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GUÍA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.

E -

Bogotá, D.C, Diciembre de 2012

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL DIRECCIÓN FINANCIERA OFICINA DE PRESUPUESTO VIGENCIA 2012

SECRETARIO DE EDUCACIÓN DISTRITAL OSCAR GUSTAVO SÁNCHEZ JARAMILLO

SUBSECRETARIA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL LUZ AMANDA GRANADOS URREA

DIRECTOR FINANCIERO LUIS BILL CESPEDES GARCIA

JEFE OFICINA DE PRESUPUESTO SOCORRO CARDOZO MIRANDA

………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS……

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FSE
( 2012)

CAROLINA MURILLO CORTÉS
Profesional Especializado

3
Av. Eldorado No. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota.edu.co Información: Línea 195

FSE Agradecimiento especial por apoyo y colaboración – Vigencia 2012: Luis Bill Céspedes García Director Financiero Socorro Cardozo Miranda Jefe Oficina de Presupuesto María Cecilia Gaitán Rozo Jefe Oficina de Tesorería y Contabilidad Deyder Mengual P Profesional Especializado Oficina de Tesorería y Contabilidad Vilma Cecilia Ladino Díaz Contratista Faustino Rivera Peña Contratista Fabio Ernesto Gonzalez Sánchez Contratista Luz Angela Velásquez Colmenares Contratista María Isabel Rodriguez Beltrán Contratista Jeniffer Jerez Tarazona Contratista Yolanda Cuellar González Profesional Especializado Dirección de Dotaciones Escolares Carlos Fernando Linares Almon Profesional Especializado Dirección de Contratación ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .SISTEMA PRESUPUESTAL .

1 Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de la igualdad. mediante la descentralización.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- _____________________________________INTRODUCCIÓN La presente GUIA se actualiza conforme a la normatividad vigente y presenta a los responsables de la administración de los recursos del FSE en los colegios oficiales. entrega los conceptos y fuentes legales de cada uno de ellos. la mecánica para el cumplimiento de los procesos del recaudo de los ingresos y la ejecución del gasto. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. 5 imparcialidad y publicidad. funciones y marco legal. conozcan los principios y fundamentos para la programación. que en los colegios se refleja en el Proyecto Educativo Institucional – PEI el cual se refuerza en los proyectos de inversión. los conocimientos que se requieren para la creación y funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos – FSE. La estructura de la GUIA comprende dos capítulos con temas específicos que en un lenguaje sencillo y práctico. celeridad. los procedimientos básicos presupuestales que se deben tener en cuenta en la celebración de actos y contratos con recursos públicos y así alcanzar una gestión de calidad. se espera que la gerencia de la educación se base en un proceso de planeación y de presupuestación participativa. Desde el enfoque integral de la administración. Av. la delegación y la desconcentración de funciones. Eldorado No.edu.co Información: Línea 195 . Es importante entonces que los responsables de estos recursos. participativa y con la efectiva aplicación de los principios rectores de la función administrativa1 Se desarrollan los conceptos básicos desde el punto de vista conceptual y legal. ejecución y control de los recursos públicos de forma democrática. eficacia. economía.sedbogota. moralidad. CAPÍTULO I Formas de administración de los Fondos de Servicios Educativos. su estructura orgánica.

ejecución y cierre presupuestal. reservas presupuestales y excedentes financieros. así como algunas orientaciones para el manejo del flujo de caja y del cierre presupuestal al terminar la vigencia fiscal. El propósito. impulsa con la comunidad educativa el ejercicio de construcción colectiva de los Presupuestos con los recursos de los Fondos de Servicios Educativos en los Colegios Oficiales del Distrito. incluyendo la programación. sino también impulsar la aplicación de las más importantes estrategias que se desarrollan para garantizar la transparencia. las medidas de seguridad y el manejo de la tesorería. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .FSE. presentación y ejecución del presupuesto. se desarrolla en tres etapas: programación. los procesos de ejecución incluye las modificaciones presupuestales y del cierre hacen parte las cuentas por pagar. Es importante dar a conocer que la Secretaria de Educación del Distrito.FSE CAPÍTULO II En esta parte se presentan los aspectos generales del proceso presupuestal. La programación incluye pautas para la elaboración. se revisaran temas como la caja menor. Igualmente. eficiencia. no sólo es hacer una descripción normativa o procedimental sobre la ejecución de los recursos de los FSE. Sistema presupuestal . equidad. como es el caso del programa de Presupuestos con Participación en los Colegios Oficiales de Bogotá. que la actual administración promueve para el sector. como una expresión de gestión pública que materializa el principio de la participación efectiva y hace realidad los propósitos democráticos de la política de Bogotá Humana.SISTEMA PRESUPUESTAL . planeación y programación del presupuesto de ingresos y gastos hasta su aprobación. la elaboración de un flujo de caja y el plan de compras. legitimidad y la publicidad de la gestión financiera de los colegios.

2. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL Etapas de la Programación Preparación del Proyecto de Presupuesto Factores a tener en cuenta para la preparación y elaboración del proyecto de presupuesto Plan de Compras como instrumento de programación presupuestal Presentación del Proyecto de Presupuesto Aprobación del Presupuesto Flujo de Caja como instrumento de programación y ejecución presupuestal Envío del presupuesto a la SED 7 Av. Eldorado No. SISTEMA PRESUPUESTAL .sedbogota. CAPÍTULO II. 2.co Información: Línea 195 . CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE 1. 3.FSE 1. 4. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.edu. CREACIÓN DE UN FSE ADMINISTACIÓN DE LOS FSE Esquema General de Organización Consejo Directivo Rector Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacenista Contador PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS MARCO LEGAL 3.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Contenido CAPÍTULO I.

Cuentas por Pagar Reservas Presupuestales Excedentes Financieros Estado de Tesorería TESORERIA – PAGADURÍA HECHOS CUMPLIDOS PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES. 9. 8. 10.2 EJECUCIÓN PASIVA Modificaciones Presupuestales Certificado de Disponibilidad Presupuestal Proceso Contractual Registro Presupuestal Orden de Pago REGIMEN DE CHEQUES CIERRE PRESUPUESTAL. 13. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . 7.FSE 4.SISTEMA PRESUPUESTAL . 12.1 EJECUCIÓN ACTIVA. 11. CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBRITRALES CAJA MENOR PÓLIZAS DE MANEJO GENERALIDADES A TENER EN CUENTA UNIFICACIÓN DE FSE 5. 4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 4. 6.

edu.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXOS CAPÌTULO I Anexo N° 1 Anexo N° 2 Modelo de Reglamento Interno del Consejo Directivo Marco Legal CAPÌTULO II Anexo N° 3 Anexo N° 4 Anexo N° 5 Anexo N° 6 Anexo N° 7 Anexo N° 8 Anexo N° 9 Anexo Nº 10 Anexo N° 11 Anexo Nº 12 Anexo Nº 13 Anexo N° 14 Anexo Nº 15 Anexo N° 16 Anexo N° 17 Anexo N° 18 Anexo N° 19 Anexo Nº 20 Anexo Nº 21 Formato de Identificación y seguimiento de los gastos de inversión Acuerdo de aprobación del presupuesto Modelo de Acuerdo de Adición Presupuestal Modelo de Acuerdo de Traslado Presupuestal Modelo de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Comprobante de Egreso Acta de Arqueo de cheques Acta de Arqueo de Caja Fuerte Solicitud de autorización de apertura de Cuenta Bancaria Modelo de Acta de constitución de Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales Acta de Fenecimiento Acta de Reporte de Excedentes Financieros Manual de Tesorería Comprobante de Ingreso o de Caja Libro Auxiliar de Bancos Libro de Control de Inversiones Conciliación Bancaria Hechos Cumplidos Modelo Resolución de apertura y/o constitución de la Caja Menor 9 Av.co Información: Línea 195 . 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota. Eldorado No.

S.E Son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.SISTEMA PRESUPUESTAL . ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .F.FSE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS .

11 Av. CREACIÓN DE UN FSE Para que un colegio (nuevo) pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos . disponibilidad de recursos para contratar los servicios del contador y presuponer el nombramiento de un auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) nombrado por la SED. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- CAPÍTULO I.edu. CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE 1. es necesario que previamente cuente con la autorización de la SED.co Información: Línea 195 . el auxiliar administrativo con funciones financieras quien hará las veces de pagador y/o tesorero. Para crear y organizar FSE se procede de la siguiente forma: a) Resolución de creación y funcionamiento del colegio – IED. que permita la operación del Fondo con criterios de eficacia y eficiencia. expedida por la SED b) Disponer de los recursos suficientes para contratar los servicios profesionales del Contador. Eldorado No.sedbogota.FSE. c) Conformar la Asociación o Consejo de Padres de Familia d) Conformar el Consejo Directivo e) Tener asignado por parte de la SED. tenga unas características mínimas de organización.

FSE debe estar sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera. dirección y teléfono del colegio. deben elaborar el PROYECTO PRESUPUESTAL. h) La entidad bancaria a través de la cual se manejaran los recursos del Fondo de Servicios Educativos . constituir póliza de manejo que ampare al Rector o Director. nombres del ordenador y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (pagador). Acuerdo del Consejo Directivo aprobando la creación del FSE. expedida por la SED. Fotocopia del RUT. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Debe presentarse además la Resolución de creación y funcionamiento del nuevo colegio. para lo cual se debe presentar el acto administrativo de funcionamiento del colegio. identificando nombre del banco. 3. siempre y cuando la SED no la haya constituido previamente..FSE f) Tomar la decisión sobre la alternativa de organización del FSE por parte del Consejo Directivo del Colegio. Número de identificación Tributaria (NIT). en las necesidades del colegio y su PEI. Certificación Bancaria relacionando: número de cuenta de ahorros y corriente.SISTEMA PRESUPUESTAL . g) Obtener el RUT (Registro Único Tributario) previa solicitud del NIT (Número de Identificación Tributaria) a nombre del “Fondo de Servicios Educativos IED. mediante la cual acredita al Director o Rector como Ordenador del Gasto y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras.” mediante su tramitación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.. anexando: 1. soportados en el Memorando de lineamientos presupuestales. 2. DIAN.. sucursal. Esta decisión debe quedar consignada mediante ACUERDO firmado por el Consejo Directivo. i) La cuenta bancaria debe tener firma conjunta del Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y para abrirla deben presentar la Resolución expedida por la SED. j) k) Según el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo y desagregado a nivel de grupos e ítems de ingresos y gastos. al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y al responsable de la Caja Menor (diferente al rector y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras). l) Enviar a la Dirección Local de Educación (DILE) la documentación para inscribir y registrar el FSE. 4. con copia a la Dirección Financiera de la SED. registrada en la tesorería de la entidad territorial del Distrito. Cuando se crea el FSE.

a saber: Consejo Directivo. La elección de representantes de los padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el consejo de Padres. se ha establecido previamente el siguiente esquema de los diferentes entes que lo conforman y sus funciones. elegidos por mayoría de los votantes en una asamblea de docentes.co Información: Línea 195 . Dos representantes del personal docente. (Artículo 9 del decreto 1286 de 2005). la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos representantes de los padres ante el consejo directivo.edu. Eldorado No.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 2. El Consejo Directivo de los colegios oficiales estará integrado por: · · · El Rector. quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente. 13 Av. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE Para el manejo y la utilización adecuada de los recursos que se administran a través de los FSE. ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE LOS FSE La creación y puesta en marcha del FSE requiere el compromiso de todos los responsables en la gestión del colegio. Dos representantes de los padres de familia. caso en el cual el consejo de padres elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo.sedbogota. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el número de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del establecimiento educativo.

m. · Dentro de los primeros sesenta días calendario siguientes al de la iniciación de clases de cada periodo lectivo anual. d) Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director rural. deberá quedar integrado el Consejo Directivo y entrar en ejercicio de sus funciones. a los diferentes estamentos para efectuar las elecciones correspondientes. de ternas presentados por las organizaciones que aglutinen la mayoría de ellos o en su defecto.FSE · · Un representante de los estudiantes elegido por el Consejo de Estudiantes. se reúne ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente por convocatoria del Rector(a) y tiene como funciones. previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994. Un representante del sector productivo organizados en el ámbito local o subsidiariamente de las entidades que auspicien o patrocinen el funcionamiento del colegio. citados mediante oficio por el rector pero elegido por el Consejo Directivo. según la normatividad existente en la entidad territorial certificada. introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural. Un representante de los exalumnos. analizar.m. entre los alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por el Colegio. así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorización de los pagos. bien sea gratuita u onerosamente. de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones. b) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería. el cual por lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de los pagos. Con tal fin. e) Determinar los actos y contratos que requieran su autorización expresa.l. ellas son: a) Antes del inicio de cada vigencia fiscal. es quien expide el Reglamento Interno a través del cual determina su propio funcionamiento (Anexo N° 1). el rector convocará con la debida anticipación. Este Consejo Directivo.SISTEMA PRESUPUESTAL . formalidades y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes (s. por quien haya ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes.v) g) Aprobación de la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley. elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nación. Y en relación con el Fondo de Servicios Educativos. f) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos. las establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994. h) Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo. así como también los traslados que afecten el mismo. c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . el Consejo Directivo se constituye en el ente gestor y cumple adicionalmente con las funciones contenidas en el artículo 5° del Decreto 4791 de 2008. El representante será citado mediante oficio por el rector y escogido por el Consejo Directivo. El Consejo Directivo.

sedbogota. y dirigir su ejecución. 15 Av. deportivos. Participar en la definición de perfiles para la selección del personal docente. científicos. Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar. Rector o Director. directivos docentes y administrativos a su cargo. de conformidad con las normas sobre la materia. Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad. j) k) Administrar en coordinación con el Rector. y demás funciones de docentes. Distribuir las asignaciones académicas. Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contactos interinstitucionales para el logro de las metas educativas. Administrar el personal asignado a la institución en lo relacionado con las novedades y los permisos.co Información: Línea 195 . tendrá las siguientes: · · · · · · · · · · Dirigir la preparación del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los distintos actores de la comunidad educativa. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. o la participación de los educandos en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el efecto. que será designado por concurso. y en su selección definitiva. en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 y cumplir con las demás funciones establecida en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. culturales. el Fondo de Servicios Educativos. El rector del colegio. directivos docentes y administrativos a su cargo. Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinar los distintos órganos del Gobierno Escolar.edu.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- i) Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de eventos pedagógicos. Realizar la evaluación anual del desempeño de los docentes. Eldorado No. Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la SED. además de las funciones señaladas en otras normas.

Proponer ante la SED. Suministrar información oportuna al departamento. Responder por la calidad de la prestación del servicio en su colegio. f) Realizar los reportes de información financiera. Publicar una vez al semestre en lugares públicos y comunicar por escrito a los padres de familia.SISTEMA PRESUPUESTAL .FSE · · Imponer las sanciones disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario de conformidad con las normas vigentes. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . económica. con los requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría General de la Nación. cumple con las funciones y responsabilidades que se plasman en el artículo 6° del Decreto 4791 de 2008. · · · · · · El Rector como administrador y ordenador del gasto del FSE. previa disponibilidad presupuestal y de tesorería. d) Celebrar los contratos. de acuerdo con el Flujo de Caja y al plan operativo de la respectiva vigencia fiscal. estas son: a) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del FSE y presentarlo para aprobación del Consejo Directivo. Rendir un informe al Consejo Directivo del colegio al menos cada seis meses. h) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada. los docentes a cargo de cada asignatura. de acuerdo con sus requerimientos. suscribir los actos y ordenar los gastos. hacerle los ajustes correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos cada tres meses al Consejo Directivo. en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008. social y ambiental. Las demás que le asigne el alcalde para la correcta prestación del servicio educativo. a los docentes que serán apoyados para recibir capacitación. para aprobación del Consejo Directivo. el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere. b) Elaborar el Flujo de Caja Anual del Fondo estimado mes a mes. y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en las normas. g) Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin. distrito o municipio. los horarios y la carga docente de cada uno de ellos. c) Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de traslado presupuestales. Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le asignen. e) Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente. con cargo a los recursos del Fondo.

g) Preparar los traslados presupuestales. Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto. h) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE. f) Elaborar y certificar las disponibilidades. b) Registrar los compromisos con cargo al presupuesto del colegio. Av. m) Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio.sedbogota. el Auxiliar Administrativo que apoye la gestión financiera deberá realizar las siguientes actividades: En presupuesto. c) Asistir al ordenador de gasto en la preparación y presentación ante el Consejo Directivo del presupuesto anual del colegio d) Apoyar al almacenista en la elaboración del Plan de Compras para visto bueno del Rector – ordenador del gasto. De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y atendiendo lo establecido en el artículo quince (15°) del Decreto 4791 de 2008. i) j) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y organismos de control los informes financieros.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador).co Información: Línea 195 . e) Registrar y controlar el libro presupuestal. Eldorado No. k) Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre gestión financiera adelantada en el colegio. En pagaduría l) Manejar los libros de tesorería. Es el responsable de garantizar la correcta ejecución de ingresos y gastos.edu. haciendo los descuentos por 17 impuestos respectivos. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. a) Elaborar el Flujo de Caja. los registros presupuestales. constituir las reservas presupuestales y las cuentas por pagar.

el Auxiliar Administrativo que apoye el área de almacén deberá realizar las siguientes actividades: a) Elaborar el Plan de Compras. b) Recibir a satisfacción los elementos de acuerdo con lo establecido en las órdenes de compra o contratos. s) Incorporar los pliegos de condiciones a la página de contratación vigente. SED y subirlos a la página web. atendiendo los requerimientos y proyectos presentados para el desarrollo de una educación con calidad. atendiendo lo establecido en la resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda del Distrito. tanto de elementos devolutivos. o) Apoyar al ordenador de gasto en la coordinación con las entidades bancarias para el manejo de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE. Es el responsable del manejo de bienes devolutivos y de consumo. c) Registrar el ingreso de los bienes al almacén y su respectivo anotación en kárdex d) Atender las necesidades de los elementos básicos para el normal de desarrollo de las funciones de los docentes y administrativos. para su respectivo control y seguimiento.SISTEMA PRESUPUESTAL . suscritos por el ordenar del gasto. De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y como apoyo a la gestión.FSE n) Pagar oportunamente los impuestos recaudados. Auxiliar Administrativo con funciones en Almacén. t) Solicitar documentación pertinente a la contratación. En Contratación r) Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Consumo Controlado y de Consumo Consumo. u) Solicitar pólizas cuando el contrato lo amerite. registrando en los centros de costo los elementos despachados f) Realizar la toma física de inventario de los elementos en servicio y los ubicados en bodega del almacén. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . como mínimo una vez al año o todos los que considere necesario. e) Mantener actualizado el kárdex . p) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo rentable de los recursos financieros del FSE. q) Preparar los Informes de Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos para la Secretaría de Educación Distrital.

Ordenadores del Gasto y Auxiliares Administrativos con funciones financieras en el manejo y administración de los recursos de los FSE. o) Elaborar y presentar informes mensuales. los cuales deben estar ubicados en estantería. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. de sus egresos. de inventarios. cumpliendo con las normas de almacenaje.E. de cuentas de almacén. b) Imprimir libros auxiliares de contabilidad todos los meses. de impuestos. Contador Con el fin de apoyar los Consejos Directivos.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- g) Velar por la seguridad de los elementos en bodega. c) Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de ingresos. k) Preparar la documentación requerida para dar de baja a los bienes inservibles e innecesarios para el colegio. particularmente de sus ingresos. de inventarios. para presentar al Consejo Directivo con el fin de avalar el proceso de baja del inventario desde el punto de vista físico y de los registros contables. l) Mantener actualizado y comunicar el resultado del levantamiento físico de los inventarios de bienes pertenecientes a la S. y exigir a la S. de almacén. de responsabilidades fiscales. Almacén e Inventarios. que le asigne el jefe inmediato. de ajustes contables interrelacionados con las diferentes áreas como Pagaduría. m) Consultar los precios del mercado para el inicio del proceso de los estudios Previos del proceso de contratación. Eldorado No.S. siendo de gran importancia al cierre de la vigencia fiscal p) Realizar las funciones de seguimiento al proceso de mantenimiento del colegio q) Atender el aula de audiovisuales r) Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo. a continuación se relacionan actividades que se recomiendan deben tener como mínimo el contrato de prestación de servicios contables: a) Elaborar Comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones financieras y patrimoniales del Colegio.D la actualización de las mismas para identificar los bienes de acuerdo a lo establecido en la resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda.co Información: Línea 195 . semestrales y anuales o cuando le sean requeridos. de cuentas de tesorería y presupuesto (cuentas cero).E. de impuestos.E.edu.D. 19 Av. de cuentas de tesorería y presupuesto (cuentas cero) y de ajustes contables. Mantener plaquetizado los bienes muebles y equipos del F. identificando los responsables de su manejo.sedbogota. de responsabilidades fiscales. i) j) Realizar el proceso de traslado de bienes entre dependencias según la necesidad del colegio. de egresos. h) Controlar los inventarios por dependencias. n) Elaborar balance mensual de entradas y salidas de acuerdo con los movimientos realizados y hacer entrega de la información al contador del colegio para su respectivo registro contable.

con el fin de efectuar el cruce de saldos con las áreas de presupuesto. de acuerdo a las normas vigentes. aclarando inmediatamente las partidas conciliatorias con los registros y documentos soportes internos y/o con las Entidades Bancarias. o) Velar por la adecuada existencia del Control Interno Contable. realizando mensualmente al Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento. visible y público. tesorería. i) j) Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Contables para aprobación. debidamente foliados. l) Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y canceladas mensualmente por el Colegio.. conjuntamente con las demás áreas competentes del Colegio. los Estados para efectos del control social. m) Asesorar al Colegio en cuanto al cumplimiento de las normas tributarias y preparar para su presentación oportuna. las cuentas recíprocas y semestralmente las notas a los estados contables. el estado de cambios en el patrimonio. g) Certificar los Estados Contables y firmarlos anteponiendo el número de matrícula profesional. h) Aplicar mensualmente indicadores financieros que orienten la medición de la gestión financiera del Fondo de Servicio Educativo. prenumerados. p) Velar para que los Colegios manejen sus recursos en las cuentas bancarias autorizadas e incluidas en el ranking financiero determinado por el comité de riesgos de la Dirección del Tesoro Distrital y tengan implementado las seguridades físicas y amparos que cubran los riesgos potenciales de pérdidas de recursos. de acuerdo a la normatividad tributaria vigente. el estado de actividad financiera económica y social. rubricados y respaldados con acta de apertura suscrita por el ordenador del gasto. los medios magnéticos que exijan las autoridades tributarias. r) Efectuar semanalmente la contabilización de los comprobantes pendientes. n) Hacer las Conciliaciones Bancarias mensualmente de manera oportuna dentro de los primeros diez días del mes siguiente.C. exigiendo a través del Ordenador del Gasto los reintegros a que haya lugar. almacén e inventarios ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . q) Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estén respaldadas además de las exigencias tributarias y contables entre otras con las siguientes condiciones normativas de carácter presupuestal vigentes.SISTEMA PRESUPUESTAL .FSE d) Generar en medio impreso mensualmente los Libros Oficiales de Contabilidad Diario y Mayor. f) Elaborar y remitir oportunamente en los formatos oficiales a la SED de manera trimestral el balance general. presentar los resultados obtenidos al ordenador del gasto para su evaluación y toma de decisiones. e) Elaborar mensualmente la relación de cuentas por pagar del Colegio y reportarlo oportunamente en el formato oficial a la SED. k) Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentación oportuna a la Contraloría de Bogotá D. Publicar mensualmente en un lugar del Colegio.

3. pues la normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal. normas técnicas e inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley y aplicar el Régimen Contable Público. MARCO LEGAL Las citas de las normas que se relacionan con los FSE. c) Rendición de cuentas y control e informes sobre la gestión realizada. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE Los FSE realizan tres grandes grupos de actividades: a) Proyección y recaudo de ingresos.sedbogota. Las dos primeras acciones conllevan la elaboración y ejecución del presupuesto anual del FSE. Por lo tanto. (Anexo N° 2) 21 Av. justifica mediante informes. la destinación de los recursos. b) Proyección y ejecución de gastos: Para esto.edu. Catalogo de Cuentas vigente y reglamentos expedidos por el Contador General de la Nación. la Personería de Bogotá. a) Proyección y recaudo de ingresos: Consiste en la identificación y el recaudo de los ingresos que sustentan el Fondo.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- s) Cumplimiento de las normas éticas. c) Rendición de Cuentas e informes sobre la gestión realizada: Los FSE reciben recursos públicos. Esto también implica la organización de registros presupuestales y contables. Esto implica ceñirse a las normas establecidas en cuanto a presentación de informes y a los controles ejercidos por la Contraloría Distrital. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Eldorado No. la elaboración del presupuesto de ingresos y el recaudo de éstos que a su vez origina la elaboración de registros contables.co Información: Línea 195 . es necesario captar los ingresos y distribuirlos de acuerdo con las prioridades de gasto del colegio y su destinación específica. La estimación de los gastos que efectuará el Fondo está en función de la disponibilidad de ingresos y de las prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las necesidades del Colegio. se efectúan de manera enunciativa. fiscal. civil. Y la última. Secretaría de Hacienda Distrital y Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y Organismos de Control. financieros y contables confiables. que para este caso no estarán expuestas. e incluye la presentación de informes a la SED. Esto conlleva a la estimación de los ingresos. 4. entre otros que así lo requieren. la proyección y ejecución de sus ingresos así como la proyección y ejecución de sus gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas legales vigentes y dentro de un conjunto de principios técnicos. b) Proyección y ejecución de gastos.

FSE Se define el sistema presupuestal como el conjunto de actividades relacionadas con el proceso presupuestal.SISTEMA PRESUPUESTAL . a través de una serie de bienes y servicios. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES. el principio de Unidad de Caja será aplicable a los recursos propios de libre destinación. Los principios del Sistema Presupuestal son: Unidad de Caja: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio. Por tanto. Nota. en resultados plasmados en el Presupuesto del Colegio. y su adecuada programación y ejecución. Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de los recursos con que cuenta el Colegio. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . 1. salvo las excepciones contempladas en la Ley. Para los FSE. utilizando las herramientas financieras que conforman el sistema. las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles). El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa. Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los ingresos y gastos que el colegio espera realizar durante la vigencia fiscal.FSE CAPÍTULO II. diferentes a los recursos de transferencias y a los recursos con destinación específica. SISTEMA PRESUPUESTAL . el ordenador del gasto no podrá autorizar gastos que no figuren en el presupuesto aprobado.

Resolución y/o Consejo Directivo. contribuciones o impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas. dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la respectiva orden. está obligado a solicitar constancia sobre la naturaleza y origen de dichos recursos a la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto. Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Después del 31 de diciembre no se podrán asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del mismo año. Especialización: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto deben referirse a los objetivos del colegio. Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse ingresos. o gastos que no estén autorizados previamente por la Ley. requiere de un período determinado.sedbogota.co Información: Línea 195 . para efectos de que la Oficina Asesora Jurídica de la SED tramite ante la autoridad competente el respectivo desembargo. Planificación: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento de las metas establecidas en el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito. Eldorado No. 23 Av. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Anualidad: la realización y el efectivo control del programa financiero en el presupuesto. ni podrán incluirse partidas que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la administración y la inversión.edu. El Rector(a) – Ordenador(a) del Gasto que reciba una orden de embargo de los recursos del FSE. Programación integral: posibilita la existencia de los recursos necesarios para la realización de proyectos. Los ingresos y recursos del presupuesto general de los FSE son inembargables.

ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO La estructura del presupuesto se presenta en el siguiente cuadro: CÓDIGO 21 212 21204 2120402 212040201 21204020101 21204020102 21204020103 2120402010301 2120402010302 21204020104 2120402010401 2120402010402 2120402010403 2120402010404 2120403 212040301 21204030101 21204030102 2120404 212040401 212040402 212040403 212040404 21299 22 221 222 223 224 22401 2240101 2240102 2240103 2240104 2240105 2240106 2240107 24 241 24102 243 245 246 247 CONCEPTO PRESUPUESTO DE INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES No Tributarios Rentas Contractuales Venta de Servicios Derechos Educativos Derechos Académicos Cobros Complementarios Cobros Periodicos Pensiones Alimentarias Servicio de Transportes Otros Cobros Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Reposición de carné Reposición de agenda o del manual de convivencia Comercializacion de Mercancias Venta de Bienes Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentación Venta de Productos Manufacturados Otras Rentas Contractuales Arrendamiento de Bienes y Servicios Prestacion de Servicios Cursos de Extensión a la Comunidad Asesorias y Estudios Técnicos Impartidos Otros Ingresos NO Tributarios TRANSFERENCIAS Nación Departamento Entidades Distritales Administración Central Secretaria de Educación del Distrito Fondos de Reposición Ampliación de Jornada Vitrina Pedagógica Gratuidad Total Escuela .Escuela Útiles Escolares Otras Transferencias SED RECURSOS DE CAPITAL Recursos del Balance Cancelación de Reservas Rendimientos por Operaciones Financieras Excedentes Financieros Donaciones Otros Recursos de Capital TOTAL INGRESOS VALOR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .FSE 2.SISTEMA PRESUPUESTAL .Ciudad .

Deportivas y Culturales Inscripción y partic. en competencias deport.sedbogota.. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.co Información: Línea 195 .GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- CÓDIGO 31 311 31102 3110202 3110203 311020301 3110204 311020401 311020402 3110299 312 31201 3120102 3120104 312010401 312010402 312010403 31202 3120202 3120203 3120204 312020401 312020402 312020403 312020404 312020405 312020406 3120205 312020501 312020502 3120206 312020601 3120207 3120208 312020801 312020802 312020803 312020804 312020805 312020806 3120301 3120302 3120303 3120304 3120305 312030501 312030502 3120306 3120399 315 33 331 CONCEPTO PRESUPUESTO DE GASTOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS PERSONALES SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Jornales Honorarios Honorarios Entidad Remuneración Servicios Técnicos Sistematización de Boletines de Rendimiento Escolar Otras Remuneraciones Servicios Técnicos Otros Gastos de Personal GASTOS GENERALES Adquisición de Bienes Gastos de computador Materiales y suministros Material Didáctico Útiles Escolares Otros Materiales y Suministros Adquisición de Servicios Viáticos y gastos de viaje Gastos de transporte y comunicación Impresos y publicaciones Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Carné Agenda Agenda y Manual de Convivencia Otros Impresos y Publicaciones Mantenimiento Reparaciones Mantenimiento de la entidad Mantenimiento de Mobiliario y Equipo Seguros Seguros de la entidad Suministro de Alimentos Servicios públicos Energía Agua Teléfono Gas Telefonía Móvil e Internet Otros Sentencias judiciales Impuestos.edu. Eldorado No. Tasas y Multas Intereses y Comisiones Sostenimiento de Plantas y Animales Actividades Científicas Deportivas y Culturales Salidas Pedagógicas Otras Actividades Cientificas. culturales y científicas Otros Gastos Generales PASIVOS EXIGIBLES FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN DIRECTA VALOR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 25 Av.

4. Formacion de Valores No. 8. 11. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE #¡REF! ______________________________________________________ RECTOR . Medio Ambiente y Prevenciòn de Desatres No. Fomento de la Cultura No. 1 Vitrina Pedagógica No.Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes No 7.DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO 1er REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 2o REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 1er REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 2o REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 1 (UN) REPRESENTANTE ESTUDIANTES 1 (UN) REPRESENTANTE EXALUMNOS 1 (UN) REPRESENTANTE SECTORES PRODUCTIVOS ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . 2.FSE 331 331 331 331 33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 334 BOGOTÁ HUMANA EJE PLAN DE DESARROLLO Programa Plan Sectorial Proyectos SED No. 6.SISTEMA PRESUPUESTAL . Investigaciòn y Estudios No. Formaciòn Tècnica y para el Trabajo No.DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO RECTOR . 9.Aprovechamiento del Tiempo Libre No. 5. 3. Otros Proyectos PASIVOS EXIGIBLES INVERSIÓN TOTAL GASTOS 0 ARTICULO 2o: El presente Acuerdo rige a partir del 1 de enero de 201X. 10.Educaciòn Sexual No. Escuela Ciudad Escuela No.

de acuerdo a los parámetros establecidos por la SED. alumnos o estudiantes. mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedagógicas. cuando fueran suministrados directamente por el Colegio y no por la SED. 27 Av. Código 21204020101 Hace referencia a matrícula y pensión. Código 21204 Corresponde a Servicios.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- DEFINICIÓN CÓDIGOS PRESUPUESTALES INGRESOS. Código 21204020104 Corresponden a las sumas que deben cancelar esporádicamente los padres de familia. por bienes o servicios específicos como: la reposición del carné. Otros Cobros.co Información: Línea 195 .sedbogota. Cobros Periódicos y Otros Cobros Derechos Académicos. agenda. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Código 21204020102 Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar. por los servicios de transporte escolar y alimentación. Venta de Servicios. manual de convivencia. Servicios Complementarios. Comercialización de Mercancías y Otras Rentas Contractuales. Código 2120402 Comprenden los conceptos de Derechos Educativos Derechos Educativos. Eldorado No. acudientes. Se presupuesta dentro de estos conceptos todo lo que se estime que vaya a recaudar efectivamente durante el año. Cobros Periódicos. independiente de la vigencia en que se haya causado. material didáctico. Rentas Contractuales. Código 212040201 Comprenden los Servicios Complementarios. carné. reposición de la agenda o manual de convivencia. CÓDIGO 21 Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente.edu. Código 21204020103 Hace referencia a las posibles sumas que pagarían los padres de familia. CÓDIGO 2 INGRESOS OPERACIONALES. acudientes o alumnos que voluntariamente lo hayan aceptado. en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados. El Consejo Directivo determinaría el valor a cobrar por cada concepto.

por ejemplo: perfumes. Comercialización de Mercancías. Código 2120403 Productos de proyectos de estudio y experimentación. Arrendamiento de Bienes y Servicios. Código 2120402010403 Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia. aromatizantes. Como tal se hará efectivo su cobro cuando los mismos sean solicitados por los ex alumnos. por ejemplo: productos agrícolas. de artesanías. Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentación. acudiente o alumno para reponer la agenda o el manual de convivencia. podrían relacionar ingresos por este concepto de los estudiantes matriculados en grados 12 y 13 Certificaciones y Constancias. Código 21204030101 Productos que son el resultado de proyectos de estudio y experimentación realizados dentro del proceso educativo. Reposición de Agenda y/o Manual de Convivencia. removedores. cremas para manos y cuerpo. Código 21204030102 Son los productos elaborados por los alumnos de forma manual o mediante el uso de máquinas Otras Rentas Contractuales. Las escuelas normales superiores. Código 2120402010402 Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. Código 2120404 Ingresos derivados del objeto para el cual ha sido creado el colegio. Reposición de carné. debe sustentarse con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobación de la entidad territorial. Por este rubro los colegios pueden proyectar ingresos provenientes de las diferentes solicitudes de certificados y constancias de los ex – alumnos. Venta de Productos Manufacturados. entre otros.SISTEMA PRESUPUESTAL . de reciclaje. acudiente o alumno por la nueva expedición del carné. En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la explotación de bienes de manera permanente. no incluidos en ninguna de las categorías anteriores.FSE Derechos de Grado. Código 212040301 Son los bienes producidos directamente por el colegio. Código 2120402010404 Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia. Código 2120402010401 Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de transferencia. esencias naturales. Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la autorización previa del consejo directivo y quien lo usa deberá restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado. Venta de Bienes. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . productos manufacturados. Código 212040401 Corresponde al canon de arrendamiento de los espacios del colegio. entre otros.

