10 historias reales pero increibles defraudeinternoenviajesdeempresa

10historiasreales pero increbles

defraudeinternoenviajesde empresa

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10 historias reales pero increibles defraudeinternoenviajesdeempresa

Tabladecontenidos
Introduccin Sumarkilmetros Ticketsderestaurantealacarta Rebuscandoenelparking Gastosduplicados Intercambiodecromos Incluirservicios Entreeltrabajoyelocio Cenasgourmet Exprimiendolaspropinas Eneltaxi Cmocubrirselasespaldas

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Introduccin
El fraude enla gestindelosgastosdeempresaexiste,yesunfactorqueconviene subsanar. A pesar de que se trata de un fenmeno minoritario (la mayor parte de implicadosen elprocesolo realizancorrectamente)comportaungastoderecursos significativoytotalmenteinnecesario.
Como expertos en la gestin de los gastos de viajes tratamos con multitud de empresas que comparte con nosotros informacin sobre sus problemas y maneras de actuar enlos procesos relacionadosconlagestindegastos. Un tema que se trata de forma dispar en las empresasesel del fraude.Mientrasqueenalgunas organizaciones es un tema tab,enotras,las historiasytrucosquelosencargadosdesupervisar gastos han vividoa lolargo del tiempo conforman una serie de ancdotas queformanpartedela culturadelaempresayquesenarrandeformaabierta.

El fraude es un tema tab en algunas empresas, en otras se trata y combatedeformaabierta

El fraude puededeberse a varias causas y notodas ellasson responsabilidad del que lo comete. Polticas de gastos exageradamente complicadas, percibidas como injustas por los trabajadores o simplemente mal comunicadas son un factor. Otros son los errores humanos o descuidos. La otra cara de la moneda es el fraude consciente, donde deliberadamente se intenta sacar un dinero que no correspondedelaempresaquepagalosgastos. No hay que ser alarmista, el fraude es un fenmeno minoritario.Lainmensamayoradelostrabajadoresseciena las normas de la empresa cuando reportan sus gastos. An as, se trata de un fenmeno de existencia innegable y hay que combatirlo. Primero, porque es un punto de prdidas intiles en los procesos de gestin de gastos, segundo, porque dice poco de la personaquelo

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cometeperotambindelaempresaquelopermite.

Elfraudeesunfenmenominoritario.Apesardeesto, lasprdidasqueproducesonsignificativas
Este es el primero de una seriede captulos sobre historias que hemos ido recogiendo alolargo del tiempo gracias a nuestro contacto con el mundo de lagestindegastosenlasempresas.En ellos, se pretende narrar desde varias perspectivas algunos casos defraude internoquenoshan sorprendido. Todasestnbasadaseninformacinrealpero,porsupuesto,noreflejan ningncaso ni protagonista concretos. Para hacerlas ms amenas, las hemos formuladoen formadebreves historias.Esperamosquelasdisfrutes.

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Sumarkilmetros
El kilometraje es uno de los gastos relacionados con los viajes de empresa ms comunes.Adems, es uno de losquemsmargendaparaaplicartrucos,yaqueno resulta fcil de controlar. No hay recibos, comprobantes, ni nadie al lado del conductorquesuperviseloquehace.
Era el sexto mes ya desde la primera visita al cliente de Zaragoza. El procesohaba sido lento pero, poco a poco, seempezaba a entrever la luz al final del tnel. De hecho noeranada nuevo, los procesos comerciales a empresas tan grandes eran lentos ste ms de lo habitual, pero la cifraerajugosaylafirmavaldralapenaelesfuerzo.Sisefirmaba.

As reflexionaba Jorge, Director Comercial de Software a su Servicio SL, o 3S, como haban rebautizado a la empresa cuando los acrnimos se pusieron de moda. Estaba revisando la cartera de oportunidades comerciales de su equipo con lupa, no estaba siendo un trimestre brillante y habaqueapretarelacelerador.Habaotrabuenaoportunidadconun clienteenLogroo que tambin estaba cocindose a fuego lento. Pero habra que esperar. Si haba suerte y se cerraban los dos sera un buen trimestre, si slo cuajaba una habra que estar moderadamente satisfecho. En 3S se daba importancia a los detalles, y todos quedaban recogidos en un magnfico panel de mando. El que Jorge estaba consultando en esemomento.LosproyectosdeLogrooyZaragoza quedaban juntos cuando se ordenaba el listado por volumen de negocio, y una alarmasonenla

