdigo 312020404 Gasto relacionado con la elaboracin de la agenda conforme a la normatividad vigente Manual de Convivencia. Cdigo 312020405 Gasto relacionado con la elaboracin del manual de convivencia conforme a la normatividad vigente Otros impresos y publicaciones. Cdigo 312020406 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Sentencias judiciales. Cdigo 3120301 Provee los recursos para pagar el valor de las sentencias, laudos, conciliaciones, transacciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes, en contra del colegio y a favor de terceros. Los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales fallados se pagarn por el mismo rubro que se pague la sentencia, laudo, etc. Tambin se podr pagar por este rubro la tarifa por utilizacin de Centros de Arbitraje, siempre y cuando estos gastos no hayan sido asumidos por la entidad territorial. Mantenimiento y Reparaciones. Cdigo 3120205 Mantenimiento, conservacin, reparacin, mejoramiento y adecuacin de los bienes muebles e inmuebles del colegio, y adquisicin de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificacin de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio tcnico y aprobacin previa de la SED. Mantenimiento de la Entidad. Cdigo 312020501 Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales. Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservacin de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemtico de inspeccin, reparaciones menores y verificacin: Instalaciones elctricas, instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservacin de zonas verdes, conservacin de reas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que ser concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinacin y asesora de la Direccin de Construcciones y la Direccin Local de Educacin respectivo. Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparacin con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a mquinas y equipos especialmente, tales como bombas de presin y eyeccin, tanques de reserva, antenas, instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que ser concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinacin y asesora de la Direccin de Construcciones de la SED y de la Direccin Local de Educacin respectivo.
35
Mantenimiento de Mobiliario y Equipo. Cdigo 312020502 Gastos relacionados con la reparacin y mantenimiento de bienes muebles de aulas de clase y especializadas, equipos de aulas especializadas o administrativas y laboratorios del colegio. Seguros de la entidad. Cdigo 312020601 Apropiacin destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o plizas de manejo que requieran los funcionarios distritales de los colegios, as como tambin los seguros que requieran el levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compaas aseguradoras. Servicios pblicos. Cdigo 3120208 Rubro para sufragar los servicios facturados de energa elctrica, acueducto, alcantarillado, aseo, gas, gas natural y telefona fija de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcione el colegio. Tambin incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones, reinstalaciones, acometidas y traslados. Impuestos, Tasas y Multas. Cdigo 3120302 Apropiacin destinada al pago de tributos, tasas, derechos, sanciones y multas que se ocasionen para el normal funcionamiento del colegio, cualquiera que sea el ao de su causacin. Intereses y Comisiones. Cdigo 3120303 Apropiacin destinada al pago de las comisiones que se ocasionan por las operaciones de tesorera y dems servicios y costos financieros. Sostenimiento de Plantas y Animales. Cdigo 3120304 Corresponde a los gastos en los que incurre el colegio por el mantenimiento, cuidado, manutencin y/o compra de plantas y animales. Tambin incluye los gastos por alimentacin, concentrados, suplementos y/o complementos alimenticios para animales, al igual que las erogaciones por servicio de veterinario, jardinero o botnico. Actividades Cientficas, Deportivas y Culturales. Cdigo 3120305 Rubro por el que se registran los gastos de actividades pedaggicas, cientficas, deportivas y culturales tales como: da o feria de la ciencia, semana o da deportivo, da del idioma, da del alumno, da del nio, actividades teatrales, cine, danzas, entre otros pero deben connotar un alto sentido pedaggico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebracin de contratos de publicidad y dems aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Salidas pedaggicas. Cdigo 312030501 Apropiacin destinada para gastos inherentes a salidas de tipo educativo efectuadas con los estudiantes del colegio. El gasto efectuado en este tipo de actividades debe estar acorde con un plan previamente estructurado con objetivo, fecha, horario, lugar y responsable. Los gastos sufragados por este rubro deben estar sujetos a las disposiciones legales vigentes que en materia de austeridad del gasto, reglamentan a las Entidades Pblicas.
Otras Actividades Cientficas, Deportivas y Culturales. Cdigo 312030502 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Las actividades pedaggicas, cientficas, deportivas y culturales que se financien a travs de este rubro, deben connotar un alto sentido pedaggico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebracin de contratos de publicidad y dems aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Inscripcin y Participacin en Competencias Deportivas, Culturales y Cientficas. Cdigo 3120307 Apropiacin destinada a cubrir los gastos por inscripcin, participacin, incorporacin, alistamiento, iniciacin, admisin o ingreso de los alumnos del colegio a competencias de tipo pedaggico, deportivo, cultural o cientfico. Por este rubro no se podrn hacer gastos de capacitacin. Otros Gastos Generales. Cdigo 3120399 Incluye los gastos eventuales, accidentales o fortuitos no incluidos especficamente dentro de los rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal, cuya erogacin sea imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha del colegio. Este rubro requiere para su ejecucin, de una resolucin motivada por parte del Ordenador del Gasto.
INVERSION. CDIGO 33
Gastos en que incurre el colegio para el desarrollo econmico, social y cultural de su comunidad, es decir, aquellos que contribuyen a mejorar el ndice de calidad de vida de los estudiantes. Estos gastos deben desarrollarse a travs de la metodologa para formulacin y ejecucin de proyectos de inversin. Por este rubro podr adquirirse equipo y mobiliario que el colegio requiera de acuerdo a la disponibilidad de los recursos propios y la descripcin del proyecto de inversin, igualmente pueden adquirir licencias de productos informticos y adquisicin de derechos de propiedad intelectual pero previa autorizacin del nivel central, entre otros que se desarrollen conforme al PEI del colegio y a los siguientes proyectos de inversin establecidos en la Ley 115 de 1994 LEY GENERAL DE EDUCACIN. La clasificacin, presentacin, y estructura de la inversin ser la siguiente: DIRECTA. CDIGO 331
33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 VITRINA PEDAGGICA ESCUELA CIUDAD- ESCUELA MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIN DE DESASTRES APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE EDUCACIN SEXUAL COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES FORMACIN DE VALORES FORMACIN TCNICA Y PARA EL TRABAJO FOMENTO DE LA CULTURA INVESTIGACIN Y ESTUDIOS OTROS PROYECTOS
37
Nota. En consideracin al Decreto 2209 de 1998 Austeridad en el Gasto es importante tener en cuenta los siguientes artculos para la ejecucin de los recursos: Artculo 5o. Las entidades objeto de la regulacin de este decreto, no podrn con recursos pblicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentacin, encaminadas a desarrollar, planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen. Artculo 6o. Est prohibida la realizacin de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Pblico.
3. PROGRAMACIN PRESUPUESTAL
Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la elaboracin, presentacin, estudio y aprobacin del presupuesto del Colegio.
ETAPAS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL CONCEPTO

PREPARACIN PRESENTACIN ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO APROBACIN Envo a la SED
RESPONSABLE
ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR ORDENADOR DEL GASTO CONSEJO DIRECTIVO ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR
Nota. La fecha de envo de la programacin presupuestal, ser establecida por la SED, mediante Acto administrativo.
PREPARACIN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

En esta etapa, se deben realizar los clculos de ingresos y gastos que el FSE estima ejecutar, teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo del Distrito, el PEI y la priorizacin de necesidades del Colegio No obstante, para tener un alto grado de legitimidad en el proceso de formulacin del anteproyecto de presupuesto, se debe promover la participacin de la totalidad de los estamentos de la comunidad educativa a travs del Comit Institucional de Presupuestos con Participacin (CIPP). El CIPP est integrado por representantes de docentes, estudiantes, madres y padres de familia, con la participacin de los integrantes del Consejo Directivo, el Rector - Director y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. En los colegios se debe procurar la participacin del contador, en el Comit.
39
El Rector, Director Ordenador del Gasto elabora con el apoyo del Auxiliar Administrativo con funciones financieras, el proyecto presupuestal que es presentado al Consejo Directivo, en un mximo de 3 sesiones, para su aprobacin. Para los colegios incluidos en el programa de Presupuesto con Participacin, el Rector, Director elaborar el proyecto de presupuesto con el apoyo del Auxiliar administrativo con funciones financieras y el Comit Institucional de Presupuestos con Participacin CIPP, el cual ser presentado al Consejo Directivo para su aprobacin. El Consejo Directivo aprueba el presupuesto desagregado, mediante Acuerdo de Aprobacin y Liquidacin de Presupuesto, Acuerdo que debe ser firmado por los integrantes, los cuales deben ser como mnimo la mitad ms uno. De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el Rector lo adopta mediante Resolucin Rectoral para su ejecucin, anexando copia de las actas de reuniones firmadas por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifica que no fue aprobado el presupuesto, o en su defecto, anexando constancia de citacin a los integrantes del Consejo Directivo para revisin y aprobacin del presupuesto, sin que fuera posible el quorum
PROCESO DE ELABORACION PROYECTO DE PRESUPUESTO INSTANCIA
Almacenista AAFF- Rector
FUNCION
Consolidacin bienes y servicios requeridos para la siguiente vigencia Preparacin y elaboracin proyecto de presupuesto Presentacin al CIPP de los proyectos de plan de Compras y Presupuesto
RESULTADO
Proyecto de Plan de Compras
AAFF - Rector
Proyecto de Presupuesto
Rector
Proyectos de Presupuesto y Plan de Compras concertado
Rector
Presentacin al CD los proyectos de Plan de Compras y Presupuesto
Aprobacin mediante Acuerdo del Plan de Compras y el Presupuesto
AAFF
Reporta el Presupuesto a la SED, mediante el aplicativo
Presupuesto reportado
CIPP: Comit Institucional de Presupuestos con participacin CD: Consejo Directivo AAFF: Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras
Para una adecuada gestin en el manejo de los recursos que ingresan a los FSE, los Rectores o Directores debern distribuirlos priorizando sus necesidades, teniendo como marco el Plan Operativo que se deriva del Proyecto Educativo Institucional - PEI.
FACTORES A TENER EN CUENTA PARA LA PREPARACIN Y ELABORACIN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO:

Plan Operativo Plan de compras y/o Plan de contratacin que incluya el plan de mantenimiento. Lineamientos presupuestales Resolucin de Gratuidad. Los recursos de capital generados por el FSE. Comportamiento de los ingresos del FSE en los aos anteriores
El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros e inversin a nivel de proyectos. Para la elaboracin del presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos, los colegios oficiales deben tener en cuenta adicionalmente, los actos administrativos que orientan los lineamientos de Programacin Presupuestal vigentes, como son: Resolucin 4361 del 17 de octubre de 2006, Por el cual se adopta el Reglamento Territorial para definir el cobro de derechos acadmicos, cobros por servicios complementarios, cobros peridicos y otros cobros en los colegios oficiales de educacin de educacin formal de Bogot. Gua de Apoyo a los FSE, elaborada por la SED (2007) y publicada en la pgina WEB. Decreto 4791 de 2008 Por el cual se reglamentan parcialmente los artculos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001. Resolucin de Gratuidad N 2580 del 27 de octubre de 2009 expedida por la Secretara de Educacin del Distrito - SED. Resolucin 280 del 16 febrero de 2010. Por la cual se establece el Programa Presupuestos Participativos en todos los Colegios Oficiales de Bogot y los lineamientos generales para la construccin participativa del presupuesto de inversin no recurrente de los proyectos de la SED." El Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 Por el cual se establecen las condiciones de aplicacin de la gratuidad educativa para los estudiantes de educacin preescolar, primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementacin
41
Resolucin 660 de 2011 Por la cual se adopta el Manual de Programacin, Ejecucin y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital DECRETO 669 DE 2011, "Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogot, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2012, en cumplimiento del Decreto 603 del 20 de diciembre de 2011; expedido por la Alcaldesa Mayor Designada de Bogot, Distrito Capital." Los dems lineamientos establecidos mediante Memorandos expedidos por la Direccin Financiera para los FSE. PROYECCIN DE INGRESOS Se clasifican en: Ingresos Operacionales Transferencias Recursos de Capital
INGRESOS OPERACIONALES Son los ingresos que los colegios a travs de su FSE reciben ordinariamente, en funcin de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados INGRESOS DE TRANSFERENCIA Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades pblicas. Su carcter de Aportes se caracteriza por la recepcin de recursos sin que por la misma exista contraprestacin alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolucin segn el caso). INGRESOS DE CAPITAL Son las rentas que se obtienen por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, excedentes financieros, donaciones en efectivo u otros. PROYECCIN DE GASTOS Su proyeccin se debe hacer teniendo en cuenta, que los recursos del FSE se deben destinar a gastos de funcionamiento e inversin diferentes a los de personal. En la programacin de los gastos por rdenes de Trabajo o prestacin de servicios, los valores a pagar en ningn caso podrn incrementarse por encima del porcentaje de aumento salarial que fije el Gobierno Nacional para empleados pblicos.
Los gastos estn clasificados en: Funcionamiento Inversin
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Para los clculos de gastos es indispensable la elaboracin previa del Plan de compras o Plan de Contratacin y el plan de mantenimiento de planta fsica. Para planear y proyectar en forma eficiente los recursos presupuestados en ingresos, es importante que en gastos se inicie con la proyeccin de los recursos destinados a boletn de rendimiento escolar, agenda y manual de convivencia, derechos de grado, contador y los gastos administrativos, finalizando con las actividades que se desarrollen a lo largo del ao, priorizndolas de acuerdo con el impacto que pueda producir la falta de su realizacin, la disponibilidad presupuestal existente e identificando la fuente de financiacin (Propios o del Sistema General de Participaciones). Una vez se programen los gastos esenciales, los dems recursos deben ser presupuestados de acuerdo con el proyecto educativo institucional - PEI y el Plan Operativo. GASTOS DE INVERSION Corresponde a todo proyecto que se desarrolle en el colegio encaminado al PEI, al Plan Operativo y en beneficio de los estudiantes. La programacin de estos gastos se asume con recursos del FSE, teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el cdigo presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos, como son: COD PTAL
33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 VITRINA PEDAGGICA ESCUELA CIUDAD- ESCUELA MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIN DE DESASTRES APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE EDUCACIN SEXUAL COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES FORMACIN DE VALORES FORMACIN TCNICA Y PARA EL TRABAJO FOMENTO DE LA CULTURA INVESTIGACIN Y ESTUDIOS OTROS PROYECTOS
La SED ha elaborado un formato que debe ser diligenciado por el responsable de cada proyecto (Anexo N 3), en el cual se relaciona el nombre del proyecto, identificacin del problema, descripcin del proyecto, los objetivos, los componentes, las metas y los costos, para su formulacin se debe tener en cuenta el manual de diligenciamiento.
43
Todo proyecto formulado debe estar encaminado al Plan Educativo Institucional (PEI), al Plan Institucional de Mejoramiento Anual (PIMA), y en beneficio de los procesos de enseanza y aprendizaje de los estudiantes y de iniciativas que propicien el mejoramiento continuo de la calidad educativa institucional. No se pueden programar proyectos de inversin que no estn articulados o enmarcados en el PEI o en alguno de los rubros de inversin relacionados, ni se pueden programar recursos de inversin que no estn enmarcados en proyectos formulados por los colegios. La programacin de estos gastos se asume con recursos del FSE, teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el cdigo presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos. La SED ha ajustado el Anexo 4 para la identificacin y seguimiento de proyectos que debe ser diligenciado por el responsable de cada proyecto, en el cual se relaciona el nombre del proyecto, identificacin del problema, descripcin del proyecto, los objetivos, los componentes, las metas y los costos. Estos formatos, debidamente diligenciados, darn cuenta de la informacin de los proyectos de inversin que debern aprobar los Consejos Directivos de cada colegio para la ejecucin de los gastos de inversin, en el marco de la elaboracin del presupuesto de la siguiente vigencia. A continuacin se presentan algunos de los criterios generales para la elaboracin de los proyectos de inversin. Capacidad de Ejecucin y los resultados que se esperan alcanzar el prximo ao. Proyectar el valor que ser ejecutado durante el prximo ao, para que no haya lugar a la constitucin de reservas presupuestales o garantizar que el monto de stas sea mnimo. Establecer la necesidad de nuevos proyectos de inversin conforme al PEI del colegio. Los recursos que se destinen a proyectos de inversin, se ejecuten conforme a una programacin previa de realizacin y puesta en marcha. Durante la programacin de proyectos de inversin, considerar aquellos establecidos en el artculo 14 de la Ley 115 de 1994 Ley General de Educacin. Es importante aclarar que no todos los proyectos educativos se desarrollan con gastos de inversin, ya que algunos utilizan material didctico y otros elementos que corresponden a gastos generales de la entidad.
PLAN DE COMPRAS
COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIN Y EJECUCIN PRESUPUESTAL Durante la proyeccin de ingresos y gastos, el Rector Ordenador del Gasto solicita a las dependencias del colegio presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos educativos y los gastos de inversin para la siguiente vigencia y a su vez, se establecen los gastos recurrentes como: pago del contador, boletines, agenda, manual de convivencia, carn, papelera, entre otros. Igualmente, solicita al almacenista (o quien haga sus veces) elaborar el plan de compras en el formato respectivo y presentarlo al Consejo Directivo para su aprobacin haciendo especial nfasis en aquellos gastos a los que hacen referencia los numerales 1, 3, 4 y 5 del artculo 11 del Decreto 4791 de 2008. As, dentro de la programacin de gastos generales y de inversin, deben quedar claramente identificados los rubros que se destinarn a la adquisicin de bienes y servicios, a partir de la relacin que el Rector o Director tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal. El Plan de Compras, es una relacin detallada de todos los bienes y servicios que el colegio requiere para su funcionamiento durante un perodo determinado. Por ello es importante elaborarlo antes de fijar las partidas presupuestales con el fin de que la partida quede justificada con la informacin del Plan de Compras. La programacin de la compra de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un periodo. El Plan de Compras tiene como objetivos principales: Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para funcionar en un tiempo determinado. Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del presupuesto del Fondo. Durante la vigencia en que se ejecute el Plan de Compras, es importante tener en cuenta que cuando se realice una modificacin al presupuesto, necesariamente se debe realizar una modificacin al Plan de Compras. As, una vez se efecte la modificacin presupuestal, debidamente aprobada por el Consejo Directivo, el Auxiliar Administrativo con funciones de Almacenista, puede efectuar la modificacin al Plan de Compras
45
PRESENTACIN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

El Rector presentar el proyecto de presupuesto desagregado a nivel de grupos e items (elaborado por l con el apoyo de su Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, y si es el caso con los integrantes del Comit Institucional de Presupuestos con Participacin) al Consejo Directivo quien en un mximo de 3 sesiones, sugerir modificaciones o lo aprueba. El presupuesto aprobado por el consejo mediante Acuerdo, se presenta a la SED a travs del aplicativo que se encuentre dispuesto en la pgina web de la entidad y es importante que ese presupuesto firmado, repose en el colegio acompaado de un informe donde se fundamente claramente cmo se elaboraron los clculos de ingresos y gastos y la justificacin de los mismos.
APROBACIN DEL PRESUPUESTO

El Consejo Directivo, en un mximo de tres (3) sesiones, analiza, recomienda ajustes si los considera necesarios y aprueba el presupuesto desagregado (liquidado) como lo establece el Decreto 4791 de 2008, mediante Acuerdo de aprobacin y liquidacin (Anexo N 4) firmado por todos los integrantes presentes, los cuales deben ser como mnimo la mitad ms uno. De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el Rector lo adoptar mediante Resolucin para su ejecucin, anexando copia de las actas de reunin firmada por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifique que no fue aprobado el presupuesto o anexando copia de la convocatoria a los integrantes del Consejo Directivo para revisin y aprobacin del presupuesto sin que la misma se pudiera efectuar.
47
FLUJO DE CAJA
COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIN Y EJECUCIN PRESUPUESTAL La SED, a travs de la Direccin Financiera, busca que el Flujo de Caja, sea una herramienta til en la planeacin, programacin, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos. Una vez aprobado el PRESUPUESTO se elabora el FLUJO DE CAJA ANUAL. En tal sentido se presentan los criterios y metodologa a tener en cuenta en la elaboracin, aprobacin, registro y control del Flujo de Caja, al igual que el instructivo y formatos requeridos para realizar dicha labor. El Flujo de Caja, es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirn de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. Ser elaborado por el responsable de Presupuesto, Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (pagador, tesorero o quien haga sus veces) y por el Ordenador del Gasto (Rector o Director). El FLUJO DE CAJA, es el instrumento mediante el cual se hace la programacin anual mensualizada del presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos Nota: No se podrn adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorera. En sntesis, el Flujo de Caja, permite: Estimar la cantidad de recursos que estarn disponibles en cada mes para atender pagos. Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos la colocacin temporal de estos recursos en el mercado financiero en condiciones de plazo y tasa que permitan maximizar los rendimientos, teniendo en cuenta el ranking financiero de la Secretara de Hacienda Distrital SHD. Establecer polticas y estrategias para el recaudo de los ingresos corrientes y lineamientos en materia de pagos de funcionamiento y/o inversin.
Al cierre de cada mes, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras reemplazar el Flujo de Caja programado para el mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y los ingresos recibidos es decir, los giros efectivamente realizados y los ingresos efectivamente recibidos. Estos recursos podrn ser reprogramados por el FSE cuando se establezca el momento en que van a ser efectivamente recaudados o utilizados. Control. El ordenador del Gasto Rector o Director, presentar un informe trimestral de la ejecucin presupuestal reflejada en el Flujo de Caja al Consejo Directivo, quien realizar el seguimiento de su ejecucin.
FLUJO DE CAJA ANUAL DE INGRESOS

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES PRESUPUESTO PRESUPUESTO ADICIN REDUCCIN TRASLADO ENERO PROYECTADO APROPIACIN
CONCEPTO
FEBRERO
MARZO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
Saldo del mes anterior

A. INGRESOS OPERACIONALES Derechos Acadmicos Cobros Complementarios Certificados y Constancias Arrendamiento de bienes y servicios B. INGRESOS DE TRANSFERENCIA Reposicin Gratuidad Escuela - Ciudad - Escuela C. INGRESOS DE CAPITAL Rendimientos de operaciones financieras Excedentes financieros Donaciones $ 2,000,000 $ 30,000,000 $ 70,000,000 $ 7,000,000 $ 60,000,000 $ 7,000,000 $ 25,000,000 $ 5,000,000 $ 10,000,000 $ 50,000,000 $ 20,000,000 $ 2,000,000 $ 7,000,000 $ 700,000 $ 700,000 $ 700,000 $ 700,000 $ 40,000,000 $ 10,000,000
TOTAL INGRESOS
$ 188,000,000
$ 50,000,000 $ 60,700,000 $ 7,700,000 $ 25,700,000 $ 15,700,000

FLUJO DE CAJA ANUAL DE GASTOS
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
$ 50,000,000 $ 20,000,000 $ 2,000,000 $ 2,000,000 $ 700,000 $ 700,000 $ 7,000,000 $0 $0 $ 30,000,000 $ 70,000,000 $ 7,000,000 $0 $0 $ 2,000,000 $ 2,000,000 $0 $0 $ 20,700,000 $ 2,700,000 $ 2,000,000 $ 188,000,000
$ 10,000,000 $ 10,000,000
CONCEPTO
PRESPUESTO PROYECTADO
PRESUPUESTO ADICIN REDUCCIN TRASLADO ENERO APROPIACIN
FEBRERO
MARZO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
DICIEMBRE
TOTAL
A. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Servicios Personales Honorarios Sistematizacin Gastos Generales Mantenimiento entidad Otros materiales y suministros Agenda Carn Transporte . B. GASTOS DE INVERSIN Vitrina pedaggica Proyecto IED Proyecto IED . $ 20,000,000 $ 24,000,000 $ 20,000,000 $ 24,000,000 $ 25,000,000 $ 5,000,000 $ 15,000,000 $ 7,000,000 $ 10,000,000 $ 50,000,000 $ 10,000,000 $ 15,000,000 $ 7,000,000 $ 10,000,000 $ 20,000,000 $ 10,000,000 $ 10,000,000 $ 20,000,000 $ 4,000,000 $ 5,000,000 $ 1,000,000 $ 10,000,000 $ 20,000,000 $ 2,000,000 $ 7,000,000 $ 20,000,000 $ 2,000,000 $ 3,000,000
$ 10,000,000 $ 20,000,000 $ 2,000,000 $ 25,000,000 $ 5,000,000 $ 15,000,000 $ 7,000,000 $ 10,000,000 $ 50,000,000 $0 $0 $ 20,000,000 $ 24,000,000 $ 0 $ 164,000,000
TOTAL GASTOS Saldo que pasa al siguiente mes
$ 164,000,000
$ 49,000,000 $ 10,000,000
$ 0 $ 74,000,000
$ 0 $ 13,000,000 $ 18,000,000
49
Elaboracin del FLUJO DE CAJA de Ingresos.

El Flujo de Caja de ingresos se debe elaborar de acuerdo al comportamiento de los recaudos del FSE, as Ingresos Operacionales: Derechos Acadmicos, cobros complementarios y derechos de grado. Se programarn conforme las fechas de recaudo establecidas por parte de las escuelas normales superiores, para los grados diferentes a los de cero a once y ciclos de educacin para adultos. Certificados y Constancias. Los recaudos por este concepto se programarn conforme a la normatividad vigente. Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de servicios de talleres, laboratorios, cafetera, tienda escolar, aulas comunes y especializadas. Estos ingresos se programaran mes a mes de acuerdo con el canon de arrendamiento establecido para cada servicio. Otros ingresos no tributarios. Estos se programarn de acuerdo a la proyeccin realizada por el FSE con base en el comportamiento histrico de los dos ltimos aos.
Ingresos de Transferencias. Son recursos recibidos del Gobierno Nacional, Departamental o Distrital. Cuando los recursos de transferencia sean girados por la Entidad Nacional (MEN) a los colegios oficiales a travs de los FSE, estos se programarn a travs del rubro de presupuesto de ingreso denominado Nacin y se identificaran como recursos del Sistema General de Participacin SGP. En el caso de las transferencias del Distrito, estas se programarn y se ajustarn en los meses en los cuales la SED mediante comunicado, informe sobre las posibles fechas de transferencia de recursos a los colegios oficiales a travs de los FSE y para el caso de Gratuidad, los recursos se programarn a travs del rubro de presupuesto de ingresos denominado Entidades Distritales Secretara de Educacin Distrital - Gratuidad total y se identificarn como Recursos Propios RP. Ingresos de Capital. Rendimientos Financieros. Estos se programarn mensual o trimestralmente de acuerdo a las condiciones de pago de intereses de las cuentas de ahorro o inversiones financieras (CDTs) que posea el FSE. Otros Ingresos. (DONACIONES, OTROS INGRESOS NO RELACIONADOS). Estos se programarn en cada uno de los meses en los cuales se espera recibir los recursos
Elaboracin del FLUJO DE CAJA de Gastos.