29 Av. padres de familia y demás personal vinculado al colegio por estudios especializados que les sean ofrecidos. estando determinados por una norma previamente establecida (Ley. Nación. Asesorías y Estudios Técnicos Impartidos. Acuerdo. como los ingresos que por concepto de Gratuidad. Otros Ingresos NO Tributarios. La gratuidad educativa se financiará con los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones por concepto de calidad. Código 223 Son los aportes recibidos de las Entidades Distritales como son los Fondos de Desarrollo Local o Entidades Descentralizadas. Eldorado No. Código 221 Son los aportes recibidos del Gobierno Nacional no destinados a la capitalización de los colegios. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión. TRANSFERENCIAS. Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales. que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas. CÓDIGO 22 Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones.edu. no destinados a la capitalización de los colegios. Departamento.co Información: Línea 195 .GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Cursos de Extensión a la Comunidad. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Código 222 Son los aportes recibidos de los departamentos y sus entidades descentralizadas. Código 21299 Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. Entidades Distritales. Código 212040403 Ingresos derivados del pago que hacen miembros de la comunidad o asociaciones comunitarias con el fin de ser capacitados mediante cursos que les permitan ampliar sus conocimientos en temas de su interés. Decreto o Resolución según el caso). transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN. Código 212040404 Ingresos ocasionados en el pago que realizan los alumnos. distintos a los de personal. directamente a los colegios a través de los FSE.sedbogota.

mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y especializadas y las salidas pedagógicas. básica primaria. Escuela – Ciudad – Escuela. Código 2240104 Son recursos que la Secretaría de Educación Distrital – SED. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión. Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar. carné. Cobros Complementarios. Código 224 Son los aportes recibidos de la Administración Central Distrital. manual de convivencia. Proyectos de Inversión.SISTEMA PRESUPUESTAL . transfiere a los colegios oficiales para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total. Fondo de Reposición. material Didáctico. Secretaría de Educación del Distrito. V. Otras Transferencias SED. II. Código 2240107 Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales. Código 2240101 Se originó por el desmonte gradual de matrícula y pensión en los grados de 0° a 9° Vitrina pedagógica. agenda. Código 2240103 Se originó por la asignación de recursos del Gobierno Distrital a colegios oficiales mediante la SED. como a los estudiantes de los ciclos I. según lo estableciera la Resolución de la SED. Código 2240105 Recursos que gira la SED a los colegios en cumplimiento al apoyo de estímulos pedagógicos.FSE Administración Central. VI de educación para adultos. III. Gratuidad Total. Escuela – Ciudad – Escuela. Derechos Académicos. IV. Otras Transferencias SED). para cubrir gastos de textos pedagógicos de consulta y de uso de los estudiantes y profesores. De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales entregados por la Secretaría de Educación Distrital – SED (GRATUIDAD TOTAL. Código 22401 Son los recursos transferidos por la SED determinados mediante acto administrativo. Es matrícula y pensión. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . distintos a los de personal y en beneficio de los estudiantes de preescolar. básica secundaria y media.

dividendos y corrección monetaria resultado de la colocación de recursos en cuentas bancarias. Por la anulación de la reserva que fenece presupuestalmente por no haber sido ejecutada durante la vigencia siguiente a la de su constitución. Eldorado No. se incorporan al presupuesto como donaciones de capital. Código 24 Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance. Código 243 Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses. Los recursos de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsables. donaciones y excedentes financieros generados en la vigencia anterior.co Información: Línea 195 . Donaciones. pero donde el contrato aún se encuentra vigente. Código 24102. ahorros y títulos valores (CDT’s). recursos del crédito. Su ejecución se realizará de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos que los originen y estarán sometidos a la vigilancia de la Contraloría Distrital. Obedece a recursos obtenidos por la cancelación de las reservas presupuestales en los siguientes casos: · · Por la anulación de la reserva constituida en la vigencia inmediatamente anterior para su incorporación y ejecución dentro de la vigencia actual.sedbogota. Código 246 Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carácter nacional o internacional sin contraprestación. Rendimientos por Operaciones Financieras. rendimientos de operaciones financieras. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- RECURSOS DE CAPITAL. Código 247 Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente 31 Av. Código 245 Corresponde a los recursos líquidos en Tesorería que al cierre de la vigencia fiscal no respaldan compromisos y obligaciones presupuestales legalmente adquiridos. Código 241 Son los ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. Su incorporación al presupuesto se realizará mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo. Recursos del Balance. venta de activos (muebles e inmuebles). Otros Recursos de Capital. Cancelación de Reservas. cancelación de reservas.edu. Excedentes Financieros. previa certificación de su recaudo expedido por el órgano receptor.

b) Contrato de prestación de servicios no profesionales celebrados con personas naturales y jurídicas. CÓDIGO 31 Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas.SISTEMA PRESUPUESTAL . Código 3110202 Apropiación para atender los pagos de los trabajadores vinculados por contrato de trabajo. Remuneración Servicios Técnicos. Sistematización de boletines de rendimiento escolar. técnicas y operativas. de lo contrario podrán contratar con persona natural o jurídica. la elaboración de los boletines. Código 311020402 Corresponde al pago que el colegio realiza a personas naturales o jurídicas por la prestación de un servicio técnico distinto al de sistematización de boletines de rendimiento escolar. diferentes a las educativas. SERVICIOS PERSONALES. diferentes a las educativas. CÓDIGO 311 Apropiación destinada al pago del personal que se vincula en forma ocasional para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . pueden obtener los boletines de rendimiento a través de la misma. ni auxiliares para apoyar procesos administrativos. sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no calificadas para actividades relacionadas con la administración o funcionamiento del colegio. que desarrollen labores manuales. pagadera por períodos no mayores de una semana. Otras remuneraciones servicios técnicos. Código 311020401 Pago a personas naturales o jurídicas que prestan el servicio técnico de sistematización de los boletines de rendimiento escolar al colegio. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales. para el desempeño de actividades netamente transitorias que no puedan atenderse con cargo a la planta de personal. Código 3110204 Por este rubro se deberán cubrir los contratos de prestación de servicios celebrados con personas naturales o jurídicas para desarrollar labores no profesionales. que no sean las ordinarias del establecimiento. diferentes a las educativas. Jornales. Estos contratos se realizan de manera transitoria y esporádica de conformidad con el régimen legal vigente. cuando no sean atendidas por personal de planta como: a) Contrato de prestación de servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurídicas. Los colegios que tengan acceso a alguna plataforma de apoyo escolar dispuesta por la SED a través de la página web. No se puede contratar servicios de mensajería. CÓDIGO 3 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no calificadas. Código 311020301 Por este rubro se deberán cubrir los servicios profesionales celebrados con personas naturales o jurídicas para desarrollar actividades de carácter profesional. con quien esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia. Los contratos deberán estar sujetos al régimen contractual vigente y a lo establecido en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001. y que no sean atendidos por personal de planta. Honorarios Entidad. c) Los contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.FSE GASTOS.

Por este rubro no se pueden adquirir equipos Material didáctico. de procedimiento electrónico de datos de grabación e impresión. Otros materiales y suministros. Código 3120102 Gasto por concepto de mantenimiento de equipos de computación hardware y software. los instrumentos o materiales artísticos o deportivos y en general. Código 3110299 Corresponde a los gastos de personal que no están calificados dentro de las definiciones anteriores y se encuentran autorizados por norma legal vigente. equipos de impresión y comunicaciones y contratación de personal temporal.sedbogota. Código 31201 Gastos de Computador. 33 Av. material necesario para artes gráficas y microfilmación. útiles de escritorio. calificados además como elementos de uso fungible en concordancia con lo definido en el párrafo primero del artículo 45° del Decreto 1860 de 1994 “Gastos de dotación personal del alumno tales como: los cuadernos y similares. elementos de botiquín de acuerdo a lo reglamentado por la Secretaría de Salud. Código 312010403 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente.co Información: Línea 195 . 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Eldorado No. suministro para impresión. adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolución. certificados digitales y cinta para código de barras. firma electrónica. insumos para proyectos de producción experimental. guías de lectura. Código 3120104 Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería. Adquisición de medios magnéticos de almacenamiento de información. diademas telefónicas o inalámbricas. las guías educativas. los lápices y demás instrumentos de escritura. las carpetas o sistemas de archivos. Adquisición de Bienes. cafetería y alimentos. ejercicios o pautas de experimentación. GASTOS GENERALES. contratos cuyo objeto sea facilitar el funcionamiento de sistemas de cómputo. elementos de aseo. agrícola o comercial. los materiales que por uso fungible se consideren como dotación personal del alumno mas no como materiales de carácter propio de cada alumno”.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Otros gastos de personal. Materiales y Suministros. los medios magnéticos de almacenamiento de información. Elementos para la conservación de bienes muebles. materiales desechables de laboratorio y semillas. siempre y cuando el mismo no sea asumido por la SED. CÓDIGO 312 Este concepto reúne las erogaciones por la adquisición de bienes y servicios para el normal funcionamiento de la entidad. Código 312010401 Corresponde a las ayudas didácticas o medios que facilitan el proceso pedagógico. material fotográfico. En ningún caso incluye adquisición de equipos de cómputo.edu.

encuadernación. fax y telégrafo. impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta oficial. videos y memorias. Derechos de Grado. servicio de mensajería. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente acompañante. es asumido con recursos de gratuidad y corresponde a gastos asociados a la elaboración y caligrafía de los diplomas. enmarcación de foto mosaicos. Código 312020401 Este concepto de gasto. fotografías. compra de insumos. Si al gestionar ante el Director Local de Educación el sitio de la ceremonia. Impresos y Publicaciones. Código 3120202 Rubro para atender los gastos de transporte. sellos. Gastos de Transporte y Comunicación. formularios. hospedaje y manutención de los estudiantes cuando sean aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución. el acta de grado y la ceremonia de graduación (maestro de ceremonia. remuneración servicios técnicos y del personal supernumerario. ni viáticos y gastos de viajes a contratistas. en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos. fotocopias. Código 3120203 Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos. divulgación y edición de libros. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad. teles. coordinarán con el respectivo Director Local de Educación. Código 312020403 Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración del carné para los estudiantes conforme a la normatividad vigente. empastes. Certificaciones y Constancias. estos dos últimos. diagramación. correo postal. el mismo no se logre o no sea posible. teatro o lugar de ceremonias. diseño. Código 312020402 Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración de certificaciones y constancias. teatro o lugar de ceremonias si la misma se amerita) y el alquiler de togas y birretes. transacciones financieras del establecimiento). renovación derecho código de barras. cartillas. Carné. alquilar el lugar de la ceremonia.FSE Adquisición de Servicios. Los colegios que no cuenten con aula múltiple.SISTEMA PRESUPUESTAL . sin que su alquiler implique cobro adicional a los padres de familia. Código 31202 Viáticos y Gastos de Viaje. siempre y cuando se cuente con recursos disponibles. el cual no puede generar costo alguno pero si el compromiso de entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido. el lugar de la ceremonia de graduación. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar administrativo con funciones de tesorería. No se podrá imputar a este rubro los gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de la ciudad. gastos por concepto de comunicación. siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos. Código 3120204 Rubro destinado al suministro de libros de consulta. de los empleados en cumplimiento de sus funciones. edición de formas. avisos. el rector(a) – Ordenador(a) del gasto puede con los recursos aprobados para el rubro de Derechos de Grado. alquiler de aula múltiple. El Director Local de Educación organizará con los rectores de los colegios que cuenten con estos espacios el cronograma de eventos. Por este rubro no se puede atender el pago de viáticos del personal vinculado por honorarios.

laudo. reparación.sedbogota. Código 3120301 Provee los recursos para pagar el valor de las sentencias. mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles del colegio.edu. Sentencias judiciales. y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación previa de la SED. canales y bajantes. emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P. También se podrá pagar por este rubro la tarifa por utilización de Centros de Arbitraje. siempre y cuando estos gastos no hayan sido asumidos por la entidad territorial. conservación de áreas exteriores. tanques de reserva. conciliaciones. arreglo de filtraciones.E). instalaciones hidrosanitarias. etc. que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección Local de Educación respectivo. aquel que se refiere a los procesos de conservación de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores. conservación. cambio de bombillos. impermeabilizaciones. reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas. en contra del colegio y a favor de terceros. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la Dirección Local de Educación respectivo. tales como bombas de presión y eyección. mantenimiento de cubiertas.co Información: Línea 195 . Código 312020406 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. transacciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes. Los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales fallados se pagarán por el mismo rubro que se pague la sentencia. Se entiende por Mantenimiento Preventivo. Mantenimiento y Reparaciones. laudos. mediante un programa sistemático de inspección. Código 312020405 Gasto relacionado con la elaboración del manual de convivencia conforme a la normatividad vigente Otros impresos y publicaciones. cambio de vidrios. arreglo de enchapes.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Agenda.M. Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparación con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen. Código 312020404 Gasto relacionado con la elaboración de la agenda conforme a la normatividad vigente Manual de Convivencia. y se aplica a máquinas y equipos especialmente. conservación de zonas verdes. Código 312020501 Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales. 35 Av. Código 3120205 Mantenimiento.M.E). antenas. pinturas. Eldorado No. instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P. Mantenimiento de la Entidad.

manutención y/o compra de plantas y animales. día del idioma. así como también los seguros que requieran el levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compañías aseguradoras. lugar y responsable. realizar recepciones. deportivas y culturales tales como: día o feria de la ciencia. tasas. atenciones o similares. Actividades Científicas. Código 3120208 Rubro para sufragar los servicios facturados de energía eléctrica. Salidas pedagógicas. Seguros de la entidad. invitaciones. fecha. horario. Deportivas y Culturales. Código 312020502 Gastos relacionados con la reparación y mantenimiento de bienes muebles de aulas de clase y especializadas. Código 3120303 Apropiación destinada al pago de las comisiones que se ocasionan por las operaciones de tesorería y demás servicios y costos financieros. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Sostenimiento de Plantas y Animales. cualquiera que sea el año de su causación. También incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones. entre otros pero deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios. También incluye los gastos por alimentación. acometidas y traslados. acueducto. actividades teatrales. El gasto efectuado en este tipo de actividades debe estar acorde con un plan previamente estructurado con objetivo.SISTEMA PRESUPUESTAL . Código 312030501 Apropiación destinada para gastos inherentes a salidas de tipo educativo efectuadas con los estudiantes del colegio. Código 312020601 Apropiación destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o pólizas de manejo que requieran los funcionarios distritales de los colegios. Tasas y Multas. sanciones y multas que se ocasionen para el normal funcionamiento del colegio. Los gastos sufragados por este rubro deben estar sujetos a las disposiciones legales vigentes que en materia de austeridad del gasto. cine. reglamentan a las Entidades Públicas. reinstalaciones. Código 3120305 Rubro por el que se registran los gastos de actividades pedagógicas. Impuestos. Código 3120302 Apropiación destinada al pago de tributos. semana o día deportivo. aseo. equipos de aulas especializadas o administrativas y laboratorios del colegio. gas natural y telefonía fija de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcione el colegio.FSE Mantenimiento de Mobiliario y Equipo. jardinero o botánico. cuidado. día del niño. alcantarillado. concentrados. Código 3120304 Corresponde a los gastos en los que incurre el colegio por el mantenimiento. gas. científicas. Intereses y Comisiones. día del alumno. derechos. al igual que las erogaciones por servicio de veterinario. celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Servicios públicos. danzas. suplementos y/o complementos alimenticios para animales.

La clasificación. Culturales y Científicas. iniciación. Deportivas y Culturales. Otros Gastos Generales. realizar recepciones. Estos gastos deben desarrollarse a través de la metodología para formulación y ejecución de proyectos de inversión. celebración de contratos de publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales. Por este rubro podrá adquirirse equipo y mobiliario que el colegio requiera de acuerdo a la disponibilidad de los recursos propios y la descripción del proyecto de inversión. cultural o científico. Las actividades pedagógicas. CÓDIGO 33 Gastos en que incurre el colegio para el desarrollo económico. Código 312030502 Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros definidos anteriormente. social y cultural de su comunidad. cuya erogación sea imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha del colegio. atenciones o similares. INVERSION. presentación. incorporación. CÓDIGO 331 33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 VITRINA PEDAGÓGICA ESCUELA – CIUDAD.sedbogota. accidentales o fortuitos no incluidos específicamente dentro de los rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal. es decir. deportivo.ESCUELA MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE EDUCACIÓN SEXUAL COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES FORMACIÓN DE VALORES FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO FOMENTO DE LA CULTURA INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS OTROS PROYECTOS 37 Av. igualmente pueden adquirir licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual pero previa autorización del nivel central. aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los estudiantes. invitaciones. Código 3120307 Apropiación destinada a cubrir los gastos por inscripción. deportivas y culturales que se financien a través de este rubro.edu. científicas. admisión o ingreso de los alumnos del colegio a competencias de tipo pedagógico.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Otras Actividades Científicas. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Por este rubro no se podrán hacer gastos de capacitación. participación. deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios. de una resolución motivada por parte del Ordenador del Gasto. Este rubro requiere para su ejecución.co Información: Línea 195 . Código 3120399 Incluye los gastos eventuales. alistamiento. Inscripción y Participación en Competencias Deportivas. entre otros que se desarrollen conforme al PEI del colegio y a los siguientes proyectos de inversión establecidos en la Ley 115 de 1994 LEY GENERAL DE EDUCACIÓN. Eldorado No. y estructura de la inversión será la siguiente: DIRECTA.

En consideración al Decreto 2209 de 1998 “Austeridad en el Gasto” es importante tener en cuenta los siguientes artículos para la ejecución de los recursos: Artículo 5o. fiestas. Las entidades objeto de la regulación de este decreto. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . encaminadas a desarrollar. planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen. Está prohibida la realización de recepciones. alimentación. no podrán con recursos públicos celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento. Artículo 6o. agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.FSE Nota.SISTEMA PRESUPUESTAL .

PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos. será establecida por la SED. se deben realizar los cálculos de ingresos y gastos que el FSE estima ejecutar. instrumentos y procedimientos para la elaboración. 39 Av.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 3. madres y padres de familia.sedbogota. estudio y aprobación del presupuesto del Colegio. PREPARACIÒN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO En esta etapa. La fecha de envío de la programación presupuestal. estudiantes. Eldorado No. el Rector . presentación. se debe promover la participación de la totalidad de los estamentos de la comunidad educativa a través del Comité Institucional de Presupuestos con Participación (CIPP).co Información: Línea 195 . teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo del Distrito. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. en el Comité.edu. mediante Acto administrativo. En los colegios se debe procurar la participación del contador.Director y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. el PEI y la priorización de necesidades del Colegio No obstante. con la participación de los integrantes del Consejo Directivo. ETAPAS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL CONCEPTO PREPARACIÓN PRESENTACIÓN ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO APROBACIÓN Envío a la SED RESPONSABLE ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR ORDENADOR DEL GASTO CONSEJO DIRECTIVO ORDENADOR DEL GASTO – apoyado por el PAGADOR Nota. para tener un alto grado de legitimidad en el proceso de formulación del anteproyecto de presupuesto. El CIPP está integrado por representantes de docentes.

Acuerdo que debe ser firmado por los integrantes. el Rector.Rector Proyecto de Presupuesto Rector Proyectos de Presupuesto y Plan de Compras concertado Rector Presentación al CD los proyectos de Plan de Compras y Presupuesto Aprobación mediante Acuerdo del Plan de Compras y el Presupuesto AAFF Reporta el Presupuesto a la SED. sin que fuera posible el quorum PROCESO DE ELABORACION PROYECTO DE PRESUPUESTO INSTANCIA Almacenista AAFF. los cuales deben ser como mínimo la mitad más uno. El Consejo Directivo aprueba el presupuesto desagregado. Director – Ordenador del Gasto elabora con el apoyo del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo.SISTEMA PRESUPUESTAL . mediante Acuerdo de Aprobación y Liquidación de Presupuesto. el cual será presentado al Consejo Directivo para su aprobación. anexando copia de las actas de reuniones firmadas por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifica que no fue aprobado el presupuesto. el Rector lo adopta mediante Resolución Rectoral para su ejecución. Para los colegios incluidos en el programa de “Presupuesto con Participación”. anexando constancia de citación a los integrantes del Consejo Directivo para revisión y aprobación del presupuesto. en un máximo de 3 sesiones. para su aprobación. o en su defecto.Rector FUNCION Consolidación bienes y servicios requeridos para la siguiente vigencia Preparación y elaboración proyecto de presupuesto Presentación al CIPP de los proyectos de plan de Compras y Presupuesto RESULTADO Proyecto de Plan de Compras AAFF . el proyecto presupuestal que es presentado al Consejo Directivo.FSE El Rector. Director elaborará el proyecto de presupuesto con el apoyo del Auxiliar administrativo con funciones financieras y el Comité Institucional de Presupuestos con Participación – CIPP. mediante el aplicativo Presupuesto reportado CIPP: Comité Institucional de Presupuestos con participación CD: Consejo Directivo AAFF: Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .

SED. 13 y 14 de la Ley 715 de 2001”.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Para una adecuada gestión en el manejo de los recursos que ingresan a los FSE.edu. teniendo como marco el Plan Operativo que se deriva del Proyecto Educativo Institucional . los actos administrativos que orientan los lineamientos de Programación Presupuestal vigentes. cobros por servicios complementarios. ü Decreto 4791 de 2008 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11.co Información: Línea 195 . Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel de rubros e inversión a nivel de proyectos. secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación” 41 Av. Por el cual se adopta el Reglamento Territorial para definir el cobro de derechos académicos. Para la elaboración del presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos. los Rectores o Directores deberán distribuirlos priorizando sus necesidades. ü Resolución de Gratuidad N° 2580 del 27 de octubre de 2009 expedida por la Secretaría de Educación del Distrito . cobros periódicos y otros cobros en los colegios oficiales de educación de educación formal de Bogotá. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. 12. Por la cual se establece el Programa Presupuestos Participativos en todos los Colegios Oficiales de Bogotá y los lineamientos generales para la construcción participativa del presupuesto de inversión no recurrente de los proyectos de la SED. ü Guía de Apoyo a los FSE. FACTORES A TENER EN CUENTA PARA LA PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO: · · · · · · Plan Operativo Plan de compras y/o Plan de contratación que incluya el plan de mantenimiento. Los recursos de capital generados por el FSE." ü El Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 “Por el cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar.sedbogota. ü Resolución 280 del 16 febrero de 2010. como son: ü Resolución 4361 del 17 de octubre de 2006. Lineamientos presupuestales Resolución de Gratuidad. Eldorado No. elaborada por la SED (2007) y publicada en la página WEB. primaria.PEI. los colegios oficiales deben tener en cuenta adicionalmente.

excedentes financieros. En la programación de los gastos por Órdenes de Trabajo o prestación de servicios. · INGRESOS DE CAPITAL Son las rentas que se obtienen por concepto de recursos del balance. Decreto o Resolución según el caso). para la vigencia fiscal comprendida entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2012. rendimientos financieros. Distrito Capital. Acuerdo.SISTEMA PRESUPUESTAL . "Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá.FSE ü Resolución 660 de 2011 “Por la cual se adopta el Manual de Programación. que los recursos del FSE se deben destinar a gastos de funcionamiento e inversión diferentes a los de personal. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . PROYECCIÓN DE INGRESOS Se clasifican en: · · · Ingresos Operacionales Transferencias Recursos de Capital · INGRESOS OPERACIONALES Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente. Distrito Capital. estando determinados por una norma previamente establecida (Ley. Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital” ü DECRETO 669 DE 2011. en cumplimiento del Decreto 603 del 20 de diciembre de 2011. Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna. en función de su actividad y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados · INGRESOS DE TRANSFERENCIA Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones. PROYECCIÓN DE GASTOS Su proyección se debe hacer teniendo en cuenta." ü Los demás lineamientos establecidos mediante Memorandos expedidos por la Dirección Financiera para los FSE. que en general constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas. donaciones en efectivo u otros. expedido por la Alcaldesa Mayor Designada de Bogotá. los valores a pagar en ningún caso podrán incrementarse por encima del porcentaje de aumento salarial que fije el Gobierno Nacional para empleados públicos.

las metas y los costos.edu. La programación de estos gastos se asume con recursos del FSE. descripción del proyecto.sedbogota. los componentes. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. es importante que en gastos se inicie con la proyección de los recursos destinados a boletín de rendimiento escolar. el código presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos. como son: COD PTAL 33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 VITRINA PEDAGÓGICA ESCUELA – CIUDAD. derechos de grado. al Plan Operativo y en beneficio de los estudiantes.PEI y el Plan Operativo. teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales. en el cual se relaciona el nombre del proyecto. · GASTOS DE INVERSION Corresponde a todo proyecto que se desarrolle en el colegio encaminado al PEI. 43 Av. agenda y manual de convivencia. Eldorado No. los demás recursos deben ser presupuestados de acuerdo con el proyecto educativo institucional . priorizándolas de acuerdo con el impacto que pueda producir la falta de su realización. Una vez se programen los gastos esenciales. la disponibilidad presupuestal existente e identificando la fuente de financiación (Propios o del Sistema General de Participaciones). contador y los gastos administrativos. para su formulación se debe tener en cuenta el manual de diligenciamiento. los objetivos. Para planear y proyectar en forma eficiente los recursos presupuestados en ingresos.co Información: Línea 195 .GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Los gastos están clasificados en: · · Funcionamiento Inversión · GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Para los cálculos de gastos es indispensable la elaboración previa del Plan de compras o Plan de Contratación y el plan de mantenimiento de planta física. identificación del problema. finalizando con las actividades que se desarrollen a lo largo del año.ESCUELA MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE EDUCACIÓN SEXUAL COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES FORMACIÓN DE VALORES FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO FOMENTO DE LA CULTURA INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS OTROS PROYECTOS La SED ha elaborado un formato que debe ser diligenciado por el responsable de cada proyecto (Anexo N° 3).

darán cuenta de la información de los proyectos de inversión que deberán aprobar los Consejos Directivos de cada colegio para la ejecución de los gastos de inversión. los objetivos. ü Proyectar el valor que será ejecutado durante el próximo año. teniendo en cuenta el orden secuencial establecido en los formatos presupuestales. al Plan Institucional de Mejoramiento Anual (PIMA). ü Establecer la necesidad de nuevos proyectos de inversión conforme al PEI del colegio. para que no haya lugar a la constitución de reservas presupuestales o garantizar que el monto de éstas sea mínimo. Estos formatos. ya que algunos utilizan material didáctico y otros elementos que corresponden a gastos generales de la entidad.FSE Todo proyecto formulado debe estar encaminado al Plan Educativo Institucional (PEI). en el cual se relaciona el nombre del proyecto. en el marco de la elaboración del presupuesto de la siguiente vigencia. y en beneficio de los procesos de enseñanza y aprendizaje de los estudiantes y de iniciativas que propicien el mejoramiento continuo de la calidad educativa institucional. considerar aquellos establecidos en el artículo 14° de la Ley 115 de 1994 “Ley General de Educación”. ü Capacidad de Ejecución y los resultados que se esperan alcanzar el próximo año. A continuación se presentan algunos de los criterios generales para la elaboración de los proyectos de inversión. ü Durante la programación de proyectos de inversión. identificación del problema. No se pueden programar proyectos de inversión que no estén articulados o enmarcados en el PEI o en alguno de los rubros de inversión relacionados. La programación de estos gastos se asume con recursos del FSE. ni se pueden programar recursos de inversión que no estén enmarcados en proyectos formulados por los colegios. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . descripción del proyecto. Es importante aclarar que no todos los proyectos educativos se desarrollan con gastos de inversión. el código presupuestal y su objetivo debe ser consistente con los proyectos establecidos. las metas y los costos.SISTEMA PRESUPUESTAL . debidamente diligenciados. La SED ha ajustado el Anexo 4 para la identificación y seguimiento de proyectos que debe ser diligenciado por el responsable de cada proyecto. ü Los recursos que se destinen a proyectos de inversión. los componentes. se ejecuten conforme a una programación previa de realización y puesta en marcha.

edu. Por ello es importante elaborarlo antes de fijar las partidas presupuestales con el fin de que la partida quede justificada con la información del Plan de Compras. a partir de la relación que el Rector o Director tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. El Plan de Compras. tanto en las calidades como en las cantidades durante un periodo. solicita al almacenista (o quien haga sus veces) elaborar el plan de compras en el formato respectivo y presentarlo al Consejo Directivo para su aprobación haciendo especial énfasis en aquellos gastos a los que hacen referencia los numerales 1. debidamente aprobada por el Consejo Directivo. ü Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del presupuesto del Fondo. boletines. el Rector – Ordenador del Gasto solicita a las dependencias del colegio presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos educativos y los gastos de inversión para la siguiente vigencia y a su vez.co Información: Línea 195 . Así. es importante tener en cuenta que cuando se realice una modificación al presupuesto. busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro. puede efectuar la modificación al Plan de Compras 45 Av. agenda. entre otros. La programación de la compra de bienes. Eldorado No. papelería. Así. 4 y 5 del artículo 11º del Decreto 4791 de 2008. una vez se efectúe la modificación presupuestal. 3. se establecen los gastos recurrentes como: pago del contador. el Auxiliar Administrativo con funciones de Almacenista. carné. manual de convivencia.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- PLAN DE COMPRAS COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Durante la proyección de ingresos y gastos. dentro de la programación de gastos generales y de inversión. es una relación detallada de todos los bienes y servicios que el colegio requiere para su funcionamiento durante un período determinado. deben quedar claramente identificados los rubros que se destinarán a la adquisición de bienes y servicios. necesariamente se debe realizar una modificación al Plan de Compras. Igualmente.sedbogota. Durante la vigencia en que se ejecute el Plan de Compras. El Plan de Compras tiene como objetivos principales: ü Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para funcionar en un tiempo determinado.

SISTEMA PRESUPUESTAL .FSE ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .

APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO El Consejo Directivo. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo.co Información: Línea 195 . el Rector lo adoptará mediante Resolución para su ejecución. los cuales deben ser como mínimo la mitad más uno. repose en el colegio acompañado de un informe donde se fundamente claramente cómo se elaboraron los cálculos de ingresos y gastos y la justificación de los mismos. mediante Acuerdo de aprobación y liquidación (Anexo N° 4) firmado por todos los integrantes presentes. El presupuesto aprobado por el consejo mediante Acuerdo.sedbogota. y si es el caso con los integrantes del Comité Institucional de Presupuestos con Participación) al Consejo Directivo quien en un máximo de 3 sesiones.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO El Rector presentará el proyecto de presupuesto desagregado a nivel de grupos e items (elaborado por él con el apoyo de su Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. recomienda ajustes si los considera necesarios y aprueba el presupuesto desagregado (liquidado) como lo establece el Decreto 4791 de 2008. sugerirá modificaciones o lo aprueba. Eldorado No. analiza. en un máximo de tres (3) sesiones. se presenta a la SED a través del aplicativo que se encuentre dispuesto en la página web de la entidad y es importante que ese presupuesto firmado. 47 Av. anexando copia de las actas de reunión firmada por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifique que no fue aprobado el presupuesto o anexando copia de la convocatoria a los integrantes del Consejo Directivo para revisión y aprobación del presupuesto sin que la misma se pudiera efectuar.edu.

permite: · · Estimar la cantidad de recursos que estarán disponibles en cada mes para atender pagos. Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos la colocación temporal de estos recursos en el mercado financiero en condiciones de plazo y tasa que permitan maximizar los rendimientos. es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. es el instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del presupuesto del FSE. · Al cierre de cada mes. aprobación. Una vez aprobado el PRESUPUESTO se elabora el FLUJO DE CAJA ANUAL. tesorero o quien haga sus veces) y por el Ordenador del Gasto (Rector o Director). al igual que el instructivo y formatos requeridos para realizar dicha labor. control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos. Será elaborado por el responsable de Presupuesto. los giros efectivamente realizados y los ingresos efectivamente recibidos. presentará un informe trimestral de la ejecución presupuestal reflejada en el Flujo de Caja al Consejo Directivo. Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (pagador. El ordenador del Gasto Rector o Director. programación. Establecer políticas y estrategias para el recaudo de los ingresos corrientes y lineamientos en materia de pagos de funcionamiento y/o inversión. En tal sentido se presentan los criterios y metodología a tener en cuenta en la elaboración. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Estos recursos podrán ser reprogramados por el FSE cuando se establezca el momento en que van a ser efectivamente recaudados o utilizados.FSE FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÒN Y EJECUCIÒN PRESUPUESTAL La SED. busca que el Flujo de Caja.SISTEMA PRESUPUESTAL . registro y control del Flujo de Caja. definiendo mes a mes los recaudos y los gastos Nota: No se podrán adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería. El Flujo de Caja. sea una herramienta útil en la planeación. quien realizará el seguimiento de su ejecución. a través de la Dirección Financiera. Control. teniendo en cuenta el ranking financiero de la Secretaría de Hacienda Distrital – SHD. el Flujo de Caja. En síntesis. el Auxiliar Administrativo con funciones financieras reemplazará el Flujo de Caja programado para el mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y los ingresos recibidos es decir. El FLUJO DE CAJA.

