Gua del jefe de proyecto de Microsoft Project Server 2010 para Project Web App

Organizacin de la gua

Introduccin Captulo 1: Navegacin en Project Web App Captulo 2: Administracin de proyectos en Project Web App Captulo 3: Administracin de recursos en Project Web App Captulo 4: Administracin de actualizaciones de tareas en Project Web App Captulo 5: Administracin de problemas, riesgos y documentos en Project Web App Captulo 6: Administracin de informes de estado en Project Web App Captulo 7: Configuracin de notificaciones de correo y avisos en Project Web App

Introduccin a la navegacin en Project Web App

Microsoft Project Web App (PWA) es una aplicacin basada en web que, junto con Microsoft Project Professional 2010, facilita la colaboracin en la planificacin y actualizacin de tareas, en el seguimiento de problemas y riesgos, y en el uso compartido de documentos con miembros del grupo de trabajo, jefes de proyecto y otras partes interesadas. Por ello, es importante que los jefes de proyecto comprendan cules son las opciones disponibles tanto para ellos mismos como para los usuarios de PWA. Cuando inicie sesin en Microsoft Project Web App, se mostrar en primer lugar la pgina de inicio de Project Web App personalizada. Esta pgina proporciona informacin de resumen acerca de los elementos que tiene asignados junto con vnculos que le permitirn navegar por el sitio web de PWA. La pgina de inicio ofrece un punto de Inicio rpido que podr usar para navegar hasta informacin como, por ejemplo, Mi trabajo, Proyectos, Recursos, etc. El acceso a estas caractersticas de sistema depende del modelo de seguridad y del rol que tenga asignado. Pngase en contacto con el administrador de Project Server si hay alguna funcin como, por ejemplo, el Centro de proyectos, que debera ver pero que no est disponible. El Centro de proyectos ofrece a los jefes de proyecto, miembros del equipo y otras partes interesadas un modo simple de ver informacin detallada acerca de proyectos especficos. Tambin permite ver informacin de resumen de carteras de proyectos. Los usuarios con permisos para tener acceso al Centro de proyectos de Project Web App o Project Professional 2010 pueden usarlo para trabajar con cualquier proyecto o cartera de proyectos que se les haya asignado. Solo los proyectos publicados en la base de datos de Project Server 2010 estarn disponibles en el Centro de proyectos. La tabla siguiente muestra los permisos de Project Server 2010 necesarios para que los usuarios de Project Professional 2010 y Project Web App puedan trabajar con el Centro de proyectos.

Tabla 1. Permisos necesarios

Tipo de permiso Categora Permiso Guardar proyectos Descripcin Permite a los usuarios guardar proyectos en la base de datos Project Server desde Project Professional 2010. Permite a los usuarios abrir y modificar sus proyectos en la vista de programacin de proyectos de Project Web App.

Categora

Abrir proyecto

Categora Categora Categora Categora

Global

Publicar proyecto Guardar proyecto en Project Server Ver resumen de proyectos en el Centro de proyectos Ver programacin de proyecto en Project Web App Inicio de sesin en Project Server desde Project Professional 2010

Global

Global Global Global Global

Permite al usuario publicar el plan del proyecto. Permite al usuario guardar la programacin del proyecto en Project Server. Permite al usuario ver proyectos y datos de proyectos almacenados en el Centro de proyectos. Determina la lista de proyectos (y los correspondientes detalles del proyecto) disponibles en el Centro de proyectos. Permite a los usuarios cargar la plantilla de informacin global de la empresa al conectarse con Project Professional 2010 a Project Server. Permite al usuario agregar un nuevo proyecto a Project Server con Project Professional 2010, Nuevo proyecto Project Web App o con Project Server Interface (PSI). Permite al usuario ver el Centro de aprobacin de Ver aprobaciones Project Web App. Permite al usuario tener acceso al Centro de Ver Centro de proyectos proyectos desde Project Web App o Project Professional 2010. Ver vistas de la Permite al usuario tener acceso y visualizar los programacin de proyecto detalles de proyecto del Centro de proyectos. Permite al usuario proteger proyectos mediante el Administrar protecciones vnculo Proteger mis proyectos del Centro de proyectos.

Orientacin
La interfaz de Project Web App tiene tres reas principales:

Inicio rpido Cinta de opciones rea de presentacin de contenido

rea de Inicio rpido El Inicio rpido, en el lado izquierdo de la ventana, enumera las vistas y pginas principales a las que puede tener acceso. Puede hacer clic en estos vnculos para desplazarse a las distintas reas del programa. Algunas pginas en Project Web App no incluyen el Inicio rpido. Por ejemplo, al trabajar con formularios, debe completar y guardar el formulario o anularlo para salir de l y volver al Inicio rpido.

rea de la cinta de opciones Project Server 2010 usa la interfaz de la cinta de opciones, ya que ofrece una experiencia de navegacin familiar y homognea. La cinta de opciones es la barra de herramientas que se usa para realizar acciones en la informacin del proyecto, en el rea de presentacin de contenido. La cinta de opciones sustituye al diseo de navegacin anterior basado en mens y listas desplegables de barras de herramientas. Esta cinta de navegacin est basada en el mismo enfoque que el usado en todas las aplicaciones de Microsoft Office 2010. Puede haber varias pestaas en la cinta de opciones para cambiar entre distintos conjuntos de acciones. Cada pestaa contiene grupos de botones relacionados que puede usar para interactuar con el contenido de la pgina. Por ejemplo, el Centro de proyectos permite ver y realizar acciones en el plan de proyecto de nivel de resumen. Usa varias pestaas de cinta basadas en las acciones que se pueden llevar a cabo en el Centro de proyectos. La pestaa de detalles Proyectos de la cinta dispone de varias partes dependiendo de si la accin implica la visualizacin o modificacin de la informacin del proyecto o de la programacin del plan de proyecto. La pestaa Tarea, situada en Herramientas de programacin en la cinta, permite a los jefes de proyecto modificar la programacin del proyecto en PWA. La pestaa Opciones, situada en Herramientas de programacin en la cinta, incorpora funciones adicionales para visualizar los detalles de programacin del proyecto y vincular la informacin al sitio del proyecto. rea de presentacin de contenido El rea de presentacin de contenido tiene informacin acerca de las carteras, los proyectos y las tareas. Este es el foco principal de cada pgina y es donde se especifican y revisan los datos.

reas clave
Project Web App es muy personalizable, por lo que su organizacin puede tener una pgina de inicio exclusiva. De forma predeterminada, la pgina principal que aparece al abrir Project Web App es un excelente punto de partida. Muestra informacin acerca de tareas, partes de horas, aprobaciones, informes de estado, problemas y riesgos. Hay otros lugares tiles donde comenzar en Project Web App, segn lo que desee hacer mientras est conectado. Desde el punto de vista de los jefes de proyecto, estas son las reas clave. Creacin de proyectos y programacin de tareas

En Project Web App, puede crear proyectos y programar tareas en el Centro de proyectos. En el Inicio rpido, en Proyectos, haga clic en Centro de proyectos. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaa Proyectos para obtener acceso a las herramientas que puede usar en el Centro de proyectos. Aqu, puede crear nuevos proyectos a partir de plantillas o mediante la importacin de listas de SharePoint. En la pestaa Proyectos de la cinta de opciones, haga clic en la flecha del botn Nuevo. Use la lista que se muestra para seleccionar el mtodo que desea usar para crear un nuevo proyecto. Una vez que haya creado un proyecto, puede usar las herramientas en las pestaas Proyecto, Tarea y Opciones en la cinta de opciones para trabajar con las tareas del proyecto. Trabajo con recursos Con un proyecto y sus tareas preparados, el siguiente paso es asignar los recursos que llevarn a cabo las tareas. En algunas organizaciones, es probable que haya un administrador de recursos responsable de asignar recursos a las tareas, pero generalmente esto queda en manos del jefe de proyecto. En Project Web App, puede agregar recursos y administrar su grupo de recursos de empresa en el Centro de recursos. En el Inicio rpido, en Recursos, haga clic en Centro de recursos. Una vez que los recursos necesarios para las tareas del proyecto se han agregado al Centro de recursos, puede asignarlos a las tareas mediante el Centro de proyectos. En el Inicio rpido, en Proyectos, haga clic en Centro de proyectos. Haga clic en el nombre del proyecto en la lista para abrirlo y verlo, desproteger el proyecto para su edicin y, a continuacin, formar su equipo. Elija los recursos del equipo que asignar a las tareas del proyecto. Seguimiento de las horas y el progreso de las tareas Para algunos jefes de proyecto, el seguimiento de las horas y el progreso de las tareas pueden ser muy importantes para supervisar el estado de un proyecto. A medida que un proyecto avanza, los integrantes del grupo asignados a las tareas del proyecto notifican la cantidad de horas empleadas en las tareas y cunto trabajo queda pendiente. Como jefe del proyecto en el cual se notifican estos datos, es su responsabilidad revisar y aprobar o rechazar la cantidad de horas y el progreso de la tarea segn se notifiquen. El Centro de aprobacin proporciona una ubicacin central para aprobar tanto las horas como el progreso de las tareas. En el Inicio rpido, en Proyectos, haga clic en Centro de aprobacin. Aqu, puede revisar los datos notificados por los integrantes del grupo y, a continuacin, aprobarlos, enviarlos al proyecto o rechazarlos con notas que ayuden a comunicar el motivo del rechazo.

Administracin de proyectos en Project Web App

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Publicado: 10 de enero de 2012 Resumen: A continuacin se describe el tercer artculo de una serie de ocho acerca de cmo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 y cmo realizar tareas relacionadas con la administracin de proyectos. Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App En este artculo:

Introduccin a la administracin de proyectos en Project Web App Uso de la cinta de opciones para administrar proyectos Acerca del Centro de proyectos Creacin de nuevos proyectos en PWA Visualizacin y apertura de proyectos

Introduccin a la administracin de proyectos en Project Web App

La administracin de proyectos con Project Web App (PWA) es una responsabilidad clave del jefe de proyecto. Este artculo describe los procedimientos que un jefe de proyecto debe seguir a la hora de administrar proyectos mediante PWA:

Creacin de nuevos proyectos Visualizacin y apertura de proyectos Proteccin de proyectos mediante la caracterstica Proteccin forzada Configuracin de permisos del proyecto Modificacin de los campos personalizados Modificacin de la propiedad de un proyecto

Exportacin de los datos del Centro de proyectos a Microsoft Excel Modificacin de un plan del proyecto

Uso de la cinta de opciones para administrar proyectos

El Centro de proyectos permite ver y realizar acciones en el plan de proyecto de nivel de resumen. Usa varias pestaas de cinta basadas en las acciones que se pueden llevar a cabo en el Centro de proyectos. La pestaa de detalles Proyectos de la cinta dispone de varias partes dependiendo de si la accin implica la visualizacin o modificacin de la informacin del proyecto o de la programacin del plan de proyecto. La pestaa Tarea, situada en Herramientas de programacin en la cinta, permite a los jefes de proyecto modificar la programacin del proyecto en PWA. La pestaa Opciones, situada en Herramientas de programacin en la cinta, incorpora funciones adicionales para visualizar los detalles de programacin del proyecto y vincular la informacin al sitio del proyecto. La pestaa Proyecto de la cinta de opciones muestra diferentes opciones cuando el proyecto est en modo de modificacin. Permite modificar la informacin del proyecto. La pestaa Permisos de la cinta de opciones aparece disponible cuando se selecciona un proyecto del Centro de proyectos y cuando se hace clic en el botn Permisos de proyecto. Esto permite a los usuarios con los permisos de proyecto necesarios, normalmente el jefe de proyecto, asignar derechos sobre el proyecto y sobre el sitio del proyecto a usuarios individuales o grupos que no pertenezcan al equipo del proyecto.

Acerca del Centro de proyectos

El Centro de proyectos muestra todos los proyectos que se hayan guardado y publicado en la base de datos de Project Server y para los que el usuario actual tenga permisos de visualizacin. La vista predeterminada, la vista de Resumen, muestra datos bsicos acerca de los proyectos. Tambin hay disponibles otras vistas de datos del proyecto. Adems, es posible crear vistas personalizadas. En el Centro de proyectos podr hacer lo siguiente:

Ver la cartera de proyectos o de proyectos individuales. Podr ver informacin resumida acerca de varios proyectos o informacin detallada de proyectos individuales.

Es posible ver la informacin acerca del proyecto de forma detallada o con una escala temporal de alto nivel con la posibilidad de aplicar filtros y agrupar los datos en distintas vistas. Abrir un plan de proyecto para la modificacin o como solo lectura en Project Professional o PWA. Actualizar el proyecto con una lista de tareas de SharePoint. Crear un equipo de proyecto a partir del grupo de recursos de empresa segn las habilidades necesarias para el proyecto y segn la disponibilidad de los recursos. Establecer un plan de recursos asociado a un proyecto. Los planes de recursos permiten planificar la asignacin de recursos sin que sean necesarias asignaciones especficas. Configurar permisos del proyecto para recursos individuales o grupos de recursos para ver o modificar el proyecto. Proteger y desproteger proyectos. Cerrar tareas especficas de un proyecto para que los miembros del equipo ya no puedan actualizarlas. La informacin detallada y de resumen del proyecto visible en la vista Centro de proyectos situada a la izquierda del grfico de Gantt puede imprimirse o exportarse a Microsoft Excel. Tener acceso al sitio de proyecto del proyecto individual, incluida la creacin de un panel de discusin, la creacin de una lista de documentos y archivos relacionados, la creacin y actualizacin de riesgos y problemas y la configuracin de bibliotecas de documentos. Mostrar u ocultar subproyectos. Actualizar el tipo de proyecto de empresa asociado al proyecto.