Gastos de Funcionamiento Servicios Personales. Los rubros de jornales, Honorarios (Contador) y Remuneracin de Servicios Tcnicos se programarn teniendo en cuenta: a) Tipo de Contrato (a destajo, por horas, por servicios prestados). b) La forma de pago pactada en los contratos (pagos en cuotas iguales, mensual, trimestral, semestral). c) Fecha de Inicio del Contrato. d) Fecha de Terminacin del Contrato. Gastos Generales. Gastos de materiales y suministros. Los pagos se programarn teniendo en cuenta: Inventarios. Valor de los equipos o insumos. Forma de pago pactada en los contratos (pagos en cuotas iguales, mensual, trimestral, semestral, contra entrega total, o parcial). Fecha de compra de los bienes o insumos. Fecha de ingreso al almacn. Cantidad de bienes o insumos.
Servicios Pblicos. Los pagos se programarn de acuerdo con: Comportamiento de los consumos en las dos ltimas vigencias. Fechas de facturacin. Valor de la Tarifa. Tipo de servicio (Gas y Telfono). Polticas de reduccin del consumo.
Actividades Culturales, deportivas y cientficas. Los pagos se programarn de acuerdo con: Fecha programada de realizacin. Inscripciones. Insumos requeridos. Tipo de Actividad. Valor del Proyecto. Beneficios. Duracin. Tipo de contratos requeridos.
51
Modificacin al Flujo de Caja. El Flujo de Caja puede ser modificado: En forma vertical como producto de un traslado, Adicin o Reduccin del Presupuesto. En forma horizontal como consecuencia de las reprogramaciones efectuadas mes a mes.
Cuando se realiza una modificacin al presupuesto necesariamente se debe realizar una modificacin al Flujo de Caja, la cual debe venir acompaada por la reprogramacin respectiva. As, una vez se efecte la modificacin presupuestal, debidamente aprobada por el Consejo Directivo, el AAFF Pagador, puede efectuar la modificacin al Flujo de caja Los valores de la modificacin deben ser incluidos en la columna de modificaciones: cuando se trata de una adicin se incluye con signo positivo y cuando se trate de una reduccin con signo negativo. La reprogramacin es un mecanismo que tiene la entidad para adelantar o retrasar pagos y as ajustar el Flujo de Caja a la realidad del colegio. La reprogramacin se debe realizar por lo menos una vez al mes, de la siguiente manera: En los primeros tres das hbiles de cada mes el Ordenador del Gasto Rector o Director y el Pagador, Tesorero, Auxiliar Administrativo con funciones Financieras o quien haga sus veces, ajustar el Flujo de Caja programado a los recaudos y pagos reales efectuados durante el mes anterior. Y el saldo correspondiente ser trasladado al mes en que efectivamente se realizar el pago o se recibir el ingreso. No deben existir saldos de Flujo de Caja negativos, ni se debe efectuar ningn pago que no est amparado en el mismo.
ENVIO DEL PRESUPUESTO A LA SED

En cumplimiento de las normas, la SED establecer mediante acto administrativo la fecha de presentacin de informes presupuestales ante la Direccin Financiera, los formatos para la presentacin de los proyectos de inversin y la ruta virtual que se deba seguir a travs de la pgina www.sedbogota.edu.co para subir la informacin. El envo de esta informacin tiene efecto de consolidacin por parte de la SED pero no de aprobacin.
53
4.
EJECUCIN PRESUPUESTAL
Una vez aprobado el presupuesto desagregado por rubros e tems (liquidado), por el Consejo Directivo mediante Acuerdo, aprobado el Plan de Compras o Plan de Contratacin y elaborado el flujo de caja se da inicio a la fase de EJECUCIN PRESUPUESTAL.
4.1
EJECUCIN ACTIVA
Recaudo de Ingresos. La ejecucin activa del presupuesto se define como el recaudo anual de los ingresos del presupuesto del Colegio soportados en comprobantes de ingreso y/o actos administrativos y se clasifican en ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital. Operacionales. Son los que se obtienen por la utilizacin de los recursos del colegio en la prestacin del servicio educativo o por la explotacin de bienes o servicios del colegio, a saber: Derechos Acadmicos. Matrcula y pensin (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once). Derechos de Grado (en el caso de la escuela normal superior para los grados 12 y 13). Cobros Complementarios. Boletines de rendimiento escolar, material didctico, agenda y manual de convivencia, carn, mantenimiento de mobiliario y equipos utilizados en aulas de clase y especializadas y salidas pedaggicas. (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once). Otros Cobros. Reposicin de carn, reposicin de agenda y manual de convivencia. Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de Bienes y Servicios, prestacin de servicios, otros cursos de extensin a la comunidad y asesoras de estudios tcnicos. Certificaciones y Constancias. Para el caso de los ex alumnos. Otros ingresos no tributarios. Venta de bienes producidos por el colegio, venta de productos de proyectos de estudio y experimentacin y venta de productos manufacturados.
La mayora de los ingresos operacionales son asumidos ahora a travs de la GRATUIDAD TOTAL exceptuando los ingresos por concepto de Otros cobros, Otras rentas contractuales y Otros ingresos no tributarios
Transferencia. Son recursos financieros girados directamente a los FSE de los colegios por las entidades pblicas de cualquier orden, su carcter de Aportes se caracteriza por la recepcin de recursos sin que por la misma exista contraprestacin alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolucin segn el caso). Las transferencias que las entidades territoriales efecten a los colegios, no podrn ser comprometidas por el rector o director hasta tanto no se reciban en las cuentas del respectivo FSE. Nacin. Son recursos que transfiere el Ministerio de Educacin Nacional MEN por concepto de Gratuidad a los colegios oficiales como resultado de la exencin del pago de los Derechos Acadmicos y cobros complementarios incluyendo los derechos de grado, de los estudiantes registrados en el sistema de matrcula en los niveles de preescolar, bsica primaria, bsica secundaria y media. Estos recursos son identificados como recursos del Sistema General de Participaciones SGP y son transferidos a los colegios oficiales a travs del FSE mediante Resolucin. Dentro de las competencias que la normatividad le otorga a la Nacin est la de desarrollar actividades de monitoreo, seguimiento y control, motivo por el cual el MEN expide la GUIA N 8 a travs de la cual describe algunas de las herramientas de las que dispone para desarrollar actividades de seguimiento. Distrito. Son recursos que transfiere la Secretara de Educacin Distrital SED, por concepto de Gratuidad Total a los colegios oficiales y en concesin, para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raz de la Gratuidad Total pero conforme a la normatividad vigente. As, los recursos de Gratuidad Total se constituyen en los dineros que le permiten a los colegios asumir los gastos de funcionamiento e inversin, diferentes a los de personal y de todas formas atendiendo lo establecido en la normatividad vigente. En cuanto a los ingresos que perciban los colegios a travs del FSE por este concepto, los mismos se ejecutarn conforme a la normatividad vigente y sin embargo, debern asignar recursos para los siguientes conceptos: carn y boletn de rendimiento escolar para aquellos colegios que an no cuenten con la plataforma de apoyo escolar, agenda incluyendo manual de convivencia o solo manual de convivencia, derechos de grado, contador y los gastos administrativos. El colegio deber velar por la optimizacin de estos recursos de tal manera que se garantice el adecuado desarrollo del PEI. Escuela Ciudad Escuela. Son recursos que la SED transfiere a los colegios de acuerdo a las expediciones pedaggicas. Tienen destinacin especfica, son ejecutados en el pago del servicio de transporte escolar del programa Escuela Ciudad Escuela (Expediciones, eventos y tiempo extraescolar). Otras Transferencias SED. Aportes que transfiere la SED para la realizacin de Programas Especiales soportados en un acto administrativo.
55
Otras Transferencias. Son los aportes recibidos de otros organismos o entidades gubernamentales, no clasificados en las categoras anteriores, y no destinados a la capitalizacin de los colegios, pero determinados en un acto administrativo. Recursos de Capital. Son los que obtiene el colegio eventualmente por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros, donaciones en efectivo, bien sea directamente o a travs de la correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a travs del FSE Mensualmente se le deber hacer un anlisis a la ejecucin de ingresos, donde con claridad logren establecer que los recursos propios, de transferencia y de capital, que respaldan las apropiaciones en el gasto tienen un comportamiento acorde a lo proyectado.
4.2 EJECUCIN PASIVA

La ejecucin pasiva del presupuesto se realiza mediante la adquisicin de compromisos y la ordenacin del gasto.
PLAN DE COMPRAS.
FLUJO DE CAJA ANUAL Y MENSUALIZADO
PRESUPUESTO
APROPIACIN PRESUPUESTAL
INGRESO A ALMACEN O RECIBIDO A SATIS ACCIN. Orden de pago y cheque
SE LEGALIZA EL CONTRATO. SE EXPIDE EL REGISTRO PRESUPUESTAL
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. PROCESO CONTRACTUAL. HASTA 20 SMMLV REGLAMENTA CONSEJO DIRECTIVO
Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual del Colegio, son autorizaciones mximas de gasto que el Consejo Directivo aprueba mediante Acuerdo, para ser comprometidas durante la presente vigencia fiscal y corresponden al valor asignado para cada rubro. Cuando se trate de recursos con situacin de fondos, el responsable del presupuesto debe verificar previamente que los recursos estn disponibles en la tesorera.
ACTIVIDADES PRESUPUESTALES
Una vez elaborado y subido al aplicativo dispuesto por la SED el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo, efectuada la ejecucin activa del mismo, en consideracin con el Plan de Compras y el Flujo de Caja (Decreto 4791 de 2008), y antes de continuar el proceso de ejecucin presupuestal de la vigencia, es importante surtir las siguientes actividades, siempre y cuando haya lugar a las mismas:
CANCELACIN DE RESERVAS PRESUPUESTALES

Cuando los responsables del presupuesto han constituido en el cierre presupuestal de la vigencia inmediatamente anterior, reservas presupuestales, estas deben ser canceladas en la vigencia actual mediante Acta de Cancelacin y sus recursos deben ser adicionados, mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo, en el presupuesto de ingresos al rubro denominado Cancelacin de reservas y en el presupuesto de gastos se adicionan al segundo rbol presupuestal afectando el o los rubros que le dieron su origen. Una vez surtido este paso, el responsable de presupuesto debe expedir el certificado de disponibilidad presupuestal y el registro presupuestal (por el valor del monto pendiente de pago) que soporta el contrato, afectando el rubro que le dio su origen y el segundo rbol presupuestal.
ADICIN DE EXCEDENTES FINANCIEROS

Son recursos que corresponden al valor neto en tesorera una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales, cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipados). Una vez iniciada la vigencia, estos recursos deben ser adicionados, mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo, al presupuesto de ingresos al rubro de Recursos de Capital Excedentes Financieros y al presupuesto de gastos al o los rubros que apruebe el consejo directivo teniendo en cuenta la destinacin especifica o no de los mismos, su fuente de financiacin, necesidades del colegio y la normatividad vigente.
57
ETAPAS EN LA EJECUCIN DEL GASTO

En la ejecucin de un gasto, es importante tener en cuenta los siguientes pasos: a) Presupuesto elaborado por el Rector como ordenador del gasto con el apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras AAFF y la participacin del Comit Interinstitucional de Presupuestos Participativos, b) Presupuesto liquidado aprobado por el Consejo Directivo, mediante Acuerdo firmado, fechado, foliado y numerado, c) Ejecucin activa del presupuesto soportada en comprobantes de ingreso y/o actos administrativos, d) Plan de Compras aprobado por el Consejo Directivo, e) Flujo de Caja Anual (Decreto 4791 de 2008), con ajuste mensual, f) Estudios previos, estudios de mercado y/o justificacin de la necesidad,
g) Solicitud del CDP, por parte del Ordenador del Gasto Vs Plan de compras y flujo de caja mensual h) Expedicin Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Vs Tarjeta Presupuestal plan de compras y flujo de caja mensual i) j) Proceso Contractual, teniendo en cuenta la cuanta. Contrato (Minuta de Contrato de suministro Minuta de Contrato de prestacin de servicios. Minuta Contrato de Obra)
k) Registro Presupuestal (RP) con el cual se perfecciona y se legaliza el contrato, teniendo en cuenta igualmente los requisitos habilitantes del contratista o proveedor. l) Factura (bien), comprobante de ingreso a almacn y/o recibo a satisfaccin (servicios)
m) Orden de Pago con afectacin contable. n) Cheque comprobante de egreso y descuentos de ley Igualmente para la ejecucin presupuestal se tendrn en cuenta las Modificaciones Presupuestales.
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
La Modificacin Presupuestal, es una variacin mediante la cual y por Acuerdo se aumentan o disminuyen las cuantas de las apropiaciones, para complementar las partidas insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, al igual que cancelar o aplazar las apropiaciones aprobadas. Las Adiciones, son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del presupuesto por la incorporacin de un nuevo recurso no previsto o por un recaudo superior al programado inicialmente. Todo nuevo ingreso que perciba el colegio y que no est contemplado en el presupuesto del FSE, ser objeto de una adicin presupuestal mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo (Anexo N 5) Para adicionar el presupuesto en cuanta superior al 20% se deber contar con autorizacin previa por parte de la Secretara de Educacin Direccin Financiera Oficina de Presupuesto - y el procedimiento a seguir es el siguiente: Efectuar la solicitud de autorizacin para la adicin presupuestal mediante oficio firmado por el Rector, en el cual se indique el origen de los recursos a adicionar o en su defecto los rubros que dieron origen a esa adicin (Excedentes financieros, cancelacin de reservas, donaciones). Adjuntar a dicho oficio, copia del Presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia. Anexar acta de reporte de excedentes financieros, formato de Tesorera, acta de constitucin de reservas presupuestales y/o acta de donacin de dinero, segn sea el caso. Adjuntar los formatos de Ejecucin Presupuestal diligenciados de la siguiente manera: En el presupuesto de ingresos, el valor de la adicin deber reflejarse en el rubro Excedentes Financieros, o cancelacin de reservas, o Donaciones, segn sea el caso, ubicndolos en la columna adicin afectando el presupuesto definitivo y el presupuesto ejecutado. En el presupuesto de gastos, ese mismo valor de la adicin deber verse reflejado en la columna adicin, segn el o los rubros para los cuales ser distribuido hasta afectar el presupuesto definitivo.
Aquellos ingresos que el colegio perciba a travs del FSE mediante Resolucin o acto administrativo, no requieren solicitud de adicin por parte de la SED. Una vez obtenida la aprobacin de la adicin presupuestal por parte de la Secretara de Educacin, el Ordenador del Gasto presentar al Consejo Directivo para su aprobacin, el proyecto de acuerdo de adicin, el cual llevar relacionado el nmero de autorizacin suministrado por la SED. Los Traslados son las modificaciones que no varan el total del presupuesto sino que cambian la composicin del mismo. El traslado disminuye el monto de una partida (contracrdito) para aumentar la de otra (crdito) en la misma cuanta. Todo traslado presupuestal debe ser aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo (Anexo N 6). Las Reducciones son la decisin definitiva de no ejecutar un monto determinado de gastos por inexistencia del recurso para su financiacin o por variacin de las circunstancias. Las reducciones afectan siempre el monto total del presupuesto y, por lo tanto, deben ser aprobadas por el Consejo Directivo. El valor de la reduccin debe ser igual tanto en ingresos como en gastos.
59
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)

Una vez aprobado el Presupuesto mediante Acuerdo, elaborado el Flujo de caja y el plan de compras, el ordenador del gasto puede dar inicio a la adquisicin de bienes, obras o servicios all registrados. Para esto, debe solicitarle por escrito al Auxiliar Administrativo con funciones financieras el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP (Anexo N 7). El CDP, es el documento expedido por el responsable del presupuesto o por el funcionario que desempee estas funciones en cada Colegio, mediante el cual afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiacin presupuestal disponible libre de toda afectacin y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de apropiacin presupuestal. En la expedicin del CDP es importante identificar la fuente de financiacin que respaldar el compromiso. No se podrn adquirir compromisos, ni registrar actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales sin contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos, los cuales deben numerarse en orden secuencial. Tenga en cuenta que el CDP no constituye un compromiso presupuestal y por tanto no da lugar a ejecucin de recursos. El CDP afecta slo preliminarmente el presupuesto hasta tanto se perfeccione el compromiso y se efecte el correspondiente Registro Presupuestal. Los colegios debern llevar un registro de esta operacin, a travs de las Tarjetas Presupuestales o los formatos que se puedan establecer a travs del cual se pueda obtener un reporte de emisin de CDP a la fecha, para determinar los saldos de apropiacin, disponibles por fuente de financiacin, en bancos y expedir nuevas disponibilidades. Cualquier compromiso que se adquiera con violacin de estos preceptos crear responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones. La informacin que contiene el CDP incluye: Nombre del Colegio. NIT Detallar que es un Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Nmero de la Disponibilidad. Emitir el siguiente enunciado: El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversin de la vigencia 201X existe apropiacin disponible para atender la presente solicitud. Cdigo Presupuestal. Nombre del Rubro Presupuestal. Fuente de financiacin Valor del CDP a expedir. Nombre del Solicitante (Ordenador del Gasto) y nmero de oficio. Objeto del CDP. Fecha de expedicin del CDP. Firma del Responsable de presupuesto.
112 SECRET ARA DE EDUC ACIN 01 UNIDAD 01 FONDO DE SERVIC IO EDUC ATIVO COLEGIO _____________________________________ INSTITUCIN EDUC ATIVA DISTRIT AL NIT ______________________________________________ COD DANE ____________________________________________________ CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP N ____ EL SUSCRITO RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO CERTIFICA Que en el presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia ____ existe apropiacin para atender la presente solicitud, as: CDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR
Fuente: Total
__________________________________ ___________________________________
OBJETO: ____________________________________________________ Se expide a solicitud del seor ___________________ Rector y/o Director Ordenador del Gasto del colegio ______________________, mediante oficio nmero ________de fecha ________ de ________de _________ (del mismo ao).
_____________________________
NOMBRE DE LA AAFF - PAGADORA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS Responsable del presupuesto
Anulacin total o parcial de Disponibilidades Presupuestales Pueden tener origen en las siguientes situaciones:
Cuando se perfeccione el compromiso respaldado con un CDP y el valor comprometido resulte inferior al valor de la disponibilidad. Cuando no se hace uso del CDP. Al cierre de la vigencia los CDP no utilizados y los saldos se anulan de oficio.
61
PROCESO CONTRACTUAL
Surtido el proceso de elaboracin de la justificacin o de los estudios previos, segn corresponda, y expedido el CDP, se da inicio al proceso contractual mediante el cual se lleva a cabo la adquisicin de un bien o de un servicio. As, todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos, se harn respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harn con el propsito fundamental de proteger los derechos de los nios y de los jvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la atencin del servicio educativo, y economa en el uso de los recursos pblicos. El Consejo Directivo de cada establecimiento podr sealar, con base en la experiencia y en el anlisis concreto de las necesidades del establecimiento, los trmites, garantas y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuanta sea inferior a veinte (20) salarios mnimos mensuales. El Consejo puede exigir, adems, que ciertos actos o contratos requieran una autorizacin suya especfica. Ninguna otra norma de la Ley 80 de 1993 ser aplicable a los actos y contratos de cuanta inferior a veinte (20) salarios mnimos mensuales que hayan de vincularse a las cuentas de los Fondos. Los actos y contratos de cuanta superior a veinte (20) salarios mnimos mensuales se regirn por las reglas de la contratacin estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podr indicar los casos en los cuales la cuanta sealada en el presente inciso ser menor. El rector o director celebrar los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los lmites que fijen los reglamentos. Habr siempre informacin pblica sobre las cuentas del Fondo en las condiciones que determine el reglamento. En ningn caso la SED responder por actos o contratos celebrados en contravencin de los lmites enunciados en las normas que se refieren al Fondo; las obligaciones resultantes sern de cargo del rector o director, o de los miembros del Consejo Directivo si las hubieren autorizado. En ese sentido, para la realizacin de actos o contratos con recursos del Fondo de Servicios Educativos- FSE, se deben tener en cuenta la cuanta y el objeto del contrato porque estos aspectos pueden ayudar a definir la modalidad para realizar el proceso de seleccin y contratacin.
SEGN CUANTA
CUANTIA
0 A 20 SMMLV 20 A 28 SMMLV
MODALIDAD DE SELECCIN
Reglamenta el Consejo Directivo Decreto 734 de 2012. SUBASTA INVERSA. Se elaboran estudios previos simplificados y se publica en pgina de contratacin SECOP
28 A 280 SMMLV
Decreto 734 de 2012. SELECCIN ABREVIADA (de CTUCU - Subasta inversa - NO CTUCU, Menor cuanta). Se elaboran estudios previos, se publica en pgina de contratacin SECOP.
Para entidades de presupuesto anual inferior a 120.000 smmlv la menor cuanta son 280 smmlv y la mnima cuanta es el 10% de la menor cuanta
Los actos y contratos de cuanta inferior a veinte (20) salarios mnimos mensuales legales vigentes se regirn segn lo establecido en el reglamento previamente elaborado y aprobado por el Consejo Directivo. Este reglamento debe ser presentado cada ao al nuevo Consejo Directivo para su modificacin o aprobacin, mediante Acuerdo Es importante tener en cuenta que quien debe hacer la recepcin y estudio de las ofertas y/o cotizaciones ser la o las personas delegadas por el Rector(a) ordenador del gasto, quien o quienes emitirn un cuadro comparativo para la seleccin por parte del ordenador del gasto de la oferta favorable. Cuando el rector(a) seleccione una propuesta diferente a la arrojada en el proceso de evaluacin, lo justifica mediante Resolucin. El Consejo Directivo puede a travs del reglamento, establecer los tipos de contratos que requieran su autorizacin, el nmero de cotizaciones segn el monto, prioridades, identificacin de necesidades, programacin del gasto a travs del flujo de caja, transparencia, equidad, entre otras Los reglamentos incluirn las disposiciones necesarias para que los particulares que quieran vincular bienes o servicios para provecho de la comunidad en los colegios, pueden hacerlo previo contrato autorizado por el Consejo Directivo y celebrado por el rector en el que la entidad a cargo del colegio se comprometa a que esos bienes se usarn en la forma pactada, sin transferencia de propiedad cuando el contrato no la haya previsto, y de acuerdo con las reglas del Cdigo Civil. Igualmente deben reglamentar sus procedimientos, formalidades y garantas, cuando lo considere conveniente.
63
Cuando el rector, director ordenador del gasto, adquiera un compromiso que no supere los 20 smmlv, debe acogerse a lo establecido en el reglamento elaborado y aprobado por el Consejo Directivo. Tema que ser ampliado en la GUIA que para tal efecto expedir la Direccin de Contratacin de la SED Los actos y contratos de cuanta superior a veinte (20) salarios mnimos mensuales legales vigentes se regirn por las reglas de la contratacin estatal vigente, teniendo en cuenta su valor y naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. Los actos o compromisos de cuanta entre los 20 a 28 smmlv, la(s) persona(s) que realizarn el estudio de las ofertas sern las personas seleccionadas por el ordenador del gasto y para contratos de 28 a 280 smmlv, quien hace el estudio de las ofertas ser el COMIT EVALUADOR, designado para ese tipo de contrato, comit que se crea solo para un contrato determinado.
CUANTIA
ESTUDIO DE OFERTAS
La persona que estudia las ofertas y hace cuadro comparativo, ser la seleccionada por el rector, caso contrario puede entonces conformar un COMIT DE COMPRAS o Comit Evaluador que se encargue siempre de evaluar las ofertas La persona que estudia las ofertas y hace cuadro comparativo, ser la seleccionada por el rector, caso contrario puede entonces conformar un COMIT DE COMPRAS o Comit Evaluador que se encargue siempre de evaluar las ofertas El rector - ordenador del gasto, nombra un COMIT EVALUADOR que se encargar de evaluar las ofertas quien igualmente realizar un cuadro comparativo. Este comit dura hasta cuando se selecciona la persona natural o jurdica a quien se le asignar el contrato
0 A 20 SMMLV
20 A 28 SMMLV
28 A 280 SMMLV
CUANTIA
SELECCIN
Una vez realizado el cuadro comparativo de las ofertas a travs del cual se puede determinar la oferta favorable, el Rector como ordenador del gasto selecciona, y justifica mediante Resolucin su seleccin, cuando el mismo no se acoge al resultado arrojado por el cuadro comparativo, sobre la oferta favorable. Una vez realizado el cuadro comparativo de las ofertas a travs del cual se puede determinar la oferta favorable, el Rector como ordenador del gasto selecciona, y justifica mediante Resolucin su seleccin, cuando el mismo no se acoge al resultado arrojado por el cuadro comparativo, sobre la oferta favorable. Una vez realizado el cuadro comparativo de las ofertas a travs del cual se puede determinar la oferta favorable, el Rector como ordenador del gasto selecciona, y justifica mediante Resolucin su seleccin, cuando el mismo no se acoge al resultado arrojado por el cuadro comparativo, sobre la oferta favorable.
0 A 20 SMMLV
20 A 28 SMMLV
28 A 280 SMMLV
Nota: Cualquier tipo de contrato que se lleve a cabo en el colegio, debe estar amparado en un Certificado de Disponibilidad Presupuestal _CDP_, estar programado presupuestalmente, relacionado en el plan de compras y en el flujo de caja.
65
REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)

Una vez expedido el CDP, registrado en la tarjeta presupuestal del rubro correspondiente identificando fuente de financiacin y llevado a cabo el proceso contractual definiendo cuanta, beneficiario, objeto, formas de pago, entre otras, se procede a la solicitud del RP por parte del Ordenador del Gasto. El RP, es la operacin mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta no ser desviada a ningn otro fin. En esta operacin se debe indicar claramente el valor y el tiempo de ejecucin del compromiso. El RP es un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos que afectan al presupuesto. El objeto del RP y el valor por el cual se expide, debe ser igual al valor del contrato. El RP constituye requisito indispensable para iniciar la ejecucin de un contrato. El certificado de RP, es el documento mediante el cual se hace constar la operacin del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en el presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedir la certificacin escrita haciendo constar que la operacin se realiza en forma oportuna, es decir antes de la iniciacin del contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar. Una vez emitido el RP por el valor total del contrato, se libera en la tarjeta presupuestal el excedente que se registre en el CDP (si lo hubiere). El RP debe contener la siguiente informacin: Nombre del Colegio. NIT Detallar que es un Registro Presupuestal. Nmero del Registro. Emitir el siguiente enunciado: El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversin de la vigencia 201X (actual) existe apropiacin disponible para atender la presente solicitud. Cdigo Presupuestal. Nombre del Rubro Presupuestal. Valor del RP a expedir. Fuente de Financiacin Nmero del CDP a afectar. Nombre del Beneficiario (Proveedor y/o contratista) Objeto del RP. Fecha de expedicin del RP. Firma del Responsable de presupuesto.
Una vez se firma el contrato el mismo se legaliza con la expedicin del RP.
112 SECRET ARIA DE EDUC ACIN 01 UNIDAD 01 FONDO DE SERVIC IOS EDUC ATIVOS COLEGIO <<NOM BRE DEL C OLEGIO>> INSTITUCIN EDUCATIVA DISTRITAL NIT __________________________ COD DANE ______________________________ CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - RP N __________ El suscrito responsable del presupuesto certifica Que se ha efectuado el registro presupuestal para atender compromisos, as: CDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR
Fuentes: Total CDP N_____________ TIPO Y NMERO DE COMPROMISO: Por Ejemplo: Orden de Compra N00x0 OBJETO: $
BENEFICIARIO: __________________________________________________ NIT y/o C.C: ________________________________________________
Se expide a los _____das del mes de ___________de _________
___________________________ NOMBRE DEL AAFF - PAGADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS Responsable del presupuesto
67
El responsable de Presupuesto de cada colegio no podr expedir registros presupuestales con anterioridad a la firma y fecha del compromiso adquirido mediante contrato y el contrato se firma una vez el contratista o proveedor hayan suministrado la documentacin por ley exigidas (requisitos habilitantes) dependiendo de su naturaleza, esto es, si es persona natural o jurdica. Anulacin total o parcial de Registros Presupuestales. Los casos en que se presentan estos eventos son los siguientes: La liquidacin de los contratos que presenten saldos. La declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a dicho compromiso.
Al anular total o parcialmente un RP se debe anular igualmente el saldo o el valor total de la Disponibilidad Presupuestal que ampar el compromiso. Al efectuar esta anulacin deber contar con el soporte que le garantice la operacin (Resolucin o Acta de liquidacin). Ordenacin de Gastos de Funcionamiento. Para la ordenacin de un gasto se deben tener en cuenta principalmente los siguientes aspectos: Verificar que exista apropiacin presupuestal y que est previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretende afectar. Programar previamente en el Flujo de Caja los recursos necesarios para atender los pagos que se generen de la ordenacin de dicho gasto. Iniciar el trmite contractual siempre y cuando exista CDP previo. Expedicin de registro Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en la norma de contratacin vigente.
Ordenacin de Gastos de Inversin. En la ordenacin de gastos de inversin debern tenerse en cuenta, adems de los requisitos anteriores, los siguientes Que el gasto ordenado corresponda a un proyecto enmarcado dentro del PEI del colegio. Que el gasto corresponda a un proyecto debidamente formulado y que haga parte del presupuesto anual aprobado.
ORDEN DE PAGO (OP)

Cuando el Ordenador del Gasto autoriza al Tesorero el giro de los respectivos compromisos y obligaciones, el Tesorero los efectuar de acuerdo con la disponibilidad de recursos comprometidos previamente mediante un CDP, programados en el Flujo de Caja, en el Plan de Compras, soportados en un contrato, con la expedicin del Registro Presupuestal _RP_ y el comprobante de ingreso a almacn (bienes) o recibido a satisfaccin (servicios). La Orden de Pago es el documento mediante el cual el ordenador del gasto solicita al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero la realizacin del pago de una obligacin adquirida de conformidad con la Ley. Las rdenes de pago deben estar numeradas en forma secuencial ascendente. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero verificar la existencia del CDP, que se haya efectuado el proceso contractual (Contrato escrito) acorde a lo reglamentado por el Consejo Directivo cuando no supere los 20 smmlv o al Estatuto de Contratacin cuando el contrato supere los 20 smmlv, que exista RP, contrato firmado, que el proveedor o contratista cumpla con los requisitos habilitantes, se tenga el recibido a satisfaccin (si es un servicio), ingreso a almacn (si es un bien), copia de la pliza de cumplimiento (si el mismo lo requiere), factura (si es un bien) y los descuentos de Ley. Con la Orden de Pago firmada por el Ordenador del Gasto y la verificacin del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero, se procede a la expedicin del comprobante de egreso y el cheque
COMPROBANTE DE EGRESO Pago de Compromisos