000 $ 700.000.000.000 $ 15.000.000.Escuela … C.000 $ 7.000.000.000 $ 4.000 $ 2.000 $ 3.000 $ 7.700.000.000 $ 20.000.000.000.000.000 $ 700.000 $ 2.000 FLUJO DE CAJA ANUAL DE GASTOS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES $ 50.000 $ 15.Ciudad .GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- FLUJO DE CAJA ANUAL DE INGRESOS MODIFICACIONES PRESUPUESTALES PRESUPUESTO PRESUPUESTO ADICIÓN REDUCCIÓN TRASLADO ENERO PROYECTADO APROPIACIÒN CONCEPTO FEBRERO MARZO … AGOSTO SEPTIEMBRE … DICIEMBRE TOTAL Saldo del mes anterior A.000 $ 700.000.000 TOTAL GASTOS Saldo que pasa al siguiente mes $ 164.000.000.000 $ 20.000.000 $ 20.000 $ 0 $ 74.000.000.000 $ 25.000 $ 40.000 $ 60.000.000 $ 49.000 $ 10.000.000.000 $ 70.000 $ 7.000. $ 20.000.edu.000.000.000 $ 20.000.000.700.000 $ 10.000 $ 1.000. B.000.700.000 $ 10.000 $ 2.000 $0 $0 $ 30.000 $ 2.000.000 $ 2.000 $0 $0 $ 20.000.000 $ 7.000 $ 0 $ 13.000 $ 5.000 $ 7.000.000 $ 10.000.000.000 $ 10.000.000 $ 50.000.000.000 $ 188.000 $ 10.000 CONCEPTO PRESPUESTO PROYECTADO PRESUPUESTO ADICIÓN REDUCCIÓN TRASLADO ENERO APROPIACIÒN FEBRERO MARZO … AGOSTO SEPTIEMBRE … DICIEMBRE TOTAL A.000 $ 20.000 $ 20.000.000 $ 24.000.000 $ 50.000.000 $ 50.000. Eldorado No.000.000.000.000. GASTOS DE INVERSIÒN Vitrina pedagògica Proyecto IED Proyecto IED ….000 $ 7.000.000 $ 2.000 $ 15.000 $ 10.000.000.000.000 $ 2.000 $ 18.000 $ 2.000 $ 50.000 $ 7.700.000.000 $ 0 $ 164.000.000 $ 60. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.000 $0 $0 $ 2.000.000 $ 700.000 49 Av.000.000 $ 25.000.000.sedbogota.co Información: Línea 195 .000 $ 10. GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Servicios Personales Honorarios Sistematizaciòn … Gastos Generales Mantenimiento entidad Otros materiales y suministros Agenda Carnè Transporte ….000.000.000 $ 24.000 $ 25.000 $ 7.000 $0 $0 $ 20.000 $ 5.000.000 $ 2.000.000.000.000.000 $ 10.000 $ 7.000.000 $ 10.000.000 $ 5.000 $ 10.000 $ 20.000.000 $ 20.000 $ 7.000.000.000.000.000 $ 700.000. INGRESOS OPERACIONALES Derechos Académicos Cobros Complementarios Certificados y Constancias Arrendamiento de bienes y servicios … B. INGRESOS DE TRANSFERENCIA Reposición Gratuidad Escuela .000 $ 30.000.000 $ 5.000.000 $ 10.000.000.000.000 $ 10.000 $ 24.700.000 $ 25. INGRESOS DE CAPITAL Rendimientos de operaciones financieras Excedentes financieros Donaciones $ 2.000.000 $ 700.000 TOTAL INGRESOS $ 188.000 $ 15.000.000.700.000 $ 70.

aulas comunes y especializadas. Otros Ingresos. Estos se programarán mensual o trimestralmente de acuerdo a las condiciones de pago de intereses de las cuentas de ahorro o inversiones financieras (CDT’s) que posea el FSE. Cuando los recursos de transferencia sean girados por la Entidad Nacional (MEN) a los colegios oficiales a través de los FSE. informe sobre las posibles fechas de transferencia de recursos a los colegios oficiales a través de los FSE y para el caso de Gratuidad.SISTEMA PRESUPUESTAL . Los recaudos por este concepto se programarán conforme a la normatividad vigente. Son recursos recibidos del Gobierno Nacional. En el caso de las transferencias del Distrito. El Flujo de Caja de ingresos se debe elaborar de acuerdo al comportamiento de los recaudos del FSE.Gratuidad total” y se identificarán como Recursos Propios – RP. estas se programarán y se ajustarán en los meses en los cuales la SED mediante comunicado. cobros complementarios y derechos de grado. (DONACIONES.FSE Elaboración del FLUJO DE CAJA de Ingresos. Otros ingresos no tributarios. Departamental o Distrital. Certificados y Constancias. Estos se programarán de acuerdo a la proyección realizada por el FSE con base en el comportamiento histórico de los dos últimos años. para los grados diferentes a los de cero a once y ciclos de educación para adultos. Rendimientos Financieros. cafetería. así Ingresos Operacionales: · Derechos Académicos. OTROS INGRESOS NO RELACIONADOS). · · · Ingresos de Transferencias. Arrendamiento de servicios de talleres. Se programarán conforme las fechas de recaudo establecidas por parte de las escuelas normales superiores. laboratorios. Ingresos de Capital. estos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingreso denominado “Nación” y se identificaran como recursos del Sistema General de Participación – SGP. Estos ingresos se programaran mes a mes de acuerdo con el canon de arrendamiento establecido para cada servicio. Otras Rentas Contractuales. tienda escolar. Estos se programarán en cada uno de los meses en los cuales se espera recibir los recursos ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . los recursos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingresos denominado “Entidades Distritales – Secretaría de Educación Distrital .

Valor del Proyecto.sedbogota. Gastos de Funcionamiento Servicios Personales. Tipo de contratos requeridos. 51 Av. Gastos Generales. Fecha de ingreso al almacén. Tipo de servicio (Gas y Teléfono). Gastos de materiales y suministros. Inscripciones. Forma de pago pactada en los contratos (pagos en cuotas iguales. contra entrega total. mensual. semestral. Valor de los equipos o insumos. Tipo de Actividad. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. b) La forma de pago pactada en los contratos (pagos en cuotas iguales.co Información: Línea 195 . Servicios Públicos. por horas. mensual.edu. Duración. o parcial). deportivas y científicas. d) Fecha de Terminación del Contrato. Insumos requeridos. trimestral. Los pagos se programarán teniendo en cuenta: · · · · · · Inventarios. Los rubros de jornales. Honorarios (Contador) y Remuneración de Servicios Técnicos se programarán teniendo en cuenta: a) Tipo de Contrato (a destajo. Beneficios. Políticas de reducción del consumo. Cantidad de bienes o insumos. Valor de la Tarifa. Los pagos se programarán de acuerdo con: · · · · · Comportamiento de los consumos en las dos últimas vigencias.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Elaboración del FLUJO DE CAJA de Gastos. por servicios prestados). Actividades Culturales. Los pagos se programarán de acuerdo con: · · · · · · · · Fecha programada de realización. Fechas de facturación. Fecha de compra de los bienes o insumos. trimestral. Eldorado No. semestral). c) Fecha de Inicio del Contrato.

Y el saldo correspondiente será trasladado al mes en que efectivamente se realizará el pago o se recibirá el ingreso.SISTEMA PRESUPUESTAL . La reprogramación se debe realizar por lo menos una vez al mes. Adición o Reducción del Presupuesto. El Flujo de Caja – puede ser modificado: · · En forma vertical como producto de un traslado. de la siguiente manera: En los primeros tres días hábiles de cada mes el Ordenador del Gasto Rector o Director y el Pagador. puede efectuar la modificación al Flujo de caja Los valores de la modificación deben ser incluidos en la columna de modificaciones: cuando se trata de una adición se incluye con signo positivo y cuando se trate de una reducción con signo negativo. Cuando se realiza una modificación al presupuesto necesariamente se debe realizar una modificación al Flujo de Caja. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Auxiliar Administrativo con funciones Financieras o quien haga sus veces. la cual debe venir acompañada por la reprogramación respectiva. una vez se efectúe la modificación presupuestal.FSE Modificación al Flujo de Caja. La reprogramación es un mecanismo que tiene la entidad para adelantar o retrasar pagos y así ajustar el Flujo de Caja a la realidad del colegio. ajustará el Flujo de Caja programado a los recaudos y pagos reales efectuados durante el mes anterior. ni se debe efectuar ningún pago que no esté amparado en el mismo. En forma horizontal como consecuencia de las reprogramaciones efectuadas mes a mes. debidamente aprobada por el Consejo Directivo. No deben existir saldos de Flujo de Caja negativos. Así. el AAFF – Pagador. Tesorero.

sedbogota.co para subir la información.sedbogota. 53 Av. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.co Información: Línea 195 . El envío de esta información tiene efecto de consolidación por parte de la SED pero no de aprobación.edu.edu.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ENVIO DEL PRESUPUESTO A LA SED En cumplimiento de las normas. la SED establecerá mediante acto administrativo la fecha de presentación de informes presupuestales ante la Dirección Financiera. los formatos para la presentación de los proyectos de inversión y la ruta virtual que se deba seguir a través de la página www. Eldorado No.

otros cursos de extensión a la comunidad y asesorías de estudios técnicos. Reposición de carné. Otras Rentas Contractuales. Son los que se obtienen por la utilización de los recursos del colegio en la prestación del servicio educativo o por la explotación de bienes o servicios del colegio. por el Consejo Directivo mediante Acuerdo. a saber: · · · Derechos Académicos.FSE 4. material didáctico. · · · · La mayoría de los ingresos operacionales son asumidos ahora a través de la GRATUIDAD TOTAL exceptuando los ingresos por concepto de “Otros cobros. prestación de servicios. (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once). Derechos de Grado (en el caso de la escuela normal superior para los grados 12 y 13). carné. mantenimiento de mobiliario y equipos utilizados en aulas de clase y especializadas y salidas pedagógicas. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Una vez aprobado el presupuesto desagregado por rubros e ítems (liquidado). 4. Arrendamiento de Bienes y Servicios. Otros Cobros. Otros ingresos no tributarios. Operacionales.SISTEMA PRESUPUESTAL . Para el caso de los ex – alumnos. agenda y manual de convivencia. reposición de agenda y manual de convivencia. transferencias y recursos de capital. aprobado el Plan de Compras o Plan de Contratación y elaborado el flujo de caja se da inicio a la fase de EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. Venta de bienes producidos por el colegio. Certificaciones y Constancias. Otras rentas contractuales y Otros ingresos no tributarios” ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . venta de productos de proyectos de estudio y experimentación y venta de productos manufacturados. Matrícula y pensión (en el caso de la escuela normal superior y para los grados diferentes a los de cero a once).1 EJECUCIÓN ACTIVA Recaudo de Ingresos. Cobros Complementarios. La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo anual de los ingresos del presupuesto del Colegio soportados en comprobantes de ingreso y/o actos administrativos y se clasifican en ingresos operacionales. Boletines de rendimiento escolar.

seguimiento y control. · 55 Av. Dentro de las competencias que la normatividad le otorga a la Nación está la de desarrollar actividades de monitoreo. no podrán ser comprometidas por el rector o director hasta tanto no se reciban en las cuentas del respectivo FSE. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. los mismos se ejecutarán conforme a la normatividad vigente y sin embargo. de los estudiantes registrados en el sistema de matrícula en los niveles de preescolar. son ejecutados en el pago del servicio de transporte escolar del programa Escuela – Ciudad – Escuela (Expediciones. Estos recursos son identificados como recursos del Sistema General de Participaciones – SGP y son transferidos a los colegios oficiales a través del FSE mediante Resolución. básica primaria. derechos de grado. básica secundaria y media. Otras Transferencias SED. · Nación. Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales soportados en un acto administrativo. Decreto o Resolución según el caso). contador y los gastos administrativos. Son recursos financieros girados directamente a los FSE de los colegios por las entidades públicas de cualquier orden. Son recursos que transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN por concepto de Gratuidad a los colegios oficiales como resultado de la exención del pago de los Derechos Académicos y cobros complementarios incluyendo los derechos de grado. Eldorado No.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Transferencia. estando determinados por una norma previamente establecida (Ley. para compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total pero conforme a la normatividad vigente.sedbogota. Tienen destinación específica. Son recursos que transfiere la Secretaría de Educación Distrital – SED. Acuerdo. Las transferencias que las entidades territoriales efectúen a los colegios. su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista contraprestación alguna. En cuanto a los ingresos que perciban los colegios a través del FSE por este concepto. diferentes a los de personal y de todas formas atendiendo lo establecido en la normatividad vigente. agenda incluyendo manual de convivencia o solo manual de convivencia. El colegio deberá velar por la optimización de estos recursos de tal manera que se garantice el adecuado desarrollo del PEI. deberán asignar recursos para los siguientes conceptos: carné y boletín de rendimiento escolar para aquellos colegios que aún no cuenten con la plataforma de apoyo escolar. Son recursos que la SED transfiere a los colegios de acuerdo a las expediciones pedagógicas. Así.co Información: Línea 195 . eventos y tiempo extraescolar).edu. los recursos de Gratuidad Total se constituyen en los dineros que le permiten a los colegios asumir los gastos de funcionamiento e inversión. motivo por el cual el MEN expide la GUIA Nº 8 a través de la cual describe algunas de las herramientas de las que dispone para desarrollar actividades de seguimiento. por concepto de Gratuidad Total a los colegios oficiales y en concesión. · Distrito. · Escuela – Ciudad – Escuela.

que respaldan las apropiaciones en el gasto tienen un comportamiento acorde a lo proyectado. FLUJO DE CAJA ANUAL Y MENSUALIZADO PRESUPUESTO APROPIACIÒN PRESUPUESTAL INGRESO A ALMACEN O RECIBIDO A SATIS ACCIÒN. y no destinados a la capitalización de los colegios. donde con claridad logren establecer que los recursos propios. no clasificados en las categorías anteriores.2 EJECUCIÓN PASIVA La ejecución pasiva del presupuesto se realiza mediante la adquisición de compromisos y la ordenación del gasto. 4.SISTEMA PRESUPUESTAL . Orden de pago y cheque SE LEGALIZA EL CONTRATO. pero determinados en un acto administrativo. de transferencia y de capital. Recursos de Capital. Son los aportes recibidos de otros organismos o entidades gubernamentales. PROCESO CONTRACTUAL. Son los que obtiene el colegio eventualmente por concepto de recursos del balance. PLAN DE COMPRAS. donaciones en efectivo. bien sea directamente o a través de la correspondiente entidad territorial y que deben ser administrados a través del FSE Mensualmente se le deberá hacer un análisis a la ejecución de ingresos. HASTA 20 SMMLV REGLAMENTA CONSEJO DIRECTIVO ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . rendimientos financieros.FSE Otras Transferencias. SE EXPIDE EL REGISTRO PRESUPUESTAL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.

· ADICIÓN DE EXCEDENTES FINANCIEROS Son recursos que corresponden al valor neto en tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales. reservas presupuestales. ACTIVIDADES PRESUPUESTALES Una vez elaborado y subido al aplicativo dispuesto por la SED el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo.co Información: Línea 195 . en el presupuesto de ingresos al rubro denominado “Cancelación de reservas” y en el presupuesto de gastos se adicionan al segundo árbol presupuestal afectando el o los rubros que le dieron su origen. cuentas por pagar. son autorizaciones máximas de gasto que el Consejo Directivo aprueba mediante Acuerdo. mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo. para ser comprometidas durante la presente vigencia fiscal y corresponden al valor asignado para cada rubro. efectuada la ejecución activa del mismo. 57 Av. acreedores varios e ingresos recibidos por anticipados). estas deben ser canceladas en la vigencia actual mediante “Acta de Cancelación” y sus recursos deben ser adicionados. necesidades del colegio y la normatividad vigente. el responsable de presupuesto debe expedir el certificado de disponibilidad presupuestal y el registro presupuestal (por el valor del monto pendiente de pago) que soporta el contrato.edu. en consideración con el Plan de Compras y el Flujo de Caja (Decreto 4791 de 2008). y antes de continuar el proceso de ejecución presupuestal de la vigencia. afectando el rubro que le dio su origen y el segundo árbol presupuestal. el responsable del presupuesto debe verificar previamente que los recursos estén disponibles en la tesorería. al presupuesto de ingresos al rubro de Recursos de Capital – Excedentes Financieros y al presupuesto de gastos al o los rubros que apruebe el consejo directivo teniendo en cuenta la destinación especifica o no de los mismos. Eldorado No.sedbogota. estos recursos deben ser adicionados. mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo. siempre y cuando haya lugar a las mismas: · CANCELACIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES Cuando los responsables del presupuesto han constituido en el cierre presupuestal de la vigencia inmediatamente anterior. es importante surtir las siguientes actividades. Cuando se trate de recursos con situación de fondos. su fuente de financiación. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Una vez surtido este paso.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual del Colegio. Una vez iniciada la vigencia.

d) Plan de Compras aprobado por el Consejo Directivo.FSE ETAPAS EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO En la ejecución de un gasto. l) Factura (bien). es importante tener en cuenta los siguientes pasos: a) Presupuesto elaborado por el Rector como ordenador del gasto con el apoyo del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras – AAFF y la participación del Comité Interinstitucional de Presupuestos Participativos. Contrato (Minuta de Contrato de suministro – Minuta de Contrato de prestación de servicios. fechado. con ajuste mensual. estudios de mercado y/o justificación de la necesidad. e) Flujo de Caja Anual (Decreto 4791 de 2008). teniendo en cuenta la cuantía. f) Estudios previos. por parte del Ordenador del Gasto Vs Plan de compras y flujo de caja mensual h) Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Vs Tarjeta Presupuestal – plan de compras y flujo de caja mensual i) j) Proceso Contractual. g) Solicitud del CDP. c) Ejecución activa del presupuesto soportada en comprobantes de ingreso y/o actos administrativos. b) Presupuesto liquidado aprobado por el Consejo Directivo. teniendo en cuenta igualmente los requisitos habilitantes del contratista o proveedor.SISTEMA PRESUPUESTAL . foliado y numerado. comprobante de ingreso a almacén y/o recibo a satisfacción (servicios) m) Orden de Pago con afectación contable. mediante Acuerdo firmado. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Minuta Contrato de Obra) k) Registro Presupuestal (RP) – con el cual se perfecciona y se legaliza el contrato. n) Cheque – comprobante de egreso y descuentos de ley Igualmente para la ejecución presupuestal se tendrán en cuenta las Modificaciones Presupuestales.

o Donaciones. formato de Tesorería. Anexar acta de reporte de excedentes financieros.sedbogota. ese mismo valor de la adición deberá verse reflejado en la columna “adición”. Todo traslado presupuestal debe ser aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo (Anexo Nº 6). Aquellos ingresos que el colegio perciba a través del FSE mediante Resolución o acto administrativo.co Información: Línea 195 . 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Las Adiciones. En el presupuesto de gastos. según el o los rubros para los cuales será distribuido hasta afectar el presupuesto definitivo. el valor de la adición deberá reflejarse en el rubro Excedentes Financieros. según sea el caso. Eldorado No. por lo tanto. cancelación de reservas. según sea el caso. el proyecto de acuerdo de adición. deben ser aprobadas por el Consejo Directivo. donaciones). ubicándolos en la columna “adición” afectando el presupuesto definitivo y el presupuesto ejecutado. en el cual se indique el origen de los recursos a adicionar o en su defecto los rubros que dieron origen a esa adición (Excedentes financieros. el cual llevará relacionado el número de autorización suministrado por la SED.y el procedimiento a seguir es el siguiente: · · · · Efectuar la solicitud de autorización para la adición presupuestal mediante oficio firmado por el Rector.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- MODIFICACIONES PRESUPUESTALES La Modificación Presupuestal. Adjuntar a dicho oficio. acta de constitución de reservas presupuestales y/o acta de donación de dinero. Los Traslados son las modificaciones que no varían el total del presupuesto sino que cambian la composición del mismo. El traslado disminuye el monto de una partida (contracrédito) para aumentar la de otra (crédito) en la misma cuantía. son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del presupuesto por la incorporación de un nuevo recurso no previsto o por un recaudo superior al programado inicialmente. Una vez obtenida la aprobación de la adición presupuestal por parte de la Secretaría de Educación. es una variación mediante la cual y por Acuerdo se aumentan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones. 59 Av. ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios. o cancelación de reservas. El valor de la reducción debe ser igual tanto en ingresos como en gastos. Las reducciones afectan siempre el monto total del presupuesto y. copia del Presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la vigencia. Adjuntar los formatos de “Ejecución Presupuestal” diligenciados de la siguiente manera: En el presupuesto de ingresos.edu. para complementar las partidas insuficientes. Todo nuevo ingreso que perciba el colegio y que no esté contemplado en el presupuesto del FSE. el Ordenador del Gasto presentará al Consejo Directivo para su aprobación. Las Reducciones son la decisión definitiva de no ejecutar un monto determinado de gastos por inexistencia del recurso para su financiación o por variación de las circunstancias. no requieren solicitud de adición por parte de la SED. será objeto de una adición presupuestal mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo (Anexo N° 5) Para adicionar el presupuesto en cuantía superior al 20% se deberá contar con autorización previa por parte de la Secretaría de Educación – Dirección Financiera – Oficina de Presupuesto . al igual que cancelar o aplazar las apropiaciones aprobadas.

NIT Detallar que es un Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Firma del Responsable de presupuesto. Emitir el siguiente enunciado: “El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X existe apropiación disponible para atender la presente solicitud. La información que contiene el CDP incluye: · · · · · · · · · · · · · Nombre del Colegio. No se podrán adquirir compromisos. Nombre del Solicitante (Ordenador del Gasto) y número de oficio.FSE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) Una vez aprobado el Presupuesto mediante Acuerdo. a través de las Tarjetas Presupuestales o los formatos que se puedan establecer a través del cual se pueda obtener un reporte de emisión de CDP a la fecha. elaborado el Flujo de caja y el plan de compras.” Código Presupuestal. es el documento expedido por el responsable del presupuesto o por el funcionario que desempeñe estas funciones en cada Colegio. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . mediante el cual afecta en forma preliminar un rubro presupuestal. debe solicitarle por escrito al Auxiliar Administrativo con funciones financieras el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP (Anexo N° 7). Fecha de expedición del CDP.SISTEMA PRESUPUESTAL . para determinar los saldos de apropiación. ni registrar actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales sin contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos. Objeto del CDP. en bancos y expedir nuevas disponibilidades. Nombre del Rubro Presupuestal. Los colegios deberán llevar un registro de esta operación. disponibles por fuente de financiación. Fuente de financiación Valor del CDP a expedir. El CDP. Para esto. El CDP afecta sólo preliminarmente el presupuesto hasta tanto se perfeccione el compromiso y se efectúe el correspondiente Registro Presupuestal. los cuales deben numerarse en orden secuencial. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones. Tenga en cuenta que el CDP no constituye un compromiso presupuestal y por tanto no da lugar a ejecución de recursos. garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de apropiación presupuestal. el ordenador del gasto puede dar inicio a la adquisición de bienes. Número de la Disponibilidad. obras o servicios allí registrados. En la expedición del CDP es importante identificar la fuente de financiación que respaldará el compromiso.

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112 – SECRET ARÍA DE EDUC ACIÓN 01 – UNIDAD 01 FONDO DE SERVIC IO EDUC ATIVO COLEGIO _____________________________________ INSTITUCIÓN EDUC ATIVA DISTRIT AL NIT ______________________________________________ COD DANE ____________________________________________________ CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP N° ____ EL SUSCRITO RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO CERTIFICA Que en el presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia ____ existe apropiación para atender la presente solicitud, así: CÓDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR

Fuente: Total

__________________________________ ___________________________________

OBJETO: ____________________________________________________ Se expide a solicitud del señor ___________________ Rector y/o Director – Ordenador del Gasto del colegio ______________________, mediante oficio número ________de fecha ________ de ________de _________ (del mismo año).

_____________________________

NOMBRE DE LA AAFF - PAGADORA AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS Responsable del presupuesto

Anulación total o parcial de Disponibilidades Presupuestales Pueden tener origen en las siguientes situaciones: · ·
·

Cuando se perfeccione el compromiso respaldado con un CDP y el valor comprometido resulte inferior al valor de la disponibilidad. Cuando no se hace uso del CDP. Al cierre de la vigencia los CDP no utilizados y los saldos se anulan de oficio.

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PROCESO CONTRACTUAL
Surtido el proceso de elaboración de la justificación o de los estudios previos, según corresponda, y expedido el CDP, se da inicio al proceso contractual mediante el cual se lleva a cabo la adquisición de un bien o de un servicio. Así, todos los actos y contratos que tengan por objeto bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de servicios educativos, se harán respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse. Se harán con el propósito fundamental de proteger los derechos de los niños y de los jóvenes, y de conseguir eficacia y celeridad en la atención del servicio educativo, y economía en el uso de los recursos públicos. El Consejo Directivo de cada establecimiento podrá señalar, con base en la experiencia y en el análisis concreto de las necesidades del establecimiento, los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato que cree, extinga o modifique obligaciones que deban registrarse en el Fondo, y cuya cuantía sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales. El Consejo puede exigir, además, que ciertos actos o contratos requieran una autorización suya específica. Ninguna otra norma de la Ley 80 de 1993 será aplicable a los actos y contratos de cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales que hayan de vincularse a las cuentas de los Fondos. Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal, teniendo en cuenta su valor y naturaleza, y las circunstancias en las que se celebren. El Gobierno Nacional podrá indicar los casos en los cuales la cuantía señalada en el presente inciso será menor. El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los límites que fijen los reglamentos. Habrá siempre información pública sobre las cuentas del Fondo en las condiciones que determine el reglamento. En ningún caso la SED responderá por actos o contratos celebrados en contravención de los límites enunciados en las normas que se refieren al Fondo; las obligaciones resultantes serán de cargo del rector o director, o de los miembros del Consejo Directivo si las hubieren autorizado. En ese sentido, para la realización de actos o contratos con recursos del Fondo de Servicios Educativos- FSE, se deben tener en cuenta la cuantía y el objeto del contrato porque estos aspectos pueden ayudar a definir la modalidad para realizar el proceso de selección y contratación.

………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS……

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·

SEGÚN CUANTÍA

CUANTIA
0 A 20 SMMLV 20 A 28 SMMLV

MODALIDAD DE SELECCIÓN
Reglamenta el Consejo Directivo Decreto 734 de 2012. SUBASTA INVERSA. Se elaboran estudios previos simplificados y se publica en página de contratación SECOP

28 A 280 SMMLV

Decreto 734 de 2012. SELECCIÓN ABREVIADA (de CTUCU - Subasta inversa - NO CTUCU, Menor cuantía). Se elaboran estudios previos, se publica en página de contratación SECOP.

Para entidades de presupuesto anual inferior a 120.000 smmlv la menor cuantía son 280 smmlv y la mínima cuantía es el 10% de la menor cuantía

Los actos y contratos de cuantía inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes se regirán según lo establecido en el reglamento previamente elaborado y aprobado por el Consejo Directivo. Este reglamento debe ser presentado cada año al nuevo Consejo Directivo para su modificación o aprobación, mediante Acuerdo Es importante tener en cuenta que quien debe hacer la recepción y estudio de las ofertas y/o cotizaciones será la o las personas delegadas por el Rector(a) – ordenador del gasto, quien o quienes emitirán un cuadro comparativo para la selección por parte del ordenador del gasto de la oferta favorable. Cuando el rector(a) seleccione una propuesta diferente a la arrojada en el proceso de evaluación, lo justifica mediante Resolución. El Consejo Directivo puede a través del reglamento, establecer los tipos de contratos que requieran su autorización, el número de cotizaciones según el monto, prioridades, identificación de necesidades, programación del gasto a través del flujo de caja, transparencia, equidad, entre otras Los reglamentos incluirán las disposiciones necesarias para que los particulares que quieran vincular bienes o servicios para provecho de la comunidad en los colegios, pueden hacerlo previo contrato autorizado por el Consejo Directivo y celebrado por el rector en el que la entidad a cargo del colegio se comprometa a que esos bienes se usarán en la forma pactada, sin transferencia de propiedad cuando el contrato no la haya previsto, y de acuerdo con las reglas del Código Civil. Igualmente deben reglamentar sus procedimientos, formalidades y garantías, cuando lo considere conveniente.

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Este comité dura hasta cuando se selecciona la persona natural o jurídica a quien se le asignará el contrato 0 A 20 SMMLV 20 A 28 SMMLV 28 A 280 SMMLV ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . nombra un COMITÉ EVALUADOR que se encargará de evaluar las ofertas quien igualmente realizará un cuadro comparativo.FSE Cuando el rector. comité que se crea solo para un contrato determinado. y las circunstancias en las que se celebren…”. debe acogerse a lo establecido en el reglamento elaborado y aprobado por el Consejo Directivo. Los actos o compromisos de cuantía entre los 20 a 28 smmlv. será la seleccionada por el rector. caso contrario puede entonces conformar un COMITÉ DE COMPRAS o Comité Evaluador que se encargue siempre de evaluar las ofertas El rector . será la seleccionada por el rector.SISTEMA PRESUPUESTAL . designado para ese tipo de contrato. CUANTIA ESTUDIO DE OFERTAS La persona que estudia las ofertas y hace cuadro comparativo. la(s) persona(s) que realizarán el estudio de las ofertas serán las personas seleccionadas por el ordenador del gasto y para contratos de 28 a 280 smmlv. Tema que será ampliado en la GUIA que para tal efecto expedirá la Dirección de Contratación de la SED Los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes se regirán por las reglas de la contratación estatal vigente. director – ordenador del gasto. teniendo en cuenta su valor y naturaleza. caso contrario puede entonces conformar un COMITÉ DE COMPRAS o Comité Evaluador que se encargue siempre de evaluar las ofertas La persona que estudia las ofertas y hace cuadro comparativo. adquiera un compromiso que no supere los 20 smmlv. quien hace el estudio de las ofertas será el COMITÉ EVALUADOR.ordenador del gasto.

sobre la oferta favorable. cuando el mismo no se acoge al resultado arrojado por el cuadro comparativo. Una vez realizado el cuadro comparativo de las ofertas a través del cual se puede determinar la oferta favorable. Eldorado No. relacionado en el plan de compras y en el flujo de caja. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. y justifica mediante Resolución su selección. y justifica mediante Resolución su selección. el Rector como ordenador del gasto selecciona.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- CUANTIA SELECCIÓN Una vez realizado el cuadro comparativo de las ofertas a través del cual se puede determinar la oferta favorable.edu. Una vez realizado el cuadro comparativo de las ofertas a través del cual se puede determinar la oferta favorable. sobre la oferta favorable. cuando el mismo no se acoge al resultado arrojado por el cuadro comparativo. 0 A 20 SMMLV 20 A 28 SMMLV 28 A 280 SMMLV Nota: Cualquier tipo de contrato que se lleve a cabo en el colegio. sobre la oferta favorable. estar programado presupuestalmente.co Información: Línea 195 . 65 Av. el Rector como ordenador del gasto selecciona. el Rector como ordenador del gasto selecciona. debe estar amparado en un Certificado de Disponibilidad Presupuestal _CDP_. cuando el mismo no se acoge al resultado arrojado por el cuadro comparativo. y justifica mediante Resolución su selección.sedbogota.

SISTEMA PRESUPUESTAL . es el documento mediante el cual se hace constar la operación del registro de los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes. registrado en la tarjeta presupuestal del rubro correspondiente identificando fuente de financiación y llevado a cabo el proceso contractual definiendo cuantía. NIT Detallar que es un Registro Presupuestal. beneficiario. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . En esta operación se debe indicar claramente el valor y el tiempo de ejecución del compromiso. para tal efecto. El certificado de RP. formas de pago. Nombre del Rubro Presupuestal.” Código Presupuestal. Emitir el siguiente enunciado: “El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X (actual) existe apropiación disponible para atender la presente solicitud. es decir antes de la iniciación del contrato. El objeto del RP y el valor por el cual se expide. el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita haciendo constar que la operación se realiza en forma oportuna. Firma del Responsable de presupuesto.FSE REGISTRO PRESUPUESTAL (RP) Una vez expedido el CDP. Fecha de expedición del RP. una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar. se procede a la solicitud del RP por parte del Ordenador del Gasto. El RP debe contener la siguiente información: · · · · · · · · · · · · · · Nombre del Colegio. Una vez emitido el RP por el valor total del contrato. El RP constituye requisito indispensable para iniciar la ejecución de un contrato. Valor del RP a expedir. objeto. es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación. Nombre del Beneficiario (Proveedor y/o contratista) Objeto del RP. se libera en la tarjeta presupuestal el excedente que se registre en el CDP (si lo hubiere). Número del Registro. obras y servicios en el presupuesto. El RP es un requisito de perfeccionamiento de los actos administrativos que afectan al presupuesto. debe ser igual al valor del contrato. entre otras. garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. El RP. Fuente de Financiación Número del CDP a afectar. Una vez se firma el contrato el mismo se legaliza con la expedición del RP.

Eldorado No.RP N° __________ El suscrito responsable del presupuesto certifica Que se ha efectuado el registro presupuestal para atender compromisos.C: ________________________________________________ Se expide a los _____días del mes de ___________de _________ ___________________________ NOMBRE DEL AAFF .sedbogota.PAGADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS Responsable del presupuesto 67 Av. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.co Información: Línea 195 . así: CÓDIGO PRESUPUESTAL CONCEPTO VALOR Fuentes: Total CDP N°_____________ TIPO Y NÚMERO DE COMPROMISO: Por Ejemplo: Orden de Compra N°00x0 OBJETO: $ BENEFICIARIO: __________________________________________________ NIT y/o C.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 112 – SECRET ARIA DE EDUC ACIÓN 01 – UNIDAD 01 FONDO DE SERVIC IOS EDUC ATIVOS COLEGIO <<NOM BRE DEL C OLEGIO>> INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL NIT __________________________ COD DANE ______________________________ CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL .edu.

esto es. además de los requisitos anteriores. Al anular total o parcialmente un RP se debe anular igualmente el saldo o el valor total de la Disponibilidad Presupuestal que amparó el compromiso. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Ordenación de Gastos de Funcionamiento. La declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a dicho compromiso. Que el gasto corresponda a un proyecto debidamente formulado y que haga parte del presupuesto anual aprobado. Anulación total o parcial de Registros Presupuestales. Para la ordenación de un gasto se deben tener en cuenta principalmente los siguientes aspectos: · · · · · Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del rubro presupuestal que se pretende afectar. Expedición de registro Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en la norma de contratación vigente. Programar previamente en el Flujo de Caja los recursos necesarios para atender los pagos que se generen de la ordenación de dicho gasto. si es persona natural o jurídica. los siguientes · · Que el gasto ordenado corresponda a un proyecto enmarcado dentro del PEI del colegio. En la ordenación de gastos de inversión deberán tenerse en cuenta. Iniciar el trámite contractual siempre y cuando exista CDP previo.SISTEMA PRESUPUESTAL . Al efectuar esta anulación deberá contar con el soporte que le garantice la operación (Resolución o Acta de liquidación). Los casos en que se presentan estos eventos son los siguientes: · · La liquidación de los contratos que presenten saldos. Ordenación de Gastos de Inversión.FSE El responsable de Presupuesto de cada colegio no podrá expedir registros presupuestales con anterioridad a la firma y fecha del compromiso adquirido mediante contrato y el contrato se firma una vez el contratista o proveedor hayan suministrado la documentación por ley exigidas (requisitos habilitantes) dependiendo de su naturaleza.

programados en el Flujo de Caja. ingreso a almacén (si es un bien). que se haya efectuado el proceso contractual (Contrato escrito) acorde a lo reglamentado por el Consejo Directivo cuando no supere los 20 smmlv o al Estatuto de Contratación cuando el contrato supere los 20 smmlv.co Información: Línea 195 . el Tesorero los efectuará de acuerdo con la disponibilidad de recursos comprometidos previamente mediante un CDP. La Orden de Pago es el documento mediante el cual el ordenador del gasto solicita al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero la realización del pago de una obligación adquirida de conformidad con la Ley. se tenga el recibido a satisfacción (si es un servicio). contrato firmado. Eldorado No. factura (si es un bien) y los descuentos de Ley.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ORDEN DE PAGO (OP) Cuando el Ordenador del Gasto autoriza al Tesorero el giro de los respectivos compromisos y obligaciones. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero verificará la existencia del CDP. en el Plan de Compras. que exista RP. soportados en un contrato. que resume los datos principales de los documentos que generan la obligación. se diligencia un comprobante de egreso (Anexo N° 8). Valor que deberá ser verificado por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras al momento de firmarlo.sedbogota.edu. Para poder pagar los compromisos deben realizarse algunas actividades frente a las cuales deben cumplirse algunos requisitos: 69 Av. el valor del cheque debe ser igual al valor neto registrado en el comprobante de egreso. Las órdenes de pago deben estar numeradas en forma secuencial ascendente. Reflejan las transacciones relacionadas con pagos. Con la Orden de Pago firmada por el Ordenador del Gasto y la verificación del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras o Tesorero. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. con la expedición del Registro Presupuestal _RP_ y el comprobante de ingreso a almacén (bienes) o recibido a satisfacción (servicios). se procede a la expedición del comprobante de egreso y el cheque COMPROBANTE DE EGRESO – Pago de Compromisos Para realizar los desembolsos. copia de la póliza de cumplimiento (si el mismo lo requiere). Motivo por el cual. Es el documento que sustenta los registros contables de los FSE y constituye la base para la expedición de cheques. que el proveedor o contratista cumpla con los requisitos habilitantes.