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cabezadeJorgecuandovideformaconjuntalosgastosimputadosacadaoportunidad. Saba que los dos comerciales asignados trabajaban en condiciones similares, desplazndose con un vehculo propio.Sin embargo, los gastos de la oportunidadde Zaragoza, apesardellevar menos tiempo abierta, prcticamente alcanzaban los de la oportunidad en Logroo. Adems, Logroo se encuentra bastante ms lejos que Zaragoza, viajando desde Madrid. Jorge tena la geografa de sus das de comercial de calle unpocooxidadaperoestabaseguroquela diferencia dekilmetrostendraquenotarseenlosgastos.Algoolararo. Hizo falta escarbar en las hojas de gastos, pero al final se consigui localizar el problema. Se haba imputado metdicamente un exceso de kilmetros a los desplazamientos a Zaragoza. Comparndolo en Internet con un mapa real, calcul el desfase en un 30%. Probablemente el gasto adicional no se habra detectado en un proceso de venta ms rpido, pero sumando un excesodeun30%atodoslosviajesrealizadosen6meses,senotaba.

Elkilometrajeestabadesfasadoenun30% respectoaladistanciareal
No setratabadeunacifratremenda,perosdeuncasosorprendente.Elerrorhabasalidoalaluz simplemente usando un mapa para comparar pero nunca lo habran detectado de no ser por la posibilidad deestablecer una relacincon unproyectosimilar.Jorgesepreguntabacunto tiempo llevaraestapersonahaciendolomismo...

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Ticketsderestaurantealacarta
Cuando se viaja habitualmente a una misma destinacin, el restaurante donde comer tiende a repetirse. Porqu cambiarsiseestsatisfecho,no?Con eltiempo esposibleque se cree ciertaamistad conlosque regentanelnegocio,amistadque puedeseraprovechadaparacolaralgngastoalaempresa.
El restaurante Buena Mesa se haba convertido en un atradicin en sus viajes a Valladolid. A lo largo de sus diez aos como responsable de rea, habatenidolaoportunidadderecorrerlagran mayora de los restaurantes de la zona, incluidos los delaciudad.Aveceshabaqueaventurarse para encontrar algo mejor, pero irremediablemente haba vuelto a la cocina sencilla del Buena Mesa. ltimamente ya ni lo intentaba, varios chascos seguidos lo haban convencido de que no habaningnsitiomejorenlaciudad(queencajaseconsudietadeempresa). Adems, a lo largo del tiempo haba ido trabando amistad con Manolo, el encargado, que ya le sentaba en su mesa favorita siestaba libre y le recomendaba elplato del da que mejor le haba salidoalcocinero. Qutal,Mario?Otravezporaqu? Pues s, ya sabes, siempre hay que tenerles un ojo encima a los clientes. Sinoseolvidandeti. Pues de lo que t no te habrs olvidado es del cocido que hacemos aqu. Hoy a Pepe le ha quedado de muerte,tepongounplato? Cocido?SiestamosaMayo...estamosa23grados! Qudices,nuncahacedemasiadocalorparaunbuencocido.Esosonmanas! Quita, quita, Manolo. Adems hoy vengo con poco hambre. No tienes algo ms ligero? De hecho creo que me ha sentado mal el cambio de tiempo. Con un primer plato tengo suficiente, meharsmediomen?

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Comoquieras,hombre.Tepongolaensaladadelacasa?Ligeraperoconsustancia! Venga, adelante. Oye, y por cierto... arreglame el tique, eh Manolo?Que no va a ser mi jefeel queahorresivengosinhambre,eh? Venga,peroporqueerest.