Para realizar los desembolsos, se diligencia un comprobante de egreso (Anexo N 8), que resume los datos principales de los documentos que generan la obligacin. Reflejan las transacciones relacionadas con pagos. Es el documento que sustenta los registros contables de los FSE y constituye la base para la expedicin de cheques. Motivo por el cual, el valor del cheque debe ser igual al valor neto registrado en el comprobante de egreso. Valor que deber ser verificado por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras al momento de firmarlo. Para poder pagar los compromisos deben realizarse algunas actividades frente a las cuales deben cumplirse algunos requisitos:
69
Requisitos para efectuar el pago Presupuesto aprobado Gasto presupuestado Flujo de caja y plan de compras Justificacin o estudios previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) afectando tarjeta presupuestal Proceso Contractual evaluacin de ofertas y o cotizaciones Registro presupuestal - RP. (Para perfeccionar el compromiso y requisitos habilitantes). Recibido a satisfaccin (servicio) o ingreso a almacn (bien). Ordenacin de pago. Comprobante de egreso. Y dems requisitos segn sea persona natural o jurdica CHEQUE
La factura tambin debe tener unos requisitos para su validez, estos son:
RE Q U IS IT O S DE U N A F AC T U RA
Lugar y fecha Numeracin de la factura (segn autorizacin de la DIAN) Nit o documento de identidad del beneficiario Actividad econmica Rgimen impositivo al que pertenece Descripcin clara del objeto de la compra Cantidad Valor unitario Especificacin del IVA Valor total
Nombre y C.C NIT RUT del impresor
5. RGIMEN DE CHEQUES MEDIDAS DE SEGURIDAD

El cheque es el documento mediante el cual el FSE cancela sus compromisos. Todo egreso de recursos se debe producir a travs del giro de cheques individuales, con base en comprobantes debidamente legalizados y expedidos a nombre del titular del comprobante de pago. El cheque debe ser diligenciado por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras con los siguientes datos: Ciudad y fecha. Nombre o razn social del acreedor. Cantidad a pagar en letras y en nmeros. Firmas y sellos registrados. Impresin de la leyenda pguese al primer beneficiario. La cantidad impresa por la mquina protectora.
Cheques girados y no reclamados Anulacin de Cheques. Los cheques girados y no reclamados por los beneficiarios que hayan cumplido 30 das o ms, desde la fecha de su giro deben quedar registrados en Acta de Arqueo de cheques (Anexo N 9) a la cual se le anexa la colilla que contiene el nmero consecutivo del cheque que ha sido previamente extrado. Los cheques girados y no reclamados tienen el siguiente trmite: Elaboracin de Acta de anulacin que incluya nmero del cheque y valor. Al cheque se le quita la colilla que contiene el nmero consecutivo la cual debe ser pegada en el acta de anulacin El resto del cheque se destruye, juntando a las colillas de las chequeras los nmeros de los cheques anulados. El valor de los cheques girados, no reclamados y anulados, ser cargado nuevamente a la cuenta bancaria que se afect con el giro y se registrar en una cuenta denominada acreedores varios. Registrar en el Acta de Arqueo de cheques la anulacin del cheque y anexar copia del Acta de anulacin
Cheques en poder del beneficiario sin cobrar en seis meses. Cuando se giren cheques que no sean cobrados en el trmino de seis meses, el proceder ser: Caducan automticamente y se producir su anulacin mediante Acta, comunicando al banco dicha anulacin. El valor de los cheques girados y anulados se ingresar a la cuenta bancaria girada. Registrando en el correspondiente libro auxiliar de bancos y se llevara a la cuenta acreedores varios.
Conforme al artculo 15 del Decreto 4791 de 2008, el manejo de las cuentas de los Fondos de Servicios Educativos debe hacerse segn las normas establecidas por la Tesorera Distrital.
71
Es necesario e indispensable observar y aplicar constantemente las siguientes medidas de seguridad y control en el manejo de los recursos que perciben los colegios a travs del Fondo de Servicios Educativos. Apertura de Cuentas Bancarias. Para la apertura de cuentas de ahorro y corriente, el Rector, Director Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras Pagador, deben tener presente: La entidad bancaria mediante la cual el establecimiento educativo administre los recursos del FSE, debe figurar en el ranking de la Tesorera Distrital. El colegio debe actualizar el RUT ante la DIAN Conocer los procedimientos y requisitos que la entidad financiera exige, puesto que los mismos son diferentes en cada una de las entidades. El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras, deben tener firmas conjuntas para el manejo de la cuenta. La cuenta de ahorro se manejar sin talonario y sin tarjeta dbito, los traslados a cuenta corriente se realizarn mediante oficio dirigido al banco, con firma del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. El Ordenador del Gasto notificar por escrito al banco sobre las restricciones de manejo de la cuenta. Informar a la SED, mediante certificacin bancaria: nombre de la entidad financiera, nmero de cuenta, tipo de cuenta, sucursal, nombre de la cuenta y NIT
Principales requisitos que se deben cumplir para la apertura son: Diligenciar el formato de apertura de cuenta que la entidad financiera tenga para tal fin, teniendo en cuenta no dejar espacios en blanco. Anexar fotocopia de la resolucin de nombramiento emitida por la Secretara de Educacin Distrital, del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. Anexar fotocopia de las cdulas de ciudadana del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. Diligenciar la carta de instrucciones de manejo que el Ordenador del Gasto determine para tal fin, la cual debe ir firmada por l mismo.
Una vez diligenciada la carta de instrucciones de manejo se debe enviar a la entidad financiera. En ella se explica claramente las condiciones de manejo de la cuenta como: Se seale claramente que en esa cuenta no se autorizan sobregiros. Informar mediante oficio al banco, quien es la persona autorizada para reclamar y recibir la chequera de la Entidad Financiera. El oficio debe ir firmado tanto por el ordenador del gasto como por el auxiliar administrativo con funciones financieras. Para el pago de un cheque el banco debe solicitar autorizacin al ordenador del gasto del colegio de acuerdo con las indicaciones sealadas y aplicar las medidas de seguridad que considere pertinente con la especificidad del caso, con el fin de prevenir la cancelacin de cheques hurtados. Seguimiento y control a los saldos de los recursos de la cuenta con la periodicidad que el ordenador del gasto estime conveniente con el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras y el contador. Otras que el colegio estime convenientes y que propenden por la seguridad del manejo de los recursos en la entidad bancaria.
Otros requisitos a tener en cuenta para la apertura: Diligenciar las tarjetas de firmas, indicando los requisitos exigidos por el Fondo para el pago de cheques, tales como: Dos firmas autorizadas con cdula y cargo. Sellos secos (con papel carbn) y/o hmedos (en lo posible en tintas oscuras) a utilizar. Frecuencia de envo de soportes (notas dbito y crdito). Estampar en la tarjeta el protector que se utilizar para la elaboracin de los cheques con el serial, es decir con todos los nmeros. Solicitud de confirmacin va telefnica de cheques. Se sugiere que se realice con todos los cheques cuyos montos sean superiores a $500.000. Utilizar para las firmas estilgrafo de tinta negra indeleble.
Diligenciar el formato de solicitud de chequeras el cual debe ir con las firmas autorizadas del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras.
Manejo de Chequeras El funcionario autorizado (Ordenador del Gasto y/o Auxiliar Administrativo con funciones Financieras) para retirar la chequera del banco es nicamente la persona indicada en la carta de instrucciones, carta que firman de comn acuerdo el rector y el pagador.
73
Al recibir la chequera y/o libreta de la entidad financiera, inmediatamente y antes de salir del banco cuente uno a uno la cantidad de cheques y el talonario, observando que se encuentren numerados consecutivamente, que el nmero de la cuenta corresponda, que la cantidad de cheques sea equivalente al nmero consecutivo del mismo y que en el consecutivo numrico no hayan defectos de impresin. En caso de existir alguna diferencia con la cantidad de cheques contenidos, notifquelo inmediatamente al banco. El retiro de la chequera del banco indica el recibido a satisfaccin de la misma. En el colegio dejar constancia por parte del responsable y/o funcionario autorizado, del recibido a satisfaccin de la chequera. La chequera debe estar bajo custodia en el colegio en una caja fuerte, sacndola nicamente en casos de requerirse efectuar un pago y por lo menos cada dos das el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras debe hacer un arqueo de caja fuerte (Anexo N10) contando uno a uno los cheques y dejando constancia firmada de lo encontrado mediante acta firmada por el AAFF y el Rector y/o Contador Si no existe caja fuerte en el colegio para la custodia de la chequera, el arqueo de cheque debe hacerse diariamente o todos los das en que se encuentre el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras en el colegio y al igual dejar constancia de lo encontrado mediante acta firmada por el AAFF y el Rector y/o Contador. Cada vez que se emita un cheque, debe anotarse en el talonario de la chequera, la fecha, el motivo, el monto exacto del giro y el nombre del titular del cheque. El cheque debe ir acompaado del comprobante de egreso respectivo y registrarse en el libro de bancos de tesorera.
Emisin de Cheques. La labor de elaboracin de cheques es responsabilidad del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. El cheque debe ir girado a nombre de pguese nicamente al primer beneficiario de la orden de pago y el valor debe ser el que aparece en sta como valor neto a pagar (una vez descontados los impuestos de ley). Al girar los cheques se debe tener siempre en cuenta que se restrinja su negociabilidad, es decir debe indicarse pguese nicamente al primer beneficiario. No se deben emitir cheques postfechados. No deben firmarse cheques en blanco. Si el cheque es elaborado en mquina de escribir, colocar papel carbn por el reverso para que quede consignada la informacin por los dos lados. Las chequeras o talonarios se deben utilizar en su totalidad y los esqueletos daados o anulados se deben anotar en el libro de bancos.
Se debe conciliar semanalmente el estado de su cuenta con el libro de bancos, no esperar hasta que llegue el extracto bancario. Todo desembolso de Tesorera debe tener doble control, antes y despus, por parte del Ordenador del gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. Al realizar el giro de cheques debe tenerse en cuenta que: o o o o o o No se debe colocar en las zonas destinadas para el valor y el beneficiario cintas transparentes, por cuanto no da proteccin al documento. Se deben llenar los cheques con tinta de seguridad o cinta de seguridad, para que no se puedan levantar los escritos originales. Deben anularse los espacios en blanco dentro del cheque. Los valores en el cheque deben registrarse en nmeros y en letras. El sello seco o de seguridad, se debe colocar sobre el valor en nmeros. El protector debe colocarse en un espacio diferente al valor en letras.
Manejo de Cuentas Bancarias. Es importante tener en cuenta en el manejo de las cuentas bancarias: En poca de vacaciones y/o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta corriente, de existir recursos en bancos, estos deben estar depositados en la cuenta de ahorro o en lo posible invertidos en ttulos valor - CDT, con excepcin de los recursos necesarios para amparar compromisos que sern pagados en dicho perodo y por los cuales se han girado cheques. Antes de salir a receso escolar y/o vacaciones, en junio y diciembre, debe enviarse un oficio a la entidad financiera, relacionando los cheques que fueron girados y que sern cobrados, Indicando claramente que no est autorizado el pago de ningn otro cheque durante este perodo. Cuando el colegio requiera cambiar de entidad bancaria, debe tener en cuenta los motivos de fuerza mayor debidamente comprobados: Deficiencia comprobada de los servicios financieros prestados por el banco. Cierre de la sucursal bancaria donde se tiene la cuenta. Apertura de la sucursal bancaria en municipios donde no exista ningn banco. Sustitucin de cuenta para una sucursal bancaria ms cercana al municipio, disminuyendo riesgos de desplazamiento. Sustitucin en la misma entidad financiera por prdida de cheques o cercana con nueva sucursal de la misma entidad financiera. Sustitucin en la misma entidad financiera por cambio de tipo de cuenta, a solicitud del ordenador del gasto de la Entidad Territorial. En caso de deterioro del establecimiento financiero.
75
Una vez tenido en cuenta los casos expuestos y acogindose a uno de ellos, proceder a solicitar autorizacin ante la SED Direccin Financiera Oficina de Presupuesto (Anexo N 11) y una vez radique ante la SED la nueva certificacin bancaria, debe anexar igualmente, copia de la constancia de cancelacin y cierre de la cuenta anterior. Para el cierre de la cuenta bancaria, deben presentarse ante la entidad financiera, el ordenador del gasto y el AAFF pagador con resolucin de nombramiento, solicitar el cierre de la cuenta y de existir un saldo en la cuenta, el mismo debe ser girado por el banco, en cheque de gerencia a nombre del colegio.
Documentos Exigidos para la Entrega de Cheques. Persona Natural Exigir el original de la cdula de ciudadana. Al verificar la cdula de ciudadana tener en cuenta: o o o o o o Observar que la cdula sea en holograma y de fondo amarillo. Observar la foto, verificando las caractersticas con la persona presente. La foto es a color Los apellidos y los nombres van en mayscula Los escudos aparecen en holograma. Al respaldo debe venir la huella, la firma del registrador y el cdigo de barras
Entregar el cheque con cruce restrictivo pguese nicamente al primer beneficiario. Hacer firmar el comprobante de pago con identificacin, anexando copia de la cdula, huella dactilar, direccin y telfono. No dejar el cheque totalmente elaborado, dejar un espacio para ser diligenciado en el momento de la entrega.
Persona Jurdica Exigir certificado de existencia y representacin legal, con vigencia no mayor a un mes de expedicin y la tarjeta del NIT. Exigir cdula de ciudadana del representante legal. En caso de no ser reclamado por el representante, solicitar: o o o o Carta de autorizacin firmada por el representante legal. Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante. Cdula de ciudadana del autorizado. Se debe confirmar telefnicamente con la empresa el nombre de la persona que est reclamando el cheque y dejar consignado en el comprobante de pago que se realiz esta diligencia.
Entregar el cheque con sello de cruce restrictivo pguese nicamente al primer beneficiario. Hacer firmar el comprobante de pago con identificacin y registrando la huella dactilar.
Caja Fuerte.
Todo Fondo de Servicio Educativo que maneje chequera, debe tener una caja fuerte para la custodia de estos y cualquier otro ttulo valor, la cual debe estar ubicada en la oficina del responsable de su custodia y empotrada en la pared (en lo posible). La responsabilidad del uso de la caja fuerte es nica y exclusiva del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, pagador o tesorero, que es la misma persona responsable del manejo de la chequera. La caja fuerte debe tener doble seguridad: clave y llave. La clave de la caja fuerte no debe permanecer a la vista, ni guardada en el lugar de trabajo. Se debe solicitar por lo menos tres veces al ao el cambio de la clave y elaborar acta de esta visita. Se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar acta de ste, firmada por el responsable y el Ordenador del Gasto.
Procedimiento a Tener en Cuenta de Manera Oportuna, en Caso de Cheques Pagados por la Entidad Bancaria con Firmas Falsificadas. Mediante comunicacin telefnica, escrita e inmediata, oficiar al banco solicitando: o o o o Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustrados y no cobrados. Fotocopia de los cheques cobrados. Reintegro inmediato de los valores pagados con firmas falsificadas. Explicacin de las causas por las cuales el banco autoriz el pago de los cheques con firmas falsificadas.
Copia de esta solicitud debe remitirse a la Gerencia General del Banco y a las oficinas de Control Interno y de Seguridad del mismo. Presentar la respectiva denuncia ante la Fiscala General de la Nacin, por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. Remitir copia de la solicitud realizada al banco y de la denuncia, a la superintendencia Financiera. En todos los casos una vez se conozca el hecho, el ordenador del gasto debe solicitar el mismo da en el cual se enter del suceso, la apertura de la investigacin de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED, Contralora Distrital y la Personera.
77
Informar a la Oficina Jurdica de la Secretara de Educacin, describiendo claramente los hechos, anexando fotocopia de la denuncia respectiva, de la carta enviada al banco y de los cheques pagados. En este informe se debe solicitar un abogado que se constituya en la parte civil del caso e indicar los mecanismos de control interno adoptados y anexar copia de la respuesta del banco si la hubiere. Presentar ante la Direccin Financiera informe de los hechos y de las acciones adelantadas para lograr la recuperacin de los dineros.
Procedimiento a seguir en caso de prdida de Cheques que An NO han sido cobrados. Mediante comunicacin telefnica y escrita dirigirse al banco solicitando: Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustrados y no cobrados. Presentar la denuncia ante la Fiscala General de la Nacin, por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. El Ordenador del Gasto debe solicitar el mismo da en el cual se enter del suceso, la apertura de la investigacin de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario, Contralora Distrital y la Personera. Informar a la Oficina Asesora Jurdica de la SED, describiendo los hechos y anexando fotocopia de la denuncia.
Observacin: Los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad el manejo de recursos, esto es el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras pagador y el responsable del manejo de la Caja Menor, deben adquirir una pliza que ampare el manejo de los mismos, siempre y cuando esta no haya sido asumida por la SED. Prdida o Extravo de Cheques en Poder de los Beneficiarios. En caso que un beneficiario extrave un cheque, podr solicitar al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras, Tesorero, Pagador o quien haga sus veces del FSE, la expedicin de uno nuevo, bajo las siguientes condiciones: Que el beneficiario haya hecho el denuncio ante la autoridad competente y presente la certificacin del mismo. Que el Beneficiario haya dado aviso escrito al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras y ste al banco, sobre la prdida, para ordenar su no pago. Que el banco certifique que no se hizo efectivo el pago y que tom nota de la orden de no pago dada por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras.
Prohibiciones. Existen unas prohibiciones que deben ser tenidas en cuenta por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras: De existir efectivo, el mismo no puede ser utilizado para cambiar cheques, vales, ttulos. En ningn caso, podr tomar en prstamo para s o para otra persona el dinero que recaude o maneje. En caja fuerte no puede guardar dineros o valores que no sean de propiedad del colegio, ni el dinero de la caja menor.
MEDIDAS DE SEGURIDAD DEL ESPACIO FSICO DE LA PAGADURA
CUSTODIA ADECUADA DE LOS TITULOS VALORES

Clasificar el rea como restringida, colocando Aviso Preventivo de rea restringida. Barrera fsica que impida el paso de los visitantes. Ronda del vigilante que verifica el respeto del control de acceso. En las horas no hbiles, la oficina o dependencia debe permanecer bajo llave. Puerta segura de material slido (Preferiblemente metlica). Cerraduras de Seguridad. Las llaves deben ser manejadas por la persona responsable del rea. En lo posible, las ventanas deben tener rejas metlicas internas y quedar cerradas en horas no hbiles. Las Salidas de aire acondicionado y ductos de ventilacin si lo hay, debe poseer su reja empotrada, para impedir la intrusin de personas. Guardar los Elementos y valores (Chequeras, efectivo, ttulos valores) en una caja fuerte o cofre de seguridad). La caja fuerte debe estar en lo posible empotrada, con buena visibilidad nocturna, con iluminacin, para facilitar el control por parte de los vigilantes. Debe constituirse una pliza de manejo, para la administracin de estos recursos, siempre y cuando la misma no haya sido asumida por la SED. La asignacin de la custodia se debe hacer mediante memorando con copia a la hoja de vida. Todo lo que ocurra respecto del manejo de la custodia de los valores que all se depositan, son de entera responsabilidad de quienes tienen la clave y la llave. El pagador debe contar con un equipo de cmputo que cumpla con las caractersticas tcnicas adecuadas acorde a las labores de desempeo, acceso a internet e impresora y una extensin telefnica. Las claves de las cajas fuertes se deben cambiar por lo menos dos veces por ao, o siempre que un funcionario responsable de su manejo y custodia salga de vacaciones, licencias, permisos o cuando hay cambio de funcionario.
79
6. CIERRE PRESUPUESTAL
Es el procedimiento que realizan los FSE con el propsito de determinar la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de Tesorera a la fecha de cierre presupuestal y los excedentes financieros. Al momento del cierre presupuestal, se debe revisar que cada Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido soporte un Registro Presupuestal y aquellos que no lo hacen, a solicitud del Ordenador del Gasto que requiri su expedicin, sean anulados. Se recomienda, NO EFECTUAR anulacin de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, sin antes haber verificado que efectivamente estas Disponibilidades no estn respaldando compromisos o en el caso de los Registros Presupuestales que stos no se requieran para amparar el pago. Con el cierre presupuestal, se realizan los siguientes procedimientos: Identificacin de obligaciones CUENTAS POR PAGAR Constitucin de - RESERVAS PRESUPUESTALES Anulacin de RESERVAS PRESUPUESTALES y constitucin de PASIVOS EXIGIBLES Identificacin de los - EXCEDENTES FINANCIEROS Formalizacin del - ESTADO DE TESORERA
CUENTAS POR PAGAR Son todas las rdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagaduras al cierre de la vigencia fiscal, las cuales deben registrarse como giro en la contabilidad Presupuestal y en la ejecucin pasiva del presupuesto. Adems, deben estar registradas en el acta de constitucin de cuentas por pagar (Anexo N 12). Los Soportes para las Cuentas por Pagar son: Estudios previos o justificacin Certificado de disponibilidad presupuestal. Contrato, Orden de servicio, Orden de compra, orden de trabajo o convenio nter administrativo. Certificado de registro presupuestal. Ser giradas presupuestalmente. Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada en la pagadura. Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato. Certificado del recibo a satisfaccin en el caso de prestacin de servicios. Comprobante de ingreso al almacn, en el caso de compra de bienes. Orden de pago debidamente diligenciada por el Ordenador del gasto.
El Ordenador del Gasto, el Tesorero (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el Contador validarn y certificarn con sus firmas las cuentas por pagar y debern indicar la fuente de financiacin que las respalda. RESERVAS PRESUPUESTALES Se definen como las obligaciones y compromisos contenidos en un Certificado de Registro Presupuestal que al cierre de la vigencia, no se hayan podido cumplir, esto es, que el bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado, que el servicio no se haya prestado, pero que los compromisos estn debidamente contrados y desarrollen el objeto de la apropiacin. Soportes para las Reservas Presupuestales. Estas Reservas Presupuestales, adems del registro en libros, deben estar registradas en el acta de constitucin de reservas (Anexo N 12) y se soportarn con los siguientes documentos: Estudios previos o justificacin Certificado de disponibilidad presupuestal. Contrato firmado por las partes (Orden de servicio, Orden de compra, orden de trabajo). Certificado de registro presupuestal. Orden(es) de pago emitida(s)
Cancelacin, anulacin de reservas presupuestales (vigencia anterior) y constitucin de pasivos exigibles. Si al momento del cierre presupuestal, la(s) reserva(s) presupuestal(es) no ha sido girada en su totalidad, la(s) misma(s) fenece(n) sin excepcin pero el saldo no se anula. El auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) debe elaborar el Acta de Fenecimiento (Anexo N 13), por cuanto se constituir como un pasivo exigible para la siguiente vigencia, si el compromiso an existe. En este caso, los recursos se adicionarn al presupuesto 2013, en Ingresos al rubro de cancelacin d reservas y en Gastos al rubro de Pasivo Exigible. Vale la pena recordar, que cuando se constituya un pasivo exigible, el mismo debe ser informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED. Si al momento del cierre presupuestal, se tuviera certeza que la reserva presupuestal no se va a ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no existe, se procede a la anulacin de dicha reserva con el acto administrativo que soporta la liquidacin unilateral del contrato. Los recursos liberados mantendrn la destinacin para ser adicionados en la siguiente vigencia a los mismos rubros que le dieron origen e incorporados en el acta de reporte de Excedentes Financieros. Para este caso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elaborar el Acta de cancelacin de reservas.
81
EXCEDENTES FINANCIEROS. Corresponde al valor neto en Tesorera una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales, las cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipado). Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros, se procede a identificar la fuente de financiacin de los recursos y la destinacin especfica o no de los mismos y se emite una Acta de reporte de Excedentes Financieros (Anexo N 14).
ESTADO DE TESORERA Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinacin especfica, derechos acadmicos y cobros complementarios, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y en general todo recurso que est a disposicin de la tesorera del FSE. Caja. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional, de disponibilidad inmediata. Cuentas Corriente y de Ahorros. Representa el valor de los fondos disponibles en cuentas corrientes o de ahorro, en moneda nacional. Inversiones Temporales. Bajo esta denominacin se agrupan cuentas representativas de los fondos colocados en ttulos valores CDT, con la finalidad de obtener un rendimiento financiero el cual se encuentra predeterminado. Fondos con Destinacin Especfica. Son los recursos disponibles, sin comprometer, al cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIN ESPECFICA (Ej. Escuela Ciudad - Escuela), se adicionarn mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la siguiente vigencia en el presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben mantener la destinacin para atender el objeto para lo cual se recibieron, siempre y cuando los mismos no estn sujetos a devolucin. Cuentas por Pagar en Poder del Tesorero. Son todas las rdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagaduras al cierre de la vigencia fiscal. Acreedores Varios. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia, descontados del valor bruto de las rdenes de pago a favor de la Direccin de Impuestos Distritales, la DIAN por concepto de retencin en la fuente, por ejemplo: ICA, etc. En el caso de los cheques descontados de impuestos, se recomienda que estos queden declarados y pagados en diciembre, en razn a su vencimiento, a excepcin del de Industria y Comercio ICA que vence en enero de la siguiente vigencia, el de la retencin en la fuente segn nmero de NITs vencen en enero de la siguiente vigencia y el de contribucin especial que igualmente vence en enero de la siguiente vigencia. Derechos Acadmicos y Cobros Complementarios. Los Derechos Acadmicos hacen referencia a matrcula y pensin. Los cobros complementarios corresponden a servicios como los boletines, la agenda, el material didctico entre otros. Reconocimientos. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han ingresado a la Tesorera, pero de los cuales se tiene absoluta certeza que se recibirn en una fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrn como soporte un Acto Administrativo o Certificacin. Legalizacin definitiva de la Caja Menor. Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE con fecha anterior al cierre presupuestal. Los dineros en efectivo en poder del responsable debern ser reintegrados a la cuenta del FSE, la cual debe ser informada por escrito al pagador.
83
ALCALDIA
BOGOTA D.C.
Secretara
EDUCACION
ESTADO DE TESORERA Y EXCEDENTES FINANCIEROS AL CIERRE 201X
CONCEPTO
PARCIAL
TOTAL
1)
SALDOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2009 EN:
(+) Caja (+) Cuentas Corrientes (+) Cuentas de Ahorro (+) Inversiones Temporales = TOTAL FONDOS DISPONIBLES (-) Fondos con destinacin especfica ao 201X (-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero ao 201X (-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 201X (-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado ao 201X = DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) RESERVAS PRESUPUESTALES(2) (-) Reservas presupuestales constitudas para el 201X = SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AO 2009 (+) Transferencias Administracin Central (+) Otras Transferencias de la Nacin (+) Otros Reconocimientos de Ingresos = SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS
0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00
_______________________________________ ORDENADOR DEL GASTO Firma
_______________________________________ TESORERO (Auxiliar Financiero) Firma
7. TESORERA - PAGADURA
Conjunto de actividades relacionadas con el manejo de los recursos administrados a travs de los FSE. Esta funcin en el Colegio es atendida por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras - Pagador. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras (Pagador), es el responsable de garantizar la correcta ejecucin de ingresos y gastos de conformidad con los lineamientos y normativas que rigen la materia. El Pagador deber llevar en forma ordenada los comprobantes de ingresos (recibos de consignacin), egresos con sus respectivos documentos soportes internos y externos, libros e informes elaborados a partir de los documentos y registros de los movimientos y saldos (cruce de cuenta con el extracto bancario). Estos documentos y registros le permiten realizar conciliaciones y cruces de informacin y son la base para elaborar los informes. Se anexa Manual de Tesorera (Anexo N 15), el cual debe ser adoptado por el Consejo Directivo de cada colegio, mediante Acuerdo. Comprobantes de Ingreso recibos de Consignacin El proceso de ingreso, es realizado a travs de los recaudos provenientes de los recursos Operacionales, Transferencias y de Capital, los cuales deben ser consignados y/o abonados directamente a la cuenta de ahorros del FSE. Con base en las consignaciones y notas crdito bancarias, el pagador proceder a la elaboracin de los comprobantes de ingreso (Anexo N 16) o comprobante de caja en forma semanal, donde se indicara la informacin requerida en el formato dispuesto para este fin al cual se le adjunta los recibos de consignacin y las notas crdito suministradas por la entidad bancaria respectiva. Cuando se trate de Ingresos por transferencias se deben adjuntar las Notas de Crdito y el acto administrativo de asignacin de recursos. Traslado de Recursos entre cuentas del Fondo
El traslado de recursos entre cuentas bancarias del mismo Fondo, se debe realizar mediante comunicacin escrita firmada por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, fundamentando la necesidad o conveniencia. Libros
Los movimientos y saldos de los recursos del fondo se deben registrar mediante soportes, en libros auxiliares que permitan reflejar tcnica y adecuadamente todas las transacciones realizadas por ingresos y egresos del colegio. Deben ser la fuente donde se obtienen los informes para los organismos administrativos y de control internos y externos.
85
Auxiliar de Bancos. El FSE puede mantener depsito de ahorro, corriente o en valor constante a la vista en entidades bancarias que se encuentren en el ranking financiero establecido por la Tesorera Distrital. Los rendimientos que generen los depsitos de ahorro o en valor constante a la vista o a trmino, son del FSE y por tanto deben ser incorporados al presupuesto. Los movimientos y saldos se registran en este libro Auxiliar de Bancos. (Anexo N 17). Control de Inversiones. Certificados a Trmino. La constitucin de un certificado a trmino en la entidad bancaria del FSE se efectuar mediante un traslado el cual tendr como soporte la nota dbito y el ttulo valor. Si el CDT se constituye en una entidad financiera diferente a aquella en la cual se recaudan los recursos del FSE, se debe solicitar un cheque de gerencia y posteriormente elaborar el comprobante de egreso y registrar el movimiento en el libro de Control de Inversiones. (Anexo N 18). Los ttulos CDT, estarn bajo la custodia del pagador. Vencidos los trminos se pueden prorrogar de acuerdo a la programacin del Plan de Compras y del Flujo Caja. Comprobante de Egreso Pago de Compromisos Para realizar los desembolsos, se diligencia un comprobante de egreso, que resume los datos principales de los documentos que generan la obligacin. Reflejan las transacciones relacionadas con pagos. Es el documento que sustenta los registros contables de los FSE y constituye la base para la expedicin de cheques. Informe Internos Conciliacin Bancaria. Las cuentas de ahorro y corriente se conciliaran mensualmente en la fecha de cierre de operaciones con el saldo y movimientos relacionados en el extracto bancario suministrado y certificado por el banco (Anexo N 19). Informes Externos Informes SED Matriz aplicativo. Informes Fiscales Contralora de Bogot, D.C., SIVICOF
8. HECHOS CUMPLIDOS
Est prohibido tramitar o legalizar actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos cuando no renan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. As, cuando un colegio adquiere un bien o servicio, es necesario precisar que a los ordenadores les est prohibido contraer compromisos sin disponibilidad previa y en consecuencia administrativamente no sera posible acceder al pago solicitado, en cuanto constituye un Hecho Cumplido. Para el caso de haberse recibido efectivamente algn bien o servicio sin el respaldo presupuestal y contractual previo, la SED establece las siguientes precisiones: Los compromisos que se hayan adquirido con violacin a estos preceptos crean responsabilidad personal y pecuniaria, disciplinaria y penal a cargo de quin los asuma, por tal motivo es necesario que se les informe a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED y a la Contralora de Bogot. Sin embargo, si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfaccin por la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a travs del Fondo, no puede abstenerse la administracin de pagar el valor de los mismos, ya que se incurrira en un enriquecimiento injustificado para la entidad, por lo cual debe intentarse una conciliacin prejudicial entre las partes, siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y representacin de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Pblico la audiencia de conciliacin tendiente a que la Secretara de Educacin del Distrito Capital colegio reconozca y pague el valor de los trabajos. En todo caso, anexamos concepto de la Oficina Asesora Jurdica de la SED emitido el 1 de febrero de 2005 al respecto, ya que hace referencia a los procedimientos a seguir (Anexo N 20).
87
9.
PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES
Los servidores pblicos de los colegios que conforman el presupuesto anual, a quienes corresponda la ejecucin de sentencias, laudos, conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de los Fondos de Servicios Educativos y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales, estn obligados a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos establecidos. Para ello, respetarn en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias, actuarn de conformidad con el procedimiento establecido en el Cdigo Contencioso Administrativo y dems disposiciones legales y evitarn que se dicten rdenes de embargo contra el colegio y el Distrito. En los colegios se tramita y ordena estos pagos con el Presupuesto de la vigencia. El procedimiento a seguir para el pago de una sentencia judicial, conciliacin o laudo es el siguiente: El ordenador del gasto debe contar con Acto administrativo que ordena el pago. El ordenador del gasto debe reunir al Consejo Directivo para que mediante Acuerdo apruebe efectuar un Traslado presupuestal al rubro Pago de sentencias Expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Anexar Copia de la sentencia, laudo arbitral, conciliacin debidamente ejecutoriada o acto administrativo. Expedicin del Registro Presupuestal. Emitir Orden de Pago. Cheque a nombre del beneficiario que indique el acto administrativo que obliga el pago. Emite el cheque soportado en la orden de pago Hace la entrega al beneficiario, o solicita autorizacin. Elabora comprobante de egreso Registra en libros Entrega soportes al contador
10.
CAJA MENOR
El dinero que se entregue para la constitucin de la CAJA MENOR debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en el PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES (Resolucin 0001 de 2009), y para atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de situaciones urgentes, imprevistas, imprescindibles, inaplazables y necesarios para la buena marcha de la administracin y definidos en la Resolucin de constitucin. Constitucin. La ordenacin de la CAJA MENOR est a cargo del ordenador del gasto quien podr destinar el manejo de la misma a un funcionario administrativo de planta diferente al pagador o almacenista. La Caja Menor se constituir para cada vigencia fiscal, mediante Resolucin suscrita por el Ordenador del Gasto (Anexo 21), en la cual debe indicar: Funcionario responsable del manejo de la caja menor. Puede ser un funcionario de planta o en provisionalidad pero diferente al pagador o almacenista y que no se encuentre en periodo de prueba. Cuanta mensual o anual de la caja menor. La cuanta mensual no puede superar los dos (2) smmlv, y la anual no puede superar el 10% del presupuesto de la vigencia y de todas formas no puede superar los veinte (20) smmlv. Cuanta por rubro presupuestal de gastos generales. Definir de esa cuanta mensual o anual, la distribucin de los recursos, por rubro. Finalidad. Indicar que la Caja Menor se constituir para atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolucin de Constitucin. Clase de gastos que se pueden realizar. Los identificados y definidos en los conceptos de Presupuesto de Gastos Generales, como: Adquisicin de Bienes: gastos de computador, materiales y suministros, material didctico, tiles escolares, otros materiales y suministros. Adquisicin de Servicios: viticos y gastos de viaje, gastos de transporte y comunicacin, impresos y publicaciones, mantenimiento de la entidad, mantenimiento de mobiliario y equipo, servicios pblicos, sostenimiento de plantas y semovientes.
Cada uno de estos rubros se ejecutan conforme la definicin de cdigos presupuestales definidas en la GUIA.
89
Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP. Para la constitucin y reembolso de la caja menor, se deber contar con el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyeccin del nmero de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo ao, respetando los lmites en las cuantas establecidas anteriormente y la disponibilidad de recursos en tesorera. Registro presupuestal RP. Para los reembolsos respectivos, los cuales tienen situacin de fondos, se debe expedir el RP por el monto total del valor mensual de la caja menor, pero afectando el CDP emitido para constituir la respectiva caja menor. Al momento de solicitar reintegros de caja menor, se expide el RP por el 70% del valor mensual de la caja menor y el cheque. Una vez se conozca la fecha de cierre presupuestal, ese ltimo mes (diciembre) se debe tener en cuenta que la caja menor se cierra una semana antes y al requerirse de un reembolso por los das que faltan para su cierre, el registro presupuestal se expide igualmente por el valor del reembolso, afectando el CDP expedido, el cheque por el valor del RP y al cierre de la caja menor, el responsable de la misma consigna en la cuenta del FSE el valor sobrante previa legalizacin de la caja menor y el pagador debe liberar los saldos comprometidos mediante CDP y RP. Cuanta. Los colegios pueden constituir en cada anualidad una Caja Menor, donde mensualmente la cuanta no supere los dos (2) salarios mnimos legales vigentes mensuales, que al ao no supere el 10% del presupuesto anual de apropiaciones y en todo caso que no supere los 20 smmlv al ao. Rubros a afectar. El dinero que se entregue para la constitucin de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales y para atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de situaciones urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolucin de constitucin respectiva. Los gastos que se efecten por caja menor deben afectar el rubro presupuestal correspondiente, dado que estos gastos tienen su afectacin en el presupuesto general del FSE. La GUIA ofrece al inicio del presente captulo, la definicin de cada uno de los rubros presupuestales y lo que a travs de ellos se puede adquirir Manejo del Dinero. Dado que la cuanta NO supera los cinco (5) smmlv, el dinero se puede manejar en efectivo bajo medidas de seguridad. Estos recursos sern administrados por el FUNCIONARIO facultado, debidamente asegurado, diferente al jefe de bodega, almacenista o pagador y tesorero, sin obviar que la ordenacin de los gastos a efectuar por Caja Menor, seguirn en cabeza del Ordenador del Gasto, quien autorizar los respectivos desembolsos mediante formato escrito y firmado. Apertura de los libros. Cada FSE proceder a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afectan la caja menor, indicando la fecha, imputacin presupuestal de gasto, concepto y valor, segn los comprobantes que respalden cada operacin. Los Libros que debe llevar el responsable de caja menor son: Libro de Efectivo de Caja Menor Libro por rubros presupuestales
Libro de efectivo de Caja Menor. Es aquel en el cual se registrarn todas las operaciones con fundamento en los recibos definitivos.
FECHA
15-01-201X 16-01-201X 17-01-201X 001 002
No. RECIBO
BENEFICIARIO
Apertura de caja menor Papelera Comercial Pepita Prez
DEBE
860.000
HABER
20.000 10.000
SALDO
860.000 840.000 830.000
Libro por rubros presupuestales. Se registran las operaciones por cada uno de los rubros asignados en la resolucin de constitucin de la caja menor.
MATERIALES Y SUMINISTROS FECHA
15-01-201X 16-01-201X 001
No. RECIBO
BENEFICIARIO
Valor asignado Papelera Comercial
DEBE
200.000
HABER
20.000
SALDO
200.000 180.000
TRANSPORTE Y COMUNICACIN FECHA