RP.FSE Requisitos para efectuar el pago · · · · · · · · · · · · Presupuesto aprobado Gasto presupuestado Flujo de caja y plan de compras Justificación o estudios previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) – afectando tarjeta presupuestal Proceso Contractual – evaluación de ofertas y o cotizaciones Registro presupuestal . estos son: RE Q U IS IT O S DE U N A F AC T U RA ¨ Lugar y fecha ¨ Numeración de la factura (según autorización de la DIAN) ¨ Nit o documento de identidad del beneficiario ¨ Actividad económica ¨ Régimen impositivo al que pertenece ¨ Descripción clara del objeto de la compra ¨ Cantidad ¨ Valor unitario ¨ Especificación del IVA ¨ Valor total ¨ Nombre y C. Ordenación de pago.C ó NIT ó RUT del impresor ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .SISTEMA PRESUPUESTAL . Recibido a satisfacción (servicio) o ingreso a almacén (bien). Y demás requisitos según sea persona natural o jurídica CHEQUE La factura también debe tener unos requisitos para su validez. (Para perfeccionar el compromiso y requisitos habilitantes). Comprobante de egreso.

comunicando al banco dicha anulación. el proceder será: · · Caducan automáticamente y se producirá su anulación mediante Acta. Los cheques girados y no reclamados por los beneficiarios que hayan cumplido 30 días o más. Todo egreso de recursos se debe producir a través del giro de cheques individuales. el manejo de las cuentas de los Fondos de Servicios Educativos debe hacerse según las normas establecidas por la Tesorería Distrital. RÉGIMEN DE CHEQUES – MEDIDAS DE SEGURIDAD El cheque es el documento mediante el cual el FSE cancela sus compromisos. Registrando en el correspondiente libro auxiliar de bancos y se llevara a la cuenta “acreedores varios”. El valor de los cheques girados y anulados se ingresará a la cuenta bancaria girada. desde la fecha de su giro deben quedar registrados en Acta de Arqueo de cheques (Anexo N° 9) a la cual se le anexa la colilla que contiene el número consecutivo del cheque que ha sido previamente extraído. Firmas y sellos registrados. será cargado nuevamente a la cuenta bancaria que se afectó con el giro y se registrará en una cuenta denominada “acreedores varios”. La cantidad impresa por la máquina protectora. Cantidad a pagar en letras y en números.co Información: Línea 195 . 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota. El valor de los cheques girados. Registrar en el Acta de Arqueo de cheques la anulación del cheque y anexar copia del Acta de anulación Cheques en poder del beneficiario sin cobrar en seis meses. El cheque debe ser diligenciado por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras con los siguientes datos: · · · · · · Ciudad y fecha. Conforme al artículo 15 del Decreto 4791 de 2008. Nombre o razón social del acreedor. Impresión de la leyenda “páguese al primer beneficiario”.edu. Cuando se giren cheques que no sean cobrados en el término de seis meses. no reclamados y anulados. Al cheque se le quita la colilla que contiene el número consecutivo la cual debe ser pegada en el acta de anulación El resto del cheque se destruye. Eldorado No. con base en comprobantes debidamente legalizados y expedidos a nombre del titular del comprobante de pago.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 5. Cheques girados y no reclamados – Anulación de Cheques. Los cheques girados y no reclamados tienen el siguiente trámite: · · · · · Elaboración de Acta de anulación que incluya número del cheque y valor. juntando a las colillas de las chequeras los números de los cheques anulados. 71 Av.

la cual debe ir firmada por él mismo. sucursal. el Rector. debe figurar en el ranking de la Tesorería Distrital.FSE Es necesario e indispensable observar y aplicar constantemente las siguientes medidas de seguridad y control en el manejo de los recursos que perciben los colegios a través del Fondo de Servicios Educativos. número de cuenta. El Ordenador del Gasto notificará por escrito al banco sobre las restricciones de manejo de la cuenta. El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. deben tener firmas conjuntas para el manejo de la cuenta. teniendo en cuenta no dejar espacios en blanco. Diligenciar la carta de instrucciones de manejo que el Ordenador del Gasto determine para tal fin. mediante certificación bancaria: nombre de la entidad financiera. deben tener presente: · · · · · La entidad bancaria mediante la cual el establecimiento educativo administre los recursos del FSE. Anexar fotocopia de las cédulas de ciudadanía del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. puesto que los mismos son diferentes en cada una de las entidades. Informar a la SED. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Anexar fotocopia de la resolución de nombramiento emitida por la Secretaría de Educación Distrital. Apertura de Cuentas Bancarias. tipo de cuenta. Para la apertura de cuentas de ahorro y corriente. del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. nombre de la cuenta y NIT · · Principales requisitos que se deben cumplir para la apertura son: · · · · Diligenciar el formato de apertura de cuenta que la entidad financiera tenga para tal fin. los traslados a cuenta corriente se realizarán mediante oficio dirigido al banco.SISTEMA PRESUPUESTAL . con firma del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. La cuenta de ahorro se manejará sin talonario y sin tarjeta débito. El colegio debe actualizar el RUT ante la DIAN Conocer los procedimientos y requisitos que la entidad financiera exige. Director – Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras – Pagador.

Para el pago de un cheque el banco debe solicitar autorización al ordenador del gasto del colegio de acuerdo con las indicaciones señaladas y aplicar las medidas de seguridad que considere pertinente con la especificidad del caso.sedbogota. Manejo de Chequeras · El funcionario autorizado (Ordenador del Gasto y/o Auxiliar Administrativo con funciones Financieras) para retirar la chequera del banco es únicamente la persona indicada en la carta de instrucciones.co Información: Línea 195 . 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. 73 Av. Informar mediante oficio al banco. quien es la persona autorizada para reclamar y recibir la chequera de la Entidad Financiera. tales como: · · · · Dos firmas autorizadas con cédula y cargo. Otras que el colegio estime convenientes y que propenden por la seguridad del manejo de los recursos en la entidad bancaria.000. · Diligenciar el formato de solicitud de chequeras el cual debe ir con las firmas autorizadas del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. indicando los requisitos exigidos por el Fondo para el pago de cheques.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Una vez diligenciada la carta de instrucciones de manejo se debe enviar a la entidad financiera. · · · Otros requisitos a tener en cuenta para la apertura: · Diligenciar las tarjetas de firmas.edu. es decir con todos los números. Se sugiere que se realice con todos los cheques cuyos montos sean superiores a $500. · Solicitud de confirmación vía telefónica de cheques. Eldorado No. El oficio debe ir firmado tanto por el ordenador del gasto como por el auxiliar administrativo con funciones financieras. Sellos secos (con papel carbón) y/o húmedos (en lo posible en tintas oscuras) a utilizar. Frecuencia de envío de soportes (notas débito y crédito). · Utilizar para las firmas estilógrafo de tinta negra indeleble. Seguimiento y control a los saldos de los recursos de la cuenta con la periodicidad que el ordenador del gasto estime conveniente con el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras y el contador. Estampar en la tarjeta el protector que se utilizará para la elaboración de los cheques con el serial. En ella se explica claramente las condiciones de manejo de la cuenta como: · · Se señale claramente que en esa cuenta no se autorizan sobregiros. carta que firman de común acuerdo el rector y el pagador. con el fin de prevenir la cancelación de cheques hurtados.

En caso de existir alguna diferencia con la cantidad de cheques contenidos. Si el cheque es elaborado en máquina de escribir. La chequera debe estar bajo custodia en el colegio en una caja fuerte.SISTEMA PRESUPUESTAL . En el colegio dejar constancia por parte del responsable y/o funcionario autorizado. colocar papel carbón por el reverso para que quede consignada la información por los dos lados. Cada vez que se emita un cheque. Las chequeras o talonarios se deben utilizar en su totalidad y los esqueletos dañados o anulados se deben anotar en el libro de bancos. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . debe anotarse en el talonario de la chequera. sacándola únicamente en casos de requerirse efectuar un pago y por lo menos cada dos días el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras debe hacer un arqueo de caja fuerte (Anexo N°10) contando uno a uno los cheques y dejando constancia firmada de lo encontrado mediante acta firmada por el AAFF y el Rector y/o Contador Si no existe caja fuerte en el colegio para la custodia de la chequera. El cheque debe ir acompañado del comprobante de egreso respectivo y registrarse en el libro de bancos de tesorería. el motivo. El retiro de la chequera del banco indica el recibido a satisfacción de la misma.FSE · Al recibir la chequera y/o libreta de la entidad financiera. que la cantidad de cheques sea equivalente al número consecutivo del mismo y que en el consecutivo numérico no hayan defectos de impresión. notifíquelo inmediatamente al banco. el arqueo de cheque debe hacerse diariamente o todos los días en que se encuentre el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras en el colegio y al igual dejar constancia de lo encontrado mediante acta firmada por el AAFF y el Rector y/o Contador. No se deben emitir cheques postfechados. que el número de la cuenta corresponda. No deben firmarse cheques en blanco. inmediatamente y antes de salir del banco cuente uno a uno la cantidad de cheques y el talonario. · · · · Emisión de Cheques. Al girar los cheques se debe tener siempre en cuenta que se restrinja su negociabilidad. del recibido a satisfacción de la chequera. observando que se encuentren numerados consecutivamente. La labor de elaboración de cheques es responsabilidad del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. es decir debe indicarse “páguese únicamente al primer beneficiario”. la fecha. · · · · · · El cheque debe ir girado a nombre de “páguese únicamente al primer beneficiario” de la orden de pago y el valor debe ser el que aparece en ésta como valor neto a pagar (una vez descontados los impuestos de ley). el monto exacto del giro y el nombre del titular del cheque.

Al realizar el giro de cheques debe tenerse en cuenta que: o o o o o o No se debe colocar en las zonas destinadas para el valor y el beneficiario cintas transparentes. ü En caso de deterioro del establecimiento financiero.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- · · · Se debe conciliar semanalmente el estado de su cuenta con el libro de bancos. para que no se puedan levantar los escritos originales. relacionando los cheques que fueron girados y que serán cobrados.edu. Se deben llenar los cheques con tinta de seguridad o cinta de seguridad. en junio y diciembre. ü Sustitución en la misma entidad financiera por pérdida de cheques o cercanía con nueva sucursal de la misma entidad financiera. por parte del Ordenador del gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. con excepción de los recursos necesarios para amparar compromisos que serán pagados en dicho período y por los cuales se han girado cheques. disminuyendo riesgos de desplazamiento. Cierre de la sucursal bancaria donde se tiene la cuenta.CDT. debe tener en cuenta los motivos de fuerza mayor debidamente comprobados: Deficiencia comprobada de los servicios financieros prestados por el banco. Antes de salir a receso escolar y/o vacaciones. debe enviarse un oficio a la entidad financiera.sedbogota. Sustitución de cuenta para una sucursal bancaria más cercana al municipio. Deben anularse los espacios en blanco dentro del cheque. se debe colocar sobre el valor en números. Todo desembolso de Tesorería debe tener doble control. ü ü ü ü · · 75 Av. de existir recursos en bancos. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Cuando el colegio requiera cambiar de entidad bancaria. antes y después. ü Sustitución en la misma entidad financiera por cambio de tipo de cuenta. Manejo de Cuentas Bancarias. Los valores en el cheque deben registrarse en números y en letras. por cuanto no da protección al documento.co Información: Línea 195 . estos deben estar depositados en la cuenta de ahorro o en lo posible invertidos en títulos valor . Es importante tener en cuenta en el manejo de las cuentas bancarias: · En época de vacaciones y/o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta corriente. Indicando claramente que no está autorizado el pago de ningún otro cheque durante este período. Apertura de la sucursal bancaria en municipios donde no exista ningún banco. Eldorado No. El protector debe colocarse en un espacio diferente al valor en letras. no esperar hasta que llegue el extracto bancario. a solicitud del ordenador del gasto de la Entidad Territorial. El sello seco o de seguridad.

en cheque de gerencia a nombre del colegio. copia de la constancia de cancelación y cierre de la cuenta anterior. anexando copia de la cédula. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Observar la foto. Se debe confirmar telefónicamente con la empresa el nombre de la persona que está reclamando el cheque y dejar consignado en el comprobante de pago que se realizó esta diligencia.FSE Una vez tenido en cuenta los casos expuestos y acogiéndose a uno de ellos. la firma del registrador y el código de barras Entregar el cheque con cruce restrictivo “páguese únicamente al primer beneficiario”. el ordenador del gasto y el AAFF – pagador con resolución de nombramiento. dirección y teléfono. Al verificar la cédula de ciudadanía tener en cuenta: o o o o o o · · · Observar que la cédula sea en holograma y de fondo amarillo. Al respaldo debe venir la huella. con vigencia no mayor a un mes de expedición y la tarjeta del NIT. debe anexar igualmente. deben presentarse ante la entidad financiera. · Para el cierre de la cuenta bancaria. dejar un espacio para ser diligenciado en el momento de la entrega. Hacer firmar el comprobante de pago con identificación. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante. huella dactilar. En caso de no ser reclamado por el representante. Persona Jurídica · · Exigir certificado de existencia y representación legal. solicitar: o o o o Carta de autorización firmada por el representante legal. Persona Natural · · Exigir el original de la cédula de ciudadanía.SISTEMA PRESUPUESTAL . No dejar el cheque totalmente elaborado. Cédula de ciudadanía del autorizado. procederá a solicitar autorización ante la SED – Dirección Financiera – Oficina de Presupuesto (Anexo N° 11) y una vez radique ante la SED la nueva certificación bancaria. Documentos Exigidos para la Entrega de Cheques. La foto es a color Los apellidos y los nombres van en mayúscula Los escudos aparecen en holograma. solicitar el cierre de la cuenta y de existir un saldo en la cuenta. verificando las características con la persona presente. el mismo debe ser girado por el banco. Exigir cédula de ciudadanía del representante legal.

La responsabilidad del uso de la caja fuerte es única y exclusiva del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. Reintegro inmediato de los valores pagados con firmas falsificadas. Hacer firmar el comprobante de pago con identificación y registrando la huella dactilar. Caja Fuerte. En todos los casos una vez se conozca el hecho. · · · · · · Todo Fondo de Servicio Educativo que maneje chequera. ni guardada en el lugar de trabajo. en Caso de Cheques Pagados por la Entidad Bancaria con Firmas Falsificadas.co Información: Línea 195 . a la superintendencia Financiera.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- · · Entregar el cheque con sello de cruce restrictivo “páguese únicamente al primer beneficiario”. La clave de la caja fuerte no debe permanecer a la vista. por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. 77 Av. Fotocopia de los cheques cobrados. debe tener una caja fuerte para la custodia de estos y cualquier otro título valor. Procedimiento a Tener en Cuenta de Manera Oportuna. firmada por el responsable y el Ordenador del Gasto. la cual debe estar ubicada en la oficina del responsable de su custodia y empotrada en la pared (en lo posible). el ordenador del gasto debe solicitar el mismo día en el cual se enteró del suceso. que es la misma persona responsable del manejo de la chequera. Contraloría Distrital y la Personería. · Mediante comunicación telefónica. Eldorado No. Presentar la respectiva denuncia ante la Fiscalía General de la Nación.sedbogota. Copia de esta solicitud debe remitirse a la Gerencia General del Banco y a las oficinas de Control Interno y de Seguridad del mismo. la apertura de la investigación de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED. Remitir copia de la solicitud realizada al banco y de la denuncia. pagador o tesorero. La caja fuerte debe tener doble seguridad: clave y llave. escrita e inmediata. Explicación de las causas por las cuales el banco autorizó el pago de los cheques con firmas falsificadas.edu. Se debe solicitar por lo menos tres veces al año el cambio de la clave y elaborar acta de esta visita. oficiar al banco solicitando: o o o o · · · · Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustraídos y no cobrados. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Se debe realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar acta de éste.

títulos. la apertura de la investigación de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario. Prohibiciones.SISTEMA PRESUPUESTAL . podrá tomar en préstamo para sí o para otra persona el dinero que recaude o maneje. En este informe se debe solicitar un abogado que se constituya en la parte civil del caso e indicar los mecanismos de control interno adoptados y anexar copia de la respuesta del banco si la hubiere. anexando fotocopia de la denuncia respectiva. describiendo claramente los hechos. Que el banco certifique que no se hizo efectivo el pago y que tomó nota de la orden de no pago dada por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . siempre y cuando esta no haya sido asumida por la SED. esto es el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras – pagador y el responsable del manejo de la Caja Menor. describiendo los hechos y anexando fotocopia de la denuncia. Mediante comunicación telefónica y escrita dirigirse al banco solicitando: · · · · Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustraídos y no cobrados. podrá solicitar al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. el mismo no puede ser utilizado para cambiar cheques. Observación: Los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad el manejo de recursos. Presentar la denuncia ante la Fiscalía General de la Nación. En caja fuerte no puede guardar dineros o valores que no sean de propiedad del colegio. · Procedimiento a seguir en caso de pérdida de Cheques que Aún NO han sido cobrados. En ningún caso. bajo las siguientes condiciones: · · · Que el beneficiario haya hecho el denuncio ante la autoridad competente y presente la certificación del mismo. sobre la pérdida.FSE · Informar a la Oficina Jurídica de la Secretaría de Educación. Pagador o quien haga sus veces del FSE. de la carta enviada al banco y de los cheques pagados. Informar a la Oficina Asesora Jurídica de la SED. Existen unas prohibiciones que deben ser tenidas en cuenta por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras: · · · De existir efectivo. Tesorero. ni el dinero de la caja menor. El Ordenador del Gasto debe solicitar el mismo día en el cual se enteró del suceso. la expedición de uno nuevo. En caso que un beneficiario extravíe un cheque. Contraloría Distrital y la Personería. por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. para ordenar su no pago. vales. Presentar ante la Dirección Financiera informe de los hechos y de las acciones adelantadas para lograr la recuperación de los dineros. Pérdida o Extravío de Cheques en Poder de los Beneficiarios. Que el Beneficiario haya dado aviso escrito al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras y éste al banco. deben adquirir una póliza que ampare el manejo de los mismos.

debe poseer su reja empotrada. Ronda del vigilante que verifica el respeto del control de acceso. con buena visibilidad nocturna. Cerraduras de Seguridad. Guardar los Elementos y valores (Chequeras. 79 Av. Las claves de las cajas fuertes se deben cambiar por lo menos dos veces por año. para impedir la intrusión de personas. Eldorado No. En lo posible. son de entera responsabilidad de quienes tienen la clave y la llave. permisos o cuando hay cambio de funcionario.edu. El pagador debe contar con un equipo de cómputo que cumpla con las características técnicas adecuadas acorde a las labores de desempeño. efectivo. En las horas no hábiles. La asignación de la custodia se debe hacer mediante memorando con copia a la hoja de vida. Puerta segura de material sólido (Preferiblemente metálica). 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. colocando Aviso Preventivo de área restringida. Las Salidas de aire acondicionado y ductos de ventilación si lo hay. Las llaves deben ser manejadas por la persona responsable del área. Debe constituirse una póliza de manejo. para la administración de estos recursos.sedbogota.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- MEDIDAS DE SEGURIDAD DEL ESPACIO FÍSICO DE LA PAGADURÍA CUSTODIA ADECUADA DE LOS TITULOS VALORES Clasificar el área como restringida. acceso a internet e impresora y una extensión telefónica. siempre y cuando la misma no haya sido asumida por la SED. la oficina o dependencia debe permanecer bajo llave. para facilitar el control por parte de los vigilantes. o siempre que un funcionario responsable de su manejo y custodia salga de vacaciones.co Información: Línea 195 . títulos valores) en una caja fuerte o cofre de seguridad). La caja fuerte debe estar en lo posible empotrada. Barrera física que impida el paso de los visitantes. las ventanas deben tener rejas metálicas internas y quedar cerradas en horas no hábiles. Todo lo que ocurra respecto del manejo de la custodia de los valores que allí se depositan. con iluminación. licencias.

SISTEMA PRESUPUESTAL . las cuales deben registrarse como “giro” en la contabilidad Presupuestal y en la ejecución pasiva del presupuesto. Orden de compra. Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada en la pagaduría. NO EFECTUAR anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal. Los Soportes para las Cuentas por Pagar son: · · · · · · · · · · Estudios previos o justificación Certificado de disponibilidad presupuestal. Certificado de registro presupuestal. Se recomienda. se realizan los siguientes procedimientos: © © © © © Identificación de obligaciones – CUENTAS POR PAGAR Constitución de .ESTADO DE TESORERÍA CUENTAS POR PAGAR Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal. Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato.RESERVAS PRESUPUESTALES Anulación de RESERVAS PRESUPUESTALES y constitución de PASIVOS EXIGIBLES Identificación de los . Orden de pago debidamente diligenciada por el Ordenador del gasto. Con el cierre presupuestal. las obligaciones pendientes de pago. Ser giradas presupuestalmente. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Además.EXCEDENTES FINANCIEROS Formalización del . Orden de servicio. se debe revisar que cada Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido soporte un Registro Presupuestal y aquellos que no lo hacen. Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios. deben estar registradas en el acta de constitución de cuentas por pagar (Anexo N° 12). Comprobante de ingreso al almacén.FSE 6. Al momento del cierre presupuestal. el estado de Tesorería a la fecha de cierre presupuestal y los excedentes financieros. a solicitud del Ordenador del Gasto que requirió su expedición. orden de trabajo o convenio ínter administrativo. sin antes haber verificado que efectivamente estas Disponibilidades no estén respaldando compromisos o en el caso de los Registros Presupuestales que éstos no se requieran para amparar el pago. en el caso de compra de bienes. Contrato. CIERRE PRESUPUESTAL Es el procedimiento que realizan los FSE con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos. sean anulados.

81 Av. se procede a la anulación de dicha reserva con el acto administrativo que soporta la liquidación unilateral del contrato. por cuanto se constituirá como un pasivo exigible para la siguiente vigencia. En este caso. Si al momento del cierre presupuestal. orden de trabajo).GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- El Ordenador del Gasto. Eldorado No. Si al momento del cierre presupuestal. la(s) reserva(s) presupuestal(es) no ha sido girada en su totalidad. además del registro en libros. Orden de compra. la(s) misma(s) fenece(n) sin excepción pero el saldo no se anula. El auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador) debe elaborar el Acta de Fenecimiento (Anexo N° 13).sedbogota.edu. que cuando se constituya un pasivo exigible. anulación de reservas presupuestales (vigencia anterior) y constitución de pasivos exigibles. el Tesorero (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el Contador validarán y certificarán con sus firmas las cuentas por pagar y deberán indicar la fuente de financiación que las respalda. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. el mismo debe ser informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED. Certificado de registro presupuestal. Contrato firmado por las partes (Orden de servicio. Vale la pena recordar. que el bien no se haya recibido. que el servicio no se haya prestado. se tuviera certeza que la reserva presupuestal no se va a ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no existe. Orden(es) de pago emitida(s) Cancelación. Soportes para las Reservas Presupuestales. en Ingresos al rubro de “cancelación d reservas” y en Gastos al rubro de “Pasivo Exigible”. esto es. deben estar registradas en el acta de constitución de reservas (Anexo N° 12) y se soportarán con los siguientes documentos: · · · · · Estudios previos o justificación Certificado de disponibilidad presupuestal. Los recursos liberados mantendrán la destinación para ser adicionados en la siguiente vigencia a los mismos rubros que le dieron origen e incorporados en el acta de reporte de Excedentes Financieros. los recursos se adicionarán al presupuesto 2013. RESERVAS PRESUPUESTALES Se definen como las obligaciones y compromisos contenidos en un Certificado de Registro Presupuestal que al cierre de la vigencia. Para este caso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elaborará el Acta de cancelación de reservas. no se hayan podido cumplir.co Información: Línea 195 . si el compromiso aún existe. Estas Reservas Presupuestales. pero que los compromisos estén debidamente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. que la obra no se haya terminado.

Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros. Corresponde al valor neto en Tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas presupuestales.SISTEMA PRESUPUESTAL . ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .FSE EXCEDENTES FINANCIEROS. se procede a identificar la fuente de financiación de los recursos y la destinación específica o no de los mismos y se emite una Acta de reporte de Excedentes Financieros (Anexo N° 14). acreedores varios e ingresos recibidos por anticipado). las cuentas por pagar.

derechos académicos y cobros complementarios. Los cobros complementarios corresponden a servicios como los boletines. Derechos Académicos y Cobros Complementarios. Eldorado No. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han ingresado a la Tesorería. etc.co Información: Línea 195 . 83 Av. el material didáctico entre otros. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia. siempre y cuando los mismos no estén sujetos a devolución. sin comprometer. En el caso de los cheques descontados de impuestos. las reservas y en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del FSE.Escuela). bancos e inversiones temporales al cierre de la vigencia fiscal. en moneda nacional. Caja. a excepción del de Industria y Comercio ICA que vence en enero de la siguiente vigencia. con la finalidad de obtener un rendimiento financiero el cual se encuentra predeterminado. Son los recursos disponibles.sedbogota. de disponibilidad inmediata. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional. el de la retención en la fuente según número de NIT’s vencen en enero de la siguiente vigencia y el de contribución especial que igualmente vence en enero de la siguiente vigencia. Escuela – Ciudad . por ejemplo: ICA. los acreedores varios. Cuentas por Pagar en Poder del Tesorero. la cual debe ser informada por escrito al pagador. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Inversiones Temporales. Acreedores Varios.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ESTADO DE TESORERÍA Corresponde a la suma de los valores en caja. se adicionarán mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la siguiente vigencia en el presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben mantener la destinación para atender el objeto para lo cual se recibieron. descontados del valor bruto de las órdenes de pago a favor de la Dirección de Impuestos Distritales. en razón a su vencimiento. Bajo esta denominación se agrupan cuentas representativas de los fondos colocados en títulos valores CDT. Reconocimientos. Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor del FSE con fecha anterior al cierre presupuestal. Los Derechos Académicos hacen referencia a matrícula y pensión. pero de los cuales se tiene absoluta certeza que se recibirán en una fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un Acto Administrativo o Certificación. Representa el valor de los fondos disponibles en cuentas corrientes o de ahorro. se recomienda que estos queden declarados y pagados en diciembre. Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal.edu. al cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÒN ESPECÌFICA (Ej. Los dineros en efectivo en poder del responsable deberán ser reintegrados a la cuenta del FSE. Legalización definitiva de la Caja Menor. Fondos con Destinación Específica. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica. la DIAN por concepto de retención en la fuente. Cuentas Corriente y de Ahorros. la agenda. las cuentas por pagar.

00 0.FSE ALCALDIA BOGOTA D.SISTEMA PRESUPUESTAL .C.00 0.00 0.00 0.00 _______________________________________ ORDENADOR DEL GASTO Firma _______________________________________ TESORERO (Auxiliar Financiero) Firma ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Secretaría EDUCACION ESTADO DE TESORERÍA Y EXCEDENTES FINANCIEROS AL CIERRE 201X CONCEPTO PARCIAL TOTAL 1) SALDOS A 31 DE DICIEMBRE DE 2009 EN: (+) Caja (+) Cuentas Corrientes (+) Cuentas de Ahorro (+) Inversiones Temporales = TOTAL FONDOS DISPONIBLES (-) Fondos con destinación específica año 201X (-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero año 201X (-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 201X (-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado año 201X = DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) RESERVAS PRESUPUESTALES(2) (-) Reservas presupuestales constituídas para el 201X = SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO 2009 (+) Transferencias Administración Central (+) Otras Transferencias de la Nación (+) Otros Reconocimientos de Ingresos = SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS 0.00 0.

85 Av.edu. libros e informes elaborados a partir de los documentos y registros de los movimientos y saldos (cruce de cuenta con el extracto bancario). egresos con sus respectivos documentos soportes internos y externos. es el responsable de garantizar la correcta ejecución de ingresos y gastos de conformidad con los lineamientos y normativas que rigen la materia. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Cuando se trate de Ingresos por transferencias se deben adjuntar las Notas de Crédito y el acto administrativo de asignación de recursos. es realizado a través de los recaudos provenientes de los recursos Operacionales.sedbogota. el pagador procederá a la elaboración de los comprobantes de ingreso (Anexo N° 16) o comprobante de caja en forma semanal. se debe realizar mediante comunicación escrita firmada por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Transferencias y de Capital. · Traslado de Recursos entre cuentas del Fondo El traslado de recursos entre cuentas bancarias del mismo Fondo. Se anexa Manual de Tesorería (Anexo Nº 15). TESORERÍA . · Libros Los movimientos y saldos de los recursos del fondo se deben registrar mediante soportes. Con base en las consignaciones y notas crédito bancarias. fundamentando la necesidad o conveniencia.co Información: Línea 195 . donde se indicara la información requerida en el formato dispuesto para este fin al cual se le adjunta los recibos de consignación y las notas crédito suministradas por la entidad bancaria respectiva. el cual debe ser adoptado por el Consejo Directivo de cada colegio. Comprobantes de Ingreso – recibos de Consignación El proceso de ingreso. Deben ser la fuente donde se obtienen los informes para los organismos administrativos y de control internos y externos. Estos documentos y registros le permiten realizar conciliaciones y cruces de información y son la base para elaborar los informes. Esta función en el Colegio es atendida por el Auxiliar Administrativo con funciones Financieras .GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 7. mediante Acuerdo.PAGADURÍA Conjunto de actividades relacionadas con el manejo de los recursos administrados a través de los FSE. los cuales deben ser consignados y/o abonados directamente a la cuenta de ahorros del FSE. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras (Pagador). El Pagador deberá llevar en forma ordenada los comprobantes de ingresos (recibos de consignación). Eldorado No.Pagador. en libros auxiliares que permitan reflejar técnica y adecuadamente todas las transacciones realizadas por ingresos y egresos del colegio.

son del FSE y por tanto deben ser incorporados al presupuesto. La constitución de un certificado a término en la entidad bancaria del FSE se efectuará mediante un traslado el cual tendrá como soporte la nota débito y el título valor. Informe Internos Conciliación Bancaria.C. corriente o en valor constante a la vista en entidades bancarias que se encuentren en el ranking financiero establecido por la Tesorería Distrital. D. SIVICOF ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .SISTEMA PRESUPUESTAL . se debe solicitar un cheque de gerencia y posteriormente elaborar el comprobante de egreso y registrar el movimiento en el libro de Control de Inversiones. estarán bajo la custodia del pagador. Informes Externos Informes SED – Matriz aplicativo. Las cuentas de ahorro y corriente se conciliaran mensualmente en la fecha de cierre de operaciones con el saldo y movimientos relacionados en el extracto bancario suministrado y certificado por el banco (Anexo N° 19).. Los movimientos y saldos se registran en este libro Auxiliar de Bancos. Los títulos CDT. Es el documento que sustenta los registros contables de los FSE y constituye la base para la expedición de cheques. Los rendimientos que generen los depósitos de ahorro o en valor constante a la vista o a término. Control de Inversiones. Vencidos los términos se pueden prorrogar de acuerdo a la programación del Plan de Compras y del Flujo Caja. (Anexo N° 18). Reflejan las transacciones relacionadas con pagos. Informes Fiscales – Contraloría de Bogotá. (Anexo N° 17). Si el CDT se constituye en una entidad financiera diferente a aquella en la cual se recaudan los recursos del FSE.FSE Auxiliar de Bancos. se diligencia un comprobante de egreso. Certificados a Término. El FSE puede mantener depósito de ahorro. Comprobante de Egreso – Pago de Compromisos Para realizar los desembolsos. que resume los datos principales de los documentos que generan la obligación.

Sin embargo.sedbogota. cuando un colegio adquiere un bien o servicio. Para el caso de haberse recibido efectivamente algún bien o servicio sin el respaldo presupuestal y contractual previo. ya que se incurriría en un enriquecimiento injustificado para la entidad. en cuanto constituye un Hecho Cumplido. por lo cual debe intentarse una conciliación prejudicial entre las partes. si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfacción por la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a través del Fondo. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. anexamos concepto de la Oficina Asesora Jurídica de la SED emitido el 1° de febrero de 2005 al respecto. 87 Av. por tal motivo es necesario que se les informe a la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED y a la Contraloría de Bogotá. siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y representación de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Público la audiencia de conciliación tendiente a que la Secretaría de Educación del Distrito Capital – colegio reconozca y pague el valor de los trabajos. Así. Eldorado No.edu. la SED establece las siguientes precisiones: Los compromisos que se hayan adquirido con violación a estos preceptos crean responsabilidad personal y pecuniaria. es necesario precisar que a los ordenadores les está prohibido contraer compromisos sin disponibilidad previa y en consecuencia administrativamente no sería posible acceder al pago solicitado. no puede abstenerse la administración de pagar el valor de los mismos. ya que hace referencia a los procedimientos a seguir (Anexo N° 20). disciplinaria y penal a cargo de quién los asuma. HECHOS CUMPLIDOS Está prohibido tramitar o legalizar actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 8.co Información: Línea 195 . En todo caso.

Anexar Copia de la sentencia. Cheque a nombre del beneficiario que indique el acto administrativo que obliga el pago. Emitir Orden de Pago. respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias. o solicita autorización. actuarán de conformidad con el procedimiento establecido en el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones legales y evitarán que se dicten órdenes de embargo contra el colegio y el Distrito. Elabora comprobante de egreso Registra en libros Entrega soportes al contador ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . El ordenador del gasto debe reunir al Consejo Directivo para que mediante Acuerdo apruebe efectuar un Traslado presupuestal al rubro “Pago de sentencias” Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. laudos. a quienes corresponda la ejecución de sentencias. CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES Los servidores públicos de los colegios que conforman el presupuesto anual. conciliación o laudo es el siguiente: · · · · · · · · · · · · El ordenador del gasto debe contar con Acto administrativo que ordena el pago. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES. En los colegios se tramita y ordena estos pagos con el Presupuesto de la vigencia. El procedimiento a seguir para el pago de una sentencia judicial.FSE 9.SISTEMA PRESUPUESTAL . Para ello. Expedición del Registro Presupuestal. están obligados a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos establecidos. conciliación debidamente ejecutoriada o acto administrativo. conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de los Fondos de Servicios Educativos y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales. laudo arbitral. Emite el cheque soportado en la orden de pago Hace la entrega al beneficiario.

servicios públicos. necesarios y definidos en la Resolución de Constitución. útiles escolares. la distribución de los recursos. Ø Clase de gastos que se pueden realizar. 89 Av.edu. mediante Resolución suscrita por el Ordenador del Gasto (Anexo 21). Cada uno de estos rubros se ejecutan conforme la definición de códigos presupuestales definidas en la GUIA. material didáctico. y la anual no puede superar el 10% del presupuesto de la vigencia y de todas formas no puede superar los veinte (20) smmlv. en la cual debe indicar: Ø Funcionario responsable del manejo de la caja menor. otros materiales y suministros. inaplazables.sedbogota. inaplazables y necesarios para la buena marcha de la administración y definidos en la Resolución de constitución. sostenimiento de plantas y semovientes.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 10. por rubro. Definir de esa cuantía mensual o anual. como: · · Adquisición de Bienes: gastos de computador. imprescindibles. Ø Cuantía mensual o anual de la caja menor. Ø Cuantía por rubro presupuestal de gastos generales. Indicar que la Caja Menor se constituirá para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de gastos urgentes. Ø Finalidad. mantenimiento de mobiliario y equipo. imprevistas. La cuantía mensual no puede superar los dos (2) smmlv. Constitución. La Caja Menor se constituirá para cada vigencia fiscal. Eldorado No. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.co Información: Línea 195 . impresos y publicaciones. y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes. gastos de transporte y comunicación. Puede ser un funcionario de planta o en provisionalidad pero diferente al pagador o almacenista y que no se encuentre en periodo de prueba. mantenimiento de la entidad. Adquisición de Servicios: viáticos y gastos de viaje. imprescindibles. Los identificados y definidos en los conceptos de Presupuesto de Gastos Generales. La ordenación de la CAJA MENOR está a cargo del ordenador del gasto quien podrá destinar el manejo de la misma a un funcionario administrativo de planta diferente al pagador o almacenista. CAJA MENOR El dinero que se entregue para la constitución de la CAJA MENOR debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en el PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES (Resolución 0001 de 2009). materiales y suministros.