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Rebuscandoenelparking
Como justificanteparael aparcamiento seutilizaelcomprobantequelamquinade pago delos parkingsfacilita.Si sepaga enefectivo,el ticketnopuederelacionarse con ningn trabajador ni conningn vehculo, por lo quepuededarseelcaso que nosetratedelcomprobanteoriginal.
En sus 35 aos comovigilantede parking muchos de ellos nocturno, se haba encontrado con multitud de situaciones curiosas. De hecho, estaba seguro que mucha gente consideraba su trabajo tremendamente interesante, su repertorio de ancdotas profesionales era interminable y tremendamenteaplaudidoenlascenasyreunionesconamigosyfamiliares. En ese mismo momento

pareca que otra se estaba cociendo. Qu haca ese hombre inmaculado, vestido con un traje, zapatos brillantes y maletndecueroagachadoen el suelo, al lado de la mquina para pagar? Pareca que buscaba algo, tomaba los papeles del suelo los lea y los echabaaunlado. La mquina estaba al lado de un papelera, que era dnde la mayora de gente echaba el comprobante del pago del parking los papeles del suelo deban ser tambin comprobantes. Habraperdidoelsuyo? Disculpe,haperdidoalgo?,lepuedoayudar? La cabeza del hombre entrajado se dispar hacia el vigilante mientras esbozaba una sonrisa ligerisimamenteestirada. No, caballero. Bueno, dehechos,loacabode encontrar,habaperdidomiticket.Graciasporsu ayuda! Dijo al tiempo que se levantaba. Luego se di la vuelta apresuradamente y se puso a caminarendireccinaunaberlinanegraconlapuertaabierta.

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Cuandovolvialagaritaselocontasucompaero. Ah,se!Aparcaaquamenudo.Silohacecadavez! Hacerqu?,perderelticket? No, hombre, no! Lo que est haciendo es buscar algn ticket del parking que le salga ms a cuenta. Cmo?,yparaqu? Pues no s, ser por los gastos de empresa, si viniese por su cuenta no le valdra de nada hacerlo. Desde luego, lo que le explicaba su compaero encajaba con lo que haba visto pero no se le hubiese ocurrido. El de los ticketsno pareca precisamente tenerproblemasparallegar a fin de mes. No saba cunto se podra sacar deextraconesetrucoperosuponaquenomuchosin que alguien en la empresa se diese cuenta al justificar los gastos. En fin, otra ancdota para sus historiasdesobremesa.Nuncasehavistotodo!

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Gastosduplicados
Llevar un buen control de los gastos reportados consume tiempo y recursos. Contrastar cada lnea de una hoja de gastos con el justificante asociado no es precisamenterpidoasquemsdeunavezsecontrolangrossomodo.
El tema empez como quien no quiere la cosa. Normalmente guardaba todos lo tickets del mes en un sobre para mandarlos a Administracin al final de ste. Lgicamente no iba con el sobrea todas partes, primero los meta en su cartera y cuando se acordaba normalmente cuando abultabanlosuficienteparamolestarleenelbolsillo,losponajuntoalresto. Aquella vez, se lehabaolvidadoincorporaralsobrelaltimatongada.Setratabasolamente deun par de tickets, los de laltimasemana del mes. El sobre de justificanteslohabaentregadojusto elViernespasado,hoyqueeraLunes,pensabaenviarelemailconsuinformedegastos. Cmo no haba pasado mucho tiempo, fue a hablar con los de Administracin a ver si podan solucionarlo. All estaba Irene, la veterana responsable del departamento. Irene ya estaba ah cuando l entr a trabajar, despus de cuarenta aos conoca al dedillo los entresijos de los inacabables procesos administrativos de la empresa, yademseraunapersona conuntratomuycercano. Pues enviamos los sobres la semana pasada, hijo le respondi. Yasabesqueestetemalollevanahoradesdelacentral.Aqu lonicoquehacemosesrecogerelmaterialdetodoelmundoymandarlo. Y as qu hago con los tickets que se me quedaron en la cartera?, sernsolo unos 30 euros peroyasabes,deberahacersecargolaempresa. Hasenviadoyaelemailcontuinformedegastos?

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Puesno,pensabahacerlohoy. Bueno, pues yo los metera ah, al final es lo que miran. Ya sabes que la poltica degastosde la empresa no admite gastossinjustificantes,perosercasualidadsirevisantusobre.Adems,por 30eurosnosevanniadarcuenta. Deverdad?Yocreaquelorevisabantodo. Uy,hijo!Tusabeseltiempoquecostaraeso? As que se march e hizo tal como Irene le haba recomendado. No hubo ningn problema, efectivamente pareca que no eran demasiado concienzudos en las comprobaciones. El mes siguiente, como todava dispona de los tickets de la discordia del mes pasado, decidi probar una triquiuela. Esta vez s realiz el proceso correctamente: puso los justificantes en el sobre, incorpor las referencias a su nota de gastos e hizo llegar todo a las secciones pertinentes. Localizar esosticketsqueyahabapasadoel mesanterioryqueportantosehabanreportadodos veces sera imposible. Pareca que Irene (involuntariamente), le haba abiertolosojosaunaforma muchomsinteresantedereportarsusgastos.