15-01-201X 17-01-201X 002
No. RECIBO
BENEFICIARIO
Valor asignado Pepita Prez
DEBE
160.000
HABER
10.000
SALDO
160.000 150.000
Primer giro. El primer giro constituye el inicio operativo de la Caja Menor y requiere: Que exista acto administrativo de creacin, expedido por el Representante legal. Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyeccin del nmero de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo ao, respetando las cuantas sealadas y la disponibilidad de recursos en tesorera. Que el responsable del manejo y administracin de la Caja Menor haya sido designado en el mismo acto administrativo de creacin. Que el responsable tenga pliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro y por el monto total de la Caja Menor o en su defecto se encuentre amparado en la misma pliza que asuma la SED. Que se cuente con las medidas mnimas de seguridad para la tenencia en efectivo de los recursos de la caja menor. Apertura de libros.
91
Pagos de Caja Menor. Cada vez que se efecte un pago con cargo a la Caja Menor se debe tener en cuenta, adems del monto a girar, el cual no debe superar el 10% del valor mensual de la Caja Menor, lo siguiente: El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva afectacin contable El monto total de la factura Las deducciones de Ley (si las hubiere) El valor neto a pagar La fecha de pago El NIT del beneficiario
Soportes de caja menor Las facturas y comprobantes deben ser Originales y contendrn: Nombre del beneficiario y NIT o CC Lugar de expedicin Detalle y especificacin del gasto Valor del servicio o bien Descuentos de ley (si los hubiere) Firma del proveedor
Lmites del gasto. Los gastos que se efecten en cada operacin, no podrn superar el 10% de la cuanta mensual asignada para la CAJA MENOR (ej: Si la caja menor se constituyera mensualmente por $600.000 un solo gasto por alguno de sus rubros no puede ser mayor de $60.000), tampoco podr efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras para superar este monto y los dineros que se entreguen por caja menor, debern ser legalizados dentro de los 5 (cinco) das siguientes a la realizacin del gasto. Solicitud de reembolso. El reembolso se efectuar una vez al mes en la cuanta de los gastos realizados sin exceder el 70% del monto total mensual autorizado. Se har a travs del formato de reembolso, anexando facturas, comprobantes de ingreso al almacn (si se trata de la compra de un bien) y dems soportes que justifiquen el gasto, firmados por los proveedores y el responsable de la Caja Menor. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras girar al responsable de la caja menor el valor neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el perodo, disminuido en el valor de los descuentos efectuados, los que debern ir relacionados en el formato de reembolso y en los anexos . Los documentos soporte de reembolso se foliarn o numerarn en orden ascendente y cronolgico.
El Formato de solicitud debe incluir: Identificacin de la Caja Menor para la cual se efecta el reembolso. Cargo del funcionario responsable. Perodo que cubre el reembolso. Relacin consecutiva de los comprobantes de egreso. La cuenta de reembolso, con todos sus soportes Firma del ordenador del gasto autorizando el reembolso
Requisitos para el reembolso. En la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso, se exigir el cumplimiento de los requisitos que a continuacin se indican: Que los gastos se refieran al objeto y funciones del colegio y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales. Que los gastos estn agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relacin anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolucin de constitucin. Que los documentos presentados sean los originales, tengan el nombre o razn social, el nmero del documento de identidad o NIT, el objeto, la cuanta y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al periodo de la caja menor que se est legalizando. Que el gasto se haya efectuado despus de haberse constituido o reembolsado la CAJA MENOR segn el caso. Que se haya expedido la resolucin de reconocimiento del gasto.
Funciones del responsable Son funciones del responsable de la Caja Menor las siguientes: Llevar y mantener al da los libros de bancos y auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos. Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con la Ley General de Contratacin, las normas administrativas y fiscales. Legalizar oportunamente las cuentas para la reposicin de fondos, manteniendo liquidez. Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias y presentarlas para revisin y aprobacin por parte del Ordenador del gasto. Responder por el manejo y funcionamiento de los fondos entregados.
Prohibiciones. Con los dineros de la Caja Menor no se podrn efectuar las siguientes operaciones: Adquirir elementos con existencia comprobada en Almacn Fraccionar compras de un mismo elemento
93
Realizar desembolsos a dependencias diferentes del colegio Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nmina, cesantas y pensiones Cambiar cheques o efectuar prstamos Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros
Legalizacin parcial. En la legalizacin de los gastos para efectos del reembolso, se exigirn los siguientes requisitos: Que los gastos estn agrupados por rubros presupuestales en el comprobante de pago o en relacin anexa y debe corresponder a gastos autorizados en la resolucin de constitucin. Que los documentos soporte sean originales, identificando nombre o razn social, C.C. o NIT, objeto y cuanta. Que la fecha del comprobante corresponda al periodo por legalizar. Que el gasto sea posterior a la constitucin o reembolso de la caja, pero limitado en la fecha de expedicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Legalizacin definitiva. La legalizacin definitiva se har antes del cierre presupuestal de la correspondiente vigencia fiscal; el responsable presentarn una relacin de los gastos en los formatos establecidos, anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre. Si en la fecha de cierre existe un saldo sobrante, el responsable deber consignar esos valores en la cuenta de ahorros del FSE, el incumplimiento de su legalizacin oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo acarrear las acciones legales a que hubiese lugar. Cancelacin de una Caja Menor. Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario e inconveniente, sta podr ser cancelada por disposicin de la misma autoridad que orden su constitucin por voluntad propia o a peticin de autoridad competente. Se ordenar la cancelacin mediante Resolucin despus de haberse legalizado todos los gastos por el titular, reintegrando el saldo de los fondos que recibi a la cuenta de ahorros del FSE. El registro contable es idntico al realizado en la legalizacin definitiva por cierre de vigencia. La SED sugiere un modelo de Resolucin de creacin y funcionamiento de la CAJA MENOR. Control. Para garantizar que las operaciones estn debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; el Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuara arqueos peridicos. Igualmente realizar revisin de los libros y la existencia y legalidad de los soportes de pago, control diferente al que realiza el Contador.
11.
PLIZAS DE MANEJO
El funcionamiento del FSE conlleva la administracin de recursos y con ello la responsabilidad por el manejo de los mismos. La legislacin contempla la manera de garantizar la proteccin de los dineros y valores mediante la constitucin de plizas de manejo. En el FSE, las plizas deben cubrir al ordenador del gasto, al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras, Auxiliar Administrativo con funciones de Almacn y al responsable de la caja menor y ser asumidas por el FSE en el evento que la SED no los cubra a travs de la pliza global.
.
12.
GENERALIDADES PARA TENER EN CUENTA

1. Los saldos de los CDPs expedidos y que a la fecha de cierre presupuestal no hayan surtido trmite de RP, deben anularse mediante oficio, por consiguiente, la ejecucin presupuestal a esa fecha NO debe reflejar saldo alguno de las mismas. 2. El Auxiliar Administrativo con funciones Financieras debe efectuar la CONCILIACIN entre los Giros Presupuestales y los Giros de Tesorera (Pagos Efectivos) de la vigencia del ao de cierre. Los giros presupuestales corresponden a los egresos mediante los cuales los ordenadores del gasto solicitan al tesorero pagar las obligaciones adquiridas por la entidad a su cargo. La diferencia presentada entre los giros presupuestales y los de tesorera deben corresponder exactamente al valor registrado en cuentas por pagar y en acreedores. 3. Del buen uso de la informacin depende el xito en el cierre de la vigencia fiscal del ao.
95
13. UNIFICACIN DE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE

La unificacin de Fondos de Servicios Educativos de establecimientos educativos estatales, se podra presentar por las siguientes razones: Caso 1. Integracin de establecimientos educativos Caso 2. Liquidacin de un FSE para celebrar convenio con uno mayor
Cuando alguna de estas dos circunstancias se presente, la Direccin Financiera dise mediante la Circular 005 de 2002, el siguiente procedimiento aplicable a cualquiera de los dos casos: 1. Caso 1. La Secretara de Educacin expide una Resolucin mediante la cual se integra un establecimiento educativo a otro y queda adscrito como sede. 2. Caso 2. El Consejo Directivo de cada establecimiento elabora Acuerdo de convenio para la administracin de los recursos del FSE Para cualquiera de los dos casos, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elabora relacin de documentos a entregar: a. Soportes debidamente foliados de los gastos realizados durante la vigencia en curso. b. ltimo Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal expedido. c. Carpeta con los contratos suscritos durante la vigencia con sus respectivos soportes, debidamente foliados. d. Soportes debidamente foliados de los ingresos recibidos durante la vigencia en curso. e. Ejecucin presupuestal del ingreso y del gasto, a la fecha de entrega del cargo. f. Entrega de carpeta con declaraciones de impuestos con el respectivo sello de recibido del banco.
g. Situacin de impuestos y pago de servicios pblicos a la fecha. h. Informe del estado de tesorera. i. j. Cuentas por pagar en poder de tesorera. Libros auxiliares de bancos, con corte a la fecha de entrega.
k. Extractos bancarios, correspondientes al mes inmediatamente anterior a la fecha de entrega
l.
Saldos certificados por bancos con corte a la fecha de entrega.
m. Ttulos valores (Cheques y CDTs) n. Flujo de Caja, ejecutado a la fecha de entrega. o. Plan de compras, p. Formato diligenciado de cambio de firmas ante las Entidades Financieras. q. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo r. Informes trimestrales de ejecucin presupuestal
s. Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobacin y modificaciones del presupuesto de ingresos y gastos. t. Reglamento del Consejo Directivo de la contratacin inferior a los 20 S.M.M.L.V
u. Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso. v. Entrega de todos los documentos soportes emitidos durante su periodo laboral. w. Elabora Acta de entrega del cargo la cual ser suscrita y firmada por el AAFF del colegio que pasa a ser sede con el AAFF del colegio que lo recibe como sede o con el AAFF del FSE con el cual se suscribe convenio x. Para el caso del colegio que se integra como sede, el AAFF hace entrega del inventario de Bienes a su cargo al funcionario responsable de Almacn o a su jefe inmediato y. Acto administrativo de mutuo acuerdo para celebracin de un convenio y / o acto administrativo de cierre del colegio para convertirse en sede A su vez, el Rector como Ordenador del Gasto del colegio que se integra como sede o que se adscribe a otro fondo mayor, presenta los siguientes informes, con datos actualizados a la fecha de corte: Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio con las novedades respectivas. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Direccin de Dotaciones Escolares de la SED. Para ello cuenta con el apoyo del almacenista (si lo hay) Plan de Desarrollo Institucional e informe de ejecucin del mismo. Informe del presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la presente vigencia.
97
Informe de ejecucin Presupuestal y de Tesorera a la fecha y Estados Contables con corte al ltimo da del mes anterior, con el apoyo del pagador y contador quienes previamente han elaborado corte contable y presupuestal e informes. Informes que reflejen claramente: Saldo en cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costos y gastos. Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio, con las novedades respectivas. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Direccin de Construcciones y la Direccin de Dotaciones Escolares. Estado de la cuenta bancaria, anexando chequeras y las conciliaciones bancarias. Situacin fiscal de la administracin, anexando ltimas declaraciones de industria y comercio y retencin en la fuente, debidamente canceladas. Cuentas por pagar derivadas nicamente de la entrega a satisfaccin de bienes, obra o servicios y de los anticipos pactados en contratos no ejecutados, debidamente soportados y aprobados.
Informe de los dineros en Bancos, cuanto de ello est comprometido, cuales tienen destinacin especfica y cual no. Anexa certificacin bancaria, que indica el saldo de la cuenta a la fecha de cierre, saldo que debe coincidir con el valor registrado en el balance. Este valor se entregar mediante cheque a nombre de la cuenta del fondo del colegio que recibe. Consignacin que se detallar y anexar. Debe hacer entrega de los siguientes libros: Libro diario, mayor y balances, libro de tesorera auxiliar de bancos y libros auxiliares contables Informe de los dineros en Caja Menor (si la hay), acto administrativo y responsable. Informe de los contratos efectuados a la fecha (contador, tienda escolar y otros) o contratos en curso. Obligaciones y compromisos que no se hayan podido cumplir, que estn legalmente contradas y que hayan desarrollado el objeto de la apropiacin afectada. Informe de los proyectos de inversin aprobados y su nivel de ejecucin a la fecha. Informe de la situacin de Almacn, inventarios, Plan de compras y flujo de caja. Nmero de actas y Resoluciones firmadas a la fecha La totalidad del archivo a su cargo debidamente actualizado y foliado. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobacin y modificaciones del presupuesto de ingresos y gastos. Reglamento del Consejo Directivo de la contratacin inferior a los 20 S.M.M.L.V Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso
Produce el acta definitiva de entrega debidamente firmada por el Ordenador del Gasto saliente y por el entrante El Ordenador del Gasto entrante registra nueva firma e inicia trmite ante la DIAN para cambio del nombre del Ordenador del Gasto Elabora poder a nombre del fondo cuenta del colegio al cual queda adscrito el fondo, para que asuma las cuentas por pagar existentes, incluyendo las de servicios pblicos. Los colegios a integrar, realizan reunin de entrega, elaborando ACTA DE ENTREGA Y RECIBO del fondo a liquidar, en presencia de los integrantes del consejo directivo, el contador, el auxiliar administrativo con funciones financieras y de almacn. Para la integracin de los saldos del fondo a liquidar, en los libros correspondientes del colegio que recibe, deben estar debidamente asesorados por contador del colegio.
99
NOTAS BIBLIOGRFICAS
Conceptos Jurdicos de la Secretara de Educacin Distrital. Conceptos Jurdicos del Ministerio de Educacin Nacional Circulares y Memorandos de la Secretara de Educacin del Distrito. Gua de Apoyo Presupuestal y Contractual 2007 expedida por la SED Manual FSE Ministerio de Educacin Nacional
101
ANEXO N 1. MODELO DE ACUERDO SUGERIDO PARA REGLAMENTAR EL FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS
ACUERDO No. ____

(dia, mes, ao) POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL COLEGIO NOMBRE DEL COLEGIO - IED El Consejo Directivo del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO IED, en uso de sus facultades legales en especial las conferidas por la ley 115 de 2001, el Decreto 1860 de 1994, el Decreto 4791 de 2008 y, CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo establecido en el Artculo 23 literal p del Decreto 1860 de 1994, es competencia del Consejo Directivo de los colegios oficiales, sealar su propio reglamento. Que es deber del Consejo Directivo contar con un reglamento claro y definido que le permita y asegure su correcto funcionamiento, preservando las disposiciones de ley y garantizando el debido respeto y cumplimiento de los deberes que les corresponde a sus miembros y a la misma institucin educativa. Qu en mrito de lo expuesto, ACUERDA: CAPTULO I. NATURALEZA COMPOSICIN FUNCIONES Artculo 1.- El Consejo Directivo de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, es un rgano colegiado permanente de direccin y orientacin de la comunidad acadmica y administrativa del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO IED. Artculo 2.- El Consejo Directivo estar conformado por un total de ocho (8) miembros, integrado as: El rector, quien lo presidir y convocar ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente. Dos representantes del personal docente, elegidos por mayora de los votantes en una asamblea de docentes.
Dos representantes de los padres de familia. La eleccin de representantes de los padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el consejo de Padres. En caso de existir Asociacin de Padres de Familia y cuando el nmero de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del establecimiento educativo, la asamblea de la asociacin elegir uno de los dos representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres elegir solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artculo 9 del decreto 1286 de 2005). Un representante de los estudiantes elegido por el consejo de estudiantes, entre los alumnos que se encuentren cursando el ltimo grado de educacin ofrecido por la institucin. Un representante de los exalumnos, elegido por el Consejo Directivo, de ternas presentadas a las organizaciones que aglutinen la mayora de ellos o en su defecto, por quien haya ejercido en el ao inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes. Un representante de los sectores productivos organizados en el mbito local. El representante ser escogido por el Consejo Directivo, de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones.
Artculo 3.- El periodo de los integrantes del Consejo Directivo, ser de 12 meses, contados a partir de la instalacin del mismo. Artculo 4.- Las funciones del Consejo Directivo son: Tomar decisiones que afecten el funcionamiento de la institucin, excepto las que sean competencia de otra autoridad. Las competencias establecidas en el artculo 5o. del Decreto 4791 de 2008 y hacer seguimiento y control permanente al Flujo de Caja ejecutado. Las competencias establecidas en el artculo 23 del Decreto 1860 de 1994 Las competencias establecidas en el Decreto 1290 de 2009 Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre Docentes y Administrativos con los alumnos del establecimiento educativo y despus de haber agotado los procedimientos previstos en el manual de Convivencia. Adoptar el Manual de Convivencia y el Reglamento de la Institucin. Fijar los criterios para la asignacin de cupos disponibles para la admisin de nuevos alumnos. Asumir la defensa y garanta de los derechos de toda la comunidad Educativa, cuando algunos de sus miembros se sientan lesionados. Aprobar el Plan anual de actualizacin Acadmica del personal docente presentado por el Rector. Participar en la planeacin y evaluacin del currculo y del Plan de Estudios y someterlos a la consideracin de la Secretaria de Educacin Distrital, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y los reglamentos. Estimular y controlar el buen funcionamiento de la Institucin Educativa. Darse su propio reglamento. Otras que le sean asignadas por disposicin legal o autoridad competente y no estn asignadas a otro rgano del Gobierno Escolar. CAPITULO II. INSTALACIN ELECCIN Artculo 5.- El Consejo Directivo se instalar dentro de los treinta das calendarios siguientes a su conformacin. Artculo 6.- Instalado el Consejo Directivo, informar al rector las funciones de carcter legal y reglamentario, que asumir como Presidente del Consejo Directivo. Artculo 7.- Las Funciones del Presidente del Consejo Directivo son: Convocar y presidir las reuniones del Consejo Directivo.
103
Firmar, las actas, acuerdos y dems actos administrativos o documentos emanados del Consejo Directivo. Cumplir y hacer cumplir lo estipulado en los diferentes manuales de funciones, reglamentos y las decisiones tanto del Gobierno escolar debidamente conformado, como las debidamente adoptadas en el Consejo Directivo del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO IED. Requerir a los integrantes de Consejo Acadmico, Comisin de evaluacin y promocin, Comit de convivencia para que presenten y sustenten el informe de su gestin. Las dems que le seale el Proyecto Educativo Institucional, el propio Consejo Directivo, las normas vigentes, el Presente reglamento Interno y dems disposiciones. Llevar el registro de actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO IED. Mantener debidamente Archivados, legajados y foliados, en estricto orden cronolgico, los originales de las actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO IED. Preparar y tramitar la convocatoria a las reuniones de Consejo Directivo. Tramitar todo lo concerniente a la recepcin, respuesta y envo de la correspondencia y dems documentos. CAPITULO III. DE LAS REUNIONES CONVOCATORIAS QUORUM
Artculo 8.- El Consejo Directivo, se reunir ordinariamente una (1) vez por mes. Artculo 9- El Consejo directivo se reunir extraordinariamente cuando sea convocado, en los siguientes casos: Cuando presenten conflictos de intereses general entre los distintos estamentos de la IED. Cuando se requiera atender asuntos relacionados con solicitudes judiciales por actuaciones de la comunidad Educativa. Cuando se presenten faltas graves contra el Manual de Funciones y dems reglamentos internos o normativos. A peticin del Personero estudiantil. Para considerar acciones de reposicin, que presenten los miembros de la comunidad educativa. Para autorizar acciones judiciales, interponer recursos o nombrar apoderados que salvaguarden los intereses de la institucin. Cuando se requiera autorizar gastos extraordinarios que afecten la estructura del presupuesto aprobado, ingresos o gastos de la vigencia presupuestal respectiva. En caso de presentarse situaciones de anormalidad acadmica o administrativa que afecte directamente a la IED.
Artculo 10- La convocatoria a reuniones ordinarias y extraordinarias la har el Presidente o a peticin de al menos cuatro (4) miembros del consejo directivo, con tres (3) das calendario de antelacin. Artculo 11.- El Consejo Directivo podr deliberar, tomar decisiones vlidas y expedir acuerdos con la mayora de los miembros presentes (mitad ms uno). Artculo 12.- Cada miembro de Consejo directivo tendr derecho a un voto. Artculo 13.- Los miembros del consejo Directivo sern removidos de su cargo por: Faltas graves al Manual de Convivencia, manual de funciones, reglamento interno de la institucin, reglamento interno del Consejo Directivo o dems normas vigentes. Por inasistencias no justificadas a tres (3) sesiones consecutivas del Consejo Directivo. Por renuncia voluntaria.
CAPTULO IV. DEL ORDEN DEL DA - DE LOS DEBATES - DE LAS VOTACIONES Artculo 14.- El orden del da ser fijado por el presidente del Consejo Directivo, observando las siguientes normas: Verificacin del qurum para deliberar y adoptar decisiones vlidas. Lectura y aprobacin de actas anteriores. Lectura de comunicaciones remitidas al Consejo Directivo. Los puntos respectivos, objeto de la convocatoria.
Artculo 15.- El orden del da ser presentado a consideracin de los miembros del Consejo Directivo para su anlisis y aprobacin. Artculo 16.- La alteracin del orden del da deber acordarse por mayora simple de votos. La proposicin de alteracin ser votada sin discusin alguna y sobre el resultado no ser admisible proposicin diferente a la de la verificacin. Artculo 17.- Cuando en una reunin no se hubiere agotado el orden del da sealado, en la siguiente reunin, el Presidente dar prelacin a los puntos no agotados en la reunin anterior. Artculo 18.- Todo Proyecto de Acuerdo que reglamente aspectos de funcionamiento y de operacionalizacin del Colegio XXXXXX IED, deber aprobarse en un debate, celebrado en reunin debidamente convocada. Artculo 19.- Los integrantes del Consejo Directivo. no podrn tomar la palabra ms de tres veces sobre la proposicin o asunto que se est discutiendo, salvo autorizacin expresa del Presidente del Consejo Directivo. Artculo 20.- De la regla anterior se exceptan al autor de un Proyecto, de la mocin o modificacin, quien tendr derecho al uso de la palabra, de acuerdo con la autorizacin expresa del Presidente del Consejo Directivo. Artculo 21.- La votacin es el acto colectivo por el cual el Consejo Directivo declara su voluntad y se expresar en Acuerdos. Artculo 22- El voto, es el acto individual por medio del cual cada miembro principal del Consejo Directivo declara su voluntad. Slo los miembros principales tienen derecho a voto en el Consejo Directivo. Artculo 23.- No hay votacin valida cuando el total reglamentariamente. de los votos haya sido inferior al qurum establecido legal o
Artculo 24.- Ninguna proposicin podr votarse sin que previamente haya sido sometida a discusin por parte del presidente del Consejo Directivo. Artculo 25.- Ningn miembro del Consejo Directivo podr retirarse de la reunin, cuando cerrada la discusin, hubiere de votar, si lo hiciere se dejar constancia en el acta Artculo 26.- Ningn miembro del Consejo Directivo podr votar en nombre de otro, ni votar cuando est ausente. El voto es personal e intransferible. Artculo 27.- El Presidente al comienzo de cualquier votacin, la declarar abierta. Una vez recogidos los votos o llamada a lista, segn el caso, la declarar cerrada. No siendo admisible ningn voto ms despus de tal declaracin. Artculo 28. La votacin deber hacerse pblica, no hay voto secreto. 105
CAPITULO V. DE LAS ACTAS Y ACUERDOS Artculo 29.- De las reuniones del Consejo Directivo se levantarn ACTAS, que irn firmadas, foliadas, fechadas y con un consecutivo, adicionalmente contendrn una relacin sucinta de los temas debatidos, las personas que intervinieron y los acuerdos adoptados. Artculo 30.- De las decisiones aprobadas por el Consejo Directivo se expedirn ACUERDOS que irn firmados, foliados, fechados y con un consecutivo adicionalmente, contendrn detalladamente las dediciones adoptadas; los que sern firmados por los integrantes del Consejo Directivo que asistieron al debate. Artculo 31.- Contenido del acta: El Acta ser elaborada en orden cronolgico y contendr: Numero consecutivo. Lugar, da y hora en que se realiz la reunin o se abri la misma. Nombres de los miembros principales asistentes, de los suplentes que asistan y de todos aquellos invitados debidamente autorizados por el Consejo Directivo. Mencin de la lectura del Acta Anterior con su aprobacin integra, o enmiendas, si es el caso. Constancias de haberse ledo el orden del da. Informacin de los asuntos tratados y los nombres de quienes intervinieron en las discusiones respectivas. Desarrollo y resultado de las votaciones realizadas para aprobar diversos asuntos. Desarrollo y resultados de las elecciones hechas. Las constancias escritas o verbales que quieran dejar los miembros del Consejo Directivo, cuando lo pidan a la Presidencia y sta as lo disponga. Registro de la hora en que haya sido levantada la reunin. Artculo 32.- Contenido del acuerdo: El acuerdo ser elaborado por el secretario tcnico (asignado por el Consejo Directivo) cumpliendo el principio de unidad de materia y contendr, como mnimo: Numero (consecutivo). Fecha. Titulo. Considerando. Decisin adoptada (parte Resolutiva) Firma de los miembros principales asistentes. Artculo 33. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga todos los acuerdos que le sean contrarios. FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO
Rector Representante Docentes Representante estudiantes Representante Padres de Familia
Representante exalumnos Representante Docentes Representante Padres de Familia Representante Sector Productivo
ANEXO N 2. MARCO LEGAL APLICADO A FSE