Estos recursos serán administrados por el FUNCIONARIO facultado. Para los reembolsos respectivos. los cuales tienen situación de fondos. debidamente asegurado. Una vez se conozca la fecha de cierre presupuestal. según los comprobantes que respalden cada operación. necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva. almacenista o pagador y tesorero. el cheque por el valor del RP y al cierre de la caja menor. Cada FSE procederá a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afectan la caja menor. afectando el CDP expedido. el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año. Los gastos que se efectúen por caja menor deben afectar el rubro presupuestal correspondiente. donde mensualmente la cuantía no supere los dos (2) salarios mínimos legales vigentes mensuales. inaplazables. Apertura de los libros. quien autorizará los respectivos desembolsos mediante formato escrito y firmado. pero afectando el CDP emitido para constituir la respectiva caja menor. que al año no supere el 10% del presupuesto anual de apropiaciones y en todo caso que no supere los 20 smmlv al año. respetando los límites en las cuantías establecidas anteriormente y la disponibilidad de recursos en tesorería. Los colegios pueden constituir en cada anualidad una Caja Menor. dado que estos gastos tienen su afectación en el presupuesto general del FSE. Los Libros que debe llevar el responsable de caja menor son: · Libro de Efectivo de Caja Menor · Libro por rubros presupuestales ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . el registro presupuestal se expide igualmente por el valor del reembolso. Registro presupuestal RP. el responsable de la misma consigna en la cuenta del FSE el valor sobrante previa legalización de la caja menor y el pagador debe liberar los saldos comprometidos mediante CDP y RP. se debe expedir el RP por el monto total del valor mensual de la caja menor.FSE Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP. Rubros a afectar. imprescindibles. diferente al jefe de bodega. la definición de cada uno de los rubros presupuestales y lo que a través de ellos se puede adquirir Manejo del Dinero. el dinero se puede manejar en efectivo bajo medidas de seguridad.SISTEMA PRESUPUESTAL . concepto y valor. ese último mes (diciembre) se debe tener en cuenta que la caja menor se cierra una semana antes y al requerirse de un reembolso por los días que faltan para su cierre. Cuantía. se expide el RP por el 70% del valor mensual de la caja menor y el cheque. seguirán en cabeza del Ordenador del Gasto. imputación presupuestal de gasto. Al momento de solicitar reintegros de caja menor. Para la constitución y reembolso de la caja menor. La GUIA ofrece al inicio del presente capítulo. Dado que la cuantía NO supera los cinco (5) smmlv. indicando la fecha. sin obviar que la ordenación de los gastos a efectuar por Caja Menor. El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes. se deberá contar con el certificado de disponibilidad presupuestal previo.

sedbogota.000 Primer giro. aprobada con anterioridad al primer giro y por el monto total de la Caja Menor o en su defecto se encuentre amparado en la misma póliza que asuma la SED. el cual debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año.000 TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN FECHA 15-01-201X 17-01-201X 002 No. Eldorado No. RECIBO BENEFICIARIO Valor asignado Papelería Comercial DEBE 200. 91 Av.000 SALDO 200. Apertura de libros.co Información: Línea 195 · · · · .000 830. RECIBO BENEFICIARIO Apertura de caja menor Papelería Comercial Pepita Pérez DEBE 860.000 10. FECHA 15-01-201X 16-01-201X 17-01-201X 001 002 No. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.000 840. El primer giro constituye el inicio operativo de la Caja Menor y requiere: · · Que exista acto administrativo de creación. Que el responsable tenga póliza de manejo vigente.000 SALDO 860.000 150.edu.000 HABER 20. expedido por el Representante legal. respetando las cuantías señaladas y la disponibilidad de recursos en tesorería.000 · Libro por rubros presupuestales.000 180.000 HABER 10.000 HABER 20. Es aquel en el cual se registrarán todas las operaciones con fundamento en los recibos definitivos.000 SALDO 160. Se registran las operaciones por cada uno de los rubros asignados en la resolución de constitución de la caja menor.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- · Libro de efectivo de Caja Menor. Que el responsable del manejo y administración de la Caja Menor haya sido designado en el mismo acto administrativo de creación. Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo. MATERIALES Y SUMINISTROS FECHA 15-01-201X 16-01-201X 001 No. RECIBO BENEFICIARIO Valor asignado Pepita Pérez DEBE 160. Que se cuente con las medidas mínimas de seguridad para la tenencia en efectivo de los recursos de la caja menor.

lo siguiente: · · · · · · El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva afectación contable El monto total de la factura Las deducciones de Ley (si las hubiere) El valor neto a pagar La fecha de pago El NIT del beneficiario Soportes de caja menor Las facturas y comprobantes deben ser Originales y contendrán: · · · · · · Nombre del beneficiario y NIT o CC Lugar de expedición Detalle y especificación del gasto Valor del servicio o bien Descuentos de ley (si los hubiere) Firma del proveedor Límites del gasto. El reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el 70% del monto total mensual autorizado.FSE Pagos de Caja Menor. tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras para superar este monto y los dineros que se entreguen por caja menor.000 un solo gasto por alguno de sus rubros no puede ser mayor de $60.SISTEMA PRESUPUESTAL . ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . comprobantes de ingreso al almacén (si se trata de la compra de un bien) y demás soportes que justifiquen el gasto. anexando facturas. Los gastos que se efectúen en cada operación. disminuido en el valor de los descuentos efectuados. Solicitud de reembolso. Se hará a través del formato de reembolso. además del monto a girar. el cual no debe superar el 10% del valor mensual de la Caja Menor. Cada vez que se efectúe un pago con cargo a la Caja Menor se debe tener en cuenta. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras girará al responsable de la caja menor el valor neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período. deberán ser legalizados dentro de los 5 (cinco) días siguientes a la realización del gasto. firmados por los proveedores y el responsable de la Caja Menor.000). no podrán superar el 10% de la cuantía mensual asignada para la CAJA MENOR (ej: Si la caja menor se constituyera mensualmente por $600. Los documentos soporte de reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y cronológico. los que deberán ir relacionados en el formato de reembolso y en los anexos .

66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Período que cubre el reembolso. con todos sus soportes Firma del ordenador del gasto autorizando el reembolso Requisitos para el reembolso. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales. Prohibiciones. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto. las normas administrativas y fiscales. Funciones del responsable Son funciones del responsable de la Caja Menor las siguientes: § § § § § Llevar y mantener al día los libros de bancos y auxiliares que se requieran para los registros contables y control de los fondos. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la CAJA MENOR según el caso. Cargo del funcionario responsable. Con los dineros de la Caja Menor no se podrán efectuar las siguientes operaciones: · · Adquirir elementos con existencia comprobada en Almacén Fraccionar compras de un mismo elemento 93 Av. la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en el caso que lo ameriten. se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: · · · · · · Que los gastos se refieran al objeto y funciones del colegio y se ejecuten estrictamente. y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.sedbogota. el número del documento de identidad o NIT. el objeto. Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con la Ley General de Contratación.co Información: Línea 195 .GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- El Formato de solicitud debe incluir: · · · · · · Identificación de la Caja Menor para la cual se efectúa el reembolso. Que los documentos presentados sean los originales. Relación consecutiva de los comprobantes de egreso. manteniendo liquidez. bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa. conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.edu. La cuenta de reembolso. Eldorado No. Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de fondos. Responder por el manejo y funcionamiento de los fondos entregados. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso. Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias y presentarlas para revisión y aprobación por parte del Ordenador del gasto. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al periodo de la caja menor que se está legalizando. tengan el nombre o razón social.

objeto y cuantía. el Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuara arqueos periódicos. se exigirán los siguientes requisitos: · · · · Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales en el comprobante de pago o en relación anexa y debe corresponder a gastos autorizados en la resolución de constitución. Si en la fecha de cierre existe un saldo sobrante. Control. Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario e inconveniente. C. Para garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas. Que la fecha del comprobante corresponda al periodo por legalizar. control diferente al que realiza el Contador. el responsable deberá consignar esos valores en la cuenta de ahorros del FSE. el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo acarreará las acciones legales a que hubiese lugar.C.FSE · · · · Realizar desembolsos a dependencias diferentes del colegio Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina. cesantías y pensiones Cambiar cheques o efectuar préstamos Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros Legalización parcial. o NIT. Que el gasto sea posterior a la constitución o reembolso de la caja. La legalización definitiva se hará antes del cierre presupuestal de la correspondiente vigencia fiscal. Que los documentos soporte sean originales. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .SISTEMA PRESUPUESTAL . Se ordenará la cancelación mediante Resolución después de haberse legalizado todos los gastos por el titular. La SED sugiere un modelo de Resolución de creación y funcionamiento de la CAJA MENOR. anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre. Igualmente realizará revisión de los libros y la existencia y legalidad de los soportes de pago. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso. reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la cuenta de ahorros del FSE. identificando nombre o razón social. Cancelación de una Caja Menor. El registro contable es idéntico al realizado en la legalización definitiva por cierre de vigencia. ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente. el responsable presentarán una relación de los gastos en los formatos establecidos. Legalización definitiva. que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan. pero limitado en la fecha de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

. la ejecución presupuestal a esa fecha NO debe reflejar saldo alguno de las mismas. deben anularse mediante oficio. Auxiliar Administrativo con funciones de Almacén y al responsable de la caja menor y ser asumidas por el FSE en el evento que la SED no los cubra a través de la póliza global. El Auxiliar Administrativo con funciones Financieras debe efectuar la CONCILIACIÓN entre los Giros Presupuestales y los Giros de Tesorería (Pagos Efectivos) de la vigencia del año de cierre. 95 Av. GENERALIDADES PARA TENER EN CUENTA 1. Los giros presupuestales corresponden a los egresos mediante los cuales los ordenadores del gasto solicitan al tesorero pagar las obligaciones adquiridas por la entidad a su cargo. La diferencia presentada entre los giros presupuestales y los de tesorería deben corresponder exactamente al valor registrado en cuentas por pagar y en acreedores. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 11. por consiguiente. 3.co Información: Línea 195 .sedbogota. Del buen uso de la información depende el éxito en el cierre de la vigencia fiscal del año. En el FSE. La legislación contempla la manera de garantizar la protección de los dineros y valores mediante la constitución de pólizas de manejo. Los saldos de los CDP’s expedidos y que a la fecha de cierre presupuestal no hayan surtido trámite de RP. 2. PÓLIZAS DE MANEJO El funcionamiento del FSE conlleva la administración de recursos y con ello la responsabilidad por el manejo de los mismos. al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. Eldorado No. las pólizas deben cubrir al ordenador del gasto. 12.edu.

Libros auxiliares de bancos. el siguiente procedimiento aplicable a cualquiera de los dos casos: 1. Informe del estado de tesorería. c. Último Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal expedido. Soportes debidamente foliados de los gastos realizados durante la vigencia en curso. g. i. b. el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elabora relación de documentos a entregar: a. e. El Consejo Directivo de cada establecimiento elabora Acuerdo de convenio para la administración de los recursos del FSE Para cualquiera de los dos casos. 2. Caso 1.SISTEMA PRESUPUESTAL . Situación de impuestos y pago de servicios públicos a la fecha. con corte a la fecha de entrega. UNIFICACIÓN DE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS . Ejecución presupuestal del ingreso y del gasto. se podría presentar por las siguientes razones: · · Caso 1. correspondientes al mes inmediatamente anterior a la fecha de entrega ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . la Dirección Financiera diseñó mediante la Circular 005 de 2002. La Secretaría de Educación expide una Resolución mediante la cual se integra un establecimiento educativo a otro y queda adscrito como sede. Entrega de carpeta con declaraciones de impuestos con el respectivo sello de recibido del banco. k. f. debidamente foliados. Carpeta con los contratos suscritos durante la vigencia con sus respectivos soportes.FSE La unificación de Fondos de Servicios Educativos de establecimientos educativos estatales. j.FSE 13. h. d. a la fecha de entrega del cargo. Liquidación de un FSE para celebrar convenio con uno mayor Cuando alguna de estas dos circunstancias se presente. Caso 2. Soportes debidamente foliados de los ingresos recibidos durante la vigencia en curso. Extractos bancarios. Integración de establecimientos educativos Caso 2. Cuentas por pagar en poder de tesorería.

t.co Información: Línea 195 · · . p. Flujo de Caja. Para el caso del colegio que se integra como sede.M. Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- l. Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Dirección de Dotaciones Escolares de la SED.L. el Rector como Ordenador del Gasto del colegio que se integra como sede o que se adscribe a otro fondo mayor. m. Informes trimestrales de ejecución presupuestal s. ejecutado a la fecha de entrega. v. w.sedbogota.V u. Eldorado No. Para ello cuenta con el apoyo del almacenista (si lo hay) Plan de Desarrollo Institucional e informe de ejecución del mismo. Formato diligenciado de cambio de firmas ante las Entidades Financieras.M. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Plan de compras. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo r. Acto administrativo de mutuo acuerdo para celebración de un convenio y / o acto administrativo de cierre del colegio para convertirse en sede A su vez. Elabora Acta de entrega del cargo la cual será suscrita y firmada por el AAFF del colegio que pasa a ser sede con el AAFF del colegio que lo recibe como sede o con el AAFF del FSE con el cual se suscribe convenio x. Entrega de todos los documentos soportes emitidos durante su periodo laboral. q. Informe del presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la presente vigencia. Títulos valores (Cheques y CDTs) n. el AAFF hace entrega del inventario de Bienes a su cargo al funcionario responsable de Almacén o a su jefe inmediato y.edu. o. con datos actualizados a la fecha de corte: · Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio con las novedades respectivas. Saldos certificados por bancos con corte a la fecha de entrega. 97 Av. presenta los siguientes informes. Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del presupuesto de ingresos y gastos.

FSE · Informe de ejecución Presupuestal y de Tesorería a la fecha y Estados Contables con corte al último día del mes anterior. saldo que debe coincidir con el valor registrado en el balance. ü Situación fiscal de la administración. Plan de compras y flujo de caja. anexando chequeras y las conciliaciones bancarias. con el apoyo del pagador y contador quienes previamente han elaborado corte contable y presupuestal e informes. tienda escolar y otros) o contratos en curso. Anexa certificación bancaria. inventarios. pasivo. Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S. libro de tesorería “auxiliar de bancos” y libros auxiliares contables Informe de los dineros en Caja Menor (si la hay). Informe de los proyectos de inversión aprobados y su nivel de ejecución a la fecha. Este valor se entregará mediante cheque a nombre de la cuenta del fondo del colegio que recibe. debidamente canceladas. con las novedades respectivas. que indica el saldo de la cuenta a la fecha de cierre. Debe hacer entrega de los siguientes libros: Libro diario. ingreso.M. costos y gastos. anexando últimas declaraciones de industria y comercio y retención en la fuente.SISTEMA PRESUPUESTAL . patrimonio. obra o servicios y de los anticipos pactados en contratos no ejecutados. ü Cuentas por pagar derivadas únicamente de la entrega a satisfacción de bienes.L. acto administrativo y responsable. cuales tienen destinación específica y cual no. cuanto de ello está comprometido.V Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso · · · · · · · · · · · ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Dirección de Construcciones y la Dirección de Dotaciones Escolares. Número de actas y Resoluciones firmadas a la fecha La totalidad del archivo a su cargo debidamente actualizado y foliado. ü Estado de la cuenta bancaria. Obligaciones y compromisos que no se hayan podido cumplir. Informe de los contratos efectuados a la fecha (contador. que estén legalmente contraídas y que hayan desarrollado el objeto de la apropiación afectada. Informes que reflejen claramente: ü Saldo en cuentas de activo. · · · Informe de los dineros en Bancos. debidamente soportados y aprobados. Consignación que se detallará y anexará. Informe de la situación de Almacén. ü Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio. mayor y balances.M. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del presupuesto de ingresos y gastos.

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Produce el acta definitiva de entrega debidamente firmada por el Ordenador del Gasto saliente y por el entrante El Ordenador del Gasto entrante registra nueva firma e inicia trámite ante la DIAN para cambio del nombre del Ordenador del Gasto Elabora “poder” a nombre del fondo – cuenta del colegio al cual queda adscrito el fondo, para que asuma las cuentas por pagar existentes, incluyendo las de servicios públicos. Los colegios a integrar, realizan reunión de entrega, elaborando ACTA DE ENTREGA Y RECIBO del fondo a liquidar, en presencia de los integrantes del consejo directivo, el contador, el auxiliar administrativo con funciones financieras y de almacén. Para la integración de los saldos del fondo a liquidar, en los libros correspondientes del colegio que recibe, deben estar debidamente asesorados por contador del colegio.

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SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

NOTAS BIBLIOGRÁFICAS

ü Conceptos Jurídicos de la Secretaría de Educación Distrital. ü Conceptos Jurídicos del Ministerio de Educación Nacional ü Circulares y Memorandos de la Secretaría de Educación del Distrito. ü Guía de Apoyo Presupuestal y Contractual 2007 expedida por la SED ü Manual FSE – Ministerio de Educación Nacional

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es un órgano colegiado permanente de dirección y orientación de la comunidad académica y administrativa del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”.. ____ (dia. MODELO DE ACUERDO SUGERIDO PARA REGLAMENTAR EL FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS ACUERDO No. Artículo 2.FSE ANEXO N° 1. Que es deber del Consejo Directivo contar con un reglamento claro y definido que le permita y asegure su correcto funcionamiento. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… ..El Consejo Directivo de conformidad con lo establecido en las normas vigentes. elegidos por mayoría de los votantes en una asamblea de docentes. el Decreto 4791 de 2008 y. quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente. Qué en mérito de lo expuesto. NATURALEZA – COMPOSICIÓN – FUNCIONES Artículo 1.El Consejo Directivo estará conformado por un total de ocho (8) miembros. es competencia del Consejo Directivo de los colegios oficiales.SISTEMA PRESUPUESTAL . mes. preservando las disposiciones de ley y garantizando el debido respeto y cumplimiento de los deberes que les corresponde a sus miembros y a la misma institución educativa. en uso de sus facultades legales en especial las conferidas por la ley 115 de 2001. integrado así: · · El rector. CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 23 literal p del Decreto 1860 de 1994.IED” El Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”. ACUERDA: CAPÍTULO I. año) “POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL COLEGIO –NOMBRE DEL COLEGIO . Dos representantes del personal docente. señalar su propio reglamento. el Decreto 1860 de 1994.

la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos representantes de los padres ante el consejo directivo. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el número de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del establecimiento educativo. (Artículo 9 del decreto 1286 de 2005). Artículo 3. del Decreto 4791 de 2008 y hacer seguimiento y control permanente al Flujo de Caja ejecutado.El periodo de los integrantes del Consejo Directivo. informará al rector las funciones de carácter legal y reglamentario. Estimular y controlar el buen funcionamiento de la Institución Educativa.. elegido por el Consejo Directivo. Aprobar el Plan anual de actualización Académica del personal docente presentado por el Rector. caso en el cual el consejo de padres elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo.Instalado el Consejo Directivo. Otras que le sean asignadas por disposición legal o autoridad competente y no estén asignadas a otro órgano del Gobierno Escolar. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. excepto las que sean competencia de otra autoridad. que asumirá como Presidente del Consejo Directivo. Adoptar el Manual de Convivencia y el Reglamento de la Institución.sedbogota. contados a partir de la instalación del mismo. CAPITULO II.. para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y los reglamentos. INSTALACIÓN – ELECCIÓN Artículo 5. Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para la admisión de nuevos alumnos. La elección de representantes de los padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el consejo de Padres.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- · · · · Dos representantes de los padres de familia. Un representante de los estudiantes elegido por el consejo de estudiantes. Asumir la defensa y garantía de los derechos de toda la comunidad Educativa. de ternas presentadas a las organizaciones que aglutinen la mayoría de ellos o en su defecto. por quien haya ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes. cuando algunos de sus miembros se sientan lesionados. Las competencias establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994 Las competencias establecidas en el Decreto 1290 de 2009 Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre Docentes y Administrativos con los alumnos del establecimiento educativo y después de haber agotado los procedimientos previstos en el manual de Convivencia. Eldorado No.. Artículo 7. de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones. entre los alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por la institución.. Artículo 6. Un representante de los exalumnos. El representante será escogido por el Consejo Directivo.Las Funciones del Presidente del Consejo Directivo son: · Convocar y presidir las reuniones del Consejo Directivo.edu. Un representante de los sectores productivos organizados en el ámbito local. Las competencias establecidas en el artículo 5o. Darse su propio reglamento.El Consejo Directivo se instalará dentro de los treinta días calendarios siguientes a su conformación. Artículo 4..co Información: Línea 195 . 103 Av. será de 12 meses. Participar en la planeación y evaluación del currículo y del Plan de Estudios y someterlos a la consideración de la Secretaria de Educación Distrital.Las funciones del Consejo Directivo son: · · · · · · · · · · · · · Tomar decisiones que afecten el funcionamiento de la institución.

.SISTEMA PRESUPUESTAL . Cumplir y hacer cumplir lo estipulado en los diferentes manuales de funciones. legajados y foliados. A petición del Personero estudiantil. ingresos o gastos de la vigencia presupuestal respectiva. Las demás que le señale el Proyecto Educativo Institucional. en estricto orden cronológico. Requerir a los integrantes de Consejo Académico.Cada miembro de Consejo directivo tendrá derecho a un voto.. CAPITULO III. Comisión de evaluación y promoción.El Consejo Directivo podrá deliberar. Cuando se requiera atender asuntos relacionados con solicitudes judiciales por actuaciones de la comunidad Educativa. en los siguientes casos: · · · · · · · · Cuando presenten conflictos de intereses general entre los distintos estamentos de la IED. reglamento interno del Consejo Directivo o demás normas vigentes.El Consejo directivo se reunirá extraordinariamente cuando sea convocado. las normas vigentes. Artículo 13. Por renuncia voluntaria. Mantener debidamente Archivados. Llevar el registro de actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”. reglamento interno de la institución. como las debidamente adoptadas en el Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”. Artículo 9. con tres (3) días calendario de antelación. Artículo 12. interponer recursos o nombrar apoderados que salvaguarden los intereses de la institución.. En caso de presentarse situaciones de anormalidad académica o administrativa que afecte directamente a la IED. Para considerar acciones de reposición. Por inasistencias no justificadas a tres (3) sesiones consecutivas del Consejo Directivo. se reunirá ordinariamente una (1) vez por mes. DE LAS REUNIONES – CONVOCATORIAS – QUORUM Artículo 8. respuesta y envío de la correspondencia y demás documentos.Los miembros del consejo Directivo serán removidos de su cargo por: · · · Faltas graves al Manual de Convivencia. acuerdos y demás actos administrativos o documentos emanados del Consejo Directivo. reglamentos y las decisiones tanto del Gobierno escolar debidamente conformado. tomar decisiones válidas y expedir acuerdos con la mayoría de los miembros presentes (mitad más uno). Artículo 11. que presenten los miembros de la comunidad educativa.El Consejo Directivo. Cuando se presenten faltas graves contra el Manual de Funciones y demás reglamentos internos o normativos.La convocatoria a reuniones ordinarias y extraordinarias la hará el Presidente o a petición de al menos cuatro (4) miembros del consejo directivo.. el Presente reglamento Interno y demás disposiciones. Para autorizar acciones judiciales. Tramitar todo lo concerniente a la recepción. el propio Consejo Directivo. las actas. Preparar y tramitar la convocatoria a las reuniones de Consejo Directivo. Comité de convivencia para que presenten y sustenten el informe de su gestión.FSE · · · · · · · · Firmar. Artículo 10. manual de funciones. Cuando se requiera autorizar gastos extraordinarios que afecten la estructura del presupuesto aprobado. los originales de las actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .

DE LAS VOTACIONES Artículo 14. ni votar cuando está ausente.Ninguna proposición podrá votarse sin que previamente haya sido sometida a discusión por parte del presidente del Consejo Directivo.. cuando cerrada la discusión. Artículo 20... si lo hiciere se dejará constancia en el acta Artículo 26..Ningún miembro del Consejo Directivo podrá retirarse de la reunión. DEL ORDEN DEL DÍA . salvo autorización expresa del Presidente del Consejo Directivo.La alteración del orden del día deberá acordarse por mayoría simple de votos. La proposición de alteración será votada sin discusión alguna y sobre el resultado no será admisible proposición diferente a la de la verificación. 105 Av.sedbogota.. Eldorado No. es el acto individual por medio del cual cada miembro principal del Consejo Directivo declara su voluntad. Lectura y aprobación de actas anteriores.No hay votación valida cuando el total reglamentariamente.La votación es el acto colectivo por el cual el Consejo Directivo declara su voluntad y se expresará en Acuerdos. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.El orden del día será presentado a consideración de los miembros del Consejo Directivo para su análisis y aprobación. Artículo 22.Los integrantes del Consejo Directivo.Ningún miembro del Consejo Directivo podrá votar en nombre de otro. objeto de la convocatoria. observando las siguientes normas: · · · · Verificación del quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. Artículo 25. No siendo admisible ningún voto más después de tal declaración. Artículo 21. Artículo 17. Artículo 16. Sólo los miembros principales tienen derecho a voto en el Consejo Directivo... en la siguiente reunión. no hay voto secreto.edu.co Información: Línea 195 . Artículo 28. celebrado en reunión debidamente convocada. Artículo 23. El voto es personal e intransferible.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- CAPÍTULO IV. Artículo 18.El voto. deberá aprobarse en un debate. quien tendrá derecho al uso de la palabra. Artículo 27. Artículo 19. el Presidente dará prelación a los puntos no agotados en la reunión anterior.. de los votos haya sido inferior al quórum establecido legal o Artículo 24.El orden del día será fijado por el presidente del Consejo Directivo. según el caso. de acuerdo con la autorización expresa del Presidente del Consejo Directivo.De la regla anterior se exceptúan al autor de un Proyecto. Artículo 15. La votación deberá hacerse pública.Todo Proyecto de Acuerdo que reglamente aspectos de funcionamiento y de operacionalización del Colegio XXXXXX IED.Cuando en una reunión no se hubiere agotado el orden del día señalado. hubiere de votar. Una vez recogidos los votos o llamada a lista.DE LOS DEBATES . Los puntos respectivos.. Lectura de comunicaciones remitidas al Consejo Directivo....El Presidente al comienzo de cualquier votación.. de la moción o modificación. la declarará cerrada. la declarará abierta. no podrán tomar la palabra más de tres veces sobre la proposición o asunto que se está discutiendo.

· Fecha.SISTEMA PRESUPUESTAL . · Desarrollo y resultados de las elecciones hechas. contendrán detalladamente las dediciones adoptadas. · Decisión adoptada (parte Resolutiva) · Firma de los miembros principales asistentes.. · Registro de la hora en que haya sido levantada la reunión. cuando lo pidan a la Presidencia y ésta así lo disponga. · Lugar. foliadas. · Nombres de los miembros principales asistentes. fechados y con un consecutivo adicionalmente. FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO Rector Representante Docentes Representante estudiantes Representante Padres de Familia Representante exalumnos Representante Docentes Representante Padres de Familia Representante Sector Productivo ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . los que serán firmados por los integrantes del Consejo Directivo que asistieron al debate. Artículo 33º.. · Considerando. · Las constancias escritas o verbales que quieran dejar los miembros del Consejo Directivo. · Constancias de haberse leído el orden del día.Contenido del acuerdo: El acuerdo será elaborado por el secretario técnico (asignado por el Consejo Directivo) cumpliendo el principio de “unidad de materia” y contendrá. · Titulo. si es el caso. Artículo 30.Contenido del acta: El Acta será elaborada en orden cronológico y contendrá: · Numero consecutivo. día y hora en que se realizó la reunión o se abrió la misma. fechadas y con un consecutivo. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todos los acuerdos que le sean contrarios. de los suplentes que asistan y de todos aquellos invitados debidamente autorizados por el Consejo Directivo. Artículo 32. foliados. las personas que intervinieron y los acuerdos adoptados. o enmiendas.. DE LAS ACTAS Y ACUERDOS Artículo 29.De las decisiones aprobadas por el Consejo Directivo se expedirán ACUERDOS que irán firmados.FSE CAPITULO V..De las reuniones del Consejo Directivo se levantarán ACTAS. que irán firmadas. · Desarrollo y resultado de las votaciones realizadas para aprobar diversos asuntos. · Mención de la lectura del Acta Anterior con su aprobación integra. · Información de los asuntos tratados y los nombres de quienes intervinieron en las discusiones respectivas. Artículo 31. adicionalmente contendrán una relación sucinta de los temas debatidos. como mínimo: · Numero (consecutivo).

todas las disposiciones en materia presupuestal deben ceñirse a las prescripciones contenidas en este Estatuto que regula el sistema presupuestal. *. la unidad de caja. 107 Av. ARTICULO 1o. *.” Así. contiene temas como “Ejecución Presupuestal”. Por el cual se adopta el nuevo Régimen de Contabilidad Pública.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 2. el cual entra a regir a partir del 1° de enero de 2007. se efectúa de manera enunciativa. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. pues la normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal. El Rector o Director será el ordenador del Gasto que apruebe el Consejo Directivo y responderá fiscalmente por el adecuado uso de los fondos. Estas son: *. *. la programación integral. en los colegios empiezan a constituirse los Fondos de Servicios Docentes anteriormente denominados Fondo de Fomento de Servicios Docentes de acuerdo al Decreto Extraordinario 102 de 1976 y reglamentado por el Decreto Ordinario 398 de 1990. La presente ley constituye el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación a que se refiere el artículo 352 de la Constitución Política. Los responsables de la gestión de los FSE deben tener presente un conjunto de disposiciones legales que se relacionan con el manejo de los fondos públicos.co Información: Línea 195 . Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. Artículo 12. El Consejo Directivo del colegio administrará los recursos de estos fondos. MARCO LEGAL APLICADO A FSE Las citas de las normas que se relacionan a continuación. artículo 4°). crea los Fondos de Servicios Docentes en los colegios para atender los gastos distintos a los de salarios y prestaciones. “Reglamenta la aplicación del Control Fiscal en las entidades estatales”. El Decreto 714 de 1996. inembargabilidad. “Implanta el sistema de Control Interno en las entidades estatales”. LEY 115 de 1994 “Ley General de Educación”. *. En consecuencia. “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989. *. Que en su artículo 182. fiscal. NORMAS RELACIONADA CON LA CREACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS FSE. Decreto 714 del 15 de noviembre de 1996 “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital”.edu. artículo 8o. Resolución 222 de 2006 Distrital. Ley 87 de 1993. incluso en aquellos colegios en los que para la fecha aún no existían. Los principios del sistema presupuestal son: la planificación. la anualidad. Ley 179/94. *. Ley 42 de 1993. “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.sedbogota. que para este caso no estarán expuestas. la coherencia macroeconómica y la hemeóstasis (Ley 38/89. la especialización. “Modificaciones Presupuestales” y “Responsabilidades Fiscales”. *. Eldorado No. “Establece el régimen de contratación administrativa”. la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”. Decreto 111 de 1996. civil. la universalidad.

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*. Ley 715 de 2001, Nacional “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud entre otros”. Los artículos 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 hacen especial énfasis en la conformación de Instituciones Educativas Distritales que presten un año de educación preescolar y nueve grados de educación básica como mínimo y la media, de Centros Educativos Distritales que no brindan el ciclo de educación completa, la administración de las mismas, determina nuevas funciones para el Rector o Director, define Fondo de Servicios Educativos, establece los procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos y el manejo presupuestal de los mismos. El artículo 11, Fondo de Servicios Educativos: dice: “Las Instituciones educativas estatales podrán administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarán los recursos destinados a financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento del colegio”. En el artículo 13, hace referencia a los procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos establece que los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal y que cuando la cuantía del contrato sea inferior a los veinte 20 salarios mínimos mensuales, el Consejo Directivo de cada colegio podrá señalar los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director celebre cualquier acto o contrato. *. Resolución 1602 del 10 de diciembre de 2001, “Por medio de la cual se adopta el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, las Empresas Industriales y Comerciales del Distrito y Sociedades por Acciones y de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas y de las Empresas Sociales del Estado” En el capítulo I, encontramos las Generalidades presupuestales y los principios que lo rigen. El capítulo II, hace referencia a la Programación Presupuestal. El capítulo III, hace referencia al proceso de Ejecución Presupuestal, las modificaciones presupuestales y en alguno de sus apartes habla un poco acerca de la Caja Menor. En el capítulo IV encontramos todo lo relacionado con el Cierre Presupuestal y el Estado de Tesorería. Y el capítulo V, hace referencia a un presupuesto orientado a resultados. *. Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Establece normas para preservar la moralidad en la administración pública y con el desempeño de los funcionarios públicos en el manejo de los fondos públicos”. En especial tener en cuenta el artículo 34°. Deberes. Son deberes de todo servidor público. numeral 3° que dice: “Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos, o afectos al servicio público”. Artículo 35°. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido. Numeral 16 que dice: “Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)”. Artículo 48°. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes. Numeral 22. “Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes”. Numeral 23. “Ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)”. Numeral 24. “No incluir en el presupuesto las apropiaciones necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el déficit fiscal, servir la deuda pública y atender debidamente el pago de sentencias, créditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales, conciliaciones y servicios públicos domiciliarios”. Numeral 25.

………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS……

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“No adoptar las acciones establecidas en el estatuto orgánico del presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos”. Numeral 26. “No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera”. Numeral 27. “Efectuar inversión de recursos públicos en condiciones que no garanticen, necesariamente y en orden de precedencia, liquidez, seguridad y rentabilidad del mercado”. *. Resolución Reglamentaria 001 de 2007 - SIVICOF, Distrital. “Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C. Ley 715 de 2001 Nacional, “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud entre otros”. Decreto 4791 de 2008 Nacional, “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001”. Ley 1150 de 2007 Nacional, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos” Resolución 0001 del 12 de mayo de 2009 Distrital, “Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores” Ley 1450 de 2011 Nacional. “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014” Ley 1474 de 2011 Nacional. “Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” Decreto 4807 de 2011 Nacional. “Por la cual se establecen las condiciones de aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de la instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación” Resolución 4047 de 2011 SED. “Por la cual se reglamenta para el Distrito Capital la creación y el funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos en todos los Establecimientos Educativos Oficiales” Decreto 734 de 2012 Nacional. “Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Públicas y se dictan otras disposiciones” GUIA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS – SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL – MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Memorando de lineamientos de programación y cierre presupuestal expedidas por la SED.