Es posible agrupar y ordenar la lista de proyectos en varios tipos de datos resumidos acerca de proyectos disponibles para la visualizacin, o bien, puede ver informacin detallada acerca de un proyecto determinado sin abrir Project Professional 2010. Tambin es posible crear, modificar y asignar recursos a una programacin de proyecto del Centro de proyectos. Adems, es posible llevar a cabo funciones especficas en proyectos determinados. Por ejemplo, un jefe de proyecto puede proteger un proyecto que no se haba protegido correctamente o un ejecutivo puede ver informacin acerca de un grupo de proyectos.

Creacin de nuevos proyectos en PWA

En PWA es posible iniciar nuevas programaciones de proyectos. Puede iniciar el proyecto con un plan de proyecto en blanco o usar una plantilla empresarial que use los tipos de proyecto de Project Server.
Nota:

Es importante comprender que la creacin de proyectos a partir de una plantilla en PWA no solo incluye la plantilla de programacin, sino que tambin incluye la plantilla del rea de trabajo del proyecto. Por ello, si su organizacin usa diferentes plantillas de rea de trabajo, deber crear la programacin del proyecto en PWA para asegurarse de que se usa la plantilla de programacin y de rea de trabajo correctas.

Para crear una nueva programacin de proyecto

1. En PWA, seleccione Centro de proyectos en el Inicio rpido. 2. En el Centro de proyectos, en la pestaa Proyectos de la cinta de opciones, seleccione Nuevo y especifique el plan de proyecto correspondiente. 3. Aparece la pgina web Detalles de proyecto o Informacin del proyecto con campos para completar acerca del proyecto. Especifique la informacin del proyecto en los campos y seleccione Guardar.
Nota:

Los campos que tengan un asterisco de color rojo (*) son campos OBLIGATORIOS que deben completarse para poder guardar el proyecto. 4. La informacin del proyecto se guarda y PWA abre la pgina web Programar. Para cambiar de la pgina Informacin del proyecto/Detalles de proyecto y la pgina Programar, haga clic en el vnculo de la columna de navegacin de la izquierda. 5. Cuando la pgina Programar est abierta, seleccione el botn Guardar de la cinta de opciones. Aparecer un cuadro de mensaje de color amarillo en la esquina superior derecha de la programacin de proyecto. Este cuadro indica el estado de la operacin de almacenamiento. Cuando el proyecto se haya guardado en la base de datos, aparecer el mensaje: La operacin de guardar se realiz correctamente. 6. Es importante tener en cuenta que en este punto el plan del proyecto se guarda en la base de datos de borrador/temporal de Project Server. El plan no estar visible para el resto de usuarios en el Centro de proyectos de PWA hasta que no se haya publicado. En caso de que otros usuarios necesiten ver el plan de inmediato, seleccione el botn Publicar en la pestaa Herramientas de programacin de la cinta de opciones.

Cuando el proyecto se haya publicado, aparecer un mensaje de comprobacin color amarillo en la esquina superior derecha de la programacin del proyecto: Publicacin completada satisfactoriamente. 7. Cuando haya finalizado la configuracin del proyecto y este se haya guardado y publicado correctamente, deber proteger el plan del proyecto. Seleccione la pestaa Proyecto y haga clic en el botn Cerrar. De este modo, podr modificar el plan del proyecto tanto en PWA como en Project Professional 2010. Aparecer la ventana Cerrar. Seleccione S para proteger el plan del proyecto.

Visualizacin y apertura de proyectos

Desde el Centro de proyectos es posible administrar proyectos, incluidos los documentos, problemas y riesgos asociados. Tambin es posible establecer vnculos con el rea de trabajo de proyecto, analizar y modelar proyectos, crear listas de tareas pendientes o administrar proyectos administrativos. Adems, podr abrir proyectos directamente en Project Professional desde el Centro de proyectos de Project Web App.
Nota:

La informacin y el acceso a caractersticas especficas se controlan mediante un conjunto de permisos que el administrador de Project Server administra en Project Web App. Visualizacin de proyectos Los datos publicados en la base de datos de Project Server pueden verse mediante el Centro de proyectos en Project Web App.

Para ver los datos de proyectos

1. Inicie sesin en Project Web App. En la pgina de inicio de Project Web App, haga clic en el Centro de proyectos en Inicio rpido. El Centro de proyectos muestra todos los proyectos para los que tiene permisos de visualizacin. 2. En esta pgina encontrar varias opciones de visualizacin disponibles. Para cambiar la vista actual, use la lista desplegable Ver y seleccione una vista. 3. Para abrir la vista de detalles de algn proyecto, haga clic en el nombre del proyecto. Es posible que tenga que seleccionar el vnculo Programar en la columna de navegacin izquierda para ver el plan del proyecto. Esta vista se parece a la vista de Project Professional 2010. Es posible modificar las tareas del proyecto en Project Web App. Para ello, seleccione el botn Editar de Herramientas de programacin, en la pestaa Tarea. Esta vista muestra la publicacin ms reciente del proyecto en Project Server.

En Project Web App, encontrar varias vistas en el nivel de tarea. Para cambiar las vistas, use la lista desplegable Ver en la pestaa Datos de la cinta de opciones. Por ejemplo, puede seleccionar la vista Trabajo de los recursos. Las vistas disponibles en la lista Ver pueden personalizarse. El administrador de Project Server puede crear tareas personalizadas, recursos y vistas de proyectos a travs de la seccin Administrar vistas de la pgina Configuracin del servidor de Project Web App. Uso de las opciones Filtro y Agrupar por del Centro de proyectos Puede usar las listas desplegables Filtrar y Agrupar por para personalizar el modo en que desea ordenar y agrupar los proyectos. Las caractersticas Filtrar y Agrupar por son de utilidad cuando el Centro de proyectos incluye un elevado nmero de proyectos. Esta caracterstica incluye las opciones siguientes:

Filtrar Permite filtrar los recursos mediante la aplicacin de un filtro personalizado. Para usar un filtro personalizado, seleccione la opcin Filtro personalizado de la lista desplegable Filtrar y defina el filtro personalizado que desea usar. Tambin puede filtrar tareas de forma automtica. Para ello seleccione la flecha hacia abajo situada a la derecha del encabezado de la columna.

Agrupar Permite agrupar los proyectos segn los valores especificados. En la lista desplegable Agrupar por, puede seleccionar una agrupacin simple de la lista disponible, compuesta por las columnas activas en la vista, o puede crear un parmetro de agrupacin personalizado en la lista desplegable Agrupar por. Cuando cree agrupaciones personalizadas, podr especificar parmetros de agrupacin adicionales a travs de la lista desplegable Luego por. El segundo parmetro filtra los datos ya filtrados por el primer parmetro. Para quitar la agrupacin, seleccione la opcin Sin agrupar de la lista desplegable Agrupar por.

Apertura de proyectos Puede abrir proyectos directamente en Project Professional 2010 desde el Centro de proyectos de PWA siempre que los proyectos que abra desde PWA sean del mismo tipo (o empresariales o no que no sean de la empresa). Si selecciona diez o ms proyectos, tendr la opcin de abrirlos como solo lectura o de lectura/escritura. En PWA, haga clic en el vnculo Centro de proyectos desde el Inicio rpido para abrir el Centro de proyectos. Seleccione el plan del proyecto que desea abrir. Especifique el modo en que desea abrir el proyecto desde la lista desplegable Abrir.
Nota:

Si abre varios proyectos, estos se abrirn en Project Professional 2010 como un proyecto

principal consolidado. El proyecto se abre en Project Professional 2010. Apertura de proyectos como proyectos principales Use la caracterstica Abrir de PWA para abrir dos o ms proyectos en Project Professional 2010 desde el Centro de proyectos de Project Web App como proyecto principal (consolidado). En el Centro de proyectos, podr seleccionar proyectos individuales o podr seleccionarlos en grupo mediante el encabezado de grupo del Centro de proyectos. En caso de que sea necesario consolidar diez o ms proyectos en un proyecto principal en Project Professional 2010, tendr la opcin de abrirlos en un proyecto principal consolidado como proyecto de solo lectura o de lectura/escritura. Tenga en cuenta lo siguiente a la hora de trabajar con proyectos principales abiertos desde el Centro de proyectos:

Podr abrir tantos proyectos como desee como proyectos principales. Sin embargo, si intenta abrir diez proyectos o ms, tendr que especificar si desea abrirlos como lectura/escritura o como solo lectura. Dependiendo del tamao de los proyectos seleccionados, esta accin puede llevar un tiempo considerable. Si selecciona la apertura de lectura/escritura, podr modificar los proyectos, ya que estos se desprotegern. En cambio, si selecciona la apertura de solo lectura, podr ver los proyectos y los informes asociados pero no podr modificarlos. Adems, los proyectos no se desprotegern. Es posible guardar un proyecto principal si lo necesita para consultas frecuentes. Si guarda un proyecto principal en la base de datos de Project Server, deber asignar al proyecto un nombre que facilite al resto de jefes de proyecto, jefes de recursos y miembros del equipo la identificacin del proyecto. Si hace clic en el nombre del plan principal del Centro de proyectos, podr ver los detalles del subproyecto en Project Web App. Para mostrar los subproyectos en la lista de proyectos visibles del Centro de proyectos, active la casilla de Subproyectos en la cinta de opciones Proyectos. Nota:

Solo se pueden consolidar proyectos empresariales o que no pertenezcan a la empresa en Project Professional 2010 como proyecto principal mediante la caracterstica Abrir proyecto. No es posible crear proyectos principales compuestos por proyectos de la empres y ajenos a la empresa. Apertura de proyectos principales en Project Professional 2010 En el Centro de proyectos de Project Web App, seleccione los proyectos que desea abrir en la programacin principal. Puede seleccionar el modo en que desea abrir los proyectos en la lista desplegable Abrir.

Seleccione dos o ms proyectos en el Centro de proyectos. Tambin puede seleccionar un grupo de proyectos mediante el encabezado Cdigo de esquema de proyecto de empresa del Centro de proyectos. Los proyectos se abren en Project Professional 2010 como un proyecto consolidado. Si alguno de los proyectos est desprotegido para otro jefe de proyecto cuando abra el proyecto consolidado, dichos proyectos solo estarn disponibles como proyectos de solo lectura en Project Professional 2010. Proteccin forzada de un proyecto Es posible que necesite forzar la proteccin de un proyecto cuando este se haya desprotegido. Esta situacin puede producirse, por ejemplo, si su conexin a Project Server 2010 se interrumpe mientras un proyecto est abierto o si Project Professional 2010 se cierra de forma repentina antes de proteger el proyecto. Si un proyecto permanece desprotegido, aparecer como desprotegido en el cuadro de dilogo Abrir desde Microsoft Project Server. Para forzar la proteccin de sus proyectos, use el vnculo Proteger mis proyectos del Centro de proyectos. Para poder proteger proyectos enProject Web App, deber disponer del permiso Proteger mis proyectos. Puede usar esta caracterstica solo para proteger proyectos que usted haya desprotegido. No podr proteger proyectos que estn desprotegidos para otros usuarios. (Solo el administrador de Project Server podr proteger proyectos que estn desprotegidos para otros usuarios.)

Para forzar la proteccin de un proyecto que usted haya desprotegido

1. En el Centro de proyectos de Project Web App, en la pestaa Proyectos, haga clic en Proteger mis proyectos. 2. Seleccione el proyecto que desee proteger y, a continuacin, haga clic en Proteger.
Nota:

Si el proyecto an est abierto en Project Professional 2010, se mostrar un aviso para indicar que el proyecto ya no est desprotegido y se le solicitar que cierre el proyecto (haga clic en Aceptar) o que guarde el proyecto de forma local (haga clic en Cancelar y, a continuacin, guarde el proyecto de forma local). Configuracin de permisos del proyecto en PWA Esta es una caracterstica de PWA que permite a los jefes de proyecto con acceso a un proyecto determinado conceder a grupos o a usuarios individuales acceso a un plan o a un sitio de proyecto. Este acceso suele concederse a usuarios/grupos que no forman parte del equipo del proyecto, a menos que se conceda el acceso para permitir que el miembro del grupo actualice el plan del proyecto en nombre del jefe de proyecto.

Tras configurar el plan del proyecto, vuelva al Centro de proyectos para asegurarse de que las partes interesadas y el personal de administracin puedan ver la informacin del proyecto.

Para configurar los permisos de un proyecto

1. Seleccione el Centro de proyectos del inicio rpido. Haga clic en la celda situada a la derecha del nombre del plan del proyecto y seleccione el botn Permisos de proyecto. 2. Haga clic en el botn Nuevo para agregar un usuario o un grupo a los permisos del proyecto. El grupo de recursos es demasiado grande y la aplicacin no puede mostrar todos los recursos en una lista. Especifique el nombre (nombre o apellidos) en el campo Nombre y haga clic en el botn Filtrar. Seleccione los permisos que desea conceder al usuario o al grupo de cara al plan del proyecto y, a continuacin, seleccione Guardar.
Nota:

Se recomienda conceder al menos tres permisos a las partes interesadas y al personal de administracin del proyecto. 3. Se mostrarn el usuario/grupo y los permisos concedidos para el proyecto. Revise la informacin para asegurarse de que es correcta. A continuacin, seleccione el botn Cerrar. En caso de que sea necesario conceder acceso a usuarios que no formen parte del proyecto, el jefe de proyecto puede definir el nivel de acceso concedido al grupo o a los usuarios individuales. Modificacin de los campos personalizados Es posible modificar la informacin de sus proyectos en los campos personalizados de proyectos empresariales. Para ello, deber abrir la vista de detalles del proyecto en el Centro de proyectos de Project Web App. Tambin es posible modificar directamente los campos personalizados empresariales en Project Professional 2010.