Las citas de las normas que se relacionan a continuacin, se efecta de manera enunciativa, pues la normatividad aplicable tambin incluye disposiciones de carcter penal, fiscal, civil, que para este caso no estarn expuestas. NORMAS RELACIONADA CON LA CREACIN Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS FSE. Los responsables de la gestin de los FSE deben tener presente un conjunto de disposiciones legales que se relacionan con el manejo de los fondos pblicos. Estas son: *. LEY 115 de 1994 Ley General de Educacin. Que en su artculo 182, crea los Fondos de Servicios Docentes en los colegios para atender los gastos distintos a los de salarios y prestaciones. El Consejo Directivo del colegio administrar los recursos de estos fondos. El Rector o Director ser el ordenador del Gasto que apruebe el Consejo Directivo y responder fiscalmente por el adecuado uso de los fondos. As, en los colegios empiezan a constituirse los Fondos de Servicios Docentes anteriormente denominados Fondo de Fomento de Servicios Docentes de acuerdo al Decreto Extraordinario 102 de 1976 y reglamentado por el Decreto Ordinario 398 de 1990, incluso en aquellos colegios en los que para la fecha an no existan. *. Decreto 714 del 15 de noviembre de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto Distrital. El Decreto 714 de 1996, contiene temas como Ejecucin Presupuestal, Modificaciones Presupuestales y Responsabilidades Fiscales. *. Decreto 111 de 1996. Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto. ARTICULO 1o. La presente ley constituye el Estatuto Orgnico del Presupuesto General de la Nacin a que se refiere el artculo 352 de la Constitucin Poltica. En consecuencia, todas las disposiciones en materia presupuestal deben ceirse a las prescripciones contenidas en este Estatuto que regula el sistema presupuestal. Artculo 12. Los principios del sistema presupuestal son: la planificacin, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, la programacin integral, la especializacin, inembargabilidad, la coherencia macroeconmica y la hemestasis (Ley 38/89, artculo 8o. Ley 179/94, artculo 4). *. Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Establece el rgimen de contratacin administrativa. *. Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. *. Ley 87 de 1993. Implanta el sistema de Control Interno en las entidades estatales. *. Ley 42 de 1993. Reglamenta la aplicacin del Control Fiscal en las entidades estatales. *. Resolucin 222 de 2006 Distrital. Por el cual se adopta el nuevo Rgimen de Contabilidad Pblica, el cual entra a regir a partir del 1 de enero de 2007. 107
*. Ley 715 de 2001, Nacional Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros. Los artculos 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 hacen especial nfasis en la conformacin de Instituciones Educativas Distritales que presten un ao de educacin preescolar y nueve grados de educacin bsica como mnimo y la media, de Centros Educativos Distritales que no brindan el ciclo de educacin completa, la administracin de las mismas, determina nuevas funciones para el Rector o Director, define Fondo de Servicios Educativos, establece los procedimientos de contratacin de los Fondos de Servicios Educativos y el manejo presupuestal de los mismos. El artculo 11, Fondo de Servicios Educativos: dice: Las Instituciones educativas estatales podrn administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarn los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento del colegio. En el artculo 13, hace referencia a los procedimientos de contratacin de los Fondos de Servicios Educativos establece que los actos y contratos de cuanta superior a veinte (20) salarios mnimos mensuales se regirn por las reglas de la contratacin estatal y que cuando la cuanta del contrato sea inferior a los veinte 20 salarios mnimos mensuales, el Consejo Directivo de cada colegio podr sealar los trmites, garantas y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato. *. Resolucin 1602 del 10 de diciembre de 2001, Por medio de la cual se adopta el Manual de Programacin, Ejecucin y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y Sociedades por Acciones y de Economa Mixta sujetas al rgimen de aquellas y de las Empresas Sociales del Estado En el captulo I, encontramos las Generalidades presupuestales y los principios que lo rigen. El captulo II, hace referencia a la Programacin Presupuestal. El captulo III, hace referencia al proceso de Ejecucin Presupuestal, las modificaciones presupuestales y en alguno de sus apartes habla un poco acerca de la Caja Menor. En el captulo IV encontramos todo lo relacionado con el Cierre Presupuestal y el Estado de Tesorera. Y el captulo V, hace referencia a un presupuesto orientado a resultados. *. Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico. Establece normas para preservar la moralidad en la administracin pblica y con el desempeo de los funcionarios pblicos en el manejo de los fondos pblicos. En especial tener en cuenta el artculo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor pblico. numeral 3 que dice: Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos econmicos pblicos, o afectos al servicio pblico. Artculo 35. Prohibiciones. A todo servidor pblico le est prohibido. Numeral 16 que dice: Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuanta de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Artculo 48. Faltas gravsimas. Son faltas gravsimas las siguientes. Numeral 22. Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiacin o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes. Numeral 23. Ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). Numeral 24. No incluir en el presupuesto las apropiaciones necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el dficit fiscal, servir la deuda pblica y atender debidamente el pago de sentencias, crditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales, conciliaciones y servicios pblicos domiciliarios. Numeral 25.
No adoptar las acciones establecidas en el estatuto orgnico del presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos. Numeral 26. No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera. Numeral 27. Efectuar inversin de recursos pblicos en condiciones que no garanticen, necesariamente y en orden de precedencia, liquidez, seguridad y rentabilidad del mercado. *. Resolucin Reglamentaria 001 de 2007 - SIVICOF, Distrital. Por la cual se reglamenta la Rendicin de Cuenta, su revisin y se unifica la informacin que se presenta a la Contralora de Bogot D.C. Ley 715 de 2001 Nacional, Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros. Decreto 4791 de 2008 Nacional, Por el cual se reglamentan parcialmente los artculos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001. Ley 1150 de 2007 Nacional, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos Resolucin 0001 del 12 de mayo de 2009 Distrital, Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores Ley 1450 de 2011 Nacional. Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014 Ley 1474 de 2011 Nacional. Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica Decreto 4807 de 2011 Nacional. Por la cual se establecen las condiciones de aplicacin de la gratuidad educativa para los estudiantes de educacin preescolar, primaria, secundaria y media de la instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementacin Resolucin 4047 de 2011 SED. Por la cual se reglamenta para el Distrito Capital la creacin y el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos en todos los Establecimientos Educativos Oficiales Decreto 734 de 2012 Nacional. Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblicas y se dictan otras disposiciones GUIA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL Memorando de lineamientos de programacin y cierre presupuestal expedidas por la SED.
109
ANEXO N 3. IDENTIFICACIN Y SEGUIMIENTO A LOS GASTOS DE INVERSIN QUE ADELANTA EL COLEGIO

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO DIRECCIN FINANCIERA IDENTIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSIN QUE ADELANTA LA INSTITUCIN EDUCATIVA
INFORMACIN GENERAL NOMBRE IED: ____________________________________________ CDIGO LOCALIDAD: DANE: ____________________ ___________
____________________________________________ SUBPROYECTO No. __ NOMBRE: REA: VIGENCIA: ____________________________ _____________ INFORMACIN ESPECFICA NIVEL DE EJECUCIN IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA DESCRIPCION DEL PROYECTO OBJETIVOS COMPONENTES META TIPO DE GASTO COSTO POR TIPO FISICA % FINANCIERA DE GASTO VALOR
NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO: ______________________________________ FIRMA: ___________________________ FECHA PRESENTACIN: _______________________________________
111
INSTRUCTIVO
IDENTIFICACIN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSION DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA DISTRITAL
Con el nimo de conocer los gastos de inversin que tiene el colegio, la Secretara de Educacin del Distrito elabor el formato Identificacin y seguimiento de los gastos de inversin del colegio, el cual servir para la programacin y seguimiento a la ejecucin de los mismos. El formato ser solicitado por la SED trimestralmente, con el fin de conocer la ejecucin del proyecto. Dicho formato diligenciado deber estar acompaado de un informe de ejecucin. Es conveniente en el momento del diligenciamiento del formato, leer las siguientes instrucciones: INFORMACIN GENERAL Estos datos estn relacionados con el nombre de la IED, el cdigo DANE que identifica la institucin educativa, el nombre del proyecto, el rea que lo va a desarrollar, la localidad donde est ubicada la IED y la vigencia o ao en el cual se adelanta el proyecto. INFORMACIN ESPECFICA Esta Informacin debe ser diligenciada en forma precisa y resumida y est relacionada especficamente con el proyecto: IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA: El propsito de un proyecto es solucionar un problema, mejorar una situacin o responder a una necesidad. Por lo anterior, el estudio del problema o necesidad es el principal aspecto a tener en cuenta en la formulacin de un proyecto, por lo cual se debe delimitar y describir claramente. Esto determinar el xito o fracaso en la ejecucin del proyecto, por cuanto se debe saber con exactitud lo que se quiere solucionar. DESCRIPCIN DEL PROYECTO: Indique las caractersticas principales del proyecto y explique brevemente en qu consiste y como beneficia a los alumnos de la IED. OBJETIVO: Este consiste en el estado deseado que se espera obtener a travs de la ejecucin del proyecto (que se persigue con la realizacin del proyecto). El objetivo del proyecto debe expresarse en funcin de resultados, con el propsito de facilitar la evaluacin y el futuro seguimiento de este, y debe estar relacionado con las polticas, estrategias y programas definidos en el Plan de Desarrollo del Distrito Capital, del Plan Sectorial y del PEI. Determine cul es el objetivo general y mximo un objetivo especfico por componente, como su poblacin objetivo COMPONENTES: Los resultados o productos son el efecto de las actividades que realiza el proyecto, a partir de la movilizacin o el uso de insumos (recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, infraestructura, dotacin). Los resultados expresan los logros del proyecto y en qu medida contribuyen a alcanzar el objetivo especfico. Por ello, la ejecucin del proyecto y su operacin, se puede fraccionar o dividir en resultados concretos denominados componentes del proyecto.
En el sector educativo, estos componentes estn claramente diferenciados, a saber: Infraestructura, mobiliario, material educativo, textos, administracin, etc. Por lo anterior identifique los componentes que conforman el proyecto META: La meta est compuesta por: un proceso, una cantidad (magnitud), una unidad de medida y una descripcin Identifique el proceso, la cantidad, la unidad de medida y una descripcin breve de la meta. Ej: Adquirir 20 sillas unipersonales para dotar el aula de computo. COSTO: Para determinar los costos por tipo de gasto tenga en cuenta la experiencia en gastos incurridos con anterioridad, o de valoraciones por el mismo objeto. El monto presupuestal por tipo de gasto debe garantizar la ejecucin del mismo. NIVEL DE EJECUCIN: Se refiere al seguimiento trimestral que se realiza a la ejecucin de los gastos de inversin tanto de forma fsica (cumplimiento de las metas) como financiera (recursos financieros utilizados) Por ltimo debe registrar el nombre del responsable del proyecto, la firma y fecha de presentacin Es importante aclarar que no todos los proyectos educativos se desarrollan con gastos de inversin, ya que algunos utilizan material didctico y otros elementos que corresponden a gastos generales de la entidad
113
ANEXO N 4. ACUERDO DE APROBACIN Y LIQUIDACIN DEL PRESUPUESTO
SECRETARA DE EDUCACIN DISTRITAL COLEGIO . IED
ACUERDO N
(da/mes/ao) Por medio del cual se aprueba el Presupuesto Anual de Ingresos y de Gastos, desagregado y liquidado conforme lo establecido en el Decreto 4791 de 2008, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia fiscal de 201x del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO IED El Consejo Directivo del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO IED en uso de las facultades que le confiere el numeral 3 del artculo 5 del Decreto 4791 de 2008, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo 5 del Decreto 4791 de 2008, estableci que es funcin del Consejo Directivo introducir ajustes y aprobar mediante Acuerdo el Presupuesto de Ingresos y Gastos, presentado por el rector en forma desagregada y liquidada. Que el Rector como Ordenador del Gasto present a consideracin del Consejo Directivo el proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos desagregado y liquidado de acuerdo a lo establecido en el artculo 8 del Decreto 4791 de 2008 para la vigencia fiscal 201x. Que el Consejo Directivo durante las tres sesiones de trabajo realiz ajustes y modificaciones al presupuesto presentado por el rector. Que el Consejo Directivo considera que los conceptos de ingresos y gastos que estn presentados en el proyecto, as como las cuantas de los mismos permiten la ejecucin y desarrollo del Plan Operativo y del Proyecto Educativo Institucional PEI del colegio. Que una vez analizado y realizado los ajustes al presupuesto presentado por el Ordenador del Gasto al Consejo Directivo
RESUELVE
ARTICULO PRIMERO.- Aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos del FSE para la vigencia fiscal 201x, comprendida entre el 1 de enero al 31 de diciembre.
ARTICULO SEGUNDO.- El presupuesto aprobado para la vigencia fiscal 201x del colegio, es por valor de:
CDIGO
21 212 21204 2120402 212040201 21204020101 21204020102 21204020103 2120402010301 2120402010302 21204020104 2120402010401 2120402010402 2120402010403 2120402010404 2120403 212040301 21204030101 21204030102 2120404 212040401 212040402 212040403 212040404 21299 22 221 222 223 224 22401 2240101 2240102 2240103 2240104 224010401 224010401 224010403 2240105 2240106 2240107 24 241 24102 243 245 246 247
CONCEPTO PRESUPUESTO DE INGRESOS

INGRESOS OPERACIONALES No Tributarios Rentas Contractuales Venta de Servicios Derechos Educativos Derechos Acadmicos Cobros Complementarios Cobros Periodicos Pensiones Alimentarias Servicio de Transportes Otros Cobros Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Reposicin de carn Reposicin de agenda o del manual de convivencia Comercializacion de Mercancias Venta de Bienes Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentacin Venta de Productos Manufacturados Otras Rentas Contractuales Arrendamiento de Bienes y Servicios Prestacion de Servicios Cursos de Extensin a la Comunidad Asesorias y Estudios Tcnicos Impartidos Otros Ingresos NO Tributarios TRANSFERENCIAS Nacin Departamento Entidades Distritales Administracin Central Secretaria de Educacin del Distrito Fondos de Reposicin Ampliacin de Jornada Vitrina Pedaggica Proyecto de Gratuidad Transferencia por Derechos Acadmicos Transferencia por Cobros Complementarios Gratuidad Total Escuela - Ciudad - Escuela tiles Escolares Otras Transferencias SED RECURSOS DE CAPITAL Recursos del Balance Cancelacin de Reservas Rendimientos por Operaciones Financieras Excedentes Financieros Donaciones Otros Recursos de Capital TOTAL INGRESOS
VALOR
0 0 0 0 0
0 0
0 0
0 0
115
CDIGO
31 311 31102 3110202 3110203 311020301 3110204 311020401 311020402 3110299 312 31201 3120102 3120104 312010401 312010402 312010403 31202 3120202 3120203 3120204 312020401 312020402 312020403 312020404 312020405 312020406 3120301 3120205 312020501 312020502 3120206 312020601 3120208 312020801 312020802 312020803 312020804 3120302 3120303 3120304 3120305 312030501 312030502 3120307 3120399 315 33 331 331 331 331 331
CONCEPTO PRESUPUESTO DE GASTOS

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS PERSONALES SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Jornales Honorarios Honorarios Entidad Remuneracin Servicios Tcnicos Sistematizacin de Boletines de Rendimiento Escolar Otras Remuneraciones Servicios Tcnicos Otros Gastos de Personal GASTOS GENERALES Adquisicin de Bienes Gastos de computador Materiales y suministros Material Didctico tiles Escolares Otros Materiales y Suministros Adquisicin de Servicios Viticos y gastos de viaje Gastos de transporte y comunicacin Impresos y publicaciones Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Carn Agenda Agenda y Manual de Convivencia Otros Impresos y Publicaciones Sentencias judiciales Mantenimiento Reparaciones Mantenimiento de la entidad Mantenimiento de Mobiliario y Equipo Seguros Seguros de la entidad Servicios pblicos Energa Agua Telfono Otros Impuestos, Tasas y Multas Intereses y Comisiones Sostenimiento de Plantas y Animales Actividades Cientficas Deportivas y Culturales Salidas Pedaggicas Otras Actividades Cientificas.Deportivas y Culturales Inscripcin y partic. en competencias deport., culturales y cientficas Otros Gastos Generales PASIVOS EXIGIBLES FUNCIONAMIENTO INVERSIN DIRECTA BOGOT HUMANA EJE PLAN DE DESARROLLO Programa Plan Sectorial Proyectos SED
VALOR
0 0
0 0
0 0
0 0
33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 334
No. 1 Vitrina Pedaggica No. 2. Escuela Ciudad Escuela No. 3, Medio Ambiente y Prevencin de Desatres No. 4.Aprovechamiento del Tiempo Libre No. 5.Educacin Sexual No. 6.Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes No 7. Formacion de Valores No. 8. Formacin Tcnica y para el Trabajo No. 9. Fomento de la Cultura No. 10. Investigacin y Estudios No. 11. Otros Proyectos PASIVOS EXIGIBLES INVERSIN TOTAL GASTOS
ARTICULO 2o:
El presente Acuerdo rige a partir del 1 de enero de 201X.
COMUNQUESE Y CMPLASE #REF! ______________________________________________________ RECTOR - DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO RECTOR - DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO
1er REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 2o REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 1er REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 2o REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 1 (UN) REPRESENTANTE ESTUDIANTES 1 (UN) REPRESENTANTE EXALUMNOS 1 (UN) REPRESENTANTE SECTORES PRODUCTIVOS
117
ANEXO N 5. ACUERDO DE ADICIN PRESUPUESTAL
ALCALDIA MAYOR DE BOGOT, DISTRITO CAPITAL SECRETARA DE EDUCACIN COLEGIO DISTRITAL NOMBRE DEL COLEGIO - IED
ACUERDO No.
(da/mes/ao)
Que el Consejo Directivo del Colegio Distrital NOMBRE DEL COLEGIO IED), en uso de sus facultades y en especial las que le otorga el Artculo 5 del Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008, CONSIDERANDO: Que el ordenador del gasto presenta a consideracin del Consejo Directivo el proyecto de adicin al presupuesto de la vigencia fiscal de 201X. Que se hace necesario adicionar los recursos por valor $________, provenientes de XXXXXXXXXXX, de conformidad con lo establecido en la Resolucin y/o Acta de donacin y/o Acuerdo Distrital y/o Decreto Distrital No. XXX de XXXXX de 201X., con o sin destinacin especfica (Hacer referencia a la fuente y uso de los recursos). ACUERDA: ARTCULO 1: Adicionar los recursos por valor de $XXXXX, de acuerdo a la siguiente descripcin:
CODIGO 2 2240107 3 311021001 3110227 TOTAL RUBRO INGRESOS OTRAS TRANSFERENCIAS SED GASTOS MATERIAL DIDACTICO OTRAS ACTIVIDADES DEPORTIVAS, CULTURALES Y CIENTIFICAS VALOR $3.000.000 $1.500.000 $1.500.000 $3.000.000 VALOR
$3.000.000
ARTICULO 2: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin. Dado en Bogot D.C, a los xx das del mes de xxx de 201X.
Firman los integrantes del Consejo Directivo PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Rector(a) Ordenador del Gasto Representante estudiante
Representante exalumnos Representante Docentes
Representante Docentes Representante Padres de Familia
Representante Sector Productivo
ANEXO N 6. ACUERDO DE TRASLADO PRESUPUESTAL
ACUERDO No.
(da/mes/ao) Que el Consejo Directivo del Colegio Distrital NOMBRE DEL COLEGIO - IED, en uso de sus facultades y en especial las que le otorga el Artculo 5 del Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008, CONSIDERANDO Que el ordenador del gasto presenta a consideracin del Consejo Directivo el proyecto de traslado dentro del presupuesto de la vigencia fiscal de 201X, Que se hace necesario trasladar los recursos por valor $XXXXXXXXXXX, dentro del presupuesto de la presente vigencia, de conformidad con la justificacin presentada por el ordenador del gasto. ACUERDA: ARTICULO 1: Trasladar los recursos por valor de $xxxxx, de conformidad con la siguiente descripcin: (Primero se debe reducir el rubro del cual se pretende trasladar recursos)
CODIGO 31 33 TOTAL RUBRO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO INVERSION VALOR $3.200.000 $3.200.000 VALOR $3.200.000 $3.200.000
ARTICULO 2: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin. Dado en Bogot D.C, a los xx das del mes de xxx de 201X. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Rector(a) Ordenador del Gasto Representante estudiante Representante ex alumnos Representante Docentes Representante Docentes Representante Padres de Familia
Representante Padre de Familia
Representante del Sector Productivo
119
ANEXO N 7. SOLICITUD DE CDP
MEMORANDO N
Para: De: Fecha: Asunto: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS - PAGADOR RECTOR(A) da / mes / ao de la solicitud SOLICITUD DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Con toda atencin me permito solicitarle disponibilidad presupuestal para ______________________________________ por la cuanta de __________ _______________________ ($ ) Mcte. Atentamente,
Nombre Rector(a) Ordenador (a) del Gasto (a)
ANEXO N 8. COMPROBANTE DE EGRESO
ESPACIO PARA COPIA CHEQUE
COLEGIO SAN MIGUEL IED - NIT 000.000.000-0

COMPROBANTE DE EGRESO
BANCO DISPONIB. No. CONCEPTO PORCENT. VALOR CUENTA REGISTRO No: IMPUTAC.PRESUPUESTAL CODIGO VALOR
No.
FECHA
CHEQUE No. ENTRADA ALMACEN No. CONCEPTO VALOR
RETEFUENTE RETEIVA RETEICA CONTRIB.ESPECIAL TOTAL DCTOS

ORDENADOR DEL GASTO
A UXILIA R ADM INISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS
CONTABILIZADO
RECIBI C.C.
HUELLA
121
ANEXO N 9. ACTA ARQUEO DE CHEQUES
ACTA DE ARQUEO DE CHEQUES No. ___

Colegio : ___________________________________________________________
Ciudad y fecha: ____________________________________________________ Hora de inicio del arqueo: __________________________________________ Hora de finalizacin del arqueo: _____________________________________
Relacin de cheques anulados BANCO No. CUENTA No. CHEQUE BENEFICIARIO VALOR
Relacin de cheques girados BANCO No. CUENTA No. CHEQUE No. INICIA No. FINALIZA TOTAL
Relacin de cheques por reclamar BANCO No. CUENTA
No. CHEQUE
BENEFICIARIO
VALOR
Relacin de cheques en blanco BANCO No. CUENTA No. CHEQUE No. INICIA No. FINALIZA TOTAL
OBSERVACIONES _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________DATOS DE QUIENES INTERVINIERON Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Auxiliar Administrativo con funciones Financieras Firma: ________________________________________________________________ Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Rector Firma: ________________________________________________________________
ANEXO N 10. ACTA ARQUEO DE LA CAJA FUERTE