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Intercambiodecromos
Los tickets sonla base para justificarlos gastosrealizadosen unviajedeempresa. Dado que lo que se paga en efectivo no queda asociado a ninguna persona concreta mediante el justificante, es posible intentar ciertos trucos como el intercambio.
La nuevay demasiado restrictivapoltica de gastos de la empresa la estaba trayendode cabeza. Para hacer las cosas todava ms difciles haban puesto lmites a varias de las partidas de gastos. La que le ocasionaba ms problemas era la de los parkings, mes tras mesla superaba. Para muchos de sus compaeros, que tenan asignadas zonas ms rurales no haba problema, peroparaella,quepasabael80%desutiempoenMadrid,suponaungrandolordecabeza. Esto la obligaba a perder demasiado tiempo buscando aparcamiento gratuito. No era prctico ni productivo.Comosi no tuviese suficiente con lidiar con los posibles clientes, haba pasado a tener que lidiar con todolafaltadeaparcamientoen las zonas de negocios de la ciudad. Por supuesto, a veces su suerte se acababa y tena quetirardeparkings. Haba calculado que a un ritmo normal de trabajo, el lmite marcado le permita usar parkings aproximadamente hastalatercerasemanadel mes.Apartirdeahtenaquebuscarselavidapara aparcar, en el Departamento de Finanzas haban sido muy claros en que no pagaran los tickets quesuperasenellmiteacumuladofijado. Para ella, la situacin no era justa. Era absurdo que la empresa fijase los mismos lmites para todo elequipocomercialsintenerencuentasus circunstanciasdetrabajo.Yporsifuerapoco,las reglas adems de injustas era estrictas, con eso solo conseguan fomentar lo que estaba pasando,quelagenteselasingeniaseparasaltrselas.

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El equipo del que formaba parte estaba bien avenido, una de las cosas que le gustaban de su trabajo era el buen ambiente con el resto de trabajadores. Lo que haca ella para solucionar su problema era sentarse con Ignacio a final de mes para el intercambio de cromos, como haban pasadoallamarlo. Ignacio tena asignadauna zona muy extensa en la que la mayora de ciudades eran pequeasy slo pasaba por Madrid ocasionalmente. l no tena problemas con el lmiteparaparkingsperos para el de gasolina. Hacamuchos kilmetros y el cochedeempresaquelehabanpuestonoera precisamente un ltimo modelo. Por supuesto, podran descubrirlos si pudiesen comparar sus destinos en una fecha dada con la direccin del ticket de ese da, pero no era fcil ya que esa informacinslolaconocaelresponsabledelequipo. De hecho, lo que ellos hacan era una prctica generalizada y, en su humilde opinin, la haba provocado la propia empresaalestablecerunpolticadegastosquenoseajustabanidelejosala realidaddeloquesutrabajorequera.

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Incluirservicios
Los cargosporserviciosopcionales contratadosduranteelalojamientoenunhotel suelenquedar escondidos enla factura.Se trata, normalmente, de pequeoslujos: acceso a la piscina, consumiciones del minibar, servicios de televisin de pago, masajes...
Habasido unlargodadetrabajo.Dehecho,desdequehaballegadoa Gijn hacaunpardedas, el ritmo haba sido frentico. Tena una buena cartera de clientes en la ciudad, y comonoestaba precisamentealladodeMadrid,cuandoviajabaaprovechabaparavisitaralmximoposible. Se haba levantado a las 6,dehecho fueelprimeroenllegaralcomedordelhotelparadesayunar. Haba comido algo en 10 minutos, se haba tomado dos pertinentestazas de caf yhaba cogido untaxihaciaelcentrodelaciudadparasuprimerareunin.

El da haba idorazonablementebien,un pardevisitasporlamaana,comidadenegociosconun distribuidor local y ms visitas por la tarde. A las 10 delanoche volvahaciasuhotel,despusde haberse tomado una frugal y solitariacena abasedetapasenunbar.Llegsinnimosdenadaa suhabitacin,sedeshizodezapatos,americana,camisaycorbataysetirenlacama.