Para modificar un campo personalizado

1. En el Centro de proyectos de Project Web App, haga clic en el nombre del plan del proyecto que desea abrir. Seleccione la vista Detalles de proyecto en Inicio rpido. 2. Haga clic en el botn Editar. 3. Modifique la informacin de los campos personalizados que sea necesario actualizar o modificar. Seleccione el botn Guardar y el botn Cerrar para proteger el proyecto. Al cerrar el proyecto volver al Centro de proyectos.

Modificacin de la propiedad de un proyecto El miembro de la organizacin que publique y guarde el proyecto por primera vez en la base de datos de Project Server ser el propietario del proyecto. Es posible cambiar, ms adelante, el propietario del proyecto mediante Project Web App.

Para cambiar la propiedad de un proyecto

1. Como usuario actual, vaya al Centro de proyectos en Project Web App y haga clic en el nombre del plan del proyecto para abrir la vista Detalles de proyecto. 2. En el Inicio rpido, seleccione Detalles de proyecto. 3. En la pgina Detalles del proyecto, seleccione el botn Editar. En el campo Propietario, haga clic en el botn Examinar y busque el usuario al que desea transferir la propiedad del proyecto. Cuando haya modificado los detalles del proyecto, haga clic en el botn Guardar y en el botn Cerrar. A continuacin, confirme que desea Proteger el proyecto. 4. El nuevo propietario tendr que abrir y publicar el proyecto. Exportacin de los datos del Centro de proyectos a Excel Es posible exportar los datos del proyecto a Microsoft Excel 2010 desde Project Web App mediante la caracterstica Exportar a Excel. Project Web App tambin permite copiar los datos mostrados en el control de cuadrcula de Project Web App para copiarlos en aplicaciones como, por ejemplo, Microsoft Excel, Microsoft Word o Microsoft Access.
Nota:

La vista de proyecto de Project Web App tiene dos secciones: los datos de cuadrcula de Project Web App a la izquierda y los datos de partes de horas a la derecha. Deber copiar y pegar ambas secciones para, a continuacin, alinearlas en la aplicacin en la que haya pegado los datos.

Para exportar los datos del Centro de proyectos a Microsoft Excel

1. En el Centro de proyectos de Project Web App, debajo del control de cuadrcula, haga clic en el botn Exportar a Excel. 2. Aparecer el cuadro de dilogo Descarga de archivos. Seleccione Abrir. 3. La vista del Centro de proyectos se abre en in Excel. 4. Si aparece un cuadro de mensaje de Excel, haga clic en S para comprobar la extensin del nombre del archivo. 5. Haga clic en Guardar como en el men Archivo de Excel si desea guardar los datos tal como se muestran. Es posible guardar los datos en cualquiera de los formatos admitidos en Excel.

Nota:

Tambin puede exportar los datos de cuadrcula a Excel mediante la caracterstica Imprimir cuadrcula. Modificacin de planes de proyecto en PWA Project Server 2010 permite crear y modificar programaciones complejas en lnea, adems de asignar varios recursos a cada tarea. La interfaz de cinta de opciones ofrece una experiencia de navegacin familiar y homognea tanto si el jefe de proyecto crea la programacin en el escritorio como en la web.

Para modificar una programacin de proyecto en PWA

1. Abra Internet Explorer e indique la direccin URL. 2. Se abrir la pgina de inicio de Project Web App (PWA). Seleccione el Centro de proyectos en el Inicio rpido. 3. Busque el plan del proyecto y haga clic en el hipervnculo con el nombre del plan del proyecto. Se abrirn los detalles del plan del proyecto. Seleccione el vnculo Programar en el Inicio rpido. Aparecern los detalles de programacin del plan del proyecto. 4. Haga clic en el botn Editar para modificar el plan del proyecto. 5. Haga clic en la celda Nombre de tarea de la fila para agregar ms filas al plan del proyecto. Haga clic en la flecha desplegable Modo para seleccionar el modo de tarea Programacin automtica o Programar manualmente. Especifique la informacin de tarea. Vuelva a presionar la tecla Entrar para crear una nueva fila de tarea.
Nota:

Puede modificar la informacin que se muestra con el nombre de la tarea mediante el lista desplegable Ver de la pestaa Herramientas de programacin de tarea. 6. Seleccione el botn Guardar en la cinta de opciones. Aparecer un cuadro de mensaje amarillo en la esquina superior derecha de la programacin del proyecto para indicar el estado de la operacin de almacenamiento. Cuando el proyecto se haya guardado en la base de datos, recibir el mensaje La operacin de guardar se realiz correctamente. En este punto, el plan del proyecto se guarda en la base de datos de borrador/temporal de Project Server 2010. El plan no estar visible para el resto de

usuarios en el Centro de proyectos de PWA hasta que no est Publicado. En caso de que otros usuarios necesiten ver el plan de inmediato, seleccione el botn Publicar en la pestaa Herramientas de programacin de la cinta de opciones. Cuando el proyecto se haya publicado, aparecer un mensaje de comprobacin de color amarillo en la esquina superior derecha de la programacin del proyecto: Publicacin completada satisfactoriamente. Adicin de recursos a un plan de proyecto Para asignar recursos a las tareas de un proyecto, deber crear un equipo de proyecto. Puede agregar recursos de empresa a equipos de proyecto mediante PWA y Project Professional con la caracterstica Crear equipo desde la empresa.

Para agregar recursos a un plan de proyecto

1. Cuando haya publicado el plan del proyecto, seleccione la pestaa Proyecto y haga clic en el botn Crear equipo. 2. Cuando se abre la caracterstica Crear equipo, se muestra un elevado nmero de recursos. Para buscar rpidamente los recursos necesarios, aplique un Filtro personalizado. Seleccione la lista desplegable Filtrar y haga clic en Filtro personalizado. Aplique un filtro. 3. Cuando se aplique el filtro, seleccione el recurso deseado y haga clic en el botn Agregar. El nombre del recurso se agrega en la lista del equipo del proyecto, en la columna de la derecha. Haga clic en el botn Guardar y cerrar para guardar los cambios y volver al modo Editar del Centro de proyectos. 4. En el modo Editar del Centro de proyectos, asigne recursos a las tareas, actualice la informacin del campo personalizado del nivel de tarea y configure la duracin y la fecha de inicio. Tenga en cuenta que PWA permite asignar varios recursos a una misma tarea. Sin embargo, la asignacin unitaria para los recursos ser del 100% en la tarea.
Nota:

Tras modificar la duracin, el porcentaje completado, las tareas vinculadas/no vinculadas y las fechas de inicio o de finalizacin, deber hacer clic en el botn Calcular para que se apliquen muchos de los cambios. 5. Puede configurar las tareas y crear una lgica de proyecto mediante la creacin de dependencias, la insercin de nuevas tareas, la eliminacin de tareas, la marcacin del porcentaje de finalizacin en las tareas o el ajuste del nivel de sangra de las tareas. Para ello, use los iconos de Herramientas de programacin, en la pestaa Tarea de la cinta de opciones. Estas caractersticas funciona del mismo modo en PWA que en Project Professional. 6. Cuando haya configurado las tareas y creado la lgica de programacin, seleccione el botn Calcular para que todos los cambios se reflejen en los datos de la tarea.

Cuando se haya configurado el plan del proyecto, seleccione el botn Guardar y, a continuacin, haga clic en Publicar.
Nota:

Los cambios de la programacin de proyecto no estarn visibles en el Centro de proyectos o en la vista Tarea de los integrantes del equipo hasta que no se hayan publicado en Project Server. 7. Para cerrar el plan del proyecto, seleccione la pestaa Proyecto en la cinta de opciones y haga clic en el botn Cerrar. Aparecer la ventana Cerrar. Seleccione S para proteger el plan del proyecto.

Administracin de recursos en Project Web App

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Publicado: 10 de enero de 2012 Resumen: A continuacin se describe el cuarto artculo de una serie de ocho acerca de cmo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 para realizar tareas relacionadas con la administracin de proyectos. Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App En este artculo:

Introduccin al Centro de recursos Visualizacin de asignaciones de recursos Exportar los datos del Centro de recursos a Excel 2010

Introduccin al Centro de recursos

Conocer los recursos y su disponibilidad para trabajar en proyectos es muy importante para un jefe de proyecto. Este artculo describe cmo usar la pgina Centro de recursos en Project Web App para ayudarle en tareas como, por ejemplo, la visualizacin de la disponibilidad o las asignaciones de los recursos, la adicin de recursos en PWA, el filtrado de recursos o la exportacin de los datos del Centro de recursos a una hoja de clculo de Microsoft Excel 2010.

Es posible usar el Centro de recursos en Project Web App para visualizar, modificar y analizar la informacin de uno o varios recursos asignados a tareas de proyectos publicados en la base de datos de Project Server. La informacin de asignacin del Centro de recursos indica las tareas que realiza cada recurso en cada proyecto. El Centro de recursos muestra una lista de todos los recursos del Grupo de recursos de la empresa. El administrador de Project Server es el que concede el permiso para ver cada uno de los elementos del Centro de recursos. La tabla siguiente muestra los permisos de Project Server 2010 que necesitan los usuarios de Project Professional 2010 y Project Web App para trabajar con el Centro de recursos.

Tabla 3. Permisos necesarios

Tipo de permiso Permiso Descripcin

Permite al usuario ver los recursos y los datos de Ver datos de recurso de recursos almacenados en el Grupo de recursos de la Categora empresa empresa, incluido el uso de la caracterstica Crear equipo o del Centro de recursos. Permite modificar y guardar recursos en el Grupo de Modificar datos de Categora recursos de la empresa con Project Professional 2010 recursos de empresa (opcional). Ver asignaciones de Permite al usuario ver los detalles de la asignacin Categora recursos en vistas de mediante la vista Asignacin del Centro de recursos. asignaciones Permite al usuario aceptar, sin aprobar, un parte de Categora Aprobar partes de horas horas (este permiso solo es necesario cuando se usen partes de horas). Permite que los usuarios tengan acceso al Centro de Global Ver Centro de recursos recursos desde Project Web App o Project Professional 2010 y vean los datos de asignacin de recursos. Permite al usuario ver asignaciones de recursos en el Global Ver asignacin Centro de recursos. Permite que un usuario tenga acceso a la pgina Ver la Ver la disponibilidad de Global disponibilidad de los recursos para ver los datos de los recursos asignacin de recursos en Project Web App. Cinta de opciones Centro de recursos El Centro de recursos ofrece una perspectiva de la informacin de los recursos de la empresa. La cinta de opciones Centro de recursos ofrece visibilidad acerca de la informacin, disponibilidad y asignacin de los recursos. En el Centro de recursos podr llevar a cabo las siguientes acciones:

Modificar la informacin acerca de los recursos. Algunos atributos de recursos como, por ejemplo, la configuracin de calendario, solo pueden modificarse mediante Project Professional 2010. Ver y analizar la informacin de los recursos como, por ejemplo, la disponibilidad de los recursos y sus asignaciones a proyectos. Analizar el rendimiento de los proyectos mediante la exportacin de datos a Excel 2010. Ver asignaciones de recursos en el nivel de las tareas y del proyecto, as como por su disponibilidad. Los jefes de proyecto y de recursos pueden tener acceso a esta vista; cada uno de los grupos ver la informacin especfica a sus necesidades. De forma predeterminada, los jefes de proyecto solo podrn usar la opcin Ver asignaciones de recursos. La informacin a la que un jefe de proyecto puede tener acceso depende de las categoras de seguridad y de los grupos de seguridad de Project Server, as como de los proyectos que tenga asociados. (Un usuario con el rol predeterminado de Jefe de proyecto en Project Server 2010 no dispone del permiso Modificar datos de recursos de empresa, por lo que no puede modificar o guardar informacin relacionada con los recursos del Grupo de recursos de la empresa.) Ver y aprobar partes de horas de recursos. La aprobacin de partes de horas es til para aquellas organizaciones que tengan varios departamentos como, por ejemplo, departamentos de nminas o de administracin de proyectos, que necesiten que el proceso de aprobacin de partes de horas est separado de la actualizacin de tareas y del estado del proyecto mediante los partes de horas. Ajustar los valores de trabajo real de las asignaciones de recursos enviados por los miembros del equipo. Si su organizacin usa la caracterstica de partes de horas administrados de Project Server 2010, los usuarios que dispongan de los permisos correspondientes podrn actualizar o modificar el trabajo real especificado por los miembros del equipo en sus partes de horas y en los periodos de informe de partes de horas bloqueados.

Uso de las caractersticas de las listas desplegables Agrupar por y Filtrar del Centro de recursos Puede usar las listas desplegables Filtrar y Agrupar por para personalizar el modo en que desea ordenar y agrupar los recursos. Las caractersticas Filtrar y Agrupar por son de utilidad cuando el Centro de recursos incluye un elevado nmero de recursos. Esta caracterstica incluye las opciones siguientes:

Filtrar. Permite filtrar los recursos mediante la aplicacin de un filtro personalizado. Para usar un filtro personalizado, seleccione la opcin Filtro personalizado de la lista desplegable Filtrar y rellene la informacin del cuadro de dilogo Ms filtros. Agrupar. Permite agrupar los recursos segn los valores especificados. En la lista desplegable Agrupar por, puede seleccionar una agrupacin simple de la lista disponible, compuesta por las columnas activas en la vista, o puede crear un parmetro de agrupacin

personalizado en la lista desplegable Agrupar por. Cuando cree agrupaciones personalizadas, podr especificar parmetros de agrupacin adicionales a travs de la lista desplegable Luego por. El segundo parmetro filtra los datos ya filtrados por el primer parmetro. Para quitar la agrupacin, seleccione la opcin Sin agrupar de la lista desplegable Agrupar por.

Tipos de recurso Cuando use la pgina Centro de recursos en PWA, debe saber que existen tres tipos de recursos para los proyectos:

Trabajo. Un recurso de Trabajo representa a cualquier individuo o recursos que trabaje en tareas de su proyecto. Material. Los recursos materiales son objetos que estn disponibles y se usan en las tareas de los proyectos. Coste. Un recurso de coste es un coste sin ningn tiempo o cantidad asociados.