ACTA DE ARQUEO DE LA CAJA FUERTE No. ___
Colegio : ___________________________________________________________ Ciudad y fecha: ____________________________________________________ Hora de inicio del arqueo: __________________________________________ Hora de finalizacin del arqueo: _____________________________________ Relacin de chequeras No. CHEQUE BANCO No. CUENTA No. INICIA No. FINALIZA TOTAL
Relacin de libretas de ahorros BANCO No. CUENTA No. CONSIGNACIONES No. INICIA No. FINALIZA TOTAL
Relacin de ttulos valores FECHA VENCIMIENTO BANCO No. TITULO VALOR FECHA INICIO
Relacin de cuentas BANCO
No. CUENTA
No. CHEQUE
BENEFICIARIO
VALOR
OBSERVACIONES ______________________________________________________________________ DATOS DE QUIENES INTERVINIERON Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Auxiliar Administrativo con funciones Financieras Firma: ________________________________________________________________ Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Rector Firma: ________________________________________________________________
123
ANEXO N 11. AUTORIZACIN PARA APERTURA Y/O CAMBIO DE CUENTA

AUTORIZACIN PARA CAMBIO DE CUENTA BANCARIA Da / mes / ao FECHA: F.S.E: N.I.T: LOCALIDAD: TIPO: MOTIVO: (Seale con X) CANCELACIN CAMBIO APERTURA
___________________________________ NOMBRE ORDENADOR DEL GASTO C. C
______________________________________ NOMBRE AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS C. C
FECHA AUTORIZACIN SED: __________________
Nota: Una vez efectuada la apertura de la nueva cuenta, presentar certificacin bancaria en original relacionando nmero de cuenta, Clase de cuenta y sucursal, con copia del RUT a la SED junto con el certificado de cancelacin de la cuenta anterior.
ANEXO N 12. ACTA DE CONSTITUCIN DE CUENTAS POR PAGAR Y RESERVAS PRESUPUESTALES
ACTA N (da/mes/ao) ACTA DE CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR Y RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 201X
En Bogot D. C, a los xx das del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras, del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO - IED, con el fin de establecer al cierre de la vigencia la relacin de los compromisos pendientes de pago, que se discriminan de la siguiente forma: CUENTAS POR PAGAR:
No. RP 141 1 138 TOTAL No. Orden y/o Contrato 35 01 37 No. ORDEN DE PAGO 180 182 183 BENEFICIARIO PEDRO RUIZ PATRICIA TRUJILLO JULIO LARA CONCEPTO Mantenimiento y reparacin mobiliario Honorarios Contador Noviembre Mantenimiento entidad instalaciones elctricas VALOR $4.500.000 $ 450.000 $ 500.000 $5.450.000
RESERVAS PRESUPUESTALES
No. RP 1 03 06 TOTAL No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron. NOMBRE DEL RECTOR Rector Ordenador de Gasto NOMBRE DEL PAGADOR Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras No. Orden y/o Contrato 01 04 8 BENEFICIARIO PATRICIA TRUJILLO GLORIA DIAZ FERNANDO MUOZ CONCEPTO Honorarios Contador - Diciembre Honorarios Revisor Fiscal - Diciembre ltimo pago Sistematizacin boletines y entrega de informes VALOR $ 450.000 $. 350.000 $ 2.500.000 $ 3.300.000
125
ANEXO N 13 ACTA DE FENECIMIENTO DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES
ACTA N (da/mes/ao) ACTA DE FENECIMIENTO RESERVAS CONSTITUIDAS VIGENCIA 201X