Manote paraalcanzarelmandoadistanciayconecteltelevisor.Loscanalesfueronpasandode

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uno en uno: nada, nada, nada... Al final encontr una pelcula que pareca encajar al dedo con lo quenecesitabaenesemomento.Accin,explosiones,unmalomaloyunbuenobuenounatrama sencilla apta para no tener que pensar demasiado y simplemente dejarse llevar hasta que se le cerrasenlosojos. Pasaron los minutos. De repente la pantalla se puso negra y apareci el cuadro que deca que deba pagar para seguir viendo la pelcula. Malditos canales de pago de hotel!, cuando empezabas a meterte en lo que estabas viendo te decan que haba que pagarlo primero. Era frustrante. Despus del da que haba tenido, no se mereca un poco de relax? La verdad, no estaba demasiadosegurodequdecalapolticade gastosdelaempresasobreeltemaperotampoco le importaba demasiado en esemomento.Despusde unabrevevacilacin,presionelbotndeok en el mando. Adems, dudaba de que tan siquiera apareciese explicito en la factura. En fin, si alguien se mereca un capricho era l, que se dejaba la salud trabajando para la empresa. De hecho, pensndolo bien, hasta se levantara para ver qu encontraba en el minibar para acompaarlapelcula...

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Entreeltrabajoyelocio
Lalnea entre eltrabajo yplacer nosiempreestdel todoclara. A menudo,aunque se viaje por negocios, hay oportunidades para hacer turismo y divertirse. Es un hecho positivo,yaque aade un aliciente ms al viajeens,peroalahoradepagar lasfacturashayquesaberdiferenciarquesqu.
En los ltimos aos ms y ms proyectos haban comenzado en la zona de las Antillas. Una limpieza de una central de ciclo combinado en Isla Reunin, puestas a punto de sistemas de vapor de centrales elctricas en Mauricio, tratamientos qumicos en tanques de combustible de refineras en Guadalupe... Esto haca que regularmente se desplazasen a la zona equipos de trabajadores que se quedaban por un perodos que oscilaban entre las 3 semanas y el mes y medio. Sobre todo cuando se trataba de los primeros viajes, las Antillas suponan un destino apetecible para lostrabajadores. El hecho de que se tratase de viajes de cierta duracin aseguraba que se disponan de varios fines de semanapara disfrutar de lasinterminablesplayas,elcaloryelexotismode lasproximidadesdelCaribe.

De hecho, el TravelManagerdelaempresahabaempezado aestablecer unarelacinentrelosgastosdelos trabajadores y las veces que habavisitadoladestinacinen eltranscurso delproyecto. Exista una tendencia a gastar ms en los primeros viajes, tendiendo a estabilizarsecuandoyase llevabanvariasvisitasalmismodestino.ElTravelManager tena la sensacinde que se deba a actividades que no estaban estrictamente relacionadas con eldesarrollo delasactividadesprofesionalesdelequipo.Alprincipio,lostrabajadoresestabanms motivados a conocer el nuevolugar yhacerturismo,moverseyexplorar,coneltiempolazonase dabaporvisitadayseentrabaenlarutina. El hecho de que secumplimentaseeltrabajoconocioerapositivo,alfinyalcaboestarlejosdela

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familia por tanto tiempo no era agradable y el ocio ayudaba en cierta medida a compensarlo. Lo importante era tomar medidas para que los gastos relacionados con el ocio de los trabajadores estuviesenreguladosydejasendeproducirseestasfugas. El Travel Manager propuso a la empresa organizar actividades tursticas paralostrabajadoresde larga estancia en el extranjero en fin de semana. Junto con un adaptacin concienzuda de la poltica de gastos a la nueva situacin y una comunicacin efectiva de esta se consigui reducir lasfugasymanteneralostrabajadoresmotivados.