Visualizacin de asignaciones de recursos

Puede ver las asignaciones de los recursos actuales mediante la pgina Asignaciones de recursos del Centro de recursos de Project Web App. Las asignaciones de recursos se muestran en un parte de horas en el que aparecen los datos de las asignaciones actuales comprendidas en el intervalo especificado para la visualizacin o se muestran en un Diagrama de Gantt. Esta vista se parece a la vista Uso de tareas de Project Professional 2010. Las asignaciones se muestran en una estructura agrupada de tareas de proyectos y recursos, incluidos los recursos especficos y genricos. (Solo estarn disponibles los recursos que formen parte del Grupo de recursos de la empresa.) Las tareas se ordenan en cada uno de los proyectos segn el Id. de tarea. Solo estarn disponibles las asignaciones de recursos de proyectos para los que el usuario tenga permiso de visualizacin.

Para ver las asignaciones de un recurso

1. En el Centro de recursos de Project Web App, seleccione los recursos cuyas asignaciones desee ver en la pgina Asignaciones de recursos. Puede especificar si desea ver la informacin del recurso en un Diagrama de Gantt o en la vista Datos con fases temporales. El diagrama de Gantt incluye una tabla que muestra las asignaciones de recursos, as como otro tipo de informacin acerca de las asignaciones. Active las casillas correspondientes para ver la Jornada laboral, el Trabajo de horas extra, las Tareas de resumen y la hora con fecha. Adems, tambin puede modificar el intervalo de fechas mostrado mediante el botn Definir intervalo de fechas.

2. En la pgina Asignaciones de recursos, en la lista desplegable Ver, seleccione la vista que muestre la informacin del recurso que desee revisar. Visualizacin de la disponibilidad de los recursos La pgina Disponibilidad de recursos permite ver la informacin de disponibilidad de recursos especficos.

Para ver la disponibilidad de un recurso

1. En el Centro de recursos de Project Web App, seleccione los recursos cuya disponibilidad desee ver y haga clic en el botn Disponibilidad de recursos. 2. Puede activar y desactivar las casillas de los recursos seleccionados en la lista de la parte izquierda que determina los nmeros usados para crear el grfico. Esta vista ofrece una representacin grfica de la informacin de recursos que le ayudar a evaluar si un recurso est disponible para trabajar durante el periodo que especifique en Intervalo de fechas. Existen varias vistas que le ayudarn a determinar cul es la disponibilidad de los recursos. Entre estas vistas se encuentran Trabajo de asignacin por proyecto, Disponibilidad restante y Trabajo. Los detalles acerca de la disponibilidad de los recursos se muestran en un formulario tabular en la parte inferior de la pgina. Para editar los detalles de los recursos empresariales, seleccione el recurso y haga clic en el botn Abrir. De este modo se abrir Project Professional 2010, que es la aplicacin necesaria para modificar recursos.
Nota:

Solo aquellos usuarios que tengan asignado el permiso Modificar datos de recursos de empresa y que tengan Project Professional 2010 instalado en su PC local podrn modificar los recursos en Project Professional 2010. Creacin de nuevos recursos en PWA Use la caracterstica Nuevos recursos de la pgina Centro de recursos para crear nuevos recursos.

Para crear nuevos recursos mediante el Centro de recursos

1. En el Centro de recursos en Project Web App, seleccione el botn Nuevo recurso. 2. Especifique las propiedades necesarias para el recurso. 3. En la seccin Tipo, complete lo siguiente:
o o

Tipo. Especifique si va a crear un recurso de Trabajo, Material, o de Coste. Presupuesto. Si el recurso es de presupuesto, active la casilla Presupuesto.

Genrico. Un recurso Genrico es aquel que se usa con fines de planificacin y que se sustituye por al menos un recurso con nombre ms adelante en el proceso de planificacin. Si el recurso que va a crear es del tipo Genrico, active la casilla Genrico.

4. En la seccin Informacin de identificacin, complete lo siguiente:

o

El recurso puede iniciar sesin en Project Server. Active esta casilla si desea que el recurso tambin sea un usuario de Project Web App. Nombre para mostrar. Escriba el nombre del recurso en este cuadro. Este campo es obligatorio. Direccin de correo electrnico. Si el recurso tiene una direccin de correo que desea asociar al trabajo en el proyecto, escriba la direccin en este cuadro. RBS. Si su organizacin usa una estructura detallada de recursos (RBS), haga clic en el botn situado junto a este campo y seleccione el cdigo RBS correspondiente a este recurso de la lista. Iniciales. Este campo se completa automticamente con las iniciales del recurso que se toman del nombre especificado en el cuadro Nombre para mostrar. Si desea usar otras iniciales para referirse a este recurso, especifquelas en el cuadro Iniciales. Nombre de hipervnculo. Si este recurso tiene un sitio web asociado, especifique el nombre de dicho sitio en este cuadro. Direccin URL de hipervnculo. Si este recurso tiene un sitio web asociado, especifique la direccin URL a dicho sitio en este cuadro.

5. En la seccin Autenticacin de usuario, complete lo siguiente:

Nota:

La seccin Autenticacin de usuario solo aparecer cuando la opcin El recurso puede iniciar sesin en Project Server est habilitada en la seccin Informacin de identificacin.
o

Cuenta de inicio de sesin de usuario. Si usa la Autenticacin de Windows integrada, especifique el nombre de la cuenta de usuario del modo siguiente: DomainName\UserAccountName. Si usa la autenticacin basada en formularios, especifique el nombre de la cuenta de usuario del modo siguiente: MembershipProviderName:UserAccount. Impedir sincronizacin de Active Directory para este usuario. Active esta casilla para evitar que la cuenta de usuario se sincronice durante la Sincronizacin de grupo de recursos de Active Directory.

6. En la seccin Atributos de asignacin, complete lo siguiente:

o

El recurso puede redistribuirse. Active esta casilla si desea otorgar a los jefes de proyecto la capacidad para equilibrar la carga de trabajo del recurso en funcin de su disponibilidad y de las asignaciones (nivelacin). Calendario base. Especifique el calendario que mejor representa la disponibilidad del recurso. Por ejemplo, si su organizacin tiene un calendario base de das festivos o eventos especficos, puede configurarlo en el calendario del recurso. De este modo, se tendr en cuenta los das no laborables especificados en el calendario a la hora de asignar trabajo al recurso. Tipo de reserva predeterminado. Especifique si desea que este recurso sea un recurso Confirmado o Propuesto a la hora de asignar trabajo. Administrador del parte de horas. Escriba el nombre de la persona que aprobar o rechazar el parte de horas del recurso. O bien, haga clic en Examinar para seleccionar el administrador del parte de horas de una lista. Los recursos no pueden tener administradores del parte de horas distintos. Propietario de asignacin predeterminado. Escriba el nombre de la persona que aprobar o rechazar el progreso del recurso en las tareas. O bien, haga clic en Examinar para seleccionar el propietario de asignacin de una lista. Los recursos no pueden tener propietarios de asignacin distintos. Por ejemplo, si el recurso se encuentra en una sala de conferencias y el jefe de proyecto realiza un seguimiento del tiempo que se ha usado la sala de conferencias, es posible que el propietario de la asignacin sea el jefe de proyecto. Sugerencia:

Es posible establecer el propietario de asignacin del proyecto segn cada asignacin.

o

Fecha disponible ms prxima:. Indique la fecha en la que el recurso estar disponible para la asignacin de tareas, si corresponde. Si el recurso no tiene ningn periodo establecido de disponibilidad (es decir, si est siempre disponible), deje este valor en blanco. Nota:

La fecha disponible ms prxima y la ltima fecha disponible corresponden a las fechas de disponibilidad del recurso, tal y como se muestra en Project Professional 2010.
o

ltima fecha disponible. Indique la ltima fecha en la que el recurso estar disponible para trabajar en tareas, si corresponde. Si el recurso no tiene ningn periodo establecido de disponibilidad (es decir, si est siempre disponible), deje este valor en blanco.

o o

Tasa estndar. Escriba la tasa de pago estndar del recurso en este cuadro. Tasa horas extra. Escriba la tasa de pago por horas extra del recurso en este cuadro. Capacidad mxima actual (%). Especifique el periodo de tiempo mximo de disponibilidad de un recurso para el trabajo en porcentaje. Por ejemplo, si el recurso est disponible a tiempo completo, escriba 100%. Si en cambio el recurso est disponible la mitad de la jornada, escriba 50%. Costo/Uso. Si el recurso tiene una tarifa fija asociada con cada uso, escriba ese costo en este cuadro. Por ejemplo, el alquiler de una camioneta puede requerir una tarifa fija por adelantado, con un costo aadido estndar por kilmetro. La tarifa fija sera el costo por el uso.

7. En la seccin Detalles de Exchange Server, podr especificar si las tareas del usuario deben sincronizarse con Microsoft Exchange Server. Active la casilla Sincronizar tareas si desea habilitar la sincronizacin de tareas mediante Microsoft Exchange Server para este usuario. Es necesario configurar la integracin con Exchange para que la sincronizacin funcione. Para ms informacin acerca de cmo configurar la integracin de tareas con Microsoft Exchange Server, vea Implementacin de Project Server 2010 con Exchange Server en la biblioteca de TechNet.
Nota:

La seccin Detalles de Exchange Server solo aparecer cuando la opcin El recurso puede iniciar sesin en Project Server est habilitada en la seccin Informacin de identificacin. 8. En la seccin Departamentos, haga clic en el botn que se encuentra junto al cuadro Departamentos de los recursos y seleccione un departamento o varios departamentos para asociarlos al recurso. Si el recurso no est asociado con ningn departamento, deje esta opcin en blanco.
Sugerencia:

La asociacin de un recurso con un departamento restringe la visin que tiene el recurso cuando se usa Project Web App. Puede ayudar a los recursos a buscar ms rpidamente lo que desean buscar, ya que se quitan elementos de otros departamentos que no se aplican a este trabajo. 9. Si la organizacin cre cdigos con fines de agrupacin y costos, en la seccin Campos de grupo, realice lo siguiente:
o

Grupo. Especifique el nombre del grupo en este cuadro.

o o

Cdigo. Especifique el cdigo del grupo en este cuadro. Centro de costos. Escriba el cdigo del centro de costos para el grupo en este cuadro. Tipo de costo Haga clic en el botn que se encuentra junto al campo Tipo de costo y, a continuacin, seleccione el tipo de costo asociado con este grupo.

10. En la seccin Detalles del equipo, haga clic en el botn que se encuentra junto al cuadro Nombre del grupo y seleccione el equipo al que pertenece el recurso, si es apropiado. Si el recurso va a administrar y delegar tareas asignadas al equipo, active la casilla Grupo de asignaciones del equipo.
Sugerencia:

Algunas organizaciones crean un recurso genrico para cada equipo para que las tareas asignadas al equipo vayan primero al recurso genrico. De esta forma, ningn recurso nico acepta la asignacin de tareas antes de que se delegue adecuadamente. Si decide usar un recurso genrico de esta manera, establezca el propietario de asignacin del recurso como el jefe de equipo, active la casilla Grupo de asignaciones del equipo y seleccione el equipo de la lista Nombre del grupo. 11. En la seccin Datos de identificacin del sistema, escriba la informacin de identificacin adicional del usuario en el cuadro Id. externo, si es apropiado. Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos de la organizacin puede usar nmeros de identificador de empleados para realizar un seguimiento de los datos en los sistemas de RR. HH. Al proporcionar ese nmero de identificador en el cuadro Id. externo, se identifica una asociacin entre el recurso que est creando y los datos del empleados del departamento de RR. HH. El cuadro Id. externo tambin se puede usar para facilitar la consolidacin de informes de uso de recursos ms all de lo que Project Server proporciona.
Sugerencia:

Si no est seguro de si debe especificar informacin en el cuadro Id. externo, pngase en contacto con otros departamentos de la organizacin para determinar si sera til conectar los datos de recursos con otros sistemas o simplemente djelo en blanco. 12. Tras especificar toda la informacin, seleccione el botn Guardar para crear el nuevo recurso. Agregar recursos a un plan de proyecto

Para asignar recursos a las tareas de un proyecto, deber crear un equipo de proyecto. Puede agregar recursos de empresa a equipos de proyecto mediante Project Web App o Project Professional 2010 con la caracterstica Crear equipo desde la empresa.

Para agregar recursos a un plan del proyecto

1. Cuando haya publicado el plan del proyecto, seleccione la pestaa Proyecto y haga clic en el botn Crear equipo. 2. Para buscar rpidamente los recursos deseados, aplique un Filtro personalizado. Seleccione la lista desplegable Filtrar, haga clic en Filtro personalizado y aplique un filtro. 3. Cuando se aplique el filtro, seleccione el recurso deseado y haga clic en el botn Agregar. El nombre del recurso se encuentra en la lista del equipo del proyecto, en la columna de la derecha. Haga clic en el botn Guardar y cerrar para guardar los cambios y volver al modo Editar del Centro de proyectos. 4. En el modo de modificacin del Centro de proyectos, asigne recursos a las tareas, actualice la informacin del campo personalizado del nivel de tarea y configure la duracin y la fecha de inicio. Tenga en cuenta que Project Web App permite asignar varios recursos a una misma tarea. Sin embargo, la asignacin unitaria para los recursos ser del 100% en la tarea.
Nota:

Tras modificar la duracin, el porcentaje completado, las fechas de inicio o de finalizacin y tras vincular/desvincular las tareas, deber hacer clic en el botn Calcular para que se apliquen muchos de los cambios. 5. Use los iconos disponibles en la cinta de opciones Tarea para configurar tareas, crear una lgica del proyecto mediante el establecimiento de dependencias, insertar nuevas tareas, eliminar tareas, marcar el porcentaje completado de tareas y modificar el nivel de sangra de tareas. Estas caractersticas funcionan del mismo modo en Project Web App que en Project Professional 2010. 6. Cuando haya configurado las tareas y creado la lgica de programacin, seleccione el botn Calcular para que todos los cambios se reflejen en los datos de la tarea. Cuando se haya configurado el plan del proyecto, seleccione el botn Guardar y, a continuacin, haga clic en Publicar.
Nota:

Los cambios de la programacin de proyecto no estarn visibles en el Centro de proyectos o en la vista Tarea de los integrantes del equipo hasta que no se hayan publicado en Project Server. 7. Para cerrar el plan del proyecto, seleccione la pestaa Proyecto en la cinta de opciones y haga clic en el botn Cerrar. Aparecer la ventana Cerrar. Seleccione S para proteger el plan del proyecto.