En Bogot D. C, a los xx das del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras, del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO - IED, con el fin de determinar el estado de las reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 200x las cuales deban ser giradas durante la presente vigencia y por diferentes razones no fue posible su ejecucin, las cuales se relacionan a continuacin: RP 50 65 TOTAL BENEFICIARIO PEPITO PEREZ JUAN RODRIGUEZ CONCEPTO Mantenimiento mobiliario y equipo Servicios Profesionales VALOR $2.000.000 $ 600.000 $2.600.000 JUSTIFICACION Imposibilidad de encontrar repuestos originales Razones personales que impidieron continuar con la ejecucin del contrato
Los recursos por valor de $2.600.000, hacen parte de los excedentes financieros y corresponde a (establecer la destinacin de los mismos). No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron.
NOMBRE DEL RECTOR Rector Ordenador de Gasto
NOMBRE DEL PAGADOR Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras
ANEXO N 14 ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS
ACTA N (da/mes/ao)
ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS VIGENCIA 201X En Bogot D. C, a los xx das del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras, del Colegio XXXXXXXXXXXXXXX IED, con el fin de identificar, clasificar y reportar los recursos no ejecutados durante la presente vigencia, los cuales se constituyen como excedentes financieros y se discriminan de la siguiente forma:
CODIGO 31 311011001 3110205 311020801 311020801 311021003 311021003 33 33102 33103 TOTAL RUBRO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Sistematizacin de boletines de rendimiento escolar Gastos de transporte y comunicacin Mantenimiento de la entidad Mantenimiento de la entidad Materiales y suministros Materiales y suministros INVERSION Proyecto 2 (mencionar el nombre) Proyecto 3 (mencionar el nombre) RECONOCIMIENTOS CERTIFICADOS DEST. ESPECIFICA LIBRE DESTINACION $ $1.500.000 $12.000.000 $ 2.000.000 $1.200.000 $ $ $ $14.700.000 500.000 500.000 800.000 $5.300.000 $5.300.000 $24.150.000 350.000 RECONOCIMIENTOS TOTAL
$ 4.150.000
Los recursos aqu detallados con destinacin especfica, por valor de $14.700.000 sern adicionados al presupuesto de la siguiente vigencia con el mismo valor y destinacin. Los reconocimientos por valor de $5.300.000, corresponden a (describir la naturaleza de los recursos) . y se adicionarn de acuerdo a su destinacin. (Este prrafo se incluye cuando exista reconocimientos). Los recursos liberados por concepto de Cancelacin o no ejecucin de reservas reportadas mediante Acta de Fenecimiento No.xx de xx de 201X, ascienden a $XXXXXXXXX, valor que se encuentra incorporado en el (los rubro (s) correspondiente (s). (Este prrafo se incluye cuando exista Acta de Fenecimiento de recursos liberados). No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron. NOMBRE DEL RECTOR Rector Ordenador de Gasto
NOMBRE DEL PAGADOR Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras127
ANEXO N 15 MANUAL DE TESORERIA
MANUAL DE TESORERIA - FSE CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1. ALCANCE El contenido de este documento corresponde al MANUAL DE TESORERIA PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE, en donde se establecen los procesos administrativos y financieros, unificando los conceptos bsicos y reglas para el desarrollo de las labores de revisin, ejecucin, organizacin y control de las funciones propias de la tesorera. Este manual es una herramienta de aplicacin de las polticas de la Secretaria de Educacin del Distrito con relacin al manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos por la tesorera, teniendo en cuenta los principios, normas y procedimientos aqu establecidos que deben conocer y aplicar el Ordenador del Gasto y el funcionario que tenga bajo su responsabilidad las actividades de tesorera. 1.2. MARCO JURIDICO A la entidad territorial le corresponde expedir el Manual para el manejo de la tesorera en los Fondos de Servicios Educativos FSE y al Consejo Directivo adoptar el Manual, funcin asignada en el artculo 5 del Decreto 4791 de 2008. De igual manera el presente manual de tesorera est orientado al mejoramiento del Control Fiscal contenido en la ley 42 de 1993, el Decreto 1421 de 1993 y la Ley 1066 del 2006. 1.3. PRINCIPIOS Las operaciones que comprometan movimientos de recursos financieros a cargo del Fondo de Servicios Educativos sern efectuadas bajo los criterios de seguridad, liquidez, transparencia, economa y unidad. Seguridad: Se aplicaran todos los mecanismos y procedimientos que se consideren necesarios y suficientes para garantizar la seguridad de los recursos financieros del Fondo de Servicios Educativos. De manera que al realizar la operacin prevalecer aquella que presente el menor nivel de riesgo o peligro para el Fondo. Liquidez: El Ordenador del Gasto y la Tesorera coordinarn las actividades necesarias para garantizar que el Fondo de Servicios Educativos cuente con los recursos financieros suficientes y oportunos para cumplir con las obligaciones financieras.
Transparencia: Las actuaciones de todos los funcionarios debern orientarse al logro de los fines del establecimiento educativo y se desarrollarn con imparcialidad motivadas por el mejoramiento contino de la gestin y el libre acceso a la informacin que debe ser oportuna, fidedigna, completa, comprensible y comparable. Economa: Todas las actuaciones se adelantarn con austeridad de tiempo, medios y gastos; impidiendo las dilaciones y retardos en su ejecucin. Las normas sobre procedimientos se interpretarn de tal manera que no den ocasin a seguir trmites distintos o adicionales a los expresamente previstos o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir. Unidad: La programacin, ejecucin y control de las actividades de tesorera debern seguir las orientaciones en materia de poltica financiera y presupuestal establecidas por la Secretaria de Educacin del Distrito; destinadas a garantizar la eficiencia y eficacia en la utilizacin de los recursos, como su estabilidad financiera. CAPITULO II FUNCIONES DE TESORERIA La tesorera tiene bajo su responsabilidad, entre otras las siguientes funciones: Efectuar la apertura y registro de firmas, traslado de recursos entre la cuenta de ahorros a la cuenta corriente del FSE mediante oficio firmado por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras y sello de las cuentas bancarias. Registrar los recursos monetarios, ttulos valores con la debida autorizacin del ordenador del gasto y soportes. Elaborar los comprobantes de ingresos y egresos amparados con los documentos soportes tanto internos como externos. Registrar los movimientos diarios de ingresos y giros en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera, con el fin de mantener el sistema actualizado del flujo de fondos. Elaborar informe mensual detallado de ingresos y gastos, as como el Estado de Tesorera. Generar las conciliaciones bancarias en los cinco primeros das de cada mes. Efectuar arqueos de cheques y caja fuerte con la periodicidad que establece el presente manual. Practicar las retenciones de Ley, presentar las declaraciones y efectuar el pago. Verificar la legalidad de los pagos y -- efectuar el giro de los cheques. Custodiar ttulos valores y elementos a cargo de la tesorera. Archivar las cuentas con sus correspondientes soportes en forma ordenada, cronolgica y oportuna de la informacin que se relacione con bancos, recaudos, ingresos y egresos. Entregar la informacin oportuna y completa que requiera el Ordenador del Gasto, Contador, Secretaria de Educacin del Distrito y los entes de vigilancia y control.
129
Elaborar, actualizar, ajustar y controlar el Flujo de Caja para poder realizar los pagos. Verificar que el bien o servicio que se pague este contemplado en el plan de compras que aprob el Consejo Directivo. CAPITULO III POLITICAS GENERALES DE TESORERIA
Son los lineamientos bsicos que establece la Secretaria de Educacin del Distrito para el manejo de la tesorera del Fondo de Servicios Educativos - FSE. 3.1. APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS Para la apertura de la cuenta de ahorro y corriente, el Rector y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, deben tener presente: El colegio debe tener actualizado el RUT con el nombre Colegio (nombre) IED FSE La entidad bancaria escogida para la apertura de la cuenta a travs de la cual se efectuar el manejo y recaudo de los recursos del FSE, debe figurar en el ranking financiero conforme a las directrices de la Tesorera Distrital y se deben conocer las polticas de manejo del banco
Ajustarse a los procedimientos y requisitos que la entidad financiera le exija al FSE, para la apertura de las cuentas. Para el manejo de la cuenta, el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, deben tener firmas conjuntas. Informar por escrito a la SED, la apertura de la nueva cuenta, relacionando: nombre de la entidad, nmero de cuenta, tipo de cuenta, sucursal, nombre de la cuenta y NIT anexndole la certificacin bancaria. Si el procedimiento consiste en cambiar de entidad bancaria, el colegio debe justificar las razones que ameritan su cambio como: 1) Cierre de la sucursal bancaria donde se tiene la cuenta. 2) Apertura de la sucursal bancaria en municipios donde no exista ningn banco. 3) Sustitucin de cuenta para una sucursal bancaria ms cercana al municipio, disminuyendo riesgos de desplazamiento. 4) Sustitucin en la misma entidad financiera por prdida de cheques o cercana con nueva sucursal de la misma entidad financiera. 5) Sustitucin en la misma entidad financiera por cambio de tipo de cuenta, a solicitud del ordenador del gasto de la entidad territorial. 6) En caso de deterioro del establecimiento financiero La cuenta de ahorros se manejar sin talonario y sin tarjeta dbito. El Ordenador del Gasto enviar carta al banco sobre las restricciones de manejo de la cuenta. Efectuar trmite ante la Tesorera Distrital para la exoneracin del gravamen de operaciones financieras por los recursos que ingresen al fondo-cuenta. Los pagos se efectuaran nicamente en cheque y acogindose a las directrices establecidas por el nivel central en cuanto a la custodia de ttulos valores. En poca de vacaciones o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta corriente, todos los recursos deben estar depositados en la cuenta de ahorros o en lo posible invertidos en ttulos valores, con excepcin de los recursos necesarios para amparar compromisos que sern pagados en dicho perodo y por los cuales se han girado cheques. Antes de salir a receso escolar o vacaciones, en junio y diciembre, debe enviarse un oficio a la entidad financiera, relacionando los cheques que fueron girados y que sern cobrados, Indicando claramente que no est autorizado el pago de ningn otro cheque durante ese perodo. El Ordenador del Gasto y/o auxiliar administrativo con funciones financieras solicitar por escrito a la entidad bancaria semanalmente, los saldos de las cuentas corrientes y de ahorros para confrontarlos con los saldos que registra el libro auxiliar de bancos de la tesorera. SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
3.2. MANEJO DE CHEQUERAS La nica persona autorizada para retirar la chequera del banco es el funcionario que indique la carta de instrucciones. Al retirar la chequera y antes de salir del banco, se debe: a) contar uno a uno la cantidad de cheques del talonario, verificando que estn numerados en forma consecutiva, b) que el nmero de la cuenta corresponda, c) que la cantidad de cheques sea equivalente al nmero consecutivo del mismo, d) y que en el consecutivo numrico no hayan defectos de impresin. En caso de existir alguna diferencia con la cantidad de cheques contenidos, notifquelo inmediatamente al banco. Informar al Ordenador del Gasto por escrito que recibi a satisfaccin la chequera o libreta de ahorros. La chequera debe estar guardada en la caja fuerte del colegio, la cual debe estar empotrada y ubicada en pagadura. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe hacer arqueo de cheques diariamente o los das en que se encuentre en el colegio y dejar constancia de lo encontrado mediante acta firmada. Cada vez que se gire un cheque, debe registrarse en el talonario de la chequera, la fecha, el concepto, el valor y el nombre del titular del cheque. El cheque debe ir acompaado del comprobante de egreso. El responsable del manejo y entrega de los cheques ser el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, quien podr establecer un da a la semana para la entrega de cheques a proveedores y contratistas.
3.3. EMISION DE CHEQUES Todo egreso de recursos se debe producir a travs del giro de cheques individuales a nombre del titular del comprobante de egreso. La labor de elaboracin de cheques es responsabilidad del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. El cheque se girar a nombre del beneficiario del comprobante de egreso y el valor a cancelar debe ser el que aparece como valor neto a pagar. El valor neto del comprobante de egreso debe ser igual al valor del cheque, valor que ser verificado por el rector y el pagador al momento de relacionar en l la firma Al girar los cheques se debe restringir su negociabilidad, es decir debe indicarse pguese nicamente al primer beneficiario. No se deben emitir cheques posfechados. No deben firmarse cheques en blanco. Si el cheque es elaborado en mquina de escribir, colocar papel carbn por el reverso para que quede consignada la informacin por las dos caras. Las chequeras o talonarios se utilizan en su totalidad y los esqueletos daados o anulados se registran en el libro de bancos. Todo desembolso de Tesorera cuenta con doble control, antes y despus, tanto por el Ordenador del Gasto como por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Los cheque girados y no reclamados por los beneficiarios que cumplan 30 das o ms, desde la fecha de su giro, deben registrarse en acta de arqueo, anularse y pegar el numero del cheque a la colilla de la chequera. El valor de los cheques anulados se cargar nuevamente a la cuenta bancaria que se afect con el giro y se registrar en la cuenta de acreedores varios. Cuando los cheques se encuentran en poder del beneficiario sin cobrar por el trmino de seis meses, estos caducan, se procede a su anulacin, se comunica por escrito al banco y se registra en el libro auxiliar de bancos y en la cuenta de acreedores.
131
Adicionalmente a los controles ya expresados, cada vez que se gira un cheque, es conveniente que el mismo sea revisado por persona diferente, antes de ser firmado (podra ser el almacenista, el contador, o un integrante del consejo directivo); de esta manera, en cada una de estas revisiones se van agregando los elementos de seguridad ya definidos. 3.4. INSTRUMENTOS DE TESORERIA Para la correcta administracin de la tesorera, se debe contar con los instrumentos financieros, de programacin, seguimiento y control, como son el flujo de caja, el plan de compras y el estado de tesorera. FLUJO DE CAJA Es responsabilidad del Rector con el apoyo del auxiliar administrativo con funciones financieras elaborar el flujo anual de caja. El flujo de caja es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirn de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. El flujo de caja como instrumento de planeacin debe elaborarse al iniciar la vigencia fiscal y ser igual al presupuesto inicial aprobado. No pueden existir saldos de flujo de caja negativos, las modificaciones pueden ser horizontales y verticales y se debe revisar y ajustar dentro de los cinco (5) primeros das hbiles de cada mes. El flujo de caja debe ser coherente con los ingresos disponibles, para efectuar los pagos a cargo del Fondo de Servicios Educativos. El Rector celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos teniendo en cuenta el flujo de caja. El FSE, solo podr efectuar pagos, hasta por el monto autorizado en el respectivo flujo de caja. El flujo de caja ser requisito para atender los gastos incorporados en el presupuesto anual de la vigencia, como tambin las cuentas por pagar. Los FSE, no podrn adquirir compromisos de pago, cualquiera sea su naturaleza, sin que previamente se verifique y se confirme la disponibilidad de recursos en bancos y relacionado en el flujo de caja. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras slo podr efectuar pagos hasta por el monto autorizado en el flujo de caja mensual y en la respectiva fecha. Se prohbe asumir compromisos, obligaciones o pagos que superen la cuanta de los montos del flujo caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorera. PLAN DE COMPRAS El plan de compras anual se puede proyectar antes de la elaboracin del presupuesto de ingresos y gastos con el fin de conocer las necesidades en cuanto al desarrollo de los proyectos educativos y gastos que requiere la institucin educativa para su normal funcionamiento o una vez aprobados las partidas por rubro de acuerdo a un histrico. Una vez aprobado el presupuesto de la siguiente vigencia, se debe ajustar el plan de compras anual al mismo, si ste ha sido elaborado antes de la aprobacin del presupuesto. Se debe planear la adquisicin de bienes y contratacin de servicios teniendo en cuenta los datos histricos de consumo, las necesidades y compromisos normales y extraordinarios del Colegio y el plan operativo de la vigencia. El plan de compras como mnimo deber contener el rubro presupuestal, concepto, fecha, cantidad, unidad, valor unitario, valor total, y modalidad de contratacin. El plan de compras se debe presentar al Consejo Directivo para su aprobacin as como sus modificaciones. No se podrn ordenar compromisos que no estn incluidos en el plan de compras.
ESTADO DE TESORERIA El Auxiliar Administrativo con funciones financieras una vez concilie el libro auxiliar de tesorera entregar al Rector mensualmente el Estado de Tesorera. En el Estado de Tesorera se incluyen los valores en caja, cuenta de ahorros, cuenta corriente, ttulos valores o recursos que estn en disposicin de la tesorera y se restan las rentas de destinacin especificas sin comprometer, las exigibilidades como las cuentas por pagar en poder del tesorero, acreedores varios, reservas presupuestales, los compromisos adquiridos durante la vigencia que estn amparados legalmente pero que el bien o servicio no se haya recibido o el servicio no se haya prestado en su totalidad. En el estado de tesorera se deben incorporar los recursos que han sido asignados mediante acto administrativo o certificacin y que no estn situados en tesorera a la fecha de corte. Para incluir en el estado de tesorera los acreedores varios se revisan las actas de anulacin de cheques en poder del beneficiario y de la tesorera. El Estado de Tesorera se remitir a la Secretaria de Educacin del Distrito a travs del aplicativo de consolidacin presupuestal en las fechas programadas para el efecto. 3.5. REGISTRO DE INGRESOS Se prohbe el ingreso de recursos en efectivo a la pagadura del colegio. Solo se podrn efectuar consignaciones en las cuentas autorizadas, a nombre del FSE del colegio y soportadas mediante desprendibles de consignacin si estos recursos son calificados como Ingresos Operacionales o mediante acto administrativo si los mismos se califican como Ingresos de transferencia. Todas las consignaciones debern reposar en la tesorera del FSE, debidamente clasificadas y archivadas al igual que los documentos soportes. La contabilizacin de los ingresos debe ser permanente, veraz y oportuna. Toda la documentacin soporte deber ser en original, firmada y cumpliendo las formalidades establecidas por la ley. Para los ingresos que no sean identificados, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras se comunicar con la entidad bancaria solicitando su soporte, de lo cual se har seguimiento, dejando evidencia de la gestin realizada y los adicionar al presupuesto una vez se cuente con el acto administrativo o el comprobante de ingreso a travs del cual fue consignado al FSE y que les permita conocer su destinacin. Registrar diariamente los ingresos y recaudos en el libro auxiliar de bancos. Elaborar el boletn de tesorera que contenga la totalidad de los ingresos del FSE. Realizar la conciliacin mensual de los recursos de tesorera y confrontarla con el extracto bancario. Comparar los registros del libro auxiliar de bancos con el extracto bancario para conciliar los ingresos y posteriormente cotejarlos con el libro auxiliar de bancos que lleva el Contador del Colegio. Elaborar y presentar oportunamente los informes requeridos por la SED y los organismos de control. Elaborar informe de ingreso mensual detallado con sus respectivos soportes de notas, consignaciones, resoluciones y dems documentos que se entregar al Contador para su registro en libros. Enviar copia del informe mensual de ingresos al Ordenador del Gasto. En ningn caso podr tomar en prstamo para s o para otra persona los recursos que recaude o maneje el Fondo de Servicios Educativos. Dar cumplimiento con la normatividad vigente respecto al manejo de recursos y de la tesorera.
133
3.6. REGISTRO DE GASTOS Los pagos del mes se efectuarn conforme a los desembolsos programados durante ese mismo mes en el flujo de caja mensual. Dichos pagos o desembolsos debern estar respaldados por los dineros existentes en bancos y su afectacin conforme a la imputacin presupuestal. No se pueden asumir pagos por encima del flujo de caja, ni contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del FSE sobre apropiaciones inexistentes o que excedan los saldos disponibles, ni adquirir compromisos que no estn previamente contemplados en el Plan de compras. Los gastos deben efectuarse con sujecin a las normas, disposiciones de la SED y los Decretos de Austeridad en el Gasto. Registrar diariamente los pagos en el libro auxiliar de bancos. Elaborar el boletn de tesorera que contenga la totalidad de los pagos a cargo del Fondo de Servicios Educativos. Para efectuar pagos de servicios pblicos domiciliarios, telefona mvil e internet se debe ajustar a las condiciones y directrices que determine la Secretaria de Educacin del Distrito. Para la contratacin de servicios tcnicos y profesionales prestados para una gestin especfica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, se requiere la autorizacin del Consejo Directivo, cuando la actividad no sea atendida por personal de planta. Los recursos del FSE no podrn destinarse al pago de acreencias laborales de ningn orden. No se pueden efectuar contratos ni pagos que impliquen modificacin a la infraestructura (planta fsica) del colegio sin contar con el estudio tcnico y aprobacin previa de la Secretaria de Educacin del Distrito. No se pueden otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del FSE. Efectuar gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutencin, cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno del colegio y de todas formas sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9 del artculo 11 del Decreto 4791 de 2008. Se prohbe la contratacin de los servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo y la realizacin de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro. Solicitar al proponente y al contratista el pago de los aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF, y Cajas de Compensacin Familiar, cuando corresponda. Las cuentas para su pago deben respaldarse con todos los soportes que la amparen teniendo en cuenta las normas vigentes. Respetar el orden de presentacin de pagos por parte de los contratistas. Realizar informe de egresos (gastos) mensuales detallado para el Ordenador del Gasto y el Contador para su respectivo registro en libros. 3.7. CONCILIACIONES BANCARIAS Dentro de las actividades a desarrollar por el contador, est la de efectuar las conciliaciones bancarias, para ello debe: Solicitar a la entidad financiera los extractos bancarios en los primeros cinco (5) das de cada mes. Comparar las partidas que aparecen en el original de extracto bancario con las contabilizadas en el libro auxiliar de bancos. Asegurarse que todas las operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en el libro auxiliar de bancos. Certificar que tanto el saldo segn los libros auxiliares como el saldo segn el banco sean los correctos, por lo tanto esta conciliacin forma parte fundamental del sistema de control interno administrativo. Se debe realizar la conciliacin en forma regular y peridica y de todas formas dentro de los cinco (5) primeros das de cada mes. Revisar las deducciones que realiza el banco para determinar si corresponden a las condiciones de la cuenta y al acuerdo que tiene el establecimiento educativo con el banco. Con la conciliacin bancaria, usted puede: a) asegurar que todos los depsitos estn correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta, b) detectar algn depsito contabilizado que no lleg al banco por algn motivo, c) identificar depsitos a la cuenta que no estn contabilizados, d) identificar los cheques girados que
no se han cobrado, e) detectar algn cheque girado y cobrado pero no contabilizado, f) contabilizar todos los cargos bancarios y detectar errores en los montos, en el libro auxiliar de bancos o en la cuenta bancaria. 3.8. ORDEN DE PAGO El Ordenador del Gasto al autorizar el giro de los respectivos compromisos y obligaciones debe verificar que el gasto este amparado con el certificado de disponibilidad presupuestal, exista contrato firmado, registro presupuestal, comprobante de ingreso a almacn o recibido a satisfaccin, se haya programado en el flujo de caja del mes y contemplado en el plan de compras. 3.9. COMPROBANTE DE EGRESO Para realizar los desembolsos, se requiere diligenciar un comprobante de egreso que resume los datos principales de los documentos que genera la obligacin, los impuestos a deducir y el neto a girar a favor del beneficiario. Verificar que los datos contenidos en el comprobante de egreso correspondan a los registrados en los soportes. 3.10. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES El Ordenador del Gasto para la ejecucin de sentencias, laudos, conciliaciones y providencias en contra de los Fondos de Servicios Educativos y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales, est obligado a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos establecidos. El Ordenador del Gasto respetar en su integridad los derechos reconocidos a terceros en las sentencias y evitar que se dicten rdenes de embargo contra el establecimiento educativo y el Distrito siguiendo los procedimientos establecidos en la GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FSE. 3.11. PAGO DE IMPUESTOS El auxiliar administrativo con funciones financieras debe: Revisar a fin de mes, las deducciones que se le efectan a los beneficiarios por impuestos, diligenciar el formulario respectivo y efectuar el pago en los plazos que determine el ente recaudador. Efectuar los registros en el libro auxiliar de bancos de las deducciones por impuestos que generan los servicios financieros que prestan las entidades bancarias. Llevar un registro detallado de las retenciones para efecto de la expedicin de los certificados de ingresos y retenciones. Presentar la informacin en medio magntico dentro de las fechas y parmetros que fije la DIAN. 3.12. CAJA MENOR Los colegios pueden constituir en cada anualidad una caja menor que no supere el 10% del presupuesto anual o los 20 smmlv, pero igualmente teniendo en cuenta el nivel de liquidez del fondo. La creacin y cancelacin de la caja menor se realiza por resolucin expedida por el ordenador del gasto una vez se encuentren legalizados todos los gastos. El funcionario designado para el manejo de la caja menor debe ser un administrativo de planta diferente al Almacenista y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. 135
Para la constitucin y reembolso de la caja menor se debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad por cada rubro a afectar. Para realizar el reembolso y efectuar el cierre de caja menor se requiere del Registro Presupuestal por rubro y el original de las facturas. Los gastos que se efecten por caja menor, no podrn superar en cada operacin, el 10% de la cuanta asignada por mes para la caja menor. Los dineros que se entreguen por caja menor deben ser utilizados acorde con los conceptos de gastos generales y que tengan el carcter de urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la resolucin de constitucin. El FSE proceder a la apertura de los libros auxiliares (efectivo y por rubros presupuestales) en donde se registren diariamente las operaciones que afectan la caja menor. Las facturas y comprobantes que soportan los gastos de caja menor deben ser los originales. Los reembolsos de caja menor se efectuarn una vez al mes sin que exceda el 70% del monto mensual autorizado. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuar arqueos peridicos, realizar revisin en libros de los registros y la existencia y legalidad de los soportes de pago por caja menor. Prohibiciones. No se podrn efectuar las siguientes operaciones: Adquirir elementos que existan en almacn Fraccionar compras de un mismo elemento Realizar desembolsos a dependencias diferentes del Colegio Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales Cambiar cheques o efectuar prstamos Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros 3.13. MANEJO DE INVERSIONES De acuerdo con los excedentes de liquidez y el flujo de caja, se determinan los recursos disponibles que podrn ser invertidos en ttulos valores fijando su cuanta y periodicidad que no puede exceder a un ao acadmico. Las inversiones se realizan en una entidad del sistema financiero sujeta a la inspeccin y vigilancia de la Superintendencia Financiera y que figure en el ranking financiero de la Tesorera Distrital. Cuando con recursos del FSE realicen inversiones en ttulos valores slo se permitirn en instrumentos financieros de renta fija. Para constituir y redimir el titulo valor se requiere de las firmas del Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. El capital y los rendimientos financieros que genere el ttulo valor debern ser depositados en la respectiva cuenta a nombre del Fondo de Servicios Educativos. Todas las inversiones que se constituyan con recursos de los Fondos de Servicios Educativos deben reflejarse en los Estados Financieros del colegio. Los ttulos valores estarn bajo la custodia del Auxiliar Administrativo con funciones financieras y reposar en la caja fuerte. Se deber llevar un registro mensualmente de control y manejo de las inversiones.
3.15. CIERRE DE TESORERIA Antes de la fecha de corte del cierre presupuestal, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras se obligar a presentar y pagar las declaraciones de retenciones de la fuente en Renta, IVA, Industria y Comercio y la Contribucin Especial del 5% por Contratos de Obra, segn corresponda. Para el pago de las reservas presupuestales, estas se deben incorporar al presupuesto de la vigencia, reemplazando las disponibilidades y el registro presupuestal expedidos en la vigencia inmediatamente anterior, con los documentos soportes que la respalden.
Para el pago de los pasivos exigibles es necesario su incorporacin al presupuesto de la vigencia, acompaados de los documentos soportes como: el certificado de disponibilidad presupuestal, el contrato, el registro presupuestal, el acta de constitucin de reserva presupuestal y el acta de cancelacin o anulacin de la reserva sin obviar el oficio dirigido a la oficina de control interno disciplinario informando de la constitucin de este pasivo. Para el pago de las cuentas por pagar que al cierre de la vigencia se encontraban en la pagadura, se requiere como soporte el acta de constitucin de cuentas por pagar, suscrita por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras durante la vigencia inmediatamente anterior. Antes del cierre presupuestal, el funcionario responsable legalizar la caja menor y si se presentase un saldo sobrante, estos valores se debern consignar en la cuenta de ahorros del Fondo de Servicios Educativos o en su defecto reintegrarla a pagadura para su posterior consignacin. Elaborar el estado de tesorera, con el fin de establecer los excedentes financieros que genera el Fondo de Servicios Educativos, identificando las fuentes de financiacin de los mismos. Con el acta de fenecimiento de las reservas presupuestales, se liberan los recursos y se adicionan al presupuesto de la siguiente vigencia, conservando su destinacin. Los recursos liberados afectarn el estado de tesorera y el flujo de caja. 3.16. ESPACIO FSICO DE LA PAGADURA Clasificar el rea como restringida, colocando Aviso Preventivo de rea restringida. Establecer una barrera fsica que impida el paso de los visitantes. En las horas no hbiles, la oficina o dependencia debe permanecer bajo llave. Requiere de puerta segura de material slido (preferiblemente metlica) con cerraduras de seguridad. La llave debe ser manejada solamente por la persona responsable de la pagadura. Los vanos, deben contar con reja metlica empotrada, para impedir el acceso a personas ajenas al rea. La Oficina de la Tesorera deber contar con alarmas o sensores, ubicados estratgicamente. La Oficina asignada al Auxiliar Administrativo con funciones financieras no podr ser compartida con funcionarios de otras reas.
3.17. CAJA FUERTE Chequeras, talonario de libretas de ahorros o ttulos valores debern depositarse en caja fuerte, la cual estar ubicada en la oficina del responsable de su custodia y empotrada en la pared. La asignacin de la custodia se debe hacer mediante memorando con copia a la hoja de vida. Todo lo que ocurra con relacin al manejo de la custodia de los valores que all se depositen, son de entera responsabilidad de quienes tienen la clave y la llave. La clave de la caja fuerte se debe cambiar por lo menos dos veces por ao o cuando el funcionario responsable de su manejo y custodia salga de vacaciones, licencia o cuando haya cambio de funcionario. La responsabilidad del uso de la caja fuerte es nica y exclusiva del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. La caja fuerte debe tener doble seguridad: clave y llave. La clave de la caja fuerte no debe permanecer a la vista, ni guardada en el lugar de trabajo. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras solicitar por lo menos tres veces al ao el cambio de clave y levantar la respectiva acta. Realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y el Ordenador del Gasto.
137
3.18. GENERALIDADES Cuando la Secretaria de Educacin del Distrito no ampare los bienes y el manejo de recursos del Colegio, el Fondo de Servicios Educativos debe constituir una pliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo presupuestado en el ao inmediatamente anterior. Las plizas deben cubrir al Ordenar del Gasto, Auxiliar Administrativo con funciones financieras, Auxiliar Administrativo con funciones de almacn y al funcionario responsable del manejo de caja menor. No se puede ordenar gasto diferente con lo estipulado para las rentas que tienen destinacin especfica. Los funcionarios que administren y manejen recursos del FSE son responsables fiscal y disciplinaria cundo contraigan obligaciones en contravencin con las disposiciones legales vigentes. CAPITULO IV ASPECTO OPERATIVO Es el conjunto de actividades y procedimientos afines con el manejo de los recursos que administra el FSE. 4.1. APERTURA DE CUENTA BANCARIA Los principales requisitos que se deben cumplir para la apertura de una cuenta bancaria son: Diligenciar el formato de apertura de cuenta sin dejar espacios en blanco sin diligenciar. Anexar fotocopia de la resolucin de nombramiento del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras con las fotocopias de sus respectivas cedulas de ciudadana al 150%. Diligenciar la carta de instrucciones para el manejo de la cuenta, la cual debe ir firmada por el Ordenador del Gasto. Una vez diligenciada la carta de instrucciones de manejo se debe enviar a la entidad financiera. En ella se explica claramente las condiciones de manejo de la cuenta como: a. Sealar claramente que en esa cuenta no se autorizan sobregiros. b. Se informe quin es la persona autorizada para solicitar y recibir la chequera del banco. El oficio debe ir firmado por el Ordenador del Gasto y por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. c. La entidad financiera debe solicitar autorizacin al Ordenador del Gasto para el pago de un cheque de acuerdo con las instrucciones sealadas y aplicar las medidas de seguridad que considere pertinente sin la especificidad del caso, con el fin de prevenir la cancelacin de cheques hurtados. d. Seguimiento y control a los saldos de los recursos de la cuenta con la periodicidad que el Ordenador del Gasto estime conveniente con el Auxiliar Administrativo con funciones financieras y el Contador. e. Otras que el colegio estime convenientes y que propenden por la seguridad del manejo de los recursos en la entidad financiera. Diligenciar las tarjetas de firmas, indicando los requisitos exigidos por el Fondo para el pago de cheques, como: a. Dos firmas autorizadas con cdula y cargo. b. Sellos secos o hmedos (en lo posible en tintas oscuras) a utilizar. c. Frecuencia de envo de soportes (notas dbito y crdito). d. Estampar en la tarjeta el protector que se utilizar para la elaboracin de los cheques con el serial. e. Solicitud de confirmacin va telefnica de cheques. Se sugiere que se realice con todos los cheques cuyos montos sean superiores a un (1) salario mnimo mensual legal vigente. f. Utilizar para las firmas estilgrafo de tinta negra no indeleble. Diligenciar el formato de solicitud de chequeras el cual debe ir con las firmas autorizadas del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Diligenciar el formato de la entidad financiera donde solicitan los datos de las personas que tienen firmas autorizadas, por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras.
4.2. MANEJO DE CHEQUERAS El Auxiliar Administrativo con funciones financieras verificar diariamente o los das que est en el Colegio, el contenido de las chequeras, contando uno a uno los cheques, llevando el respectivo control. Cada vez que se realice arqueo de cheques debe suscribirse acta firmada por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Procedimiento a tener en cuenta de manera oportuna, en caso de cheques pagados por la entidad bancaria con firmas falsificadas. Mediante comunicacin telefnica, escrita e inmediata, oficiar al banco solicitando: a. Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustrados y no cobrados. b. Fotocopia de los cheques cobrados. c. Reintegro inmediato de los valores pagados con firmas falsificadas. d. Explicacin de las causas por las cuales el banco autoriz el pago de los cheques con firmas falsificadas. Copia de esta solicitud debe remitirse a la Gerencia General del Banco y a las oficinas de Control Interno y de Seguridad del mismo. Presentar la respectiva denuncia ante la Fiscala General de la Nacin, por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Enviar copia de la solicitud efectuada al banco y de la denuncia, a la Superintendencia Bancaria. En todos los casos una vez se conozca el hecho, el Ordenador del Gasto debe solicitar el mismo da en el cual se enter del suceso, la apertura de la investigacin de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED, Contralora Distrital y la Personera. Informar a la Oficina Asesora Jurdica de la Secretara de Educacin, describiendo claramente los hechos, anexando fotocopia de la denuncia respectiva, de la carta enviada al banco y de los cheques pagados. En este informe se debe solicitar un abogado que se constituya en la parte civil del caso e indicar los mecanismos de control interno adoptados y anexar copia de la respuesta del banco si la hubiere. Presentar ante la Direccin Financiera informe de los hechos y de las acciones adelantadas para lograr la recuperacin de los dineros. Procedimiento a seguir en caso de prdida de cheques que an no han sido cobrados Mediante comunicacin telefnica y escrita dirigirse al banco solicitando: Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustrados y no cobrados. Presentar la denuncia ante la Fiscala General de la Nacin, por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. El Ordenador del Gasto debe solicitar el mismo da en el cual se enter del suceso, la apertura de la investigacin de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario, Contralora Distrital y la Personera. Informar a la Oficina Asesora Jurdica de la SED, describiendo los hechos y anexando fotocopia de la denuncia. Prdida o extravo de cheques en poder de los beneficiarios En caso de que un beneficiario extrave un cheque, podr solicitar al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras, la expedicin de uno nuevo, bajo las siguientes condiciones:
139
Que el beneficiario haya hecho el denuncio ante la autoridad competente y presente la certificacin del mismo. Que el beneficiario haya dado aviso escrito al Auxiliar Administrativo con funciones financieras y ste al banco, sobre la prdida, para ordenar su no pago. Que el banco certifique que no se hizo efectivo el pago y que tom nota de la orden de no pago dada por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. 4.3. EMISION DE CHEQUES Al realizar el giro de cheques debe tenerse en cuenta que: No se debe colocar en las zonas destinadas para el valor y el nombre del beneficiario cintas transparentes, por cuanto no da proteccin al documento. Se deben llenar los cheques con tinta de seguridad o cinta de seguridad, para que no se puedan levantar los escritos originales. Deben anularse los espacios en blanco dentro del cheque. Los valores en el cheque deben registrarse en nmeros y en letras. El sello seco se debe colocar sobre el valor en nmeros. El protector debe colocarse en un espacio diferente al valor en letras. 4.4. ENTREGA DE CHEQUES Los documentos exigidos para la entrega de cheques, son: Persona natural Exigir el original de la cdula de ciudadana. Al verificar la cdula de ciudadana, tener en cuenta: a. b. c. d. e. f. g. Observar si la cdula es en holograma y de fondo amarillo. Observar la foto, verificando las caractersticas con la persona presente. La foto es a color Los apellidos y los nombres van en mayscula Los escudos aparecen en holograma. Al respaldo debe venir la huella, la firma del registrador y el cdigo de barras Verificar la firma del Registrador y fecha de expedicin de la cdula.
Entregar el cheque con cruce restrictivo pguese nicamente al primer beneficiario. Hacer firmar el comprobante de egreso con identificacin, anexando copia de la cdula, huella dactilar, direccin y telfono. No dejar el cheque totalmente elaborado, dejar un espacio para ser elaborado en el momento de la entrega. Persona Jurdica Exigir certificado de existencia y representacin legal, con vigencia no mayor a un mes de expedicin y la tarjeta del NIT. Exigir cdula de ciudadana del representante legal. En caso de no ser reclamado por el representante, solicitar: a. Carta de autorizacin firmada por el representante legal. b. Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante.
c. Cdula de ciudadana del autorizado. d. Se debe confirmar telefnicamente con la empresa el nombre de la persona que est reclamando el cheque y dejar consignado en el comprobante de egreso que se efectu la llamada. Entregar el cheque con sello de cruce restrictivo pguese nicamente al primer beneficiario. Hacer firmar el comprobante de egreso con identificacin y registrando la huella dactilar. 4.5. INSTRUMENTOS DE TESORERIA Flujo de Caja Es el instrumento mediante el cual se hace la programacin anual mensualizada del presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos, es decir, que mediante el flujo de caja se determina la disponibilidad mensual de recursos que servirn de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. En sntesis, el flujo de caja permite: Precisar la cantidad de recursos que estarn disponibles cada mes para atender los pagos. Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos de Servicios Educativos la colocacin temporal de estos recursos en inversiones temporales, teniendo en cuenta las orientaciones dadas por la SED. Establecer polticas y estrategias para el recaudo de los ingresos y lineamientos en materia de pagos. Para la elaboracin del Flujo de Caja se debe considerar lo siguiente: Analizar el comportamiento de los ingresos y egresos teniendo en cuenta la serie histrica de tres aos. Estipular los saldos de las cuentas de ahorros, cuentas corrientes y ttulos valores. Elaborar una lista de todos los pagos y gastos que se generen en la vigencia, recurriendo al plan de compras y al Estado de Tesorera. Programar los ingresos y rentas que recibir mes a mes el establecimiento educativo por ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital. Para la programacin de las transferencias se ajustara al cronograma que determine la Secretaria de Educacin del Distrito. Proyectar todos los pagos y todos los gastos que se generen mes a mes. Incluir en el flujo de caja la suma de saldo inicial en bancos y ttulos valores, y lo estimado a recaudar, pagar y gastar. En los tres primeros tres (3) das hbiles de cada mes se ajustar el flujo de caja programado de acuerdo con los recaudos y pagos reales efectuados durante el mes anterior y el saldo correspondiente ser trasladado al mes en que efectivamente se realizar el pago o se recibir el ingreso. El saldo final de cada mes se convierte en el saldo inicial del mes siguiente. El control del flujo de caja se realiza mensualmente por el Ordenador del Gasto y se presentar al Consejo Directivo trimestralmente. Las modificaciones al flujo de caja como consecuencia de un traslado, adicin o reduccin del presupuesto se incluirn en la columna de modificaciones.
141
Plan de compras El plan de compras es una relacin detallada de todos los bienes y servicios que el Colegio requiere para su funcionamiento durante el ao. La programacin de la compra de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un perodo. Para la elaboracin del plan de compras se requiere: Los coordinadores de cada una de las reas enviaran la solicitud de requerimientos al Ordenador del Gasto. Mnimo debe contener las caractersticas del bien o servicio, especificaciones, cantidad y condiciones particulares del bien o servicio. El Almacenista consolida y analiza la informacin de las solicitudes de bienes y servicios. Establecer la existencia de bienes en almacn. Analizar los histricos de los ltimos tres aos y proyectar las compras y servicios recurrentes. Cuantificar el costo del plan de compras para la adquisicin de suministro de bienes y servicios. El plan de compras tendr dos componentes la adquisicin de bienes y la adquisicin de servicios que se ejecutan contra las partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento e inversin. El responsable de Almacn y el Ordenador del Gasto revisarn el plan de compras. El Ordenador del Gasto presentar el plan de compras al Consejo Directivo para su aprobacin al igual que sus modificaciones. Estado de Tesorera El Estado de Tesorera tiene por objeto conocer el total de fondos disponibles que servirn de base para determinar la Disponibilidad Neta de Tesorera del ejercicio presupuestal. En el formato Estado de Tesorera se incluyen los tems que permiten determinar el monto de la misma, para su clculo se debe tener en cuenta: Solicitar saldos de las cuentas de ahorros y corrientes a la fecha de corte. Verificar la inversin en ttulos valores. Confrontar el monto de los recursos transferidos por la Secretaria de Educacin del Distrito que en la fecha de corte no se tengan comprometidos. Tener en cuenta las obligaciones y compromisos que no se hayan cumplido, pero que legalmente estn constituidos y desarrollen el objeto de la apropiacin. Relacionar las cuentas por pagar en poder de la tesorera en la fecha de corte. Determinar los valores pendientes de pago por retenciones de impuestos, los cheques girados y no reclamados por los beneficiarios que hayan cumplido 30 das o ms, desde la fecha de su giro as como los cheques en poder del beneficiario que no se han cobrado en el trmino de seis (6) meses. Tener en cuenta los recursos que no han sido situados en tesorera pero que media acto administrativo o certificacin. La situacin de tesorera se -determina al confrontar las disponibilidades frente a las exigibilidades. 4.6. REGISTRO DE INGRESOS Ingresos por derechos acadmicos, cobros complementarios, derechos de grado por Concepto de transferencias SED. Resolucin expedida por la Secretaria de Educacin del Distrito asignando los recursos a transferir al colegio o por el Ministerio de Educacin Nacional. Verificar si los recursos transferidos estn situados en la cuenta bancaria que maneje el FSE. Registrar esos ingresos en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de ingresos de tesorera. Confrontar el valor transferido con los listados de los alumnos que gozan del beneficio de gratuidad total -
Ingresos canon de arrendamiento por concepto de tienda escolar y otros bienes. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras se encarga de verificar la forma de pago suscrita en el contrato. El arrendador cancela en bancos el canon de arrendamiento y entrega original de la consignacin al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Con el original de la consignacin se registra los valores en el libro auxiliar de bancos, en el boletn de tesorera y se informa al Contador para el respectivo registro. Si el arrendador no cancela oportunamente el canon de arrendamiento, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras informa al Ordenador del Gasto o al supervisor del contrato, para iniciar el proceso de cobro y le comunica al Contador para su registro en libros. Ingresos por constancias o certificaciones El ex alumno (aquel que se encuentra retirado del sistema de matrcula oficial) cancela en bancos el valor de la constancia o certificacin y entrega el original de la consignacin a la secretaria del colegio para la elaboracin de la certificacin o constancia. La Secretaria enva original de la consignacin al auxiliar administrativo con funciones financieras para su registro y control. Con el original de la consignacin se registra los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera. Ingresos de bienes, productos de proyectos de estudio y experimentacin y productos manufacturados. El encargado del proyecto del cual se generen los ingresos, debe entregarle facturas y consignacin al auxiliar administrativo con funciones financieras. Con el original de la consignacin se registran los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera. Ingresos por cursos de extensin a la comunidad y asesora y estudios tcnicos impartidos. El auxiliar administrativo con funciones financieras recibe consignacin de la persona beneficiada con el servicio. Confronta el valor consignado con las tarifas establecidas. Con el original de la consignacin se registra los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera. Ingresos por donaciones y otros ingresos operacionales. El auxiliar administrativo con funciones financieras recibe la consignacin con el monto total de la donacin o el ingreso que lo gener. Confronta el valor consignado con el respectivo documento de soporte de la donacin o el ingreso que lo origin. Con el original de la consignacin se registran los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera. Ingresos por rendimientos financieros El auxiliar administrativo con funciones financieras revisa el extracto bancario y confronta los rendimientos financieros y verifica si corresponden a los valores pactados o esperados de la entidad financiera. Con el extracto se registra los valores en la ejecucin activa del presupuesto, en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera.
143
4.7. REGISTRO DE GASTOS Pago o cancelacin de obligaciones. Recibe cuenta de cobro o factura, y verifica que tenga las formalidades de ley. Confronta con el contrato, orden trabajo, orden de suministro, revisa CDP, RP, orden de pago, recibo a satisfaccin, entrada a almacn. Elabora comprobante de egreso. Elabora comprobante de impuestos si se requiere. Elabora cheque, con todas las medidas de seguridad. Entrega cheque al beneficiario, o solicita autorizacin para entrega. Registra en libro de bancos. Archiva comprobante de egreso. Entrega copia de soportes al Contador para efectuar el registro contable. Pago de cuentas por pagar Recibe cuenta de cobro o factura, y verifica que tenga las formalidades de ley. Confronta con el contrato, orden trabajo, orden de suministro, revisa CDP, RP, orden de pago, recibo a satisfaccin, entrada a almacn. Elabora comprobante de egreso Elabora comprobante de impuestos si se requiere Elabora cheque, con todas las medidas de seguridad Archiva en caja fuerte. Pago de impuestos Verifica calendario tributario Revisa comprobantes de egreso verificando que las deducciones realizadas correspondan a las autorizadas por la ley. Liquida formato de impuestos correspondientes, y recoge firmas. Elabora orden de pago. Elabora comprobante de egreso. Elabora cheque. Realiza pago. Registra en libros. Archiva soportes. Entrega al contador copia para su registro.
Pago de sentencias judiciales, conciliaciones y laudos arbtrales Acto administrativo que ordena el pago. Solicitud de Orden de Pago al auxiliar administrativo con funciones financieras por parte del ordenador del gasto. El auxiliar administrativo expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP. El auxiliar administrativo con funciones financieras anexa al CDP copia de la sentencia, laudo arbitral, conciliacin debidamente ejecutoriada o en su defecto del acto administrativo que autoriza el pago. Se expide el Registro Presupuestal - RP. Emite el cheque soportado en la orden de pago Hace la entrega al beneficiario, o solicita autorizacin. Elabora comprobante de egreso
Registra en libros Entrega soportes al contador 4.8 CONCILIACIONES BANCARIAS
Es el procedimiento mediante el cual se compara el extracto bancario contra el libro auxiliar de bancos con el fin de determinar la existencia de partidas conciliatorias. El procedimiento que deber seguir el Auxiliar Administrativo con funciones financiera para conciliar es el siguiente: Solicita al banco los extractos dentro de los primeros cinco (5) das del mes. Coteja los extractos bancarios contra el libro auxiliar de bancos. Verifica que cheques han sido cobrados, cules no, recaudos que faltan por ingresar, notas dbitos y notas crdito para proceder a efectuar el registro en el libro de bancos. En caso de que existan diferencias entre los registros en libros con el extracto bancario, se elabora en original y copia oficio dirigido a la entidad bancaria en donde especifica las diferencias y solicita su aclaracin. Elabora la conciliacin y la entrega al Contador para su revisin. 4.9. ORDEN DE PAGO Es el documento mediante el cual el Ordenador del Gasto autoriza al Auxiliar Administrativo con funciones financieras la realizacin de los pagos de obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley. El Ordenador del Gasto para autorizar el giro de los respectivos compromisos y obligaciones debe tener en cuenta: La expedicin previa del certificado de disponibilidad presupuestal. El bien o servicios este incluido en el plan de compras aprobado por el Consejo Directivo. El pago del bien o servicio este programado en el flujo de caja. Se soporte con un contrato (contrato de suministro, de prestacin de servicios, de obra). Respaldado con el registro presupuestal. Certificacin del recibido a satisfaccin del servicio o el comprobante de ingreso a almacn cuando se trate de adquisicin de bienes.
4.10. COMPROBANTE DE EGRESO Es el documento que resume las operaciones relacionadas con el pago y que sustenta los registros contables del Fondo de Servicios Educativos. Para la elaboracin del comprobante de egreso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe seguir el procedimiento que ha continuacin se describe: Organizar las rdenes de pago y confirmar que la documentacin este completa. Confirmar saldos de la cuenta corriente del libro auxiliar de bancos para determinar si los recursos son suficientes o si se requiere efectuar transferencias de recursos de la cuenta de ahorros a la cuenta corriente.
145
Si no se requiere transferencia de recursos, se elabora el comprobante de egreso con su respectivo cheque. Si se requiere transferencias de recursos se deber iniciar el trmite respectivo ante la entidad financiera. Elaborar la solicitud por escrito firmada por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, indicando el valor e informacin requerida para la transferencia de recursos. Se realiza las deducciones de impuestos de acuerdo con la normatividad vigente y se elabora el respectivo comprobante de egreso. Se corrobora la informacin que contiene el comprobante de egreso con los documentos soportes para verificar que haya quedado bien registrada. Si la informacin es correcta se gira el cheque. En caso de errores u omisiones, el comprobante de egreso debe ser anulado y generado nuevamente. 4.11. AUXILIAR DE BANCOS Registrar en el libro de bancos el movimiento de los recursos depositados en las diferentes cuentas en entidades financieras y abrir un auxiliar para cada una de las cuentas con la siguiente informacin: Fecha Beneficiario Nmero de transaccin Nmero de orden de pago Debito, crdito y saldo Cada partida asentada en los auxiliares de bancos, ser soportada por los comprobantes de ingresos o egresos de tesorera. 4.12. PAGO DEL COMPROMISO Es el desembolso que realiza el colegio al beneficiario por el monto de la obligacin, teniendo en cuenta todos los requisitos que la ley exige. El procedimiento a seguir para el pago de los compromisos por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras es el siguiente: Verificar que el pago este incluido en la programacin del flujo de caja del mes y en el plan de compras o de lo contrario no podr cancelarse el compromiso y deber programarse su pago para el siguiente mes. Si est programado en el flujo de caja del mes, se procede a la elaboracin del respectivo cheque. Confrontar que los datos impresos en el cheque correspondan a los del comprobante de egreso. Colocar sellos restrictivos para su entrega y posterior cobro. Una vez se elabore el cheque y se coloque los sellos restrictivos, se remite al Ordenador del Gasto para su revisin y firma. Elaborado el cheque, se registra en el boletn de tesorera y en el libro auxiliar de bancos. Al momento de la entrega del cheque al beneficiario o autorizado, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras lo firmar. Cuando el beneficiario autoriza a una persona para retirar el cheque, se le deber requerir al autorizado, la siguiente documentacin, segn el caso: Personas naturales: Carta original de autorizacin, cdula de ciudadana o de extranjera en original, fotocopia de la cdula del beneficiario. Personas jurdicas: Carta original de autorizacin de la empresa en papel membreteado, firmada por el representante legal, donde aparezca el nombre completo y nmero de cdula del autorizado. El beneficiario o autorizado que retira el cheque firmar el comprobante de egreso.
La firma del comprobante de egreso debe acompaarse de la verificacin de datos personales (identidad), nmero de telfono e impresin dactilar. El comprobante de egreso junto con los dems documentos se archivan y se entrega al Contador para el registro en libros. Requisitos para efectuar el pago: Plan de compras Flujo de caja Certificado de disponibilidad presupuestal Contrato y requisitos de ley Registro presupuestal Certificacin del recibido a satisfaccin o ingreso de almacn Ordenacin del pago Fotocopia de la cedula Facturas Orden de pago Comprobante de egreso y cheque
4.13. BOLETIN DE TESORERIA Documento en donde se registran diariamente los movimientos y saldos existentes en tesorera, los que ingresan a bancos en la fecha y los que egresaron, para mostrar al final los saldos correspondientes. El boletn de tesorera debe reflejar la siguiente informacin: Saldo anterior. Consignaciones reportadas en el da. Comprobante de egresos utilizados en el da. Saldo de cada cuenta.
4.14. INFORME DE INGRESOS Y GASTOS Elaborar un informe detallado de los ingresos y gastos mensuales realizados. Consecutivo del comprobante de ingresos - egresos. Arqueo mensual de documentos en caja fuerte. Cierre anual de vigencia.
4.15. CAJA MENOR Son fondos renovables que se proveen con recurso del presupuesto de gastos y su finalidad es atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la institucin educativa. 147
Se expide la resolucin de constitucin de caja menor por parte del ordenador del gasto. Exigir la pliza de manejo al responsable de la caja menor por igual cuanta al valor de la caja menor, cuando la SED no la constituya. Verificar la existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP por rubro a afectar y Registro Presupuestal RP-. Revisar el formato de reembolso con los originales de las facturas que soporten los gastos de caja menor. Expedir el Cheque a nombre del funcionario designado. Para la legalizacin definitiva de la caja menor se solicitar al responsable una relacin de los gastos, anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre y facturas. Requerir al responsable de caja menor la consignacin de saldos sobrantes al cierre de la vigencia o al momento del cierre de la caja menor. Control caja menor Arqueo peridico de efectivo. Suscribe acta de acta de arqueo con el responsable del manejo de la caja menor. Revisar los registros del libro de efectivo y del libro por rubros presupuestales. Revisar la existencia y legalidad de soportes de pago.
4.16. MANEJO DE INVERSIONES Es el proceso de situar recursos lquidos a cambio de obtener unos rendimientos financieros en un plazo de tiempo determinado de acuerdo con los lineamientos que determine la Secretaria de Educacin del Distrito y las normas que rigen la materia. El procedimiento a seguir para el manejo de las inversiones es el siguiente: Revisar el comportamiento del flujo de caja para fijar el monto y el plazo de redencin del ttulo valor. Cotizar con diferentes entidades bancarias que estn dentro del ranking de la Tesorera Distrital, la tasa efectiva, plazo, modalidad de la inversin, fecha de vencimiento, inters bruto e inters neto. Elaborar cuadro donde se relacionan mnimo tres (3) entidades cotizadas respecto a calificacin, tasa efectiva, plazo, modalidad de la inversin, fecha de vencimiento e inters bruto y neto. El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras seleccionaran la entidad que ofrezca la mejor tasa y la mejor alternativa de inversin. Si se selecciona la misma entidad en donde el Fondo maneja los recursos, se realizar un traslado el cual tendr como soporte la nota dbito y el ttulo valor. Si se constituye en una entidad financiera diferente a aquella en la cual se recaudan los recursos del Fondo, se solicitar un cheque de gerencia y posteriormente se elaborar el comprobante de egreso. El titulo valor se constituir a nombre del FSE y ser suscrito por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuar el registro en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera, entregar copia de los soportes al Contador para el registro contable y guardar el titulo valor en la caja fuerte. El Pagador o Tesorero registrar los rendimientos en el libro auxiliar de bancos, actualizar mensualmente el cuadro de inversiones o cada vez que se realice una inversin y elaborar oportunamente las operaciones de redencin de acuerdo con las fechas de vencimiento de la inversin. Vencido los trminos del ttulo valor se puede prorrogar de acuerdo con la programacin del plan de compras y el flujo de caja. Para la redencin de las inversiones se debe seguir el siguiente procedimiento:
El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras debern acercarse con el ttulo valor a la entidad financiera para su redencin. Si el titulo valor se constituy en la misma entidad financiera en donde se manejan los recursos del Fondo, se abonar el capital y los intereses en la cuenta de ahorros del FSE y si se constituy en otra entidad financiera diferente, se solicitar cheque de gerencia a nombre del Fondo de Servicio Educativos. Con los soportes que expida la entidad financiera, el Auxiliar Administrativo registra la operacin en el libro auxiliar de bancos y en el boletn de tesorera, actualiza el flujo de caja y el cuadro de inversiones y los entrega al Contador para el registro en libros. 4.18. CIERRE DE TESORERIA Es el procedimiento que realizan los Fondos de Servicios Educativo con el propsito de determinar las disponibilidades y exigibilidades al cierre de la vigencia fiscal, es el siguiente: Para efectos del cierre de la caja menor, el responsable de su manejo, presentar al Auxiliar Administrativo con funciones financieras una relacin de los gastos en los formatos establecidos, anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre, facturas y dems. Si existe un saldo sobrante, el responsable entregar adicionalmente el original de la consignacin de reintegro de los saldos. Determinar los saldos de las cuentas corrientes y de ahorros verificando valores en libros o solicitando saldos a la entidad bancaria. Revisar los registros de las inversiones en ttulos valores al cierre de la vigencia. Definir los recursos de transferencias sin comprometer a la fecha de cierre. Relacionar las cuentas por pagar en poder de la tesorera e identificar la fuente de financiacin que las respalda y suscribir con el Ordenador del Gasto la correspondiente acta. Determinar la cuanta de los recursos que se reciben por anticipado por concepto de derechos acadmicos y cobros complementarios Presentar y cancelar las retenciones e impuestos que se deducen a los beneficiarios. Revisar el libro auxiliar de bancos y el de acreedores para determinar los cheques girados y anulados. Conciliar los giros presupuestales y los pagos efectivos de la vigencia y determinar las reservas presupuestales. Confrontar las disponibilidades frente a las exigibilidades para establecer la situacin de tesorera. Diligenciar el formato de estado de tesorera y remitirlo a la Secretaria de Educacin Distrital en las fechas que determine la circular de lineamientos de cierre presupuestal. 4.19. ESPACIO FISICO DE LA PAGADURA Es el rea fsica asignada al Auxiliar Administrativo con funciones financieras para el ejercicio de sus funciones. En horas no hbiles la oficina debe permanecer bajo llave. Las llaves deben ser manejadas nica y exclusivamente por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Solicitar al Ordenador del Gasto el cumplimiento de las medidas de seguridad como: colocar aviso preventivo de rea restringida, barrera fsica que impida el paso de los visitantes, puerta de material slido, cerradura de seguridad y vanos con rejas metlicas. Informar por escrito al Ordenador del Gasto cualquier situacin anmala que se presente en la oficina de tesorera.
149
4.20. CAJA FUERTE Es la caja de hierro o acero destinada a guardar con seguridad los elementos y ttulos valores que maneje el Fondo de Servicios Educativos. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe seguir el siguiente procedimiento para el manejo de la caja fuerte: Solicitar al Ordenador del Gasto por lo menos dos veces al ao el cambio clave de la caja fuerte o cuando se presente cambio de tesorero, este salga a vacaciones o solicite licencia. Requerir al Ordenador del Gasto que la caja fuerte sea empotrada en la oficina del pagador. Guardar en caja fuerte los elementos y ttulos valores a cargo de la tesorera. Realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar acta suscrita con el Ordenador del Gasto. El Consejo Directivo adopta el presente MANUAL DE TESORERA a los __ das del mes de ____ de 201X Firman los integrantes del CONSEJO DIRECTIVO del colegio _____________ Presidente ______________ Docente ______________ Padre de Familia ______________ Ex - alumno _______________ Docente _______________ Padre de Familia ________________ Alumno _________________________ Representante del sector productivo
ANEXO N 16 COMPROBANTE DE INGRESO
COLEGIO SAN MIGUEL IED - NIT 000.000.000-0