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Av. Eldorado No. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota.edu.co Información: Línea 195

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ANEXO Nº 3. IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS GASTOS DE INVERSIÓN QUE ADELANTA EL COLEGIO
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO DIRECCIÓN FINANCIERA IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSIÓN QUE ADELANTA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
INFORMACIÓN GENERAL NOMBRE IED: ____________________________________________ CÓDIGO LOCALIDAD: DANE: ____________________ ___________

____________________________________________ SUBPROYECTO No. __ NOMBRE: ÁREA: VIGENCIA: ____________________________ _____________ INFORMACIÓN ESPECÍFICA NIVEL DE EJECUCIÓN IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA DESCRIPCION DEL PROYECTO OBJETIVOS COMPONENTES META TIPO DE GASTO COSTO POR TIPO FISICA % FINANCIERA DE GASTO VALOR

NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO: ______________________________________ FIRMA: ___________________________ FECHA PRESENTACIÓN: _______________________________________

………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS……

Eldorado No.edu.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 111 Av.co Información: Línea 195 .sedbogota. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.

como su población objetivo COMPONENTES: Los resultados o productos son el efecto de las actividades que realiza el proyecto. el cual servirá para la programación y seguimiento a la ejecución de los mismos. se puede fraccionar o dividir en resultados concretos denominados componentes del proyecto. la Secretaría de Educación del Distrito elaboró el formato “Identificación y seguimiento de los gastos de inversión del colegio”. el estudio del problema o necesidad es el principal aspecto a tener en cuenta en la formulación de un proyecto. por cuanto se debe saber con exactitud lo que se quiere solucionar. leer las siguientes instrucciones: INFORMACIÓN GENERAL Estos datos están relacionados con el nombre de la IED. con el propósito de facilitar la evaluación y el futuro seguimiento de este.FSE INSTRUCTIVO IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSION DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL Con el ánimo de conocer los gastos de inversión que tiene el colegio. INFORMACIÓN ESPECÍFICA Esta Información debe ser diligenciada en forma precisa y resumida y está relacionada específicamente con el proyecto: IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA: El propósito de un proyecto es solucionar un problema. a partir de la movilización o el uso de insumos (recursos humanos. Los resultados expresan los logros del proyecto y en qué medida contribuyen a alcanzar el objetivo específico. por lo cual se debe delimitar y describir claramente. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . técnicos. Determine cuál es el objetivo general y máximo un objetivo específico por componente. la localidad donde está ubicada la IED y la vigencia o año en el cual se adelanta el proyecto. Es conveniente en el momento del diligenciamiento del formato. mejorar una situación o responder a una necesidad. el nombre del proyecto. Por ello. Dicho formato diligenciado deberá estar acompañado de un informe de ejecución. OBJETIVO: Este consiste en el estado deseado que se espera obtener a través de la ejecución del proyecto (que se persigue con la realización del proyecto). DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: Indique las características principales del proyecto y explique brevemente en qué consiste y como beneficia a los alumnos de la IED. dotación).SISTEMA PRESUPUESTAL . estrategias y programas definidos en el Plan de Desarrollo del Distrito Capital. infraestructura. y debe estar relacionado con las políticas. con el fin de conocer la ejecución del proyecto. Esto determinará el éxito o fracaso en la ejecución del proyecto. el código DANE que identifica la institución educativa. El formato será solicitado por la SED trimestralmente. del Plan Sectorial y del PEI. la ejecución del proyecto y su operación. tecnológicos. el Área que lo va a desarrollar. El objetivo del proyecto debe expresarse en función de resultados. Por lo anterior.

Ej: Adquirir 20 sillas unipersonales para dotar el aula de computo. mobiliario.sedbogota.co Información: Línea 195 .edu. la unidad de medida y una descripción breve de la meta. estos componentes están claramente diferenciados. a saber: Infraestructura. NIVEL DE EJECUCIÒN: Se refiere al seguimiento trimestral que se realiza a la ejecución de los gastos de inversión tanto de forma física (cumplimiento de las metas) como financiera (recursos financieros utilizados) Por último debe registrar el nombre del responsable del proyecto. COSTO: Para determinar los costos por tipo de gasto tenga en cuenta la experiencia en gastos incurridos con anterioridad. una unidad de medida y una descripción Identifique el proceso. etc. material educativo. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- En el sector educativo. ya que algunos utilizan material didáctico y otros elementos que corresponden a gastos generales de la entidad 113 Av. administración. textos. Por lo anterior identifique los componentes que conforman el proyecto META: La meta está compuesta por: un proceso. la cantidad. o de valoraciones por el mismo objeto. El monto presupuestal por tipo de gasto debe garantizar la ejecución del mismo. la firma y fecha de presentación Es importante aclarar que no todos los proyectos educativos se desarrollan con gastos de inversión. una cantidad (magnitud). Eldorado No.

comprendida entre el 1º de enero al 31 de diciembre. IED ACUERDO Nº (día/mes/año) Por medio del cual se aprueba el Presupuesto Anual de Ingresos y de Gastos.SISTEMA PRESUPUESTAL . presentado por el rector en forma desagregada y liquidada. Que el Rector como Ordenador del Gasto presentó a consideración del Consejo Directivo el proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos desagregado y liquidado de acuerdo a lo establecido en el artículo 8º del Decreto 4791 de 2008 para la vigencia fiscal 201x. Que el Consejo Directivo durante las tres sesiones de trabajo realizó ajustes y modificaciones al presupuesto presentado por el rector.Aprobar el presupuesto anual de ingresos y gastos del FSE para la vigencia fiscal 201x.. estableció que es función del Consejo Directivo introducir ajustes y aprobar mediante Acuerdo el Presupuesto de Ingresos y Gastos. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . desagregado y liquidado conforme lo establecido en el Decreto 4791 de 2008. y CONSIDERANDO: Que el artículo 5º del Decreto 4791 de 2008.FSE ANEXO Nº 4. para la vigencia fiscal comprendida entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de la vigencia fiscal de 201x del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED” El Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED” en uso de las facultades que le confiere el numeral 3 del artículo 5 del Decreto 4791 de 2008. Que el Consejo Directivo considera que los conceptos de ingresos y gastos que están presentados en el proyecto. así como las cuantías de los mismos permiten la ejecución y desarrollo del Plan Operativo y del Proyecto Educativo Institucional – PEI del colegio. ACUERDO DE APROBACIÒN Y LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DISTRITAL COLEGIO ………………. Que una vez analizado y realizado los ajustes al presupuesto presentado por el Ordenador del Gasto al Consejo Directivo… RESUELVE ARTICULO PRIMERO.

edu. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ARTICULO SEGUNDO.Escuela Útiles Escolares Otras Transferencias SED RECURSOS DE CAPITAL Recursos del Balance Cancelación de Reservas Rendimientos por Operaciones Financieras Excedentes Financieros Donaciones Otros Recursos de Capital TOTAL INGRESOS VALOR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 115 Av.El presupuesto aprobado para la vigencia fiscal 201x del colegio.. es por valor de: CÓDIGO 21 212 21204 2120402 212040201 21204020101 21204020102 21204020103 2120402010301 2120402010302 21204020104 2120402010401 2120402010402 2120402010403 2120402010404 2120403 212040301 21204030101 21204030102 2120404 212040401 212040402 212040403 212040404 21299 22 221 222 223 224 22401 2240101 2240102 2240103 2240104 224010401 224010401 224010403 2240105 2240106 2240107 24 241 24102 243 245 246 247 CONCEPTO PRESUPUESTO DE INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES No Tributarios Rentas Contractuales Venta de Servicios Derechos Educativos Derechos Académicos Cobros Complementarios Cobros Periodicos Pensiones Alimentarias Servicio de Transportes Otros Cobros Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Reposición de carné Reposición de agenda o del manual de convivencia Comercializacion de Mercancias Venta de Bienes Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentación Venta de Productos Manufacturados Otras Rentas Contractuales Arrendamiento de Bienes y Servicios Prestacion de Servicios Cursos de Extensión a la Comunidad Asesorias y Estudios Técnicos Impartidos Otros Ingresos NO Tributarios TRANSFERENCIAS Nación Departamento Entidades Distritales Administración Central Secretaria de Educación del Distrito Fondos de Reposición Ampliación de Jornada Vitrina Pedagógica Proyecto de Gratuidad Transferencia por Derechos Académicos Transferencia por Cobros Complementarios Gratuidad Total Escuela . Eldorado No.Ciudad .co Información: Línea 195 .

SISTEMA PRESUPUESTAL .Deportivas y Culturales Inscripción y partic. culturales y científicas Otros Gastos Generales PASIVOS EXIGIBLES FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN DIRECTA BOGOTÁ HUMANA EJE PLAN DE DESARROLLO Programa Plan Sectorial Proyectos SED VALOR 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .FSE CÓDIGO 31 311 31102 3110202 3110203 311020301 3110204 311020401 311020402 3110299 312 31201 3120102 3120104 312010401 312010402 312010403 31202 3120202 3120203 3120204 312020401 312020402 312020403 312020404 312020405 312020406 3120301 3120205 312020501 312020502 3120206 312020601 3120208 312020801 312020802 312020803 312020804 3120302 3120303 3120304 3120305 312030501 312030502 3120307 3120399 315 33 331 331 331 331 331 CONCEPTO PRESUPUESTO DE GASTOS GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SERVICIOS PERSONALES SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Jornales Honorarios Honorarios Entidad Remuneración Servicios Técnicos Sistematización de Boletines de Rendimiento Escolar Otras Remuneraciones Servicios Técnicos Otros Gastos de Personal GASTOS GENERALES Adquisición de Bienes Gastos de computador Materiales y suministros Material Didáctico Útiles Escolares Otros Materiales y Suministros Adquisición de Servicios Viáticos y gastos de viaje Gastos de transporte y comunicación Impresos y publicaciones Derechos de Grado Certificaciones y Constancias Carné Agenda Agenda y Manual de Convivencia Otros Impresos y Publicaciones Sentencias judiciales Mantenimiento Reparaciones Mantenimiento de la entidad Mantenimiento de Mobiliario y Equipo Seguros Seguros de la entidad Servicios públicos Energía Agua Teléfono Otros Impuestos. Tasas y Multas Intereses y Comisiones Sostenimiento de Plantas y Animales Actividades Científicas Deportivas y Culturales Salidas Pedagógicas Otras Actividades Cientificas. en competencias deport..

2. Escuela Ciudad Escuela No. 5.Aprovechamiento del Tiempo Libre No. Formaciòn Tècnica y para el Trabajo No.sedbogota. 6.edu. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE #¡REF! ______________________________________________________ RECTOR .co Información: Línea 195 .DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO 1er REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 2o REPRESENTANTE PERSONAL DOCENTE 1er REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 2o REPRESENTANTE PADRES DE FAMILIA 1 (UN) REPRESENTANTE ESTUDIANTES 1 (UN) REPRESENTANTE EXALUMNOS 1 (UN) REPRESENTANTE SECTORES PRODUCTIVOS 117 Av. Medio Ambiente y Prevenciòn de Desatres No. 9. Investigaciòn y Estudios No. Eldorado No. 3. 10. 4. 8. Fomento de la Cultura No. 11.Educaciòn Sexual No.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 33101 33102 33103 33104 33105 33106 33107 33108 33109 33110 33111 334 No. Otros Proyectos PASIVOS EXIGIBLES INVERSIÓN TOTAL GASTOS 0 ARTICULO 2o: El presente Acuerdo rige a partir del 1 de enero de 201X. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.DIRECTOR ORDENADOR DEL GASTO RECTOR . 1 Vitrina Pedagógica No. Formacion de Valores No.Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes No 7.

ACUERDO DE ADICIÓN PRESUPUESTAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ. en uso de sus facultades y en especial las que le otorga el Artículo 5° del Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008. Dado en Bogotá D.FSE ANEXO N° 5.000 ARTICULO 2°: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición. CULTURALES Y CIENTIFICAS VALOR $3. ACUERDA: ARTÍCULO 1°: Adicionar los recursos por valor de $XXXXX. con o sin destinación específica (Hacer referencia a la fuente y uso de los recursos).000 $1. Que se hace necesario adicionar los recursos por valor $________.000 $1.000. CONSIDERANDO: Que el ordenador del gasto presenta a consideración del Consejo Directivo el proyecto de adición al presupuesto de la vigencia fiscal de 201X.000 $3.000. XXX de XXXXX de 201X. a los xx días del mes de xxx de 201X. (día/mes/año) Que el Consejo Directivo del Colegio Distrital “NOMBRE DEL COLEGIO – IED).SISTEMA PRESUPUESTAL .C. de conformidad con lo establecido en la Resolución y/o Acta de donación y/o Acuerdo Distrital y/o Decreto Distrital No.500. de acuerdo a la siguiente descripción: CODIGO 2 2240107 3 311021001 3110227 TOTAL RUBRO INGRESOS OTRAS TRANSFERENCIAS SED GASTOS MATERIAL DIDACTICO OTRAS ACTIVIDADES DEPORTIVAS.000. provenientes de XXXXXXXXXXX.000 VALOR $3.IED” ACUERDO No. Firman los integrantes del Consejo Directivo PUBLIQUESE Y CUMPLASE Rector(a) – Ordenador del Gasto Representante estudiante Representante exalumnos Representante Docentes Representante Docentes Representante Padres de Familia Representante Sector Productivo ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… ..500. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO .

(día/mes/año) Que el Consejo Directivo del Colegio Distrital “NOMBRE DEL COLEGIO .IED” ACUERDO No. dentro del presupuesto de la presente vigencia. de conformidad con la justificación presentada por el ordenador del gasto.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 6. a los xx días del mes de xxx de 201X.000 VALOR $3. Que se hace necesario trasladar los recursos por valor $XXXXXXXXXXX.000 ARTICULO 2°: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO .sedbogota.200. de conformidad con la siguiente descripción: (Primero se debe reducir el rubro del cual se pretende trasladar recursos) CODIGO 31 33 TOTAL RUBRO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO INVERSION VALOR $3.edu. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Rector(a) – Ordenador del Gasto Representante estudiante Representante ex alumnos Representante Docentes Representante Docentes Representante Padres de Familia Representante Padre de Familia Representante del Sector Productivo 119 Av. en uso de sus facultades y en especial las que le otorga el Artículo 5° del Decreto 4791 del 19 de diciembre de 2008. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. ACUERDA: ARTICULO 1°: Trasladar los recursos por valor de $xxxxx.C.000 $3. Eldorado No.200.IED”. ACUERDO DE TRASLADO PRESUPUESTAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ.000 $3.co Información: Línea 195 .200. Dado en Bogotá D. CONSIDERANDO Que el ordenador del gasto presenta a consideración del Consejo Directivo el proyecto de traslado dentro del presupuesto de la vigencia fiscal de 201X.200.

SISTEMA PRESUPUESTAL . Atentamente. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO .IED” MEMORANDO Nº Para: De: Fecha: Asunto: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS . SOLICITUD DE CDP ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ.FSE ANEXO Nº 7. Nombre Rector(a) – Ordenador (a) del Gasto (a) ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .PAGADOR RECTOR(A) día / mes / año de la solicitud SOLICITUD DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Con toda atención me permito solicitarle disponibilidad presupuestal para ______________________________________ por la cuantía de __________ _______________________ ($ ) Mcte.

PRESUPUESTAL CODIGO VALOR No. CONCEPTO VALOR RETEFUENTE RETEIVA RETEICA CONTRIB.000.ESPECIAL TOTAL DCTOS ORDENADOR DEL GASTO A UXILIA R ADM INISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS CONTABILIZADO RECIBI C. HUELLA 121 Av. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.edu.sedbogota. VALOR CUENTA REGISTRO No: IMPUTAC.C.000-0 COMPROBANTE DE EGRESO BANCO DISPONIB. No. FECHA CHEQUE No.co Información: Línea 195 . CONCEPTO PORCENT. ENTRADA ALMACEN No.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 8. COMPROBANTE DE EGRESO ESPACIO PARA COPIA CHEQUE COLEGIO SAN MIGUEL IED . Eldorado No.NIT 000.

ACTA ARQUEO DE CHEQUES ACTA DE ARQUEO DE CHEQUES No. ___ Colegio : ___________________________________________________________ Ciudad y fecha: ____________________________________________________ Hora de inicio del arqueo: __________________________________________ Hora de finalización del arqueo: _____________________________________ Relación de cheques anulados BANCO No. CHEQUE BENEFICIARIO VALOR Relación de cheques girados BANCO No. CUENTA No. INICIA No.SISTEMA PRESUPUESTAL . FINALIZA TOTAL Relación de cheques por reclamar BANCO No. CHEQUE BENEFICIARIO VALOR Relación de cheques en blanco BANCO No. CHEQUE No. CUENTA No. FINALIZA TOTAL OBSERVACIONES _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________DATOS DE QUIENES INTERVINIERON Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Auxiliar Administrativo con funciones Financieras Firma: ________________________________________________________________ Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Rector Firma: ________________________________________________________________ ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . CHEQUE No. CUENTA No. INICIA No. CUENTA No.FSE ANEXO Nº 9.

CHEQUE BENEFICIARIO VALOR OBSERVACIONES ______________________________________________________________________ DATOS DE QUIENES INTERVINIERON Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Auxiliar Administrativo con funciones Financieras Firma: ________________________________________________________________ Nombre : ____________________________________________________________ Cargo: Rector Firma: ________________________________________________________________ 123 Av. INICIA No. CONSIGNACIONES No. CUENTA No. CUENTA No. TITULO VALOR FECHA INICIO Relación de cuentas BANCO No. INICIA No. CHEQUE BANCO No.sedbogota. Eldorado No. ___ Colegio : ___________________________________________________________ Ciudad y fecha: ____________________________________________________ Hora de inicio del arqueo: __________________________________________ Hora de finalización del arqueo: _____________________________________ Relación de chequeras No.co Información: Línea 195 .GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 10.edu. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. FINALIZA TOTAL Relación de libretas de ahorros BANCO No. CUENTA No. ACTA ARQUEO DE LA CAJA FUERTE ACTA DE ARQUEO DE LA CAJA FUERTE No. FINALIZA TOTAL Relación de títulos valores FECHA VENCIMIENTO BANCO No.

con copia del RUT a la SED junto con el certificado de cancelación de la cuenta anterior.E: N. presentar certificación bancaria en original relacionando número de cuenta.I. C ______________________________________ NOMBRE AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS C. AUTORIZACIÓN PARA APERTURA Y/O CAMBIO DE CUENTA AUTORIZACIÓN PARA CAMBIO DE CUENTA BANCARIA Día / mes / año FECHA: F. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .S.SISTEMA PRESUPUESTAL .T: LOCALIDAD: TIPO: · · · MOTIVO: (Señale con X) CANCELACIÓN CAMBIO APERTURA ___________________________________ NOMBRE ORDENADOR DEL GASTO C.FSE ANEXO Nº 11. Clase de cuenta y sucursal. C FECHA AUTORIZACIÓN SED: __________________ Nota: Una vez efectuada la apertura de la nueva cuenta.

se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras. RP 1 03 06 TOTAL No siendo otro el objeto de la presente acta.000 RESERVAS PRESUPUESTALES No.450.000 $5.300. del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO . se firma por los que en ella intervinieron. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. NOMBRE DEL RECTOR Rector – Ordenador de Gasto NOMBRE DEL PAGADOR Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras No.000 $ 500. ORDEN DE PAGO 180 182 183 BENEFICIARIO PEDRO RUIZ PATRICIA TRUJILLO JULIO LARA CONCEPTO Mantenimiento y reparación mobiliario Honorarios Contador – Noviembre Mantenimiento entidad – instalaciones eléctricas VALOR $4. 350.000 $.IED. Orden y/o Contrato 35 01 37 No.Diciembre Honorarios Revisor Fiscal . que se discriminan de la siguiente forma: CUENTAS POR PAGAR: No.000 $ 3. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO .co Información: Línea 195 . a los xx días del mes de diciembre de 201X.000 125 Av. Orden y/o Contrato 01 04 8 BENEFICIARIO PATRICIA TRUJILLO GLORIA DIAZ FERNANDO MUÑOZ CONCEPTO Honorarios Contador .500.000 $ 2.IED” ACTA Nº (día/mes/año) ACTA DE CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR Y RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 201X En Bogotá D.500. RP 141 1 138 TOTAL No. con el fin de establecer al cierre de la vigencia la relación de los compromisos pendientes de pago.sedbogota. Eldorado No.edu.000 $ 450.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 12. C.Diciembre Último pago Sistematización boletines y entrega de informes VALOR $ 450. ACTA DE CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Y RESERVAS PRESUPUESTALES ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ.

FSE ANEXO Nº 13 ACTA DE FENECIMIENTO DE LAS RESERVAS PRESUPUESTALES ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO .SISTEMA PRESUPUESTAL .000 $2. las cuales se relacionan a continuación: RP 50 65 TOTAL BENEFICIARIO PEPITO PEREZ JUAN RODRIGUEZ CONCEPTO Mantenimiento mobiliario y equipo Servicios Profesionales VALOR $2. con el fin de determinar el estado de las reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 200x las cuales debían ser giradas durante la presente vigencia y por diferentes razones no fue posible su ejecución. se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras.000 $ 600.600. del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO” . NOMBRE DEL RECTOR Rector – Ordenador de Gasto NOMBRE DEL PAGADOR Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .000.000.000 JUSTIFICACION Imposibilidad de encontrar repuestos originales Razones personales que impidieron continuar con la ejecución del contrato Los recursos por valor de $2.IED. No siendo otro el objeto de la presente acta. C.600. a los xx días del mes de diciembre de 201X. se firma por los que en ella intervinieron.IED” ACTA Nº (día/mes/año) ACTA DE FENECIMIENTO RESERVAS CONSTITUIDAS VIGENCIA 201X En Bogotá D. hacen parte de los excedentes financieros y corresponde a (establecer la destinación de los mismos).

000 $1.000 $5. No siendo otro el objeto de la presente acta.700. a los xx días del mes de diciembre de 201X. con el fin de identificar.000 $24.IED” ACTA Nº (día/mes/año) ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS VIGENCIA 201X En Bogotá D.edu.000 Los recursos aquí detallados con destinación específica.700. y se adicionarán de acuerdo a su destinación.000 $ 2.000 800.300. ascienden a $XXXXXXXXX.xx de xx de 201X. ESPECIFICA LIBRE DESTINACION $ $1. Eldorado No. C.150. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.000 500. valor que se encuentra incorporado en el (los rubro (s) correspondiente (s).sedbogota.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 14 ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ.000.500. los cuales se constituyen como excedentes financieros y se discriminan de la siguiente forma: CODIGO 31 311011001 3110205 311020801 311020801 311021003 311021003 33 33102 33103 TOTAL RUBRO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Sistematización de boletines de rendimiento escolar Gastos de transporte y comunicación Mantenimiento de la entidad Mantenimiento de la entidad Materiales y suministros Materiales y suministros INVERSION Proyecto 2 (mencionar el nombre) Proyecto 3 (mencionar el nombre) RECONOCIMIENTOS CERTIFICADOS DEST.000.000 RECONOCIMIENTOS TOTAL $ 4. NOMBRE DEL RECTOR Rector – Ordenador de Gasto Av.000 500.300.000 350.co Información: Línea 195 NOMBRE DEL PAGADOR Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras127 . (Este párrafo se incluye cuando exista reconocimientos).000. Los recursos liberados por concepto de Cancelación o no ejecución de reservas reportadas mediante Acta de Fenecimiento No. Los reconocimientos por valor de $5. del Colegio XXXXXXXXXXXXXXX IED. (Este párrafo se incluye cuando exista Acta de Fenecimiento de recursos liberados).000 $ $ $ $14. clasificar y reportar los recursos no ejecutados durante la presente vigencia. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO . se firma por los que en ella intervinieron. corresponden a (describir la naturaleza de los recursos) .000 serán adicionados al presupuesto de la siguiente vigencia con el mismo valor y destinación.200.000 $5. por valor de $14. se reunieron NOMBRE DEL RECTOR en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con funciones financieras.000 $12.150.300.

3. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO . ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . economía y unidad.FSE CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1. Este manual es una herramienta de aplicación de las políticas de la Secretaria de Educación del Distrito con relación al manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos por la tesorería.1.IED” MANUAL DE TESORERIA .FSE ANEXO Nº 15 MANUAL DE TESORERIA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ. PRINCIPIOS Las operaciones que comprometan movimientos de recursos financieros a cargo del Fondo de Servicios Educativos serán efectuadas bajo los criterios de seguridad. el Decreto 1421 de 1993 y la Ley 1066 del 2006. unificando los conceptos básicos y reglas para el desarrollo de las labores de revisión. liquidez. teniendo en cuenta los principios. transparencia. Liquidez: El Ordenador del Gasto y la Tesorería coordinarán las actividades necesarias para garantizar que el Fondo de Servicios Educativos cuente con los recursos financieros suficientes y oportunos para cumplir con las obligaciones financieras.SISTEMA PRESUPUESTAL . 1. ejecución. De manera que al realizar la operación prevalecerá aquella que presente el menor nivel de riesgo o peligro para el Fondo.2. MARCO JURIDICO A la entidad territorial le corresponde expedir el Manual para el manejo de la tesorería en los Fondos de Servicios Educativos FSE y al Consejo Directivo adoptar el Manual. De igual manera el presente manual de tesorería está orientado al mejoramiento del Control Fiscal contenido en la ley 42 de 1993. organización y control de las funciones propias de la tesorería. Seguridad: Se aplicaran todos los mecanismos y procedimientos que se consideren necesarios y suficientes para garantizar la seguridad de los recursos financieros del Fondo de Servicios Educativos. 1. ALCANCE El contenido de este documento corresponde al MANUAL DE TESORERIA PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS – FSE. normas y procedimientos aquí establecidos que deben conocer y aplicar el Ordenador del Gasto y el funcionario que tenga bajo su responsabilidad las actividades de tesorería. en donde se establecen los procesos administrativos y financieros. función asignada en el artículo 5 del Decreto 4791 de 2008.

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Transparencia: Las actuaciones de todos los funcionarios deberán orientarse al logro de los fines del establecimiento educativo y se desarrollarán con imparcialidad motivadas por el mejoramiento continúo de la gestión y el libre acceso a la información que debe ser oportuna. así como el Estado de Tesorería. Registrar los recursos monetarios. con el fin de mantener el sistema actualizado del flujo de fondos. traslado de recursos entre la cuenta de ahorros a la cuenta corriente del FSE mediante oficio firmado por el ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones financieras y sello de las cuentas bancarias. como su estabilidad financiera. Contador. Elaborar los comprobantes de ingresos y egresos amparados con los documentos soportes tanto internos como externos.edu. Practicar las retenciones de Ley. Verificar la legalidad de los pagos y -. entre otras las siguientes funciones: ¨ Efectuar la apertura y registro de firmas. Generar las conciliaciones bancarias en los cinco primeros días de cada mes. completa. ingresos y egresos. impidiendo las dilaciones y retardos en su ejecución. Entregar la información oportuna y completa que requiera el Ordenador del Gasto. Elaborar informe mensual detallado de ingresos y gastos. cronológica y oportuna de la información que se relacione con bancos. medios y gastos. Economía: Todas las actuaciones se adelantarán con austeridad de tiempo. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ 129 Av. Eldorado No. recaudos. CAPITULO II FUNCIONES DE TESORERIA La tesorería tiene bajo su responsabilidad. presentar las declaraciones y efectuar el pago. títulos valores con la debida autorización del ordenador del gasto y soportes. Archivar las cuentas con sus correspondientes soportes en forma ordenada. destinadas a garantizar la eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos. Custodiar títulos valores y elementos a cargo de la tesorería. Unidad: La programación.co Información: Línea 195 . Efectuar arqueos de cheques y caja fuerte con la periodicidad que establece el presente manual.sedbogota. ejecución y control de las actividades de tesorería deberán seguir las orientaciones en materia de política financiera y presupuestal establecidas por la Secretaria de Educación del Distrito. Las normas sobre procedimientos se interpretarán de tal manera que no den ocasión a seguir trámites distintos o adicionales a los expresamente previstos o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir. fidedigna.efectuar el giro de los cheques. Secretaria de Educación del Distrito y los entes de vigilancia y control. Registrar los movimientos diarios de ingresos y giros en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería. comprensible y comparable.

nombre de la cuenta y NIT anexándole la certificación bancaria. deben tener presente: ¨ ¨ El colegio debe tener actualizado el RUT con el nombre “Colegio (nombre) – IED FSE” La entidad bancaria escogida para la apertura de la cuenta a través de la cual se efectuará el manejo y recaudo de los recursos del FSE. la apertura de la nueva cuenta. 3) Sustitución de cuenta para una sucursal bancaria más cercana al municipio. ¨ Efectuar trámite ante la Tesorería Distrital para la exoneración del gravamen de operaciones financieras por los recursos que ingresen al fondo-cuenta. deben tener firmas conjuntas. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Indicando claramente que no está autorizado el pago de ningún otro cheque durante ese período. el Rector y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. ¨ Los pagos se efectuaran únicamente en cheque y acogiéndose a las directrices establecidas por el nivel central en cuanto a la custodia de títulos valores. ¨ En época de vacaciones o receso escolar no debe dejarse dinero en la cuenta corriente. ajustar y controlar el Flujo de Caja para poder realizar los pagos. sucursal. 6) En caso de deterioro del establecimiento financiero” ¨ La cuenta de ahorros se manejará sin talonario y sin tarjeta débito.1. los saldos de las cuentas corrientes y de ahorros para confrontarlos con los saldos que registra el libro auxiliar de bancos de la tesorería. todos los recursos deben estar depositados en la cuenta de ahorros o en lo posible invertidos en títulos valores. en junio y diciembre. ¨ El Ordenador del Gasto y/o auxiliar administrativo con funciones financieras solicitará por escrito a la entidad bancaria semanalmente. debe enviarse un oficio a la entidad financiera.SISTEMA PRESUPUESTAL . APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS Para la apertura de la cuenta de ahorro y corriente.FSE. 3. 5) Sustitución en la misma entidad financiera por cambio de tipo de cuenta. el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. a solicitud del ordenador del gasto de la entidad territorial. para la apertura de las cuentas. disminuyendo riesgos de desplazamiento. debe figurar en el ranking financiero conforme a las directrices de la Tesorería Distrital y se deben conocer las políticas de manejo del banco ¨ ¨ Ajustarse a los procedimientos y requisitos que la entidad financiera le exija al FSE. relacionando: nombre de la entidad. con excepción de los recursos necesarios para amparar compromisos que serán pagados en dicho período y por los cuales se han girado cheques. CAPITULO III POLITICAS GENERALES DE TESORERIA Son los lineamientos básicos que establece la Secretaria de Educación del Distrito para el manejo de la tesorería del Fondo de Servicios Educativos . número de cuenta. ¨ Antes de salir a receso escolar o vacaciones. Verificar que el bien o servicio que se pague este contemplado en el plan de compras que aprobó el Consejo Directivo. 4) Sustitución en la misma entidad financiera por pérdida de cheques o cercanía con nueva sucursal de la misma entidad financiera. ¨ Informar por escrito a la SED. actualizar. relacionando los cheques que fueron girados y que serán cobrados. ¨ El Ordenador del Gasto enviará carta al banco sobre las restricciones de manejo de la cuenta. 2) Apertura de la sucursal bancaria en municipios donde no existía ningún banco. el colegio debe justificar las razones que ameritan su cambio como: 1) Cierre de la sucursal bancaria donde se tiene la cuenta. Si el procedimiento consiste en cambiar de entidad bancaria.FSE ¨ ¨ Elaborar. tipo de cuenta. ¨ Para el manejo de la cuenta.

Informar al Ordenador del Gasto por escrito que recibió a satisfacción la chequera o libreta de ahorros. ¨ Las chequeras o talonarios se utilizan en su totalidad y los esqueletos dañados o anulados se registran en el libro de bancos.sedbogota. deben registrarse en acta de arqueo. Cada vez que se gire un cheque.edu. Al retirar la chequera y antes de salir del banco. MANEJO DE CHEQUERAS ¨ ¨ La única persona autorizada para retirar la chequera del banco es el funcionario que indique la carta de instrucciones. El responsable del manejo y entrega de los cheques será el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. se procede a su anulación. el valor y el nombre del titular del cheque. En caso de existir alguna diferencia con la cantidad de cheques contenidos. se debe: a) contar uno a uno la cantidad de cheques del talonario. ¨ Los cheque girados y no reclamados por los beneficiarios que cumplan 30 días o más. colocar papel carbón por el reverso para que quede consignada la información por las dos caras. la cual debe estar empotrada y ubicada en pagaduría. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.3.co Información: Línea 195 . El valor de los cheques anulados se cargará nuevamente a la cuenta bancaria que se afectó con el giro y se registrará en la cuenta de acreedores varios. quien podrá establecer un día a la semana para la entrega de cheques a proveedores y contratistas. antes y después. d) y que en el consecutivo numérico no hayan defectos de impresión. valor que será verificado por el rector y el pagador al momento de relacionar en él la firma ¨ Al girar los cheques se debe restringir su negociabilidad.2. c) que la cantidad de cheques sea equivalente al número consecutivo del mismo. tanto por el Ordenador del Gasto como por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. El cheque debe ir acompañado del comprobante de egreso. ¨ La labor de elaboración de cheques es responsabilidad del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. La chequera debe estar guardada en la caja fuerte del colegio. estos caducan. ¨ Si el cheque es elaborado en máquina de escribir. ¨ Cuando los cheques se encuentran en poder del beneficiario sin cobrar por el término de seis meses. es decir debe indicarse “páguese únicamente al primer beneficiario”. desde la fecha de su giro. ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ 3. 131 Av. se comunica por escrito al banco y se registra en el libro auxiliar de bancos y en la cuenta de acreedores. verificando que estén numerados en forma consecutiva. ¨ Todo desembolso de Tesorería cuenta con doble control. ¨ El cheque se girará a nombre del beneficiario del comprobante de egreso y el valor a cancelar debe ser el que aparece como valor neto a pagar. anularse y pegar el numero del cheque a la colilla de la chequera. EMISION DE CHEQUES ¨ Todo egreso de recursos se debe producir a través del giro de cheques individuales a nombre del titular del comprobante de egreso. Eldorado No.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 3. b) que el número de la cuenta corresponda. ¨ No deben firmarse cheques en blanco. la fecha. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe hacer arqueo de cheques diariamente o los días en que se encuentre en el colegio y dejar constancia de lo encontrado mediante acta firmada. notifíquelo inmediatamente al banco. el concepto. ¨ El valor neto del comprobante de egreso debe ser igual al valor del cheque. ¨ No se deben emitir cheques posfechados. debe registrarse en el talonario de la chequera.