Exportar los datos del Centro de recursos a Excel 2010

Es posible exportar los datos del Centro de recursos a Excel 2010 desde Project Web App mediante la caracterstica Exportar a Microsoft Excel. Project Web App tambin permite copiar los datos mostrados en el control de cuadrcula de Project Web App para copiarlos en aplicaciones como, por ejemplo, Excel, Word y Outlook.

Para exportar los datos del Centro de recursos a Excel 2010

1. En el Centro de recursos en Project Web App, haga clic en Exportar a Excel. 2. Se abrir una ventana de descarga de archivos que permite abrir o guardar el documento. Seleccione Abrir. 3. Es posible que aparezca un cuadro de mensaje para indicar que el archivo que est intentando abrir tiene un formato distinto especificado por la extensin del nombre del archivo. Seleccione S. 4. La vista del Centro de recursos se abre en in Excel. 5. Haga clic en Guardar como en el men Archivo de Excel si desea guardar los datos tal como se muestran. Es posible guardar los datos en cualquiera de los formatos admitidos en Excel.

Administracin de actualizaciones de tareas en Project Web App

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Actualizado: 28 de febrero de 2012 Resumen: A continuacin se describe el quinto artculo de una serie de ocho acerca de cmo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 y cmo realizar tareas relacionadas con la administracin de proyectos. Este artculo ofrece informacin acerca de cmo pueden los miembros del equipo actualizar sus tareas y enviarlas para la aprobacin mediante Project Web App. Tambin describe cmo pueden los jefes de proyecto revisar actualizaciones de tareas que se hayan enviado para la aprobacin. Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App En este artculo:

Envo de actualizaciones de tareas

Opciones de visualizacin de tareas Aprobacin de actualizaciones de tareas Procesamiento de solicitudes y cambios de tareas

Envo de actualizaciones de tareas

Los miembros del equipo pueden informar del tiempo empleado en las asignaciones publicadas (Tareas del proyecto) a travs de la pgina de tareas de Project Web App. Como jefe de proyecto, tambin podr actualizar el trabajo real directamente en Project Professional 2010; sin embargo, esto solo puede hacerse de forma excepcional, no como norma, en caso de que acepte actualizaciones de Project Web App. El escenario siguiente describe el intercambio que se produce entre un miembro del equipo y el jefe de proyecto durante el proceso de actualizacin de tarea y de aprobacin. 1. El miembro del equipo inicia sesin en Project Web App. En la pgina de inicio de Project Web App, el miembro del equipo puede hacer clic en Tareas en Inicio rpido para ver las tareas asignadas. 2. Las tareas asignadas al usuario se muestran en la pgina Tareas. En la pgina Tareas, el miembro del equipo puede especificar en la cuadrcula el nmero real de horas dedicadas en funcin de los das trabajados.
Nota:

Solo se pueden especificar las horas en tareas detalladas. No es posible especificar el tiempo en la tarea de resumen del proyecto. 3. El miembro del equipo puede usar los botones de la columna Perodo de la cinta de opciones para navegar a una semana anterior o posterior. Adems, puede seleccionar un periodo especfico con el botn Seleccionar perodo. 4. Tras asociar las horas reales a una asignacin de tarea, es necesario llevar a cabo los pasos siguientes en funcin de si la tarea se ha completado. El miembro del equipo puede guardar las actualizaciones sin enviarlas al jefe de proyecto, mediante la opcin Guardar. Las actualizaciones pueden enviarse con posterioridad con una de las opciones Enviar estado.
o

En caso de que la tarea se haya completado, el usuario deber asegurarse de que el Trabajo restante muestre el valor 0 y de que el sistema indique que la tarea est completa al 100%. Si la tarea muestra que queda trabajo pendiente pero esta se ha completado, ser necesario modificar el valor a cero. Si el estado indica que no ha finalizado la tarea, el miembro del equipo deber actualizar el Trabajo restante con el nmero de horas necesarias para completar la tarea. La cantidad puede ser superior o inferior a las horas mostradas, ya que se han calculado a partir de la estimacin de trabajo original especificada. Al

especificar las horas de Trabajo restante, se recalcularn los valores % completado y Trabajo.

En el escenario, el miembro del equipo solicita horas adicionales para completar la tarea; en este caso, solicita 60 horas en lugar de las 40 horas calculadas de forma automtica. Ya se han invertido diez horas. Adems, el miembro del equipo adjunta un comentario al envo de la actualizacin. Este proceso permite al miembro del equipo comunicar al jefe de proyecto el motivo por el que se necesita ms tiempo para completar la tarea. Tenga en cuenta que el miembro del equipo solo ha seleccionado una tarea para actualizar. (Como alternativa, es posible seleccionar asignaciones adicionales mediante la casilla correspondiente o haciendo clic en el botn Enviar estado, Todas las tareas para actualizarlas.) Tambin debe tener en cuenta que la casilla Enviar comentario debe activarse antes de que el usuario haga clic en Enviar estado, Tareas seleccionadas. La imagen siguiente muestra actualizaciones de tareas que estn listas para el envo. Cuando un miembro del equipo est listo para enviar una actualizacin de tarea al jefe de proyecto, deber activar la casilla de la fila del estado que desea actualizar. El usuario deber hacer clic en Enviar estado para ver las opciones siguientes:
o

Todas las tareas. Permite enviar rpidamente al jefe de proyecto una actualizacin de todas las tareas. Tareas seleccionadas. Permite enviar al jefe de proyecto actualizaciones de tareas especficas una por una.

Al hacer clic en Tareas seleccionadas se enviar una actualizacin de estado de la tarea seleccionada. 5. Tras hacer clic en el botn Enviar estado o Tareas seleccionadas, un cuadro de comentarios mostrar el comentario asociado a la actualizacin de asignacin. Tras enviar la actualizacin de asignacin, la columna Estado de proceso reflejar el estado actual de la tarea.

Opciones de visualizacin de tareas

Los miembros del equipo pueden seleccionar diferentes opciones de visualizacin de tareas para modificar el modo en que se muestra la informacin en la pgina de tareas. Es posible seleccionar estas opciones en la cinta de opciones de Project Web App. En la cinta de opciones de PWA encontrar las siguientes opciones de visualizacin de tareas:

Importar. Importa los datos de estado del parte de horas. Diseo. Muestra las siguientes opciones de visualizacin:
o o

Diagrama de Gantt. Muestra los datos en una vista de grfico de Gantt. Datos con fases temporales. Muestra los datos por das, semanas o segn otro nivel de tiempo incremental. Si no se selecciona esta opcin, la cuadrcula de la columna de fecha no estar disponible para la especificacin de periodos. Hoja. Muestra la fecha en un formato de tabla.

Unidades. Muestra las siguientes opciones de visualizacin:

o

Duracin

Minutos Horas Das Semanas

Trabajo

Minutos Horas Das Semanas

Fecha

28/01/2010 12:33 pm 28/01/2010 12:33 pm Jueves, 28 de enero de 2010 Jueves, 28 de enero de 2010, 12:33 pm Jue 28/01 28 de enero

Enero de 2010

Filtro. Modifica la informacin de la tarea mostrada para usar un filtro estndar o crear un filtro personalizado.

Aprobacin de actualizaciones de tareas

Tras el envo de la actualizacin por parte del miembro del equipo, usted, como jefe de proyecto, podr revisar el envo y decidir si lo acepta en la programacin del proyecto o si lo rechaza. Al hacer clic en una aprobacin pendiente se abrir el Centro de aprobacin. En la pgina Centro de aprobacin, podr ver todas las actualizaciones de tareas enviadas que estn pendiente de su aprobacin. En esta pgina tambin se muestran los detalles acerca de la actualizacin de la tarea como, por ejemplo, el recurso que envi la actualizacin o los comentarios. Al hacer clic en una tarea de esta pgina se mostrarn detalles de tarea adicionales acerca de la actualizacin. Podr aceptar o rechazar la actualizacin de la tarea. Para ello, active la casilla situada junto a la tarea y, a continuacin, haga clic en el botn Aceptar o Rechazar de la cinta de opciones. Con ambas opciones tendr la posibilidad de enviar un comentario al recurso con informacin acerca de la actualizacin de la tarea.

Procesamiento de solicitudes y cambios de tareas

La pgina Centro de aprobacin de Project Web App permite revisar los cambios efectuados en las tareas del proyecto as como los tiempos de trabajo que los miembros del equipo han enviado a travs de las pginas Tareas y Parte de horas. Use el Centro de aprobacin de Project Web App para revisar los cambios efectuados en las tareas del proyecto y los tiempos de trabajo de los recursos y para actualizar los proyectos con la informacin ms reciente. A continuacin se muestran los tipos de cambios que aparecen en el Centro de aprobacin de Project Web App:

Cambios de tareas Solicitudes de tareas nuevas Solicitudes de delegacin de tareas Asignaciones rechazadas por recursos

Solicitudes de delegacin de tareas rechazadas por recursos

Puede actualizar la informacin del proyecto segn los cambios de tareas que se muestran en el Centro de aprobacin del modo siguiente:

Manualmente. Puede actualizar los proyectos con cada cambio de tarea enviado por los miembros del equipo haciendo clic en Aceptar en la pestaa Aprobaciones del Centro de aprobacin. Si no desea aprobar una solicitud de cambio de tarea, haga clic en Rechazar y proporcione un comentario para el recurso que enva la solicitud. De este modo, ofrecer una explicacin para el rechazo. Cuando rechace una solicitud de cambio, esta se eliminar de la lista del Centro de aprobacin hasta que el miembro del equipo vuelva a enviarla. Automticamente (mediante reglas). Puede crear y usar reglas para actualizar automticamente los proyectos con cambios que no necesiten revisin para la aprobacin. Puede crear reglas que se inicien para proyectos especficos, para todos los proyectos, para recursos especficos o para grupos de recursos de una ubicacin especfica de la estructura detallada de recursos de su organizacin. Incluso cuando habilite reglas para la aprobacin automtica, necesitar publicar el proyecto antes de que se vuelva a planificar el proyecto por completo.

La tabla siguiente muestra los permisos de Project Server 2010 necesarios para que los usuarios de Project Professional 2010 y Project Web App puedan trabajar con actualizaciones de tareas.

Tabla 4: Permisos necesarios

Permiso global Descripcin

Permite al usuario tener acceso a las pginas de actualizaciones de Project Web App y crear reglas que determinen el modo en que se procesan las transacciones de actualizacin de forma automtica. Permite a los usuarios tener acceso a las pginas de actualizaciones de Administrar Project Web App para obtener actualizaciones de tareas y ver, aceptar o cambios de tareas rechazar las transacciones de los recursos. Administrar reglas Procesamiento de cambios de tareas desde el Centro de aprobacin Los miembros del equipo del proyecto usan el parte de horas disponible en Project Web App para informar de los cambios realizados en sus asignaciones. Los jefes de proyecto reciben una notificacin de forma automtica cuando los miembros del equipo asignados a tareas sus proyectos envan cambios. Los jefes de proyecto pueden elegir si aceptan o rechazan cada uno de los cambios de las tareas. Los cambios que envan los miembros del equipo no afectan a los proyectos hasta que se publican; solo los cambios de tareas aprobados se aplican a los proyectos publicados en la

base de datos de Project Server y solo las actualizaciones de las tareas aprobadas aparecen en los proyectos como trabajo real. Si sabe que los miembros de su equipo han cambiado tareas, han agregado tareas nuevas o las han delegado rechazado pero no ve los cambios enviados como disponibles en el Centro de aprobacin, es posible que estos no hayan enviado realmente sus cambios. Antes de aceptar o rechazar cambios de tareas de los miembros del equipo del proyecto, es importante conocer el ciclo de procesamiento del parte de horas de su organizacin. Por ejemplo, si su organizacin tiene un ciclo de parte de horas semanal, deber procesar todos los partes de horas y cambios de tareas al menos una vez a la semana, despus de que todos los miembros del equipo hayan enviado su estado, pero antes del final del ciclo de parte de horas semanal. Esto ayuda a garantizar que se envan, aceptan o rechazan los datos correctos. Adems, ayuda a evitar la publicacin de datos incorrectos como resultado de las actualizaciones. La pgina Actualizaciones tiene las siguientes caractersticas:

Si un miembro de equipo enva varios cambios para un nico elemento de tarea, solo se mostrar el ltimo cambio enviado. Si un miembro de equipo delega una tarea, se mostrar una fila en la lista de actualizacin. Si el miembro del equipo al que se ha delegado la tarea rechaza la delegacin, dicho rechazo se mostrar en una fila por separado y el campo Aceptar no podr modificarse. El modo de seguimiento de las actualizaciones pendientes determina si se debe mostrar o no un parte de horas o una vista de diagrama de Gantt. Si se usan horas especficas para las actualizaciones, se mostrar el parte de horas. la vista de Diagrama de Gantt se muestra para el resto de las actualizaciones. Si se rechaza una actualizacin, el miembro del equipo que haya enviado la actualizacin recibir una notificacin por correo electrnico y aparecer un icono en su parte de horas. Una vez aprobado el cambio de tarea, se agregar un registro de dicho cambio en la pgina Historial. Los cambios que no se hayan aprobado o rechazado quedarn pendientes y permanecern en el Centro de aprobacin hasta que se acepten, rechacen o procesen.