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Cenasgourmet
Las comidas de trabajo permiten tratar negociaciones desde unaperspectivams distendida y agradable. Son un recurso para mejorar la relacin y tratar temas delicadosenunentornomenosformal.
El Responsable Comercial siempre haba sido un hombre de buen comer. As loatestiguaban su peso y sus cinturones, que acumulaban agujeros para dar cabida a una cada vez ms rotunda figura. Combinaba un sincero apetito con un paladar refinado, lo que le llevaba a visitar tan asiduamentecomopodalosrestaurantesconmayorrenombre. Dada su posicin en la empresa, a menudo tena ocasin de ejercersucortesaprofesionalinvitandoa clientes importantes a comer a sus lugares predilectos. Una de sus mximas era que se cerraban ms contratos en una mesa que en una oficina. Y la verdad es que tena razn, sus relacionesconlosclienteseranexcelentes. El problema era que su aficin a los restaurantes caros empez a ser desmedida. Las dietas de su empresa haban sido generosas en tiempos de bonanza, especialmente para l, por su responsabilidad en la empresa y por su rendimiento. Ahora, lacuentaderesultadoshabaidoempeorando y los controllers de la empresa estaban cada vez msquisquillososconlosgastos. A l,por suparte,lecostabarenunciaraestoslujos que consideraba ligados a su cargo. Adems ya se sabe, los viejos hbitos sondifciles de cambiar. En definitiva, dado que lasnicascomidas carasquelaempresaaceptabaeralasqueseinvitaba a clientes importantes, empez a justificar comidas en las que estaba slo declarando que lo haca acompaado de un cliente. Unpequeoestratagema,segnrazonaba,quenohacadaoa nadieyqueservaparaasegurarsumotivacinyrendimiento.

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Exprimiendolaspropinas
Las propinas son difciles de tratar en la gestin de gastos y hay que tomar decisionessobrecmoincorporarlasalapolticadegastosdelaempresa.Debidoa sunaturalezaaccesoria,sucontrolsecomplica.
El tema de las propinas en los gastos de empresaestabafueradecontrolyhabaquecortarlode raz. Ana trabajaba en el Departamento de Finanzas y erala encargada de validar los gastos de viaje delpersonal.Ademsseencargabadeanalizarlos,paradetectarcasosextraos,tendencias degastoy,endefinitiva,velarporlacontencin.

Hacaunpar deaos,habanincorporadoalapolticadegastosdelaempresaunaseriedereglas relativas a las propinas en los restaurantes. Se buscaba normalizar una situacin comn, los trabajadores queran que la empresa cubriese la propina que se dejaba en una comida de empresa. Hasta entonces no se haba permitido. Las nueva reglas haban establecido un porcentajemximodel30%paralapropinarespectoaltotaldelacuenta. A diferencia de en otros pases, en Espaa la propina no est incluida, as que cuando un trabajador dejabaunapropina,apuntabalasumaadicionalenelmismoticket.Elproblema esque, segn los datos que en ese momento estaba comparandoAna, el gasto en restaurantes para el equipo,habaaumentadoencomparacinconlasituacinanterior. Esto era curioso, el hecho de limitar la propina haba hechoqueelgastoaumentase.Parecaque la gente haba pasadoasermsgenerosaconlapropinayladabaenmsocasiones.Apesarde

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que se daba cumpiendo las restricciones de la empresa, el monto total de la partida de dietas habaaumentado. Otra posibilidad menos halagea,eraqueseestuvieseproduciendounafugadepropinas.Esto significaraqueseestaranreclamandopropinasqueenverdadnosedejaban.Sehabracreadola idea que la propina era un concepto que la empresa consideraba parte de la dieta en smismay que por tanto estaba dispuesta a pagar. Por eso, si se consideraba que el servicio no era merecedor deunapropinaosisimplementesedecidaas,eldinerodelapropinaibaal bolsillodel comensal,ynoaldelestablecimiento. Necesitaba analizar ms datos para llegar a una conclusin y actuar en consecuencia. El problema no tenaunasolucin fcil,lonicoqueseleocurraaAnaeravolveralasituacinenla quenoseaceptabaelpagodepropinas.

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Eneltaxi
Los desplazamientos en taxi son una de las partidas ms difciles de controlar en las hojas de gastos. La diferencia de precios entre ciudades, la dificultad de controlar los itinerarios y la popularidad de los comprobantes escritos a manos complicansugestin.
Haba una colade mil demoniosesamaanaen elaeropuerto.Senotabaqueeragentequevena del puente areo, se vean trajes,maletines,tacones...Formabanunalneaqueibaentrandopoco apocoenlostaxisquelosestabanesperandojuntoalaspuertasdelaeropuerto.