¨ El plan de compras se debe presentar al Consejo Directivo para su aprobación así como sus modificaciones. de programación. las necesidades y compromisos normales y extraordinarios del Colegio y el plan operativo de la vigencia. ¨ El Rector celebrará los contratos. ¨ El flujo de caja como instrumento de planeación debe elaborarse al iniciar la vigencia fiscal y ser igual al presupuesto inicial aprobado. el plan de compras y el estado de tesorería. obligaciones o pagos que superen la cuantía de los montos del flujo caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorería.FSE Adicionalmente a los controles ya expresados. FLUJO DE CAJA Es responsabilidad del Rector con el apoyo del auxiliar administrativo con funciones financieras elaborar el flujo anual de caja. El flujo de caja es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. el contador. se debe contar con los instrumentos financieros.4. es conveniente que el mismo sea revisado por persona diferente. cada vez que se gira un cheque. fecha. hasta por el monto autorizado en el respectivo flujo de caja. solo podrá efectuar pagos. cantidad. seguimiento y control. 3. las modificaciones pueden ser horizontales y verticales y se debe revisar y ajustar dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. valor total. ¨ El FSE. no podrán adquirir compromisos de pago. de esta manera. ¨ No pueden existir saldos de flujo de caja negativos. antes de ser firmado (podría ser el almacenista. si éste ha sido elaborado antes de la aprobación del presupuesto. El flujo de caja será requisito para atender los gastos incorporados en el presupuesto anual de la vigencia. como son el flujo de caja. como también las cuentas por pagar. para efectuar los pagos a cargo del Fondo de Servicios Educativos. se debe ajustar el plan de compras anual al mismo. ¨ No se podrán ordenar compromisos que no estén incluidos en el plan de compras. ¨ El plan de compras como mínimo deberá contener el rubro presupuestal. ¨ El Auxiliar Administrativo con funciones financieras sólo podrá efectuar pagos hasta por el monto autorizado en el flujo de caja mensual y en la respectiva fecha. PLAN DE COMPRAS ¨ El plan de compras anual se puede proyectar antes de la elaboración del presupuesto de ingresos y gastos con el fin de conocer las necesidades en cuanto al desarrollo de los proyectos educativos y gastos que requiere la institución educativa para su normal funcionamiento o una vez aprobados las partidas por rubro de acuerdo a un histórico. en cada una de estas revisiones se van agregando los elementos de seguridad ya definidos. concepto. suscribirá los actos administrativos y ordenará los gastos teniendo en cuenta el flujo de caja.SISTEMA PRESUPUESTAL . ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . ¨ Se prohíbe asumir compromisos. valor unitario. ¨ Se debe planear la adquisición de bienes y contratación de servicios teniendo en cuenta los datos históricos de consumo. unidad. y modalidad de contratación. ¨ Los FSE. cualquiera sea su naturaleza. ¨ Una vez aprobado el presupuesto de la siguiente vigencia. ¨ El flujo de caja debe ser coherente con los ingresos disponibles. INSTRUMENTOS DE TESORERIA Para la correcta administración de la tesorería. o un integrante del consejo directivo). sin que previamente se verifique y se confirme la disponibilidad de recursos en bancos y relacionado en el flujo de caja.

títulos valores o recursos que estén en disposición de la tesorería y se restan las rentas de destinación especificas sin comprometer. cuenta corriente. REGISTRO DE INGRESOS ¨ Se prohíbe el ingreso de recursos en efectivo a la pagaduría del colegio. ¨ Todas las consignaciones deberán reposar en la tesorería del FSE. ¨ Elaborar y presentar oportunamente los informes requeridos por la SED y los organismos de control. reservas presupuestales. ¨ Realizar la conciliación mensual de los recursos de tesorería y confrontarla con el extracto bancario. ¨ Dar cumplimiento con la normatividad vigente respecto al manejo de recursos y de la tesorería. ¨ En el estado de tesorería se deben incorporar los recursos que han sido asignados mediante acto administrativo o certificación y que no están situados en tesorería a la fecha de corte. las exigibilidades como las cuentas por pagar en poder del tesorero. el Auxiliar Administrativo con funciones financieras se comunicará con la entidad bancaria solicitando su soporte.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ESTADO DE TESORERIA ¨ El Auxiliar Administrativo con funciones financieras una vez concilie el libro auxiliar de tesorería entregará al Rector mensualmente el Estado de Tesorería. firmada y cumpliendo las formalidades establecidas por la ley. debidamente clasificadas y archivadas al igual que los documentos soportes.sedbogota. ¨ Comparar los registros del libro auxiliar de bancos con el extracto bancario para conciliar los ingresos y posteriormente cotejarlos con el libro auxiliar de bancos que lleva el Contador del Colegio. ¨ Toda la documentación soporte deberá ser en original. ¨ Solo se podrán efectuar consignaciones en las cuentas autorizadas. ¨ Elaborar el boletín de tesorería que contenga la totalidad de los ingresos del FSE. ¨ En ningún caso podrá tomar en préstamo para sí o para otra persona los recursos que recaude o maneje el Fondo de Servicios Educativos. Eldorado No. 3. ¨ Elaborar informe de ingreso mensual detallado con sus respectivos soportes de notas. dejando evidencia de la gestión realizada y los adicionará al presupuesto una vez se cuente con el acto administrativo o el comprobante de ingreso a través del cual fue consignado al FSE y que les permita conocer su destinación. ¨ El Estado de Tesorería se remitirá a la Secretaria de Educación del Distrito a través del aplicativo de consolidación presupuestal en las fechas programadas para el efecto. ¨ Registrar diariamente los ingresos y recaudos en el libro auxiliar de bancos. 133 Av. resoluciones y demás documentos que se entregará al Contador para su registro en libros. veraz y oportuna. consignaciones. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. los compromisos adquiridos durante la vigencia que estén amparados legalmente pero que el bien o servicio no se haya recibido o el servicio no se haya prestado en su totalidad. ¨ Para los ingresos que no sean identificados. ¨ Para incluir en el estado de tesorería los acreedores varios se revisan las actas de anulación de cheques en poder del beneficiario y de la tesorería. cuenta de ahorros. ¨ Enviar copia del informe mensual de ingresos al Ordenador del Gasto. a nombre del FSE del colegio y soportadas mediante desprendibles de consignación si estos recursos son calificados como “Ingresos Operacionales” o mediante acto administrativo si los mismos se califican como “Ingresos de transferencia”. acreedores varios. de lo cual se hará seguimiento.edu.co Información: Línea 195 .5. ¨ La contabilización de los ingresos debe ser permanente. ¨ En el Estado de Tesorería se incluyen los valores en caja.

¨ No se pueden asumir pagos por encima del flujo de caja. ¨ Registrar diariamente los pagos en el libro auxiliar de bancos. ni contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del FSE sobre apropiaciones inexistentes o que excedan los saldos disponibles. ¨ Realizar informe de egresos (gastos) mensuales detallado para el Ordenador del Gasto y el Contador para su respectivo registro en libros. 3. ¨ Comparar las partidas que aparecen en el original de extracto bancario con las contabilizadas en el libro auxiliar de bancos. ¨ Elaborar el boletín de tesorería que contenga la totalidad de los pagos a cargo del Fondo de Servicios Educativos.FSE 3. telefonía móvil e internet se debe ajustar a las condiciones y directrices que determine la Secretaria de Educación del Distrito. d) identificar los cheques girados que ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . ICBF. hospedaje y manutención. Dichos pagos o desembolsos deberán estar respaldados por los dineros existentes en bancos y su afectación conforme a la imputación presupuestal. cuando la actividad no sea atendida por personal de planta. ¨ Solicitar al proponente y al contratista el pago de los aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral. para ello debe: ¨ Solicitar a la entidad financiera los extractos bancarios en los primeros cinco (5) días de cada mes. REGISTRO DE GASTOS ¨ Los pagos del mes se efectuarán conforme a los desembolsos programados durante ese mismo mes en el flujo de caja mensual. ¨ Los gastos deben efectuarse con sujeción a las normas. ¨ Se debe realizar la conciliación en forma regular y periódica y de todas formas dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes. cuando corresponda. ¨ Para la contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas. disposiciones de la SED y los Decretos de Austeridad en el Gasto. usted puede: a) asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta. así como los propios del Sena. ¨ Se prohíbe la contratación de los servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo y la realización de recepciones. cuando sean aprobados por el consejo directivo de conformidad con el reglamento interno del colegio y de todas formas sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 11 del Decreto 4791 de 2008. fiestas. agasajos o conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del Tesoro.SISTEMA PRESUPUESTAL . ¨ Con la conciliación bancaria. está la de efectuar las conciliaciones bancarias. b) detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo. ¨ No se pueden efectuar contratos ni pagos que impliquen modificación a la infraestructura (planta física) del colegio sin contar con el estudio técnico y aprobación previa de la Secretaria de Educación del Distrito. ¨ Para efectuar pagos de servicios públicos domiciliarios. por lo tanto esta conciliación forma parte fundamental del sistema de control interno administrativo. c) identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados. ¨ Revisar las deducciones que realiza el banco para determinar si corresponden a las condiciones de la cuenta y al acuerdo que tiene el establecimiento educativo con el banco. ¨ Los recursos del FSE no podrán destinarse al pago de acreencias laborales de ningún orden.6. ¨ Certificar que tanto el saldo según los libros auxiliares como el saldo según el banco sean los correctos. ¨ Las cuentas para su pago deben respaldarse con todos los soportes que la amparen teniendo en cuenta las normas vigentes. y Cajas de Compensación Familiar. CONCILIACIONES BANCARIAS Dentro de las actividades a desarrollar por el contador. ¨ Asegurarse que todas las operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en el libro auxiliar de bancos. ni adquirir compromisos que no estén previamente contemplados en el Plan de compras. se requiere la autorización del Consejo Directivo. ¨ Efectuar gastos de viaje de los educandos tales como transporte.7. ¨ No se pueden otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del FSE. ¨ Respetar el orden de presentación de pagos por parte de los contratistas.

sedbogota. COMPROBANTE DE EGRESO Para realizar los desembolsos. ¨ Presentar la información en medio magnético dentro de las fechas y parámetros que fije la DIAN.9. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES. conciliaciones y providencias en contra de los Fondos de Servicios Educativos y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales. CAJA MENOR ¨ Los colegios pueden constituir en cada anualidad una caja menor que no supere el 10% del presupuesto anual o los 20 smmlv. PAGO DE IMPUESTOS El auxiliar administrativo con funciones financieras debe: ¨ Revisar a fin de mes. 3. laudos. ORDEN DE PAGO El Ordenador del Gasto al autorizar el giro de los respectivos compromisos y obligaciones debe verificar que el gasto este amparado con el certificado de disponibilidad presupuestal. 3. Verificar que los datos contenidos en el comprobante de egreso correspondan a los registrados en los soportes. f) contabilizar todos los cargos bancarios y detectar errores en los montos. exista contrato firmado. se requiere diligenciar un comprobante de egreso que resume los datos principales de los documentos que genera la obligación. CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES El Ordenador del Gasto para la ejecución de sentencias. pero igualmente teniendo en cuenta el nivel de liquidez del fondo. los impuestos a deducir y el neto a girar a favor del beneficiario.12. 135 Av. las deducciones que se le efectúan a los beneficiarios por impuestos. se haya programado en el flujo de caja del mes y contemplado en el plan de compras.co Información: Línea 195 . en el libro auxiliar de bancos o en la cuenta bancaria. está obligado a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias dentro de los plazos establecidos. 3. ¨ La creación y cancelación de la caja menor se realiza por resolución expedida por el ordenador del gasto una vez se encuentren legalizados todos los gastos. registro presupuestal. ¨ Efectuar los registros en el libro auxiliar de bancos de las deducciones por impuestos que generan los servicios financieros que prestan las entidades bancarias. e) detectar algún cheque girado y cobrado pero no contabilizado. El Ordenador del Gasto respetará en su integridad los derechos reconocidos a terceros en las sentencias y evitará que se dicten órdenes de embargo contra el establecimiento educativo y el Distrito siguiendo los procedimientos establecidos en la GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FSE. 3. ¨ Llevar un registro detallado de las retenciones para efecto de la expedición de los certificados de ingresos y retenciones. comprobante de ingreso a almacén o recibido a satisfacción.11. Eldorado No.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- no se han cobrado. ¨ El funcionario designado para el manejo de la caja menor debe ser un administrativo de planta diferente al Almacenista y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. 3.8. diligenciar el formulario respectivo y efectuar el pago en los plazos que determine el ente recaudador. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.edu.10.

15.SISTEMA PRESUPUESTAL . se determinan los recursos disponibles que podrán ser invertidos en títulos valores fijando su cuantía y periodicidad que no puede exceder a un año académico. ¨ El Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuará arqueos periódicos. inaplazables. ¨ Los dineros que se entreguen por caja menor deben ser utilizados acorde con los conceptos de gastos generales y que tengan el carácter de urgentes. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . no podrán superar en cada operación. estas se deben incorporar al presupuesto de la vigencia. necesarios y definidos en la resolución de constitución. ¨ Se deberá llevar un registro mensualmente de control y manejo de las inversiones. con los documentos soportes que la respalden. ¨ Para el pago de las reservas presupuestales. ¨ Todas las inversiones que se constituyan con recursos de los Fondos de Servicios Educativos deben reflejarse en los Estados Financieros del colegio.FSE ¨ Para la constitución y reembolso de la caja menor se debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad por cada rubro a afectar. realizará revisión en libros de los registros y la existencia y legalidad de los soportes de pago por caja menor. el Auxiliar Administrativo con funciones financieras se obligará a presentar y pagar las declaraciones de retenciones de la fuente en Renta. ¨ Cuando con recursos del FSE realicen inversiones en títulos valores sólo se permitirán en instrumentos financieros de renta fija. ¨ El FSE procederá a la apertura de los libros auxiliares (efectivo y por rubros presupuestales) en donde se registren diariamente las operaciones que afectan la caja menor. ¨ Los títulos valores estarán bajo la custodia del Auxiliar Administrativo con funciones financieras y reposar en la caja fuerte. ¨ Para constituir y redimir el titulo valor se requiere de las firmas del Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. CIERRE DE TESORERIA ¨ Antes de la fecha de corte del cierre presupuestal. según corresponda. Prohibiciones. ¨ Las inversiones se realizan en una entidad del sistema financiero sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera y que figure en el ranking financiero de la Tesorería Distrital. ¨ Los reembolsos de caja menor se efectuarán una vez al mes sin que exceda el 70% del monto mensual autorizado. ¨ Para realizar el reembolso y efectuar el cierre de caja menor se requiere del Registro Presupuestal por rubro y el original de las facturas. MANEJO DE INVERSIONES ¨ De acuerdo con los excedentes de liquidez y el flujo de caja. ¨ Los gastos que se efectúen por caja menor.13. el 10% de la cuantía asignada por mes para la caja menor. ¨ El capital y los rendimientos financieros que genere el título valor deberán ser depositados en la respectiva cuenta a nombre del Fondo de Servicios Educativos. 3. No se podrán efectuar las siguientes operaciones: ¨ Adquirir elementos que existan en almacén ¨ Fraccionar compras de un mismo elemento ¨ Realizar desembolsos a dependencias diferentes del Colegio ¨ Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales ¨ Cambiar cheques o efectuar préstamos ¨ Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros 3. ¨ Las facturas y comprobantes que soportan los gastos de caja menor deben ser los originales. reemplazando las disponibilidades y el registro presupuestal expedidos en la vigencia inmediatamente anterior. Industria y Comercio y la Contribución Especial del 5% por Contratos de Obra. IVA. imprescindibles.

3. colocando Aviso Preventivo de área restringida. En las horas no hábiles. ni guardada en el lugar de trabajo. Establecer una barrera física que impida el paso de los visitantes. Los vanos. el funcionario responsable legalizará la caja menor y si se presentase un saldo sobrante. La Oficina asignada al Auxiliar Administrativo con funciones financieras no podrá ser compartida con funcionarios de otras áreas. ¨ Antes del cierre presupuestal. 137 Av. Requiere de puerta segura de material sólido (preferiblemente metálica) con cerraduras de seguridad.edu. ¨ La clave de la caja fuerte no debe permanecer a la vista. ¨ El Auxiliar Administrativo con funciones financieras solicitará por lo menos tres veces al año el cambio de clave y levantará la respectiva acta. 3.co Información: Línea 195 . conservando su destinación. la cual estará ubicada en la oficina del responsable de su custodia y empotrada en la pared. ¨ La asignación de la custodia se debe hacer mediante memorando con copia a la hoja de vida. ubicados estratégicamente. talonario de libretas de ahorros o títulos valores deberán depositarse en caja fuerte. son de entera responsabilidad de quienes tienen la clave y la llave. acompañados de los documentos soportes como: el certificado de disponibilidad presupuestal. se requiere como soporte el acta de constitución de cuentas por pagar. identificando las fuentes de financiación de los mismos. La llave debe ser manejada solamente por la persona responsable de la pagaduría. ¨ La clave de la caja fuerte se debe cambiar por lo menos dos veces por año o cuando el funcionario responsable de su manejo y custodia salga de vacaciones. ¨ Elaborar el estado de tesorería. estos valores se deberán consignar en la cuenta de ahorros del Fondo de Servicios Educativos o en su defecto reintegrarla a pagaduría para su posterior consignación. suscrita por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras durante la vigencia inmediatamente anterior.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ¨ Para el pago de los pasivos exigibles es necesario su incorporación al presupuesto de la vigencia. el registro presupuestal. ESPACIO FÍSICO DE LA PAGADURÍA ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ Clasificar el área como restringida. ¨ La caja fuerte debe tener doble seguridad: clave y llave. con el fin de establecer los excedentes financieros que genera el Fondo de Servicios Educativos. ¨ Realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar la correspondiente acta firmada por el responsable y el Ordenador del Gasto. el contrato. deben contar con reja metálica empotrada. ¨ La responsabilidad del uso de la caja fuerte es única y exclusiva del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Todo lo que ocurra con relación al manejo de la custodia de los valores que allí se depositen.17. ¨ Con el acta de fenecimiento de las reservas presupuestales. se liberan los recursos y se adicionan al presupuesto de la siguiente vigencia. Los recursos liberados afectarán el estado de tesorería y el flujo de caja. el acta de constitución de reserva presupuestal y el acta de cancelación o anulación de la reserva sin obviar el oficio dirigido a la oficina de control interno disciplinario informando de la constitución de este pasivo. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.16. la oficina o dependencia debe permanecer bajo llave. La Oficina de la Tesorería deberá contar con alarmas o sensores. CAJA FUERTE ¨ Chequeras. Eldorado No.sedbogota. para impedir el acceso a personas ajenas al área. licencia o cuando haya cambio de funcionario. ¨ Para el pago de las cuentas por pagar que al cierre de la vigencia se encontraban en la pagaduría.

Utilizar para las firmas estilógrafo de tinta negra no indeleble. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Se sugiere que se realice con todos los cheques cuyos montos sean superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente. por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. f. 4. indicando los requisitos exigidos por el Fondo para el pago de cheques.1. Auxiliar Administrativo con funciones financieras. APERTURA DE CUENTA BANCARIA Los principales requisitos que se deben cumplir para la apertura de una cuenta bancaria son: ¨ Diligenciar el formato de apertura de cuenta sin dejar espacios en blanco ó sin diligenciar. ¨ Diligenciar el formato de la entidad financiera donde solicitan los datos de las personas que tienen firmas autorizadas.18. ¨ Los funcionarios que administren y manejen recursos del FSE son responsables fiscal y disciplinaria cuándo contraigan obligaciones en contravención con las disposiciones legales vigentes. Otras que el colegio estime convenientes y que propenden por la seguridad del manejo de los recursos en la entidad financiera. b.SISTEMA PRESUPUESTAL . ¨ Una vez diligenciada la carta de instrucciones de manejo se debe enviar a la entidad financiera. Dos firmas autorizadas con cédula y cargo. con el fin de prevenir la cancelación de cheques hurtados. el Fondo de Servicios Educativos debe constituir una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo presupuestado en el año inmediatamente anterior. Auxiliar Administrativo con funciones de almacén y al funcionario responsable del manejo de caja menor. ¨ Las pólizas deben cubrir al Ordenar del Gasto. ¨ Anexar fotocopia de la resolución de nombramiento del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras con las fotocopias de sus respectivas cedulas de ciudadanía al 150%. ¨ No se puede ordenar gasto diferente con lo estipulado para las rentas que tienen destinación específica. CAPITULO IV ASPECTO OPERATIVO Es el conjunto de actividades y procedimientos afines con el manejo de los recursos que administra el FSE. d. Solicitud de confirmación vía telefónica de cheques. c. c. Sellos secos o húmedos (en lo posible en tintas oscuras) a utilizar. Señalar claramente que en esa cuenta no se autorizan sobregiros. ¨ Diligenciar la carta de instrucciones para el manejo de la cuenta. Seguimiento y control a los saldos de los recursos de la cuenta con la periodicidad que el Ordenador del Gasto estime conveniente con el Auxiliar Administrativo con funciones financieras y el Contador. La entidad financiera debe solicitar autorización al Ordenador del Gasto para el pago de un cheque de acuerdo con las instrucciones señaladas y aplicar las medidas de seguridad que considere pertinente sin la especificidad del caso. El oficio debe ir firmado por el Ordenador del Gasto y por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. la cual debe ir firmada por el Ordenador del Gasto. Frecuencia de envío de soportes (notas débito y crédito). ¨ Diligenciar el formato de solicitud de chequeras el cual debe ir con las firmas autorizadas del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Se informe quién es la persona autorizada para solicitar y recibir la chequera del banco. En ella se explica claramente las condiciones de manejo de la cuenta como: a. como: a. b.FSE 3. e. ¨ Diligenciar las tarjetas de firmas. e. d. Estampar en la tarjeta el protector que se utilizará para la elaboración de los cheques con el serial. GENERALIDADES ¨ Cuando la Secretaria de Educación del Distrito no ampare los bienes y el manejo de recursos del Colegio.

2. Pérdida o extravío de cheques en poder de los beneficiarios En caso de que un beneficiario extravíe un cheque. oficiar al banco solicitando: a. Eldorado No. la expedición de uno nuevo. MANEJO DE CHEQUERAS El Auxiliar Administrativo con funciones financieras verificará diariamente o los días que esté en el Colegio. ¨ Presentar ante la Dirección Financiera informe de los hechos y de las acciones adelantadas para lograr la recuperación de los dineros. podrá solicitar al Auxiliar Administrativo con funciones Financieras. Fotocopia de los cheques cobrados. ¨ Mediante comunicación telefónica. Explicación de las causas por las cuales el banco autorizó el pago de los cheques con firmas falsificadas. Procedimiento a seguir en caso de pérdida de cheques que aún no han sido cobrados Mediante comunicación telefónica y escrita dirigirse al banco solicitando: ¨ Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustraídos y no cobrados. contando uno a uno los cheques. escrita e inmediata. ¨ Informar a la Oficina Asesora Jurídica de la SED. de la carta enviada al banco y de los cheques pagados. el Ordenador del Gasto debe solicitar el mismo día en el cual se enteró del suceso. Cada vez que se realice arqueo de cheques debe suscribirse acta firmada por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. ¨ Informar a la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Educación. ¨ Presentar la denuncia ante la Fiscalía General de la Nación. ¨ En todos los casos una vez se conozca el hecho. bajo las siguientes condiciones: 139 Av.sedbogota. Procedimiento a tener en cuenta de manera oportuna. la apertura de la investigación de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario. por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. ¨ El Ordenador del Gasto debe solicitar el mismo día en el cual se enteró del suceso. c. describiendo claramente los hechos.edu. describiendo los hechos y anexando fotocopia de la denuncia. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. ¨ Presentar la respectiva denuncia ante la Fiscalía General de la Nación. Bloqueo de la cuenta y orden de no pago de cheques sustraídos y no cobrados. la apertura de la investigación de los funcionarios implicados ante la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED. anexando fotocopia de la denuncia respectiva. llevando el respectivo control. ¨ Copia de esta solicitud debe remitirse a la Gerencia General del Banco y a las oficinas de Control Interno y de Seguridad del mismo. d. en caso de cheques pagados por la entidad bancaria con firmas falsificadas. Contraloría Distrital y la Personería. En este informe se debe solicitar un abogado que se constituya en la parte civil del caso e indicar los mecanismos de control interno adoptados y anexar copia de la respuesta del banco si la hubiere. ¨ Enviar copia de la solicitud efectuada al banco y de la denuncia.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- 4. a la Superintendencia Bancaria. por parte del Ordenador del Gasto y del Auxiliar Administrativo con funciones financieras. el contenido de las chequeras. Reintegro inmediato de los valores pagados con firmas falsificadas. Contraloría Distrital y la Personería. b.co Información: Línea 195 .

3. e. por cuanto no da protección al documento. c. ¨ Que el beneficiario haya dado aviso escrito al Auxiliar Administrativo con funciones financieras y éste al banco. 4. ENTREGA DE CHEQUES Los documentos exigidos para la entrega de cheques. dirección y teléfono. anexando copia de la cédula. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante. para que no se puedan levantar los escritos originales. EMISION DE CHEQUES Al realizar el giro de cheques debe tenerse en cuenta que: ¨ No se debe colocar en las zonas destinadas para el valor y el nombre del beneficiario cintas transparentes. ¨ El protector debe colocarse en un espacio diferente al valor en letras. sobre la pérdida. son: Persona natural ¨ Exigir el original de la cédula de ciudadanía. verificando las características con la persona presente. g. ¨ Deben anularse los espacios en blanco dentro del cheque. ¨ Entregar el cheque con cruce restrictivo “páguese únicamente al primer beneficiario”. con vigencia no mayor a un mes de expedición y la tarjeta del NIT. ¨ Los valores en el cheque deben registrarse en números y en letras. Carta de autorización firmada por el representante legal. la firma del registrador y el código de barras Verificar la firma del Registrador y fecha de expedición de la cédula. Observar si la cédula es en holograma y de fondo amarillo. solicitar: a. ¨ Exigir cédula de ciudadanía del representante legal. ¨ Se deben llenar los cheques con tinta de seguridad o cinta de seguridad. ¨ Hacer firmar el comprobante de egreso con identificación. Al respaldo debe venir la huella. f. Al verificar la cédula de ciudadanía. ¨ El sello seco se debe colocar sobre el valor en números. tener en cuenta: a. Persona Jurídica ¨ Exigir certificado de existencia y representación legal. dejar un espacio para ser elaborado en el momento de la entrega.SISTEMA PRESUPUESTAL . La foto es a color Los apellidos y los nombres van en mayúscula Los escudos aparecen en holograma. Observar la foto. huella dactilar. ¨ Que el banco certifique que no se hizo efectivo el pago y que tomó nota de la orden de no pago dada por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . b.FSE ¨ Que el beneficiario haya hecho el denuncio ante la autoridad competente y presente la certificación del mismo. 4. para ordenar su no pago. ¨ No dejar el cheque totalmente elaborado. b. ¨ En caso de no ser reclamado por el representante.4. d.

Para la elaboración del Flujo de Caja se debe considerar lo siguiente: ¨ Analizar el comportamiento de los ingresos y egresos teniendo en cuenta la serie histórica de tres años. ¨ Proyectar todos los pagos y todos los gastos que se generen mes a mes. ¨ Hacer firmar el comprobante de egreso con identificación y registrando la huella dactilar. Se debe confirmar telefónicamente con la empresa el nombre de la persona que está reclamando el cheque y dejar consignado en el comprobante de egreso que se efectuó la llamada. ¨ Programar los ingresos y rentas que recibirá mes a mes el establecimiento educativo por ingresos operacionales. que mediante el flujo de caja se determina la disponibilidad mensual de recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos adquiridos. definiendo mes a mes los recaudos y los gastos. ¨ Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos de Servicios Educativos la colocación temporal de estos recursos en inversiones temporales. 4. recurriendo al plan de compras y al Estado de Tesorería. 141 Av. transferencias y recursos de capital. y lo estimado a recaudar. ¨ En los tres primeros tres (3) días hábiles de cada mes se ajustará el flujo de caja programado de acuerdo con los recaudos y pagos reales efectuados durante el mes anterior y el saldo correspondiente será trasladado al mes en que efectivamente se realizará el pago o se recibirá el ingreso. es decir. ¨ Estipular los saldos de las cuentas de ahorros.sedbogota. Para la programación de las transferencias se ajustara al cronograma que determine la Secretaria de Educación del Distrito.edu. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. ¨ Incluir en el flujo de caja la suma de saldo inicial en bancos y títulos valores. ¨ Elaborar una lista de todos los pagos y gastos que se generen en la vigencia. ¨ El control del flujo de caja se realiza mensualmente por el Ordenador del Gasto y se presentará al Consejo Directivo trimestralmente. ¨ El saldo final de cada mes se convierte en el saldo inicial del mes siguiente. teniendo en cuenta las orientaciones dadas por la SED. d.5. adición o reducción del presupuesto se incluirán en la columna de modificaciones. INSTRUMENTOS DE TESORERIA Flujo de Caja Es el instrumento mediante el cual se hace la programación anual mensualizada del presupuesto del FSE. ¨ Las modificaciones al flujo de caja como consecuencia de un traslado.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- c. cuentas corrientes y títulos valores.co Información: Línea 195 . ¨ Establecer políticas y estrategias para el recaudo de los ingresos y lineamientos en materia de pagos. En síntesis. el flujo de caja permite: ¨ Precisar la cantidad de recursos que estarán disponibles cada mes para atender los pagos. pagar y gastar. ¨ Entregar el cheque con sello de cruce restrictivo “páguese únicamente al primer beneficiario”. Eldorado No. Cédula de ciudadanía del autorizado.

derechos de grado por Concepto de transferencias SED. ¨ Confrontar el valor transferido con los listados de los alumnos que gozan del beneficio de gratuidad total - ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . En el formato “Estado de Tesorería” se incluyen los ítems que permiten determinar el monto de la misma. ¨ Verificar si los recursos transferidos están situados en la cuenta bancaria que maneje el FSE. cobros complementarios. ¨ El Ordenador del Gasto presentará el plan de compras al Consejo Directivo para su aprobación al igual que sus modificaciones. REGISTRO DE INGRESOS Ingresos por derechos académicos. ¨ Analizar los históricos de los últimos tres años y proyectar las compras y servicios recurrentes. tanto en las calidades como en las cantidades durante un período. ¨ Tener en cuenta las obligaciones y compromisos que no se hayan cumplido. para su cálculo se debe tener en cuenta: ¨ Solicitar saldos de las cuentas de ahorros y corrientes a la fecha de corte. ¨ Determinar los valores pendientes de pago por retenciones de impuestos. ¨ La situación de tesorería se -determina al confrontar las disponibilidades frente a las exigibilidades. desde la fecha de su giro así como los cheques en poder del beneficiario que no se han cobrado en el término de seis (6) meses. ¨ El plan de compras tendrá dos componentes la adquisición de bienes y la adquisición de servicios que se ejecutan contra las partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento e inversión. pero que legalmente estén constituidos y desarrollen el objeto de la apropiación. ¨ Verificar la inversión en títulos valores. Mínimo debe contener las características del bien o servicio. ¨ Cuantificar el costo del plan de compras para la adquisición de suministro de bienes y servicios. Para la elaboración del plan de compras se requiere: ¨ Los coordinadores de cada una de las áreas enviaran la solicitud de requerimientos al Ordenador del Gasto. Estado de Tesorería El Estado de Tesorería tiene por objeto conocer el total de fondos disponibles que servirán de base para determinar la Disponibilidad Neta de Tesorería del ejercicio presupuestal. ¨ Establecer la existencia de bienes en almacén. busca racionalizar los procedimientos necesarios para lograr un eficiente nivel de suministro. ¨ El Almacenista consolida y analiza la información de las solicitudes de bienes y servicios. ¨ Confrontar el monto de los recursos transferidos por la Secretaria de Educación del Distrito que en la fecha de corte no se tengan comprometidos. ¨ Tener en cuenta los recursos que no han sido situados en tesorería pero que media acto administrativo o certificación. los cheques girados y no reclamados por los beneficiarios que hayan cumplido 30 días o más. ¨ El responsable de Almacén y el Ordenador del Gasto revisarán el plan de compras. especificaciones. ¨ Registrar esos ingresos en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de ingresos de tesorería. ¨ Resolución expedida por la Secretaria de Educación del Distrito asignando los recursos a transferir al colegio o por el Ministerio de Educación Nacional. cantidad y condiciones particulares del bien o servicio.FSE Plan de compras El plan de compras es una relación detallada de todos los bienes y servicios que el Colegio requiere para su funcionamiento durante el año. La programación de la compra de bienes.SISTEMA PRESUPUESTAL . 4.6. ¨ Relacionar las cuentas por pagar en poder de la tesorería en la fecha de corte.

¨ Confronta el valor consignado con el respectivo documento de soporte de la donación o el ingreso que lo originó. ¨ El Auxiliar Administrativo con funciones financieras se encarga de verificar la forma de pago suscrita en el contrato. ¨ Con el original de la consignación se registran los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería. Eldorado No. ¨ El arrendador cancela en bancos el canon de arrendamiento y entrega original de la consignación al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. ¨ La Secretaria envía original de la consignación al auxiliar administrativo con funciones financieras para su registro y control. El encargado del proyecto del cual se generen los ingresos. ¨ Confronta el valor consignado con las tarifas establecidas. ¨ Con el original de la consignación se registra los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería. ¨ Con el original de la consignación se registra los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería. 143 Av. ¨ Con el original de la consignación se registra los valores en el libro auxiliar de bancos.co Información: Línea 195 .sedbogota. ¨ Si el arrendador no cancela oportunamente el canon de arrendamiento. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. debe entregarle facturas y consignación al auxiliar administrativo con funciones financieras. Ingresos de bienes. Con el original de la consignación se registran los valores en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Ingresos canon de arrendamiento por concepto de tienda escolar y otros bienes. en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería. Ingresos por cursos de extensión a la comunidad y asesoría y estudios técnicos impartidos. el Auxiliar Administrativo con funciones financieras informa al Ordenador del Gasto o al supervisor del contrato. Con el extracto se registra los valores en la ejecución activa del presupuesto. en el boletín de tesorería y se informa al Contador para el respectivo registro. para iniciar el proceso de cobro y le comunica al Contador para su registro en libros. Ingresos por constancias o certificaciones ¨ El ex – alumno (aquel que se encuentra retirado del sistema de matrícula oficial) cancela en bancos el valor de la constancia o certificación y entrega el original de la consignación a la secretaria del colegio para la elaboración de la certificación o constancia. Ingresos por rendimientos financieros El auxiliar administrativo con funciones financieras revisa el extracto bancario y confronta los rendimientos financieros y verifica si corresponden a los valores pactados o esperados de la entidad financiera. ¨ El auxiliar administrativo con funciones financieras recibe la consignación con el monto total de la donación o el ingreso que lo generó. Ingresos por donaciones y otros ingresos operacionales. productos de proyectos de estudio y experimentación y productos manufacturados.edu. ¨ El auxiliar administrativo con funciones financieras recibe consignación de la persona beneficiada con el servicio.

Archiva soportes.CDP. ¨ Elabora comprobante de egreso ¨ Elabora comprobante de impuestos si se requiere ¨ Elabora cheque. laudo arbitral. orden de suministro. Pago de impuestos ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ Verifica calendario tributario Revisa comprobantes de egreso verificando que las deducciones realizadas correspondan a las autorizadas por la ley. Se expide el Registro Presupuestal . Solicitud de Orden de Pago al auxiliar administrativo con funciones financieras por parte del ordenador del gasto. conciliaciones y laudos arbítrales ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ Acto administrativo que ordena el pago. y verifica que tenga las formalidades de ley. ¨ Confronta con el contrato. o solicita autorización. revisa CDP. ¨ Registra en libro de bancos. Realiza pago.7. ¨ Elabora cheque. revisa CDP. ¨ Entrega copia de soportes al Contador para efectuar el registro contable. con todas las medidas de seguridad. conciliación debidamente ejecutoriada o en su defecto del acto administrativo que autoriza el pago. Elabora comprobante de egreso ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . o solicita autorización para entrega. entrada a almacén.RP. y recoge firmas. orden de pago. El auxiliar administrativo expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal .FSE 4. entrada a almacén. orden trabajo. Liquida formato de impuestos correspondientes. REGISTRO DE GASTOS Pago o cancelación de obligaciones.SISTEMA PRESUPUESTAL . Registra en libros. orden de pago. ¨ Archiva comprobante de egreso. ¨ Confronta con el contrato. RP. ¨ Entrega cheque al beneficiario. y verifica que tenga las formalidades de ley. orden de suministro. recibo a satisfacción. Elabora cheque. Pago de sentencias judiciales. recibo a satisfacción. RP. orden trabajo. Elabora comprobante de egreso. con todas las medidas de seguridad ¨ Archiva en caja fuerte. ¨ Elabora comprobante de egreso. Entrega al contador copia para su registro. ¨ Recibe cuenta de cobro o factura. Emite el cheque soportado en la orden de pago Hace la entrega al beneficiario. ¨ Elabora comprobante de impuestos si se requiere. Elabora orden de pago. Pago de cuentas por pagar ¨ Recibe cuenta de cobro o factura. El auxiliar administrativo con funciones financieras anexa al CDP copia de la sentencia.