Para aprobar o rechazar cambios de tareas enviados por miembros del equipo del proyecto
1. En el Inicio rpido, en Proyectos, haga clic en Centro de aprobacin. 2. Active la casilla de la columna de la izquierda correspondiente a la fila de la actualizacin de tarea que desea aceptar o rechazar. 3. En la pestaa Aprobaciones de la cinta de opciones, haga clic en Aceptar o en Rechazar. Visualizacin del historial de cambios de tareas

Puede ver un historial de todos los cambios de tareas que se han procesado en los ltimos 60 das. Este historial se proporciona solo para fines de revisin y no puede modificarse. Permite revisar el historial de las actualizaciones realizadas en todos los proyectos y recursos. El archivo de actualizacin muestra las tareas actualizadas con un formato similar al de la pgina de actualizacin de cambios de tareas. La pestaa Personalizacin muestra las mismas opciones que la pgina Actualizaciones. El botn Mostrar cambios de tareas del men de accin le redirigir a la pgina Actualizar cambios de tareas. El administrador de Project Server define el nmero de das disponibles en la seccin del historial de actualizacin de tarea.
Nota:

Los cambios de tareas aparecern en la cuadrcula cuando los haya procesado (aceptado o rechazado). Para navegar rpidamente a la pgina donde podr procesar las actualizaciones de tareas de los miembros del equipo, haga clic en Mostrar cambios de tareas. Si desea ajustar los valores reales de los recursos, vaya a la pgina Recursos y haga clic en Ajustar valores reales.

Para ver el historial de cambios de tareas

1. En el Centro de aprobacin de Project Web App, en la pestaa Aprobaciones, haga clic en Historial. Desde el men, haga clic en Actualizaciones de estado o en Partes de horas para ver el historial de actualizaciones de tareas de ambos. 2. Las actualizaciones de tareas realizadas en los ltimos 60 das se mostrarn en un formato de cuadrcula. En el historial de actualizaciones de tareas, desplcese a la derecha para ver los detalles de cada actualizacin. Los detalles indican si la tarea se ha aceptado, el estado actual, el usuario de Project Web App al que est asignada la tarea, el usuario que ha aprobado o rechazado la tarea y el trabajo real asociado a la tarea, as como otro tipo de informacin acerca de la tarea.

Otros captulos
Para ms informacin, vea los otros captulos de esta gua:

Navegacin en Project Web App Administracin de proyectos en Project Web App Administracin de recursos en Project Web App Administracin de problemas, riesgos y documentos en Project Web App Administracin de informes de estado en Project Web App Configuracin de notificaciones de correo y avisos en Project Web App

Administracin de problemas, riesgos y documentos en Project Web App

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Publicado: 10 de enero de 2012 Resumen: A continuacin se describe el sexto artculo de una serie de ocho acerca de cmo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 para realizar tareas relacionadas con la administracin de proyectos. Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App En este artculo:

Introduccin a la administracin de problemas, riesgos y documentos Riesgos del proyecto Problemas del proyecto Documentos del proyecto

Introduccin a la administracin de problemas, riesgos y documentos

Las ventajas de la EPM Solution son las capacidades de colaboracin que ofrece el producto con los componentes que se han incluido en este conjunto de soluciones. Estas funciones de colaboracin se ven mejoradas gracias al uso de Microsoft SharePoint Foundation como marco de la administracin de la colaboracin del equipo. Los artefactos de los proyectos como, por ejemplo, los riesgos, los problemas o la documentacin pueden almacenarse, vincularse y adjuntarse a diferentes proyectos o tareas. Cuando se publica un plan de proyecto en el entorno de Microsoft Project Professional 2010, se crea automticamente un sitio de proyecto (subsitio). Cada subsitio se crea segn sus propias bibliotecas, por lo que es posible vincular riesgos, problemas y documentos. Cuando use Microsoft Project Server 2010, dispondr de las siguientes caractersticas de colaboracin:

Riesgos La administracin de riesgos implica la identificacin proactiva y el seguimiento de eventos y condiciones que pueden afectar a la futura planificacin de un proyecto. Los

riesgos pueden clasificarse segn su gravedad y es posible asignar una estimacin de la probabilidad con la que pueden producirse.

Problemas Los problemas pueden usarse para llevar a cabo un seguimiento de los elementos de trabajo que no se identifiquen fcilmente como asignaciones o tareas de proyectos. Los jefes de proyecto, jefes de recursos y responsables de equipo pueden determinar si los problemas afectarn al proyecto para, de este modo, identificar estrategias de administracin de dichos problemas y evitar que se conviertan en problemas mayores. Documentos Las bibliotecas de documentos ofrecen una ubicacin donde los miembros del equipo pueden colaborar y compartir documentos, u otros artefactos del proyecto, con el resto de miembros del equipo. Sitio del proyecto Puede existir un sitio del proyecto para cada proyecto guardado en la base de datos de Project Server. El sitio del proyecto ofrece caractersticas de colaboracin adicionales (como, por ejemplo, anuncios, alertas o entregas, as como la posibilidad de vincular estos elementos a las tareas del proyecto), ya que ofrece un sitio web para cada proyecto. De este modo, las capacidades de SharePoint Foundation estn disponibles para el equipo del proyecto.

Como jefe de proyecto, es importante que sepa cmo entender y administrar las capacidades de colaboracin de los sitios del proyecto que administre.

Riesgos del proyecto

Los riesgos son eventos o condiciones que pueden tener un efecto positivo o adverso en el resultado de un proyecto. En muchos aspectos, la administracin de riesgos es de vital importancia para el xito de la administracin de proyectos. La administracin de riesgos implica la identificacin proactiva y el seguimiento de eventos y condiciones que pueden afectar a la futura planificacin de un proyecto. Es necesario distinguir entre la identificacin de los riesgos y el seguimiento de los problemas, ya que lo primero implica la identificacin de un evento o condicin que puede afectar al resultado de un proyecto, mientras que el seguimiento implica el seguimiento de un efecto real en el resultado del proyecto. Los riesgos pueden existir en el presente y pueden tener una probabilidad de que sucedan del 100 por cien. Los riesgos tambin pueden existir en el futuro a largo plazo y pueden tener una probabilidad de convertirse en un factor de peso en el ciclo de vida del proyecto del 100 por cien. Es posible enviar los riesgos del proyecto y realizar un seguimiento de estos en el sitio del proyecto. De este modo se permite una mayor comunicacin entre los miembros del equipo, ya que pueden disponer de un repositorio central. Es posible tener acceso a los riesgos mediante Microsoft Project Web App (PWA). Adicin de riesgos del proyecto

Use el procedimiento siguiente para agregar un riesgo del proyecto mediante Project Web App.

Para agregar un riesgo del proyecto

1. Desde el Centro de proyectos, seleccione el proyecto y haga clic en el botn Sitio del proyecto. A continuacin, haga clic en el proyecto en el que se almacenar la informacin acerca del riesgo. 2. Cuando se abra el sitio del proyecto, haga clic en la opcin Riesgos en Inicio rpido. 3. Una vez abierta la pgina Riesgos, haga clic en Agregar nuevo elemento. 4. Especifique la informacin acerca del riesgo en la plantilla de riesgo (el administrador del sistema puede modificar esta plantilla). 5. Es posible adjuntar un archivo a este riesgo, o bien Vincular elementos al riesgo. Para ello, seleccione el botn asociado en la cinta de opciones Riesgo. Visualizacin y administracin de riesgos Use el procedimiento siguiente para ver los riesgos de un proyecto que tenga asignado. Cuando visualice el riesgo, tendr la posibilidad de modificar el riesgo como, por ejemplo, con la adicin de un elemento, la eliminacin o administracin de permisos.

Para ver los riesgos que tenga asignados

1. Desde el Inicio rpido de Project Web App, haga clic en Problemas y riesgos. 2. Haga clic en el nombre del proyecto que contenga el riesgo que desea abrir. 3. Desde la pgina Riesgos del sitio del proyecto, elija el riesgo que desea ver o modificar. 4. Es posible Agregar un elemento nuevo, Editar el riesgo, Eliminar el riesgo, Administrar permisos en el formulario o establecer una alerta mediante los mecanismos de notificacin de SharePoint Foundation, si estn habilitados.

Problemas del proyecto

El seguimiento de los problemas puede ser una parte importante de la administracin del proyecto. Los problemas se usan para capturar elementos del trabajo que no se pueden identificar fcilmente en las asignaciones o tareas del proyecto. Los miembros del equipo y los jefes de proyecto pueden usar la pgina Problemas del sitio del proyecto. Los jefes de proyecto, jefes de recursos y responsables de equipo pueden determinar si los problemas afectarn al proyecto y pueden identificar estrategias de administracin de dichos problemas antes de que los problemas se conviertan en problemas mayores. Adicin de problemas de proyecto

Use el procedimiento siguiente para agregar un problema de proyecto mediante Project Web App.

Para agregar un problema de proyecto

1. Desde el Centro de proyectos, seleccione el proyecto y haga clic en el botn Sitio del proyecto. A continuacin, haga clic en el proyecto del que desea almacenar la informacin de problemas. 2. Cuando se abra el rea de trabajo del proyecto, haga clic en la opcin Problemas en Inicio rpido. 3. Una vez abierta la pgina Problemas, haga clic en Agregar nuevo elemento. 4. Especifique la informacin acerca del problema en la plantilla de problema (el administrador del sistema puede modificar esta plantilla). 5. Al igual que con los riesgos, es posible adjuntar un archivo a este riesgo, o bien Vincular elementos al problema.. Para ello, seleccione uno de los botones de la cinta de opciones Problemas.
6.

Visualizacin y administracin de problemas Use el procedimiento siguiente para ver los problemas de un proyecto que tenga asignado. En la pgina de detalles del problema, dispondr de opciones para agregar elementos al problema, eliminar el problema y administrar los permisos del problema.

Para ver los problemas que tenga asignados

1. 2. 3. 4. Desde la pgina de inicio de Project Web App, haga clic en Problemas y riesgos. Haga clic en el Asunto de proyecto que desea abrir. Desde la pgina Problemas, seleccione el problema que desea ver o modificar. Es posible Agregar un elemento nuevo, Editar el problema, Eliminar el problema, Administrar permisos en el formulario o establecer una alerta mediante los mecanismos de notificacin de SharePoint Foundation, si estn habilitados.

Documentos del proyecto

Project Server 2010 integra la administracin de documentos en el proceso de administracin general del proyecto mediante la incorporacin de la caracterstica de biblioteca de documentos de SharePoint. Es posible asociar una biblioteca de documentos a cualquier proyecto que se haya publicado en la base de datos de Project Server. Adems, proporciona a los miembros del equipo una ubicacin donde pueden colaborar y compartir documentos (incluido documentos de Microsoft Word, Microsoft Excel, as como muchos otros formatos de documentos) fuera de un proyecto. Adems de las bibliotecas de documentos, es posible usar una biblioteca pblica para almacenar documentos relacionados con los proyectos de su organizacin.

Para tener acceso a la caracterstica de administracin de documentos de Project Server 2010, haga clic en el vnculo Bibliotecas de Project Web App y seleccione Documentos compartidos. O bien, puede ir directamente al sitio del proyecto desde Project Web App. Es posible crear bibliotecas de documentos para todos los proyectos que se hayan publicado en el sitio del proyecto. Los documentos se usan para capturar informacin no estructurada y relacionada con el proyecto que no est disponible en los proyectos normales. Adicin de documentos de proyecto Use el procedimiento siguiente para agregar un documento a una biblioteca de documentos de un sitio de proyecto.

Para agregar un documento del proyecto

1. Desde el Centro de proyectos, seleccione el proyecto del que desea abrir el sitio del proyecto y haga clic en el botn Sitio del proyecto en la cinta de opciones. 2. Cuando se abra el sitio del proyecto, haga clic en la opcin Documentos del proyecto en Inicio rpido. Se abre la pgina Documentos del proyecto. 3. Una vez abierta la pgina Documentos del proyecto, haga clic en Agregar documento para cargar o importar uno o varios archivos a la lista de documentos. Tambin puede modificar la configuracin de la lista y del proceso con los permisos correctos. Para ello, haga clic en la pestaa Biblioteca, Configuracin de biblioteca. 4. Desde ah, podr Ver, Editar propiedades, Administrar permisos, Editar o Eliminar el documento, adems de usar la opcin Enviar a, en caso de que el uso del correo electrnico est habilitado, Desproteger (funcin de Servicios de SharePoint que se usa para administrar el control de versiones) o establecer alertas (para las revisiones de los documentos).