Ella dirigi su taxihastaelfinaldelacola.Pocoapocofueavanzando,lagenteparecano acabar, as que el ritmo de avance era constante. ltimamente vena bastante al aeropuerto, era una forma sencilla de garantizarseuna carrera jugosa. El inconveniente era la competencia, a veces lascoladetaxisparecasuperaraladeposiblesclientes. Letocaronunpardehombresdemedianaedad,ambosentrajeoscuroyconmaletn. Dondelesllevo,caballeros? Elqueparecamayorlediladireccindeunacalledelcentrodelaciudad. Yllegamostarde,seorita.Deseprisa,porfavor. Allvamos,peroeltrficonoestprecisamentebienaestashoras. Todos tienensiempre prisa,pens mientras se incorporaba al tumulto del trfico de la maana y
Sguenosen:TwitterFacebookLinkedin calculaba el mejor itinerario. Les llev una media hora llegar, tiempo en que los dos hombres no
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dejarondehablarentreellossobrelareuninqueibanatenerpocodespus. Aqu,es.Lesdejoenlaesquinasilesparece. Perfecto,yhgameelreciboporfavor. Ningnproblemadijoestirndoseparatomarelbloc. Y como hemos llegado puntuales, levoyadejarunabuenapropina. Esos,veoqueel taxmetro marca32,hgamelopor50. Pues empezaba bienla maana, pens.Hizoelticket, seloentregatipoquealargabala manoy se guard el billete que leofreca.Elhombresequedconlamanotendida,esperando elcambio, as que a pesar de que le haba dicho que tendra propina se lo devolvi. Luego diran que los taxistaseranunosmaleducados. Mientras su compaero sala, el primer hombre le dio la propinaprometida:3.Parecaquehaba decididoquelosotros15mejorselosquedabal.Menudolistillolehabatocado...

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Cmocubrirselasespaldas
El fraude es un fenmeno minoritario, no hay que volverse paranoico y pasar a sospechar de todo el mundo. La inmensa mayora de la gente en tu empresa lo estar haciendo todo correctamente. De cualquier modo, establecer mecanismos queasegurenquetodoestbajocontroldeberaserprioritarioparalaempresa.
El fraude existe en varias formas, y aveces no merece ese nombre. Enmuchoscasoselfraude no es intencional y se debe a descuidos, desconocimiento de las polticas de gastos de la empresa, errores humanos o confusiones. Hay que entenderestocomoerroresqueseproducen deformanaturalenelprocesodegestindegastos. Por supuesto, luego estn los casos reales en los que se trata de fraude contodaslasletras.La notadegastosseinfladeliberadamenteparaganarundineronomerecidoacostadelaempresa.

Automatizandoelprocesodegestindegastos sereducenlasposibilidadesdefraude
En cualquiera de los dos casos, la solucin pasa por automatizar al mximo los procesos de reporte y validacin de gastos. Establecer una capa de tratamiento automtico de la informacin hace posible que muchosde los errores, descuidos e incluso tentativas defraude se localicen y subsanendeformainmediata. En la fase de reporte de gastos, ofrecer un mecanismo para la entrada automtica permite captar informacin directamente del justificante, reduciendo la necesidad de interaccin por parte del reportadorconlaconsiguienteposibilidaddeerrores. En lafasederevisin,algoritmosqueseejecutancomopartedel proceso previa a la accin del supervisor pueden detectar automticamentepotencialescasosdefraude. Existen soluciones en el mercado que toman el proceso de gestin de gastos y automatizan todas sus fases. Captioesuna de ellas y se vale de una herramienta comn como el smartphoneparaleerlosdatosdelosticketsdegastoyprocesar

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susdatosparaconseguirunprocesodegestindegastosdeempresasinfraude.

Implantar sistemas de control automtico de fraude redunda en la tranquilidaddelossupervisoresdegastos

Aunque no se hayan detectado casos defraudeenlaempresaenlaempresaen laquetrabajasy no haya motivos para desconfiar de nadie, saber que existe una herramienta que cubre las espaldas enlasupervisinyvelaparaevitarelfraudeesunargumentomsparalatranquilidadde losgestoresdelosprocesosdegastosdeviajes.

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