Se soporte con un contrato (contrato de suministro. El pago del bien o servicio este programado en el flujo de caja. 4. de obra). cuáles no. El procedimiento que deberá seguir el Auxiliar Administrativo con funciones financiera para conciliar es el siguiente: ¨ Solicita al banco los extractos dentro de los primeros cinco (5) días del mes.co Información: Línea 195 . 4. ¨ Verifica que cheques han sido cobrados. ¨ Confirmar saldos de la cuenta corriente del libro auxiliar de bancos para determinar si los recursos son suficientes o si se requiere efectuar transferencias de recursos de la cuenta de ahorros a la cuenta corriente. ¨ Coteja los extractos bancarios contra el libro auxiliar de bancos.10. El Ordenador del Gasto para autorizar el giro de los respectivos compromisos y obligaciones debe tener en cuenta: ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ La expedición previa del certificado de disponibilidad presupuestal.9. Certificación del recibido a satisfacción del servicio o el comprobante de ingreso a almacén cuando se trate de adquisición de bienes. notas débitos y notas crédito para proceder a efectuar el registro en el libro de bancos. se elabora en original y copia oficio dirigido a la entidad bancaria en donde especifica las diferencias y solicita su aclaración. Respaldado con el registro presupuestal. COMPROBANTE DE EGRESO Es el documento que resume las operaciones relacionadas con el pago y que sustenta los registros contables del Fondo de Servicios Educativos. ORDEN DE PAGO Es el documento mediante el cual el Ordenador del Gasto autoriza al Auxiliar Administrativo con funciones financieras la realización de los pagos de obligaciones adquiridas de conformidad con la Ley. recaudos que faltan por ingresar. ¨ Elabora la conciliación y la entrega al Contador para su revisión. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. Eldorado No. de prestación de servicios.sedbogota. 145 Av. El bien o servicios este incluido en el plan de compras aprobado por el Consejo Directivo.8 CONCILIACIONES BANCARIAS Es el procedimiento mediante el cual se compara el extracto bancario contra el libro auxiliar de bancos con el fin de determinar la existencia de partidas conciliatorias.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ¨ Registra en libros ¨ Entrega soportes al contador 4. ¨ En caso de que existan diferencias entre los registros en libros con el extracto bancario.edu. Para la elaboración del comprobante de egreso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe seguir el procedimiento que ha continuación se describe: ¨ Organizar las órdenes de pago y confirmar que la documentación este completa.

se registra en el boletín de tesorería y en el libro auxiliar de bancos. Elaborará la solicitud por escrito firmada por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. ¨ Cuando el beneficiario autoriza a una persona para retirar el cheque. PAGO DEL COMPROMISO Es el desembolso que realiza el colegio al beneficiario por el monto de la obligación. ¨ Si está programado en el flujo de caja del mes. crédito y saldo Cada partida asentada en los auxiliares de bancos. ¨ Confrontar que los datos impresos en el cheque correspondan a los del comprobante de egreso. se procede a la elaboración del respectivo cheque. AUXILIAR DE BANCOS Registrar en el libro de bancos el movimiento de los recursos depositados en las diferentes cuentas en entidades financieras y abrir un auxiliar para cada una de las cuentas con la siguiente información: · Fecha · Beneficiario · Número de transacción · Número de orden de pago · Debito. se elabora el comprobante de egreso con su respectivo cheque. ¨ Si la información es correcta se gira el cheque. teniendo en cuenta todos los requisitos que la ley exige. ¨ Se corrobora la información que contiene el comprobante de egreso con los documentos soportes para verificar que haya quedado bien registrada. ¨ El beneficiario o autorizado que retira el cheque firmará el comprobante de egreso.12. según el caso: Personas naturales: Carta original de autorización. el comprobante de egreso debe ser anulado y generado nuevamente. 4. ¨ En caso de errores u omisiones.FSE ¨ Si no se requiere transferencia de recursos. ¨ Colocar sellos restrictivos para su entrega y posterior cobro. ¨ Elaborado el cheque. el Auxiliar Administrativo con funciones financieras lo firmará. indicando el valor e información requerida para la transferencia de recursos. se le deberá requerir al autorizado. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .11. la siguiente documentación. donde aparezca el nombre completo y número de cédula del autorizado. Personas jurídicas: Carta original de autorización de la empresa en papel membreteado. cédula de ciudadanía o de extranjería en original.SISTEMA PRESUPUESTAL . firmada por el representante legal. fotocopia de la cédula del beneficiario. 4. ¨ Al momento de la entrega del cheque al beneficiario o autorizado. ¨ Se realiza las deducciones de impuestos de acuerdo con la normatividad vigente y se elabora el respectivo comprobante de egreso. será soportada por los comprobantes de ingresos o egresos de tesorería. se remite al Ordenador del Gasto para su revisión y firma. ¨ Una vez se elabore el cheque y se coloque los sellos restrictivos. El procedimiento a seguir para el pago de los compromisos por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras es el siguiente: ¨ Verificar que el pago este incluido en la programación del flujo de caja del mes y en el plan de compras o de lo contrario no podrá cancelarse el compromiso y deberá programarse su pago para el siguiente mes. ¨ Si se requiere transferencias de recursos se deberá iniciar el trámite respectivo ante la entidad financiera.

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ¨ La firma del comprobante de egreso debe acompañarse de la verificación de datos personales (identidad). Eldorado No. BOLETIN DE TESORERIA Documento en donde se registran diariamente los movimientos y saldos existentes en tesorería.egresos. para mostrar al final los saldos correspondientes. Saldo de cada cuenta. Consecutivo del comprobante de ingresos . 147 Av. los que ingresan a bancos en la fecha y los que egresaron. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. INFORME DE INGRESOS Y GASTOS · · · · Elaborar un informe detallado de los ingresos y gastos mensuales realizados. ¨ El comprobante de egreso junto con los demás documentos se archivan y se entrega al Contador para el registro en libros.sedbogota.edu. Consignaciones reportadas en el día. CAJA MENOR Son fondos renovables que se proveen con recurso del presupuesto de gastos y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas. 4.15. imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la institución educativa. Arqueo mensual de documentos en caja fuerte. Requisitos para efectuar el pago: · · · · · · · · · · · Plan de compras Flujo de caja Certificado de disponibilidad presupuestal Contrato y requisitos de ley Registro presupuestal Certificación del recibido a satisfacción o ingreso de almacén Ordenación del pago Fotocopia de la cedula Facturas Orden de pago Comprobante de egreso y cheque 4.co Información: Línea 195 .13. Comprobante de egresos utilizados en el día. 4.14. número de teléfono e impresión dactilar. urgentes. El boletín de tesorería debe reflejar la siguiente información: · · · · Saldo anterior. Cierre anual de vigencia.

fecha de vencimiento e interés bruto y neto. modalidad de la inversión. ¨ Revisar el formato de reembolso con los originales de las facturas que soporten los gastos de caja menor. Revisar los registros del libro de efectivo y del libro por rubros presupuestales. ¨ Requerir al responsable de caja menor la consignación de saldos sobrantes al cierre de la vigencia o al momento del cierre de la caja menor. actualizará mensualmente el cuadro de inversiones o cada vez que se realice una inversión y elaborará oportunamente las operaciones de redención de acuerdo con las fechas de vencimiento de la inversión. ¨ El Auxiliar Administrativo con funciones financieras efectuará el registro en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería. interés bruto e interés neto. tasa efectiva.16. ¨ El titulo valor se constituirá a nombre del FSE y será suscrito por el Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. fecha de vencimiento. Control caja menor · · · · Arqueo periódico de efectivo. ¨ Si se selecciona la misma entidad en donde el Fondo maneja los recursos. ¨ El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras seleccionaran la entidad que ofrezca la mejor tasa y la mejor alternativa de inversión. entregará copia de los soportes al Contador para el registro contable y guardará el titulo valor en la caja fuerte. Revisar la existencia y legalidad de soportes de pago. se realizará un traslado el cual tendrá como soporte la nota débito y el título valor. ¨ Cotizar con diferentes entidades bancarias que estén dentro del ranking de la Tesorería Distrital. ¨ Verificar la existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP por rubro a afectar y Registro Presupuestal –RP-. plazo. ¨ Elaborar cuadro donde se relacionan mínimo tres (3) entidades cotizadas respecto a calificación. ¨ Exigir la póliza de manejo al responsable de la caja menor por igual cuantía al valor de la caja menor. ¨ Si se constituye en una entidad financiera diferente a aquella en la cual se recaudan los recursos del Fondo. ¨ Expedir el Cheque a nombre del funcionario designado. Suscribe acta de acta de arqueo con el responsable del manejo de la caja menor. plazo. ¨ Vencido los términos del título valor se puede prorrogar de acuerdo con la programación del plan de compras y el flujo de caja. El procedimiento a seguir para el manejo de las inversiones es el siguiente: ¨ Revisar el comportamiento del flujo de caja para fijar el monto y el plazo de redención del título valor.SISTEMA PRESUPUESTAL . Para la redención de las inversiones se debe seguir el siguiente procedimiento: ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . modalidad de la inversión. anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre y facturas. la tasa efectiva.FSE ¨ Se expide la resolución de constitución de caja menor por parte del ordenador del gasto. 4. cuando la SED no la constituya. se solicitará un cheque de gerencia y posteriormente se elaborará el comprobante de egreso. ¨ Para la legalización definitiva de la caja menor se solicitará al responsable una relación de los gastos. ¨ El Pagador o Tesorero registrará los rendimientos en el libro auxiliar de bancos. MANEJO DE INVERSIONES Es el proceso de situar recursos líquidos a cambio de obtener unos rendimientos financieros en un plazo de tiempo determinado de acuerdo con los lineamientos que determine la Secretaria de Educación del Distrito y las normas que rigen la materia.

66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.co Información: Línea 195 . ¨ Con los soportes que expida la entidad financiera. 149 Av. CIERRE DE TESORERIA Es el procedimiento que realizan los Fondos de Servicios Educativo con el propósito de determinar las disponibilidades y exigibilidades al cierre de la vigencia fiscal.edu.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ¨ El Ordenador del Gasto y el Auxiliar Administrativo con funciones financieras deberán acercarse con el título valor a la entidad financiera para su redención. Si existe un saldo sobrante. ¨ Si el titulo valor se constituyó en la misma entidad financiera en donde se manejan los recursos del Fondo. ¨ Diligenciar el formato de estado de tesorería y remitirlo a la Secretaria de Educación Distrital en las fechas que determine la circular de lineamientos de cierre presupuestal. el responsable entregará adicionalmente el original de la consignación de reintegro de los saldos. ¨ Confrontar las disponibilidades frente a las exigibilidades para establecer la situación de tesorería. puerta de material sólido. ¨ En horas no hábiles la oficina debe permanecer bajo llave. actualiza el flujo de caja y el cuadro de inversiones y los entrega al Contador para el registro en libros. ¨ Determinar la cuantía de los recursos que se reciben por anticipado por concepto de derechos académicos y cobros complementarios ¨ Presentar y cancelar las retenciones e impuestos que se deducen a los beneficiarios. Eldorado No. ¨ Definir los recursos de transferencias sin comprometer a la fecha de cierre. el Auxiliar Administrativo registra la operación en el libro auxiliar de bancos y en el boletín de tesorería. ¨ Informar por escrito al Ordenador del Gasto cualquier situación anómala que se presente en la oficina de tesorería. es el siguiente: ¨ Para efectos del cierre de la caja menor. ¨ Relacionar las cuentas por pagar en poder de la tesorería e identificar la fuente de financiación que las respalda y suscribir con el Ordenador del Gasto la correspondiente acta. ¨ Solicitar al Ordenador del Gasto el cumplimiento de las medidas de seguridad como: colocar aviso preventivo de área restringida. se abonará el capital y los intereses en la cuenta de ahorros del FSE y si se constituyó en otra entidad financiera diferente.sedbogota. facturas y demás.19. anexando comprobantes de pago hasta la fecha de cierre. 4. ¨ Las llaves deben ser manejadas única y exclusivamente por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras. ¨ Conciliar los giros presupuestales y los pagos efectivos de la vigencia y determinar las reservas presupuestales. ¨ Revisar los registros de las inversiones en títulos valores al cierre de la vigencia. el responsable de su manejo. presentará al Auxiliar Administrativo con funciones financieras una relación de los gastos en los formatos establecidos.18. ESPACIO FISICO DE LA PAGADURÍA Es el área física asignada al Auxiliar Administrativo con funciones financieras para el ejercicio de sus funciones. ¨ Determinar los saldos de las cuentas corrientes y de ahorros verificando valores en libros o solicitando saldos a la entidad bancaria. cerradura de seguridad y vanos con rejas metálicas. ¨ Revisar el libro auxiliar de bancos y el de acreedores para determinar los cheques girados y anulados. se solicitará cheque de gerencia a nombre del Fondo de Servicio Educativos. barrera física que impida el paso de los visitantes. 4.

SISTEMA PRESUPUESTAL . ¨ Realizar arqueo del contenido de la caja fuerte por lo menos dos veces al mes y elaborar acta suscrita con el Ordenador del Gasto. El Consejo Directivo adopta el presente MANUAL DE TESORERÍA a los __ días del mes de ____ de 201X Firman los integrantes del CONSEJO DIRECTIVO del colegio _____________ Presidente ______________ Docente ______________ Padre de Familia ______________ Ex . ¨ Guardar en caja fuerte los elementos y títulos valores a cargo de la tesorería. este salga a vacaciones o solicite licencia. CAJA FUERTE Es la caja de hierro o acero destinada a guardar con seguridad los elementos y títulos valores que maneje el Fondo de Servicios Educativos. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras debe seguir el siguiente procedimiento para el manejo de la caja fuerte: ¨ Solicitar al Ordenador del Gasto por lo menos dos veces al año el cambio clave de la caja fuerte o cuando se presente cambio de tesorero.FSE 4.alumno _______________ Docente _______________ Padre de Familia ________________ Alumno _________________________ Representante del sector productivo ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . ¨ Requerir al Ordenador del Gasto que la caja fuerte sea empotrada en la oficina del pagador.20.

IED” COLEGIO SAN MIGUEL IED .NIT 000.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 16 COMPROBANTE DE INGRESO ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ.sedbogota.000.co Información: Línea 195 . Eldorado No. FECHA FUENTE IMPUTACION PRESUPUESTAL CODIGO VALOR IMPUTACION CONTABLE CODIGO VALOR ORDENADOR DEL GASTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS CONTABILIZADO 151 Av.000-0 COMPROBANTE DE INGRESO RECIBIDO DE: LA SUMA DE POR CONCEPTO DE Valor $ No.edu. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO .

SISTEMA PRESUPUESTAL . DCTO DESCRIPCIÓN DEBITO CREDITO SALDO AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS FIRMA ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .FSE ANEXO Nº 17 LIBRO AUXILIAR DE BANCOS COLEGIO SAN MIGUEL IED LIBRO AUXILIAR DE BANCOS FECHA TIPO DE DOCUMENTO No.

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 18 LIBRO CONTROL DE INVERSIONES COLEGIO SAN MIGUEL IED LIBRO CONTROL DE INVERSIONES FECHA TIPO DE DOCUMENTO No.co Información: Línea 195 .edu. DCTO FECHA EMISION FECHA REDENCION ENTIDAD BANCARIA VALOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS FIRMA 153 Av. Eldorado No.sedbogota. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.

DE CHEQUE BENEFICIARIO VALOR + TIPO DE CTA. CONCEPTO VALOR - DIFERENCIA JUSTIFICADA ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… .SISTEMA PRESUPUESTAL . CONCEPTO VALOR + (-)NOTAS DEBITO DEL BANCO NO CONTABILIZADAS No. CONCEPTO VALOR + (+)NOTAS CREDITO DEL BANCO NO CONTABILIZADAS No. No. DE CUENTA (+)CONSIGNACIONES PENDIENTES POR CONTABILIZAR No.FSE ANEXO Nº 19 CONCILIACIÓN BANCARIA COLEGIO SAN MIGUEL IED CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO: FECHA SALDO LIBROS SALDO EXTRACTO DIFERENCIA EXPLICACION DE LA DIFERENCIA (+)CHEQUES PENDIENTES DE COBRO No.

y para las inversiones que el proyecto educativo institucional demande y. no sean desviados a ningún otro fin. creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quienes asuman estas obligaciones..co Información: Línea 195 . Eldorado No. 5 de la citada ley determina que el presupuesto de gastos y apropiaciones contendrá las apropiaciones.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- ANEXO Nº 20 HECHOS CUMPLIDOS El artículo 13º de la Ley 715 de 2001 sobre los Procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios Educativos establece “.. obligaciones o pagos por encima del flujo de caja del Fondo de Servicios Educativos o que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería. las obligaciones resultantes serán de cargo del rector o director. en las condiciones y dentro de los limites que rigen los reglamentos.edu. El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse con cargo a los recursos vinculados a los Fondos. Dicha operación es un requisito de perfeccionamiento a estos actos administrativos. El Decreto Distrital No. Igualmente establece que estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos con él financiados. no podrán ser comprometidos por el rector o director hasta tanto no se reciban los recursos de las cuentas del respectivo colegio. determina que las transferencias o giros que las entidades territoriales efectúen a los colegios. Agregando además que cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos.. En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. 52 prevé que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.sedbogota. que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital en su art.. El art.” El art.) En ningún caso el Distrito o Municipio propietario del colegio responderá por actos o contratos celebrados en contravención de los limites enunciados en las normas que se refieren al Fondo. En caso de ser necesario y existiendo la disponibilidad se efectuarán las modificaciones pertinentes al presupuesto a través del Consejo Directivo. 10 del Decreto 4791 de 2008.(. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. en consecuencia el director o rector no podrá contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. establece que los rectores o directores no podrán asumir compromisos. 155 Av.. 714 de 1996 por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996. gastos o erogaciones que requiera el colegio para su normal funcionamiento. o de los miembros del Consejo Directivo si las hubiere autorizado. Igualmente el parágrafo primero del precitado artículo.. que el mismo debe guardar estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos.

le evitaría a la administración verse comprometida en un proceso judicial al que seguramente tendría que verse abocada y seriamente comprometida. promueve y. debidamente autorizado y por lo tanto. según pruebas descritas en su solicitud. La Contraloría Distrital velará por el estricto cumplimiento de esta disposición. Los Responsables de presupuesto que incorporen en el inventario de compromiso y obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre. el acuerdo o desacuerdo se tiene siempre como una decisión con plenos efectos legales. con la ayuda de un tercero facilitador. Art. dos o más personas gestionan por si mismas la solución de sus diferencias. Los Ordenadores de Gasto que no informen oportunamente los compromisos legalmente adquiridos o gastos legalmente ejecutados. 2. 5. Los Pagadores que efectúen y autoricen pagos. en presencia de un tercero llamado conciliador que facilita. La conciliación por ser institucional tiene en Colombia el respaldo legislativo porque siempre se efectúa en un centro de conciliación. 3. 89 del citado decreto que además de la responsabilidad penal a que haya lugar. El Ordenador que solicite la constitución de reserva para el pago de obligaciones contraída contra expresa prohibición legal. auditores y demás funcionarios responsables que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o pago. ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en el presente Estatuto y en las demás normas que regulan la materia. Por lo tanto.FSE Sobre las responsabilidades se establece en el art. un compromiso de beneficio mutuo que tiene el respaldo legal. avala el acuerdo logrado.SISTEMA PRESUPUESTAL . 90 Los ordenadores y pagadores serán solidariamente responsables de los pagos que efectúen sin el lleno de los requisitos legales.El artículo 64 de la Ley 446 de 1998 define la conciliación como un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual. Parágrafo. serán fiscalmente responsables: 1.Los ordenadores. 4. denominado conciliador. sin que estos se hubiesen adquirido en debida forma. y que para el caso que nos ocupa el reconocer dicho pago por este medio.. incurrirán en causal de mala conducta. con la ayuda de un tercero neutral y calificado. la conciliación es un medio alternativo de solución de conflictos en el que las partes asumen en un ambiente de informalidad y privacidad. Los ordenadores de gasto o cualquier otro funcionario que contraiga a nombre de los Órganos y Entidades Distritales obligaciones no autorizadas en el presupuesto anual del Distrito o que autoricen giros para pagos de las mismas. La conciliación entraña una negociación entre las partes interesadas. pagadores.

Entonces en el caso de las entidades públicas. La caducidad es la extinción del derecho a la acción por cualquier causa. como ocurre con ciertas facultades de las que.edu. de manera que si el actor deja transcurrir los plazos fijados por la ley en forma objetiva. de las pruebas que fundamenten las pretensiones. la actitud negligente de quién estuvo legitimado en la causa no puede ser objeto de protección. por ende. 8º del Art. a través de sus representantes legales o por conducto de apoderado.sedbogota.co Información: Línea 195 . sobre conflictos de carácter particular y contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo contencioso administrativo a través de las acciones previstas en los artículos 85. esta última es la que se deberá intentar ante el agente del ministerio público ( Procurador Delegado en lo Judicial ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca) teniendo en cuenta que de conformidad con el artículo 37 de la citada Ley. Dichos plazos constituyen una garantía para la seguridad jurídica y el interés general. disfrutan las autoridades. gracias a su investidura. que debe estar dentro de la órbita de competencia del respectivo funcionario. en las etapas prejudicial o judicial. ante los conciliadores de los centros de conciliación.86 y 87 del Código Contencioso Administrativo". 44 de la Ley 446 de 1998. por otro lado. que tal conciliación deberá ser presentada antes de dos (2) años. pues es un hecho cierto que quien. hay asuntos cuya posibilidad de ser conciliados no deriva de la ley sino de la naturaleza misma de la función prestada. es decir antes de que pueda surtirse el fenómeno de la caducidad para la acción de Reparación Directa. Eldorado No. contados a partir de la ocurrencia de los hechos. contenida en el No. ya que según el artículo 21 de la ley 640 de 2001. que" Se podrán conciliar todas las materias que sean susceptibles de transacción. las partes individual o conjuntamente deberán formular la solicitud de conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad. tanto con el asunto al cual se refiere. sin que pueda alegarse excusa alguna para revivirlos. los derechos o pretensiones sean renunciables. Pero. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 640 de 2001. generador de la reparación. la conciliación podrá ser judicial si se realiza dentro del proceso judicial o extrajudicial si se realiza antes o por fuera del proceso. dentro de las oportunidades procesales fijadas por la ley ejerce sus derechos. no se verá expuesto a perderlos por la ocurrencia del fenómeno indicado. Es importante anotar. como de la circunstancia de que. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende el término de prescripción o de caducidad. La solicitud se acompañara de la copia de la petición de conciliación enviada a la entidad. Para establecer el término de caducidad de la acción debemos remitirnos a la disposición legal.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Establece el artículo 19 de la ley 640 de 2001. Si la prestación de los servicios se efectuaron sin contrato previo no respaldo presupuestal. desistimiento y conciliación. alienables y el titular pueda disponer de ellos. la ley 446 incluye una disposición especial aplicable a la materia administrativa. en el cual se establece el término de caducidad de las acciones de reparación directa. cuando reza: " Podrán conciliar total o parcialmente. las personas jurídicas de derecho público. en dos años contados a partir del día siguiente de la ocurrencia del hecho administrativo. 157 Av. como el transcurso del tiempo. ante los servidores públicos facultados para conciliar a los que se refiere la Ley y ante los notarios". los acreedores del colegio en el evento de no conciliar podrían iniciar ante la jurisdicción contenciosa una acción de reparación directa. la capacidad de disposición se relaciona de un lado. el mencionado derecho fenece inexorablemente. Y es que la caducidad representa el limite dentro del cual el ciudadano debe reclamar del Estado determinado derecho. antes de incoar cualquiera de las acciones previstas en los artículos 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo. sin presentar la demanda. Por esta razón.

El artículo 66 de la Ley 446 de 1998 dispone" El acuerdo conciliatorio hace tránsito a cosa juzgada. determina que los trámites de conciliación que se celebren ante funcionarios públicos facultados para conciliar. el artículo 14 y 24 de la Ley 640 de 2001. que cuenten con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos y con registro presupuestal que indique claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar Los compromisos que se hayan adquirido con violación a estos preceptos crean responsabilidad personal y pecuniaria. el de la prueba indiciaria. ""_ "".. sólo puede ordenar el pago de las obligaciones contraídas legalmente contenidas en los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de los FSE.SISTEMA PRESUPUESTAL . establece" en materia de lo contencioso administrativo el trámite conciliatorio. ante centros de conciliación de consultorios jurídicos de facultades de derecho y de las entidades públicas son GRATUITOS. establece que "L Las conciliaciones extrajudicial en materia de lo contencioso administrativo solo podrán ser adelantadas ante los Agentes del Ministerio Público asignados a esta Jurisdicción" Además de las pruebas aportadas con la solicitud de la conciliación. Con relación al registro de las actas de conciliación. En cuanto a los efectos de la conciliación. es importante establecer que de una parte se trata de un mecanismo que sirve para crear. si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfacción por la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a través del Fondo. esta oficina considera que el rector como ordenador del gasto del colegio. Sin embargo. a las audiencias en que se lleven a cabo la conciliación". en todo caso. disciplinaria y penal a cargo de quién los asuma. Igualmente. por lo cual le solicitamos informar sobre el particular a cada una de las instancias a fin de que inicien la investigaciones del caso. no puede abstenerse la administración de pagar el valor de los mismos. y el acta de conciliación presta mérito ejecutivo". el inhibitorio de las acciones instauradas y el instintivo del proceso. desde la misma presentación de la solicitud deberá hacerse por medio de abogado titulado quién deberá concurrir. esto es. podrá solicitar que se alleguen nuevas pruebas o que se complementen las presentadas por las partes con el fin de establecer los presupuestos de hecho y de derecho para la conformación del acuerdo conciliatorio. si el conciliador lo estima necesario. y de otra que produce efectos procesales como entre otros con la cosa juzgada. teniendo en cuenta que como ya lo anotábamos.FSE El parágrafo 3 del artículo primero. De ahí que una de las características más importantes de la Conciliación es la de ser finalista. De acuerdo a lo expuesto. una vez registrada el acta que contenga el acuerdo conciliatorio se remitirá el expediente a la jurisdicción competente para que surta el trámite de aprobación improbación judicial. modificar o extinguir derechos u obligaciones entre las partes. es la incorporación del acuerdo total o parcial logrado entre las partes en un acta. El artículo 23 de la Ley 640 de 2001. ya ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . durante la celebración de la audiencia de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo. los interesados podrán aportar las pruebas que estimen pertinentes. establece que cuando se trate de conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo. el artículo 4 de la citada ley. Sin embargo.

siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y representación de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Público la audiencia de conciliación tendiente a que la Secretaría de Educación del Distrito Capital – colegio “ El Recuerdo” reconozca y pague el valor de los trabajos.co Información: Línea 195 . 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- que se incurriría en un enriquecimiento injustificado para la entidad.edu. Eldorado No. 159 Av. No sobra advertir que el caso que nos ocupa debe ponerse en conocimiento de la Oficina Asesora de Control Disciplinario Interno de la SED y de la Contraloría de Bogotá”. La citada diligencia será atendida por esta Asesoría una vez se notifique al señor Secretario de Educación en calidad de Representante Legal de la entidad.sedbogota. por lo cual debe intentarse una conciliación prejudicial entre las partes conforme al procedimiento ya analizado.

SISTEMA PRESUPUESTAL .IED” FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS<< NOMBRE DEL COLEGIO >> RESOLUCION No. ______ del (día/mes/año) Por la cual se constituye la caja menor para la vigencia fiscal del 201X y se reglamenta su funcionamiento EL RECTOR O DIRECTOR DEL COLEGIO << NOMBRE DEL COLEGIO >> INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL CONSIDERANDO Que el colegio << NOMBRE DEL COLEGIO . necesarios para la buena marcha de la administración. Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores.FSE ANEXO Nº 21. Que la Resolución 00001 de 2009 expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital adopta el Manual para el manejo y control de las cajas menores. imprevistas. DISTRITO CAPITAL SECRETARÍA DE EDUCACIÓN COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO . Jornada Tarde. Que la caja menor se constituye únicamente para cada vigencia fiscal mediante Resolución. urgentes. imprescindibles o inaplazables. define que la caja menor son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas. en forma ágil y funcional y que para este efecto no tiene constituido en esta vigencia ningún mecanismo. Que para atender este tipo de necesidades se hace indispensable la creación de una (1) caja menor para atender las jornadas y las sedes que se citan a continuación: << Jornada Mañana. MODELO DE RESOLUCIÒN – CAJA MENOR ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ. necesarias para la buena marcha de la administración. imprescindibles o inaplazables. en la cual se indicaran los siguientes aspectos: · · · · · · · Cuantía Finalidad Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía Cargo y nombre del funcionario responsable de su manejo Cargo del funcionario asignado como Ordenador del Gasto de la caja menor ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . Jornada Nocturna y/o Jornada Única>>.IED >> debe atender necesidades urgentes.

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-

Que el mismo Manual establece que el funcionario designado para el manejo de la caja menor deberá estar amparado mediante póliza y que este funcionario debe ser distinto al jefe de bodega o almacén, pagador o responsable de la contabilidad. Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores establece en su literal 5º que los fondos que constituyen la caja menor solamente pueden utilizarse para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de Gastos Generales. Que la Resolución 4047 del 26 de diciembre de 2011 expedida por la Secretaría de Educación Distrital en su artículo 8° define el tema de Caja Menor para los FSE Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE
Artículo 1º Constitución. Constitúyase para la vigencia fiscal del 201X en el Fondo de Servicios Educativos << NOMBRE DEL COLEGIO - IED >> la caja menor por una cuantía máxima mensual de dos (2) smmlv. Artículo 2º Responsables. Los recursos a que se refiere el artículo anterior, serán manejados por el Rector como Ordenador del Gasto quien la delega en el Funcionario “NOMBRE DEL FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO” – “cargo” – “Número de cédula” amparado mediante póliza expedida por la SED. Parágrafo 1º : Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el Rector Ordenador del Gasto, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en acta de entrega y recibo firmada por los responsables involucrados. Parágrafo 2º : Como Ordenador de la caja menor actuara el Rector o Director del colegio el señor(a) “NOMBRE DEL RECTOR” identificado con CC Nº……. Artículo 3° Clasificación de los gastos. Con los recursos destinados a la caja menor se cubrirán los gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de GASTOS GENERALES que tendrán el carácter de gastos menores, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios. Estos conceptos serán los que se detallan a continuación y por la cuantía que se señala para el respectivo rubro presupuestal, ejemplo:

Concepto Gastos Generales Gastos de Transporte y Comunicación Impresos y Publicaciones Materiales y Suministros Mantenimiento de la Entidad Total

Cuantía $1’070.000 $430.000 $90.000 $300.000 $250.000 $1’070.000

161
Av. Eldorado No. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www.sedbogota.edu.co Información: Línea 195

SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE

Gastos de Transporte y Comunicación. Código 3120203 Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto de comunicación, servicio de mensajería, correo postal, teles, fax y telégrafo, los gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento). Impresos y Publicaciones. Código 3120204 Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseño, diagramación, divulgación y edición de libros, cartillas, videos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación, empastes, sellos, avisos, formularios, fotografías, renovación derecho código de barras, enmarcación de foto mosaicos, impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta oficial. Materiales y Suministros. Código 3120104 Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio, diademas telefónicas o inalámbricas, insumos para proyectos de producción experimental, agrícola o comercial, elementos de aseo, cafetería y alimentos, elementos de botiquín de acuerdo a lo reglamentado por la Secretaría de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas. Elementos para la conservación de bienes muebles, material fotográfico, material necesario para artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto de devolución. Por este rubro no se pueden adquirir equipos Mantenimiento de la Entidad. Código 312020501 Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales. Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservación de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemático de inspección, reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas, instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservación de zonas verdes, conservación de áreas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección Local de Educación respectivo. Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparación con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a máquinas y equipos especialmente, tales como bombas de presión y eyección, tanques de reserva, antenas, instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la Dirección Local de Educación respectivo.
Artículo 4° Reglamentación. El monto de las adquisiciones individuales realizadas a través de cada uno de los rubros constituidos para la caja menor no podrá ser superior al 10% del monto total de la caja menor constituida mensualmente, o sea no podrá ser superior al 10% de los dos (2) smmlv. El Dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar gastos menores de caracteres urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, que se identifiquen bajo los siguientes conceptos:

………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS……

GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-

1. 2. 3. 4.

La legalización de los gastos y la reposición de la caja se hará cuando se haya gastado el 70% del monto mensual autorizado. Solamente se pueden relacionar recibos o facturas del periodo que se está legalizando. Para la reposición o reembolso deberá hacerse una relación en orden cronológico con un resumen por los rubros presupuestales afectados, el reintegro será autorizado por el Rector Ordenador del Gasto. Cuando por cualquier circunstancia la caja menor autorizada quede inoperante no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

Artículo 5º Prohibiciones. No se pueden realizar con los fondos de la caja menor las siguientes operaciones: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fraccionar compras de un mismo elemento. Reconocer y pagar gastos por concepto de Servicios Personales y Contribuciones Inherentes a la nómina, cesantías y pensiones Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con la Ley General de Contratación vigente, deban constar por escrito. Cambiar cheques o efectuar prestamos Superar el monto asignado a cada rubro en el presupuesto. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización o jornada

Artículo 6º Primer Giro. Se efectuara con base en el siguiente requisito: 1. Que el funcionario encargado de su manejo haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total de la respectiva caja menor, siempre y cuando esta póliza de manejo no haya sido expedida por la SED. Que cuente con la autorización de desembolso firmada por el Ordenador del Gasto

2.

COLEGIO XXXXXXXXXXXXXXXX SOLICITUD GASTO CAJA MENOR FECHA Señor(a): Nombre del responsable de la caja menor Sirvase entregar al señor (a): persona que va a realizar la compra la suma de: $(xxxxxxxx) Letras Para realizar la siguiente compra: FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO
3. Que se cuente con recursos disponibles en caja menor por el rubro a afectar.

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el recibo de caja provisional será remplazado por el comprobante definitivo. Una vez entregada la factura o documento similar. Son funciones del responsable de la Caja Menor. se expide un recibo provisional de caja menor NOMBRE DEL COLEGIO COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAJA MENOR N° FECHA: _______________________ NOMBRE DEL FUNCIONARIO DE LA CAJA MENOR: _______________________________________ ENTREGADO A: ____________________________________________________ DEPENDENCIA: ____________________________________________________ VALOR $___________ EN LETRAS: ___________________________________ CONCEPTO PARA EL CUAL SE SOLICITA EL DINERO: ___________________ ____________________________ __________ FIRMA DE QUIEN RECIBE FIRMA DEL RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR 5.SISTEMA PRESUPUESTAL . manteniendo la liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes y servicios. Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados ………………………SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS…… . las siguientes: · · · · Adquirir y pagar los bienes y servicios Llevar y mantener al día los libros de Caja y auxiliares que requiera para el control de los Fondos Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los Fondos. tiene que legalizar el gasto dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al desembolso. El funcionario a quien se le entregue el efectivo. Cuando se trate de una compra para la cual se va a delegar a un funcionario diferente al responsable de la caja menor. 6. En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaerá sobre el funcionario que firmó el recibo provisional. Artículo 7º Funciones del Responsable.FSE 4.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias. teniendo en cuenta siempre la fecha de emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y que el monto de cada gasto no supere el 10% del valor de la caja menor mensual. Eldorado No. D. Artículo 9° Y aplica todo lo demás que se encuentre definido para el manejo de la caja menor en la presente Resolución Artículo 10º Vigencia y Derogatorias.co Información: Línea 195 .. se reconocerán aquellos gastos efectuados a partir del primer día de constituida la caja menor mediante la presente Resolución y hasta el momento de la liquidación y el cierre de la misma. COMUNÍQUESE Y CUMPLASE Dado en Bogotá.C.sedbogota.GUIA DE APOYO PRESUPUESTAL PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE- Artículo 8º Por Caja Menor.edu. 66 – 63 PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48 www. a los día / mes / año << NOMBRE DEL RECTOR > Rector Ordenador del Gasto 165 Av.

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