Administracin de informes de estado en Project Web App

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Publicado: 10 de enero de 2012 Resumen: A continuacin se describe el sptimo artculo de una serie de ocho acerca de cmo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 para realizar tareas relacionadas con la administracin de proyectos. Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App

En este artculo:

Introduccin a la administracin de informes de estado Solicitud y actualizacin de informes de estado Visualizacin de informes de estado Visualizacin del archivo de informes de estado

Introduccin a la administracin de informes de estado

Los informes de estado son un mtodo sencillo de comunicar informacin descriptiva acerca del estado de tareas especficas o de un proyecto completo. Los informes de estado son descripciones del estado o del progreso de las tareas asignadas y permiten automatizar la solicitud y la recepcin de la informacin de estado. Los jefes de proyecto pueden enviar a los miembros del equipo solicitudes de informes de estado que, a su vez, los miembros del equipo, podrn responder mediante el envo de la informacin solicitada. Adems, los miembros del equipo pueden iniciar el envo de informes de estado. Los jefes de proyecto pueden configurar los informes de estado para recibir envos individuales o informes de estado compilados o fusionados que consoliden las respuestas en una nica solicitud de estado. Los informes de estado, incluidas las solicitudes de informes de estado, pueden administrarse desde la pgina Informes de estado de Project Web App. La caracterstica Informes de estado de Project Web App permite a las partes interesadas del proyecto enviar informes de estado a cualquier persona implicada en un proyecto (siempre que sean usuarios de Project Web App) para proporcionar informacin acerca del estado de sus tareas. Cuando configure informes de estado puede hacer lo siguiente:

Especificar el ttulo de un informe de estado y la frecuencia con la que debe enviarse. Identificar los miembros del equipo que recibirn la solicitud de informe de estado y los respondern a dicha solicitud. Especificar la informacin de la que informarn los miembros del equipo. Enviar la solicitud. Nota:

Es importante distinguir los informes de estado de las actualizaciones de asignaciones de tareas. Use la pgina Centro de aprobacin de Project Web App para revisar las actualizaciones de las tareas del proyecto, para trabajar con los tiempos de trabajo de los recursos y para actualizar los proyectos con la informacin ms reciente.

En la tabla siguiente se muestran los permisos de Microsoft Project Server 2010 que necesitan los usuarios de Microsoft Project Professional 2010 y Microsoft Project Web App (PWA) para poder trabajar con informes de estado.

Tabla 6: Permisos necesarios

Permiso global Descripcin

Modificar solicitudes de informe de estado Modificar respuestas de informe de estado

Permite al usuario tener acceso al vnculo Peticin en Project Web App. Permite al usuario tener acceso al vnculo Respuestas en Project Web App.

Los informes de estado suelen enviarse conforme a una planificacin y de forma peridica. Por ejemplo, es posible que un jefe de proyecto desee recibir informes de estado todas las semanas de cada uno de los miembros del equipo con tareas asignadas en el proyecto. El formulario de informe de estado predeterminado incluye ttulos como, por ejemplo, Principales logros, Objetivos para el perodo siguiente o Temas actuales. Sin embargo, es posible personalizar estos ttulos para ajustarlos a las necesidades de informes de estado de distintas organizaciones. Desde la pgina Informes de estado podr llevar a cabo las actividades siguientes:

Solicitudes Permite a los jefes de proyecto y a las partes interesadas del proyecto crear una plantilla de informe y enviar una solicitud de estado a los miembros del equipo para recabar informacin acerca del progreso. Es posible crear nuevos informes de estado para su equipo, modificar una solicitud de informe de estado existente y eliminar una solicitud, adems de ver respuestas a solicitudes individuales o consolidadas. Respuestas Permite a los miembros del equipo responder a un informe de estado enviado por el jefe de proyecto o por otro usuario de Project Web App. Enviar informe no solicitado Permite a cualquier parte interesada del proyecto devolver una solicitud de estado o definir y enviar un informe de estado a cualquier otra parte interesada del proyecto seleccionada en Project Web App. Los usuarios pueden responder a las prximas solicitudes de informe de estado o crear y enviar un informe de estado no solicitado. Visualizacin de archivos de informes de estado enviados Permite ver y modificar los informes de estado enviados y no enviados.

Por ejemplo, como jefe de proyecto, es posible que tenga que crear un informe semanal del progreso general de todo el proyecto. Con la caracterstica Solicitudes, podr configurar una plantilla de informe de estado para los miembros del equipo que, una vez completada, proporcione informacin acerca de actividades importantes durante un perodo determinado. Puede configurar las solicitudes de informe de estado para que se enven automticamente a los miembros del equipo con una frecuencia determinada. Los

miembros del equipo reciben las notificaciones de los informes de estado que requieren respuesta por su parte en su pgina de inicio de Project Web App. Los jefes de proyecto y los miembros del equipo pueden usar tambin las caractersticas Alertas de tarea y Avisos de tarea para personalizar los avisos y los mensajes de correo. La caracterstica Respuestas permite a los miembros del equipo completar los informes de estado y responder al jefe de proyecto. Tambin es posible agrupar las respuestas, lo que permite comprobar el nivel de respuesta de las solicitudes de informe de estado y fusionar los informes de estad completados para ver las respuestas consolidadas de los miembros del equipo. El administrador de Project Server debe conceder a los usuarios los permisos Modificar respuestas de informe de estado o Modificar solicitudes de informe de estado en Project Server para poder enviar y ver informes de estados, enviar informes de estado no solicitados y administrar las solicitudes de informes de estado. De forma predeterminada, solo los miembros de los siguientes grupos de seguridad de Project Server tienen los permisos necesarios para solicitar informes de estado y ver las respuestas del grupo: Ejecutivos, Jefes de proyecto y Jefes de recursos. Los usuarios de Project Web App podrn enviar informes de estado en respuesta a solicitudes de estado o de forma independiente. Tenga en cuenta las sugerencias siguientes a la hora de crear informes de estado:

Incluya un nombre de departamento o de proyecto en el ttulo del informe de estado. Project Server 2010 genera automticamente el primer informe de estado en la fecha de inicio especificada en las pginas de configuracin del informe de estado. A continuacin, generar informes de estado el primer da de cada perodo de informe.

Solicitud y actualizacin de informes de estado

Es posible solicitar y actualizar informes de estado mediante la pgina Informes de estado de Project Web App. Los informes de estado son formularios que los miembros del equipo usan para proporcionar la informacin especificada acerca del estado actual de su trabajo. A diferencia de las actualizaciones de tareas, los informes de estado no estn asociados a ningn proyecto, no contienen informacin acerca de proyectos (a menos que se haya agregado al texto del informe de estado) y no se pueden usar para actualizar programaciones de proyectos. Los informes de estado pueden usarse para proporcionar informacin detallada sobre logros, objetivos, problemas y sobre factores que influyen en el trabajo de los miembros del equipo. Cuando cree una solicitud de informe de estado, debe definir las secciones que este contendr, quin debe responder a la solicitud y con qu frecuencia debe enviarse y responderse. Cuando solicite un informe de estado, aparecer una notificacin en las pginas de inicio y de informes de estado de Project Web App del usuario. El usuario puede seleccionar el informe en cualquiera de estas pginas para responder a la solicitud. Los miembros del

equipo tambin pueden enviar informes no solicitados relacionados con la opcin Enviar informe no solicitado de la seccin Respuestas. Esta opcin muestra una pgina desde la que los miembros del equipo pueden crear un informe de estado y enviarlo al usuario de Project Web App correspondiente.
Nota:

Los informes de estado no solicitados no son peridicos. Deben enviarse de forma individual y de forma adicional a los informes de estado peridicos.

Para solicitar un informe de estado

1. En la pgina de inicio de Project Web App, en Inicio rpido, haga clic en la opcin Informes de estado de la seccin Recursos. 2. En la pgina Informes de estado, en la seccin Solicitudes, haga clic en Nueva y en Nueva solicitud. 3. En la seccin Ttulo del informe del cuadro Ttulo, escriba el nombre del informe de estado. 4. En la seccin Frecuencia, indique la frecuencia con la que debe enviarse el informe de estado, as como el da de la semana, mes o ao en el que vence el informe de estado. 5. En la seccin Fecha de inicio del cuadro Inicio, especifique la fecha que marca el inicio del perodo del informe de estado. 6. En la seccin Recursos, en la lista Recursos disponibles, seleccione los recursos que deben responder a la solicitud de informe de estado. Haga clic en el botn Agregar para agregar los recursos a la lista Recursos que deben responder. Los recursos seleccionados aparecern en la lista Recursos que deben responder. 7. Para quitar un recurso de la lista Recursos que deben responder y devolverlo a la lista Recursos disponibles, resalte el nombre de los recursos y, a continuacin, haga clic en el botn Quitar. 8. Para crear las secciones Informe de estado, haga clic en el botn Insertar seccin e indique los temas acerca de los que desea que informen los recursos. Para ello, escriba un ttulo y una descripcin breve para cada seccin del informe de estado. Se mostrarn tres ttulos de forma predeterminada: Principales logros, Objetivos para el perodo siguiente y Temas actuales. Es posible eliminar estas filas, modificar el nombre e incluir una descripcin. Complete lo siguiente:
o

En la columna Nombre, especifique los nombres de las secciones del informe de estado. Por ejemplo, Nueva seccin de informacin.

En la columna Descripcin, proporcione el texto descriptivo adicional que desee. Por ejemplo, Informacin adicional sobre el proyecto. Haga clic en Insertar seccin para insertar una fila en la parte inferior de la lista. Haga clic en Eliminar seccin para eliminar la fila seleccionada.

o o

9. Para enviar la solicitud de informe de estado a los miembros del equipo seleccionados, haga clic en el botn Enviar. Use el botn Cancelar para salir de la creacin del informe de estado. Tenga en cuenta que no se guardar el trabajo realizado en esta solicitud de informe de estado. El nuevo informe de estado estar disponible en la pgina Informes de estado de la seccin Solicitudes.

Para modificar una solicitud de informe de estado

1. En la pgina Informes de estado de Project Web App, en la seccin Solicitudes, seleccione la fila que contenga el nombre del informe de estado que desee modificar. Haga clic en el botn Editar solicitud. 2. Cuando haya finalizado, haga clic en Enviar para enviar el informe de estado a las personas de la lista Recursos que deben responder.

Visualizacin de informes de estado

Es posible visualizar las respuestas a informes de estado de los miembros del equipo como informe de estado de grupo o como informes de estado no solicitados. Use la caracterstica Agrupar informes combinados por para ver las respuestas consolidadas a solicitudes de informe de estado por nombre de recurso o por fecha de respuesta. Cuando se solicite un informe de estado, tambin aparecer una notificacin en la pgina de inicio de Project Web App. El botn Ver respuestas muestra las personas que han respondido a la solicitud de informe de estado agrupadas por periodos de informe. Los iconos indican si el informe se ha enviado y si se ha fusionado en un informe consolidado. Los informes variados se crean cuando se envan informes de estado no solicitados o cuando se haya enviado copia del informe de estado solicitado a un miembro del equipo que no pertenezca al proyecto. Es posible tener acceso a estos informes a travs de la pgina Informes de estado, en la seccin Respuestas. Para ello, deber seleccionar Informe de estado: Varios en la lista desplegable Ir a. Es posible exportar las respuestas a Word desde la pgina Respuestas de los informes de estado o a Excel desde la seccin Solicitudes, en la lista desplegable Accin de la pgina Informe de estado.

Para ver las respuestas de los informes de estado

1. En la pgina Informes de estado de Project Web App, haga clic en el nombre del informe en la seccin Solicitudes. 2. En la pgina Ver respuestas, resalte todas las respuestas del recurso que desea ver en un archivo fusionado y, a continuacin, haga clic en el botn Abrir. 3. La pgina Respuestas de los informes de estado muestra las respuestas fusionadas o de forma individual, dependiendo de cmo haya especificado que se muestre la informacin. Seleccione el comando Exportar a Microsoft Word para exportar las respuestas de Project Web App a Word.
o

Para ver los detalles de un usuario de Project Web App, seleccione el usuario y haga clic en Abrir. Para fusionar los detalles de un usuario de Project Web App en un informe de estado consolidado, seleccione el usuario y haga clic en Combinar. Nota:

Las respuestas a informe de estado pendientes tambin se mostrarn en su pgina de inicio de Project Web App tras iniciar sesin.

Visualizacin del archivo de informes de estado

El Archivo de informes del estado contiene todos los informes de estado que el usuario actual haya enviado o recibido. Este archivo permite tener acceso a estos informes, adems de visualizarlos y actualizarlos. De este modo, podr agregar texto a cualquier seccin de tema que especifique actualizaciones a los comentarios originales. Si selecciona el botn Enviar, se reenviar el informe de estado seleccionado del Archivo de informes del estado.

Para ver el archivo de informes de estado

1. En la pgina Informe de estado, en la seccin Respuestas, seleccione Informes de estado: Archivo en la lista desplegable Ir a. 2. Para ver un informe de estado especfico del Archivo de informes del estado, haga clic en el nombre del informe en la columna Informe. Tras seleccionar el informe, podr llevar a cabo una o varias de las acciones siguientes:
o o

Agregar ms informacin al informe de estado. Agregar nuevas secciones al informe. La vista de actualizacin se abrir con una nueva seccin en la que podr escribir la informacin del informe de estado actualizada. Para agregar otra seccin al informe de estado actualizado, haga clic en el botn Hacer clic para agregar seccin. Haga clic en Guardar para guardar el informe de estado actualizado en el

Archivo de informes del estado. Haga clic en Enviar para enviar el informe de estado al usuario de Project Web App que figura en el campo A.
o

Para volver a la pgina Informe de estado, seleccione el vnculo Informe de estado en la seccin Recursos de la columna de navegacin izquierda de Project Web App.