COMPROBANTE DE INGRESO
RECIBIDO DE: LA SUMA DE POR CONCEPTO DE Valor $
No.
FECHA
FUENTE IMPUTACION PRESUPUESTAL CODIGO VALOR IMPUTACION CONTABLE CODIGO VALOR
ORDENADOR DEL GASTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS
CONTABILIZADO
151
ANEXO N 17 LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

COLEGIO SAN MIGUEL IED LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
FECHA TIPO DE DOCUMENTO No. DCTO DESCRIPCIN DEBITO CREDITO SALDO
FIRMA
ANEXO N 18 LIBRO CONTROL DE INVERSIONES

COLEGIO SAN MIGUEL IED LIBRO CONTROL DE INVERSIONES FECHA TIPO DE DOCUMENTO No. DCTO FECHA EMISION FECHA REDENCION ENTIDAD BANCARIA VALOR
FIRMA
153
ANEXO N 19 CONCILIACIN BANCARIA

COLEGIO SAN MIGUEL IED CONCILIACIN BANCARIA BANCO: FECHA SALDO LIBROS SALDO EXTRACTO DIFERENCIA
EXPLICACION DE LA DIFERENCIA (+)CHEQUES PENDIENTES DE COBRO No. DE CHEQUE BENEFICIARIO VALOR +
TIPO DE CTA.
No. DE CUENTA
(+)CONSIGNACIONES PENDIENTES POR CONTABILIZAR No. CONCEPTO VALOR
(+)NOTAS CREDITO DEL BANCO NO CONTABILIZADAS No. CONCEPTO VALOR
(-)NOTAS DEBITO DEL BANCO NO CONTABILIZADAS No. CONCEPTO VALOR
DIFERENCIA JUSTIFICADA
ANEXO N 20 HECHOS CUMPLIDOS

El artculo 13 de la Ley 715 de 2001 sobre los Procedimientos de contratacin de los Fondos de Servicios Educativos establece ... El rector o director celebrar los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los limites que rigen los reglamentos.(...) En ningn caso el Distrito o Municipio propietario del colegio responder por actos o contratos celebrados en contravencin de los limites enunciados en las normas que se refieren al Fondo; las obligaciones resultantes sern de cargo del rector o director, o de los miembros del Consejo Directivo si las hubiere autorizado... El art. 5 de la citada ley determina que el presupuesto de gastos y apropiaciones contendr las apropiaciones, gastos o erogaciones que requiera el colegio para su normal funcionamiento, y para las inversiones que el proyecto educativo institucional demande y, que el mismo debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos. Igualmente el pargrafo primero del precitado artculo, determina que las transferencias o giros que las entidades territoriales efecten a los colegios, no podrn ser comprometidos por el rector o director hasta tanto no se reciban los recursos de las cuentas del respectivo colegio. El art. 10 del Decreto 4791 de 2008, establece que los rectores o directores no podrn asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja del Fondo de Servicios Educativos o que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorera, en consecuencia el director o rector no podr contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. En caso de ser necesario y existiendo la disponibilidad se efectuarn las modificaciones pertinentes al presupuesto a travs del Consejo Directivo. El Decreto Distrital No. 714 de 1996 por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996, que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto Distrital en su art. 52 prev que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales debern contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos. Igualmente establece que estos compromisos debern contar con registro presupuestal para que los recursos con l financiados, no sean desviados a ningn otro fin. En este registro se deber indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Dicha operacin es un requisito de perfeccionamiento a estos actos administrativos. Agregando adems que cualquier compromiso que se adquiera con violacin de estos preceptos, crear responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quienes asuman estas obligaciones.
155
Sobre las responsabilidades se establece en el art. 89 del citado decreto que adems de la responsabilidad penal a que haya lugar, sern fiscalmente responsables: 1. Los ordenadores de gasto o cualquier otro funcionario que contraiga a nombre de los rganos y Entidades Distritales obligaciones no autorizadas en el presupuesto anual del Distrito o que autoricen giros para pagos de las mismas. El Ordenador que solicite la constitucin de reserva para el pago de obligaciones contrada contra expresa prohibicin legal. Los Pagadores que efecten y autoricen pagos, cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en el presente Estatuto y en las dems normas que regulan la materia. Los Ordenadores de Gasto que no informen oportunamente los compromisos legalmente adquiridos o gastos legalmente ejecutados. Los Responsables de presupuesto que incorporen en el inventario de compromiso y obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, sin que estos se hubiesen adquirido en debida forma.
2.
3.
4.
5.
Pargrafo.- Los ordenadores, pagadores, auditores y dems funcionarios responsables que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelacin o pago, incurrirn en causal de mala conducta. Art. 90 Los ordenadores y pagadores sern solidariamente responsables de los pagos que efecten sin el lleno de los requisitos legales. La Contralora Distrital velar por el estricto cumplimiento de esta disposicin.El artculo 64 de la Ley 446 de 1998 define la conciliacin como un mecanismo de resolucin de conflictos a travs del cual, dos o ms personas gestionan por si mismas la solucin de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. La conciliacin entraa una negociacin entre las partes interesadas, en presencia de un tercero llamado conciliador que facilita, promueve y. avala el acuerdo logrado. La conciliacin por ser institucional tiene en Colombia el respaldo legislativo porque siempre se efecta en un centro de conciliacin, debidamente autorizado y por lo tanto, el acuerdo o desacuerdo se tiene siempre como una decisin con plenos efectos legales. Por lo tanto, la conciliacin es un medio alternativo de solucin de conflictos en el que las partes asumen en un ambiente de informalidad y privacidad, con la ayuda de un tercero facilitador, un compromiso de beneficio mutuo que tiene el respaldo legal, y que para el caso que nos ocupa el reconocer dicho pago por este medio, le evitara a la administracin verse comprometida en un proceso judicial al que seguramente tendra que verse abocada y seriamente comprometida, segn pruebas descritas en su solicitud.
Establece el artculo 19 de la ley 640 de 2001, que" Se podrn conciliar todas las materias que sean susceptibles de transaccin, desistimiento y conciliacin, ante los conciliadores de los centros de conciliacin, ante los servidores pblicos facultados para conciliar a los que se refiere la Ley y ante los notarios". Pero, por otro lado, hay asuntos cuya posibilidad de ser conciliados no deriva de la ley sino de la naturaleza misma de la funcin prestada, como ocurre con ciertas facultades de las que, gracias a su investidura, disfrutan las autoridades. Por esta razn, la ley 446 incluye una disposicin especial aplicable a la materia administrativa, cuando reza: " Podrn conciliar total o parcialmente, en las etapas prejudicial o judicial, las personas jurdicas de derecho pblico, a travs de sus representantes legales o por conducto de apoderado, sobre conflictos de carcter particular y contenido econmico de que conozca o pueda conocer la jurisdiccin de lo contencioso administrativo a travs de las acciones previstas en los artculos 85,86 y 87 del Cdigo Contencioso Administrativo". Entonces en el caso de las entidades pblicas, la capacidad de disposicin se relaciona de un lado, tanto con el asunto al cual se refiere, que debe estar dentro de la rbita de competencia del respectivo funcionario, como de la circunstancia de que. los derechos o pretensiones sean renunciables, alienables y el titular pueda disponer de ellos. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 3 de la Ley 640 de 2001, la conciliacin podr ser judicial si se realiza dentro del proceso judicial o extrajudicial si se realiza antes o por fuera del proceso, esta ltima es la que se deber intentar ante el agente del ministerio pblico ( Procurador Delegado en lo Judicial ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca) teniendo en cuenta que de conformidad con el artculo 37 de la citada Ley, antes de incoar cualquiera de las acciones previstas en los artculos 86 y 87 del Cdigo Contencioso Administrativo, las partes individual o conjuntamente debern formular la solicitud de conciliacin extrajudicial como requisito de procedibilidad. La solicitud se acompaara de la copia de la peticin de conciliacin enviada a la entidad, de las pruebas que fundamenten las pretensiones. Es importante anotar, que tal conciliacin deber ser presentada antes de dos (2) aos, contados a partir de la ocurrencia de los hechos, es decir antes de que pueda surtirse el fenmeno de la caducidad para la accin de Reparacin Directa, ya que segn el artculo 21 de la ley 640 de 2001, la presentacin de la solicitud de conciliacin extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende el trmino de prescripcin o de caducidad. Si la prestacin de los servicios se efectuaron sin contrato previo no respaldo presupuestal, los acreedores del colegio en el evento de no conciliar podran iniciar ante la jurisdiccin contenciosa una accin de reparacin directa. Para establecer el trmino de caducidad de la accin debemos remitirnos a la disposicin legal, contenida en el No. 8 del Art. 44 de la Ley 446 de 1998, en el cual se establece el trmino de caducidad de las acciones de reparacin directa, en dos aos contados a partir del da siguiente de la ocurrencia del hecho administrativo, generador de la reparacin. La caducidad es la extincin del derecho a la accin por cualquier causa, como el transcurso del tiempo, de manera que si el actor deja transcurrir los plazos fijados por la ley en forma objetiva, sin presentar la demanda, el mencionado derecho fenece inexorablemente, sin que pueda alegarse excusa alguna para revivirlos. Dichos plazos constituyen una garanta para la seguridad jurdica y el inters general. Y es que la caducidad representa el limite dentro del cual el ciudadano debe reclamar del Estado determinado derecho; por ende, la actitud negligente de quin estuvo legitimado en la causa no puede ser objeto de proteccin, pues es un hecho cierto que quien, dentro de las oportunidades procesales fijadas por la ley ejerce sus derechos, no se ver expuesto a perderlos por la ocurrencia del fenmeno indicado.
157
El pargrafo 3 del artculo primero, establece" en materia de lo contencioso administrativo el trmite conciliatorio, desde la misma presentacin de la solicitud deber hacerse por medio de abogado titulado quin deber concurrir, en todo caso, a las audiencias en que se lleven a cabo la conciliacin". Igualmente, el artculo 4 de la citada ley, determina que los trmites de conciliacin que se celebren ante funcionarios pblicos facultados para conciliar, ante centros de conciliacin de consultorios jurdicos de facultades de derecho y de las entidades pblicas son GRATUITOS. Con relacin al registro de las actas de conciliacin, el artculo 14 y 24 de la Ley 640 de 2001, establece que cuando se trate de conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo, una vez registrada el acta que contenga el acuerdo conciliatorio se remitir el expediente a la jurisdiccin competente para que surta el trmite de aprobacin improbacin judicial. ""_ "".. El artculo 23 de la Ley 640 de 2001, establece que "L Las conciliaciones extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo solo podrn ser adelantadas ante los Agentes del Ministerio Pblico asignados a esta Jurisdiccin" Adems de las pruebas aportadas con la solicitud de la conciliacin, durante la celebracin de la audiencia de conciliacin extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, los interesados podrn aportar las pruebas que estimen pertinentes. Sin embargo, si el conciliador lo estima necesario, podr solicitar que se alleguen nuevas pruebas o que se complementen las presentadas por las partes con el fin de establecer los presupuestos de hecho y de derecho para la conformacin del acuerdo conciliatorio. En cuanto a los efectos de la conciliacin, es importante establecer que de una parte se trata de un mecanismo que sirve para crear, modificar o extinguir derechos u obligaciones entre las partes, y de otra que produce efectos procesales como entre otros con la cosa juzgada, el de la prueba indiciaria, el inhibitorio de las acciones instauradas y el instintivo del proceso. El artculo 66 de la Ley 446 de 1998 dispone" El acuerdo conciliatorio hace trnsito a cosa juzgada, y el acta de conciliacin presta mrito ejecutivo". De ah que una de las caractersticas ms importantes de la Conciliacin es la de ser finalista, teniendo en cuenta que como ya lo anotbamos, es la incorporacin del acuerdo total o parcial logrado entre las partes en un acta. De acuerdo a lo expuesto, esta oficina considera que el rector como ordenador del gasto del colegio, slo puede ordenar el pago de las obligaciones contradas legalmente contenidas en los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de los FSE, esto es, que cuenten con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos y con registro presupuestal que indique claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar Los compromisos que se hayan adquirido con violacin a estos preceptos crean responsabilidad personal y pecuniaria, disciplinaria y penal a cargo de quin los asuma, por lo cual le solicitamos informar sobre el particular a cada una de las instancias a fin de que inicien la investigaciones del caso. Sin embargo, si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfaccin por la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a travs del Fondo, no puede abstenerse la administracin de pagar el valor de los mismos, ya
que se incurrira en un enriquecimiento injustificado para la entidad, por lo cual debe intentarse una conciliacin prejudicial entre las partes conforme al procedimiento ya analizado, siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y representacin de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Pblico la audiencia de conciliacin tendiente a que la Secretara de Educacin del Distrito Capital colegio El Recuerdo reconozca y pague el valor de los trabajos. La citada diligencia ser atendida por esta Asesora una vez se notifique al seor Secretario de Educacin en calidad de Representante Legal de la entidad. No sobra advertir que el caso que nos ocupa debe ponerse en conocimiento de la Oficina Asesora de Control Disciplinario Interno de la SED y de la Contralora de Bogot.
159
ANEXO N 21. MODELO DE RESOLUCIN CAJA MENOR
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS<< NOMBRE DEL COLEGIO >> RESOLUCION No. ______ del (da/mes/ao) Por la cual se constituye la caja menor para la vigencia fiscal del 201X y se reglamenta su funcionamiento EL RECTOR O DIRECTOR DEL COLEGIO << NOMBRE DEL COLEGIO >> INSTITUCIN EDUCATIVA DISTRITAL
CONSIDERANDO
Que el colegio << NOMBRE DEL COLEGIO - IED >> debe atender necesidades urgentes, imprevistas, imprescindibles o inaplazables, necesarias para la buena marcha de la administracin, en forma gil y funcional y que para este efecto no tiene constituido en esta vigencia ningn mecanismo. Que para atender este tipo de necesidades se hace indispensable la creacin de una (1) caja menor para atender las jornadas y las sedes que se citan a continuacin: << Jornada Maana, Jornada Tarde, Jornada Nocturna y/o Jornada nica>>. Que la Resolucin 00001 de 2009 expedida por la Secretara de Hacienda Distrital adopta el Manual para el manejo y control de las cajas menores. Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores, define que la caja menor son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos y su finalidad es atender erogaciones de menor cuanta que tengan el carcter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables, necesarios para la buena marcha de la administracin. Que la caja menor se constituye nicamente para cada vigencia fiscal mediante Resolucin, en la cual se indicaran los siguientes aspectos: Cuanta Finalidad Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor Discriminacin de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente Indicacin de los rubros presupuestales que se afectarn y su cuanta Cargo y nombre del funcionario responsable de su manejo Cargo del funcionario asignado como Ordenador del Gasto de la caja menor
Que el mismo Manual establece que el funcionario designado para el manejo de la caja menor deber estar amparado mediante pliza y que este funcionario debe ser distinto al jefe de bodega o almacn, pagador o responsable de la contabilidad. Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores establece en su literal 5 que los fondos que constituyen la caja menor solamente pueden utilizarse para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de Gastos Generales. Que la Resolucin 4047 del 26 de diciembre de 2011 expedida por la Secretara de Educacin Distrital en su artculo 8 define el tema de Caja Menor para los FSE Que en mrito de lo expuesto,
RESUELVE
Artculo 1 Constitucin. Constityase para la vigencia fiscal del 201X en el Fondo de Servicios Educativos << NOMBRE DEL COLEGIO - IED >> la caja menor por una cuanta mxima mensual de dos (2) smmlv. Artculo 2 Responsables. Los recursos a que se refiere el artculo anterior, sern manejados por el Rector como Ordenador del Gasto quien la delega en el Funcionario NOMBRE DEL FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO cargo Nmero de cdula amparado mediante pliza expedida por la SED. Pargrafo 1 : Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisin, el Rector Ordenador del Gasto, podr mediante resolucin, encargar a otro funcionario afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situacin, para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deber constar en acta de entrega y recibo firmada por los responsables involucrados. Pargrafo 2 : Como Ordenador de la caja menor actuara el Rector o Director del colegio el seor(a) NOMBRE DEL RECTOR identificado con CC N. Artculo 3 Clasificacin de los gastos. Con los recursos destinados a la caja menor se cubrirn los gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de GASTOS GENERALES que tendrn el carcter de gastos menores, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios. Estos conceptos sern los que se detallan a continuacin y por la cuanta que se seala para el respectivo rubro presupuestal, ejemplo:
Concepto Gastos Generales Gastos de Transporte y Comunicacin Impresos y Publicaciones Materiales y Suministros Mantenimiento de la Entidad Total
Cuanta $1070.000 $430.000 $90.000 $300.000 $250.000 $1070.000
161
Gastos de Transporte y Comunicacin. Cdigo 3120203 Apropiacin destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto de comunicacin, servicio de mensajera, correo postal, teles, fax y telgrafo, los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar administrativo con funciones de tesorera, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento). Impresos y Publicaciones. Cdigo 3120204 Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseo, diagramacin, divulgacin y edicin de libros, cartillas, videos y memorias; edicin de formas, fotocopias, encuadernacin, empastes, sellos, avisos, formularios, fotografas, renovacin derecho cdigo de barras, enmarcacin de foto mosaicos, impresin de pendones as como las publicaciones en la gaceta oficial. Materiales y Suministros. Cdigo 3120104 Apropiacin destinada para la adquisicin de bienes tales como papelera, tiles de escritorio, diademas telefnicas o inalmbricas, insumos para proyectos de produccin experimental, agrcola o comercial, elementos de aseo, cafetera y alimentos, elementos de botiqun de acuerdo a lo reglamentado por la Secretara de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas. Elementos para la conservacin de bienes muebles, material fotogrfico, material necesario para artes grficas y microfilmacin; adquisicin de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolucin. Por este rubro no se pueden adquirir equipos Mantenimiento de la Entidad. Cdigo 312020501 Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales. Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservacin de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemtico de inspeccin, reparaciones menores y verificacin: Instalaciones elctricas, instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservacin de zonas verdes, conservacin de reas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que ser concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinacin y asesora de la Direccin de Construcciones y la Direccin Local de Educacin respectivo. Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparacin con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a mquinas y equipos especialmente, tales como bombas de presin y eyeccin, tanques de reserva, antenas, instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que ser concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinacin y asesora de la Direccin de Construcciones de la SED y de la Direccin Local de Educacin respectivo.
Artculo 4 Reglamentacin. El monto de las adquisiciones individuales realizadas a travs de cada uno de los rubros constituidos para la caja menor no podr ser superior al 10% del monto total de la caja menor constituida mensualmente, o sea no podr ser superior al 10% de los dos (2) smmlv. El Dinero que se entregue para la constitucin de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos menores de caracteres urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, que se identifiquen bajo los siguientes conceptos:
1. 2. 3. 4.
La legalizacin de los gastos y la reposicin de la caja se har cuando se haya gastado el 70% del monto mensual autorizado. Solamente se pueden relacionar recibos o facturas del periodo que se est legalizando. Para la reposicin o reembolso deber hacerse una relacin en orden cronolgico con un resumen por los rubros presupuestales afectados, el reintegro ser autorizado por el Rector Ordenador del Gasto. Cuando por cualquier circunstancia la caja menor autorizada quede inoperante no se podr constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
Artculo 5 Prohibiciones. No se pueden realizar con los fondos de la caja menor las siguientes operaciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fraccionar compras de un mismo elemento. Reconocer y pagar gastos por concepto de Servicios Personales y Contribuciones Inherentes a la nmina, cesantas y pensiones Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con la Ley General de Contratacin vigente, deban constar por escrito. Cambiar cheques o efectuar prestamos Superar el monto asignado a cada rubro en el presupuesto. Realizar desembolsos con destino a rganos diferentes de su propia organizacin o jornada
Artculo 6 Primer Giro. Se efectuara con base en el siguiente requisito: 1. Que el funcionario encargado de su manejo haya constituido o ampliado la fianza de manejo y est debidamente aprobada, amparando el monto total de la respectiva caja menor, siempre y cuando esta pliza de manejo no haya sido expedida por la SED. Que cuente con la autorizacin de desembolso firmada por el Ordenador del Gasto
2.
COLEGIO XXXXXXXXXXXXXXXX SOLICITUD GASTO CAJA MENOR FECHA Seor(a): Nombre del responsable de la caja menor Sirvase entregar al seor (a): persona que va a realizar la compra la suma de: $(xxxxxxxx) Letras Para realizar la siguiente compra: FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO
3. Que se cuente con recursos disponibles en caja menor por el rubro a afectar.
163
4.
Cuando se trate de una compra para la cual se va a delegar a un funcionario diferente al responsable de la caja menor, se expide un recibo provisional de caja menor NOMBRE DEL COLEGIO COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAJA MENOR N
FECHA: _______________________ NOMBRE DEL FUNCIONARIO DE LA CAJA MENOR: _______________________________________ ENTREGADO A: ____________________________________________________ DEPENDENCIA: ____________________________________________________ VALOR $___________ EN LETRAS: ___________________________________ CONCEPTO PARA EL CUAL SE SOLICITA EL DINERO: ___________________ ____________________________ __________
FIRMA DE QUIEN RECIBE
FIRMA DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR
5.
El funcionario a quien se le entregue el efectivo, tiene que legalizar el gasto dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al desembolso. En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaer sobre el funcionario que firm el recibo provisional. Una vez entregada la factura o documento similar, el recibo de caja provisional ser remplazado por el comprobante definitivo.
6.
Artculo 7 Funciones del Responsable. Son funciones del responsable de la Caja Menor, las siguientes: Adquirir y pagar los bienes y servicios Llevar y mantener al da los libros de Caja y auxiliares que requiera para el control de los Fondos Legalizar oportunamente las cuentas para la reposicin de los Fondos, manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes y servicios. Responder por el buen manejo y utilizacin de los fondos entregados
Artculo 8 Por Caja Menor, se reconocern aquellos gastos efectuados a partir del primer da de constituida la caja menor mediante la presente Resolucin y hasta el momento de la liquidacin y el cierre de la misma, teniendo en cuenta siempre la fecha de emisin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y que el monto de cada gasto no supere el 10% del valor de la caja menor mensual. Artculo 9 Y aplica todo lo dems que se encuentre definido para el manejo de la caja menor en la presente Resolucin Artculo 10 Vigencia y Derogatorias. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga las disposiciones que le sean contrarias. COMUNQUESE Y CUMPLASE Dado en Bogot, D.C., a los da / mes / ao
<< NOMBRE DEL RECTOR > Rector Ordenador del Gasto
165

Guia de Apoyo Presupuestal para Los Fse - 2012

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Guia de Apoyo Presupuestal para Los Fse - 2012

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

GUA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.

Bogot, D.C, Diciembre de 2012

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIO DE EDUCACIN DISTRITAL OSCAR GUSTAVO SNCHEZ JARAMILLO

SUBSECRETARIA DE GESTIN INSTITUCIONAL LUZ AMANDA GRANADOS URREA

DIRECTOR FINANCIERO LUIS BILL CESPEDES GARCIA

JEFE OFICINA DE PRESUPUESTO SOCORRO CARDOZO MIRANDA

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

CAROLINA MURILLO CORTS

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

Agradecimiento especial por apoyo y colaboracin Vigencia 2012:

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

CAPTULO I. CREACIN Y ADMINISTRACIN DE LOS FSE

CAPTULO II. SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

2. ADMINISTRACIN DE LOS FSE

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIN DE LOS FSE

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador).

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

u) Solicitar plizas cuando el contrato lo amerite;

Auxiliar Administrativo con funciones en Almacn,

una educacin con calidad.

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO

CONCEPTO PRESUPUESTO DE INGRESOS

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-

CONCEPTO PRESUPUESTO DE GASTOS

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

El presente Acuerdo rige a partir del 1 de enero de 201X.

SECRETARIA DE EDUCACIN DEL DISTRITO CAPITAL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE-