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L'archivage correspond l'organisation raisonne d'une conservation scurise de l'information cre aujourd'hui afin de pouvoir la rutiliser demain ou aprs-demain.

. De ncessit, l'archivage est devenu une obligation pour les entreprises. Avant de mettre en place une politi ue d'archivage, l'entreprise doit au pralable anal!ser ses besoins. "our uoi archiver #

L'archivage rpond trois besoins distincts.

-$ le premier, le plus important, est le besoin pour l'entreprise de prouver ce u'elle a fait ou ce u'elle n'a pas fait % elle doit justifier de son activit vis--vis des autorits de tutelle, vis--vis de l'&tat, vis--vis d'un audit interne % elle doit en outre, lors d'un contentieu', produire les pices ncessaires la dfense de ses droits et de ses intr(ts % -$ le deu'ime correspond la rutilisation des donnes dans la conduite des affaires comme des tudes dj ralises et rutilisables dans le cadre d'un nouveau projet, au lieu de recrer l'information, opration ui peut co)ter cher et faire perdre un temps prcieu' % -$ le troisime besoin est pour l'entreprise l'intr(t de prserver sa mmoire , tant pour constituer une culture d'entreprise, ue pour communi uer envers ses clients, ses partenaires, ses salaris, voire la socit. Les besoins d'archivage sont d'autant plus forts ue l'information produite et archivable est toujours plus prolifi ue, u'elle se prsente sous des formes multiples *donnes structures ou non, images, sans oublier le papier+ et ue l'environnement rglementaire est souvent trs contraignant *voir ce sujet la partie , du dossier+.

-uels enjeu' pour l'entreprise #

Les enjeu' de l'archivage ou de l'absence d'un archivage raisonn et efficace correspondent la ncessit de ma.triser les ris ues suivants /

-$ juridi ue . Le principal ris ue est de ne pas pouvoir produire les donnes re uises par un audit ou un juge dans la forme re uise % non seulement les donnes doivent avoir t archives, mais elles doivent prsenter des caractristi ues d'authenticit, d'intgrit et de non-rpudiation leur permettant d'(tre retenues comme lment de preuve valide %

-$ logisti ue . Les donnes ont t bien archives techni uement, mais il est prati uement impossible d'! accder car elles n'ont pas t caractrises pour pouvoir effectuer des recherches et les moteurs de recherche ne produisent ue du 0 bruit 1 ine'ploitable % ou encore, les donnes e'istent, mais ne sont pas intelligibles *on a perdu le mo!en de les dcoder et de les interprter+ % -$ scuritaire . Des donnes confidentielles *donnes stratgi ues, personnelles+ ris uent d'(tre divulgues parce u'elles ne sont pas ou insuffisamment protges, ou encore parce u'elles auraient d) (tre dtruites % -$ techni ue . L'enjeu techni ue est double, la fois dans l'espace, avec les problmes d'interoprabilit entre s!stmes, et dans le temps, avec le dfi de prennit des donnes sur le long terme, face l'obsolescence rcurrente des formats, supports et outils de restitution % -$ financier . L'enjeu financier est double galement / co)t d'une amende, d'un redressement fiscal ou d'une condamnation judiciaire et, dans une moindre mesure mais ne pas ngliger tout de m(me, temps perdu la recherche d'informations ou investissement perdu dans des outils non maintenus dans le temps. Les enjeu' de l'archivage peuvent se rsumer au' cons uences, pour l'entreprise, de ne pas pouvoir retrouver les informations u'elle a produites un moment de son activit, alors u'elle a besoin de les communi uer ou de les rutiliser.

Les uestions se poser

2n matire d'archivage, la premire t3che d'une entreprise est d'valuer ses besoins / archiver uoi # "our uoi # "our combien de temps # 4l est recommand, pour ce faire, de rpondre de manire approprie au' si' uestions suivantes.

-uelles donnes archiver parmi toutes les donnes produites #

Les donnes archiver sont celles ui correspondent un processus achev % elles sont valides et ne doivent plus (tre modifies, afin de tracer un vnement une date donne.

2lles reprsentent en gnral une minorit de l'ensemble des donnes produites dans le cadre des activits de l'entreprise. 4l faut donc laborer une cartographie globale des

donnes archiver, c'est--dire des donnes identifier et capturer dans un s!stme d'archivage, par ordre de priorit /

- archives vitales pour l'entreprise. 2n plus des donnes courantes ui sont sauvegardes rgulirement, d'autres donnes plus anciennes sont, elles aussi, indispensables l'entreprise pour redmarrer aprs un sinistre % - donnes caractre lgal et rglementaire, pour (tre en rgle vis--vis du fisc, des organismes sociau', de la 564L, etc. % - donnes supportant les intr(ts de l'entreprise en cas de contentieu' % - information e'ploitable pour l'activit future % - mmoire histori ue. -uelle est la criticit des donnes #

5ha ue t!pe de donnes ou de documents possde plusieurs caractristi ues ui permettent d'organiser son archivage, notamment /

- la sensibilit de l'information *confidentielle, uni ue et difficile reconstituer, ou au contraire information de routine ou de confort, etc.+ % - la fr uence et l'urgence de la consultation selon les t!pes de documents ou de donnes *notion de disponibilit+. 5e critre permet galement d'optimiser le stoc7age. -uelles e'igences de conservation #

Le s!stme d'archivage doit assurer la maintenance des donnes jus u' la fin du c!cle de vie de l'information. 5ette dure peut aller de uel ues mois plusieurs dcennies, voire plus d'un sicle. La dure de conservation est dtermine /

- soit en application des te'tes rglementaires, - soit par analogie avec ces te'tes en fonction du ris ue de contentieu', - soit, par mtiers, en fonction de la rutilisation prvisible de l'information archive. 8ur ce point, l'apport des e'perts comptables peut (tre sensible.

-uelles e'igences d'intgrit et de scurit #

8i les donnes doivent (tre restitues dans un environnement juridi ue ou dans le cadre d'un audit, il est impratif u'elles soient intgres et ue leur utilisation ait t trace depuis la date de leur archivage, voire depuis leur cration. 2n fait, la loi ,999-,:9 du ;: mars ,999 fait ressortir uatre lments fondamentau' /

- intelligibilit de la donne % - intgrit du contenu depuis son origine % - identification de l'auteur ou des auteurs de l'information % - prennit de l'information. -uelle volumtrie traiter #

<n t!pe de document *factures, e-mails, comptes rendus du comit de direction, etc.+ peut reprsenter des volumes trs variables parmi l'ensemble des donnes de l'entreprise. Ainsi, la ma.trise des volumes est utile pour /

- dfinir les priorits de gestion *les t!pes de donnes et de documents les plus volumineu' seront prioritaires+ % - estimer les besoins en stoc7age *critre combiner la dure de conservation+ et donc une partie des co)ts. -uel accs #

La uestion de l'accs comporte deu' volets /

- les droits d'accs, dfinis en fonction du profil des utilisateurs *accs tout ou partie des informations, restrictions d'accs, volution dans le temps+ % - la possibilit de recherche d'information via des mots-cls *inde'ation automati ue ou manuelle+ ou l'aide d'un moteur de recherche, assorti ou non d'un thsaurus.