Captulo 4: Administracin de actualizaciones de tareas en Project Web App

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Actualizado: 28 de febrero de 2012 Resumen: A continuacin se describe el quinto artculo de una serie de ocho acerca de cmo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 y cmo realizar tareas relacionadas con la administracin de proyectos. Este artculo ofrece informacin acerca de cmo pueden los miembros del equipo actualizar sus tareas y enviarlas para la aprobacin mediante Project Web App. Tambin describe cmo pueden los jefes de proyecto revisar actualizaciones de tareas que se hayan enviado para la aprobacin. Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App En este artculo:

Envo de actualizaciones de tareas Opciones de visualizacin de tareas Aprobacin de actualizaciones de tareas Procesamiento de solicitudes y cambios de tareas

Envo de actualizaciones de tareas

Los miembros del equipo pueden informar del tiempo empleado en las asignaciones publicadas (Tareas del proyecto) a travs de la pgina de tareas de Project Web App. Como jefe de proyecto, tambin podr actualizar el trabajo real directamente en Project Professional 2010; sin embargo, esto solo puede hacerse de forma excepcional, no como norma, en caso de que acepte actualizaciones de Project Web App. El escenario siguiente describe el intercambio que se produce entre un miembro del equipo y el jefe de proyecto durante el proceso de actualizacin de tarea y de aprobacin. 1. El miembro del equipo inicia sesin en Project Web App. En la pgina de inicio de Project Web App, el miembro del equipo puede hacer clic en Tareas en Inicio rpido para ver las tareas asignadas. 2. Las tareas asignadas al usuario se muestran en la pgina Tareas. En la pgina Tareas, el miembro del equipo puede especificar en la cuadrcula el nmero real de horas dedicadas en funcin de los das trabajados.
Nota:

Solo se pueden especificar las horas en tareas detalladas. No es posible especificar el tiempo en la tarea de resumen del proyecto.

3. El miembro del equipo puede usar los botones de la columna Perodo de la cinta de opciones para navegar a una semana anterior o posterior. Adems, puede seleccionar un periodo especfico con el botn Seleccionar perodo.

4. Tras asociar las horas reales a una asignacin de tarea, es necesario llevar a cabo los pasos siguientes en funcin de si la tarea se ha completado. El miembro del equipo puede guardar las actualizaciones sin enviarlas al jefe de proyecto, mediante la opcin Guardar. Las actualizaciones pueden enviarse con posterioridad con una de las opciones Enviar estado

En caso de que la tarea se haya completado, el usuario deber asegurarse de que el Trabajo restante (Remaining Work) muestre el valor 0 y de que el sistema indique que la tarea est completa al 100%. Si la tarea muestra que queda trabajo pendiente pero esta se ha completado, ser necesario modificar el valor a cero. Si el estado indica que no ha finalizado la tarea, el miembro del equipo deber actualizar el Trabajo restante con el nmero de horas necesarias para completar la tarea. La cantidad puede ser superior o inferior a las horas mostradas, ya que se han calculado a partir de la estimacin de trabajo original especificada. Al especificar las horas de Trabajo restante, se recalcularn los valores % completado y Trabajo.

En el escenario, el miembro del equipo solicita horas adicionales para completar la tarea; en este caso, solicita 60 horas en lugar de las 40 horas calculadas de forma automtica. Ya se han invertido diez horas. Adems, el miembro del equipo adjunta un comentario al envo de la actualizacin. Este proceso permite al miembro del equipo comunicar al jefe de proyecto el motivo por el que se necesita ms tiempo para completar la tarea. Tenga en cuenta que el miembro del equipo solo ha seleccionado una tarea para actualizar. (Como alternativa, es posible seleccionar asignaciones adicionales mediante la casilla correspondiente o haciendo clic en el botn Enviar estado, Todas las tareas para actualizarlas.) Tambin debe tener en cuenta que la casilla Enviar comentario debe activarse antes de que el usuario haga clic en Enviar estado, Tareas seleccionadas. La imagen siguiente muestra actualizaciones de tareas que estn listas para el envo. Cuando un miembro del equipo est listo para enviar una actualizacin de tarea al jefe de proyecto, deber activar la casilla de la fila del estado que desea actualizar. El usuario deber hacer clic en Enviar estado para ver las opciones siguientes:
o

Todas las tareas. Permite enviar rpidamente al jefe de proyecto una actualizacin de todas las tareas. Tareas seleccionadas. Permite enviar al jefe de proyecto actualizaciones de tareas especficas una por una.

Al hacer clic en Tareas seleccionadas se enviar una actualizacin de estado de la tarea seleccionada. 5. Tras hacer clic en el botn Enviar estado o Tareas seleccionadas, un cuadro de comentarios mostrar el comentario asociado a la actualizacin de asignacin. Tras enviar la actualizacin de asignacin, la columna Estado de proceso reflejar el estado actual de la tarea.

Opciones de visualizacin de tareas

Los miembros del equipo pueden seleccionar diferentes opciones de visualizacin de tareas para modificar el modo en que se muestra la informacin en la pgina de tareas. Es posible seleccionar estas opciones en la cinta de opciones de Project Web App. En la cinta de opciones de PWA encontrar las siguientes opciones de visualizacin de tareas:

Importar. Importa los datos de estado del parte de horas. Diseo. Muestra las siguientes opciones de visualizacin:

o o

Diagrama de Gantt. Muestra los datos en una vista de grfico de Gantt. Datos con fases temporales. Muestra los datos por das, semanas o segn otro nivel de tiempo incremental. Si no se selecciona esta opcin, la cuadrcula de la columna de fecha no estar disponible para la especificacin de periodos. Hoja. Muestra la fecha en un formato de tabla.

Unidades. Muestra las siguientes opciones de visualizacin:

o

Duracin

Minutos Horas Das Semanas

Trabajo

Minutos Horas Das Semanas

Fecha

28/01/2010 12:33 pm 28/01/2010 12:33 pm Jueves, 28 de enero de 2010 Jueves, 28 de enero de 2010, 12:33 pm Jue 28/01 28 de enero Enero de 2010

Filtro. Modifica la informacin de la tarea mostrada para usar un filtro estndar o crear un filtro personalizado.

Aprobacin de actualizaciones de tareas

Tras el envo de la actualizacin por parte del miembro del equipo, usted, como jefe de proyecto, podr revisar el envo y decidir si lo acepta en la programacin del proyecto o si lo rechaza. Al hacer clic en una aprobacin pendiente se abrir el Centro de aprobacin. En la pgina Centro de aprobacin, podr ver todas las actualizaciones de tareas enviadas que estn pendiente de su aprobacin. En esta pgina tambin se muestran los detalles acerca de la actualizacin de la tarea como, por ejemplo, el recurso que envi la actualizacin o los comentarios. Al hacer clic en una tarea de esta pgina se mostrarn detalles de tarea adicionales acerca de la actualizacin. Podr aceptar o rechazar la actualizacin de la tarea. Para ello, active la casilla situada junto a la tarea y, a continuacin, haga clic en el botn Aceptar o Rechazar de la cinta de opciones. Con ambas opciones tendr la posibilidad de enviar un comentario al recurso con informacin acerca de la actualizacin de la tarea.

Procesamiento de solicitudes y cambios de tareas

La pgina Centro de aprobacin de Project Web App permite revisar los cambios efectuados en las tareas del proyecto as como los tiempos de trabajo que los miembros del equipo han enviado a travs de las pginas Tareas y Parte de horas. Use el Centro de aprobacin de Project Web App para revisar los cambios efectuados en las tareas del proyecto y los tiempos de trabajo de los recursos y para actualizar los proyectos con la informacin ms reciente. A continuacin se muestran los tipos de cambios que aparecen en el Centro de aprobacin de Project Web App:

Cambios de tareas Solicitudes de tareas nuevas Solicitudes de delegacin de tareas Asignaciones rechazadas por recursos Solicitudes de delegacin de tareas rechazadas por recursos

Puede actualizar la informacin del proyecto segn los cambios de tareas que se muestran en el Centro de aprobacin del modo siguiente:

Manualmente. Puede actualizar los proyectos con cada cambio de tarea enviado por los miembros del equipo haciendo clic en Aceptar en la pestaa Aprobaciones del Centro de aprobacin. Si no desea aprobar una solicitud de cambio de tarea, haga clic en Rechazar y proporcione un comentario para el recurso que enva la solicitud. De este modo, ofrecer una explicacin para el rechazo. Cuando rechace una solicitud de cambio, esta se eliminar de la lista del Centro de aprobacin hasta que el miembro del equipo vuelva a enviarla. Automticamente (mediante reglas). Puede crear y usar reglas para actualizar automticamente los proyectos con cambios que no necesiten revisin para la aprobacin. Puede crear reglas que se inicien para proyectos especficos, para todos los proyectos, para recursos especficos o para grupos de recursos de una ubicacin especfica de la estructura detallada de recursos de su organizacin. Incluso cuando habilite reglas para la aprobacin automtica, necesitar publicar el proyecto antes de que se vuelva a planificar el proyecto por completo.

La tabla siguiente muestra los permisos de Project Server 2010 necesarios para que los usuarios de Project Professional 2010 y Project Web App puedan trabajar con actualizaciones de tareas.

Tabla 4: Permisos necesarios

Permiso global Descripcin

Permite al usuario tener acceso a las pginas de actualizaciones de Project Web App y crear reglas que determinen el modo en que se procesan las transacciones de actualizacin de forma automtica. Permite a los usuarios tener acceso a las pginas de actualizaciones de Administrar Project Web App para obtener actualizaciones de tareas y ver, aceptar o cambios de tareas rechazar las transacciones de los recursos. Administrar reglas Procesamiento de cambios de tareas desde el Centro de aprobacin Los miembros del equipo del proyecto usan el parte de horas disponible en Project Web App para informar de los cambios realizados en sus asignaciones. Los jefes de proyecto reciben una notificacin de forma automtica cuando los miembros del equipo asignados a tareas sus proyectos envan cambios. Los jefes de proyecto pueden elegir si aceptan o rechazan cada uno de los cambios de las tareas. Los cambios que envan los miembros del equipo no afectan a los proyectos hasta que se publican; solo los cambios de tareas aprobados se aplican a los proyectos publicados en la base de datos de Project Server y solo las actualizaciones de las tareas aprobadas aparecen en los proyectos como trabajo real. Si sabe que los miembros de su equipo han cambiado tareas, han agregado tareas nuevas o las han delegado rechazado pero no ve los cambios enviados como disponibles en el Centro de aprobacin, es posible que estos no hayan enviado realmente sus cambios.

Antes de aceptar o rechazar cambios de tareas de los miembros del equipo del proyecto, es importante conocer el ciclo de procesamiento del parte de horas de su organizacin. Por ejemplo, si su organizacin tiene un ciclo de parte de horas semanal, deber procesar todos los partes de horas y cambios de tareas al menos una vez a la semana, despus de que todos los miembros del equipo hayan enviado su estado, pero antes del final del ciclo de parte de horas semanal. Esto ayuda a garantizar que se envan, aceptan o rechazan los datos correctos. Adems, ayuda a evitar la publicacin de datos incorrectos como resultado de las actualizaciones. La pgina Actualizaciones tiene las siguientes caractersticas:

Si un miembro de equipo enva varios cambios para un nico elemento de tarea, solo se mostrar el ltimo cambio enviado. Si un miembro de equipo delega una tarea, se mostrar una fila en la lista de actualizacin. Si el miembro del equipo al que se ha delegado la tarea rechaza la delegacin, dicho rechazo se mostrar en una fila por separado y el campo Aceptar no podr modificarse. El modo de seguimiento de las actualizaciones pendientes determina si se debe mostrar o no un parte de horas o una vista de diagrama de Gantt. Si se usan horas especficas para las actualizaciones, se mostrar el parte de horas. la vista de Diagrama de Gantt se muestra para el resto de las actualizaciones. Si se rechaza una actualizacin, el miembro del equipo que haya enviado la actualizacin recibir una notificacin por correo electrnico y aparecer un icono en su parte de horas. Una vez aprobado el cambio de tarea, se agregar un registro de dicho cambio en la pgina Historial. Los cambios que no se hayan aprobado o rechazado quedarn pendientes y permanecern en el Centro de aprobacin hasta que se acepten, rechacen o procesen.

Para aprobar o rechazar cambios de tareas enviados por miembros del equipo del proyecto
1. En el Inicio rpido, en Proyectos, haga clic en Centro de aprobacin. 2. Active la casilla de la columna de la izquierda correspondiente a la fila de la actualizacin de tarea que desea aceptar o rechazar. 3. En la pestaa Aprobaciones de la cinta de opciones, haga clic en Aceptar o en Rechazar. Visualizacin del historial de cambios de tareas Puede ver un historial de todos los cambios de tareas que se han procesado en los ltimos 60 das. Este historial se proporciona solo para fines de revisin y no puede modificarse. Permite revisar el historial de las actualizaciones realizadas en todos los proyectos y recursos. El archivo de actualizacin muestra las tareas actualizadas con un formato similar al de la pgina de actualizacin de cambios de tareas. La pestaa Personalizacin muestra las mismas opciones que la pgina Actualizaciones. El botn Mostrar cambios de tareas

del men de accin le redirigir a la pgina Actualizar cambios de tareas. El administrador de Project Server define el nmero de das disponibles en la seccin del historial de actualizacin de tarea.
Nota:

Los cambios de tareas aparecern en la cuadrcula cuando los haya procesado (aceptado o rechazado). Para navegar rpidamente a la pgina donde podr procesar las actualizaciones de tareas de los miembros del equipo, haga clic en Mostrar cambios de tareas. Si desea ajustar los valores reales de los recursos, vaya a la pgina Recursos y haga clic en Ajustar valores reales.

Para ver el historial de cambios de tareas

1. En el Centro de aprobacin de Project Web App, en la pestaa Aprobaciones, haga clic en Historial. Desde el men, haga clic en Actualizaciones de estado o en Partes de horas para ver el historial de actualizaciones de tareas de ambos. 2. Las actualizaciones de tareas realizadas en los ltimos 60 das se mostrarn en un formato de cuadrcula. En el historial de actualizaciones de tareas, desplcese a la derecha para ver los detalles de cada actualizacin. Los detalles indican si la tarea se ha aceptado, el estado actual, el usuario de Project Web App al que est asignada la tarea, el usuario que ha aprobado o rechazado la tarea y el trabajo real asociado a la tarea, as como otro tipo de informacin acerca de la tarea.

Otros captulos
Para ms informacin, vea los otros captulos de esta gua:

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Fuente

http://technet.microsoft.com/es-es/library/hh703264.aspx